Presupuestos Cash Flow y Estados Contables Proyectados

Presupuestos Introduccin
Una de las funciones administrativas ms importantes es el planeamiento empresario. Planear es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Cada departamento de la empresa formula planes tendientes a la consecucin de los objetivos de la empresa, en funcin de los recursos previstos para toda la organizacin, y acordes con sus propias metas y programas. El planeamiento puede clasificarse en: - estratgico: conjunto de decisiones fundamentales para el desarrollo futuro de la empresa, proyectndose hacia el largo plazo. Est a cargo de la alta direccin tctico: se conforma dentro del marco del planeamiento estratgico. Abarca el corto plazo. Se circunscribe a la administracin de los medios a travs de los que habrn de lograrse los objetivos especficos.

Presupuestar consiste en traducir en trminos numricos los planes de accin de la empresa para un perodo determinado. En general, el presupuesto abarca un perodo de un ao; aunque no necesariamente deba coincidir con el ejercicio econmico de la empresa. Adems, suelen realizarse actualizaciones peridicas, en intervalos inferiores al ao. Dichas actualizaciones pueden realizarse en fechas previstas de antemano, o pueden surgir ocasionalmente como consecuencia de modificaciones significativas en el contexto econmico en el que est inmersa la empresa. Presupuestar implica objetivos relacionados tanto con la planificacin como con el control. Se relaciona con la planificacin puesto que, a partir de una proyeccin futura adecuada permite tomar hoy decisiones en funcin de ese futuro. Adems, se relaciona con el control, porque es la nica va de verificar el cumplimento de los objetivos que se plantearon. El proceso de presupuestacin abarca tres tipos de presupuestos: 1. Presupuesto Econmico Muestra las operaciones que se planean llevar a cabo durante el perodo a presupuestar. Se denomina tambin Operativo. Consiste en proyectar el Estado de Resultados de la empresa. Se fundamenta en el principio contable de devengado. 2. Presupuesto Financiero Muestra las fuentes de fondos para el perodo a presupuestar y la utilizacin probable de los mismos. Se denomina tambin Presupuesto de Caja o Cash Flow. Se fundamenta en el principio contable de percibido.
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3. Presupuesto de Inversiones Muestra los cambios planificados para el activo inmovilizado. Una vez concluida la tarea de presupuestacin, se est en condiciones de elaborar los Estados Contables Proyectados, que resumirn la situacin patrimonial y financiera que tendr la empresa si se cumplen las pautas presupuestadas. Para la elaboracin de estos Estados, se parte de un Estado Patrimonial real, al que se aadirn las operaciones que se prev realizar, alcanzando as los saldos que tendrn las diferentes cuentas al cabo del perodo para el cual se realiz la proyeccin presupuestada.

Proceso de Presupuestacin
A partir de la fijacin de los objetivos llevada a cabo por la Direccin Superior de la empresa, se dar comienzo al Proceso de Presupuestacin. Para ello, los objetivos fijados sern traducidos formalmente en el Presupuesto Econmico u Operativo, que normalmente tiene una extensin anual. Para poder formalizar los objetivos en el presupuesto, se deber realizar el anlisis de dos componentes de caractersticas diferenciadas: Componente fsico: referido a los aspectos que se relacionan con volmenes o unidades fsicas, tales como unidades a vender y producir, horas de mano de obra, etc. Componente monetario: Dichos volmenes o unidades fsicas debern ser transformadas a un denominador comn como lo es la moneda de cuenta. En perodos de inflacin ser necesario adems reexpresar la moneda de cuenta en moneda constante.

Una vez iniciado el perodo presupuestado, se produce la gestin operativa, que se traduce en los resultados obtenidos, brindados por el sistema contable. Mensualmente se compararn los valores presupuestados con los reales, de lo cual surgirn los desvos, que debern ser analizados, a los efectos de determinar cules has sido las causas que los provocaron. De acuerdo con la significatividad de los desvos, deber procederse a la justificacin por parte de cada uno de los sectores responsables. Dicha justificacin ser formalizada en los informes mensuales de control presupuestario, que servirn de base para la toma de medidas correctivas en el menor tiempo posible. Esas medidas correctivas darn lugar a un proceso de retroalimentacin, que podra actuar sobre la gestin operativa o, ms an, sobre los propios objetivos, determinando en este ltimo caso, la realizacin de modificaciones en el Presupuesto.

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Sistema Presupuestario
Objetivos Previstos Gestin Operativa

Componente Fsico

Componente Monetario

Componente Fsico

Componente Monetario

PRESUPUESTO

Resultados Obtenidos

Comparacin

Significativida d

Anlisis de los desvos

Medidas correctivas

Retroalimentaci n

Partes de un presupuesto
En una empresa comercializadora tpica, el presupuesto est integrado por diferentes partes, a saber: Presupuesto de Ventas Presupuesto de Gastos 3

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Presupuesto Financiero Presupuesto Econmico

Si la empresa es industrial, a las partes ya mencionadas, se debe agregar: Presupuesto de Produccin

Para facilitar la tarea, los diferentes presupuestos debern elaborarse en el siguiente orden: Si se trata de una empresa comercializadora: 1. 2. 3. 4. Presupuesto de Ventas Presupuesto de Gastos Presupuesto Financiero Presupuesto Econmico

Si se trata de una empresa industrial: 1. 2. 3. 4. 5. Presupuesto de Ventas Presupuesto de Produccin Presupuesto de Gastos Presupuesto Financiero Presupuesto Econmico

Cabe destacar que, en caso de ser necesario, podrn elaborarse tantos presupuestos auxiliares como sean necesarios, a los efectos de sistematizar toda la informacin propia de cada empresa en particular. Por ejemplo, si la empresa ha contrado obligaciones financieras amortizables por alguno de los sistemas usuales en el mercado (francs, alemn, etc), podr elaborar un presupuesto en el que se calcule el monto a pagar de cada cuota, determinando la parte de capital puro e inters contenido en cada cuota.

Presupuesto Econmico
Debemos recordar que el este Presupuesto es un Estado de Resultados proyectado. Por lo tanto, se elabora dicho Estado para cada uno de los diferentes meses que conforman el perodo a presupuestar, tomando como base las cifras estimadas que provienen de los otros presupuestos. A continuacin se detallarn tanto el esquema ms utilizado para la elaboracin de este Presupuesto, como un modelo de Planilla. Dicho esquema no es taxativo y podr modificarse acorde a las necesidades y caractersticas de cada empresa en particular.

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Esquema de Presupuesto Econmico

menos: Ventas Costo de Mercaderas Vendidas o Costo de Produccin Vendida (segn corresponda) RESULTADO BRUTO Gastos Fijos Gastos Variables Gastos Financieros Otras Ganancias Otras Prdidas RESULTADO NETO (antes de Impuesto a las Ganancias)

menos: menos: menos: ms: menos:

Planilla de Presupuesto Econmico

(Elaborado para un trimestre)
Mes 1 Concepto Ventas menos: Costo Mercaderas Vendidas o Producidas Resultado Bruto menos: Gastos Fijos Gastos Variables Gastos Financieros ms: Otras Ganancias menos: Otras Prdidas Resultado Neto (antes de Impuesto a las Ganancias) Mes 2 Mes 3 Total

Presupuesto Financiero
Debemos destacar que el Presupuesto Financiero, tambin llamado Flujo de Fondos o Cash Flow, refleja el movimiento presupuestado de fondos, por lo que puede asimilarse a un mayor de Caja proyectado. Para la elaboracin de este Presupuesto se trabaja en base al criterio de lo percibido, asignando a cada mes a proyectos los
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movimientos de fondos que se presupuestan, independientemente del perodo en el que dichos ingresos o egresos se devenguen. Es conveniente preparar tantas planillas auxiliares como sea necesario, a los efectos de visualizar claramente los momentos de pagos y cobros, cualquiera sea la naturaleza de los mismos. Esquema del Presupuesto Financiero SALDO INICIAL DE FONDOS ms: Cobros del mes: menos: Pagos del mes: a clientes otros cobros

a Proveedores de Gastos Fijos de Gastos Variables a Acreedores a Bancos otros pagos SALDO FINAL DE FONDOS (inicial para el mes siguiente)

Estados Contables Proyectados

Una vez concluida la tarea de elaboracin de los Presupuestos, se est en condiciones de elaborar los Estados Contables Proyectados. Para ello deber tomarse como punto de partida el ltimo Estado Contable elaborado por la empresa y agregarle los movimientos que surjan de los Presupuestos elaborados, tal como si se mayorizaran las operaciones que se han proyectado .De esta manera ser posible estimar la situacin econmica, patrimonial y financiera que tendr la empresa, en caso de cumplirse todas las pautas presupuestadas. ltimo Estado Contable cerrado + Datos segn Presupuesto = Estado Contable Proyectado

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Ejercitacin
Ejercicio Nro. 1 Caso Arroyo La empresa Arroyo S. R. L. suministra la siguiente informacin, correspondiente al Estado de Situacin Patrimonial cerrado al 31 de diciembre de 2005, y que abarca el trimestre octubre diciembre: ACTIVO Caja y Bancos Crditos por Ventas Bienes de Cambio TOTAL ACTIVO Datos Adicionales:

6.000.900.3500.10.400.-

PASIVO Acreedores Varios TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO TOTAL

1.500.1.500.8.900.10.400.-

Ventas anteriores Noviembre 2005: 4.000.Diciembre 2005: 4.500.-

$ $

Ventas presupuestadas: Enero 2006: $ 5.000.Febrero 2006: $ 6.000.Marzo 2006: $ 8.000.Abril 2006: $ 9.000.Los Gastos Variables presupuestan en el 10 sobre las ventas, y pagarn en el mes de devengamiento. se % se su

El Costo de la Mercadera Vendida ser del 70 % sobre las ventas

El saldo de Acreedores Varios se cancelar el 31 de marzo de 2006 con un inters simple del 10 % sobre la deuda La empresa compra cada mes las mercaderas que proyecta vender al mes siguiente, y las abona en el mismo mes de la compra

Los Gastos Fijos son de $ 500.mensuales, y se pagarn el mes siguiente al de su devengamiento Las ventas se cobran de la siguiente forma: 80 % al contado 20 % a los 30 das

Se solicita: Preparar el Presupuesto Econmico y el Presupuesto Financiero, ambos discriminados en forma mensual, para el trimestre Enero Marzo 2006
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 Elaborar el Estado Contable Proyectado al 31 de marzo de 2006 Si la empresa decidiese la realizacin de algn tipo de inversin: cul sera el mes oportuno para realizarla? cul sera el monto a invertir? Justifique su respuesta. Ejercicio Nro. 2 Caso Bosques La empresa Bosques S. A. suministra la siguiente informacin, correspondiente al Estado de Situacin Patrimonial cerrado al 31 de diciembre de 2005 : ACTIVO PASIVO Caja y Bancos 22.480.- Proveedores 16.744.Crditos por Ventas 8.112.- Acreedores Varios 3.120.Alquileres a cobrar 3.000.- Impuestos a 1.300.Pagar Bienes de Cambio 7.280.- Seguros a Pagar 429.Deudas Bancarias 3.471.TOTAL PASIVO 25.064.PATRIMONIO 15.808.NETO TOTAL ACTIVO 40.872.TOTAL 40.872.Datos Adicionales: Ventas anteriores Ventas presupuestadas: Noviembre 2005: $ 12.480.Enero 2006: $ 10.400 .Diciembre 2005: $ 13.520.Febrero 2006: $ 15.600.Marzo 2006: $ 16.640.Abril 2006: $ 17.680. La empresa trabaja con un Los impuestos se abonarn margen de ganancia del 30 en el mes de enero de 2006, % sobre las ventas con un recargo por mora del 5% El saldo de Acreedores Los Gastos Variables se Varios se cancelar en presupuestan en el 10 % febrero de 2006 con un sobre las ventas, y los inters simple del 8 % Gastos Fijos sern de $ mensual directo. 1.500 mensuales. Ambos se pagarn en el mes de su devengamiento. La empresa compra cada Las ventas se cobran de la mes las mercaderas a siguiente forma: vender al mes siguiente, y 40 % al contado las abona a los sesenta das, 60 % a los 30 das sin inters. Los Alquileres se cobrarn Los Seguros se abonarn en mitad en enero 2006 y el julio de 2006 y las deudas saldo en marzo 2006, sin bancarias, en 2 cuotas sin intereses intereses en febrero y marzo

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Presupuestos Cash Flow y Estados Contables Proyectados 2006. Se solicita: Preparar el Presupuesto Econmico y el Presupuesto Financiero, ambos discriminados en forma mensual, para el trimestre Enero Marzo 2006 Elaborar el Estado Contable Proyectado al 31 de marzo de 2006 Si la empresa decidiese la realizacin de algn tipo de inversin: cul sera el mes oportuno para realizarla? cul sera el monto a invertir? Justifique su respuesta. Ejercicio Nro. 3 Caso Caminos La empresa Caminos S. R. L. suministra la siguiente informacin, correspondiente al Estado de Situacin Patrimonial cerrado al 31 de marzo de 2003 : ACTIVO Caja y Bancos Crditos por Ventas Bienes de Cambio 25.000.19.000.7.000.PASIVO Proveedores Acreedores Varios Prstamos TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO TOTAL 16.100.3.000.5.000.24.100.26.900.51.000.-

TOTAL ACTIVO Datos Adicionales:

51.000.-

Ventas anteriores Febrero 2003: $ 12.000.Marzo 2003: $ 13.000.-

Ventas presupuestadas: Abril 2003: $ 10.000.Mayo 2003: Junio 2003: $ 15.000.$ 16.000.-

La ganancia bruta sobre ventas es del 30 %. El saldo de Acreedores Varios se cancelar en dos cuotas, en mayo y setiembre de 2003 con un inters del 10 % sobre cada cuota.

Julio 2003: $ 17.000.Agosto 2003: $ 18.000.Setiembre 2003: $ 19.000.Octubre 2003: $ 20.000.Los prstamos se pagarn a razn de $ 1.000.- por mes, a partir de Abril de 2003 Los Gastos Variables se presupuestan en el 10 % sobre las ventas, y los Gastos Fijos sern de $ 2.000 mensuales. Ambos se pagarn en el mes de su devengamiento. 9

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La empresa compra cada Las ventas se cobran de la mes las mercaderas que siguiente forma: proyecta vender al mes 50 % al contado siguiente, y las abona a los 50 % a los 30 das sesenta das, sin inters. Se solicita: Preparar el Presupuesto Econmico y el Presupuesto Financiero, ambos discriminados en forma mensual, para el semestre Abril Setiembre 2003 Elaborar el Estado Contable Proyectado al 30 de setiembre de 2003 Si la empresa decidiese la realizacin de algn tipo de inversin: cul sera el mes oportuno para realizarla? cul sera el monto a invertir? Justifique su respuesta. Ejercicio Nro. 4 Caso Diseo

La empresa Diseo S. A. suministra la siguiente informacin, correspondiente al Estado de Situacin Patrimonial cerrado al 31 de marzo de 2003 : ACTIVO Caja y Bancos Crditos por Ventas Documentos a Cobrar Bienes de Cambio Bienes de Uso Amort. Acum. Bs. Uso TOTAL ACTIVO Datos Adicionales:

28.700.22.000.8.000.17.250.18.000.(1.800.-) 92.150.-

PASIVO Proveedores Acreedores Varios Impuesto a Pagar Deudas Bancarias TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO TOTAL

17.250.8.000.2.500.10.000.37.750.54.400.92.150.-

Ventas anteriores: Febrero 2003: $ 21.500.Marzo 2003: $ 22.000.-

Ventas presupuestadas: Abril 2003: $ 23.000.Mayo 2003: Junio 2003: Julio 2003: $ 21.000.$ 23.500.$ 24.000.a los

La ganancia bruta sobre ventas es del 25 %. El saldo de Acreedores Varios corresponde a una

Las ventas se cobran 30 das, sin inters.

Los Gastos Variables mensuales sern del 6 %

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Presupuestos Cash Flow y Estados Contables Proyectados deuda por compra de Bienes de Uso y se cancelar en dos cuotas iguales y consecutivas a partir de abril de 2003 con un inters directo del 5 % sobre cada cuota.

sobre las ventas; y los Gastos Fijos, de $ 400 mensuales, que incluyen amortizaciones por $ 50.-. Ambos se pagarn en el mes en que se devengan. Las deudas bancarias se pagarn en junio de 2003, con un inters del 3 % mensual, que se abonar conjuntamente con la deuda Los impuestos pendientes de pago se abonarn en el mes de mayo de 2003

La empresa compra cada mes las mercaderas que proyecta vender al mes siguiente, y las abona a los treinta das, sin inters. La empresa alquila un local de su propiedad por el que cobra $ 500.- por mes. Los Documentos a Cobrar vencen: 60 % en mayo 2003 40 % en agosto 2003

Se solicita: Preparar el Presupuesto Econmico y el Presupuesto Financiero, ambos discriminados en forma mensual, para el bimestre Abril Mayo 2003 Elaborar el Estado Contable Proyectado al 30 de abril de 2003 Elaborar el Estado Contable Proyectado al 31 de mayo de 2003 Si la empresa decidiese la realizacin de algn tipo de inversin: cul sera el mes oportuno para realizarla? cul sera el monto a invertir? Justifique su respuesta.

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Ejercicio Nro. 5 Caso Encuentro La empresa Encuentro S. R. L. suministra la siguiente informacin, correspondiente al Estado de Situacin Patrimonial cerrado al 31 de marzo de 2003 : ACTIVO Caja y Bancos Crditos por Ventas Bienes de Cambio Bienes de Uso Amort. Acum. Bs. Uso Inmuebles en Alquiler Am. Ac. Inm. En Alq. TOTAL ACTIVO Datos Adicionales: Ventas anteriores (en unidades) Febrero 2003: Marzo 2003:

PASIVO Proveedores Acreedores Varios Deudas Bancarias Int. Banc. (-) a Dev (1.000.-) TOTAL PASIVO 20.000.- PATRIMONIO NETO (800.-) 116.500.TOTAL 50.000.23.000.15.300.10.000.-

20.000.24.000.5.300.(300.-) 49.000.67.500.116.500.-

Ventas proyectadas (en unidades) 1.500 Abril 2003: 2.100 Mayo 2003: Junio 2003: Agosto 2003: Setiembre 2003: Octubre 2003: Noviembre 2003:

1.800 2.000 2.100 2.050 2.000 2.100 2.500

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Presupuestos Cash Flow y Estados Contables Proyectados Diciembre 2003: Enero 2004:

2.600 2.700

El precio de venta unitario se mantiene constante en $ 6.desde Julio de 2002, pero se estima que, a partir de Junio de 2003, sufrir un incremento mensual del 3 % La empresa tiene una utilidad bruta sobre ventas del 25 % Los Gastos Variables alcanzan mensualmente el 5 % de las ventas presupuestadas El saldo de Acreedores Varios se cancelar en 5 cuotas mensuales y consecutivas, a partir de Abril de 2003, con un inters directo del 4 % sobre el total de la deuda. Por el Inmueble, se cobra un alquiler mensual de $ 400.en efectivo El saldo de Deudores por Ventas incluye el importe de la deuda que mantiene un cliente, la que ser saldada en cuatro cuotas mensuales y consecutivas, a partir de Abril de 2003, con un inters directo del 2 % sobre cada cuota.

Los Gastos Fijos mensuales estn presupuestados en $ 800.- e incluyen $ 100.- en concepto de amortizaciones

La empresa mantiene un stock mnimo de $ 7.200.Las Deudas Bancarias se saldarn en su totalidad en Setiembre de 2003 La empresa compra cada mes las unidades que estima vender al mes siguiente, y las abona a los treinta das, sin inters, y al mismo precio que de contado. Las ventas se realizan el 30 % al contado y el saldo a los 30 das, sin intereses implcitos o explcitos. Hasta Junio de 2003 se proyecta pagar los Gastos Fijos y Variables en el mes de su devengamiento. A partir de Julio de 2003, Los Gastos Fijos se pagarn por bimestre adelantado, y los Gastos Variables, se pagarn a los 30 das de su devengamiento.

El saldo de la cuenta Proveedores incluye una deuda con un proveedor que ser abonada en Noviembre de 2003, sin intereses

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Se solicita: Preparar el Presupuesto Econmico y el Presupuesto Financiero, ambos discriminados en forma mensual, para el perodo Abril Diciembre 2003 Elaborar el Estado Contable Proyectado al 30 de diciembre de 2003 Si la empresa decidiese la realizacin de algn tipo de inversin: cul sera el mes oportuno para realizarla? cul sera el monto a invertir? Justifique su respuesta.

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Solucin Ejercicio Nro. 2 - Caso Bosques

Concepto Ventas Cobranza de Ventas: Ventas 11/02 Ventas 12/02 Ventas 01/03 Ventas 02/03 Ventas 03/03 Total Cobranzas Saldo pendiente de cobro al 31/03/2003 Compras Pago de Compras Compras 11/02 Compras 12/02 Compras 01/03 Compras 02/03 Compras 03/03 Total Pagos de Compras Gastos Fijos: Devengamiento y pago Gastos Variables: Devengamiento y pago Gastos Financieros: Devengamiento Gastos Financieros: Pago
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11-02

12-02

01-03

02-03

03-03

04/03 -05/03 17.680,00

Control

12.480,00 13.520,00 10.400,00 15.600,00 16.640,00

68.640,00

4.992,00

7.488,00 5.408,00

12.480,00

8.112,00 4.160,00

13.520,00

9.360,00 6.656,00 12.272,00 12.480,00 16.016,00

6.240,00 6.240,00

10.400,00 15.600,00

9.984,00 9.984,00

16.640,00 68.640,00

9.464,00

7.280,00 10.920,00 11.648,00 12.376,00

51.688,00

9.464,00 7.280,00 10.920,00 11.648,00 12.376,00 24.024,00

9.464,00 7.280,00 10.920,00 11.648,00 12.376,00 51.688,00

9.464,00 1.500,00 1.040,00 83,20 65,00

7.280,00 10.920,00 1.500,00 1.500,00 1.560,00 1.664,00 83,20 83,20 166,40 83,20

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Presupuestos Cash Flow y Estados Contables Proyectados Planilla Auxiliar Concepto Ingresos: Cobranzas de Ventas Cobranzas de Alquileres Total Ingresos Egresos: Pago Compras Pago Acreedores Varios Pago Intereses Acreed. Varios Pago Gastos Fijos Pago Gastos Variables Pago Impuestos Pago Intereses Impuestos Pago Deudas Bancarias Pago Seguros Total Egresos Diferencia Flujo de Fondos Concepto Saldo inicial de Caja Ms: Total de Ingresos Menos: Total de Egresos Saldo Final de Caja

01-03

02-03

03-03

Pendientes 9.984,00 Deud. por Vtas al 31/03/2003

12.272,00 12.480,00 16.016,00 1.500,00 1.500,00 12.272,00 13.980,00 17.516,00 9.464,00 7.280,00 10.920,00 1.560,00 1.560,00 166,40 83,20 1.500,00 1.500,00 1.560,00 1.664,00

24.024,00 Proveedores al 31/03/2003

1.500,00 1.040,00 1.300,00 65,00

1.735,50

1.735,50 429,00 Seg. a Pag. al 31/03/2003

13.369,00 13.801,90 17.462,70 -1.097,00 178,10 53,30 01-03 22.480,00 12.272,00 13.369,00 21.383,00 02-03 21.383,00 13.980,00 13.801,90 21.561,10 03-03 21.561,10 17.516,00 17.462,70 21.614,40

21.614,40 Caja al 31/03/2003

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Presupuesto Econmico Concepto Ventas menos: Costo Mercaderas Resultado Bruto menos: Gastos Fijos Gastos Variables Gastos Financieros Resultado Neto 01-03 02-03 03-03 16.640,00 11.648,00 4.992,00 Totales 42.640,00 29.848,00 12.792,00

10.400,00 15.600,00 7.280,00 10.920,00 3.120,00 4.680,00

1.500,00 1.040,00 148,20 431,80

1.500,00 1.560,00 83,20 1.536,80

1.500,00 1.664,00 83,20 1.744,80

4.500,00 4.264,00 314,60 3.713,40

Estados Contables Proyectados al 31/03/2003 ACTIVO Caja y Bancos Crditos por Ventas Bienes de Cambio TOTAL ACTIVO PASIVO Proveedores Seguros a Pagar TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO Al 31/12/2002 Resultado del Ejercicio TOTAL PATRIMONIO NETO TOTAL PASIVO + PAT. NETO

21.614,40 9.984,00 12.376,00 43.974,40

24.024,00 429,00 24.453,00

15.808,00 3.713,40 19.521,40 43.974,40

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