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CADERNO DE INFORMTICA

Aplicativos Planilhas Eletrnicas

UNIME S Virtual

Universidade Metropolitana de Santos

Santos - SP

UNIMES VIRTUAL APLICATIVOS - PLANILHAS


UNIVERSIDADE METROPOLITANA DE SANTOS

ELETRNICAS

Agora, vamos entrar em mais um caderno! Mais informao, maior conhecimento.

CADERNOS DE INFORMTICA N 3

Vamos l? Planilha eletrnica Uma planilha um pacote de software que coloca linhas e colunas dentro da memria do computador e os manipula de acordo com frmulas e funes. As planilhas so ferramentas utilizadas para permitir o armazenamento de nmeros de diversos formatos (decimais, percentuais, monetrios), possibilitando ao usurio efetuar diversos tipos de avaliaes desses valores (classificao por ordem ascendente, descendente), elaborar grficos de diversos formatos e calcular valores a partir daqueles j registrados na planilha (clculo de mdias, totais). A estrutura bsica de uma planilha conceitualmente muito simples, uma vez que a rea reservada a mesma se divide em linhas e colunas. Clula: O elemento indicado pelo cruzamento entre uma linha e uma coluna chama-se clula. Clulas so o componente elementar de uma planilha eletrnica. Toda a informao, como valores e frmulas, deve ser colocada em alguma clula para poder ser utilizada. Valores: Valores numricos, datas ou textuais que podem ocupar as clulas. Frmulas: Uma frmula define como deve ser calculado o valor de uma clula de uma planilha eletrnica. O conceito de frmula, que basicamente o conceito elementar de frmula matemtica, que d as planilhas eletrnicas seu principal motivo de existncia. As frmulas podem ser frmulas aritmticas ou mais avanadas, usando funes internas da planilha. Na classe das planilhas podemos destacar: Microsoft Excel, Lotus123 e OpenOffice.org Cal. A seguir,

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Vamos conhecer um pouco do Excel. Iniciando o Excel O Microsoft Excel, conhecido mais popularmente como Excel, um software que foi criado em 1980 para trabalhar com planilhas e usado principalmente para fazer clculos e grficos. Uma planilha apenas uma grade de linhas e colunas. A figura a seguir a tela inicial do Excel.

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Linha, Coluna e Clula Na rea de trabalho do Excel existe uma janela de planilha onde apresentado o nome Pasta1 na barra de ttulo, uma planilha vazia, onde se encontram linhas e colunas dispostas de tal forma que as informaes possam ser inseridas dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. Linha dentro da janela da planilha as linhas so identificadas por nmeros no canto esquerdo da tela que vai de 1 a 65536. Coluna as colunas so identificadas com letras de A a Z e combinaes de letras at totalizarem 256 colunas. A largura padro da coluna em uma nova

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planilha de 8,43 e pode-se tornar uma coluna to larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou to estreita quanto a frao de um caracter. Clula a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A interseo de cada linha e coluna em uma planilha forma uma clula. possvel inserir um valor constante ou uma frmula em cada clula, onde um valor constante normalmente um nmero (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode tambm ser um valor lgico ou valor de erro. Clula Ativa a clula exibida com uma borda em negrito indicando que a ela est selecionada e onde os prximos dados digitados sero inseridos ou o prximo comando escolhido ser aplicado. Se for selecionada mais de uma clula ao mesmo tempo, a primeira ser a clula ativa e as outras sero destacadas na cor escura. Observe a figura abaixo.

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Sempre haver uma clula ativa e o seu endereo estar indicado na Caixa de nome, que fica na parte superior esquerda da planilha. Para mover uma clula ativa, voc pode usar o mouse. Apenas clique numa outra clula, e esta passar a ser a clula ativa. Para introduzir dados em uma clula, ela deve estar ativa.

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Intervalo de Clulas

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Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada regio de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de clulas uma regio da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma clula ao mesmo tempo. O intervalo de clulas reconhecido como o conjunto de clulas que fica entre a clula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura abaixo:

Exemplos de selees de clulas. Pastas de Trabalho As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho uma coleo de vrias pginas de planilha que possuem o mesmo nmero de colunas e linhas que a primeira, e opcionalmente, pode-se criar planilhas exclusivas para grficos. Cada pgina de planilha uma grade formada por colunas e linhas distribudas na tela de maneira tal que se possa relacionar informaes horizontal e verticalmente.

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Cada pasta de trabalho gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padro para a primeira pasta de trabalho Pasta1. H trs utilizaes principais para fazer uso da pasta de trabalho: Dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em pginas separadas. Reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo. Consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo arquivo.

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Diviso de Planilha Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande quantidade de dados no Excel, pode-se tornar o trabalho muito mais fcil se a planilha for dividida em partes separadas em cada pgina da pasta de trabalho. Para chegar a uma pgina especfica, deve-se clicar na aba de pgina (isto se torna mais fcil do que movimentar-se entre as diversas partes de uma nica planilha de tamanho maior), que fica na parte inferior da tela. E tambm, quando se escreve uma frmula que faz referncia clulas de outra pgina, o nome da pgina aparece na frmula, ficando fcil perceber que se est fazendo uma referncia. Reunio de Dados Relacionados Em vez de gravar um oramento, um cronograma, um inventrio de estoque ou outras informaes correlatas em diferentes arquivos do disco, pode-se transformlos em pginas separadas da mesma pasta de trabalho. Com isto s ser necessrio lembrar o nome de um arquivo, e no de vrios. Consolidao de Dados Se estiver trabalhando com dados que seguem um certo gabarito ou apresentao, as pastas de trabalho proporcionam maneiras eficientes de digitar e formatar os dados, agrupando as pginas antes de digitar informaes padres para ttulos de colunas ou antes de fazer mudanas de formato, acelerando assim o seu trabalho.

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Caractersticas do Excel Como foi mencionado anteriormente, toda planilha est dividida numa tela com linhas, colunas e pastas de trabalho, sendo que a planilha Excel possui um total de 256 colunas, 65536 linhas e vrias pginas de pasta de trabalho. Ao longo do topo da planilha encontram-se os cabealhos de colunas representados por letras, como A, B, C e assim por diante, chegando at a coluna IV, pois a partir da coluna Z h uma combinao de duas letras para se formar o cabealho da coluna, como por exemplo: AA, AB, AC...AZ, BA, BB, BC e assim por diante. esquerda, de cima para baixo, encontra-se os cabealhos de linhas, como 1, 2, 3, 4 e assim por diante. A interseo de uma linha com uma coluna resulta numa clula, como foi dito anteriormente, portanto cada clula possui um endereo que consiste na letra da coluna seguida pelo nmero da linha; por exemplo, o endereo B8 refere-se clula resultante da interseo da coluna B com a linha 8. Na parte inferior da tela do Excel encontram-se as pginas da pasta de trabalho denominadas atravs dos termos Plan1, Plan2, Plan3 e assim por diante, mas possvel dar-lhes nomes descritivos que indiquem seu contedo. A prxima figura mostra as planilhas existentes em uma pasta de trabalho:

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Observe que a clula A1 da planilha Pasta1, assim que iniciado o programa Excel, est circundada com uma borda marcante. Sabendo disto, pode-se afirmar que a clula A1 atualmente a clula ativa e que esta receber todos os comandos digitados na barra de frmulas e formataes escolhidas na barra de ferramentas. A janela exibe apenas uma parte da planilha de cada vez. Para ver linhas e colunas que no esto visveis, deve-se rolar a planilha na tela atravs das barras de rolagem horizontal e vertical que se encontram na base da janela e direita respectivamente, ou utilizar as teclas de movimentao que sero comentadas posteriormente. Formas do Ponteiro do Mouse Quando o ponteiro do mouse movimentado ao longo da janela do Excel, este se transforma a fim de indicar o que acontecer se for dado um clique com o mouse naquela rea da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sobre a planilha na janela do documento, ele ser apresentado como um sinal de mais (+). Dentro da

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barra de frmulas, o ponteiro do mouse ter a forma de uma viga ( I ), criada para posicionar um ponto de insero com preciso entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro um seta. A tabela a seguir ilustra os perfis do ponteiro que, muito provavelmente, sero encontrados.

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Elementos da Tela de Abertura Aps a inicializao do programa, o computador mostra a tela de abertura do Excel e seus respectivos elementos, que como j se conhece, possui os mesmos elementos encontrados nos programas da Microsoft, mudando apenas, os elementos especficos para o trabalho com planilhas eletrnicas. Observe a figura a seguir exibindo a tela de abertura padro do Excel:

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Tela de abertura do Excel. A seguir sero descritos os elementos que compem a tela de abertura:

Menu de Controle exibe o menu de controle para a janela do aplicativo. Este menu de controle inclui comandos para dimensionar, mover, aumentar e restaurar a janela do aplicativo.

Caixa do menu de controle com o respectivo menu aberto.

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Barra de Ttulo esta barra exibe o nome do aplicativo, no caso, Microsoft Excel, e em seguida mostrada inicialmente a informao Pasta1, at que se salve a planilha e d um nome a ela.

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Barra de ttulo.

Boto Minimizar este boto reduz uma janela do programa a um boto na barra de tarefas do Windows fazendo com que o aplicativo fique em segundo plano.

Boto minimizar.

Boto Maximizar este boto expande uma janela que no esteja tomando toda a extenso da tela at o seu tamanho mximo, fazendo com que todos os aplicativos e janelas que porventura estejam por trs dela, sejam sobrepostos.

Boto maximizar. Obs.: Este boto aparece somente quando uma janela estiver restaurada.

Boto Restaurar este boto retorna uma janela maximizada ao seu tamanho original permitindo que seja visto o que se encontra em segundo plano.

Boto Fechar este boto fecha uma janela maximizada ou restaurada.

Boto fechar.

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Barra de Menu esta barra exibe os nomes dos menus de aplicaes permitindo utilizar os vrios recursos que o Excel oferece.

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Barra de menu.

Barra de Ferramentas Padro um conjunto de botes que permite agilizar as operaes mais utilizadas do Excel evitando-se percorrer pelo interior dos menus. Verifique os botes presentes na barra de ferramentas padro do Excel.

Barra de Ferramentas Padro.

Barra de Ferramentas Formatao esta barra permite a utilizao da maioria dos recursos de formatao encontrados no Excel.

Barra de Ferramentas Formatao.

Caixa de Nomes esta rea exibe a localizao da clula ativa, o nome da clula ou objetos selecionados e o tamanho de uma seleo.

Barra de Frmulas usada para inserir ou editar dados em clulas de planilhas ou em grficos.

Para incluir dados, selecione uma clula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de entrada da barra de frmula ( ) ou pressione ENTER.

Para editar dados, selecione a barra de frmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as alteraes e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER.

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) ou pressione ESC.

Para cancelar as alteraes, pressione o boto do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de frmula (

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A seguir so mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Frmulas com seus respectivos botes para que se possa conhecer o ponto em deve ser clicado o mouse para a devida operao desejada.

Caixa de nomes e barra de frmulas.

Barra de Status esta barra est localizada na parte inferior da tela do Excel onde so exibidas as informaes sobre o comando atualmente selecionado e o estado atual da rea de trabalho. O lado direito da barra de status mostra se as teclas CAPS LOCK, NUM LOCK e SCROLL LOCK esto ativadas ou no.

Barra de status. Utilizao das Barras de Ferramentas O Excel personaliza automaticamente os menus e barras de ferramentas com base na freqncia com que sos utilizados os comandos. Ao iniciar o Excel pela primeira vez, os comandos mais comuns aparecero. Conforme o trabalho com Excel, os menus e barras de ferramentas sero personalizados o Excel passar a mostrar nos menus e barras de ferramentas apenas os comandos e botes usados com mais freqncia. Para procurar um comando que no so utilizados com freqncia ou que nunca tenha usado antes, clique nas setas situadas na parte inferior do menu ou clique

duas vezes no menu para expandi-lo. Ao expandir um menu, far com que todos os

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outros menus sejam expandidos at que se clique em um comando ou execute outra ao.

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Quando um comando utilizado no menu expandido, ele ser adicionado imediatamente vero personalizada (curta) do menu. Se parar de usar o comando por um tempo, o Excel deixar de exibi-lo. Se preferir, o usurio poder determinar que o Excel sempre exiba o conjunto completo de comandos de cada menu. Personalizao da Barra de Ferramentas As barras de ferramentas podem ser posicionadas lado a lado na mesma linha. Por exemplo, a barra de ferramentas Padro aparecer ao lado da barra de ferramentas Formatao quando iniciar o Excel pela primeira vez. Ao colocar vrias barras de ferramentas na mesma linha, pode ser que no haja espao suficiente para exibir todos os botes. Se no houver, os botes usados recentemente sero exibidos. Pode-se redimensionar uma barra de ferramentas para exibir mais botes ou mostrar todos os botes de uma barra de ferramentas. Para ver uma lista de botes que no cabem em uma barra de ferramentas ancorada interna, clique em Mais botes na extremidade da barra de ferramentas. Ao usar um boto que no

esteja sendo exibido na barra de ferramentas, esse boto se mover para a barra de ferramentas e um boto que no tenha sido usado recentemente se mover para a lista Mais botes. Ao sair do Excel, as alteraes efetuadas na barra de menus e nas barras de ferramentas internas criadas pelo usurio, bem como as barras de ferramentas que estiverem sendo exibidas no momento, sero salvas em um arquivo de configuraes de barras de ferramentas, o Excel.xlb. As configuraes de barras de ferramentas salvas nesse arquivo sero usadas por padro sempre que o Excel for iniciado. As barras de ferramentas criadas ou personalizadas estaro disponveis em todas as pastas de trabalho do seu sistema. Para garantir que uma barra de ferramentas

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personalizada sempre esteja disponvel em uma pasta de trabalho especfica, podese anexar a barra de ferramentas pasta de trabalho.

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Voc ser capaz de criar uma planilha eletrnica do seu interesse com estas informaes? No ser preciso utilizar todas as funes, mas aquelas mais adequadas. Da sua maneira, com a sua criatividade. No deixe de tentar!!!

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