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1. OBJETO.

Establecer la metodología a seguir para planear, ejecutar y efectuar las Auditorias Internas del
Sistema Integrado de Gestión con el propósito de verificar si las actividades y los resultados
relacionados con la calidad son conformes con las disposiciones establecidas e igualmente
determinar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de calidad de las Unidades Tecnológicas
de Santander.

2. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
los criterios de la auditoria.

Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y competencia (3.1.6 y 3.9.14) para
llevar a cabo una auditoria. (NTC ISO 9000:2000).

Auditado: Organización y/o proceso que es objeto de la auditoria

Equipo auditado. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es
necesario de expertos técnicos.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoria.

Nota: Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente
para los criterios de auditoria, y que sea verificable.

Hallazgo de la auditoria
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de
auditoria.

Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos, utilizados como referencia

frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Alcance de la auditoria
Extensión y límites de una auditoria.

NOTA Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades organizacionales, las
actividades y procesos, al igual que el período de tiempo cobijado.

Auditoria Interna: Elemento de Control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e
independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Institución. Permite
emitir juicios basados en evidencias sobre aspectos importantes de la gestión y los resultados
obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de interés.
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Auditoria de Segunda Parte o Auditoria Externa: Se llevan a cabo por partes que tienen un interés
en la organización, tal como los usuarios, o por otras personas en su nombre.

Experto técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia específica al equipo auditor,
pero que no participa como un auditor.

Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades,

autoridades y relaciones.

Observación: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia para registrar una No conformidad
y que demandan atención por parte del auditado.

Programa de la auditoria: Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo

determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

NOTAS:

1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de
verificaciones, acciones preventivas, acciones correctivas.
2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Resultados de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada

comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la auditoria proveen la
base para el reporte de la auditoria.

Reunión de Apertura: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de revisar el
alcance de los objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones
necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoria.

Reunión de Cierre: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de presentar los
resultados de la auditoria y coordinar la elaboración de las solicitudes de acción correctiva o

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preventiva, es un mecanismo usado para documentar una discrepancia o un no conforme que

requiere atención.

Manual de control de evaluación: Define para las Unidades Tecnológicas de Santander los
elementos de los componentes de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno
3. RESPONSABLE

Al interior de la institución, la auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión es responsabilidad

de la Oficina de Control Interno y de la Oficina Soporte al Sistema Integrado de Gestión, quienes
Planean, ejecutan, presentan informes y realizan el seguimiento.

4. DESARROLLO

a. Las auditorías se realizan completamente a todo el Sistema Integrado de Gestión mínimo una
vez al año.

b. Las auditorias internas de calidad son realizadas por personal independiente de quienes tienen
la responsabilidad de los procesos o áreas a auditar.

c. Las auditorias serán coordinadas por la Oficina de Control Interno

d. Los resultados, las observaciones y las no conformidades encontradas durante la auditoría,

son conocidas por el auditado, el responsable del área o proceso a auditar

e. Es responsabilidad de la oficina de Control Interno y del Comité de Calidad nombrar a uno de

sus funcionarios como Auditor líder, siempre y cuando éste haya sido calificado como auditor
interno y nombrar los auditores acompañantes.

f. La aplicación de las acciones correctivas para las no conformidades registradas en el proceso

de auditorías se realiza en los tiempos estimados por los responsables y sin demora
injustificada.

g. Las no conformidades serán cerradas cuando se verifique además de la implementación de la

acción correctiva, su eficacia.

h. Cuando la institución decida realizar una auditoria externa al sistema integrado de gestión, esta
será considerada como auditoria interna.

i. La calificación de los auditores se realiza anualmente. Esta calificación es realizada por los
auditados a través del formato evaluación de auditores, por el Jefe de Control Interno y el
Representante de la Dirección. Estas dos evaluaciones se realizan calificando cada uno de los
criterios de la siguiente forma:

5: Cumple criterio
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3: Cumple parcialmente criterio

1: No cumple criterio.

El resultado final de la calificación se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:

5 Auditor cumple
4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento
3 O menos de 3 el auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoria y
debe ser formado nuevamente.

4.1 PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS

Actividad ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Inicio del Procedimiento

Programar anualmente las auditorias internas. Se debe definir

el objetivo, alcance y recursos de las mismas teniendo en
cuenta:
Jefe de Control Interno
Estado de implementación de los requisitos de la norma y la
1 Coordinador S.I.G.
importancia del mismo en la institución. R-EV-01
Auditor SIG
Cambios Organizacionales
Nuevos procesos administrativos
Resultados no satisfactorios de auditorias anteriores
Cambios tecnológicos

Revisión y aprobación de Programa Anual de Auditorias

internas.
2 Comité de Calidad R-SS-08
Si no es aprobado: realizar los ajustes para su nueva
presentación.

Definir el alcance y Plan de Auditorias internas.

El l plan debe contener : Jefe de Control Interno
Objetivo, alcance, criterios, equipo de auditores, recursos, Coordinador S.I.G. R-SS-08
3 documentos de referencia, cronograma de auditorias (fecha, Auditor SIG R-EV-08
hora, proceso, auditor y requisitos de norma), reunión de
apertura, reunión de cierre.

Presentación del Plan de Auditoria para aprobación del Comité

4 Coordinador S.G.C. R-EV-08
de Calidad.

Aprobación del Plan de Auditoria:

5 Comité de Calidad R-SS-08
Si es aprobado: pasar a la etapa de ejecución.

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Si no es aprobado: Realizar los ajustes indicados y volverlo a

6 presentar al Comité. Coordinador S.G.C. R-EV-08

Preparar los Documentos de trabajo como: Listas de

verificación, informe de auditoria, documentación de evidencia R-EV-02
7 Equipo Auditor
que respalde las conclusiones alcanzadas. R-EV-03

Fin del procedimiento

4.2 COMPETENCIAS NECESARIAS PARA CALIFICAR COMO AUDITOR INTERNO

o NIVEL DE EDUCACION. Haber aprobado como mínimo educación superior (Tecnólogo).

o ENTRENAMIENTO. Haber adquirido el conocimiento y habilidades necesarias para

realizar Auditorias Integradas de Calidad, certificada por una entidad reconocida en
capacitación y/o asesoría en Normas NTCGP1000:2004 y/o ISO 9001:2000 y MECI

o DESTREZAS. Poseer destrezas en la indagación y obtención de información que permita

de manera objetiva confrontar la situación real de los temas a auditar. Capacidad para la
redacción y preparación de informes.

o ATRIBUTOS PERSONALES. El Auditor interno debe poseer los siguientes atributos

personales:

• Mente abierta y capacidad para desagregar situaciones de relativa complejidad

• Capacidad analítica para reconocer la existencia o no de evidencias objetivas
• Capacidad de expresión para enviar los mensajes de manera clara
• Agilidad mental para llegar a conclusiones basadas en las observaciones de las Auditorias
• Amabilidad en el trato buscando que el ambiente contribuya al alcance de la auditoria
• Firmeza en sus decisiones basadas en evidencias objetivas, a pesar de que haya presión
hacia determinado cambio que no este basado en evidencia.

4.3 PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

CONSIDERACIONES PARA SU DESARROLLO

* Plan de Auditoria Internas aprobado.
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* Documentos aplicables como Manuales, Procedimientos, Instructivos y Registros.

* Equipo Auditor

ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO

El producto obtenido es el informe final que presenta el equipo auditor.

DOCUMENTO DE REFERENCIA.

NTC-ISO-19011 Directrices para la Auditoria de Sistemas de Gestión de Calidad.

La aplicación de este Procedimiento involucra a todos los procesos de la Institución

# Actividad ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Inicio del Procedimiento
Realizar una reunión de apertura con los responsables
de los procesos a auditar para:
* Presentar los miembros del equipo auditor
* Revisar el alcance y los objetivos de la auditoria
Jefe de Control
* Proporcionar un breve resumen de la metodología a
1 Interno y
utilizar en la realización de la auditoría R-SS-04
Coordinador de
* Establecer los conductos oficiales entre el equipo
Calidad.
auditor y los auditados
* Confirmar la fecha y hora para la reunión de cierre y
cualquier tipo de reunión intermedia
* Aclarar cualquier detalle sobre el que se tenga dudas.

Recolectar evidencias mediante las listas de verificación

diseñadas por el equipo auditor. La etapa de recolección
2 de evidencias se realiza a través de entrevistas, examen
de documentos, revisión de registros, observación de Equipo Auditor R-EV-02
actividades y condiciones en las áreas de interés.

Revisar la información recolectada y las observaciones

registradas, junto con las evidencias adicionales tomadas
en el proceso de recolección de evidencias para
3
determinar las No Conformidades encontradas en
Equipo Auditor R-EV-02
términos de los requisitos específicos de la norma o de
los documentos referenciados en la auditoria.

Revisar los resultados de la Auditoria efectuada y definir

las Acciones Correctivas que se deben adelantar para
4 levantar las No Conformidades encontradas. Auditor y Auditado

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Coordinador de
Las Acciones correctivas propuestas por el auditado son
5 Calidad
apropiadas para dar respuesta a la No conformidad?
Auditor

Si son apropiadas: R-EV-04

6 Auditor
Aplicar las acciones y realizar seguimiento

No son apropiadas:
7 Revisar las acciones correctivas propuestas, Auditado
acondicionarlas y someterlas nuevamente al auditor

Preparar el Informe de las auditorias y entregar al

8 Auditores
Auditor SIG R-EV-03

Presentar el Informe Consolidado al Representante de la

9 Auditor SIG R-SS-11
Dirección

Fin del procedimiento

5. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCIÓN NUMERO DE SOLICITUD DE FECHA

CAMBIO
01 EMISION INICIAL N/A Octubre de 2007

De acuerdo al nuevo mapa de procesos Gestión de la

02 Calidad, (Nivel de Apoyo) se identifica como Soporte al 129 Enero de 2008
Sistema de Gestión de Calidad

Actualización a la norma GP 1000- 2004; para el proceso

03 178 Octubre de 2008
de control de evaluación

Actualización al Sistema de Integrado de gestión y

04 187 Enero de 2009
corrección de la no conformidad menor

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