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4.- Control y cierre del proyecto 4.1 Control Importancia y Mtodos de Control 4.1.1 Graficas de Avance 4.1.2 Graficas de Rendimiento

INTRODUCCION Una vez planeado y programado un determinado proyecto, inicia el trabajo de este y es ah cuando se debe controlar el proyecto. Tomando en cuenta que el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar desviaciones en la ejecucin de los planes. 4.1 Control Importancia y Mtodos de Control EJECUCIN Y CONTROL DEL PROYECTO Aprobacin del proyecto Cuando las personas que intervienen en la ejecucin del proyecto estn plenamente satisfechas con los tiempos, secuencias, costos y distribucin de los recursos humanos y materiales, debe aprobarse el mismo. En este momento el programa de trabajo constar de lo siguiente: La lista de actividades. El presupuesto general. Las especificaciones de actividad. El sealamiento de puestos y responsabilidades y organizacin de mando. La red de actividades. Las condiciones limitantes de trabajo. Los procedimientos de trabajo. El equipo necesario. Los planos y esquema de itinerario y de horario. Las matrices de informacin.

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Graficas de control En el control del proyecto es necesario determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarn dos clases de grficas:

Avance

Rendimiento

4.1.1 Graficas de Avance La grfica de avance contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo. Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programacin para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto. Para calcular el porcentaje programado de avance, procedemos as: La grfica de Gantt es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Ventajas y desventajas de la grafica de Gantt Ventajas Es muy sencilla y fcil de entender. Da una representacin global del proyecto. Permite hacer sin muchas dificultades. Lo maneja los paquetes computacionales.

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Desventajas No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente. No permite optimizar el desarrollo de un programa. No muestra las actividades crticas o claves de un proyecto

Elaboracin una grafica de Gantt Rena a los miembros del equipo, que tengan conocimientos y capacidad de decisin adecuadas al proyecto. Elaboren una lista detallada de las actividades que deben realizarse y los responsable de cada una de ellas. Determine el orden de las actividades. Seleccione la unidad de medida para las actividades: das, semanas, meses Defina el tiempo necesario para realizar cada actividad. Enseguida se elabora el grfico de Gantt representando las actividades secuencialmente mediante la utilizacin de barras de tamao proporcional a su duracin. Despus de elaborar el grfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las actividades programadas con relacin al cumplimiento de las actividades ejecutadas.

Ejemplo: Construccin de una casa

Activ Descripcin Predecesor A Cimientos, paredes B C D E Plomera, electricidad Techos Pintura exterior Pintura interior A A A B, C

Durac. (sem) 4 2 3 1 5

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Las cantidades que aparecen en las columna 4 de esta tabla se anotan en la parte inferior de la red de avance. Es suficiente indicar dos decimales. Si se desea mayor precisin en el dibujo y el tamao de la grfica lo permite, pueden hacerse divisiones en los tramos diarios para mostrar el avance de uno en uno por ciento.

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4.1.2 Graficas de Rendimiento GRAFICAS DE RENDIMIENTO Las grficas de rendimiento son una representacin de datos, generalmente numricos, mediante lneas, superficies o smbolos, para ver la relacin que guardan entre s. Estos datos pueden ser del proyecto en cuestin en la etapa de cierre del proyecto en el cual podemos observar una comparacin entre datos reales y planeados, donde los datos pueden ser histricos cuando todava no se lleva a cabo el proyecto. Preparemos ahora la grfica de rendimiento que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin del proyecto ms la tolerancia En esta grfica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

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Ahora ya podemos calcular el avance logrado diariamente en el proyecto y presentarlo en las grficas anteriores. El avance del proyecto es la suma de los avances logrados por cada una de las actividades componentes. En la siguiente tabla aparecen los informes diarios de avance real en cada actividad

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Graficas de rendimiento

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4.2 CIERRE DEL PROYECTO 4.2.1 OBJETIVO DEL CIERRE DEL PROYECTO Introduccin Una vez finalizado el proyect, parece evidente la necesidad de analizar los resultados y capitular el curso de los hechos para hacerse una idea clara de los objetivos cumplidos, de los que no se han alcanzado, y de la utilidad futura, en otros proyectos, del trabajo realizado. Objetivo Un propsito o meta que se propone a cumplir en un lapso definido de tiempo. Qu es el cierre? El cierre es la etapa que finaliza el proyecto, en la que: Pgina 11

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formalmente se da por concludo. se rene y archiva toda la informacin generada para su uso posterior en otros proyectos El cierre es fundamental en un proyecto y nunca se debe obviar.

Un proyecto se puede cerrar cuando se acaba con xito o cuando.

Los objetivos no se han cumplido y no se puede o quiere volver a intentar

Se termina o recorta el presupuesto

Se re-asignan los recursos a tareas ms prioritarias

La organizacin pierde inters

Cierre del proyecto Normalmente, el cierre del proyecto incluye respuestas a preguntas como: Qu tareas se requieren para cerrar el proyecto? Quin ser el responsable de estas tareas? Cundo empezar y cundo terminar el cierre?

Tareas Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador Realizar una revisin tras el cierre del proyecto Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso Documentar las lecciones aprendidas Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin de proyectos para ser utilizados como datos histricos. Cerrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones Finalizacin de cada uno de los contratos de adquisicin, garantizando: Pgina 12

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la verificacin del producto (se ha completado todo el trabajo contratado?) el archivado de toda la informacin para su posterior uso. La documentacin del cierre se compone: Balance de ingresos y gastos. Informes de situaciones finales. Lista de documentacin generada. Lista de productos generados. Otros, en funcin de la empresa y del proyecto concreto. The Standish Group International es una empresa de investigacin de mercados y consultoria. Public una extensa investigacin, llamada Caos donde muestra que: 31% de los proyectos de software se cancelar antes de que se termine. 53% de los proyectos costar 189% de sus clculos originales. 16% se termina a tiempo y de acuerdo al presupuesto; y en empresas grandes, slo 9%.

Resultados de Caos

Investigacin de The Standish Group International GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 13

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OBJETIVO DEL CIERRE DEL PROYECTO El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la informacin de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, tambin incluye un anlisis de las razones de ello. La realizacin del cierre incluye cinco actividades importantes: 1.- Obtener la aceptacin de entrega del cliente. 2.- Cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos. 3.-Reasignar a los miembros del equipo de proyecto. 4.- Cerrar todas las cuentas y ver que todas las notas se paguen. 5.-Evaluar al equipo del proyecto, a los miembros de ste y al administrador del proyecto. Obtener la aceptacin de entrega del cliente Con el fin de evitar ambigedades que se propagan hasta el momento de la aceptacin del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algn documento. Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que est conforme con ellos.

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Cierre de recursos Aqu se decide si se traspasan los recursos a otro proyecto o no, y se reemplazan los miembros del equipo por los miembros del cierre, pero se busca q se quede el gerente del proyecto. Reasignar a los miembros del equipo de proyecto. El principal capital en una empresa es su propio personal. As pues, mantener al personal ocupado en proyectos es vital para obtener beneficios. Evaluar al equipo del proyecto, a los miembros de ste y al administrador del proyecto. Las razones de evaluacin son 2: 1.-La evaluacin de los individuos aun se deja a los supervisores del departamento de origen de los miembros del equipo 2.- Las mediciones tpicas del desempeo se centran en tiempo, costo y especificaciones. GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 15

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Evaluacin del equipo Algunas condiciones se listan en forma de preguntas: 1.-Existen estndares para la medicin del desempeo?(No se puede administrar lo que no se puede medir.) 2.-Los integrantes conocen bien las responsabilidades individuales y de equipo y los estndares de desempeo? Muestra de evaluacin del equipo y encuesta de retroalimentacin

Evaluacin de un integrante del equipo y del gerente del proyecto Esta evaluacin es importante como parte del proceso de cierre. Constituyen un elemento para tomar decisiones acerca de promociones, aumentos de sueldo y otras recompensas.

PREGUNTAS 1.-Cul es el principal capital de un empresa? Su propio personal, y mantenerlo ocupado en proyectos es vital para obtener beneficios. 2.-Cul es el objetivo del cierre del proyecto?

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Evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa. 3.-Mencione 3 documentos que componen al cierre del proyecto? Balance de ingresos y gastos. Informes de situaciones finales. Lista de documentacin generada.

4.- Qu se concluye con la firma del acta de aceptacin? El cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que est conforme con ellos. 5.- En que nos beneficia cerrar lo recursos del proyecto? Se decide si se traspasan los recursos a otro proyecto o no, y se reemplazan los miembros del equipo por los miembros del cierre, pero se busca q se quede el gerente del proyecto. IV.-CIERRE DEL PROYECTO. 4.2.2.- ACEPTACION DEL PROYECTO INTRODUCCION El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte Que tan bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando: Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo. Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que an no se hayan cobrado).

ACEPTACIN DEL PROYECTO La aceptacin del Cliente es condicin imprescindible para dar por concluido el trabajo. En los proyectos mal especificados puede existir una imprecisin en la especificacin del resultado de un proyecto, al final resulta difcil determinar si la insatisfaccin de un Cliente se debe o no a una falta de adecuacin del producto a lo contractualmente establecido. GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 17

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Con el fin de evitar ambigedades que se propagan hasta el momento de la aceptacin del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, de ser posible, plasmado en algn documento. Aunque el cliente tiene que revisar el resultado y aceptarlo formalmente, como paso previo a dar por terminado el proyecto y poder emitir las Facturas correspondientes. Un ejemplo de un documento con el cual el cliente acepta el proyecto es el acta de recepcin o aceptacin documento elcual cuenta con las siguientes partes: Nombre del gerente del proyecto. Nombre del proyecto. Nombre del cliente. Fecha de entrega y especificar si la entrega en esta fecha establecida ser parcial o total. Especificar los elementos que sern entregados. Indicar las pruebas realizadas al proyecto. Se indica una declaracin de que se aceptan las condiciones presentes en el proyecto. Firmas tanto del cliente como del lder del proyecto. ACTA DE ACEPTACIN O RECEPCIN

Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado Los trabajos presentados y que est conforme con ellos. En caso de que el cliente rechace el producto resultado del proyecto, se le deber pedir que formalice por escrito sus objeciones, con el fin de ser utilizado para las actuaciones correctivas necesarias.

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CUESTIONARIO 1. Cundo se da por terminado el proyecto? El proyecto no puede darse por terminado hasta que el cliente revise y acepte el resultado del mismo. 2. Que se debe hacer para evitar ambigedades en un proyecto? Plasmar en un documento todos los requisitos individuales que se llevaran acabo en dicho proyecto siendo estos lo mas claros posibles. 3. Qu es lo mas importante que se debe aplicar en el cierre del proyecto? La aceptacin del cliente es condicin imprescindible para dar por concluido el trabajo. 4. Cules son las posibles causas de no aceptacin del proyecto? Mala comunicacin, que no haya acuerdos, malos presupuestos y suposiciones, entre otros 5. Cules son los principales datos de un formato de aceptacin de proyecto? Nombre del cliente, ttulo del proyecto, fecha de entrega, actividades entregadas, firmas de acuerdo. IV control y cierre del proyecto 4.2 cierre del proyecto 4.2.3 Informe de cierre del proyecto INFORME DEL CIERRE DE PROYECTO El informe de cierre es, en teora, la ultima documentacin del proyecto generada OBJETIVO Es evaluar el resultado de los trabajos, y resumir todo lo sucedido durante el proyecto que pueda ser de cierta relevancia para actividades futuras de la empresa

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO Contiene, bsicamente, la informacin necesaria para saber si el proyecto tubo los resultados previstos y, en caso contrario, la razones de ello OTRAS UTILIDADES GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 19

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Detectar errores sistemticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas Establecer nuevas estrategias para abordar mercados clsicos o emergentes

DOCUMENTACION Est compuesto por: El balance de ingresos y gastos Los informes de situacin finales La lista de documentacin generada La lista de productos generados

BALANCES DE INGRESOS Y GASTOS Es conceptualmente similar al formato de avance econmico

RESUMEN DEL CIERRE DEL PROYECTO GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 20

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La utilidad del balance de ingresos y gastos es evidente. Sin embargo, su nivel de detalle es excesivo para un anlisis externo, general, del resultado del proyecto Por esta razn se hace el resumen contable del balance de ingresos y gastos (informe econmico) y una explicacin del mismo (informe de situacin final) INFORME ECONOMICO El informe econmico de cierre resumen los datos contables mas significativos del proyecto, y permite a una persona ajena al mismo, de un vistazo o hacerse una idea general del resultado.

INFORME DE SITUACION FINAL Es una descripcin general, en lenguaje no tcnico, y para todo tipo de lectores del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicacin del mismo hasta su cierre contable (debe de contener adems de los datos bsicos del proyecto, una descripcin general de los hechos mas significativos del mismo)

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TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACION GENERADA La documentacin generada y obtenida durante el ciclo de vida de un proyecto es de trascendental valor para la empresa, pues la fuente de conocimiento y la experiencia ultima adquirida para futuros proyectos relacionados con el anterior 4.2 CIERRE DEL PROYECTO 4.2.4 EVALUACIN Y RETROALIMENTACIN Introduccin El cierre del proyecto es el mejor momento para evaluar la adecuacin del equipo de trabajo, proyectando el conocimiento y la experiencia adquirida sobre las acciones comerciales encaminadas a obtener nuevos proyectos. Evaluacin Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos. CIERRE DEL PROYECTO EVALUACIN La evaluacin implica la medicin con respecto al criterio especfico. La experiencia corrobora que antes del inicio del proyecto se debe establecer el escenario para que todas las expectativas, estndares, cultura organizacional de respaldo y las restricciones estn en su lugar, sino, la eficacia del proceso de evaluacin sufrir.

Muchas veces la evaluacin del desempeo no se hace bien, esto debido a 2 razones: Las evaluaciones de los individuos an se dejan a los supervisores del departamento de origen de los miembros del equipo. Las mediciones tpicas del desempeo se centran en tiempo, costo y especificaciones. La mayora de las organizaciones no ven ms all de estas mediciones, aunque son importantes y crticas. Las organizaciones deben considerar la evaluacin del proceso de construccin del equipo, la eficacia de la decisin del grupo y los procesos de solucin de problemas. Es necesario que al trmino del proyecto se realicen evaluaciones de desempeo para: Equipo del proyecto Integrantes Administrador Pgina 22

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EVALUACION DEL EQUIPO DE PROYECTO Antes de que una evaluacin del equipo del proyecto pueda ser eficaz y til, un centro mnimo de condiciones necesita estar establecido. Algunas condiciones se enlistan en forma de preguntas: 1.- Existen estndares para la medicin del desempeo? Las metas son claras para el equipo y los individuos? 2.- Los integrantes conocen bien las responsabilidades individuales y de equipo y los estndares de desempeo? 3.- Son adecuadas las recompensas de los equipos? Envan una seal clara de que la administracin superior cree que la sinergia de los equipos es importante? 4.- La evaluacin del equipo debe ir ms all de tiempo, costo y especificaciones. Encuesta para la evaluacin del equipo El mecanismo tpico para la evaluacin de equipos es una encuesta aplicada por: un consultor, un miembro del departamento de recursos humanos va correo electrnico

La encuesta normalmente est restringida a los integrantes del equipo. Cuando los resultados se tabulan, el equipo se rene con la administracin superior y se revisan los resultados. Los resultados de las encuestas de evaluacin del equipo son tiles para cambiar el comportamiento, enfatizar la importancia de respaldar el enfoque de equipos y la mejora continua. Evaluacin de un integrante del equipo La evaluacin del equipo es crucial, pero hasta cierto punto es probable que se le impida a un administrador del proyecto que evale el desempeo por integrante. Dicha evaluacin se requerir como parte del proceso de cierre y luego se incorporar en el sistema de evaluacin de desempeo anual de la organizacin. Estas evaluaciones constituyen un elemento importante del archivo personal de un individuo y con frecuencia forman la base para tomar decisiones acerca de las promociones, asignaciones futuras de trabajo, aumentos de sueldo por mritos y otras recompensas. GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 23

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Evaluacin del administrador del proyecto Las organizaciones varan en la medida que los administradores de proyecto participan en forma activa en la realizacin del proceso de evaluacin. Las empresas donde los proyectos se manejan dentro de la organizacin funcional o la matriz funcional, el administrador de rea del individuo, no el administrador del proyecto, es responsable para evaluar el desempeo. El administrador del rea puede solicitar la opinin del administrador de proyecto sobre el desempeo individual en un proyecto especfico. RETROALIMENTACIN La retroalimentacin, es un mecanismo que nos permite mejorar el proceso cuando observamos que en una evaluacion no se consigue lo que nos habamos propuesto. Retroalimentar: Informar de la evolucin de un programa con el fin de mejorarlo cuando los objetivos que nos hemos propuesto en el plan no se estn consiguiendo o no se han conseguido. La retroalimentacin se realiza mediante dos tipos de revisiones: REVISIN DE 360 GRADOS. REVISIN DEL DESEMPEO.

REVISION DE 360 GRADOS Es un nuevo proceso que parece ganar una amplia aceptacin, que incluye solicitar la retroalimentacin relacionada con el desempeo de los miembros del equipo, de todas las personas que son afectadas por su trabajo. Esto incluira no solo administradores de proyecto y de rea, sino tambin compaeros, subordinados y hasta clientes. REVISION DEL DESEMPEO Las organizaciones emplean una amplia gama de mtodos para revisar el desempeo individual en un proyecto. En general, todos los mtodos de revisin de desempeo se centran en las habilidades tcnicas y sociales llevadas al proyecto y al equipo. Algunos de estos mtodos son: Discusin informal entre el organizador y el integrante el proyecto. Envo de escritos, que describan y evalen el desempeo de un individuo. Escalas de evaluacin, donde se califica al individuo de acuerdo con una escala.

El administrador del proyecto necesita sentarse con cada integrante del equipo y discutir su desempeo. Algunos consejos generales para realizar las revisiones de desempeo son: GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 24

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Comenzar siempre el proceso pidiendo al individuo que evale su desempeo personal. Evitar, cuando sea posible, hacer comparaciones con los dems miembros del equipo. Cuando tenga que ser critico, enfocarse en ejemplos especficos de comportamiento mas que en la personalidad. Ser congruente y justo en el trato con todos los miembros de equipo. Tratar la revisin como un punto nico en un proceso continuo.

Aunque en muchos casos, el mismo proceso que se aplica para realizar el desempeo se usa para evaluar al administrador del proyecto, muchas empresas aumentan este proceso dada la importancia de la posicin con su organizacin. CONCLUSION Es de crucial importancia en todo cierre de proyecto realizar en forma adecuada la evaluacin y retroalimentacin, ya que de esto depende, la creacin y el xito de nuevos proyectos. Es bsico que no solo se realice la evaluacin a todo el equipo del proyecto, sino que tambin se realice de forma individual, esto con el fin de mejorar el desempeo de cada uno de los integrantes del equipo. PREGUNTAS 1.- QU ES LA EVALUACIN DEL CIERRE DEL PROYECTO? ES LA DETERMINACIN DEL GRADO DE EFICACIA Y EFICIENCIA, CON QUE HAN SIDO EMPLEADOS LOS RECURSOS DESTINADOS A ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO. 2.- CUNTOS Y CULES SON LOS TIPOS DE EVALUACIONES DE DESEMPEO QUE SE TENDRN QUE REALIZAR EN EL CIERRE DE UN PROYECTO? RESPUESTA: SON TRES TIPOS DE EVALUACIONES DE DESEMPEO: 1.- EQUIPO DEL PROYECTO 2.- INTEGRANTES 3.- ADMINISTRADOR 3.- QU ES LA RETROALIMENTACIN DEL CIERRE DEL PROYECTO? LA RETROALIMENTACIN, ES UN MECANISMO QUE PERMITE MEJORAR EL PROCESO CUANDO OBSERVAMOS QUE EN UNA EVALUACION NO SE CONSIGUE LO QUE SE HABA PROPUESTO. GUIA PARA LA UNIDAD 4 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO Pgina 25

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4.- CULES SON LOS DOS TIPOS DE REVISIONES QUE SE REALIZAN EN LA RETROALIMENTACIN? REVISIN DE 360 GRADOS. REVISIN DEL DESEMPEO.

5.- MENCIONA LOS MTODOS EMPLEADOS EN LA REVISIN DEL DESEMPEO. Discusin informal. Envo de escritos. Escalas de evaluacin.

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