DIARIU

PODEP EXECUTlVO
UFICIAL
DU ES1ADU DU RIU DE JAXEIRU
3
ANOXXXVlll - N

164 - PAPTE l
TEPA-FElPA - 4 DE SETEMBPO DE 2012
04.03.01.03 Base de dados/banco de dados
de controle de servios de aces-
so informao
04.03.01.04 Despacho sobre encaminhamento
de informaes e documentos
04.03.01.05 Norma de acesso e reproduo
do acervo
04.03.01.06 Requisio de documentos
04.03.02
Organizar documentos bibliogrficos
04.03.02.01 Software de automao e contro-
le do acervo bibliogrfico
04.03.03
Realizar difuso da informao e do acervo
arquivstico
04.03.03.01 Banner de difuso de informao
04.03.03.02 Cartaz de divulgao de informa-
o
04.03.03.03 Catlogo de divulgao de infor-
mao
04.03.03.04 Convite para eventos
04.03.03.05 Folder/folheto de divulgao de
informao
04.04 - Funo: Coordenao do acesso aos documentos de carter sigiloso e probatrio
ATIVIDADES TIPOLOGIA DOCUMENTAL
04.04.01
Atender pedidos de pesquisa probatria
04.04.01.01 Despacho sobre encaminhamento
de processo de solicitao de
acesso informao
04.04.01.02 Ficha de informao para pesqui-
sa
04.04.01.03 Ficha de resultado de pesquisa
04.04.01.04 Processo de solicitao de aces-
so informao
04.04.01.05 Termo de responsabilidade pelo
uso e divulgao de informaes
04.04.02
Controlar pesquisa e reproduo de documen-
tos sigilosos
04.04.02.01 Despacho sobre autorizao de
consulta a pronturio
04.04.02.02 Despacho sobre avaliao de so-
licitao de reproduo
04.05 - Funo: Gerenciamento de arquivos intermedirios
ATIVIDADES TIPOLOGIA DOCUMENTAL
04.05.01
Identificar arquivos em idade intermediria
04.05.01.01 Base de dados/banco de dados
de identificao de acervo inter-
medirio
04.05.01.02 Planilha de identificao de acer-
vo intermedirio
04.06 - Funo: Gerenciamento dos arquivos permanentes
ATIVIDADES TIPOLOGIA DOCUMENTAL
04.06.01
Arranjar, identificar e descrever documentos
no textuais
04.06.01.01 Base de dados/banco de dados
de identificao de documentos
especiais
04.06.01.02 Guia remissiva de substituio de
documentos
04.06.02
Arranjar, identificar e descrever documentos
textuais
04.06.02.01 Base de dados/banco de dados
de identificao do acervo perma-
nente
04.06.02.02 Biografia de produtor de acervo
04.06.02.03 Guia-fora de substituio de do-
cumentos textuais
04.06.02.04 Inventrio de localizao de acer-
vo
04.06.02.05 Planilha de identificao de acer-
vo arquivstico
04.06.02.06 Tabela de atualizao do topogr-
fico
04.06.03
Elaborar instrumentos de pesquisa
04.06.03.01 Estudos de identificao da insti-
tuio produtora do acervo
04.06.03.02 Inventrio de pesquisa de fundos
arquivsticos
04.06.04
Indexar documentos
04.06.04.01 Planilha eletrnica para indexa-
o
04.06.05
Pesquisar e expedir certides de documentos
probatrios
04.06.05.01 Base de dados/banco de dados
de certides expedidas
04.06.05.02 Certido de documentos
ANEXO II PORTARIA APERJ/ N01 DE 03 DE SETEMBRO DE 2012
TABELA DE TEMPORALIDADE DO GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL APERJ - ARQUIVO PBLICO
04 - Competncia: Implementao da poltica estadual de arquivos
04.01 - Funo: Coordenao da gesto de documentos na administrao pblica estadual
ATIVIDADES TIPOLOGIA DOCUMENTAL CLASSIFICAO
DE SIGILO
PRAZO DE GUARDA DESTINAO FUNDAMENTOS LEGAIS/OBSERVA-
ES
PROCESSO
CORRENTE INTERMEDIARIO ELIMINAO GUARDA PERMA-
NENTE
04.01.01
Implementar programas de
gesto de documentos
04.01.01.01 Despacho sobre encami-
nhamento para aprova-
o de tabela de tempo-
ralidade e plano de clas-
sificao
Ostensivo 2 anos 5 anos x / aprovao de ta-
bela de temporali-
dade e plano de
classificao
04.01.01.02 Manual de gesto de do-
cumentos
Ostensivo Enquanto vigora 5 anos x /Em vigor at a atualizao do ma-
nual
04.01.01.03 Plano de classificao de
documentos
Ostensivo Enquanto vigora 10 anos x Decreto Estadual n 42.002 de
2009/Em vigor at a atualizao do
plano. Poder compor processo de
aprovao, nesse caso assume o
prazo do processo
aprovao de ta-
bela de temporali-
dade e plano de
classificao
04.01.01.04 Processo de aprovao
de tabela de temporalida-
de e plano de classifica-
o de documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x Decreto Estadual n 42.002 de
2009/Aps a aprovao da tabela de
temporalidade e do plano de classifi-
cao
04.01.01.05 Processo de assessoria
tcnica arquivstica
Ostensivo Enquanto vigora 10 anos x /Em vigor at a concluso da asses-
soria
04.01.01.06 Relatrio de visita tcnica
arquivstica
Ostensivo 2 anos 5 anos x /Poder compor processo de asses-
soria tcnica arquivstica, nesse caso
assume prazo do processo
assessoria tcnica
arquivstica
04.01.01.07 Tabela de temporalidade
de documentos
Ostensivo Enquanto vigora 10 anos x Decreto Estadual n 42.002 de
2009/Em vigor at a atualizao da
tabela. Poder compor processo de
aprovao, nesse caso assume pra-
zo do processo
aprovao de ta-
bela de temporali-
dade e plano de
classificao
04.01.02
Proceder recolhimento de
documentos
04.01.02.01 Base de dados/banco de
dados de registro de en-
trada de acervos docu-
mentais
Ostensivo 5 anos 10 anos x /Em vigor at atualizao dos dados
da base
04.01.02.02 Comunicao interna de
encaminhamento de acer-
vo
Ostensivo 2 anos 5 anos x /
04.01.02.03 Lista/listagem de docu-
mentos doados
Ostensivo 2 anos 5 anos x / doao de docu-
mentos
04.01.02.04 Lista/listagem de docu-
mentos recolhidos
Ostensivo 2 anos 10 anos x Lei Estadual n 5.562 de 2009/ recolhimento de
documentos
04.01.02.05 Oficio de recolhimento de
documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x Lei Estadual n 5.562 de 2009/ recolhimento de
documentos
04.01.02.06 Processo de doao de
documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x /Contm dados pessoais
04.01.02.07 Processo de recolhimento
de documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x Lei Estadual n 5.562 de 2009/Con-
tm dados pessoais
04.01.02.08 Termo de doao de do-
cumentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x /Contm dados pessoais doao de docu-
mentos
04.01.02.09 Termo de recolhimento
de documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x Lei Estadual n 5.562 de 2009/Con-
tm dados pessoais
recolhimento de
documentos
04.01.03
Proceder transferncia de
documentos
04.01.03.01 Lista/listagem de docu-
mentos transferidos
Ostensivo 2 anos 5 anos x / transferncia de
documentos
04.01.03.02 Oficio de transferncia de
documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x / transferncia de
documentos
04.01.03.03 Processo de transferncia
de documentos
Ostensivo 2 anos 5 anos x /Contm dados pessoais
04.01.03.04 Termo de transferncia
de documentos
Ostensivo 2 anos 10 anos x /Contm dados pessoais transferncia de
documentos
04.02 - Funo: Coordenao da preservao dos documentos
ATIVIDADES TIPOLOGIA DOCUMENTAL CLASSIFICAO
DE SIGILO
PRAZO DE GUARDA DESTINAO FUNDAMENTOS LEGAIS/OBSERVA-
ES
PROCESSO
CORRENTE INTERMEDIARIO ELIMINAO GUARDA PER-
MANENTE
04.02.01Executar reprografia
de documentos
04.02.01.01 Despacho sobre conclu-
so de reprografia
Ostensivo 2 anos 5 anos x / solicitao de
acesso informa-
o
04.02.01.02 Planilha eletrnica de do-
cumentos digitalizados
Ostensivo 5 anos 5 anos x /
04.02.02
Realizar conservao pre-
ventiva de documentos
04.02.02.01 Planilha de acompanha-
mento tcnico de acondi-
cionamento
Ostensivo 5 anos 5 anos x /
04.02.02.02 Planilha de controle cli-
mtico
Ostensivo 5 anos 5 anos x /
04.02.02.03 Planilha de diagnstico
de acervo
Ostensivo 5 anos 5 anos x /
04.02.02.04 Planilha eletrnica de
monitoramento climtico
Ostensivo 5 anos 5 anos x /
04.02.03
Realizar preservao digital
de documentos
04.02.03.01 Planilha eletrnica de do-
cumentos digitalizados e
preservados
Ostensivo 5 anos 5 anos x /