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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 00 - Conceitos Fundamentais

s de Arquivologia Ol, amigos concurseiros! Tudo bem? Esto animados para os estudos? Espero que estejam com muito gs, pois j temos uma grande notcia: finalmente foi publicado o to esperado, desejado e demorado edital da ANATEL! E eu estou aqui para ajuda-los nessa empreitada. Mais especificamente vou ajuda-los no contedo Noes de Arquivologia para o cargo de Analista Administrativo. Aos que no me conhecem, sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui no Ponto. Aos que j me conhecem, uma grande honra os estar ajudando em mais essa luta. Falando um pouco sobre o contedo, devo dizer que este edital est bem desafiador. Analisando os assuntos pedidos, percebi que a banca trouxe muitas novidades, como as funes arquivsticas, anlise tipolgica, sistemas informatizados e polticas pblicas; assuntos esses que at ento somente eram pedidos para cargos de arquivistas ou em rgos especficos de documentao e cultura. Ainda temos uma grande novidade, e ponham novidade nisso: pela primeira vez a banca pede o contedo poltica de acesso aos documentos de arquivo, referindo-se ao assunto polmico do momento: a Lei de Acesso Informao! Este contedo est mesmo sem mostrando um grande desafio a ser vencido. Por outro lado, isso mostra que a banca est dando grande importncia disciplina. Antes aparecia nos editais apenas de modo bem tmido, pedindo apenas conhecimentos prticos e algumas definies. Agora est aparecendo com mais frequncia, e para diversos cargos, como Tcnico Judicirio, Papiloscopista da Polcia Federal, Escrivo da Polcia Federal, e agora, para os cargos da ANATEL. E para ambos, pois foi pedido tambm para o cargo de Tcnico Administrativo. E aproveitando a deixa, informo a vocs que ser lanado tambm o curso de Noes de Arquivologia para o cargo de Tcnico Administrativo da ANATEL. Mas voltando ao nosso curso, depois de analisar o edital, montei o cronograma do curso de modo a abranger todo o contedo pedido. Ento a proposta de distribuio das aulas ser a seguinte: Aula Contedo
Gesto de Documentos; Implementao de programas;

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Diagnstico e realidade arquivstica brasileira; Protocolo; Funes arquivsticas. Anlise tipolgica dos documentos de arquivo; Sistemas informatizados de gesto arquivstica; Microfilmagem de documentos de arquivo. Polticas pblicas de arquivo; legislao arquivstica; Polticas de acesso aos documentos de arquivo; 03 Normas nacionais e internacionais de arquivo; Sistemas e redes de arquivo.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Devem ter notado que nesse cronograma falta o assunto Arquivstica: princpios e conceitos. E o motivo muito simples: ns j vamos estuda-lonesta aula demonstrativa! Eu acredito que seja muito vantajoso que o estudem agora, no s para que conheam as tendncias e mtodos da banca, e o nvel de dificuldade das questes, mas tambm para que conheam avaliem a metodologia e didtica deste curso. Este curso ser de teoria e exerccios comentados. Sendo apresentada a teoria, em seguida, ainda no corpo da aula, teremos a resoluo e comentrios de questes sobre o assunto que foi apresentado. Alm disso, teremos ao final da aula uma lista de questes, todas retiradas de provas anteriores da banca do concurso, que devero ser resolvidas por vocs. Essa lista ter, ao final, um gabarito comentado. E no se preocupem com as dificuldades encontradas durante as aulas, pois estarei disponvel no e-mail para ajud-los no que for possvel:mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do curso para ajudar seus estudos. Espero receber suas dvidas para ajuda-los, assim como suas crticas e sugestes para elaborar um trabalho que os ajude de verdade. Ento, sem mais enrolao, vamos comear o curso! Sejam todos muito bem vindos!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012


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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL

CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Noes Iniciais Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas definies e seus objetos de estudo e de trabalho. A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina que estuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia, ou Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos funcionais. Agora que definimos a disciplina, vamos definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados: 1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes; 2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc); 3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de documentos; 4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, etc). Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questo, o contexto quem vai determinar qual destes significados est sendo empregado. Dificilmente este assunto ser pedido em provas, pois muito bsico. O importante que vocs se atentem para o fato da polissemia do termo para que no tenham dvidas quando responder as questes. Uma vez definido o que o arquivo, devemos tambm saber que uma das funes do arquivo (vamos aprofundar em nossa prxima aula) tornar disponvel e acessvel os seus documentos.

E sabendo o que pode ser arquivo, e sua funo, que tornar disponveis os seus documentos, falta saber o que so os documentos do arquivo.

O documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois elementos:
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PROFESSOR: MAYKO GOMES Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja transmitir. Suporte: o material fsico onde est registrada a informao. Conclumos ento, por uma frmula bem simples, que: INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.

Contudo, no basta que seja documento (suporte + informao) para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, conseqncia de uma ao referente atividade da instituio ou pessoa. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES. Por exemplo: considerem uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma mensalidade de assinatura e recebe a revista. A revista em si NO SER considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura ser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico. Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Em resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios esses dois elementos:

(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de fatos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo

O item est incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de sua forma, tamanho, gnero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ao e poder provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram. Resoluo O item est correto. Por representao completa e precisa das operaes, atividades ou fatos devemos entender como a capacidade de o documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto ser um documento de arquivo e confivel para todos os efeitos.
Percebam que qualquer coisa, qualquer coisa mesmo, pode ser considerada um documento de arquivo, desde que atenda as exigncias acima.

J sabemos at aqui o que um documento, o que um documento de arquivo, e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o arquivo das outras unidades de informao que podem existir em uma instituio.

rgos de Documentao Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou provenincia (princpio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os

administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas eculturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo instruir e educar. Centro de Documentao / Informao O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar. Museu O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como tridimensionais. Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, o candidato poder facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes. Ateno: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questes, diferenas entre os documentos de arquivo e biblioteca. Ento, para acertar o item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar colecionados, ou algum semelhante, ser documento de biblioteca; e sem mencionar acumulado, ou semelhante, ser documento de arquivo. (Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses documentos. Resoluo O item est correto. Vimos que entre as vrias diferenas entre os documentos dos rgos de documentao esto as circunstncias de sua criao, a forma e a finalidade com que so mantidos, e a utilizao destes documentos.

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Obra de Leite Paes, de leitura recomendada.

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Classificao dos Arquivos Os arquivos podem ser classificados em vrios aspectos. Vamos a eles: Classificao quanto entidade mantenedora: quanto entidade mantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados. Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.

Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos.Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos.Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famlias. Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivosclassificam-se em pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima,classificam-se me pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Classificao quanto natureza dos documentos: quanto natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados. Os arquivos especiais guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os

documentos so agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rgido, etc) e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes so feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservao dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um local especfico para guardar CDs, papis, fitas de vdeo, pelculas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.
Exemplo de arquivo especial: todos os documentos esto em fitas de vdeo (suporte).

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Exemplo de arquivo especializado.

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CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos, so aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse arquivo os documentos so agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo utilizado quando uma instituio trata de muitos assuntos, em diferentes reas do conhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos rea de engenharia, de medicina e de artes em locais separados. Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita a compreenso dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade. Para facilitar a compreenso, basta fazer a seguinte associao: Especiais => Suporte / Especializados => Assunto Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao.Encontram-se principalmente em empresas, rgos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).
Escritrio: exemplo de arquivo setorial. Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos os documentos da instituio.

Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio medico, etc. importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais uma forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.

Resoluo
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PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est incorreto. A instalao de arquivos setoriais justamente o oposto, uma forma de descentralizao dos arquivos correntes, uma vez que os documentos permanecero prximos aos setores que os produziram. Classificao quanto aos estgios de evoluo: os arquivos podem ser correntes, intermedirios ou permanentes. Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, so objeto de consultas freqentes. (AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final. Resoluo O item est incorreto. Estudamos que esta no a definio de arquivo corrente, e sim a de arquivo intermedirio, que veremos agora. Observem que o termo chave para diferenciar os dois arquivos freqncia de uso. Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios:aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina o valor primrio dos documentos. Resoluo O item est correto. Pela explicao, o arquivo intermedirio tem as mesmas funes e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferena da freqncia de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermedirio pode sim ser entendido como uma extenso ou

parte do arquivo corrente, at por que sua principal finalidade desafogar o fluxo de documentos dele. Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas fsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico. Resoluo
O item est incorreto. J vimos, ao estudar os rgos de documentao, que dos documentos de arquivo so acumulados, e no colecionados: estes so os de biblioteca. Alm disso, os documentos devem se recolhidos ao arquivo permanente de modo sistemtico, com critrios previamente estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliao.

Peo ateno especial de vocs para esta classificao, pois ela nortear todos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e classificao foram consideradas um marco na histria da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao como base. Em provas, essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto importante que vocs fixem a idia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente. Os estgios de evoluo dos arquivos tambm podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs idades. Falaremos mais sobre esta classificao um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos.

Classificao dos Documentos Assim como os arquivos, os documentos que os compem tambm podem ser classificados segundo alguns critrios. Os documentos so classificados quanto ao gnero, quanto espcie/tipologia e quanto natureza do assunto. Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),iconogrficos, sonoros, filmogrficos, inform ticos (ou digitais), cartogrficose microgrficos. Os documentos textuais ou escritos so aqueles que apresentam a informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios, certides, atas, etc. Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os documentos sonoros so aqueles que apresentam a informao em foram de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sons gravados em fitas cassete. Os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vdeos. Os documentos informticos, eletrnicos ou digitais so aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc. Os documentos cartogrficos so aqueles que cuja informao representa, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc. Os documentos microgrficos so aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa ltima aula do curso. Ateno: possvel, e j ocorreu antes, que a banca considere o gnero cartogrfico como uma espcie de subgnero do iconogrfico, pois ambos apresentam imagens estticas. Portanto

fiquem atentos: caso isso ocorra, se no tiver nada mais que torne o item falso, estar correto. (AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero documental cartogrfico. Resoluo O item est correto. Todos os itens listados acima so exemplos de documentos do gnero cartogrfico, conforme acabamos de estudar. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos de documentos do gnero microgrfico. Resoluo O item est correto. Todos os exemplos listados so pertencentes ao gnero microgrfico, pois so resultados do processo de reproduo em microformas. Trataremos dos detalhes em nossa prxima aula. Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido).
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Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma espcie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel.

Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo) (TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental a juno da espcie documental com o suporte material. Resoluo O item est incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, a juno da espcie (aspecto formal) com a funo do documento, e no com o seu suporte. muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e forma. O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc. A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia. Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos(ou ordinrios) ou sigilosos. Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no causa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros. Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que s podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurana especiais para sua custdia e divulgao.

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso Informao (Lei Federal n 12.527/11), que entrou em vigor h poucas semanas; e o Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos e
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES material de carter sigiloso para a Administrao Pblica. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificao:

Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02

Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11

Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso Informao j estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 no foi modificado e nem revogado EXPLICITAMENTE, mesmo que a Lei tenha trago alteraes. Portanto, fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira classificao e perodo de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira classificao e perodo de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. Alm disso, caso o item d margem dupla interpretao, ou seja elaborado em desacordo com a legislao, ser objeto de recurso de muitos candidatos. Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema polmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas. Os documentos sigilosos, conforme j dito, somente pode ser consultado pelo seu destinatrio, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de Arquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessrio para defesa de direitos, esses documentos podem ser exibidos em seo reservada, conforme determinao judicial, ou podem ser emitidas certides que confirmem seu contedo, ou parte dele.

Como o estudo dessa classificao de documentos envolve legislao, vamos aprofundar os estudos desse assunto mais adiante, em outra aula, conforme o cronograma. Mas muito importante que vocs conheam a Lei e o Decreto mencionados para maiores esclarecimentos do assunto. Ateno: Quando um documento, que pertena a um conjunto, dossi ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto ser
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES classificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que no tenha informaes desse carter.

Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto forem classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto ser classificado com o grau de sigilo mais alto atribudo aos documentos sigilosos deste conjunto. (STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurana da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio reservada, mediante determinao do Poder Judicirio. Resoluo O item est correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o contedo de documento sigiloso, se necessrio para defesa de direitos, pode ser exibido em seo reservada por determinao judicial.

(STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto. Resoluo O item est incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto so classificados como sigilosos, todo o conjunto ser classificado com o grau de sigilo mais alto atribudo aos seus documentos, de forma a restringir o acesso a esse conjunto.

Princpios Arquivsticos
A Arquivologia possui, enquanto cincia, princpios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculo XIX e constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles: Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Os documentos de arquivo so complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor,

razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

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misturados com os de outras pessoas ou instituies) indevidamente. Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos fundo arquivstico. Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. A organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e externas de seu produtor. Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade. Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por uma atividade especfica e para atender a uma necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produo so nicas. Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm derivado do Principio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devem manter-sepreservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro. Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros rgos de documentao, em que a acumulao de documentos se d de forma gradativa (com a aquisio dos

documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades. Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questes polticas pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero produzidos seus efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definida conforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como exceo aplicao deste princpio, no o consideramos quando se trata de documentos produzidos por acordos diplomticos ou por aes militares.
Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento

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produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo).

Esse valor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.

Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente aparecero em provas, mas que podem confundir. So eles:
Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia Funcional: Este princpio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanas polticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Tambm est em desuso. Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio, contrrio ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em servios de arquivos do territrio no qual foram produzidos, com exceo daqueles produzidos por operaes militares ou representaes diplomticas.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia. Resoluo O item est incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princpio da pertinncia no mais aplicado na prtica arquivstica atual; ele vai de encontro a outros princpios e prpria razo de existir de um arquivo, que refletir a identidade e atividades do seu produtor. Para ilustrar melhor sua aplicao, vamos analisar um exemplo: vamos supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministrio da Sade e da ANS. De acordo com este princpio, os

documentos desses dois arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES do mesmo assunto (pasta Sade do Governo Federal). Mas e se um usurio for consultar, por exemplo, sobre a histria da ANS? Como faria, se os documentos esto misturados e organizados de forma a

no refletir essa histria? No h a possibilidade de atender s necessidades de pesquisa dessa forma... E se o arquivo no pode atender s necessidades de pesquisa, no h por que ele existir. Em segundo lugar, o princpio que determina a organizao dos documentos o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.

Resoluo O item est incorreto. O princpio do Respeito aos Fundos, por si s, no garante a valorao de um documento. Para se determinar se um documento possui ou no valor secundrio, isto , ser ou no eliminado, necessrio um processo muito complexo, realizado por uma comisso determinada formada especialmente para este fim: a Avaliao.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno arquivo, deve-seaplicar o princpio da naturalidade. Resoluo

do

fundo

de

O item est incorreto. O fundo de arquivo nada mais do que o conjunto formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar um fundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma mesma entidade, no exerccio de suas funes. E o princpio que determina essa unio, alm de proibir a sua disperso ou acrscimos indevidos, o da Provenincia, ou como o prprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

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Exerccios

01 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo no so coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em funo dos objetivos prticos da administrao, o que constitui caracterstica de unicidade. 02 - (MS/2010 Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, no perdido nem se torna obscuro. 03 - (MS/2010 Cespe/UnB) Os documentos pblicos devem ser mantidos em unidades diferentes que correspondam sua origem em determinado rgo governamental. 04 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A provenincia territorial deu origem ao princpio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio onde foram produzidos. 05 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) De acordo com o princpio do respeito ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua provenincia. 06 - (MPU/2010 Cespe/UnB) No plano institucional, o princpio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem os acumulou. 07 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A aplicao do princpio da ordem original mantm os documentos na ordem fsica que eles tinham no setor de trabalho. 08 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A base terica para avaliao de documentos dada pelo princpio da pertinncia. a

09 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os princpios arquivsticos, entre eles o princpio de respeito aos fundos, que fundamentam a prtica arquivstica contempornea foram elaborados nos ltimos quarenta anos, principalmente a partir da chamada exploso da informao. 10 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica na relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica.
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PROFESSOR: MAYKO GOMES 11 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando os documentos so mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princpio arquivstico da ordem original. 12 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando h necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua provenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio da pertinncia. 13 - (STM/2011 Cespe/UnB) As caractersticas dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que exemplar nico e original. 14 - (MS/2010 Cespe/UnB) O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros. 15 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) Os estgios de evoluo dos arquivos so conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais. 16 - (STM/2011 Cespe/UnB) A teoria das trs idades referese sistematizao do ciclo de vida dos documentos arquivsticos. 17 - (AGU/2010 Cespe/UnB) Uma das principais funes do arquivo intermedirio armazenar temporariamente os documentos que no so mais movimentados. 18 - (INSS/2008 Cespe/UnB) A existncia de arquivos correntes justificada por questes exclusivamente econmicas. 19 - (INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito Comentado
Item Resposta Comentrio
Segundo este princpio, no pode haver entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. Segundo o princpio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir a organizao e atividades das instituies, para seu entendimento. Uma pequena aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem estar o mais prximo possvel de seu produtor. A correta aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem ser mantidos no local onde foram produzidos. O princpio da Ordem Original mantm o arquivo com a classificao inicial. A reclassificao determinada pela Pertinncia. Mais uma interpretao do princpio da Territorialidade, os documentos devem ser guardados, tanto quanto possvel, pelo acumulador, ou prximo a este. A aplicao deste princpio mantm a classificao inicial dos documentos, e no sua organizao inicial. Este princpio no tem aplicao prtica. A base terica para a avaliao so os princpios da Provenincia e da Ordem Original. Os princpios arquivsticos, especialmente o da Provenincia e da Ordem Original, datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importncia para a sociedade. O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve estar organizado de forma que reflita fielmente essas atividades. Neste caso observamos a aplicao do princpio da Territorialidade. O princpio da Organizao observado quanto ao mtodo de organizao dos documentos. Apesar de no ser mais aplicado este princpio na prtica, exatamente este o seu mtodo de funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.

01 Errado
02

Errado

03 Certo
04

Certo

05 Errado
06 07 08

Certo Errado Errado

09 Errado
10

Certo

11 Errado
12

Certo

13 Errado
14

Certo

15 Errado
16

Certo

17 Certo
18

Errado

19 Certo

Os documentos de arquivos so nicos em seu contexto. Mas no significa que so nicos em exemplares ou vias. Pode haver mais, e pertencer a arquivos diferentes. Os suportes so qualquer meio fsico que tenha o registro de informaes. Mesmo os desenhos de cavernas e inscries em tbuas antigas so suporte documental. Os estgios de evoluo dos arquivos so dados pela Teoria das Trs Idades, que so corrente, intermedirio e permanente. Vamos ver mais na prxima aula. A Teoria das Trs Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentos criados: a sua produo, sua utilizao e sua destinao. Vimos que os documentos de arquivo intermedirio so os que possuem ainda utilidade administrativa, mas tm baixa freqncia de utilizao. A existncia do arquivo corrente inevitvel, visto que a nica fase obrigatria para todos os documentos. O item se refere ao arquivo intermedirio. Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente a nica fase obrigatria, pois onde nascem todos os documentos.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Bom, meus amigos, encerramos aqui esta aula demonstrativa. Como dito no incio, j comeamos a estudar o contedo no s para que conheam o perfil da banca, mas para que avaliem a metodologia e didtica do curso. Saibam que esse curso tambm ser feito por vocs, e por isso estou sempre aberto s suas crticas e sugestes para melhorar sempre meus trabalhos. Alm disso, espero que tenham percebido que o contedo, apesar de um pouco extenso e com alguns ineditismos, no complicado. No vai exigir de vocs mais do que algumas horas de dedicao e memria afiada.
J em nossa primeira aula vamos tratar das atividades que so exercidas nos arquivos. Atividades essas que fazem parte da Gesto de Documentos.

Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido a importncia de estudar esta disciplina, ainda mais para este concurso, que apresentou muitas novidades na cobrana da disciplina!
Aguardo as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar um trabalho que realmente os ajude. Estarei disponvel para soluo de dvidas no frum do curso e noemail: mayko@pontodosconcursos.com.br. Podem contar sempre com nosso apoio, meu e da equipe do Ponto, para ajuda-los sempre. Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejam presentes em suas vidas! Mais uma vez, sejam todos muito bem vindos!

Bons estudos, e aguardo a todos para nossa primeira aula. At l!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012


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Exerccios Resolvidos na Aula

(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de fatos. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram. (Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses documentos. (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais uma forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo. (AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina o valor primrio dos documentos. (Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas fsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero documental cartogrfico. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos de documentos do gnero microgrfico. (TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental a juno da espcie documental com o suporte material. (STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurana da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio reservada, mediante determinao do Poder Judicirio. (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao
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documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto. (EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.
(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno arquivo, deve-seaplicar o princpio da naturalidade.

do

fundo

de

(Ibram-DF/2009 Cesp/UnB) As reas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e no devem exceder 200 m. Assim, pode ser necessrio ter vrios depsitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogoe, de preferncia, com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao e de climatizao. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definio dos gneros documentais importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessrio para a preservao dos documentos.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas do planejamento de conservao preventiva de documentos.
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