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MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO ASESORIA JURIDICA

ndice a.- Introduccin b.-Objetivo. c .- Organigrama.... d.- Misin... e.- Visin... f.- Marco Jurdico... Leyes, Reglamentos.. Poltica de Calidad de SOLCA Manab .. Atribuciones. Descripcin de Funciones.. g.- Procesos

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a.- INTRODUCCION La Jefatura de Asesora Jurdica de SOLCA - Manab Ncleo de Portoviejo es el rgano institucional encargado de asesorar, intervenir y absolver consultas de carcter legal, relacionadas con las actividades de la institucin que requieran los miembros del Consejo Directivo, Presidente, Comisiones, Jefes Departamentales, Mdicos, usuarios y trabajadores en general. Los criterios jurdicos que emanan de esta jefatura mantienen coherencia y uniformidad, a efectos de salvaguardar el inters de la institucin y la certidumbre jurdica de los administrados. Es conveniente que la insitucin cuente con un equipo de abogados a su servicio que respondan con eficiencia a los requerimientos de una administracin gil y transparente, cuyas actuaciones tengan claramente definida una estructura jerrquica orientadora. Es importante sealar que los asuntos que deben ser analizados y resueltos por la Jefatura de Asesora Jurdica de la institucin exijan contar con funcionarios debidamente capacitados para la defensa institucional, velando por los derechos de SOLCA y defendiendo los derechos de la institucin.

b.- OBJETIVO Organizar, dirigir, coordinar, de controlar conformidad y evaluar las las actividades del

departamento

Jurdico,

con

disposiciones

legales,

estatutarias y reglamentarias vigentes y las polticas emanadas del nivel Directivo de SOLCA Manab y Esmeraldas, para ayudar en el desarrollo de la funcin institucional en beneficio de los usuarios y pacientes que se benefican de la atencin brindada por el Hospital Oncolgico Dr. Luis Villacreses Colmont.

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c. ESTRUCTURA ORGANICA

PRESIDENCIA

JEFE ASESORIA JURIDICA COORDINADORA ASESORIA JURIDICA ABOGADO 1

SECRETARIAS

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d.- MISION Actuar como el rgano institucional encargado de asesorar en materia legal de manera oportuna y eficiente al Presidente, Consejo Directivo y a las dems dependencias de SOLCA Manab y Esmeraldas, y aplicar correctamente la Constitucin y dems leyes que rigen a esta entidad.

e.- VISION Jefatura de Asesora Jurdica entre sus metas est la de Defender a la institicin en toda clase de juicios como tambin la de lograr una ptima atencin al usuario a travs del oportuno y correcto despacho tanto de contratos como de actas de entrega recepcin. As mismo asesorar correctamente a las mximas autoridades de la Constituirse en un departamento que patrocine los litigios y controversias judiciales, los procedimientos alternativos de solucin de conflictos y los administrativos de impugnacin, presentados contra la institucin; y, la difusin de pronunciamientos juridicos que se apliquen para las diferentes reas con el fin de disminuir la litigiosidad de los actos administrativos.

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f. MARCO JURIDICO Esta Jefatura de Asesora Jurdica, para la realizacin de todos los procedimientos se basa en lo determinado de acuerdo a la naturaleza de lo que es motivo de litigio o controversia, adquisicin de bienes, contratacin de personal, es decir, Cdigo sustantivo y adjetivo tanto Civil como Penal; Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento General; Cdigo de Trabajo y Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa; Ley de Inquilinato; Ley de Trnsito. Adems, aplicacin del Estatuto y Reglamento General y del Manual Clasificador de Puestos institucional.

LEYES, REGLAMENTOS: CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Actitud Hacia el Cambio: Toda entidad

Normas de Control Interno 110-05:

dispondr de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, con las posibilidades de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas. Ley Orgnica De Administracin Financiera Y Control: Captulo II: Facultades Normativas, Art. 8, Facultad normativa de las entidades y organismos.- A base de las polticas generales y de las normas secundarias a que se refieren los artculos procedentes de este captulo, cada entidad y organismo del sector pblico establecer y publicar las polticas, los manuales especficos y las dems disposiciones que sean necesarias para su administracin financiera y control, disposiciones que se sujetarn a lo previsto en esta ley. SOLCA

Estatuto de la Sociedad de Lucha Contra el Cncer, SOLCA Manab, Ncleo de Portoviejo, aprobado el 30 de diciembre de 1998 por el Ministerio de Bienestar Social:

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T I T U L O Directivo.

III De La Estructura Orgnica Y Funcional, Del Consejo

Art.18.4.- Elaborar el plan anual de lucha contra el cncer de Manab y Esmeraldas, que contenga estrategias y programas para la promocin, prevencin, diagnstico, tratamiento, curacin y rehabilitacin del cncer, de conformidad al Plan estratgico de la institucin. Art.18.24.-Fiscalizar la gestin de las distintas unidades administrativas de la entidad Del Presidente Art.19.5.-Emitir resoluciones internas que permitan la gestin de la entidad Art.19.6.-Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos organizacionales de la entidad Reglamento Orgnico De La Sociedad de Lucha Contra el Cncer, SOLCA Manab, Ncleo De Portoviejo, aprobado por el Consejo Directivo de SOLCA Manab Ncleo de Portoviejo el 25 de marzo de 2008: Captulo II: de la Misin, Visin, Objetivos Estratgicos, Principios y Valores Corporativos, Art. 6, literal d): Establecer una estructura organizacional dinmica que permita una comunicacin y organizacin horizontal que parta de la planificacin y permita una evaluacin efectiva del impacto del servicio que brinda la Entidad; Captulo III: de la Estructura por Procesos; Captulo IV: de los Roles y Atribuciones, en cada proceso dentro de sus productos consta la Elaboracin del Manual Operativo de la Unidad

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POLTICA DE CALIDAD DE SOLCA MANAB NCLEO DE PORTOVIEJO SOLCA Manab Ncleo de Portoviejo brinda servicios de promocin de estilos de vida saludable, prevencin y diagnstico precoz del cncer, tratamiento, rehabilitacin y cuidados paliativos de pacientes oncolgicos utilizando equipos de ltima generacin. Ofrece servicios de atencin a la poblacin en general y en especial a sospechosos y pacientes con cncer a nivel institucional y ambulatorio, siendo sus actividades encaminadas a satisfacer las necesidades de los usuarios a travs de una atencin clida y oportuna, basada en la evidencia cientfica. Procura una instancia que acoge las quejas y requerimientos de los usuarios, as como entrega informacin general y especializada por escrito con detalles que les produzca satisfaccin. SOLCA mantiene a su personal informado, capacitado y actualizado,

estableciendo un sistema de incentivos que permite elevar el grado de satisfaccin de los mismos y el compromiso con la institucin, promoviendo en el personal los valores institucionales (solidaridad, mejoramiento continuo y excelencia, innovacin, tica profesional, equidad y liderazgo). Para ello cuenta con un sistema de indicadores de produccin, rendimiento, resultados y sobre todo impacto) que permite controlar y monitorear los principales procesos identificados en cada rea o seccin. Mantiene un vnculo de cooperacin y buenas relaciones con los proveedores con el fin de obtener productos que cumplan con normas de calidad.

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FUNCIONES ASESOR JURIDICO - Asesorar, intervenir y absolver consultas de carcter legal relacionado con las actividades de la institucin que requieran los miembros del Consejo Directivo, Presidente, Comisiones y Jefes Departamentales. - Elaborar contratos de conformidad a las disposiciones legales vigentes - Asesorar en la preparacin de los pliegos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. - Revisar y emitir su criterio sobre todo tipo de contratos, acuerdos y convenios en los que intervenga la entidad, actuando en defensa de los intereses de la institucin. - Vigilar el trmite de los procesos y el cumplimiento de las sentencias dictadas. - Estudiar y emitir informes sobre reglamentos internos, normas, manuales, regulaciones, etc. que se relacionen con la actividad institucional. - Elaborar proyectos de reglamentos, acuerdos, resoluciones, minutas, contratos, poderes, pagars, letras de cambio y dems documentos jurdicos que se requiera. - Elaborar instrumentos de consulta a los organismos de control y dems dependencias gubernamentales sobre la aplicacin de las disposiciones legales en las reas especializadas de la institucin. - Monitorear, supervisar y evaluar la gestin del departamento, de los colabores y servicios que prestan. - Participar en las Comisiones y Comits que sea designado para integrarlas con delegacin al Abogado de la Jefatura y en las Comisiones permanentes. - Mantener informadas a las autoridades de la institucin, sobre el avance de los procesos jurdicos que se estuvieren ventilando y de las resoluciones finales que se dicten.

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- Detectar las necesidades del rea y justificar los requerimientos en cuanto a insumos, materiales de limpieza, capacitacin, equipos, mantenimiento, recursos humanos, etc. - Elaborar el Plan Operativo Anual, presupuesto e informes de la gestin de su jefatura. - Participar en los Comits que sea requerido. - ROTE (Realiza otras tareas equivalentes) segn disposiciones, reglamentos y normas vigentes.

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FUNCIONES COORDINADORA DE ASESORIA JURIDICA - Identificar los procesos necesarios para el correcto desempeo del rea jurdica y su aplicacin. - Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse que tanto la operacin como el control de los procesos son eficaces mediante la observacin, el anlisis y acciones correctivas y pertinentes. - Elaborar contratos de obras, bienes, de trabajo, servicios y consultora. - Elaborar actas de entrega recepcin nicas de bienes, servicios y de consultora; provisionales y definitivas de obras y de finiquitos laborales. - Elaborar escritos y dems documentos jurdicos que le disponga el jefe departamental. - Tramitar la legalizacin de actas de finiquito y contratos de trabajo en la Corte Provincial de Justicia e Inspectora de Trabajo. - Coordinar los aspectos que fueren necesarios para el despacho oportuno y acertado de los expedientes que estn bajo su responsabilidad. - Preparar informe que le asigne el jefe inmediato. - Revisar y dar trmite a las solicitudes del sistema AFLOW - ROTE (Realiza otras tareas equivalentes) segn disposiciones, reglamentos y normas vigentes.

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FUNCIONES ABOGADO - Atiende disposiciones de emitir criterios jurdicos sobre consultas relacionadas con la aplicacin del ordenamiento jurdico que rige a la entidad debidamente autorizado por su Jefe inmediato. - Prepara documentos precontractuales y contratos requeridos por el Asesor Jurdico - Elabora las Actas de los Comits en los que ha participado - Colabora con su Jefe inmediato en la elaboracin de reglamentos o resoluciones para su posterior aprobacin. - Elabora demandas, escritos o alegatos para proponer o contestar procesos de carcter judicial. - Elabora minutas, contratos, poderes, pagars, letras de cambio y dems documentos jurdicos que se requiera. - ROTE (Realiza otras tareas equivalentes) segn disposiciones, reglamentos y normas vigentes.

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g) P R O C E S O S

- Elaboracin de contratos: Recepcin de documentos por Secretara Revisin de documentos por parte del Jefe de Asesora Jurdica Disposicin para elaboracin de oficio de adjudicacin al contratista Envo a Presidencia para suscripcin de oficio de adjudicacin Remisin va correo electrnico al contratista solicitando envo de documentos para elaboracin de contrato. Confirmacin de recepcin de e-mail Revisin de documentos recibidos por parte del contratista para elaboracin del contrato Disposicin para elaboracin del contrato Revisin del proyecto de contrato Envo del proyecto de contrato va correo electrnico para revisin y posterior suscripcin por parte del contratista. Confirmacin de recepcin de e-mail Recepcin del contrato legalizado por parte del contratista Revisin de contrato y suscripcin del mismo por parte del Jefe de Asesora Jurdica. Reproduccin de documentos habilitantes para el archivo del rea Elaboracin de memorando para envo del contrato para legalizacin por parte de la Presidencia. Despacho a la Presidencia. Archivo del contrato con sus respectiva documentacin habilitante.

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- Elaboracin Actas de Entrega Recepcin: Recepcin de documentos por Secretara Revisin de documentos por parte del Jefe de Asesora Jurdica Disposicin de elaboracin del Acta Revisin del proyecto de Acta Envo de Acta va correo electrnico para revisin y posterior suscripcin por parte del contratista Confirmacin de recepcin de e-mail Recepcin del documento legalizado por parte del contratista Revisin del Acta Elaboracin de memorando para envo de Acta para legalizacin de la misma Despacho a la Presidencia Archivo del Acta con su respectiva documentacin habilitante.

Elaboracin Actas de Finiquito

Recepcin de liquidacin de ex empleados Revisin de rubros por parte del Jefe de Asesora Jurdica Disposicin para elaboracin del Acta de Finiquito Ingreso de datos a la pgina del Ministerio de Relaciones Laborales Obtencin de la fecha en la cual deber comparecer el ex empleado con un abogado de la institucin para legalizacin del documento. Elaboracin de memorando para envo del Acta a Presidencia, solicitando elaboracin del cheque respectivo Despacho a la Presidencia Notificacin va telefnica al beneficiario del cheque Recepcin del cheque para el trmite ante la Inspectoria de Trabajo Reproduccin de documentos Legalizacin del documento ante el Inspector de Trabajo Elaboracin de memorando para envo a Tesorera y Recursos Humanos del Acta debidamente legalizada Archivo del Acta con su respectiva documentacin habilitante.

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REGISTRO DE DOCUMENTACION (ACTAS-CONTRATOS)


Fecha Recepc. Documentos Fecha Despacho Documento Funcionario encargado del trmite Trmite Aflow No. Memo de trmite

Contratista

Objeto del contrato

Monto

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INSTITUCION: HOSPITAL SOLCA MANABI PROCESO: ELABORACION CONTRATOS
FECHA: 26-12-2011 VERSION:

PHVA

QUE

QUIEN

CUANDO

DONDE

PARA QUE

COMO

INICIO
Recepcin de documentos Personal de Secretara Cuando llega el document o Oficina de Recepcin Para dar trmite

Recibe y revisa expediente y documentacin

Jefe del Departament o

a) Partida presupuestaria

b) Cotizacin

c) certificacin de adjudicacin

Disposicin para elaboracin oficio de adjudicacin

Jefe del Departament o

Legalizacin de oficio Presidenta

Remisin va correo electronico Personal de secretaria

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Confirmacin de recepcin de e mail

Personal de Secretaria

Revisin de documentos

Abogados

a) Documentos legales de la empresa contratista

b) Garantas requeridas

a) b) Documentacin completa?

Disposicin para elaborar contrato

Jefe Departament o

Revisin proyecto de contrato

Jefe del Departament o

Envo va correo electrnico del contrato Personal de Secretaria

Recepcin del contrato legalizado

Personal de Secretaria

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B
P Personal de Secretaria

Recepcin del contrato legalizado

Reproduccin de documentos para archivo

Personal de Secretaria

Elaboracin de memorando para envo a Presidencia

Personal de Secretaria

Archivo del proceso

Personal de Secretaria

FI N

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INSTITUCION: HOSPITAL SOLCA MANABI PROCESO: ELABORACION ACTAS DE RECEPCION
FECHA: 26-12-2011 VERSION:

PHVA

QUE

QUIEN

CUANDO

DONDE

PARA QUE

COMO

INICIO
Recepcin de documentos Personal de Secretaria

Disposicin para elaborar Acta

Jefe del Departament o

Recibe y revisa expediente y documentacin

a) Solicitud de Recepcin

b) Informes de Recepcin

c) Ingresos de Botica

Elaboracin de Acta de Entrega Recepcin

Abogados

Revisin de documento realizado

Jefe del Departament o

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Envo de Acta va correo electrnico

Personal de Secretaria

Confirmacin de recepcin de e mail

Personal de Secretaria

Recepcin del Acta legalizada

Personal de Secretaria

Elaboracin de memorando para envo a Presidencia

Personal de Secretaria

Archivo del documento

Personal de Secretaria

FI N

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INSTITUCION: HOSPITAL SOLCA MANABI PROCESO: ELABORACION ACTAS DE FINIQUITO
FECHA: 26-12-2011 VERSION:

PHVA

QUE

QUIEN

CUANDO

DONDE

PARA QUE

COMO

INICIO
Recepcin de Liquidacin de haberes Personal de Secretaria

Recibe y revisa liquidacin

Jefe del Departament o

a) Informe de la Jefatura Financiera

b) Liquidacin

c) Informacin del empleado a liquidar.

Disposicin para elaboracin Acta de Finiquito

Jefe del Departament o

Ingreso de datos en la pgina del Ministerio de Relac.Lab.

Coordinadora del Departament o

Impresin del documento Coordinadora del Departament o

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Elaboracin de memorando para legalizacin de Presidencia

Personal de Secretaria

Recepcin de comprobante de pago y cheque

Personal de Secretaria

Reproduccin de documentos

Personal de Secretaria

a) Cdula de la Presidenta y ex empleado

b) Oficio de Renuncia

c) RUC de la institucin

Legalizacin en la Inspectora de Trabajo

Coordinadora del Departament o

Elaboracin de memorando para envo de liquidacin a Tesoreria

Personal de Secretaria

Archivo del documento

Personal de Secretaria

FI

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