GESTIN DEL TIEMPO EN PROYECTOS en Gestin de proyectos

GESTIN DEL TIEMPO EN PROYECTOS en Gestin de proyectos

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Seccin 7

Ttulo seccin::Ttulo::GESTIN DEL TIEMPO EN PROYECTOS

En esta seccin se describirn los procesos de Gestin del Tiempo

Introduccin
La gestin del tiempo incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto. Incluye las siguientes actividades: identificacin de actividades, secuenciamiento lgico de actividades, estimacin de duracin de las actividades, y elaboracin del cronograma de proyecto. Para la elaboracin del cronograma veremos diversos mtodos como el PERT-CPM con nivelado de recursos, la simulacin, y el mtodo de cadena crtica.

Identificacin de Actividades
Las tareas en que se dividen los paquetes de trabajo del proyecto se componen de actividades que son los entregables de menor nivel del EDT/WBS. La descomposicin de las tareas en actividades ha de realizarse por tanto, a partir del EDT/WBS del proyecto. En el caso de grandes proyectos, la descomposicin en actividades slo puede realizarse a corto plazo ya que es entonces cuando es posible descomponer el alcance a nivel de paquete de trabajo y es posible realizar una planificacin de detalle. A medio y largo plazo, la desagregacin de las diferentes ramas del EDT/WBS aun no se ha producido o es baja, por lo que la identificacin y planificacin ser la correspondiente a actividades no desagregadas de alto nivel (agrupaciones de actividades o actividades resumen, e hitos). Existen por tanto diferentes niveles de identificacin y planificacin en funcin del grado de desagregacin del EDT/WBS. En la identificacin de actividades e hitos pueden emplearse listas de actividades o plantillas de proyectos similares realizados en la organizacin ejecutante. Estas listas habrn de ser revisadas de acuerdo al proyecto de que se trate, aadiendo o suprimiendo actividades. En el caso de carecer de registros histricos es posible recurrir a la opinin de expertos que son normalmente los responsables de la realizacin de las actividades se trate- utilizando tcnicas como la tormenta de ideas.

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Secuenciamiento de Actividades
Una vez identificadas los hitos y las actividades de diferente nivel que componen el alcance del proyecto, es preciso identificar y documentar las relaciones lgicas que existen entre ellas. Para ello pueden utilizarse redes o plantillas de proyectos anteriores similares o porciones de estas redes, tambin llamadas subredes. Las relaciones de prelacin o dependencias existentes entre las actividades del proyecto pueden venir impuestas por la naturaleza del trabajo a realizar (dependencias mandatorias), ser establecidas o elegidas por el equipo de proyecto (dependencias discrecionales), o ser impuestas externamente (dependencias externas). Como ejemplo de estas ltimas podemos citar el caso en el que el cliente requiera una revisin especfica para verificar la calidad de algn componente especfico del proyecto. Existen dos mtodos o diagramas de redes utilizados para representar grficamente las relaciones lgicas entre las actividades del proyecto:

Imgenes y recursos Imgenes

Mtodo PDM

Mtodo ADM Mtodo PDM (Precedence Diagramming Method): este mtodo utiliza nodos para representar las actividades. Los nodos estn conectados mediante flechas para mostrar las relaciones de prelacin entre las actividades. Los solapes y desplazamientos entre actividades pueden ser representados en este mtodo, indicando su duracin sobre la flecha correspondiente. Este mtodo recibe tambin el nombre de Actividad Sobre Nodo (AON: Activity On Node) y es el mas utilizado por las aplicaciones informticas de gestin de proyectos. Mtodo ADM (Arrow Diagramming Method): este mtodo utiliza flechas para representar las actividades del proyecto. Las actividades estn conectadas mediante sucesos que muestran las relaciones de prelacin entre ellas. El mtodo tambin es conocido como Actividad Sobre Flecha (AOA: Activity on Arrow).

Estimacin de los recursos de las actividades

Proceso que consiste en determinar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos, instalaciones y suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Estimacin de la duracin de las actividades

La estimacin de la duracin de las actividades exige determinar previamente las cantidades y los tipos de recursos necesarios. Para ello podemos recurrir a diversas alternativas como: la opinin de expertos, anlisis de alternativas de ejecucin (con diferentes combinaciones de recursos y cantidades), informacin publicada (tasas e produccin, etc), estimacin de detalle, etc. La estimacin de recursos por actividad servir tambin para determinar su coste, por lo que ambos procesos de estimacin de coste y duracin se realizan en paralelo. Una vez obtenidos los recursos necesarios o esfuerzo correspondientes a la actividad es posible, caso de conocer la disponibilidad de recursos de acuerdo a los calendarios de los mismos, determinar la duracin de las actividades del proyecto. No obstante, la disponibilidad real de recursos en esta fase es casi siempre aproximada y deber ser verificada en una fase posterior (ver mas adelante, apartado: Nivelado de recursos). En cualquier caso, es muy conveniente que en la estimacin de duracin participe activamente el responsable de su ejecucin. Por regla general la duracin de la tarea es una estimacin razonable que es recomendable que se realice: En base a las estimaciones en las experiencias de otras personas, normalmente responsables de la ejecucin de esas tareas.

GESTIN DEL TIEMPO EN PROYECTOS en Gestin de proyectos En base a las estimaciones en su propia experiencia, si ya ha tenido experiencia en la realizacin de las tareas descritas. En base a datos de otros proyectos (estimacin por analoga) si se disponen de registros adecuados y fiables. En base a una estimacin paramtrica. La estimacin paramtrica utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de parmetros de una actividad tales como coste, presupuesto y duracin.

Desarrollo del Cronograma

El cronograma del proyecto (project schedule) puede definirse como el conjunto de fechas planificadas para realizar las actividades e hitos del proyecto, y constituye el Plan de Referencia de Tiempo o Lnea de Base de Tiempos contra la que se medir el progreso alcanzado durante la ejecucin. La determinacin del cronograma se realiza a partir de la lista de actividades, la relacin lgica entre ellas expresada en forma de diagrama de red, la duracin de las actividades, la disponibilidad de recursos (ver nivelado de recursos), y el anlisis de riesgos realizado en el que se identifican los riesgos principales del proyecto (registro de riesgos). Respecto a este ltimo punto, se prestar especial atencin a los puntos de convergencia de la red, que suelen ser hitos de proyecto donde el riesgo puede ser elevado. En muchos proyectos existen adems fechas impuestas externamente que afectan a la elaboracin del cronograma de proyecto. As por ejemplo, puede haber una fecha de terminacin de proyecto como sucede en un proyecto bajo contrato donde existe una fecha impuesta por el cliente, una fecha marcada por una regulacin de carcter obligatorio, una fecha de terminacin impuesta por una oportunidad de mercado, etc. Tambin puede haber fechas relacionada con el comienzo (como por ejemplo, iniciar el proyecto una vez firmado el contrato) o fechas intermedias relacionadas con entregables determinados (como sucede en el caso de entregables de proyecto que son inputs de otros proyectos dentro del mismo programa). Estas fechas impuestas hacen que en muchos casos sea necesario recurrir a determinadas tcnicas (compresin de actividades, trabajo en paralelo, etc) durante la planificacin del cronograma de proyecto.

Control del Cronograma

Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma. El software de gestin de proyectos para la elaboracin de cronogramas permite hacer un seguimiento de las fechas planificadas en comparacin con las fechas reales, y de proyectar los efectos de los cambios al cronograma del proyecto.
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Fuentes y contribuyentes del artculo

Fuentes y contribuyentes del artculo

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