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Prof.

Nelson / 2010

Tcnica do Fluxograma
Fluxograma: a representao grfica que apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e /ou unidades organizacionais envolvidos no processo. O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja soluo interessa, diretamente, ao exerccio de uma administrao racional. Mostrando a circulao de papis e formulrios entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, ele usado para a pesquisa de falhas na distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo. O fluxograma, ou flow-chart, conhecido com os nomes de carta de fluxo de processo, grfico de seqncia, grfico de processamento, etc., onde objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais: Padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de anlise.

O fluxograma objetiva evidenciar a seqncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos movimentos ilgicos e a disperso de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento bsico de todo trabalho racionalizado, pois no basta fazer sua diviso, sendo necessrio bem disp-lo no tempo e no espao. VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: Apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um mtodo administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita a anlise da eficincia do sistema; Possibilidade da apresentao de uma filosofia de administrao, atuando, principalmente, como fator psicolgico;

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Possibilidade de visualizao integrada de um mtodo administrativo, o que facilita o exame dos vrios componentes do sistema e de suas possveis repercusses, tanto positivas quanto negativa. Normalmente os outros mtodos apresentam um mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode dificultar sua anlise; Propiciar o levantamento e a anlise de qualquer mtodo administrativo ds o mais simples ao mais complexo, desde o mais especifico ao de maior abrangncia; Propiciar o uso de convenes de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lgica do processo, tanto por parte dos especialistas em mtodos administrativos, quanto por seus usurios; Possibilidade de identificao mais fcil e rpida dos pontos fortes e fracos do mtodo administrativo considerado; e Propiciar a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de maneira mais adequada, pe melhor clareza das alteraes introduzidas, incluindo suas causas e efeitos. Informaes bsicas de um fluxograma: O tipo de operaes ou trmites que integram o circuito de informaes; O sentido de circulao ou fluxo de informao; As unidades organizacionais em que se realiza cada operao; O volume das operaes efetuadas: e Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes do mtodo administrativo representado pelo fluxograma. Anlise do fluxograma: Certifique-se de que todas as fases foram relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma significa, aplicando-se as seguintes perguntas bsicas: a) O que feito? Para que serve essa fase? Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas e se so conhecidas s utilidades de cada uma delas. b) Por que essa fase necessria? Tem ela alguma influncia no resultado final da rotina analisada? H, realmente, uma necessidade absoluta dessa fase? Se as respostas a essas perguntas no forem positivas, a fase dever ser eliminada. c) Onde essa fase deve ser feita? Ser que a mudana do local em que essa fase est sendo realizada no permitir maior
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simplificao da rotina? Tal mudana de local vivel? Verifique se a mudana de local onde a fase est sendo feita economizar tempo e evitar transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execuo e eliminar as fases desnecessrias. d) Quando essa fase deve ser feita? A seqncia est corretamente fixada? As respostas a essas perguntas aprimoram a sustentao do analista de sistemas, organizao e mtodos no estudo realizado. e) Quem deve executar a fase? H algum mais bem qualificado para executa-la? Seria mais lgico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase? Essas perguntas permitem verificar a extenso da transferncia de autoridade e de responsabilidade dentro da unidade organizacional. f) Como a fase est sendo executada? A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fcil de executar a fase, seja por meio de um impresso prprio, seja pela mecanizao da fase ou ainda pelo uso de um equipamento especial. As perguntas apresentadas so necessrias, mas no suficientes, deve-s ter o discernimento para identificar quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos. Simbologia do Fluxograma: Os smbolos tm por objetivos evidenciar origem, processo e destino da informao escrita e ou verbal componente de um sistema administrativo. Por outro lado, salienta-se que existe uma tendncia cada vez mais generalizada, para a padronizao dos smbolos convencionais que representam elementos ou situaes correntes. possvel utilizar smbolos deferentes dos convencionais, desde que no ofeream dificuldade de compreenso para o leitor e desde que sejam definidos previamente. A cominao dos smbolos apresentados com uma srie de outros smbolos complementares permite amplia, esclarecer ou interpretar os diferentes passos dos sistemas administrativos. Tipos de fluxogramas: Os principais so:

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Fluxograma vertical: Fluxograma parcial ou descritivo: e Fluxograma global ou de coluna. Fluxograma vertical: Denomina-se tambm como: folha de anlise, folha de simplificao do trabalho ou diagrama de processo. Este fluxograma , normalmente destinado representao de rotinas simples em seu processamento analtico em uma unidade organizacional. Como o prprio nome indica, formado de colunas verticais; em cada coluna so colocados os smbolos convencionais de operao, transporte, arquivamento, demora e inspeo; em outra, a descrio do mtodo atual e, por ultimo, aquela em que consta o elemento que executa a operao. Alguns possuem mais uma coluna, para que sejam anotadas as clssicas perguntas: (para poder obter melhoramentos que resultam em eliminao, combinao, reclassificao, redistribuio e simplificao dos detalhes e grupos de detalhes) POR QU? Esse sistema necessrio? Pode-s eliminar o sistema, o processo, os passos? O QUE? ONDE? feito? Quais os passos? Esto todos eles includos? Deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar?

QUANDO? Deve ser feito? feito na referncia correta? Pode ser combinado ou simplificado, movendo-o para frente ou para trs? QUEM? Deve executar a tarefa? Quem manipula a pessoa indicada? Outra pessoa pode execut-la melhor? COMO? Est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente? Com esquema diferente? VANTAGENS: 1) Consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado; 2) Consiste na rapidez de preenchimento, pois os smbolos e convenes j se acham impressos; 3) Consiste em maior clareza de apresentao; e 4) Na grande facilidade de leitura por parte dos usurios.
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Os aspectos bsicos do fluxograma vertical so: Facilitar a descrio das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os smbolos so impressos de maneira que permitem que o analista, medida que transcorre a entrevista, simplesmente interligue esses smbolos para descrever o sistema existente; Reduzir as divergncias entre entrevistador e entrevistado, pois, enquanto o entrevistado explica o sistema, o entrevistador procura entender e escrever, detalhadamente, ao mesmo tempo; e Estruturar a proposio de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situao existente. SIMBOLOGIA:

SMBOLO

SIGNIFICADO

SIMBOLO

SIGNIFICADO

Anlise ou Operao

Execuo ou Inspeo

Transportes

Permanncia Temporria ou Passagem

Arquivo Definitivo

Demora ou Atraso

A operacionalizao do fluxograma vertical realizada por meio da unio dos smbolos, interligados em ordem seqencial;

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Em uma resumida:

situao

mais De maneira mais detalhada:

Lado esquerdo da folha: smbolos;

Lado esquerdo da folha: descrio da rotina atual;

Centro da folha: reas de responsabilidade por onde circulam os documentos e as informaes do sistema; e

Parte central da folha: smbolos da situao atual e proposta:

Lado direito da folha: descrio da rotina proposta; e Direita da folha: descrio dos passos do sistema.

Centro superior da folha: anlise do nmero de passos para cada smbolo na situao atual e na situao proposta, bem como as diferenas identificas.

De maneira mais detalhada, o fluxograma vertical pode conter:

Lado esquerdo da folha

Parte central da folha

Lado direito da folha

Centro Superior da Folha

Descrio da Rotina Atual

Smbolos da situao atual e propostas

Descrio da rotina proposta

Anlise de nmero de passos para cada smbolo na situao atual e na situao proposta, bem como as diferenas identificadas.

Fluxograma parcial ou descritivo:


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Seus aspectos bsicos so: Descreve o curso de ao e os trmites dos documentos; Tambm mais utilizado para levantamentos; de elaborao um pouco mais difcil do que o fluxograma vertical; e mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais. Os smbolos utilizados neste tipo de fluxograma so:

Smbolo

Significado

Smbolo

Significado

Terminal

Operao

Executante ou Responsvel

Documento

Arquivo

Deciso

Conferncia

Conector de Pgina

Conector de Rotina

Sentido de Circulao: Documentos, Informaes Orais.

Material

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Fluxograma global ou de coluna: Esse o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas, onde seus aspectos bsicos so: utilizado no levantamento quanto na descrio de novas rotinas e procedimentos; Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informaes e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de smbolos. Os smbolos mais utilizados so:

Smbolo

Significado

Smbolo

Significado

Terminal

Documento

Conector

Informao Oral

Arquivo

Conector de Rotina

Deciso

Conferncia

Inutilizao ou destruio do Documento

Sentido de Circulao: Documentos, Informaes Orais.


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Demora ou Atraso

Material

Tcnicas de desenho: Destacamos os seguintes aspectos: O papel quadriculado o mais adequado, pois facilita o traado de linhas horizontais e verticais; O tamanho do fluxograma depende da complexidade do sistema e do grau de detalhe que se deseja. O uso de mquinas fotocopiadoras que ampliam ou reduzem o formato original proporciona grande elasticidade para trabalhar em desenhos com maior ou menor amplitude de detalhe; Visando atualizar os fluxogramas a baixo custo, conveniente que seu traado seja feito a lpis; No canto inferior direito de cada um dos fluxogramas conveniente colocar as informaes bsicas, devendo conter, essencialmente, os seguintes elementos: o Nome da Empresa; o Denominao da rotina e procedimento; o Cdigo da instruo de servio; o Cdigo do fluxograma; o Unidade preparadora; o Nome com rubrica ou assinatura do preparador; o Nome com rubrica ou assinatura do chefe responsvel; e
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Data de realizao ou atualizao.