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Introduo:
Melhoria de Processo: Simulao de Processo com WBM
Aps o mapeamento e a modelagem de processo,vem a etapa de melhoria de processo, esta etapa requer conhecimento do negcio, bem como ferramentas e tcnicas para definirmos qual melhor caminho para redesenhar o processo.
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Melhoria de Processo
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- Aumentar a qualidade de produtos e/ou servios; - Incrementar o nvel de satisfao do cliente - Atender a conformidade legal (compliance) - Reduzir custos e Margem Operacional
- Melhorar a performance do negcio . Aumentar a vantagem competitiva . Aumentar o market share . Aumentar o lucro . Busca pela liderana de mercado/segmento
- Aumentar a produtividade - Prepara a aquisio e/ou fuso
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BPI (Business Process Improvement), melhoria de processo de negcio, uma metodologia (abordagem) que a ajuda a otimizar e entender os processos de negcio com objetivo de alcanar as metas e melhorar os resultados dos processos. O primeiro passo da BPI determinar o cenrio atual dos processos, ou seja, o Modelo AS-IS. O modelo AS-IS importante, pois, ele nos ajuda conhecer onde empresa est e qual a performance dos processos (quais pontos fracos, pontos de desconexo, tarefas de redundantes e atividades de baixo valor agregado). Na construo do modelo AS-IS, ainda no cabe ao Analista de Processo de Negcio propor melhorias, pois isto ser feito na construo do Modelo TO-BE . A exceo, se for encontrada alguma coisa que possa ser melhorada, mas que seja de implementao rpida e agregue valor (Quick Win), ela poder ser feita antes mesmo do inicio do modelo TO-BE. O Modelo TO-BE apresenta uma proposta de melhoria dos processos.
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Iniciao e Planejamento
Mapeamento de Processos
Reunies, Workshops, Entrevistas e Questionrios Observao de Campo Coleta de documentos (evidncias) Anlise dos sistemas legados Definio da notao, padro e ferramenta de modelagem
Reunio executiva Definio do escopo e objetivos Definio dos Stakeholders Realizao de Workshop de Conscientizao Mobilizao da equipe
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Equipe e Usurios Equipe e Stakeholders
Stakeholders
Anlise do Modelo do Processo Desenhar os diagramas do modelo do TO-BE Validar o modelo Apresentar o modelo Aprovar o modelo
(desenho do AS-IS)
Encerramento
Equipe e Stakeholders
Implementao
Planejar a implementao Fazer Implementao do modelo de TO-BE Validar a implementao Realizar treinamento (se preciso)
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Hotel Sol
Em uma rede de hotis a diretoria precisa das informaes de desempenho do processo de reserva para decidir quais eram as aes necessrias (campanhas por exemplo) para melhorar a o desempenho da rede. Contudo , toda vez que era necessrio gerar informaes consolidadas (relatrios) sobre o desempenho de reserva era um sacrifcio. E isto muito critico para o negcio. Para piorar a situao cada hotel tinha seu prprio departamento de reserva com seus mtodos, prticas polticas, procedimentos prprios.
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Hotel Sol
Com objetivo de resolver este problema o presidente da Rede decidiu implementar prticas de gesto por processo. O que primeiro passo seria conhecer processo de reserva e demais processos que fazem conexes com departamento de reserva. E depois propor as melhorias.
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1 Iniciao e Planejamento Escopo: Melhorar extrao das informaes gerenciais do processo de reserva da rede de hotis Stakeholder primrio (quem toma deciso): Presidente da Rede Stakeholder secundrio (quem usa, cuida da operao): Gerente do Departamento de Reserva, Agente de Reserva) Equipe de trabalho: Equipe interna com apoio de consultor externo 2 Mapeamento de Processos: A equipe fez reunio e entrevistas como todos os envolvidos diretamente com o processo de reserva, avaliou documentos (polticas, procedimentos e instrues), regras de negcio, as atividades, tarefas e responsabilidades. Tambm foi analisado o Sistema de Reserva e outros documentos informais que foram encontrados. Ao final desta etapa a equipe j tinha informao suficiente para iniciar a modelagem. Foi definido uma notao, padro para a modelagem e ferramenta de modelagem de processo 3 Modelagem de Processo (desenho do modelo AS-IS) A equipe fez o modelo AS-IS (que reflete a situao atual), este modelo j composto por conjunto de diagramas e documentos que ajudam no entendimento do processo. O Mapa de Processo o principal diagrama, pois, ele representa a viso macro do processo e outros diagramas e documentos apresentam um nvel maior de detalhes das atividades e tarefas do processo. O modelo foi validado e depois apresentado aos presidente e aos demais stakeholders.
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Hotel Colonial
Resort Sol
Central Reserva
Agora no final de cada dia, possvel extrair as informaes e para tomada de deciso. Outro beneficio direto alcanado foi a reduo de custos.
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A adoo de prticas da gesto por processos, pode ajudar a estratgia a alcanar os resultados desejados (Na verdade os processos executam a estratgia). A gesto por processo deve ser uma prtica inserida na cultura da organizao para funcionar efetivamente Os processos no so ilhas. Eles so conectados formando uma rede. Isto pede um ambiente colaborativo A deciso da implementao da melhoria de processo exige Change Management (mudana organizacional e comportamental). necessrio ter patrocinador influente. Definir os stakeholders (ajudar entender o qu fazer) necessrio envolver as pessoas que lidam com o processo. (ajudar entender o como fazer) Definir responsabilidades fundamental (quem faz o qu) necessrio definir padres, tcnicas e ferramentas (ajuda na produtividade) Trabalhar a melhoria de processo como um projeto, seguindo as prticas recomendas pelo PMBok Implementar o Ciclo de Melhoria Contnua um fator critico de sucesso. Ter uma equipe focada e comprometida (pessoas certas nos lugares certos) Foco no resultado
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Tecnologia e Ferramentas: Facilitam a execuo e monitoramento dos processos Processos: Adoo da Gesto por Processos e Melhores Prticas
A Integrao de Pessoas, Processos e Tecnologia & ferramentas aumentam as chances de sucesso do projeto de implementao da Gesto por Processo.
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A Simulao de Processo
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Modelo (AS-IS
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Melhoria de Processo:
Analise do Modelo de Processo
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Modelo AS-IS
Cenrio atual
Modelo TO-BE
Cenrio futuro (proposta de melhoria)
Conhecimento do negcio
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Competncias
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Em um supermercado: Quantas posies de caixa (para checkout) preciso ter para que meus clientes esperam somente 15 minutos na fila ? Em um Banco (agncia de um banco): Quantas caixa eletrnicos devemos ter na agncia para atender uma demanda de 80 pessoas por hora ? Em Central de Atendimento, Call Center, Central de Servio ou Help Desk: Quantas posio de atendimento deve ter para atender os clientes/usurio com TMA (tempo mdio de atendimento) de 3 minutos
Setores que j utilizam a simulao como a principal tcnica para a melhoria de processo: - Logstica e Cadeia de Suprimento - Produo e Manufatura - Segurana - Minerao - Siderurgia - Papel e Celulose - Servios - Etc...
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Tipos de Simulao
Os modelos de simulao, podem ser classificados em: Melhoria de Processo: Simulao de Processo com WBM Esttico - denominam-se como modelo esttico o que visam representar o estado de um sistema em um instante ou que em suas formulaes no se leva em conta a varivel tempo Dinmico - Os modelos dinmicos so formulados para representarem as alteraes de estado do sistema ao longo da contagem do tempo de simulao
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Macro Processos
Efetivar Pedidos
Entregar o produto
Processos
Cadastrar Cliente
Registrar Pedido
Gerar OP
Atividades
Registrar o cliente
Tarefas
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Ferramenta
Melhoria de Processo: Simulao de Processo com WBM Quais so as principais caractersticas de uma ferramenta de modelagem ? A simulao de processo nossa maior necessidade...
Principais caractersticas: - Suporte ao BPMN - Recurso de publicao Web; - Recurso de exportao/importao de modelos (suporte a XMI); - Controle de verso dos modelos; - Modelagem (desenho de processo); - Simulao de Processo; - Suporte a BPEL - Suporte XPDL; - Suporte a colaborao; - Suporte a documentao de apoio (planilha, grficos, documentos word e etc.); - Suporte a Regra de Negcio (BRE Business Rules Engine ou BRM Business Rules Management); - Suporte a SOA (Arquitetura Orientada a Servio); - Suporte a Gesto de Risco; - Suporte a BAM (Business Activity Monitoring Monitoramento das Atividades de Negcio).
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Ferramenta
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Algumas recomendaes:
Melhores Prticas sobre ferramenta: - Compre uma ferramenta que atenda os objetivos da empresa; - Faa testes antes de adquirir a ferramenta; - A ferramenta deve ser adequada a cultura da empresa; - Faa uma visita a empresas e pessoas que j utilizam a ferramenta; - Faa uma relao de Custo x Benefcio; - Ferramentas influenciam tcnicas e notaes. Portanto, escolha uma notao antes de escolher uma ferramenta; - Para melhorar a produtividade considere adotar uma ferramenta; - Faa treinamento para dominar a ferramenta (para extrair o melhor da ferramenta); - Verifique qual o suporte e perodo de garantia da ferramenta; - Evite o Vendor Lock In.
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Oracle Suite
Software AG
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Oracle
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IBM WBM (WebSphere Business Modeler), verso 6.02 ou maior, uma ferramenta completa para modelagem, anlise, simulao, monitoramento e implantao de processo com objetivo de melhorar o negcio.
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WBM oferece um ambiente colaborativo para todos envolvidos no projeto trabalharem juntos e de forma clara. Podemos modelar, otimizar e implantar processos de negcio, monitorar e tomar decises com base nos indicadores de desempenho e dos alertas (que so disparados quando necessrios) Ao utilizar o WBM, possvel fazer ligao dos processos de negcio com estratgica e objetivos da empresa e melhorar continuamente os processos.
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Uma das caractersticas mais importantes do WBM a habilidade de simular os processos de negcio. Criar um modelo de negcio e permitir que voc capture as mtricas, tais como tempo requerida para execuo de tarefa, recursos envolvidos e custo. A simulao use essas mtricas para entender o comportamento dinmico do processo. Exemplo: Voc pode querer identificar quais os custos de um processo, qual gargalo, ou onde os recursos so subutilizados ou so insuficientes. A Simulao permite a descoberta de todas essas coisas. Para simular um processo necessrio definir algumas coisas: - Quais recursos esto associados as tarefas; - Qual tempo durao para realizao de cada tarefa; - Qual custo para realizao de cada tarefa; - Quais so os papis associados com as tarefas (performers). No WBM, quando voc define um projeto permitido informar todos itens de negcios, papis e demais recursos necessrios para o processo
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1 - WBM verso 6.02 ou superior Faa o download do WBM (o tamanho do arquivo passa de 1GB, tenha pacincia):
http://www14.software.ibm.com/webapp/download/product.jsp?s=p&id=MMOY633GQ7&cat=&fam=&rs=&S_TACT=104CBW71&S_CMP=&demolang=&q=WebSphere+Business+Modeler&ibmsearch=Search&pf=Windows+Vista+Business&lang=Portuguese+Brazilian&sb=r
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Importante: O Windows tem a limitao de 256 caracteres para nome de arquivo e path. Por isto, esta demonstrao usa pastas dentro de pastas, o WBM criar subpastas para armazenar o arquivo metadado. Caso voc tenha algum problema com a importao utilize uma workspace com um nome e caminho menor Verso 26| RFS rildo.santos@etecnologia.com.br
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> Selecione o formato do arquivo (WebSphere Business Modeler project .mar) que ser importado e clique no boto Next
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> Informe o diretrio de origem, projeto alvo, selecione a opo Include Simulation Snapshot e depois clique no boto Finish.
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Voc poder navegar pelos itens do projeto, tais como: Business items, Full Process, Recursos, Reports e etc
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Quando voc cria um novo projeto no WBM, ele j vem com uma estrutura padro, que pode ser modificada, ou seja, podemos alterar o nome do projeto, modificar os itens do projeto e selecionar por exemplo os tipos que esto associado com cada item, veja o exemplo abaixo para item Resource, observe as operaes possveis, quando selecionamos New, poderemos colocar um novo elemento dentro do Resource.
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Neste exemplo criamos o Depsito Bancrio como uma categoria e depois criamos Business Item para a categoria Deposito Bancrio. Observe que podemos definir os atributos para este Business Item e tambm as regras de negcios que aplicadas a cada atributo
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Esta Guia permite a especificao do processo. Voc poder definir Custo, Receita, Durao (tempo), entrada e sadas, definir os classificadores e organizao. (Dados que podem ser usados na Simulao do processo.
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Outra opo para especificao do processo: Nesta Guia tambm permite especificar o processo. Voc poder definir Custo, Receita, Durao (tempo), entrada e sadas, definir os classificadores e organizao.
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Resources (Recursos): Um recurso uma pessoa, equipamento, material ou uma ferramenta usada para fazer uma tarefa ou um projeto. Exemplo: Voc poder criar catalogo de recurso e depois definir um Role (Papel). Neste exemplo foi criado o papel de Analista de Crdito, WBM permite definir as qualificaes para o papel, voc ainda pode adicionar custos e freqncia/tempo.
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Definies Organizao identifica os atributos que definem uma unidade de organizao. Cada unidade da organizao deve se referir a uma definio de organizao. Cada unidade de organizao herda um conjunto de atributos de uma definio de organizao. Por exemplo, se voc tem uma organizao que tem os seguintes departamentos: - Filial de Vendas Regio Norte -Unidade Central de Vendas Voc poder criar uma definio de organizao chamada Departamento de Vendas para identificar os atributos necessrios definir um departamento de vendas especficos. Voc, ento, usa esta definio para criar unidades organizacionais para cada departamento especfico.
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Classificadores (Classifiers): Classificadores permitem categorizar tarefas e outros elementos do processo para que voc possa otimizar seus processos e de fcil reconhecer elementos com um determinado conjunto de caractersticas. Voc pode usar classificadores predefinidos ou definir seus classificadores e valores prprios classificador.
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Navegue pelo o n Full Process, Load Aproval e selecione o To-Be Eletronic Load Processing. A simulao ser a feita a partir de processo (modelo).
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Navegue pelo o n Full Process, Load Aproval e selecione o To-Be Eletronic Load Processing. A simulao ser a feita a partir de processo (modelo).
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Clique no boto direito do mouse e no Menu selecione a opo Simulate. Ser criada uma Guia chamada Simulate Snapshot
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Veja as configuraes (settings) da Simulation Snapshot. Eles so os parmetros de configurao que sero utilizados na Simulao do processo.
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Para executar a simulao: Selecione a Guia Simulation Control Panel (Painel de Controle da Simulao)
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Para executar a simulao: Clique no Boto Verde para iniciar a simulao do processo
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Resultado:
Melhoria de Processo: Simulao de Processo com WBM A simulao permite estudar processos em diferentes cenrios, atravs da anlise de comportamentos e de resultados virtuais, levando respostas efetivas que permitam maior certeza na tomada de deciso. Contudo, para ter resultado como a simulao dependemos de uma boa ferramenta, de conhecimento do negcio e tcnicas. Para que gostou da Simulao de Processo, mas no tem a WBM. Opo: Veja a ferramenta Tibco Process Modeler ela tem a simulao de processo mesma na verso comunitria. Vale a pena conferir...
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Referncias:
- Documentao WebSphere Business Modeler Melhoria de Processo: Simulao de Processo com WBM
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Para ir alm
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Planejamento Estratgico com BSC http://www.slideshare.net/Ridlo/planejamento-estratregico-com-bsc-v2
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A Gesto gil ajuda as empresas a responder mais rpido as demandas de negcio e mudanas. A Gesto 2.0, abrange Planejamento Estratgico, Gesto por Processos geis, Gesto de Projetos geis, Tecnologia da Informao (Mtodos geis), Inovao e Liderana. Minha Experincia: Tenho mais de 10.000 horas de experincia em Gesto de Negcios, Gesto de Inovao, Governana e Engenharia de Software. Formado em Administrao de Empresas, Ps-Graduado em Didtica do Ensino Superior e Mestre em Engenharia de Software pela Universidade Mackenzie. Fui instrutor de Tecnologia de Orientao a Objetos, UML e Linguagem Java na Sun Microsystems e na IBM. Conheo Mtodos geis (SCRUM, Lead, FDD e XP), Arquitetura de Software, SOA (Arquitetura Orientado a Servio), RUP/UP - Processo Unificado, Business Intelligence, Gesto de Risco de TI entre outras tecnologias. Sou professor de curso de MBA da Fiap e fui professor de ps-graduao da Fasp e IBTA. Possuo fortes conhecimentos de Gesto de Negcio (Inteligncia de Negcio, Gesto por Processo, Inovao, Gesto de Projetos e GRC - Governance, Risk and Compliance), SOX, Basel II e PCI; E experincia na implementao de Governana de TI e Gerenciamento de Servios de TI. Conhecimento dos principais frameworks e padres: ITIL, Cobit, ISO 27001 e ISO 15999; Desempenhei diversos papis como: Estrategista de Negcio, Gerente de Negcio, Gerente de Projeto, Arquiteto de Software, Projetista de Software e Analista de Sistema em diversos segmentos: Financeiro, Telecomunicaes, Seguro, Sade, Comunicao, Segurana Pblica, Fazenda, Tecnologia, Varejo, Distribuio, Energia e Petrleo e Gs. Possuo as certificaes: CSM - Certified SCRUM Master, CSPO - Certified SCRUM Product Owner , SUN Java Certified Instrutor, ITIL Foundation e sou Instrutor Oficial de Cobit Foundation e Cobit Games; Sou membro do IIBA-International Institute of Business Analysis (Canada) Onde estou: Twitter: http://twitter.com/rildosan Blog: http://rildosan.blogspot.com/
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Notas:
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Melhoria e Reviso:
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Licena:
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Rildo F Santos
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