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REA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GENERAL

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIN Y REGISTRO DE ACTIVOS


FIJOS, CALCULO DE LA DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN.

ININ

N.: P.CG-3

REV.: 3

FECHA DE EMISIN: MAYO-2006

HOJA: 1 DE: 16

NDICE

PGINA

1. OBJETIVO Y ALCANCE.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

3. DESARROLLO.

4. RESPONSABILIDADES.

5. REFERENCIAS.

6. ANEXOS.

PREPARADO POR: C.P. MARIA CRISTINA ROJO LUNA REVISADO POR: C.P. JORGE GONZLEZ ZARATE

FECHA: MAYO-2006 FECHA: MAYO-2006 FECHA: MAYO-2006

APROBADO POR: LIC. GRACIANO SNCHEZ ESPINOSA

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1. OBJETIVO Y ALCANCE. 1.1.-OBJETIVO. Registrar en forma oportuna el valor de adquisicin de los activos fijos; clculo y registro de altas y bajas de los activos propiedad del ININ, por el uso, transcurso del tiempo y obsolescencia de los mismos, as como la reexpresin o actualizacin de sus valores a fin de que se refleje el efecto inflacionario del ejercicio en la informacin financiera, en base a las disposiciones fiscales que para tal efecto emite la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. 1.2.-ALCANCE. Este procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad General. 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES. 2.1.-Notaciones 2.1.1. AA.- Departamento de Almacenes e Inventarios. 2.1.2. AF.- Activo Fijo 2.1.3. CG.- Departamento de Contabilidad General. 2.1.4. ININ.-Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares. 2.1.5. INPC.- ndice Nacional de Precios al Consumidor 2.1.6. SIIA.-Sistema Integral de Informacin Administrativa. 2.2.-Definiciones. No aplica 3. DESARROLLO. 3.1. GENERALIDADES El ININ cuenta con bienes muebles e inmuebles (activos fijos) que forman parte de su patrimonio, siendo imprescindibles para el logro de sus metas. Dicho patrimonio se ve afectado por las condiciones econmicas del pas, de ah surge la necesidad de controlar fsica y

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contablemente todos sus activos fijos, as como conocer el valor actualizado de los mismos.

La descripcin del procedimiento se muestra en el anexo I diagrama de flujo de actividades. 3.2. REGISTRO DEL ACTIVO FIJO

3.2.1. El CG determina el valor histrico del AF que se integra por el precio de adquisicin del bien, ms gastos en que se incurra para adquirirlo como pueden ser: fletes, gastos de importacin, seguros, impuestos y derechos as como mejoras, adaptaciones o reparaciones mayores o extraordinarias, que se lleven acabo para su buen funcionamiento. 3.2.2. El CG para llevar un control de los diferentes bienes muebles (equipo, maquinaria y mobiliario) del ININ, verifica que la captura de los mismos en el mdulo de AF del SIIA efectuada por el AA sea la adecuada de acuerdo a la documentacin que los ampara, ya sean bienes que causen alta o baja. Anexo II. 3.2.3. El CG para registrar movimientos al AF debe tener como mnimo la documentacin siguiente: pedido, contrato y/o convenio de compra y/o donacin, factura original y nota de entrada del AF. En lo que se refiere al equipo de transporte se registrar el mismo con copia de la Factura, en virtud de que el control de originales se resguardan en la Caja General del ININ. En el caso de AF que causen baja o de lento movimiento, debe tener el No. de baja respectivo y la documentacin que ampare la baja, as como la relacin de bienes de lento movimiento. Anexo III. 3.2.4. El CG una vez determinado el valor histrico del bien; verificando que la documentacin sea original, correcta y completa y

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verificada la captura del bien por el AA, procede a registrarlo contablemente en el SIIA en cuentas de AF. Anexo IV 3.2.5. El CG elabora un seguimiento pormenorizado de los bienes muebles dados de alta en el ejercicio, a fin de obtener y brindar la siguiente informacin: nota de entrada, fecha, proveedor, pedido, contrato y/o donacin, partida presupuestal, porcentaje de depreciacin, pliza de registro, fuente de financiamiento, etc. de cada bien. Anexo V.

3.3. CALCULO DE LA DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN DE ACTIVOS FIJOS 3.3.1. El CG elabora el clculo de la depreciacin y amortizacin, utilizando el mtodo de lnea recta, que consiste en aplicar las siguientes tasas anuales: Edificios Mobiliario y Equipo de Oficina Equipo de Administracin Equipo Educacional y Recreativo Maquinaria y Equipo Industrial Eq. y Aparatos de Comunicacin y Telecom Maquinaria Equipo Elctrico y Electrnico Equipo de Computacin (Bienes informticos) Maquinaria y equipo diverso Equipo mdico y de laboratorio Herramientas Equipo de transporte Gastos de instalacin 5% anual 10% anual 10% anual 35% anual 10% anual 10% anual 35% anual 30% anual 10% anual 35% anual 35% anual 25% anual 10% anual

3.3.2. El CG verifica a travs del auxiliar contable del SIIA, que las altas de AF que hubo en el mes, hayan sido registradas. Anexo VI

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3.3.3. El CG aplica las tasas anuales de depreciacin y amortizacin correspondientes al valor histrico de cada bien registrado en cuentas de AF, para determinar el monto a depreciar en el ejercicio. La depreciacin y amortizacin histrica se calcula a partir del mes siguiente de adquisicin de cada bien y se suspende cuando el saldo de la depreciacin y amortizacin acumulada es igual al valor histrico.

3.3.4. El CG registra contablemente en el SIIA el monto de la depreciacin y amortizacin histrica del ejercicio, en forma mensual, de cada uno de los rubros del AF, afectando las cuentas de depreciacin y amortizacin acumulada, verificando al fin del ejercicio que dicha afectacin haya sido correcta, de lo contrario efecta los ajustes correspondientes.

3.4 ACTUALIZACIN DEL VALOR DE LOS ACTIVOS FIJOS Y SU DEPRECIACIN Y/O AMORTIZACIN.

3.4.1. El CG actualiza el valor de cada rubro del AF, as como de su depreciacin y amortizacin acumulada, a travs del mtodo de ajuste por cambios en el nivel general de precios, el cual requiere del uso de factores derivados del INPC emitido en forma mensual por el Banco de Mxico. Anexo VII.

3.4.2. El CG lleva a cabo la actualizacin de bienes, calculando el factor de actualizacin que se determina dividiendo el INPC del ltimo mes y ao del balance entre el INPC promedio anual del ao de adquisicin del bien. Anexo VIII.

3.4.3. El CG registra contablemente en el SIIA, en forma mensual el resultado de la actualizacin en las cuentas de revaluacin correspondientes y afectado como contracuenta la de Supervit

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por Revaluacin, verificando al fin del ejercicio que dicha afectacin haya sido de acuerdo a la inflacin anual, de lo contrario efecta los ajustes correspondientes. La Actualizacin de AF se divide en tres procesos bsicos. Anexo IX

a) Actualizacin para bienes inmuebles (Edificios, Terrenos y Gastos de Instalacin), se aplica un INPC anual estimado, el cual se va ajustando al real de acuerdo a la emisin mensual del Banco de Mxico, dando por resultado que al mes de diciembre de cada ao sea real el movimiento mostrado por la actualizacin de AF. b) Actualizacin para bienes muebles (Maquinaria, mobiliario y equipo) en el que se aplica el procedimiento anterior tomando en cuenta los bienes dados de alta, baja y de lento movimiento, restando estos ltimos del total de bienes actualizados debido a que los bienes de lento movimiento no se actualizan, as mismo se consideraran los ajustes del ejercicio. Dicha actualizacin se lleva a cabo a travs del mdulo de AF del SIIA.

c) La actualizacin de la depreciacin y/o amortizacin del ejercicio se efecta, tomando como base un factor que se determina dividiendo el INPC promedio del ejercicio entre el INPC promedio del ao de adquisicin. El registro contable de la actualizacin de la misma se lleva a cabo en la cuenta de gastos por depreciacin, afectando el resultado del ejercicio. 3.4.4. El CG continuar actualizando el valor de adquisicin del AF y su depreciacin y amortizacin hasta que el bien sea dado de baja.

4.RESPONSABILIDADES. 4.1. Personal del Departamento de Contabilidad General

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4.1.1. Verifica la captura de los bienes muebles en el mdulo de AF del SIIA efectuada por el rea de Almacenes e Inventarios. 4.1.2.-Registra contablemente las altas y bajas de los activos fijos, calcula la depreciacin y/o amortizacin de acuerdo a la tasa correspondiente y su registro contable en el SIIA. 4.1.3.-Aplica los factores de actualizacin correspondientes a los activos fijos, a la depreciacin y/o amortizacin y su registro contable en el SIIA. 4.2. rea de Almacenes e Inventarios 4.2.1.-Registra los bienes muebles en el mdulo de AF del SIIA cuando ingresan al ININ elaborando la Nota de Entrada de AF correspondiente, inventariando cada uno de los bienes. 4.2.2.-Registra los bienes muebles que causan baja en el mdulo de AF del SIIA, as como de los bienes de lento movimiento. 5. REFERENCIAS. 5.1.-Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental. Subsecretara de Egresos 01/01/2002.Vigentes. SHCP

5.2.-Ley del Impuesto Sobre la Renta.-Publicada en D. OF. 01/01/2002. 5.3.-Ley General de Bienes Nacionales. Publicada en el DOF 08/01/1982.

5.3.-Circular Tcnica NIF-06 bis Norma de informacin financiera para el reconocimiento de los de la inflacin DOF 01/01/1997. 5.4.-Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Ed. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. 19. Edicin, Marzo 2004.

6. ANEXOS

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ANEXO I. Diagrama de Flujo de Actividades. ANEXO II. Forma Alta de Bienes Muebles. ANEXO III. FORMA Baja de Bienes Muebles y de bienes en desuso o de lento movimiento. ANEXO IV. FORMA Registro contable de altas de Activos Fijos. ANEXO V. FORMA Seguimiento Pormenorizado de bienes muebles. ANEXO VI. FORMA Auxiliar de Balance. ANEXO VII. FORMA ndice Nacional de Precios al Consumidor. ANEXO VIII. FORMA Revaluacin de Activos Fijos. ANEXO IX. FORMA Registro Contable de la Revaluacin de Activos Fijos.