Os tipos de documentos

Um documento um objeto que fornece um dado ou uma informao. o suporte material do saber e da mem ria da humanidade. Entretanto, possvel buscar informaes em outras fontes, como, por exemplo, solicitando um esclarecim ento a uma pessoa ou a um organismo, participando de uma reunio ou conferncia, visitando uma exposio, ouvindo um programa de rdio ou assistindo a um program a de televiso. Mas estas fontes renem, na sua maioria, informaes a partir de documentos. Existe uma grande variedade de documentos. O especialista de informao deve conhecer bem suas caractersticas e ser capaz de identificar a categoria a que pertence cada um, de forma a poder trat-los e utiliz-los convenientemente.

Caractersticas
Os documentos podem diferenciar-se de acordo com suas caractersticas fsicas e intelectuais. As caractersticas fsicas so o material, a natureza dos sm bolos utilizados, o tamanho, o peso, a apresentao, a form a de produo, a possibilidade de consult-los diretamente, ou a necessidade de utilizar um aparelho para este fim e a periodicidade, entre outras. As caractersticas intelectuais so o objetivo, o contedo, o assunto, o tipo de autor, a fonte, a forma de difuso, a acessibilidade e a originalidade, entre outras.

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Caractersticas fsicas
Todas as caractersticas fsicas de um documento influem na sua forma de tratamento. O peso, o tamanho, a mobilidade, o grau de resistncia, a idade, o estado de conservao, a unicidade, a raridade ou multiplicidade so fatores que determinam a escolha e a anlise de um documento. Natureza De acordo com sua natureza, os documentos distinguem-se em textuais e no-textuais, o que determina o tipo de informao que eles transmitem. Cada uma destas categorias compreende uma grande variedade de documentos. Os documentos textuais apresentam essencialmente as informaes em forma de texto escrito. So os livros, os peridicos, as fichas, os documentos administrativos, os textos de leis, os catlogos, os documentos comerciais e as patentes, entre outros. Os documentos no-textuais podem ter uma parte de texto escrito, mas o essencial de suas informaes apresentado em outra forma. Estes documentos devem ser vistos, ouvidos ou manipulados. Os principais documentos no-textuais so: - os documentos iconogrficos ou grficos: imagens, mapas, plantas, grficos, tabelas, cartazes, quadros, fotografias em papel e slides: - os documentos sonoros: discos e fitas magnticas: - os documentos audiovisuais que combinam som e imagem: filmes, audiovisuais, fitas e videodiscos; - os documentos de natureza material: objetos, amostras, maquetes, monumentos, documentos em braile e jogos pedaggicos: - os documentos compostos, que renem documentos textuais e notextuais sobre um mesmo assunto, como os livros acompanhados de discos; - os documentos magnticos utilizados em informtica, isto , os programas que permitem efetuar clculos, fazer gesto de arquivos e simulaes; - os documentos eletrnicos utilizados em informtica. Veiculam texlo, imagem e som. So os documentos do futuro. Materiais O material o suporte fsico do documento. A natureza e o material tm caractersticas distintas. Um documento de natureza iconogrfca, como uma fotografia, pode apresentar-se em dois suportes diferentes: o filme negativo e a tiragem em papel. Os materiais tradicionais, como a pedra, o tijolo, a madeira, o osso e o tecido foram suplantados, ao longo da histria, pelo papel - que continua a ser o suporte mais comum. Mas a inovao

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tecnolgica fez surgir novos suportes cada vez mais difundidos, como o plstico utilizado nos discos, os suportes magnticos utilizados nas fitas cassetes, discos e fitas de computador, discos e fitas de vdeo, os suportes qumicos fotossensveis utilizados nos filmes, nas fotografias e nas microformas. Nos ltimos anos, um novo suporte comeou a surgir: as memrias ticas ou documentos de leitura a laser como o videodisco, o disco tico-magntico, o disco tico-num rico (DON) e o disco compacto apenas para leitura (CD-ROM). As tecnologias ticas perm itiram o desenvolvim ento de suportes informatizados com m aior capacidade de armazenamento e durao que os suportes magnticos. As memrias ticas tm suportes fsicos variados: o vidro, o alum nio e o polmero utilizados no DON; o plstico, o metal e o PVC, utilizados no videodisco: o macrolon, o alum nio e o plstico utilizados no CD-ROM. As propriedades fsico-qumicas dos m ateriais influenciam as condies de conservao e de utilizao de documentos. Forma de produo De acordo com sua forma de produo, os documentos podem distinguirse em brutos e manufaturados. Os documentos brutos so objetos encontrados na natureza, como as amostras de terra, os minerais, as plantas, os ossos, os fsseis e os meteoritos. Os documentos manufaturados so objetos fabricados pelo homem. Podem ser objetos produzidos artesanal ou industrialmente como os vestgios arqueolgicos, as amostras e os prottipos, ou criaes intelectuais, como os objetos de arte, as obras literrias, artsticas, cientficas, tcnicas e os documentos utilitrios, fabricados mo ou por meio de mquinas. As principais tcnicas de produo so a gravura, a litografia, a imprensa, a duplicao e os procedimentos fotogrficos eltricos ou fotoeltricos. Os documentos podem ser produzidos em pequena ou em grande escala. As inovaes tcnicas e o uso de novos materiais tm m odificado consideravelm ente a forma de produo dos documentos manufaturados, bem como seu uso. Os m eios de produo so atualm ente m ais diversificados e mais simples, alm de serem mais difundidos e mais potentes, o que permite uma produo maior. Areprografa permite duplicar facilmente os documentos, multiplicando, desta forma, as possibilidades de acesso e de difuso reservadas at bem pouco tempo a uma minoria. A m icroedio a edio de documentos em form atos extrem am ente reduzidos, tendo coino suporte um filme, uma ficha ou um carto. Apesar de ter certos inconvenientes, esta form a de edio traz vantagens considerveis na reduo de peso, de espao, e na facilidade de distribuio e de duplicao, simplificando o funcionamento das unidades de informao e a circulao da informao.

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O registro da informao nas memrias ticas feito com a utilizao da tecnologia do laser. O principio geral do registro do som e da imagem o mesmo para o CD-ROM ou para o DON. A informao registrada em uma matriz original ou m astere m forma de dados numricos, digitais ou digitalizados. Os discos so produzidos a partir desta matriz. As tcnicas de impresso, de leitura e as normas adotadas pelos fabricantes so muito diversificadas. Um mesmo documento, textual ou iconogrfico pode apresentar-se em formato normal e em microforma, ou ainda em disco magntico ou tico. Portanto, possvel escolher o formato que apresenta as melhores condies de aquisio, de conservao e de utilizao. O uso da informtica no tratamento de textos, de imagens e de dados facilita e acelera consideravelmente a produo de documentos que podem ser transmitidos distncia. Modalidades de utilizao As modalidades de utilizao constituem tambm um critrio essencial na escolha dos documentos. Alguns podem ser utilizados diretamente pelo homem, outros necessitam de equipamentos especiais. As m icroformas s podem ser lidas por meio de aparelhos de leitura especiais. Os documentos audiovisuais podem ser utilizados somente com o auxlio de aparelhos de projeo de imagens e de reproduo do som. As memrias magnticas de computador so acessveis somente com equipamentos de informtica. As memrias ticas podem ser lidas em microcomputadores profissionais, com interface apropriada para tal. A unidade de informao que utiliza documentos deste tipo deve dispor de aparelhos em nmero suficiente. Alm disso, necessrio prever a sua manuteno. O custo destes equipamentos est diminuindo rapidamente. Eles so cada vez mais comuns e sua utilizao bastante fcil. Periodicidade A periodicidade uma caracterstica importante, principalmente para os documentos textuais. Alguns documentos so produzidos apenas uma vez. Outros so produzidos em srie. Uma publicao seriada um documento que aparece em volumes ou fascculos sucessivos, a intervalos mais ou menos regulares: so as colees de obras, os relatrios peridicos, as revistas e os jornais. O contedo de cada edio diferente. Entretanto, a apresentao fsica dos documentos, seu ttulo e outras caractersticas so iguais. As revistas e os jornais so conhecidos como peridicos, porque aparecem, em princpio, a intervalos definidos e regulares. Sua periodicidade pode variar de 24 horas a um ano. importante conhecer a periodicidade das revistas para poder controlar sua chegada na unidade de informao.

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Colees As colees so uma outra form a de agru par os docum entos. Sua periodicidade irregular. Os documentos que pertencem a uma mesma coleo tm a mesma forma, geralmente o mesmo objetivo, e um contedo diferente, relativo a um mesmo tema, identificado por um ttulo ou por uma designao prpria da coleo. Muitas vezes, cada documento recebe um nmero de ordem na coleo. Existem colees de documentos sonoros, de fotografias em papel, de diapositivos e de outros tipos de documentos no-textuais, bem como colees de documentos textuais. Fomxa de publicao A forma de publicao permite estabelecer uma distino entre os documentos publicados e os no-publicados. Os primeiros so distribudos comercialmente e podem ser comprados por qualquer pessoa na instituio que os produziu, geralmente especializada nesta atividade, como as editoras ou as livrarias. Os docum entos no-pu blicados no so comercializados e sua difuso , em geral, restrita. Constituem a chamada literatura subterrnea" ou literatura no-convencional", ou ainda literatura cinzenta". Alguns so manuscritos ou datilografados, outros so produzidos por processos de duplicao, ou impressos. Sua tiragem sempre limitada. So muitas vezes documentos de trabalho, teses e relatrios de estudos ou de pesquisas, reservados ao uso particular do autor ou ao uso interno das instituies que os produziram. Estes documentos podem sofrer alteraes. Os documentos no-publicados tm um papel importante na pesquisa, na adm inistrao e nas atividades de produo e de servios. Algum as vezes so publicados com muito atraso. Seu valor est no seu contedo, bem como na sua atualidade. So um meio de informao im portante e muitas vezes nico em algumas reas do conhecimento. So documentos de difcil acesso, porque sua produo dispersa, porque no so publicados e muitas vezes no so repertoriados. Alguns deles permanecem secretos durante um determinado perodo e so acessveis apenas a um nmero restrito de pessoas autorizadas, como alguns documentos militares, polticos, adm inistrativos e comerciais. Outros so lim itados por sua forma de produo e por sua tiragem limitada, como, por exemplo, as teses no pu blicad as. E stes d ocu m en tos devem ser sistem a tica m en te procurados, mediante contatos pessoais com os autores ou com os organism os produtores. Alguns documentos de carter pessoal e fam iliar so protegidos por disposies que probem a sua divulgao antes de um determ inado perodo. Os documentos manuscritos produzidos no dia-a-dia, como as cartas, as notaseas faturas, so, em geral, conservados por razes administrativas,

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ou como prova. Podem adquirir um valor histrico independente de sua funo inicial, da mesma forma que os rascunhos e as notas.

Caractersticas intelectuais
As caractersticas intelectuais de um documento permitem definir seu valor, seu interesse, o pblico a que se destina e a forma de tratamento da informao. Objetivo O objetivo de um documento, ou a razo pela qual foi produzido varia muito. Um documento pode ser produzido para servir como prova, ou testemunho, para preparar outro documento, para expor idias ou resultados, para o trabalho, para o lazer, para o ensino, para a publicidade, ou para a divulgao e ainda para garantir os direitos de uma pessoa ou de uma coletividade. Grau de elaborao O grau de elaborao de um documento permite estabelecer uma distino essencial entre documentos primrios, secundrios e tercirios. Os documentos primrios so os originais, elaborados por um autor. Os secundrios so aqueles que se referem aos documentos primrios e que no existiriam sem estes. Trazem a descrio dos documentos primrios. So as bibliografias, os catlogos e os boletins de resumos, entre outros (ver o captulo "As bibliografias e as obras de referncia: a literatura secundria). Os tercirios so aqueles elaborados a partir de documentos primrios e/ou secundrios. Renem, condensam e elaboram a informao original na forma que corresponde s necessidades de uma categoria definida de usurios. So as snteses e os estados-da-arte, entre outros (ver o captulo Os servios de difuso da informao"). Contedo O contedo de um documento pode ser avaliado a partir do assunto tratado, da forma de apresentao, da exaustividade, da acessibilidade, do nvel cientfico, do grau de originalidade e de novidade, da idade das informaes, em funo da data de publicao do documento, e ainda do fato de o documento ter, em parte, ou essencialmente, dados numricos. Todos estes critrios so relativos: um documento pode no trazer nenhuma informao nova, mas ser apresentado de forma mais clara e mais acessvel a determinado pblico. Um documento antigo pode ter seu

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contedo com pletam ente desatu alizado, mas ser um testem u nho importante de sua poca. Em cada atividade de informao, necessrio estabelecer os critrios mais importantes para avaliar cada documento. Origem A origem, a fonte e o autor de um docum ento exercem um papel importante na sua forma de utilizao. A fonte de um documento pode ser pblica ou privada, annima ou conhecida, individual ou coletiva, secreta ou divulgada. O autor pode ser uma pessoa, ou um grupo de pessoas, uma organizao ou vrias organizaes. A forma de obteno de um documento, seu tratam ento e sua difuso podem ser influenciados por estas caractersticas. A natureza mais ou menos confidencial de uma fonte de informao influencia o uso que pode ser feito desta fonte. Um jornalista, por exemplo, pode recusar-se a indicar a fonte onde buscou sua informao. Entretanto, esta fonte continua vlida, pois este procedimento adm itido pela deontologia da profisso. Um cientista, ao contrrio, deve m ostrar a prova do que afirma e citar as fontes. Alguns documentos so de domnio pblico, isto , qualquer pessoa pode utiliz-los. Outros so protegidos pela propriedade literria e/ou artstica ou comercial, por algumas disposies do direito comum que probem sua utilizao durante um certo perodo sem o consentim ento do autor, ou das pessoas citadas ou representadas, e sem o pagamento dos direitos autorais. Isto pode restringir consideravelm ente as possibilidades de difuso. importante que os responsveis pelas unidades de informao conheam as disposies jurdicas relativas ao direito de inform ao e, particularmente, a legislao referente aos direitos autorais do seu pas. Esta legislao varia de um pas a outro. Tipos de documentos Se fosse estabelecida uma tipologia exaustiva, os tipos de documentos identificados pelas unidades de informao seriam mais diversificados. Sua identificao responde a preocupaes prticas, para facilitar as operaes de seleo, de armazenamento, de tratam ento e de difuso da informao. Geralm ente distingue-se, no nvel formal, as m onografias (documentos nicos que tratam de um assunto), as publicaes peridicas, as patentes e as normas, os documentos no-texluais (entre eles, as imagens, os mapas e as fotografias), os documentos secundrios e os documentos noconvencionais. Esias categorias so definidas em funo das necessidades e do tratam ento que se pretende dar a cada tipo de documento. No nvel intelectual, possvel distinguir geralmente os docum entos essenciais, que tratam exclusivam ente de assuntos que interessam

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unidade de informao, e os documentos marginais. Estes ltimos podem ser divididos em dois subgrupos de documentos: os que contm, em uma certa proporo, informaes que interessam unidade de informao e aqueles que contm raramente este tipo de informao e que, em principio, devem ser descartados. Os documentos essenciais devem ser adquiridos e tratados em prioridade. Esta distino puramente formal e depende das necessidades e dos objetivos da unidade de informao.

Estrutura dos documentos

A estrutura dos documentos varia de acordo com o seu tipo e de um documento a outro, mas existem traos comuns. Em alguns casos, o documento contm o conjunto de informaes necessrias ao seu tratamento. Em outros, ele deve ser acompanhado por outro documento que o identifica. Monografias Uma monografia tem, em geral, uma capa, uma pgina de rosto, um texto dividido em vrias partes e um sumrio que se encontra no incio ou no fim do volume. Alm desses elementos fixos, pode-se encontrar ilustraes e notas de p de pgina que completam as indicaes do texto com referncias e observaes. Estas notas podem estar localizadas no final dos captulos ou no final do volume. O prefcio que, em geral, escrito por uma pessoa diferente do autor, e a introduo encontram-se no incio da obra. O posfcio encontra-se no final da obra. A introduo, o prefcio e o posfcio apresentam, em geral, o autor, a obra, o assunto e as intenes do autor, ou fazem um resumo da obra. Pode-se encontrar ainda bibliografias no final do volume ou dos captulos, glossrios ou lxicos, ndices de assuntos, de lugares e de pessoas citadas e anexos com dados suplementares. Publicaes seriadas De acordo com o Sistema Internacional de Dados sobre Publicaes Seriadas (ISDS), uma publicao seriada uma publicao, impressa ou no, que aparece em fascculos ou em volumes sucessivos, com uma seqncia numrica ou cronolgica, durante um perodo de tempo indeterminado. Estas publicaes so os peridicos, os anurios, os relatrios, as atas de sociedades e as colees de monografias. Uma publicao peridica compe-se de uma capa, sempre a mesma para cada nmero, mas que pode ser modificada ao longo da vida do peridico e de um texto, que tem os seguintes elementos:

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um sumrio com a lista dos artigos e das sees do peridico; vrios artigos, acompanhados ou no de um resumo, de ilustraes e de bibliografia; uma parte informativa sobre a vida da instituio que edita a revista, condies de assinatura e responsabilidades da publicao, informaes sobre o assunto em que o peridico especializado e um calendrio de eventos; uma parte bibliogrfica, eventualm ente com notcias e recenses de livros novos; um correio do leitor; publicidade. Alm destes elementos, o peridico pode ter um editorial, assinado pelo diretor ou pelo redator da publicao, que apresenta geralmente sua opinio sobre um assunto de atualidade ou sobre os artigos do fascculo em questo. Alguns peridicos trazem resum os dos artigos em vrias lnguas e algumas vezes a traduo completa dos artigos em uma ou em duas linguas. Outros trazem artigos em vrias lnguas. So os peridicos bilnges ou multilnges. A cada ano, os sumrios dos nmeros dos peridicos so reunidos em um ndice que remete cada tpico aos fascculos e pginas correspondentes. Estes ndices podem ser acumulados a cada cinco ou a cada dez anos. So instrumentos de pesquisa rpidos e seguros e facilitam a recuperao da informao. Os peridicos so numerados em sries contnuas, por ano ou por volume. Documentos no publicados Os documentos no publicados tm uma estrutura muito varivel. Muitas vezes estes documentos no trazem as menes de autor, de ttulo, de data e de fonte, que se encontram, em geral, na pgina de rosto. Estes documentos, normalmente, no tm sumrio nem capa. Documentos no-textuais A estru tu ra dos documentos no-textuais decorrente de sua natureza, de seu objetivo e de seu contedo. Alguns so simples, como a fotografia de um nico objeto. Outros so complexos, como um film e sonoro sobre uma criao de animais. Este tipo de docum ento apresenta, m uitas vezes, problem as de identificao. O autor, o ttulo, a fonte, as partes do docum ento e outras informaes podem estar no prprio documento, ein forma de legenda, pu ento na sua embalagem. Uma parte das informaes pode estar no documento, e outra parte, na sua embalagem. Estas inform aes podem se encontrar ainda em um documento anexo. Este o caso de alguns

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objetos, de alguns docum entos m ateriais, dos negativos de film es ou das fotografias em papel. Estas inform aes devem indicar a natureza do docum ento, a data e o local de realizao, inform aes sobre sua produo e inform aes sobre as tomadas, entre outras. Os mapas, as plantas e os grficos devem ter indicaes de ttulo, uma legenda ou lista explicativa dos sm bolos e cores convencionais utilizados e um a escala, isto , a indicao da relao entre as dim enses reais e as dim enses no papel. Eventualm ente, indicaes de autor, data, fonte, im presso ou edies. Alguns docum entos, como as leis, as decises de ju stia, os relatrios peridicos e os projetos de pesquisa tm os m esm os elem entos de identificao que podem apresentar-se em uma ordem fixa. Partes Cada parte do docum ento tem seu valor prprio para a identificao e o tratam ento. As mais im portantes so geralm ente a capa, a pgina de rosto e o sumrio. A m aior parte das informaes necessrias identificao do docum ento devem encontrar-se em locais precisos, determ inados pelas norm as ou pelo uso corrente. A data, por exemplo, encontra-se no incio ou no fim do documento. Os ttulos deveriam , em princpio, caracterizar o docum ento, mas so m uitas vezes am bguos e vagos. Para caracterizar um docum ento textual, utilizam -se as inform aes da capa, da pgina de rosto, do sumrio, dos ttulos dos captulos, das sees e os pargrafos. Esta caracterizao permite ter uma viso de conjunto do docum ento e, ao m esm o tempo, identificar cada parte do texto. O ndice til para identificar os assuntos; o resum o, a introduo e o prefcio perm item ter uma viso global do docum ento e conhecer as intenes do autor. A apresentao, a bibliografia e as ilustraes do uma idia do tratam ento dado ao assunto. Pa ra c a ra c te riza r os d ocu m en tos n o -tex tu a is, u tiliza m -se as inform aes da sua em balagem e das etiquetas. Entretanto, necessrio com pletar as inform aes sobre este tipo de docum ento com catlogos e docum entos comerciais. Os docum entos no-textuais devem ser exam inados no seu conjunto. Esta , m uitas vezes, a nica form a de identific-los. Unidade documental A unidade docum ental uma parte de um docum ento identificvel fisicam ente, de form a a facilitar seu tratam ento, ou seja, sua descrio bibliogrfica, sua descrio de contedo, seu arm azenam ento, a pesquisa da inform ao e a sua difuso. Um docum ento uma unidade fsica, mas pode trazer inform aes de natureza diferente ou de assuntos diversos que necessrio destacar. Algum as vezes, estas inform aes correspondem a uma parte do docum ento que pode ser isolada, como, por exem plo, um

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captulo de livro, um artigo de peridico, um anexo, um a tabela ou um mapa. A unidade destacada deve form ar uma separata. Toda unidade de informao deve estabelecer regras prprias que permitam identificar as unidades documentais em funo da especificidade dos contedos, do nivel de anlise desejado e das necessidades dos usurios. As unidades docum entais devem ser tratadas separadamente, com meno do documento original de onde foram extradas. O documento original recebe, por sua vez, um tratam ento prprio. Condies Para que um objeto ou um produto seja considerado um documento, para que ele possa servir comunicao e transferncia de informaes, devem ser atendidas algumas condies: o docum ento deve ser autntico e sua origem, isto , seu autor, fonte e data devem ser verificados, na m edida do possvel. Esta verificao tarefa do documentalista; o docum ento deve ser confivel. A exatido das informaes deve ser verificada por m eio de argum entos ou de provas, ou da realizao de uma experincia ou clculo. Este tipo de verificao no da alada do documentalista, menos que ele seja especializado no assunto do documento. Este um dos m om entos em que a cooperao entre usurio e docum entalista se faz necessria: o d o cu m e n to deve ser, na m ed id a do p o ssv el, a c e s s v e l m aterialmente. Isto significa que ele pode ser adquirido, em prestado ou reproduzido. O valor de atualidade de um documento varia de acordo com a sua utilizao e com o tipo de usurio. Um assunto de atualidade, por exemplo, deve ser tratado com dados recentes. Uma pesquisa histrica deve ser elaborada a partir de documentos da poca estudada, mas utiliza tambm inform aes recentes sobre o assunto. Os critrios de utilidade de um documento dependem da relao entre o assunto tratado e a sua form a de tratam ento e da especialidade da unidade de inform ao e das necessidades dos usurios. Quanto mais estreita for esta relao, mais o documento ser til ou pertinente para o sistema.

Tempo de vida dos documentos

O tempo de vida de um documento ou de uma unidade docum ental depende do seu valor intrnseco, da disciplina ou dom nio tratado, do seu grau de atualidade, de sua pertinncia em relao ao estado dos conhecimentos, aos objetivos da unidade de informao e s necessidades dos usurios. Os fatos mudam e os conhecim entos renovam -se com m enor

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o m aior velocidade nos diversos cam pos do saber. Um a obra de filosofia, por exemplo, pode perm anecer vlida durante sculos. Um docum ento que descreve uma m quina deve ser atualizado freqentem ente. possvel calcular a freqncia de utilizao ou de citao de um docum ento por interm dio de m todos estatsticos e determ inar, desta forma, seu ciclo de vida. Quando o docum ento novo, e pouco conhecido, sua utilizao baixa. A seguir ele tem um perodo de grande utilizao. Depois, sua utilizao dim inui novamente. Em um determ inado momento, ele tem apenas valor histrico. A lguns docum entos tm um tem po de vid a bem -definido, porque perdem seu valor a cada nova edio. Este o caso dos anurios, das norm as, dos repertrios e das publicaes em folhas soltas. tm bm o caso dos dossis de imprensa, cuja durabilidade tributria de sua atualidade imediata. Os docum entos prelim inares de congressos e de cursos, os relatrios provisrios e os resultados de pesquisas so, em geral, passveis de serem m odificados e transform ados, podendo ento serem elim inados. Em geral, os livros tm um tempo de vida m aior que os artigos de peridicos. Os livros permanecem atuais durante cinco a dez anos, de acordo com seu nvel e com a disciplina. Eles desatualizam -se m edida que novos textos so publicados. Todo docum ento produzido em determ inado m om ento para um determ inado tipo de necessidade ver, conform e a evoluo desta necessidade, sua utilidade dim inuir at o desaparecim ento. Para os docum entos brutos, testem unhas de um fato, como, por exemplo, um fssil, e para aqueles que adquiriram valor histrico, independentem ente da conjuntura cientfica, isto no acontece. No se deve confundir a freqncia de uso de um docum ento com o seu valor de uso, pois um docum ento pouco utilizado e eventualm ente m uito antigo pode ter um grande interesse para um certo pblico e para objetivos especficos.

Questionrio de verificao Para que serve um documento? Que condies devem ser preenchidas para que um objeto se transform e em um docum ento? O que um docum ento secundrio? O que uma unidade docum ental? O que uma publicao peridica? O que um docum ento no-textual? O que uma m icroforma? O que so m em rias ticas? O que determ ina o tem po de vida de um docum ento?

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Definio dos principais documentos 1

Atas - edies preliminares ou relatrios das comunicaes cientficas apresentadas a um congresso. Alm anaque - nome de alguns anurios ou publicaes que tm por base um calendrio. Anais - 1) obra que apresenta os acontecim entos em ordem cronolgica, ano a ano; 2) ttulos de revistas, de recenses peridicas e de fatos. Anurio - antologia publicada anualmente com informaes que variam de um ano a outro. Arquivos - conjunto de documentos, com datas de publicao, form a e suporte material diversos, elaborados e recebidos por uma pessoa, ou por um organismo pblico ou privado, em funo de sua atividade, organizados e conservados de form a permanente em conseqncia de uma determinada atividade (AFNOR). Atlas - conjunto de mapas geogrficos, de quadros ou de planos. Boletim de resumos - qualquer publicao peridica constituda por uma srie de ttulos acompanhados de resumos e apresentada, em geral, por assunto. Boletim de informao (newsletter) - nome dado a certas publicaes peridicas que difundem as atividades de uma associao ou de uma administrao. Carta temtica - documento resultante de um estudo particular que necessita uma interpretao, uma anlise ou uma sntese de acordo com um tema determinado. Cdigo - nome dado a alguns lxicos documentais, onde as noes so designadas de acordo com um sistem a sim blico especial. C oleo-agru p am en to de unidades bibliogrficas reunidas sob um ttulo comum e com durao, em princpio, lim itada (AFNOR). Com unicao - exposio oral ou escrita feita a uma instituio cientfica. Disco - placa circular de plstico utilizada para o registro e a reproduo de som. Docum ento - conjunto de suporte de informao e dos dados nele registrados, que podem servir para consulta, estudo ou prova (AFNOR). Estampa - 1) imagem impressa depois de ter sido gravada em madeira, metal, pedra, etc.; 2) ilustrao de uma obra que se encontra indepndente do texto e no-paginada.

1. A escolha dos termos que constituem esta lista foi feita de acordo com os critrios de estudo expostos neste captulo: caractersticas fsicas, intelectuais etc. (foram omitidos da lista os documentos tratados em outras partes do livro como as bibliografias e os manuais, entre outros).

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Estado-da-arte (ou sntese) - relatrio sobre o estado do assunto em um domnio do conhecimento, feito para avaliar a literatura em um perodo determinado. Extrato - fragmento de um texto, feito a partir do prprio texto do documento. Fascculo - 1) edio ou caderno de uma obra ou de um peridico publicado em partes; 2) excepcionalmente, obra completa que faz parte de uma coleo; Ficha de filmagem (Store board) - notcia descritiva de informao que acompanha um filme destinada a facilitar a montagem e o comentrio; Fita de vdeo - 1) fita sonora e visual, que pode ser projetada em uma tela de televiso ou de cinema por um aparelho especial; 2) fita magntica especial que serve para o registro de imagens e, eventualmente, de som; Folheto - documento, com at 48 pginas, que constitui uma unidade bibliogrfica (AFNOR). Funcionograma - documento que representa diversos elementos de mquinas e suas ligaes representadas por smbolos grficos con ven cion ais, ou expresses m atem ticas que m ostram as caractersticas de funcionamento de diversos elementos. Grfico - representao grfica de qualquer espcie de fenmeno. Guia - obra que contm informaes teis sobre um assunto determinado. Ilustrao - gravura ou desenho intercalado no texto de um livro, de uma revista ou de um artigo. Imagem - representao grfica ou plstica de informaes, em geral, visualmente explorveis. In Folio - 1) folha ou pgina de formato maior que o livro onde est inserida e que deve ser desdobrada para consulta; 2) documento constitudo de uma nica folha que pode ser dobrado muitas vezes (AFNOR). Jornal - publicao com periodicidade curta. Lxico documental - conjunto de termos utilizados para designar as noes nas representaes de documentos pertencentes a um determinado campo do conhecimento. Livro-conjunto de folhas impressas e reunidas em um volume encadernado ou sob a forma de brochura Manuscrito - documento escrito ou copiado mo. Maquete - reproduo, em escala reduzida, de um aparelho, de uma mquina, de uma decorao ou de uma obra de arte. Marca de fbrica - signo ou smbo. o que serve para distinguir os produtos ou os servios de uma empresa. Miscelnea - 1) obra composta de artigos redigidos por vrios autores sobre assuntos diversos, oferecidos a uma pessoa, por seus colegas; 2) publicao formada por diversas obras reunidas e editadas em conjunto.

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Monografia - obra em um ou em vrios volum es que aparecem ao mesmo tempo ou em um perodo de tempo predeterm inado de acordo com um plano que forma uma unidade. Montagem sonora - reunio de gravaes sonoras inicialm ente separadas, que podem ser ouvidas sem interrupo. Nom enclatura - 1) conjunto de termos utilizados em uma cincia, em uma tcnica ou em uma arte, classificados metodicamente; 2) lista m etdica dos elementos de uma coleo. Patente - ttulo de propriedade industrial, identificado por um nmero oficial que protege, durante um certo tempo, uma inveno descrita nos seus detalhes, na medida das reivindicaes que apresenta (AFNOR). Peridico - publicao em princpio de mltipla autoria, que tem em alguns pases um ttulo legal, aparecendo a intervalos regulares, delimitados anteriormente, e cujos fascculos trazem geralm ente um sum rio e se encadeiam de forma cronolgica e em numrica durante um perodo de tempo no delim itado (AFNOR). Preprint - cpia de uma comunicao, editada antes da publicao definitiva do conjunto e distribuda em nmero limitado. Publicao em folhas soltas - publicaes cuja encadernao permite a incluso ou a substituio de pginas de atualizao ou de suplementos (AFNOR). Publicao oficial - qualquer texto publicado em forma de volume, brochura ou peridico, produzido por um governo, por uma sociedade governam ental ou por uma organizao internacional. Publicao seriada - publicao com durao no limitada a priori, com periodicidade irregular e geralmente publicada por uma coletividade. Recenso - 1) relao, exposio ou relatrio sobre um acontecim ento 2) anlise crtica de uma obra. Relatrio - 1) documento que contm os resultados de uma pesquisa ou de um estudo; 2) documento que contm a descrio das atividades de um organism o durante um determ in ado perodo (relatrio de atividades). Resumo - resultado da reduo de uma obra escrita ou oral a seus pontos essenciais (AFNOR). Separata - exem plar de um artigo da mesma forma que foi publicado em um peridico. Sinopse - resumo breve de uma obra, geralmente feito pelo seu autor. Spcime - exemplar, fascculo ou folheto publicitrio. Tese - conjunto de trabalhos apresentados a uma faculdade ou universidade com o objetivo de obter um grau universitrio. Videogram a - designa os programas audiovisuais registrados e destinados a ser visualizados por um aparelho de televiso. Os suportes atuais dos videogram as so os videodiscos e as fitas de vdeo.

Os tipos de documentos

Volume - unidade material que rene, em uma mesma capa, um certo nmero de elementos como folhas, cadernos e discos, que formam um todo ou que fazem parte de um todo (AFNOR) .

Bibliografia
ASSOCIATION INTERNATIONALE DES COLES EN SCIENCES DE LINFORMATION. Non-livre et documentation. Lyon, cole nationale suprieure des bibliothcaires, 1984. DREYFUS, J.; RICHAUDEAU, F. et PONOT, R. La chose imprime. Paris, Retz, 1985. Les documents graphiques et photographiques : analyse et conservation. Travaux du Centre de recherches sur la conservation des documents graphiques 1984-1985. Paris, La Documentation franaise, 1986. Enqute intemationale sur les documents informatiques dans les archiues des pays en voie de dueloppement. Prpare par le Comit de 1'informatique du Conseil international des archives. Paris, Unesco, 1987. (Doc. PGI-87/WS/14.) GILOTAUX, P. Les disques. Paris, PUF, 1980. ( Que sais-je?, n- 971.) HUDRISIER, H. L'iconothque : documentation audiovisuelle et banques d images. Paris, La Documentation franaise, 1982. International Federation o f Libraiy Associations and Institutions (IFLA). World directory o j map collections. 2- d. New York/Paris/Munich/ Londres, K. G. Sar, 1986. L'im age fixe, espace de 1 image et temps du discours. Paris, La Docum en tation franaise, BPI, 1983. Les mmories optiques : la gestion de Vinformation de demain. Paris, Milam-Midia, 1988. (Coll. Axix.) MOUNT, E. Monographie inSci-Tech librairies. New York, Haworth Press, 1983. NICOLS, N. Map librarianship, 2 Bd. Londres, Bingley, 1982. Les priodiques. Sous la direction d'Annie B ertheiy et de Jacqueline Gascuel. Paris, Cercle de la librairie, 1985. RATHAUX, B. Histoire des inventions et techniques du livre. Paris, Ediru, 1983.

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