Centro de Estudios Tecnolgicos Industrial y de Servicios No.

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Trabajo Final del Tercer Parcial Profesor: Adelina Martnez Materia: Ventas y Distribucin de Bienes Alumna: Enrquez Chavero Margarita Ros Alvarado Rafael Rubio Aguilar Rodrigo Sadot San Elas Martnez Poleth Elizabeth Grado Y Grupo: 4K Especialidad: Administracin Turno: Vespertino

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Pedido
Funcin Pedido
5 de mayo del 2009

CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS NMERO 39

Enrquez Chavero Margarita, Ros Alvarado Rafael, Rubio Aguilar Rodrigo Sadot, San Elas Martnez Poleth Elizabeth

Funcin Pedido

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Contenido
INTRODUCCIN E INSTRUCCIONES .................................................................................... 5 PROCESO DE LA FUNCIN DE PEDIDO ............................................................................... 6 Inicio del Trabajo ............................................................................................................ 7 Verificacin de Datos ...................................................................................................... 9 Validacin de Pedidos................................................................................................... 10 Verificacin de Crdito ................................................................................................. 10 Verificacin de Precios ................................................................................................. 11 Verificacin de Existencias en Inventario ..................................................................... 12 Solucin de Excepciones............................................................................................... 13 Autorizacin de Pedidos ............................................................................................... 13 Preparacin y Distribucin de Informacin Administrativa ......................................... 13 Papeles de Trabajo Referentes al Pedido ..................................................................... 14 Reportes de Anlisis Administrativo............................................................................. 14 Reportes de Anlisis de Ventas .................................................................................... 15 Funciones de Soporte a la Funcin de Pedido ............................................................. 15 Funciones de Mantenimiento de Datos ....................................................................... 16 Informacin No Usual ................................................................................................... 16 Mantenimiento de Precios y de Datos de Clientes ...................................................... 18 INTERFASES DE LA FUNCIN DE PEDIDO ..................................................................... 22 Interfaces con el Procedimiento de Crdito y Cobranza .............................................. 22 Interfaces con el Ciclo de Conversin........................................................................... 23 Interfaces con el Procedimiento de Envos .................................................................. 25 Interfaces con el Procedimiento de Facturacin .......................................................... 25 OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS ......................................................................................... 27 Tcnicas de Control para Procesar Pedidos en Forma Efectiva, Controlada y a Tiempo ...................................................................................................................................... 28 EXCEPCIONES Y OTRAS CONSIDERACIONES ..................................................................... 30 Prefacturacin, Postfacturacin ................................................................................... 36 Produccin Sobre Pedido ............................................................................................. 36 Reportes Administrativos ............................................................................................. 37 Reporte de Pedidos en Espera ..................................................................................... 38 Reporte de Cargos Especiales ....................................................................................... 38 Funcin Pedido Pgina 3

[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 Reporte de Estado de Pedidos ..................................................................................... 38 Informacin de Mercadotecnia .................................................................................... 38 PRCTICA ADMINISTRATIVA ESPECIALIZADA ................................................................... 42 Planteamiento Global ................................................................................................... 42

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INTRODUCCIN E INSTRUCCIONES
La primera funcin del Ciclo de Ingresos es el Pedido. Esta funcin incluye el procesar el pedido de un cliente desde su recepcin, hasta el punto a donde ser enviado y cobrado. Esta funcin, tambin incluye el procesar dudas de clientes, requerimientos especiales y mantener estadsticas de precios y bases de datos adecuadas. El pedido tiene dos objetivos bsicos: 1) aceptar nicamente pedidos vlidos y, 2) procesar rdenes a tiempo, con rapidez y en forma controlada. Si estos objetivos no se cumplen, la compaa incurre en los siguientes riesgos: - Ventas a clientes no autorizados, - Elaboracin de ordenes incompletas e ilegibles, - Incumplimiento de fechas de entrega, - Prdida de materiales, - Uso no autorizado de precios y trminos de venta. Se dividirn los temas en cuatro. El primero presenta el flujo de un pedido, el segundo explica cmo un Pedido interfiere con otras funciones inter compaa. La tercera seccin considera los problemas potenciales en los que se incurren, si los objetivos relacionados no se cumplen. La ltima seccin se refiere a ciertas consideraciones especiales y problemas no recurrentes que son parte de esta funcin. Al completar esta prctica, el ejecutante entender cmo procesar un Pedido, su relacin con el Ciclo de Ingresos y las tcnicas de control relacionadas. Para dar comienzo a la prctica, haga lo siguiente: A) Inicie y siga el desarrollo de la prctica, tal como indican las ilustraciones. B) Terminando cada tema, encontrar un cuestionario. Escriba sus respuestas con pluma en los espacios que se proveen. C) En sus clases de cmputo, resuelva en PC el ejercicio que se encuentra al final de la prctica, con la ayuda de su Profesor. D) Basndose en los conocimientos adquiridos y en su perspicacia, y tratando de que la prctica sea verdaderamente til; la solucin de cuestionarios y ejercicios debe ser tcnica e ingeniosa y las respuestas que se le proporcionen en clase deben emplearse nicamente como medio de verificacin.

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Parte terica, tres horas, aplicacin computacional, cuatro horas.

PROCESO DE LA FUNCIN DE PEDIDO

Las siguientes actividades conforman la Funcin de Pedido: 1. Preparacin del pedido. 2. Verificacin del pedido: Validacin de pedidos, Verificacin de crdito, Verificacin de precios, Verificacin de existencias en inventario. 3. Anlisis de pedidos especiales y cancelaciones. 4. Autorizacin de pedidos y asignacin de fecha de entrega. 5. Preparacin y distribucin de productos.

En un sistema computarizado, algunas de estas actividades pueden conjuntarse en un slo comando.

Pedidos

Crdito y Cobranza

CLIENTE

Envo

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El cuadro siguiente representa la logstica de la Funcin de Pedido. Tome unos minutos para razonar el flujo de las transacciones.

Inicio del Trabajo

Cuando se recibe un pedido de un cliente -ya sea a travs de vendedores o va telefnica o postal, directamente de clientes-, inmediatamente se registra en una forma interna que asegura que todos los pedidos se tomen en consideracin. Los datos que se apuntan en dicho control son los siguientes:
PRODUCTOS PARA OFICINA TERRANOVA CLIENTE REGISTRO DE PEDIDOS No. Pedido Producto Fecha

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Despus, se prepara una forma interna de pedido:

INSURGENTES 24 CUAUTLA MORELOS 2-56-67 Cliente Departamento Pedido Solicitado por: Cdigo Descripcin

PRODUCTOS PARA OFICINA TERRANOVA FORMA DE PEDIDO

Fecha pedido Colonia C.P. Cantidad Cantidad Precio Unitario Pedida Entregada Precio Total

PEDIDO No. 9673

Calle: Telfono: Crdito Otorgado

Observaciones :

Fecha de entrega: Enviese a: Colonia C:P

Real: Calle Telfono VENTAS ENVIOS FACTURACIN

Nmero de Paquetes: Envo Va: Costo Factura/ Aceptacin del cliente: si no Remisin No. Agente de Venta:

Como medida de control, es usual que las empresas empleen copias de la forma de pedido. Por ejemplo, la copia para el departamento de facturacin provee que toda factura cobre un pedido realizado por un cliente; la del departamento de ventas, lleva estadsticas de la rotacin de sus productos y del cumplimiento de rdenes de clientes y motivos de rechazos; y la del departamento de envos asegura que no se entreguen productos si no fueron pedidos formalmente.

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Cualquier forma de pedido debe contener datos indispensables, tales como: comprador, productos ordenados, cdigo de productos, fechas de pedido y de entrega, precio unitario y precio total. Al capturar esta informacin en una computadora y usar un sistema en red, se elimina la necesidad de emplear varias copias del pedido -pues los departamentos interesados tendran acceso a la informacin capturada por el departamento de pedidos. De acuerdo al folio de la orden, los pedidos de clientes se preparan cronolgicamente; eliminando as, la posibilidad de que se pierdan, y observando tambin, que a todos se les de seguimiento hasta que se entreguen a clientes.

Verificacin de Datos
PEDIDO -Precios -Crdito otorgado -Existencia en Inventarios

Siempre se debe verificar que los datos de la forma de pedido sean correctos y que sus trminos sean los autorizados por las polticas de la compaa. La verificacin de pedidos consta de las siguientes cuatro partes: - Validacin de pedidos, - Verificacin de crdito, - Verificacin de precios, - Verificacin de existencias en inventarios.

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Validacin de Pedidos
En un sistema de verificacin manual, una persona se encarga de revisar todos los datos de las formas de pedido.

En un sistema computarizado, el programa de pedido debe contener parmetros que impidan la captura de datos no vlidos; como por ejemplo, cdigos equivocados de productos, precios no autorizados, direcciones errneas; y hasta podra de inmediato asignar el crdito adecuado, de acuerdo al historial comercial de cada cliente, y verificar existencias en los inventarios.

Verificacin de Crdito
Para minimizar el riesgo de tener cuentas incobrables, siempre se debe llevar a cabo una verificacin de crdito, tomando como base el estado de cuenta de los clientes. El resultado de la verificacin puede ser un simple cdigo si/no o puede involucrar un lmite de crdito en das o dinero. La verificacin se hace al comparar el lmite de crdito aprobado de un cliente, con la suma de las cuentas por cobrar pendientes, mas los pedidos no entregados todava, mas el pedido actual. Si con el pedido actual se excede el crdito otorgado al cliente, se requiere de una autorizacin especial de la administracin -y nunca del agente de ventas.

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[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 De acuerdo al crdito autorizado y a los productos pedidos, ahora se asignan los trminos de pago. Estos pueden ser de varios tipos, por ejemplo, COD (cbrese o devulvase), Cobrar Anticipadamente, "10% en 10, o 30" (diez por ciento de descuento si se paga en diez das, o sin descuentos, a 30 das), o cualquier otra variante.

Verificacin de Precios
Debido a que muchas veces es necesario incluir en el precio, el clculo de descuentos por promociones, rebajas por volumen, cargos por envos peculiares, impuestos especiales, o cargos adicionales por pedidos urgentes; an para los productos comunes, la elaboracin de la forma de pedido es una tarea delicada.

En un sistema manual, los precios se anotan de acuerdo a las listas, y si es necesario, se calculan por el personal. En un sistema computarizado, la computadora asigna precios de venta al capturar el cdigo y las unidades del producto solicitadas por el cliente. La computadora, podra informar a la administracin, acerca de cualquier producto vendido a un precio no autorizado.

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Verificacin de Existencias en Inventario

Los productos que son fabricados sobre pedido, requieren un control de inventarios diferente al que examinaremos ahora. Para saber si los productos pedidos por el cliente pueden ser enviados en la fecha solicitada, se debe tener un sistema funcional de inventarios. Sin un sistema de inventarios confiable, la compaa corre el riesgo de aceptar ordenes que no puede entregar a tiempo -lo que siempre trae quejas de clientes. Algunas compaas muy pequeas tienen gente que observa directamente los inventarios, antes de que se acepte un pedido. Sin embargo, la observacin directa emplea mucho tiempo, y tiene altas probabilidades de error. En una empresa grande, los sistemas de inventarios deben ser lo suficientemente elaborados para conocer las existencias de inmediato -preferiblemente a travs de una computadora que registre todas las entradas, salidas y pedidos en trmite. Cuando un pedido no puede enviarse de inmediato por falta de mercanca existente, es comn que se enve al cliente lo que se tiene y se le de una fecha para entregarle el resto, lo antes posible. El efecto en inventarios que resulta cuando el departamento de crdito y cobranza resuelve un problema a travs de la cancelacin de un pedido o el reemplazo de un producto, tiene que considerarse.

En la actualidad, gracias al Internet y otros sistemas de comunicacin, es posible tomar un pedido va telefnica, procesar el envo inmediatamente y cobrar al instante mediante un nmero de tarjeta de crdito o cuenta bancaria. Funcin Pedido Pgina 12

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Solucin de Excepciones

Todos los pedidos deben ser verificados a travs de los puntos descritos anteriormente. Los pedidos que no cumplan los requisitos descritos, son excepciones -y deben ser resueltos en el momento de la revisin, por la persona encargada. Los errores, pueden ser los siguientes: -El cliente no tiene crdito, -El precio no es el autorizado, -No hay existencias en inventarios y el pedido no puede ser entregado al cliente en la fecha solicitada, -La forma de pedido est incompleta o es ilegible. En un sistema automatizado, al capturar los datos, la computadora de inmediato notificara al usuario sus errores. La exactitud de esta notificacin, puede ser tan detallada (desde la correccin de un nombre mal escrito, hasta la alerta de un cdigo postal equivocado o una fecha de entrega en das no laborables), como el usuario lo desee. Estas excepciones deben ser notificadas al cliente -los cuales darn las pautas para actuar.

Autorizacin de Pedidos
Si la verificacin no tiene excepciones, el pedido es autorizado.

Preparacin y Distribucin de Informacin Administrativa

Un sistema de pedido, genera la siguiente informacin: -Papeles de Trabajo Referentes al Pedido, -Reportes de Anlisis Administrativo, -Reportes de Anlisis de Ventas.

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Papeles de Trabajo Referentes al Pedido

Son documentos necesarios para notificar al cliente y a los grupos internos, que un pedido ha sido aceptado. Los papeles de trabajo siguen el siguiente orden:
DOCUMENTO Orden de Envo Confirmacin de Venta Orden de Envo de Productos Especiales HACIA: Facturacin, Envos, Ciclo de Conversin, Proyeccin Cliente, agentes de venta Ciclo de Conversin, Planeacin de la Produccin.

Reportes de Anlisis Administrativo

En un sistema sencillo, los reportes de anlisis pueden existir solamente al aadir observaciones en la forma de pedido. En sistemas sofisticados, los siguientes reportes pueden incluirse:
REPORTE Excepciones PROPSITO Lista todas las excepciones encontradas en el crdito, precio, existencias, cdigos y condiciones. Lista todos los pedidos autorizados, no enviados todava.

Pedido Abiertos

Registro de Pedidos

Lista todos los pedidos registrados en un periodo determinado.

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Reportes de Anlisis de Ventas

Estos reportes permiten que la administracin conozca datos que pueden serle de utilidad para incrementar la efectividad de los esfuerzos de venta; por ejemplo, localizacin de clientes, rotacin de productos, o actividad en diferentes zonas. Muchas compaas emplean el trmino pedidos en proceso, como un indicador de su actividad en el mercado de acuerdo a las proyecciones establecidas a principio de ao. Este trmino se refiere a los productos fabricados que no han sido vendidos, pero que se sabe que se van a vender. Mientras menor sea el tiempo en que un producto permanece en inventarios, mejor.

Funciones de Soporte a la Funcin de Pedido

La Funcin de Pedido usualmente es soportada por funciones orientadas al servicio a clientes o al mantenimiento de datos:
Funciones de Servicio Informacin No Usual InformacinUsual Mantenimiento de datos Mantenimiento de Precios Mantenimiento de datos de Clientes

Funciones de Servicio -Informacin No Usual - establece. precios, existencias, fechas de envo e informacin requerida sobre productos que no son estndar. -Informacin Usual - responde preguntas referentes a pedidos de productos comunes.

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Funciones de Mantenimiento de Datos

-Mantenimiento de Precios - establece precios para todos los productos. -Mantenimiento de Datos de Clientes - asigna crditos especiales para cada cliente, de acuerdo a su historial comercial con la compaa. Estas actividades pueden desempearse mucho ms rpido a travs de un computador: -Mantenimiento de Precios: al capturar un nuevo precio, se asigna automticamente a todas las listas y catlogos. -Mantenimiento de Datos de Clientes: de acuerdo a la formalidad de pago de cada cliente, y tomando en consideracin los productos que adquiere y a la cantidad que solicita normalmente, se establecen crditos automticos.

Informacin No Usual
Es comn que toda empresa reciba llamadas telefnicas o cartas por correo o fax, para pedir informacin sobre productos que no aparecen en catlogos, que se necesitan a la medida de las necesidades del cliente o que requieren de un volumen, crdito o fecha de entrega especiales. Los pasos que hay que seguir para atender estos casos, son los siguientes:

1. Recibir solicitudes. Analizar requerimientos de clientes y enviar al departamento apropiado: Ingeniera, crdito, envos, inventarios. Los deseos del cliente deben ser crticamente analizados, pues su satisfaccin puede incrementar las utilidades en el futuro, abriendo nuevos mercados y cubriendo nuevas necesidades! 3. Responda de inmediato al cliente con una decisin de SIGA o ALTO.

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4. SIGA: incluya precio, crdito, fecha de entrega, especificaciones del producto. 5. ALTO: incluya todas las razones por las que los deseos del cliente no pueden ser satisfechos. Todas las solicitudes especiales de clientes deben archivarse y analizarse peridicamente para tratar de deducir cambios en el mercado y analizar la posibilidad de ensanchar las lneas de produccin o los servicios que proporciona la empresa. Resumen del procedimiento:
Informacin de producto Precios Catlogos, listas

Productos estndar

Preparacin de informacin

Informacin (rechazos)

Clientes

Pedidos del cliente

Clientes Bases de datos Costo Determina cin de precios Precios

Productos especiales

Ciclo de conversacin

Informacin de ingeniera

Informacin Usual Es comn que una persona se responsabilice de informar, cuando llamen los clientes, el estado exacto de sus pedidos: porcentaje de terminado en la fabricacin y fecha de envo. Para hacer sto, las formas de pedido deben guardarse en un archivo especial.

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En un sistema computarizado, la informacin que solicita el cliente, puede conocerse de inmediato al ordenar al computador la localizacin de su pedido. Resumen del procedimiento:
Pedidos de clientes Ordenes de envo Reporte de nuevos pedidos Mercadotecnia

Procesamiento De pedidos

Envos

Formas de envo

Actualizaci n de envos

Cliente o agente de venta

Preguntas sobre pedidos

Pedidos Ordenes de envo

Reporte de pedidos sin enviar

Respuestas

Archivo de pedidos

Investigacin de pedidos de ltima hora

Mantenimiento de Precios y de Datos de Clientes

Los archivos de precios y de datos de clientes, se emplean como soporte a la Funcin de Pedido. Los archivos de clientes incluyen: nombre, direccin, telfonos, crditos otorgados, instrucciones estndar de envo. A veces, es necesario incluir los productos que el cliente est autorizado a comprar con el crdito asignado a su compaa. Algunas compaas mantienen estos datos en el departamento de crdito y no en el encargado de las funciones de pedido. Por supuesto, este control puede llevarse ms efectivamente en un sistema computarizado. A continuacin, el resumen de ambos procedimientos:

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[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 Mantenimiento de Datos de Clientes

Cliente o agente de venta

Informacin actualizada de clientes

Actualizacin de datos de clientes

Reporte de actualizacin

Depto. De crdito

Archivo de clientes

Mantenimiento de precios
Revisin de precios Listas de catlogos Actualizacin de listas y catlogos Listas de catlogos Archivo

Mantenimie nto de precios

Precios especiales

Cliente o agente de venta

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1. Dada una revisin a la compaa X; en un bote de basura Usted encuentra accidentalmente la siguiente forma de pedido. Diga, en primer lugar, los errores de diseo de la forma. En segundo lugar, diga en qu paso del proceso de pedido, se perdi este pedido.
Durango 112 Roma, 06700 Mxico D.F.

Forma de Pedido 08 / 12 / Clave Cantidad 500 Total Subtotal

Artculo Artculo

Entrega 08 / 12 /

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2. A continuacin, aparecen los tres componentes del ciclo para procesar pedidos y los procedimientos correspondientes. Ponga la letra que corresponda en cada rengln. A - Preparacin del pedido. B - Verificacin del pedido. C - Preparacin y distribucin de informacin. A 1. Conversin del pedido de un cliente, en una forma de pedido. B 2. Confirmar al cliente y departamentos internos, que un pedido ha sido aceptado. .es A 3. Asignar fecha al pedido. B 4. Asegurar que el pedido contiene toda la informacin requerida.5. Calcular y asignar el precio. A 5. Verificar el crdito. B 7. Verificar existencias en inventario.

3: Un cliente habla para preguntar acerca de un producto que no fabricamos. Qu pasos son necesarios para procesar este caso? A. Recibir solicitudes. B. Analizar Requerimientos del cliente y enviar al departamento apropiado. C. Analizar lo que el cliente pide. D. Responder de inmediato al cliente con una indicacin de Siga o ALTO. E. Se archivan las solicitudes del cliente.

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INTERFASES DE LA FUNCIN DE PEDIDO

El procedimiento completo de la Funcin de Pedido ha sido analizado con detenimiento. Ahora, se otorgarn los conocimientos necesarios para entender cmo la Funcin de Pedido interfiere con otras funciones del Ciclo de Ingresos:
Ciclo de conversacin

Pedido Crdito y cobranza

Envo

Facturacin

Interfaces con el Procedimiento de Crdito y Cobranza

En la Funcin de Pedido, se deben tener en cuenta las necesidades de informacin que requiere el departamento de crdito y cobranza para efectivamente llevar a cabo sus propias responsabilidades. Informacin referente a: - Direccin exacta del cliente, -Clave del cliente, - Datos descriptivos especiales. ALTO Si transcurre un tiempo prolongado entre el recibo de un pedido y su envo, es necesario actualizar la informacin referente a "pedidos realizados no cobrados / produccin en proceso." Al considerar estos pedidos especiales, la compaa evita el riesgo de otorgar crditos no autorizados a clientes; y por lo tanto, evita autorizar ventas que eventualmente pueden convertirse en cuentas incobrables.

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Algunas veces, los departamentos de crdito y cobranza expiden pedidos sin costo que reemplazan productos devueltos.

Interfaces con el Ciclo de Conversin

La Funcin de Pedido tiene relacin con el Ciclo de Conversin, en las siguientes reas: A.- Control de inventarios, B.- Planeacin de la produccin, C.- Ingeniera, D.- Proyeccin.

A. Control de Inventarios
Catlogos de Inventarios: El personal de toda compaa que emplee catlogos, debe estar altamente familiarizado con los precios, descripciones, opciones, tamaos, caractersticas y claves de todos los productos. Existencias: Cada vez que un cliente hace un pedido, se tienen que verificar existencias para ver si es posible enviar de inmediato. Esto se hace a travs de un sistema kardex de productos o a travs de un sistema computarizado que indica cuntas unidades disponibles se tienen de cada producto. El siguiente es un ejemplo de cmo se maneja un kardex:

Lpices Dixon 2H - clave 132 Caja con 12 Lpices

MAXIMO MNIMO

PEDIDO

300

50

200

REFERENCIA ENTRADAS
Fecha Cliente Cantidad

SALIDAS 200

RESERVADOS
Cantidad

Lote Cantidad Totales Pedido

SALDO 100 80 80 280 280 230

05-ene ant. 05-may 541 05-ago 541 05-sep A4 06-abr 77 06-ago 77

9877 20 200 F11 5581 50 270 220

20

50

Tarjeta de Inventarios

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Debido a que existe siempre la posibilidad de que un pedido sea cancelado, en el kardex solamente se restan inventarios cuando, de hecho, sale mercanca del almacn. Las existencias se calculan al restarle al saldo, los artculos reservados, pero no enviados. Ntese que el pedido no cambia el saldo. Esto se logra a travs de informacin Proveniente del departamento de envos.

Ejemplo- se piden 40 cajas del producto Rl 100RS. Las cantidades reservadas representan los pedidos hechos pero no enviados (tomados del inventario y preparados para ser enviados):
Datos Antes del pedido Hecho el pedido Pedido enviado A la Mano 100 100 60 Reservado 50 90 50 Disponible 60 20 20

Es muy importante considerar productos reservados, pues es posible que al momento de tener pedidos adicionales, todos los artculos que se tengan a la mano en inventario ya hayan sido pedidos formalmente por otros clientes. Existe una desventaja en el sistema: se requiere de ms trabajo operativo para actualizar inventarios cada vez que se acepta un pedido. B. Planeacin de la Produccin Cuando las empresas trabajan sobre pedido, la Funcin de Pedido tiene mucha mayor complejidad, pues tiene que relacionarse con las funciones ms delicadas del Ciclo de Conversin -mismas que comienzan desde la planeacin de la produccin, hasta la entrega a tiempo de productos con las caractersticas pactadas. Estos temas sern tratados en el tercer nivel de las Prcticas Administrativas Especializadas.

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[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 C. Ingeniera Todos los pedidos de productos especiales que se tienen que disear antes de ser fabricados, requieren de un flujo de, informacin constante entr los departamentos encargados de pedidos e ingeniera. Ingeniera reporta a la Funcin de Pedidos, datos como: precio, caractersticas, calidad obtenible y fecha de entrega estimada.

D. Proyecciones Los pedidos son empleados por el departamento encargado de la planeacin estratgica para, de acuerdo a los resultados de venta, crear campaas mercadolgicas y proyectar el crecimiento futuro.

Interfaces con el Procedimiento de Envos

La Funcin de Pedido crea papeles de trabajo, que enva a la funcin de envos. Estos papeles se emplean para recoger productos del inventario. Cuando se recoge un pedido, el departamento encargado del control de inventarios emplea la informacin de la Funcin de Pedido para actualizar sus existencias. Ntese que estas dos funciones pueden ser desempeadas por el mismo departamento.

Interfaces con el Procedimiento de Facturacin

Si el departamento encargado de la facturacin tiene acceso a todos los pedidos autorizados y enviados, entonces la compaa elimina la posibilidad de no facturar y cobrar todos los productos entregados a clientes.

4. Dentro de una compaa, le piden buscar cierta informacin, pues el inventario parece tener sobre existencias en la lnea de engrapadoras. Para conocer el tipo de engrapadoras de las que se

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[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 Est hablando, Usted empleara el catlogo y consultara el Kardexs para determinar las existencias reales de cada engrapadora. Despus, ira al departamento de envos para conocer la cantidad de engrapadoras vendidas pero an no enviadas. Tambin ira al departamento de ti Crdito y Cobranza para evaluar la forma en que la compaa estima la demanda de sus productos. 5. Complete el diagrama de flujo:

A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K.

Clientes Agentes de ventas Pedido Pedido Autorizacin de crdito Crdito Precios de catalogo Precios Control de inventarios Ciclo de conversin Cambios sin cargo

L. M. N. O. P. Q. R. S. T.

Crdito y cobranza Cancelaciones Mercadotecnia Orden de envi Orden de envi Orden de envi Orden de envi Orden de envi Orden de envi

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OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS
Para asegurar que todos los pedidos sean procesados adecuadamente, toda empresa debe contar con sistemas para a) aceptar solamente pedidos vlidos y b) procesarlos efectivamente y a tiempo Allograr lo anterior, se reducen muchos riesgos administrativos. Todas las funciones subsecuentes del Ciclo de Ingresos dependen de la validacin de pedidos de clientes. Tcnicas de Control para Aceptar Solamente Pedidos Autorizados Autorizacin de Pedidos: Para evitar prdidas o incurrir en riesgos innecesarios de negocios, solamente se deben aceptar pedidos de clientes autorizados. El proceso de autorizacin debe incluir: -Estabilidad y condicin financiera, - Reputacin en la industria, -Restricciones legales, -Polticas internas relativas al tipo de transacciones permitidas para tratar con ciertos clientes, - Cuentas por cobrar actuales. Clientes Autorizados: Para agilizar las transacciones comerciales, se debe contar con una lista de clientes autorizados (manual o en computadora) que otorgue la siguiente informacin: -Cdigo de autorizacin, C. , -Lmite de crdito, -Pedido mximo (en dinero y en productos), -Das promedio en que paga facturas. ALTO El vender a cliente no autorizados implica: problemas para cobrar facturas., y puede resultar en quejas de clientes qu estn autorizados a emplear ciertas lneas de productos en forma exclusiva.

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Tcnicas de Control para Procesar Pedidos en Forma Efectiva, Controlada y a Tiempo

Manejo de las Formas de Pedido: La Funcin de Pedido enva al sistema, solamente los pedidos autorizados. Una vez que sto sucede, el rpido procesamiento de pedidos y la evasin de errores deben ser asegurados para as, decrementar costos administrativos. El obstculo principal para procesar rpidamente los pedidos -aunque su naturaleza sea tan elemental-, es la elegibilidad de las formas. Manejo de Informacin: Otro obstculo que se encuentra en la Funcin de Pedido es el manejo de informacin. Aqu, el estado de los pedidos es reportado a los clientes en el momento que ellos lo solicitan. El precio, el crdito otorgado (por clientes y por productos), las existencias, la fecha de entrega, la produccin especial y la correcta atencin de llamadas telefnicas y de correspondencia, son factores que deben ser dominados por el personal encargado.
Implicaciones Se incurre en todos los riesgos detectados en esta prctica. Asegrese de que la compaa en la Formas de pedido mal diseadas que usted trabaje emplee formas de pedidos completas. La formas de pedido estn incompletas Envi de productos o cantidades a clientes. ilegibles o incorrectas Prdida de clientes. Los pedidos no se prosean ordenadamente Se incurre en un costo administrativo mayor, los pedidos se entregan despues de las fechas pactadas y, como resultado, el flujo de efectivo es negativo. Prdida de clientes Venta no echa utilidad no generada. Al no llevar excepciones a la atencin de la direccin, no se procesan pedidos especiales o se procesan sin satisfacer las nescecidades del cliente. Esto causa molestia en los clientes y genera problemas de cobranza. Puede resultar en ventas terribles cuando el precio de venta nisiquiera cubre el costo de fabricacin. La asignacin de fechas de entrega no realistas crea satisfaccin en clientes y ventas Riesgos

Pedidos perdidos

Excepciones no resueltas

Entrega de informacin no autorizada

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6. Indique cul tcnica de control debe aplicarse para evadir los riesgos que aparecen a continuacin.

Riesgos Tcnicas de Control E 1. Venta a clientes sin crdito. A 2. Pedidos incompletos. D 3. Pedidos mal ordenados, extraviados. C 4. Informacin a clientes autorizada. B 5. Excepciones no resueltas.

no

A. Diseo correcto de formas. B. Aprobacin de la direccin. C. Reportes de excepciones. D. Archivos controlados de pedidos. E. Listas de crdito por cliente.

7. Indique las medidas de control de evitan otorgar informacin inapropiada a clientes. Es reportado a los clientes en el momento de que ellos lo soliciten el precio de crdito las existencias las fecha de entrega. 8. Indique las tcnicas de control que evitan tener cuentas incobrables. Se debe llevar a cabo una verificacin de crdito. 9. Indique las tcnicas de control que evitan procesar un pedido incompleto, ilegible o Manejo de formas de pedido envi al cliente de los pedido autorizados 10. Indique las tcnicas de control que evitan prdida de pedidos. Autorizacin de pedido. 11. En la empresa donde Usted trabaja, se da cuenta de que los envos no son entregados en las fechas acordadas. Dnde empezara la revisin para solucionar el problema? Forma de peido.

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EXCEPCIONES Y OTRAS CONSIDERACIONES

Las empresas difieren en sus operaciones para satisfacer las demandas del mercado. Estas variaciones, incluyen a la Funcin de Pedido y requieren de discusin adicional.

Cuando los pedidos violan el criterio normal de validacin, se debe actuar por excepcin y dar un seguimiento especial a la cuestin. Tales excepciones deben ser separadas del flujo normal de las transacciones, deben ser resueltas de inmediato y reincorporadas al sistema normal de pedidos. A continuacin veremos las siguientes excepciones: - Crdito, - Lmite de crdito, - Informacin de mercadotecnia, - Secuencia de crdito y verificacin de existencias, - Asignacin de precios, - Trminos de crdito, - Otros tipos de pedidos, - Pre facturacin y pos facturacin, - Produccin sobre pedido, - Reportes administrativos. Crdito Dada una excepcin en la Funcin de Pedidos, relacionada con crdito, hay tres caminos a seguir: - Rechazar el pedido, -Hacer caso omiso a la excepcin, empleando buen juicio y estando alerta del riesgo en el que se incurre, -Asignar trminos de crdito especiales (COD, anticipos, etc.). En cualquiera de los casos, el pedido se separa y se atiende especialmente. Este tipo de excepciones son responsabilidad del gerente de crdito y slo de acuerdo a sus observaciones, se tienen que solucionar.

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Existen dos mtodos para checar el crdito: - Decisin de SI o NO: La facilidad de esta prueba es una gran ventaja. Los clientes se pre clasifican en A, B, C o D, de acuerdo a su historial comercial, al grosor de sus transacciones y al tipo de productos que normalmente adquieren. De cualquier forma, los clientes suelen hacer pedidos que antes no haban hecho, por lo que este sistema no siempre es til.

-Lmite de crdito: Cuando se verifica el crdito a travs de este sistema (manual o computarizado), el total del nuevo pedido se suma a las facturas no pagadas ms los pedidos en trnsito. Si el total es mayor el lmite de crdito del cliente, entonces se tiene una excepcin. Ejemplo: Nuevo pedido Facturas no pagadas Pedidos en trnsito Total Lmite de crdito Existen dos ventajas en este mtodo: A) Se relaciona la autorizacin de pedidos al riesgo financiero de trabajar con un cliente, B) Es dinmico y se ajusta constantemente. Tambin, tiene dos desventajas: A) Se requiere ms trabajo, B) Si el cliente pide productos especiales con fechas de entrega largas, su lmite de crdito y la autorizacin posterior de pedidos estndar, se ven afectados negativamente. $100 $200 $150 $450 $600

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Existencias Cuando no se tienen existencias de un producto cuando un cliente lo solicita, se debe hacer lo siguiente -informando siempre al cliente de la accin a tomar: 4 Ajuste de la fecha de envo. Si la existencia actual mas la produccin a punto de ser terminada o a punto de ser recibida de otros proveedores, satisface las necesidades del cliente; entonces se puede aplazar la fecha de envo si el cliente lo autoriza. Substitucin de artculos Si la empresa no tiene los productos solicitados por el cliente, pero tiene artculos equivalentes, los debe ofrecer. Cancelacin de artculos. Si el cliente acepta, los artculos no existentes pueden ser cancelados del pedido; y los restantes pueden ser enviados normalmente. Pedido en espera: Los pedidos pueden ser parcial o totalmente puestos en espera hasta que haya existencias. Un sistema mecnico o computarizado debe estar alerta para que los productos se enven de inmediato al cliente en tanto se tengan existencias. Cancelacin del pedido. Con el objeto de que los clientes nunca cancelen por falta de servicio, sino por las razones anteriores, siempre se deben ofrecer cursos de accin alternativos.

Es sumamente importante realizar proyecciones de venta, en base a estadsticas de resultados. Cualquier problema para cubrir los pedidos de clientes, se reduce a una mala programacin del nivel de inventarios.

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[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 La definicin de existencias puede ser mejorada al agregar artculos en proceso: la cantidad de artculos a ser recibida de proveedores externos o de la fbrica. En todo sistema manual o computarizado, los artculos en proceso siempre deben ser considerados al aceptar un pedido. De cualquier forma, las empresas raramente aceptan pedidos automticamente, basndose en los artculos en proceso. El riesgo de tener una demora en su recepcin, es muy grande.

Secuencia de Crdito y Verificacin de Existencias Una pregunta que debe resolverse es, si primero se hace una verificacin de crdito y despus una de existencias, o viceversa.

Haga lo siguiente: 1. Decida qu factor -crdito o existencias- tiene problemas ms frecuentemente. Esto puede darle la respuesta. 2. Considere la probabilidad de ocurrencia en cada caso. Si es posible que de los artculos pedidos por el cliente (especiales, de baja rotacin, y de un nivel de inventarios reducido, por ejemplo) no se tengan existencias, verifique stas primero. Si el cliente tiene frecuentemente problemas de pago, verifique primero su crdito.

Asignacin de Precios Cliente / Administracin / vendedor En un sistema manual, la administracin, el cliente y el vendedor, deben coordinarse y llegar a un acuerdo sobre el precio de un pedido especial. Este procedimiento puede llevarse a cabo tanto por el departamento encargado de pedidos, como por el encargado de facturacin. En un sistema computarizado, los precios son calculados automticamente por el sistema.

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Trminos de Crdito Al tener pedidos especiales, los crditos asignados por el sistema -en un sistema computarizado- o los plazos estndar autorizados -en un sistema manual-, deben verificarse. Dado este caso, la empresa y el cliente deben llegar a un acuerdo que incluya das de crdito, anticipos y otras consideraciones pertinentes. Otros Tipos de Pedidos Pedido esquematizado: "....envenos 10,000 hojas tamao carta, clave IAEC, el da 15 de Este mes... Este tipo de pedido es el ms comn. Se pide una cantidad especfica de un artculo estndar, a ser entregado en una fecha determinada. Pedido en espera: "....las hojas IAEC estn agotadas. Las enviaremos el da 16..." Este es un pedido esperando existencias. Todos los pedidos de este tipo deben ser archivados en forma separada, por fechas, y deben ser revisados constantemente para que sean enviados en las fechas programadas. Un sistema computarizado, notificara pedidos por enviar. Pedido en fechas mltiples: ".... envenos 1,000 hojas clave 1AEC cada da 15, empezando este mes y terminando en febrero del ao entrante... Los precios de este tipo de pedidos se determinan para el pedido completo. Difiere del pedido esquematizado debido a que el cliente no quiere recibir todo su pedido al mismo tiempo. Este tipo de pedidos ayudan a la administracin a planear su produccin y es ms conveniente para que el cliente mantenga un flujo de efectivo positivo. ALTO Es altamente costoso, producir la produccin completa de un. Pedido en fechas mltiples. Una vez fabricado el pedido total, se incurrira en costos adicionales per... Mantener inventarios especiales y se tendra un alto riesgo por el posible deterioro de los artculos. Adicionalmente, se violara la indicacin de decrementos al mximo, el tiempo que transcurre entre la fabricacin de un pedido y su entrega Este error perjudica al flujo de efectivo de la empresa

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Pedidos anticipados: ".... envenos 10, 000 hojas clave 1AEC durante los prximos seis meses, empezando este da 15. Nosotros diremos cundo enviar:.." Este tipo de pedido permite al cliente especificar la cantidad que requiere de un producto y, sobre todo, le permite pactar un precio fijo para toda la orden. Tambin, permite a la compaa, planear ms acertadamente su produccin. Este tipo de pedido es igual al de fechas mltiples, excepto que las fechas de entrega no son establecidas por el cliente, sino que son informadas en cuanto son requeridas. Cambios de pedido: "....Solamente necesitamos 5,000 hojas IAEC, en lugar de las 10,000 originalmente pedidas..." Los siguientes cambios pueden tener efecto - Fechas de entrega, - Especificaciones, - Artculos pedidos, - Cantidad. Pedidos urgentes: "....requiero 1, 000 hojas IAEC lo antes posible... La razonabilidad de los pedidos urgentes debe ser analizada peridicamente, pues su exceso hace a cualquier sistema, inmanejable. Si el sistema es computarizado, la papelera se debe preparar manualmente y el pedido debe ser canalizado de inmediato a envos. Los inventarios reservados para otros pedidos pueden ser empleados para este tipo de pedidos; sin embargo, se debe tener extremo orden para reemplazar los artculos tomados de las reservas confirmadas. La naturaleza de todos los pedidos urgentes debe aclararse en reportes administrativos. Estos deben ser analizados para determinar si la prioridad otorgada a los pedidos urgentes -y todo el trabajo que esto genera- es abusivamente empleada por algunos clientes o agentes de venta.

Pedidos de Ingeniera: "....empiecen a trabajar en el diseo del modelo 850i..." Con este tipo de pedidos, se recibe autorizacin del cliente para empezar a trabajar en el diseo de un prototipo para un pedido futuro. A travs de este pedido, se autorizan gastos especiales de diseo, ingeniera y produccin especial. Para estar preparadas en el momento de la demanda de mercado, las compaas grandes, tales como las armadoras, autorizan este tipo de pedidos

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Pre facturacin, Pos facturacin

Aunque los temas de pre y pos facturacin sern tratados en otras prcticas, los analizaremos globalmente, debido a su impacto en la Funcin de Pedido. En trminos generales, la pre facturacin se refiere a las facturas hechas antes del envo de un pedido. La simplificacin resultante de este sistema, nicamente es funcional cuando las existencias son aseguradas, y cuando las fechas de entrega son cumplidas sin absolutamente ningn contratiempo. En pases con problemas inflacionarios, este sistema no es recomendable, pues para el momento de la entrega, los precios ya habrn cambiado. Pedido Factura Envi

En un sistema defctuiacin la factura se elabora cuando el pedido se enva al cliente. Solamente las cantidades enviadas, son facturadas. Este sistema es un poco ms complicado, pero elimina los problemas del procedimiento anterior. Pedido Preparar Factura Envi

Produccin Sobre Pedido

Cuando un cliente hace pedidos que tienen que ser fabricados especialmente, se crea una interface en donde los departamentos encargados de los pedidos y de la manufactura, intercambian informacin constantemente. El problema radica en que el pedido hecho por los agentes de venta tiene que ser traducido a una orden de trabajo para la fbrica. Esto requiere de un anlisis de partes, el cual casi nunca es hecho efectivamente por los agentes de venta. Por tal razn, es comn encontrar que los nombres de partes empleados por la fuerza de ventas, no son los usados en la planta. Tal situacin crea un problema severo de comunicacin que puede ser evitado al entrenar al personal, en el uso adecuado de catlogos de partes y modelos de piezas para producciones especiales.

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Reportes Administrativos
A partir del trabajo realizado en la Funcin de Pedido, se deben generar los siguientes reportes administrativos (analizados en la primera seccin de esta prctica): - Reportes de excepciones, - Pedidos abiertos, - Registro de pedidos. Tambin se pueden producir otros reportes, de acuerdo a la preferencia administrativa. Como ejemplo, mencionamos cuatro: Reporte de Anlisis de Ventas
ANLISIS DEL VENTA DEL PRIMER SEMESTRE DE 1999 PRODUCTOS A-1 A-2 A-3 A-1 A-2 A-3 TERRITORIO 1 2 3 TOTAL 1 2 3 TOTAL VENTAS 90,923 80,322 50,266 221,511 81,766 45,832 90,965 218,562

De acuerdo a los dos siguientes puntos, el anlisis de ventas puede ser preparado por el departamento encargado de los pedidos, o por el encargado de la facturacin: - Si se emplea el mtodo de pre facturacin, el reporte se elabora en la Funcin de Pedido. - Si se emplea un sistema de pos facturacin, el departamento de facturacin elabora el reporte. Sin embargo, si el tiempo que transcurre entre la recepcin del pedido y la entrega de la mercanca es muy largo debido a la naturaleza de la produccin, el reporte puede no proveer informacin relevante a tiempo. Ntese que, sin importar el departamento que elabore el reporte, siempre puede hacerse en un sistema computarizado. Funcin Pedido Pgina 37

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Reporte de Pedidos en Espera

PRODUCTOS PARA OFICINA TERRANOVA PEDIDOS EN ESPERA CLIENTE PEDIDO ARTICULO CANTIDAD 38765 1565 2PK 30,000 11856 1571 4KJ 500 45873 1595 5NB 642 97562 1611 A1 800 34119 1630 B1 131 97315 1631 K1 975 53214 1640 2PK 1,000

FECHA 08/10/99 08/15/99 08/20/99 08/20/99 08/20/99 08/20/99 08/20/99

Cada pedido en espera, representa un pedido que no pudo ser enviado al cliente en el momento que fue solicitado. Es importante que los pedidos en espera se monitoreen de cerca, para nunca fallar en las fechas de entrega. En un sistema computarizado, el total de pedidos enviados, menos los pedidos no enviados, elaborara el reporte automticamente.

Reporte de Cargos Especiales

Se elabora para facilitar la contabilizacin y pago del transporte e impuestos especiales.

Reporte de Estado de Pedidos

Generalmente se elabora computacionalmente para reportar el estado de los pedidos~, por ejemplo, pedidos enviados, pedidos en espera, pedidos en diseo, envos parciales, substitucin de artculos y otras excepciones.

Informacin de Mercadotecnia
La Funcin de Pedido, provee informacin mercadolgica de gran valor; por lo que el sistema debe disearse de tal forma en que proporcione datos que sirvan para determinar la efectividad de las polticas de precios, productos, sitios de. Ventas. publicidadpromocin. Los reportes de mercadotecnia requieren tambin de informacin de_ costos, del Ciclo de Conversin de resultados de crditos asignados, del departamento de Crdito, de proyecciones de produccin y del departamento de planeacin estratgica.

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12. Designe el tipo de pedido, en cada una de las situaciones que se mencionan a continuacin. A. Esquematizado B. En espera C. Fechas Mltiples D. Anticipados E. Cambios de Pedido F. Urgentes G. De Ingeniera

G 1. Un cliente llama para autorizar la fabricacin de un producto totalmente nuevo, que puede requerir trabajo de investigacin. C 2. Un cliente hace un pedido de 10,000 artculos JHR, al precio de mercado actual, a ser entregados durante el prximo semestre, en fechas que sern establecidas posteriormente. A 3. Un cliente habla y pide 100 cajas de artculos clave 850i, a ser entregados el da 15 del mes en curso. D 4. Un cliente habla y pide que se le enven 10 cajas de tner para impresoras laser, todos los das 1 de cada mes, comenzando el mes entrante. E 5. Un cliente habla para cancelar el 50% de los artculos pedidos originalmente. 13. Dada una revisin a los pedidos del mes, Usted se da cuenta de que el 60% estn sellados como "URGENTES." Qu tipo de problema origina este hecho? Que su exceso en el sistema sea manejable. 14. Designe el tipo de funcin, en cada uno de los siguientes objetivos administrativos: A. Revisin y validacin de pedidos. B. Control de pedidos. C. Verificacin de crdito. D. Verificacin de existencias. L. Preparacin del pedido y papeles de trabajo. F. Asignacin de precios. A 1. Procesar de pedidos vlidos, nicamente. C 2. Asegurar que todos los pedidos sean procesados. E 3. Asegurar que los pedidos contengan la fecha en que tienen que ser entregados. B 4. Asegurar que todos los pedidos sean procesados sin retraso. C 5. Enviar pedidos solamente a clientes autorizados. F 6 Informar pedidos que deben ser enviados. D 7. Aceptar pedidos esquematizados nicamente si se tienen existencias. 15. La Funcin de Pedido tiene ciertas interfaces con el Ciclo de Ingresos. Antelas e identifique la informacin que dichas interfaces reciben de la Funcin de Pedido. A. B. Funcin Pedido Pgina 39

[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 C. D. E. F. G.

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16. Cules excepciones importantes pueden encontrarse en la verificacin de un pedido? A. Crdito. B. Informacin de Mercadotecnia. C. Asignacin de Presas. D. Otros tipos de pedidos. 17. Escriba tres formas para manejar excepciones de crdito. A. Captura los datos B. Correccin de datos. C. Notificar al cliente de lo que pasa de inmediato 18. En la compaa donde Usted trabaja, existen las siguientes excepciones: A. Los pedidos constantemente se entregan despus de la fecha programada. B. Es comn que las formas de pedido no contengan claves de productos y que el personal de envos las tenga que anotar. C. Siempre existen problemas de existencias para un artculo en especial. D. Las excepciones son localizadas, pero no siempre procesadas. Explique las causas de los problemas menconados A. Prdida de clientes B. Envin de productos equivocados y prdidas de clientes C. Ventas no echas y descontrol en el sistema D. Molestia del cliente y problemas de cobranza

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PRCTICA ADMINISTRATIVA ESPECIALIZADA

Esta prctica tendr una duracin de cuatro horas a ser resueltas en cuatro clases de computacin.

Planteamiento Global
En esta prctica, Usted disear un programa, en una base de datos, que controle la Funcin de Pedido, autorice cualquier envo al cliente y reporte la actividad de ventas. Instrucciones 1. Creacin de Base de Datos Principal A. Disee una base de datos que controle: empresas cliente, cdigos de empresas cliente, departamentos de la empresa, atencin, direccin (calle, colonia, C.P., telfono). B. Cree tres campos para controlar: crdito en dinero autorizado para cada cliente, crdito en das de pago autorizado para cada cliente. Atencin: considere que Productos para Oficina Terranova solamente trabaja con cinco clientes. Productos autorizados La base de datos debe controlar los cdigos, la descripcin y el precio unitario de los tres productos que vende Productos para Oficina Terranova. 3. Existencias La base de datos tambin debe controlar las existencias. 4. Forma de Pedido A. Al ingresar el cdigo de un cliente, la base tiene que asignar automticamente los datos completos del cliente. B. Al ingresar el cdigo del producto, la base debe anotar automticamente eI crdito (en das y en dinero) autorizado para dicho cliente. C. Debe alertar al usuario si el pedido del cliente se excede del crdito otorgado. D. Debe alertar al usuario sobre las existencias de artculos en el inventario. Funcin Pedido Pgina 42

[PEDIDO] 5 de Junio del 2009 5. Reporte de Ventas La base de datos debe poder elaborar informarse en donde se aprecien las ventas por producto y por cliente.

Fin

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