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Revista NPI/FMR - Ncleo de Pesquisa Interdisciplinar

Ano V

O PAPEL DA COMUNICAO NAS ORGANIZAES 1

Luciana Jacomini Faculdade de Agudos - FAAG

RESUMO A comunicao interna uma ferramenta fundamental para as organizaes no que se refere obteno de excelentes resultados como: aumento de produtividade e ganho financeiro. Porm, quando h falhas ou barreiras na comunicao interna, gera vrios transtornos que podem levar a organizao ao descrdito, ou at mesmo ao fracasso. A comunicao quando mal feita ou feita de forma insatisfatria gera rudo, insegurana, desmotivao e falta de comprometimento dos clientes internos. Palavras-chave: comunicao; comunicao interna; organizaes.

INTRODUO

As organizaes esto inseridas em ambientes vulnerveis e em constantes mudanas, nos quais a grande volatilidade de informaes e a concorrncia influenciam em seu desempenho, exigindo agilidade e

competitividade. Devido a esta atual competitividade entre as organizaes, somente as com melhores estratgias e diferenciais sobrevivero. Por isso, valoriza-se cada vez mais qualidade e eficincia nos processos organizacionais, fatores que refletem diretamente nos produtos e servios. Considerando esta realidade atual, a comunicao torna-se fundamental e o suporte necessrio ao bom relacionamento entre uma organizao e seu pblico interno e externo. Por meio da comunicao possvel obter uma

JACOMINI, Luciana. O papel da comunicao nas organizaes. Rev. Npi/Fmr. set. 2011. Disponvel em: <http://www.fmr.edu.br/npi.html>

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integrao de recursos, em um processo no qual os participantes comunicamse ininterruptamente a fim de atingir objetivos previamente determinados. A comunicao bem estruturada resultado do trabalho em equipe, da atuao sinrgica entre as reas que a compem. Assim, a interao e integrao das reas relacionadas s atividades e aes de comunicao so fundamentais para consolidar o relacionamento de uma organizao com seus pblicos (interno e externo), como tambm sintonizar as expectativas e interesses especficos de cada rea com os objetivos organizacionais. A comunicao, tanto interna quanto externa, uma ferramenta de extrema importncia para qualquer organizao e determinante no que se refere ao sucesso, independente do porte e da rea de atuao. uma ferramenta estratgica, pois muitos erros podem ser atribudos s falhas de comunicao. Portanto, um sistema de comunicao eficaz fundamental para as organizaes que buscam o crescimento e cultura organizacional necessrio s organizaes conhecerem as caractersticas das vrias formas de comunicao, pois cada uma influenciar de forma peculiar o planejamento comunicacional e o seu planejamento administrativo estratgico. Uma das formas mais importantes de comunicao dentro das organizaes que a comunicao interna, tambm conhecida como endocomunicao. Sua grande importncia deve-se a ampliao da viso dos clientes internos, que se tornam verdadeiros parceiros. Quanto mais bem informados estiverem, mais envolvidos com a misso e, conseqentemente aumentar a sua produtividade. A comunicao interna considerada de extrema importncia para uma boa gesto organizacional, visto que integra os recursos humanos s tarefas a serem executadas, alm de estimular a motivao das pessoas com intuito de compartilhar estratgias e agregar valor organizao. Constitui uma ferramenta estratgica que compatibiliza interesses medida que compartilha valores, promove o dilogo, a troca de informaes, de experincias e a participao de todos os nveis organizacionais, alm de viabilizar aes voltadas prioritariamente aos clientes internos. Em outras palavras, a comunicao interna um processo de troca, prprio relacionamento dentro de uma organizao. Ela responsvel por circular informao e conhecimento, plurilateralmente, isto , de forma vertical quando circula da liderana para os nveis subordinados e de forma horizontal, 2

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entre os empregados do mesmo nvel hierrquico, com a finalidade de interao entre as vrias reas das organizaes. A comunicao interna atua na empresa como vrios fatores de sucesso: 1.Fator Estratgico quando proporciona a troca de conhecimento, na divulgao de informaes, de objetivos estratgicos e aspectos da cultura organizacional, criando uma linguagem nica compreensveis a todos os nveis e incentivando o debate em um ambiente no qual os colaboradores tm liberdade para discutir questes relevantes em um espao realmente integrado. 2.Fator de Integrao quando incentiva o dilogo e por meio deste so estabelecidas relaes estveis e duradouras, fundamentais para a criao um ambiente favorvel troca de experincias e de conhecimentos, integrando os clientes internos aos objetivos e metas da organizao. 3.Fator Motivao e Satisfao, quando os clientes internos tm acesso s informaes e a oportunidade de externar suas opinies - liberdade de participao. Este artigo tem como proposta mostrar que possvel alcanar os objetivos organizacionais com um oramento enxuto, alm de otimizar os resultados, customizar as aes, motivar os funcionrios e minimizar os conflitos, desenvolvendo uma comunicao interna eficiente e customizada nas organizaes. Fazer com que as organizaes utilizem a comunicao interna como uma ferramenta fundamental, para obteno de excelentes resultados no que se refere ao aumento de produtividade, ao ganho financeiro e a prpria sobrevivncia delas. Tem por objetivo tambm, aumentar a motivao dos funcionrios, acabando com desperdcio de tempo com a rdio-peo e com as conseqncias que esta traz aumentar o engajamento do funcionrio com a empresa, aumentar o conhecimento dos clientes internos e todos os outros benefcios que esta ferramenta de suma importncia traz para as organizaes. Por fim, teve como objetivo propor s organizaes o entendimento da importncia da comunicao interna, para que se evite o acontecimento de falhas no processo como um todo.

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DESENVOLVIMENTO

De acordo com Marchiori (1995), executivos que querem obter sucesso organizacional devem dirigir sua ateno para as necessidades com o pblico interno em primeiro lugar, porque este o pblico responsvel pela sustentao da organizao, pois por meio do desempenho de sua funo que a organizao alcana seus objetivos e metas. Os colaboradores so parceiros fundamentais da organizao, j que so os maiores interessados no sucesso das atividades, visto que este sucesso representa no apenas a sua permanncia nela, mas sim uma excelente oportunidade de crescimento pessoal e profissional. Segundo Pinto (2009), a comunicao interna precisa ser vista dentro de conceitos estratgicos, desempenhando a funo de coordenar o processo de formulao das mensagens que a corporao transmitir a todos os seus pblicos, especialmente quando se tratar dos temas sensveis. Destaca tambm, que preciso desenvolver os canais mais adequados para cada tipo de mensagem e para cada pblico, desenvolver mecanismos de feedback sobre a efetividade da comunicao e finalmente construir relacionamentos leais e duradouros por meio de processos estruturados de dilogo. Para isso, a organizao necessitar desenvolver um planejamento integrado de aes de comunicao, estabelecendo os objetivos e definindo programas de ao necessrios para atingi-los. A imagem de uma organizao depende da impresso que ela gera em cada um de seus pblicos. A partir desse ponto, Pinto conclui que fundamental o bom planejamento da comunicao interna quando pretende construir ou renovar a imagem de uma empresa. Primeiro porque o cliente interno um dos pblicos a ser atingido pelo marketing total da empresa, para que trabalhe melhor e produza mais. Alm disso, porque so os colaboradores da companhia que iro entrar em contato com os clientes externos, levando a eles a prpria impresso que possuem de seu local de trabalho. Outro ponto que Pinto destaca, o imenso poder que os colaboradores internos tm na formao da opinio pblica sobre a empresa. Por isso, a comunicao externa importante para a visibilidade de qualquer organizao, mas no se deve esquecer a importncia estratgica da

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comunicao interna. Ela a base sem a qual a mera propagao fantasiosa de uma boa imagem pode ser facilmente destruda. Silva et al. (2009) buscou investigar a importncia da comunicao interna para o bom desempenho organizacional, abordando as principais vantagens estratgias do marketing integrado na consolidao do sucesso de uma empresa. Verificou que em um mercado totalmente competitivo, permeado por transformaes constantes, globalizao da economia e com clientes cada vez mais exigentes, as organizaes precisam identificar fatores relevantes ao sucesso organizacional. Propiciando satisfao contnua e melhorando o entrosamento entre indivduos e organizaes para construir relacionamentos duradouros com os clientes internos e externos. Para isso, a empresa deve investir em comunicao e marketing integrado. Silva conclui que a comunicao representa um diferencial competitivo, pois ela o processo de troca de informaes. Isto se d devido necessidade de tornar os colaboradores influentes, integrados e informados a respeito do que acontece na empresa, fazendo-os sentir parte dela. Tal aspecto fez surgir comunicao interna, considerada hoje como algo imprescindvel s organizaes, merecendo, cada vez mais, maior ateno. Para Zanluchi (2006) importante ressaltar os cuidados que devem ser tomados perante o desenvolvimento da sua comunicao interna.

Corroborando com os estudos de Baldissera (2000) e Kunsch (2003), a comunicao deve ser refletida no ambiente organizacional para que sejam evitadas as falsas crenas de que todos os atos comunicativos causam os efeitos positivos desejados ou que todos so automaticamente respondidos e aceitos da forma que foram intencionados pela empresa. De acordo com a pesquisa de Prochnow et al. (2005), conclui-se que as falhas de comunicao interferem no bom andamento dos processos dentro das empresas, causando prejuzos e interferindo desde a qualidade at o prazo de entrega dos produtos finais. Os fatores responsveis por falhas de comunicao dentro das empresas de acordo com a pesquisa realizada, por ele, foram: - Falta de percepo das lideranas nas pessoas coordenadas, atuando de forma nica de acordo com as caractersticas cognitivas de cada indivduo; - Falta de feedback sobre o servio realizado, causando desmotivao; 5

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- Preconceito com os colegas de trabalho (intolerncia erros); - Falta de humildade para aceitar que idias alheias possam ser muito teis para a melhoria de processos. A prtica de desenvolvimento de equipes mostrou ser uma forte ferramenta para melhorar a comunicao nos grupos de trabalho. A criao de departamentos de comunicao tambm foi citada como uma das alternativas para padronizar informaes dentro da empresa. Outras alternativas citadas: - Criao de programas de desenvolvimento profissional; - Melhoria nas condies de trabalho. Com a melhoria de ambincia e compreenso das pessoas naquilo que fazem pode haver no apenas a melhora na comunicao como um ganho no rendimento dos trabalhos dentro da empresa. Desta forma estar se buscando extrair o potencial das pessoas, associando o trabalho ao bem estar de cada indivduo. Galasso et al. (2009), chamou a ateno para a circulao das informaes, que de vital importncia para a dinmica da comunicao interna dentro empresas de qualquer natureza e organizaes. Embora tenham na comunicao uma das preocupaes primordiais, sempre possvel encontrar rudos de comunicao entre os setores mesmo os melhores organizados e mesmo aqueles que se apiam nas tecnologias as mais modernas. Por filosofia da comunicao integrada entendemos as orientaes que as organizaes, por meio dos seus departamentos de comunicao, devem dar tomada de decises e conduo das prticas de todas as suas atividades comunicativas. Isto , aliada as polticas de comunicao estabelecidas, a filosofia dever nortear os melhores caminhos para o cumprimento da misso e da viso, o cultivo dos valores e a consecuo dos objetivos globais da organizao. (KUNSCH, 2003, p. 179 e 180) Os procedimentos metodolgicos empregados para o levantamento de dados deste artigo foram pesquisa exploratria, descritiva e qualitativa. A comunicao deve ser realizada de forma direta, adequada, precisa, clara e objetiva, pois se assim no for, causar vrios transtornos, comprometendo a produtividade da organizao, individualmente de um setor, ou da organizao como um todo, e gerar conflitos em um ou entre mais 6

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departamentos, alm da perda de tempo para reverter situaes crticas, provenientes de um boato criado dentro de uma organizao. Se no houver a comunicao interna imediata, clara, sem sigilos ou rodeios e que seja utilizado o meio de comunicao mais apropriado para cada informao, os clientes internos ficaro desmotivados, insatisfeitos, e faro a propaganda negativa da empresa, perdero tempo e produtividade, tentando descobrir se a informao que foi passada de maneira informal, como um simples boato, realmente trata-se de informao verdadeiras, ou no. Uma comunicao interna eficaz reduz o esforo dispensado em conflitos gerados pela falta de informao, aumenta produtividade atravs da capacitao dos clientes internos que sabem o que fazer e como fazer, ganhase tempo pois os clientes internos param de desperdiar tempo com fofocas e rumores.

CONSIDERAES FINAIS

Quando h falhas ou barreiras na comunicao interna organizacional, como por exemplo, a falta de comunicao, ou a informao passada de forma incorreta, sendo por no utilizar o meio de comunicao mais apropriado, ou simplesmente no passar a informao adiante, ocasionar vrios transtornos, alguns irreversveis, que podem levar a organizao ao descrdito, ou at mesmo ao fracasso, extinguindo-se desta forma uma organizao que j havia se consolidado no mercado. Isto tudo, simplesmente, pelo mau uso da comunicao. Uma boa sada ou a nica para evitar esse tipo de problema investir em comunicao interna, criando e investindo em meios de comunicao adequados que permitam com que os clientes internos e departamentos possam se comunicar de forma correta, proporcionando treinamentos que estimulassem a endocomunicao. Para a resoluo do conflito gerado pelo boato, novamente perderemos tempo e produtividade, que se resume em lucratividade para a organizao.

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Em resumo, a comunicao quando mal feita ou feita de forma insatisfatria dentro das organizaes gera rudo, insegurana, desmotivao e falta de comprometimento dos clientes internos. Uma comunicao interna eficaz reduz o esforo dispensado em conflitos gerados pela falta de informao, aumenta produtividade atravs da capacitao dos clientes internos que sabem o que fazer e como fazer, isso sem contar o ganho de tempo e dinheiro.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

GALASSO, Amanda Boschiero; SANTOS, Vincius Guitar E.; SALLES, Maria do Rosrio R, A Comunicao como diferencial para o atendimento nas organizaes. Turydes, 2009. Disponvel em: <http://www.eumed.net/rev/turydes/05/gss.htm>. Acesso em:18 jun. 2011.

KUNSCH, Margarida M; Krohling (org.), Obtendo resultados com relaes pblicas. So Paulo: Pioneira, 1997.

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ZANLUCHI, Eliane; DAMECENA, Claudio; PETROLL, Martin de La Martinire. Processos comunicacionais internos e suas implicaes nas organizaes. Revista de Administrao Mackenzie, 2006. Disponvel em: <http://www3.mackenzie.com.br/editora/index.php/RAM/article/view/88/88. Acesso em:18 jun. 2011.

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