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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 01 Arquivstica: princpios

os e conceitos Ol, concurseiros! Tudo bem? Animados para os estudos? Vamos l, gua no rosto e muita energia! Sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui do Ponto. Aos que j me conhecem, uma imensa honra estar ajudando a alcanar este novo objetivo: Tcnico do MPU! J lanamos h algum tempo um curso e um pacote de teoria e exerccios. Este agora ser de exerccios comentados, dirigido a vocs que j esto estudando h algum tempo e precisam de um reforo, ou que querem fixar o contedo para aprender melhor. Nesta primeira aula vamos comentar os itens do Cespe/UnB sobre os conceitos iniciais e definies da Arquivologia. Diferente do outro curso, neste a teoria ser apresentada de forma mais direta. Portanto fiquem vontade para perguntar caso no entendam ou precisem de mais esclarecimentos. Para ajud-los, estarei disponvel no email para ajud-los no que for possvel: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do curso para melhorar seus estudos. E sem mais delongas, vamos comear!

Prof. Mayko Gomes Abril/2013

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Noes Iniciais (TRT-17/2009 Cespe/UnB) O conhecimento arquivstico tributrio da expanso das empresas privadas com suas complexas necessidades informacionais e tambm vinculado a essa mesma expanso. Comentrio: A informao considerada o principal insumo das organizaes no sculo XX. Aps a dcada de 50, ela ganhou muita importncia, e sua presena tornou-se to fundamental para as instituies quanto os recursos humanos, materiais e financeiros. Hoje impossvel pensar na existncia e desenvolvimento de uma instituio sem contar com um sistema complexo de informaes. Ento podemos concluir que se a informao um recurso, tambm precisa ser gerenciada. E ao longo em que as instituies se expandem, tambm o fazem os seus recursos. Assim, quanto mais as instituies crescem, mais recursos necessitam, sendo esta necessidade vinculada ao seu crescimento. Gabarito: Certo

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A produo de documentos de arquivo no tem por finalidade o registro da histria da instituio, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informao aos cidados, caso se trate de rgo pblico. Comentrio: Os documentos de arquivo so produzidos ou recebidos como conseqncia das atividades de uma entidade, sendo uma pessoa, grupo ou instituio. Quando uma atividade realizada, sua conseqncia, seu produto imediato o documento. E este documento ser necessrio para a continuidade do processo, caso seja uma atividade composta (devendo ser realizada por dois ou mais rgos ou pessoas). Ento o documento gerado por uma atividade administrativa, e para tal deve servir. Existem aqueles documentos que, pelo assunto de que tratam, devem ser guardados e mantidos como fonte de pesquisas para outras reas do conhecimento. o caso de documentos de criao de instituies, de posses de dirigentes, de organizao administrativa, de aes finalsticas ou no rotineiras, etc. Mas mesmo assim, esses documentos foram produzidos com a finalidade de servir administrao, e no como fonte de pesquisa. Ningum produz um documento de arquivo pensando que ele vai servir para a pesquisa em outras reas. Isso ocorre por acaso, dependendo das circunstncias. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de fatos. Comentrio: Uma das caractersticas do documento de arquivo que ele deve refletir fielmente as aes que o geraram, ou as informaes de seu produtor. Se for o caso, este documento considerado legtimo e autntico, at prova em contrrio. Como capacidade de produzir efeitos jurdicos devemos entender a possibilidade de o documento provar sobre fatos alegados. Um documento que foi produzido como conseqncia de atividades, que cumpre todas as exigncias tericas e legais, e no possui nenhum elemento que o desqualifique como tal, tem a capacidade de produzir efeitos jurdicos, de provar e testemunhar no s em juzo como tambm fora dele. Gabarito: Certo

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram. Comentrio: Como na questo anterior, o documento de arquivo deve ser um reflexo, uma imagem fiel da atividade que o gerou ou do seu produtor. O documento DEVE ser a prova de que a atividade foi realizada, do modo como foi realizada, de quando ela foi realizada, etc. Alis, esta a principal finalidade do arquivo: testemunhar, provar, mostrar que o seu produtor existe, o que ele realiza e como realiza, o que conseguiu atingir, e como influencia e influenciado por outras instituies e pelo ambiente em que atua. Gabarito: Certo

(MPS/2010 Cespe/UnB) Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. Comentrio: O documento, em seu conceito mais bsico, toda informao que est registrada em um suporte material. Assim, todo material slido que possui informaes gravadas em seu corpo, um documento. Quando pensamos em documento, nos vem logo a imagem de um processo,
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES um ofcio ou algo do gnero. Mas de acordo com esse conceito, toda e qualquer coisa pode ser um documento, desde que tenha informao gravada e seu corpo. Assim, documento pode ser um CD de msica, um filme em DVD, um pergaminho antigo, um livro da Idade Mdia, as Tbuas dos Dez Mandamentos, etc. O objetivo de gravar uma informao (pensamento, idia, mensagem, etc.) em um suporte material faz-la resistir ao tempo e mudanas de espao que possa sofrer, sem perder ou alterar seu contedo. Gabarito: Certo

(TRE-GO/2010 Cespe/UnB) Entende-se por documento de arquivo a informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte. Comentrio: Um das condies bsicas para um documento a informao registrada, afixada em um suporte. Portanto, no h a possibilidade de um documento existir se no houver isso. Um suporte sem informao de nada vale, e uma informao sem suporte no confivel. Quanto aos demais requisitos descritos (informao textual, ao administrativa ou judicial, rgo pblico) referem-se a outras possibilidades de elementos do documento, visto que pode haver mais. Por exemplo, a informao gerada pode ser uma imagem ou um som (no necessariamente texto); a ao no precisa ser administrativa ou judicial, mas deve ser oficial da instituio (um estudo, por exemplo); e no h a necessidade de ser rgo pblico, pois instituies privadas tambm realizam atividades. Mas o que torna o item errado a parte final, onde afirma no haver a necessidade de fixao em suporte. Gabarito: Errado

rgos de Documentao (INSS/2008 Cespe/UnB) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, no se trabalha com documentos mltiplos nem com tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma estrita normalizao de processamento tcnico. Comentrio: Os documentos de arquivo apresentam semelhanas e diferenas com os documentos de biblioteca, de museu e de centros de documentao e informao. Ao passo que os documentos de arquivo so nicos em seu contexto de criao (o documento de arquivo um s, mesmo que existam mais cpias ou vias), os documentos de biblioteca existem em
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES mltiplos exemplares (edies). Ainda, os documentos de biblioteca possuem a tipologia uniforme, enquanto o documento de arquivo, j vimos, pode ser qualquer coisa material, em qualquer configurao. Contudo, apesar dessas diferenas, esses documentos tambm possuem semelhanas, e uma delas exatamente a capacidade de se submeterem a estrita normalizao e processamentos tcnicos. Por normalizao devemos entender as regras de ditam a produo e tratamento dos documentos; e por processamento tcnico devemos entender a maneira, o modo como este documento tratado e utilizado. Ento, apesar das diferenas, o ltimo elemento descrito no item fator de semelhana. Gabarito: Errado

(INSS/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. Comentrio: Voltando s diferenas e semelhanas entre os documentos de arquivo e de outros rgos de documentao, outro fator de diferenciao entre os eles a funo, ou o objetivo da sua produo. Enquanto o documento de biblioteca tem a funo de educar e informar, o do centro de documentao tem a funo de informar, e o do museu tem a funo de educar e entreter, o documento de arquivo (j mencionado antes) tem a funo de provar e testemunhar sobre seu produtor. Gabarito: Errado

(MS/2010 Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, no perdido nem se torna obscuro. Comentrio: Ao contrrio de documentos de outros rgos de documentao, que podem ser organizados e classificados da maneira mais conveniente para esses rgos, os documentos de arquivo, como produtos imediatos de atividades, deve sempre ser organizados e mantidos de forma que reproduza o mais fielmente possvel as atividades que os geraram. Enquanto um documento de outros rgos tratado como pea isolada, tendo sentido completo sem pertencer a nenhum conjunto, o documento de arquivo possui sentido completo quando dentro de seu conjunto, e mesmo ali deve estar colocado em seu lugar, organizado para que o contexto seja compreendido, como parte de um quebra-cabeas, onde cada pea tem seu lugar definido.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Errado

(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses documentos. Comentrio: Outro fator de diferenas entre os documentos dos rgos de documentao. Alis, os principais, de acordo com o que vimos at aqui. Enquanto os documentos de arquivo so produzidos como provas, os de biblioteca so resultados do conhecimento e da expresso. E assim como suas criaes so diferentes, as suas funes tambm. O documento de biblioteca deve ser utilizado para educao e comunicao, enquanto o de arquivo deve ser utilizado para provar e testemunhar. Gabarito: Certo

Classificao dos Arquivos (MS/2008 Cespe/UnB) Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados pblicos. Comentrio: Os arquivos, assim entendidos como o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos como conseqncia das atividades de uma instituio. Esses arquivos podem ser classificados de acordo com alguns critrios, que so: entidade mantenedora, natureza dos documentos, extenso de atuao e estgio de evoluo. Quanto entidade mantenedora, os arquivos podem ser pblicos (so os produzidos por rgos e entidades de direito pblico, ou entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos); ou privados (so os produzidos por instituies de direito privado, ou por pessoas). Gabarito: Certo

(MTE/2008 Cespe/UnB) O conjunto documental produzido e/ou recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas considerado arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que so considerados arquivos privados.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: O MTE, sendo classificado como rgo, tem carter pblico, e deve seus documentos, de acordo com a explicao da questo anterior, devem ser pblicos. No entanto, tambm de acordo com a explicao da questo anterior, os documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, ou o por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos so arquivos pblicos. A afirmao se contradiz ao afirmar que o arquivo do MTE pblico o das instituies pblicas no so, pois o MTE uma instituio pblica (para questes de Arquivologia). Gabarito: Errado

(TCE-AC/2006 Cespe/UnB) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais. Comentrio: Muito importante esta questo, pois comum ficar confuso com este assunto. Como j dito, os arquivos classificam-se, quanto entidade mantenedora, em pblicos e privados. Contudo, existe outra classificao que foi atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: Teoria e Prtica. Segundo a autora, quanto entidade mantenedora, os arquivos podem ser classificados em pblicos (produzidos por rgos e instituies pblicas), institucionais (produzidos por instituies SEM fins lucrativos) comerciais (produzidos por instituies COM fins lucrativos) e pessoais ou familiares (produzidos por pessoas fsicas ou grupo social). As bancas de concurso, inclusive a nossa, aceita as duas formas de classificao! Portanto, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em pblico ou privados / pblicos, institucionais, comerciais ou pessoais. Gabarito: Certo

(Sebrae/2008 Cespe/UnB) O arquivo especializado se refere existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides. Comentrio: outra maneira de classificar os arquivos quanto natureza dos seus documentos. Segundo esse critrio, os arquivos podem ser especiais ou especializados.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os arquivos especializados (ou tcnicos, como pode aparecer) so os que guardam documentos de diversas formas fsicas e suportes. Todos esses documentos tm relao com uma rea do conhecimento especfica, apesar de apresentarem suportes diferentes. Esto unidos pelo seu contedo, e portanto devem permanecer juntos fisicamente. Gabarito: Certo

(MDIC/2006 Cespe/UnB) Quanto natureza dos documentos, so classificados como especializados aqueles arquivos que tm sob sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na conservao, por causa de sua forma fsica. Comentrio: A outra classificao quanto natureza do documento de arquivos especiais. Esses guardam documentos que necessitam de cuidados especiais, visto que esto em suportes especiais. Cada tipo de material (plstico, filme, papel, discos magnticos, etc.) requer um tratamento diferenciado em sua guarda, manuseio e utilizao. Ento esses documentos devem ser separados fisicamente (mantidos juntos os documentos com mesmo material de suporte), mas unidos logicamente. Gabarito: Errado

(TJ-PA/2006 Cespe/UnB) Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do saber. Comentrio: Os arquivos especializados, tambm chamados tcnicos, so os que guardam juntos documentos de uma determinada rea do conhecimento humano. Esses documentos tm ligao lgica, e deve m permanecer juntos, independente do suporte que utilizam, pois facilita usa busca e recuperao, alm de possibilitar uma pesquisa mais completa sobre o assunto de que tratam. Gabarito: Errado

(Crea-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos iconogrficos so considerados especializados.

de

documentos

Comentrio: Essa questo traz um exemplo de arquivo especial: todos os documentos reunidos de acordo com o suporte. Neste caso o suporte o
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES papel de fotografia, de gravura, de desenho ou mesmo um negativo fotogrfico. Essas imagens podem no ter nenhuma relao lgica entre si, mas devem ser guardadas juntas fisicamente por apresentarem o mesmo suporte. Gabarito: Errado

(Crea-DF/2003 Cespe/UnB) considerados especializados.

Arquivos

de

engenharia

so

Comentrio: E esta questo traz exemplo de arquivo especializado: todos os documentos reunidos de acordo com o assunto de que tratam. Neste caso os documentos todos relatam estudos e mensagens da rea de engenharia. Ento eles possuem ligao lgica e, portanto, devem ficar juntos para facilitar a pesquisa. Esse arquivo tambm chamado especializado por que geralmente seus documentos so resultados de estudos na rea de que tratam. Gabarito: Certo

(MCT/2008 Cespe/UnB) Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos setoriais so aqueles destinados a receber somente os processos administrativos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Comentrio: O prximo critrio de classificao quanto extenso de atuao. Este critrio considera at onde o arquivo atua na instituio, ou seja, o quanto ele contribui para a guarda dos documentos. Uma de suas classificaes o arquivo setorial. Este se caracteriza por ser um arquivo local, guardando apenas documentos que foram produzidos ou recebidos por um setor, ou andar, ou sala, ou rgo, ou estrutura. Sendo assim, todos os demais setores e rgos devem possuir seu prprio arquivo setorial. Gabarito: Errado

(DFTrans/2008 Cespe/UnB) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. Comentrio: A outra classificao da aos arquivos de acordo com sua atuao na instituio a de geral ou central. 9 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Esses arquivos devem guardar TODOS os documentos de uma instituio, de todos os rgos, setores, andares, etc. Todos esses setores podem possuir um protocolo setorial (assunto de nossa prxima aula), mas seus documentos sero mantidos em um mesmo lugar. importante saberem tambm que esse critrio de classificao somente se aplica a arquivos correntes. Os arquivos intermedirios e permanentes, por sua natureza, no podem ser alocados perto de seus produtores, pois no servem mais administrao com frequncia de uso. Gabarito: Errado

Classificao dos Documentos (AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero documental cartogrfico. Comentrio: partindo para os documentos de arquivo, os mesmos so classificados quanto ao gnero, natureza do assunto, espcie/tipologia, e forma e formato. Na classificao quanto ao gnero, os cartogrficos tm como caracterstica a informao que representa uma rea existente, mas de forma reduzida, como os mapas, os perfis, as plantas de arquitetura e engenharia. Gabarito: Certo

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos de documentos do gnero microgrfico. Comentrio: Outra classificao segundo o gnero so os documentos microgrficos. Esses tm como caracterstica o fato de serem resultado do processo de microfilmagem de outros documentos, geralmente textuais, iconogrficos e cartogrficos. Vamos resolver mais questes sobre esse gnero documental em nossa ltima aula. Mas para a resoluo da questo, j adianto que os itens listados na questo so alguns exemplos de suporte do documento microgrfico. Gabarito: Certo

(TRE-MA/2009 Cespe/UnB) Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Alm do gnero cartogrfico, que j vimos, o item nos apresenta a dois outros gneros: o textual (ou escrito) e o audiovisual. O documento textual ou escrito aquele que apresenta a informao como texto. o exemplo mais comum de documento. O documento audiovisual aquele que apresenta a informao como imagens dinmicas acompanhadas de som. So os filmes e gravaes em pelcula. E todos esses gneros podem ser encontrados no arquivo. Gabarito: Certo

(PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos. Comentrio: Os manuscritos tambm so documentos do gnero textual. No to comum quanto o impresso, digitado ou datilografado, mas antes de invenes como as modernas mquinas que temos hoje, foi ele o grande representante dos documentos de arquivo, sendo o mais comum entre todos os gneros. E os documentos do gnero iconogrficos apresentam a informao como imagens estticas. So exemplos as fotografias, os negativos, as gravuras, os desenhos tcnicos, os desenhos arqueolgicos, os slides (diapositivos), etc. Gabarito: Certo

(MEC/2009 Cespe/UnB) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. Comentrio: Outro critrio para se classificar os documentos considerando a natureza do assunto de que tratam. Quando isso ocorre, podemos ter dois tipos: os documentos ostensivos (ou ordinrios) e os documentos sigilosos. Os documentos ostensivos so os que no requerem medidas especiais de segurana, pois seu conhecimento pode ser divulgado sem prejuzo para o Estado ou para terceiros. Gabarito: Errado

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) Documentos ostensivos so aqueles que, alm de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Comentrio: J a outra classificao de documentos sigilosos, documentos esses que requerem medidas especiais de segurana, pois tratam de assuntos que podem afetar a segurana da sociedade ou do Estado, ou ainda ferir e comprometer a honra e vida privada de terceiros. E assim sendo, esses documentos tm seu acesso restrito e muito limitado, somente por pessoas autorizadas e responsveis por sua divulgao e todo o mal resultante dessa ao. Gabarito: Errado

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. Comentrio: Uma questo interessante para o nosso concurso. Ela apresenta os diferentes graus de sigilo que um documento sigilos pode receber. Esses graus de sigilos esto listados em Decreto, que trataremos em nossa ltima aula de exerccios comentados. Acontece que recentemente entrou em vigor a Lei de Acesso Informao, que trouxe em seu corpo algumas alteraes quanto a esse assunto. A nova Lei tratou de eliminar a classificao confidencial, alm de modificar os prazos de classificao em cada grau. Contudo, essa Lei no revogou explicitamente a determinao do Decreto. Vamos discutir mais sobre isso em outro momento. Gabarito: Certo ( poca de aplicao desta prova)

(STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurana da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio reservada, mediante determinao do Poder Judicirio. Comentrio: Os documentos so classificados como sigilosos por autoridade competente para tal. Contudo, a Lei j nos adianta quais documentos so passveis de serem classificados como sigilosos: aqueles que tratam de assuntos o contenham informaes que comprometam a segurana
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES da sociedade ou do Estado, ou a intimidade, a honra e a privacidade das pessoas. Ainda, j sabemos que os documentos sigilosos tm o acesso restrito a pessoal autorizado. Contudo, a Lei permite que, caso seja necessrio para defesa em juzo, um documento sigiloso pode, por determinao do Poder Judicirio, ser exibido em seo reservada, somente com as autoridades competentes e as partes interessadas; ou tambm que seja emitida certido por autoridade competente sobre o contedo de tais documentos. Gabarito: Certo

(STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto. Comentrio: Um documento sigiloso pode vir a compor um processo ou um dossi, ou outro conjunto de documentos. Mas o que ocorre quando um documento sigiloso unido a outro que ostensivo? Quando isso ocorre, no importa a quantidade de documentos o assuntos de que tratam, TODOS recebero a mesma classificao do documento sigiloso, passando a formar um conjunto sigiloso. E quando acontece a unio de documentos sigilosos em graus diferentes? Neste caso, todo o conjunto receber a classificao do documento com o grau de sigilo mais alto. Por exemplo: se a um processo for adicionado um documento com grau de sigilo reservado, todo o conjunto receber a mesma classificao. E se posteriormente, for adicionado outro documento, com grau de sigilo secreto, agora o conjunto ter essa classificao, pois mais elevada que a do documento anterior. Se o contrrio ocorrer, primeiro for adicionado um documento com gral de sigilo secreto e depois um com grau de sigilo reservado, ainda permanecer o grau mais elevado para todo o conjunto. Gabarito: Errado

(MS/2010 Cespe/UnB) Para a arquivstica, os vocbulos forma e formato possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a configurao fsica do material sobre o qual as informaes so registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno. Livro. Mapa, rolo de filme, entre outros. J a forma refere-se ao estgio de preparao e de transmisso de documentos; por exemplo: original, cpia, minuta, rascunho.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Outro critrio para classificao de documentos, embora pouco utilizado em provas, quanto forma e formato. A forma refere-se ao estgio de preparao do documento. Este pode ser original, cpia, rascunho ou minuta. O formato refere-se configurao fsica do suporte. Gabarito: Certo

(PF/2009 Cespe/UnB) Ofcios, telegramas so tipologias documentais.

memorandos,

cartas

Comentrio: O critrio de classificao quanto espcie ou tipologia aparece muito em provas da banca no formato de questes como esta. A espcie documental o aspecto formal das informaes contidas no documento. Por exemplo: sabemos que um ofcio um oficio quando observamos o modo como as informaes se apresentam. Sabemos que um contrato um contrato pelo modo como as informaes se apresentam: identificao das partes, clusulas numeradas, assinatura das partes, das testemunhas, etc. J a tipologia seria a espcie (aspecto formal) acrescida de uma funo. Sabendo que ofcio, memorando, cartas e telegramas so espcies (e a questo j est errada), para que se tornem tipos, basta acrescentar uma funo a esses modelos. Por exemplo: ofcio de notificao (aspecto formal = espcie = ofcio + funo = notificar), memorando de solicitao de pessoal (aspecto formal = espcie = memorando + funo = solicitar pessoal), carta de apresentao (aspecto formal = espcie = carta + funo = apresentar), e telegrama de nomeao (aspecto formal = espcie = telegrama + funo = nomear). Gabarito: Errado

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) Relatrio de atividades, negativo fotogrfico, ata de reunio e carto de visita so exemplos de tipologias documentais. Comentrio: Mais uma questo como a anterior. Temos a espcie (aspecto formal = relatrio, ata e carto), acrescidos de uma funo (de atividades, de reunio e de visita). O negativo fotogrfico no pode ser uma tipologia, pois ser fotogrfico no uma funo do negativo. Alm disso, negativo no espcie documental, e sim um suporte (material que traz uma informao).
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Essa questo chama a ateno de vocs para o seguinte: alguns documentos podem causar confuso quanto a esta classificao. Por exemplo, existe um documento denominado exposio de motivos. Esta sim uma tipologia, pois um documento que apresenta as informaes de maneira que se possa identific-lo como tal. Contudo, as bancas apostam no nome de motivos para derrubar os candidatos. Esse de motivos no se trata de uma funo da exposio. Trata-se da nomenclatura do documento, o seja, o documento se chama exposio de motivos. Alis, quem j estudou Redao Oficial sabe que exposio de motivos um documento encaminhado exclusivamente por ministros de Estado para o Presidente da Repblica, onde faz consideraes sobre matria de lei com relao sua pasta de governo. Ento no pode haver outra funo para este documento que no esta. Eu recomendo que associem o estudo desse critrio ao de Redao Oficial, pois deve conhecer os nomes dos documentos para no serem pegos em armadilhas como esta. Gabarito: Errado

(MS/2008 Cespe/UnB) A tipologia documental o resultado do somatrio entre o suporte documental e a funo dos documentos. Comentrio: Apenas para fixar, a tipologia documental trata-se da espcie (aspecto formal = configurao que assume a informao) acrescida de uma funo. Em nenhum momento a tipologia considera o suporte do documento, seu gnero, formato ou qualquer outro fator. Gabarito: Errado

Princpios Arquivsticos (AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao. Comentrio: O princpio do Respeito aos Fundos, ou Provenincia, determina que os documentos produzidos por uma entidade (pessoa ou instituio) no devem jamais ser misturados aos documentos de outras entidades. A aplicao deste princpio nos mostra apenas os documentos que compem o conjunto documental, que tambm ser chamado de fundo arquivstico. No podemos saber, apenas aplicando este princpio, que
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos so ou no necessrios para que seu produtor realize suas atividades. Gabarito: Errado

(STM/2011 Cespe/UnB) A teoria das trs idades refere-se sistematizao do ciclo de vida dos documentos arquivsticos. Comentrio: A Teoria das Trs Idades, tambm conhecida por Estgio de Evoluo dos Arquivos ou Ciclo Vital dos Documentos, pode ser tratada como um princpio arquivstico. Sua elaborao constitui um grande marco na histria da disciplina. Sendo apresentada por qualquer um desses nomes, esse princpio determina o mesmo: durante sua existncia, desde sua produo at sua destinao, os documentos podem passar por trs estgios, em forma de sistema. Gabarito: Certo

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) De acordo com o princpio do respeito ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua provenincia. Comentrio: O princpio da Ordem Original determina que os conjuntos de documentos devam manter a organizao que lhe foi atribuda por seu produtor. O motivo dessa determinao que os documentos de arquivo devem refletir fielmente as atividades do seu produtor, exatamente como aconteceram. Caso haja uma reorganizao desse conjunto, o contexto da atividade pode se perder e no ser mais to claro e completo. Gabarito: Errado

(MPU/2010 Cespe/UnB) No plano institucional, o princpio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem os acumulou. Comentrio: O princpio da Territorialidade determina que os documentos devem ser mantidos no local onde se encontra o seu produtor, pois ali ele est em sua jurisdio (local onde se aplica seus efeitos administrativos, legais, fiscais e histricos). 16 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Este princpio, um dos mais importantes da Arquivologia, foi criado a partir das disputas fronteirias do Canad. Hoje aplicado para resolver problemas de custdia de documentos da era das colonizaes de pases e continentes, onde havia a produo de documentos importantes tanto para colonizadores quanto para colonizados. Atualmente, pela aplicao deste princpio (que derivado da Provenincia Territorial), est determinado que os documentos devem permanecer o mais prximo possvel do local onde foram produzidos, pois ali que surtiro seus efeitos. Gabarito: Certo

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os princpios arquivsticos, entre eles o princpio de respeito aos fundos, que fundamentam a prtica arquivstica contempornea foram elaborados nos ltimos quarenta anos, principalmente a partir da chamada exploso da informao. Comentrio: Para aqueles que no conhecem a histria da disciplina, esta questo uma armadilha e tanto. O que foi elaborado nos ltimos quarenta anos, especialmente com a exploso da informao, foi a Gesto de Documentos, exatamente a soluo encontrada para gerenciar a imensa quantidade de informao que passou a ser produzida a partir de ento. Os princpios arquivsticos tiveram sua origem no contexto da Revoluo Francesa, onde se iniciava os conceitos de direito, de Estado e de governo. At ento os monarcas tratavam os documentos pblicos como uma propriedade privada. A partir das idias da Revoluo, foram surgindo os conceitos de coisa pblica, e os arquivos passaram a pertencer coletividade. Ento tiveram incio tambm os estudos documentais e a elaborao dos princpios.

Gabarito: Errado

(STJ/2004 Cespe/UnB) O princpio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de cpias do documento. Comentrio: O princpio da Unicidade determina que o documento de arquivo, mesmo que exista em vrias cpias ou vias, nico em seu contexto de criao. Vamos ilustrar por um exemplo: ao ir at um restaurante, vocs consomem e geram uma nota fiscal. Essa nota ser emitida em trs vias (uma para o cliente, uma para a contabilidade da instituio, e outra para o
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES governo). Apesar de a nota existir em trs vias, no o mesmo documento. A via do governo tem valores e utilidades diferentes da via da instituio e da via do cliente. Esse contexto nico, com utilidades diferentes e valores diferentes, faz com que o documento tambm seja nico, mesmo havendo outras vias e cpias. Gabarito: Errado

(STJ/2004 Cespe/UnB) O princpio da integridade arquivstica determina a preservao dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilao e tampouco destruies indevidas e no autorizadas. Comentrio: O princpio da Integridade Arquivstica, ou da Indivisibilidade, derivado do princpio da Provenincia, chegando a determinar a mesma coisa: a alterao indevida do fundo arquivstico. muito comum que vocs confundam e no saibam diferenciar um do outro primeira vista. Mas enquanto a Provenincia probe a mistura de documentos produzidos por entidades diferentes (para preservar o reflexo do produtor no fundo arquivstico), a Indivisibilidade probe alteraes indevidas, seja no sentido de acrescentar ou retirar peas, se no houver autorizao para tal. Isso por que, se a mistura com documentos de outros produtores prejudica a identificao do produtor em seu conjunto documental, muito pior o faz as destruies indevidas e o acrscimo de peas documentais sem controle e autorizao. Gabarito: Certo

(MS/2010 Cespe/UnB) Os arquivos, quando acumulados de maneira a refletir estrutura, funes e atividades realizadas pelas instituies, demonstram estruturao e coeso, dentro das quais se percebe o inter-relacionamento dos documentos. Fruto da naturalidade e da organicidade, tal condio fundamental para a compreenso do significado e para a garantia da autenticidade do documento. Comentrio: Outro princpio derivado diretamente da Provenincia: a Organicidade. Este princpio determina que os documentos de arquivo devam manter uma organizao interna do conjunto, de modo que se possa identificar a estrutura, o funcionamento e as relaes do produtor Como dito no incio, os documentos de arquivo possuem muito mais valor quando em seu conjunto do que fora dele. E isso pode ser percebido ao
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES se estudar um conjunto de documentos: um complementa o sentido do outro. Pode ser percebida uma interrelao entre os documentos. Gabarito: Certo

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O princpio da ordem natural subsidirio ou decorrente do princpio da cumulatividade. Comentrio: O princpio da Cumulatividade afirma que o conjunto arquivstico uma formao natural, progressiva e orgnica. Isso significa que os documentos de arquivo so produzidos espontaneamente (conforme o produtor realiza suas atividades), involuntariamente (so uma conseqncia, um efeito colateral, e no um fim em si) e ligado seu produtor (organizacional). Sendo assim, o conjunto documental possui uma lgica natural. como uma planta que se desenvolve e toma seu formato, seu tamanho e sua cor de forma de acordo com o que determinado pelo ambiente que a cerca. O princpio da Ordem Natural ou Original determina que os documentos devam manter a organizao que lhes foi atribuda desde o incio, pelo seu produtor. E essa ordem natural, orgnica e progressiva, pois reflete e acompanha o desenvolvimento das do produtor e suas atividades. Gabarito: Certo

(Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica na relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica. Comentrio: Tratando novamente do princpio da Organicidade, sabemos que os arquivos devem ser organizados de forma a refletir a identidade e histria de seu produtor, e que os documentos de arquivo possuem mais valor quando em conjunto do que fora dele. Ento conclumos que os documentos possuem uma interrelao, uma complementao de significados um do outro. E essa interrelao determinar a organizao dos documentos. Gabarito: Certo

(STM/2011 Cespe/UnB) As caractersticas dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES considerado documento de arquivo aquele que exemplar nico e original. Comentrio: Vimos que a Unicidade do documento no se trata do nmero de vias ou cpias que este possui, mas sim do seu valor e importncia para o conjunto em que est inserido. Alm disso, j sabemos tambm que os requisitos para ser documento de arquivo so: ser resultado de uma ao do produtor, e ser capaz de provar ou informar sobre essa ao, ou sobre o produtor. Em nenhum momento foi restringido o nmero de exemplares do documento, ou qualquer outra caracterstica. Ento mesmo que um documento possua vrios exemplares, ser nico em seu contexto de produo, em seu conjunto documental. Gabarito: Errado

(Correios/2011 Cespe/UnB) Quando h necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua provenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio da pertinncia. Comentrio: Por fim, o ltimo princpio a ser estudado, o da Pertinncia. Este princpio afirma que os documentos devem ser reclassificados por assunto, sendo desprezado qualquer outro critrio, como o produtor, por exemplo. Ao afirmar isso, esse princpio vai de encontro ao princpio da Provenincia, que manda considerar o produtor acima de tudo; e tambm prpria razo de existir do arquivo, que refletir a identidade e histria de seu produtor. Como um arquivo pode mostrar a trajetria de uma entidade se estiver desorganizado, ou misturado com outros documentos? simplesmente impossvel! Ento este princpio est em desuso na disciplina arquivstica, e s serve mesmo para aparecer em provas e derrubar candidatos desavisados. Gabarito: Certo

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Pois bem, Tcnicos do MPU, encerramos esta primeira bateria de exerccios. Nesta primeira aula tratei de comentar algumas questes sobre conceitos iniciais de forma mais direta, como avisado no incio. Peo que me avisem caso no tenham entendido alguma questo. Eu parti do princpio que vocs j tiveram contato com a disciplina e esto neste curso para reforar seus estudos. Informo tambm que as questes so um tanto antigos, e isso por que a Arquivologia, uma pena, no to comum em concursos quanto as demais disciplinas. Mesmo assim, com o maior prazer vou responder a qualquer dvida que tenha ficado. E ainda, gostaria que me informassem a avaliao de vocs quanto metodologia: se deve acelerar, se deve desenvolver mais, se esto conseguindo acompanhar sem problemas... Eu sempre gosto de deixar bem claro que os meus cursos so feitos para vocs e tambm por vocs. Vocs tm toda a minha ateno caso queiram sugerir, perguntar ou criticar qualquer coisa! De nada adianta eu realizar um curso onde vocs no esto conseguindo aprender. Ento peo humildemente a colaborao de vocs: fiquem vontade para dizer qualquer coisa. Espero as dvidas, crticas e sugestes de todos voc. Estarei disponvel no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Forte abrao a todos! Bons estudos e at a prxima aula!

Prof. Mayko Gomes Abril/2013

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