Nociones en Gestin de Empresas

(Apunte 3: Introduccin a la Administracin)

Conceptos Bsicos
La administracin aparece desde tiempos muy remotos, desde el momento en que aparece el hombre. Las primeras manifestaciones reciben el nombre de acto administrativo. nA las empresas se les define como unidades productoras de bienes o servicios, se les puede clasificar en base a diferentes criterios :
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-DE ACUERDO A SUS OBJETIVOS : Se clasifican en publicas (no lucran) y privadas (tienen como objetivo lucrar).
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-DE ACUERDO A SU FUNCIN : Industriales (las que llevan a cabo cualquier cambio o alteracin a la materia prima) y Comerciales (Las que distribuyen productos que otros fabrican).
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-EL QUE UTILIZA CORFO: El Programa de ayuda para la pequea y mediana empresa y que clasifica a las empresas en micro, pequea, mediana y grande empresa (de acuerdo a niveles de venta).
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Clasificacin antigua de la empresas en Chile (segn n de trabajadores) Micro Empresa Trabajadores 1-9

Pequea Empresa 10 - 49 Trabajadores Mediana Empresa 50 - 199 Trabajadores Gran Empresa Trabajadores 200 y ms

Tipo de Empresa

VTAS. Anuales Net.

Micro Empresa Pequea Empresa Mediana Empresa Gran Empresa

0 - 2.400 U.F. 2.401- 25.000 U.F. 25.001 - 50.000 U.F. 50.001 y ms U.F.

Cualquiera que sea el tipo de empresa cuenta con tres recursos :

HUMANOS : Personas que laboran en la empresa. MATERIALES : Los recursos monetarios de la empresa. TCNICOS : Es la maquinaria y la tecnologa.

Toda organizacin, para lograr un adecuado funcionamiento deber llevar a cabo una administracin adecuada en la empresa pues es la encargada de darle buen uso de los recursos.
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Definicin de Administracin
Administracin es la ciencia, tcnica o arte que por medio de los recursos humanos, materiales, y tcnicos, pretende el logro optimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad. nPero la verdadera definicin es que la administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de los objetivos institucionales por medio de un mecanismo de operacin y a travs de un proceso administrativo.
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La administracin: enfoque interdisciplinario

La administracin est muy relacionada con todas las reas funcionales de la empresa. Esto se debe a que todas ellas cuentan con recursos que deben de administrarse. nDe las dos reas funcionales que estn mas relacionadas son : nLa contabilidad : Que est encargada de analizar y registrar todas las operaciones monetarias. nLa informtica : Que se encarga de la unin de los datos y de la clasificacin de los mismos. Las dos son fuentes efectivas de informacin, de las que se auxilia la administracin para poder llevar a cabo sus actividades ; pero tambin se relaciona con finanzas, produccin, mercadotecnia, recursos humanos, etc. Y no slo de las reas funcionales, tambin con las actividades que en ella se desempee.
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Aplicaciones Generales de la Administracin

En la empresa se fijan objetivos y metas ; y es por medio de la administracin que se facilita el logro de ellos. Otro de los objetivos principales de la administracin es el de lograr que las empresas sean altamente productivas, logrando las mximas utilidades con el menor nmero de recursos.

Administradores y la administracin
I. PROCESOS GERENCIALES : nEl proceso gerencial variar segn el rea que se trate. Las actividades que trate de desarrollar de finanzas son muy diferentes a las que debe de desarrollar un jefe de mercadotecnia o de recursos humanos pero existe un proceso que es comn a todos ellos, el cual est integrado a cuatro etapas bsicas : Planeacin -Organizacin -Direccin -Control
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Para llevar a cabo adecuadamente todas las tareas, es necesario tener ciertas actitudes como administrador como por ejemplo : na) Aceptarse con un sentido tico y responsable. b) Atender el desarrollo integral c) Generar ideas creativas desarrollndolas constantemente d) Ser emprendedor para desarrollar organizaciones e) Innovar sistemas administrativos f) Ser crticos constructivos g) Tener valor para aceptar responsabilidades.
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II. PERFIL GERENCIAL: Cada profesin requiere de un perfil que se considera como un conjunto de actitudes, aptitudes y habilidades que debe de tener la persona que lleve a cabo la administracin. nSegn Henry Fayol, el administrador debe de tener el siguiente perfil : 1) Cualidades fsicas 2) Cualidades morales 3) Cualidades intelectuales 4) Conocimientos generales 5) Conocimientos especficos 6) Experiencia.
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III. FUNCIONES: El objetivo principal del administrador es hacer un uso racional de los recursos pero tambin tiene a su cargo las siguientes funciones bsicas : a) Logro de metas y objetivos b) Hacer altamente productiva a la empresa c) Fortalecer los valores ticos, personales y profesionales. d) Generar y promover modelos propios e) Fomentar el compromiso con la calidad f) Competir en el mercado de trabajo g) Mantener buenas relaciones entre profesionales, entre competidores y en general con la sociedad.
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IV. ROLES ADMINISTRATIVOS: nLos roles tradicionales son tres : nEJECUTOR TECNOCRATA : El trabajador slo realizar las tareas que le sean indicadas. MAXIMIZADOR DE LA EFICIENCIA : El trabajador lograr los mximos beneficios con el menor nmero de recursos. NEUTRAL EQUILIBRADOR : Conciliar intereses entre los empleados y los dueos de la empresa. Diferencia entre EFICIENCIA y EFICACIA.
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Una organizacin comprende la coordinacin de:

a) Recursos materiales, humanos y financieros para el logro de los objetivos. b) Relacionar a la organizacin con su ambiente y responder a las necesidades de la sociedad. c) Desarrollar un clima organizacional en el que el individuo pueda alcanzar sus fines individuales y colectivos. d) Desempear ciertas funciones especficas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, organizar, instrumentar, y controlar. e) Desempear varios roles interpersonales de informacin y descripcin.
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Ciencias que apoyan a la administracin:

Informtica, contabilidad, sociologa, filosofa, economa, derecho, geografa, Matemticas, estadstica, e investigacin de operaciones, ingeniera industrial, entre muchas otras.
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Direccin General
Las reas de actividades o reas de responsabilidad, departamentos o divisiones estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden actividades, funciones y labores homogneas, las ms comunes y usuales en todas las empresas son: produccin, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas. nLa efectividad de la administracin de una empresa no depende del xito de una rea especfica sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales, mismas que son:
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PRODUCCION: Es aquella que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para al elaboracin de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos. nMERCADOTECNIA: Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado par crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyndolo en forma tal que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado.
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FINANZAS: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que pueden funcionar debidamente. nRECURSOS HUMANOS: Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a travs de programas adecuados de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo. nHenry Fayol en su poca manejaba seis reas funcionales: 1.TCNICA, 2.COMERCIAL, 3.FINANCIERA, 4.CONTABLE, 5.SEGURIDAD Y 6.ADMINISTRACION, las cuales hoy en su conjunto vendran a ser mas o menos: FINANZAS, MERCADOTECNIA, PRODUCCION, Y RECURSOS HUMANOS.
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Los Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Se establecen durante la etapa de planeacin. Las dos caractersticas primordiales que poseen los objetivos que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeacin son: 1.- Se establecen a un tiempo especfico. (Determinado en das, meses, aos, etc.) 2.- Se determinan cuantitativamente (Que se pueden contar)
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IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES -Deben de ser apropiados y adecuados, ya que si no es as, se puede retardar el xito de la administracin. Dan importantes guas de accin en reas como toma
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de decisiones, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluacin del desempeo. TIPOS Y CLASIFICACIN DE OBJETIVOS. 1.-ORGANIZACIONALES: Metas formales de las organizaciones y se establecen para ayudar a la empresa a alcanzar su finalidad. 2.- INDIVIDUALES: Son las metas personales que a cada miembro de la organizacin le alcanzara alcanzar como resultado de su actividad dentro de la organizacin.
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Cada individuo dentro de la organizacin tiene razones personales para trabajar en el presente y en el futuro.
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CLASIFICACIN DE LOS OBJETIVOS EN CUANTO A TIEMPO a) Corto Plazo: Se extienden a un ao o menos. b) Mediano Plazo: Cubren periodos de 1 a 5 aos. c) Largo Plazo: Se extienden ms all de los cinco aos.
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MEDICIN DE LOS OBJETIVOS Los objetivos deben ser medibles y cuantificables, la determinacin de lo que deba de medirse y como debe de medirse y como debe de medirse representa dificultades en especial en reas en donde los objetivos son un tanto abstractos, como la lealtad de los empleados, desarrollo de los empleados o la responsabilidad social. En esta rea pueden obtenerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios.
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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS La jerarqua de los objetivos contiene ms comnmente a los objetivos dentro de la empresa y en los distintos niveles dentro de la misma.
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NIVEL SUPERIOR: Se encuentra el objetivo (s) principal (es), que van a proporcionar el objetivo para todos los esfuerzos organizacionales. Estn subordinados, pero relacionados con los objetivos principales, se encuentran los objetivos derivados, incluyendo los objetivos departamentales que fijan la meta de segmentos particulares de las unidades organizacionales de la empresa.
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Los objetivos departamentales tienen a su vez, objetivos de grupo subordinados, que se dividen en objetivos de unidad y objetivos individuales.
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La toma de decisiones
Si se tiene una clara comprensin de los objetivos organizacionales, entonces la toma decisiones se mover hacia el logro de los mismos.
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EFICIENCIA ORGANIZACIONAL Es importante tener claros los objetivos organizacionales para que al coordinar los recursos, estos, sean enfocados hacia el logro de estos y con ello aumentar la eficiencia que se define en trminos de la cantidad total de recursos y esfuerzos humanos que una organizacin use para desplazarse hacia el logro de los objetivos.
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GUIA PARA LA CONSISTENCIA ORGANIZACIONAL La mayora de los miembros de las organizaciones frecuentemente necesitan de directrices relacionadas con el trabajo. S los objetivos organizacionales son usados como base para estas directrices, tales objetivos servirn como gua para fomentar consistentemente aspectos como la toma de decisiones, actividad, productividad, calidad, y planeacin de resultados efectivos.
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EVALUACIN DEL DESEMPEO El desempeo de todos los miembros de la organizacin se evala con el objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer para el aumento de esta.
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