MANUAL DE FLUXOGRAMAS

NDICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Desenvolvido por Jos Ricardo Rigoni

MANUAL DE FLUXOGRAMAS
NDICE Apresentao do Manual O que so processos? Mapeamento de Processos Importncia dos Fluxogramas Mapa de processos Fluxograma de Informao Fluxograma de Operao Mapofluxograma Matriz SIPOC Tutorial como elaborar um fluxograma em VISIO Smbolos importantes (Coleo)
Desenvolvido por Jos Ricardo Rigoni

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Apresentao do Manual de Fluxogr

Parabns por adquirir um material produzido pelo TOTAL Qualidade Blog!! Muitos so os materiais que disponibizamos em nosso blog, sejam video aulas, plan de altssima qualidade que vo ajudar voc a se desenvolver cada vez mais profissi Este manual destinado a profissionais que esto tendo o primeiro contato com os e tambm para profissionais que precisam de modelos prontos para uso no dia a d De forma simples e didtica disponibilzamos nesse manual em Excel contedos ref a importncia de utilizao dos fluxogramas, Modelos de fluxogramas de Operao um mapa de processos contendo uma descrio da interao entre processos e a m Esse manual contm tambm um tutorial de como elaborar fluxogramas no MS VIS formato .VSD utilizados na elaborao desse manual. Espero que com esse material voc consiga turbinar os resultados dos seus estudo dia a dia.

o Manual de Fluxogramas

L Qualidade Blog!! log, sejam video aulas, planilhas ou metodologias e informaes olver cada vez mais profissionalmente. o o primeiro contato com os temas, processos e fluxogramas prontos para uso no dia a dia. ual em Excel contedos referentes a processos e mapeamento, e fluxogramas de Operao e Informao, exemplos resolvidos, rao entre processos e a matriz SIPOC. orar fluxogramas no MS VISIO 2007 e todos os arquivos em

resultados dos seus estudos ou trabalhos e que seja til no seu

Jos Ricardo Rigoni Total Qualidade Blog

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O QUE SO PROCESSOS?

O fluxograma como o nome j diz uma forma de representao grfica de um fluxo qualquer. E um processo pode ser visto como um fluxo de informaes, materiais, pessoas, etc. Vamos conhecer algumas definies na literatura sobre Processo

A norma ISO 9001:2008 no item 0.2 Abordagem de processo define "Uma atividade ou conjunto de atividades interligadas que usa recursos e que gerenciada de forma a possib pode ser considerada um processo. Frequentemente, a sada de um processo a entrada para o processo se

Hammer e Champy - "Processo empresarial um conjunto de atividades com uma ou mais espcies de entrad

Adair e Murray - " Uma srie de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informaes, pessoas, m (produto fsico, informao, servio), usados para fins especficos por seu receptor."

Um processo deve ter repetitividade e processos subsequentes se alimentam. Resultados de um processo po Um processo deve ser gerenciado para que: as entradas sejam melhor aproveitadas e transformadas da form e os resultados alcacem aos requisitos do cliente daquele processo (eficcia do processo). O processo deve gerar valor para o cliente, seja ele interno ou externo a organizao.

Nunca confundir atividades ou tarefas com processos - Processos so faturamento, vendas, produo atividades so, faturar uma nota fiscal , atualizar contato do cliente, usinar um material e por ai vai, as atividad Os processos esto num nvel mais macro do que as atividades.

Planejamento

Execuo e Controle

Entradas
Informaes e conhecimentos Know-how Especificaes Clientes Matrias-primas

Processo
Instrumentos de medio Pessoas Equipamentos / Ferramentas Metodologias e tcnicas

Trs tipos de processos segundo Rummler e Brache Processos de clientes Processos administrativos Processos de gerenciamento Quatro processos fundamentais segundo Adair e Murray Processo de confeco do produto

Processo de gerao de pedidos Processo de execuo de pedidos Processo de atendimento ao cliente

Segundo Russomano, os trs principais processos e a estruturao de uma organizao industrial se d atrav Comercial Financeiro Produo Abordagem de Processo

Esse um dos princpios da Norma ISO 9001, perceber a sua organizao por meio de processos. De uma forma bem prtica uma organizao que dividida em Unidade Rio de Janeiro, Unidade So Paulo e no est sendo abordado por uma viso de processos. Processos seriam Compras, Comercial, Manuteno que poderiam estar em vrias unidades distintas, veja que os processos tem resultados, e gerenciar processos gerenciar resultados.

Coloquei aqui uma forma de diviso matricial por processos levando em considerao diferentes divises esse tipo de abordagem est sendo utilizado na maioria das empresas que possuem unidades espalhadas geo dessa forma se matm a diviso por tarefas ou processos e ainda se consegue obter a velocidade de resposta unidade divisional.

Presidente

Staff Coorporativo

Diretor da Diviso 1

Diretor da Diviso 2

Diretor da

Marketing

Marketing

Marketing

Mark

Operaes

Operaes

Operaes

Oper

Finanas

Finanas

Finanas

Fina

RH

RH

RH

Finanas

Finanas

Finanas

Fina

RH

RH

RH

UE SO PROCESSOS?

ntao grfica de um fluxo qualquer. es, materiais, pessoas, etc.

usa recursos e que gerenciada de forma a possibilitar a transformao de entradas em sadas ada de um processo a entrada para o processo seguinte"

o de atividades com uma ou mais espcies de entrada e que cria uma sada de valor para o cliente"

ebem insumos (materiais, informaes, pessoas, mquinas, mtodos) e geram produtos ecficos por seu receptor."

entes se alimentam. Resultados de um processo podem ser reproduzidos. sejam melhor aproveitadas e transformadas da forma mais econmica (eficincia do processo) processo (eficcia do processo). o ou externo a organizao.

ocessos so faturamento, vendas, produo o cliente, usinar um material e por ai vai, as atividades so desdobramentos internos dos processos

Execuo e Controle

Controle e Insumos para Planejamento

Processo
Instrumentos de medio Equipamentos / Ferramentas Metodologias e tcnicas

Sadas
Lista de Materiais Desenhos tcnicos Resultados: produtos, servios

ruturao de uma organizao industrial se d atravs de:

sua organizao por meio de processos. a em Unidade Rio de Janeiro, Unidade So Paulo e Unidade Sul rocessos seriam Compras, Comercial, Manuteno os processos tem resultados, e gerenciar processos significa

os levando em considerao diferentes divises as empresas que possuem unidades espalhadas geograficamente e ainda se consegue obter a velocidade de resposta em cada

Presidente

Diretor da Diviso 2

Diretor da Diviso 3

Marketing

Marketing

Operaes

Operaes

Finanas

Finanas

RH

RH

Finanas

Finanas

RH

RH

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MAPEAMENTO DE PROCESSOS

As principais tcnicas de mapeamento de processos

Agora que j sabemos o que um processo somos capazes de elaborar um mapeamento, seguem algum

1 O fluxograma ser o resultado final de um mapeamento de processo 2 Um processo deve refletir como as coisas so feitas e no como os superiores acham que so feitas, se n existirem divergncias um forte sinal de que o trabalho no est sendo executado conforme planejado 3 Descubra quem so as pessoas envolvidas com o trabalho, eu recomendo antes de qualquer anlise de p da organizao, se no existir elabore um rascunho voc mesmo e converse com os responsveis por ca 4 Elabore questionrios por e-mail ou impressos e entrevistas para levantar as principais etapas Sugesto de perguntas: Quem te envia o trabalho? Para quem voc envia? O que consiste o seu trabalho? Trabalha com qual equipe? Qual a estrutura e autoridade de cada um dentro da equipe? Qual a frequncia de realizao do trabalho e tempo gasto em cada repetio?

5 Trabalhe prximo dos funcionrios, quanto mais prximos eles sentiro maior confiana e proximidade co 6 Seja informal no relacionamento, mostre que voc est disposto a melhorar o servio 7 Algumas informaes podem no ser comunicadas a voc por falta de ateno ou m - f, no importa o preciso analisar o trabalho depois de feito o mapeamento para confirmar essas diferenas 8 Utilizar uma ferramenta de mapeamento vai facilitar o seu trabalho e ainda permitir uma qualidade maior n eu recomendo utilizar o MS VISIO 2007, uma das melhores ferramentas para elaborao de fluxogramas Fica mais fcil elaborar correes e integrar com outras ferramentas do Office como o Power Point e o W 9 Procure visualizar outros resultados j elaborados de mapemaento de processos, isso vai ajudar muito o

O objetivo de um mapeamento de processo podem ser os seguintes: I Identificar oportunidades de melhoria no processo; II Documentar e padronizar o processo; III Analisar se os funcionrios esto respeitando as etapas de realizao do trabalho definidas pe IV Atender a uma legislao ou norma.

PROCESSOS

mapeamento, seguem algumas dicas:

s acham que so feitas, se nesse caso utado conforme planejado es de qualquer anlise de processos analisar o organograma com os responsveis por cada processo; rincipais etapas

confiana e proximidade com voc;

o ou m - f, no importa o porqu, as diferenas mitir uma qualidade maior nas imagens elaborao de fluxogramas como o Power Point e o Word os, isso vai ajudar muito o seu trabalho.

o do trabalho definidas pela Gerncia;

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A IMPORTNCIA DOS FLUXOGRAMAS

Um fluxograma existe para promover o entendimento sobre um processo. Nada mais do que a representao grfica de um utilizando uma sequncia predefinida. A utilizao de smbolos universais, facilita a documentao, visualizao e o rpido ent Alm disso permite a identificao que etapas nos processos que podem estar com algum problema, ou so atividades que n poderiam ser substitudas por outras.

O Fluxograma determina o modo como as coisas deveriam ser feitas, uma forma de planejamento do trabalho, onde todas os e responsveis esto definidos, facilitando assim o controle sobre o trabalho. Atravs da anlise do trabalho in loco voc pode esto obedecendo esse procedimento.

Pode ainda prover treinamento futuro nos momentos de substituio de funcionrios, pois um guia, uma referncia de como a

Fluxogramas podem ser utilizados ainda para verificar se o trabalho est sendo feito conforme o planejado. Durante uma anli podem ser feitas constataes que a execuo do trabalho no est respeitando os padres definidos.

Fluxogramas permitem uma anlise mais detalhada do processo sobre as questes: retrabalho, responsveis, atividades que n oportunidades de melhorias em geral.

Um fluxograma a melhor forma de ver as relaes fornecedor - cliente, os fluxos so compostos por etapas onde entradas s a melhor forma de visualizar essas interaes atravs de um diagrama de fluxo.

A melhor forma de obter uma viso holstica (sistmica ou do todo) de um processo atravs do seu mapeamento, mesmo que do processo, voc ter uma viso completa e de qual a sua parcela de contribuio.

" Os fluxogramas devem garantir que todos os diferentes estgios nos processos realizados em uma empresa sejam includos uma sequncia lgica. O ato de registrar cada estgio do processo rapidamente faz aflorar fluxos pobres. O fluxograma destac nenhum procedimento para lidar com um conjunto particular de circunstncias."

NCIA DOS FLUXOGRAMAS

Nada mais do que a representao grfica de um conjunto de atividades que so elaboradas facilita a documentao, visualizao e o rpido entendimento sobre um processo star com algum problema, ou so atividades que no geram valor, ou ainda

ma forma de planejamento do trabalho, onde todas os passos a serem executados, duraes, o. Atravs da anlise do trabalho in loco voc pode determinar se realmente os funcionrios

ncionrios, pois um guia, uma referncia de como as coisas devem ser feitas.

endo feito conforme o planejado. Durante uma anlise do trabalho executado tando os padres definidos.

questes: retrabalho, responsveis, atividades que no agregam valor, recursos envolvidos

s fluxos so compostos por etapas onde entradas so processadas e resultados so gerados e

processo atravs do seu mapeamento, mesmo que voc seja responsvel por uma pequena parcela

cessos realizados em uma empresa sejam includos no processo de melhoramento e que sigam mente faz aflorar fluxos pobres. O fluxograma destaca reas problemticas, onde no existe Nigel Slack

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FLUXOGRAMAS DE INFORMAO

SIMBOLOGIA

Incio / Fim

Determina o incio ou fim de uma rotina. Deve especificar dentro s

Deciso

Determina um ponto de interrogao no fluxo, onde caminhos diferentes Exemplo, existe o cadastro do cliente? Se sim, continuar a rotina, se n

Documento

Representa a entrada de um documento no fluxo. A emisso de docum marcao escura no canto superior esquerdo.

O nmero de vias de um documento deve ser expressa graf

Processo

Uma atividade realizada dentro do fluxo de trabalho

Arquivo de algum documento, podendo ser escrito no prprio simbolo o alfabtico, cronolgico

1-2

Envia o fluxo para outra pgina necessrio indicar na folha de origem a fol destino e vice-versa

Conector de rotina, usado para transportar a rotina para outra coluna den

GRAMAS DE INFORMAO

SIMBOLOGIA

cio ou fim de uma rotina. Deve especificar dentro se Incio ou Fim

de interrogao no fluxo, onde caminhos diferentes podero ser seguidos. adastro do cliente? Se sim, continuar a rotina, se no, realizar o cadastro

da de um documento no fluxo. A emisso de documentos feita com uma marcao escura no canto superior esquerdo.

ro de vias de um documento deve ser expressa graficamente.

Uma atividade realizada dentro do fluxo de trabalho.

ocumento, podendo ser escrito no prprio simbolo o tipo de arquivamento: alfabtico, cronolgico

pgina necessrio indicar na folha de origem a folha de

2-1

usado para transportar a rotina para outra coluna dentro da mesma pgina.

Processo: Departamento: Responsvel:

TEMPO (min) DISTNCIA (m)

SMBOLOS

DESCRIO DO PROCESSO

TOTAL = operao

TOTAL = transporte = inspeo = espera = armazenamento

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EXEMPLO FLUXOGRAMA DE INFORM

Processo de Venda de Remdios em uma Farmcia de Bairro

Esse fluxograma foi elaborado no MS - Visio 2007. Veja o tutorial passo a passo de com de fluxogramas. Este um exemplo de fluxograma de um atendimento a clientes em balco em uma farm um exemplo simples mas que apresenta os principais smbolos de um fluxograma. Qu uma boa recomendao realizar fluxogramas simples para treinar e se ambientar com

Inicio

Cliente solicita um remdio

SIM

Disponivel Em estoque?

SIM

controlado?

NAO

Pede a receita

Arquivar a Receita

Dar baixa na planilha de Ges

O cliente Possui? NAO

SIM

Entregar o prod ao cliente

FIM

GRAMA DE INFORMAO

dios em uma Farmcia de Bairro

a o tutorial passo a passo de como utilizar o MS Visio na elaborao

a clientes em balco em uma farmcia de bairro smbolos de um fluxograma. Quando estudar fluxogramas para treinar e se ambientar com os smbolos e as ferramentas.

Inicio

Cliente solicita um remdio

SIM

Disponivel Em estoque?

NAO

rolado?

NAO

eceita

Dar baixa na planilha de Gesto

Entregar o produto ao cliente

FIM

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EXEMPLO MAPOFLUXOGRAMA

Processo de operao de usinagem, pintura e embalagem em uma fbrica

A vantagem de um mapofluxograma que voc poder ver dentro de um layout qualquer, onde as etapa possvel tambm elaborar um estudo detalhado de movimentos e tempos. Poder ainda identificar des e oportunidades de melhoria para arranjo fsico. Permite uma visualizao completa da operao - Mapa X Atividades. Eu elaborei o mapa no VISIO e depois o transferi para o EXCEL. Com este manual voc poder criar es

3
io

EST

7
io

6
EMB

PLO MAPOFLUXOGRAMA

sinagem, pintura e embalagem em uma fbrica

er dentro de um layout qualquer, onde as etapas dos processos so realizadas. mentos e tempos. Poder ainda identificar deslocamentos desnecessrios

EXCEL. Com este manual voc poder criar essas integraes entre as ferramentas.

Estoque de Matrias Primas Usinagem1 Pintura Embalagem

EST USN PIN EMB

1 2 3 4 5 6 7 8

Inspecionar a matria - prima Estocar a matria prima Usinar Material Conferir resultado da usinagem Pintar o material Conferir resultado da pintura Embalar material Armazenar o material

3
io

EST

USN

6
EMB

5
io

PIN

Inspecionar a matria - prima Estocar a matria prima Usinar Material Conferir resultado da usinagem Pintar o material Conferir resultado da pintura Embalar material Armazenar o material

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Mapa de Processos

O mapa de processos, tambm conhecido como macro fluxo uma das formas de atingir a exignc Poder estar descrito no Manual da Qualidade apresentando uma descrio da interao entre os porta. O importante descrever bem os processos e as interaes. Utilzei o MS Visio 2007. Todo

Incio / Fim Documento 121 2 3

Vamos ver um exemplo feito no VISIO

Um exemplo de uma empresa de construo de mveis sob medida, ela geralmente recebe p local para fazer o levantamento das medidas e a anlise das informaes. De posse dessas o in loco pela equipe de instalao, uma transportadora terceirizada leva os equipamentos Matriz SIPOC.

Direo: Planejamen Recursos Humanos, Au Crtica (Processos de G

Cliente

Comercial

Projetos

Mapa de Processos

mo macro fluxo uma das formas de atingir a exigncia da ISO 9001 - determinar os processos e a interao entre eles. apresentando uma descrio da interao entre os processos, a forma como ele ser feito no imssos e as interaes. Utilzei o MS Visio 2007. Todos os fluxogramas elaborados nessa ferramenta esto junto com esse manual, na pasta VISIO.

2-1

o de mveis sob medida, ela geralmente recebe pedidos de clientes e uma equipe de projeto deve ir ao s e a anlise das informaes. De posse dessas informaes a equipe de montagem prepara o mvel para a instalaransportadora terceirizada leva os equipamentos e a equipe. Esse mesmo exemplo foi usado para a construo da

Direo: Planejamento Estratgico Recursos Humanos, Auditoria, Anlise Crtica (Processos de Gesto e Apoio)

Compras

Transportadora

ial

Projetos

Operao

Instalao

Clientes

Manuteno

to junto com esse manual, na pasta VISIO.

mvel para a instalaara a construo da

Clientes

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Matriz SIPOC

1 23 Incio / Fim Documento A Matriz Sipoc uma forma de visualizao mais detalhada de um fluxograma, eu particularmente, na hora de utilizando essa matriz pois a relao entre os diferentes processos, seus clientes e resultados so melhor visu lizar um fluxograma de informao. As informaes da Matriz SIPOC so:

1-2

Suplliers Fornecedores Inputs Entradas/Insumos Process Processos Outputs Sadas/Resultados Consumers Consumidores

Aqueles que alimentam o processo O que entra no processo para ser processado, documentos, materiais, etc A atividade de transformao que aplicada a uma entrada vai gerar uma sa Resultado de um processo de transformao Clientes do processo

Vamos ver um exemplo de uma empresa de construo de mveis sob medida, ela geralmente recebe local para fazer o levantamento das medidas e a anlise das informaes. De posse dessas informa o in loco pela equipe de instalao. Esse mesmo exemplo foi usado para a construo do Mapa de P

Note que nem todos os campos precisam ser preenchidos, eles esto ali para quando necessrio serem o preenchimento, quando sentir necessidade complete os campos. Veja o exemplo

Suplliers

Inputs

Process Comercial

Process Projeto

Process Compras

Incio

Cliente

Formulrio de Especificao Cliente

Levantamento de requisitos do cliente

Elaborao das plantas

Elaborao da especificao de compras Cotao e aquisio

Matriz SIPOC

a de um fluxograma, eu particularmente, na hora de elaborar meus fluxogramas gosto de apresent-los cessos, seus clientes e resultados so melhor visualizados, uma forma mais completa de visua-

2-1

o para ser processado, documentos, materiais, etc mao que aplicada a uma entrada vai gerar uma sada

de mveis sob medida, ela geralmente recebe pedidos de clientes e uma equipe de projeto deve ir ao e das informaes. De posse dessas informaes a equipe de montagem prepara o mvel para a instala emplo foi usado para a construo do Mapa de Processos.

dos, eles esto ali para quando necessrio serem descritos. Alguns campos por serem implicitos eu evito os campos. Veja o exemplo

Process Compras

Process Montagem

Process Instalao

Outputs

Consumers

Plantas do Projeto

Processo de Montagem

Detalhamento de compras
Cotao e aquisio

Processo de Compras

Montagem

Instalao

Produto Instalado

Cliente

FIM

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Tutorial - Criando um Fluxograma em MS Visio

Vamos apresentar os principais passos para a elaborao de um fluxograma em MS VISIO 2007 Passo 1 - Crie um novo arquivo

Incio / Fim Documento 121 2 3

Passo 2 - Arrastando as imagens Clique sobre as imagens na guia Shapes e arraste - as at a rea em branco , utilize os smbolos a Clicando duas vezes sobre a imagem voc pode editar o seu nome

Passo 3 - Criando um vnculo entre os smbolos Arraste o Dynamic Connector e coloque primeiro sobre o smbolo que envia e depois em cima do s

Final

Essas so as operaes bsicas na construo de um fluxograma, no final o resultado ser seguin Vers que aps utilizar o Visio a operao de criao de fluxogramas muito mais rpida e de mel

o um Fluxograma em MS Visio 2007

elaborao de um fluxograma em MS VISIO 2007

2-1

aste - as at a rea em branco , utilize os smbolos adequados

ro sobre o smbolo que envia e depois em cima do smbolo que recebe.

o de um fluxograma, no final o resultado ser seguinte. criao de fluxogramas muito mais rpida e de melhor resultado do que no EXCEL

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Simbologia Fluxogramas

Incio / Fim Documento 121 2 3

SIMBOLOGIA FLUXOGRAMA INFORMAO

Incio / Fim

Determina o incio ou fim de uma rotina. Deve especificar dentro s

Deciso

Determina um ponto de interrogao no fluxo, onde caminhos diferentes Exemplo, existe o cadastro do cliente? Se sim, continuar a rotina, se n

Documento

Representa a entrada de um documento no fluxo. A emisso de docum marcao escura no canto superior esquerdo.

O nmero de vias de um documento deve ser expressa graf

Processo

Uma atividade realizada dentro do fluxo de trabalho

Arquivo de algum documento, podendo ser escrito no prprio simbolo o alfabtico, cronolgico

1-2

Envia o fluxo para outra pgina necessrio indicar na folha de origem a fol destino e vice-versa

Conector de rotina, usado para transportar a rotina para outra coluna den

SIMBOLOGIA FLUXOGRAMA OPERAO / VERTICAL

Operao.

Transporte

Inspeo

Espera

Estocagem / Armazenamento

mbologia Fluxogramas

GIA FLUXOGRAMA INFORMAO

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cio ou fim de uma rotina. Deve especificar dentro se Incio ou Fim

de interrogao no fluxo, onde caminhos diferentes podero ser seguidos. adastro do cliente? Se sim, continuar a rotina, se no, realizar o cadastro

da de um documento no fluxo. A emisso de documentos feita com uma marcao escura no canto superior esquerdo.

ro de vias de um documento deve ser expressa graficamente.

Uma atividade realizada dentro do fluxo de trabalho.

ocumento, podendo ser escrito no prprio simbolo o tipo de arquivamento: alfabtico, cronolgico

pgina necessrio indicar na folha de origem a folha de

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usado para transportar a rotina para outra coluna dentro da mesma pgina.

FLUXOGRAMA OPERAO / VERTICAL

Operao.

Transporte

Inspeo

Espera

Estocagem / Armazenamento