Introduccin

Los ltimos aos se han caracterizado por un importante crecimiento en la instalacin de sistemas de informacin diseados para el manejo integral de los recursos organizacionales En nuestra definicin, un sistema de informacin Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en informacin oportuna y veraz.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.

La informacin formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadsticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte ms visible de lo que se denomina Sistema de Informacin Gerencial (SIG).

La informacin informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educacin, sentido comn, intuicin y conocimiento del medio social y poltico, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Sistemas de Informacin Gerencial

Cuando se piensa sobre el porqu del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo. Sin embargo existe un motivo an ms importante y no tan obvio, y es que la informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamao de una empresa u organizacin, la conduccin exitosa de la misma estar dramticamente influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de decisiones acertadas.

Los enlaces de comunicacin y las bases de datos permiten el acceso a recursos de informacin que estn ms all de la inmediatez fsica, sobrepasando las limitaciones geogrficas.

Las computadoras permiten la utilizacin de masas de informacin las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos aos. Pero no slo basta la disponibilidad de la cantidad de informacin, se trata de contar con informacin de calidad. Los sistemas de informacin basados en computadoras no slo son capaces de suministrarnos informacin de calidad y oportuna, sino que tambin pueden respaldar la toma de decisiones.

Caractersticas de la informacin producida por los sistemas de Informacin Gerencial

Cmo puede ayudar un sistema de informacin a los administradores.

Podramos decir, que sistema, es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interaccin, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o Informacin sobre energa o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida la informacin.

El Sistemas de Informacin gerencial Proporciona informacin para el apoyo en la toma de decisiones donde los requisitos de informacin pueden identificarse de antemano.

Las decisiones respaldadas por este sistema frecuentemente se repiten, ahora bien si Combinamos actividades de procesamiento de datos, tele transmisin de datos y procesamiento de palabras destinadas a automatizar el manejo de la informacin para la oficina. Frecuentemente extrae datos almacenados como resultado de un procesamiento de datos.

Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales:

Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elemento de entrada.

Acta sobre los datos para producir informacin, ya que es un sistema generador de informacin, mientras que los procedimientos determinan cmo se elabora dicha informacin.

El sistema produce la informacin para el futuro usuario, que tal vez sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

Los sistemas de informacin son de mucha ayuda a los administradores para una mejor interrelacin en los procesos y as tener mayor toma de decisiones y control en las organizaciones ya que permite visualizar y analizar los problemas.

En toda organizacin se genera y recibe informacin que permite a las personas responsables de tomar decisiones, definir, planificar y ejecutar una serie de actividades para el buen funcionamiento, por lo tanto un sistema de informacin debe de ser capaz de a) Captar la informacin de manera fcil, b) Poseer mecanismo de validacin o verificacin, c) Pueda ser manejado con rapidez y de forma gil por los administradores, d) Establecer instrumentos de evaluacin para ir mejorando el sistema, e) Instrumentar forma de supervisin; con estas caractersticas se podr : Planificar, Supervisar y controlar cualquier proceso dentro de la o las organizacin.

El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin gerencial contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el anlisis de necesidades hasta la instalacin del soporte lgico, haciendo de los mismos una necesidad imprescindible para mejorar la calidad de las decisiones.

El desarrollo del sistema de informacin debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que ser necesario establecer actividades especficas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnologa orientado a objeto.

Para los casos de las pequeas hasta medianas organizaciones industriales es recomendable que se adquiera un sistemas de informacin ya elaborado y probado, sin embargo, para las grandes organizaciones industriales se recomienda el desarrollo de los sistemas de informacin, pues permitir disear y crear parmetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organizacin.

Conducir una Empresa utilizando sistemas de informacin gerencial es en s un concepto. Organizar un sistema de informacin gerencial es llevar este concepto a la prctica, a la realidad emprica. Por lo tanto, si el concepto es equivocado, el sistema de informacin gerencial no servir.

Desarrollo de un Sistema de Informacin Gerencial

Para el desarrollo de un sistema de informacin gerencial (SIG) es sumamente importante conocer las caractersticas de los procesos asociados a la gestin organizacional y el entorno en el cual se ejecutan las actividades. o Por tal motivo, a los fines de garantizar la estructuracin, diseo y puesta en marcha de un SIG, que verdaderamente cumpla con los objetivos para los cuales fue concebido. Se recomienda seguir los siguientes pasos:

Paso 1:

Identificacin de Problemas, Oportunidades y Objetivos:

a) Problemas: Especificar dnde hay retrasos, errores, inconsistencias.

Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades ms simples.

b) Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo.

c) Objetivo: El analista debe descubrir lo que est tratando de hacer la empresa.

El analista identificar si una aplicacin de sistema de informacin pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos.

Paso 2:

a) Determinacin de los Requerimientos de Informacin:

En esta etapa del proceso, se procede a determinar la informacin requerida por el usuario para sus tareas, incluyendo la informacin que necesitan los usuarios para trabajar.

Dicha accin se puede abordar mediante herramientas para la recoleccin de datos, tales como: muestreo, estudio de datos y formas usadas por la organizacin, entrevistas, cuestionarios, observacin de conductas y ambientes.

Paso 3:

a) Anlisis de las Necesidades del Sistema:

Comprende la identificacin de los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa.

En este paso se determina la informacin que ser requerida por cada uno de los procesos que tendr el nuevo sistema, para posteriormente realizar una propuesta del sistema en base a lo encontrado.

Finalmente se realiza un anlisis costo beneficio de la alternativa planteada.

Paso 4:

a) Diseo del Sistema:

Incluye el diseo de acceso al SIG (formas y pantallas), as como el diseo de interfaz del usuario (teclado, uso de ratn, lector de cdigo de barras), diseo de la base de datos (estructura) y diseo de las salidas (reportes).

Paso 5:

a) Documentacin del Sistema:

Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fcil entendimiento.

El tipo de documentacin a disear es la siguiente: manual del usuario, manual de programacin, y manual del sistema.

Paso 6:

a) Prueba y Mantenimiento del Sistema:

Antes de usar el sistema debe probarse; esto permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo.

Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: prueba con datos de ejemplo y prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del Sistema de Informacin.

Paso 7:

a) Implantacin y Evaluacin del Sistema:

Este paso contempla las fases de implantacin y evaluacin, as: Implantacin: Comprende actividades asociadas al adiestramiento, capacitacin, y entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Adems, establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo. Conversin directa. Sistema por etapas Evaluacin: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organizacin.

Como puede apreciarse, es muy importante tener en consideracin cules son las necesidades, expectativas y requerimientos de los usuarios del futuro sistema, as como tambin el impacto del mismo dentro de las operaciones diarias.

De igual forma, es necesario recalcar el aspecto concerniente a la gestin del cambio, de manera que pueda realizarse una implantacin sin causar traumas en la organizacin. Por ello, debe disearse un plan de corte y transicin en las operaciones que contemple el nuevo sistema, as como el soporte y asistencia al nuevo usuario.

Factores que determinan el desempeo de un S.I.G.

Si se habla de una institucin que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de informacin gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.

Es muy probable que stas sigan una serie de pasos para obtener una visin general del sistema de informacin, la manera cmo funciona y qu se requiere para mejorarlo. Los pasos para analizar los SIG:

1. Identificar a todos aquellos que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.).

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de prestacin de servicios.

3. Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza.

4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores.

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

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8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin.

9. Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu verificar.

Estructura de los S.I.G

Un sistema integrado usuario maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.

Operacionalizacin de Variables
Es el desglosamiento de las variables, en aspectos sencillos, que permiten la mayor aproximacin para poder medirla, estos se agrupan en las llamadas, dimensiones las cuales tienen por objeto la representacin del rea del conocimiento que ntegra la variable, las mismas representan un componente significativo con relativa autonoma y del que se derivan un agregado de elementos llamados indicadores, ltimos aspectos a ser objetos de anlisis en el desarrollo del presente estudio, ya que ellos representan las unidades mnimas a ser observadas y medidas en las variables en investigacin, en funcin de las caractersticas precisas, se pueda seleccionar la tcnica de registro que pueda ser expresada a travs del instrumento seleccionado.

Actividades Principales de los S.I.G

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1. Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan elementos de los datos, etc.

2. Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y computarizados.

3. Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin para Administradores, Sistema de Informacin de Informes Financieros Externos.

Planeacin y Control
Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeacin y el Control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial. Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia. o Calidad:

Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. o Oportunidad:

Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

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o Cantidad:

Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas. o Relevancia:

La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Anlisis de los Requerimientos de Informacin

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de la empresa, o a un rea en especfico, suele ser ms practico analizar rea por rea del negocio.

Durante esta fase se desarrolla un modelo del rea estudiada, donde se representa: Los procesos que se llevan a cabo, la informacin utilizada por ellos y las reglas polticas y prcticas de la empresa relacionada con estos procesos.

Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos y flujos de datos de la empresa al igual que las interrelaciones entre procesos y datos, con el fin de desarrollar un plan de sistema de informacin capaz de guiar el desarrollo de un sistema que permita dar soporte al rea en estudio en el cumplimiento de sus objetivos. El Plan de Sistemas debe contener:

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o Los sistemas que requiere el rea del negocio, as como sus bases de datos y la informacin que intercambiaran o compartieran. o Descripcin detallada de cada sistema y aplicacin incluyendo sus objetivos funcionales y sus bases de diseo. o Todo hardware y software que sern utilizados para el funcionamiento requerido por el rea de negocio (incluyendo las redes). o Mtodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisicin de paquetes, nuevo desarrollo o actualizaciones. o Esquema de los problemas actuales del rea de negocio y de las posibles mejoras que se puedan realizar en cada sistema. o Anlisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman la arquitectura.

Mtodos Interactivos e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Es importante destacar que los mtodos de recoleccin de datos, se puede definir como: al medio a travs del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener la informacin necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigacin. De modo que para recolectar la informacin hay que tener presente:

1. Seleccionar un instrumento de medicin el cual debe ser vlido y confiable para poder aceptar los resultados.

2. Aplicar dicho instrumento de medicin.

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3. Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos.

Dentro de los mtodos para la recoleccin de datos estn:

1. Observacin:

Es el registro visual de lo ocurre es una situacional real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algn esquema previsto y segn el problema que se estudia.

2. La encuesta:

Este mtodo consiste en obtener informacin de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias. Hay dos maneras de obtener informacin con este mtodo: la entrevista y el cuestionario.

3. La entrevista:

Es la comunicacin establecida entre el investigador y el sujeto de estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto.

Clasificacin de los Sistemas Gerenciales

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Los sistemas de informacin (SI) generalmente se clasifican en distintas clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entre s: Sistemas de Informacin Gerencial (SIG). Sistemas de soporte de Decisiones (SSD). Sistemas de informacin Estratgico (SIE). Sistemas de Informacin de Oficina (SIO).

Cada modalidad de sistema desempea un importante papel en el control y la coordinacin de muchas partes o componentes de una organizacin o una empresa.

Sistemas de Soporte de Decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribucin importante para el proceso de la solucin de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones estn enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones. Se caracteriza por: o Apoyo a las decisiones semiestructurada. o Flexibilidad en la especificacin de los resultados. o Facilidad de uso y desarrollo. o Respuesta rpida. o Alto grado de control por parte del usuario.
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o Enfoque en administracin media-superior. o Capacidades interactivas. o Uso de modelos. o Dificultad en la justificacin de costos. o Desarrollo evolutivo. o Enfoque de efectividad de los administradores ms que en la eficiencia.

Los Sistemas de Informacin Estratgicos (SIE): Estn enfocados a crear o permitir lazos e integracin de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente.

Un sistema de informacin estratgico (SIE), es un sistema de informacin usado para el soporte de estrategias competitivas de una organizacin. La perspectiva anterior comn de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de informacin deben nicamente enfocarse a cubrir las necesidades de informacin para soportar y dar forma a la administracin por medio de monitoreo. Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemtica de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratgico de los sistemas.

Sistemas de Informacin de Oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatizacin de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la informacin para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organizacin.
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Los aspectos ms comunes de un SIO incluyen procesamiento de palabras, hojas de clculo, editor de publicaciones, calendarizacin electrnica y comunicacin mediante correo de voz, correo electrnico y videoconferencia.

Anexo

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Conclusin
El anlisis y diseo del Sistema de Informacin Gerencial servir de base y de gua al programador para el diseo del programa, ya que en el anlisis se describen los procesos actuales de las empresas y la propuesta de los procesos automatizados que permitan la fluidez de la informacin.

Dado el actual crecimiento de informacin manejada en las Pequeas y Medianas Empresas dedicadas a la comercializacin de productos tecnolgicos en la ciudad de San Miguel surge la necesidad de que dicha direccin tenga un Sistema de Informacin Gerencial, que facilite a la gerencia automatizar los procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha informacin y la oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas. Dicho sistema estara estructurado para almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados constituyndose en herramientas slidas y consistentes de decisin.

De acuerdo con la informacin recolectada, los Gerentes estn convencidos de las ventajas que ofrece la automatizacin de las tareas y la necesidad de manejar informacin

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precisa y veraz, de manera que la idea de una propuesta de un Sistema de Informacin Gerencial tiene una alta posibilidad de xito en la consecucin de los objetivos.

Bibliografa
Este trabaj fue investigado fue investigado mediante las siguientes fuentes:

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