MICROSOFT ACCESS 2007

MANUAL DE APOIO

FILIPE SANTOS | DEZEMBRO

DE

2010 1

NOTA INTRODUTRIA
Este um manual introdutrio ao sistema de gesto de bases de dados (SGBD) Microsoft Access 2007. Est preparado e orientado ao contexto das disciplinas de informtica da Escola Superior de Educao e Cincias Sociais do Instituto Politcnico de Leiria e serve de apoio matria leccionada nas aulas. O aluno deve complementar as matrias deste manual com os exerccios prticos desenvolvidos ao longo das aulas e aprofundar o conhecimento destes assuntos com recurso bibliografia.

NOES INICIAIS
Comecemos por usar o Access para criar uma base de dados de raiz. Abra o Microsoft Access 2007 e prima a opo Base de Dados vazia. Verificar que o Access lhe pede, direita, para dar j um nome e um local (pasta) base de dados. Isto deve-se ao facto de, ainda que a sua base de dados se encontre vazia, o Access ir gravando toda a informao que for introduzindo na sua base de dados.

Quando se inicia uma base de dados, o Access apresenta uma janela semelhante da figura 1:

Figura 1

Neste momento voc encontra-se j na denominada vista de dados para criar uma tabela. Uma tabela apenas um dos vrios tipos de objectos (na designao do Access) que voc pode criar. Mais tarde ver que outros tipos de 3

objectos que se podem criar na base de dados Access so as consultas, formulrios e relatrios, entre outras. tambm importante a este ponto indicar que um objecto no Access pode ser visualizado segundo vistas diferentes, sendo talvez as mais importantes a vista de estrutura e a vista de dados. Como os nomes indicam, a vista de estrutura a forma de visualizar um objecto para o estruturar (criar, editar, ) e ser uma das vistas privilegiadas para o designer da base de dados. Em oposio, a vista de dados mais orientada ao utilizador final da base de dados e destina-se a introduzir ou visualizar os dados que vo fazer parte da base de dados. Assim e por exemplo: O designer estrutura tabelas (na vista de estrutura) e o utilizador da base de dados introduz dados nessas tabelas (na vista de dados). O designer estrutura consultas (na vista de estrutura) e o utilizador da base de dados executa essas consultas e visualiza o seu resultado (na vista de dados).

ESTRUTURAR TABELAS

Comecemos por ver a tabela que est, neste momento, no ecr na vista de estrutura. Para isso clique no boto vista, como mostra a figura 2, para passar para a vista de estrutura.

Figura 2

Ser-lhe- pedido para dar um nome tabela. Para o exemplo que vamos dar neste manual, escolha o nome CLIENTE. Neste momento voc j se encontra na vista de estrutura de tabela, pelo que s tem de criar (definir) os seus campos e suas propriedades. Crie os seguintes campos, conforme indicados na figura 3:

Figura 3

Como pode verificar, est-se a construir uma tabela para registar dados de clientes onde se pretendeu registar vrios tipos de informao: o nome, morada, telefone, etc. Tambm como pode observar, ao Access no basta indicar o nome dos campos: necessrio indicar tambm o tipo de dados que cada campo vai conter. Isto porque identificar os campos com um tipo de dados vai permitir executar operaes especficas desse tipo de dados. Por exemplo, se se definisse um campo chamado Preo como texto, e no como nmero, no se ia poder fazer operaes aritmticas (como a soma ou a mdia) sobre esse campo. Para cada campo de uma tabela possvel tambm definir propriedades. Por exemplo, pode-se definir que valores so permitidos para um determinado campo, para que o Access proba todos os outros e, desta forma, criar uma base de dados menos propensa introduo de erros por parte do utilizador. Atente, na figura 4, s seguintes propriedades do campo Sexo que foram alteradas:

Figura 4

Eis aqui uma breve lista de algumas das propriedades que podem ser alteradas: Em Tamanho do campo, voc pode estipular um tamanho mximo de caracteres que podem ser introduzidos num registo. Isto poder ser til para reduzir o tamanho final da sua base de dados (imagine uma base de dados com 5 milhes de registos onde cada campo tivesse 100 caracteres de comprimento, por exemplo!). Em Valor predefinido voc pode escolher um valor j predefinido sempre que um utilizador introduz um novo cliente na tabela. Se, por exemplo, 90% dos seus clientes fossem do sexo Masculino, ento poder querer poupar trabalho ao funcionrio que vai introduzir os registos, colocando, por pr-definio, este valor no campo Sexo do novo cliente a inserir. O funcionrio s ter de corrigir este valor para os 10% dos clientes que no obedecem a esta condio. Em Regra de Validao poder impor que o funcionrio esteja limitado a um conjunto finito de valores para preencher o campo. Neste caso, se quer evitar que o funcionrio escreva palavras como Homem, ou M ou faa um erro ortogrfico (ex: Fiminino) ento poder indicar ao

Access quais os valores que so aceites pelo sistema. o que se passa no caso do exemplo da figura 4. Em Texto de validao poder definir uma mensagem, a ser dada pelo Access ao funcionrio, quando este comete um erro de preenchimento (isto , quando este no coloca um valor permitido, como definido na propriedade Regra de validao) Em Necessrio poder impor que o campo de preenchimento obrigatrio (Sim) ou de preenchimento no obrigatrio (No).

Uma outra forma interessante de programar um mecanismo de validao de dados (levando o futuro utilizador a ser menos propenso a inserir dados invlidos) atravs do denominado Assistente de pesquisas, como exemplificado na figura 5:

Figura 5

Como se pode ver pela imagem acima, esta ferramenta permite dar ao utilizador uma lista fechada de valores para um determinado campo (ex: Masculino, Feminino). Para o exemplo acima:

1. Clique em Eu escrevo os valores que quero e clique em Seguinte

2. Preencha a tabela apresentada na figura 6 com as palavras Masculino e Feminino: 3. Clique em Seguinte e finalmente clique em Concluir.

Figura 6

DEFINIO DE CHAVE PRIMRIA

Toda a tabela deve ter uma chave primria, e esta tabela no estar completa se no for definida, nesta altura, a sua chave primria. Suponha-se que se pretende usar o BI do cliente como chave primria. Para definir este campo como chave primria, siga o seguinte conjunto de passos: 1. Seleccione o campo pretendido (neste caso o campo BI).

2. Clique no boto

da barra de ferramentas.

Para este exemplo, no entanto, o campo que mais sentido faz ser a chave primria o campo Cdigo de Cliente (CodCliente). Faa ento o conjunto de passos atrs indicado para este campo, definindo assim este campo como chave primria desta tabela.

Pode, por fim, fechar a sua tabela.

RELAES ENTRE TABELAS

As tabelas so relacionadas por campos iguais existentes em tabelas diferentes. Assim, se eu quiser associar uma venda (convenientemente registada numa tabela VENDA) a um cliente, atravs do CdCliente, esse campo tambm deve existir nessa tabela VENDA. Por outras palavras, a chave primria da tabela CLIENTE, CodCliente, tem de ser associada chave secundria da tabela VENDA (tambm ela CodCliente).

Assim, e para usar o exemplo criado at agora, crie a seguinte tabela (separador Criar, opo Estrutura da Tabela) d FIGURA 7:

Figura 7

Quando um campo definido com o tipo de dados Numerao Automtica (como o caso do campo CodVenda) este ser um campo que preenchido automaticamente pelo Access, aquando da introduo dos dados, e no o funcionrio. Ou seja, em vez do funcionrio ir memorizando o nmero da ltima venda feita para atribuir o nmero seguinte prxima venda, o Access que faz esta tarefa e preenche este campo automaticamente. Assim, como no se repetem nmeros, um campo com o tipo de dados Numerao Automtica sempre um bom candidato a chave primria, e foi o que se fez aqui. De reparar tambm no tipo de dados escolhido para o campo CodCliente: Nmero. A razo para esta escolha a de que se torne possvel uma associao aos clientes da tabela CLIENTE, cujo CodCliente tambm foi definido como nmero (num caso particular de Numerao automtica). Tem de haver 9

sempre o cuidado da chave primria e chave secundria terem o mesmo tipo de dados. Torna-se agora necessrio associar as duas tabelas criadas. Para isso clique no separador Ferramentas da Base de Dados e clique no boto Relaes.

Este boto dar-lhe- acesso a uma rea (inicialmente vazia) onde se vai colocar as tabelas e uni-las numa relao. Na janela que se sobrepe rea vazia, faa duplo clique em cada uma das tabelas que quer relacionar (neste caso, as tabelas CLIENTE e VENDA) e clique, de seguida no boto fechar. Para relacionar as duas tabelas, faa como indicado na figura 8, arrastando com o rato o campo chave primria de uma tabela at ao campo chave secundria da outra tabela:

Figura 8

Depois de arrastar com o rato abrir-se- uma janela onde dever activar a opo Impor a integridade Referencial . Esta opo faz com que o Access no permita introduzir uma venda se se colocar um CodCliente que no existe na tabela de clientes (isto , impe integridade, levando a que no haja futuras inconsistncias de dados). Clique ento em OK.

INTRODUZIR REGISTOS

Para introduzir registos, deve apenas fazer duplo clique na tabela pretendida e preencher os dados/campos para cada ficha (registo): 10

Figura 9

(repare que o campo CodVenda preenchido automaticamente pelo Access, uma vez que o seu tipo de dados foi definido como sendo Numerao automtica)

CONSULTAS
Existe um propsito til no registo de toda a informao necessria a um determinado contexto (uma organizao, uma empresa, etc.) numa base de dados. O armazenamento numa base de dados de toda a informao pertinente a um determinado contexto deve ser til a esse contexto e s operaes do dia-a-dia. Para isso a base de dados deve permitir consultar os dados armazenados e, com eles, extrair informao til. Este o propsito das Consultas (Queries, em ingls). As consultas so criadas em Microsoft Access de uma forma visual intuitiva e com elas os dados podem ser interrogados de diversas formas. Por exemplo, pode-se construir uma consulta para saber quantos clientes existem na base de dados que obedecem a uma determinada condio ou construir outra consulta que veja todos os valores monetrios registados no campo Preo de uma tabela VENDAS e, com eles, apurar a sua soma.

Exemplo 1 Comecemos por construir uma consulta simples que permita ilustrar a filosofia geral de construo de uma consulta. Suponha que se pretende saber o nome de todos os clientes do sexo masculino. Para isso, siga o seguinte conjunto de passos: 1. Aceda ao separador Criar e clique em Estrutura da Consulta

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2. Na janela Mostrar tabela faa duplo clique na tabela CLIENTE (uma vez que nesta tabela que est a informao que se pretende consultar). Clique em Fechar. 3. Faa duplo-clique nos campos Nome e Sexo (uma vez que so estes campos que contm a informao que desejamos consultar) 4. Aplique ao campo Sexo o critrio masculino, como indicado na figura 10:

Figura 10

Se quiser agora ver o resultado da consulta que criou, clique em Consultar.

Exemplo 2

Suponha agora que se deseja conhecer o nmero de vendas feitas at ao momento. Para isso, siga o seguinte conjunto de passos: 1. Aceda ao separador Criar e clique em Estrutura da Consulta 2. Na janela Mostrar tabela faa duplo clique na tabela VENDA (uma vez que nesta tabela que est a informao que se pretende consultar). Clique em Fechar.

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3. Faa duplo-clique no campo CodVenda (uma vez que vai ser este o campo cujos registos vamos contar) 4. Como ilustrado na figura 11, clique no boto Totais e, de seguida, em Total coloque a operao Contar:

Figura 11

FORMULRIOS

Os formulrios so os ecrs feitos medida das necessidades de uma base de dados e que servem, como o nome pretende indicar, formas/formulrios onde o utilizador dessa base de dados pode introduzir/alterar/consultar informao. Eis o exemplo de um formulrio:

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Figura 12

A forma mais rpida de se fazer um formulrio atravs do uso do Assistente de formulrios, no separador Criar, como mostra a figura 13:

Figura 13

Um assistente, como o nome indica, um programa que nos assiste na construo de algo, atravs da resposta a algumas perguntas que esse mesmo assistente nos vai fazendo. Por exemplo, e para uma tabela com informao de clientes, o primeiro passo de um Assistente perguntar qual a tabela que vai dar origem ao formulrio e os campos dessa tabela que queremos que o utilizador dessa base de dados v preencher (como mostra o exemplo da imagem seguinte):

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Figura 14

Use os botes > e >>, como se v na figura acima, para seleccionar os campos desejados. Clicando no boto Seguinte, o assistente pode pedir outras informaes para o formulrio, como por exemplo, o esquema e estilo (esttica) a dar a esse formulrio.

De seguida pode-se personalizar o formulrio, atravs da sua vista de estrutura:

Figura 15

Para editar o formulrio medida, tem-se um conjunto de ferramentas, denominados controlos:

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Figura 16

Alguns destes controlos so bastante teis, pois podem acrescentar ao formulrio certas operaes/comandos que o assistente, por si s, no faz. Alguns destes controlos tm, eles prprios, um assistente que ajuda o criador da base de dados a programar o seu fim no formulrio. Eis um exemplo: suponha que se quer inserir no formulrio um boto que permita o utilizador da BD ir para o registo anterior. Para isso, e como ilustra a figura 17: 1. Comece por ver se o boto indicado em (1) se encontra activo (Assistente de Controlo. 2. Clique ento no controlo Boto (2) e desenhe-o no formulrio.

Figura 17

3. Escolha, como indicado na figura 18, a categoria Navegao entre registos e a aco Ir para o registo anterior. 4. Siga os restantes passos do assistente at chegar ao boto concluir. Tem agora no formulrio um boto que permite ao utilizador da BD executar esta operao.

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Figura 18

Existem muitas outras funes para um boto. Por exemplo, e quando a base de dados j tem um nmero considervel de formulrios, poder querer ter um boto que lhe permita passar de um formulrio para o outro. Use novamente o Assistente de Controlo, semelhana do exemplo feito atrs, para dar ao Boto a instruo em relao ao seu comportamento:

Figura 19

Explore agora outros controlos e suas vantagens. Por exemplo, tente, usando o respectivo assistente, criar uma caixa de combinao que permita ao

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utilizador da BD escolher o sexo do cliente a partir de uma lista possvel de itens:

Figura 20

Este controlo tem a vantagem de, ao obrigar o utilizador a escolher um dos dois valores pr-definidos, evitar erros de introduo de dados pelo utilizador (por exemplo, escrever Femenino em vez de Feminino o que comprometeria operaes de estatstica por sexo (pois o Access consideraria Femenino e Feminino como 2 sexos diferentes).

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RELATRIOS

Os relatrios so pginas (documentos) pr-feitas que o utilizador tem necessidade de imprimir com frequncia. Por exemplo, um utilizador pode querer escrever uma carta a 50 clientes a indicar uma determinada promoo. Assim, possvel criar um Relatrio que contm a carta escrita e pedir ao Access que imprima 50 cpias, alterando apenas o nome e endereo de cada cliente no cabealho do relatrio.

A forma mais simples de criar um relatrio , como acontece com os formulrios, usando o assistente (funciona de uma forma muito semelhante ao assistente dos formulrios):

Separador Criar Opo Assistente de Relatrios

Os relatrios so tambm uma forma rpida de imprimir listas com dados que nos interessam, como por exemplo o nome e telefone de todos os nossos clientes para uma campanha de telemarketing. Um dos passos do assistente , efectivamente, indicar a forma de agrupar esses dados por uma determinada categoria, o que nos permite criar listas discriminadas. Por exemplo, suponhase que se quer uma lista dos nomes e telefones dos homens (para uma estratgia de telemarketing) e outra lista dos nomes e telefones das mulheres (para aplicar uma outra estratgia de telemarketing). Ento, tem-se uma discriminao por sexo (o Access chama-lhe agrupamento, como se v na figura 21):

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Figura 21

De notar que o utilizador da BD pode usar estes relatrios com um simples carregar de um boto um boto de comando de um formulrio. O criador da base de dados s tem de o inserir no formulrio (o boto) e dar-lhe a funo desejada (h funes de impresso e pr-visualizao de relatrios).

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