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MANUAL DE INDUCCIN Y REINDUCCIN


Alcalda de Pamplonita

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MANUAL DE INDUCCIN Y REINDUCCIN DEL PERSONAL

PAMPLONITA, NOVIEMBRE DE 2008

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1.

OBJETIVO

Facilitar la adaptacin e integracin del nuevo trabajador a la entidad y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la informacin relacionada con las caractersticas y dimensiones de la misma, logrando que la alcalda de Pamplonita cuente con un equipo de trabajo de alto rendimiento en todas sus dimensiones con un sentido de pertenencia, con el objetivo final de enfocar nuestros esfuerzos en la obtencin de la eficiencia y eficacia, amor al trabajo y la satisfaccin de compartir con otros el desarrollo organizacional. En la bsqueda de los mecanismos que coadyuven al desarrollo y aprovechamiento del potencial del trabajador, se ha diseado el presente Manual de Induccin, con el objeto de mantener informados a los nuevos trabajadores sobre la actividad a que se dedica la alcalda, beneficios que brinda y presta, derechos y deberes; con el fin de lograr la identificacin del trabajador con la organizacin y, proporcionar a su vez al recin llegado, las bases para una adaptacin e integracin con su grupo de trabajo y con el trabajo en s; y de sta manera alcanzar los niveles de productividad deseados. 2. ALCANCE

La Induccin y Reinduccin es una propuesta que esta orientada a ofrecer una herramienta que consienta a la alcalda de Pamplonita, como entidad, lograr que sus trabajadores se adapten y se identifiquen con ella, para mantener los elevados estndares de calidad de servicios y para formar y conservar trabajadores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados. Debe ser aplicado a cada uno de sus empleados, a fin de aprovechar tan importante tcnica para la mejor administracin de sus Recursos Humanos. 3. GUAS GENERALES

La implementacin de un programa de induccin que permita a todo el personal, tanto al fijo como al nuevo ingreso, conocer todo lo referente a valores, misin, visin, objetivos, resea histrica, polticas, normas, servicios que presta, estructura organizativa, beneficios socioeconmicos etc.; y toda aquella informacin necesaria para la identificacin del mismo con la entidad, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

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Proporcionar al funcionario informacin referente al contexto general donde ingresa; es decir, su historia, estructura, evolucin y actividad a que se dedica. Dar a conocer a los nuevos trabajadores sobre sus derechos y deberes dentro de la entidad a la cual ingresa. Suministrar al funcionario informacin sobre los beneficios sociales, econmicos, actividades deportivas y culturales, actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal. Contribuir a la identificacin del funcionario con su situacin de trabajo y todo lo que ello implica. Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la institucin, en cuanto a polticas, normas, procedimientos y cambios de estructura. Proporcionar al funcionario que ingresa, las bases para una adaptacin con su grupo de trabajo. Los funcionarios deben creer que el esfuerzo producir satisfacciones, gratificaciones y recompensas. Orientar el trabajo especfico del empleado, es necesario familiarizar al empleado con el lugar de trabajo. Mostrarle su lugar especfico de trabajo, el mobiliario, equipo e instrumentos de trabajo. Mostrarle los artculos y suministros necesarios para el desempeo de sus labores, as como el procedimiento con que deben solicitarse cuando se agoten. Explicar la organizacin departamental y general y su relacin con otras actividades de la entidad. Explicar la contribucin individual del empleado a los objetivos del proceso y sus asignaciones inciales en trminos generales. Explicar el programa de capacitacin de la entidad. Preguntar dnde vive el empleado y cules son las facilidades de transporte. Explicarle las condiciones de trabajo: o o o o o o Horas de trabajo Entrada para empleados Horas de comida Llamadas telefnicas y correo personal Polticas Das de pago y procedimientos para recibir el pago

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o o

Escritorio, archivos Otros

Requerimientos para la conservacin del empleo: explicar los criterios de la entidad en relacin con: i. Cumplimiento de las responsabilidades ii. Asistencia y puntualidad iii. Manejo de informacin confidencial iv. Conducta v. Apariencia general vi. Uso de la camiseta institucional Presentar el nuevo colaborador a la alta direccin y a los dems directivos de la entidad. 4. POLTICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIN

4.1 Polticas El rea administrativa conjuntamente con los jefes inmediatos donde est ubicado el nuevo trabajador, deben ser los encargados de realizar el proceso de Induccin de la organizacin. Todo el personal que ingrese a la entidad debe ser sometido al proceso de induccin, con el fin de facilitar la informacin que permita lograr la identificacin con la organizacin; de tal forma que su incorporacin cubra todos los aspectos de un adecuado ajuste a su puesto de trabajo. El rea administrativa o de Talento Humano debe informar todo lo relacionado con la entidad; misin, visin, historia, estructura organizativa, beneficios socioeconmicos y normas de conducta interna. El Programa de Induccin, deber ser evaluado peridicamente por el Proceso Gestin Administrativa, conjuntamente con el Jefe inmediato; con el fin de realizar los ajustes necesarios que aseguren la permanencia del programa. El Programa de Induccin, debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en la Alcalda de Pamplonita, con el objeto de mantenerlo actualizado.

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4.2 Normas El Proceso Gestin Administrativa, es el encargado de coordinar el Programa de Induccin, igualmente velar por el desarrollo del mismo. El Proceso de Induccin se realizar, con una duracin de cuatro (4) horas. De igual forma para los funcionarios antiguos se realizarn jornadas de REINDUCCIN con la misma intensidad horaria. El proceso de Recursos Humanos deber entregar al nuevo trabajador, el Protocolo tico, el Cdigo de tica, el Manual de Bienestar Social y el Reglamento Interno de Trabajo. La Induccin especfica del puesto, ser realizada por el Jefe inmediato realizando las actividades necesarias para lograr el cumplimiento de este objetivo. El Programa de Induccin debe ser revisado peridicamente por el proceso Gestin Administrativa o de Recursos Humanos. Al culminar el Programa de Induccin el trabajador deber llenar un formato suministrado por el Proceso de GESTION ADMINISTRATIVA, denominado GAD-FO-02 Induccin de personal", para as dar una opinin a cerca del proceso realizado. 5. ACTIVIDADES DE INDUCCIN

5.1. PRIMERA ETAPA: BIENVENIDA Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dndoles la bienvenida a la organizacin, donde el Proceso de Gestin Administrativa realizar las siguientes actividades: Recibe al nuevo trabajador y les indica los documentos necesarios para la legalizacin de su ingreso. Comunica a los responsables de los temas que aparecen en el formato de Induccin al personal para que realicen la induccin correspondiente. Dirige al trabajador al sitio donde se dictara la induccin general. Informa la finalidad del proceso de induccin. Entrega el Manual de Funciones, el Reglamento Interno de trabajo, el Protocolo tico, el Manual de Bienestar Social y el Cdigo de tica.

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5.2. SEGUNDA ETAPA: INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN En esta etapa se suministra al nuevo trabajador informacin general sobre la alcalda de Pamplonita en objeto de facilitar su integracin con la organizacin.

Resea Histrica Organigrama Actualizado Poltica de Calidad Principios del MECI Fundamentos del MECI Visin Misin Objetivos de Calidad Protocolo tico Lineamientos ticos Funciones y responsabilidades Planes y proyectos del proceso al cual pertenece Los riesgos del proceso y los planes de accin pendientes. Asistencia: Debe cumplir con el horario establecido por la organizacin. En caso de no poder asistir a su trabajo esta inasistencia debe ser notificada inmediatamente para solicitar el permiso correspondiente. Los horarios de asistencia son los siguientes:

Martes a Viernes: 8: 00 a.m. 12:00 p.m. y 1:00 p.m. 5:00 p.m. Sbados y Domingos: 8: 00 a.m. 12:00 p.m.

Confidencialidad: Debe guardar absoluta confidencialidad de su gestin de trabajo y mantener resguardados todos los documentos, a fin de evitar su extravi y el que personas no autorizadas conozcan su contenido.

Calidad de Servicios: Independientemente del cargo que ocupe y del rea de trabajo, la calidad del servicio es de vital importancia. Debe mantener en todo momento buenas relaciones

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con el personal y el cliente, adems, de atender las labores encomendadas con responsabilidad y eficiencia.

Relaciones con los empleados: La relacin con nuestros empleados tiene como base el respeto a la dignidad de individuo sin discriminacin de raza, religin, nacionalidad, color, sexo, edad, ni inclinacin sexual, estado civil o familiar o incapacidad no relacionada a la funcin disponible.

5.3. TERCERA ETAPA: EVALUACION Y SEGUIMIENTO El propsito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de Induccin, y retroalimentar el programa y realizar ajustes. En esta fase se evalan los resultados obtenidos, con la aplicacin del formato Evaluacin de la Eficacia de las Capacitaciones y/o Entrenamiento, a fin de aplicar los correctivos correspondientes, siendo responsable de esto el Proceso de Recursos Humanos. 6. ENTRENAMIENTO

El entrenamiento es un mtodo sistemtico y practico para orientar a una persona sobre como hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia desde la primera vez. El propsito es brindar toda la informacin necesaria para que la persona pueda desarrollar las habilidades y destrezas que le permitan desempear su trabajo con estndares de calidad, productividad, control de costos y seguridad, que la entidad ha definido desde el momento que inicie sus labores, sujeto a la ley 100 de 1993. El ser humano necesita recibir instruccin sencilla e inteligente sobre lo que se espera que haga, como lo puede hacer y que constituye un trabajo bien hecho . (Lawrence Appley).

6.1 Preparacin
De acuerdo a cada rea se define claramente los objetivos en trminos de las habilidades o destrezas que se espera adquiera el trabajador al finalizar el periodo de entrenamiento, se tendr en cuenta el Manual de Funciones y Perfil de Cargos, con respecto a estas necesidades, donde se determinaran las caractersticas principales de la persona a entrenar.

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Se especifican las tareas que desempear el nuevo empleado, y el tiempo que se dispone para el entrenamiento y como se desarrolla cada una de las sesiones de trabajo. Para las sesiones de trabajo se incluye la preparacin de medios y materiales para el entrenamiento. 7. PROGRAMA DE REINDUCCIN

El proceso de reinduccin al igual que la induccin, forman parte de un proceso progresivo de formacin y aprendizaje de los funcionario pblicos, indispensable para su desarrollo humano en la entidad y para que sta pueda cumplir adecuadamente su misin. El desarrollo del programa de Reinduccin se realizar teniendo en cuenta el contenido y duracin del programa de induccin al personal, descrito anteriormente. Para ello se tendr en cuenta los resultados de la evaluacin de desempeo del personal, los resultados de las evaluaciones independientes del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y los resultados de la evaluacin del Clima Organizacional. Este programa de Reinduccin se desarrollar en jornadas con todo el personal, donde se expondrn algunos de los siguientes temas: Marco estratgico de la entidad Planes de Mejoramiento Marco tico Actividades de Capacitacin y Bienestar Social Funciones y responsabilidades Modelo de operacin por procesos Poltica de Calidad, misin, visin, indicadores, principios del MECI Actividad de gestin de conocimiento para que las personas que han recibido capacitaciones tcnicas y especiales socialicen lo aprendido y las mejoras que se pueden implementar en la entidad.

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Elaborado por:
SECRETARIO EJECUTIVO DE DESPACHO

Revisado por:
COMIT MECI-CALIDAD

Aprobado por:
ALCALDE

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE REVISIN 15/11/08 SOLICITUD NO. --

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DESCRIPCIN DEL CAMBIO Emisin inicial a travs de la resolucin N 137 del 2008.

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