MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

TESORERIA DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE FINANZAS PAGO DE ORGANISMOS 1. PROPOSITO:

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Este procedimiento dicta las pautas a seguir para el procesamiento del pago de la nmina y del funcionamiento de los Organismos adscritos a la Gobernacin del Estado Zulia: FONFIDEZ, IDES, FUNDASALUD, FUNDAEDUCA, Fundacin de Estado para la Modernizacin de las Administraciones Pblicas, Hogares de Cuidado Diario, CORZUTUR, IRDEZ, IZEPES, MEZUL, FUNDAGRAEZ, Procuradura, Consejo Legislativo, Contralora, Arquidicesis de Maracaibo, entre otros. 2. ALCANCE: Este procedimiento involucra al Analista Financiero del Departamento de Finanzas, al Asistente de Analista Financiero, al Tesorero del Estado, al Subtesorero, al Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin, al Adjunto de la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin y al Cajero Jefe del Departamento de Control de Nmina y Pago, y abarca desde la recepcin de la Orden de Pago autorizada por la Secretara de Administracin y Finanzas y de la Relacin de Pagos para los Organismos aprobada por el Adjunto de la Secretara de Administracin y Finanzas, hasta el envo al Departamento de Control de Nmina y Pago del cheque de pago para ser entregado al beneficiario y el envo al Departamento de Registro y Control Bancario del acuse de recibo de la Transferencia por parte de la entidad bancaria para que realice la conciliacin bancaria. . 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 1. Definiciones: No aplica. 2. Abreviaturas: FONFIDEZ: Fondo Rotatorio para el Financiamiento y Desarrollo de la Pequea y Mediana Industria. IDES: Instituto de Desarrollo Social. FUNDASALUD: Fundacin para la Salud.
Revisado por: Aprobado por: Econ. Zulay Medina Sustituye a: Ultima Rev/Mod: 0

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FUNDAEDUCA: Fundacin para la Educacin. CORZUTUR: Corporacin Zuliana de Turismo. IRDEZ: Instituto Regional de Deportes del Estado Zulia. IZEPES: Instituto Zuliano de Estudios Polticos, Econmicos y Sociales. MEZUL: Programa de Mercados del Zulia. FUNDAGRAEZ: Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre. GEZ: Gobernacin del Estado Zulia.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Ley de Presupuesto del Estado Zulia y Distribucin General de Gastos. Reforma Parcial del Reglamento No. 1 de la Ley Orgnica de la Administracin del Sector Pblico. Decreto No. 1.722 del Ejecutivo Nacional mediante el cual se dicta el Reglamento No. 3 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el Sistema de Tesorera. Ley de Estatuto de la Funcin Pblica. 5. MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS: Materiales y artculos de oficina. Escritorio, computadora, impresora, fotocopiadora, calculadora, telfono. 6. RESPONSABLES: Autorizacin del pago de Organismos (nomina y funcionamiento): Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Oficio de solicitud de recursos para el pago de la nmina y del funcionamiento del Organismo: Mxima autoridad jerrquica del Organismo y Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Aprobacin de la Relacin de Pagos para los Organismos: Adjunto de la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Revisin de la disponibilidad financiera: Analista Financiero. Seleccin de la entidad bancaria que emitir los recursos: Tesorero del Estado.
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Elaboracin de la Transferencia y el Cheque: Analista Financiero. Firma de la transferencia y del cheque: Gobernador del Estado y Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. 7. REGISTROS O SOPORTES DEL PROCEDIMIENTO: Orden de Pago de los Organismos adscritos a la GEZ (nmina y funcionamiento). Oficio de solicitud de recursos para el pago de la nmina y del funcionamiento enviado por el Organismo adscrito a la GEZ. Relacin de Pagos para los Organismos. Transferencia entre Cuentas (de la misma entidad bancaria) Cheque de Pago. Relacin de cheques emitidos para entidades bancarias. Relacin de Depsitos y Transferencias a los Bancos (Normales). Relacin de Transferencias y Depsitos. 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: a) Normas: El pago de los Organismos (nmina y funcionamiento) no debe ser procesado sin disponer de la Orden de Pago. La Orden de Pago de los Organismos (nmina y funcionamiento) debe venir firmada por el Gobernador del Estado y por el Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. El Oficio de solicitud de recursos para el pago de la nmina y del funcionamiento enviado por el Organismo adscrito a la GEZ, debe venir firmado por la mxima autoridad jerrquica del Organismo. Los montos de los pagos de los Organismos deben ser autorizados por el Adjunto de la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Las Transferencias y Cheques de Pago deben ser firmados por el Gobernador del Estado y por el Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin y deben estar acompaados de sus respectivos soportes. Las Transferencias deben llevar el sello hmedo de la Tesorera del Estado.

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Los Cheques deben llevar el sello seco de la Tesorera del Estado en el anverso. La disponibilidad financiera debe ser verificada antes del procesamiento del pago a los Organismos.

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b) Procedimiento:

Nro. Operacin/ Accin

Responsable

Detalles / Observaciones Enviada por la Secretara de

Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Revisa que venga firmada por el Gobernador del Estado y por el Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Contiene la siguiente informacin: fecha, No. de la Orden de Pago, monto, a favor de (nombre del Organismo), documentos y retenciones (documento de soporte, fecha, monto retenciones, monto cancelado), cdigos contables, categoras presupuestarias, banco, No. de cuenta, monto del cheque, monto que cancela, firmas del Gobernador y del Secretario de Administracin y Finanzas.

Reciba la Orden de Pago del Organismo (nmina y funcionamiento).

Analista Financiero.

Firmado por la mxima autoridad

jerrquica del Organismo y por el Secretario de Administracin y Finanzas, en original y copia para firmar en seal de recibo. El Oficio contiene la siguiente informacin: fecha, No. de Oficio, dirigido a la Secretara de Administracin y Finanzas, Organismo solicitante, concepto, monto y firmas. Entrega el Oficio al Analista Financiero.
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Reciba el Oficio de solicitud de recursos para el pago de la nmina y del funcionamiento enviado por el Organismo adscrito.

Subtesorero.

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Nro. Operacin/ Accin

Responsable

Detalles / Observaciones
Conjuntamente con el Subtesorero. Con una periodicidad quincenal. Contiene la siguiente informacin: Organismos, monto quincena, monto pagos adicionales, monto pago total (por Organismo). Aprueba la Relacin y la entrega al Analista Financiero para que procese los pagos. A travs del mdulo Consulta de Pago del Sistema Administrativo FOX PRO. Segn entidades bancarias y montos. Solicita al Tesorero la confirmacin de la entidad bancaria que emitir los recursos. Informa la entidad bancaria seleccionada al Subtesorero.

Elabore la Relacin de Pagos para los Organismos.

Adjunto de la Secretara de Administracin y Finanzas.

Revise disponibilidad financiera de la Orden Analista Financiero. de Pago. Revise disponibilidad financiera de la entidad bancaria. Seleccione la entidad bancaria que emitir los recursos.

Subtesorero.

Tesorero del Estado.

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Nro. Operacin/ Accin

Responsable

Detalles / Observaciones
Para la firma del Gobernador del Estado y del Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin. Previamente los registra en la Relacin de Depsitos y Transferencias a los Bancos (Normales). Original y tres copias. A travs del Mensajero enva el original y dos copias de la Transferencia a la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin: el original y una copia para la firma del Gobernador del Estado y del Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin y la otra copia para ser firmada en seal de recibo (esta copia es archivada por el Tesorero del Estado). La tercera copia es firmada por el Mensajero en seal de recibo.

Elabore la Transferencia y enve a la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin para su aprobacin.

Analista Financiero.

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Nro. Operacin/ Accin

Responsable

Detalles / Observaciones
Utilizando el Sistema Administrativo FOX PRO. Original y dos (2) copias.

Elabore el Cheque de Analista Financiero. Pago.

Elabore la relacin de cheques emitidos Analista Financiero. para entidades bancarias.

Utilizando el Sistema Administrativo FOX PRO. Seis (6) copias.

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Enve el Cheque a la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin para su aprobacin.

Analista Financiero.

Para la firma del Gobernador del Estado y del Secretario de Administracin y Finanzas. Conjuntamente con la relacin de cheques emitidos para entidades bancarias. Una (1) copia de la relacin de cheques emitidos para entidades bancarias la firma el Mensajero de la Tesorera en seal de recibo y es archivada en el Departamento de Finanzas. Dos (2) copias de la relacin y una (1) copia del Cheque van al Departamento de Registro y Control Bancario. Dos (2) copias de la relacin van a la entidad bancaria (firmadas y selladas por el Tesorero del Estado).
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Nro. Operacin/ Accin

Reciba la Transferencia y el Cheque firmados por el Gobernador del Estado y por el Secretario de Administracin y Finanzas de la Gobernacin.

Responsable

Detalles / Observaciones
Verifica la concordancia entre la Transferencia y el Cheque recibido y la copia firmada por la Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin al momento de recibir el documento o cheque para la firma. Entrega la Transferencia al Analista Financiero y el Cheque al Cajero Jefe del Departamento de Control de Nmina y Pago para ser entregado al beneficiario. Registra la Transferencia en la Relacin de Depsitos y Transferencias a los Bancos (Normales). Original y una copia. Coloca en la Transferencia el sello hmedo de la Tesorera del Estado entre las dos firmas y le coloca a la copia el sello Devolver firmado.

11

Tesorero del Estado.

Prepare la Transferencia para enviarla a la entidad bancaria.

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Analista Financiero.

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Responsable

Detalles / Observaciones
A travs del Mensajero de la Tesorera. El Mensajero de la Tesorera entrega a la entidad bancaria la Transferencia en original y copia para firmar en seal de recibo. Entrega la copia de la Transferencia firmada por la entidad bancaria en seal de recibo al Analista Financiero. Firma el Registro del Mensajero en seal de recibo. Registra el recibo de la copia en la Relacin de Depsitos y Transferencias a los Bancos (Normales).

13

Enve la Transferencia a la entidad bancaria.

Analista Financiero.

14

Reciba la copia de la Transferencia.

Analista Financiero.

Registra la Transferencia en la
Prepare la Transferencia para enviarla al Departamento de Registro y Control Bancario. Relacin de Transferencias y Depsitos. Asistente de Analista Financiero.

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Responsable

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Para que realice la conciliacin bancaria.

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Enve la Transferencia al Departamento de Registro y Control Bancario.

Asistente de Analista Financiero.

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