Você está na página 1de 157

PMS GESTO DE PROJETOS

OBJETIVOS
Objetivos instrucionais do curso
So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao clara e completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem:

a) Conceitos a serem aprendidos: - princpio epistemolgico do Protheus; - nomenclatura Microsiga; - princpios da Administrao de Controle de Documentos; - integraes.

b) Habilidades a serem dominadas: - domnio conceitual do Sistema; - propriedade de compreenso e emprego da nomenclatura Microsiga - Controle de Documentos; - capacidade de articulao e relao entre as diversas informaes e dados que pressupem as funcionalidades do ambiente Controle de Documentos; - capacidade de anlise e adequao: necessidades X soluo Microsiga; - domnio tcnico-operacional do Protheus; - capacidade para aes pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o Sistema.

c) Tcnicas a serem aprendidas: - implantao do ambiente de Controle de Documentos; - operacionalizao do ambiente; - aplicao e utilizao plenas das funcionalidades do sistema Controle de Documentos.

d) Atitudes a serem desenvolvidas: - capacidade de promover aes planejadas e pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o sistema Microsiga Controle de Documentos; - capacidade para resoluo de problemas tcnico-operacionais do ambiente; - capacidade de execuo.

Objetivos especficos do curso


Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de:

Conhecer e empregar adequada e eficazmente funcionalidades do Protheus Controle de Documentos.

os

conceitos

Dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo Microsiga; Implantar e operar o sistema no ambiente de Controle de Documentos. Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes atravs do Protheus Controle de Documentos.

TEXTO CONCEITUAL
Negcio
Criar um ambiente colaborativo um fator essencial e decisivo no sucesso de um projeto, seja ele interno ou externo. A ferramenta deve sempre levar em considerao os diversos departamentos e integraes entre processos que fazem parte do dia-a-dia de qualquer tipo de projeto : 1.Gerenciando materiais & servios O sistema PMS oferece a possibilidade de controlar contratos de materiais e servios de forma eficaz, aliada a um processo de avaliao de fornecedores que garante sua empresa a possibilidade controlar todo material e servio utilizado nos projetos,incluindo compras, produo , controle de estoques, contratos de servios, etc. Todos esses recursos com a segurana de usar fornecedores adequados e que possam cumprir os requisitos de qualidade exigidos pela empresa. Ferramentas de controle e planejamento permitem garantir nveis econmicos de estoque que proporcionem a qualidade de servio desejada, conforme o perodo ou a parte do projeto a ser realizado.

2. Gerenciamento de qualidade As ferramentas de gesto de qualidade compreendem critrios de avaliao de qualidade de fornecedores, inspees de fabricao e inspees no recebimento de materiais. A soluo colabora tambm no uso de padres para normas de qualidade da empresa, com o objetivo de se obter certificaes Isso.

3.Controle financeiro Um dos principais processos beneficiados pela integrao da ferramenta Protheus a rea financeira, abastecida com informaes atualizadas sobre todas as operaes da empresa. A integrao promove um processamento eficiente das etapas financeiras, evitando retrabalhos e garantindo que informaes contbeis, de fluxo de caixa e gerenciamento de custos por projetos estejam disponveis e atualizadas para a correta tomada de decises.

4.Controle de documentos Os projetos mais complexos requerem documentao detalhada e organizao dos detalhes tcnicos do projeto. O Mdulo PMS fornece uma ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto, proporcionando a organizao dos documentos e tornando-os centralmente acessveis ao sistema Protheus. Os documentos podero conter qualquer tipo de informao, tal como desenhos do CAD, programas de CNC, contratos, planilhas, etc. O Mdulo Sigapms utiliza o Banco de Conhecimentos do sistema Protheus para controlar os documentos.

5.Integrao com o Microsoft Project O sistema MSProject, assim como o Mdulo PMS efetua o controle de projetos. Entretanto, apenas o Mdulo Project Manegement System do Protheus possui integrao com o ERP. Assim, quando surgir a necessidade de efetuar uma compra para o projeto, esta pode ser feita por meio do prprio PMS, movimentando rotinas de outros mdulos do Protheus como Compras, estoque e Custos, etc. Entretanto, pensando em usurios que se familiarizam com a interface do MsProject, desenvolvemos essa integrao que permite que os dados do projeto criado e gerenciados pelo P

JUSTIFICATIVA

1. Introduo
Para atender as demandas de maneira eficaz em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanas, torna-se indispensvel um modelo de gerenciamento baseado no foco, em prioridade e em objetivos. Por essa razo, nos ltimos anos, o gerenciamento de projetos tem crescido de forma acentuada no mundo. O Project Management Institute (PMI), afirma existirem cerca de 15 milhes de pessoas que vem o gerenciamento de projetos como uma profisso potencial. TOM PETERS (1999) afirma em Voc = seus projetos que nos prximos vinte anos todos os trabalhos dos executivos do planeta sero desenvolvidos por meio de projetos. As estimativas de custos de projetos normalmente so subestimadas e, por isso, em muitas organizaes no possuem credibilidade. Para os executivos de negcio, esse um dos aspectos atuais mais frustrantes neste processo, resultando em oportunidades perdidas e insatisfao de clientes. Assim sendo, importante que um produto ou servio seja desenvolvido com recursos e cronogramas previstos e adequados. O sucesso financeiro de um projeto depende da habilidade do gerente em estimar seus custos, no incio de seu desenvolvimento, e controllos, ao longo do processo de execuo. Atribui-se ao aumento do custo, a complexidade dos novos produtos, o carter dinmico e interativo do processo de desenvolvimento, a falta de procedimentos padronizados de avaliao de qualidade e a falta de mtodos e ferramentas de execuo adequadas. Nesse sentido, os gerentes de projeto esto, cada vez mais, sentindo a necessidade de um maior controle nos processos, aumentando a demanda por medidas de software, ou mtricas para a gerncia dos mesmos. A importncia destas mtricas deve-se limitao de recursos financeiros para suprir a demanda dos projetos. Isso torna o clculo de custo-benefcio uma prioridade para a maioria das organizaes que, por meio de uma anlise dos custos de projetos dos produtos propostos e dos benefcios que podem gerar, selecionam e estabelecem prioridades para construo. Entretanto, por falta de teorias a respeito do comportamento das variveis que determinam os custos de um projeto, os modelos de custos mais conhecidos baseiam-se em experincias passadas para projetar o tamanho do produto ou servio e, a partir da, projetar os custos de seu desenvolvimento.

2. Conduzindo seus projetos com eficcia Garantir o gerenciamento de seus projetos so as principais caractersticas da ferramenta de gerenciamento de projetos PMS ( Project Management System ). A vantagem de seu uso est nos aspectos de integrao que garantem uma nica fonte de informao, criando assim um ambiente colaborativo. Os dados de cronogramas, custos e desempenho dos projetos esto todos centralizados e disponveis em tempo real. Essas caractersticas permitem comparar os resultados dos projetos por meio de seus planejamentos, proporcionando a busca de solues mais eficazes e melhores resultados.

Com o uso da ferramenta, voc tem sua disposio um conjunto de histricos que tornam possveis a melhoria contnua na preparao de projetos futuros. A metodologia de gerenciamento de projetos do sistema PMS foi fundamentada nas prticas e conceitos utilizados mundialmente e que seguem a padronizao adotada pelo PMI - Project Management Institute.

FLUXO

PARMETRO
MV_PMSBXEM Este parmetro indica se exibe ou no a tela de baixa de empenhos na amarrao da NFE com o projeto. A tela de baixa de empenhos permite ao usurio selecionar o empenho que ser baixado na entrada da NF (empenho que foi gerado a partir de uma solicitao de compras amarrada ao projeto ou um planejamento do projeto ) . Esse parmetro poder ser til em empresas que no utilizam o controle de empenhos, facilitando a digitao da NF.

Contedo : Lgico

True = Exibe a tela False = No exibe tela

MV_PMSCCT Indica se utiliza o template de construo civil e terraplanagem com o PMS. 1=Sim; 2=No. Este parmetro s deve ser configurado com Sim para as Empresas que possuam o Template de Construo Incorporado ao SGAPMS. ( O template de Construo comercializado separadamente do SIGAPMS ).

MV_PMSCUST Indica o mtodo de clculo das quantidades das tarefas dos oramentos e projetos. 1=Unitrio; 2=Total Mtodo Unitrio : indica que as quantidades informadas nos itens da tarefa ( produtos + recursos + despesas ) so unitrias e sero multiplicadas pela quantidade da tarefa para se chegar ao consumo total exigido pela tarefa. Esse mtodo , na maioria das vezes, utilizado em empresas de Engenharia e Construo, nas quais as tarefas so consideradas como Composies Unitrias. Mtodo Total (default ): indica que as quantidades informadas nos itens so as quantidades previstas totais que sero consumidas pela tarefa.

MV_PMSECOD Indica o mtodo de codificao automtica utilizado na incluso de EDTs/Tarefas. 1=Estruturado : mtodo que utiliza uma mscara (definida no cadastro de oramento/projeto ) para estruturao dos nveis do projeto . Exemplo: Mscara :234 Delimitador :

Estutura 01 Fundaes 01.01 Fundao Prdio 1 01.01.001 Escavao 01.01.002 Limpeza 01.02 Fundao Prdio 2 01.02.001 Escavao 01.02.002 Limpeza

2=Seqencial : mtodo que utiliza cdigo seqencial nico para codificao das EDTs e Tarefas. Estutura 0000001 Fundaes 0000002 Fundao Prdio 1 0000003 Escavao 0000004 Limpeza 0000005 Fundao Prdio 2 0000006 Escavao 0000007 Limpeza... MV_PMSEVEN Cdigo de uso utilizado nos eventos para indicar o progresso fsico previsto das tarefas do projeto. Este cdigo ser utilizado na avaliao do progresso fsico previsto das tarefas pela tcnica dos eventosmarco. MV_PMSEXP1, MV_PMSEXP2, MV_PMSIMP1, MV_PMSIMP2, MV_PMSPLN1 MV_PMSPLN2, MV_PMSPLN3, MV_PMSPLN4, MV_PMSPLN5, MV_PMSPLN6 MV_PMSPLN7, MV_PMSPLN8, MV_PMSPLNA, MV_PMSPLNB Estes parmetros so utilizados internamente pelo SIGAPMS para configurao das colunas das planilhas do Oramento/Projeto em suas diversas telas do sistema.

Recomendamos que a configurao desses parmetros sejam efetuadas sempre pela configurao das colunas ( Disponvel em todas as telas que utilizam o Mtodo planilha para exibio da Estrutura do Oramento/Projeto ).

MV_PMSRBLQ Indica se o incio de uma reviso ser obrigatrio para efetuar a alterao na estrutura do projeto Contedo S sim : no permite executar alterao na Estrutura do Projeto sem antes Iniciar uma reviso. N No : permite executar alterao na Estrutura do Projeto sem antes Iniciar uma reviso. No recomendado, pois permite ao usurio realizar alteraes na Estrutura do Projeto sem registrar no histrico de revises, perdendo assim totalmente o seu propsito.

MV_PMSTCOD Indica se a codificao ser Manual (1) ou Automtica (2) na montagem da estrutura do Oramento/Projeto.

MV_PMSTEXC Indica se as tarefas que j possuem algum tipo de apontamento ( Custo ou Fsico ) podem ser excludas. Contedo S Sim N No MV_PMSVCOD Indica se no modo de Visualizao do Oramento / Projeto rvore o cdigo da Tarefa/EDT ser exibido antes da Descrio. Contedo logico T True - Exibe o Cdigo F - Fase No MV_PMSIPC Indica se utiliza associao automtica da NFE com o Projeto amarrado na SC ou PC gerando uma RE5 automtica para o Projeto. Contedo S Sim N No Exibe

MV_INTPMS Indica se a Integrao entre o SIGAPMS e os outros mdulos da aplicao est ativa, permitindo que movimentos referentes a Estoques, Compras, Folha, Vendas, etc. alimentem o avano fsico e financeiro realizado dos Projetos. Contedo S Sim N No

MV_PMSACOR Parmetros utilizado internamente pelo SIGAMS que indica as cores das barras do grfico de Alocao de Recursos do Projeto .Recomendamos que a configurao das cores sejam efetuadas pelo boto Cores disponvel na tela do grfico de Alocao de Recursos do Projeto. Obs : As cores so armazenadas no Formato 16Milhes de Cores.

MV_PMSGCOR Parmetros utilizado internamente pelo SIGAMS que indica as cores das barras do grfico de Gantt do Projeto. Recomendamos que a configurao das cores sejam efetuadas pelo boto Cores disponvel na tela do grfico Gantt do Projeto. Obs : As cores so armazenadas no Formato 16Milhes de Cores. MV_PMSOPGE Define se ser gerado empenho para OP sem perguntar ao usurio. (.t.)Gera (.f.) No Gera sem perguntar. Contedo lgico T True F - Fase

MV_PMSSCGE Define se ser gerado empenho para SC sem perguntar ao usurio . (.t.)Gera (.f.) No Gera sem perguntar . Contedo lgico T True F - Fase

EXERCCIO

Cadastros
Cadastro de composies Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Composies. Acesse a opo incluir o No cabealho preencha os seguintes dados:
Campo Contedo

Referencia INST-ELET Descrio Instalao de eletroduto Grupo 002 Unidade UM Utilizao ORAMENTO/PROJETO Prioridade 500 o Na pasta itens preencha o seguinte:
Campo Contedo

Item 01 Produto 65.010.121 Quantidade 1


Campo Contedo

Item 02 Produto 55.001.026 Quantidade 1


Campo Contedo

Item 03 Produto 55.001.068 Quantidade 1 o o o Na pasta Despesas no preencher nada Na pasta sub-composies, preencha o seguinte:
Campo Contedo

Item 01 Referncia ACA-ELE-01 Quantidade 1 Confirme a incluso Os itens representam os produtos que a composio consome, e as sub composies so composies que fazem parte de uma nova composio

Cadastro de Fases do projeto Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Fases do Projeto. Acesse a opo incluir Na pasta Dados Gerais preencha os seguintes dados:

Campo

Contedo

Cdigo Descrio Status Browse Mensagens

07 Documentando Azul **=Projeto em fase de documentao, s e permitido atualizar documentos;

Na pasta Gerenciamento documentos preencha tudo com SIM (1). Nas outras pastas preencha tudo com NO (2). Confirme a incluso

Cadastro de Calendrios Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Calendrios. Aperte F12 e escolha a opo SIM. Acesse a opo incluir No campo cdigo preencha 100 e no campo descrio preencha Turno Noite Para preencher o horrio clique com o mouse no quadro abaixo do 18 e arraste at o ltimo quadro (24). Dever ficar tudo marcado com azul. Clique na pasta Tera-feira para mostrar que est marcado igual marca que fez na segunda-feira. Clique na pasta Sbado para mostrar que NO TEM horrio marcado. Confirme a incluso Cadastro de excees ao Calendrio Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Excees ao Calendrio. Selecione uma sexta feira e clique em INCLUIR. No campo histrico preencha Confraternizao (folga meio-dia) Deixe os outros campos vazios. Para preencher o horrio clique com o mouse no quadro abaixo do 8 e arraste at o ltimo quadro da linha (12). Dever ficar tudo marcado com azul. Confirme a incluso Cadastro de equipes Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Equipes. Acesse a opo incluir Digite EQP4 em Cdigo de equipe, e EQUIPE 4 em Descrio de equipe. Confirme a incluso

Cadastro de recursos Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Recursos Acesse a opo incluir Digite os seguintes dados na pasta Dados Gerais:
Campo Contedo

Cd. Recurso Descrio Tipo Recurso %Unid Maxim. Calendrio E-mail Status Cd. Equipe

ELETR2 Roque Trabalho 100 818 roque@meuisp.com.br Ativo EQP4

Digite os seguintes dados na pasta Custo previsto:


Campo Contedo

Acumular Produto Valor Unit.

Rateado 55.001.026 6,00

Digite os seguintes dados na pasta Custo Real:


Campo Contedo

Tp.Apurao Produto Valor Mensal

Valor Fixo Mensal 55.001.026 1123,00

Digite os seguintes dados na pasta Usurio:


Campo Contedo

Cod. Usurio Usurio Estrutura Documentos Sol. Compras Sol.Armazm Ord.Produo Contratos Empenhos Confirmaes Doc.Entrada Internos Tit.Pagar Tit.Receber Doc.Sada Mov. Bancrio Aptm. Recurso Confirme a incluso

000001 Roque Visualizar Visualizar Bloqueado Controle Total Bloqueado Bloqueado Bloqueado Controle Total Bloqueado Bloqueado Bloqueado Bloqueado Bloqueado Bloqueado Controle Total

Cadastro de Ocorrncias Acesse o menu Atualizaes->Cadastros->Ocorrncias Acesse a opo incluir No campo cdigo preencha F1, no campo descrio preencha Falta de material Confirme a incluso

Oramentos
Oramentos Acesse o menu Atualizaes->Oramentos->Gerenciamento de Oramentos Acesse a opo incluir Primeiro iremos preencher os principais dados do oramento (cadastrais) Na pasta oramento preencha os seguintes dados:

Campo

Contedo

Oramento Data Orcam. Descrio Validade Cliente Loja Fase Tipo Oramento Observaes Nvel Inicial Niv Ini F3 Recalc.Custo Calc. Aut. Cust %Markup Valor markup Custo tarefa

ORC-00001 Manter a sugerida Instalao eltrica 1 ms a frente de DATA ORCAM F10003 01 01 0001 Instalao padro de eletroduto 0 0 No No 10 0 Arredonda

Passe pela pasta Custo previsto e deixe o campo vazio. Na pasta de cdigo estruturado preencha o seguinte:
Campo Contedo

Delimitador . Mscara 1122 Confirme a incluso Depois de conformar ser aberta uma interface com botes na parte superior. Agora vamos montar a estrutura do oramento em base a composies previamente cadastradas. Posicione no segundo registro ORC-0001 clicando nele com o mouse Clique no boto Estrutura e selecione Importar composio e preencha:
Campo Contedo

Cdigo de composio ELE-ELE-02 Quantidade 50 (Depois de digitar 50 aperte TAB para habilitar o boto de confirmao) Clique novamente no boto Estrutura, selecione Importar composio e preencha:
Campo Contedo

Codigo de composio ELE-INT-03 Quantidade 10 (Depois de digitar 10 aperte TAB para habilitar o boto de confirmao) Clique novamente no boto Estrutura, selecione Importar composio e preencha:
Campo Contedo

Codigo de composio ELE-LUM-01 Quantidade 25 (Depois de digitar 25 aperte TAB para habilitar o boto de confirmao) Agora vamos continuar montando a estrutura com estruturas exclusivas para o oramento (no geradas em base a composies ou outras tarefas).. Clique novamente no boto Estrutura, selecione Incluir EDT e preencha o seguinte na pasta EDT:

Campo

Contedo

Descricao ACABAMENTO E LIMPEZA UM M2 Quantidade 1 Na pasta Observaes preencha no campo Observaes Tirar as ferramentas do local antes de comear a limpeza. Confirme a incluso Selecione a EDT Acabamento e limpeza clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Incluir Tarefa e preencha na pasta Tarefa:
Campo Contedo

Descricao UM Quantidade Durao Mtodo de med. Selecione a pasta


Campo

Acabamento da instalao UN 10 5 20-80 Produtos e preencha:


Contedo

Item Produto Quantidade


Campo

01 55.015.005 5,00
Contedo

Item Produto Quantidade


Campo

02 72.002.023 1,00
Contedo

Item Produto Quantidade o

03 72.001.019 10,00

Selecione a pasta Recursos e preencha:


Campo Contedo

Item 01 Cd. Recurso SERV1 Quantidade 5,00 Confirme a incluso Clique no boto Estrutura e selecione Incluir Tarefa e preencha na pasta Tarefa:
Campo Contedo

Descrio UM Quantidade Durao Mtodo de med. Selecione a pasta


Campo

Limpeza da obra M2 25 3 0-100 Produtos e preencha:


Contedo

Item Produto Quantidade

01 55.015.005 25,00

Selecione a pasta Recursos e preencha:


Campo Contedo

Item 01 Cd. Recurso SERV1 Quantidade 3,00 Os itens representam o que a tarefa ir consumir e os recursos representam os equipamentos e/ou pessoas que devero ser utilizados na tarefa. Confirme a incluso Selecione novamente a EDT principal ORC-0001 (Instalao de eletroduto) clicando nele com o mouse Clique no boto Estrutura e selecione Incluir EDT e preencha:
Campo Contedo

Descricao Superviso final UM UM Quantidade 1 Confirme a incluso Selecione a EDT Superviso final clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Incluir Tarefa e preencha:
Campo Contedo

Descricao

UM Quantidade Confirme a incluso Faa duplo clique na EDT Superviso final para expandi-la. Agora vamos fazer com que uma tarefa EXISTENTE assuma os valores definidos em uma composio, mediante a associao da composio (verifique que at a descrio muda depois da confirmao da associao). Selecione a tarefa Acompanhamento dos engenheiros responsveis clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Associar composio e preencha
Campo Contedo

Acompanhamento dos engenheiros responsveis UN 1

Codigo de composio SUP-OBR-01 Quantidade 1 Confirme a incluso Agora vamos mudar os dados de uma tarefa que foi gerada em base a uma composio, para adapt-la necessidade da tarefa. Selecione a tarefa Acompanhamento dos engenheiros responsveis clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Alterar. Selecione a pasta Despesas e preencha:.
Campo Contedo

Item 01 Tipo Despesa 0002 Descrio TRANSPORTE ENGENHEIRO Valor 60,00 Confirme a Alterao OBSERVAO PARA QUEM ESTIVER MONTANDO O EXERCCIO: Nesta altura a estrutura do ORCAMENTO deveria ficar assim:

Agora vamos a fazer as amarraes entre as tarefas para definir o tipo de relacionamento entre as tarefas. Selecione a tarefa INT. DE INTERRUPTOR 1 TECLA E TOMADA clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Alterar. Selecione a pasta Relac. Tarefas e preencha:.
Campo Contedo

Item 01 Tarefa 1 Tipo Fim no inicio Selecione a tarefa INSTALACO LUMINARIA FLUORESCENTE 2X20W clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Alterar. Selecione a pasta Relac. Tarefas e preencha:.
Campo Contedo

Item 01 Tarefa 2 Tipo Fim no inicio Selecione a tarefa ACABAMENTO DA INSTALACAO clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Alterar. Selecione a pasta Relac. Tarefas e preencha:.
Campo Contedo

Item 01 Tarefa 3 Tipo Fim no inicio Selecione a tarefa LIMPEZA DA OBRA clicando nela. Clique no boto Estrutura e selecione Alterar. Selecione a pasta Relac. Tarefas e preencha:
Campo Contedo

Item Tarefa Tipo

01 4.1 Fim no fim

Observe que o relacionamento dessa ltima tarefa diferente dos outros relacionamentos, pois este indica que a superviso no pode terminar se no terminar a limpeza da obra. Agora vamos preparar o oramento para gerar um projeto. Acesse o menu Atualizaes->Oramentos->Gerenciamento de Oramentos Acesse a opo Alterar cadastro do oramento ORC-00001 Preencha o campo FASE com 02.

Confirme e volte ao menu principal do sistema. Acesse o menu Atualizaes->Oramentos->Preparar projeto Posicione no Oramento ORC-00001 Acesse a opo Gerar Preencha pos parmetros com o seguinte contedo e confirme:
Campo Contedo

Cdigo do projeto Armazm padro Calendrio Programar projeto Data de referencia Confirme e volte ao menu

PRJ-00001 01 818 Pelo inicio 02/01/08 principal do sistema.

Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de Projetos Posicione o projeto PRJ-00001 e clique na opo visualizar.

Projetos
Gerenciamento de revises 1 Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de Revises Selecione o projeto PRJ-000001 e acesse a opo Iniciar Reviso No campo comentrio preencha com o seguinte contedo: Definio de datas de projeto gerado em base a oramento. Gerenciamento de projetos Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de projetos Aperte a tecla F12 e seleciona a opo planilha. Selecione o projeto PRJ-000001 e acesse a opo Alterar estrutura Configurao de colunas Agora colocaremos a hora inicial e hora final prevista da tarefa na tela da visualizao do projeto. Acesse a opo Colunas. No BOX de campos disponveis selecione o campo Hora inicial prevista e faa clique no boto Adicionar No BOX de campos disponveis selecione o campo Hora final prevista e faa clique no boto Adicionar. Verifique que eles esto agora no BOX de campos selecionados com as letras (I) e (J). Selecione o campo (I) Hora inicial prevista e utilizando as setas na direita da tela (Mover campos) posicione-o at que fique como letra (E). Selecione o campo (J) Hora final prevista e utilizando as setas na direita da tela (Mover campos) posicione-o at que fique como letra (G). Confirme a tela. Selecione novamente a opo Alterar estrutura e mostre como os campos agora aparecem na visualizao do projeto. Ferramentas: Reprogramao de datas previstas

Agora definiremos as datas de cada tarefa do projeto, considerando que ele ser iniciado em 03/03/2008. Posicionado na EDT principal acesse a opo Ferramentas>Reprogramao de datas previstas. Preencha os parmetros com os seguintes dados:
Campo Contedo

Reprogramar Data de referencia Recurso de Recurso at Equipe de Equipe at

Pelo Incio 03/03/2008 zzzzzzzzzz zzzzzzzzzz

Ferramentas: Reajuste de custos Agora reajustaremos o custo dos eletricistas e engenheiros do projeto, considerando um aumento de salrios de 10% nos eletricistas e 5% nos engenheiros. Posicionado na EDT principal acesse a opo Ferramentas->Reajustar custo previsto. Preencha os parmetros com os seguintes dados:
Campo Contedo

Tipo de reajuste

Custos por projeto (Manual)

Produto de Produto at Zzzzzzzzzz Tipo Grupo de Grupo at Zzzzzzzzzz Confirme e quando seja apresentada a tela com os produtos, posicione no produto eletricista e faa duplo click, preencha o campo Custo Novo com 14,43. Posicione no produto engenheiro supervisor e faa duplo click, preencha o campo Custo Novo com 40,16. Confirme a tela. Faa a aclarao de que s foram mudados os custos previstos desses recursos para o projeto PRJ-000001, no sendo alterado o custo padro dos produtos nem o custo destes em outros projetos.

Consultas: Grfico de Gantt Agora vamos a ver o grfico de Gantt do projeto. Posicionado na EDT principal acesse a opo Consultas->Grfico de Gantt. Estrutura: Alterar Agora definiremos um evento para enviar um e-mail na finalizao de 70% do projeto. Posicionado na EDT principal acesse a opo Estrutura->Alterar. Selecione a pasta eventos, e preencha os campos com o seguinte contedo:

Campo

Contedo

Uso Descrio Data prevista %Perc Exec. Env. E-mail Confirme a tela. Clique em cancelar para

0003 Executado 70% 27/03/2008 70 engenheiro@meuisp.com.br voltar a tela principal.

Configurao de usurios Agora daremos acesso ao usurio Roque para poder visualizar e fazer apontamento de recursos e confirmaes no projeto. Posicionado no projeto PRJ-000001 acesse a opo Alterar cadastro. Modifique o campo Controle de usurios preenchendo Habilitado. Confirme e acesse a opo Usurios Posicionado na EDT principal acesse a opo Usurios->Incluir usurio. Preencha os campos com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Cd. Usurio 000001 Estrutura Visualizar Confirmaes Controle Total Apt. Recursos Controle Total TODO O RESTO Bloqueado Confirme a tela. Existe um problema de refresh, portanto saia da tela e acesse novamente a opo Usurios para mostrar como Roque ficou embaixo do administrador na rvore apresentada na esquerda da tela.

Gerenciamento de Documentos Agora associaremos um documento EDT principal do projeto. Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de documentos. Selecione o projeto PRJ-000001 e acesse a opo Atualizar. Posicionado na EDT principal acesse a opo Documentos->Atualizar documentos. Preencha o campo Objeto com o contedo LISTA.DOC e confirme a tela. Veja como o documento ficou associado EDT principal. Gerenciamento de revises 2 Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de Revises Selecione o projeto PRJ-000001 e acesse a opo Comparar Nos parmetros preencha 0001 e 0002. No painel da direita, posicione onde se diz ELETRICISTA MODIFICADO, clique com o boto direito e selecione Comparar. Passe o mouse pelos campos em vermelho (so as diferenas entre as verses do projeto). Feche as telas at voltar ao browser inicial de revises. Posicionado no projeto PRJ-000001 faa clique em Finalizar reviso. Confirme a tela Gerenciamento de Execuo Agora planejaremos a necessidade de material do projeto. Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de projetos. Posicionado no projeto PRJ-000001 acesse a opo Alterar cadastro. Modifique o campo Fase preenchendo 02. Confirme.

Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de execuo. Agora faremos o planejamento automtico, em base aos produtos das tarefas. Posicionado no projeto PRJ-000001 acesse a opo Planejamento. Selecione a opo Gerar e preencha com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Descrio

TODO O RESTO Confirme. Selecione a opo visualizar. Clique no cone de Detalhes na barra de botes da tela (uma folha com um +) Selecione a opo Solicitaes de compras Neste momento estamos vendo todos os itens e solicitaes de compras geradas com este planejamento. Clique no cone de Detalhes na barra de botes da tela (uma folha com um +) novamente. Neste momento estamos vendo a solicitao de compra na qual estvamos posicionados. Agora faremos administrar o planejamento manualmente, trocando um produto por outro na solicitao de compras. Volte para o Browse inicial de Gerenciamento de execuo. Posicionado no projeto PRJ-000001 acesse a opo Atualizar. Posicionado na Tarefa 3 e acesse a opo Execuo->Gerenc.Solicitao de compras. Acesse a opo Alterar V at o item 7 troque o produto 65.050.004 pelo produto 65.050.003 e a quantidade de 7.50 para 15. Confirme. Agora geraremos pedidos de compras com base nestas solicitaes de compras. Acesse o mdulo de Compras. Faa duplo clique na data, no canto inferior da tela, e informe a data base 20/02/2008. Acesse a opo Atualizaes->Pedidos->Pedidos de compras Acesse a opo incluir e preencha o cabealho com o seguinte contedo:
Campo Contedo

MATERIAL PARA TODO O PROJETO Contedo padro

Fornecedor F715 Cond. Pagamento 001 Acesse a opo da barra de botes Solicitaes de compra <F4> Marque todos os itens e confirme. Preencha os preos de todos os itens de acordo com a seguinte tabela:
Item Preo

0001 24,30 0002 80,51 0003 0,08 0004 22,15 0005 0,11 0006 29,75 0007 13,10 0008 340,70 Preencha o campo TES de todos os itens com 001 (no precisa gerar vdeo com esta operao, no utilize o F3). Confirme o pedido de compras.

Gerenciamento de Confirmaes Agora confirmaremos quanto e quando foi executado da tarefa 1. Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de projetos. Posicionado no projeto PRJ-000001 acesse a opo Alterar cadastro. Modifique o campo Fase preenchendo 03. Confirme. Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de confirmaes. Posicione na Tarefa 1 e acesse a opo Estrutura->Confirmaes. Clique na opo Incluir, preencha com os seguintes dados e confirme:
Campo Contedo

Data ref. %Perc. Exec Observao

15/03/2008 50,00 O atraso de deve a problemas com fornecimento de material

Clique na opo Incluir novamente, preencha os seguintes dados e confirme:


Campo Contedo

Data ref. %Perc. Exec Observao

25/03/2008 100,00 Concluda com 4 dias de atraso por causa de atraso no fornecimento de materiais

Gerenciamento de Apontamentos Agora apontaremos os movimentos amarrados ao projeto e ao consumo de recursos, neste ponto podem ser visualizados os apontamentos feitos e includos novos. As rotinas que veremos agora podem ser chamadas desde seu mdulo original e no precisam ser chamadas desde o PMS. Faremos os apontamentos para a tarefa 1. Agora incluiremos as notas fiscais com a compra do material para a tarefa 1. No mdulo de projetos faa duplo clique na data, no canto inferior da tela, e informe a data base 28/02/2008. Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Gerenciamento de apontamentos. Posicione no projeto PRJ-000001 e acesse a opo Atualizar Posicione na Tarefa 1 e acesse a opo Apontamento->Nota fiscal de entrada. Clique na opo Incluir NF e preencha com os seguintes dados:
Campo Contedo

Nmero 003665 Srie UNI Fornecedor F715 Loja 01 Espcie NFE Posicione no item 0001 (vazio) da nota e acesse a opo da barra de botes Pedidos de compra Item<F6>, posicione o item 0001 do pedido e confirme.

Com o item 0001 da nota posicionado acesse a opo da barra de botes Gerenciamento de projetos<F10>, e preencha o campo de quantidade com 100,00, responda SIM pergunta Selecionar empenho do projeto, posicionar na seqncia de empenho 001 e confirmar a tela. Confirmar novamente. Posicione no item 0002 da nota (item novo) e acesse a opo da barra de botes Pedidos de compra Item<F6>, posicione o item 0002 (o primeiro do browse) do pedido e confirme. Com o item 0002 da nota posicionado, acesse a opo da barra de botes Gerenciamento de projetos<F10>, e preencha o campo de quantidade com 13,00, responda SIM pergunta Selecionar empenho do projeto, posicionar na seqncia de empenho 002 e confirmar a tela. Confirmar novamente. Posicione no item 0003 da nota (item novo) e acesse a opo da barra de botes Pedidos de compra Item<F6>, posicione o item 0003 (o primeiro do browse) do pedido e confirme. Com o item 0003 da nota posicionado, acesse a opo da barra de botes Gerenciamento de projetos<F10>, e preencha o campo de quantidade com 28,00, responda SIM pergunta Selecionar empenho do projeto, posicionar na seqncia de empenho 003 e confirmar a tela. Confirmar novamente. Confirmar a incluso da Nota fiscal. Agora incluiremos os apontamentos de recursos. Posicione na Tarefa 1 e acesse a opo Apontamento->Recursos. Agora vamos a incluir de uma vez o apontamento do recurso ELETR1 para todo o perodo da tarefa, isto , um apontamento por dia, das 8:00 s 18:00 pelo perodo que ele trabalhou e modificar o ltimo dia, pois trabalhou s at 10:00 hr. Preencha os parmetros com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Cd. Recurso. ELETR1 Cd. Projeto PRJ-000001 Cd. Tarefa 1 Data Inicial 03/03/2008 Data final 25/03/2008 Hora inicial 08:00 Hora final 18:00 Qtd. Horas dirias 9,00 Dias da semana Segunda a sexta Confirme. Quando aparecer o browse posicione no primeiro registro para mostra todos os apontamentos que foram gerados. Posicione no ltimo registro e faa clique em Alterar. Modifique o campo Hora final, preenchendo com 10:00. Preencha a observao com A tarefa foi concluda s 10 horas Confirme. Agora incluiremos, de uma vez, o apontamento do recurso SERV1 para todo o perodo da tarefa, isto , um apontamento por dia, das 8:00 as 18:00 pelo perodo que ele trabalhou e modificar o ltimo dia, pois trabalhou s at 10:00 hr. Preencha os parmetros com o seguinte contedo:

Campo

Contedo

Cd. Recurso. SERV1 Cd. Projeto PRJ-000001 Cd. Tarefa 1 Data Inicial 03/03/2008 Data final 21/03/2008 Hora inicial 08:00 Hora final 18:00 Qtd. Horas dirias 9,00 Dias da semana Segunda a sexta Confirme. Agora incluiremos um por um o apontamento do recurso SERV2 para os dias em que trabalhou. Acesse a opo Incluir, preencha com os seguintes valores e confirme:
Campo Contedo

Cd. Recurso. SERV2 Data 20/03/2008 Hora inicial 08:00 Hora final 16:00 Acesse a opo Incluir novamente, preencha com os seguintes valores e confirme:
Campo Contedo

Cd. Recurso. Data Hora inicial Hora final

SERV2 21/03/2008 10:00 18:00

Apontamentos diretos Agora apontaremos as despesas que no sero registradas no ERP para a tarefa 2. Acesse o menu Atualizaes->Projetos->Apontamentos diretos. Acesse a opo Incluir, preencha os campus com o seguinte contedo e confirme:
Campo Contedo

Projeto Tarefa Tipo apontamento Data Tipo despesa Descrio Custo

PRJ-000001 2 Despesas 26/03/2008 0003 Alimentao funcionrios 40,00

Consultas
Painel de controle Agora verificaremos as consultas de execuo do projeto, para a tarefa 1, na qual fizemos os apontamentos e confirmaes. Faa duplo clique na data no canto inferior da tela e informe a data base 26/03/2008. Acesse o menu Consultas->Projetos->Painel de controle. Posicione no projeto PRJ-000001 e acesse a opo Progresso financeiro.

Posicione na tarefa 1, faa clique em Consultas e preencha os parmetros com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Intervalos 30 Grfico Linha Data inicial 03/03/2008 Data final 26/03/2008 Visualizar valores R$ Confirme e mostre tanto a tela de valores, quanto a do grfico. Volte ao browse principal. Posicione no projeto PRJ-000001 e acesse a opo Progresso fsico. Posicione na tarefa 1, faa clique em Consultas e preencha os parmetros com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Intervalos 30 Grfico Linha Data inicial 03/03/2008 Data final 26/03/2008 Confirme e mostre tanto a tela de valores quanto a do grfico. Volte ao browse principal. Posicione no projeto PRJ-000001 e acesse a opo Anlise de execuo. Posicione na tarefa 1, clique em Consultas e preencha os parmetros com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Data Referencia 26/03/2008 Visualizar valores R$ Confirme e mostre tanto a tela apresentada. Volte ao browse principal. Posicione no projeto PRJ-000001 e acesse a opo Grfico do valor ganho. Posicione na tarefa 1, faa um clique em Consultas e preencha os parmetros com o seguinte contedo:
Campo Contedo

Intervalos 30 Grfico Linha Data inicial 03/03/2008 Data final 26/03/2008 Visualizar valores R$ Confirme e mostre tanto a tela de valores quanto a do grfico.

CADASTROS
Cadastro de Recursos PMSA050
Atualizaes Cadastros Recursos Um recurso uma unidade produtiva que ser utilizada para executar uma tarefa, com um custo e uma quantidade prevista na planificao desta. Qualquer elemento utilizado em uma tarefa, que possa ser quantificado e que trabalhe na execuo desta pode ser classificado como recurso. importante diferenciar uma despesa, o consumo de um determinado produto e o custo gerado pela utilizao de um recurso, pois, de uma forma geral, enquanto a despesa no contribui diretamente para a finalizao da tarefa, o produto consumido por ela e o recurso trabalha para termin-la. Assim, um recurso pode ser um profissional, ferramentas, maquinrias, etc. O preenchimento correto dos dados do recurso indispensvel para que o uso deste seja apontado de forma correta. Detalharemos os campos mais importantes deste cadastro, separando pelo tipo da informao:

Pasta Dados Gerais


Nesta pasta so informados dados genricos sobre o recurso, entre os que podemos destacar: %Unid. Mximo - Indica o percentual mximo que o recurso est disponvel para ser utilizado em um perodo de tempo. Isto , a capacidade mxima que o recurso tem disponvel para trabalhar. Por exemplo, uma mquina que pode ser utilizada em trs tarefas ao mesmo tempo, estar disponvel 300% do tempo, enquanto um profissional que utiliza 20% do tempo para tarefas no controladas por projeto, ter uma alocao mxima de 80%. Se o recurso for alocado para um percentual maior que o especificado, ser considerado como super alocado. Calendrio - Indica os perodos normais de trabalho e de folga de um recurso. Quando um recurso for especificado para uma tarefa, ele s ser alocado nas horas dentro do calendrio indicado para ele. Por exemplo, se o calendrio do recurso estiver definido para trabalhar diariamente entre 10 e 12hr e for alocado para uma tarefa entre 8 e 12hr, estar alocado 200%, pois a alocao de 4 horas duplica a capacidade de 2 horas que tem disponvel segundo seu calendrio. Cd. Equipe - Indica a equipe aa qual pertence o recurso (cada recurso pode pertencer unicamente a uma equipe). A agrupao por equipes utilizada quando quer se controlar a alocao de um grupo de recursos em conjunto. Por exemplo: a equipe de mquinas X, ou a equipe de DBAs.

Pasta Custo Previsto


Nesta pasta so informados dados que sero utilizados para calcular o custo previsto na utilizao do produto. Acumular - Campo Obsoleto Cdigo Produto - possvel vincular o recurso a um produto cadastrado no sistema. O produto pode ser um material ou uma mo-de-obra e, se informado, o custo standart deste ser considerado o custo previsto para uma unidade do recurso. Esse produto tambm ser utilizado nas anlises de previsto x real, e de quantitativos, quando se avalia a previso de consumo deste recurso, sero totalizados pelo cdigo do produto e no pelo cdigo do recurso. Valor unitrio - possvel informar um custo previsto fixo para o recurso por unidade, caso informado ser considerado como o custo previsto, se no informado, o custo considerado como previsto ser o custo de standart do produto informado.

Pasta Custo Real


Nesta pasta dever ser informado tudo que est relacionado ao clculo do custo real do recurso, isto , com base nestes valores que ser calculado o custo realizado das tarefas. Tipo de apurao - possvel informar uma das seguintes opes: 1. Custo mdio/FIFO : Ser considerado o custo mdio ou FIFO do consumo do produto 2. Valor Fixo : Ser considerado o valor fixo informado nesta mesma pasta por hora. 3. Folha de pagamento: Ser considerado o custo proveniente do clculo da folha de pagamento para a matrcula do funcionrio informado nesta mesma pasta. As verbas que sero consideradas para o clculo de custo, sero as indicadas com a incidncia Ag.Custo PMS (RV_CUSTEMP) com Sim. O valor total obtido ser rateado nas horas em que o recurso foi efetivamente alocado. Exemplo: Se o custo total da folha for de R$300,00 e o recurso foi alocado 20 horas, o custo hora ser de R$30,00. 4. No calcula: O custo real no ser calculado 5. Mensal : O custo mensal, informado nesta mesma pasta, ser dividido pelo apontamento do ms do recurso. O conceito similar ao da opo 3, s que neste caso o valor fixo. Tipo de movimento padro - Deve ser informado o tipo de movimento padro que ser utilizado, quando o recurso estiver associado a um produto e seja utilizado o tipo de apurao 1 (Custo mdio/FIFO). Cdigo Produto - possvel vincular o recurso a um produto cadastrado no sistema. Este produto tambm ser utilizado nas anlises de previsto x real, e de quantitativos, quando se avalia o consumo real deste recurso.

Exemplo: Os recursos Pedro, Joo e Marco podem ser amarados ao produto Analista SR, assim, quando for visualizado o consumo destes recursos sero totalizados como analistas SR e no como Pedro, Joo e Marco. Isto necessrio porque na etapa de planejamento, sabemos os tipos de recursos necessrios (Analista SR), mas ainda no sabemos quais sero os recursos efetivamente utilizados (Pedro, Joo e Marco).

Matrcula - Deve ser informada a matricula do funcionrio vinculado a este recurso e ser utilizada para obter o custo quando a apurao for 3 (Folha de pagamento).

Vamos analisar um exemplo de como sero visualizadas as previses e o realizado de cada um dos recursos, no caso de utilizar produtos: Produtos: Analista Sr., Analista Jr. Recursos: Pedro (analista Sr), Joo (analista Sr) e Marco Joo (analista Jr) Situao 1: No sero informados produtos em nenhuma das pastas:
Tipo Cdigo Previsto Realizado

Recurso Pedro Recurso Joo Recurso Marco

10 15 20

10 15 20

Situao 2: Sero informados produtos somente na pasta de custo real:


Tipo Cdigo Previsto Realizado

Recurso Recurso Recurso Produto Produto

Pedro Joo Marco Analista Sr Analista Jr

10 10 20 25 20

Situao 3: Sero informados produtos somente na pasta de custo previsto:


Tipo Cdigo Previsto Realizado

Recurso Recurso Recurso Produto Produto

Pedro Joo Marco Analista Sr Analista Jr

10 15 20 25 20

Situao 4: Sero informados produtos em ambas as pastas:


Tipo Cdigo Previsto Realizado

Produto Analista Sr Produto Analista Jr

25 20

25 20

Pasta Usurio
Nesta pasta, possvel fazer uma amarrao entre o recurso e um usurio do sistema e definir os acessos padres que o usurio/recurso ter. Esses acessos so os que o usurio ter nas tarefas em que for alocado.

Veja as configuraes possveis no seguinte grfico:

Cadastro de Produtos - MATA010 Atualizaes Cadastros Produtos


O produto uma representao do item objeto de uma operao comercial (compra, venda, remessa, devoluo) ou de movimentao de inventrios (consumo, produo, transferncias, etc.). Devido ao fato de se utilizar em operaes comerciais, os produtos podem representar tanto itens fsicos (tijolo, lmpadas eltricas, mquina, etc.) quanto itens no fsicos como servios prestados (cobrana de contratos de manuteno, complementos de preos ou complementao de impostos). No ambiente de gesto de projetos os produtos tm basicamente 3 formas de utilizao: Consumo das tarefas Para executar uma tarefa so necessrios produtos, que podem ser comprados, produzidos ou utilizados se j disponveis no estoque. Faturamento do projeto Para gerar pedidos de vendas so necessrios produtos, por esse motivo cada vez que precisamos faturar desde um projeto, devemos associar o faturamento a um produto. Amarrao com recursos Os recursos podem ser associados com produtos, tanto para obter os custos de utilizao dos recursos, desde o produto, como para anlises de previso e utilizao destes por produto (ao invs de ver quanto consumiram os recursos Joo e Pedro, vemos quando consumiu o produto Analista Jr, isso poder ser visto em detalhe no cadastro de recursos)

no cadastro de produtos que devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica de um determinado item. Alm dos dados cadastrais do item, os dados que so utilizados pelo ambiente de gesto de projetos, so diretamente os que se referem ao Custo standart e aos fatores de converso para as unidades de medida.

Cadastro de Equipes - PMSA080 Atualizaes Cadastros Equipes


Equipe uma entidade que serve para agrupar vrios recursos e para que se possa analisar alguns dados deles em conjunto, tanto como uma entidade nica como em filtros em diversos relatrios. Como entidade nica, possvel verificar a alocao da equipe como um todo, e no considerando os recursos como componentes individuais. Para exemplificar: se tivermos uma equipe com 9 profissionais, cada um com alocao mxima de 100%, e 8 deles estiverem alocados 100%, e um deles estiver alocado s 20%, o sistema entender que a alocao mxima da equipe de 900% e que a alocao da equipe de 820% e, portanto, est com disponibilidade ociosa. Figura 1 Perguntas da alocao da equipe

Figura 2 Alocao da equipe. Observe que a alocao mostrada ao lado da equipe a da equipe total, e no a de nenhum recurso em particular.

Como filtro, poder ser vista alocao de todos recursos de uma equipe de forma individual, s informado no filtro, os recursos de qual equipe desejam ser visualizados.

Figura 3 Perguntas da alocao de recursos filtrada por equipe.

Figura 4 Alocao de recursos filtrada por equipe. Observe que a alocao de cada recurso exibida individual.

Cadastro de Calendrios MATA780 Atualizaes Cadastros Calendrio


O calendrio uma representao de tempo dividindo os diferentes momentos de uma semana como teis ou no teis. Ele importante para definir os horrios de disponibilidade semanal de um recurso, ou os horrios em que ser executado um projeto, tendo como objetivo principal a alocao de recursos em projetos. Assim, se for necessrio administrar um projeto que pode ser executado somente segundas, quartas e sextas, das 08:00 s 12:00, dever ser criado um calendrio com estas caractersticas. A finalidade disso poder calcular corretamente as datas de incio ou fim de uma tarefa com base em sua durao, ou vice-versa. Exemplo: Se uma tarefa comea na segunda feira s 08:00 hr e tem 9 horas de durao, qual ser da data e hora finais previstas para o trmino?

Com o calendrio acima,temos o seguinte: 4 horas no primeiro dia (segunda-feira das 08:00 s 12:00) 4 horas no segundo dia (quarta-feira das 08:00 s 12:00) 1 hora no terceiro dia (sexta-feira das 08:00 s 09:00) Portanto, a previso para trmino da tarefa na sexta s 09:00 hr. O mesmo conceito aplica-se a recursos, definindo os horrios em que o recurso est disponvel para trabalhar. O cadastro de calendrios possui uma facilidade que a de preencher automaticamente todos os dias da semana (de segunda a sexta) com o mesmo valor informado em qualquer um deste dias, para no precisar preencher manualmente todos os cinco dias com o mesmo contedo, caso seja necessrio. Para habilitar ou desabilitar essa funcionalidade, deve-se acessar as perguntas da rotina com a tecla F12. As 24 horas do dia so distribudas em 4 linhas de 6 horas, que esto divididas em intervalos de 15 minutos. Para marcar o perodo em que o recurso est disponvel, clique e arraste o mouse sobre ele. Os perodos indisponveis devem ser deixados em branco. Ao marcar os horrios de trabalho, o usurio deve tomar o cuidado de completar todos os espaos a serem trabalhados, selecionando-os de modo que o intervalo fique em azul, respeitando o padro do sistema que de quinze minutos. Esse tempo pode ser mudado por meio do parmetro MV_PRECISA, que muda a preciso dos calendrios para todas as rotinas, nas quais estes so utilizados. O campo "Carga Horria" na parte inferior da janela apresenta o total de horas marcadas. Veja a interface de cadastro de calendrios:

Cadastro de Excees ao Calendrio - PMSA330 Atualizaes Cadastros Excees ao Calendrio


As excees ao calendrio so utilizadas para definio de toda e qualquer exceo peridica ao calendrio de um projeto (como impossibilidade de trabalhar no local), a um recurso (frias, compensaes), um recurso em um projeto (como impossibilidade do recurso trabalhar no local) ou ainda, comum a todos os projetos e recursos (como feriados). As excees devem ser definidas por dia, bem como os perodos do dia disponveis para se trabalhar. As frias poderiam tambm ser definidas como excees, mas como o cadastro de excees dirio, isso ser muito trabalhoso, portanto, uma prtica comum gerar um projeto exclusivo para as frias, nas quais ser lanada a alocao de recursos, criando tarefas ferias. Figura 1 Exemplo de excees.

Exerccio: Cadastre o projeto X, o projeto Y e os recursos 001, 002 e 003. Depois inclua as excees para as seguintes situaes: O cliente do projeto X no poder atender os recursos nos dias 01/06/2005, 02/06/2005 e 03/06/2005 por causa de um evento, mas para diminuir o atraso do projeto, foi negociado que ser trabalhado

excepcionalmente o dia 04/06/2005 entre as 08:00 e as 18:45 hr, com almoo entre 12 e 13hr. Os recursos 001, 002 s podero trabalhar no dia 31/05 das 12:00 s 18:00 hr por motivos pessoais. A festa de confraternizao da empresa ser no dia 08/06 e ningum poder ser alocado nesse dia.

Cadastro de Composies PMSA010 Atualizaes Cadastros Composies


Uma composio uma agrupao de materiais, recursos e despesas em quantidades conhecidas para realizar alguma tarefa. O uso de composies baseia-se no princpio de uma tarefa determinada poder ser repetida no mesmo ou em outros projetos, j foi desenhada no precisaria ser desenhada novamente. Quando for necessrio, planejar a mesma tarefa, ou uma tarefa similar. Alm disso, com a utilizao de composies, simplesmente pode ser criado um padro das necessidades da tarefa e reutilizada cada vez que necessrio. Por exemplo, para pintar um mt2 de parede, sabe-se que so necessrios: Tinta Lixa Gesso Pintor Rolo 0,050 Litros 0,01 Folhas 3 Gramas 0,50 Horas 0,01 UN

Ento, teremos uma composio indicando esses valores e quando for necessrio pintar uma parede de 20 mt2 poderemos associar a tarefa a esta composio, planificando para ela as quantidades multiplicadas por 20. Tarefa associada a composio anterior para 20 mt2: Tinta 1 Litros Lixa 0,2 Folhas (1) Gesso 60 Gramas Pintor 10 Horas Rolo 0,20 UN

Alm de podermos associar produtos, recursos e despesas as composies, podem ser associadas outras composies (que chamamos de sub-composies) como partes de uma composio. Observao: Empresas do ramo de Construo Civil podem adquirir um cadastro atualizado com produtos e composies com seus respectivos valores de mercado. A importao desse arquivo pode ser feita por meio de um Programa AdvPl.

Cadastro de Grupos de Composies PMSA020


Atualizaes Cadastros Grupos de Composies Os grupos de composies podem ser utilizados para criar uma subdiviso das tarefas que podero ser utilizadas na emisso de relatrios como filtro. Utilize para separar os tipos de composies, por exemplo: instalaes eltricas; pavimentao; excavaes; etc.

Cadastro de Fases do Projeto PMSA070


Atualizaes Cadastros Fases do projeto Para gerir projetos de uma forma mais eficiente e controlada, necessrio separar sua gesto em fases seqenciais bem delimitadas e definir claramente as caractersticas prprias a cada uma: a entrada (o que necessrio para comear); o comeo; a sada (o produto que a fase deve gerar); o fim. Essas fases vo desde a idia inicial at a concluso e entrega do produto final gerado pelo projeto. O mdulo de Gesto de projetos permite ao gestor criar as diversas fases em que podero estar os projetos e definir como esta fase dever ser administrada no sistema. Assim, possvel definir as operaes que podero ser executas em cada rea do gerenciamento. Exemplo: Fase de elaborao do projeto: Operaes permitidas Modificar a estrutura do projeto (criar e eliminar tarefas, EDTs, recursos de cada tarefa, etc.); Agrupar tarefas em diferentes EDTs, associar as tarefas umas com outras, etc.; Associar documentos; Iniciar e finalizar revises; Etc.

Operaes no permitidas: Fazer qualquer apontamento, tanto de planificao como de execuo; Apontar datas reais de progresso das tarefas; Gerar planejamentos; Etc. Fase de aprovao do projeto: Operaes permitidas Modificar datas e duraes das tarefas; Modificar despesas das tarefas; Modificar alocao de recursos nas tarefas; Modificar relacionamentos entre tarefas; Etc. Operaes no permitidas: Modificar a estrutura do projeto (criar e eliminar tarefas, EDTs, recursos de cada tarefa, etc.); Fazer qualquer apontamento, tanto de planificao como de execuo; Apontar datas reais de progresso das tarefas; Etc. Seguem as permisses que podem ser configuradas para cada fase do projeto: Gerenciamento do projeto (controle sobre as tarefas e estruturas de decomposio do trabalho): o Alterao e excluso do projeto; o Incluso, alterao e excluso de tarefas e EDTS; o Incluso, alterao e excluso de eventos, relacionamentos em cada tarefa; o Incluso, alterao e excluso de previses de despesas e recursos; o Alterao da durao de tarefas; o Alterao da quantidade de uma tarefa; Gerenciamento de execuo (controle sobre a execuo do planejamento): o Incluso de solicitaes de compra, contratos de parceria, ordens de produo e solicitaes ao almoxarifado; o Gerao de planejamento; Gerenciamento de documentos: o Incluso e excluso de associao de documentos as tarefas, EDTs e ao prprio projeto. Controle de reviso: o Permisso para iniciar e para finalizar uma reviso. Apontamentos do projeto: o Incluso de requisies, notas fiscais e pedidos de vendas; o Incluso de despesas, receitas e movimentos bancrios/de caixa.; o Incluso de apontamentos de recursos. Confirmaes: o Incluso, alterao e excluso de confirmaes de progresso fsico do projeto.

Alm destas configuraes, tambm possvel: Definir a cor, entre sete possveis, que um projeto nesta fase ser visualizado na tela de gerenciamento de projetos; As mensagens que o sistema dever apresentar, nos casos de acessos no permitidos para cada evento da fase;

Uma mensagem geral para um acesso no permitido em qualquer evento (que ser exibida em caos de no existir.

Cadastro de Ocorrncias - PMSA040


Atualizaes Cadastros Ocorrncias O mdulo de gesto de projetos permite que diariamente seja confirmado (apontado) o progresso fsico de cada tarefa, ou seja, a quantidade ou o percentual executado at a data. Entre outros campos, possvel informar uma ocorrncia para a confirmao, indicando o motivo do apontamento. Exemplos de ocorrncias: Apontamento dirio (progresso normal); Problemas climticos; Falta de recursos; Danificao de equipamento. Se na comparao de realizado x previsto constatarem-se diferenas significativas, ser possvel imprimir um relatrio para verificar as ocorrncias e descobrir o motivo da diferena. Estes dados tambm podero ser utilizados como filtro em diverso

ORAMENTOS
Gerenciamento de Oramentos - PMSA100
Atualizaes Oramentos Gerenciamento de oramentos Em muitas ocasies, antes de fazer um cronograma para comear a execuo de um projeto, antes de se planejar as datas de incio de cada tarefa, datas de necessidade de recursos, etc., necessrio saber quanto o projeto vai custar, e ter a aprovao do stakeholder* mentor do projeto (um cliente, na maioria dos casos). Para conhecer esse custo antecipadamente e para obter a aprovao do que ser planejado, utilizada a gesto de oramentos.

O oramento
O oramento contm a estrutura completa de um projeto, com exceo dos dados referentes as datas (alocao de recursos e datas de incio e fim de cada tarefa), e uma das finalidades mais importantes apurar detalhadamente todos os custos que o eventual projeto ir acarretar, assim como os recursos que devero ser utilizados, tanto de trabalho como de material. O oramento pode ser considerado a etapa inicial do projeto, no qual definido o detalhamento dos custos para poder analisar a viabilidade financeira, a partir do qual este ser planejado. Embora o oramento seja indispensvel em licitaes pblicas, e seja importante quando o principal stakeholder* um cliente e o planejamento da alocao de recursos (verificao de disponibilidade ou at contratao de pessoal) dependa de um compromisso prvio entre as partes, possvel prescindir dele e comear diretamente pelo Gerenciamento de projetos, no qual ser possvel contar com a mesma informao, mas a informao referente a datas (datas de incio e fim das tarefas e datas de necessidade dos recursos). Na tela de gerenciamento de oramentos podem ser feita a manuteno tanto do cadastro de um oramento quanto da estrutura deste. Para incluir ou alterar o cadastro de um oramento deve-se prestar uma ateno especial informao contida nos seguintes campos: Campos Cliente: o cliente para o qual ser montado o oramento. Fase: A fase determina o estado do oramento, as operaes que podero ser feitas com ele. Para mais informao veja o cadastro de fases.

Markup: O Markup o percentual sobre o custo que ser cobrado do cliente. muito importante compreender que este no simplesmente o lucro do projeto e que engloba um conceito um pouco mais amplo. Para entender um pouco melhor o conceito dessa informao, podemos citar o exemplo da construo civil, no qual chamado de BDI (Bonificao de despesas indiretas). Este percentual deve incluir no s o lucro, como tambm todas as despesas indiretas do projeto que no podem ser mensuradas, rateadas e includas em tarefas do projeto, ou que no fazem sentido no planejamento. Exemplos de valores que deveriam ser cobertos pelo Markup so: Custos Administrativos Equipamentos de uso e seus custos Lucro Impostos e taxas Etc.

Para cada tarefa ou EDT poder ser determinada uma alquota de Markup diferenciada, no caso de ela estar zerada, ser considerara a alquota geral do oramento. O markup, com base neste campo, s serve para calcular o valor do markup total do oramento. Markup Padro: No caso de ser necessrio conhecer o markup de cada tarefa/EDT, dever ser informado o markup em cada tarefa/EDT. Este campo serve para sugerir em cada tarefa o percentual padro do oramento. A diferena entre informar o markup s para o oramento e de inform-lo para cada tarefa, encontra-se no fato do segundo caso ser possvel obter os valores de markup para cada tarefa. A seguir veja os exemplos. Exemplo : Veja que embora o markup total do oramento seja do mesmo valor, no primeiro caso possvel conhecer o markup de cada tarefa individualmente e no segundo caso isso no possvel para as tarefas C e D. Markups do oramento Tarefa (ambos) A 10,00% B 10,00% C 10,00% D 10,00% Valor do markup (que aparece na tarefa) 12,00 1,60 1,00 30,00

Markup da tarefa 12,00% 8,00% 10,00% 10,00%

Custo da Valor do tarefa markup 100,00 12,00 20,00 1,60 10,00 1,00 300,00 30,00 44,60

Custo total do oramento: Markups do oramento Tarefa (ambos) A 10,00% B 10,00% C 10,00% D 10,00%

Markup da tarefa 12,00% 8,00% 0,00% 0,00%

Custo da Valor do tarefa markup 100,00 12,00 20,00 1,60 10,00 1,00 300,00 30,00 44,60

Valor do markup (que aparece na tarefa) 12,00 1,60 0,00 0,00

Custo total do oramento:

Recalcular custo: Este campo indica que quando confirmada a modificao EM CURSO do oramento, os custos do projeto devero ser recalculados (por esta nica vez). A prxima vez que se modifique o oramento, o campo voltar ao contedo No e dever ser ativado novamente case deseje-se recalcular novamente o custo. Clculo automtico de custo: Este campo indica que cada vez que for confirmada a modificao do oramento, os custos do projeto devero ser recalculados. A diferena com o campo anterior, que esse campo mantm o seu contedo e tem prioridade sobre o campo anterior quando est preenchido com SIM. Portanto, se for informado SIM, sempre sero recalculados os custos, em todas as modificaes, at que seu contedo seja alterado para NO, neste caso, o campo Recalcular custo ser considerado. Cdigo estruturado: O cdigo estruturado utilizado para organizar a codificao do oramento. Para ele pode ser definido um separador (ponto, trao, etc.) e deve ser definida a mscara (o nmero de dgitos para cada nvel). Veja o seguinte exemplo para uma mscara 213 (dois dgitos para o primeiro nvel, um para o segundo e trs para o terceiro) com o ponto como separador:

Estrutura do oramento
Como dissemos anteriormente, a estrutura do oramento similar a do projeto, e nesta devem ser definidas as EDT e as tarefas e sub EDTs de cada uma. A estrutura possui duas formas de visualizao: planilha e rvore, que so configuradas mediante a tecla F12 na tela dos oramentos. Existem opes que s esto disponveis em uma ou outra forma de visualizao, portanto experimente ambas e decida qual ser a melhor para o seu uso. Uma EDT uma estrutura de decomposio de trabalho, em ingls WBS ou Work Breakdown Structure, e tem dois objetivos principais: Decompor o projeto em pacotes de trabalho (tarefas) para melhorar o planejamento e o controle do projeto

Organizar estas tarefas de uma forma que se possa identificar a gerao de um sub-produto dentro de um projeto.

Mas, o que significa isto e para que serve? Pois bem, segundo a teoria de gesto de projetos, cada projeto deve sub-dividirse em deliverables (a traduo literal do ingls seria entregveis) que so produtos que surgem da finalizao de um grupo de tarefas. Utilizaremos o grfico abaixo para mostrar este conceito com mais claridade: Neste grfico podemos observar que as EDTs so compostas por outras EDTs ou por tarefas e que a finalizao de cada EDT gera um deliverable. EDT 01 : Gera o deliverable BASE EDT 02.1 : Gera o deliverable Estrutura de suporte EDT 02.2 : Gera o deliverable Estrutura de cobertura

Para montar a estrutura do oramento devemos montar estas EDTs e as suas tarefas. Para isso devemos acessar a opo do menu Alt. Estrutura e utilizarmos o menu de Estrutura na parte superior da tela. Este menu um menu contextual, isso significa que as aes se aplicam EDT/tarefa selecionada. Vamos verificar cada uma das opes deste menu em detalhe:

Opes do menu:
Informao Existem dois tipos de informaes que podem ser visualizadas a partir da referncia do oramento, o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da estrutura o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou no) para a fase do oramento Colunas (s disponvel no modo de exibio planilha) Nesta opo possvel configurar as colunas que desejadas para visualizao no oramento, para a visualizao por planilha.

Ferramentas Neste menu existem as seguintes ferramentas: o Reajuste de custo previsto: Esta opo permite efetuar o reajuste dos custos para o oramento. O reajuste deve ser realizado quando houver necessidade de alterar os valores calculados pelo sistema. O reajuste pode ser feito de quatro formas: Atualizao do Cadastro O reajuste feito a partir do arquivo SB1 - Produtos. Repassando o custo standard desse cadastro para o oramento. Aplicar Percentual Ao selecionar esta opo o sistema apresenta uma tela para que seja informado o percentual de reajuste a ser aplicado. E se ser um acrscimo ou um desconto nos valores do oramento. Aplicar Custo por Projeto (Manual) Ao selecionar esta opo o sistema apresenta uma lista de ocorrncias do produto para que o usurio possa alterar o valor manualmente. Aps alterado o valor ser aplicado a todos os projetos decorrentes deste oramento. Aplicar Custo por Tarefa (Manual) Esta opo permite que o reajuste seja feito manualmente para cada tarefa do oramento. Vejas as opes do reajuste:

Reclculo de custos: Permite recalcular os custos totais de cada tarefa, EDT e o oramento completo (em cascata ascendente).

Estrutura Nesta opo de menu possvel efetuar as operaes com a estrutura do oramento e por meio dessa opo que montado o oramento e que feita a sua manuteno. Quase todas as opes desse menu so contextuais, ou seja, dependem da tarefa/EDT posicionada no momento de acionar o menu. Incluir EDT/Alterar Nesta opo possvel incluir/alterar nova EDT, que no caso da incluso ser filha da EDT na que estamos posicionados. S possvel incluir uma EDT se estivermos posicionados em outra EDT (menu contextual). A maioria dos campos da EDT so atualizados automaticamente quando so includas as tarefas que a compem, portanto s devemos nos preocupar em preencher os campos referentes descrio e quantidade de unidade que essa EDT ir produzir e se a EDT faturvel (pasta Vendas/Remessas), isto , se gerar um pedido de vendas.. Incluir Tarefa/Alterar Nesta opo possvel incluir/alterar uma tarefa, que no caso da incluso ser filha da EDT na qual estamos posicionados. S possvel incluir uma tarefa se estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual).. Os campos mais importantes do cabealho da tarefa so os que sero produzidos (quantas unidades de que?), o calendrio, a durao, o mtodo de medio e a prioridade.

Pasta tarefa O que ser produzido (quantidade e unidade de medida) Calendrio: define o horrio em que a tarefa ser executada, quando o oramento vire um projeto, em conjunto com a durao e a data de incio da tarefa poder ser calculada a data final da tarefa. Durao : otempo em horas teis que a tarefa demorar para terminar (de acordo com o calendrio). Mtodo de medio: mtodo utilizado pelo sistema para calcular o progresso fsico previsto da tarefa 1-0/100 : tcnica utilizada em tarefas de curta durao. O sistema prev o 100% do progresso fsico na data final prevista da tarefa. 2-20/80:Tcnica utilizada em tarefas de curta durao. O sistema prev 20% de progresso na data prevista para o incio e o 80% restante do progresso fsico na data final prevista para a tarefa. 3-Eventos : tcnica dos eventos-marco (milestones) recomendada em tarefas discretas e de longa durao. Na tarefa devem ser informados os eventos marco e suas datas com o percentual previsto de execuo para a data do evento. No caso de no existirem os eventos cadastrados o sistema ir utilizar o mtodo proporcional ao tempo.

4-Proporcional ao tempo : tcnica utilizada em tarefas de longa durao. O sistema calcula o progresso fsico previsto de acordo com o calendrio e a durao da tarefa. 5-Proporcional ao Custo : Tcnica utilizada em tarefas de longa durao. O sistema calcula o progresso fsico previsto de acordo com o custo previsto ao longo da tarefa. Exemplo de medio: Para exemplificar vamos utilizar uma tarefa com as seguintes caractersticas: 1. Incio dia 01/08 (sexta feira) fim 08/08 (sexta feira) 2. Calendrio de segunda a sexta feira 3. Consumo de custo previsto: a. 40% no primeiro dia (materiais) b. 60% rateado 10% em cada dia (mo-de-obra) 4. Eventos marco: a. Finalizao de X, no dia 04/08, 30% b. Finalizao de Y no dia 07/08, 70% c. Finalizao da tarefa no dia 08/08, 100% Tabela de progresso fsico previsto segundo cada tipo de medio (os percentuais so sempre referentes ao total da tarefa)
Tipos de medies

1/ago

2/ago

3/ago

4/ago

5/ago

6/ago

7/ago

8/ago

1-0/100 0,00% 0,00% 0,00% 2-20/80 20,00% 20,00% 20,00% 3Eventos 0,00% 0,00% 0,00% 4-Tempo 16,67% 16,67% 16,67% 5-Custo 50,00% 50,00% 50,00%

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 100,00% 30,00% 30,00% 30,00% 70,00% 100,00% 33,33% 50,00% 66,67% 83,33% 100,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00%

Exemplo de tipos de medies


120,00%

100,00%

80,00% Progresso fsico 1-0/100 2-20/80 3-Eventos 4-Tempo 5-Custo

60,00%

40,00%

20,00%

0,00% 1/8/2005 2/8/2005 3/8/2005 4/8/2005 Datas 5/8/2005 6/8/2005 7/8/2005 8/8/2005

Prioridade: A prioridade define a importncia de uma tarefa, quanto maior a prioridade, maior a importncia. Em uma eventual realocao de recursos

das tarefas de um projeto, a prioridade determinar que tarefa dever ser executada antes. Uma tarefa com prioridade igual a 1000 nunca ser deslocada no tempo por uma rotina de reclculo, ela s poder ser reprogramada manualmente.

Pasta Vendas/Remessa Nesta pasta devem ser informados os valores de markup, conforme o explicado anteriormente, e se a tarefa faturvel, isto , se gerar um pedido de vendas.

Pasta Custo Previsto Nesta pasta sero acumulados todos os custos provenientes dos produtos, despesas e utilizao de recursos das tarefas. Tambm pode ser informada uma taxa de converso fixa para cada moeda.

Itens da tarefa A tarefa composta por 4 tipos de itens: 1. Produtos que sero consumidos 2. Despesas que a tarefa gerar 3. Relacionamentos com outras tarefas 4. Recursos que sero alocados A seguir, detalharemos os campos mais importantes de cada um desses itens. Produtos: Cdigo: deve ser informado o cdigo do produto que ser consumido Quantidade: deve ser informada a quantidade do produto que ser consumida pela tarefa. Moeda: Moeda do custo do produto Custo: Custo que ser utilizado para a previso, o sistema traz por default o custo padro (B1_CUSTD), mas pode ser modificado pelo usurio. Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o produto. As opes so as seguintes: 1-50/50 : o sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa. 2-0/100: o sistema prev o 100% da apropriao do custo na data final prevista da tarefa 3-Rateado: mtodo no qual os custos sero distribudos durante a execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa. 4-Necessidade: a apropriao era feita na data de necessidade do produto (isto ser definido uma vez que seja estabelecida a data de incio e fim da tarefa). Geralmente utilizado em tarefas de longa durao. Recalc.Custo: Se informado SIM, o custo ser atualizado quando for executada a rotina de reajuste de custos, se NO esse custo s poder ser modificado manualmente. Despesas:

Tipo: deve ser informado o cdigo da despesa. Descrio: deve ser dada uma descrio para a despesa. Moeda: Moeda da despesa informada. Valor: Valor da despesa informada. Relacionamentos Aqui deve ser informada a precedncia entre tarefas. Tarefa: deve ser informado o cdigo da tarefa. Tipo: deve ser informado o tipo de relacionamento com a tarefa 1-Fim-no-incio, a tarefa s poder ser iniciada quando a tarefa relacionada for finalizada. 2-Incio-no-Incio: a tarefa poder comear somente depois da tarefa relacionada ter comeado. 3-Fim-no-Fim: a tarefa poder finalizar somente depois da tarefa relacionada ter finalizado. 4-Incio-no-Fim: a tarefa s poder ser finalizada quando a tarefa relacionada tiver comeado. Retardo: o tempo em horas que a tarefa cadastrada demorar para seu incio em relao a tarefa relacionada. Pode ser utilizado para tempo de SETUP de mquinas por exemplo, ou tempo de deslocamento de mquinas e/ou recursos. Recursos Cdigo do recurso: Cdigo do recurso que ser alocado. Quantidade: deve ser informada a quantidade em horas que o recurso ser alocado. Cdigo do produto: Dever ser informado o cdigo do produto que servir de base para o clculo do custo, Moeda: Moeda do custo do recurso Custo: Custo que ser utilizado para a previso; o sistema traz por default o custo do recurso ou o custo do produto associado ao recurso, mas pode ser modificado pelo usurio. Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o recurso. As opes so as seguintes: 1-50/50 : O sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa. 2-0/100: O sistema prev o 100% da apropriao do custo na data final prevista da tarefa 3-Rateado: Mtodo no qual os custos sero distribudos durante a execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa. 4-Necessidade: A apropriao era feita na data de necessidade do recurso (isso ser definido uma vez que seja estabelecida a data de incio e fim da tarefa). Geralmente utilizado em tarefas de longa durao. Recalc.Custo: Se informado SIM, o custo ser atualizado quando for executada a rotina de reajuste de custos, se NO este custo s poder ser modificado manualmente.

Visualizar (EDT/Tarefa) Nesta opo possvel visualizar uma tarefa ou EDT. No caso da EDT podero tambm ser vistas as tarefas e sub-EDTs da EDT. A EDT/tarefa sendo visualizada estar posicionada (menu contextual)

Excluir (EDT/Tarefa) Nesta opo possvel excluir uma tarefa ou EDT. No caso da EDT sero tambm excludas todas as tarefas e sub-EDTS que a compem. A EDT/tarefa sendo excluda estar posicionada (menu contextual).

Copiar EDT/Tarefa de oramento Quando houver necessidade de se cadastrar uma EDT ou nova Tarefa que tenha a maioria dos dados semelhantes a uma EDT/Tarefa j existente em outro oramento, possvel copiar seus dados e gerar essa nova EDT/Tarefa. S possvel copiar uma EDT/tarefa se estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual).

Copiar EDT/Tarefa de projeto Quando houver necessidade de se cadastrar uma EDT ou Tarefa nova que tenha a maioria dos dados semelhantes a uma EDT/Tarefa j existente em outro projeto, possvel copiar seus dados e gerar esta nova EDT/Tarefa. S possvel copiar uma EDT/tarefa se estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual). Importar Composio Nesta opo possvel gerar uma EDT/Tarefa com base em uma composio cadastrada. A composio ser inserida a partir da EDT na qual estamos posicionados. S possvel importar uma composio se estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual). Trocar EDT pai Nesta opo possvel mudar a tarefa/EDT de lugar na estrutura do projeto, isto , definindo uma nova EDT pai para a tarefa/EDT. A partir da confirmao a tarefa/EDT no estar mais posicionada dentro da estrutura no lugar onde comeou a operao e sim compondo a EDT definida como pai pela operao que acaba de ser executada. A tarefa/EDT sendo trocada de lugar ser a posicionada (menu contextual). Associar Composio Nesta opo possvel associar uma composio a uma Tarefa com base em uma composio cadastrada. A tarefa ser composta por todos os itens da composio selecionada. No caso da composio selecionada ser formada por sub-composies, todos os elementos da composio e das sub-composies sero copiadas para a tarefa (os dados dos itens das tarefas sero substitudos com referncia composio e a suas sub-composies). S possvel associar uma composio se estivermos posicionados em uma tarefa (menu contextual).

Procurar e procurar prxima (s disponveis no modo de exibio rvore) Estas so ferramentas de busca, cujo objetivo procura dados especfico dentro da rvore montada para o oramento.

Excel (s disponvel no modo de exibio planilha) Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados que sero exibidos na planilha. O arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft. Imprimir (s disponvel no modo de exibio planilha) Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados que sero exibidos na planilha. Por esse motivo no existem parmetros para essa impresso.

Cancelar Sai da estrutura e volta para tela de oramentos.

Stakeholder:Significa cada uma das partes envolvidas e interessadas em um projeto. Isso no se limita ao executor, ao cliente ou ao vendedor, pode-se incluir a comunidade toda (construo de uma nova fbrica em uma determinada cidade), o governo (que pode gerar incentivos fiscais dependendo dos benefcios que o projeto poder trazer), etc.

Gerenciamento de Oramentos do Oramento - PMSA130


Atualizaes Oramentos Gerenciamento de documentos Quando se elabora um oramento, geralmente existem muitos documentos associados, e-mails, cotaes, especificaes para as tarefas, planos, planilhas, etc. Por meio do banco de conhecimento do sistema possvel associar documentos ao oramento, EDTs ou tarefas do oramento. Para fazer isso, necessrio acessar a opo de atualizar, posicionar-se no oramento (topo da rvore), EDT ou tarefa desejada e atualizar, visualizar documentos associados entidade selecionada e at salvar esse documento para a estao local. Os documentos associados a cada estrutura so facilmente identificveis e se encontram logo abaixo da estrutura associada. So diferenciados de tarefas e EDTS pelo cone .

Preparar Projeto - PMSA110


Atualizaes Oramentos Preparar projetos Depois de finalizada a etapa oramentria, com os custos e recursos necessrios para executar o projeto conhecido e com a aprovao do oramento, hora de converter o oramento em um projeto. Para poder fazer isto, necessrio que a fase atual do oramento permita gerar projetos. Para gerar o projeto, sero necessrios alguns dados que no constam no oramento ou que so inerentes ao projeto. Esses dados so: Cdigo do projeto: o cdigo pelo qual ser identificado o projeto e ele nico para cada projeto. Armazm padro: o armazm no qual sero reservados os materiais que sero depois apropriados pelo projeto. Calendrio: calendrio que ser utilizado pelo projeto Programao do projeto: indica se o projeto ser programado a partir de uma data necessria para comear (pelo incio) ou a partir de uma data de entrega (pelo fim). No primeiro caso, a data final do projeto ser calculada com base na data de referncia, as dependncias e o calendrio. No segundo caso, a data de incio do projeto ser calculada de acordo com as dependncias e o calendrio definido, retroativamente a partir da data de entrega. Data de referncia: a data de referncia para a programao do projeto, dependendo da resposta pergunta anterior, ser a data de incio ou a data final. Depois de gerado o projeto, o oramento fica configurado na fase definida no parmetro MV_FASEGER (default 04). A fase em que o projeto criado definida no mesmo parmetro (default 01). Se o projeto for apagado, a fase do oramento ser modificada automaticamente para a fase informada no parmetro MV_FASEEXC.

PROJETOS
Gerenciamento de Projetos - PMSA200
Atualizaes Projetos Gerenciamento de projetos Por definio, um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado nico e exclusivo. Entre as principais caractersticas de um projeto podemos destacar: escopo pr-definido antes de comear a execuo, conhecida a durao, o custo e os recursos necessrios para o sucesso. so nicos e de complexidade variada envolvem algum grau de risco Previamente, esto sujeitos a certos padres de qualidade o projeto subdividido em partes, e cada uma destas partes gera um subproduto do projeto (deliverable*)

O fluxo operacional para cadastrar um projeto pode ser iniciado pela rotina de gerenciamento de projetos ou pela rotina de oramentos, caso seja iniciado o seu projeto por aqui. A seguir definiremos alguns conceitos necessrios para comear a montar o projeto.

Diviso do trabalho
Uma EDT uma estrutura de decomposio de trabalho, em ingls WBS ou Work Breakdown Structure, e tem dois objetivos principais: Decompor o projeto em pacotes de trabalho (tarefas) para melhorar o planejamento e o controle do projeto Organizar estas tarefas de uma forma que possam se identificar a gerao de um sub-produto dentro de um projeto. Mas o que significa isto e para que serve?. Pois bem, segundo a teoria de gesto de projetos, cada projeto deve sub-dividir-se em deliverables (a traduo literal do ingls seria entregveis) que so produtos que surgem da finalizao de um grupo de tarefas. Neste grfico podemos observar que as EDTs esto compostas por outras EDTs ou por tarefas e que a finalizao de cada EDT gera um deliverable. EDT 01 : Gera o deliverable BASE EDT 02.1 : Gera o deliverable Estrutura de suporte EDT 02.2 : Gera o deliverable Estrutura de cobertura

Relacionamentos
Os relacionamentos definem a ordem em que as tarefas devero ser executadas, mas esta ordem no s uma ordem cronolgica, ela obedece critrios de precedncia e necessidade entre as tarefas. Antes de comear a montar seu projeto, deve-se conhecer qual a rede de relacionamentos entre as tarefas do projeto.

Calendrio
O calendrio define os dias da semana e as horas do dia e em que o projeto ser executado. Por este motivo, necessrio definir-se o calendrio e cadastr-lo antes de comear a montar o projeto.

Opes do menu
A seguir sero detalhadas as opes do menu de gerenciamento de projetos:

Visualizar
Nesta opo pode ser visualizada a estrutura completa do projeto. uma interface com vrias ferramentas que detalharemos na opo Alterar estrutura.

Incluir e Altera Cadastro


Para incluir ou alterar o cadastro de um projeto deve-se prestar ateno, em especial informao contida nos seguintes campos:

Pasta dados do projeto:


Cdigo: Cdigo nico que identificar o projeto no sistema.

Cliente: o cliente para o qual est sendo montado o projeto. Fase: A fase determina o estado do projeto e as operaes que podero ser feitas com ele. Para mais informao veja o cadastro de fases. Controle de reviso: Manual ou automtico, no caso de automtico ser gerada uma reviso para o projeto cada vez que seja mudado algum dado. Veremos isto em detalhe no gerenciamento de revises. Controle de usurios: Indica se ser utilizado o controle de usurios na manuteno do projeto. Veremos isso em detalhe no tpico Usurios. Recalcular custo: Este campo indica, quando confirmada a modificao EM CURSO do projeto os custos, estes devero ser recalculados (por esta nica vez). A prxima vez que se modifique o projeto, o campo voltar ao contedo No e dever ser ativado novamente caso queira-se recalcular o custo. Clculo automtico de custo: Este campo indica que cada vez que confirmada a modificao do projeto, os custos devero ser recalculados. A diferena com o campo anterior, que este campo mantm o seu contedo e tem prioridade sobre o campo anterior, quando est preenchido com SIM. Portanto, se for informado SIM, sempre sero recalculados os custos, em todas as modificaes, at que seu contedo seja alterado para NO, neste caso, o campo Recalcular custo ser considerado. Markup: O Markup o percentual sobre o custo que ser cobrado do cliente. muito importante compreender que este no simplesmente o lucro do projeto e que o mesmo engloba um conceito um pouco mais amplo. Para entender um pouco melhor o conceito dessa informao, podemos citar o exemplo da construo civil, na qual chamado de BDI (Bonificao de despesas indiretas). Esse percentual deve incluir no s o lucro, como todas as despesas indiretas do projeto que no podem ser mensuradas, rateadas e includas em tarefas do projeto, ou que no fazem sentido no planejamento. Exemplos de valores que deveriam ser cobertos pelo Markup so: custos administrativos equipamentos de uso e seus custos lucro impostos e taxas etc.

Para cada tarefa ou EDT poder ser determinada uma alquota de Markup diferenciada, no caso dela estar zerada, ser considerara a alquota geral do oramento. O markup em base a este campo s serve para calcular o valor do markup total do projeto.

Markup Padro: No caso de ser necessrio conhecer o markup de cada tarefa/EDT, dever ser informado o markup em cada uma delas. Este campo serve para sugerir em cada tarefa o percentual padro do projeto. A diferena entre informa-lo s para o projeto e de informa-lo para cada tarefa, que no segundo caso possvel obter os valores dele para cada tarefa, veja os exemplos a seguir. Exemplo : Veja que embora o markup total do projeto seja do mesmo valor, no primeiro caso possvel conhecer o markup de cada tarefa individualmente e no segundo caso isto no possvel para as tarefas C e D. Valor do markup (que aparece na tarefa) 12,00 1,60 1,00 30,00

Markups do projeto Tarefa (ambos) A 10,00% B 10,00% C 10,00% D 10,00%

Markup da tarefa 12,00% 8,00% 10,00% 10,00%

Custo da Valor do tarefa markup 100,00 12,00 20,00 1,60 10,00 1,00 300,00 30,00 44,60

Custo total do projeto:

Markups do projeto Tarefa (ambos) A 10,00% B 10,00% C 10,00% D 10,00%

Markup da tarefa 12,00% 8,00% 0,00% 0,00%

Custo da Valor do tarefa markup 100,00 12,00 20,00 1,60 10,00 1,00 300,00 30,00 44,60

Valor do markup (que aparece na tarefa) 12,00 1,60 0,00 0,00

Custo total do projeto:

Pasta cronograma Os dados desta pasta so atualizados automaticamente com os valores digitados e apontados nas tarefas do projeto. Pasta valores default Nesta pasta devero ser informados os valores que sero sugeridos em campos similares das tarefas na criao destas. Pasta perodos Nesta pasta possvel definir perodos para os projetos que depois podero ser utilizados em relatrios do sistema, separando a informao por estes perodos. Pasta cdigo estruturado O cdigo estruturado utilizado para organizar a codificao do projeto. Para ele pode ser definido um separador (ponto, trao, etc.) e deve ser definida a mscara (o nmero de dgitos para cada nvel). Veja o seguinte exemplo para uma mscara 213 (dois dgitos para o primeiro nvel, um para o segundo e trs para o terceiro) com o ponto como separador:

Alterar estrutura
Como dissemos anteriormente, na estrutura do projeto devem ser definidas as EDT e as tarefas e sub-EDTs de cada uma. A estrutura possui duas formas de visualizao: planilha e rvore, que so configuradas mediante a tecla F12 na tela dos projetos. Existem opes que s esto disponveis em uma ou outra forma de visualizao, portanto experimente ambas e decida qual ser a melhor para o seu uso. Para montar a estrutura do oramento devemos montar estas EDTs e as suas tarefas. Para isso devemos acessar a opo do menu Alt. Estrutura e utilizarmos o menu de Estrutura na parte superior da tela. Esse menu um menu contextual, isso significa que as aes se aplicam EDT/tarefa selecionada. Vamos verificar cada uma das opes deste menu em detalhe: Opes do menu:

Informao
Pode ser visualizada a informao referente ao projeto, existem dois tipos de informaes: o De legenda: indica que significa cada cone na visualizao da estrutura o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou no) para a fase do projeto

Colunas (s disponvel no modo de exibio planilha)


Nesta opo possvel configurar as colunas que se deseja que sejam visualizadas no projeto, para a visualizao por planilha.

Filtro
Esta opo permite filtrar as tarefas que sero visualizadas, de acordo como estado da sua execuo (todas, finalizadas ou pendentes), a data prevista (filtro de-at) e/ou de um determinado recurso.

Ferramentas
Neste menu existem as seguintes ferramentas: o Reprogramar datas previstas: Esta opo permite reprogramar as datas das tarefas do projeto, a partir de uma data de incio, ou at uma data de entrega. Todas as datas de incio das tarefas do projeto sero redefinidas automaticamente em base as dependncias entre elas. Veja as opes :

Reajuste de custo previsto: Esta opo permite efetuar o reajuste dos custos para o projeto. O reajuste deve ser realizado quando houver necessidade de alterar os valores calculados pelo sistema. O reajuste pode ser feito de quatro formas: Atualizar do Cadastro O reajuste feito a partir do arquivo SB1 - Produtos. Repassando o custo standard deste cadastro para o projeto. Aplicar Percentual Ao selecionar esta opo o sistema apresenta uma tela para seja informado o percentual de reajuste a ser aplicado. E se ser um acrscimo ou um desconto nos valores do projeto. Aplicar Custo por Projeto (Manual) Ao selecionar esta opo o sistema apresenta um lista de

ocorrncias do produto para que o usurio possa alterar o valor manualmente. Aplicar Custo por Tarefa (Manual) Esta opo permite que o reajuste seja feito manualmente para cada tarefa do projeto. Vejas as opes do reajuste:

Reclculo de custos: Permite recalcular os custos totais de cada tarefa, EDT e o projeto completo (em cascata ascendente). Redistribuio de recursos: No gerenciamento de projetos, geralmente ocorre uma super alocao de recursos, ou seja, h muito trabalho atribudo aos recursos, sendo necessrio fazer uma redistribuio desses recursos. Um recurso super alocado ocorre quando h mais trabalho do que pode realizar em seu tempo disponvel. Quando ocorre o agendamento de tarefas, o sistema calcula a alocao baseada nos requisitos da tarefa, tais como: data inicial, data final, calendrio e durao. Enfim, no se baseia na disponibilidade dos recursos atribudos. As super alocaes podem ser ocasionadas pelos seguintes motivos: Quando um recurso esta atribudo a um trabalho de perodo integral, em mais de uma tarefa;

Quando a durao da tarefa maior do que o tempo disponvel do recurso; Quando o percentual alocado para os recursos maior que o disponvel; Quando a quantidade de horas para recursos aumentada.

Pode-se encontrar recursos super alocados rapidamente, por meio do grfico de Alocao de Recursos, no qual as barras que representam os recursos super alocados so destacadas em vermelho. Ao selecionar um trecho dessa barra super alocada, em particular, possvel visualizar a quantidade de tempo em que o recurso est super alocado em determinado perodo de tempo. Pode-se tambm, selecionar as barras respectivas as tarefas para examinar as informaes mais detalhadamente. Pode-se redistribuir os recursos manualmente ou automaticamente, por meio dessa opo. Esse recurso examina alguns fatores para determinar quais tarefas devem ser atrasadas, sendo eles: datas de agendamento; prioridade da tarefa dependncia entre tarefas caso a tarefa possua prioridade igual ou superior a 1000 e/ou j esteja em andamento, no poder ser adiada. Quando o sistema redistribui os recursos, verifica todos os projetos em que esto alocados, porm as atribuies dos recursos e as informaes sobre as tarefas no so alteradas. As tarefas no perodo super alocado sero sempre adiadas. Ao redistribuir os recursos manualmente, observe os fatores relevantes e ajuste a tarefa ou recurso para solucionar as super alocaes. Exemplo: Adiar uma tarefa ou atribuir recursos adicionais. Os mtodos escolhidos para reduzir super alocaes dependem das limitaes do projeto, tais como: custo, disponibilidade de recursos, data de trmino e flexibilidade no agendamento de tarefas. Algumas funcionalidades no so avaliadas para a redistribuio automtica, sendo elas: A tarefa no pode ser dividida No permite que parte da tarefa esteja concluda no prazo final planejado e, o restante seja concludo posteriormente, quando o recurso atribudo possuir mais tempo. Restries da tarefa Redistribui as tarefas levando em conta as restries para o incio da tarefa, tais como: no iniciar antes de, no iniciar depois de, no terminar antes de, no terminar depois de, etc.

Margem de atraso disponvel Redistribui as tarefas considerando o tempo de atraso disponvel entre as dependncias das tarefas.

Vejas as opes da redistribuio:

Veja a sugesto de redistribuio:

Consultas
Neste menu existem as seguintes consultas: o Grfico de Gantt** O grfico de Gantt** contextual e depende da tarefa/EDT posicionada, assim se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizado o grfico de Gantt** referente a todo o projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser s a partir desta EDT, se posicionado em uma tarefa, o grfico ser a partir da EDT que pertence a tarefa. Quando dizemos a partir estamos dizendo que iremos visualizar da entidade referenciada para dentro da rvore e no para abaixo da rvore.

Alocao dos recursos do projeto O grfico de Alocao de recursos apresentado no formato de Gantt** e tambm contextual e depende da tarefa/EDT posicionada. Dessa forma, se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizada a

alocao de todos os recursos do projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser dos recursos alocados para esta EDT e se posicionado em uma tarefa, o grfico ser do recurso alocado para a tarefa. O grfico mostra a alocao completa dos recursos do projeto, no intervalo definido pela datas de incio e fim previstas (no projeto, EDT ou tarefa selecionada) em TODOS os projetos em que o recurso est alocado e no somente no projeto atual. A barra ao lado do nome do recurso indica o grau de alocao, quanto mais escuro, maior o percentual de alocao, e clicando nela pode se ver a janela de detalhe do perodo clicado. Verifique no grfico abaixo como exibida no s a alocao do projeto atual (001) como tambm a alocao do recurso em outro projeto (SC1), no mesmo perodo.

Alocao dos recursos por perodo Esta consulta se diferencia da anterior somente nos parmetros, enquanto a anterior lista todos os recursos envolvidos segundo o posicionamento, entre as datas de alocao dentro do projeto, este relatrio permite selecionar que recursos (entre os envolvidos segundo o posicionamento) desejam ser visualizados, e tambm os parmetros mostrados no seguinte grfico.

Alocao das equipes do projeto O grfico de Alocao das equipes do projeto apresentado no formato de Gantt** e tambm contextual e depende da tarefa/EDT posicionada. Desta forma, se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizada a alocao de todos os equipes aos que pertencem os recursos do projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser das equipes dos recursos alocados para esta EDT e se posicionado em uma tarefa, o grfico ser das equipes dos recursos alocados para a tarefa. O grfico mostra a alocao completa das equipes dos recursos do projeto, no intervalo definido pela datas de incio e fim previstas (no projeto, EDT ou tarefa selecionada) em TODOS os projetos em que as equipes dos recursos esto alocadas e no somente no projeto atual. A diferena entre esta consulta e a consulta de alocao de recursos, que nela pode-se ver a alocao da equipe como um todo, enquanto na anterior a totalizao da alocao d-se por recurso. A barra ao lado do nome da equipe indica o grau de alocao, quanto mais escuro, maior o percentual de alocao, e clicando nela pode-se ver a janela de detalhe do perodo clicado, conforme o prximo grfico.

Verifique no grfico abaixo como exibida no s a alocao do projeto atual (001) como tambm a alocao das equipes em outro projeto (SC1), no mesmo perodo.

Alocao das equipes por perodo Esta consulta se diferencia da consulta anterior somente nos parmetros, enquanto a anterior lista todos as equipes dos recursos envolvidos segundo o posicionamento, entre as datas de alocao dentro do projeto, este relatrio permite selecionar que equipes (entre as envolvidas segundo o posicionamento) desejam ser visualizados, e tambm os parmetros mostrados no seguinte grfico.

Estrutura
Nesta opo de menu possvel efetuar as operaes com a estrutura do projeto, e a por meio desta opo que montado o projeto e, tambm feita a sua manuteno. Quase todas as opes deste menu so contextuais, ou seja, dependem da tarefa/EDT posicionada no momento de acionar o menu.

Incluir EDT/Alterar
Nesta opo possvel incluir/alterar nova EDT, que no caso da incluso ser filha da EDT na que estamos posicionados. S possvel incluir uma EDT se estivermos posicionados em outra EDT (menu contextual). A maioria dos campos da EDT so atualizados automaticamente quando so includas as tarefas que a compem, portanto s devemos nos preocupar em preencher os seguintes campos: descrio;

quantidade de unidades que esta EDT ir produzir; se faturvel, ou seja, se poder ser associada a um pedido de vendas (pasta vendas/remessas); Eventos que devero ser disparados de acordo com o progresso fsico.

Incluir Tarefa/Alterar
Nesta opo possvel incluir/alterar uma tarefa, que no caso da incluso ser filha da EDT na que estamos posicionados. S possvel incluir uma tarefa se estamos posicionados em uma EDT (menu contextual).. Os campos mais importantes do cabealho da tarefa so o que sero produzidos (quantas unidades de que?), os dados do cronograma, o mtodo de medio e a prioridade.

Pasta tarefa
O que ser produzido (quantidade e unidade de medida). Se dever ser enviado uma e-mail para os recursos da tarefa com os dados da tarefa.

Pasta cronograma
Durao : o tempo em horas teis que a tarefa demorar para terminar (de acordo com o calendrio). Calendrio: define o horrio em que a tarefa ser executada, em conjunto com a durao e a data de incio da tarefa poder ser calculada a data final da tarefa. Data de incio prevista: a data em que est previsto o incio da tarefa Hora de incio prevista: A hora em que est previsto o incio da tarefa Data e hora de trmino previstas: Sero calculadas automaticamente em base durao, o calendrio e a datas e hora de incio. Mtodo de medio: Mtodo utilizado pelo sistema para calcular o progresso fsico previsto da tarefa 1-0/100 : tcnica utilizada em tarefas de curta durao. O sistema prev o 100% do progresso fsico na data final prevista da tarefa. 2-20/80 Tcnica utilizada em tarefas de curta durao. O sistema prev 20% de progresso na data prevista para o incio e o 80% restante do progresso fsico na data final prevista para a tarefa. 3-Eventos : Tcnica dos eventos-marco (milestones) recomendada em tarefas discretas e de longa durao. Na tarefa devem ser informados os eventos marco e suas datas com o percentual previsto de execuo para a data do evento. No caso de no existirem os eventos cadastrados, o sistema ir utilizar o mtodo proporcional ao tempo. 4-Proporcional ao tempo : tcnica utilizada em tarefas de longa durao. O sistema calcula o progresso fsico previsto de acordo com o calendrio e a durao da tarefa. 5-Proporcional ao Custo : Tcnica utilizada em tarefas de longa durao. O sistema calcula o progresso fsico previsto de acordo com o custo previsto ao longo da tarefa.

Exemplo de medio: Para exemplificar, utilizaremos uma tarefa com as seguintes caractersticas: 5. Incio dia 01/08 (sexta feira) fim 08/08 (sexta feira) 6. Calendrio de segunda a sexta feira 7. Consumo de custo previsto: a. 40% no primeiro dia (materiais) b. 60% rateado 10% em cada dia (mo-de-obra) 8. Eventos marco: a. Finalizao de X, no dia 04/08, 30% b. Finalizao de Y no dia 07/08, 70% c. Finalizao da tarefa no dia 08/08, 100% Tabela de progresso fsico previsto segundo cada tipo de medio (os percentuais so sempre referentes ao total da tarefa)
Tipos de medies

1/ago

2/ago

3/ago

4/ago

5/ago

6/ago

7/ago

8/ago

1-0/100 0,00% 0,00% 0,00% 2-20/80 20,00% 20,00% 20,00% 30,00% 0,00% 0,00% Eventos 4-Tempo 16,67% 16,67% 16,67% 5-Custo 50,00% 50,00% 50,00%

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 100,00% 30,00% 30,00% 30,00% 70,00% 100,00% 33,33% 50,00% 66,67% 83,33% 100,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00%

Exemplo de tipos de medies


120,00%

100,00%

80,00% Progresso fsico 1-0/100 2-20/80 3-Eventos 4-Tempo 5-Custo

60,00%

40,00%

20,00%

0,00% 1/8/2005 2/8/2005 3/8/2005 4/8/2005 Datas 5/8/2005 6/8/2005 7/8/2005 8/8/2005

Prioridade: A prioridade define a importncia de uma tarefa, quanto maior a prioridade, maior a importncia. Em uma eventual realocao de recursos das tarefas de um projeto, a prioridade determinar que tarefa dever ser executada antes. Uma tarefa com prioridade igual a 1000 nunca ser deslocada no tempo por uma rotina de reclculo, ela s poder ser reprogramada manualmente.

Pasta Custo Previsto


Nesta pasta sero acumulados todos os custos provenientes dos produtos, despesas e utilizao de recursos das tarefas. Tambm pode ser informada uma taxa de converso fixa para cada moeda e o percentual de Markup da tarefa.

Pasta Vendas/Remessa
Nesta pasta devem ser informados os valores de markup, conforme explicado anteriormente, e se a tarefa faturvel, isto , se gerar um pedido de vendas.

Itens da tarefa
A tarefa est composta por 6 tipos de itens: 5. Produtos que sero consumidos 6. Despesas que a tarefa gerar 7. Relacionamentos com outras tarefas 8. Eventos 9. Recursos que sero alocados 10. Cronograma por perodo (no caso deste terem sido definidos para o projeto) A seguir detalharemos os campos mais importantes dos primeiros 5 itens. Produtos: Cdigo: deve ser informado o cdigo do produto que ser consumido Quantidade: deve ser informada a quantidade do produto que ser consumida pela tarefa. Moeda: Moeda do custo do produto Custo: Custo que ser utilizado para a previso, o sistema traz por defeult o custo padro (B1_CUSTD), mas pode ser modificado pelo usurio. Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o produto, sendo as opes: 1-50/50 : o sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa. 2-0/100: o sistema prev 100% da apropriao do custo na data final prevista da tarefa 3-Rateado: mtodo no qual os custos sero distribudos durante a execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa. 4-Necessidade: a apropriao era feita na data de necessidade do produto. Geralmente utilizado em tarefas de longa durao. Recalc.Custo: Se informado SIM, o custo ser atualizado quando for executada a rotina de reajuste de custos, se NO este custo s poder ser modificado manualmente. Despesas: Tipo: deve ser informado o cdigo da despesa. Descrio: deve ser dada uma descrio para a despesa. Moeda: moeda da despesa informada. Valor: valor da despesa informada.

Relacionamentos Aqui deve ser informada a precedncia entre tarefas. Tarefa: deve ser informado o cdigo da tarefa. Tipo: deve ser informado o tipo de relacionamento com a tarefa 1-Fim no incio, a tarefa s poder ser iniciada quando a tarefa relacionada for finalizada. 2-Incio no Incio: a tarefa poder comear somente depois da tarefa relacionada ter comeado. 3-Fim no Fim: a tarefa poder finalizar somente depois da tarefa relacionada ter finalizado. 4-Inicio no Fim: a tarefa s poder finalizada quando a tarefa relacionada tiver comecado. Retardo: o tempo em horas que a tarefa cadastrada demorar seu incio em relao tarefa relacionada. Pode ser utilizado para tempo de SETUP de mquinas por exemplo, ou tempo de deslocamento de mquinas e/ou recursos. Eventos Informe nesta pasta os dados do evento envolvido na realizao da tarefa Tipo e descrio: Identificadores do evento Percentual de execuo: Progresso fsico que quando atingido disparar o evento. E-mail: Endereos de e-mail das pessoas que devero receber um aviso que o evento for atingido. Funo de usurio: Funo que ser executada quando o evento for atingido. Gerao de ttulo: Dados que sero utilizados para gerao de ttulos no contas a receber quando o evento for atingido. Dados do pedido de vendas: Dados que sero utilizados para liberar parte ou a totalidade de item de um pedido de vendas quando o evento for atingido. Recursos Cdigo do recurso: Cdigo do recurso que ser alocado. Quantidade: deve ser informada a quantidade em horas que o recurso ser alocado. Cdigo do produto: Dever ser informado o cdigo do produto que servir de base para o clculo do custo, Moeda: Moeda do custo do recurso Custo: Custo que ser utilizado para a previso, o sistema traz por default o custo do recurso ou o custo do produto associado ao recurso, mais pode ser modificado pelo usurio. Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o recurso, as opes so: 1-50/50 : O sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa. 2-0/100: O sistema prev o 100% da apropriao do custo na data final prevista da tarefa 3-Rateado: Mtodo onde os custos sero distribudos durante a execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa. 4-Necessidade: A apropriao era feita na data de necessidade do recurso. Geralmente utilizado em tarefas de longa durao. Recalc.Custo: Se informado SIM, o custo ser atualizado quando for executada a rotina de reajuste de custos, se NO este custo s poder ser modificado manualmente.

Visualizar (EDT/Tarefa)
Nesta opo possvel visualizar uma tarefa ou EDT. No caso da EDT podero tambm ser vistas as tarefas e sub-EDTs da EDT. A EDT/tarefa, sendo visualizada, a que est posicionada (menu contextual)

Excluir (EDT/Tarefa)
Nesta opo possvel excluir uma tarefa ou EDT. No caso da EDT sero tambm excludas todas as tarefas e sub-EDTS que a compe. A EDT/tarefa, sendo excluda, a que est posicionada (menu contextual).

Copiar EDT/Tarefa (de projeto)


Quando houver necessidade de se cadastrar uma EDT ou Tarefa nova que tenha a maioria dos dados semelhantes a uma EDT/Tarefa j existente em outro projeto (ou no mesmo), possvel copiar seus dados e gerar esta nova EDT/Tarefa. S possvel copiar uma EDT/tarefa se estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual). Importar Composio Nesta opo possvel gerar uma EDT/Tarefa em base a uma composio cadastrada. A composio ser inserida a partir da EDT na qual estamos posicionados. S possvel importar uma composio se estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual).

Trocar EDT pai


Nesta opo possvel mudar a tarefa/EDT de lugar na estrutura do projeto, isto , definindo uma nova EDT pai para a tarefa/EDT. A partir da confirmao a tarefa/EDT no estar mais posicionada dentro da estrutura no lugar onde comeou a operao e sim compondo a EDT definida como pai pela operao que acaba de ser executada. A tarefa/EDT, sendo trocada de lugar, ser a posicionada (menu contextual).

Associar Composio
Nesta opo possvel associar uma composio a uma Tarefa em base a uma composio cadastrada. A tarefa ser composta por todos os itens da composio selecionada. No caso da composio selecionada estar formada por sub-composies, todos os elementos da composio e das sub composies sero copiadas para a tarefa (o dados dos itens das tarefas sero substitudos com os referentes a composio e as suas sub composies). S possvel associar uma composio se estamos posicionados em uma tarefa (menu contextual).

Procurar e procurar prxima (s disponveis no modo de exibio rvore) Estas so ferramentas de busca para procura uma dados especfico dentro da rvore montada para o projeto.

Excel
Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados exibidos na planilha. O arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.

Imprimir
Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados exibidos na planilha. Por esse motivo no existem parmetros para essa impresso.

Cancelar
Sai da estrutura e volta para tela de gerenciamento de projetos.

Usurios
possvel controlar as alteraes e manipulaes dos projetos, atribuindo direitos de acesso para cada usurio. Dessa forma, podemos definir que, por exemplo, o usurio "X" tenha direitos totais sobre "Solicitaes de Compras", porm acesso somente visualizao dos documentos do projeto. O usurio que cria o projeto possui automaticamente direito de acesso total a todas as operaes desse projeto. Na rotina de Gerenciamento de Revises, possvel atribuir direitos de acesso temporrio para cada usurio em determinado projeto. Este, por sua vez, valer somente enquanto o projeto estiver em reviso e, aps ela, o direito de acesso ser o definido no cadastro do projeto.

Opes do menu:

Informao
Existem dois tipos de informaes que podem ser visualizada a partir da referncia do projeto,: o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da estrutura. o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou no) para a fase do projeto.

Filtro
Esta opo permite filtrar as tarefas que sero visualizadas, de acordo como estado da sua execuo (todas, finalizadas ou pendentes), a data prevista (filtro de-at) e/ou de um determinado recurso.

Usurios
nesta opo que possvel incluir, excluir e modificar as propriedades dos usurios das tarefas/EDTs. Os acessos so definidos como: Bloqueado (sem nenhum acesso) Visualizar Alterar

Controle total

No seguinte grfico pode-se observar todos os acesso possveis de configurao:

Quando os usurios so configurados para alguma tarefa ou EDT, estes ficam na rvore embaixo da EDT/Tarefa a que foram atribudos. Verifique no seguinte grfico o usurio Roldan com acessos configurados para a EDT Montagem de base:

Excel
Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados que sero exibidos na planilha. O arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.

Imprimir
Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados que sero exibidos na planilha. Por este motivo no existem parmetros para essa impresso.

Cancelar
Sai da estrutura e volta para tela de gerenciamento de projetos.

Excluir
Permite excluir projeto completo.

Stakeholder: Significa cada uma das partes envolvidas e interessadas em um projeto. Isso no se limita ao executor, o cliente e ao vendedor, pode incluir a comunidade toda (construo de uma nova fbrica em uma determinada cidade), o governo (que pode gerar incentivos fiscais dependendo dos benefcios que o projeto poder trazer), etc. O grfico de Gantt, ser detalhado na seo de consultas.

Gerenciamento de Documentos - PMSA230


Atualizaes Projetos Gerenciamento de documentos Os projetos mais complexos (e at os mais simples) requerem uma documentao detalhada e uma organizao dos detalhes tcnicos do projeto. O Ambiente Gesto de Projetos fornece uma ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto, proporcionando a organizao dos documentos e tornando-os centralmente acessveis ao sistema Protheus. Os documentos podero conter qualquer tipo de informao tal como desenhos do CAD, programas de CNC, contratos, planilhas etc. Este ambiente utiliza o Banco de Conhecimentos do sistema Protheus para controlar os documentos. O registro do documento mantido no Gerenciamento de Documentos e pode ser utilizado para torn-lo disponvel a todos os envolvidos no projeto e fazer o

relacionamento com os objetos do mesmo, como por exemplo, os elementos da EDT, as atividades, ou o material utilizado. Para fazer isso, s necessrio acessar a opo de atualizar, se posicionar no projeto (topo da planilha), EDT ou tarefa desejada e atualizar, visualizar documentos associados entidade selecionada e at salvar esse documento para a estao local. Essas opes esto disponveis no menu de documentos. Os documentos associados a cada estrutura so facilmente identificveis e se encontram logo abaixo da estrutura associada. So diferenciados pelo cone . Nesta interface tambm possvel acessar as seguintes opes: Informao Existem dois tipos de informaes que podem ser visualizadas a partir da referncia do. So ela: o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da estrutura o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou no) para a fase do projeto Pesquisar Esta opo permite pesquisar os documentos associados ao projeto por descrio, nome do documento e at pelas palavras chave associadas ao documento no banco de conhecimento.

Excel Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados sendo exibidos na planilha e o arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.

Imprimir Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados que sero exibidos na planilha. Por esse motivo no existem parmetros para esta impresso.

Cancelar Sai da estrutura e volta para tela principal de gerenciamento de documentos de projetos.

Gerenciamento de Revises - PMSA210


Atualizaes Projetos Gerenciamento de revises muito comum que aconteam mudanas no decorrer de um projeto, e uma das responsabilidades do gestor gerenciar essas mudanas, que vo desde uma simples modificao de data at uma reformulao de tarefas ou EDTs de uma forma mais complexa. Dependendo do tipo de mudana, pode ser necessrio manter um controle dessas mudanas, controlando : quando a mudana comeou; quando terminou; quem a iniciou; quem a finalizou; o motivo da mudana; as diferenas entre a verso final da modificao e a verso original. Para o Gerenciamento de Mudanas foi implementado, no ambiente de gesto de projetos, o Gerenciamento de revises. Com o gerenciamento de revises possvel documentar as modificaes no projeto que o gestor considerar necessrias, guardando sempre uma cpia da verso anterior, para poder comparar as diferentes verses umas com outras. Existem dois tipos de controles, o automtico e o manual, e cada projeto pode ser controlado de uma ou outra forma, bastando informar no cadastro desse o tipo de controle escolhido para ele.

Automtico
No controle automtico ser automaticamente gerada uma reviso cada vez que qualquer mudana for feita no projeto e ser finalizada automaticamente quando o usurio terminar a modificao. Embora o controle automtico permita ter um controle sobre absolutamente todas as mudanas no projeto, por menores que estas sejam, ele no recomendado quando o projeto est em uma etapa em que acontecem muitas mudanas. O uso de recursos do sistema ser muito grande, dado que para cada mudana ser replicada uma verso atual do projeto para a nova verso de reviso.

Manual
No controle manual, o gestor deve indicar quando est comeando uma reviso e quando a termina. No pode se iniciar uma nova reviso antes de terminar a reviso em curso. recomendado utilizar o controle manual quando as modificaes no projeto ainda so muitas.

Se o controle de usurios estiver habilitado, podem ser modificadas as permisses dos usurios do projeto, enquanto a reviso no for finalizada. Estas permisses s sero vlidas enquanto a reviso estiver em andamento, quando esta for finalizada sero restaurados os acessos do projeto.

Opes do menu A seguir sero detalhadas as opes do menu de revises:

Histrico
Acessando esta opo ser aberta a tecla de histrico, ono qual podero ser executadas as seguintes operaes com todas as revises do projeto posicionado: Detalhes: poder ver toda a informao referente reviso, como data de incio e fim, usurio que iniciou e usurio que finalizou, fase em que foi iniciada a reviso e as observaes. Visualizar: poder ser vista a estrutura final da reviso. Nesta interface esto disponveis as ferramentas padres para visualizao de projetos (filtros, configurao de colunas, Excel, etc.). Usurios: poder ser vista a estrutura final do controle de usurios da reviso.

Iniciar Reviso
Acessando esta opo ser aberta uma nova reviso, na qual somente deve ser informada a fase em que ser iniciada a reviso (muito importante para determinar as operaes que podero ser executas com o projeto, enquanto estiver em reviso) e uma descrio do motivo da reviso. S ser possvel acessar esta opo se no existir nenhuma reviso em aberto.

Finalizar Reviso
Acessando esta opo ser finalizada a reviso em aberto. Em caso de ser necessrio poder ser acrescentada alguma informao descrio da reviso. A partir deste momento ser gravada na reviso da data e hora de trmino e o usurio que finalizou a reviso. Em caso de trabalhar com controle de usurios, sero restaurados os acessos de usurios originais do projeto.

Comparar
O sistema sempre guarda a verso anterior reviso completa, quando iniciada uma nova reviso. Nesta opo possvel comparar diferentes verses de revises (e de simulaes) em uma interface grfica muito amigvel. Para comparar, devese escolher as verses que se deseja comparar, assim ser exibida uma tela como a que segue. Comparao de verses de um projeto.

Para visualizar os detalhes da diferena, deve-se clicar com o boto direito na entidade modificada (includo ou excluda) e selecionar a opo de comparar, ser exibido o detalhe como segue:

Usurios reviso
Nesta opo, caso o projeto tenha habilitado o controle de usurios, ser possvel definir as permisses para cada usurio, que s sero vlidas enquanto a reviso estiver ativa. A interface a mesma que a de configurao de acessos de usurios para projetos, permitindo incluir novos, modificar os j includos e excluir usurios. Exemplo: As construes de bases cimentadas devem ser reavaliadas para poder continuar o projeto com segurana, para isso ser cadastrado o usurio Engenheiro com acesso total as EDTs nas que so construdas as bases (somente) para poder fazer as mudanas necessrias.

Gerenciamento de Execuo - PMSA220 Atualizaes Projetos Gerenciamento de execuo


At aqui oramos, aprovamos o oramento, geramos o projeto e o revisamos. Pois bem, chegou a hora de comearmos a executar o projeto, comear a comprar material, verificar quem dever ser alocado e planejar as necessidades para que no falte nada na hora de executar as tarefas. O controle de execuo tem esse objetivo, o planejamento das necessidades. Neste momento vamos decidir se o material necessrio ser comprado, produzido ou solicitado ao almoxarifado, ao ainda se dever ser reservado material j disponvel no estoque para executar as tarefas. Existem duas formas de fazer isso, so elas: a automtica e a manual.

Automtica
Para gerar o planejamento do material de forma automtica necessrio acessar a opo de planejamento. Nessa interface possvel definir planejamentos por intervalos de tempo, filtrados por tarefas, produtos, grupos de tarefas, grupos de produtos, etc. O que isso significa? Significa que posso pedir para o sistema gerar o planejamento de acordo com o tipo de material, os produtos, tarefas etc.. Vamos ilustrar isso com um exemplo. Exemplo: Vamos supor que vamos executar um projeto de 6 meses de durao, no qual temos as seguintes necessidades:
Ms 1 Ms 2 Ms 3 Ms 4 Ms 5 Ms 6

Produto/Grupo

N001/NAC N002/NAC I001/IMP I002/IMP E001/ECON E002/ECON

10 15 12 0 25 20

12 12 22 20 20 65

18 5 6 70 70 60

18 2 2 0 80 20

0 15 15 0 20 90

20 0 0 0 100 0

Com as seguintes caractersticas: todos os produtos sero comprados o grupo NAC tem um tempo de entrega de uma semana o grupo IMP tem um tempo de entrega de 45 dias os produtos do grupo E001 e E002 ocupam pouco espao e obtemos bons descontos quando comprados em quantidade, sendo que seu tempo de entrega de um dia. Com esses dados e com a planejar a necessidade de seguinte: Planejar a compra Planejar a compra rotina de planejamentos, poderemos decidir como cada produto. Um possvel planejamento seria o de todos os produtos do grupo NAC para o ms inteiro. de todos os produtos do grupo IMP cada 2 meses.

Planejar a compra dos produtos E001 e E002 para todo o projeto no comeo dele.

Acessando a opo Gerar poderemos gerar os seguintes planejamentos: 1 Planejamento do grupo NAC

2 Planejamento do grupo NAC

1 Planejamento do grupo IMP

2 Planejamento do grupo IMP

Planejamento nico para produtos E001 e E002

Como podemos observar nas telas capturadas, ainda podemos optar por fazer um planejamento como PREVISTO, ou como FIRME. Em ambos os casos, sero disparadas as geraes de solicitaes, empenhos, etc., a diferena que no primeiro caso, cada uma destas geraes ser marcada como prevista* e no como firme*. Para firmar o planejamento, ser necessrio acessar o menu de planejamentos, posicionar o planejamento e selecionar a opo de FIRMAR PLANEJAMENTO. Nesse exemplo utilizamos filtros por grupos de produtos, produtos e datas. Como dito anteriormente, e segundo o que se pode visualizar nas telas capturadas, podero ser feitos filtros por tarefas e grupos de tarefas tambm. Tambm poder ser informado de quais armazns ser solicitado ou reservado o material (campo Cons.Armazm). Depois de gerados os planejamentos, possvel visualizar os documentos gerados por este, acessando a opo de visualizar e clicando no boto .

Verifique no prximo grfico:

Manual
Caso no se deseje utilizar a opo de planejamento automtico e queira-se controlar cada necessidade manualmente, possvel acessar a rotina manual pela opo de Atualizar. Essa rotina permite centralizar a visualizao dos planejamentos para cada tarefa e ainda a gerao de planejamentos nos mdulos de suprimentos.
Apontamento Amarrao

Contratos de parceria Solicitaes de compras Solicitaes ao almoxarifado Ordens de produo Empenhos

Mltipla Mltipla Mltipla Mltipla nica

IMPORTANTE: O sistema sugere que a tarefa seja posicionada amarrada ao documento sendo gerado, mas necessrio confirmar a quantidade, portanto em cada documento dever ser acessado a opo de Gerenciamento de projetos ( ), ou digitado o cdigo de projeto e tarefa para confirmar apontamento efetivamente amarrado tarefa do projeto. O apontamento pode tambm ser amarrado a outra tarefa e no exclusivamente tarefa posicionada.

Amarrao
nica: Os planejamentos de amarrao nica s podero ser amarrados a uma tarefa. Isso feito informando o projeto, verso e tarefa em campos do planejamento. Por exemplo, nos empenhos.

Planejamento por empenhos:

Mltipla: Os de amarrao mltipla podero ser amarrados a vrias tarefas, de diferentes projetos. A amarrao feita por meio do atalho F10 ou do cone na barra de tarefas. No caso de ordens de produo, a amarrao vale para todo o documento, j nos outros casos, a amarrao feita item a item no documento Planejamento por Ordem de produo:

Planejamento por Solicitao de compras:

Planejamento de materiais e reservas .


Cada vez que feito um planejamento, possvel gerar uma reserva de material e essa reserva fica identificada para a tarefa com uma seqncia nica por tarefa (veja a seqncia de empenho da figura acima) Cada vez que seja feito um apontamento de materiais, se h alguma reserva para a tarefa apontada, possvel informar a seqncia de reserva e fazer a baixa dessa reserva.

Mais informao sobre a interface


Nesta interface tambm possvel acessar as seguintes opes:

Informao
Existem dois tipos de informaes, sendo que estas podem ser visualizadas por projeto, so elas: o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da estrutura o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou no) para a fase do projeto

Colunas
Nesta opo possvel configura as colunas que devem ser visualizadas no projeto.

Filtrar
Esta opo permite filtrar as tarefas que sero visualizadas, de acordo com o estado da sua execuo (todas, finalizadas ou pendentes), a data prevista (filtro de-at) e/ou de um determinado recurso.

Consultas
Neste sub-menu possvel visualizar o grfico de Gantt** do projeto e a alocao dos recursos do projeto. O grfico de Gantt** contextual e depende da tarefa/EDT posicionada, assim se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizado o grfico de Gantt** referente a todo o projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser s a partir desta EDT, se posicionado em uma tarefa, o grfico ser a partir da EDT que pertence a tarefa. Quando dizemos a partir, estamos dizendo que iremos visualizar da entidade referenciada para dentro da rvore e no para abaixo da rvore. O grfico de Alocao de recursos apresentado no formato de Gantt** , que tambm contextual e depende da tarefa/EDT posicionada. Dessa forma, se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizada a alocao de todos os recursos do projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser dos recursos alocados para esta EDT e se posicionado em uma tarefa, o grfico ser do recurso alocado para a tarefa. A alocao mostra a alocao completa dos recursos do projeto, no intervalo definido pela datas de incio e fim previstas (no projeto, EDT ou tarefa selecionada) em TODOS os projetos em que o recurso est alocado e no somente no projeto atual. Verifique no grfico abaixo como exibida no s a alocao do projeto atual (001) como tambm a alocao do recurso em outro projeto (SC1), no mesmo perodo.

Excel
Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados, que sero exibidos na planilha, sendo que o arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.

Imprimir
Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados sendo exibidos na planilha. Por este motivo no existem parmetros para esta impresso.

Cancelar
Sai da estrutura e volta para tela principal de gerenciamento de execuo de projetos. Para conhecer as diferenas entre ordens de produo, solicitaes, empenhos, etc. firmes ou previstos, acesse a documentao dos mdulos de suprimentos. O grfico de Gantt ser detalhado na seo de consultas.

Gerenciamento de Confirmao - PMSA310


Atualizaes Projetos Gerenciamento de confirmaes Quando comeamos efetivamente a executar tarefas de um projeto, necessrio documentar o progresso destas tarefas, informando o percentual (ou a quantidade) executada periodicamente. A mnima unidade de tempo da confirmao o dia, isto , pode-se informar uma s confirmao por dia, no sendo possvel por exemplo, confirmar um percentual de manh, e outro no final do dia. Com esses dados possvel conhecer o estado da tarefa (e por conseqncia EDTs e o projeto) e o valor ganho, que uma ferramenta de anlise muito importante no gerenciamento de projetos. Tambm sero atualizados os dados referentes as datas reais de incio e final da tarefa/EDT. Uma confirmao refere-se ao que foi efetivamente terminado, e no ao tempo transcorrido desde o incio da tarefa, aos recursos consumidos ou a alocao de um determinado recurso. As confirmaes so sempre referentes ao total da tarefa, assim cada dia que feito o apontamento, deve ser informado o total realizado desde o incio at o dia e no o realizado desde o ltimo apontamento at o dia. Isso permite que possam ser apontados retrocessos no progresso fsico, por causa de acidentes, problemas, quebras, etc. O sistema permite tambm fazer esses apontamentos com PalmTops e depois import-los ao mdulo de guestes de projetos, o que permite uma interface gil e confortvel para fazer os apontamentos no local, onde so executadas as tarefas, sem necessidade de um computador. Exemplo: Temos uma tarefa planejada para comear no dia 01/08 e acabar no dia 05/08, para produzir 50 peas de um produto X. Segundo o calendrio e a previso, deveriam ser produzidas 10 unidades por dia. Na confirmao, devemos informar o total produzido at a data, assim se no primeiro dia produzimos 15 peas, no segundo 8, no terceiro quebram 10 e produzimos 7 , no quarto 8 e no ltimo 15, as confirmaes deveriam ser as seguintes (informando sempre a quantidade total ou o % total):

Confirmaes Qtd % Dia Qtd total Total

1/ago 2/ago 3/ago 4/ago 5/ago

15 8 -3 8 15

15 23 20 28 43

30,00% 46,00% 40,00% 56,00% 86,00%

A comparao com a previso seria a seguinte:


Previsso Qtd total Confirmaes Qtd total % Status da tarefa

Dia

1/ago 2/ago 3/ago 4/ago 5/ago

10 20,00% 20 40,00% 30 60,00% 40 80,00% 50 100,00%

15 23 20 28 43

30,00% 46,00% 40,00% 56,00% 86,00%

Adiantada Adiantada Atrasada Atrasada Atrasada

Para incluir uma confirmao, necessrio acessar a opo Atualizar->Estrutura>Confirmaes. Os campos mais importantes da confirmao so: Data de referencia: data que se refere confirmao. Quantidade executada: quantidade executada da tarefa at a data de referncia, se informada a quantidade, o percentual ser calculado automaticamente. Percentual executado: percentual executado da tarefa at a data de referncia, se informado percentual, a quantidade ser calculada automaticamente. Quando for confirmado 100% de execuo, ser finalizada a tarefa e a data de referncia ser gravada na tarefa como a data final realizada. Gerar AE: deve-se indicar se dever ser gerada uma Autorizao de entrega automaticamente, no caso da tarefa ter associada um contrato de parceria.

Eventos
As confirmaes tambm so utilizadas para disparar os eventos configurados na tarefa, dependendo dos percentuais de execuo.

Mais informao sobre a interface


A estrutura possui duas formas de visualizao: planilha e rvore, que so configuradas mediante a tecla F12 na tela dos projetos. Existem opes que s esto disponveis em uma ou outra forma de visualizao, portanto experimente ambas e decida qual ser a melhor para o seu uso. Nessa interface tambm possvel acessar as seguintes opes:

Informao Pode ser visualizada a informao referente ao projeto, sendo que existem dois tipos de informaes: o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da estrutura o De fase: Indica todas as operaes e suas configuraes (permitidas ou no) para a fase do projeto

Colunas (s disponvel no modo de exibio planilha) Nesta opo possvel configurar as colunas que se deseja visualizar no projeto.

Consultas
Neste sub-menu possvel visualizar o grfico de Gantt** do projeto e a alocao dos recursos do projeto. O grfico de Gantt** contextual e depende da tarefa/EDT posicionada, assim se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizado o grfico de Gantt** referente a todo o projeto, posicionado-se em uma EDT, o grfico ser s a partir desta EDT, se posicionado em uma tarefa, o grfico ser a partir da EDT a que pertence a tarefa. Quando dizemos a partir estamos dizendo que iremos visualizar da entidade referenciada para dentro da rvore e no para abaixo da rvore. O grfico de Alocao de recursos apresentado no formato de Gantt** , tambm contextual e depende da tarefa/EDT posicionada. Desta forma, se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizada a alocao de todos os recursos do projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser dos recursos alocados para esta EDT e se posicionado em uma tarefa, o grfico ser do recurso alocado para a tarefa. O grfico mostra a alocao completa dos recursos do projeto, no intervalo definido pela datas de incio e fim previstas (no projeto, EDT ou tarefa selecionada) em TODOS os projetos em que o recurso est alocado e no somente no projeto atual. Verifique no grfico abaixo como exibida, no s a alocao do projeto atual, (001) como tambm a alocao do recurso em outro projeto (SC1), no mesmo perodo.

Excel
Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados, que sero exibidos na planilha. J o arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.

Imprimir
Nesta opo, ser gerado um relatrio com os dados, que sero exibidos na planilha. Por este motivo no existem parmetros para essa impresso.

Cancelar
Sai da estrutura e volta para tela principal de gerenciamento de confirmaes de projetos. O grfico de Gantt, ser detalhado na seo de consultas.

Gerenciamento de Apontamentos - PMSA300


Atualizaes Projetos Gerenciamento de apontamentos Quando o projeto comea a ser executado, ele comea a gerar custos (compra de material, despesas, recursos, etc.) e receitas (faturamento e outras receitas). Esses custos e receitas precisam ser associados ao projeto para conhecermos o progresso dele, e, ao final do projeto, medir o grau de sucesso ou o fracasso do mesmo, mediante a comparao do previsto com o realmente executado. Os apontamentos so as associaes das despesas e receitas registradas no sistema com uma tarefa (ou EDT) de um projeto. Esta rotina permite centralizar a visualizao dos apontamentos para cada tarefa e ainda possibilita a gerao de apontamentos dos mdulos, nos quais estes acontecem. Assim, dependendo do tipo de operao, possvel gerar e visualizar apontamentos de acordo com as regras da tabela.

EDTs Apontamento

Tarefas

Visualizar Gerar Visualizar Gerar Amarrao Mdulo

Requisies de MP/MO/etc. Documento de Entrada Despesas Financeiras Recursos Documentos de Sada Receitas Movimento Bancrio

No No No No Sim Sim Sim

No No No No No Sim No

Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim No Sim No

nica Mltipla Mltipla nica Mltipla Mltipla Mltipla

Estoques Compras Financeiro (CP) Gesto de projetos Faturamento Financeiro (CR) Financeiro

IMPORTANTE: O sistema sugere a tarefa posicionada, amarrada ao documento, sendo gerado, mas necessrio confirmar a quantidade, portanto em cada documento dever ser acessado a opo de Gerenciamento de projetos ( ), ou digitado o cdigo de projeto e tarefa para confirmar apontamento efetivamente amarrado tarefa do projeto. O apontamento pode tambm ser amarrado a outra tarefa e no exclusivamente tarefa posicionada.

Amarrao
nica: Os apontamentos de amarrao nica s podero ser amarrados a uma tarefa. Isso feito informando o projeto, verso e tarefa em campos do apontamento. Por exemplo, requisies. Apontamento de requisio:

Mltipla: Os de amarrao mltipla podero ser amarrados a vrias tarefas, de diferentes projetos. A amarrao feita por meio do atalho F10 ou do cone na barra de tarefas. No caso de notas fiscais, a amarrao feita item a item no documento, nos outros casos, a amarrao vale para todo o documento. Apontamento de despesas:

Apontamento de Nota fiscal de entrada (para o primeiro item):

Apontamento de materiais e reservas .


Cada vez que feito um planejamento, possvel gerar uma reserva de material (seja diretamente, ou na confirmao de uma solicitao) e essa reserva fica identificada para a tarefa com uma seqncia nica por tarefa. Cada vez que feito um apontamento de materiais, caso haja alguma reserva para a tarefa apontada, possvel informar a seqncia de reserva e fazer a baixa desta reserva.

Mais informao sobre a interface


A estrutura possui duas formas de visualizao: planilha e rvore, que so configuradas mediante a tecla F12 na tela dos projetos. Existem opes que s esto disponveis em uma ou outra forma de visualizao, portanto experimente ambas e decida qual ser a melhor para o seu uso. Nesta interface tambm possvel acessar as seguintes opes:

Informao
Pode ser visualizada a informao referente ao projeto, existem dois tipos de informaes: o De legenda: Indica o que significa cada cone na visualizao da estrutura o De fase: Indica todas as operaes e suas configuraes (permitidas ou no) para a fase do projeto

Consultas
Neste sub-menu possvel visualizar o grfico de Gantt** do projeto e a alocao dos recursos do projeto. O grfico de Gantt** contextual e depende da tarefa/EDT posicionada, assim se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizado o grfico de Gantt** referente a todo o projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser s a partir desta EDT, se posicionado em uma tarefa, o grfico ser a partir da EDT que pertence a tarefa. Quando dizemos a partir, estamos dizendo que iremos visualizar da entidade referenciada para dentro da rvore e no para abaixo da rvore. O grfico de Alocao de recursos apresentado no formato de Gantt** que tambm contextual e depende da tarefa/EDT posicionada. Desta forma, se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizada a alocao de todos os recursos do projeto, se posicionado em uma EDT, o grfico ser dos recursos alocados para esta EDT e se posicionado em uma tarefa, o grfico ser do recurso alocado para a tarefa. A alocao mostra a alocao completa dos recursos do projeto, no intervalo definido pela datas de incio e fim previstas (no projeto, EDT ou tarefa selecionada) em TODOS os projetos em que o recurso est alocado e no somente no projeto atual. Verifique no grfico abaixo como exibida no s a alocao do projeto atual, (001) como tambm a alocao do recurso em outro projeto (SC1), no mesmo perodo.

Excel
Nesta opo, ser gerado um arquivo com os dados, que sero exibidos na planilha. O arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.

Imprimir
Nesta opo, ser gerado um relatrio com os dados, sendo exibidos na planilha. Por este motivo no existem parmetros para esta impresso.

Cancelar
Sai da estrutura e volta para a tela principal, ou seja, para a tela gerenciamento de apontamentos de projetos. O grfico de Gantt, ser detalhado na seo de consultas.

Simulaes - PMSA500 Atualizaes Projetos Simulaes


Em projetos muito complexos cria-se a necessidade de se fazer mudanas e medir impactos que estas teriam no projeto se confirmadas, sem que isso afete o andamento do projeto. Antes de comear a execuo, ou mesmo com o projeto em andamento e ante uma situao no esperada que afete o projeto, tambm pode ser necessria a criao de diferentes cenrios para a execuo, com opes diferentes de recursos (qualidade e quantidade), de materiais, etc. A partir de uma anlise detalhada de cada um desses cenrios pode surgir o projeto definitivo. Para poder atender esta necessidade, o ambiente de Gerenciamento de projetos conta com as Simulaes. Com esta funcionalidade, possvel criar quantas verses seja necessrio de um mesmo projeto, e modificar cada uma delas individualmente sem que isso afete o projeto original. Para incluir uma simulao, deve-se acessar a opo de Incluir e selecionar o projeto e a verso base para criao da simulao. Essa verso pode ser outra verso simulada, a verso atual do projeto, ou ainda alguma das revises que constam no histrico do projeto. Alm da verso base, deve-se informar a verso com que ser identificada a simulao (sugerimos utilizar a nomenclatura S999, em que 999 a verso da simulao), a descrio da simulao e alguma observao se for necessrio.

Quando confirmada, ser criada uma cpia da verso base, como todos os valores previstos e todos os valores realizados at o momento.

Opes do menu mais importante


A seguir sero detalhadas as opes do menu de simulaes:

Visualizar
Nesta opo pode ser visualizada a estrutura da simulao. A interface a mesma que a de visualizao de projetos, com acesso a todas as ferramentas que esta interface oferece.

Alterar estrutura
Nesta opo feita a manuteno da simulao. A interface a mesma que a de Alterar estrutura de projetos, com acesso a todas as ferramentas que essa interface oferece.

Comparar
Quando feita uma reviso, o sistema sempre guarda a verso anterior esta. Quando iniciada uma simulao, o sistema faz uma cpia da verso base da simulao. Nesta opo possvel comparar simulaes (e diferentes verses de revises) em uma interface grfica muito amigvel. Para comparar, deve escolher as verses (de revises ou simulaes) que se deseja comparar e ser exibida uma tela como a que segue. Comparao de simulao com verso de um projeto.

Para visualizar os detalhes da diferena, deve-se clicar com o boto direito na entidade modificada (includo ou excluda) e selecionar a opo de comparar, ser exibido o detalhe como segue:

Efetivar
Caso alguma simulao do projeto deva virar a verso em uso do projeto, deve ser utilizada a opo de efetivar a simulao. Isso far com que seja criada automaticamente uma verso de reviso e que esta seja finalizada, virando a verso atual do projeto.

Apontamentos Diretos - PMSA510


Atualizaes Projetos Apontamentos diretos possvel que sejam geradas despesas ou custos no projeto, que no sejam controlados pelo ERP, seja porque ele no foi implementado, ou porque o gestor no deseja controlar alguns tipos de custos nele. Estes tipos de custo e despesas devero ser apropriados pelo projeto e pela rotina de apontamentos diretos.

Aqui, devem ser digitadas as seguintes informaes: tarefa correspondente se despesa ou consumo de produto tipo de despesa (se for despesa) descrio da despesa (se for despesa) produto (se for produto) as observaes pertinentes o valor do custo Exemplo: Caso no seja utilizado o mdulo de compras, ser necessrio fazer as apropriaes de material e/ou servios por meio desta opo.

Consulta Gerencial - PMSA430


Atualizaes Projetos Consulta gerencial A alta administrao, muitas vezes, espera a informao de uma forma concisa, simples e rpida de entender, alm de necessitar que ela esteja agrupada de formas diferentes. No caso de gerenciamento de projetos, possvel que se queira analisar, por exemplo, o desempenho de tarefas similares (ou iguais) em dois o mais projetos, ou verificar o desempenho de um projeto, agrupando os resultados por tipo de tarefa, ao invs da forma clssica agrupada por EDT. Para suprir essa necessidade, o ambiente de gerenciamento de projetos conta com a consulta gerencial, nela pode-se criar um formato similar a um plano de contas, amarrando cada conta com uma EDT ou tarefa de qualquer projeto. Existem muitas forma de combinar EDTs e tarefas do mesmo projeto, ou ainda, de diferentes projetos. Para totalizarmos os resultados, vamos exemplificar:

Exemplo:

necessrio, apurar o desempenho de vrios tipos de EDTs de vrios projetos como um todo, para obter os dados totalizados. Poderia ser criado um plano gerencial com a seguinte estrutura:

Cdigo

Descrio

Tipo

Projeto EDT

Tarefa

01 0101 010101 010102 010103 0201 020101 020102 020103 0301

Conta principal Montagem de base Montagem de base Proj 001 Montagem de base Proj 002 Montagem de base Proj 003 Montagem de estrutura Montagem de estrutura Proj 001 Montagem de estrutura Proj 002 Montagem de estrutura Proj 003 Limpeza do local

Resumo Resumo Detalhe 001 Detalhe 002 Detalhe 003 Resumo Detalhe 001 Detalhe 002 Detalhe 003 Resumo Detalhe 001 Detalhe 002 Detalhe ... ... ... 003 ... ... ...

22050 --------10100 --------33005 ----------------23006 10203 --------22005 -----------------------------... ... ...

030101 Limpeza do local Proj 001 030102 Limpeza do local Proj 002 030103 ... ... ... Limpeza do local Proj 003 ... ... ...

2305501 1202555 4400601 ... ... ...

Dessa forma, na conta 0101 poderia se analisar o desempenho de vrios tipos de EDTs, uma vez totalizado os valores correspondentes montagem de base nos projetos 001, 002 e 003, e assim por diante. Existem quatro relatrios, nos quais esses planos podem ser utilizados e que esto disponveis no menu em Relatrios->Consulta Gerencial. So eles: Cronograma financeiro Fluxo de caixa Despesas Receitas

RECURSOS
Apontamento de Recursos - PMSA320
Atualizaes Projetos Apontamento de recursos Na medida em que os recursos so utilizados pelas tarefas de um projeto, preciso informar em quais tarefas e em quanto tempo estes recursos so utilizados. Isso necessrio, para saber o custo real da utilizao dos recursos, apur-lo e compar-lo com o custo previsto para a tarefa. Note que o tempo apontado nessa rotina, no tem nada a ver com o andamento da tarefa, e sim com o uso de recursos por parte desta, isto , se tivermos uma tarefa com 4 horas de durao, e apontarmos 2 horas do nico recurso alocado, no quer dizer que foi cumprido 50% da tarefa, e sim que foram consumidos 50% do recurso apontado. possvel que a tarefa seja cumprida com 50% da previso de uso do recurso (recurso mais eficiente) ou ainda que seja necessrio 200% da previso de uso do recurso (recurso menos eficiente). Existem 3 formas de fazer o apontamento: Incluindo um apontamento para um dia (dia, horrio de incio, hora de trmino) Medindo o uso do recurso como um relgio de ponto (iniciar utilizao, parar utilizao). Incluindo o apontamento de um recurso para um perodo. Incluindo um apontamento para um dia Esta opo deve ser utilizada quando deseja-se apontar a utilizao de um recurso em um dia ou em vrios dias, mas sem um padro de utilizao, ou seja,, sem coincidir os horrios de utilizao nesses dias. Os principais dados so: Projeto e tarefa Cdigo do recurso Hora de incio de utilizao Hora de fim de utilizao Quantidade de horas consumidas (pode ser aumentada a quantidade sugerida em base as horas de incio e fim) Custo (caso queira-se utilizar um custo diferente do sugerido) Tipo de apurao (caso queira-se mudar o tipo de apurao de custo para este apontamento em particular)

Medindo o uso do recurso como um relgio de ponto Esta opo, deve ser utilizada quando deseja-se apontar a utilizao de um recurso, controlando, de forma apurada, a hora exata de incio de utilizao e de fim. Neste caso, quando se executa a opo de Iniciar uso o sistema marca o registro, indicando que comeou a ser utilizado, com a hora em que foi chamada a rotina (pode ser mudada). Quando se executa a opo Parar uso o sistema marca o registro com a hora da parada (pode ser mudada). Isto til para utilizao com integraes de relgio de ponto, por exemplo. Os principais dados so : Projeto e tarefa Cdigo do recurso Hora de incio de utilizao (quando se executa iniciar uso) Hora de fim de utilizao (quando se executa finalizar uso) Quantidade de horas consumidas (pode ser aumentada a quantidade sugerida em base as horas de incio e fim) Custo (caso queira-se utilizar um custo diferente do sugerido) Tipo de apurao (caso quereira-se mudar o tipo de apurao de custo para este apontamento em particular) Incluindo apontamento para um perodo. Esta opo, deve ser utilizada quando se quer apontar a utilizao de um recurso em um perodo em que este trabalhou nos mesmos horrios. Informando o perodo e os dias da semana em que deve ser gerado, o apontamento e o sistema criaro apontamentos por cada dia automaticamente. Por exemplo, para incluir um apontamento para o recurso TEC001 no projeto 001 na tarefa 01.2, para o perodo de 01/08 at 15/08 das 08:00 a 17:00 hr todos os dias, com exceo de sbados e domingos, deve-se inclu-lo, informando os seguintes dados:

O resultado ser o seguinte:

Gerenciamento de Projetos - Modelo 2 - PMSA410


Atualizaes Projetos Gerenciamento de projetos (Mod.2) O gerenciamento de projetos modelo 2 uma interface centralizadora em todas (ou quase todas) as operaes que podem ser executadas com um projeto. Utilizando ela, no necessrio utilizar praticamente nenhuma das rotinas apresentadas at aqui referentes ao gerenciamento do projeto. Essa interface centraliza as seguintes operaes com projetos:
Funcionalidade Rotina de origem

Visualizar estrutura Alterar cadastro Alterar estrutura Usurios Revises Planejamentos Integrao (MS Project) Integrao (CSV) Documentos

Gerenciamento de projetos-PMSA200 Gerenciamento de projetos-PMSA200 Gerenciamento de projetos-PMSA200 (com mais opes) Gerenciamento de projetos-PMSA200 Gerenciamento de revises-PMSA210 Gerenciamento de execuo-PMSA220 Exporta e sincroniza com MS-Project (PMSC010) Importa (PMSA001) e Exporta (PMSA002) CSV Gerenciamento de documentos-PMSA230

A opo de Alterar estrutura possui, alm das funcionalidades j presentes na rotina de gerenciamento de projetos (PMSA200), as seguintes opes: Gerenciamento de execuo: Em que possvel administrar (por tarefa) Contratos de parceria Solicitaes de compras Solicitaes ao almoxarifado Ordens de produo Empenhos. Veja o grfico a seguir:

Gerenciamento de confirmaes: Em que possvel administrar as confirmaes de cada tarefa.

Veja o grfico a seguir:

Gerenciamento de apontamentos: Em que possvel administrar (por tarefa os consumos/despesas, por tarefa e/ou EDT para as receitas): Requisies Notas fiscais de entrada Despesas Recursos Notas fiscais de sada Receitas Movimentos bancrios Veja o grfico a seguir:

Atalhos: Nesta opo possvel configurar atalhos para cada opo dos menus e para os mesmos menus. Estes atalhos so configuraes exclusivas por usurio, e so diferentes para a rotina de Modificao de estrutura e de visualizao.

Veja o grfico a seguir:

NTEGRAO
Microsoft Project - PMSC010
Atualizaes Integrao MS Project O MS Project uma conhecida ferramenta de administrao de projetos da Microsoft. Ela possui uma interface grfica muito amigvel para a visualizao e montagem de projetos. Esta mesma interface pode ser utilizada para manter os projetos do ambiente de gesto de projetos, integrando assim todos os recursos do ERP para o gerenciamento da execuo com a interface do MS Project. A integrao acontece em dois nveis: Exportao possvel abrir um projeto do ambiente de gesto de projetos no MS Project para ele ser visualizado e gravado neste aplicativo. Sincronizao possvel abrir um projeto do ambiente de gesto de projetos no MS Project e manipul-lo, atualizando a informao no ambiente de gesto de projetos, depois de manipulado, podendo, desse jeito, utilizar a interface do MS Project para montar e manipular partes da estrutura do projeto, sem perder a integrao com o mdulos do ERP, como seria se fosse utilizado s o MS Project.

Exportar
A opo "Exportar" realiza a leitura dos dados para exportao, exportando os dados de determinado projeto para o MS Project, trazendo as seguintes informaes: Calendrios (Opcional) Recursos (Opcional) Estrutura completa do projeto, considerando os direitos de usurios (tarefas, EDTs, cdigos, etc.) Relacionamentos (Opcional) Datas previstas para execuo Recursos alocados nas tarefas (Opcional) Percentual de execuo fsica das tarefas na database (Opcional) Para exportar o projeto ser necessrio informar o idioma da verso do Project com que ser feita a integrao (isso necessrio para interpretar algumas siglas no idioma correto). O sistema abrir o MS Project com o projeto, posicionado em um novo arquivo com o formato padro de novos arquivos que estiverem configurados para o MS Project. Caso deseje-se utilizar um arquivo padro diferenciado (com outras configuraes que as padres, como por exemplo, diferente posicionamento de colunas) o nome de um arquivo com essas configuraes deve ser informado no segundo parmetro.

Vejas as opes da exportao:

A diferena entre a primeira opo do parmetro Exportar e a segunda que a primeira deseja exportar o cadastro de recursos dos sistema, e a segunda se deseja que os recursos alocados em cada tarefa sejam exportados com esta. Depois de confirmadas as opes, ser aberto um arquivo no MS Project com os dados do projeto posicionado e ser apresentada uma tela informando essa situao. Para finalizar a integrao com o MS Project, clique em sair. Ele ser fechado, se desejar gravar o arquivo aberto no MS Project deve faz-lo antes de acessar a opo Sair. IMPORTANTE: Nenhuma alterao feita nesse arquivo ser lida pelo ambiente de gesto de projetos, pois essa rotina exclusiva de EXPORTAO.

Sincronizar
A opo Sincronizar permite alm de exporta um projeto para o MS Project, modificar os dados nessa aplicao e import-los novamente para o ambiente de gesto de projetos, fazendo assim a sincronizao dos dados do MS Project com os dados do sistema Os dados exportados sero:. Calendrios (Opcional) Recursos (Opcional) Estrutura completa do projeto, considerando os direitos de usurios (tarefas, EDTs, cdigos, etc.) Relacionamentos (Opcional) Datas previstas para execuo Recursos alocados nas tarefas (Opcional) Percentual de execuo fsica das tarefas na database (Opcional)

Os dados que sero importados do MS Project sero: Estrutura completa do projeto (tarefas, EDTs, cdigos, etc.) Relacionamentos (Opcional) Datas previstas para execuo Recursos alocados nas tarefas Percentual de execuo fsica das tarefas na database Antes de fazer a sincronizao, deve ser verificado o formato de data utilizado no MS Project (Ferramentas->Opes). O formato deve ser : dd/mm/aa hh:mm. Para fazer a sincronizao devem ser seguidosr os mesmos passos do processo de exportao, a diferena radical em que a tela exibida depois da abertura do projeto no MS Project ser a seguinte:

Com o projeto aberto no MS Project, devem ser feitas as modificaes desejadas e quando finalizada a atualizao deve-se selecionar a opo Importar. Todos os dados do projeto, se editados no MS Project, sero importados para o projeto no ambiente de gesto de projetos. Acessando a opo de visualizar haver a possibilidade de se ver a estrutura atual do projeto; utilize essa opo depois da opo importar para verificar que os dados tenham sido importados, de acordo com as modificaes feitas. Por ltimo, para finalizar a integrao deve-se selecionar a opo Sair, que fechar o Ms Project e voltar para a tela de projetos. DICA: Para importar um projeto no sistema, crie um projeto vazio, chame a integrao e quando o projeto for aberto, copie o contedo do seu projeto (copiar-colar) para o arquivo aberto via integrao com o sistema.

Importao CSV - PMSA001


Atualizaes Integrao Importao CSV O CSV (Comma separated values) um formato utilizado para arquivos de texto que permite o intercmbio de informaes entre diferentes sistemas. O princpio muito simples, trata-se de um arquivo de texto normal, com quebras de linha (ENTER) separando cada linha da informao e com vrgulas ou pontos e vrgulas separando cada coluna dentro de cada linha. No Microsoft Project deve ser configurado um mapa de campos que deve ser montado em conjunto com a configurao de campos para importar do ambiente de gesto de projetos e que deve ter definido o smbolo # como separador para as colunas. Consulte a documentao do Microsoft Project para mais informao sobre mapa de campos. Para importar o arquivo ser necessrio informar que ele ser importado e o idioma da verso do Project em que o arquivo ser utilizado (isto , necessrio para interpretar algumas siglas no idioma correto). A importao pode gerar um novo projeto (nesse caso ser aberta a tela de incluso de projetos antes de fazer a importao, para cadastra o novo projeto) ou pode-se atualizar um projeto j existente, apagando tarefas que no esto no arquivo importado, criando novas quando estas no existem no projeto destino, atualizando dados no caso de existirem. Vejas as opes:

Acessando o boto de parmetros (o primeiro boto) na tela de perguntas, possvel selecionar os campos que sero importados. Esta configurao deve coincidir com o mapa de campos do Microsoft Project que foi utilizado para a gerao do arquivo. Os campos direita no prximo grfico so obrigatrios e no podero ser desmarcados. S podem ser importados campos das tarefas, no sendo importados adicionais, como por exemplo recursos. As configuraes de relacionamentos so importadas automaticamente. Tela de seleo de campos:

Exportao CSV - PMSA002


Atualizaes Integrao Exportao CSV CSV (Comma Separated Values) um formato utilizado para arquivos de texto que permite o intercmbio de informaes entre diferentes sistemas. O princpio muito simples, trata-se de um arquivo de texto normal, com quebras de linha (ENTER), separando cada linha da informao com vrgulas ou pontos e vrgulas, separando cada coluna dentro de cada linha. Entre outras aplicaes, esse arquivo pode ser utilizado para ser importado no Microsoft Project. Para isso, ser necessrio utilizar um mapa de campos. Consulte a documentao do Microsoft Project para mais informao. No nosso caso, o separador definido para as colunas o smbolo #.

Para gerar o arquivo, ser necessrio informar que projeto ser exportado, o nome e o destino para onde ser exportado e, por fim o idioma da verso do Project em que o arquivo ser utilizado (isto necessrio para exportar algumas siglas no idioma correto).Vejas as opes:

Acessando o boto de parmetros (o primeiro boto) na tela de perguntas, possvel selecionar os campos que se deseja exportar. Os campos direita no prximo grfico, so obrigatrios e no podero ser desmarcados. S podem ser exportados campos das tarefas, no exportando despesas, produtos ou recursos. As configuraes de relacionamentos so exportadas automaticamente. Tela de seleo de campos:

Depois de confirmada a tela de parmetros, ser mostrada a tela de cadastro do projeto para conferir o projeto que ser exportado. Confirme a tela e comece a exportao.

Handheld - CFGX061
Atualizaes Integrao Handheld Handheld qualquer dispositivo de mo, como Palm e PocketPC. Com a popularizao do handheld, principalmente por meio do Palm, os assistentes pessoais digitais que permitem incluir programas, armazenar, trocar dados com o computador, alm da grande facilidade de transporte e uso em qualquer lugar, foi desenvolvido um aplicativo no qual podemos acompanhar os projetos, agendas, tarefas etc., independente do local e da atualizao das informaes, de uma forma simples e rpida, integrada ao sistema Protheus. O Cadastro de Handheld permite informar as propriedades dos usurios do Handheld, ou seja, aqueles usurios que utilizam essa ferramenta no ambiente de gesto de projetos, fazendo uso do dispositivo Palm ou PocketPC. Por esse recurso do sistema, possvel realizar os seguintes controles: Apontamento de recursos Apontamento de confirmaes Pedidos de Venda - emisso, manuteno, consulta de histricos Posio financeira - consulta a duplicatas Consulta a estoques e produtos Para a utilizao do Handheld necessrio cadastrar e configurar o Palm por meio desta rotina (veja o help de programa para informao detalhada de como fazer isso). Interfaces iniciais

Menu principal

Confirmao de tarefas
Com o handheld e o PMSPalm instalados, possvel fazer as confirmaes das tarefa/projetos em qualquer lugar que voc esteja. Por meio dessa opo possvel fazer o acompanhamento do andamento das tarefas/projetos que se encontram no PMSPalm de uma forma simples, fcil e rpida. Essa funcionalidade est limitada nos seguintes itens: No possvel importar/exportar o campo observao da confirmao No possvel alterar dados de uma confirmao, exceto a quantidade e porcentagem de execuo

Nessa opo possvel incluir confirmaes por lote, confirmaes individuais, visualiz-las, alter-las e exclu-las.

Depois de selecionada a opo de incluir deve-se selecionar a tarefa:

Depois de selecionada a tarefa, deve-se informar a data, o percentual e a quantidade da confirmao.

Confirmao das tarefas por lote


Nessa opo podem ser feitas vrias confirmaes ao mesmo tempo para vrias tarefas. Depois de selecionadas as tarefas, ser aberta uma tela de confirmao para cada tarefa selecionada. Grfico de seleo de tarefas para confirmao por lote

Apontamento de recursos
Com o handheld e o PMSPalm instalado possvel fazer os apontamentos dos recursos das tarefa/projetos em qualquer lugar que voc esteja. Esta funcionalidade s permite informar os dados referentes a hora de incio, hora final e quantidade de horas. Nesta opo possvel incluir apontamentos, visualiz-los, alter-los e exclu-los. Incluso de apontamentos.

Depois de selecionada a opo de incluir deve ser selecionada a tarefa:

O prximo passo escolher o recurso do apontamento, para isso o PMSPalm conta com uma consulta padro, na qual podem ser consultados todos os recursos exportados do Ambiente de gesto de projetos.

O prximo passo informar os dados da alocao, ou seja, a data, hora inicial, hora final e quantidade de horas. Essas horas so calculadas automaticamente, segundo os calendrios do recurso e da tarefa.

Sincronizao
Quando se faz necessrio atualizar os dados do servidor, ou atualizar os dados do HandHeld, deve-se rodar a rotina de Sincronizao, que encarregada de fazer essa tarefa.

Depois de feita a sincronizao pode-se consultar as tabelas consultadas e o histrico de cada conexo.

CONSULTAS
Planilha de Oramento - PMSC050
Consultas Oramentos Planilha de oramentos As tarefas de um oramento possuem muitos dados. Esses dados podem ser montados de diferentes formas, dependendo da informao que seja necessrio extrair. Uma das formas de obter a informao mostrando-a toda em uma planilha. Embora no seja fcil de achar, toda a informao necessria poder ser visualizada. Outra opo mostrar os dados mnimos necessrios na planilha, e acessar a visualizao de cada tarefa para visualizar a informao completa dela. Nenhuma destas opes so prticas, e por esse motivo o ambiente de gesto de projeto implementa as Planilhas. Com as planilhas podem ser criadas tantas visualizaes quanto for necessrias, selecionando campos da prpria tarefa, ou ainda criando frmulas com os campos das tarefas ou com funes de usurio. Essa configurao de informao pode ser utilizada para visualizar a planilha no sistema, para imprim-la ou ainda para export-la para o MS Excel. Para criar uma nova planilha de oramentos deve ser selecionada a opo Nova. Aqui deve-se informar a descrio da planilha, o nome e o caminho com que ser salva. As planilhas so salvas no lugar escolhido com a extenso .pln. Para fazer a manuteno, depois que a planilha est criada, deve-se acessar a opo Abrir, selecionar a planilha e acessar a opo Configurar Depois de confirmados esses parmetros deve-se selecionar os campos e a ordem em que esses devem ser apresentados na tela. Tambm podem ser configuradas colunas com frmulas, utilizando as prprias colunas da consulta, ou com novas funes. As frmulas esto identificadas com o smbolo = ao lado da letra que identifica a coluna. Quando necessrio utilizar valores que vo se repetir nas diferentes frmulas da planilha, esses valores podem ser definidos como variveis globais. A planilha tambm pode ser protegida por uma senha para que outros usurios no tenham acesso a ela, para isto deve-se acessar a opo Proteger arquivo com senha na criao ou na configurao e informar uma senha pessoal. Na planilha de exemplo do prximo grfico, so mostradas colunas padres das tarefas, mais as colunas D, G e H que correspondem a frmulas. Vejamos a configurao destas colunas no seguinte grfico.

Veja a configurao da varivel global IPI

Agora veremos em detalhe a configurao de ambas as frmulas. Para inclu-las utilizaremos o boto Formula >> e para editar o boto Editar. Para criar qualquer frmula necessrio definir alguns dados padres: Ttulo da coluna Tipo de dado Tamanho Decimais Picture O ltimo campo, formula, o mais importante e nele dever ser definido o dado que ser mostrado na coluna. No caso da frmula Dias foi configurada para mostrar a quantidade de horas (coluna C) dividida por 8. Veja no grfico a seguir:

No caso da frmula Valor Unit. foi configurada para mostrar o valor total (coluna F) dividido pela quantidade da tarefa (coluna E). Veja no grfico a seguir:

No caso da frmula IPI. foi configurada para mostrar o valor total (coluna F) multiplicado pela varivel global IPI. Para fazer referncia a variveis globais da planilha necessrio referenci-las entre smbolos de < e >. Veja no grfico a seguir:

Para visualizar as consultas deve-se acessar a opo Abrir, selecionar o arquivo correspondente planilha desejada e clicar em Consultar. Veja como ficou a consulta que acabamos de montar:

Painel de Controle - PMSC100


Consultas Projetos Painel de controle Para poder Gerenciar projetos de uma forma eficiente, necessrio identificar desvios de custos e de progresso, conhecer o caixa necessrio para afrontar as prximas fases, etc. Alm disso, necessrio conhecer o desempenho de uma projeto, ou at de uma tarefa ou EDT de uma forma simples e rpida. Para essa finalidade existe o Painel de controle do projeto. Nessa consulta possvel visualizar a seguinte informao, de uma forma simples e gil: Progresso financeiro (em um perodo) o Previsto o Realizado Progresso fsico (em um perodo) o Previsto o Realizado Analise de execuo (posio em uma determinada data) o Custo orado do trabalho previsto (COTP) o Custo orado do trabalho executado (COTE) o Custo realizado do trabalho executado (CRTE) o Variao de custo (VC) o ndice de desempenho de custo (IDC) o Estimativa de custo no trmino (ECT) o Variao de prazos (VP) o ndice de desempenho de prazos (IDP) o Data estimada de trmino (DET) Valor ganho (em um perodo) o Custo orado do trabalho previsto (COTP) o Custo orado do trabalho executado (COTE) o Custo realizado do trabalho executado (CRTE)

Fluxo de caixa (em um perodo) o Receitas o Despesas

Cada um destes indicadores pode ser visualizado para uma tarefa, projeto ou EDT, dependendo de onde estivermos posicionados. Nesta explicao nos referiremos a projetos para simplificar o entendimento. Vamos a ver em detalhe cada uma das informaes apresentadas.

Progresso financeiro
Nesta opo possvel verificar a evoluo de custo de um projeto (EDT ou tarefa), permitindo comparar o custo previsto com o realizado entre duas datas, separando na quantidade de perodos desejados. Por exemplo, se solicitamos para ver em trs perodos a evoluo de um ms, veremos a informao separada em trs perodos de dez dias cada um. Com essa informao, possvel conhecer os desvios de custo, sabendo se o valor previsto para ser gasto em um determinado perodo, realmente foi gasto, ou se foi gasto mais do que o planejado ou menos. A informao mostrada em forma de tabela e de forma grfica. Veja os grficos a seguir: Parmetros da consulta:

Planilha de valores:

Representao grfica:

Neste grfico possvel verificar, de uma forma rpida, que o custo estava abaixo do esperado at o dia 28/06/05, a partir da o custo foi maior do que o previsto at o final do projeto. Finalmente, ele foi mais caro do que a previso.

Progresso fsico
Nesta opo possvel verificar a evoluo da execuo de um projeto (EDT ou tarefa), permitindo comparar o progresso previsto com o realizado entre duas datas, separando na quantidade de perodos desejados. Por exemplo, se solicitarmos para ver em trs perodos a evoluo de um ms, veremos a informao separada em trs perodos de dez dias cada um.

Com esta informao, possvel conhecer os desvios de prazo, sabendo se a quantidade planejada para ser executada em um determinado perodo, realmente foi executada, ou se foi executada com atraso, ou ainda se est pendente. A informao mostrada em forma de tabela e em forma grfica, veja os grficos a seguir: Parmetros da consulta:

Planilha de valores:

Representao grfica:

Neste grfico possvel verificar que o projeto esteve ligeiramente atrasado at o dia 29/06/2005, o qual adiantou at o dia 03/07/2005 e depois se manteve com um pequeno desvio at o final do projeto.

Anlise de execuo
Nesta opo possvel verificar os indicadores de desempenho de um projeto (EDT ou tarefa), em uma determinada data. Desta forma, possvel saber como estava a situao do projeto em vrios pontos deste. Os indicadores utilizados, so os indicadores para anlise do valor agregado de um projeto. Para entender melhor esses indicadores, veremos brevemente o que significa cada um deles: Custo orado do trabalho previsto (COTP) Este indicador mostra o custo que estava orado para o trabalho previsto para o dia. O indicador forte a data, sendo o custo o previsto para a data. Exemplo: No 3 dia estava previsto terminar 50% do trabalho, e o custo para terminar os 50% era de R$100,00 (no interessa quanto foi executado desses 50%). Assim, o COTP R$100. Custo orado do trabalho executado (COTE) Este indicador mostra o custo que estava orado para o trabalho que foi efetivamente executado at o dia. Um indicador forte a quantidade executada, sendo que o custo previsto para essa quantidade. Exemplo: O custo para terminar 50% do trabalho era de R$100,00. O executado foram 25% (no interessa quando foi executado). Assim, o COTE de R$ 50,00.

Custo realizado do trabalho executado (CRTE) Este indicador mostra o custo real de uma tarefa para a quantidade executada at o dia. O indicador forte a quantidade executada, sendo que o custo o real. Exemplo: Foram executados 50% do trabalho o que custou R$100,00 (no interessa quando foi executado nem quanto estava previsto). Assim o CRTE de R$ 100,00. Variao no custo (VC) Este indicador mostra a variao entre o custo orado e o realizado para o trabalho executado. o (CRTE/COTE-1) *100. Exemplo: Para executar 50%, orou-se R$100,00 e gastou-se efetivamente R$ 120,00. O VC (120/100 1)* 100=> 20 %. O executado custou 20% mais caro. ndice de desempenho de custo (IDC) Este indicador mede o desempenho do custo at o momento, de acordo com o executado. o (COTE/CRTE) *100. Exemplo: Para executar 50% orou-se R$100,00 e gastou-se efetivamente R$ 120,00. O IDC (100/120 1)*100=> 83 %. Se o IDC menor do que 100%, o desempenho menor que o esperado (est ficando mais caro) e se o IDC maior que 100% o desempenho melhor que o esperado (est ficando mais barato). Estimativa de custo no trmino (ECT) Este indicador nos informa qual ser o custo do projeto, se mantiver-se a variao atual, fazendo uma projeo simples Exemplo: Para executar 100% orou-se R$100,00, at o momento foram executados 30% e o IDC de 20%. Dessa forma, o ECT R$120,00 (R$20,00 maior do orado). Variao de prazos (VP) Este indicador mostra a variao entre a previso de execuo e o executado at a data. o (COTP/COTE-1) *100. Exemplo: At o dia 3, tinha que ser executado 50% a um valor de R$100,00. Executou-se efetivamente 40%. A VP (100/80 1) * 100=> 25 %. O executado est 25% atrasado ndice de desempenho de prazos (IDP) Este indicador mede o desempenho do prazo at o momento, de acordo com o executado. o (COTE/COTP) *100. Exemplo: At o dia 3 tinha que ser executado 50% a um valor de R$100,00. Executou-se efetivamente 40%. O IDP (80/100) * 100=> 80 %. Se o IDP menor a 100% o desempenho menor que o esperado (est atrasando) e se o IDP maior que 100% o desempenho melhor que o esperado (est adiantando). Data estimada de trmino (DET) Este indicador nos informa qual a data estimada para o final do projeto. no caso de manter a variao atual, fazendo uma projeo simples. Exemplo:

Se o projeto tinha 10 dias de durao e IDP de 20%, a DET de 4 dias a mais do que a prevista. Grfico em uma data anterior ao trmino do projeto:

Grfico em uma data posterior ao trmino do projeto:

Valor ganho
Nesta opo possvel verificar os indicadores de custo em um perodo de uma forma comparativa, exibindo a evoluo dos desvios entre COTE, o COTP e o CRTE.. Parmetros da consulta:

Planilha de valores:

Representao grfica:

Fluxo de caixa
O fluxo de caixa permite ver as obrigaes e as receitas que sero geradas pelo projeto no futuro. importante ter cincia que o fluxo no tem a ver com o desempenho ou o valor ganho pelo projeto. Isso se deve a vrios fatores, dentre os quais esto: Os dados realizados no aparecem no fluxo. As entradas e sadas so previstas. Existem custos no refletidos no fluxo de caixa (utilizao de material que no gerou compra pois j estava disponvel, por exemplo) Ele representa simplesmente o valor de caixa que ser necessrio para afrontar os prximos perodos do projeto. Os valores considerados pelo fluxo so: Pedidos de vendas ( considerada a condio de pagamento para saber a data da receita) Pedidos de compras ( considerada a condio de pagamento para saber a data da despesa) Receitas (contas a receber) Despesas (contas a pagar) So possveis trs visualizaes, por planilha, grfico de evoluo do saldo, grficos receitas x despesas.

Parmetros da consulta:

Planilha do fluxo:

Grfico de projeo de saldo:

Grfico de receitas x despesas

Alocao de Recursos - PMSC110


Consultas Projetos Alocao de recursos No Gerenciamento de projetos, uma das tarefas mais complicadas que requerem mais esforo e controle do gestor o gerenciamento de recursos (pessoas, ferramentas, etc.). Os recursos tm uma agenda de trabalho definida pelo calendrio e um percentual mximo de alocao. Esse percentual deve ser utilizado com valor menor que 100% quando o recurso no est disponvel 100% do tempo do calendrio. Nessa consulta possvel verificar a alocao dos recursos selecionados, sendo possvel no s visualizar as tarefas nas quais o recurso est alocado em um grfico de Gantt, como tambm o percentual de alocao de cada perodo. O percentual de alocao de cada perodo est representado pela barra que fica ao lado do nome do recurso, no qual quanto mais escura for a barra, maior ser o percentual de alocao. No caso do recurso ficar super alocado, isto , quando a alocao mxima permitida for menor que a soma de alocao das tarefas para um perodo, a barra ficar de uma cor diferenciada (o padro vermelho, mais pode ser troado pelo usurio). Para verificar a alocao de um ou mais recursos, deve-se marcar os recursos e selecionar a opo Consultar. Os recursos indicados ainda podem ser filtrados por equipe. Veja os parmetros para visualizao:

No seguinte grfico pode-se verificar a alocao de um recurso. As tarefas esto representadas por faixa azuis (de diferentes tonalidades, que indicam a prioridade de cada uma, (quanto mais escuras, maior a prioridade), e a locao do recurso pela barra que fica ao lado do nome deste. Observe os trechos em que as faixas ficam vermelhas indicando super alocao.

possvel conhecer o percentual de alocao do perodo clicando na barra de alocao. Observe as seguintes telas, que representam alguns perodos da alocao do recurso do grfico acima. Primeiro perodo de alocao (azul mais escuro, 100% de alocao)

Primeiro perodo super alocado (vermelho, 130% de alocao).

ltimo perodo de alocao (azul mais claro, 50% de alocao)

Alocao de Equipes - PMSC100


Consultas Projetos Alocao de equipes Os recursos podem ser organizados em equipes, e assim controlar e gerir os recursos como uma unidade coletiva. Cada um dos recursos de uma equipe tem uma agenda de trabalho definida pelo calendrio e um percentual mximo de alocao. Nessa consulta, possvel verificar a alocao das equipes como um todo, sendo possvel no s visualizar as tarefas nas que o recurso est alocado em um grfico de Gantt, como tambm o percentual de alocao de cada perodo para o total da equipe. A capacidade de alocao da equipe calculado somando os percentuais de alocao de cada um dos recursos dela e, da mesma forma, calculada a alocao. O percentual de alocao de cada perodo est representado pela barra que fica ao lado do nome da equipe, na qual quanto mais escura for a barra, maior ser o percentual de alocao. No caso da equipe ficar super alocada, isto , quando a alocao mxima permitida for menor que a soma de alocao das tarefas para um perodo, a barra ficar de uma cor diferenciada (o padro vermelho, mas pode ser trocado pelo usurio). Para verificar a alocao de uma ou mais equipes, devem ser marcados os recursos e selecionada a opo Consultar. A ordem de visualizao das tarefas da equipe pode ser por recurso (listando todas as tarefas de cada recurso antes de comear com as tarefas do prximo) ou por data (mostrando as tarefas na ordem em que devem acontecer, independente do recurso que ir executar). Repare que as tarefas podem aparecer repetidas, isso acontece porque deve-se avaliar a alocao de cada recurso. Alm disso, pode-se dar o caso de uma tarefa com mais de um recurso alocado. Neste caso, ser mostrada a tarefa tantas vezes quanto os recursos estejam alocados na tarefa. Veja os parmetros para visualizao:

No seguinte grfico, pode-se verificar a alocao de duas equipes. As tarefas esto representadas por faixa azuis (de diferentes tonalidades, que indicam a prioridade de cada uma, quanto mais escuras, maior a prioridade), e a alocao da equipe pela barra que fica ao lado do nome desta. Observe os trechos nos quais as faixas ficam vermelhas, indicando a super alocao da equipe.

possvel conhecer o percentual de alocao do perodo clicando na barra de alocao. Observe as seguintes telas, que representam alguns perodos da alocao do recurso do grfico acima. Primeiro perodo de super alocao da equipe NIV001 (vermelho, 555% de alocao sobre 300% possveis)

Primeiro perodo alocao normal da equipe NIV001 (azul escuro, 275% de alocao sobre 300% possveis).

Terceiro perodo de alocao normal da equipe NIV001 (azul mais claro, 125% de alocao sobre 300% possveis)

Planilhas do Projeto - PMSC200


Consultas Projetos Planilhas de projetos As tarefas de um projeto possuem muitos dados. Esses dados podem ser montados de diferentes formas, dependendo da informao que seja necessrio extrair. Uma das formas de obter a informao mostrando-a toda em uma planilha, embora no seja fcil de achar, toda a informao necessria poder ser visualizada. Outra opo, mostra os dados mnimos necessrios na planilha, e acessar a visualizao de cada tarefa para visualizar a informao completa dela. Nenhuma destas opes so prtica, e por esse motivo o ambiente de gesto de projetos implementa as Planilhas para projetos. Com as planilhas podem ser criadas tantas visualizaes quanto sejam necessrias, selecionando campos da prpria tarefa, ou ainda criando frmulas com os campos das tarefas ou com funes de usurio. Essa configurao de informao pode ser utilizada para visualizar a planilha no sistema, para imprim-la ou ainda para export-la para o MS Excel. Para criar uma nova planilha de projetos deve-se selecionar a opo Nova. Aqui deve-se informar a descrio da planilha, o nome e o caminho com que ser salva. As planilhas so salvas no lugar escolhido com a extenso .pln. Para fazer a manuteno, depois que a planilha est criada, deve-se acessar a opo Abrir, selecionar a planilha e acessar a opo Configurar. Depois de conformados estes parmetros, deve-se selecionar os campos e a ordem em que devem ser apresentados na tela. Tambm podem ser configuradas colunas com frmulas utilizando as prprias colunas da consulta, ou com novas funes. Quando necessrio utilizar valores que vo se repetir nas diferentes frmulas da planilha, estes podem ser definidos como variveis globais.

As frmulas esto identificadas com o smbolo = ao lado da letra que identifica a coluna. A planilha tambm pode ser protegida por senha para que outros usurios no tenham acesso a ela, para isso deve-se acessar a opo Proteger arquivo com senha na criao ou na configurao e informar uma senha pessoal. Para mostrar isso com mais claridade, criaremos uma planilha com os dados de desempenho do projeto. As colunas referentes ao COTE, COTP e CRTE j esto disponveis para serem visualizadas, portanto iremos montar as frmulas para a Variao de custo (VC) na coluna F, a variao de prazo (VP) na coluna G e um texto informado se a tarefa/EDT est mais barata ou mais cara do que o planejado na coluna H.

Vejamos a configurao destas colunas no seguinte grfico.

Veja configurao da varivel global MC, utilizada para definir um texto.

Agora veremos em detalhe a configurao de ambas as frmulas. Para inclu-las utilizaremos o boto Formula >> e para editar o boto Editar. Para criar qualquer frmula, necessrio definir alguns dados padres: Ttulo da coluna Tipo de dado Tamanho Decimais Picture O ltimo campo, formula, o mais importante e nele dever ser definido o dado qu ser mostrado na coluna. No caso da frmula VC foi configurada para mostrar a Variao do custo, que est dada pela frmula (CRTE/COTE-1)*100. Ou seja, (E/C-1)*100.

Veja no grfico a seguir:

No caso da frmula VP foi configurada para mostrar a Variao do prazo, que est dada pela frmula (COTE/COTP-1)*100. Ou seja, (C/D-1)*100. Veja no grfico a seguir:

No caso da frmula Custo OK. foi configurada para mostrar um texto dependendo da variao do custo, se a variao positiva (coluna F), vai mostrar o texto definido na varivel global MC seno ir mostra o texto da varivel global MB. Para fazer referncia a variveis globais da planilha, necessrio referenci-las entre smbolos de < e >. Veja no grfico a seguir:

Para visualizar as consultas deve-se acessar a opo Abrir e selecionar a consulta, se ela no estiver disponvel no menu, procure o arquivo de definio da planilha com a opo procurar. Caso deseje-se utilizar novamente a mesma consulta para outro projeto, pode-se faz-lo posicionando-se no projeto e acessando a opo Consultar. Veja como ficou a consulta que acabamos de montar:

Sntese de Produtos - PMSC125


Consultas Projetos Sntese de produtos Para conhecer como os produtos sero utilizados pelas tarefas dos projetos e para que se possa determinar graficamente as datas e quantidades necessrias para melhor planejar as necessidades podese utilizar esta consulta de Sntese de produtos. Aqui possvel ver graficamente a quantidade de cada produto que ser utilizado nos projetos. Consultaremos alguns produtos, marcando-os e selecionando a opo Consultar. Veja os parmetros da consulta:

Veja o resultado, no qual a necessidade dos 3 produtos para o dia 03/03/2008.

Situao Problema Problema 1 (oramentos)


O sistema est gerando os projetos com base em oramentos com fase inicial 01. Foi criada a fase XX de projetos para que quando os oramentos gerem projetos estes sejam gerados nesta fase. Tambm foi criada a fase de oramento RE para revisar os oramentos quando o projeto gerado a partir de um oramento seja apagado. O que deve ser feito para que o sistema gere os projetos com na fase XX por default? O que deve ser feito para que o sistema configure os oramentos na fase RE quando o projeto gerado seja apagado? Existe o parmetro MV_FASEGER no qual pod-se configurar a fase em que deve ficar o oramento depois de gerar projeto e em que fase deve ser inicializado este projeto. nele que deve ser informada a fase XX. Tambm existe o parmetro MV_FASEEXC para configurar em que fase deve ser configurado o oramento, quando um projeto gerado por ele for apagado.

Problema 2 (oramentos)
O usurio definiu para um oramento um markup de 10%, mesmo assim o markup de cada tarefa est ficando zerado. Porque isso est acontecendo? Como deve-se fazer para conhecer o valor de markup de cada tarefa?. Para que o markup seja calculado para cada tarefa, este deve ser informado em cada EDT. Se no oramento for informado o MARKUP padro (ateno: no o markup do oramento e sim o MARKUP PADRO) este ser sugerido em cada tarefa e assim no ser necessrio inform-lo individualmente.

Problema 3 (projetos)
O cliente considera conveniente adiar o comeo do projeto que estava previsto para o dia 01/08/2005 at novembro, e especificou que indispensvel que o projeto seja entregue antes do 20/12/2005. Como ainda no tem certeza desse adiamento, quer saber qual seria a data de entrega, comeando no dia 01/11/2005, e qual seria a data de incio se formos entregar no dia 20/12/2005. Que ferramentas poderemos utilizar no PMS para obter esta informao?. A resposta correta iniciar duas simulaes, e reprogramar cada uma delas. A primeira deve ser reprogramada pelo incio a partir do 01/11/2005 e a segunda pelo fim com data de referncia 20/12/2005. Depois disso, ser possvel verificar nas simulaes as datas de incio e fim com base nas reprogramaes. Iniciando as simulaes:

Simulao

Reprogramando a simulao (acesso por meio de Alterar estrutura, Ferramentas, Reprogramar datas previstas )

Verificando na simulao a data de entrega para essa data de incio na pasta Cronograma da simulao, como podemos ver, a data prevista 06/12/2005:

O mesmo procedimento deve ser adotado para a segunda simulao, a nica diferena ser nos parmetros da reprogramao, que devero ser informados com o seguinte contedo.

Problema 4 (projetos)
Por causa de considerveis atrasos em alguns projetos da carteira, foi feita uma anlise e foram determinadas novas datas para a execuo das tarefas pendentes de dois dos projetos. O engenheiro responsvel pela administrao dos recursos, no previu que os recursos alocados para essas tarefas poderiam estar alocados em outros projetos, portanto, no se sabe os recursos que estaro disponveis para a as datas necessrias. Quais ferramentas disponibiliza o Sistema de gesto de projetos e como estas devem ser utilizadas para resolver o problema apresentado? Na visualizao dos projetos possvel verificar a alocao dos recursos envolvidos no projeto e tambm de calcular a redistribuio destes. Portant, a resposta correta acessar cada um dos projetos, acessar a opo visualizar, posicionar na EDT principal e escolher a opo do menu Consultas->Alocao de recursos. Assim ser possvel verificar a alocao de cada um dos projetos envolvidos em cada um dos projetos que se deseja analisar. Consulta de Alocao de recursos:

GLOSSRIO