Sistema Informtico para la Gestin de los Procedimientos de Recepcin, Compras y Ventas del Hotel Tajy Internacional.

PROYECTO DE TESIS

Tesista: Francis Fabiola Lpez Larramendi

Orientador: Lic. Yvn A. Zablosky M.

Caaguaz Paraguay Julio, 2013

INDICE
1.1.1. Investigacin Preliminar...............................................................5 1.1.1.1. Identificacin de la Empresa.....................................................5 1.1.1.2. Quines participan de la Investigacin......................................6 1.1.1.3. Recoleccin de Datos Preliminares...........................................7 1.2. Planteamiento del Problema.........................................................12 1.3. Preguntas de Investigacin...........................................................13 1.4. Formulacin de Objetivos..............................................................14 1.5. Justificacin................................................................................... 15 1.6. Alcances y Limitaciones del Trabajo de Investigacin...................16 1.7. Bases Tericas Tcnicas................................................................18 1.7.1. Aspectos Legales........................................................................18 1.7.2. Herramientas a ser utilizadas.....................................................20 2.1. Caractersticas Metodolgicas.......................................................22 2.1.1. Tipo de Investigacin.................................................................22 2.1.2. Nivel de Conocimiento Esperado................................................22 2.1.3. Diseo de la Investigacin.........................................................22 2.1.4. Descripcin de la Poblacin y Muestra.......................................23 2.1.5. Tcnicas de Recoleccin de Datos.............................................23 2.2. Fuentes Consultadas.....................................................................24 CAPITULO I MARCO INTRODUCTORIO..................................................3 CAPITULO II. MARCO METODOLOGICO.................................................21

CAPITULO I MARCO INTRODUCTORIO

1.1. Introduccin:

Cada rea de la vida humana es un constante caminar hacia delante, todo va cambiando, evolucionando. La tecnologa no ha quedado atrs, al contrario es protagonista principal en sta gran evolucin del mundo moderno y se ha vuelto parte importante en la vida del hombre. Es as que hablamos de los Sistemas de Gestin y Aplicaciones de distinta ndole. Aunque an no se han convertido en algo muy comn hoy en da gran parte de los comercios, empresas e instituciones varias, ya poseen algn tipo de sistema de gestin con el cual se facilita bastante sus actividades pues son valiosas herramientas que permiten integrar la informacin que requiere una organizacin para una buena gestin con xito y calidad, es ms, se podra decir que aquellas empresas o instituciones que no cuentan con uno, pasan por situaciones carentes y crticas en el momento de gestionar los imprevistos habituales en cada seccin y que luego en la mayora de los casos obligan a cambiar la planificacin diaria de forma sistemtica a lo largo de la jornada. El presente proyecto se enfocar al desarrollo de un Sistema de Gestin Hotelera para el Hotel Tajy Internacional, realizando para ello el estudio pertinente de todos los puntos que contribuyan a mejorar la labor en las reas de Recepcin, Compras y Ventas de la empresa que se ha tomado como modelo. Se buscar que las personas que interacten luego con el sistema sientan que cuentan con un instrumento til y eficiente con el cual puedan desarrollar accesible y favorablemente todos los quehaceres propios de la organizacin lo que en consecuencia generar un mejor rendimiento laboral de los miembros de la empresa haciendo que sta prospere de forma positiva.

1.1.1. Investigacin Preliminar 1.1.1.1. Identificacin de la Empresa Razn Social: Hotel Tajy Internacional Ubicacin: Caaguaz Paraguay Ramo: Hotelera El Hotel Tajy Internacional es una empresa dedicada desde ya varios aos al rubro hotelero, est ubicado en el barrio San Francisco de la ciudad de Caaguaz al costado mismo de la Ruta Internacional N 7 Dr. Jos Gaspar Rodrguez de Francia. Tiene una sede central que es el Hotel Palace ubicado en la ciudad de Villarrica, pues es una de las nueve sucursales de toda la cadena Sosa Hoteles fundada inicialmente por el Sr. Csar Luis Sosa, y aunque ya hace tiempo se encuentra en este campo an no cuenta con un sistema informtico de gestin hotelera. Las actividades dentro del hotel se llevan a cabo de manera funcional, para ello se divide en tres reas las cuales son la de Recepcin, Administracin y Mantenimiento. En cada una de ellas cuenta con el personal adecuado y responsable para cada funcin. El rea de recepcin se encarga de recibir a los huspedes, son los que atienden a los clientes que desean alojarse y prevn el estado de las habitaciones adems de encargarse de las reservas de aquellos que soliciten una habitacin con antelacin y gestionar el cobro a los clientes. El rea administrativa se ocupa de todos los procesos financieros, administrativos y bancarios. Y el rea de mantenimiento se encarga de dirigir el trabajo de limpieza y control de las habitaciones y otras dependencias del hotel. Aparte de los ya mencionados, el hotel cuenta con un Supervisor General que supervisa todas las tareas y trabaja en conjunto con todas las reas. Un personal encargado de controlar el abastecimiento del hotel, que

trabaja de comn acuerdo con el rea administrativa. Y tambin con varios personales de seguridad y servicio que se encargan de la seguridad del hotel y de estar disponibles al servicio de los huspedes.

1.1.1.2. Quines participan de la Investigacin Para el desarrollo del proyecto se trabajar conjuntamente con los responsables principales de cada rea, es decir: 2 Recepcionistas. 2 Cajeros. 1 Gerente de Ventas. 1 Gerente de Compras. 1 Supervisor General. 1 Encargado del Depsito. 1 Encargado de Habitaciones.

De sta manera se esperar obtener datos ms precisos y relevantes que faciliten el trabajo de investigacin.

1.1.1.3. Recoleccin de Datos Preliminares

Entrevistas: Gerente de Ventas: Lic. Ignacio Rivarola. Cuntos tipos de servicios realiza el Hotel? El hotel brinda dos tipos de servicios a los huspedes, los cuales son el de hospedaje y desayuno. Cul es el horario que maneja el Hotel? El hotel est abierto las 24 horas del da, cerrndose cada alojamiento a las diez de la maana del da siguiente. Cuentan con un registro especial de clientes y proveedores? En caso de ser as, cules son los datos que manejan? S contamos. El registro de los clientes y tambin de los proveedores se realizan en planillas electrnicas, cargando en las mismas todos los datos que para nosotros son necesarios como ser: el nombre o razn social, nmero de documento de identificacin, nmero telefnico, direccin. De qu manera son registrados los clientes? Los ingresos de hospedaje son registrados a nombre de una persona o de una empresa si es que existen habitaciones disponibles. Se toman los datos del visitante y se le habilita una habitacin de acuerdo a lo que el mismo haya solicitado. Una vez verificado todo el proceso se realiza el cambio de estado de la habitacin y el husped puede pasar a ocuparla.

Con cuntas habitaciones se maneja el hotel? Cules son los tipos? En total se cuenta con 33 habitaciones, de las cuales 6 son suites, 12 matrimoniales y 15 simples.

Recepcionistas: Lic. Eva Rodrguez, Sr. Justo Gonzlez. Qu mtodo utilizan para controlar el estado de las habitaciones y tambin la entrada y salida de huspedes? Para el control de las habitaciones se utiliza el mtodo visual y de acuerdo a lo observado se registra el estado en planillas impresas. La entrada y salida de huspedes son registradas tambin en planillas electrnicas. Gestionan reservaciones va web? No contamos con ese servicio aunque est en proyecto. Las reservaciones hasta el momento se llevan a cabo va telefnica. Para las mismas se solicitan los datos del cliente, los das en que estn planeando alojarse y el tipo de habitacin que desean reservar. Toda la informacin es cargada en una planilla y tenida al momento de cambiar los estados de las habitaciones. De qu forma facturan las estadas? Todo lo hacemos al contado, en efectivo o cheques al da. No aceptamos pagos a crdito. Los cobros son realizados en recepcin, donde est ubicada la caja. Generalmente se realiza este proceso al culminar o cancelar la estada del husped, sin embargo si ste desea hacer un pago adelantado tambin puede hacerlo, recibiendo el mismo de parte del hotel un recibo de anticipo que le sirve de sea al momento de cancelar. Cuando si realmente se proceder a cancelar una estada, se tiene en cuenta los pagos adelantados que el cliente pudiera haber hecho, as

como tambin los datos de la habitacin en la cual se alojo y todo lo que el mismo pudo haber consumido.

Cajeros: Lic. Eva Rodrguez, Sr. Justo Gonzlez. Realizan algn control de caja o arqueo? As mismo. La persona encargada de los cobros le rinde al gerente de ventas todo lo que haya podido ingresar durante su turno. El control se realiza con los recibos y comprobantes emitidos y el dinero en efectivo o cheques disponibles.

Gerente de Compras: Lic. Ignacio Rivarola. Cmo se gestiona el pago a los proveedores? Se realizan pagos directos, previo control de entrega de los artculos. No se emite una orden de pago, se procede al mismo simplemente con la factura o comprobante legal que el proveedor nos brinda. Cmo controlan todo este proceso, el de pagos y cobros? Registramos todos los pagos y cobros realizados en planillas electrnicas, que diseamos exclusivamente para llevar el control de ingresos y egresos del hotel. Adems de tener un archivo al da de todos los documentos necesarios para llevar y tener un buen registro contable.

Encargado de Depsito: Sr. Oscar Quintana. Cuentan con algn almacn de abastecimiento o depsito? Si se cuenta con un depsito en el cual se maneja todo lo referente a enseres y recursos necesarios para el abastecimiento del hotel. El control de existencia o de unidades de todo lo disponible se realiza simplemente de forma visual, informando al instante de alguna necesidad que requiera ser subsanada.

Lista de Requerimientos: De acuerdo al relevamiento realizado se ha notado que el Hotel Tajy Internacional precisa de los siguientes requerimientos para una mejor gestin y transparente administracin en las siguientes reas: En el rea de Recepcin: Registro de Clientes Registro de Reservaciones Gestin de Habitaciones Gestin de Hospedajes En el rea Administrativa: Registro de Proveedores Registro de Compras Registro de Cobros a Clientes

Gestin de Artculos en Depsito Gestin de Informes En el rea de Mantenimiento: Gestin de Estados de Habitaciones

Observaciones: Se ha notado que las actividades llevadas a cabo dentro del hotel podran ser menos tediosas y ms simples. En casi todos los procedimientos se utilizan unas planillas electrnicas donde son cargados los datos, y si stos quieren ser utilizados en algn otro lugar para alguna otra gestin deben de tenerse a mano esas planillas donde fueron cargados esos datos. Adems de que es necesario mencionar que al proceder de esta forma dicha gestin no es lo suficientemente transparente y por ende pueden ser creados algn tipo de confusiones. Todo este sistema manual lo que causa es que se demore ms tiempo en llevar a cabo cada uno de los procedimientos y se tienda a cometer errores que impliquen volver a empezar. Por otra parte el Hotel no utiliza ninguna forma de pagos a crdito, lo que es una desventaja frente a otras empresas que s manejan ese sistema de pagos. De manera que sera interesante plasmar esa posibilidad dentro del hotel, con un sistema de gestin.

1.2. Planteamiento del Problema

En base a una recaudacin de datos que se concret dentro del Hotel Tajy Internacional es posible notar que todas las gestiones realizadas hasta el momento en las distintas reas no estn siendo desarrolladas con la mxima calidad que quisieran los miembros del mismo. Esto, debido al proceder rudimentario con que se manejan los distintos procesos como ser el registro de clientes; el recepcionista utiliza una planilla donde debe ser cargada la informacin del husped de forma manual. De esta manera tambin se gestionan el control de habitaciones, control de depsito, registro de reservaciones y todas las dems tareas, con planillas impresas y que deben ser llenadas manualmente lo que lleva siempre a utilizar el doble del tiempo requerido para dichas actividades, cosa que no ocurrira si se contara con un sistema de gestin que ayude a agilizar todos los registros. Adems, la gestin manual de la informacin casi nunca es cien por ciento confiable pues nadie est exento de equivocaciones, as que los errores por ms involuntarios que sean siempre son una posibilidad cuando se procede de esta forma lo que en consecuencia hace que todos los resultados estn al margen de la duda. Todo esto al final repercute tanto en los empleados del Hotel como as tambin en los huspedes, pues al hacerse lento el trabajo se hace lenta la atencin adems de generar inconvenientes a la hora de comunicar alguna cosa porque con la utilizacin de formularios manuales la gestin de informes se vuelve un poco ms complicada por ende lo ms rpido para los miembros del hotel es siempre realizar las comunicaciones de forma verbal hasta que se confeccionen los informes pertinentes.

1.3. Preguntas de Investigacin De qu manera se podra agilizar los procedimientos en el rea de Recepcin, Compras y Ventas del Hotel Tajy Internacional? Qu se necesita para gestionar las reservaciones del hotel de una forma ms prctica? Cmo manejar el estado de las habitaciones? De qu manera se realizara la verificacin del estado de existencia de las mercaderas del depsito? En qu forma ayudara a mejorar el servicio si se implementase un sistema de facturacin?

1.4. Formulacin de Objetivos

1.4.1. Objetivo General: Construir un sistema informtico para la gestin de Recepcin, Compras y Ventas del Hotel Tajy Internacional.

1.4.2. Objetivos Especficos: Crear un mdulo para la gestin de reservaciones. Desarrollar un mdulo para la recepcin que permita registrar la entrada y salida de huspedes y el estado de habitaciones. Desarrollar un mdulo para la gestin de compras que permita registrar la adquisicin de insumos para el hotel. Construir un mdulo para facturar los cobros de los servicios brindados por el Hotel.

1.5. Justificacin

Cada actividad que se lleva a cabo dentro de un Hotel principalmente en el rea de recepcin y la administrativa, son muy importantes tanto para los que se encargan de gestionarlas como tambin para los que estn esperando una buena y rpida atencin por parte de los encargados, es decir, los clientes y proveedores de la entidad. Por sta razn siempre es recomendable buscar estrategias que ayuden a agilizar cada una de las tareas en todas las reas. Hoy en da el registro manual de las operaciones tiende a volverse una actividad tediosa y complicada por lo que contar con un sistema informtico no slo ahorrara contratiempos y facilitara de sobremanera la labor sino que proporcionara tambin grandes beneficios al momento de realizar consultas pues la comunicacin se volvera ms fluida al estar todos los datos disponibles a travs de una sola mquina principal que provea a las dems de toda la informacin requerida. El registro en todos los procedimientos se realizara de una manera ms desenvuelta y la obtencin de informes ya no implicara una operacin angustiante, lo que ayudara a aumentar la calidad de los servicios y llevar un meticuloso control de cada uno de los procesos. De esta manera se lograra un mejor rendimiento en todas las gestiones administrativas pudiendo dirigir de forma ordenada y bien estructurada todas las actividades para lograr tomar buenas decisiones que ayuden al crecimiento empresarial. Adems, fueron observados todos los medios que harn hacedero el proyecto y se pudo constatar que el hotel cuenta con facilidades para aportar todos los datos que pudieran ser requeridos en el relevamiento, as como tambin el espacio y los recursos tanto legales como tcnicos que hacen posible la viabilidad del mismo.

1.6. Alcances y Limitaciones del Trabajo de Investigacin

1.6.1. Alcances: Recepcin: Ventas: Compras:

-

Registro de Reservas. Registro de Clientes. Registro de Entrada y Salida de Huspedes (Alojamientos) Gestin de Habitaciones. Registro de Estados de Habitaciones.

Registro de Cobros a Clientes Expedicin de Facturas Gestin de Caja

Registro de Proveedores. Registro de Artculos. Registro de Facturas.

Depsito: Gestin de Stock. Registro de Pedidos de Compra.

1.6.2. Limitaciones:

El proyecto ser desarrollado inicialmente slo para utilizarse en sta sucursal sin posibilidades todava de interactuar con las dems sucursales de la cadena hotelera.

No est previsto desarrollar ningn mdulo para el rea de Recursos Humanos ni tampoco del rea contable de la empresa. En la gestin de compras se registrar la factura de compras, sin embargo no as el pago a los proveedores, pues el mdulo de Tesorera an no est contemplado dentro del proyecto.

1.7. Bases Tericas Tcnicas

1.7.1. Aspectos Legales Leyes que regulan el rubro Leyes Impositivas: SECCIN II: DEL DEPOSITO EN HOTELES Y ESTABLECIMIENTOS SIMILARES: Art. 1263.- Los hoteleros respondern como depositarios por la guarda y conservacin de los efectos que introdujeren los viajeros, aunque no les hubiesen sido entregados a ellos o a sus dependientes. Debern indemnizar cualquier dao o prdida que sufrieren aqullos por culpa de sus empleados, o de las personas que se alojan en la casa; pero no de los ocasionados por personas que les acompaen o visiten. Esta responsabilidad se extiende a los vehculos y objetos de toda clase guardados con noticia del hotelero o de su personal, en las dependencias del establecimiento.

DECRETO

23.069/93;

POR

EL

CUAL

SE

REGLAMENTA

LAS

PRESTACIONES DE SERVICIOS QUE TENDRAN DERECHO A LOS BENEFICIOS DE LA LEY No. 60/90 Y SE CALIFICA COMO INDUSTRIA A LA HOTELERIA: Artculo 2o. - Calificase como industria a las actividades de hotelera, apartamento hotel y otros tipos de hospedaje turstico, conforme al Artculo 42o. de la Ley No. 152/69, a los efectos de la aplicacin de la Ley No. 60/90.

Ley Nmero 125/91 Libro I/Captulo I: Rentas de Actividades Comerciales, Industriales o de Servicios. Artculo 2 Hecho Generador Estarn gravadas las rentas que provengan de la realizacin de actividades comerciales, industriales o de servicios que no sean de carcter personal. Se considerarn comprendidas: f) Las rentas provenientes de las siguientes actividades: -Reparacin de bienes en general -Carpintera -Transportes de bienes o de personas -Seguros y reaseguros -Intermediacin financiera -Estacionamiento de auto vehculos -Vigilancia y similares -Alquiler y exhibicin de pelculas -Locacin de bienes y derechos -Discoteca -Hotelera, moteles y similares -Cesin del uso de bienes incorporales tales como marcas, patentes y privilegios.

1.7.2. Herramientas a ser utilizadas

S.O. Linux; sistema operativo con dos peculiaridades: es libre, significa que no requiere el pago de ningn tipo de licencia, y viene acompaado del cdigo fuente. Es un sistema multitarea, multiusuario, multiplataforma, multiprocesador, software cliente y servidor netware, con diversos protocolos de red incluidos en el kernel: TCP, IPv4, IPv6, AX.25, X.25, IPX, DDP, Netrom, etc. La distribucin a ser utilizada ser Linux Mint: Es una distribucin del sistema operativo GNU/Linux, basado en la distribucin Ubuntu (que a su vez est basada en Debian). Mantiene un inventario actualizado, un sistema operativo estable para el usuario medio, con un fuerte nfasis en la usabilidad y facilidad de instalacin.

ARGO - UML: Es una aplicacin de diagramado de UML escrita en java y publicada bajo la Licencia BSD. Dado que es una aplicacin java, est disponible en cualquier plataforma soportada por Java.

CAPITULO II. MARCO METODOLOGICO

2.1. Caractersticas Metodolgicas.

2.1.1. Tipo de Investigacin La investigacin a ser desarrollada es del tipo cuantitativo. Esto debido a que para poder desarrollar el trabajo con exactitud y coherencia se deber utilizar cuestionarios varios. Los mismos sern analizados, interpretados y apropiadamente registrados para luego generar datos estadsticos que sirvan de gua en la elaboracin del proyecto.

2.1.2. Nivel de Conocimiento Esperado El nivel de conocimiento esperado al realizar la investigacin es sin duda descriptivo. Esto, porque lo que se pretende alcanzar con la recoleccin de datos y su posterior anlisis, es llevar a cabo una buena investigacin que permita tener una nocin de la realidad de la empresa. Poder analizar y describir lo que se va adquiriendo.

2.1.3. Diseo de la Investigacin El diseo que estar vigente en la elaboracin del proyecto ser el No Experimental, pues no se buscar probar absolutamente nada. No se precisarn de variables que tengan ser sometidas a algn procedimiento para despus poder llegar a conclusiones precisas. Solamente sern necesarias aquellas muy relevantes y que nos conduzcan a nociones prcticas.

2.1.4. Descripcin de la Poblacin y Muestra Para que la investigacin pueda ser considerada oportuna y relevante, se ha consentido como poblacin al Hotel Tajy Internacional que en total cuenta con 12 funcionarios, de los cuales sern tomados como muestra 5: los recepcionistas, el administrador, el encargado del depsito y el de mantenimientos o limpieza.

2.1.5. Tcnicas de Recoleccin de Datos. Teniendo en cuenta que mientras ms exactos sean los datos recolectados y mayor sea el volumen de los mismos, ms exacta ser tambin la informacin contenida en la investigacin. De esta manera, no slo tendr la importancia que se est buscando sino adems una gran relevancia prctica para la empresa. Por eso se utilizarn los cuestionarios con los cuales se podr conocer detalladamente cada actividad llevada a cabo.

2.2. Fuentes Consultadas Ruoti, N. Junio 2010. Ley No. 125/91 Nuevo Rgimen Tributario. Asuncin, Paraguay. Editora Emprendimientos Nora Ruoti SRL. Hernndez, R. Fernndez, C. Baptista, M. 2010. Metodologa de la Investigacin. Mxico. MacGRAW-HILL/Interamericana Editores, SA. Zahonero, L. I.2010. programacin C, C++, Java y UML. Mxico. MacGRAW-HILL/Interamericana Editores, SA. Flower, Martin. Kendall, Scott. 1997. UML Distilled. Massachusetts. Addison Wesley Longman Inc. 1999. Schumuller, Joshep. 2001. Aprendiendo UML en 24 horas (Versin Espaola). Mexico: Prentice-Hall. 2001.