Guia de Implantação TOTVS: Metodologia em

TOTVS ENTREGA
METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS

Guia de Referencia
Verso 11.0 30/01/2009 Validade: 01/02/2009 a 31/12/2009 Misso TOTVS Ser a opo natural em software, inovao e suporte a gesto Viso TOTVS Ser o operador administrativo atravs do fornecimento de software e servios Aliados a um modelo expandido de negcios One stop shop provider
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Este Guia de Referncia parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e Franquias. Este Guia de Referncia substitui todo e qualquer documento ou poltica comercial anteriormente apresentada sobre o assunto em referncia.
Este Guia de Referncia de propriedade intelectual da TOTVS e expressamente proibida a cpia, reproduo, difuso e publicao integral ou parcial dos elementos contidos no mesmo, sem expressa e prvia autorizao da TOTVS.
Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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Sumrio
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1GERENCIAMENTO DE PROJETOS.....................................................................................5
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Projeto - Definio............................................................................................................................................ 5 Estatsticas....................................................................................................................................................... 5 Porque os projetos falham................................................................................................................................ 5 Benefcios do Gerenciamento de Projetos........................................................................................................ 5 Papel do Gerente de Projetos........................................................................................................................... 6 Fatores de Riscos x Gerenciamento de Projetos............................................................................................... 6 ..................................................................................................................................................................... 7
2METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS.......................................................................9

1.7 Estrutura da Metodologia de Implantao TOTVS............................................................................................. 1 1.8 Metodologia de Implantao TOTVS Desenvolvimento.................................................................................. 1 1.9 Metodologia de Implantao TOTVS Implantao.......................................................................................... 1 1.10 Metodologia de Implantao TOTVS Como o PMO e Comit de Metodologia podem ajudar.........................1 1.11 Fluxo e Etapas da Metodologia de Implantao TOTVS.................................................................................. 2 1.12 DESCRIO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA............................................................................. 3 F1 FASE DE INICIAO........................................................................................................................................ 3 A Reconhecimento da Entrada do Projeto.................................................................................................. 4 B Alinhamento do Projeto........................................................................................................................... 6 ............................................................................................................................................................................. 6 F2 FASE DE PLANEJAMENTO.............................................................................................................................. 10 C Desenvolvimento do Planejamento....................................................................................................... 10 D Desenvolvimento dos Planos Complementares .................................................................................... 13 E - Modelagem dos Processos..................................................................................................................... 24 F Homologao do Planejamento............................................................................................................. 28 F3 FASE DE EXECUO..................................................................................................................................... 31 G Parametrizao e Cadastros................................................................................................................. 32 H - Prottipos.............................................................................................................................................. 36 I - Definio do Ambiente de Produo....................................................................................................... 40 J Acompanhamento.................................................................................................................................. 42 F4 FASE DE ENCERRAMENTO............................................................................................................................ 44 K - Encerramento do Projeto....................................................................................................................... 45 F5 FASE DE MONITORAMENTO E CONTROLE..................................................................................................... 47 Documentos Complementares.................................................................................................................... 49
3METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS x RISCOS.......................................................51

1.13 FASES DA METODOLOGIA X RISCOS............................................................................................................. 51 1.13.1 Fase de Iniciao.............................................................................................................................. 51 1.13.2 Fase de Planejamento....................................................................................................................... 53 1.13.3 Fase de Execuo............................................................................................................................. 55 1.13.4 Fase de Encerramento...................................................................................................................... 56 1.13.5 Fase de Controle............................................................................................................................... 56
4METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS x MONITORAMENTO DE MATURIDADE.............58

1.14 1.15 1.16 1.17 Objetivos...................................................................................................................................................... 58 Benefcios..................................................................................................................................................... 58 Processo....................................................................................................................................................... 58 Fluxo do Processo......................................................................................................................................... 59 Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O conhecimento em gerenciamento de projetos vem a cada dia sendo mais difundido e requisitado pelas empresas aos profissionais. Atualmente so raras as empresas que no utilizam Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer sucesso sem desperdcio de tempo e dinheiro. O conhecimento das tcnicas e melhores prticas existentes no PMBOK aliadas a ferramenta de gerenciamento de projetos e uma metodologia de implantao elaborada para atender as caractersticas dos projetos da empresa trazem a garantia de melhor qualidade no gerenciamento dos projetos. Um gerenciamento de projetos adequado garante a satisfao do cliente atendendo o escopo, prazo e custos do projeto tornando os projetos rentveis.
1.1
Projeto - Definio
Segundo o PMBOK: Um projeto um esforo temporrio realizado para criar um produto ou servio nico. Temporrio significa que todo projeto tem um incio e um fim definidos. nico significa que o produto ou servio produzido de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou servios semelhantes j realizados. Segundo NBR ISO 1.006 (ABNT) Um projeto um processo que consiste de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos.
1.2
EUA:
Estatsticas
Em uma pesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 empresas de diversas reas e tamanhos nos Somente 16% dos projetos saem no tempo e no custo previsto. 94% dos projetos tero ao menos um reinicio 188% estouros em oramentos 222% de estouros em prazos Somente 61% mantiveram o escopo original
1.3
Porque os projetos falham
Segundo o Gartner Group os projetos falham por diversos motivos entre os mais freqentes esto: Metas e objetivos mal estabelecidos Falta de entendimento das necessidades do cliente e das posies dos stakeholders Falha no detalhamento do escopo Prazos no realistas Estimativas de custos incorretas Oramento mal planejado Processos de controle inadequados Inabilidade na gerncia de recursos humanos Motivos externos da empresa que afetam diretamente o sucesso do projeto
1.4
Benefcios do Gerenciamento de Projetos
De acordo com Ricardo Vargas um processo de Gerenciamento de Projetos garante alguns benefcios. Mensurados de acordo com o grfico. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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1.5
Papel do Gerente de Projetos
Dentre os principais papis de um Gerente de Projetos, podem ser citados: Planejador o Deve ser capaz de assegurar a preparao do projeto, com garantia de qualidade tcnica, recursos aprovados e consenso de todos os stakeholders relevantes Organizador o Deve prever e mobilizar os meios, especialmente as pessoas, para realizar o projeto. Deve trabalhar na montagem da estrutura organizacional do projeto Administrador de pessoas o Deve lidar com as competncias, coraes e mentes da equipe. o diretor de equipe, trabalhando nas dimenses humana e comportamental, lidando com as pessoas como pessoas e no como recursos do projeto. Administrador de interfaces o Deve administrar e articular acordos. A administrao eficaz das interfaces, entre pessoas, departamentos ou organizaes, uma das maneiras de elevar a probabilidade de xito do projeto. Administrador de tecnologia o Deve fornecer conhecimentos tcnicos para a realizao do projeto e capacitao da equipe, orientar as atividades da equipe, manter-se atualizado nas reas tecnolgicas relevantes para o projeto e conhecer a relao entre o resultado final e as tecnologias necessrias para alcan-los. Implementador o Deve fazer acontecer, predominando tarefas de executar e corrigir planos, cuidar do suprimento de recursos, fornecer informaes, avaliar o desempenho e cobrar providencias. Apesar de exigido na fase de execuo, este papel tambm de extrema importncia no planejamento do projeto Formulador de mtodos o Deve formular metodologias, procedimentos, estruturas e sistemas de administrao de projetos.
1.6
Fatores de Riscos x Gerenciamento de Projetos
Os fatores de Riscos esto associados diretamente ao sucesso ou insucesso de um projeto. Risco em projetos corresponde a um evento ou condio incerta que, se efetivamente ocorrer, pode implicar em efeito POSITIVO ou NEGATIVO nos resultados dos projetos.
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Assim riscos em projetos incluem tanto oportunidades quanto obstculos para o atingimento dos resultados de projetos. Os riscos que podem gerar problemas aos projetos foram classificados nas seguintes categorias: Equipe Cliente, Equipe de Implantao, Escopo, Gerncia de Projeto e Organizacionais.
No participativo Atitudes negativas ao projeto Resistente a mudanas No comprometido Falta de experincia em sistemas de Gesto Baixa capacidade dos usurios por falta de maturidade ou conhecimento Equipe de infra estrutura inexistente ou inadequada
Conflitos entre cliente e equipe; Conflitos entre os membros da equipe; Rotatividade na equipe do projeto; No familiarizados com o negcio do cliente; No comprometidos; Inexperientes; Atitudes negativas. Falta de boas prticas Equipe de infra estrutura inexistente ou inadequada Mudanas constantes de objetivo e escopo Mudanas constantes de requisitos Requisitos conflitantes Requisitos no definidos de forma adequada Deficincia no entendimento dos usurios quanto s limitaes ou capacidades do sistema No confirmao de premissas do projeto ou proposta Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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Recursos retirados do projeto por alterao de prioridades Alterao da gerncia durante o projeto Influncia poltica no projeto (externa) Reestruturao organizacional durante o projeto Ausncia ou perda do comprometimento organizacional para o projeto Ausncia de suporte gerencial de alto nvel para o projeto Indisponibilidade de Recursos TOTVS para o cliente Influncia das partes interessadas desfavorveis ao projeto Planejamento inadequado do prazo, custo e recursos necessrios Falta de experincia em projetos Falta de conhecimento de negcios e processo Baixa produtividade Coordenador de Projetos sem perfil de liderana Acompanhamento insuficiente do projeto Falta de definio de marcos do projeto Gerente do projeto ineficiente, inexperiente Comunicao ineficiente
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A metodologia de implantao TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientao e controle do projeto de implantao dos produtos da marca TOTVS a todos os interessados no projeto. Sua efetiva utilizao assegurar maior qualidade e sucesso no processo de implantao. Visa tambm proporcionar a todos os envolvidos um padro de trabalho e comunicao durante o projeto. Esta metodologia dever ser aplicada para a implantao dos produtos TOTVS, em todas as situaes, podendo sofrer algumas adaptaes com relao s etapas a serem seguidas. Recomenda-se, no entanto, que no sejam feitas adaptaes profundas, para que seja mantido um padro de conduo e controle em todos os projetos e em caso de no atendimento do material de apoio, contate imediatamente o Comit da Metodologia. Sero realizadas auditorias peridicas para identificar possveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia, bem com identificar o grau de sua utilizao. As auditorias sero realizadas pelos membros designados pelo Comit da Metodologia e, ao final de cada levantamento, as melhorias sugeridas sero analisadas e se necessrio a metodologia ser alterada. A metodologia de implantao est dividida em 5 fases, 11 etapas, subdivididas em 46 tarefas, detalhadas a seguir, onde cada etapa deve ser cuidadosamente planejada e documentada pelo material de apoio, podendo sofrer adaptaes para cada tipo de projeto.
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1.7
Estrutura da Metodologia de Implantao TOTVS
1.8
Metodologia de Implantao TOTVS Desenvolvimento
Foi desenvolvida com base na necessidade de unificao das metodologias TOTVS com a metodologia de implantao Datasul com base nos seguintes pontos: Com a participao de representante dos principais envolvidos direta ou indiretamente pelos projetos Com foco na maior necessidade da organizao (retorno mais rpido, menor custo, maior qualidade) Levantando as metodologias atuais, revendo os processos, adequando s necessidades da empresa Por partes, atento ao feedback dos envolvidos De forma personalizada.
1.9
Metodologia de Implantao TOTVS Implantao
A implantao da metodologia de implantao TOTVS obter sucesso: Com a colaborao de todos, mas nomeando responsveis Em etapas, atentos as reaes dos envolvidos Piloto, roll-out Medindo e mostrando os resultados dos projetos e a satisfao dos envolvidos Com treinamento, em diferentes nveis Sofrendo ajustes, flexibilizando dentro do possvel Ganhando a confiana e o interesse dos envolvidos Tendo um plano de migrao adequado para os novos projetos
1.10
Metodologia de Implantao TOTVS Como o PMO e Comit de
Metodologia podem ajudar

O PMO Global e o Comit de Metodologia podem contribuir na implantao da metodologia de implantao TOTVS da seguinte forma: Sendo o guardio da metodologia Treinando e motivando os envolvidos Apoiando com ferramentas Prestando suporte Avaliando os resultados e ajustando a metodologia Estando perto dos envolvidos e ouvindo o seu feedback Garantindo a qualidade dos projetos Garantindo uma base de informaes para a empresa Melhoria contnua
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1.11
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Fluxo e Etapas da Metodologia de Implantao TOTVS
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1.12
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DESCRIO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA
F1 FASE DE INICIAO
Esta fase tem como objetivo compreender todos os processos relacionados iniciao dos trabalhos de reconhecimento de entrada do projeto junto rea de servios e cliente. Para tanto, ser necessrio amplo conhecimento sobre a situao corrente do cliente, sua viso, objetivos, metas e necessidades. Esta Fase deve ser realizada imediatamente aps o fechamento do contrato com o Cliente, podendo, entretanto, ser antecipada a partir do aceite pelo cliente da proposta comercial, evoluindo seu incio juntamente com a formalizao do referido contrato.
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A Reconhecimento da Entrada do Projeto
Comunicar a rea de servios sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da rea. Esta informao permite o planejamento e montagem de estratgia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e dentro do cronograma. Potenciais variaes de prazo e recursos devero ser estimadas para posterior negociao com o cliente. Obter junto rea comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde dever existir o escopo do projeto: mdulos negociados, prazos de implantao, concesses comerciais, horas de analistas a alocar e despesas relacionadas (deslocamento, hospedagem, quilometragem, alimentao, etc.). O coordenador do projeto TOTVS deve se certificar que os analistas de implantao esto utilizando os documentos da metodologia atualizados.
A1 Incluso do Projeto
Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS Analista PMO Telemarketing Ouvidoria Help-Desk Proposta / Contrato Estrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a entrega do projeto Coordenador de Projetos definido Projeto includo nos sistemas CFP e PMS
Recursos Necessrios Sadas
Comunicar para as reas envolvidas a incluso do cliente ou projeto e o incio das atividades ligadas prestao de servios. Sero iniciados os trabalhos de entrega de mdias, monitoramento da satisfao do cliente e comunicaes de realizao de eventos, novos conceitos e produtos. O Gestor de Portflio TOTVS dever definir quem ser o Coordenador de Projetos deste cliente, dever tambm solicitar ao Analista PMO a incluso do projeto nos sistemas CFP Controle financeiro de projetos e PMS Sistema de Gerenciamento de Projetos.
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Envolvidos
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A2 Reunio de Transio Comercial

Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Executivo de Conta Arquiteto de Soluo PMO Local (quando necessrio) Analistas de Implantao necessrio) Proposta / Contrato MIT014 MIT021 MIT020 MIT022 MIT005 Definio de Complexidade Termo de Abertura Check list Iniciao Projeto Plano de Atividades Ata de Reunio
(quando
Em reunio, o Gestor de Portflio TOTVS, o Executivo de Conta, Arquiteto de Soluo devero analisar os aspectos da negociao efetuada com o cliente baseados na Proposta / Contrato e gerar o MIT021 Termo de Abertura de forma a definir o plano de abordagem a ser seguido na prxima etapa. Buscar entender as necessidades, expectativas e metas do projeto, por intermdio das explanaes do time comercial e da documentao apresentada. Procurar tambm captar o ponto central que representar o sucesso do projeto, por exemplo, uma empresa cuja atividade "core" a distribuio de produtos, ter como fator crtico de sucesso uma tima implementao nos seus processos de armazenamento, transporte, giros de estoque, modelo dos pontos de distribuio etc. Devero ser identificadas as premissas e restries organizacionais para o projeto, transferir as informaes obtidas no processo de negociao, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente. Ter claro o que poderiam ser os "riscos fatais" do projeto, se no for entregue a soluo ao cliente, e verificar como ser a soluo para que no ocorram os mesmos Providenciar o MIT020 - Check-list Iniciao Projeto, MIT005 - Ata de Reunio e a reavaliao conjunta do MIT014 Definio de Complexidade, que so os documentos de sada desta atividade. Caso existam customizaes previstas em contrato avaliar a necessidade de participao da equipe de Fbrica de Software na reunio de Transio Comercial. O Coordenador de Projetos TOTVS deve providenciar a abertura da pasta do projeto, gerar o MIT022 Plano de Atividades com atividades a serem realizadas na fase de planejamento do projeto.
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B Alinhamento do Projeto
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Contextualizar informaes, expectativas e conceitos de gesto de projetos junto ao cliente para incio dos trabalhos de forma alinhada e sem desvios.
B1 Alinhamento de Expectativa com o Cliente

Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Executivo de Conta Arquiteto de Soluo PMO Local (quando necessrio) Patrocinador do Projeto Coordenador de Projetos Cliente Proposta / Contrato MIT001 Metodologia de Implantao TOTVS MIT021 Termo de Abertura MIT022 Plano de Atividades MIT021 Termo de Abertura (atualizado) MIT005 Ata de Reunio MIT022 Plano de Atividades (atualizado)
Recursos Necessrios
Sadas
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Validar com os representantes do cliente, preferencialmente com a participao do patrocinador do projeto: As metas do Projeto As necessidades e expectativas e estratgias do cliente em relao ao projeto Indicadores do Projeto Restries Prazos para alcance dos resultados Seqncia de implantao Disponibilidade de usurios Escopo do projeto constante na proposta comercial (escopo funcional) Interfaces e importaes Revisar todos os pontos possveis de dvidas em relao ao contrato atualizando o MIT021 Termo de Abertura. Demonstrar os resultados a serem atingidos pelo projeto, buscando a concordncia e apoio do Cliente para os mesmos, alinhando, dessa forma, as expectativas entre a TOTVS e o cliente. muito importante que o MIT021 - Termo de Abertura seja revisado a 4 mos entre o Coordenador de Projetos TOTVS e o Coordenador de Projetos do cliente ou Patrocinador do cliente, que assim se integra e se compromete com as definies gerais, desde o princpio. Este trabalho facilitar o entendimento e homologao do planejamento do projeto com o cliente no trmino da fase de planejamento. O MIT021 - Termo de Abertura o documento simplificado que tem as definies gerais e estrutura do projeto e pode ser utilizado sempre que necessrio, para orientao e dar entendimento aos nveis executivos envolvidos no projeto. importante colher com a equipe comercial o mximo de detalhes e informaes, para um bom entendimento, evitando repetir ao cliente as mesmas perguntas j feitas durante a fase de Busca e Oportunidade.
B2 Apresentao de Gesto de Projetos

Envolvidos Cliente Patrocinador do Projeto Coordenador de Projetos Cliente Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS PMO Local (quando necessrio) MIT023 Apresentao de Gesto de Projetos MIT001 Metodologia de Implantao TOTVS MIT005 Ata de Reunio
Recursos Necessrios
Sadas
Realizar reunio com o Coordenador de Projetos do cliente e contextualizar informaes de gesto de projetos (PMI, PMBOK, PMO, PMP, reas de Conhecimento, Projetos), metodologia de implantao (Fluxo, Etapas e Atividades da Metodologia de Implantao TOTVS), Comit do Projeto (Formalizar papel dos envolvidos) e Polticas de Atendimento TOTVS (Ordem de Servio, Sala de Treinamento, Backup, Atualizaes). Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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o momento apropriado para apresentar ao cliente a MIT, que ser utilizada para apoiar a implantao, convencendo-o da importncia de se seguir mtodos e da formalizao dos trabalhos realizados, esclarecendo tambm as responsabilidades das partes (cliente e equipe TOTVS), alm de buscar conquistar o comprometimento irrestrito do cliente para com o Projeto.
Esta apresentao, quando possvel, pode ser realizada na TOTVS e aproveitar para apresentar a estrutura da TOTVS e os contatos das reas em que o cliente ter envolvimento direto.
B3 Definio da Equipe do Projeto

Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Central de Recursos Proposta / Contrato MIT021 Termo de Abertura Recursos disponibilizados para o projeto
Recursos Necessrios
Sadas
Definir o perfil dos recursos necessrios avaliando o perfil em funo das exigncias das tarefas e abrir solicitaes para Central de Recursos. Os recursos sero identificados pela Central de Recursos e disponibilizados para o projeto de acordo com agenda, perfil do recurso e projeto e caractersticas das tarefas. Estes profissionais trabalharo em conjunto com os Lderes e Usurios Chaves do cliente. Os Analistas indicados devem ter suas agendas planejadas para todo o projeto. O Coordenador de Projetos do cliente tambm dever definir os participantes do comit do projeto que sero co-responsveis pela implantao do projeto.
B4 Reunio de Abertura do Projeto

Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Comit do Projeto Executivo e Operacional Executivo de conta (quando necessrio) MIT021 Termo de Abertura MIT022 Plano de Atividades MIT024 Apresentao de Abertura do Projeto MIT005 Ata de Reunio
Recursos Necessrios
Sadas
Esta uma das mais importantes atividades do projeto, principalmente por ser um momento de conquista de aliados para o projeto, bem como o momento de legitimao do projeto para todos os envolvidos do cliente, identificando os participantes e atribuio de poderes aos responsveis do projeto. altamente recomendvel mensagem do patrocinador do projeto, demonstrando as estratgias e objetivos gerais do projeto para a empresa, com o objetivo de obter comprometimento de todos os envolvidos. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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muito importante conseguir que as pessoas chaves dos processos envolvidos participem da reunio, agendando a reunio com antecedncia suficiente para uma boa audincia. Sempre que necessrio envolver o cliente para viabilizar a reunio e as convocaes. Ministrar uma apresentao da metodologia de trabalho a ser adotada. Discutir cada etapa e as principais atividades, salientando a necessidade da participao de cada integrante nas atividades que lhes sero atribudas e no cumprimento dos prazos que sero definidos. Seja qual for o tamanho do projeto, importante elaborar uma apresentao resumindo o planejamento e organizao do projeto, que tenha no mnimo: Mensagem do Patrocinador (mesmo no sendo presencial, importante) Objetivos, Metas e Resultados esperados do Projeto, baseado no MIT021 Termo de Abertura Resumo do Cronograma (Durao e datas marcos do Projeto) Institucional TOTVS, se aplicvel Metodologia de Implantao TOTVS MIT MIT022 Plano de Atividades (para que todos tenham conhecimento das prximas atividades a serem realizadas no projeto) Registrar em ata (MIT005 Ata de Reunio) todas as definies, orientaes e questionamentos relevantes da reunio.
B5 Verificao da Estrutura / Sizing

Envolvidos Analista de Infra estrutura TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Analista de Infra estrutura Cliente Coordenador de Projetos Cliente Proposta Comercial MIT021 Termo de Abertura MIT005 Ata de Reunio MIT025 Check list Sizing MIT026 Recusa Ambiente Computacional
Recursos Necessrios
Sadas
Obter a proposta tecnolgica de hardware e sizing da TOTVS e verificar se o cliente atendeu aos requisitos apresentados. Caso o cliente tenha atendido, efetuar o de acordo no documento MIT025 - Check-list Sizing, neste documento existe informaes especificas caso o cliente possua ASP com a TOTVS. Caso contrrio, informar ao cliente quais requisitos no foram atendidos. Nesse caso, negociar um prazo para o completo atendimento, desde que o mesmo seja complementado antes dos prottipos. Se o cliente recusar-se a atender aos requisitos de estrutura, solicite a emisso do documento MIT026 Recusa Ambiente Computacional. Caso o cliente no aceite assinar o MIT026 Recusa Ambiente Computacional , registrar a recusa em ata de reunio. Dever ser informada neste momento ao cliente a necessidade de configurao referente criao de bases de Teste, Homologao e Produo.
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F2 FASE DE PLANEJAMENTO
Esta fase tem como objetivo compreender todas as etapas do desenvolvimento do Planejamento do Projeto. Certamente, a fase mais importante, pois permite determinar o sucesso ou fracasso do projeto. O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimento na qualidade do projeto. Investir em planejamento reduzir incertezas.
C Desenvolvimento do Planejamento
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Esta etapa abrange o detalhamento, o planejamento de treinamento e elaborao do MIT030 - Plano do Projeto. Define e refina os objetivos e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos do projeto e a entrega do escopo para os quais o projeto foi contratado. Mudanas significativas aprovadas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto iro provocar a necessidade de se reexaminar um ou mais processos do planejamento e de se atualizar o MIT030 Plano do Projeto. A concluso da fase de Planejamento se d com a validao e apresentao do plano junto ao cliente.
C1 Planejamento do Treinamento
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura. Programao dos treinamentos realizada. MIT005 Ata de Reunio MIT037 Plano do Treinamento
Recursos Necessrios
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Devem ser definidos os usurios que iro participar do treinamento de cada aplicativo, estes usurios sero replicadores de conhecimento no cliente, assim como as datas e horrios. Este treinamento realizado em sala de aula e prev treinamento das funcionalidades padro do produto. A atividade deve ser realizada para o produto que predispe a necessidade deste treinamento. Os treinamentos podem ser tambm virtuais, conforme a negociao feita com o cliente
C2 Elaborao do Plano do Projeto

Envolvidos Coordenador de Projeto TOTVS Coordenador de Projeto Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura. MIT032 Cronograma do Projeto MIT036 Matriz de Riscos MIT030 - Plano do Projeto MIT005 Ata de Reunio
Recursos Necessrios
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O plano de projeto o documento que rene e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia, devendo ser elaborado pela equipe de gerenciamento do projeto e aprovado pelo patrocinador.
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O plano de projeto define como o projeto ser executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado. Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da influncia delas no projeto e nos seus resultados, criando um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada. sempre muito importante que as definies do projeto sejam feitas e/ou validadas em conjunto com o Gestor do projeto do Cliente, o que facilitar muito o entendimento e homologao do planejamento do projeto com o cliente no trmino da fase de planejamento. O contedo do escopo funcional deve ser o mesmo escopo definido na proposta comercial. O MIT021 - Termo de Abertura deve ser consultado para observao das diretrizes gerais para o projeto. O MIT030 - Plano do Projeto, o MIT032 - Cronograma do Projeto e o MIT036- Matriz de Riscos sero as principais ferramentas utilizadas para o gerenciamento do projeto. Sero os principais documentos consultados, complementados e revisados em toda a fase de planejamento do projeto. Os mesmos tambm orientaro as fases de execuo sendo, portanto documentos que devem estar sempre alinhados com o Coordenador de projetos do Cliente. Uma vez aprovado sempre que houver alteraes, dever ser amplamente divulgado s partes interessadas no projeto, gerando novas verses do documento.
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D Desenvolvimento dos Planos Complementares
Esta etapa abrange a elaborao dos planos complementares ao MIT030 - Plano do Projeto. So contempladas todas as 9 reas de conhecimento de acordo com o PMBOK: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicao, riscos, aquisies e integraes. Frente aos levantamentos efetuados, e conforme a necessidade definida no planejamento, gerar os planos complementares, e, caso necessrio ajustar o planejamento j realizado, atualizando sempre suas respectivas verses. Os documentos referentes s reas de conhecimento a serem gerados devem seguir a obrigatoriedade do MIT014 Definio de Complexidade. Para os projetos de Alta e Altssima complexidade (nveis 4 e 5), ter os planos complementares bem definidos e aplicados, pode ser o diferencial de projetos bem sucedidos sendo, portanto obrigatria sua gerao.
D1 Escopo
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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Recursos Necessrios
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Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura. MIT030 Plano do Projeto MIT031 Solicitao de Mudana
Sadas
O gerenciamento do escopo visa garantir a entrega do que foi contratado, somente o que foi contratado, e que qualquer alterao ser renegociada com o cliente. Contempla tambm o papel do coordenador de projetos de influenciar os fatores geradores de mudana, o processo para analisar impacto e integrar mudanas do escopo a outros processos de controle e tambm o processo e regras para a aceitao das entregas do projeto. O documento gerado para planejamento e controle de escopo : MIT031 Solicitao de Mudana: Este documento formaliza as regras para que todas as mudanas solicitadas, aes corretivas e preventivas recomendadas sejam processadas e aprovadas pelo cliente. As alteraes devero ser identificadas como alterao de escopo de produto que se refere s mudanas necessrias nos sistemas e alteraes no escopo de projeto que se referem s alteraes de escopo nos processos definidos no levantamento de processos. As alteraes de escopo de projeto podem demandar alteraes de quantidade de horas ou alteraes que no impactem em contratao de mais horas, porm demandaro mais tempo para concluso do projeto as duas situaes devero ser identificadas, documentadas e aprovadas. Caso exista projeto de desenvolvimento junto a Fbrica de Software contemplar e formalizar a alterao de escopo.
D2 Tempo
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto MIT032 Cronograma do Projeto (PMS)
Recursos Necessrios
Sadas
O gerenciamento do tempo visa garantir que o projeto ser entregue dentro do prazo acordado com o cliente. O principal produto do gerenciamento de tempo o cronograma que dever identificar as atividades, seqncia das atividades, estimativa de recursos, estimativa de durao. O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que sero executadas pelo cliente, de forma que seja efetuado o planejamento da disponibilidade dos seus recursos. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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Dever ficar claro qual ser a carga de trabalho do cliente e qual ser a carga de trabalho da TOTVS. O coordenador de projeto TOTVS dever apresentar e explicar o cronograma aos Analistas de implantao que participaro do projeto. Este procedimento permitir aos Analistas de implantao uma viso global do projeto que esto inseridos e assim tomaro conhecimento formal dos prazos que foram estabelecidos para o seu cumprimento. As regras de paralisao ou reduo das atividades em funo de atrasos ou no pagamento de faturas da TOTVS devero ser definidas. Decidir sobre a utilizao de tcnicas de compresso do cronograma por incluso de mais recursos (crashing) ou por realizar atividades em paralelo (fast-tracking). Para as possveis customizaes e projetos junto a Fbrica de Software, inclu-las no cronograma, definindo os prazos para disponibilizao, testes e liberao para uso no ambiente do cliente. Informar para cada tarefa os responsveis pelo projeto do lado do Cliente e da TOTVS. O cronograma ser gerado atravs da ferramenta PMS de acordo com informaes de escopo de produto gerado no CRM e WBS padro da Metodologia de Implantao a ser aplicada. O analista de implantao dever seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de divergncias, o coordenador do projeto TOTVS dever ser comunicado. Os prazos podero ser alterados quando ocorrerem as seguintes situaes: Alterao de escopo, solicitao do cliente ou solicitao do coordenador de projeto TOTVS. As reunies de avaliao do projeto sero utilizadas para anlise da necessidade de alterao de prazo e para a definio de novas datas. O cronograma dever ser atualizado com as novas datas e encaminhado aos envolvidos na execuo do projeto. necessrio avaliar o impacto da mudana do prazo nas demais variveis do projeto.
D3 Custo
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto Oramento (PMS)
Recursos Necessrios
Sadas
O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o resultado esperado. Inicialmente o controle de custos ser efetuado a partir da quantidade de horas de implantao estabelecida no contrato. Caso haja divergncia entre a quantidade de horas do contrato e a necessidade apurada no levantamento de dados, caber ao departamento comercial realizar nova negociao junto ao cliente. Dever ser realizada uma estimativa de custos para cada atividade do projeto e elaborar um oramento geral para o projeto, deve-se utilizar da ferramenta PMS para elaborar este oramento. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
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Para controle de custo precisam ser avaliados os seguintes pontos: Regras para paralisao ou reduo das atividades do projeto em funo de limites de custos em projetos de investimento ou projetos abertos. Processo para comparar andamento do projeto com o pagamento das faturas do projeto. Avaliao de custo hora de todos os recursos disponveis. Custo de plano de resposta aos riscos do projeto. Atividades externas equipe do projeto como fbrica de software ou de outras empresas contratadas Custos que no debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho, erros de produto ou horas improdutivas para apurar o custo total do projeto. Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reunies, preenchimento de documentos, coleta de validaes, comunicao do projeto s partes interessadas. Regras para aprovao de mudana nos custos dos projetos de investimento ou projetos fechados em que o patrocinador a TOTVS. Regras para aprovao de mudanas nos custos dos projetos, horas abertas ou banco de horas em que o patrocinador do projeto o cliente. Reduo dos custos de viagens ou despesas para aumentar os recursos para as atividades do projeto.
A rentabilidade do projeto ser acompanhada e avaliada com relatrio de rentabilidade a ser extrado da ferramenta PMS.
D4 Qualidade
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto MIT033 MIT039 MIT037 MIT038 MIT040 Requisitos de Entrega Plano de Testes Plano de Treinamento Plano de Carga Plano de Integrao
Recursos Necessrios
Sadas
O gerenciamento da qualidade visa garantir formalmente que os processos contratados foram efetivamente implantados. A qualidade ser atestada quando cada processo for simulado e validado junto ao cliente e os documentos de validao assinados. Sero criados vrios documentos para a garantia da qualidade: Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS

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MIT033 Requisitos de entrega - que dever conter a lista de entregas e requisitos para atender a qualidade e considerar o projeto como entregue MIT037 Plano de Treinamento que serve como uma definio quanto ao processo para planejamento e execuo dos treinamentos. MIT038 Plano de Carga que define as regras para sucesso da converso/carga dos dados de legado ou outras fontes de informaes para o novo sistema. MIT039 Plano de Testes - que registra como sero realizados os testes, o que ser testado e tambm documentar aspectos globais relacionados a testes. Isto possibilitar uma bem-sucedida coordenao e conduo de testes no projeto. MIT040 Plano de Integrao que tem como objetivo planejar e demonstrar a interao entre os produtos TOTVS e produtos legados.
Para controle da qualidade precisam ser avaliados os seguintes pontos: Padres de qualidade relevantes para as entregas e determinar como satisfaz-los Auditoria nos processos para garantir que a metodologia est sendo seguida Plano de treinamento e capacitao dos usurios chave, plano de testes pelos analistas, plano de testes pelos usurios chave e testes mnimos obrigatrios para as rotinas do sistema. Custos da qualidade (investimento em preveno e em avaliao ou testes) devem ser inferiores aos benefcios, custos da no qualidade (retrabalho, satisfao do cliente, impacto nas operaes do cliente, impacto nos negcios do cliente) Lista de verificao para mudanas de fase, virada do sistema e para aprovao das entregas. Comunicao da poltica de qualidade s partes interessadas. Documentao das decises do cliente com impacto na qualidade das entregas do projeto. Relatrio de desempenho da qualidade das entregas do projeto. Registro de todos os erros e problemas, aes corretivas escolhidas, causas identificadas e lies aprendidas.
Monitoramento da Maturidade em Projetos Ser realizado o trabalho de Monitoramento de Maturidade em Projetos pela equipe do PMO atravs de anlise da documentao gerada e aprovada pelo cliente e entrevista com o coordenador de projetos TOTVS e cliente quando necessrio. As informaes obtidas atravs deste trabalho serviro para a constante evoluo da metodologia e as no conformidades detectadas sero registradas atravs de orientaes e plano de ao ao coordenador de projetos. Reunies no cliente podero ser realizadas desde que sejam agendadas com a equipe de servios e aceitas pelo cliente.
D5 Recursos Humanos
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
Recursos Necessrios
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Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto MIT034 Matriz de Responsabilidades
Sadas
O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando e documentando as responsabilidades e as relaes hierrquicas entre os envolvidos no projeto. O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando assim retrabalho e retreinamento. Em caso de substituio de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definir o substituto e comunicar ao cliente. Em caso de substituio de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS dever avaliar impactos (tempo e custos) que podero ocorrer no desenvolvimento do projeto e tambm comunicar formalmente ao cliente. Dever ser atualizado o documento a ser gerado para gerenciamento de recursos humanos: MIT034 Matriz de Responsabilidades : Proporcionar entendimento responsabilidades por parte dos recursos humanos TOTVS e cliente. claro de funes e
Para gerenciamento de recursos humanos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Riscos de sada de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto Diretrio com informaes sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail) Responsabilidades j atribudas nos planos de riscos, qualidade e comunicao. Comprometimento dos usurios chave com as atividades agendadas para o projeto Necessidades e grau de especializao dos recursos para o projeto Compartilhamento de informaes para aumentar a coeso atravs do trabalho em equipe. Agrupar os membros da equipe do projeto em uma sala ou mesmo local fsico para aumentar sua capacidade de atuar como equipe Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback. Necessidade de treinamento para os membros da equipe do projeto Plano de reconhecimento e premiao Avaliaes individuais ou em grupo.
D6 Comunicao
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao
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METODOLOGIA TOTVS
Recursos Necessrios
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Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto MIT035 Matriz de Comunicaes
Sadas
O gerenciamento da comunicao visa garantir que todas as informaes relacionadas ao projeto cheguem s pessoas corretas no tempo certo. O principal produto do planejamento de comunicao e o MIT035 Matriz de Comunicaes: Dever deixar claros os eventos de comunicao do projeto. Deve constar na matriz de comunicao os itens de comunicao, objetivos, freqncia, prazos, formato, meio, nome do responsvel e destinatrio. Um dos itens de comunicao do plano so as reunies, todas as reunies devem possuir uma Ata e algumas so destacadas abaixo: Reunio de Transio Comercial tem como objetivo a transio das informaes de negociao comercial. Reunio de Alinhamento de expectativas com o cliente tem como objetivo alinhar as expectativas do cliente no momento da aquisio do projeto e passar as informaes conduo do projeto. Reunio de Apresentao de Gesto de Projetos tem como objetivo contextualizar o coordenador de projetos do cliente com as prticas de mercado em relao gesto de projetos. Reunio de Abertura de Projetos tem como objetivo apresentar o plano de projeto concludo e buscar o comprometimento da equipe com o projeto. Reunio de Validao do Prottipo tem como objetivo validar a conduo e os objetivos alcanados na realizao do prottipo. Reunio de Preparao para Entrada em Produo tem como objetivo acompanhar e validar as ltimas atividades e aes necessrias para entrada do produto em produo. Reunies de Acompanhamento tem como objetivo registrar e acompanhar a evoluo do projeto, os resultados parciais obtidos, a avaliao do cronograma e a qualidade obtida. Reunio de Encerramento tem como objetivo formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os resultados obtidos, discutir os desvios ocorridos fornecendo dados e experincias sobre o gerenciamento de projetos. Para gerenciamento de comunicao precisam ser avaliados os seguintes pontos: Identificao de todos os interessados que participam do projeto. Identificao das necessidades de informaes das partes interessadas e estabelecer formato e freqncia adequada para cada parte interessada. Definio dos meios de comunicao adequados para a situao (e-mail, relatrio formal, pessoalmente, reunies, eventos)
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METODOLOGIA TOTVS
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Previso de eventos de comunicao no cronograma (reunio de abertura, avaliao de equipe, avaliao dos planos do projeto, encerramento) Planejamento de comunicao dos problemas resolvidos s partes interessadas.
D7 Riscos
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano de Projeto MIT036 Matriz de Riscos
Recursos Necessrios
Sadas
O gerenciamento de riscos visa garantir que sejam identificados, qualificados e quantificados e definidas respostas para riscos identificados no projeto. Com base na anlise dos documentos j elaborados at esta atividade, nas entrevistas e reunies com o cliente, com o coordenador de projetos do cliente, com a equipe comercial e a equipe do projeto, fazer a identificao dos riscos j conhecidos, qualificando e listando-os no MIT036 Matriz de Riscos, descrevendo tambm as aes mais adequadas para trat-los. Este um importante instrumento de apoio a gesto do projeto e ser base de controle dos riscos durante todo o projeto, sendo atualizado quando necessrio. Tambm ser utilizado como base para o desenvolvimento das instrues e estratgias para a gesto de riscos no documento "Gerenciamento de Riscos", quando aplicvel. Todo projeto envolve riscos, com maior ou menor impacto e probabilidade de ocorrer. Sendo assim, a identificao dos mesmos obrigatria a partir do nvel 3 de complexidade e desejvel para projetos considerados de baixa complexidade, pois o coordenador de projetos TOTVS pode elaborar facilmente uma lista e realizar as anlises correspondentes, aumentando as chances de um projeto bem gerenciado. Para gerenciamento de riscos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Os riscos devem ser agrupados em categorias (tcnicos, gerencial, poltico, legal, externos, organizacional) Processo, freqncia e pblico envolvido nos ciclos para identificao de novos riscos, mudanas nos riscos medida que as fases do projeto so concludas. Riscos devido a incertezas das premissas. Riscos Negativos: Definio de aceitar porque no pode ser eliminado. Riscos Positivos: Definio de explorar eliminar a incerteza e aproveitar a oportunidade, compartilhar atribuir a terceiros para utilizar a oportunidade em benefcio do projeto, melhorar aumentar o tamanho da oportunidade pela maximizao dos principais acionadores de risco. Riscos residuais ou que permanecem mesmo aps a realizao de respostas planejadas Riscos secundrios que surgem como resultado direto da implementao de uma resposta a riscos.
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METODOLOGIA TOTVS
D8 Aquisies
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Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto Solicitaes de Aquisies / emprstimos (PMS)
Recursos Necessrios
Sadas
O gerenciamento de aquisies visa garantir que o projeto foi analisado e identificadas quais necessidades podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisio de produtos ou servios de terceiros ou de reas internas da TOTVS. A solicitao de aquisies no projeto de implantao a contratao de terceiros para conduo de partes ou toda a implantao junto ao cliente, pode ser tambm a contratao da fbrica de software para personalizaes identificadas no processo. Para solicitao e acompanhamento de todo o processo de aquisies ser utilizada a ferramenta PMS. Para gerenciamento de aquisies precisam ser avaliados os seguintes pontos: Processo para contatar, solicitar respostas e selecionar fornecedores Processo para administrar e encerrar os contratos Documentos de requisitos dos produtos e servios ou resultados esperados (relacionar com os requisitos do projeto) Nvel de formalizao para cada aquisio (pedido, proposta, contrato) Cronograma do projeto ajustado para considerar o cronograma de entregas do fornecedor ou negociar com o fornecedor prazos limite para as entregas, em funo de marcos de cronograma j assumidos com o cliente Definir qual ser a relao entre cliente e subcontratado Considerar fornecedor contratado na anlise de partes interessadas Impacto da contratao dos fornecedores nos planos de escopo, comunicao, riscos, custos, qualidade, cronograma.
Para encerramento dos contratos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Processo para gerenciar a execuo, monitoramento e encerramento dos servios prestados ou produtos adquiridos para o projeto Requisitos de entrega e de desempenho especificados dentro dos contratos Processo para garantir que o desempenho do fornecedor atenda aos requisitos contratuais e termos do contrato
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METODOLOGIA TOTVS

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Autorizao do trabalho da contratada no tempo adequado Monitoramento do custo, cronograma e desempenho tcnico da contratada Inspeo e verificao da qualidade das entregas do fornecedor Mudanas aprovadas divulgadas corretamente Gerenciamento dos pagamentos pelos produtos e servios do contrato (comparar evoluo dos servios com os pagamentos) Plano de comunicao para comunicao do andamento do trabalho Anlise de desempenho, auditoria e inspeo de acordo com o estabelecido no contrato Garantia que todas as entregas e trabalhos foram aceitos antes do encerramento dos contratos Observao de termos ou condies no contrato para o seu encerramento Resciso, caso houver, documentar os motivos Formalizao do encerramento do contrato
D9 Integraes
Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Coordenador de Projetos Cliente Analistas de Implantao Contrato/Proposta MIT021 Termo de Abertura MIT030 Plano do Projeto
Recursos Necessrios
Sadas O gerenciamento das integraes visa garantir a integrao e coordenao de todos os planos auxiliares e possibilitar a orientao da equipe para a execuo das atividades do projeto, para o monitoramento e controle dos resultados. Para gerenciamento da integrao precisam ser avaliados os seguintes pontos: As mudanas de etapas do projeto devem ser encerradas atravs de validaes do cliente. Os motivos que levaram o cliente a no aceitar as entregas devem ser examinados e entendidos. Quanto mais cedo os problemas e reclamaes forem tratados e resolvidos, menores os impactos no resultado final do projeto. Liberar acesso e vincular analistas as tarefas do projeto no PMS. O apontamento das horas no projeto para garantir a execuo das atividades com detalhes suficientes para o coordenador de projetos avaliar o andamento fsico. Documentao do projeto preenchida e com a assinatura e validao do cliente. Lies aprendidas coletadas durante todo o projeto.
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METODOLOGIA TOTVS

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Metodologia de implantao aplicada. Necessidade de documentos que o usurio precisa providenciar para prottipos. Conscientizao do usurio chave da importncia da realizao de suas atividades. Avaliao do escopo, qualidade das entregas de requisitos e da situao de todas as mudanas solicitadas, aes corretivas, aes preventivas, lista de tarefas e pendncias e registro de riscos antes da entrada em produo. Garantia de aes corretivas ou preventivas tomadas no momento certo. Avaliao de medies e anlise de tendncias para ter uma viso clara da sade do projeto. Comparao do desempenho real com as linhas de base e com o Plano de Projeto para determinar se so indicadas aes preventivas ou corretivas e recomendar estas aes conforme necessrio. No implementar mudanas, aes corretivas ou preventivas sem formalizao ou aprovao. No deixar de implementar mudanas aes corretivas ou preventivas j formalizadas e aprovadas. Avaliao se as atividades do projeto foram concludas Requisitos de aprovao atendidos e entregas aceitas Documentao do projeto preenchida Documentar motivo e atividades realizadas em caso de cancelamento ou interrupo do projeto. Reunio de encerramento no cliente e TOTVS e formalizao das lies aprendidas. Entrega da documentao do projeto ao PMO para arquivamento Encerramento do projeto sistemicamente (CFP, PMS) Encerramento do contrato associado ao projeto.
Caso o cliente possua projetos de desenvolvimento junto rea de Fbrica de Software ou projeto de investimento em produto junto equipe de Inteligncia de Produto e estes projetos estejam integrados ao projeto de implantao do produto dever ser contemplado no processo de gerenciamento de integraes. O coordenador de projetos TOTVS dever acompanhar o andamento dos diversos projetos no cliente, ajustar o cronograma de acordo com as integraes dos projetos e garantir a integrao dos projetos.
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METODOLOGIA TOTVS
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E - Modelagem dos Processos
Nesta etapa o objetivo , utilizando-se de todo o planejamento do projeto, fazer o levantamento necessrio das informaes do cliente, dos processos de negcio envolvidos, e se necessrio, revisar e ajustar os planos j feitos, firmar o cronograma, preparando-se para homologao de todo o contedo do planejamento com o Cliente. Efetuar o levantamento dos processos existentes no cliente, coletando informaes e transformando-as em conhecimento. O resultado final um documento que servir de ajuda para a parametrizao do sistema. O levantamento permite a definio do escopo detalhado para a implantao de cada aplicativo. Fornecer a base de apoio a todos os envolvidos, para conhecer os processos do cliente durante a realizao do prottipo, deve atender as seguintes exigncias: Tem que ser construdo com qualidade e ser entendido como a fase mais importante do planejamento para a implantao. O documento gerado tem que ser aprovado pelo cliente aps a apresentao a todos os participantes do comit. Deve estar disponvel no local, onde os Analistas de implantao realizaro seus treinamentos, para que seja consultado em cada visita e seguido como roteiro de implantao. Servir de apoio aos coordenadores como documento de verificao sobre as atividades executadas pelos Analistas de implantao. O levantamento deve ser atualizado cada vez que so identificadas diferenas em relao ao definido originalmente, para planejar potenciais mudanas no escopo do projeto. O Fluxograma dos processos deve destacar a importncia ou o peso que cada processo tem no contexto do cliente, de forma que este peso possa ser indicado na MIT051 - Matriz de Conhecimento a ser aplicada nas fases de prottipo. No levantamento dos processos, as no aderncias do produto ao processo do cliente devem ser registradas no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias.
E1 Levantamento
Envolvidos Analistas de Implantao Lderes de Processo
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METODOLOGIA TOTVS
Recursos Necessrios
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Usurios Chave MIT021 MIT022 MIT030 MIT031 MIT032 MIT033 MIT034 MIT035 MIT036 Termo de Abertura Plano de Atividades Plano do Projeto Solicitao de Mudana Cronograma do Projeto Requisitos de Entrega Matriz de Responsabilidades Matriz de Comunicao Matriz de Riscos
Sadas
Levantamento do processo e caractersticas do cliente.
A partir da agenda fechada com o cliente, efetuar as entrevistas com cada um dos usurios responsveis apontados para os respectivos processos, coletando as informaes necessrias sobre as funes existentes em seus processos, as entradas, o trabalho realizado e as correspondentes sadas, gerando assim, o fluxo do processo / funes. Este detalhamento deve ser feito em nvel suficiente para que se possa definir o processo implementado com o uso dos produtos TOTVS. Dever ser a base de apoio para o analista de implantao conhecer o ambiente do cliente e para a realizao dos prottipos. Caso sejam identificados itens de potencial no aderncia do produto ao processo do cliente devero ser detalhados. Para cada potencial no aderncia encontrada, o analista de implantao deve procurar apresentar uma soluo utilizando o produto, evitando personalizaes. Devem ser entendidas necessidades de personalizaes somente aqueles processos especficos do cliente e que todas as possibilidades e formas do produto atend-lo j tenham sido esgotadas.
E2 Documentao
Envolvidos Recursos Necessrios Analistas de Implantao MIT021 MIT022 MIT030 MIT031 MIT032 MIT033 MIT034 MIT035 MIT036 MIT041 MIT042 MIT043 MIT044 MIT006 MIT046 MIT045 Termo de Abertura Plano de Atividades Plano do Projeto Solicitao de Mudana Cronograma do Projeto Requisitos de Entrega Matriz de Responsabilidades Matriz de Comunicao Matriz de Riscos Especificao de Processo Fluxograma de Processo Especificao de Parametrizao Especificao de Personalizao Lista de Tarefas e Pendncias Anlise de GAPS Plano de Prottipo Integrado Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
Sadas
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METODOLOGIA TOTVS
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Define as fases a serem executadas, fazendo com que somente os processos que interessam ao cliente sejam simulados, evitando ter que percorrer todas as funcionalidades que produto oferece. Devem atingir um nvel de detalhe que permita fornecer informaes sobre o grau de complexidade do processo, pontos crticos e seqncia de atividades. A documentao ser o roteiro de trabalho para toda a implantao. de extrema importncia que nesta documentao estejam consideradas as necessidades de definies para a correta parametrizao do produto e que estas definies estejam disponveis no momento requerido pela etapa de Implantao. Nesta atividade devero ser gerados os seguintes documentos: MIT041 Especificao de Processo : Dever registrar o processo proposto, tal como ser efetivamente implantado. Dever registrar tambm o processo atual do cliente, para registrar a mudana no processo. MIT042 Fluxograma de Processo : Contm a representao grfica da descrio de cada processo. O Fluxograma indispensvel, pois substitui a descrio textual do processo e facilita a compreenso do usurio quanto ao processo que ser implantado. MIT043 Especificao de parametrizao : Fornece ao analista de implantao as parametrizaes necessrias para que os processos levantados no cliente funcionem nos produtos que sero implantados. Este documento necessrio no caso de produto com alto nvel de parametrizao. No caso de produto Datasul este documento de especificao de parametrizao pode ser preenchido no momento da realizao da capacitao. MIT044 Especificao de personalizao : Contm o detalhe de personalizao identificada como necessria no cliente. MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Documento de Controle que pode ser aberto nesta atividade para registrar as pendncias de informaes do cliente e tambm Chamado abertos para desenvolvimento de personalizaes identificadas. MIT046 Anlise de GAPS Documento utilizado para registrar e controlar os itens divergentes entre o escopo original contratado e as necessidades levantadas durantes as entrevistas com os usurios chave. Neste documento ser registrada a lista de GAPs para tomada de deciso. MIT045 Plano de Prottipo Integrado Deve ser confeccionado em reunio do coordenador do projeto TOTVS com os Analistas de implantao. Este documento servir como roteiro para o cliente e Analistas de implantao, quais as atividades importantes e necessrias a serem executadas no prottipo integrado. Precisa-se ter claro neste momento o papel dos seguintes documentos: MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Tem como objetivo o registro das atividades e pendncias que servir como ferramenta nas reunies de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsveis das pendncias que esto impactando no andamento do projeto. Ter um nvel de detalhe que no precisa ser includo no cronograma. MIT032 Cronograma do Projeto Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto atravs da Estrutura Analtica de Projeto padro para anlise gerencial e detalhada no nvel de pacotes de trabalho, entregveis para anlise do coordenador de projetos TOTVS e cliente atravs dos apontamentos das horas aplicadas e progresso fsico das mesmas.
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METODOLOGIA TOTVS
Envolvidos
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E3 Validao e Aprovao
Analistas de Implantao Comit do Projeto MIT021 MIT041 MIT042 MIT043 MIT044 MIT006 MIT046 MIT021 MIT041 MIT042 MIT043 MIT044 MIT006 MIT046 MIT045 MIT005 Termo de Abertura Especificao de Processo Fluxograma de Processo Especificao de Parametrizao Especificao de Personalizao Lista de Tarefas e Pendncias Anlise de GAPS
Recursos Necessrios
Sadas
- Termo de Abertura - Especificao de Processo - Fluxograma de Processo - Especificao de Parametrizao - Especificao de Personalizao - Lista de Tarefas e Pendncias - Anlise de GAPS Plano de Prottipo Integrado - Ata de Reunio
Em reunio com a presena de todos os integrantes do Comit do Projeto e quando necessrio o Executivo da Conta TOTVS responsvel pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos, processos propostos e relao de personalizaes para que o Comit promova sua anlise e aprovao. Caso sejam aprovadas as personalizaes identificadas avaliar a necessidade de solicitar a participao da equipe da Fbrica de Software para elaborar o levantamento detalhado e oramento para apresentao ao cliente. Caso seja aprovado um projeto de desenvolvimento junto a Fbrica de Software o coordenador de projetos TOTVS ser responsvel pela integrao dos dois projetos atuando como canal de comunicao junto ao cliente.
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METODOLOGIA TOTVS
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F Homologao do Planejamento
A meta principal desta fase atingir o consenso entre a TOTVS e o Cliente sobre o projeto a ser implementado e os respectivos planejamentos e controles necessrios para se atingir o sucesso da referida implementao. Nesta etapa fundamental reforar o entendimento e o alinhamento das expectativas entre a TOTVS e o Cliente e ainda, clara definio dos produtos finais a serem entregues e responsabilidades envolvidas. Esta etapa tem muita importncia principalmente para os esforos de se demonstrar ao Cliente que conseguimos abstrair o entendimento de suas necessidades e que nossas solues devero adicionar valor aos seus processos e negcios.
F1 - Apresentao Interna do Projeto

Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projeto TOTVS Analistas de Implantao MIT030 - Plano do Projeto MIT032 Cronograma do Projeto Equipe do projeto alinhada. MIT005 Ata de Reunio
Recursos Necessrios
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A apresentao interna do projeto tem como objetivo alinhar todos os participantes da equipe com o plano do projeto para garantir a qualidade, aplicabilidade e comprometimento com os objetivos traados. Deve esclarecer a equipe toda documentao necessria e regras estabelecidas para conduo do projeto. Reunir-se com o time do projeto repassando-lhes: Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS

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O plano geral do projeto, premissas, escopo, riscos, dependncias entre atividades e a importncia de suas execues nos prazos planejados As atividades programadas para cada participante Destacar as atividades de treinamento, parametrizao e cadastramento do software, demonstrando-lhes a forma com que os dados sero inseridos (converso, importao ou digitao), bem como apresentar os grupos de usurios que sero treinados
F2 Validao do Plano do Projeto com o Cliente

Envolvidos Coordenador de Projeto TOTVS Coordenador de Projeto Cliente Patrocinador do projeto MIT030 - Plano do Projeto MIT047 Apresentao do Plano do Projeto MIT005 Ata de Reunio
Nesta validao com o cliente ser apresentado e validado todo o plano de projeto desenhado e os planos das reas do projeto (escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicao, riscos, aquisies e integrao). Deve-se apresentar a estrutura da rea de servios para entendimento da equipe de apoio no processo de implantao do projeto. Dever ser formalizado junto ao cliente: Atividades o que ser desempenhado e o resultado esperado de cada atividade Recursos quem estar envolvido em cada atividade tanto pela TOTVS como pelo cliente Responsabilidades definir os limites de atuao para cada funo do projeto. Esclarecer as atividades de cada recurso alocado ao projeto (Comit diretivo, coordenadores, Tecnologia da informao, Analistas de implantao, lideres de processo e usurios chave) Utilizao de base de dados teste para a realizao de prottipos, reduzindo problemas com falhas de programas e parametrizaes erradas e no prejudicando a base de produo. Instalao do produto.
Dever ser alinhado com o coordenador de projeto do cliente que informaes devero ser apresentadas na reunio de validao do plano para todo o comit. Poder ser apresentado o fluxo do processo de gerenciamento do projeto, o cronograma, o comit do projeto, matriz de responsabilidades, metodologia de implantao, plano de comunicaes, como ser efetuado o acompanhamento do progresso do projeto, reunies de comit executivo.
F3 Reunio de Validao do Plano

Envolvidos Recursos Necessrios Sadas Comit do Projeto Executivo e Operacional MIT047 Apresentao do Plano do Projeto MIT030 Plano do Projeto (validado) Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
MIT047 Apresentao do Plano do Projeto (realizada) MIT005 Ata de Reunio Apresentao do plano do projeto para todo o comit do projeto de acordo com a validao efetuada junto ao coordenador do projeto do cliente. Nesta atividade realizada a apresentao do plano do projeto utilizando o MIT047 Apresentao do Plano do projeto ao comit do projeto. Apresentar a estratgia traada para o projeto envolvendo escopo, cronogramas, responsabilidades e resultados esperados. Demonstrar ao cliente e equipe do projeto os planejamentos finais para incio da fase de Execuo, destacando os pontos fundamentais para a busca do sucesso na implementao Destacar a importncia e a essencialidade de cada membro participante do projeto, destacando que a no disponibilidade dos recursos representar prejuzos no projeto. Informar ao cliente que algum marcos do projeto dever ter o seu de acordo, para que possa ser dada continuidade no mesmo. Detalhar o que estar contido no projeto e o que no estar contido no escopo do projeto Destacar as funes / processos que no so aderentes aos produtos TOTVS. Nestes casos, sugerir possveis solues customizadas ou mudana de procedimento nas atividades do Cliente. Caso nenhuma das alternativas atenda ao Cliente, deixar claro no plano de projeto. O baseline deve ser registrado no cronograma de projeto para futuros comparativos
Caso a etapa de Levantamento dos processos do cliente se estenda por um perodo maior que 3 semanas deve-se avaliar a necessidade de aprovao de um plano de projeto preliminar para garantir o conhecimento das regras e responsabilidades dos participantes com o projeto. Efetuar nos planejamentos as possveis e necessrias alteraes solicitadas pelo cliente, desde que no resultem em mudanas do escopo, prazos e custos projetados e obtenha o de acordo do cliente. Caso haja divergncia entre os planejamentos apresentados daquele contratado pelo cliente, nveis de responsabilidade ou as solicitaes de mudana pelo cliente resultem em mudanas do escopo, prazos e custos, deve-se retornar a informao a rea comercial para reavaliao e contatos com o cliente e equipe de projeto, at que se obtenha o de acordo para incio da prxima Fase. Dependendo do porte ou da complexidade do projeto, nem todos os planos mencionados so obrigatrios, mas recomenda-se para uma boa gesto, o mximo de formalizao em documentos do planejamento.
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METODOLOGIA TOTVS
F3 FASE DE EXECUO
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
Nesta fase realizada a etapa de Implantao onde ocorre a instalao, parametrizao e capacitao no produto e tambm as atividades de prottipos dos processos da empresa. Alm disso, efetua-se a preparao para entrada em produo contemplando todas as atividades para entrada do produto em produo e prev os acompanhamentos das atividades iniciais e fechamentos.
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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G Parametrizao e Cadastros
A diretriz da etapa de Parametrizao e Cadastramento a de gerar condies para inicializao dos processos de utilizao e insero dos parmetros e cadastros do software tanto no que tange ao ambiente fsico de operacionalizao do sistema, bem como no que se refere aplicao dos dados colhidos nas fases anteriores desta metodologia.
G1 Instalao dos Produtos

Envolvidos Analista de Infra-estrutura TOTVS Equipe tcnica do cliente. MIT021 - Termo de Abertura MIT041 - Especificao de Processo MIT042 - Fluxograma de Processo MIT043 - Especificao de Parametrizao Mdia do Produto MIT050 Lista de tarefas para instalao
Recursos Necessrios
Sadas
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
Instalao do produto nos servidores e estaes do cliente. Devem existir dois bancos de dados em operao (um para base oficial e outro para fazer os testes e simulao) para assegurar o processo de implantao sem perdas de informao. Nesta atividade ser realizada a instalao e tambm o treinamento de um representante da equipe tcnica cliente na administrao do sistema e banco de dados. O representante da equipe tcnica do cliente j dever realizar a liberao de uma senha para cada usurio chave a ser treinado. Certificar-se, com o representante da equipe tcnica do cliente, se as demais instalaes esto concludas (impressoras, estaes de trabalho, servidores, etc.). Aps a instalao o tcnico dever validar o MIT050 Lista de tarefas para instalao com o cliente e entregar uma cpia ao coordenador do projeto TOTVS. Deve-se avaliar se o cliente possui contrato com o Datacenter TOTVS Infra e seguir o procedimento necessrio de autorizao do cliente para instalao e configurao do produto.
G2 - Parametrizao do Sistema
Envolvidos Recursos Necessrios Analistas de Implantao MIT021 MIT041 MIT042 MIT043 Termo de Abertura Especificao de Processo Fluxograma de Processo Especificao de Parametrizao
Sadas
MIT072 Manual de Operao do Prottipo Produto parametrizado
Caso o produto exija, cada analista de implantao de posse de suas especificaes de processos e das informaes passadas pelo coordenador do projeto TOTVS, como a carga horria disponvel a ser aplicada para todo o projeto e das atividades especificadas no cronograma dever elaborar a construo do MIT072 Manual de Operao do Prottipo. Este manual dever conter cpia de todas as telas dos programas a serem treinados e praticados no prottipo. De acordo com o plano de projeto e especificaes de processos aprovados, efetuar parametrizao das funes e cadastros bsicos do produto, identificados pelos modelos das especificaes dos processos aprovados. Ser a transformao das especificaes dos processos do cliente em parmetros respeitando estritamente o definido no plano do projeto.
G3 Desenvolvimento de Especficos e Customizaes

Envolvidos Coordenador de Projetos TOTVS Fbrica de Software MIT006 - Lista de Tarefas e Pendncias MIT044 - Especificao de Personalizao MIT046 - Analise de GAPS Especficos e Customizaes desenvolvidos Produto parametrizado Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
Recursos Necessrios
Sadas
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
Orientar a Fbrica de Software para realizar os possveis programas especficos (funcionais, intefaces com outros sistemas, programas de converso) que fizeram parte da proposta aprovada e/ou daqueles que foram definidos e aprovados na fase de planejamento. Desenvolvimento de especficos ou customizaes so solues de software que, independentemente da linguagem utilizada, atendem os requisitos prprios e caractersticos de um determinado cliente, os quais no so atendidos pelo produto. Caso os mesmos no forem atendidos, exigem um esforo significativo dos usurios do produto para a realizao de suas atividades.
G4 - Capacitao
Envolvidos Analistas de Implantao Lderes de Processos Usurios Chave MIT041 MIT042 MIT072 MIT037 - Especificao de Processo - Fluxograma de Processo - Manual de Operao do Prottipo Plano de Treinamento
Recursos Necessrios
Sadas
Usurio Chave Capacitado MIT010 Validao de Processos MIT051 Matriz de Conhecimento
Consolidao dos processos definidos e documentados anteriormente. A equipe de projeto deve proporcionar aos usurios chave o entendimento das rotinas implantadas e os procedimentos para utilizlas. Ministrar a capacitao de acordo com o MIT037 - Plano de Treinamento, se houver, e obedecendo a diviso dos grupos de acordo com suas respectivas reas de atuao e processos. Capacit-los para a execuo via digitao, informando os cadastros que devero ser manutenidos manualmente ou via importao de dados, instruindo-os para as APIs que devem ser utilizadas, bem como via converso de dados, orientando-os sobre cada um dos conversores criados. Durante o processo de capacitao o analista dever fazer analogias aos processos do Cliente, com o objetivo de repassar-lhes tarefas (lies de casa) j prevendo, se possvel, a populao da base de dados com dados reais da empresa. O usurio chave capacitado no seu processo monitorado passo a passo pelo analista de implantao, que orienta como o produto responde a cada processo da especificao dos processos. realizado de forma independente dos outros processos. Preparar os usurios chaves para a execuo das funcionalidades e processos existentes e orient-los para os prottipos isolados independentes no respectivo ambiente, bem como para a execuo real no ambiente de produo. Com base na capacitao realizada, cada usurio dever: Elaborar os roteiros de carga de dados contendo o mtodo de entrada das informaes (digitao, programa de carga ou importao) Iniciar e / ou complementar as atividades de definio dos parmetros gerais do software, bem como o cadastramento das bases de dados, de acordo com o seqenciamento definido na lista de Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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tarefas e pendncias e de acordo com o meio definido (digitao, importao ou converso) no roteiro de carga. Para fins de aprendizado deve ser realizado primeiramente nas bases de testes e, aps adquirir o domnio, realizar em ambiente de produo. Separar o grupo de usurios que ir cadastrar os parmetros contbeis, pois este grupo ir requerer o envolvimento de membros da contabilidade do cliente.
G5 Disponibilizao de especficos / customizaes

Envolvidos Fbrica de Software Comit do Projeto MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT046 Anlise de GAPs MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT046 Anlise de GAPs MIT010 Validao de Processos
Recursos Necessrios
Sadas
Procurar disponibilizar, nesta atividade, no mnimo os programas especficos relativos a cadastros e parametrizaes, os quais devero ser utilizados na atividade seguinte do cliente de parametrizar e popular cadastros. Armazenar os programas no devido diretrio com Backup e realizar os testes. Atualizar a planilha MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias com os itens entregues e obter a homologao do Cliente dos programas liberados, filtrando somente os itens entregues
G6 Validao da Parametrizao e Cadastros

Envolvidos Recursos Necessrios Sadas Comit do Projeto MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT005 Ata de Reunio
Revisar com os representantes do Cliente as metas do projeto atingidas at o momento, validar a capacitao a parametrizao e os cadastros realizados pelos usurios. Avaliar os resultados conquistados, as limitaes, os resultados no alcanados e montar plano de ao para se atingir os resultados factveis no alcanados, buscando a concordncia e apoio do Cliente para os mesmos, alinhando, desta forma, as expectativas entre a TOTVS e o Cliente.
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METODOLOGIA TOTVS
H - Prottipos
DE
IMPLANTAO
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O prottipo trata da simulao dos processos reais do cliente utilizando o produto adquirido. A etapa de implantao deve representar cerca de 40% de todo o tempo dedicado ao projeto e deve ser executada garantindo que o cliente obteve o conhecimento total de como todos os processos da empresa sero realizados no produto adquirido. O prottipo direciona os usurios do Cliente a maximizarem o uso dos mdulos dos produtos TOTVS nos processos e funes de movimentao e manuteno dos dados relativos s suas atividades rotineiras, substituindo progressivamente os antigos processos. Durante o processo de execuo de prottipos, deve-se estar atento ao registro de potenciais no aderncias que, antes de serem registradas no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias devem ser analisadas alternativas disponveis no sistema em relao forma de como o processo existente realizado. O prottipo pode ser realizado vrias vezes a fim de garantir que tanto o analista de implantao quanto os lderes de processos e usurios chave obtiveram o consenso total de como os processos so realizados ao longo das especificaes de processo.
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METODOLOGIA TOTVS
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IMPLANTAO
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O MIT051 Matriz de Conhecimento deve ser aplicado aps cada tipo de prottipo concludo, para avaliar o conhecimento adquirido pelos usurios chaves e que, para cada desvio de conhecimento identificado possam ser tomadas aes corretivas.
H1 Criar Ambiente de Prottipo

Envolvidos Analista de infra-estrutura TOTVS Equipe tcnica do cliente MIT039 Plano de Testes MIT038 Plano de Carga MIT040 Plano de Integrao MIT053 Roteiro de Carga
Recursos Necessrios
Sadas
Converter / Importar os dados necessrios para os testes, para a base de simulao. Tambm deve fazer parte desta atividade a carga de Saldos. Aps os testes de carga dos dados transacionais (saldos em aberto) na base de simulao, atualizar, se necessrio o template Roteiro de Carga (Carga de Dados).
H2 - Disponibilizao de Especficos
Envolvidos Fbrica de Software Comit do Projeto MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT046 Anlise de GAPs MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT046 Anlise de GAPs MIT010 Validao de Processos
Recursos Necessrios
Sadas
Disponibilizar as demais customizaes, as quais devero ser utilizadas nas atividades de prottipo. Armazenar os programas no devido diretrio com Backup e realizar os testes. Atualizar a planilha MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias com os itens entregues e obter a homologao do Cliente dos programas liberados, filtrando somente os itens entregues
H3 Definir Documentos a serem Prototipados

Envolvidos Lderes de Processo Usurios Chave MIT039 Plano de Testes MIT045 Plano de Prottipo Integrado MIT042 Fluxograma do Processo Documentos Selecionados
Recursos Necessrios
Sadas
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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Os Analistas de implantao devero por fim orientar os lderes de processo e usurios chave a identificar e separar, num universo reduzido, documentos utilizados no dia-a-dia e que reflitam as principais transaes da empresa. Tal documentao ser utilizada nos prottipos, tornando-os mais prximos da realidade do cliente e facilitando o entendimento dos usurios a serem treinados. Os usurios chave devero separar os documentos com base nos processos a serem implantados. Estes documentos devem proporcionar condies para prototipao de cada um dos processos que entraro em produo. Devem ser utilizados os documentos MIT042 Fluxograma de Processos e o MIT045 Plano de Prottipo Integrado como base.
H4 Prottipo Isolado Independente

Envolvidos Lderes de Processos Usurios Chave MIT041 Especificao do processo MIT042 Fluxograma do processo MIT072 Manual de Operao do Prottipo MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT039 Plano de Testes MIT045 Plano de Prottipo Integrado Dados para prottipo Usurio Chave capacitado Prottipo Isolado Independente (realizado) MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias (atualizado) MIT051 Matriz de Conhecimento
Recursos Necessrios
Sadas
Aps a capacitao o usurio chave executa o prottipo de seu processo de forma independente, ou seja, sem a assessoria do analista de implantao, repetindo-o diversas vezes e registrando todas as dvidas que porventura apaream. Simular cada um dos mdulos seguindo o roteiro de testes desenvolvido.
H5 Reviso do Prottipo Isolado Independente

Envolvidos Lderes de Processos Usurios Chave Analistas de Implantao MIT041 Especificao do processo MIT042 Fluxograma do processo MIT072 Manual de Operao do Prottipo MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT039 Plano de Testes Dados para prottipo Usurio Chave capacitado Reviso do prottipo isolado independente
Recursos Necessrios
Sadas
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
(realizada) MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias (atualizado) MIT051 Matriz de Conhecimento O usurio chave esclarece as dvidas registradas na execuo dos prottipos isolados independentes com o analista de implantao. Esta atividade deve ser realizada somente aps o prottipo isolado independente tenha sido realizado pelo usurio chave. Na concluso desta reviso, colher a aprovao do usurio chave no MIT045 Plano de Prottipo Integrado. Avaliar a necessidade de capacitao ou prottipo complementar para a equipe, assegurando o domnio da soluo quando da entrada em produo. Se necessrio uma capacitao ou prottipo complementar, atualizar o cronograma e verificar impactos no projeto.
H6 - Prottipo Integrado
Envolvidos Usurios chave Lderes de processo Analistas de implantao Coordenador do projeto TOTVS Coordenador do projeto cliente MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT045 Plano de Prottipo Integrado MIT039 Plano de Testes Dados para Prottipo Prottipo Integrado (realizado) MIT051 Matriz de Conhecimento MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Usurio chave treinado
Recursos Necessrios
Sadas
Todos os usurios chave acompanhados dos respectivos Analistas de implantao e lderes de processo, executam seus prottipos efetuando todo o fluxo de seus processos e conferindo a integrao dos sistemas at a situao de gerao dos lotes para a Contabilidade, fechamento de estoques e fechamento de custos. Este prottipo executado na seqncia em que as transaes da empresa so executadas: Plano de Vendas, Plano de Produo, MRP, Aquisio de Materiais, Apontamento da Produo e Faturamento, com gerao de informaes fiscais, integrao contbil e financeira. O prottipo integrado exige 100% de envolvimento do analista de implantao na sua execuo. Dever ser utilizado como roteiro o MIT045 Plano de Prottipo Integrado e ao final do prottipo dever ser preenchida a coluna de situao, confirmando a execuo de todas as tarefas planejadas e validadas pelo cliente.
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METODOLOGIA TOTVS
Envolvidos Recursos Necessrios Sadas
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
H7 - Validao dos Prottipos

Comit do Projeto MIT051 Matriz de Conhecimento MIT005 Ata de Reunio MIT052 Lista de Tarefas para Entrada em Produo MIT054 Plano de Virada
Utilizar o MIT051 Matriz de Conhecimento ao trmino de cada prottipo realizado, de forma que o Comit do Projeto possa avaliar o processo de capacitao dos usurios chaves em relao ao entendimento e a prtica no produto. Os itens a serem avaliados no MIT051 Matriz de Conhecimento devem coincidir com os principais processos relacionados nas especificaes de processo. O resultado do MIT051 Matriz de Conhecimento deve ser analisado pelo Comit do Projeto, para juntos identificarem possveis desvios ou problemas nas capacitaes e processos, e planejarem a correo destes com novas capacitaes dos usurios ou maior intensidade de prottipos. Preencher, juntamente com o cliente, o MIT052 Lista de Tarefas para Entrada em Produo e o MIT054 - Plano de Virada. Utilizar o plano de virada padro e complement-lo com as especificidades do ambiente deste Cliente. Apresentar o planejamento da entrada dos produtos em ambiente de produo, firmando o compromisso das 2 partes (TOTVS e Cliente) com as responsabilidades para a operacionalizao deste novo ambiente.
I - Definio do Ambiente de Produo
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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O foco desta etapa assegurar a harmoniosa transio do software do ambiente de testes e simulaes para o ambiente de produo, deixando-o disponvel para seus usurios finais. Esta transio pode exigir ajustes pequenos com base no feedback do usurio. Nesse momento do ciclo de vida do projeto, o feedback do usurio deve priorizar o ajuste fino do produto, a configurao, a instalao e os problemas de usabilidade; todos os problemas estruturais mais graves devem ter sido trabalhados nas etapas anteriores do ciclo de vida do projeto.
I1 - Validar acessos e Treinamento dos usurios finais

Envolvidos Equipe tcnica do cliente Usurios Chave Usurios Finais Permisses de acesso dos usurios MIT072 Manual de Operao do Prottipo MIT037 Plano de Treinamento Logins e acessos cadastrados Usurios finais treinados
Recursos Necessrios
Sadas
Dever ser validado o cadastramento dos usurios e seus acessos baseados nas transaes utilizadas no prottipo, como tambm dos acessos de impressoras promovido pela equipe tcnica do cliente. Validar o treinamento do usurio final que deve ter sido treinado pelo usurio chave conforme planejamento feito pelo coordenador de projetos do cliente apoiado pelo coordenador de projeto TOTVS. Caso o cliente tenha contratado treinamento de consultores para seus usurios finais, este treinamento deve ser parte do MIT030 - Plano de Projeto e, sempre que possvel detalhado no MIT037 - Plano de Treinamento, tambm gerando atividades no cronograma, conforme nveis de controle desejados. A boa capacitao dos usurios sinnimo de bom uso das funcionalidades da ferramenta implementada, ento, cabe ao coordenador de projeto TOTVS conduzir o assunto de forma a sensibilizar os envolvidos, como tambm disponibilizar os melhores recursos para este fim, quando for de sua responsabilidade a execuo.
I2 Execuo do Plano de Virada

Envolvidos Recursos Necessrios Comit do Projeto MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT052 Lista de Tarefas para entrada em Produo MIT054 Plano de Virada MIT038 Plano de Carga MIT005 Ata de Reunio MIT010 Validao de Processos
Sadas
Executar o MIT054 Plano de Virada e revisar o MIT052 Lista de Tarefas para entrada em produo que dever conter as atividades necessrias para entrada do sistema em produo.
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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Processar os programas desenvolvidos e testados em ambiente de converso. Estas converses devem ser executadas em conformidade com a parametrizao inserida no sistema. Se for o caso, transportar tambm os dados cadastrados manualmente no ambiente teste. Os Analistas de implantao devero proceder a validao minuciosa da qualidade das bases de dados convertidas automaticamente e cadastradas manualmente. Efetuar testes com funes diversas do sistema, para auxiliar nesta validao. Em reunio do Comit devem ser analisadas todas as pendncias de criticidade A registradas pelos Analistas de implantao no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias efetuando anlise de impacto e solues de contorno.
I3 Deciso da Virada
Envolvidos Recursos Necessrios Comit do Projeto MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias MIT052 Lista de Tarefas para entrada em Produo MIT054 Plano de Virada MIT005 Ata de Reunio Comunicao da entrada em produo
Sadas
Analisar em conjunto com a equipe e lderes os resultados da execuo do plano de virada e decidir pela entrada ou no do sistema em produo Dever ser confirmada data para entrada em produo, prevista no cronograma do projeto, ou definida nova data. Emitir e distribuir comunicado para todos os envolvidos no projeto, inclusive para as reas de desenvolvimento e suporte da TOTVS, comunicando data, hora e outros detalhes sobre a entrada em produo. Se necessrio, incluir neste comunicado a escala de pessoas, com horrios e nmero de telefone, alocadas para o esclarecimento de dvidas durante os primeiros processamentos com o novo sistema.
J Acompanhamento
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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Prover ao cliente um apoio sistemtico de recursos da TOTVS permitindo uma utilizao inicial tranqila. Ser realizado um acompanhamento aos usurios chave nas tarefas dirias conforme planejado em cronograma.
J1 Acompanhamento das Atividades Iniciais

Envolvidos Analistas de Implantao Lderes de Processo Usurios chave Execuo dos primeiros processamentos no novo sistema. Primeiros processamentos validados. MIT010 Validao de Processos
Recursos Necessrios
Sadas
Efetuar o acompanhamento e avaliao dos resultados dos primeiros processamentos das diversas funes do sistema. Neste acompanhamento devem-se orientar os usurios para melhor operacionalizao do sistema e esclarecer eventuais dvidas remanescentes da etapa de prottipos. Dependendo da amplitude do projeto e saldo de horas disponveis ou negociadas este acompanhamento pode estender-se por um perodo de uma a vrias semanas.
J2 Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos

Envolvidos Analistas de Implantao Lderes de Processo Usurios chave Movimentao do primeiro ms efetuada. Primeiros fechamentos mensais validados. MIT010 Validao de Processos
Efetuar o acompanhamento e avaliao dos resultados dos primeiros fechamentos. Exemplo: fechamento dos estoques, fechamento contbil e fechamento de custos. Este fechamento pode ser realizado no primeiro ms ou demais meses de acordo com o saldo de horas disponveis ou negociadas.
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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F4 FASE DE ENCERRAMENTO
Esta fase formaliza a entrega do projeto, registrando o aceite do cliente.
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
K - Encerramento do Projeto
Revisar a entrega do escopo do produto e escopo do projeto e o atendimento aos requisitos do projeto. Para o encerramento do projeto devem-se observar os seguintes pontos: Todas as atividades do projeto concludas. Todos os requisitos de aprovao foram atendidos Todas as mudanas solicitadas durante o projeto foram devidamente implementadas. Documentao do projeto preenchida.
K1 - Encerramento Interno do Projeto

Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projeto TOTVS Analistas de Implantao PMO Local Documentao do projeto MIT061 MIT060 MIT064 MIT005 Check List Encerramento Lies Aprendidas Avaliao analista por projeto Ata de reunio
O registro das lies aprendidas pode ser realizado durante todo o projeto, neste ponto deve-se promover uma reunio entre os membros participantes do projeto para formalizar o encerramento do projeto. Apresentar os resultados obtidos, pontos positivos e que superaram a expectativa e desvios ocorridos ou pontos que ficaram aqum do planejado, demonstrando os respectivos acertos e erros cometido, bem como uma avaliao do que foi planejado e o realizado. Procurar mencionar estas avaliaes correlacionando-as a cada fase, etapa e atividade do projeto, bem como mdulos e funes afetados ou beneficiados nesta anlise. O objetivo registrar a satisfao do cliente e tratar as lies aprendidas para que sejam utilizadas em futuros projetos. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
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Deve ser realizada tambm a avaliao da equipe do projeto e a entrega da documentao do projeto ao PMO para arquivamento. Solicitar o encerramento do projeto no sistema CFP e PMS.
Enviar o documento de MIT060 - Lies Aprendidas a todas as reas que possam ajudar no aprimoramento dos processos e projetos de implementao da TOTVS.
K2 - Encerramento com o Cliente

Envolvidos Recursos Necessrios Sadas Comit do Projeto Documentao do Projeto MIT061 MIT062 MIT063 MIT005 Check list Encerramento Termo de Encerramento Declarao Recusa Encerramento Ata de Reunio
Aps a efetivao do primeiro fechamento dos estoques, custos e contabilidade dever ser apresentado o MIT061 Check List de Encerramento e ser preenchido o MIT062 Termo de Encerramento que ir registrar que a implantao foi concluda com sucesso. O cliente dever validar a documentao de aceite formal da concluso do projeto. O MIT062 Termo de Encerramento do projeto exigido 60 dias aps a virada do mesmo, salvo se declarado, no MIT030 Plano de Projeto, uma condio diferenciada, a qual deve deixar claro quando esse evento ocorrer. Projetos com mais de 90 dias, onde o cliente se recuse a assinar, dever ser emitida a MIT063 Declarao de Recusa Encerramento, elencar razes e elaborar uma MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias devidamente assinados pelo cliente. Em no havendo pendncias declaradas e/ou a MIT063 - Declarao de Recusa Encerramento assinada pelo cliente, neste caso, deve-se emitir o MIT062 Termo de Encerramento, assinado pelo coordenador de projeto TOTVS, justificando as razes pelas quais o encerramento no tenha sido aceito nem recusado pelo cliente. Caso o projeto tenha sido cancelado ou interrompido devero ser documentados os motivos, at que ponto as atividades foram realizadas e as atividades que no foram realizadas.
K3 Transio do Projeto
Envolvidos Comit do Projeto Coordenador de Relacionamento Documentao do Projeto MIT005 Ata de Reunio MIT065 Transio do Projeto Atendimento e
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
Guia Suporte ao Cliente Em reunio no cliente dever ser orientado sobre a transio do projeto para a rea de atendimento e relacionamento e como proceder em caso de novas demandas de implantao. Devero ser reforadas as polticas de atendimento e formalizado o nome do gestor de atendimento e relacionamento do cliente. Dever ser liberado o atendimento de suporte telefnico aos usurios credenciados por mdulo, apresentando as opes de suporte existentes ao cliente.
F5 FASE DE MONITORAMENTO E CONTROLE
A fase de controle e acompanhamento acontece simultaneamente durante todo o processo de implantao. Esta fase caracterizada principalmente pelo trabalho do coordenador de projetos TOTVS e cliente, deve ser entendida como uma fase onde a equipe de gerenciamento do projeto deve atuar de forma integrada e comprometida com os objetivos do projeto. Esta fase pode ser identificada principalmente por reunies de acompanhamento e posicionamento dos projetos. Como ferramentas para esta fase de Monitoramento e Controle devero ser utilizados os seguintes documentos: PMS Sistema de Gerenciamento de Projetos para acompanhamento de Andamento do Cronograma Progresso Fsico Progresso Financeiro Controle de Documentao da MIT
MIT005 Ata de reunio Para registro dos posicionamentos e decises tomadas.
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias - Para acompanhamento de atividades e recursos crticos e respectivos prazos. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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METODOLOGIA TOTVS
DE
IMPLANTAO
Restrita aos
MIT007 Acompanhamento do Projeto Executivo Para apresentao executiva com painel visual sobre o andamento do projeto e pontos crticos para deciso junto ao comit.
MIT008 Acompanhamento do Projeto Para reunio de alinhamento com o Comit Operacional.
MIT010 Validao de Processos - Para validao dos check points concludos do projeto.
MIT011 Suspenso de Projeto Eventualmente, pelas mais variadas razes, os projetos podem ser suspensos ou cancelados por iniciativa do cliente ou da TOTVS, normalmente por mudanas na organizao, necessidade de ajuste nos processos internos, questes de produto, questes de recurso ou questes financeiras.
importante que tais situaes sejam devidamente documentadas pelo Coordenador do Projeto e que haja formalizao pelas partes envolvidas da suspenso temporria ou paralisao permanente do projeto, pois um projeto fruto de um contrato, que, caso no haja uma formalidade, deixa margem a dvidas e questionamentos futuros. Utilizar o template citado para formalizar tal situao, o qual deve ser publicado na pasta do projeto.
Importante tambm realinhar, em reunio com o cliente, os objetivos e metas do projeto, esclarecendo responsabilidades das partes, resultados esperados e refazer o planejamento para que os objetivos sejam alcanados, quando da retomada de projeto suspenso ou paralisado.
MIT012 Registro Controle de Mudanas e MIT013 Gesto Integrada de Mudanas A gesto de mudana pode ser um item de grande importncia em um projeto e, conforme as necessidades do projeto, definidas no Plano do Projeto. Disponibilizamos, aqui, uma sugesto de templates que podem auxiliar no processo para controlar as Solicitaes de Mudana e tambm realizar o Registro de Controle de Mudanas, que podem ocorrer durante todo o projeto e convm que sejam devidamente geridos.
Programa de Gesto Integrado de Mudanas, conforme descrito no documento anexo tem como objetivo definir os requisitos e critrios de aplicao do mesmo para processos e/ou projetos complexos. O programa em questo pode ser considerado como um produto disponvel para oferecimento a clientes, por intermdio da TOTVS Consulting, onde couber e deve ser tratado em proposta especfica ao cliente.
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METODOLOGIA TOTVS
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MIT014 Definio Complexidade Fator que determina o grau de utilizao dos templates, bem como skill dos profissionais de Gesto e Quality Assurance dos Projetos. Para definir a complexidade do projeto, deve ser utilizado o template anexo, desde a fase de proposio para o cliente, determinando a correta alocao dos recursos ao projeto.
Documentos Complementares
MIT001 Metodologia de Implantao TOTVS Guia de Referencia com descritivo da Metodologia de Implantao TOTVS.
MIT002 Documentos x Etapas Relaciona todos os documentos vinculados as respectivas etapas e tambm detalhamento de entradas e sadas de cada atividade.
MIT003 Apresentao MIT Apresentao padro com o fluxo de Fases, Etapas e Atividades da MIT e relao da documentao a ser aplicada.
MIT004 Declarao Recusa MIT Eventualmente, por possuir metodologia prpria ou por outra razo, o cliente pode no concordar com a utilizao da MIT como metodologia para o projeto, recusando-se a seguir as definies desta. Nesse caso, o cliente deve formalizar tal deciso, documentando a mesma no documento citado, que deve ser obrigatoriamente assinado pelo Patrocinador do Projeto do Cliente.
A assinatura do MIT004 Declarao de Recusa MIT, isenta o cliente da assinatura dos documentos que so requeridos, porm, no isenta o canal de utilizar a MIT, que a metodologia de implantao padro para a TOTVS.
O canal s pode considerar-se dispensada de utilizao da MIT, quando no tiver nenhuma responsabilidade sobre o projeto, ou seja, quando for sub-contratada para execuo, com gesto e responsabilidade integral do cliente, e tal iseno de responsabilidade seja formalizada em documento assinado pelas partes.
MIT009 Atuao QA Quality Assurance. Projetos de grande complexidade ou estratgicos, que exijam qualidade assegurada na gesto, devem contar com um papel de QA no seu planejamento. No anexo, definies gerais e Pontos de Interveno de um QA em projetos, conforme a MIT.
MIT070 Acordo Parceria FDES FDIS A sub-contratao de empresas do network Datasul para execuo de parte ou totalidade de alguma atividade, seja de consultoria, seja de desenvolvimento, uma prtica comum no modelo Datasul. Como sugesto, foi criado um modelo de contrato padro Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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que visa orientar sobre direitos e deveres das partes, entre FDIS e FDES, o qual pode ser utilizado pelas franquias, quando da contratao de servios.
MIT071 Pontos Crticos de Implantao Templates auxiliares, gerados pela experincia das FDES, os quais podem ser utilizados para dirimir dvidas, mas principalmente serve como um guia (Check list) para o consultor observar pontos de ateno nas implementaes de produtos referenciados.
MIT072 Manual de Operao do Prottipo Manual a ser construdo para apoio na operao do prottipo integrado. Deve ser construdo somente com as telas a serem prototipadas e na seqncia do processo.
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METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS x RISCOS

Um fato conhecido que um alto percentual de projetos falha na entrega dos seus projetos e atingimento dos seus objetivos. Vrias so as causas destas falhas, e muitas delas por riscos no previstos. Porm, uma das causas principais a falta de adoo de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Sem uma metodologia de gerenciamento de projetos: As equipes comeam a produzir e entregar os produtos sem conhecer o escopo e objetivos do projeto, As responsabilidades e canais de comunicao no so claros, No h critrios de qualidade mensurveis a serem atingidos, Os clientes no conhecem a situao real de progresso do projeto e As mudanas de percurso so executadas de maneira catica e no estruturada. Uma metodologia de gerenciamento de projetos baseada em melhores prticas fornece processos estruturados desde o incio do projeto e segue at o seu encerramento, definindo os objetivos de maneira mensurvel, planejando como estes objetivos sero atingidos e controlando a execuo de todas as atividades do projeto. A aplicao da metodologia de implantao TOTVS tem como um dos objetivos reduzir alguns riscos j identificados nos projetos de implantao de software.
1.13
1.13.1
FASES DA METODOLOGIA X RISCOS
Fase de Iniciao
Metas e objetivos mal estabelecidos Estimativas de custos incorretas Oramentos mal dimensionados Transio comercial realizada de forma superficial
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Expectativas no alinhadas Compromisso da alta gerncia baixo Prazos no realistas Oramento de horas insuficiente Indisponibilidade de recursos Equipe descomprometida Falta de clareza na definio dos participantes
papis
dos
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1.13.2
Fase de Planejamento
Falta de entendimento das necessidades do cliente e das posies dos stakeholders Detalhamento do escopo incompleto Falta de comprometimento com o cronograma definido. Cronograma no revisado
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Atrasos no projeto pelo cliente Definio do nvel de complexidade do projeto Levantamentos sem nvel de detalhamento necessrio Requisitos do projeto no revisados Ambiente tcnico inadequado ou mal
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Fase de Execuo
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1.13.3
Troca de Recursos Treinamento / entendimento do sistema e processo no realizado ou realizado de forma superficial. Replicao dos treinamentos no realizados ou realizados de forma superficial Falta de testes e validaes dos requisitos Integrao de sistemas Novas tecnologias Migrao de dados Planejamento de aes para implementao
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Avaliao e acompanhamento dos usurios insuficientes Permisses de acessos dos usurios no definidos Papis no acompanhamento da entrada em produo no definidos.
1.13.4
Fase de Encerramento
Identificao de Requisito no entregue
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Fase de Controle
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IMPLANTAO
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Reunies de Comit no realizadas Reunies de comit sem posicionamento ao patrocinador do projeto Falta de acompanhamento das pendncias Metodologia no aplicada
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METODOLOGIA TOTVS
METODOLOGIA MATURIDADE DE
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IMPLANTAO
TOTVS
MONITORAMENTO
DE
Para acompanhamento da aplicao da Metodologia de Implantao TOTVS e tambm avaliar a Maturidade em gerenciamento de projetos das unidades foi criado um trabalho de Monitoramento de Maturidade em Gesto de Projetos.
1.14

Objetivos
Avaliar o desempenho, progresso e tendncias dos projetos utilizando-se das melhores prticas em gerenciamento de projetos. Orientar a equipe do projeto na anlise, avaliao de riscos e planejamento do projeto, de forma organizada e preventiva. Orientar na utilizao da metodologia de implantao TOTVS. Colher informaes para apresentao diretoria executiva Aumentar agilidade na passagem das informaes Levar informaes crticas direto para a diretoria para deciso e resoluo. Doble check tem mais algum acompanhando os projetos A visibilidade da Auditoria / PMO ajuda a resolver desvios antes que seja irrecupervel.
1.15

Benefcios
Monitoramento e acompanhamento constante Projeto metodologicamente organizado. Experincia reaproveitada. Credibilidade e confiana em relao ao sucesso do projeto. Menor dependncia de pessoas em funo da aplicao de metodologia. Imagem da rea de servios melhorada, sendo um diferencial de venda frente concorrncia Gerente de Projeto capacitado nos padres exigidos pela Metodologia e melhores prticas em gerenciamento de projetos. Metodologia de implantao revisada com intercmbio de conhecimentos. Entrega de projetos no prazo, dentro do oramento e com nvel de qualidade. Diretoria Executiva munida de informaes referentes ao portflio de projetos.
1.16
Processo
O processo de monitoramento da maturidade em projetos visa fechar um ciclo baseado no ciclo PDCA conforme figura a seguir.
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1.17
Fluxo do Processo
As solicitaes internas podem ser: Projetos complexos ou crticos. Rodzio de projeto na carteira dos Gestores de Portflio Solicitao do Gestor de Portflio ou coordenador de Portflio Avaliar informaes apresentadas atravs dos indicadores de projeto. Consumo de horas Rentabilidade Volume de chamados abertos Nvel de customizao Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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Sero avaliadas as horas aplicadas x o progresso fsico apontado. Calculadas as tendncias de consumo de horas e custos.
Ser elaborado um cronograma de auditoria de acordo com o tipo a ser realizado. Pontual Mensal com participao de auditores internos. Inventrio Semestral nas unidades. Coordenadores Semestral nas unidades. Sero analisados os chamados abertos junto ouvidoria para avaliao da necessidade de auditoria.
Encaminhado e-mail padro com 5 dias de antecedncia informando: Data da visita Durao das atividades Documentos necessrios Visita ao cliente (pode ocorrer ou no). A notificao enviada ao Diretor de Servios, Gestor de Monitoramento Pontual uma anlise de um projeto determinado atravs das entradas mencionadas. Este Monitoramento pode ser realizado pelos auditores internos a serem formados na equipe de coordenadores.
Monitoramento de Coordenadores tem como objetivo avaliar o perfil dos coordenadores que atuam em determinada unidade. Identificar pontos de melhoria, necessidades capacitao e apoio nos projetos coordenados. de
Monitoramento de Inventrio tem como objetivo avaliar todos os projetos em andamento em determinada unidade. Sero revisados todos os projetos junto aos coordenadores e identificados alguns projetos a serem avaliados no detalhe. Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0
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Elaborado relatrio de monitoramento por projeto ou coordenador com as seguintes informaes: Perfil do coordenador Projetos em aberto x saldos de horas Informaes contratuais Mdulos contratados x implantados Customizaes Fases / documentos da metodologia Comentrios gerais Orientaes. . Elaborada uma apresentao executiva com cenrio global da unidade: Inventrio dos status dos projetos Saldo de horas dos projetos Perfil dos coordenadores Grficos de desvios Cenrio dos projetos auditados em detalhe. Gerados indicadores referentes auditoria: Notas por documentos / atividades realizadas e validadas com o cliente distribudas nas fases de implantao dos projetos.
Como resultado as orientaes efetuadas aos coordenadores e projetos so gerados e validados: Plano de ao para unidade. Apresentao do plano de ao para a equipe de servios da unidade.
Caso seja realizada visita ao cliente monitorado gerado um plano de ao para o cliente que dever ser realizado e cobrado pelos coordenadores da Unidade e do cliente. realizado um acompanhamento junto ao cliente a respeito da atuao no plano de ao proposto.

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TOTVS ENTREGA

METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

2METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS.......................................................................9

3METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS x RISCOS.......................................................51

4METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS x MONITORAMENTO DE MATURIDADE.............58

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Porque os projetos falham

Benefcios do Gerenciamento de Projetos

Papel do Gerente de Projetos

Fatores de Riscos x Gerenciamento de Projetos

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METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

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Estrutura da Metodologia de Implantao TOTVS

Metodologia de Implantao TOTVS Desenvolvimento

Metodologia de Implantao TOTVS Implantao

Metodologia de Implantao TOTVS Como o PMO e Comit de

Metodologia podem ajudar

Fluxo e Etapas da Metodologia de Implantao TOTVS

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DESCRIO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA

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A Reconhecimento da Entrada do Projeto

Recursos Necessrios Sadas

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A2 Reunio de Transio Comercial

Recursos Necessrios Sadas

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B1 Alinhamento de Expectativa com o Cliente

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B2 Apresentao de Gesto de Projetos

B3 Definio da Equipe do Projeto

B4 Reunio de Abertura do Projeto

B5 Verificao da Estrutura / Sizing

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

C2 Elaborao do Plano do Projeto

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

D Desenvolvimento dos Planos Complementares

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

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Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

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E - Modelagem dos Processos

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Levantamento do processo e caractersticas do cliente.

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

F1 - Apresentao Interna do Projeto

F2 Validao do Plano do Projeto com o Cliente

Recursos Necessrios Sadas

F3 Reunio de Validao do Plano

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

G1 Instalao dos Produtos

Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

MIT072 Manual de Operao do Prottipo Produto parametrizado