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MANAUSPREV

Cdigo: PRO.ASTEC.01 ELABORAO E CONTROLE Emisso: 01 Data: 15.03.06 DE DOCUMENTOS Reviso: 01 Data: 21.07.06

NDICE

OBJETIVO E CAMPO DE APLICAO RESPONSABILIDADES X AUTORIDADE REFERNCIAS DEFINIES CONSIDERAES GERAIS PROCEDIMENTOS REGISTROS ANEXOS

Elaborado Por ASTEC

Aprovado Por PRESI

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1 OBJETIVO E CAMPOS DE APLICAO 1.1 - Apresentar a estrutura dos documentos da MANAUSPREV. 1.2 - Este procedimento estabelece as diretrizes para elaborao, adequao, emisso, reviso, identificao, aprovao, distribuio, atualizao e controle dos documentos integrantes do Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV de forma que estes estejam atualizados e disponveis nos locais de utilizao. 2 RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE REAS
RESPONSABILIDADE DIRETA INDIRETA
Controlar

AUTORIDADE a emisso, reviso, identificao, distribuio e controle dos documentos do Sistema da Gesto da Qualidade da MANAUSPREV. Elaborar o texto base do documento, sendo tambm responsvel pela anlise das revises, alteraes, treinamento e implantao do mesmo e definio dos colaboradores / funes que recebero cpias controladas dos documentos do Sistema da Gesto da Qualidade da MANAUSPREV. Receber cpias controladas e so responsveis por manter os documentos em local de fcil acesso, protege - los de deterioraes, bem como substituir e remover os documentos obsoletos.

ASTEC

Demais reas do SGQ da MANAUSPREV.

Usurios dos documentos do SGQ da MANAUSPREV.

3 REFERNCIAS Na aplicao deste procedimento pode ser necessrio consultar os seguintes documentos: NBR ISO 9001:2000 Requisito 4.2.3 ASTEC 4 DEFINIES 4.1 - SGQ: Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV. ___________________________________________________________________________
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4.2 - Documento: So os documentos normativos necessrios para o funcionamento do Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV (Manual, Procedimentos, Padres Operacionais, Documentos Externos) e todos os outros documentos que possam vir a fazer parte do Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV. 4.3 - Cpia Controlada: So as cpias dos documentos (Manual, Procedimentos, Padres Operacionais e outros documentos que possuem controle de emisso e reviso) que fazem parte do Sistema de Gesto da Qualidade e esto em plena utilizao e validade. So identificados atravs de carimbo especfico na cor vermelha (Anexo 2). 4.4 - Cpia No Controlada: So as cpias dos documentos que tem o carter apenas de estudo, orientao e treinamento. So identificadas atravs de carimbo especfico na cor azul (Anexo 2), as quais aps a sua utilizao devero ser destrudas. 4.5 - Documento Obsoleto: So os documentos integrantes do Sistema de Gesto da Qualidade, que aps a reviso / atualizao sero identificados com carimbo especfico na cor azul ( Anexo 2 ). 4.6 - Documento Cancelado: So os documentos integrantes do Sistema de Gesto da Qualidade que aps a sua excluso como documento do Sistema de Gesto, sero identificados com carimbo especfico na cor vermelho (Anexo 02). 4.7- ASTEC: ASTEC da MANAUSPREV que tem a responsabilidade na digitao/alterao, identificao, emisso, guarda, distribuio e atualizao dos documentos pertinentes ao Sistema de Gesto da Qualidade (documentos de 1, 2 , 3 nvel e legislaes, leis, portarias, demais documentos aplicveis ao processo da MANAUSPREV).

1 Nvel

Manual do SGQ

Estratgico

Procedimento PRO
2 Nvel Ttico

Pradres Operacionais - PO
3 Nvel Operacional ___________________________________________________________________________ 3 / 16

Registros / Dados
4 Nvel

Demonstrativos, Orientativo e Evidncias

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4.8 - Aprovao: Os documentos que integram o Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV sero aprovados conforme tabela abaixo: TIPO DE DOCUMENTO Manual do Sistema de Gesto da Qualidade Procedimentos (PRO) Padres Operacionais (PO) RESPONSVEL PELA APROVAO Conselho Diretor Diretor Presidente Diretor da rea

4.9 - Documentos Externos: Os documentos externos (normas da ABNT, leis, portarias, decretos, resolues, e etc.) sero identificados na Matriz de Documentao Externa Aplicvel (Anexo 3). Os originais dos mesmos devero ficar com a ASTEC ou usurio principal do documento externo. 5 CONSIDERAES GERAIS 5.15.2Este procedimento documenta as atividades do escopo do Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV Toda e qualquer divulgao, atualizao, reviso e oficializao de procedimentos, deve ser efetuada pela ASTEC em conjunto com o Usurio do processo retratado no procedimento. Os documentos de 1o. 2o. e 3o. nvel (Manual, Procedimentos, Padres Operacionais) da MANAUSPREV so codificadas e numeradas em ordem seqencial crescente conforme exemplo abaixo:
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5.3-

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5.3.1- As codificaes das reas da MANAUSPREV so: rea Conselho Municipal de Previdncia Auditoria Interna Conselho Diretor Conselho Fiscal Comit de Investimento Presidncia Diretoria de Administrao e Finanas Diretoria de Previdncia Gerncia de Administrao e Finanas Gerncia de Previdncia Planejamento, Tecnologia, Comunicao eO&M Assessoria Jurdica Chefia de Gabinete Setor de Recursos Humanos Setor de Oramento e Contabilidade Setor Financeiro Setor Administrativo Geral Setor de Atendimento Setor de Concesso de Benefcios Setor de Manuteno Benefcios Setor de Cadastro Codificao CMP AUDIN CODIR COFIS COINV PRESI DIRAF DPREV GERAF GPREV ASTEC ASJUR CGAB SRRH SORC SFIN SADG SATE SCON SMAN SCAD

Documento de 1o. nvel Manual do Sistema de Gesto da Qualidade. o Cdigo: MSGQ.01 MSGQ Manual do Sistema de Gesto da Qualidade 01 = nmero seqencial Documentos de 2o. nvel Procedimentos o Cdigo: PRO.AAAAA.01 PRO = procedimento AAAAA = Identifica a rea do SGQ da MANAUSPREV. 01 = nmero seqencial Documentos de 3o. nvel Padres Operacionais o Cdigo: PO.AAAAA.01 PO = padro operacional AAAAA = Identifica a rea do SGQ da MANAUSPREV. 01 = nmero seqencial 5.4 - Os procedimentos (documento de 2o. nvel) da MANAUSPREV devem ser apresentadas, preferencialmente, dentro do seguinte padro:

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1 OBJETIVO E CAMPO DE APLICAO 2 RESPONSABILIDADES X AUTORIDADES 3 - REFERNCIAS 4 DEFINIES 5 CONSIDERAES GERAIS 6 PROCEDIMENTOS 7 - REGISTROS 8 - ANEXOS 5.5 - A existncia de todos os tpicos anteriores depender da complexidade do procedimento, porm, os procedimentos podero conter (quando aplicvel) o fluxograma do processo anexo ao procedimento, sendo utilizado a simbologia de fluxograma, conforme (Anexo 1). 5.5.1 Podero ser utilizados outros smbolos, o que implicar na reviso da simbologia em utilizao. 5.6 Com o objetivo de manter histrico e evoluo do SGQ, ser mantido em arquivo a ltima verso dos documentos de 1o. 2o. e 3o. nvel (Manual, Procedimentos (PRO) e Padres Operacionais (PO)) integrantes do Sistema de Gesto da Qualidade da MANAUSPREV. Somente nos documentos de 1o. e 2o. nvel (Manual e Procedimentos) tero o histrico das revises registradas na tabela Controle das Revises, na ltima pgina.

5.7 Os registros do Sistema de Gesto da Qualidade so considerados como documentos especiais e so controlados conforme PRO.ASTEC.02 - Controle de Registros da Qualidade. 6 PROCEDIMENTOS a) - Elaborao e Aprovao de Documentos 1 - Constatando a necessidade, reas do SGQ da MANAUSPREV. iniciam a fase de levantamento de dados sobre a rotina a ser normatizada, utilizando-se de tcnicas como: Brainstorming Questionrio Entrevista Reviso de Literatura Observao Direta

2 - Aps o levantamento, elabora o fluxograma da situao atual ou elabora uma minuta descritiva do processo normatizado e o submete a uma crtica detalhada objetivando a racionalizao do processo de trabalho em questo. ___________________________________________________________________________
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3 - Aps este estudo de racionalizao, elaboram o fluxograma proposto e descreve o texto base do documento ou elabora direto o texto base do documento (minuta). 4 - O Elaborador coordena reunio com todos os Usurios que tenham interfaces com o processo em questo, objetivando a obteno de consenso e o seu comprometimento. 5 - Redige o documento conforme instruo desta PRO, definindo os anexos e registros a serem utilizados no documento e envia para a ASTEC. 6 - A ASTEC analisa o documento, corrige, formata o documento final, codifica, identifica e envia para o Elaborador. 7 - O Elaborador analisa, assina e providncia sua aprovao com os responsveis, conforme o tipo de documento. 8 - O responsvel da rea competente ou seu representante analisa e aprova o documento. Caso tenha alguma divergncia a ser corrigida, solicita a ASTEC a adequao e reaprova. 9 - O Elaborador envia a ASTEC o documento, e este ir providenciar a publicao do documento em meio eletrnico (sem permisses de alterao e impresso), conforme solicitao do Elaborador para implantao com os Usurios envolvidos na sistemtica do documento. 11 - O Elaborador implanta (treina) com todos os envolvidos no documento sobre a sistemtica do mesmo e elabora a Ata de Reunio de Treinamento para Implantao de Documentos (Anexo 4). 12 - A ASTEC divulga a publicao do documento em meio eletrnico (sem permisses de alterao e impresso), para os Assinantes (Usurios) do documento, conforme informado pelo Elaborador. O original do documento aprovado fica arquivado na ASTEC. 13 - A ASTEC emite a Lista ndice de Documentos do Sistema de Gesto da Qualidade (Anexo 5). 14 - A ASTEC informa onde ficar disponvel a publicao do documento em meio eletrnico e valida sua verificao pelos usurios atravs do formulrio de Lista de Acesso de Documentos (Anexo 6), solicitando sempre que possvel o visto do Elaborador neste registro para arquivo na ASTEC. b) - Reviso dos documentos (Manual, PRO e PO) 1 - O Elaborador ou qualquer colaborador da rea constatando a necessidade do documento ser revisado ou alterado, solicita da ASTEC uma cpia nocontrolada do documento vigente para identificar as alteraes necessrias para ___________________________________________________________________________
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a reviso do documento ou comunica a ASTEC o que deve ser revisado, caso seja uma alterao simples. 1.1 Depois de recebida a alterao do documento vigente, a ASTEC, ir revisar/alterar o documento, devolvendo o mesmo revisado para o Elaborador ou colaborador solicitante.

2 - O Elaborador analisa a reviso, aprova e solicita nova aprovao, devolvendo a ASTEC que ir validar o acesso publicao do documento em meio eletrnico revisado e aprovado, para os Assinantes (Usurios), utilizando o registro Lista de Acesso de Documentos (Anexo 6). 3 - Aps a reviso do documento o registro anterior Lista de Acesso de Documentos ser cancelado pela ASTEC atravs do carimbo documento obsoleto juntamente com o documento original anterior. c) - Aquisio de Normas Externas (ABNT e outras) 1 - A ASTEC o responsvel por providenciar a aquisio junto Chefia de Gabinete da Presidncia as norma da ABNT e outros regulamentos internos e externos necessrios para o funcionamento do Sistema de Gesto da Qualidade. 2 - Ser consultado anualmente pela ASTEC via solicitao de parecer da Assessoria Jurdica, verificao em site, consulta a outras Entidades Pblicas ou comunicao pela rea fim nesse caso podendo divergir da temporalidade mencionada, se as normas da ABNT e outros regulamentos externos utilizados pela MANAUSPREV, foram modificadas/alteradas, mantendo o registro desta ao realizada. 3 - Caso o responsvel pela emisso das normas da ABNT e outros regulamentos internos e externos identifique qualquer revises/alteraes, a ASTEC providenciar a as normas da ABNT e outros regulamentos internos e externos atualizados. 4 - Recebidas as normas da ABNT e outros regulamentos externos, a ASTEC atualiza a Matriz de Documentao Externa Aplicvel (Anexo 3). d) - LEIS / REGULAMENTOS E LEGISLAES, DOCUMENTOS DO CLIENTE 1 - As reas participantes do Sistema da Gesto da Qualidade, so responsveis por informar para a ASTEC adquirir e atualizar os documentos externos que impactam nos servios prestados pela MANAUSPREV. 2 - Depois de realizada a atualizao estes documentos, conforme item anterior, a ASTEC emite ou atualiza a Matriz de Documentao Externa Aplicvel.

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7 REGISTROS Matriz de Documentao Externa Aplicvel. Ata de Reunio de Treinamento de Documentos Lista ndice de Documentos do Sistema de Gesto da Qualidade Lista de Acesso de Documentos

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8 - ANEXOS
Anexo 1 Simbologia para elaborao de fluxogramas.

SMBOLO

SIGNIFICADO

EXPLICAO RESUMIDA

Identifica o incio e o fim de um processo. Identifica cada atividade (Ao) do processo.

Identifica uma deciso.

Identifica um documento ou um registro gerado ou usado na ao.

Identifica uma conexo.

Referncia fora da pgina. Identifica o arquivamento ou o armazenamento de um material, documento ou registro. Indica o sentido do fluxo do processo.

Terminal: Serve para indicar no fluxograma a fase em que o processo inicia e em que fase o processo termina. Operao: Indica cada atividade constituinte do processo que est sendo mapeado, e pode significar uma ao. Deciso: usado sempre que uma deciso necessitar ser feita durante o mapeamento do processo. Normalmente, esse smbolo recebe uma entrada e pode indicar como sada dois ou mais caminhos (quando isso for necessrio, deve ser utilizado mais de um smbolo de deciso, de forma concatenada). Documento: Serve p/ indicar um documento ou um registro gerado ou utilizado para implementao da atividade a qual est conectado. Entretanto, no caso deste smbolo, o sentido da seta em direo da atividade (retngulo), contrariando o sentido do fluxo. Referncia na pgina: Serve p/ mostrar a continuidade de uma parte do fluxo em outro ponto da mesma pgina. Este smbolo pode aparecer no fluxo quantas vezes forem necessrias. Ele tambm pode ser utilizado p/ simplificar o fluxo e evitar que suas linhas se cruzem. Referncia fora da pgina: Serve p/ mostrar a continuidade de uma parte do fluxo em outra pgina. Este smbolo pode ser utilizado quando o espao na pgina no e suficiente p/ comportar o detalhamento do processo. Arquivamento: Indica o arquivamento de um documento ou registro, ou o armazenamento de um produto no decorrer do fluxograma. Conector: Serve p/ indicar o sentido do fluxo do processo.

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Anexo 2 - Carimbos de identificao da situao das cpias de documentao. 1 - Cpia Controlada (Cor vermelha)

2 - Cpia No Controlada (Cor azul)

3 - Documento Cancelado (Cor vermelha)

4 - Obsoleta (Cor Azul)

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Anexo 3 - Matriz de Documentao Externa Aplicvel.

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MATRIZ DE DOCUMENTAO EXTERNA APLICVEL


FONTE DE EMISSO DO DOC. EXTERNO

EMISSO: DATA:

REVISO: DATA:

SEQ

DOCUMENTO EXTERNO

DATA / VERSO

RESPONSVEL PELA APLICAO

OBJETIVOS DO DOC. EXTERNO

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

ELABORADO POR: (7)

APROVADO POR: (8)

Descrio dos campos de preenchimento da Matriz: 1 Seqncia dos documentos externos identificados na Matriz; 2 Nome / Ttulo do documento externo; 3 Data de emisso do documento externo e/ou sua verso; 4 Fonte de emisso do documento externos ou interno (Ex.: ABNT, Ministrios, MANAUSPREV (portarias, circular, C.I, C.E, etc.)). Neste item, poder ser includo o site onde se pode ter acesso ao documento externo ( Ex.: NR 23, Ministrio da Minas e Energia); 5 Responsvel pela aplicao do documento externo na MANAUSPREV.; 6 Descrever resumidamente a finalidade / objetivo do documento externo; 7 ASTEC como elaborador; 8 Chefia de Gabinete como aprovador.

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Anexo 4 - Ata de Reunio do Treinamento de Documentos.

ATA DE REUNIO DO TREINAMENTO DE DOCUMENTOS CDIGO E NOME DOCUMENTO: RESPONSVEL PELA IMPLANTAO: PARTICIPANTES:
ITEM ASSUNTO

DATA: AUSENTES:
REPONSVEL PRAZO ST

LEGENDA
S T Status OK Ao realizada A Adiado para nova data: registrar a nova data/ prazo na ata. NR No realizado

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Anexo 5 - Lista ndice de Documentos do Sistema de Gesto da Qualidade.

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LISTA NDICE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE


DATA E NUMERO DA EMISSO DATA E NUMERO DA REVISO CDIGO ELABORADOR

NOME DO DOCUMENTO

Elaborado por:

No. Reviso:

Data:

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Anexo 6 - Lista de Acesso de Documentos.

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LISTA DE ACESSO DE DOCUMENTOS


DATA: VISTO: CDIGO:
VISTO DATA No. CPIAS No. REVISO

REA ELABORADA: RESPONSVEL PELA ELABORAO: NOME DO DOCUMENTO:


REA USURIA NOME USURO

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Data 21/07/06 21/07/06

Reviso 01 01

CONTROLE DAS REVISES Natureza da Alterao Incluso de Codificao Alterao do item, c) 2

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