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EFD- ESCRITURAO FISCAL DIGITAL: ESTUDO SOBRE A PERCEPO DA GESTO EMPRESARIAL A CERCA DA GERAO DA INFORMAO FISCAL*

Ana Isabelle Freitas da Silveira** RESUMO A Contabilidade brasileira est passando por profundas e significativas alteraes - sua maior alterao se encontra na informatizao. A constante transformao na metodologia da informao dos processos contbeis e as modificaes que vem sendo realizadas na legislao tributria transformaram a forma de contabilizar. nesse processo de informatizao e alteraes legais, principalmente no contexto fiscal, que surge o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), mais especificamente a Escriturao Fiscal Digital (EFD). Que ganha destaque pela modernizao e mudanas que trouxeram aos processos contbeis e suas divulgaes ao governo. As novas regras da contabilizao brasileira modificaram tambm as atividades da organizao. Esta fez surgir necessidade de investimentos por parte das organizaes no tocante a softwares e demais aparatos para auxlio no envio das informaes ao Fisco, com o intuito de enviar arquivos que traduzam a realidade da organizao. A presente pesquisa aborda as mudanas que vieram para transformar no s a Contabilidade, mas tambm a administrao das organizaes obrigadas emisso do SPED, com foco na tica administrativa ligada a gerao da informao fiscal de uma empresa de grande porte do ramo supermercadista situada na cidade de Mossor Rio Grande do Norte.

Palavras-chave: Administrativa.

SPED

Fiscal;

Informatizao;

Administrao;

Responsabilidade

ABSTRACT The Brazilian Accounting is undergoing profound and significant changes - its biggest change lies in computerization. The constant change in the methodology of information of accounting processes and changes that have been made in the tax law changed the way of counting. It is this process of computerization and legal changes, particularly in the fiscal context, it appears the Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), specifically the Escriturao Fiscal Digital (EFD). Which is highlighted by the modernization and changes brought to their accounting processes and disclosures to the government. The new Brazilian accounting rules also changed the organization's activities. This has given rise to the need for investment by organizations in relation to software and other devices to aid in the transmission of information to the tax authorities in order to send files to reflect the reality of the organization. This research addresses the changes that have come to transform not only accounting, but also the management of organizations forced the issue of SPED, focusing on administrative ____________
* Artigo apresentado para Trabalho de Concluso do Curso de Cincias Contbeis da Faculdade de Cincias e Tecnologia Mater Christi. **Graduanda em Cincias Contbeis da Faculdade de Cincias e Tecnologia Mater Christi. E-mail: isabellesilveira@hotmail.com

connected optical generation of tax information of a large company the supermarket sector located in the city of Mossor - Rio Grande do Norte.

Keywords: Fiscal SPED; Informatization; Administration; Administrative Responsibility.

INTRODUO

A Contabilidade, juntamente com o Sistema Tributrio Nacional, se encontra em processo de informatizao. Com a adeso do SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital (sistema que tem por objetivo construir uma ponte de comunicao mais eficiente entre contribuinte e Fisco) a gerao da informao destinada ao governo tornou-se mais rpida e interativa, com isso, tem-se o intuito de diminuir as sonegaes de impostos. A nova viso da fiscalizao dos tributos e gerao de informaes digitais obriga as organizaes a se adequarem ao novo fisco digital. Seguindo essa tica, faz-se necessria uma gesto empresarial profissionaliza e conectada ao mundo tecnolgico. Este trabalho tem o objetivo de analisar a influncia, a aplicao e o comportamento da administrao das empresas com respeito obrigao acessria SPED. Fazendo o devido questionamento: Como os gestores esto se portando e quais seus posicionamentos a respeito da EFD- Escriturao Fiscal Digital?.

REFERENCIAL TERICO

2.1

A evoluo tecnolgica chegou a Contabilidade

A tecnologia avana numa velocidade difcil de ser acompanhada e o comrcio cada vez mais internacional. O contabilista precisa estar preparado para adaptar-se a esse movimento globalizado em que o mundo se encontra atualmente. A Contabilidade, como uma cincia social, deve se adequar a evoluo da sociedade. Seguindo essa premissa a Cincia Contbil brasileira hoje se entra no mundo digital e cria uma nova forma de escriturao: a escriturao digital.
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De acordo com Oliveira (1997, p. 12):

a fase atual, com a escriturao feita eletronicamente, utilizando-se os grandes equipamentos (mainframes) e os microcomputadores como instrumento de trabalho. Os livros e os registros foram substitudos por folhas soltas ou formulrios contnuos os fichrios por pastas contnuas e disquetes.

Para Nunes; Cunha (apud COSENZA, 2003, p. 54-55),

Apesar da agilidade obtida no processo de registro contbil, a partir do advento dos computadores, boa parte dos sistemas informatizados tradicionais, cuja lgica de concepo fundamentou-se numa tica baseada em computadores classificados como de grande parte (mainframes), no estava integrada numa viso sistmica do negcio da empresa, com alguns desses softwares coexistindo, isoladamente dentro da organizao.

Segundo Nunes; Cunha (apud MACHADO, 1986, p. 41),

A contabilidade, em ltima anlise, a que fornece os elementos e dados para as tomadas de decises empresariais; medida em que as informaes por ela transmitidas sejam rpidas, rpidas e atuais sero as decises tomadas pelos empresrios; e sob esse aspecto o Contabilista, alm de ver no computador uma utilssima ferramenta de trabalho, deve manter, sob seu controle, a centralizao e a integrao das informaes, bem como, do seu processamento.

A evoluo tecnolgica das informaes contbeis no trouxe a obrigatoriedade de se adequar apenas para os contabilistas. Esta faz com que todos os profissionais que esto diretamente ligados a essa tecnologia da informao tenham que se informatizar. Sendo obrigados a portar microcomputadores, softwares e todos os aparatos que so necessrios para o funcionamento da escriturao digital. A obrigao de informar as movimentaes e demais negociaes da empresa eletronicamente a forma mais rpida e com o menor custo possvel. Foi empregada pelo governo para diminuir os transtornos nas divulgaes dos demonstrativos e transformar aqueles amontoados de papis em um arquivo compactado que chegar ao Fisco com menor tempo e maior segurana na avaliao. Dentre todas essas mudanas que esto acontecendo com a escriturao digital, o Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED vem se destacando como um dos principais avanos tecnolgicos que surgiram.
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2.2

SPED- Sistema Pblico de Escriturao Digital e suas aplicaes

Segundo a Receita Federal (2010):

Institudo pelo Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) faz parte do Programa de Acelerao do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avano na informatizao da relao entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernizao da sistemtica atual do cumprimento das obrigaes acessrias, transmitidas pelos contribuintes s administraes tributrias e aos rgos fiscalizadores, utilizando-se da certificao digital para fins de assinatura dos documentos eletrnicos, garantindo assim a validade jurdica dos mesmos apenas na sua forma digital. composto por trs grandes subprojetos: Escriturao Contbil Digital, Escriturao Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional. Representa uma iniciativa integrada das administraes tributrias nas trs esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Mantm parceria com 20 instituies, entre rgos pblicos, conselho de classe, associaes e entidades civis, na construo conjunta do projeto. Firma Protocolos de Cooperao com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos. Possibilita, com as parcerias fisco-empresas, planejamento e identificao de solues antecipadas no cumprimento das obrigaes acessrias, em face s exigncias a serem requeridas pelas administraes tributrias. Faz com que a efetiva participao dos contribuintes na definio dos meios de atendimento s obrigaes tributrias acessrias exigidas pela legislao tributria contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social. Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparncia mtua, com reflexos positivos para toda a sociedade.

O Sistema Pblico de Escriturao Digital - SPED institudo pelo Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que faz parte do Programa de Acelerao do Crescimento (PAC) do governo federal um sistema que visa modernizao da escriturao contbil e fiscal no pas. De acordo com Ferreira (2009, p. 77), os livros fiscais - que so instrumentos de divulgao do contabilista, podem ser divididos em: obrigatrios e facultativos; comuns e especiais; principais e auxiliares;. Desta forma pode se concluir que os livros obrigatrios
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so aqueles exigidos por lei. Estes livros que antes tinham vida fsica, hoje passam a ser totalmente digitais. O SPED fiscal foi institudo para que o governo pudesse acompanhar melhor as aes das empresas e tambm para coibir a sonegao de tributos no pas. A sonegao existe e os governos sabem disso, porm a dificuldade em combat-la imensa.

H muito tempo as autoridades fiscais j sabem disso. E sabem, tambm, que s se reduz a sonegao a partir de maior fiscalizao. A Receita Federal do Brasil publica, mensalmente, um relatrio sobre o resultado da arrecadao. O relatrio de dezembro de 2007 deixa claro: quanto maior a presena fiscal, maior o resultado. (DUARTE, 2009, p. 67).

O sistema de escriturao digital decorre da implantao da Nota Fiscal Eletrnica. A partir desta inovao o contribuinte passou a prestar contas para a Secretaria de Fazenda de seu estado a cada nova emisso. Da mesma forma o contribuinte passou a estar seguro de que a nota que o fornecedor est emitindo verdadeira, pois a partir da NF-e o prprio cliente pode consultar as informaes via internet.

A NF-e um documento eletrnico que contm dados do contribuinte remetente, do destinatrio e da operao a ser realizada. Este documento assinado com certificado digital do remetente e enviado Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de sua unidade federativa, para validao e autorizao. (DUARTE, 2009, p. 74).

Na Era do Conhecimento, o SPED veio para desenvolver uma nova viso da escriturao contbil e a relao entre o fisco e o contribuinte [...] um conjunto de aes das autoridades fiscais brasileiras no sentido de obter informaes sobre todas as operaes das empresas em formato eletrnico, ou seja, a vigilncia em tempo real por parte do fisco. (DUARTE, 2008, p. 28)

2.3

EFD (Escriturao Fiscal Digital) e sua aplicao segundo a tica dos

gestores das organizaes

A Escriturao Fiscal Digital - EFD um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escrituraes de documentos fiscais e de outras informaes de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de
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registros de apurao de impostos referentes s operaes e prestaes praticadas pelo contribuinte. Segundo o Guia Prtico EFD-ICMS/IPI Verso 2.0.12:

A Escriturao Fiscal Digital EFD-ICMS/IPI parte integrante do projeto SPED a que se refere o Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integrao dos fiscos federal, estaduais, Distrito Federal e, futuramente, municipais, e dos rgos de Controle mediante a padronizao, racionalizao e compartilhamento das informaes fiscais digitais, bem como integrar todo o processo relativo escriturao fiscal, com a substituio do atual documentrio em meio fsico (papel) por documento eletrnico com validade jurdica para todos os fins. Para tanto, todos os documentos eletrnicos so assinados digitalmente com uso de Certificados Digitais, do tipo A1 ou A3, expedidos, em conformidade com as regras do ICP-Brasil, pelos representantes legais ou seus procuradores, tendo este arquivo validade jurdica para todos os fins, nos termos dispostos na MP-2200-2, de 24 de agosto de 2001. Para ser possvel alcanar os objetivos propostos, ocorreu a unio de esforos de representantes, no s dos rgos de Controle e de Fiscalizao Tributria, mas tambm de representantes da iniciativa privada de diversos segmentos da vida econmica do Pas que atuaram de forma decisiva, como parceiros na elaborao das especificaes do projeto.

A Escriturao Fiscal Digital (EFD) um dos subprojetos do Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED). Trata-sede um arquivo digital, com um conjunto de informaes referentes s operaes, prestaes de servios e apurao de impostos do contribuinte. Constitui os seguintes Livros Fiscais:

Registro de Entradas; Registro de Sadas; Registro de Inventrio; Registro de Apurao do IPI; Registro de Apurao do ICMS O contribuinte obrigado EFD, a critrio de cada Unidade Federada, poder ser

dispensado da entrega dos arquivos do SINTEGRA (Convnio ICMS 57/95).

O arquivo digital deve ser submetido ao programa validador, fornecido pelo SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital (www.receita.fazenda.gov.br/sped), o qual verifica a consistncia das informaes prestadas, assina (certificado digital, tipo A1 ou A3, ICP-Brasil) e transmite. Ainda que determinados registros e/ou campos no contenham regras especficas de validao de contedo ou de obrigatoriedade, esta ausncia no dispensa, em nenhuma hiptese, a no apresentao de dados existentes nos documentos e/ou de informao solicitada pelos fiscos. Regra geral, se existir a informao, o contribuinte est obrigado a prest-la. A omisso de informaes poder acarretar penalidades e a obrigatoriedade de

reapresentao do arquivo integral, de acordo com as regras estabelecidas pela Administrao Tributria Estadual. (Bezerra, 2011)

Esta evoluo do Sistema Tributrio Nacional obriga os profissionais da contabilidade, juntamente com os gestores da empresa e seus responsveis, a manter uma comunicao ativa para que o programa SPED possa fluir da maneira como planejado. Na viso de Felizali (2012):

[...] a obrigao da empresa. Afinal, se as informaes no estiverem corretas ou no forem entregues no prazo ser a empresa que sofrer as sanes. Para cumprir com esta obrigao fiscal corretamente necessrio contar com o auxlio da assessoria fiscal que para a grande maioria das empresas o seu contador, e dos responsveis pelo desenvolvimento dos sistemas de gesto das empresas.

Felizali classificou as obrigaes e conveniente dividir as atividades de acordo com os conhecimentos de cada um [...]. Em resumo, temos trs envolvidos: empresa, software house e contador.

Empresa: a responsvel pela entrega do SPED e, caso algo saia errado, ser a nica prejudicada com multas e sanes fiscais. conveniente que estabelea os contatos entre o software house e o contador e acompanhe os resultados, intermediando o processo para evitar desgastes entre as equipes. Outro ponto importante que precisa ficar claro para o empresrio que o SPED uma nova obrigao fiscal. comum que os softwares houses ou os contadores cobrem por esse novo servio, pois uma tarefa que exigir a adequao do sistema e o acompanhamento da legislao com suas respectivas atualizaes. Contador: de forma geral, o responsvel pela apurao dos impostos atravs dos recursos de seu sistema fiscal. Devido grande quantidade de informaes necessrias ao SPED, vem se tornando invivel a digitao dos dados fornecidos pelas empresas e nesse momento que o contador precisa do apoio da software house. Praticamente todos os sistemas fiscais do mercado permitem a importao de dados. O problema que cada um oferecia seu prprio leiaute de importao, dificultando a integrao entre os sistemas de gesto das empresas e os sistemas fiscais dos contadores. Com a obrigatoriedade do SPED ocorreu uma padronizao no mercado e, hoje, a grande maioria dos sistemas fiscais importam informaes atravs do leiaute SPED. Dessa forma, um bom caminho que o contador importe as informaes fiscais atravs desse padro e, em seguida, faa a complementao necessria para apurao dos impostos atravs do seu sistema fiscal e, finalmente, a respectiva gerao do arquivo SPED para a Receita Federal.

A organizao obrigada ao envio do SPED totalmente responsvel pelas informaes que so apresentadas ao Fisco. Em caso de erro ou qualquer falha que faa com que o arquivo no se enquadre nas exigncias do SPED, a organizao quem sofrer qualquer tipo de sano estipulada pelos rgos responsveis. Sendo a nica responsvel pela gerao e envio das informaes ficais.
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METODOLOGIA

Para a elaborao deste estudo foram utilizados alguns mtodos para correta abordagem, anlise e apresentao do assunto. Cervo; Bervian (1983, p.125) destacam que [...] o mtodo no apenas um meio de acesso: s a inteligncia e a reflexo descobrem o que os fatos realmente so. A metodologia utilizada teve uma abordagem de natureza qualitativa, que almeja o entendimento de um fenmeno social considerando suas complexidades. (RICHARDSON, 1999). Maanen (1979a, p.520) defende que a pesquisa qualitativa um conjunto de diferentes tcnicas que tem por objetivo traduzir e expressar os fenmenos que compreendem o mundo social. Quanto aos fins, a pesquisa se enquadrou como descritiva e exploratria. A pesquisa exploratria proporciona a formao de idias para o entendimento do conjunto do problema, enquanto que a pesquisa descritiva procura quantificar os dados colhidos. A pesquisa descritiva tem o objetivo de descrever algo, um evento, um fenmeno ou um fato. A pesquisa foi um estudo de caso, ou seja, limitada a realidade de uma nica empresa: a XX, e foi realizada de forma a analisar com maior profundidade os impactos da implantao de um sistema de escriturao digital SPED, mais precisamente a EFD Escriturao Fiscal Digital. Foram coletados dados, previamente, por meio de entrevistas com os gestores da organizao, com perguntas necessrias para estruturar a pesquisa. De acordo com Gil (1999, p.32), Os procedimentos mais usuais para a coleta de dados em um estudo de caso so a observao, a anlise de documentos, a entrevista e a histria devida da empresa. Foram utilizados livros e artigos sobre o assunto estudado. A internet foi tambm utilizada com fonte de pesquisa. O maior peso dado s informaes obtidas pela Receita Federal do Brasil (rgo criador e fiscalizador do SPED), objetivando-se com isso, alm de uma grande fonte de informaes, o acesso a dados atuais para serem agregados. Os dados foram analisados e interpretados, identificando quais foram os impactos que ocorreram na empresa, como sua administrao se porta com a implantao deste sistema e quais foram os procedimentos que a organizao tomou para se adequar ao governo digital.

APRESENTAO E ANLISE DOS RESULTADOS

Conforme apresentado na metodologia, para a elaborao deste trabalho foi realizado um estudo de caso em uma empresa de grande porte do ramo de supermercados situada na cidade de Mossor - Rio grande do Norte com 20 anos de atuao no mercado. Seu regime de tributao o Lucro Real para apurao de Imposto de Renda e Contribuio Social e o Dbito e Crdito para apurao do Imposto Sobre Circularizao de Mercadoria e Servio (ICMS). A organizao obrigada ao envio do SPED fiscal desde 2010, ano de incio do programa. Para verificar a participao da administrao no tocante a gerao e ao envio do arquivo SPED, foi realizada uma entrevista com o gerente administrativo da organizao para fins de obteno de informaes relevantes ao tema proposto. Ao perguntar ao administrador como a empresa se adequou e se preparou para a instalao do SPED, foi respondido que a princpio houve muitos problemas com a adequao, que foi morosa, no se acreditando que seria algo realmente que se sustentaria como base legal do governo. Ponto que foi abordado no decorre do trabalho, o SPED veio impondo uma estrutura totalmente distinta da antes utilizada pelas organizaes brasileiras, dificultando a adequao. Outro questionamento levantado foi sobre os procedimentos tomados pela organizao para se adequar as exigncias do programa, respondido: Viu-se a necessidade de se reformular para se manter no mercado. O passo tomado pela empresa foi o investimento em um software que se adequasse as exigncias da Receita Federal do Brasil para a gerao da informao das movimentaes da empresa. A principal questo foi adequao do software, com testes constatastes e correo do banco de dados antecipadamente ao incio da gerao dos dados. A resposta veio a comprovar que foi de inteira necessidade o investimento em softwares e profissionais capacitados para a veracidade das informaes geradas. Levantada a questo: Como o SPED visto pela gesto da empresa?, o gerente administrativo da organizao respondeu que acredita que o Brasil precisa passar por uma reforma tributria e que ningum melhor que os contedos enviados pelo SPED para apontar onde deve haver ajustes no cenrio tributrio brasileiro. Este no v pontos negativos no projeto, acredita que todos tem que fazer sua parte de modo justo e correto. A obrigatoriedade

vale tambm para os concorrentes e quem no andar na linha pode ter certeza que vai sair do mercado. A entrevista tambm abordou a opinio da gerncia a respeito da responsabilidade pela informao gerada. A resposta foi curta e direta: O setor de Contabilidade. Segundo a gesto da organizao, a responsabilidade do envio dos arquivos e a representao da realidade so de exclusividade da Contabilidade. Esta deve responder pelas informaes que so geradas pela empresa. O ltimo tpico levantado em questo foi sobre como a empresa se projeta em um mercado onde o governo digital e tem total controle das atividades efetuadas. Obteve-se a resposta: Investimentos em tecnologia e mo-de-obra especializada nas reas Administrativa, Fiscal e Contbil so fatores cruciais para uma boa noite de sono. Ressaltado a relevante necessidade de um investimento em estrutura tecnolgica para que a organizao se mantenha no mercado e acompanhe as movimentaes da informatizao fiscal.

5 CONCLUSO

Esta pesquisa teve como objetivo analisar a viso da gesto empresarial sobre a obrigao acessria SPED. Procurou responder a seguinte questo: Qual a percepo da gesto empresarial a cerca da gerao da informao fiscal? Vivendo em um mundo onde o fisco onipresente, a empresa (responsvel pela obrigao do envio dos arquivos) deve tomar atitudes para se adequar ao sistema, caso contrrio, no conseguir se manter no mercado. O SPED veio com o intuito de reduzir os gastos e impedir a sonegao fiscal. Aquisio de softwares e equipamentos mais potentes importante durante o processo. A empresa precisa criar uma estrutura bem solidificada, pois legalmente as exigncias continuam as mesmas, s que em meio digital. Por isso, manter arquivado tudo eletronicamente no deixa de exigir cuidados permanentes tal como ocorria anteriormente com o uso de papis. Para tanto, grandes estruturas de backups devem ser criadas com mquinas potentes. Esta mudana de ambiente est trazendo para a empresa a importncia do conhecimento da tecnologia da informao por parte dos profissionais engajados na emisso do SPED, pois a tecnologia hoje uma poderosa ferramenta de auxlio. Neste estudo foi
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observado como importante a adequao das empresas ao novo governo digital por parte daqueles que trabalham com a contabilidade e tambm para a administrao da organizao. Diante do exposto neste trabalho pode-se concluir que o uso das ferramentas tecnolgicas no s uma obrigatoriedade dos contabilistas. A administrao das organizaes e a instituio tambm tem obrigaes perante o SPED. Pode-se inferir que este estudo contribuiu para o entendimento do novo cenrio que vem se definindo a partir do SPED. Todas as mudanas exigidas pelo governo j so realidade na empresa estudada e a busca por aperfeioamento no cessou, nada melhor do que a busca pela informao e atualizao para cumprir com as novas exigncias que iro surgir.

REFERNCIAS

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