Gua para la ejecucin tcnica, administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de COLCIENCIAS

Proyectos de Cofinanciacin, Crdito, Recuperacin Contingente, Riesgo Tecnolgico Compartido, Fortalecimiento de CDTS CRPS e IEBT, Misiones Tecnolgicas

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Tabla de contenido
INTRODUCCIN ......................................................................................................... 3 1. 2. 3.
3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

PRESENTACIN DEL EQUIPO DE CONTROL ........................................................... 4 PARA TENER EN CUENTA ANTES DE INICIAR LA EJECUCIN DE UN PROYECTO ........ 4 CONTROL A LA EJECUCIN DE LOS PROYECTOS ................................................... 5
Inicio de la ejecucin .............................................................................................................. 6 Ejecucin de los proyectos ...................................................................................................... 7 Informes de avance y final ......................................................................................................13 Visitas tcnicas y financieras ..................................................................................................14

4. 5.
5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

FINALIZACIN TCNICA DE LA EJECUCIN DE LOS PROYECTOS ........................... 15 POSIBILIDAD DE OBTENER BENEFICIOS TRIBUTARIOS ......................................... 15
Deduccin en renta por inversiones o donaciones ......................................................................16 Exenciones de IVA ................................................................................................................16 Exenciones de renta para nuevo software .................................................................................17 Exenciones de renta para nuevos productos medicinales ............................................................17

6.
6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

ANEXOS ........................................................................................................... 18
Anexo 1 Formato de solicitud de prrroga...............................................................................18 Anexo 2 Formato de solicitud de otros ..................................................................................19 Anexo 3 Informe de visita de control tcnico a proyectos...........................................................20 Anexo 4 Formato de solicitud de liquidacin ...........................................................................22

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INTRODUCCIN
COLCIENCIAS, como parte de su actividad misional, financia proyectos de innovacin, investigacin o desarrollo tecnolgico. El adecuado control a estos proyectos permite verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el uso adecuado de los recursos asignados. Con el objetivo de dar mayor responsabilidad a los investigadores lderes de los proyectos financiados y apoyo en el desarrollo y ejecucin de los mismos, se ha generado esta gua para la ejecucin tcnica, administrativa y financiera, que pretende dar claridad con respecto a las diferentes eventualidades relacionadas que se pueden presentar durante la ejecucin y cmo se deben tramitar las diferentes solicitudes que pueden surgir a partir del desarrollo del proyecto. Se recomienda a los investigadores revisar esta gua y hacer los trmites tal y como se indica, para facilitar su comunicacin y la celeridad de las respuestas a sus inquietudes por parte de COLCIENCIAS. Se aconseja adems, recopilar, evaluar e implementar mejoras en la ejecucin de los proyectos, a partir de las lecciones aprendidas en experiencias anteriores, a fin de prevenir, en la medida de lo posible, modificaciones en el proyecto aprobado. Se presenta a travs de este documento, la configuracin de los equipos de control por parte de COLCIENCIAS a los proyectos, una serie de recomendaciones a ser tenidas en cuenta antes de iniciar la ejecucin de los proyectos financiados, as como las actividades de control a la ejecucin de los proyectos.

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1. Presentacin del equipo de control

El equipo encargado de realizar el control tcnico, administrativo y financiero a la ejecucin de los proyectos en COLCIENCIAS, est compuesto por: Profesional o Asesor del Programa Nacional: interlocutor a quien se le pueden realizar consultas bsicas relacionadas con la operacin del proyecto, como son fechas de inicio del proyecto, fechas y formatos para entrega de informes, procedimientos para trmites internos de COLCIENCIAS, entre otras. Gestor de Programa Nacional1: interlocutor con quien se deben tratar temas contractuales relacionados con el proyecto. Canal de comunicacin para recepcin de informes de avance y finales, programacin de visitas tcnicas, evaluaciones a los informes presentados y aclaraciones sobre las solicitudes realizadas. Director Tcnico2: supervisor de los contratos. Persona autorizada para responder a las solicitudes realizadas por los investigadores principales responsables de los proyectos.

2. Para tener en cuenta antes de iniciar la ejecucin de un proyecto

Una vez legalizado el contrato de financiamiento del proyecto, los firmantes deben:

Ser conscientes de los compromisos adquiridos, manifestados en las clusulas del contrato. Estudiar el Memorando de Elaboracin de Contrato con la informacin del proyecto entregada a COLCIENCIAS, haciendo nfasis en el presupuesto aprobado para cada rubro y su descripcin detallada. El Memorando de Elaboracin del Contrato es entregado al responsable del proyecto, junto con la notificacin de formalizacin del contrato. Entender que el proyecto aprobado por COLCIENCIAS y el Memorando de Elaboracin de Contrato, hacen parte integrante del contrato. Confirmar que es el investigador principal del proyecto, el responsable de coordinar la correcta y adecuada ejecucin de los recursos, de acuerdo al presupuesto aprobado. Presentar los informes de ejecucin tcnica, administrativa y financiera, en los tiempos establecidos en el contrato, en los formatos correspondientes establecidos por COLCIENCIAS, y acogindose a las guas disponibles. Dar respuesta a las observaciones formuladas en las evaluaciones de ejecucin tcnica, administrativa y financiera, y a las solicitudes de informacin por parte de COLCIENCIAS, incluyendo dichas respuestas en los informes subsiguientes. Saber que no es posible realizar solicitudes de modificacin al contrato, s el proyecto no se encuentra al da en la entrega de informes a COLCIENCIAS. Reintegrar los recursos del financiamiento que no se invirtieron de acuerdo al presupuesto aprobado, durante la vigencia del proyecto, de acuerdo con las indicaciones del contrato.
Segn el Programa Nacional al cual pertenezca el proyecto. Segn la Direccin Tcnica a la que pertenezca el Programa Nacional en el que se encuentra registrado el proyecto.

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Tener en cuenta que en las convocatorias de cofinanciacin, el monto aprobado a la(s) entidad(es) ejecutora(s), ser entregado por COLCIENCIAS a dicha(s) entidad(es), solamente si son firmantes del contrato. Las entidades beneficiarias no pueden recibir dineros ni apropiarse de los equipos que sean adquiridos como parte de la ejecucin del proyecto, por las entidades ejecutoras. En el caso de requerir un equipo, las entidades beneficiarias deben aportarlo como parte de la contrapartida. Tener en cuenta que en las convocatorias de crdito lnea BANCOLDEX-COLCIENCIAS, existen condiciones para recibir el incentivo otorgado al proyecto, en unos tiempos especficos. Para contratos resultantes de convocatorias anteriores al 2008, es necesario: o Que la empresa demuestre a COLCIENCIAS el pago de la primera cuota de intereses del crdito BANCOLDEX-COLCIENCIAS, presentando la certificacin del intermediario financiero correspondiente, para recibir la primera parte del incentivo. o Contar con la aprobacin tcnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS, correspondiente al primer informe de avance, para recibir la segunda parte del incentivo. Para contratos resultantes de convocatorias posteriores al 2008, es necesario: o Contar con la aprobacin tcnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS, correspondiente al primer informe de avance, para recibir la primera parte del incentivo. o Contar con la aprobacin tcnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS, correspondiente al informe final, para recibir la segunda parte del incentivo. En el caso de proyectos financiados bajo la modalidad de crdito lnea BANCOLDEXCOLCIENCIAS, siempre contactar al intermediario financiero o a COLCIENCIAS de encontrarse alguna irregularidad en el procedimiento de asignacin del crdito o de aplicacin de los incentivos. Para el empresario no es conveniente contactar a BANCOLDEX, ya que sus financiadores son el intermediario financiero y COLCIENCIAS. Asegurarse de que su contrato est debidamente legalizado ante COLCIENCIAS, para poder recibir el desembolso del crdito y de los incentivos, en el caso de proyectos de la lnea de crdito BANCOLDEX-COLCIENCIAS. Tener en cuenta que en los contratos de modalidad recuperacin contingente, el monto aprobado a la(s) entidad(es) ejecutora(s), ser entregado por COLCIENCIAS a las firmantes del contrato, y sta(s) a su vez, podr(n) entregar los recursos convenidos a las entidades coejecutoras, segn lo aprobado en la propuesta. Recordar que el cumplimiento oportuno de las obligaciones pactadas no es slo un compromiso contractual, sino un requisito establecido en el artculo 4, pargrafo 3 de la Ley 716 de 2001 que impide la celebracin de contratos con el Estado, hasta tanto no se demuestre el cumplimiento de las obligaciones contractuales contradas o se acredite la vigencia de un acuerdo de pago.

3. Control a la ejecucin de los proyectos

Como se mencion inicialmente, el control a los proyectos permite verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el uso adecuado de los recursos asignados. Se relacionan a continuacin los aspectos principales a tener en cuenta en dicho control:

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3.1. Inicio de la ejecucin

Una vez la entidad responsable de la ejecucin del proyecto haya recibido notificacin por parte de COLCIENCIAS sobre el perfeccionamiento del contrato, debe hacer llegar al Programa Nacional correspondiente el Plan de Accin del Proyecto. La intencin de este Plan es establecer la relacin directa entre los resultados esperados y los objetivos planteados, facilitando el esquema para indicar el grado de avance proyectado en cada una de las entregas de informe (avance o final). Este Plan de Accin del Proyecto est compuesto por: Resultados de Generacin de Conocimiento: se relacionan los resultados esperados de generacin de conocimiento con respecto a los objetivos planteados en el proyecto aprobado. Los resultados de generacin de conocimiento pueden ser nuevo conocimiento, desarrollo tecnolgico, innovacin tecnolgica, desarrollo de hardware, diseo y fabricacin de prototipos, paquetes tecnolgicos, etc., y deben relacionarse con sus respectivos indicadores verificables (tabla 1).
RESULTADOS ESPERADOS COMPROMETIDOS (segn proyecto aprobado)4 ACTIVIDAD GRADO DE GRADO DE ASOCIADA AVANCE AVANCE (segn actividades ESPERADO ESPERADO en cronograma del INFORME 1 INFORME 2 proyecto aprobado) No. DESCRIPCION PRODUCTO % PRODUCTO % GRADO DE AVANCE ESPERADO INFORME N5 PRODUCTO %

OBJETIVOS (segn proyecto aprobado)3 1. 2. 3. .

Tabla 1. Resultados esperados de generacin de conocimiento del proyecto Los productos con los cuales se puede verificar el logro de los resultados pueden ser artculo o libro publicado, manuscrito de artculo o libro sometido para publicacin, nombre de patente presentada u homologada, norma establecida, software registrado, prototipo desarrollado, etc. Otros Resultados: se relacionan los resultados relacionados con el fortalecimiento de la comunidad cientfica y de apropiacin social del conocimiento de acuerdo con los resultados esperados planteados en el proyecto aprobado. Este tipo de resultados o de logros pueden ser

3 4

Se deben indicar los objetivos propuestos (general y especficos), de acuerdo con el proyecto aprobado. Por cada objetivo planteado, se debe especificar el resultado esperado comprometido. 5 El nmero de informes o entregas que cada proyecto debe realizar, as como el momento durante la ejecucin del proyecto en que deben ser entregados a COLCIENCIAS dichos informes, se encuentran detallados en el Memorando de Elaboracin de Contrato, que cada responsable de proyecto debe recibir junto a la copia del contrato debidamente formalizado.

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de formacin de recurso humano, organizacin de eventos, participacin de congresos o seminarios, etc., y deben ser relacionados con sus respectivos indicadores verificables (tabla 2). Una vez recibido el Plan de Accin del Proyecto y entregados los recursos financiados, COLCIENCIAS emite un documento llamado Carta de Inicio del Proyecto, donde relaciona la fecha de inicio del proyecto y a partir de esta, la fecha de entrega de los informes de avance y finales, teniendo en cuenta la periodicidad de entrega de los informes estipulada en el Memorando de Elaboracin de Contrato. La fecha de inicio del proyecto permite conocer adems, la fecha inicial desde la cual se permiten los gastos de financiacin y contrapartida del proyecto.
RESULTADOS ESPERADOS COMPROMETIDOS (segn propuesta aprobada) No. Fortalecimiento de la comunidad cientfica Apropiacin social del conocimiento Generacin de nuevo conocimiento Impacto y/o efectos esperados Otros (especificar) DESCRIPCIN GRADO DE AVANCE ESPERADO INFORME 1 GRADO DE AVANCE ESPERADO INFORME 2 GRADO DE AVANCE ESPERADO INFORME N

OTROS RESULTADOS (comprometidos contractualmente)

COMPROMISO ADQUIRIDO

PRODUCTO % PRODUCTO % PRODUCTO %

#, tipo

#, tipo

#, tipo

#, tipo #, tipo

Tabla 2. Otros resultados esperados del proyecto La fecha de inicio y la duracin del proyecto, permiten a los responsables del proyecto conocer la fecha de finalizacin de la ejecucin del proyecto y de la misma manera, la fecha de finalizacin del contrato, que respalda dicha ejecucin.

3.2. Ejecucin de los proyectos

Durante la ejecucin de los proyectos, se pueden presentar algunas situaciones que no fueron previstas inicialmente. Dichas situaciones y la solucin adoptada correspondiente, deben ser relacionadas en los informes de avance a presentar a COLCIENCIAS. Estas situaciones imprevistas pueden ser de dos tipos: cambios que ameritan modificaciones al contrato o cambios que ameritan modificaciones a la ejecucin financiera del proyecto.

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Cambios que ameritan modificaciones al contrato: Para realizar cualquier modificacin al contrato, la solicitud debe ser recibida en COLCIENCIAS mnimo cuatro (4) meses antes de la finalizacin de la ejecucin del contrato6. La solicitud para adelantar dicho trmite deber ser dirigida al Programa Nacional correspondiente y slo debe ser firmada por el (los) investigador(es) principal(es) del proyecto, segn como se haya relacionado en el contrato correspondiente. Para los proyectos con una duracin menor a 6 meses, la solicitud debe ser enviada antes de cumplirse la mitad del periodo de ejecucin del contrato. De considerarse necesario, COLCIENCIAS podr programar una visita tcnica para verificar el estado del proyecto correspondiente a la solicitud en mencin. La Secretara General de COLCIENCIAS solicita a las entidades firmantes de los contratos los siguientes documentos para modificar un contrato: Solicitud firmada por el (los) investigador(es) principal(es) del proyecto, de modificacin de contrato con su respectiva justificacin tcnica, segn los formatos relacionados en los anexos de esta gua (anexo 1 o anexo 2). Documento que acredite la existencia y la representacin legal de la(s) entidad(es) con quien COLCIENCIAS celebr el contrato, con fecha de expedicin menor a tres (3) meses. Certificacin expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal segn corresponda, en la que conste que la(s) entidad(es) ha(n) cumplido a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales, con fecha de expedicin menor a tres (3) meses. Boletn de responsables fiscales expedido por la Contralora General de la Nacin (se obtiene de la pgina web www.contraloriagen.gov.co).

Se debe tener en cuenta que la simple solicitud de modificacin de contrato no es suficiente para que ella se de. La solicitud debe ser analizada por el Gestor y los Profesionales del Programa Nacional correspondiente y en caso de considerarse viable, dicho Programa Nacional, previa autorizacin del Director Tcnico, realiza la solicitud formal a la Secretara General de COLCIENCIAS, relacionando el concepto tcnico emitido. El trmite de modificacin de contrato slo termina cuando la Secretara General de COLCIENCIAS, mediante comunicacin escrita, informa a la(s) entidad(es) de la que hace parte el (los) investigador(es) principal(es) del contrato en mencin, que se han cumplido los requisitos de legalizacin correspondientes. Antes de que se produzca dicha comunicacin, la modificacin de contrato jurdicamente no existe y los trminos de la ejecucin del proyecto no sufren modificaciones. Se recomienda a las entidades involucradas, hacer seguimiento a la formalizacin del trmite con la Secretaria General de COLCIENCIAS. Se debe tener en cuenta, que de la misma manera como se deben tramitar la pliza, la publicacin en el diario oficial y el impuesto de timbre al momento de la contratacin, estas diligencias son

Como se mencion anteriormente, esta fecha de finalizacin de ejecucin del proyecto se calcula a partir de la fecha de inicio y la duracin del proyecto

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indispensables para cualquier modificacin de contrato. Debe coordinarse esta actividad con la Secretara General de COLCIENCIAS. Los cambios que ameritan modificacin de contrato son: Solicitud de prrroga: se presenta cuando los firmantes del contrato desean extender el tiempo de la ejecucin tcnica del proyecto y de los recursos asignados. Debe tenerse en cuenta que la aprobacin de una prrroga no conlleva a una adicin presupuestal por parte de COLCIENCIAS. De ser necesarios recursos adicionales para la finalizacin del proyecto despus de formalizada una prrroga, dichos recursos deben ser asumidos y reconocidos como contrapartida adicional del proyecto. Si la prrroga formalizada es superior a seis (6) meses, en la fecha estipulada inicialmente para la entrega del informe final, las entidades firmantes del contrato debern entregar a COLCIENCIAS un informe de avance del proyecto. La solicitud de prrroga debe relacionar las entidades firmantes del contrato, la justificacin tcnica de la solicitud, el plazo de la prrroga, la fecha de inicio de la ejecucin del contrato y los datos de contacto del solicitante de la prrroga (anexo 1). Otros: se presenta cuando los firmantes del contrato desean realizar cambios en las clusulas o condiciones del contrato, diferentes a la fecha de finalizacin de la ejecucin. La solicitud de otros debe relacionar las entidades firmantes del contrato, la justificacin tcnica de la solicitud, el texto propuesto de la clusula a modificar, la fecha de inicio de la ejecucin del contrato y los datos de contacto del solicitante del otros (anexo 2). En el caso particular de un cambio de investigador principal, que se presenta cuando los firmantes del contrato desean cambiar (eventualmente adicionar) al investigador principal relacionado en el contrato, se debe tener en cuenta la capacidad de gestin del nuevo investigador principal, ya que son los gerentes del proyecto, responsables ante COLCIENCIAS de su seguimiento y adecuada ejecucin. Para COLCIENCIAS, la remuneracin de los investigadores est sujeta al tiempo (horas semanales) en que dicho investigador est vinculado al proyecto. Se recomienda tener en cuenta la siguiente relacin de cantidades de salario mnimo con respecto a la categora del investigador (tabla 3).
Categora PhD + experiencia + publicaciones PhD poca experiencia MSc + experiencia + publicaciones MSc poca experiencia Especializacin Pregrado Tcnico (con ttulo) Cofinanciacin / Crdito Lmite mximo smlmv7 18,0 15,0 12,0 10,0 8,5 8,0 2,0 Investigacin Lmite mximo smlmv8 13,0 11,0 10,0 8,0 5,5 5,0 2,0

Tabla 3. Para una dedicacin de tiempo completo 40 - 48 horas semanales

7 8

smlmv: salarios mnimos legales mensuales vigentes smlmv: salarios mnimos legales mensuales vigentes

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Cambios que ameritan modificaciones en la ejecucin financiera del proyecto: En el caso de requerirse una modificacin a la ejecucin financiera del proyecto, se debe contar con la previa aprobacin del investigador principal del proyecto, y dicha modificacin debe ser notificada a COLCIENCIAS en los informes (avance y final) del periodo en el que se hayan causado. De considerarse necesario, COLCIENCIAS podr programar una visita tcnica para verificar el estado del proyecto correspondiente a la solicitud en mencin. Los cambios que ameritan modificacin a la ejecucin financiera son: Cambio de rubro: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) determina(n) que para la ejecucin adecuada de un proyecto, es necesario realizar un cambio de rubro, inferior o igual al 20% (o en su defecto al valor consignado en el contrato en la clusula segunda obligaciones de las partes) del valor total del rubro de destino, aprobado en el presupuesto inicial. Segn lo relaciona el contrato, estos cambios de rubro hasta el porcentaje citado (20% para el caso de los contratos 2009) son un derecho de las entidades firmantes y no deben ser autorizados previamente por COLCIENCIAS. Para un cambio de rubro deben tenerse en cuenta los rubros autorizados a financiarse en el reglamento operativo de cada convocatoria. Por cada cambio de rubro, debe agregarse en la seccin financiera de cada uno de los informes la siguiente informacin: o Una lista que relaciona los valores que se disminuyen de cada uno de los rubros involucrados, detallando el nombre y la descripcin del rubro y la justificacin del cambio (tabla 4). o Por cada uno de los rubro destino, se deben relacionar los valores totales que aumentan en cada uno de los rubros involucrados, detallando la descripcin de cada rubro, la justificacin del cambio y el valor parcial de cada uno de los rubro (tabla 5). Una vez calculado el valor total a aumentar en el rubro, se debe relacionar el valor inicial aprobado al rubro y el porcentaje correspondiente al cambio del rubro.
Descripcin del rubro Justificacin del cambio9 Financiado / Contrapartida10 Valor en el rubro origen

Nombre del rubro

Totales

Tabla 4. Valores que se disminuyen en los cambios de rubro de un proyecto

10

Se debe justificar por qu ya no es necesario el recurso tal y como fue aprobado en la propuesta del proyecto Se debe seleccionar F o C segn corresponda a recursos Financiados o de Contrapartida

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Nombre del rubro destino Descripcin del rubro Justificacin del cambio11 Valor en el rubro destino Valor del rubro segn aprobacin inicial12 Porcentaje correspondiente al cambio de rubro13

To Totales

Tabla 5. Valores que se aumentan en los cambios de rubro de un proyecto Cambios o vinculacin de personal: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) decide(n) que para la ejecucin adecuada de un proyecto, es necesario vincular a un investigador que inicialmente no estaba relacionado con nombre propio en el proyecto o cambiar a un investigador que actualmente no puede seguir vinculado al proyecto. Es muy importante mantener el perfil aprobado inicialmente en el proyecto, as como la dedicacin semanal y la duracin (meses) al realizar el cambio de un investigador. Para realizar la vinculacin o el cambio de investigador, el (los) investigador(es) principal(es) debe(n) relacionar la informacin de cada uno de los investigadores vinculados en el informe de avance correspondiente. Por cada cambio o vinculacin de personal, debe agregarse en la seccin financiera de cada uno de los informes la siguiente informacin (tabla 6): o En primera instancia relaciona la identificacin del investigador en el proyecto, la funcin asignada, el perfil necesario para cumplir con dicha funcin, la justificacin de la salida del proyecto del investigador, la dedicacin (horas/semana) que tena el investigador en el proyecto, la duracin de su vinculacin relacionando la fecha de inicio y de finalizacin de su participacin, y los valores remunerados al investigador, discriminando el valor financiado y el valor asumido por la contrapartida. o En segunda instancia se relacionan los nombres y apellidos completos del nuevo investigador, el documento de identidad, su respectivo ttulo y formacin profesional, la justificacin del ingreso, la dedicacin (horas/semana) del investigador en el proyecto, la duracin de su vinculacin relacionando la fecha de inicio, y los valores remunerados al investigador, discriminando el valor financiado y el valor asumido por la contrapartida.

Se debe justificar por qu ahora es necesario el recurso a diferencia de cmo fue aprobado en la propuesta del proyecto 12 Se debe especificar el valor del rubro como fue aprobado en la propuesta del proyecto 13 Se debe especificar el valor del porcentaje correspondiente al cambio de rubro respecto al valor aprobado en la propuesta del proyecto
11

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Referencia de identificacin en el proyecto14

Funcin en el proyecto

Perfil necesario para cumplir con esta funcin en el proyecto

Justificacin de la salida del investigador15

Duracin Fuentes de financiacin (meses) Fecha Dedicacin inicio Horas / (dd/mm/aa) Financiado / Salario Semana Contrapartida16 Fecha terminacin (dd/mm/aa) Fuentes de financiacin Duracin (meses) Fecha Financiado / Salario inicio Contrapartida18 (dd/mm/aa)

Nombres y Apellidos completos del nuevo investigador

Nmero y tipo de documento de identidad del nuevo investigador

Ttulo y formacin profesional

Justificacin Dedicacin del ingreso del Horas / nuevo Semana investigador17

Tabla 6. Informacin para notificar un cambio o vinculacin de personal a un proyecto Si durante un mismo periodo, un miembro del grupo de investigacin ha sido reemplazado en varias ocasiones, dicho personal debe ser relacionado y claramente identificado (tabla 6). De la misma manera, debe agregarse en la seccin financiera de cada uno de los informes, el resumen de la hoja de vida de cada investigador vinculado. Dicho resumen debe contener la identificacin del investigador (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, correo electrnico, documento de identidad, la entidad donde labora actualmente y su cargo o posicin correspondiente), los ttulos acadmicos obtenidos, los cargos desempeados y las publicaciones recientes (tabla 7) y debe ser un extracto de la hoja de vida registrada y actualizada en CvLAC. Es muy importante tener en cuenta que no se permite hacer cambio de perfil de los investigadores con respecto a la propuesta que fue aprobada por el Consejo del Programa Nacional.

14 Nombre 15

y apellido o referencia en el proyecto Se debe justificar por qu ya no continua en el proyecto el investigador 16 Se debe seleccionar F o C segn corresponda a recursos Financiados o de Contrapartida 17 Se debe justificar por qu ingresa al proyecto el nuevo investigador 18 Se debe seleccionar F o C segn corresponda a recursos Financiados o de Contrapartida

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Hoja de vida (Resumen)

(A) IDENTIFICACIN DEL INVESTIGADOR: favor diligenciar datos de identificacin (nombre completo y cdula de ciudadana) segn constan en documento de identidad Apellidos: Fecha de Nacimiento: Nombre: Nacionalidad: Correo electrnico: Documento de identidad: Tel/fax Entidad donde labora: Tel/fax Cargo o posicin actual: (B) TTULOS ACADMICOS OBTENIDOS (rea/disciplina, universidad, ao de grado) (C) CARGOS DESEMPEADOS (tipo de posicin, institucin, fecha) EN LOS LTIMOS 5 AOS (D) PUBLICACIONES RECIENTES (por lo menos las cinco publicaciones ms importantes que haya hecho en los ltimos cinco aos, incluyendo el ISBN o ISNN segn el caso)

Tabla 7. Contenido resumen de la hoja de vida de un investigador vinculado a un proyecto Cambio de destino en viajes: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) decide(n) cambiar el destino de un viaje presentado en la propuesta aprobada. El cambio de destino en viajes es posible solamente si se asegura el cumplimiento del objeto inicialmente propuesto para el viaje en mencin. Por cada cambio de destino en viajes, debe agregarse en la seccin financiera de cada uno de los informes, la informacin relacionada al nuevo destino y el motivo del cambio (tabla 8).
Descripcin del rubro Justificacin del cambio19 Nueva descripcin del rubro teniendo en cuenta el cambio de destino

Nombre del rubro

Tabla 8. Informacin para notificar sobre un cambio de destino de un proyecto Vale la pena mencionar, que todos los cambios que no cumplan con las condiciones estipuladas en este documento, sern asumidos como valor de contrapartida de las entidades relacionadas al proyecto.

To

3.3. Informes de avance y final

Para facilitar el control de los proyectos, COLCIENCIAS exige a los investigadores principales de los proyectos, la entrega de informes de avance, que relacionan los principales aspectos tcnicos, administrativos y financieros de la ejecucin de los proyectos. El nmero de informes o entregas que cada proyecto debe realizar, as como el momento durante la ejecucin del proyecto en que deben ser entregados a COLCIENCIAS dichos informes, se encuentran detallados en el Memorando de
19

Se debe justificar por qu se cambia el destino inicialmente aprobado en la propuesta del proyecto

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Elaboracin de Contrato, que cada responsable de proyecto debe recibir junto a la copia del contrato debidamente formalizado. El informe de avance debe ser nico y autocontenido, sin importar cuntas entidades participen en la ejecucin del proyecto ni la modalidad de cada entidad dentro del proyecto: ejecutora, beneficiaria, etc. Es importante respetar la fecha de entrega de cada uno de los informes (de avance o final). Las entidades responsables de los proyectos pueden ser penalizadas por la entrega tarda de los informes y dicha penalizacin puede impedirle participar de otras convocatorias o recibir otros beneficios. Los informes de avance deben contener los detalles de las modificaciones que haya tenido la ejecucin inicial propuesta y aprobada por COLCIENCIAS. La presentacin de informes de avance, debe ceirse a las Normas para la presentacin de informes relacionados con proyectos financiados total o parcialmente por COLCIENCIAS. Como se mencion anteriormente, COLCIENCIAS emite la Carta de Inicio del Proyecto, donde relaciona la fecha de inicio del proyecto y a partir de sta, la fecha de entrega de los informes de avance y finales, teniendo en cuenta la periodicidad de entrega de los mismos. La fecha de inicio del proyecto permite conocer adems, la fecha a partir de la cual son permitidos los gastos de financiacin y contrapartida del proyecto. El informe final, debidamente evaluado, aprobado y validado por el supervisor del contrato, es un insumo necesario para que las entidades puedan solicitar la liquidacin del contrato correspondiente. El (los) investigador(es) principal(es) del proyecto recibir(n) la evaluacin realizada al informe final y tendr(n) ocho (8) das hbiles para responder a dicha evaluacin, en caso de tener observaciones o requerir algn tipo de ampliacin sobre la informacin recibida.

3.4. Visitas tcnicas y financieras

Durante la ejecucin del proyecto, COLCIENCIAS podr llevar a cabo visitas tcnicas (por parte de los Programas Nacionales), financieras (por parte de la Direccin de Gestin de Recursos) o tcnicas y financieras; dependiendo de la complejidad del tema, de las recomendaciones en el momento de la aprobacin y de la necesidad, dadas eventuales solicitudes de modificaciones a la ejecucin del proyecto. En caso que se realicen, se informar previamente al investigador principal. La visita se desarrollar con el nimo de hacer control presencial al proyecto y conocer su estado de avance frente al plan de accin propuesto. En la visita tcnica se realizarn: Una presentacin del proyecto, por parte del equipo de trabajo, de mximo 30 minutos. Visita a las instalaciones fsicas del proyecto, en la empresa o en la sede del grupo de investigacin, segn corresponda. Reunin de cierre con el investigador principal del proyecto para establecer conclusiones y recomendaciones de la visita.

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Cada visita tcnica debe producir un documento con los resultados principales, donde se relacionan la Informacin general sobre el proyecto y sobre la visita, el motivo y desarrollo de la visita, los resultados en trminos de la generacin de nuevo conocimiento, el fortalecimiento de la comunidad cientfica y la apropiacin social del conocimiento, adems de las conclusiones y recomendaciones de la visita (anexo 3). El rea de Seguimiento Financiero de COLCIENCIAS podr realizar visitas financieras de carcter ordinario20 o extraordinario21 a los contratos financiados, con el fin de verificar que los recursos financieros se apliquen conforme las condiciones pactadas contractualmente. Los resultados de la visita financiera sern transmitidos al Supervisor del contrato respectivo, mediante un informe22.

4. Finalizacin tcnica de la ejecucin de los proyectos

COLCIENCIAS requiere, para la finalizacin de los contratos que soportan los proyectos en mencin, la evaluacin tcnica, administrativa y financiera de cada proyecto, debidamente aprobada por el Director Tcnico correspondiente al proyecto o el Supervisor del contrato. Con estas evaluaciones y certificados de terminacin adecuada del proyecto, COLCIENCIAS procede a liquidar el contrato. Para solicitar la liquidacin de un contrato, el (los) investigador(es) principal(es) debe(n) remitir a COLCIENCIAS la informacin relacionada con las entidades firmantes del contrato, la duracin del proyecto, as como la fecha de inicio y de terminacin correspondientes (anexo 4).

5. Posibilidad de obtener beneficios tributarios

Esta seccin es de carcter informativo, y pretende facilitar el acceso a otros beneficios que pueden tener tanto ejecutores como beneficiarios de proyectos al estar realizando inversiones en Investigacin, Innovacin y Desarrollo Tecnolgico. COLCIENCIAS realiza las evaluaciones necesarias de los proyectos que deseen acceder a los beneficios tributarios y los somete ante el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnologa e Innovacin para la calificacin de su carcter cientfico, tecnolgico o de innovacin tecnolgica, as como la evaluacin de su impacto ambiental. Para aplicar a cualquiera de los beneficios tributarios, es necesario ingresar al portal de COLCIENCIAS y en el men seleccionar el tem Comunidades, dentro de comunidades el tem Empresarios e Inversionistas, y en los Instrumentos Empresarios seleccionar la opcin de

20 Una visita financiera ordinaria es el resultado de una programacin anual de revisin de estados financieros de proyectos, seleccionados de manera aleatoria. 21 Una visita financiera extraordinaria es el resultado de una solicitud expresa del Supervisor del contrato u otra instancia, debidamente justificada. 22 Segn circular DRGL-2010 COLCIENCIAS del 17/02/2010.

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Movilizar Inversin. Puede tambin acceder directamente utilizando el vnculo mencionado a continuacin:
http://201.234.78.165:8080/portalcol/index.jsp?ct=103&nctg=Incentivos%20Fiscales&cargaHome=3&codIdioma=es

Una vez ubicado en la pgina correspondiente, se debe descargar el aplicativo de Formulario de Estmulos Tributarios y tener en cuenta lo establecido en las guas correspondientes (las cuales se indican en cada una de las modalidades). Al diligenciar el formulario correspondiente al beneficio tributario deseado, debe registrarse siempre informacin consistente de la entidad que solicita el beneficio. Por lo tanto, si son una o ms entidades las que formulan un mismo proyecto, cada una de estas debe enviar una carta, solicitando le sea reconocido el proyecto en la modalidad que lo haya presentado. Es necesario adicionalmente, ingresar claramente en los presupuestos analizados los aportes de cada uno de los participantes. Cuando se trata de proyectos que han sido financiados por COLCIENCIAS, no es necesario registrar nuevamente toda la informacin, en el formulario disponible para proyectos de estmulos tributarios. Las deducciones tributarias a las que se puede acceder son: deduccin en renta por inversiones o donaciones, exenciones de IVA, exencin de renta para nuevo software y exenciones de renta para nuevos productos medicinales.

5.1. Deduccin en renta por inversiones o donaciones

Cualquier persona que realice inversiones en proyectos calificados por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa como de carcter cientfico, tecnolgico o de innovacin tecnolgica, tendr derecho a deducir el 125% del valor invertido en el perodo gravable en que se realiz la inversin, sin exceder del 20% de la renta lquida, determinada antes de restar el valor de la inversin. El mismo beneficio aplica a personas que realicen donaciones a centros o grupos de investigacin destinadas al desarrollo de proyectos de carcter cientfico, tecnolgico o de innovacin tecnolgica previamente calificados. Esta modalidad solamente est estipulada por ley para las empresas, por lo tanto las universidades o los Centros de Desarrollo Tecnolgico no pueden solicitar este beneficio.

5.2. Exenciones de IVA

COLCIENCIAS califica el carcter de investigacin cientfica o de innovacin tecnolgica de proyectos y evala la necesidad de la importacin de equipos y elementos para su desarrollo, que lleven a cabo los Centros de Investigacin y los Centros de Desarrollo Tecnolgico que cuenten con su reconocimiento por parte de COLCIENCIAS, as como las instituciones de educacin superior, con el fin de que sea autorizada la exencin del impuesto sobre las ventas (IVA), por parte de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, de los equipos y elementos a importar.

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Es importante tener en cuenta que nicamente las Universidades, los Centros de Investigacin y los Centros de Desarrollo Tecnolgico pueden acogerse al beneficio de exencin de IVA, de acuerdo con lo establecido en el estatuto tributario.

5.3. Exenciones de renta para nuevo software

De acuerdo con la Ley 788 de 2002, los nuevos productos de software elaborados en Colombia, con un alto contenido de investigacin cientfica y tecnolgica nacional, previamente certificados por COLCIENCIAS, tendrn derecho a la exencin de impuesto de renta.

5.4. Exenciones de renta para nuevos productos medicinales

De acuerdo con la Ley 788 de 2002, los nuevos productos medicinales elaborados en Colombia, con un alto contenido de investigacin cientfica y tecnolgica nacional, previamente certificados por COLCIENCIAS, tendrn derecho a la exencin de impuesto de renta.

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6. Anexos 6.1. Anexo 1 Formato de solicitud de prrroga

1. IDENTIFICACIN DE LA(S) ENTIDAD(ES) Nombre de la entidad: NIT de la entidad: Nombre del representante legal: Cargo: Documento de identificacin del representante legal: Direccin y ciudad de la entidad: Telfono de la entidad: FAX de la entidad: Proyecto Cdigo: 2. JUSTIFICACIN TCNICA DE LA SOLICITUD 3. CONDICIONES ESPECFICAS DE LA SOLICITUD Plazo de la prrroga: (plazo en letras) (plazo en nmeros) meses. 4. FECHA DE INICIO DE LA EJECUCIN DEL CONTRATO Adems de enunciar la fecha de inicio (da, mes ao), se debe establecer claramente si la duracin del contrato es a partir de un primer y nico desembolso, del perfeccionamiento del contrato, de la firma del contrato, o del acta de inicio. 5. INFORMACIN DEL CONTACTO Cargo Nombre e-mail Telfono

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6.2. Anexo 2 Formato de solicitud de otros

1. IDENTIFICACIN DE LA(S) ENTIDAD(ES) Nombre de la entidad: NIT de la entidad: Nombre del representante legal: Cargo: Documento de identificacin del representante legal: Direccin y ciudad de la entidad: Telfono de la entidad: FAX de la entidad: Proyecto Cdigo: 2. JUSTIFICACIN TCNICA DE LA SOLICITUD 3. CONDICIONES ESPECFICAS DE LA SOLICITUD Se debe precisar como se encuentra actualmente la clausula a modificar y/o aclarar en el contrato y como debera quedar. 4. FECHA DE INICIO DE LA EJECUCIN DEL CONTRATO Adems de enunciar la fecha de inicio (da, mes ao), se debe establecer claramente si la duracin del contrato es a partir de un primer y nico desembolso, del perfeccionamiento del contrato, de la firma del contrato, o del acta de inicio. 5. INFORMACIN DEL CONTACTO Cargo Nombre e-mail Telfono

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6.3. Anexo 3 Informe de visita de control tcnico a proyectos

Informacin general sobre el proyecto y sobre la visita Ttulo del proyecto: Nombre de la Empresa: Nombre de la Ejecutora: Cdigo del Proyecto: Nmero de Contrato: Perodo de Ejecucin: Fecha del Desembolso: Prrrogas: Fecha del Finalizacin: Fecha de Vencimiento: Informes: Primera prrroga: Segunda prrroga:

Primer informe de avance. Fecha:_______ Presentaron el Primer informe de avance Tec. ________ Presentaron el Primer informe de avance Fro. ________ Segundo informe de avance. Fecha:_______ Presentaron el Segundo informe de avance Tec. ________ Presentaron el Segundo informe de avance Fro. ________ Informe Final Fecha:_______ Presentaron el informe Final Tec. ________ Presentaron el informe Final Fin. ________ NOMBRE - Cargo NOMBRE - Cargo

Lugar de desarrollo de la visita: Persona que atendi la visita: Visita realizada por: Fecha de realizacin de la visita: Motivo de la visita:

Desarrollo de la visita: Objetivo General:

Generalidades: En la visita se pudo constatar que respecto al cumplimiento de objetivos y resultados. Objetivos Especficos 1. 2.. % de Cumplimiento Justificacin y Resultados relacionados

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3. 4. RESULTADOS: Grado de cumplimiento de los resultados: Generacin de nuevo conocimiento Resultado % de Esperado cump (segn proyecto limien aprobado) to

Indicador Verificable

Observaciones

Fortalecimiento de la comunidad cientfica

Apropiacin social del conocimiento

Conclusiones y recomendaciones de la visita: Informe preparado por: Firma:

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6.4. Anexo 4 Formato de solicitud de liquidacin

1. IDENTIFICACIN DE LA(S) ENTIDAD(ES) Contratista/Entidad: Nit o c.c. del contratista/entidad: Nombre del representante legal: Documento de identificacin del representante legal: Direccin y ciudad del contratista/entidad: Telfono del contratista: FAX del contratista: Proyecto Cdigo: 2. PLAZO DE DURACIN DEL CONTRATO Expresado en meses 3. FECHA DE INICIO DEL CONTRATO Expresado en da, mes y ao 4. FECHA DE TERMINACIN DEL CONTRATO Expresado en da, mes y ao

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