01 - Word e Excel Avançados 2010 (63 PÁGINAS)

WORD E EXCEL AVANADOS 2010
WORD E EXCEL 2010 AVANADOS
SISTEMA FIES CONSELHO REGIONAL DE SERGIPE Eduardo Prado de Oliveira Presidente SUPERINTENDENTE CORPORATIVO Paulo Srgio de Andrade Bergamini SENAI DEPARTAMENTO REGIONAL Paulo Srgio de Andrade Bergamini GERNCIA DE EDUCAO PROFISSIONAL - GEP Silvia Regina Delmondes Freitas Dantas NCLEO RESPONSVEL PELA ELABORAO DE MATERIAL DIDTICO Vanessa Alves
FEDERAO DAS INDSTRIAS DO ESTADO DE SERGIPE SERVIO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL DEPARTAMENTO REGIONAL DE SERGIPE
WORD E EXCEL AVANADOS
2011
2011.SENAI.DR.SE Qualquer parte desta obra pode ser reproduzida, desde que citada a fonte SENAI.DR.SE Centro de Educao e Tecnologia Albano Franco Este trabalho foi elaborado por uma equipe cujos nomes esto relacionados na folha de crdito
Ficha Catalogrfica
WORD e Excel avanados. Aracaju: SENAI-SE, 2011. 62p.il. 1. Word. 2. Excel. 3. Tecnologia da Informao I. Ttulo. CDU: 004.4232+004.67
SENAI.DR.SE CETAF AJU - Centro de Educao e Tecnologia Albano Franco Aracaju Av. Tancredo Neves, 2001 Incio Barbosa 49.040-490 Aracaju SE Tel.: 0800-728-0303 E-mail: materialdidatico@fies.org.br
SUMRIO
1 WORD AVANADO ........................................................................................................ 7 1.1 EFETUANDO CONFIGURAES.................................................................................. 7 1.2 AUTOCORREO ......................................................................................................... 10 1.3 NOTAS DE RODAP E NOTAS DE FIM ..................................................................... 11 1.4 INDICADORES ............................................................................................................... 12 1.5 MALA DIRETA ............................................................................................................... 13 1.6 QUEBRAS DE PGINA, COLUNA E SEO ............................................................. 18 1.7 ESTILOS .......................................................................................................................... 19 1.8 NDICES .......................................................................................................................... 20 1.9 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................. 23 1.10 FORMULRIOS ............................................................................................................. 24 1.11 PROTEGENDO DOCUMENTOS ................................................................................... 27 2 EXCEL AVANADO ..................................................................................................... 29 2.1 ADMINISTRANDO PLANILHAS ................................................................................. 29 2.2 FUNES AVANADAS .............................................................................................. 38 2.3 MANIPULAO DE DADOS ....................................................................................... 43 2.4 CONEXO ENTRE PLANILHAS ................................................................................. 52 2.5 ANLISE DE DADOS .................................................................................................... 55 2.6 MACROS ......................................................................................................................... 58 2.7 ATIVIDADE COMPLEMENTAR .................................................................................. 61 REFERNCIAS ....................................................................................................................... 62 FOLHA DE CRDITOS .......................................................................................................... 63
Word e Excel avanados
1 WORD AVANADO
1.1 EFETUANDO CONFIGURAES Configurando a Pgina Muitas vezes necessrio definir as margens do documento, seu tamanho e a orientao do papel. Isso pode ser feito aps a digitao de seu documento ou antes de digit-lo. Na configurao das pginas de um documento, podemos redefinir diversos atributos, tais como o tamanho das pginas em relao ao tipo de papel que ser utilizado na impresso, orientao (se vertical ou horizontal), margens, bordas etc. Para configurar a pgina a ser impressa o seu documento, siga os passos abaixo: Margens O Word automaticamente atribui margens aos seus documentos, mas voc pode alterar estas medidas para melhor format-los. O Word permite tambm definir se a pgina dever ficar na horizontal (paisagem) ou vertical (retrato). Confira na Guia Layout da Pgina Orientao. Por padro, a distncia de cada margem definida em centmetros e para alterar basta digitar o valor ou clicar nas setas para cima ou para baixo que fica no lado direito de cada caixa, para visualizar acesse a guia Layout da Pgina - Margens Margem Personalizada
Clique aqui para alterar a margem.
A Posio de medianiz corresponde quantidade extra de espao que pode ser adicionado margem, normalmente, esquerda, para efeito de encadernao. No item Pginas Virar pginas dispe dos seguintes dados:
SENAI Departamento Regional de Sergipe 7
Margens Espelho: Esta opo muito utilizada para documentos cujas pginas formaro uma publicao, como, por exemplo, um livro. Neste caso, a margem esquerda da pgina esquerda, passa a ter a mesma largura da margem direita da pgina direita e a margem direita da pgina esquerda, a mesma largura da margem esquerda da pgina direita.
Pgina Esquerda Pgina Direita
Margem Esquerda
Margem Direita
Margem Direita
Margem Esquerda
2 pginas por Folha: Comprime o texto, de forma que possam ser impressas duas pginas por folha. Este modo bastante utilizado quando se deseja imprimir o documento para conferncia, ao mesmo tempo em que permite economizar papel. Livro: Quando o documento um livro ou publicao do gnero, esta opo a correta para ser selecionada. Em cada folha, sero impressas duas pginas, devidamente intercaladas, no sentido horizontal, ou seja, em orientao do tipo paisagem. Em Folhas por livreto, na caixa de opo que se torna disponvel, selecione Automtico, para que o Word organize a impresso de forma a facilitar a encadernao do livreto. Portanto, somente dever ser definida se o documento tratar-se de um livro, ou qualquer publicao do gnero que exija encadernao. Na guia Layout da Pgina grupo Configurar Pgina Margens (imagem direita, pode-se escolher uma das seguintes opes: ltima Configurao Personalizada: Permite ao usurio utilizar a ltima configurao de margens realizadas no documento aberto. Normal: Opo padro e mais utilizada; usada para documentos comuns como cartas, memorandos, ofcios, enfim, documentos cujas pginas sejam individuais. Estreita: Possibilita ao usurio colocar margens estreitas, com isso, aumentando o nmero de caracteres (letras) na pgina. Moderada: Esta opo gera uma formatao interessante para a adequao de textos, pois no estreita, nem larga. Larga: aumenta a distncia do texto das margens do papel, possibilitando menor quantidade textual na folha do papel.
Papel Voc pode escolher um tamanho padro ou definir um papel personalizado apenas digitando suas dimenses. Porm, verifique se a impressora utilizada capaz de alimentar o papel personalizado atravs do mecanismo de impresso. Os padres de papel mais comuns so: A4, Letter (Carta) e Legal (Ofcio). Para qualquer medida fora dos padres dever ser utilizado o Tamanho Personalizado.
Escolha o tamanho do papel
Layout Atravs da Guia Layout, pode-se definir as opes de cabealhos e rodaps, quebras de seo, alinhamento vertical e numerao de linhas. Alterando qualquer uma dessas guias, voc poder utiliz-las no documento todo, numa determinada seo ou a partir de um determinado ponto.
No painel Seo, pode-se escolher a partir de onde iniciar sua nova seo atravs da caixa de texto. Na seo cabealhos e rodaps, voc pode definir tipos de cabealhos e rodaps em pginas pares e mpares ou diferentes apenas na primeira pgina.
SENAI Departamento Regional de Sergipe
1.2 AUTOCORREO AutoCorreo O comando de AutoCorreo permite substituir, automaticamente, algumas palavras erradas pelas corretas, como tambm determinados caracteres convencionais por outros conhecidos como caracteres especiais, que no esto dispostos no teclado. Para acrescentar uma palavra no recurso de autocorreo, abra a guia Reviso >Ortografia e Gramtica. Se necessrio, tambm podemos excluir qualquer palavra da AutoCorreo.
Clique na opo Ortografia e Gramtica
Clique em Opes
Por exemplo, vamos supor que todas s vezes ao digitarmos a palavra arquivo, digitemos arqiuvo. Sabendo disso, digite a palavra errada na caixa de entrada Substituir e a correta na caixa seguinte como mostra a figura abaixo. Clique no boto adicionar para que o novo termo seja inserido para AutoCorreo, em seguida no boto OK.
Digite a palavra com a grafia errada.
Digite a palavra com a grafia correta e clique em Adicionar.
Podemos tambm fazer com que aps cada ponto, o prximo caractere digitado seja automaticamente convertido em maiscula, se iniciado ao contrrio. Para isso marque a caixa de verificao Colocar 1 letra da frase em maiscula. Para ver como o Word faz essa alterao, depois de ter adicionado na caixa de opes de AutoCorreo a palavra arqiuvo, digite em seu texto esta palavra. Veja que logo aps finalizar a palavra com um ponto, com a tecla Tab comum, Enter ou at mesmo com um espao, o Word automaticamente trocar a palavra errada pela correta.
Outra maneira de utilizar o recurso de AutoCorreo atravs do boto Microsoft Office>Opes do Word> Reviso de Texto>Opes de AutoCorreo.
1.3 NOTAS DE RODAP E NOTAS DE FIM Nota de Rodap Geralmente, em alguns documentos encontramos o significado de palavras, citaes e ainda comentrios sobre artigos no final da pgina, ou no final do texto. Quando isso acontece, chamamos de notas de rodap ou notas de fim, respectivamente. Elas facilitam a indicao de suas fontes ou a incluso de materiais explicativos. H uma diferena bsica entre uma nota de rodap e uma nota de fim: o lugar onde colocada. A nota de rodap fica na parte inferior da pgina e a nota de fim no final do documento. Veja na figura abaixo onde inserimos uma nota de rodap. Selecionamos a palavra fugaz no texto, e em seguida clicamos na guia Referncias > Grupo Notas de Rodap > Inserir Nota de Rodap. Aparecer automaticamente na linha de rodap um espao reservado para a digitao da nota desejada. Feita a insero da nota de rodap, o Word adicionar a marca de referncia da nota no ponto de insero, que ser automaticamente numerada, como no exemplo acima. Quando adicionar a prxima nota de rodap ou nota de fim, o Word ir numer-la automaticamente na sequncia correta.
As notas de rodap aparecem na parte inferior da pgina, por isso podem ser lidas dentro do contexto, quando a fonte da informao ou a explicao adicional possam ser mais teis. Se mais tarde voc adicionar uma nota antes
dessa, o Word ir numerar a nova nota corretamente e renumerar as outras notas do documento. Nota de Fim Como j foi dito, a diferena bsica entre notas de rodap e de fim que a primeira inserida e lida no final da pgina que contm sua referncia e a segunda no final do documento. O comando a ser dado o mesmo, bastando escolher no grupo Notas de Rodap>Inserir Nota de Fim. Ambas contm uma marca de referncia de nota no corpo do texto para indicar que h informaes adicionais em uma nota de rodap ou nota de fim, mas com um sistema de numerao diferente para avisar aos leitores onde devem procur-la, se no fim da pgina ou do documento. Tanto as Notas de Rodap quanto as Notas de Fim so separadas do corpo do texto por uma pequena linha horizontal. Ambas contm texto, seja na parte inferior da pgina ou no final do documento; o texto sempre em uma fonte menor do que a fonte do corpo do texto. 1.4 INDICADORES Criando Indicadores Um indicador identifica um local ou seleo de texto aos quais voc atribui um nome e identifica para referncia futura. Por exemplo, voc poder usar um indicador para identificar em um documento grande feito no Word, um texto que deseje revisar posteriormente. Em vez de rolar pelo documento para localizar o texto, voc poder ir para ele usando a caixa de dilogo Indicador. O processo de criar indicadores feito em duas partes. Primeiro selecione o texto que ser usado como indicador e em seguida acesse a guia Inserir, grupo Links, ative o comando Indicador e digite ou selecione um nome. Aps, clique no boto adicionar, e fechar.
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Observao: Na criao de indicadores, no se deve usar espao e preciso respeitar o limite mximo de 40 caracteres. Veja o exemplo da figura abaixo.
Selecionamos o trecho pessoas com necessidades especiais, para que a qualquer momento que desejarmos localizar essa parte do texto, possamos faz-lo localizando o indicador. Clique na guia Inserir > grupo Links > Indicador, e na caixa de dilogo que aparece, digite o nome do indicador. No exemplo, nomearemos como PNE. Em seguida, clique em adicionar. Excluindo Indicadores Para excluir um indicador, clique no guia Inserir > grupo Links > Indicador, selecione o nome do indicador e clique em excluir. 1.5 MALA DIRETA A mala direta basicamente um modelo padro de um determinado documento que ser enviado para uma grande quantidade de destinatrios. uma forma rpida e eficiente de comunicao. Pode ser usada para criar documentos que so iguais na essncia, mas que tem elementos exclusivos. Com a mala direta voc pode criar um conjunto de etiquetas ou envelopes, cartas modelo e mensagens de e-mail e fax. A criao de uma mala direta envolve alguns passos, vejamos o exemplo a seguir. Imagine que o SENAI deseja mandar um comunicado para 300 alunos. Ento, temos uma situao onde devemos criar um documento de mala direta. Criando o Documento Principal Primeiramente vamos criar e formatar o documento principal, que conter o texto do comunicado, no se preocupando com os dados dos clientes, pois os mesmos sero campos criados mais adiante. Digite o texto abaixo e salve-o com o nome COMUNICADO.
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SENAI CURSOS
O SENAI informa que j esto abertas as matrculas para os cursos de Word e Excel Avanados. Caso voc tenha interesse em participar deste curso, faa j a sua reserva e garanta a sua vaga! Atenciosamente, A Direo
Ao Sr(a) Nome do Destinatrio Endereo Cidade
Gerando a Fonte de Dados Feito o documento, chegou o momento de gerar a fonte de dados, isto , a lista de contatos para a incluso na mala direta. Para isso, clique na guia Correspondncias > Iniciar Mala Direta > Assistente de Mala Direta Passo-a-Passo. Depois siga as 06 etapas do painel de tarefas. 1 Etapa: Selecione o tipo de documento (cartas), e clique na opo: Prxima: Documento Inicial.
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2 Etapa: Selecione o documento inicial, ou seja, qual documento ser utilizado para receber os dados armazenados na mala direta. Nesse caso, vamos utilizar o documento atual: COMUNICADO.
3 Etapa: Selecione os destinatrios, ou seja, de onde sero importados os dados da mala direta. Como estamos criando uma mala direta, vamos escolher a opo: Digitar uma nova lista (criar).
A partir deste ponto, o Microsoft Word j apresenta uma caixa de dilogo que contm vrios campos de entrada que no precisam ser preenchidos, obrigatoriamente, por completo. Podemos preencher todos ou somente os que nos interessam. Para o nosso exemplo, preencha os campos: Nome, Endereo e Cidade.
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Aps o preenchimento do primeiro contato, clique em Nova Entrada para preencher os demais. Neste momento, no necessrio cadastrar todos os contatos que pretendemos, pois poderemos cadastrar o restante dos alunos e mais informaes em momento posterior criao da mala direta. Clique em OK, e ser aberta a caixa de dilogo de Salvar, para que possamos nomear o arquivo onde sero salvos todos os dados da mala direta.
Ser apresentada a listagem de todos os contatos cadastrados at o momento. Clique em fechar.
Avance as etapas at chegar em: OK

Conferindo a Mala Direta De volta ao documento principal, vamos inserir os campos em seus devidos lugares. Sempre que criada uma mala direta, ser apresentada uma barra de ferramentas com os botes onde teremos acesso aos registros, campos e sua edio.
Registro Anterior Prximo Registro Primeiro Registro ltimo Registro
Inserir Campos de Mesclagem
Visualiza dados variveis
Mesclar para Novo Documento
Selecione o local onde ser inserido o primeiro campo, por exemplo, Nome. Em seguida, clique na ferramenta inserir Campos de Mesclagem e escolha o campo Nome e clique no boto inserir. Observe que os campos vo aparecendo no documento. Para que os dados reais sejam exibidos, clique na guia Correspondncias > Inserir Campo de Mesclagem.
Atravs da guia Correspondncias, podemos tambm conferir registros e localizar dados na carta de determinado registro. Observao: Se quisermos fazer alteraes, incluses ou excluses num determinado cadastro, devemos clicar na guia Correspondncias, e no boto Editar Lista de Destinatrios. Ser mostrada a Caixa de Dilogos j vista anteriormente com os campos de cadastro e, ento, devem-se utilizar os recursos de edio de textos para fazermos as alteraes ou correes necessrias.
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1.6 QUEBRAS DE PGINA, COLUNA E SEO Inserindo uma Quebra de Pgina Ao inserir uma quebra de pgina, o Word, automaticamente, colocar o cursor de insero de texto na primeira linha da prxima pgina. Caso j exista texto digitado, a parte do texto que estiver depois do cursor de insero ser colocada na prxima pgina do documento. Voc tambm pode utilizar as teclas Ctrl + Enter, que servem como um atalho para a insero da quebra de pgina.
Inserindo uma Quebra de Coluna Quando desejamos igualar colunas do nosso texto, podemos inserir a quebra de coluna. Essa opo vai quebrar a coluna no ponto onde o cursor estiver piscando, levando o texto que est depois do cursor para a prxima coluna. Inserindo uma Quebra Automtica de Texto Essa opo termina a linha atual e fora o texto a continuar abaixo da figura, tabela ou outros itens (o texto ir continuar na linha em branco seguinte que no tenha figura ou tabela alinhada com a margem esquerda ou direita). Inserindo uma Quebra de Seo Ao criar um texto no Word, podemos dividi-lo em vrias partes diferentes. A essas partes damos o nome de seo. Em cada seo possvel definir certas opes como formatao de margens, pginas, orientao do papel de forma independente e autnoma das outras sees. Voc cria uma seo quando deseja alterar propriedades, tais como numerao de linhas, nmero de colunas ou cabealhos e rodaps. At voc inserir quebras de seo, o Microsoft Word trata o documento como uma nica seo. Para criar uma quebra de seo, basta acessar o guia Layout da Pgina> Quebras>. Na janela de quebra, encontraremos alguns tipos de quebra de seo, como:
Prxima Pgina Insere uma quebra de seo e a prxima seo comear na prxima pgina. Contnuo Insere uma quebra de seo e a prxima seo continuar na mesma pgina, de forma contnua. Pgina Par ou Pgina mpar Insere uma quebra de seo e a prxima seo comear na prxima pgina par ou na prxima pgina mpar. Obs.: Ao inserir quebra par ou mpar, seu cabealho ou rodap podem ser diferenciados, pois, as pginas pares ficam com um cabealho e rodap e as pginas impares ficam com outro. Cada seo poder receber uma formatao diferente das sees anteriores ou posteriores. Por exemplo, formate uma seo como uma nica coluna para a introduo de um relatrio e depois formate a seo seguinte como duas colunas para o corpo do texto do relatrio. Lembre-se de que a quebra de seo controla a formatao de seo do texto que a precede. Por exemplo, se voc excluir uma quebra de seo, o texto anterior se tornar parte da seo seguinte e assumir sua formatao. 1.7 ESTILOS Definindo Estilos Estilo um conjunto de caractersticas de formatao que podem ser aplicados ao texto, tabelas e listas de seu documento para alterar rapidamente a sua aparncia. Ao aplicar um estilo, voc aplica um grupo inteiro de formatos em uma simples operao. Nem sempre o conjunto de formatos que acompanham um estilo aplicado satisfaz totalmente ao usurio. Portanto, geralmente, aplicamos um determinado estilo e depois o modificamos de acordo com o que se deseja. Para modificar um estilo existente, selecione o texto que se deseja alterar o estilo. No grupo Estilo, acesse a opo: Mostrar a janela Estilos ser exibido um painel com o ttulo Estilos; em seguida, clique no primeiro boto Novo Estilo para fazer as alteraes necessrias ao pargrafo, como podemos visualizar nas figuras abaixo.
Figura 1. Figura 2.
Grupo Estilo
Para aplicar um estilo, basta selecionar o texto desejado, e na guia Pgina Inicial e acessar o grupo estilo e selecionar o modelo desejado clicando sobre ele, o resultado poder ser visualizado automaticamente no texto que foi previamente selecionado.
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1.8 NDICES Criando ndices Quando se trabalha com estilos aplicados no documento, torna-se mais fcil a incluso de ndices. Abaixo especificaremos o ndice remissivo e o ndice analtico. ndice Remissivo ndice encontrado nos finais dos livros, onde as informaes so colocadas em ordem alfabtica. Para criar um ndice remissivo, deve-se antes marcar as entradas das informaes que faro parte de seu contedo da seguinte maneira: clicando na guia Referncias, no boto Inserir ndice e na aba ndice remissivo, clique no boto marcar entrada da caixa de dilogo. Com a caixa de dilogo de Marcar Entrada aberta, possvel tambm ter acesso ao seu documento, onde deveremos marcar as palavras que faro parte do ndice e digitar como entrada principal. Em seguida, clique no boto marcar ou marcar todas, caso deseje que sejam indicadas todas as pginas. Vamos ver como inserir um ndice remissivo no exemplo abaixo. Posicione o cursor no final do texto e digite ndice Remissivo.
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Clique na posio da pgina onde ficar o ndice e abra a guia Referncias e no grupo ndice, no boto Inserir ndice e na aba ndice remissivo.
Faa as configuraes necessrias para a apresentao do ndice, como, por exemplo, colocando o formato sofisticado e clique no boto Marcar Entrada. Agora necessrio clicar no corpo do documento (por fora da caixa de dilogo ativa) para que voc localize as palavras a serem inseridas no ndice. Aps a localizao da palavra desejada, clique no boto Marcar ou Marcar todas. Assim que marcar todas as entradas necessrias, confirme e mande inserir novamente o ndice e voc ter o resultado mostrado na figura a seguir.
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Observao: Marcar a opo usada para somente marcar a palavra e a pgina da qual ela faz parte, no entanto, Marcar Todas usada para quando se deve marcar a palavra, indicando todas as numeraes de pginas das quais ela faz parte. ndice Analtico ndice encontrado no incio de livros, em que as informaes esto colocadas sequencialmente por ordem de assunto. Lista os ttulos e subttulos na ordem em que so apresentados no documento juntamente com o nmero de pginas onde eles se encontram. Veremos como inserir um ndice analtico. Acesse a Guia Referncias, Grupo Sumrio e clique na opo Inserir Sumrio. Formate os ttulos com os seguintes estilos: 1. 2. 3. 4. Ttulo 1 Estrutura Organizacional Ttulo 2 Introduo Ttulo 2 Entrevista Ttulo 3 Perfil da Empresa
Em seguida, acrescente no incio do documento a palavra NDICE, para que logo abaixo dela seja inserido o ndice analtico.
A janela abaixo ser utilizada para formatao do ndice:
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Teremos como resultado o que mostra na figura a seguir.
Caso haja alguma alterao nos tpicos do documento, selecione o ndice e clique com o boto direito do mouse. Na caixa de dilogo que surgir, escolha a opo Atualizar o ndice inteiro. Utilizamos a opo Atualizar apenas os nmeros de pginas, quando remanejamos contedos entre as pginas. Aps os ajustes teremos o seguinte resultado:
1.9 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS A referncia bibliogrfica visa estimular a comunidade cientfica e acadmica, principalmente referente a projetos intelectuais. possvel criar uma bibliografia em qualquer ponto aps inserir uma ou mais fontes em um documento. Se voc no tiver todas as informaes necessrias sobre uma fonte bibliogrfica para criar uma citao completa, voc poder usar um espao reservado para citao e completar as informaes posteriormente. Observao: Espaos reservados para citaes no aparecem na bibliografia. Clique no local que deseja inserir uma bibliografia, normalmente no final do documento.
Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique em Inserir Citao, adicionar nova Fonte Bibliogrfica.
Comece a preencher as informaes sobre a fonte bibliogrfica, clicando na seta ao lado de Tipo de fonte bibliogrfica. Por exemplo, sua fonte bibliogrfica pode ser um livro, um relatrio ou um site da Internet. Preencha as informaes bibliogrficas para a fonte. Para adicionar mais informaes sobre uma fonte bibliogrfica, clique na caixa de seleo Mostrar todos os campos de bibliografia. Uma vez criada a fonte bibliogrfica, podemos ento inserir a bibliografia. Para isso, devemos clicar no local que deseja inserir uma bibliografia, normalmente no final do documento. Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique em Bibliografia. Clique em um formato de bibliografia criado anteriormente para inserir a bibliografia no documento. Veja o resultado de um exemplo abaixo: Bibliografia Arantes, Edson (2009). Word e Excel Avanados. Aracaju: SENAI 1.10 FORMULRIOS Habilitando a guia desenvolvedor Para a utilizao de formulrio no Word 2010 necessrio habilitar a Guia Desenvolvedor. Para ativ-la, clique na opo , localizada na faixa superior da janela e, em seguida, clique em Opes. Na janela que ser exibida clique em Personalizar Faixa de Opes. Em Guias Principais ative a opo Desenvolvedor, confirme clicando em OK.
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Trabalhando com Formulrios Formulrios podem servir de documentos modelos, porm mais inteligentes, pois permitem adicionar informaes consideradas como campos variveis. Vamos seguir como exemplo, criando a Ficha de Inscrio a seguir:
Nos espaos dos campos variveis, insira as seguintes Ferramentas Herdadas: Campo de Texto, Caixa de Seleo, Caixa de Combinao. Poderemos visualizar retngulos cinzas ou caixas de seleo onde realizaremos o preenchimento devido.
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Campo de Texto
Caixa de Combinao
Caixa de Seleo
Agora clique em cada um dos retngulos cinza para selecionar e escolha a ferramenta Propriedades no grupo Controles para que seja exibida a janela de Opes do campo correspondente para alterar as propriedades do tipo de campo que ser preenchido, quando necessrias essas alteraes. Observe a janela abaixo como exemplo:
Algumas opes podem ser alteradas de acordo com os dados, tais como: Tipo: Define que tipo ser definido para seu campo, se ser um texto, nmero, data etc. Comprimento Mximo: Se ilimitado ser preenchido com quantos caracteres o usurio quiser. Texto Padro: Dependendo do tipo definido podemos predefinir uma informao padro. Formato do Texto: Dependendo do tipo definido podemos predefinir um formato padro. Os formulrios podem ser protegidos para evitar que o texto padro seja alterado. Com isso, o usurio s ter acesso para preencher os campos inseridos no formulrio e no ao seu texto. Para proteger o formulrio, basta clicar no cadeado localizado na barra de ferramentas Formulrios.
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1.11 PROTEGENDO DOCUMENTOS A utilizao de senhas atravs de um modo especial de proteo ao documento pode ser aplicada tanto para a leitura como para gravao de dados. O documento pode ser protegido contra leitura por pessoas no autorizadas ou contra alteraes em dados. As duas protees podem ser usadas ao mesmo tempo, se necessrio. Ao criar uma senha anote-a e guarde-a em local seguro. Se voc perder a senha, no poder abrir ou obter acesso ao documento protegido por senha.
As senhas podem conter qualquer combinao de letras, numerais, espaos e smbolos, e apresentar at quinze caracteres. Elas fazem diferenciao entre maisculas e minsculas; portanto, se voc usar uma combinao de letras maisculas e minsculas ao atribuir uma senha, os usurios devero digitar a mesma combinao ao inseri-la. Para protegermos o documento clique na guia Reviso > grupo Proteger e selecione a opo Restringir Edio.
Selecione os tipos de Restries, Formatao e Edio. Como mostra a figura acima. No nosso caso como se trata de um formulrio, ser necessrio ativar a opo Permitir apenas este tipo de edio no documento e na lista de opes escolha Preenchendo formulrios. Clique na opo: Sim, Aplicar Proteo, na janela que ser exibida digite e confirme a senha de proteo, aps, clique no boto OK. Agora seu documento est protegido.
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Removendo ou Alterando Senhas Para remover ou alterar uma senha, necessrio conhec-la, caso contrrio no poder modificar o documento. Para isso, abra o documento desejado e siga o mesmo procedimento visto anteriormente, s que agora, voc dever clicar no boto Parar proteo, digitar sua senha para desbloquear o documento, aplicar as alteraes desejadas e, caso necessrio, poder inserir uma nova senha.
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2 EXCEL AVANADO
O Excel como j do nosso conhecimento uma poderosa planilha eletrnica ou de clculos. Com o Excel podemos fazer desde os mais simples clculos, at mais avanados como: financeiros, lgicos, estatsticos etc. o que mostraremos a seguir: uma srie de atividades e novas funes para aprimorar os conhecimentos sobre a planilha eletrnica. 2.1 ADMINISTRANDO PLANILHAS Referncias Uma referncia identifica uma clula ou um intervalo de clulas em uma planilha e informa ao Microsoft Excel onde procurar pelos valores ou dados a serem usados em uma frmula. Com referncias, voc pode usar dados contidos em partes diferentes de uma planilha em uma frmula ou usar o valor de uma clula em vrias frmulas. Voc tambm pode se referir s clulas de outras planilhas na mesma pasta de trabalho e a outras pastas de trabalho. Referncias s clulas de outras pastas de trabalho so chamadas vnculos. Ao trabalharmos com planilhas, devemos utilizar sempre a referncia (endereo) da clula, ou seja, o local onde os valores se encontram. Ex.: 12 + 3 =15. Supondo que o valor 12 esteja na coluna A, linha 1, e que o valor 3 esteja na coluna B, linha 1, voc poderia representar esta referncia do seguinte modo: A1 + B1 = 13. Portanto, a referncia o endereo dos dados da planilha. Referncia Relativa A referncia relativa aquela em que se mantm a relao coluna/linha quando copiamos um determinado valor com auxlio da ala de preenchimento. Ela relativa porque o prprio Excel que preenche o restante da frmula, alterando automaticamente os endereos referentes coluna/linha quando a ala de preenchimento utilizada para cpia. Veja a figura abaixo:
Referncia Absoluta Observando agora o exemplo abaixo, vamos supor que a quantidade dos produtos fosse a mesma para todos, ento seria necessrio fixar/travar esta clula para que quando a frmula fosse copiada, sua referncia permanecesse a mesma. Este procedimento chamado de referncia absoluta, pois a referncia da clula no muda mesmo quando utilizamos a ala de preenchimento.
Para transformar uma clula em Referncia Absoluta, utilizamos o sinal $ antes da coluna e antes da linha a ser mantida onde no haver alterao ao copiarmos a Clula. Por exemplo: na planilha abaixo, temos que calcular o total do produto, onde a quantidade um valor fixo que est na clula B11. Para calcular o total de todos os produtos usaremos como referncia apenas a linha 11, pois neste caso a coluna ser sempre B. Para isso deveremos tornar essa referncia em uma Referncia Absoluta com o auxilio do $. Veja a aplicao do exemplo citado na figura abaixo.
Consideramos referncia absoluta quando utilizamos o $ antes da letra que representa a coluna e do nmero que representa a linha no mesmo endereo. No Excel ainda dispomos da referncia Mista, ela possui uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha absoluta e uma coluna relativa. Ex.$A1 ou A$1. Usar rguas no modo de exibio Layout de Pgina No modo de exibio Layout de Pgina, o Excel apresenta uma rgua horizontal e uma vertical para que voc possa fazer medies precisas de clulas, intervalos, objetos e margens de pginas. As rguas podem ajudar voc a posicionar objetos e exibir ou editar margens de pginas diretamente na planilha. Por padro, a rgua exibe as unidades padro que so especificadas nas configuraes regionais do Painel de Controle, mas voc pode alterar as unidades para polegadas, centmetros ou milmetros. As rguas so exibidas por padro, mas voc pode ocult-las facilmente. Alterar as unidades de medida Clique na planilha em que deseja trabalhar no modo de exibio Layout de Pgina. Na guia Exibio, no grupo Modos de Exibio da Pasta de Trabalho, clique em Modo de Exibio Layout de Pgina.
Ocultar ou exibir as rguas Na guia Exibio, no grupo Mostrar, desmarque a caixa de seleo Rgua para ocultar as rguas ou marque a caixa de seleo para exibir as rguas. Dica
Quando as rguas so exibidas, a opo Exibir Rgua realada no grupo Opes da Planilha. Definir as margens da pgina no modo de exibio Layout de Pgina Na guia Layout da Pgina, no grupo Configurar Pgina, clique em Margens e em seguida, clique em Normal, Estreita, Larga ou margens personalizadas.
Caso opte por Margens Personalizadas, altere as configuraes da pgina como: Pginas, Margens, Cabealho e Rodap. Formatao Condicional A formatao condicional um recurso que permite dar nfase a determinadas clulas, incluindo modificaes do estilo da fonte, bordas, preenchimentos, a partir de uma condio dada. O nome CONDICIONAL porque a formatao pode ser alterada, automaticamente, em funo do contedo da clula que pode ser informado pelo usurio ou ser resultado de uma funo. Na planilha abaixo, observamos que chamada a ateno do usurio com os estilos Negrito e Itlico, para as pontuaes acima de 27.
Logo em seguida, selecione os valores que onde iremos aplicar a formatao condicional (C4:C11), e clique no Grupo Estilo Formatao Condicional e escolha a opo desejada como mostra a figura abaixo:
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Em seguida, deve ser aplicada a condio e a formatao a ser utilizada.
Na caixa de dilogo que exibida, voc tambm pode escolher uma forma personalizada na clula, clicando em Formato Personalizado onde veremos a janela abaixo.
Veja o resultado na figura a seguir.
Podemos tambm retirar qualquer condio, clicamos no Grupo Estilo Limpar Regras. Inserindo Comentrios em Clulas Semelhante ao Word, o Excel permite que o usurio insira comentrios nas clulas, de forma a exibir uma mensagem ao usurio. Assim, quando voc coloca o mouse em cima da clula, vai aparecer uma mensagem direcionada ao contedo da clula sobre alguma informao que voc havia definido antes. Criando um Novo Comentrio
Seleciona a Clula, em seguida clique no guia Reviso grupo Comentrios Novo Comentrio. Podemos tambm adicionar comentrios, clicando com o boto direito do mouse e escolhendo a opo Inserir Comentrio. Ser exibido um quadro ao lado da clula. Digite o comentrio desejado e clique em outra clula. Note que a clula fica marcada com um ponto vermelho no canto superior direito, mas esta cor no sai na impresso. Coloque o mouse na clula, e ser exibida a mensagem que voc digitou em seu comentrio. Alterando um Comentrio Se voc digitou o texto do comentrio e cometeu algum erro, pode alterar editando este comentrio. Para isso, clique com o boto direito na clula com comentrio opo Editar Comentrio, ou pelo guia Reviso grupo Comentrios Editar comentrios. Aparecer o quadro do comentrio ao lado da clula. Altere o texto, e d um clique fora da clula. Excluindo um Comentrio Para excluir um comentrio, segue o caminho abaixo: Guia Reviso grupo Comentrios Excluir. Com isso, o comentrio removido e a clula perde a marca vermelha. Podemos tambm atravs do boto direito do mouse clicando na clula com comentrio opo Excluir Comentrio. Validao de Dados Quando digitamos dados em uma planilha, as clulas, por padro, aceitam tanto texto, valores ou frmulas. Mas se voc quiser, o Excel permite limitar o preenchimento de uma clula com valores anteriormente determinados; esse processo se chama validao. Por exemplo, voc pode determinar que uma clula aceite apenas um determinado intervalo de datas ou valores, e caso digite algo diferente a clula no aceitar, apresentando uma mensagem de erro. Para isto, usamos a opo Validao de Dados no Guia Dados - grupo Ferramentas de Dados. Por exemplo, na nossa planilha de entrega no ser permitido digitar uma Data de Entrega menor que 20/01/2011. Para isso selecione o intervalo onde ser aplicada a validao, e clique no Guia Dados grupo Ferramentas de Dados Validao de Dados e digite o critrio de validao, neste caso: Permitir Data; Dados maior ou igual a 20/01/2011.
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Podemos observar que o Critrio de Validao pode variar conforme os dados que estamos trabalhando naquele momento, como, por exemplo, data, hora etc. Alm do Critrio de Validao, podemos configurar para que aparea Mensagens de Entrada ou Alerta de Erros. Mensagem de Entrada: Define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor posicionado no campo, uma espcie de comentrio.
Alerta de Erro: Define a mensagem ser mostrada caso o usurio digite um valor fora das definies aplicadas na validao.
Criar entrada de dados Para facilitar a entrada de dados, ou para limitar as entradas a certos itens definidos por voc, possvel criar uma lista suspensa de entradas vlidas que compilada a partir de clulas de qualquer local da pasta de trabalho. Ao criar uma lista suspensa para uma clula, ela exibe uma seta naquela clula. Para inserir informaes na clula, clique na seta e, em seguida, clique na entrada desejada.
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Para criar uma lista suspensa a partir de um intervalo de clulas, use o comando Validao de Dados no grupo Ferramentas de Dados na guia Dados. Para criar uma lista de entradas vlidas para a lista suspensa, digite as entradas em uma nica coluna ou linha sem clulas vazias. Por exemplo:
Observao: Convm classificar os dados na ordem em que deseja que apaream na lista suspensa. Se quiser usar outra planilha, digite a lista nessa planilha e defina um nome (nome: uma palavra ou sequncia de caracteres que representa uma clula, um intervalo de clulas, uma frmula ou um valor constante. Use nomes fceis de compreender, como Produtos, para se referir a intervalos de difcil compreenso, como Vendas!C20:C30.) para a lista. Selecione a clula em que deseja colocar a lista suspensa. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Validao de Dados.
A caixa de dilogo Validao de Dados ser exibida. Clique na guia Configuraes. Na caixa Permitir, clique em Lista.
Para especificar o local da lista de entradas vlidas, siga um destes procedimentos: Se a lista estiver na planilha atual, insira uma referncia lista na caixa Origem. Caso a lista estiver em outra planilha, insira o nome que foi definido para a lista na caixa Origem.
Em ambos os casos, certifique-se de que a referncia ou o nome esteja precedido de um sinal de igual (=). Por exemplo, digite =clulas correspondentes. Certifique-se de que a caixa de seleo Menu suspenso na clula esteja marcada. Para especificar se a clula pode ser deixada em branco, marque ou desmarque a caixa de seleo Ignorar em branco. Opcionalmente, exiba uma mensagem de entrada quando a clula for clicada. Podemos, conforme visto anteriormente, exibir uma mensagem de entrada e especificar uma resposta para dados invlidos, atravs das suas respectivas guias. Observaes: A largura da lista suspensa determinada pela largura da clula que tem a validao de dados. Talvez seja necessrio ajustar a largura dessa clula para impedir que entradas vlidas maiores do que a largura da lista suspensa seja truncada. O nmero mximo de entradas que possvel ter em uma lista suspensa de 32.767. Se a lista de validao estiver em outra planilha e voc quiser impedir os usurios de v-la ou de fazer alteraes, recomendvel ocultar essa planilha ou proteg-la. Protegendo Planilhas Em muitos casos, pode ser extremamente til bloquear algumas clulas, ou intervalos, para que seu contedo no possa ser alterado. Imagine, por exemplo, ter criado a estrutura de uma tabela na qual j digitou todas as frmulas, prontas para executar os clculos. Se o usurio que trabalhar com a tabela no tiver plena familiaridade com o Excel, pode, sem querer, deletar uma ou outra frmula, destruindo num instante, horas e horas do seu trabalho. Com a planilha aberta, selecione todas as clulas clicando no pequeno retngulo cinza na juno entre a coluna A com a linha 1, como mostra a figura abaixo. Proteo a elementos de uma pasta de trabalho ou planilha no deve ser confundida com segurana de senha no nvel de pasta de trabalho. A proteo a elementos no pode proteger uma pasta de trabalho contra usurios com inteno maliciosa.
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Por padro, todas as clulas da planilha so bloqueadas ao aplicarmos a proteo, mas nosso objetivo bloquear apenas as clulas que contm frmulas. Por isso, ser retirado o bloqueio de toda a planilha, e aplicaremos apenas nas clulas necessrias. Para tanto, abra a guia Pgina Inicial e clique no grupo Clulas em seguida Formatar Formatar Clula. Na janela Formatar Clulas, ative a guia Proteo e desmarque a opo Bloqueadas.
Agora selecione as clulas desejadas, por exemplo, B9, B17 e B19. Abra novamente o guia Pagina Inicial grupo Clulas Formatar Formatar Clulas e, na guia Proteo, marque a opo Bloqueadas. Com isso, o bloqueio atingir somente este intervalo. Ser aberta a caixa de dilogo Proteger Planilha. Se quiser, voc pode definir uma senha que ser solicitada para desbloquear a planilha. Caso no informe nenhuma senha, a planilha poder ser desprotegida por qualquer usurio. Em nosso exemplo foi colocada uma senha.
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Para testar, tente deletar o contedo de uma das clulas bloqueadas, que ser exibida a mensagem abaixo.
Protegendo o Arquivo Senha de Proteo e Gravao Para colocar senha em um arquivo gerado pelo Microsoft Excel, ao ser exibida a janela Salvar Como, clique na opo Ferramentas Opes Gerais, logo ser exibida a janela abaixo:
Voc ter duas opes para definir sua senha: Senha de Proteo: permite que voc configure uma senha para proteger seu arquivo. Essa a melhor opo porque somente permite a abertura do arquivo mediante a senha, ou seja, o usurio somente ter acesso ao contedo desse arquivo mediante digitao da senha de proteo. Senha de Gravao: permite que voc configure uma senha que ser solicitada sempre que o arquivo estiver sendo salvo, as pessoas podero entrar no seu arquivo, visualizar seus dados, efetuar modificaes, mas no podero salvar nenhuma alterao porque no possuem a senha para gravao. Digite a senha de proteo e a senha de gravao (ou apenas uma delas) em seguida ser solicitado que voc redigite-as para confirmao. Removendo ou Alterando Senhas Para remover ou alterar uma senha, necessrio conhec-la, caso contrrio no poder abrir a planilha. Para isso, abra a planilha desejada e siga o mesmo procedimento visto anteriormente para proteo, s que removendo ou alterando a senha. 2.2 FUNES AVANADAS As funes so tipos de comandos existentes que fornecem operaes e resultados, que normalmente voc levaria muito tempo para conseguir. Uma funo caracteriza-se pelo seu formato, podendo ser escrita sem ou com argumentos. As funes sem argumentos so palavras seguidas dos sinais de
parnteses. J as com argumentos so seguidas de algum contedo entre parnteses, exemplos: Funo sem Argumento = FUNO ( ) Funo com Argumento = FUNO (argumento1, argumento2,...) Funo SE Esta funo usada para testar condies. Podemos utilizar a funo SE com a seguinte sintaxe: =SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso). Logo aps o teste lgico vem o primeiro ponto e vrgula (;) onde consta a ao que se deve tomar caso o teste seja verdadeiro. Aps o segundo ponto e vrgula (;) deve constar a ao caso o teste seja falso. Exemplo: Numa planilha de notas teremos como resultado Aprovado ou Reprovado, para isso utilizaremos como base para condio a mdia do aluno. Se a mdia for maior ou igual a 6,0 ser Aprovado, caso contrrio o aluno estar em Reprovado. =SE(B3>=6;"APROVADO";"REPROVADO")
Funo SE ANINHADA Vamos considerar a situao abaixo para que possamos entender de forma mais clara e objetiva a Funo SE ANINHADA, fazendo um teste lgico para comparar os valores da comisso e a situao da tabela abaixo:
Para resolver esses problemas, devemos utilizar a funo SE ANINHADA:

Comisso: =SE(B4>=15000;B4*8%;SE(B4>=12000;B4*6%;SE(B4<12000;B4*4%))) Situao: =SE(B4>C4;"Superou a Meta";SE(B4=C4;"Igualou a Meta";SE(B4<C4;"Abaixo da Meta")))
como se ns estivssemos utilizando outra funo SE dentro de uma funo SE e, assim por diante.
Funo PROCV A funo PROCV usada para pesquisar no banco de dados uma informao baseada em uma chave de pesquisa. Essa funo procura um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada. Sua sintaxe a seguinte: =PROCV(valor procurado; tabela; ndice da coluna). Veja como exemplo a planilha abaixo:
Em nosso exemplo temos uma tabela com o Cdigo (Cod.), do funcionrio, Nome, Endereo da Loja e Salrio. Suponhamos que a tabela seja enorme e sabemos apenas o Cdigo do vendedor e queremos saber o seu nome e o endereo da loja onde trabalha. Para isso utilizamos a funo PROCV. Selecione uma clula onde ser digitado o cdigo do vendedor procurado e digite um dos cdigos existentes. Na clula onde deseja retornar a informao referente ao nome do mesmo, digite a frmula abaixo: =PROCV(A11;A3:D8;2). Retornar a nome Josefa Clotildes, como no exemplo da tabela acima. Descrio: Pesquisa o nmero de Inscrio que ser digitado em A11 (113), na primeira coluna da tabela especificada (A3:D8) e devolve o valor correspondente na mesma linha da segunda coluna (Nome). onde: A11 o cdigo do vendedor; A3:D8 o intervalo da tabela onde ser feita a comparao; 2 o nmero da coluna onde deve ser encontrado o resultado. Para praticar, crie uma frmula para retornar o Local de trabalho do funcionrio, conforme mostrado na tabela acima.
Funo CONT.NM A funo CONT.NUM calcula o nmero de clulas que contm nmeros. Sua sintaxe : =CONT.NM(intervalo) Onde: intervalo o argumento que pode referir-se a diversos tipos de dados, mas somente os nmeros so contados. Como exemplo veja a planilha abaixo:
Funo CONT.SE Esta funo calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a uma determinada condio. Sua sintaxe : =CONT.SE(intervalo;critrio), Onde intervalo so as clulas no qual se desejam contar, e critrio a condio, na forma de um nmero, expresso ou texto, que define quais clulas sero contadas. Abaixo mostra um exemplo simples da funo CONT.SE:
Por exemplo, em uma planilha com dados sobre os funcionrios, podemos querer contar quantos funcionrios esto locados para o departamento de Contabilidade. Podemos usar a funo CONT. SE, para, a partir da coluna Seo, contar quantos funcionrios pertencem ao departamento de Contabilidade. Exemplo: Se na faixa de A4 at A10 tivermos 02 vezes a palavra WORD, indicando que o curso de Word, ento: =CONT.SE(A4:A10;"WORD") Retorna 02
Observao: O critrio deve vir sempre entre aspas, mesmo que seja um teste numrico. Outro exemplo que podemos ilustrar, para contar quantos valores maiores do que 20 existem na faixa de A1 at A50, utilizamos a seguinte frmula: =CONT.SE(A1:A50;">20"). Funo CONT.VALORES A funo Cont.Valores calcula o nmero de clulas que no esto vazias e os valores existentes na lista de argumentos. Sua sintaxe : =CONT.VALORES(intervalo) Onde: intervalo o argumento que representa os valores que se deseja contar. Como exemplo veja a planilha abaixo:
Podemos observar que depois de concluda a frmula, automaticamente o valor aparece conforme o nmero existente, ou seja, se as clulas em A4:A10 contiverem dados, quer sejam nmeros, textos ou qualquer outro dado, exceto a clula A3, ento: =CONT.VALORES(A4:A10) resulta 7 Funo CONTAR.VAZIO Esta funo contar o nmero de clulas vazias no intervalo especificado. Sua sintaxe : =CONTAR.VAZIO(intervalo) Onde, intervalo refere-se s clulas que se deseja contar. No exemplo abaixo, o Excel contou as clulas vazias do intervalo que vai de A4:A7 e encontrou o nmero de clulas vazias.
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Observao: Clulas com frmulas que retornam (texto vazio) tambm so contadas, clulas com valores nulos no so contadas. Funo SOMASE A funo SOMASE usada para adicionar as clulas especificadas por determinado critrio ou condio. Como mostra o exemplo abaixo:
Sua sintaxe : =SOMASE(intervalo;critrio;intervalo_soma) Onde intervalo o intervalo de clulas que se quer calcular; critrio condio na forma de um nmero, expresso ou texto, que definem quais clulas sero adicionadas, o intervalo_soma so as clulas a serem somadas; quando esse campo no especificado so usadas as clulas do intervalo. Outro exemplo, em uma planilha com dados sobre os funcionrios, podemos querer somar o total de salrios para todos os funcionrios que esto locados para um determinado setor/departamento. Podemos usar a funo SOMASE() para, a partir da coluna Setor/Departamento, verificar os funcionrios que pertencem ao setor desejado. 2.3 MANIPULAO DE DADOS Listas Personalizadas O Excel possui o recurso de personalizar uma lista, a exemplo das listas com os nomes dos meses do ano, dos dias da semana que como padro j pertence configurao inicial do Excel. Quando o usurio quer personalizar a sua lista, basta ir at a opo Arquivo Opes Avanado Editar Listas Personalizadas.
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Podemos observar na imagem abaixo que, como padro, j existem algumas listas. Para criar, selecione a opo NOVA LISTA e clique no campo Entradas da Lista. Nesse espao, voc digita a sequncia que deseja sempre um abaixo do outro, separando com ENTER, logo aps clique no boto ADICIONAR. No exemplo abaixo, criamos uma lista com as estaes do ano.
Para testar a nova lista, digite em qualquer clula do Excel, um dos nomes inclusos e arraste com a ala de preenchimento para as demais clulas, como mostra as figuras abaixo.
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Excluir uma srie de preenchimento personalizada Para excluirmos uma lista personalizada, devemos realizar o mesmo procedimento para a criao, porm na caixa de Listas personalizadas selecionamos a lista desejada e clicamos em Excluir. Utilizao de Filtros Auto Filtro Este recurso possibilita a voc filtrar informaes em uma planilha de modo a exibir apenas as linhas que correspondam aos critrios especificados de acordo com suas necessidades. Ele faz com que o banco de dados seja pesquisado em frao de segundos de acordo com a especificao do usurio. O que devemos ter em mente no incio deste procedimento que necessrio ter uma linha como cabealho. Vamos utilizar o comando AutoFiltro com a planilha da figura abaixo.
Selecione as clulas onde ficaro os filtros, neste caso A3:D3, e v at a guia Dados Grupo Classificar e Filtrar Filtro. Ao lado de cada campo, aparecer uma seta voltada para baixo. Para pesquisar, v at o campo desejado e utilize a seta para estabelecer um critrio de filtro. Para remover os filtros, utilize a mesma seta e Clique na opo Tudo. Para sair do modo filtro, execute o mesmo comando. Critrios Personalizados Para atribuir critrios personalizados na opo AutoFiltro, clique na seta para baixo referente ao campo que deseja filtrar e escolha a opo Filtros de Nmero, onde voc poder escolher uma das opes listadas ou clicar em Personalizar Filtro. Por exemplo, na planilha mostrada acima vamos filtrar as pessoas que tm idade acima de 29 anos.
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O resultado ser este:
Observe que o campo, ao qual foi atribuda a pesquisa, tem uma representao grfica diferente dos demais. Outro exemplo: Vamos listar na mesma planilha as pessoas que tenham idade entre 25 e 29 anos. Ento, na caixa Personalizar AutoFiltro, vamos informar o seguinte:
Compare o resultado abaixo com o obtido em sua planilha:
Filtro Avanado O Comando Filtro Avanado busca os dados de uma lista de modo que apenas as linhas que correspondem a um intervalo de critrios especificados sejam exibidas. Esse comando filtra a lista, da mesma forma que o AutoFiltro, porm no exibe setas em rtulos de coluna para a seleo de critrios. Voc pode determinar critrios mais complexos usando uma tabela comparativa, e inserindo ou no os dados corretos aos critrios em outro local de sua planilha. Vejamos a planilha da figura abaixo.
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No espao selecionado, voc determina qual rtulo e critrio ser utilizado para a filtragem. Neste caso, o rtulo Valor Kg e o critrio que o valor seja maior ou igual a 5. Depois disso clique no guia Dados Grupo Classificar e Filtrar Avanado, ser aberta a seguinte caixa de dilogo.
Neste caso, em Ao, selecione a opo Copiar para outro local, na opo Intervalo da lista selecione o intervalo onde se encontra a tabela (A3:D13). Em Intervalo de critrios, selecione o intervalo de critrios que voc definiu (A15:A16).
Em Copiar para, faa o mesmo processo, selecione a rea onde aparecer o resultado do filtro, neste caso no intervalo A18:D18. Clique em OK, para a filtragem ser executada. Veja o resultado:
Vamos supor que agora a nossa necessidade seja listar produtos com o ms de Maro e que o Valor Kg seja maior ou igual a R$ 8,00. Para isso, precisaremos listar todos os rtulos contidos na tabela inicial, como abaixo.
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Depois faa o processo para determinar a Ao, os Intervalos da lista, Intervalo de Critrios e Copiar para, como mostra a figura ao lado. Compare seu resultado com o mostrado na figura abaixo.
Tabelas Dinmicas Tabela Dinmica nada mais do que uma planilha interativa que pode resumir grandes quantidades de dados existentes usando os formatos e os mtodos de clculos escolhidos. Normalmente se aplica uma tabela dinmica quando se quer resumir dados de um banco de dados. dinmica porque permite ser modificada rapidamente e facilmente recalculada quando os dados que a originaram se modificam. Criando uma Tabela Dinmica Vamos usar a planilha abaixo para criar uma tabela dinmica.
Clique no Guia Inserir Grupo Tabelas Tabela Dinmica. Aparecer uma janela semelhante a um assistente com a lista de campos da tabela dinmica.
A partir dela iremos selecionar os campos para adicionar ao relatrio. Sero utilizados as opes: Filme, Gnero, Distribuidor e Valor Final, como mostra a figura abaixo:
importante observar que ao trabalharmos com tabela e grficos dinmicas, os grupos so alterados conforme o recurso que voc esteja trabalhando, como mostra a imagem abaixo:
atravs destes grupos onde utilizaremos os recursos da tabela dinmica, como limpar, agrupar, atualizar e criar grfico dinmico, alm de mostrar e ocultar lista de campos, botes dentre outros. Atualizao de Dados da Tabela De acordo com o exemplo mostrado na planilha acima, vamos supor que o filme Homem Aranha teve um aumento na Locao Mensal de 09 para 15. Quando criamos a tabela dinmica, escolhemos a opo para que ela fosse inserida em uma nova planilha, portanto, para fazermos alteraes em qualquer informao, precisamos ir para at a planilha onde est a tabela e alterar o valor (devemos observar que foi inserida uma nova planilha referente a tabela dinmica).
Em seguida, volte para a tabela dinmica e clique no boto Atualizar, no grupo Dados.
Barra de Ferramentas de Tabela Dinmica

Observe se o resultado abaixo corresponde ao que visto em sua planilha.
Estrutura de Tpicos O Microsoft Excel pode criar uma estrutura de tpicos para os seus dados e permite que voc exiba ou oculte nveis de detalhes com um nico clique do mouse. A estrutura de tpicos organiza os dados em nveis. Desse modo, podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar apenas os dados necessrios. Vamos exemplificar atravs da planilha abaixo:
Criando uma Estrutura de Tpicos Observe que na planilha temos valores distribudos para algumas categorias (Negcios, Educao e Tcnicos), e um subtotal por Estado. Com o comando de estrutura de tpicos podemos obter um resumo desses valores, ocultando algumas informaes da planilha. Clique no guia Dados Estrutura de Tpicos Agrupar AutoTpicos. Observe o que acontece com a planilha na figura seguinte.
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Clicando nos sinais (+ ou -) que aparecem do lado esquerdo e na parte superior da planilha fazemos as mudanas no modo de exibio. So os botes da estrutura de tpicos. O boto (+) expande a exibio e o boto () recolhe a exibio. Importante: necessria a incluso de frmulas para calcular a soma dos resultados e assim inserir uma estrutura de Tpicos. So os valores que esto em Negrito na tabela acima. Congelar Painis O congelamento de um painel significa travar determinada parte de uma planilha para que, com a rolagem da tela, essa parte permanea visvel e, assim, voc possa melhor identificar seus dados. Suponhamos que voc deseje ver os dados restantes de uma planilha, ocultos em funo do tamanho vertical da tela, porm, sem que os dados do cabealho fiquem tambm ocultos. Vamos utilizar a tabela acima, a mesma que trabalhamos com o tema Estrutura de Tpicos, porm, estaremos inserindo alguns dados a mais, conforme tabela abaixo. Estaremos continuando a digitao na clula A21.
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Aps concluso da tabela, posicione o cursor na clula B5. Saiba que todas as clulas acima e esquerda daquela que se encontra selecionada, devero ser congeladas. Atravs do Guia Exibio Grupo Janela Congelar Painis Congelar Painis, podemos definir que a linha de cabealho da planilha permanea sempre visvel mesmo rolando a tela para baixo. Experimente agora, rolar as informaes da planilha com a barra de rolagem. Voc ver que as clulas congeladas permanecem fixas, enquanto as demais rolam pela tela. Para desfazer o procedimento, abra a mesma guia e clique no comando Descongelar Painis. 2.4 CONEXO ENTRE PLANILHAS Criando Conexes Entre Planilhas Observe a figura abaixo, onde temos trs tabelas, elas sero digitadas em planilhas separadas e devidamente renomeadas como: JAN, FEV e TOTAL DAS DESPESAS. Nas duas primeiras planilhas, lanamos os dados referentes s despesas de cada ms (janeiro e fevereiro), na terceira planilha, iremos calcular o total das despesas.
Para criar a frmula que somar o total de cada despesa, selecione a planilha TOTAL DAS DESPESAS e posicione o cursor na clula B3; digite o sinal de igual para iniciar a digitao da frmula e com o mouse v selecionando os valores que deseja somar nesta clula, atravs das demais planilhas. No caso do total da despesa GUA, a frmula ficar da seguinte maneira: =JAN!B3+FEV!B3, ou seja, ser somado o valor que est na planilha JAN na clula B3 com o valor que est na planilha FEV na clula B3. Faa o mesmo procedimento com os demais valores. Vnculos com Outras Planilhas ou Arquivos Da mesma forma que podemos efetuar clculos com valores entre planilhas que pertencem a mesma pasta de trabalho, tambm podemos vincular uma clula outra localizada em outra pasta de trabalho, procedimento que bem simples. Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as informaes. Suponhamos que temos dois arquivos abertos, em um deles se encontram os valores a serem somados, o nome dele : Aula de Excel 1, nele temos duas planilhas, uma com o nome Relativa e outra com o nome Mista. No outro arquivo, de nome Atividade, iremos digitar a frmula no local onde desejamos que o
resultado dessa soma seja exibido. Neste caso a frmula para o clculo dos valores ficaria com a seguinte sintaxe: ='[Aula de Excel 1.xls]Relativa'!$E$9+'[Aula de Excel 1.xls]Mista'!$F$9
Criar uma referncia 3-D Uma referncia que seja relativa mesma clula ou intervalo (intervalo: duas ou mais clulas em uma planilha, as clulas de um intervalo podem ser adjacentes ou no adjacentes) em vrias planilhas chamada referncia 3D. Uma referncia 3D uma forma til e conveniente de consultar vrias planilhas que seguem o mesmo padro e em que as clulas em cada planilha contm o mesmo tipo de dados, como ao consolidar dados de oramento de diferentes departamentos na sua organizao. Entretanto, para criar uma referncia 3D siga os seguintes procedimentos: Clique na clula onde voc deseja inserir a funo. Em seguida digite = (sinal de igual), insira o nome da funo e digite um parntese de abertura. Clique na guia da primeira planilha a ser referida. Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na guia da ltima planilha a ser referida. Selecione a clula ou o intervalo de clulas a ser referido. Complete a frmula e, em seguida, pressione ENTER A sintaxe das frmulas utilizadas nas tabelas abaixo ficaria assim: =SOMA(SENAI:SESI!B2:B2) ou =SOMA(SENAI:SESI!B2:B4) Exemplo 1:
Exemplo 2:
Observao: Voc pode utilizar, por exemplo, as funes: mdia, soma, mximo etc. em uma referncia 3D.
Criando Hiperlinks Um hiperlink um link (ligao), a partir de um documento que abre outra pgina ou arquivo quando voc clica nele. Em geral, o destino outra pgina da Web, mas tambm pode ser uma imagem ou um endereo de e-mail ou um programa. O hiperlink propriamente dito pode ser um texto ou uma imagem.
Como hiperlinks so usados Voc pode usar hiperlinks para fazer o seguinte: Navegar at um arquivo ou uma pgina da Web em uma rede, na intranet (intranet: uma rede dentro de uma organizao que usa tecnologias da Internet (como o protocolo HTTP ou FTP). Usando hiperlinks, possvel explorar objetos, documentos, pginas e outros destinos na intranet.) ou na Internet. Navegar at um arquivo ou uma pgina da Web que voc planeja criar no futuro. Enviar uma mensagem de e-mail. Iniciar uma transferncia de arquivo, como um download ou um processo de FTP (FTP: um protocolo de comunicao que torna possvel a um usurio transferir arquivos entre locais remotos de uma rede. Esse protocolo permite tambm a usurios usar comandos FTP, como listar arquivos e pastas, para trabalhar com arquivos em um local remoto). Quando voc apontar para um texto ou imagem que contm um hiperlink, o ponteiro se transformar em uma mo , indicando que o texto ou imagem algo que pode ser clicado.
Criar um hiperlink para uma pgina da Web ou para um arquivo existente Em uma planilha, clique na clula em que deseja criar um hiperlink. Observao: Voc tambm pode selecionar um objeto, como uma imagem ou elemento de um grfico, a ser usado para representar o hiperlink. Na guia Inserir, no grupo Links, clique em Hiperlink. Observao: Voc tambm pode clicar com o boto direito do mouse na clula ou no objeto e, em seguida, clicar em Hiperlink no menu de atalho, ou pressionar CTRL+K. Em Vincular a, clique em Pgina da Web ou Arquivo Existente. Siga um destes procedimentos: Para selecionar um arquivo, clique em Pasta Atual e, em seguida, clique no arquivo ao qual deseja se vincular.
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Observao: Voc pode alterar a pasta atual, selecionando outra pasta na lista Examinar. Para selecionar uma pgina da Web, clique em Pginas Navegadas e, em seguida, clique na pgina da Web qual deseja se vincular. Para selecionar um arquivo usado recentemente, clique em Arquivos Recentes e clique no arquivo ao qual deseja se vincular. Para localizar uma pgina da Web, clique em Navegar na Web, abra a pgina da Web qual deseja se vincular e retorne ao Office Excel sem fechar o navegador. Se desejar criar um hiperlink para um local especfico no arquivo ou na pgina da Web, clique em Indicador e, em seguida, clique duas vezes no indicador (indicador: um local ou seleo de texto em um arquivo que voc nomeia para fins de referncia. Os indicadores identificam um local dentro do arquivo ao qual voc pode se referir ou vincular posteriormente.) desejado. Observao: O arquivo ou a pgina da Web qual voc est se vinculando deve ter um indicador. Na caixa Texto para exibio, digite o texto a ser usado para representar o hiperlink. Para exibir informaes teis ao posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela e, em seguida, clique em OK. 2.5 ANLISE DE DADOS Fazendo Auditorias A auditoria uma ferramenta que ajuda a analisar a estrutura de uma planilha, possibilitando localizar frmulas e erros que possam existir em seu trabalho. Assim facilita uma operao que, quando feita manualmente, certamente demanda um tempo bastante grande, destacando frmulas, ou a relao existente entre os valores e frmulas de uma planilha. Vamos observar os dados digitados abaixo e descobrir as clulas que originaram o resultado do Imposto de Renda clicando na clula F8 e executando os comandos mostrados na sequncia aps a tabela.
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Clique no Guia Frmulas Grupo Auditoria de Frmulas Rastrear Precedentes. Esse comando serve para indicar as clulas que deram origem ao resultado armazenado no endereo em que foi aplicada a auditoria. Observe o resultado na figura ao lado. Note que uma linha azul contorna o intervalo de clulas que deu origem ao resultado da frmula, alm de uma ou mais linhas que fazem a ligao entre esses endereos. Voc tambm pode selecionar a clula D4 ou D5 e executar o comando Rastrear Dependentes, a seta apontar dessa vez para todas as clulas que no intervalo de F8:F14. Veja a figura abaixo:
Para remover a seta (ou todas as setas), basta clicar sobre o comando Remover Setas localizado no mesmo grupo. Podemos tambm utilizar comandos de: Remover Setas, Mostrar Frmulas, Avaliar Frmula, conforme mostra a figura abaixo:
Cenrios Havendo a necessidade de efetuar a comparao de resultados diferentes para um mesmo tipo de dado, pode ser utilizado o recurso de cenrios. Esse recurso bastante til na elaborao de simulaes, pois permite que sejam efetuados cruzamentos de valores, sem que haja a necessidade de modific-los a toda hora dentro da planilha. Para fazer uso da ferramenta, necessrio estabelecer o significado de exibio e cenrios, os quais se caracterizam por ser um conjunto de diferentes dados estabelecidos para a mesma regio nomeada de uma planilha, e que so utilizados como motivo da simulao. Vejam como exemplo a planilha ao lado.
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Iniciaremos agora a criao do nosso cenrio com trs receitas, sero elas: Receitas Altas, Receitas Baixas e Receitas Normais. Clique na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipteses e, em seguida, clique em Gerenciador de Cenrios. Na janela que ser exibida clique em Adicionar, como mostram as figuras abaixo:
Vamos criar o primeiro cenrio. Na caixa Nome do cenrio, digite o nome para o cenrio: Receitas Normais. Na caixa Clulas variveis, insira as referncias para as clulas que voc deseja alterar, vamos utilizar o endereo D4:D6. Aps digitar o endereo das clulas variveis clique em OK e digite os valores referentes a cada salrio como mostra na tabela abaixo: D4 R$ 1.600,00 D5 R$ 1.100,00 D6 R$ 1.000,00 Clique em Adicionar nessa mesma janela para criarmos o segundo cenrio, com o nome de Receitas Altas. Nas clulas variveis digite os valores abaixo: D4 R$ 1.800,00 D5 R$ 1.300,00 D6 R$ 1.200,00 Para criarmos nosso terceiro cenrio, clique no boto Adicionar, digite o nome Receitas Baixas para ele, em seguida insira os valores abaixo nas clulas variveis: D4 R$ 1.400,00 D5 R$ 900,00 D6 R$ 800,00 Aps criarmos os trs cenrios e estando de volta a janela do Gerenciador de Cenrios podemos observar os nomes dos cenrios criados anteriormente. Vamos clicar no boto Mostrar para visualizarmos os valores nas clulas variveis em nossa planilha, D4:D6. Nesse momento podemos observar na planilha o valor atual das receitas e compararmos com os valores inseridos nos cenrios e poderemos determinar se eles esto enquadrados em Receitas Normais, Receitas Altas e Receitas Baixas. Observe como a janela do Gerenciador de Cenrios dever ficar aps a concluso da criao dos mesmos.
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2.6 MACROS Criando Macros Uma macro serve para automatizar rotinas dentro do Excel. Este procedimento pode ser feito de maneira simples atravs do uso do gravador de macro. Para entender melhor uma macro, vamos utilizar a tabela abaixo com o objetivo de automatizar uma tarefa que sempre ser executada.
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Para obtermos os resultados referente a tabela acima, vamos utilizar o roteiro abaixo: 1) A coluna Valor da Comisso ser calculada da seguinte forma: O vendedor ter direito a 5% de comisso com base no Valor Vendido. 2) O vendedor ter direito a 7% de Bnus se o Valor Vendido for superior a Previso de Vendas, caso contrrio o vendedor no ter direito ao Bnus. 3) A coluna Resultado ser trabalhada com base nas condies abaixo: a. Se o Valor Vendido for superior a Previso de Vendas, enviar a mensagem Superou a Meta. b. Se o Valor Vendido for igual a Previso de Vendas, enviar a mensagem Atingiu a Meta. c. Se o Valor Vendido for menor que a Previso de Vendas, enviar a mensagem Abaixo da Meta. 4) O Salrio Total ser a soma do Salrio Mnimo com o Valor da Comisso somado ao Bnus. 5) O Total Vendido ser a soma de todos os valores da coluna Valor Vendido. 6) Aps ter criado todas as frmulas necessrias, formate a tabela alterando os itens: Alinhamento, fonte, bordas, quando necessrio, mesclar clulas, preenchimento, etc. 7) Concluindo todos os itens acima mude o nome da planilha para Banco. Feito isso, vamos iniciar a gravao da nossa macro para automatizar uma tarefa que utilizaremos com frequncia, execute os passos abaixo: Para gravar uma macro devemos ativar a guia Desenvolvedor, depois de clicar nesta guia, irmos at o Grupo Cdigo e clicar no boto Gravar Macro. Aparecer uma janela para criao da Macro. No nosso exemplo daremos o nome de InserirLinha a nossa Macro. Observe que no damos espao no nome da macro, o Excel no aceita.
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Aps digitado o nome da Macro clique em OK e execute os comandos desejados, no nosso caso inserir duas novas linhas na tabela e para concluir devemos clicar no boto Parar Gravao que est localizado no Grupo Cdigo. Executar Macros Para executar uma macro, clique no Guia Desenvolvedor grupo Cdigo Macro. Selecione o nome da macro e d um clique no boto executar.
Excluir Macro Para excluir uma macro, clique no boto excluir da janela Macro, conforme mostra a imagem acima.
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2.7 ATIVIDADE COMPLEMENTAR
Vamos utilizar a tabela anterior como nossa fonte de dados para essa nova planilha que utilizaremos para consulta. Toda vez que for digitada uma Matrcula (Mat.) do funcionrio dever ser exibida na tabela a direita o nome do vendedor e todas as informaes referente a ele, como por exemplo: Valor Vendido, Valor da Comisso e etc. E quando for digitado um valor maior do que a matrcula existente, na nossa planilha a sequncia de 11 at 17, seja enviada a mensagem #FALSO#, para que isso seja possvel, ser necessrio utilizar em conjunto as funes SE e PROCV. Aps ter criado as frmulas necessrias, formate sua tabela conforme desejado. Boa atividade para voc, qualquer dvida consulte o professor.
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REFERNCIAS
KUNZE, Rommel. Excel XP avanado. 2.ed. Cuiab: KCM, 2007. 118 p.il. MANZANO, Andr Luiz N. G.; MANZANO, Maria Izabel N. G. Estudo dirigido de Microsoft Office Excel 2007 Avanado. So Paulo: rica, 176 p.il. MANZANO, Andr Luiz N. G.; MANZANO, Maria Izabel N. G. Estudo Dirigido de Microsoft Office Word 2007. So Paulo: rica, 272p.
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FOLHA DE CRDITOS
SENAI-SE Equipe Pedaggica SENAI CETAF-AJU Centro de Educao e Tecnologia Albano Franco - Aracaju Compilao / Digitao CETAF-AJU Franlyn F. Santos Bispo Tales Bndchen Zccaro Oliveira Diagramao Vanessa Alves SENAI GEP Gerncia de Educao Profissional SENAI SCM Superviso Compartilhada de Aes Mveis SENAI GEP Gerncia de Educao Profissional
NBE Ncleo de Biblioteca Escolar Normalizao Bibliogrfica Genilda Mendes de Farias SENAI GEP Gerncia de Educao Profissional
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A janela abaixo ser utilizada para formatao do ndice:

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Teremos como resultado o que mostra na figura a seguir.

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Em seguida, deve ser aplicada a condio e a formatao a ser utilizada.

Veja o resultado na figura a seguir.

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