Apuntes de Clases Administracion Judicial 2013

Apuntes de Clases Administracin Judicial
Carrera Tcnico Jurdico, Santo Toms Sede Valdivia

Administracin Judicial
Carlos Matamala Troncoso, Abogado C.F.T. Santo Toms Sede Valdivia
Carlos Alberto Matamala Troncoso Abogado
C.F.T. Santo Toms Sede Valdivia Apuntes de Clases Administracin Judicial
INTRODUCCIN. Los presentes apuntes de clases slo tienen por objeto contribuir al proceso de enseanza aprendizaje del Tcnico Jurdico, especficamente en orden a abordar de forma ms o menos especfica la organizacin interna de los Tribunales de Justicia y dems intervinientes de la Administracin de Justicia, considerando naturalmente dicho abordaje desde un enfoque terico de los procedimientos y actitudes que el Servicio Pblico de hoy exige y requiere de sus funcionarios; permitiendo con ello desarrollar al estudiante las habilidades y destrezas propias del que hacer laboral de dicha funcin del Estado. El objetivo general de esta asignatura es poder explicar las herramientas que regulan el proceso administrativo en el marco del cumplimiento de los objetivos organizacionales de los Tribunales de Justicia y de alguno de los auxiliares de la Administracin de Justicia, analizando pormenorizadamente la normativa legal que rige sobre la materia. Se pretende en definitiva que el estudiante logre reconocer a cabalidad las funciones bsicas de la administracin general aplicada a la funcin judicial del Estado chileno; permitiendo la comparacin de las distintas normas que regulan dichos procesos en los diferentes Tribunales del sistema judicial y en definitiva la explicacin de los procesos administrativos que se desarrollan al interior de ellos. En cuanto a lo actitudinal, con el marco terico que se presentar y analizar en la asignatura se permite desarrollar como habilidades en el estudiante tendientes a realizar en lo futuro un trabajo responsable de las tareas encomendadas; con rigurosidad en el cumplimiento de dichas acciones; respeto a las instituciones objeto de anlisis y estudio y a valorar el trabajo en equipo.
UNIDAD I FUNCIONES BASICAS DE LA ADMINISTRACION. 1. LA ADMINISTRACIN. 1.1. Concepto. Los Tribunales de justicia, como institucin ms que como el ejercicio de la funcin del estado, como organizacin de personas que es, no se encuentra ajena de modo alguno a la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible, que en este caso es de carcter social al entregar o cumplir de la mejor manera posible la funcin que la Constitucin y las Leyes le han encomendado. As las cosas, el concepto de administracin utilizado en las ciencias econmicas1 es perfectamente aplicable en el aspecto organizacional de los Tribunales de Justicia, entendiendo por tal aqul proceso que consiste en las actividades de planeacin, organizacin, direccin y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos econmicos, humanos, materiales y tcnicos a travs de herramientas y tcnicas sistematizadas. La administracin, al formar parte de las ciencias econmicas, como tal se encuentra compuesta de principios, tcnicas y prcticas, cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales; enfocndose siempre a lograr determinados fines o resultados, los cuales se pretenden lograr a travs de la eficacia (lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en trminos de cantidad y tiempo), eficiencia (es hacer las cosas bien, logrando los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad); la coordinacin de recursos (en la administracin se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn) y la productividad (es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia).
La administracin es un proceso que consiste en prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Fayol Henry, Administrac in industrial y general, Buenos Aires 1980.
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1.2.
Tipos de Administracin. El vocablo Administracin tiene diferentes significados, de acuerdo al calificativo que lo acompae que denota la naturaleza del campo en el cual se ejecuta el proceso administrativo; no obstante ello la Administracin General se divide en dos grandes campos: a) Administracin Pblica, que es una rama especial de la ciencia de la administracin y como tal se halla formada por una serie de principios, pero tambin es un sector integrante de la actividad gubernamental, por lo que se encuentra sometida a las exigencias de la poltica que tiene por objeto dirigir y coordinar la actividad del Estado hacia los objetivos que se ha propuesto para beneficio del pas. Administracin Privada que tiene fin dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos con otros sistemas mayores, hacia objetivos comunes que creen riquezas asegurando la satisfaccin de las necesidades humanas y la obtencin de beneficios para la empresa e indirectamente para toda la comunidad. Es decir que el fin esencial de la empresa privada es lograr un beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.
b)
1.3.
Caractersticas de la Administracin. La administracin posee las siguientes caractersticas que la diferencian de otras disciplinas. 1) Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejrcito, en un hospital, etc. 2) Valor instrumental: como su finalidad es eminentemente prctica, la administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: a travs de esta se busca obtener determinados resultados. 3) Unidad temporal: la administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada. 4) Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal. 5) Especificidad: aunque se auxilia de otras ciencias, tiene caractersticas propias que le dan un carcter especfico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines. 6) Interdisciplinariedad: la administracin se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo7) Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administracin es ineficaz. Importancia de la Administracin. La importancia de la administracin radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad.
2.
FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN. Los autores, expertos en el tema2, se encuentran de acuerdo en reconocer al menos cuatro funciones bsicas de la administracin: planificacin, organizacin, direccin y control. 2.1. Planificacin 2.1.1. Concepto. Planificacin proviene del vocablo francs "prvoir", que significa prever. Sencillamente hablando, planificar significa prepararse para la accin; esto es, definir qu es lo que se requiere hacer y elegir los medios y tiempos para hacerlo. Implica seleccionar las misiones y objetivos, como as tambin las acciones necesarias para cumplir dichos objetivos, lo cual implica la toma de decisiones en tal sentido, esto es la determinacin de la utilizacin de recursos humanos, fsicos, financieros, etc. en la prosecucin de la misin y objetivos planteados. La planificacin es la primera funcin de la empresa, por lo que ejerce la primaca sobre el resto de tareas, pues facilita la organizacin, direccin y control, al servir de base a estas otras actividades. 2.1.2. Principios de la planificacin. 1) Racionalidad: Lo cual implica actuar inteligente y anticipadamente, ello con el objeto de reducir la incertidumbre; implicando con ello la capacidad de tomar decisiones a partir de la evaluacin y seleccin de aquellas alternativas que garanticen de mejor manera la eficiencia y efectividad. Previsin: La planificacin debe de anticiparse a los hechos, debe de permitir disear la trayectoria que se va a seguir en la ejecucin del plan ideado para la consecucin de metas y objetivos. Continuidad: La planificacin est condicionada por el logro de determinadas metas que permiten la solucin de las necesidades; lo que necesariamente supone la integracin de los otros principios. Inherencia: Asume la existencia de valores que sirven para establecer los criterios sobre los cuales se han de basar aquellos que realizan y ejecutan la planificacin para orientar el proceso. Flexibilidad: Apunta hacia el hecho que un plan debe de permitir correcciones en el momento de su ejecucin debido a circunstancias y razones derivadas de la dinmica de accin. Objetividad: Se han de estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos. Participativos: La planificacin debe abarcar a todos los miembros de la empresa, los que asi aportan a su elaboracin, pero tambin son motivados a identificarse con sus objetivos.
2)
3)
4)
5)
6) 7)
Vase a Fayol
2.1.3.
Etapas de la planificacin. La planificacin es un proceso racional que busca definir el rumbo adecuado y factible para el servicio y la forma cmo se intentara ponerlo en funcin, mediante el uso correcto de los recursos disponibles3. La planificacin comprende el estudio de la situacin tanto presente como futura y la toma de decisiones que conducen al mejor aprovechamiento de los recursos existentes con miras a emplear las condiciones externas a favor del laboratorio. Siendo la planificacin un proceso, es necesario seguir ciertas etapas que garantizan su resultado final, y este proceso, lejos de ser lineal o estrictamente secuencial, es muy dinmico lo cual implica que puede devolverse a etapas anteriores para los ajustes que sean necesarios. As es posible distinguir en esta etapa los siguientes momentos: 1 Anlisis Previo o Diagnstico. Con el diagnstico interesa conocer y analizar la realidad interna y externa del servicio, con el objetivo de identificar los problemas existentes, sus causas y consecuencias, y de esta manera determinar el mejor camino que conduzca a la situacin deseada. El diagnstico debe reflejar la realidad, con miras a que sea objetivo, confiable, preciso y oportuno de la organizacin. 2 Determinacin de Objetivos y Metas. Con base en el anlisis detallado de la informacin del Diagnostico, deben formularse los objetivos; estos deben ser generales y especficos. Los generales indican en forma global lo que se pretende alcanzar. Y por medio de los objetivos especficos, ellos se particularizan. El plan debe contener varios objetivos especficos segn la diversidad de acciones que se desarrollen en la unidad. Con la determinacin de los objetivos se debe plasmar el rumbo y orientar los esfuerzos de cada uno de los integrantes del equipo en su conjunto. Las metas establecen cundo y cunto se quiere del objetivo especifico en un tiempo determinado. Deben ser suficientemente explcitas y estar cuantificadas en tiempo o fecha y cantidad, en forma absoluta y/o relativa (qu porcentaje se va a lograr).
Comprende la previsin, el anlisis de la situacin y la toma de decisiones (Hernndez Carlos, 1994; Arvalo Csar y Chvez Sileny, 1998)
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Determinacin y Evaluacin de cursos de accin factibles (actividades). El equipo de trabajo define las posibles opciones realizables para alcanzar los objetivos previamente establecidos. Es conveniente tomar en cuenta aspectos de eficacia, eficiencia y la viabilidad poltica. Entran aqu en juego tres racionalidades, a saber: 1) racionalidad poltica, es decir, si la decisin tomada est acorde con polticas, directrices y objetivos tanto del Servicio pblico de que se trata como del rea de la administracin pblica donde se ubica y de la institucin misma; 2) racionalidad tcnica, dicho de otra manera, considerar la capacidad tcnica instalada del servicio pblico; y 3) una racionalidad administrativa, es decir, la factibilidad de ejecutar esa decisin, si sta es acorde con lo planificado y presupuestado para un periodo de tiempo dado.
Formulacin y Confeccin del Plan de Accin. En esta etapa se detalla el curso o camino escogido en el paso anterior incluyendo la elaboracin de los planes por parte de los equipos de trabajo. Como as tambin la expresin numrica de los planes y programas y debe prepararse nicamente despus de que se ha construido el Plan de Accin. Las etapas de la planificacin son interactivas, es decir que se afectan mutuamente, por lo que es vlido devolverse a la etapa anterior para realizar correcciones y ajustes en los casos que sea necesario. La planificacin se convierte as en un esfuerzo positivo del equipo de trabajo para el logro de metas cada vez ms exigentes con recursos escasos.
Seguimiento y Control. Es responsabilidad de la jefatura inmediata, llevar el control del cumplimiento del plan mediante el seguimiento peridico de sus productos, para asegurarse que los objetivos que se establecieron se puedan lograr en el tiempo dispuesto o de ser el caso, hacer los ajustes cuando nuevas circunstancias lo exijan. El control y evaluacin son procesos que buscan garantizar que las actividades realizadas se ajustan a las previamente establecidas en los planes, con los cuales se pueda contrastar lo efectivamente ejecutado.
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2.1.4.
Herramientas de la planificacin: Carta Gantt La Carta Gantt es un sistema de cronograma del proyecto. Proporciona detalladamente el tiempo de duracin de las actividades. Permite reordenar la matriz lgica en caso de posibles inconsistencias. Como en todo proyecto, la no planificacin de actividades lleva a confusin y prdida de tiempo. Es as como en el caso de la memoria, la carta Gantt nos dice cuanto se demorarn en desarrollar cada objetivo especfico y as se dimensiona correctamente un tema, de tal forma que podamos acortar horizontes, si el proyecto es demasiado grande. La Carta Gantt debe ser creada pensando en que se trabaja ocho horas diarias de Lunes a Viernes. (Se recomienda que la subdivisin del tiempo a emplear sean las semanas). Los hitos definidos en la Carta son los objetivos especficos.
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2.2.
Organizacin. 2.2.1. Concepto. La organizacin no es ms que el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles o funciones que cada individuo del grupo debe desempear al interior de ste, y es intencionada por cuanto se ha de garantizar la asignacin de todas y cada una de las tareas necesarias para la consecucin del fin u objetivo. Es en definitiva la creacin de un entorno favorable para el desempeo de dichos papeles o funciones. 2.2.2. Organizacin Formal e informal. Por organizacin formal se entiende en trminos generales a aquella estructura intencional de funciones de una empresa o grupo organizado, y que le otorga u ofrece una estructura con condiciones ptimas para la contribucin eficaz del desempeo individual, tanto presente como futuro, para el cumplimiento de las metas grupales. La organizacin informal estar constituida por aquel conjunto de actividades personales sin un propsito comn consciente, aunque favorable a resultados comunes, lo cual no significa ms que la utilizacin de la red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organizacin, pero que surge espontneamente de la asociacin entre s de las personas. 2.2.3. Herramientas de organizacin: organigrama y manuales. Dentro de las Tcnicas y herramientas de organizacin es posible encontrar entre las ms utilizadas a los organigramas, los manuales y los anlisis de puestos, que son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. 1) Organigramas. Conocidas tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en: Estructurales: Muestra slo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales, Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales. Se destaca alguna caracterstica. Generales. Presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestra. Departamentales. Representan la organizacin de un
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departamento o seccin. Esquemticos. Contienen slo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. Analticos. Ms detallados y tcnicos.
Existen tres formas de representar los organigramas: Vertical: En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Horizontal: Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. Circular: Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia 2) Manuales. Los Manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: de polticas, departamentales, de bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas y de puesto. Son de gran utilidad ya que: Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilices y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Diagramas de procedimiento o de flujo Tambin se les conoce como flujogramas4 y que permiten: 1) 2) 3) 4) 5)
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Una mayor simplificacin del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulacin fsica. Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribucin de la planta.
George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento
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En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes smbolos: (O) Un crculo: que significa operacin. Se dice que hay operacin cuando algo est siendo creado, cambiando o aadiendo, es decir, cuando se modifican las caractersticas de ese algo. Un rectngulo: que significa inspeccin. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus caractersticas. (---> Una flecha hacia la derecha: que significa acto de mover de un lugar a otro. Media elipse: significa espera o demora, Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Tambin se le llama almacenamiento o archivo temporal. Triangulo: Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carcter definitivo.
Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento

Para la elaboracin de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia. 1 Escoger el procedimiento por realizar. 2 Determinar las tcnicas analticas adecuadas que habrn d de utilizarse. 3 Analizar el trabajo. 4 Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 5 Establecer el procedimiento ms factible. 6 Presentar la proposicin. 7 Obtener la aprobacin. 8 Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. 9 Implantar el nuevo procedimiento. 10 Observar el procedimiento implantado. 11 Preparar una gua de adelantos logrados. 12 Llevar registros adecuados de realizacin.
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Carta de distribucin del trabajo o de actividades A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran un departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. Esta herramienta presenta las siguientes ventajas: 1) 2) 3) 4) 5) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. Normaliza y estandariza procedimientos. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
Para elaborar un cuadro de distribucin del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: 1 Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 2 Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o seccin. 3 Se vacan dichas listas en la forma de carta de distribucin de actividades. 4 Se complementa la informacin con la observacin y la entrevista. 5 Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. 6 Se analiza el cuadro para saber qu puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. 7 Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. 3) Anlisis de Puestos. Analizar significa "separar y ordenar. La tcnica del anlisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lgica y la gramtica. Las Fichas tcnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cmo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 2. Cmo ordenar dichos datos. 3. Cmo consignar los mismos.
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2.3.
Direccin. 2.3.1. Concepto. Aqu de lo que se trata es de influir en los individuos que componen la organizacin para que stos contribuyan en el cumplimiento de metas y objetivos, basndose en definitiva en lo referente a las relaciones interpersonales, en el comportamiento individual de los componentes del grupo, en el anlisis de comportamientos individuales y grupales para que sean puestos al servicio de la organizacin. Se trata en definitiva de la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones de manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organizacin. La direccin es trascendental por cuanto 1) 2) 3) 4) 5) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin. A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la estructura organizacional. La direccin eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione.
2.3.2.
Tipos de Liderazgo. De manera general, los estilos de liderazgo pueden clasificarse en 3 categoras importantes: 1) El Liderazgo Autocrtico. Nos refiere a un conjunto de actitudes de imposicin, nos recuerda la jerarqua militar bajo la cual ninguna orden se discute, slo se ejecuta. Los lderes autocrticos por lo general imponen sus ideas, su visin del mundo, su percepcin de la realidad sin tratar que los otros la entiendan o la compartan, lo importante es que se hagan realidad. A este lder le interesa el resultado, no el fin, y es quin mejor toma decisiones bajo presin y asume responsabilidades ante las dudas de los dems. Es un lder que consigue cosas. Muchos lo aman muchos lo odian, parece tener la cualidad de ocasionar sentimientos exagerados en las personas, en todo caso nunca pasar desapercibido en su actuacin. El liderazgo autocrtico es aquel en que el lder busca la obediencia de sus seguidores. El toma todas las decisiones. No quiere decir que el lder se convierta en dictador. l determina las normas y la poltica a seguir y asume responsabilidad plena por todos sus actos. Este estilo de liderazgo es el ms deseado en situaciones en las que el tiempo es el factor de mayor importancia.
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El proceso de la toma de decisiones requiere mucho menos tiempo y por consiguiente este estilo es adecuado para toda situacin en que se necesite rapidez. Es altamente eficaz cuando se trata de dirigir a personas dependientes o a las que prefieren no tener participacin alguna y eludir toda responsabilidad en la toma de decisiones. En otras palabras, personas que necesitan o que desean ser dirigidas. El Lder autocrtico: Se comunica para impartir rdenes pero no escucha las opiniones del grupo. Pone nfasis en el control escrito y adherencia a los procedimientos. Se interesa en los sistemas y el proceso. Motiva mediante el temor y el castigo. Se guarda la informacin para s. No confa en sus seguidores.
2) EL Liderazgo Democrtico. Consiste en que el lder acta como moderador. El saca ideas y sugerencias del grupo. La discusin y las consultas son elementos indispensables. Pero este estilo no significa necesariamente que toda decisin tiene que ser puesta a votacin. La tcnica del liderazgo democrtico se concentra mucho ms en el grupo que los otros dos estilos. En el progreso del desarrollo del grupo, cada miembro individual participa en el proceso de accin. En muchos casos este tipo de liderazgo favorece la creatividad y la satisfaccin propia en cada miembro del grupo que en una u otra forma participa en la accin. El Liderazgo democrtico es aquel que permite la opinin de todos, el debate, la discusin y por supuesto la votacin. El lder democrtico desea que todos compartan su visin, su sueo, trata de convencer a todos vendindole la idea y recoge tambin los aportes y sugerencias que tienen que hacer los dems. Por lo general inspira confianza y seguridad, pero a menudo es criticado por lo que consideran su falta de carcter, lentitud para tomar decisiones (tiene que buscar siempre la aprobacin de alguien mas) y que muchas veces las circunstancias y las personas lo llevan a tomar decisiones que lo alejan de sus objetivos. El Lder democrtico: - Se comunica con el grupo para sugerir, dar instrucciones y escucha las ideas del grupo. - Pone nfasis en las relaciones humanas y afinidades personales. - Se muestra flexible y abierto a las ideas del grupo.
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- Motiva mediante el reconocimiento, los elogios, etc. - Comparte informacin con el grupo. - Confa en los miembros del grupo. 3) El Liderazgo De Rienda Suelta (laissez faire). Ha sido llamado el mtodo de manos afuera. El lder se convierte en una especie de puesto de informacin. Su papel es mucho menos visible que en los otros dos tipos de liderazgo y ejerce solamente un mnimo de control en las acciones. Sin embargo, esto no significa que el grupo est sin lder. En realidad, el mtodo de rienda suelta requiere con frecuencia ms tiempo y ms esfuerzos por parte del lder que en los otros dos estilos de liderazgo. El Liderazgo de rienda suelta deja hacer a los dems, deja pasar las cosas por alto, e ignora aquello que pudiera ser un obstculo en la consecucin de sus objetivos. Este lder, muchas veces no es fcilmente identificable pues su estilo hace que no tome un papel tan activo como se espera de l, las actitudes pasivas de no hacer son en verdad su manera de hacer y as puede conseguir los fines que se propone, la mayora de personas que le rodean no llegan a entenderlo del todo y parece no importarle nada cundo en verdad le est importando todo. El Lder Rienda suelta: Deja que los miembros del grupo hagan lo que les parezca mejor. Se concentra ms en escuchar que en hablar. Se muestra muy flexible en cuanto al cumplimiento de plazos y al logro de resultados. Cree que las personas poseen motivacin propia y no se necesita instarle a trabajar. Permite que el grupo maneje su propia informacin. Confa implcitamente en los miembros del grupo.
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4) El Liderazgo Situacional. Puede ser reconocido como aqul que convoca las opiniones, sugerencias, experiencias y conocimientos de todos los miembros de la organizacin. Compromete una relacin ms horizontal entre autoridades y los que no lo son y fomenta una cultura de participacin. Por ejemplo el liderazgo sobre los crculos de calidad o sobre cualquier equipo que persiga un objetivo comn. El lder situacional, obviamente es todo un estilo de liderazgo muy efectivo. Nos identificamos con l, en la medida en que primero estemos identificados con el concepto de liderazgo y las clasificaciones que de l se hacen. Los cuatro factores principales determinan el xito en un estilo de Liderazgo son: 1. El seguidor individual, 2. El grupo, 3. La situacin y 4. La personalidad, en ese punto, del lder mismo.
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2.3.3.
Comunicacin: organizacional e interpersonal. La comunicacin es muy importante entre el Jefe o Director y sus subordinados para mejor manejo de la organizacin. De esta forma es posible distinguir los siguientes tipos de comunicacin al interior de la organizacin: a) Formal: Es aquella que se da de carcter formal siguiendo reglas que impone un grupo, ejemplo: reuniones, juntas, entrevistas, etc. Es comnmente llamada rumor o telgrafo secreto, lo utilizan los gerentes para comprender la comunicacin formal. Este tipo de comunicacin informal puede ser til y precisa o daina para el manejo de las personas. Informal: Es aquella que parte simplemente de reuniones y es de carcter personal, esta distorsiona el mensaje que se quiere dar. Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicacin hasta los niveles altos de una empresa. Descendiente: Es aquella que va desde los niveles ms altos a las ms bajas, ejemplo: desde el presidente o gerente de una empresa hasta los obreros. Verbal: Es aquella que se da a travs de palabras, ejemplo: reuniones, juntas. Escrita: Es la que se da a travs de cartas, memorando, etc. Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Es el esfuerzo total de intercambio de informacin. El costo puede incurrir dinero, privacin de comodidad y la cantidad de energa y esfuerzo gastados en la comunicacin. La comunicacin se puede considerar eficiente si el mensaje se transmite por un canal menos costoso y por otros canales alternativos. Efectivo: Comprende la mejor forma de envo y recibo de la informacin, el pleno entendimiento del mensaje se transmite por un canal emprendida al final del intercambio de informacin.
b) c) d)
e) f) g)
h)
Requisitos De La Comunicacin Efectiva. Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes requisitos: 1 Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesible para quien va dirigida. Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos. Aprovechamiento de la organizacin informal. La comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de informacin de la organizacin formal. Equilibrio. Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de comunicacin para quienes resulten afectados.
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Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de informacin puede accionar burocracia e ineficiencia. Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente. Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Es el esfuerzo total de intercambio de informacin. El costo puede incurrir dinero, privacin de comodidad y la cantidad de energa y esfuerzo gastados en la comunicacin. La comunicacin se puede considerar eficiente si el mensaje se transmite por un canal menos costoso y por otros canales alternativos. Efectivo: Comprende la mejor forma de envo y recibo de la informacin, el pleno entendimiento del mensaje se transmite por un canal emprendido al final del intercambio de informacin.
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2.3.4.
Trabajo en equipo. El por qu trabaja en equipo es posible abordarlo desde distintas perspectivas, as desde la ptica individual, trabajar en equipo se justifica por razones de seguridad (proteccin de amenazas comunes), de autoestima (reconocimiento de la contribucin individual en el logro de los objetivos), de beneficios mutuos (recibir el reconocimiento y los beneficios obtenidos colectivamente) y de sociabilidad (satisfaccin de la necesidad de estar con otros). Desde la ptica organizacional se justifica porque se renen habilidades ms all de las que un individuo puede adquirir, se crea sinergia (desempeo superior a la suma de los desempeos individuales), se da mayor compromiso y desarrollo de los empleados (querer hacerlo versus tener que hacerlo), se libera tiempo de los jefes para las decisiones estratgicas, se da mayor comunicacin entre los niveles de la organizacin, se incrementa la eficiencia en la toma de decisiones, se da mayor flexibilidad para asumir cambios, se da aprendizaje de la organizacin y se incrementa la creatividad.
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2.3.5.
Motivacin. La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias: Teoras de contenido y Teoras de aprendizaje o del enfoque externo; Ambos tipos de teoras han sido de gran trascendencia en la explicacin de la conducta organizacional, ya que a travs de ellas se describe la razn por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta. a) Teoras Del Contenido: Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; tambin son conocidas como teoras de explicacin interna; han sido las de mayor difusin, por ello se les llama tambin teoras tradicionales; y explican la conducta con base en procesos internos. As dentro de este Tipo de Teoras se encuentran: 1. La Jerarqua de las necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades bsicas y una de crecimiento que le son inherentes5. Teora de motivacin e higiene, de Herzberg. Propone dos niveles de necesidades: por un lado factores de higiene o mantenimiento, que son aquellos que evitan la falta de satisfaccin pero no motivan. Tales como el tipo de administracin vigente en la empresa, sus polticas, supervisin, salarios; y por otro lado Motivadores, que incluyen realizacin, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo mismo. Teora de la Motivacin de grupo. Diversos autores establecen que, para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como: Espritu de equipo. El sentir identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado. Identificacin con los objetivos de la empresa. El coordinar los intereses de grupo con los individuales, y todos con los de la organizacin, motivara al grupo, ya que este se autorrealizar con la obtencin de los objetivos especficos.
2.
3.
Para esta teora se consideran Necesidades Bsicas: 1) Fisiolgicas. Aquellas que surgen de la naturaleza fsica, como la necesidad de alimento, reproduccin, etc. 2) De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio. 3) De Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las dems personas 4) De estimacin. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimacin ajena, que se manifiesta en forma de reputacin, prestigio, reconocimiento, atencin, importancia, etc. Y se consideran Necesidades de Crecimiento: Realizacin personal. El deseo de todo ser humano de realizarse a travs del desarrollo de su propia potencialidad.
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Practicar la administracin por participacin. Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situacin del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participacin activa en las decisiones. Establecimiento de relaciones humanas adecuadas. La implantacin de sistemas adecuados de comunicacin y autorrealizacin dentro de la empresa promueven la eficiencia del personal. Eliminacin de prcticas no motivadoras6.
b) Teoras Del Enfoque Externo: Llamadas tambin del aprendizaje o de la modificacin de la conducta organizacional, parten del puesto de que la conducta observable en las organizaciones, as como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivacin; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.
Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes practicas: Control excesivo; Poca consideracin a la competencia; Decisiones rgidas; No tomar en cuenta los conflictos; Cambios sbitos.
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2.4.
Control. 2.4.1. Concepto. Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar el cumplimiento de las metas planteadas por la organizacin; medicin que permite efectuar las correcciones necesarias y pertinentes a la consecucin de las metas y objetivos, y permite adems el uso racional y adecuado de los recursos puestos a disposicin para tal efecto. 2.4.2. Caractersticas del Control. El diseo del sistema de control variar de acuerdo a la realidad particular de la organizacin en cuestin. Sin embargo existen una serie de caractersticas comunes que procuran la eficacia del sistema: 1) Precisin: un sistema de control que genera informacin imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos vlidos. Oportunidad: los controles debern advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deber aportar informacin oportuna, ya que la mejor informacin tiene escaso valor cuando se torna obsoleta. Economa: la operacin de un sistema de control debe ser econmica, es decir que, todo sistema de control tendr que justificar los beneficios que aporta en relacin con los costos que ocasiona.
2)
3)
4) Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades. 5) Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difcil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado. 6) Criterios Razonables: los estndares de control debern ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible accin motivadora desaparece. 7) Localizacin estratgica: los administradores debern establecer controles sobre los factores que sean estratgicos para el rendimiento de la organizacin. Los controles debern abarcar las actividades, operaciones y eventos crticos dentro de la organizacin. 8) Accin Correctiva: un sistema de control eficaz deber no slo sealar el problema sino tambin especificar una solucin. Es decir que deber sugerir medidas alternativas que ser conveniente tomar para corregir la desviacin.
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2.4.3.
Etapas del control administrativo. Son etapas del proceso de control: 1) El establecimiento de normas de control, estndares o indicares de desempeo. Esta etapa se relaciona directamente con la fase de planeamiento. En esta ltima se definen los objetivos o acciones a realizar. La fase de control surge como la instancia necesaria para medir el cumplimiento de lo planeado. Se requiere entonces de la definicin de una base, un estndar o un indicador de la gestin. Es decir, el nivel de desempeo esperado (unidad de medida) para una accin o un objetivo. 2) La medicin del rendimiento real. En esta etapa del proceso se evala el grado de rendimiento real sobre los parmetros preestablecidos. Para ello se recurre a diferentes fuentes como: La observacin directa tiene como ventaja proveer informacin no filtrada a travs de otra persona. Sin embargo, demanda mucho tiempo y siempre estar sujeta a los sesgos personales del observador. Datos estadsticos: La accesibilidad actual de los sistemas informticos ha permitido expresar la informacin a travs datos estadsticos. Este recurso no se limita slo a datos numricos sino tambin grficos, diagramas de barras, entre otros. Si bien este tipo de informes permite visualizar rpidamente datos numricos, la informacin que ofrecen pasa a ser limitada al no poder informar sobre factores importantes de tipo subjetivos. Los informes verbales presentan como ventaja la rapidez y la posibilidad de retroalimentacin instantnea. Sin embargo, sus desventajas son semejantes a la observacin directa sumada a la imposibilidad de documentar la informacin. Los informes escritos, al igual que los estadsticos son ms lentos y ms formales. A menudo resultan ms completos que los verbales y permiten su archivo.
3)
La comparacin del rendimiento real con un estndar. En esta etapa del proceso se determina el grado de variacin entre el rendimiento real y el estndar. En esta etapa es crtico para el administrador determinar el rango de variacin aceptable. Este parmetro fijado de antemano, permitir reconocer aquellas desviaciones que exceden dicho rango considerndolas significativas. El administrador considerar entonces aquellas desviaciones significativas en particular por la magnitud y direccin de esas variaciones.
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4)
La identificacin y el anlisis de las desviaciones (rendimiento real vs. estndar). Como producto de la comparacin se identifican las desviaciones significativas. La tarea del administrador requerir avanzar en el anlisis de la/s causa/s que dieron origen a esas desviaciones. Para ello deber valerse de herramientas y la informacin necesaria para identificar las causas ms probables. Esta tarea garantizar el diseo de acciones correctivas ms eficientes.
5)
La definicin y de la/s accin/es correctiva/s. Identificadas y analizadas las desviaciones significativas, se avanza hacia el diseo e implementacin de las acciones correctivas. Por un lado, el administrador podr corregir el rendimiento real si la fuente de la desviacin ha sido la presencia de acciones de trabajo deficientes, o bien, podr tomar la decisin de revisar el estndar. Esta ltima accin puede darse cuando la desviacin identificada es resultado de la utilizacin de un estndar poco realista. En este caso, el objeto de accin correctiva es el estndar.
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2.4.4.
Herramientas del Control. Para ejercer el control en cada uno de los niveles sealados, la administracin emplea diversas herramientas o instrumentos en funcin de los atributos a considerar en cada caso: a) De Control Superior: En este caso, las herramientas estarn orientadas a evaluar y monitorear el desempeo global de la organizacin7. b) De Control Intermedio: En este nivel, las herramientas de control se abordan desde cada unidad de la organizacin como un conjunto de recursos, de manera aislada, orientadas al mediano plazo. As en este tipo de control aparecen: Control presupuestario: El presupuesto como plan, tiene una fase estrictamente de control, el control presupuestario. Los presupuestos involucran acciones administrativas que producen resultados observables dentro de perodos determinados de tiempo. El control presupuestal implica planeacin y control. Control de costos: El sistema de informacin que opera sobre los costos est dado por una rama especializada de la contabilidad como lo es la contabilidad de costos. Trata las informaciones sobre la acumulacin y el anlisis de costos, asentando los costos en algn tipo de unidad-base, como productos, servicios, componentes, proyectos o departamentos. A partir de conceptos como costos fijos, variables y determinacin del punto de equilibrio, se puede acceder a tcnicas de planeacin y control sencillas ya que muestran cmo los diferentes niveles de venta afectan las ganancias de la empresa. Auditora interna
c) De Control Inferior: En el nivel inferior, las herramientas estarn orientadas al control de ejecucin de las operaciones. Las herramientas debern abordar entonces, aspectos ms especficos como las tareas y operaciones. Al ser su espacio de tiempo el corto plazo, su objetivo es inmediatista, es decir, evaluar y controlar el desempeo de las tareas y operaciones en cada momento. Aparecen en este tipo de control los siguientes: - Control de produccin en lnea de montaje: es un mecanismo impersonal de control que ejerce ms que jerarqua, una continua limitacin al desempeo de los subordinados. La lnea de montaje especifica previamente las tareas, los mtodos de su ejecucin y el
A modo de ejemplo, se enuncian a continuacin: Anlisis econmico/financiero/patrimonial; Auditora externa; Control histrico (de
resultados, de inversiones, de capital, de operaciones, etc., en general, es el control que se realiza con informacin contable); Evaluacin estadstica
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tiempo involucrado. - Cuadros de productividad: son cuadros estadsticos que abordan aspectos cuantitativos y cualitativos del desempeo de los subordinados. Estos cuadros proporcionan a los supervisores y subordinados las informaciones relacionadas con el desempeo de stos, actuando como mecanismo impersonal de control que ejerce influencia directa sobre el buen desempeo de las tareas. - Control de calidad de productos: Este control consiste en asegurar que la calidad del producto o servicio cumpla con los patrones prescriptos. La calidad significa la adecuacin a los patrones previamente definidos. Para localizar desviaciones o defectos, detectar errores o fallas del proceso productivo, el control de calidad compara el desempeo con el patrn establecido. Esta comparacin puede hacerse inspeccionando el 100% de la produccin, por lotes de muestras o a travs de una inspeccin probabilstica. - control de procedimientos: este control consiste en analizar el desarrollo actual de un procedimiento, de principio a fin, considerando cada una de sus subfases de realizacin. Luego de conocer y analizar el estado actual, se podrn identificar desvos y mejoras necesarios, llevando al rediseo del procedimiento en cuestin. - Hoja de registro de datos: Existen instrumentos de recoleccin de datos que actan como verificadores o controladores de la ejecucin de tareas o actividades especifica o bien, del estado de determinados procesos o productos.
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UNIDAD II. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LOS TRIBUNALES DE JUSTICIA. 1. ESTRUCTURA Y ORDEN JERRQUICO DE LOS TRIBUNALES DE JUSTICIA. 1.1. INTRODUCCIN. Desde el Reglamento Constitucional de 1817, todos los ordenamientos constitucionales de nuestro pas han incorporado, con mayor o menor precisin, los principios denominados en doctrina Bases Constitucionales del Poder Judicial. La Constitucin de 1925 es la primera en utilizar la denominacin Poder Judicial para referirse al rgano jurisdiccional; y la Constitucin de 1980 reproduce dicha normativa de la Carta de 1925, fortaleciendo algunos de los principios contenidos en ella. Los tribunales de Justicia estn organizados jerrquicamente, existiendo dependencia de unos a otros, de ah que los tribunales superiores tengan la superintendencia correccional, econmica y administrativa de los tribunales inferiores.8Existiendo al efecto un principio que informa el Derecho Procesal Orgnico nacional denominado principio de la organizacin jerrquica, el cual tiene por objetivo repartir el trabajo racionalmente en forma coherente y que exista la disciplina judicial, lo cual genera el control y contrapeso al desarrollo de los mismos tribunales. 1.2. FUNCIN DEL PODER JUDICIAL. El Poder Judicial tiene por misin esencial administrar justicia, estableciendo lo que es justo para cada caso particular del cual le toca conocer y fallar, dentro del mbito de su competencia y de acuerdo con los preceptos legales vigentes, as como intervenir en todos aquellos actos no contenciosos en que una ley expresa lo requiera; y para ello, el artculo 76 de la Constitucin establece que "la facultad de conocer de las causas civiles
y criminales, de resolverlas y de hacer ejecutar lo juzgado, pertenece exclusivamente a los tribunales establecidos por la ley"; potestad de la que estn dotados los tribunales de
justicia, que no es ms que lo que se denomina jurisdiccin y que en definitiva consiste en el conocimiento, resolucin y ejecucin de lo juzgado. Para practicar los actos de instruccin que decreten y para hacer ejecutar lo juzgado, (lo que se denomina imperio de los tribunales) el artculo 76, inciso 3, de la Constitucin seala: "los tribunales ordinarios de justicia y los especiales que integran el Poder Judicial, podrn impartir rdenes directas a la fuerza pblica o ejercer los medios de accin conducentes de que dispusieren"; la Constitucin establece adems que "La autoridad requerida deber cumplir sin ms trmite el mandato judicial y no podr calificar su fundamento u oportunidad, ni la justicia o legalidad de la resolucin que se trata de ejecutar".
8 Los tribunales se clasifican en Superiores (Corte Suprema y Cortes de Apelaciones) y en Inferiores (Jueces de letras).
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1.3. CONCEPTO Y CLASIFICACIN DE LOS TRIBUNALES DE JUSTICIA. 1.3.1. CONCEPTO. En forma genrica, los tribunales se definen como los rganos que ejercen jurisdiccin. Hay casos en que la ley le ha otorgado facultades que son ajenas a la jurisdiccin y corresponde a las funciones administrativas, se refiere especialmente a la dictacin de auto acordados, funciones disciplinarias y al conocimiento de asuntos no contenciosos. La jurisdiccin est ntimamente ligada con los tribunales, independiente de la ubicacin donde se encuentren. 1.3.2. CLASIFICACIN. Segn Su Naturaleza. a) Tribunales Ordinarios: Son aquellos a los que la ley encomienda el conocimiento y fallo de la generalidad de los asuntos de relevancia jurdica que se promueven en el orden temporal y en el territorio nacional. Por ejemplo: Corte Suprema, Corte de Apelaciones, Juzgados de Letras. Tribunales Especiales: Son aquellos a los que la ley encomienda el conocimiento y fallo de determinadas materias, es decir, rige la especialidad. Por ejemplo: Juzgados de Letras del Trabajo, Juzgado de Menores, Juzgado de Polica Local, Tribunales militares en tiempo de paz. Tribunales Arbitrales: Son aquellos que son designados por las partes o por el tribunal en subsidio para el conocimiento de un asunto litigioso. Por ejemplo: rbitros de derecho, mixtos y arbitradores.
b)
c)
Segn Su Composicin, El Nmero De Integrantes Del Tribunal. a) Tribunales Unipersonales: Son aquellos integrados slo por un juez. Por ejemplo: Jueces de letras, Ministros de Corte de Apelaciones, Ministros de Corte Suprema, Presidentes de Corte de Apelaciones de Santiago, Presidente de Corte Suprema y normalmente los tribunales especiales estn compuestos slo por un juez ; los tribunales arbitrales sern unipersonales cuando los designe la justicia ordinaria. Tribunales Colegiados: Son aquellos integrados por ms de una persona, por regla general por un nmero impar. Por ejemplo: Corte Suprema, Cortes de Apelaciones, Tribunales Especiales de Alzadas General, el Senado en lo que se refiere a la resolucin de los juicios polticos.
b)
Segn Los Conocimientos Requeridos Al Juez. a) b) Jueces Letrados: Son slo abogados porque normalmente fallan conforme a Derecho. Por ejemplo: Tribunales ordinarios y rbitros de Derecho. Jueces Legos: Son aquellos que ejercen jurisdiccin sin necesidad de ser abogados. Por ejemplo: rbitros arbitradores, Senado cuando acta como tribunal, Director Regional del S.I.I.
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Segn La Fundamentacin Del Fallo. a) Tribunales De Derecho: Son aquellos que fallan conforme a la ley, corresponden stos tribunales a la mayora de los tribunales de la Repblica. Tribunales De Equidad: Son aquellos que fallan sin aplicacin de la ley, sino que aplican la justicia que ellos determinen al caso concreto. Por ejemplo: rbitros arbitradores.
b)
Segn La Procedencia Del Recurso De Apelacin. a) b) Tribunales De nica Instancia: Son aquellos que conocen de los asuntos litigiosos y de su resolucin no procede el recurso de apelacin. Tribunales De Primera Instancia: Son aquellos que resuelven los asuntos sometidos a su decisin y de dicha resolucin procede el recurso de apelacin. Por regla general con los Juzgados de Letras. Tribunales De Segunda Instancia: Son aquellos que conocen del recurso de apelacin. Por regla general son las Cortes de Apelaciones y excepcionalmente la Corte Suprema.
c)
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1.4. ESTRUCTURA Y ORDEN JERRQUICO DE LOS TRIBUNALES DE JUSTICIA. La mxima autoridad del Poder Judicial es el Pleno de Ministros de la Corte Suprema, que cada 2 aos, mediante votacin secreta, elige a uno de sus pares para que ejerza el cargo de Presidente de la Corte Suprema. Complementariamente, en el mbito de las labores administrativas, el Consejo Superior de la Corporacin Administrativa del Poder Judicial es la autoridad principal. Los Tribunales de Justicia poseen una estructura piramidal, constituyendo la Excma. Corte Suprema el mximo Tribunal de la nacin; bajo ella en la jerarqua se encuentran las Cortes de Apelaciones y luego los Tribunales de la Instancia, constituidos por los Tribunales de Letras (Jurisdiccin Mixta), los Tribunales Orales en lo Penal, los Juzgados de Garanta, Los Tribunales de Familia, los Juzgados del Trabajo y de Cobranza Previsional. La Corte Suprema. La Corte Suprema es el mximo Tribunal en la jerarqua del Poder Judicial, correspondindole la supervigilancia de todos los Tribunales de la Nacin con exclusin del Tribunal Constitucional y el Tribunal Calificador de Elecciones tanto en lo concerniente a sus tareas de administracin interna como respecto de la correcta aplicacin de la ley en la dictacin de sentencias y resoluciones, para cuyos efectos la ley le entrega las facultades de superintendencia directiva, correccional y econmica sobre estos. 9 En la actualidad, la Corte Suprema est integrada por 21 Ministros, quienes reciben el trato de seora excelentsima10, uno de los cuales cumple la funcin de Presidente; y est conformada por cuatro salas: una civil, penal, constitucional y una laboral. La Corte Suprema es un tribunal colegiado, letrado, de derecho y permanente que es el detentador de la superintendencia directiva, correccional y econmica respecto de todos los tribunales de la Repblica. Su principal misin, en cuanto a competencia exclusiva y excluyente, es conocer de los recursos de casacin en el fondo, inaplicabilidad por inconstitucionalidad y revisin. Est compuesta por 21 ministros, uno de los cuales es su Presidente y tiene su sede en Santiago. Es superior jerrquico directo de todas las Cortes de Apelaciones del pas. La competencia que les asigna la ley y la Constitucin a la Corte Suprema nos permite afirmar que este es un rgano que cumple funciones preferentemente jurisdiccionales entre las que se puede destacar el recurso de casacin en el fondo, sin perjuicio de desempear algunas funciones polticas, como es el caso del recurso de inaplicabilidad por inconstitucionalidad. Los Ministros de Corte Suprema son designados por el Presidente de la Repblica de una quina que confecciona la propia Corte. Adems, de acuerdo a las ltimas
9 Constitucin Poltica; Artculo 79. La Corte Suprema tiene la superintendencia directiva, correccional y econmica de todos los tribunales de la nacin.
Se exceptan de esta norma el Tribunal Constitucional, el Tribunal Calificador de Elecciones, los tribunales electorales regionales y los tribunales militares de tiempo de guerra. Conocer , adems de las contiendas de competencia que se susciten entre las autoridades polticas o administrativas y los tribunales de justicia, que no correspondan al Senado. 10 Artculo 306 C.O.T.. La Corte Suprema tendr el tratamiento de Excelencia y las Cortes de Apelaciones el de Seora Ilustrsima. Cada uno de los miembros de estos mismos tribunales y los jueces de letras tendrn tratamiento de Seora.
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modificaciones, debe ser ratificado por el Senado; y la quina va estar compuesta por el Ministro ms antiguo de la Corte de Apelaciones y que est en lista de mritos. Los otros 4 cupos se llenarn conforme al Artculo 281 del C.O.T., que se refiere a las calificaciones, sin perjuicio de que puedan integrarla abogados extraos a la administracin de justicia. Funcionamiento Ordinario. La Corte Suprema funciona en forma ordinaria dividida en 3 salas o en pleno. Las salas tienen la particularidad de ser especializadas; dichas salas no pueden funcionar con menos de 5 miembros cada una y el pleno no puede funcionar con menos de 11 miembros. La distribucin que se refiere a los ministros que van a integrar las salas se determina por la misma Corte Suprema mediante un auto acordado y estos ministros permanecern o integrarn la sala a lo menos durante 2 aos. El Presidente de la Corte Suprema puede integrar cualquiera de las salas y en el caso de faltar algn ministro, las salas sern integradas por el Fiscal y los Abogados Integrantes11. Funcionamiento Extraordinario. La Corte Suprema funciona extraordinariamente en 5 salas y esto es cuando el Presidente lo determine, a diferencia de lo que ocurre en las Cortes de Apelaciones. Las salas van a estar integradas por 4 ministros y adems pueden integrarse por el Fiscal y los Abogados Integrantes. El Presidente de la Corte Suprema est facultado para integrar cualquier sala. Por ltimo, las salas no pueden funcionar con mayora de Abogados Integrantes.
11 Artculo 95 y 218 C.O.T.
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Cortes De Apelaciones. El segundo nivel en la jerarqua del Poder Judicial lo constituyen las Cortes de Apelaciones; y de cada una de ellas dependen los jueces letrados de su territorio jurisdiccional; existiendo en el pas existen 17 Cortes de Apelaciones, las que tienen su asiento en las ciudades de: Arica, Iquique, Antofagasta, Copiap, La Serena, Valparaso, Rancagua, Talca, Chilln, Concepcin, Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Coyhaique, Punta Arenas, Santiago y San Miguel. Cada Corte ejerce su jurisdiccin sobre un territorio compuesto por un conjunto de provincias y comunas o en su caso sobre una regin. Las Cortes de Apelaciones son organismos colegiados regidos por un Presidente que ejerce ese cargo por el plazo de un ao y cuyas funciones son desempeadas por los miembros del Tribunal, turnndose por orden de antigedad. Los dems miembros se denominan Ministros y reciben el trato de seora Ilustrsima 12 . El nmero de Ministros que compone cada Corte est establecido por ley y es variable, fluctuando entre cuatro y treinta y uno. Las Cortes de Apelaciones estn compuestas por un nmero variable de jueces que se denominan Ministros, siendo uno de ellos el Presidente de la respectiva Corte. Son superiores jerrquicos de los jueces de letras y dependen de la Corte Suprema. Juzgados De Letras. Los juzgados de letras son tribunales ordinarios, unipersonales, letrados, de Derecho y permanentes que ejercen sus facultades sobre un territorio denominado comuna o agrupacin de comunas y conocen en primera instancia de todos los asuntos no entregados a otros tribunales, por ende, son depositarios de la generalidad de la competencia. Su superior jerrquico es la Corte de Apelaciones respectiva. Las fuentes legales de los juzgados de letras las encontramos en el ttulo III del Cdigo Orgnico de Tribunales, especficamente en los Artculos 28 al 4813. Los Juzgados de Letras son Tribunales unipersonales de primera instancia (y segn el caso de nica instancia); los que estn compuestos por un Juez Letrado, un Secretario abogado, y un nmero variable de funcionarios administrativos o personal de secretara; encontrndose bajo la supervigilancia de las Cortes de Apelaciones. Habitualmente tiene jurisdiccin comn (esto es, conocen todo tipo de materias jurdicas, civiles, voluntarias y contenciosas, de menores, familia, laborales y penales); sin embargo, tambin existen juzgados especializados en materias criminales, civiles, de menores y del trabajo. Tribunales De Juicio Oral En Lo Penal. Fueron creados en el contexto de la reforma al proceso penal, siendo Tribunales colegiados de primera instancia, que funcionan en una o ms salas integradas por tres miembros. Estn compuestos por un nmero variable de jueces (entre 3 y 27, segn lo determine la ley), y una estructura administrativa integrada por un Administrador de Tribunal, Jefes de Unidad y empleados de secretara; encontrndose sometidos a la supervigilancia de la respectiva Corte de Apelaciones.
12 Artculo 306 C.O.T. 13 Se ha establecido respecto a cada regin el nmero de juzgados de letras que tiene cada uno, la comuna en la cual tienen su asiento y el territorio
jurisdiccional y la naturaleza de la competencia (comn o especial).
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Sus principales atribuciones son conocer y juzgar las causas que llegan a juicio oral; resolver sobre la libertad o prisin preventiva de los acusados puestos a su disposicin; resolver todos los incidentes que se promuevan durante el juicio oral y conocer y resolver los dems asuntos que la ley procesal le encomiende. Los Juzgados De Garanta. Al igual que el caso anterior, fueron establecidos en virtud de la reforma al proceso penal, y se componen por uno o ms jueces que actan y resuelven unipersonalmente los asuntos sometidos a su conocimiento; encontrndose igualmente bajo la supervigilancia de las Cortes de Apelaciones. Sus principales atribuciones son asegurar los derechos del imputado y dems intervinientes en el proceso penal; dirigir personalmente las audiencias que procedan; dictar sentencia en el procedimiento abreviado; conocer y fallar el procedimiento simplificado; hacer ejecutar las condenas criminales y las medidas cautelares, adems de resolver las solicitudes y reclamos relativos a dicha ejecucin. Juzgados De Familia. A contar del 5 de octubre del ao 2005 se da comienzo a la reforma civil en materia de familia, procurando con esta reforma una justicia ms especializada en familia, con juicios ms rpidos en procedimientos orales y pblicos, sin que existan intermediarios entre el juez y las partes. Aumentando con ello las herramientas para asegurar la proteccin de las familias, nios y nias y adolescentes. Se pretende con esta reforma abordar los conflictos de manera integral e interdisciplinaria a objeto que el juez tome las mejores decisiones, contando para ello con profesionales especializados en temas de familia (asistentes sociales, psiclogos, orientadores familiares), existiendo la posibilidad cierta que las partes solucionen sus conflictos por la va de acuerdos pacficos, en especial a travs de la mediacin. Juzgados Del Trabajo Y De Cobranza Previsional. La Nueva Justicia Laboral moderniza la forma de resolver los conflictos laborales en los tribunales de nuestro pas, a travs de un sistema oral, pblico y rpido, que da vigencia efectiva a los derechos de los trabajadores. Esta iniciativa se enmarca en el proceso de modernizacin de la justicia chilena. El artculo 1 de la ley N 20.022 , publicada en el Diario Oficial el 30 Mayo de 2005, crea un Juzgado de Letras del Trabajo, con asiento en cada una de las comunas del territorio de la Repblica que indica, con el nmero de jueces y con la competencia que en cada caso seala. El artculo 2, suprime los actuales Juzgados de Letras de Iquique, Antofagasta, La Serena, Valparaso, Rancagua, Concepcin, Punta arenas, Santiago y San Miguel, el Cuarto Juzgado de Letras de Arica y el Tercer Juzgado de Letras de Curic. Se adjunta cronograma de implementacin gradual de Juzgados de Letras del Trabajo.
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La Corporacin Administrativa Del Poder Judicial. La labor jurisdiccional de los Tribunales de Justicia es apoyada en el mbito administrativo por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, el cual es un organismo con personalidad jurdica y patrimonio propio, a travs del cual la Corte Suprema administra los recursos humanos, financieros, tecnolgicos y materiales destinados al funcionamiento de los distintos tribunales. La Corporacin Administrativa tiene un Consejo Superior, un Director, un Subdirector, cuatro Jefes de Departamento y un Contralor Interno. La conduccin general de la Corporacin Administrativa es responsabilidad del Consejo Superior, integrado por el Presidente de la Corte Suprema, quien lo preside, y por cuatro Ministros del mismo tribunal elegidos por este en votaciones sucesivas y secretas, por un periodo de dos aos, pudiendo ser reelegidos. El Director de la Corporacin se desempea como Secretario del Consejo Superior y posee derecho a voz en sus reuniones.
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1.5. SUPERINTENDENCIA DE LA CORTE SUPREMA. Esta funcin de la Excma. Corte Suprema de velar por el bien desempeo tanto jurisdiccional como administrativo de los Tribunales de Justicia de la nacin se ejerce, en cuanto a su ejecucin, a travs de la dictacin de auto acordados, los que consisten en resoluciones de los tribunales superiores de justicia, que buscan a una ms expedita administracin de justicia; y esta expresin auto acordado tiene su origen en la denominacin que reciban las resoluciones de la Real Audiencia, durante el perodo indiano. Los auto acordados pueden ser dictados por cualquier tribunal superior, es decir Cortes de Apelaciones, Marciales, por el Tribunal Constitucional y muy especialmente por la Corte Suprema, considerando, eso s, que mbito espacial de aplicacin de estas resoluciones depender del tribunal que las haya dictado. En efecto, si los auto acordados emanan de una Corte de Apelaciones, slo sern de aplicacin obligatoria en el territorio jurisdiccional de ese tribunal, en cambio, si la resolucin emana de la Corte Suprema, ser obligatoria para todo el territorio de la Repblica; resoluciones que deben ser dictadas por el tribunal superior que corresponda, actuando en pleno, es decir, deben concurrir a su dictacin la totalidad de sus miembros titulares. Cabe tener presente que la dictacin de auto acordados no es una funcin propiamente jurisdiccional, por cuanto no consiste en la resolucin de conflictos especficos entre partes, sino que es ms bien la regulacin de determinadas situaciones jurdicas, que no han sido normadas por el legislador, como por ejemplo los que se han dictado para regular la tramitacin de los recursos de Amparo, Proteccin, Inaplicabilidad, y otros que tienen un carcter manifiestamente ms administrativo. Es preciso adems, distinguir entre los auto acordados que han sido dictados por propia iniciativa por los tribunales superiores, de aquellos que son dictados por mandato legislativo. En efecto, ocurre que determinadas materias de difcil regulacin, el legislador le encomienda, en razn de su experticia, a los tribunales superiores que dicte un auto acordado que regule esas materias. Esta ha sido una prctica utilizada desde antiguo, y es posible encontrar auto acordados sobre la forma de las sentencias y otros, que han sido producto de una delegacin legislativa. Esta distincin entre auto acordados dictados por iniciativa propia, y los dictados por delegacin del legislativo, tiene una gran importancia, porque stos ltimos tendran fuerza de ley, y seran equiparables a los DFL dictados por el ejecutivo, y que por ende, su texto debe ser publicado en el Diario Oficial, por cuanto contiene normas obligatorias. Por el contrario, los auto acordados dictados por la propia iniciativa de los tribunales superiores, no requieren de publicacin alguna14. As entonces es posible definir al auto acordado como resoluciones emitidas por los Tribunales superiores de justicia, las cuales tienen por objeto reglamentar el uso de sus facultades econmicas respecto de asuntos no determinados por la ley y respecto de ciertas materias trascendentes para una mejor aplicacin de la ley; y el fundamento de stos descansa en la estructura piramidal de los tribunales de justicia, en cuya cspide se encuentra la Corte Suprema que est facultada para dictar dichos autoacordados.15
14 La doctrina ha sostenida tambin, que slo los auto acordados dictados por mandato legislativo son obligatorios para el conjunto de la ciudadana,
mientras que los dictados por iniciativa de los tribunales superiores, slo seran obligatorios para los funcionarios judiciales. Esta distincin ha sido rechazada por la Corte Suprema, la que ha sealado que ambos son igualmente obligatorios para todos los ciudadanos, independiente de cual sea su origen. 15 Constitucin Poltica. Artculo 79. La Corte Suprema tiene la superintendencia directiva, correccional y econmica de todos los tribunales de la nacin. Se exceptan de esta norma el Tribunal Constitucional, el Tribunal Calificador de Elecciones, los tribunales electorales regionales y los tribunales
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1.6. COMPOSICIN DEL PERSONAL DEL PODER JUDICIAL. La administracin del personal de Secretara de un Juzgado de Letras se encuentra a cargo del Secretario (a), el cual de conformidad con lo dispuesto en el Cdigo Orgnico de Tribunales. 1) Escalafn Primario y Secundario. De conformidad con lo dispuesto en el Ttulo X del Cdigo Orgnico de Tribunales existir un Escalafn General de Antigedad del Poder Judicial, compuesto de dos ramas, uno denominado Escalafn Primario y el otro Secundario, existiendo tambin un escalafn del Personal de Empleados.16 En el Escalafn Primario figurarn: 1) Los ministros y el fiscal judicial de la Corte Suprema, 2) Los ministros y fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones, 3) Los jueces letrados, 4) Los relatores, 5) Los secretarios de Corte y de juzgados de letras, 6) El prosecretario de la Corte Suprema y el secretario abogado del fiscal judicial de ese mismo tribunal. En el Escalafn Secundario figurarn: 1) Los Defensores Pblicos, 2) Notarios, 3) Conservadores, 4) Archiveros, 5) Administradores, Sub administradores Y Jefes De Unidades De Tribunales Con Competencia En Lo Criminal, 6) Procuradores Del Nmero, 7) Receptores, 8) Asistentes Sociales Y 9) Bibliotecarios En el Escalafn Especial del personal subalterno figurarn los empleados de secretara de los Tribunales de Justicia, los empleados de los fiscales judiciales y los empleados, con nombramiento fiscal, de los defensores pblicos.
militares de tiempo de guerra. Conocer , adems de las contiendas de competencia que se susciten entre las autoridades polticas o administrativas y los tribunales de justicia, que no correspondan al Senado. 16 Art. 265 C.O.T..
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2) Escalafn Personal de Secretara (De Empleados). a) Composicin. De acuerdo con lo dispuesto por el artculo 265 inciso tercero del C.O.T. el Escalafn Especial del Personal Subalterno estar compuesto por el personal de secretara de los Tribunales de Justicia, los empleados de los Fiscales Judiciales, y los empleados con nombramiento fiscal, de los Defensores Pblicos. Este escalafn es formado por la Excma. Corte Suprema de Justicia, y publicado en el Diario Oficial dentro de los quince primeros das del mes de marzo de cada ao, y la importancia del mencionado escalafn aparece en aquellos casos en que existen dos o ms funcionarios que opten o concursen para proveer un cargo vacante de igual o superior jerarqua, existiendo al respecto preferencia para figurar en la terna para proveer tal cargo aqul que tiene mayor antigedad, siendo este escalafn la forma ms fcil de acreditar tal antigedad. Adems existen otras situaciones en las cuales cobra importancia tal escalafn, como por ejemplo en los requisitos para optar a asignaciones de permanencia en el cargo (asignacin de bienios) e incentivos econmicos (bonos de gestin) b) Requisitos y Nombramiento del Personal de Secretara. Para postular a los cargos del Escalafn del Personal de Empleados del Poder Judicial es necesario cumplir con los requisitos mnimos establecidos por el artculo 295 del C.O.T., adems de otros que pudieran establecer las leyes, siendo estos requisitos mnimos: 1 Ser chileno, 2 Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilizacin, cuando fuere procedentes (en el caso de los varones), 3 Tener salud compatible con el desempeo del cargo, 4 Haber aprobado el nivel de educacin media o equivalente, 5 No haber cesado en un cargo en el Poder Judicial o en la Administracin del Estado como consecuencia de haber obtenido una calificacin deficiente, o por medida disciplinaria y, 6 No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos pblicos, ni hallarse condenado o acusado por crimen o simple delito. Este procedimiento de seleccin de personal ha sido regulado a partir del ao 2007 por un Procedimiento de seleccin y reclutamiento de personal tanto para Tribunales con Reforma Procesal como sin Reforma Procesal; como as tambin de un Instructivo de la forma de seleccin de personal para las suplencias reemplazos en el Poder Judicial, todo lo cual trataremos con mayor latitud ms adelante en este Manual.
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c) Funciones. En cuanto a las funciones que a cada uno de los cargos de un Tribunal le corresponde es preciso sealar que cada Tribunal, a travs del Juez y Secretario respectivo, determinarn cmo se desempearn sus funcionarios asignndoles tareas especficas por el tiempo que estimen necesario; no obstante lo cual de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 498 inciso segundo del C.O.T. la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, a lo menos cada cinco aos, deber establecer las funciones que correspondan a cada uno de los cargos que componen el Escalafn de Empleados, debiendo sealar con claridad y precisin los ttulos profesionales o tcnicos, o los conocimientos que se requieran para su debido desempeo. 17 No obstante lo anterior, es de habitual ocurrencia que, a pesar de existir directrices en cuanto a las funciones especficas que debe realizar un empleado segn lo informado por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, las caractersticas personales de los empleados hacen que los Jueces y Secretarios se encomienden labores especficas, tales como la atencin de pblico, la gestin de informes y documentos, transcripcin de sentencias, etc.
17 A este respecto ya se ha comenzado a publicar los Manuales de Procedimientos de los Tribunales Orales en lo Penal, de los Juzgados de Garanta y
de los Tribunales de familia en que se describen el tipo de cargos y sus funciones.
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2.
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS TRIBUNALES. 2.1. CORTE SUPREMA. 2.1.1. FUNCIONAMIENTO DE LA CORTE SUPREMA. En cuanto al nmero de Magistrados o Ministros integrantes del Pleno, la Excma. Corte Suprema de Justicia de Chile se compone de veintin Ministros (artculo 78, inciso 2 de la Constitucin Poltica), los cuales para efectos de la resolucin de las materias puestas a su conocimiento como Tribunal la Corte Suprema funcionar ordinariamente dividida en tres Salas y extraordinariamente en cuatro Salas, correspondindole a la propia Corte determinar uno u otro modo de funcionamiento. En todo caso, las Salas debern funcionar con no menos de cinco Ministros cada una, y el Pleno con la concurrencia de al menos once de sus miembros. La propia Corte, a travs de autos acordados, establece la distribucin de sus Ministros entre las diversas Salas, la cual permanecer invariable por un periodo de, al menos, dos aos. Cada Sala ser presidida por el Ministro ms antiguo, cuando no se encuentre en ella el Presidente de la Corte, el cual podr integrar facultativamente cualquiera de ellas. En cuanto a las caractersticas de las sesiones, stas son pblicas y privadas; ordinarias y extraordinarias, ya que la Corte Suprema resuelve los asuntos en cuenta o previa vista de la causa, realizndose las audiencias correspondientes en forma pblica. Sin embargo, los acuerdos se celebran privadamente, pudiendo ser llamados a ellos, relatores u otros empleados si fuese necesario (artculo 81 y 103 del C. O. T.). La Corte Suprema, para conocer y decidir los asuntos encomendados, deber sesionar en Sala con no menos de 5 miembros y, en Pleno, con no menos de 11. Sus resoluciones se adoptarn conforme a mayora absoluta de votos. En los acuerdos da su primer voto el Ministro menos antiguo, y continan los dems en orden inverso al de su antigedad. El ltimo ser el del Presidente. Se entiende terminado el acuerdo cuando se obtiene mayora legal sobre la parte resolutiva del fallo y sobre un fundamento, a lo menos, en apoyo de cada uno de los puntos que dicho fallo comprenda. Cuando hubiese controversia de votos, cada opinin en particular ser sometida separadamente a votacin, y si ninguna de ellas obtuviere mayora absoluta, se excluir la opinin que rena menor nmero de sufragios en su favor, repitindose la votacin entre las restantes. Si la exclusin corresponde a ms de una opinin por tener igual nmero de votos, se decidir cul de ellas debe ser excluida; y si tampoco resultare mayora para decidir la exclusin, se llamarn tantos Jueces como sean necesarios para que cualquiera de las opiniones pueda formar sentencia, debiendo el tribunal quedar constituido siempre por un nmero impar de miembros.
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2.1.2.
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA. Desde el punto de vista organizativo podemos distinguir varios entes al interior de la Corte Suprema que ayudan a la realizacin de su tarea jurisdiccional; as encontramos a 1) 2) 3) 4) 1) Secretara. Secretara (artculo 379, C.O.T.). Se encuentra a cargo del secretario, quien es Ministro de fe pblica encargado de autorizar, salvo las excepciones legales, todas las providencias, despachos y actos emanados de las autoridades de la Corte Suprema, y de custodiar los procesos y todos los documentos y papeles que les sean presentados. Entre sus funciones se encuentran las siguientes: Dar cuenta diariamente a la Corte de las solicitudes que presentaren las partes; Autorizar las providencias o resoluciones que sobre dichas solicitudes recayeren, y hacerlas saber a los interesados que acudieren a la oficina para tomar conocimiento de ellas, anotando en el proceso las notificaciones que hicieren, y practicar las notificaciones por el estado diario; Dar conocimiento a cualquier persona que lo solicitare delos procesos que tengan archivados en sus oficinas, y de todos los actos emanados de la Corte, salvo los casos en que el procedimiento deba ser secreto en virtud de una disposicin expresa de la ley; Guardar con el conveniente arreglo los procesos y dems papeles de su oficina, sujetndose a las rdenes e instrucciones que la Corte les diere sobre el particular; Autorizar los poderes judiciales que puedan otorgarse ante ellos, y Las dems que le impongan las leyes. 2) Sala de Cuenta. Entre otras funciones, le corresponde redactar las resoluciones de admisibilidad de los recursos de casacin en la forma y fondo, designar las Salas que conocern de los recursos, determinar la tramitacin que corresponde a cada uno de los recursos ingresados, como tambin, cuando proceda, el traslado al fiscal para que evace su informe. Secretara. Sala de Cuenta. Unidad de Estudio, Anlisis y Evaluacin. Personal de Secretara.
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3) Unidad de Estudio, Anlisis y Evaluacin. La Direccin de Estudio, Anlisis y Evaluacin de la Corte Suprema fue creada por Acuerdo de Pleno de la Excma. Corte Suprema de fecha 11 de marzo de 2002, mediante Acta 04-2002. Las funciones de esta unidad, dependiente del Pleno son en general, todas aquellas materias de inters a la funcin judicial, a saber: Centralizar y canalizar toda informacin que sea requerida por cualquier autoridad o institucin ajena al Poder Judicial. Realizar el seguimiento de todos los proyectos de ley respecto de los cuales se solicita la opinin de esta Corte por parte del H. Congreso Nacional. Sistematizacin y anlisis de las dudas y dificultades que anualmente remiten las Cortes de Apelaciones del pas. Elaboracin de estudios relativos a cualquier materia que el Tribunal Pleno o Presidencia le encomiende, ya sea en solicitudes de organismos externos o bien estadsticas de ndole jurisdiccional; Asesora jurdicamente a la Biblioteca de la Corte en la calificacin del material bibliogrfico, previo a su ingreso a bases de datos, y en lo relativo a las consultas que sta recibe de otras bibliotecas e instituciones. Recopilacin y anlisis de Jurisprudencia en materia de recurso de proteccin, procedimientos contenciosos administrativo, recursos de nulidad, entre otros. Contacto con la comunidad jurdica (Universidades, Colegio de Abogados, institutos y Centros de Estudio en el rea del Derecho, Biblioteca del Congreso Nacional, Ministerio de Justicia, Departamento de Estudios del Ministerio Pblico, Defensora Penal Pblica, etc.)
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2.2.
LAS CORTES DE APELACIONES. 2.2.1. CONCEPTO Y COMPOSICIN. Las Cortes de Apelaciones son tribunales ordinarios colegiados, letrados, de Derecho y permanentes que ejercen sus funciones dentro de un territorio que es normalmente una regin o parte de una de ellas y son depositarias de casi la totalidad de la competencia de segunda instancia, conociendo adems en nica o primera instancia de los dems asuntos que las leyes les encomienden. Las Cortes de Apelaciones estn compuestas por un nmero variable de jueces que se denominan Ministros, siendo uno de ellos el Presidente de la respectiva Corte. Son superiores jerrquicos de los jueces de letras y dependen de la Corte Suprema. En el pas hay 17 Cortes de Apelaciones. 2.2.2. FORMA COMO CONOCEN LAS SALAS Y EL PLENO. Como las Cortes de Apelaciones son tribunales colegiados y adems conocen en sala y en pleno, hay que preocuparse de saber cul es la manera en que van a resolver los asuntos sometidos a su decisin. As es necesario distinguir 1) Si El Asunto Requiere O No Tramitacin Previa. a) Si ese asunto va a requerir una tramitacin antes de ser resuelto. Si el asunto requiere una tramitacin previa, sta va a ser conocida por la sala tramitadora que corresponde a la primera sala cuando las Cortes se compongan por ms de una sala. Esta sala va a conocer de este asunto por medio de la cuenta diaria que debe dar el secretario y que se refiere a las solicitudes presentadas por las partes; existiendo algunos casos en que la cuenta diaria la hacen los relatores, de acuerdo al Artculo 372 inc. 1 C.O.T. Esta sala tramitadora, adems, va ordenando toda la tramitacin de este proceso, por lo que va dictando las resoluciones que se le solicitan, las que se tomarn previo conocimiento de las solicitudes por medio de la cuenta diaria. En el caso de las providencias de mera substanciacin (tngase presente), stas pueden ser dictadas por un solo ministros, as, durante todo el procedimiento pueden existir resoluciones de mera substanciacin y otras ms complejas. En la prctica, las resoluciones de mera substanciacin son dictadas por el Presidente de la Corte de Apelaciones de la sala respectiva. b) Si el asunto no requiere tramitacin previa para ser resuelto o la tramitacin respectiva est cumplida, las cortes deben resolver en sala o en pleno, segn corresponda.
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2) Si es en cuenta o previa vista de la causa. Las Cortes deben, adems, resolver los asuntos sometidos a su decisin en cuenta o previa vista de la causa; en Cuenta: Se traduce en que proceder a fallarlos con la cuenta que le d el secretario o el relator. Previa Vista De La Causa: Se traduce en que se deben cumplir ciertos actos que en conjunto se denominan vista de la causa. As, en general, podemos decir que la tramitacin de un asunto sometido al conocimiento de las Cortes de Apelaciones, debe necesariamente concluir con una resolucin que ordena dse cuenta o que ordena autos en relacin. El problema se presenta en saber cuando la Corte va a resolver los asuntos en cuenta o va a resolver previa vista de la causa. Este problema surge respecto al texto del Artculo 68 C.O.T. 18 Hay una interpretacin sistemtica de nuestro ordenamiento procesal, la que nos permite concluir que los asuntos jurisdiccionales se resuelven previa vista de la causa y los asuntos relativos a las atribuciones disciplinarias, econmicas y conservadoras se resolvern en cuenta; sin perjuicio de algunas excepciones que expresamente se sealan en la ley, por ejemplo: recurso de proteccin, recurso de amparo. 2.2.3. LA VISTA DE LA CAUSA. Es un trmite complejo y est compuesto de varios actos. As, los actos que componen la vista de la causa son los siguientes: 1 Notificacin De La Resolucin Que Ordena Traer Los Autos En Relacin. La resolucin que concluye la tramitacin de un asunto ante la Corte de Apelaciones puede ser la que ordena traer los autos en relacin cuando corresponde la vista de la causa. Esta resolucin debe ser notificada a las partes para que produzca los efectos legales pertinentes y a partir de ese momento, el asunto queda en estado de tabla, ya que se le pone trmino a la tramitacin. 2 Fijacin Y Colocacin Material De La Causa En Tabla. Todos los asuntos que quedan en estado de tabla deben ser incluidos en tablas para los efectos de ser vistas y ello ser segn el orden de la conclusin de su tramitacin y no segn el orden de ingreso a la Corte de Apelaciones. El Artculo 162 inc. 2 C.P.C. establece una excepcin que configura las denominadas causas que gozan de preferencia, dentro de ellas estn: desercin de recursos, depsito de personas, alimentos provisionales, competencia, acumulaciones, recusaciones, desahucio, juicios sumarios y ejecutivos y otros.
18 Artculo 68 C.O.T. Las Cortes de Apelaciones resolvern los asuntos en cuenta o previa vista de ellos, segn corresponda.
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Especficamente la ley seala circunstancias especiales y calificadas en que el tribunal les dar preferencia, as tenemos: recurso de apelacin en los cuales se hubiere concedido una orden de no innovar. 19 Quines hacen las tablas?: Le corresponde la formacin de las tablas al Presidente de la Corte de Apelaciones, quien la deber formar para la semana siguiente ; obligacin que cumple el ltimo da hbil de la semana y debe hacer una tabla para cada da de la semana, reservando necesariamente un da para la vista de causas criminales y aplicar normas similares para asuntos de polica local o del trabajo. Si la Corte funciona en varias salas, deben formar tantas tablas como salas haya y deben distribuirse las causas en ellas por sorteo. Excepcionalmente no se sortean las causas radicadas que son: 1 Recursos de amparo y apelaciones, que se deduzcan en un mismo proceso, respecto de la resolucin que somete a proceso cualquiera de los inculpados o de la resolucin que no d lugar a pronunciarlo o que acoge o rechaza la peticin de modificarlo o dejarlo sin efecto. 2 Las apelaciones o consultas relativas a la libertad provisional de los procesados o inculpados, cuando una sala haya conocido por primera vez de estos recursos o consultas, ya que en estos casos, estos asuntos deben verse por la sala que conoci anteriormente de ellos, conforme al Artculo 90 n 3 y 69 inc. 3 C.O.T. 3 Los recursos de apelacin en los que se hubiere concedido orden de no innovar porque el recurso de apelacin queda radicado en la sala que concedi dicha orden. Se individualizan las tablas con el nombre de las partes (aqul que aparece en la cartula del expediente) y deben sealar el da en que deben verse y el nmero de orden que le corresponde. En la prctica, normalmente suele agregarse el nmero de la sala que estar a cargo de la vista de la causa, el nombre del relator que har la relacin e incluso la materia de la vista de la causa ; adems, los relatores en cada tabla deben dejar constancia de las suspensiones solicitadas por alguna de las partes o de comn acuerdo y la circunstancia de verse agotado o no el ejercicio de tal derecho.
19 Artculo
192 inc. 3 C.P.C. Cuando la apelacin proceda slo en el efecto devolutivo, seguir el tribunal inferior conociendo de la causa hasta su terminacin, inclusa la ejecucin de la sentencia definitiva. No obstante, el tribunal de alzada a peticin del apelante y mediante resolucin fundada, podr dictar orden de no innovar. La orden de no innovar suspende los efectos de la resolucin recurrida o paraliza su cumplimiento, segn sea el caso. El tribunal podr restringir estos efectos por resolucin fundada. Los fundamentos de las resoluciones que se dicten de conformidad a este inciso no constituyen causal de inhabilidad. Las peticiones de orden de no innovar sern distribuidas por el Presidente de la Corte, mediante sorteo, entre las salas en que est dividida y se resolvern en cuenta. Decretada una orden de no innovar, quedar radicado el conocimiento de la apelacin respectiva en la sala que la concedi y el recurso gozar de preferencia para figurar en tabla y en su vista y fallo.
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El Artculo 165 inciso penltimo del Cdigo de Procedimiento Civil seala que los errores, cambios de letras, alteraciones no sustanciales de los nombres o apellidos de las partes, no impiden la vista de la causa. As, a contrario sensu, podemos decir, que los errores sustanciales se traducen en la prdida de individualidad del acusado y que pueden producir la consiguiente indefinicin. Esto fundado en los principios de la bilateralidad de la audiencia y de la publicidad, as, cuando existan errores sustanciales, stos vician de nulidad el acto en tabla. El Presidente, al configurar las tablas, debe tener presente que en ella deben figurar todos los recursos de carcter jurisdiccional que incidan en una misma causa, cualquiera sea su naturaleza. Finalmente, de acuerdo al Artculo 163 inc. 2 C.P.C. la tabla debe fijarse en un lugar visible y ste requisito, en la prctica se cumple dejando un ejemplar en un fichero general y otro en la puerta de la sala correspondiente.20 Instalacin Del Tribunal, El Retardo O La Suspensin De La Vista De La Causa. La vista de la causa debe realizarse en el da y orden establecido en la tabla, pero previo a ello se debe instalar el tribunal y dicha instalacin la de hacer el Presidente de la Corte, quien hace llamar a los funcionarios que deben integrar la sala, con ello el Presidente de la Corte debe levantar un acta de instalacin en la que se seala el nombre de los ministros asistentes y el de los inasistentes, sealando respecto a stos ltimo la causa de su inasistencia. Una copia de esta acta debe fijarse en la tabla de la correspondiente sala de acuerdo al Artculo 90 n 2 C.O.T.
20 Artculo 163 (170) C.P.C. En los tribunales colegiados se formar el da ltimo hbil de cada semana una tabla de los asuntos que ver el tribunal en la
semana siguiente, con expresin del nombre de las partes, en la forma en que aparezca en la cartula del respectivo expediente, del da en que cada uno deba tratarse y del nmero de orden que le corresponda. Esta tabla se fijar en lugar visible, y antes de que comience a tratar cada negocio, lo anunciar el tribunal, haciendo colocar al efecto en lugar conveniente el respectivo nmero de orden, el cual se mantendr fijo hasta que se pase a otro asunto.
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3 ANUNCIO Y LA INICIACIN DE LA VISTA DE LA CAUSA PROPIAMENTE TAL. Instalado el tribunal se inicia la audiencia procedindose a la vista de las causas en el orden en que aparecen en la tabla. Sin embargo, este orden puede ser alterado por la existencia de causas que tengan preferencia para verse o cuando alguno de los abogados tiene otra vista o comparecencia. En estos casos, se dice que la vista de la causa se retarda. Las causas que tiene preferencia son: 1. 2. Las causas cuya vista qued interrumpida el da anterior. Las causas llamadas agregadas, que son aqullas que gozan de una preferencia especial que permite que sean agregadas en las tablas en los primeros lugares: libertad provisional, recurso de amparo y de proteccin21.
Es posible que la causa no se vea el da fijado para dicho efecto y ello va a ocurrir en los casos sealados en el Artculo 165 C.P.C. Dentro de estos casos tiene importancia el n 5: La vista de la causa se suspende por peticin de alguna de las partes o pedirlo de comn acuerdo los procuradores o abogados de ellas. Cada parte podr hacer uso de este derecho por una sola vez. Y este derecho a suspensin, no procede respecto del recurso de amparo. Adems, se estableci que el escrito de suspensin est afecto a un impuesto especial de de U.T.M. en la Corte de Apelaciones22. Anuncio Y La Iniciacin De La Vista De La Causa Propiamente Tal . El Artculo 163 C.P.C. estableci que al momento de iniciarse la vista de la causa, este hecho debe manifestarse mediante la colocacin del respectivo nmero de orden de la causa en un lugar visible o conveniente, que se mantendr fijo hasta que se pase a otro asunto.
21 Artculo 165 inc. 2 C.O.T., Artculo 69 C.O.T., Auto acordado sobre el recurso de proteccin. 22 Ley n 19.317 que modific en general la vista de la causa
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4 RELACIN. Anunciada la causa debe procederse a su relacin, Con todo, el relator debe cumplir previamente con ciertas obligaciones impuestas por la ley: 1. Si el tribunal est integrado por personas que no figuran en el acta de instalacin, el relator se lo deber comunicar a las partes o a los abogados y debe sealar el nombre de ellos con el fin de hacer valer las implicancias o recusaciones respecto de ellos. En estos casos, deben formalizarse las causales de implicancia o recusacin dentro del tercer da, con lo cual en el nter tanto se suspende la vista de la causa23. 2. Debe dar cuenta al tribunal de todo vicio u omisin sustancial que notare en el proceso, de cuerdo al Artculo 373 C.O.T. En todo caso, es posible que el tribunal ordene que se complemente la tramitacin de la causa. As, de este modo, la causa saldr en trmite y se suspender la vista de la causa, pero conserva el nmero de orden. De acuerdo al Artculo 165 n 7 C.P.C. cuando sea necesario traer algn expediente o documento a la vista no se suspender la vista de la causa y la resolucin se cumplir terminada sta. As, en estos casos los relatores, conforme al Artculo 372 n 3 C.O.T. deben revisar los expedientes para traer los documentos o procesos en forma previa a la vista de la causa. 3. Dar cuenta al tribunal de las faltas o abusos que pudieren dar lugar al ejercicio de las facultades disciplinarias del tribunal24. RELACIN: Luego de lo explicado, se proceder a hacer la relacin de la causa a la sala, lo que se traduce en una exposicin oral y sistemtica para informar suficientemente al tribunal del asunto que debe resolver. El acto procesal de la relacin es pblico, principio de publicidad, pero esta publicidad es de tipo relativa porque slo la oyen las partes.
23 Artculo 166 C.P.C. 24 Artculo 373 C.O.T.
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5 ALEGATOS. Son defensas orales que pueden hacer los abogados habilitados para el ejercicio de la profesin. No obstante los postulantes de las Corporaciones de Asistencia Judicial que estn realizando su prctica para obtener el ttulo de abogado podrn hacer tales defensas en las Cortes de Apelaciones y en las Cortes Marciales a favor de las personas patrocinadas por dicha institucin. Los alegatos se efectan una vez concluida la relacin y los abogados pueden renunciar a su derecho de alegar. Est prohibido presentar defensas escritas o leer dichas defensas en la vista de la causa. Quin alega? Slo puede alegar un abogado por cada parte, en primer lugar lo har el abogado recurrente (el que interpuso el recurso) y a continuacin el abogado recurrido, sin perjuicio de que ambos y en forma posterior a su alegato, pueden hacer uso de la palabra para rectificar en lo concerniente a los puntos de derecho. Si son varios los apelantes, alegarn los abogados en el orden en que hayan interpuesto las apelaciones y si son varios los apelados los abogados intervendrn por el orden alfabtico de ellos. La duracin de los alegatos es de hora cuando se refiere a alegatos en Corte de Apelaciones, sin importar la naturaleza jurdica de la resolucin que se apel. Sin perjuicio de ello el tribunal, a peticin de parte, puede prorrogar este plazo por el tiempo que estime conveniente. En materia penal, el tribunal resolver las apelaciones y las consultas que se refieren a la libertad provisional sin or alegato por pare del abogado del inculpado o procesado si despus de escuchar la relacin estima que es innecesario para concederla, a menos que el abogado del sujeto activo se hubiere anunciado. Concluidos los alegatos se debe entender terminada la vista de la causa. El legislador ha considerado que el trmite de la vista de la causa es un trmite o diligencia esencial cuya omisin acarrea la nulidad del fallo por un vicio de casacin en la forma25. As, suele asimilarse la vista de la causa a la situacin para or sentencia en primera instancia. Finalizada la vista de la causa, se puede fallar de inmediato o puede quedar en acuerdo. Las causas quedan en acuerdo en los siguientes casos: 1 Cuando se decretan una medida para mejor resolver. 2 Cuando el tribunal manda a peticin de parte informar en derecho. El plazo para informar no puede exceder de 60 das, salvo acuerdo de las partes. 3 Cuando el tribunal resuelve dejarla en acuerdo para hacer un estudio de la causa. En estos casos las causas civiles deben fallarse en un plazo no
25 Artculo 768, 800 C.P.C.
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superior a 30 15 das, dependiendo si la causa qued en acuerdo a peticin de uno o varios ministros. En las causas penales debe fallarse en un plazo de 6 das que se puede prorrogar hasta 20 das si uno o ms ministros pidieran estudiar mejor el asunto. 2.2.4. LOS ACUERDOS EN LAS CORTES DE APELACIONES. En las Cortes de Apelaciones se presenta el problema de qu ministro ser el que dictar la sentencia, por eso se dan los acuerdos, que buscan evitar inconvenientes que se puedan producir en un tribunal colegiado para el estudio de un proceso y para llegar a la sentencia. Los Artculos 72 a 89 C.O.T. contienen las normas que resuelven los problemas que se refieren a las personas que tienen que intervenir en estos acuerdos y a la forma en que deben adoptarse stos. a) Personas que intervienen en los acuerdos. 1 De acuerdo al Artculo 75 C.O.T., a contrario sensu, slo pueden tomar parte de los acuerdos los jueces que hubiesen concurrido a la vista de la causa. 2 Si algn juez ha cesado en sus funciones o est fsica o moralmente imposibilitado para intervenir en el acuerdo, queda relegado de la obligacin.26 3 Si antes del acuerdo falleciera, fuera destituido o jubilara alguno de los jueces que concurrieron a la vista, se proceder a ver de nuevo el negocio. 4 Si uno de los ministros que estuvieron en la vista estuviese imposibilitado por enfermedad y no pudiere comparecer dentro de los 30 das siguientes o un plazo menor que convinieren las partes, se proceder a una nueva vista de la causa. 5 No se va a proceder a una nueva vista en los casos 2, 3, y 4 cuando el fallo se acordare por el voto de mayora total de los jueces que concurrieron a la vista. b) Forma de alcanzar los acuerdos. 1 Los acuerdos son secretos y se adoptan por la mayora absoluta de los votos, conforme a lo establecido en los Artculos 72 y 81 C.O.T. Excepcionalmente la ley establece qurums de votacin diferentes son, por ejemplo, la pena de muerte, debe ser acordada en segunda instancia, con el voto unnime del tribunal. En el caso que se desee imponer esta pena y slo la simple mayora vote por ella, se aplicar
26 Artculo
79 C.P.C. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artculos 77 y 78, todos los jueces que hubieren asistido a la vista de una causa quedan obligados a concurrir al fallo de la misma, aunque hayan cesado en sus funciones, salvo que, a juicio del tribunal, se encuentren imposibilitados fsica o moralmente para intervenir en ella. No se efectuar el pago de ninguna jubilacin de ministros de Corte, mientras no acrediten haber concurrido al fallo de las causas, a menos que comprueben la imposibilidad de que se trata en el inciso anterior.
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la pena inmediatamente inferior en grado. Artculo 73 C.O.T. 2 Si en materia criminal se produce un empate, la opinin ms favorable al reo har la mayora. 3 La declaracin de que algn juez carezca de la buena conducta que le exige la Constitucin y las leyes, debe ser acordada por la Corte Suprema por la mayora del total de sus miembros. c) Procedimiento de los acuerdos. 1 Deben resolverse las cuestiones de hecho. 2 Deben resolverse las cuestiones de derecho. 3 Las resoluciones parciales se toman como base para dictar la resolucin final. 4 Se vota en orden inverso a la antigedad. 5 Va a existir acuerdo cuando exista mayora legal sobre la parte resolutiva del fallo y sobre a lo menos un fundamento en apoyo de cada uno de los puntos que el fallo comprende, es decir, debe haber mayora legal sobre la parte dispositiva de la sentencia y sobre algunas de las consideraciones de hecho o de derecho que sirven de fundamento para la parte resolutiva. d) Discordia de votos. Puede producirse por: dispersin de votos o empate. En materia civil. Se debe votar cada opinin e forma separada excluyendo la que rene menor nmero de votos y repitiendo la votacin hasta que se mantenga la mayora legal. Si hay dos o ms opiniones que renen el menor nmero de voto, debe votarse cul de ellas debe excluirse. Si no es posible aplicar ninguna de estas dos reglas, deben llamarse tantos ministros como sean necesarios para que cualquiera opinin forme mayora, pero el tribunal necesariamente debe estar constituido por un nmero impar de miembros y en este caso, se proceder a una nueva vista de la causa y si ninguna opinin obtiene mayora legal, la votacin se va a limitar a las opiniones que quedaron pendientes al momento de llamar a los nuevos jueces. En materia penal. 1 Si hay simple mayora para la pena de muerte, debe aplicarse la pena inmediatamente inferior en grado. 2 Si hay empate prevalece la opinin ms favorable a reo. 3 Si hay empate acerca de cul es la opinin ms favorable al procesado, prevalecer la que cuente con el voto del miembro ms antiguo del tribunal. 4 Si hay dispersin de votos, debe excluirse la opinin ms
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desfavorable al reo repitindose la votacin hasta que se llegue a la mayora o al empate.
2.2.5.
FORMALIDADES POSTERIORES AL ACUERDO. De conformidad a los Artculos 85 y 89 C.O.T. una vez que hay acuerdo, se debe proceder a designar al ministro redactor de la sentencia por medio de una resolucin que se notifica a las partes. En la prctica, hay un turno de ministro redactor, entonces ste debe entregar un proyecto de sentencia conforme a lo acordado y este hecho de la entrega ser certificado por el secretario el tribunal. Los ministros que llegaron al acuerdo deben suscribir la sentencia dentro del tercer da. En la sentencia debe indicarse el nombre del ministro redactor y los nombres de los ministros que han sostenido una opinin contraria. Adems en el libro de acuerdos, se consignarn los votos disidentes y sus fundamentos y las razones especiales de algn miembro de la mayora que no hubieren quedado en la sentencia. (prevenciones).
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2.3.
JUZGADOS DE GARANTA. 2.3.1. Concepto. Son aquellos que estn constituidos por uno o ms jueces (17), con competencia en un mismo territorio jurisdiccional que se divide en secciones de dos o tres jueces de garantas que actan y resuelven unipersonalmente los asuntos sometidos a su conocimiento. 27 Su finalidad primordial es asegurar y proteger los derechos de los intervinientes durante la investigacin criminal que realice el Ministerio Pblico. Se trata, entonces, de un Tribunal unipersonal de primera instancia, de composicin mltiple, compuesto por un nmero variable de jueces, cada uno de los cuales detenta la plenitud de las potestades jurisdiccionales en forma independiente28. 1) Territorio: El Juzgado de Garanta tiene su asiento en una comuna del territorio de la Repblica pero su competencia puede extenderse a una agrupacin de comunas, que en cada caso se van individualizando 29 Competencia30: Se indica por el legislador que le corresponder a estos jueces: a) b) Asegurar los derechos del imputado y dems intervinientes en el proceso penal. Dirigir personalmente las audiencias que sean pertinentes de acuerdo al cdigo de procedimiento penal. 31dictar sentencia en el procedimiento abreviado contemplado en el cdigo procesal penal. Conocer y fallar a las faltas penales de conformidad con el procedimiento contenido en la ley procesal penal; Conocer y resolver todas las cuestiones y asuntos que el C.O.T. y la ley procesal penal les encomienden.32
2)
c) d)
27 Artculo 14 inc. 1 COT. 28
Artculo 1 Ley 19.665. Art. 14 inc. 2 COT.
29 Artculo 16 COT. 30
31 Es el articulo 85 letra b) de este texto el que se encarga de establecer que dirigir la audiencia de, preparacin del juicio oral, dictando las resoluciones
correspondientes. Pero no sta la nica audiencia. Hay otros casos, por ejemplo: Artculo 172 que se refiere a la tramitacin de la solicitud de prisin preventiva; Artculo 180 inciso final, que alude a la restriccin que la autoridad carcelaria puede imponer al imputado preso; Artculo 306 y 310 relativo a la tramitacin de la formalizacin de la instruccin; Artculo 311 sobre la suspensin condicional del procedimiento; Artculo 316, que alude a la oportunidad para pedir y decretar la suspensin condicional del procedimiento o los acuerdos reparatorios; Artculo 319, audiencia para solicitar el sobreseimiento, etc.; 32 Por ejemplo Artculo 567 C.O.T.
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2.3.2.
Organizacin Administrativa De Los Juzgados De Garanta. Ser la Corporacin Administrativa del Poder Judicial conforme a lo establecido en el art. 498 del COT, la que determine las unidades administrativas que cada rgano jurisdiccional tendr para cumplir las funciones sealadas en el art. 25 del mismo texto. Es til tener en cuenta que la Corte de Apelaciones respectiva, por razones de buen servicio, y considerando la carga de trabajo que cada juzgado o tribunal presente, y previo informe tcnico de la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, podr destinar transitoriamente a funcionarios del escalafn del personal de un rgano jurisdiccional a otro, siempre que ste est ubicado dentro del territorio jurisdiccional de la misma Corte. a) Direccin Administrativa. Esta labor pertenece al juez coordinador, al administrador y al subadministrador de tribunales (en aquellos juzgados en los cuales, producto de la magnitud de la planta administrativa, se justifica su presencia), cuyas funciones se detallan a continuacin. 1) Juez Presidente: El juez coordinador deber velar por el buen funcionamiento del juzgado. Ser elegido por la mayora de los jueces que componen el juzgado (denominado en el proyecto Comit de Jueces) y durar en el cargo dos aos, pudiendo ser reelecto. En los juzgados con dos jueces, la labor de juez coordinador rotar anualmente entre ambos. El juez coordinador, junto con el administrador del tribunal, deber tomar las decisiones relativas a la organizacin de la funcin jurisdiccional del juzgado. 2) Administrador Del Tribunal: El administrador del tribunal es un funcionario auxiliar de la administracin de justicia encargado de organizar y controlar la gestin administrativa necesaria para el buen funcionamiento del tribunal. Para ser administrador de un tribunal se requiere ttulo profesional relacionado con las reas de administracin y gestin, de una carrera con a lo menos ocho semestres de duracin. 3) Sub Administrador Del Tribunal: Este funcionario ser un apoyo para el administrador general en el desempeo de sus funciones, con el fin de realizar un mejor manejo administrativo del juzgado. Este cargo es eventual, y se contempla slo en aquellos juzgados que justifiquen su existencia.
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b) Unidades Administrativas. Estos juzgados se debern organizar en unidades administrativas para cumplir en forma eficaz y eficiente las siguientes funciones: 1) Sala, que consistir en la organizacin y asistencia a la realizacin de las audiencias. Entendemos esta funcin como aquella que cumple el Tribunal Oral Penal para conocer de los asuntos que son de su competencia. Esta llamada unidad administrativa no rige para los Juzgados de Garanta, pues stos por definicin son unipersonales; de manera que slo se aplica a las Tribunal Oral en lo Penal, ya que stos funcionarn en una o ms salas integrada por tres de sus miembros. Es la unidad encargada de optimizar el uso de las audiencias disponibles. Para ello debe colaborar con el juez en la administracin de la agenda de audiencias y desarrollar las funciones de preparacin, registro y ejecucin de las mismas. Esta unidad considera los siguientes cargos: Ejecutivo de sala; Ayudante de audiencias y encargado de toma de actas. 2) Atencin De Pblico: Para los objetivos que la ley menciona son equivalentes a lo que se conoce hoy como oficina de informaciones o de partes en cualquier reparticin u rgano, pblico o privado. Tendr el manejo de la correspondencia del Juzgado o Tribunal, lo que hoy est centrado en los oficiales de sala. Se hace hincapi en esta atencin, informacin y orientacin especialmente para la vctima, el defensor y el imputado, quienes entregarn la informacin que posean a esta unidad. Prestar atencin, orientacin e informacin a las personas que concurran al tribunal, especialmente a la vctima, al defensor y al imputado; recibir la informacin que estos entreguen, y manejar la correspondencia del tribunal. En los tribunales pequeos es apoyada por la secretaria, quien a su vez asiste en las funciones de telefonista. Esta unidad considera los siguientes cargos: Jefe de unidad; Encargado de atencin de pblico; Secretaria. Y Telefonista. 3) Servicios: que comprende lo relacionado con la red computacional del juzgado o tribunal, con la contabilidad y el apoyo a la actividad administrativa del rgano jurisdiccional. Asimismo, esta unidad deber preocuparse de coordinar y abastecer todas las necesidades fsicas y materiales para la realizacin de las audiencias. Esta unidad tiene por objeto prestar apoyo administrativo a las distintas unidades del tribunal para desarrollar sus funciones. Se contemplan las funciones de bodega (custodiar las especies incautadas, los elementos que constituyan las pruebas, los materiales de oficina y los equipos del tribunal); administracin contable (realizar las funciones de recepcin de dineros, emisin de egresos y registro de operaciones) y labores auxiliares (aseo, conduccin, entre otras). En los tribunales de menor tamao, donde no existe sub administrador, esta unidad depender directamente del administrador del tribunal. La unidad de servicios considera los siguientes cargos: Jefe de unidad; Encargado contable; Bodeguero y Auxiliar.
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4) Administracin De Causas: Consistir en desarrollar toda la labor relativa al manejo de causas y registro del proceso penal, vale decir, sealar las fechas y salas para las audiencias del caso, registrar el ingreso de causas nuevas; fijar la primera audiencia judicial de los detenidos, actualizacin diaria de la base de datos, as como a las estadsticas bsicas y al archivo judicial bsico. Ella tendr a su cargo toda la labor relativa al manejo de causas y registros del proceso, incluidas las labores relativas a las fechas y salas para las audiencias, al archivo judicial bsico, al nmero de rol de las causas nuevas; la digitacin de resoluciones que se adoptaron verbalmente en la audiencia; las estadsticas del juzgado; al soporte tcnico de la red computacional del juzgado; y, en general, asesorar al administrador del tribunal en la adquisicin de nuevas tecnologas para el flujo y manejo de la informacin. La unidad de administracin de causas considera los siguientes cargos: Jefe de unidad; Encargado de causas; Encargado informtico. 5) Unidad De Apoyo A Testigos Y Peritos: Habr tambin una unidad administrativa para apoyar a los testigos y peritos, debiendo brindarles una adecuada y rpida atencin, informacin y orientacin cuando sean citados a declarar en el juicio oral. Esta funcin existir slo en los Tribunales Orales en lo Penal.
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2.3.3.
Estructura Jurdica De Los Juzgados De Garanta. Desde luego, cada juzgado de garanta tendr el nmero de jueces que contempla el Art. 15 del COT, que es variable, y que ejercer sus funciones en la comuna o agrupacin de comunas que esa misma norma indica; pero, se introduce legalmente como algo novedoso la existencia de ciertos cuerpos plurales o colegiados en este tipo de juzgado, y ellos son: a) el Comit de Jueces; y b) Presidente del Comit de Jueces. a) Comit De Jueces. El afn innovador del legislador ha titulado a una reunin de jueces con el trmino de Comit, que nos recuerda ms bien nociones empresariales o de polticas totalitarias, que nada tienen que ver con la organizacin y nomenclatura de Tribunales, pues en sta se utilizan las palabras "sala" o "pleno" para referirse a la reunin de jueces plurales. Si nos atenemos al diccionario de la Real Academia, por comit se entiende a la "comisin de personas encargadas para un asunto", y comisin por su parte quiere significar "conjunto de personas encargadas por una corporacin o autoridad para entender en algn asunto". Luego, acogindonos a esta ltima acepcin, podr decirse que el Comit de Jueces, es el conjunto de jueces de garanta o de los Tribunales Orales en lo Penal encargados por la autoridad legislativa para entender de los asuntos que se colocan dentro de la esfera de sus atribuciones, y que se indican en el Art. 23 COT. 1. Composicin Del Comit de Jueces. Este comit slo existe en aquellos Juzgado de Garanta que estn compuestos por tres o ms jueces. De esta forma los Jueces de Letras que se citan en el Art. 3 de la Ley 19.665, a los cuales se les anexa la calidad de juez de garanta, carecern de este comit. En lo que respecta a la composicin es menester hacer un distingo. En efecto: 1) Si el Juzgado de Garanta est compuesto por cinco jueces o menos, el comit se forma por todos ellos; 2) S el Juzgado de Garanta est compuesto por ms de cinco jueces, para constituir el comit se procede cada dos aos a elegir, por mayora, cinco jueces para tal funcin. Los jueces miembros del comit eligen entre ellos a un presidente que dura dos aos en el cargo, pudiendo ser reelegido slo por un nuevo perodo33 Si se ausenta alguno de los miembros del comit o queda vacante el cargo, por cualquier causa, es reemplazado provisoria o definitivamente segn el caso, por el Juez que obtuvo la ms alta votacin despus de la que resultaron electos, y si esto no es factible por el Juez ms antiguo que no integre el comit, si quien falta es el Presidente, su ausencia se suple por: el juez ms antiguo, si la ausencia o imposibilidad no excede los tres meses; y si el impedimento excede de dicho plazo, se procede a una nueve eleccin para el cargo.
33
Artculo 22 COT.
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Los acuerdos en este comit se adoptan por mayora de votos, y en caso de empate decide el presidente. 2. Competencia del Comit. En el ejercicio de sus atribuciones a este comit le corresponde: a) Aprobar anualmente el procedimiento objetivo y general a que se refiere el Artculo 15 del C.O.T. (distribucin de causas) y que es propuesto por el Juez Presidente. b) Designar al administrador del Juzgado de Garanta de la terna que presente el presidente del Comit. c) Calificar anualmente al administrador del Juzgado. d) Resolver sobre la remocin del administrador. e) Designar al personal del juzgado, a propuesta en terna del administrador. f) Conocer de la apelacin interpuesta en contra de la resolucin del administrador que renueve al subadministrador, a los jefes de unidades o a los empleados del juzgado.
g) Decidir el proyecto de plan presupuestario anual que presente el presidente, para ser propuesto a la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. h) Conocer de las dems materias que le encomiende la Ley. b) PRESIDENTE DEL COMIT. Este tiene como objetivo central velar por el adecuado funcionamiento del juzgado, y para tal fin tiene los siguientes deberes y atribuciones: 1. 2. Presidir el comit. Relacionarse con la Corporacin Administrativa del Poder Judicial en todas las materias que se relacionen con la competencia de sta.
3. Proponer al comit el procedimiento objetivo y general a que alude el art. 1 5 del C.O.T. 4. Elaborar anualmente una cuenta de la gestin jurisdiccional del Juzgado. 5. Aprobar los criterios de gestin administrativa propuestos por el administrador y supervisar su ejecucin. 6. Aprobar la distribucin del personal que le presente el administrador. 7. Calificar al personal, teniendo a la vista la evaluacin que le presente el administrador. 8. Presentar al comit una terna para la designacin de administrador. 9. Evaluar anualmente la gestin del administrador. 10. Proponer al comit la remocin del administrador. Se contempla la posibilidad para el presidente que disminuya su trabajo
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jurisdiccional en forma proporcional al desempeo de la funcin de presidente, pero para ello se precisa que lo determine el Comit.34 Deber De Asistencia Hay que tener presente que los jueces de garanta tienen la obligacin de concurrir a su despacho por 44 horas semanales, y establecer un sistema de turno de modo tal que siempre se cuente con un juez de garanta fuera del horario normal de atencin de los tribunales 35 . El problema surgir en aquellas comunas o agrupaciones de comunas en que hay un solo juez de garanta o un juez de letras para dar cumplimiento a esta obligacin. Por ltimo, observando la organizacin del Juzgado de Garanta, aparecen los administradores de tribunales con competencia en lo criminal. Estos pueden definirse como un auxiliar de la administracin de justicia encargados de organizar y controlar la gestin administrativa de los Tribunales Orales en lo Penal y de los Juzgados de Garanta; es designado por el Comit de Jueces del respectivo tribunal a propuesta en terna del Juez Presidente. Adems del administrador, se contempla en el organigrama de este Juzgado de Garanta, a un subadministrador, a jefes de unidades y personal de empleados36; personal que es nombrado por el Comit de Jueces a su propuesta. Adems, evala a estos funcionarios que estn a su cargo, y propone al presidente su distribucin. Puede tambin remover a este personal, cuando son calificados en lista condicional, sin perjuicio de lo indicado en el art. 278 bis COT. Ahora, si incurren en faltas graves al servicio puede tambin removerlos, pero en esta situacin deber ceirse al procedimiento que se regula en el art. 389 F inc. 3 y siguientes. Naturalmente estos administradores y subadministradores se les da ubicacin en el Escalafn Secundario como quiera que son auxiliares de la administracin de justicia.
34
Artculo 24 inc. 3 COT. Art. 389 F)
35 Artculo 312 bis COT 36 Art. 389 B letra F y
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2.3.4.
Diseo Organizacional Del Juzgado De Garanta.37 1) Principios que rigen los procesos administrativos de los Juzgados de Garanta. a) Legalidad: Los rganos de los Juzgados de Garanta han de obrar estrictamente en el marco de su competencia y respetar la autonoma de los dems para la adopcin de las decisiones que les son privativas; en consecuencia, no le es permitido al juez en su tribunal dictar instrucciones de carcter administrativo, ya sea generales o particulares, o establecer exigencias para la administracin que importe modificacin de los procedimientos establecidos por sta. Del mismo modo, el Comit de Jueces deber inhibirse de tomar decisiones distintas de aquellas que se le reservan en la ley o el Manual de Procedimientos respectivo. El Juez Presidente del Comit de Jueces junto con supervisar la labor administrativa, deber velar porque el Administrador del Tribunal y el resto del personal bajo su cargo cuenten con la necesaria autonoma para el cumplimiento de su cometido. b) Responsabilidad: Las tareas administrativas debern estar suficientemente explicitadas y escrituradas a fin de que sean conocidas por los funcionarios responsables de su cumplimiento, con la debida antelacin. No podr sancionarse al funcionario que incurriere en un error motivado por la falta de instrucciones que rigen su labor o por la falta de claridad de las mismas. c) Eficiencia: La profesionalizacin de las labores administrativas de apoyo a la gestin judicial es hoy uno de los soportes del nuevo sistema de justicia; tal profesionalizacin importa entregar a los Administradores de los Tribunales el desarrollo de tales tareas, en el entendido que su gestin generar resultados ms ptimos en el manejo de los recursos, en la medida que se desvincule de ella a los profesionales no especializados en esta rea. Para lo anterior, resulta necesario adems elaborar prcticas de apoyo administrativo al trabajo jurisdiccional que sean comunes para todos los jueces del Tribunal, propendiendo a la uniformidad de procesos. Asimismo deber optarse por aquellos procesos que incorporan los recursos tecnolgicos en cuanto ellos permiten el ahorro de otros recursos. d) Eficacia: Los procesos administrativos debern tender siempre al cumplimiento cabal de los objetivos para los cuales se han implementado, por lo que su carcter instrumental supone el grado de flexibilidad necesaria para satisfacer adecuadamente las exigencias que los usuarios internos y externos demanden.
37 Segn
Manual de Procedimientos para los Juzgados de Garanta de la Reforma Procesal penal, publicado en Mayo de 2005 por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, Departamento de Informtica, Unidad de Estudios.
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2) Jornada de Trabajo y Distribucin del personal. La jornada de trabajo de los Juzgados de Garanta es de 44 horas semanales, distribuidas del modo siguiente: Lunes a Viernes: 8:00 a 16:00 horas y Sbados: 9:00 a 13:00 horas. En cuanto a la distribucin del personal, la actual estructura funcional del Tribunal la conforman el Administrador, la Unidad de Administracin de Causas y Sala, la Unidad de Atencin de Pblico, y la Unidad de Servicios; y en atencin a lo dispuesto en el Cdigo Orgnico de Tribunales, el Juez Presidente del Comit de Jueces, a proposicin del Administrador, debe aprobar la distribucin del personal administrativo o de secretara en cada una de las unidades funcionales antes sealadas, asegurando el debido funcionamiento de cada una de ellas. Adems de lo anterior, el Juez Presidente del Comit de Jueces, a proposicin del Administrador, deber fijar la dotacin mnima de personal que ha de prestar servicios en cada una de las unidades funcionales del Tribunal, de manera de asegurar su normal funcionamiento. La dotacin mnima fijada vincular al Administrador para efectos de otorgamiento o proposicin de permisos y feriados del personal, as como para la reasignacin del personal en caso de insuficiencia en alguna unidad provocada por circunstancias imprevistas. Aunque es importante la especializacin de los distintos puestos de trabajo, tambin es fundamental que, sobre todo para aquellos puestos claves en la gestin y administracin de cada Tribunal, exista otro funcionario que tenga conocimientos suficientes para garantizar la realizacin eficiente de dichas labores. As, si una persona falta en esa plaza, puede ser redistribuida de modo inmediato. En este sentido ser importante capacitar a cada funcionario para desarrollar ms de una actividad o desenvolverse en ms de un puesto de trabajo.
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3) Registros Administrativos. Se entiende por registros administrativos todas las constancias, escritas o electrnicas, que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del Tribunal. Para este fin se dispondr de sistemas computacionales adecuados, pudindose en forma excepcional y en casos justificados utilizar libros o archivadores; y para estos ltimos registros se recomienda, en la medida de lo posible, elaborarlos por medios computacionales, imprimirlos y archivarlos. Entre estos registros se encuentran: a) Asistencia del personal del Tribunal, b) Visita semanal de crceles, c) Acuerdos del Comit de Jueces, d) Amonestaciones y medidas del artculo 531 del COT, e) Decretos econmicos, y f) De registro de sentencias. Los siguientes registros deben llevarse slo a travs de sistemas computacionales: Inventario, Cuentas corrientes, Ingreso de causas, y Estado general de causas. 4) Resoluciones y registros de audiencias. Para aquellas audiencias o resoluciones de mera y/o cotidiana tramitacin, se contar con fichas computacionales disponibles en el SIAGJ; estas fichas se desplegarn con los datos incorporados por el SIAGJ y sern completadas por el administrativo de actas. Se har uso exclusivo del sistema de registro de audio para las audiencias realizadas ante el Juez de Garanta, ya que este medio ofrece la mayor garanta de eficiencia al Tribunal y asegura una mayor fidelidad de lo actuado a las partes. Por lo tanto, en los registros escritos de las audiencias se deber hacer mencin a los registros de audio respectivos.
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5) Registro Digital o informtico y Soporte Material. Se entender por registro digital o informtico de causas aquel al que se agrega, sin mayores formalidades, todos los antecedentes que dan cuenta de trmites o diligencias de las cuales legalmente debe dejarse constancia durante el curso del procedimiento. As, debern incorporarse en el sistema las resoluciones que inciden sobre presentaciones o solicitudes de los intervinientes, sea que se formulen a travs del SIAGJ o por otro medio digital, electrnico o anlogo que permita su incorporacin al registro en la misma forma. Del mismo modo, se incorporarn al sistema las mencionadas presentaciones o solicitudes, los oficios de organismos o instituciones que dan cuenta de trmites cuya informacin sea relevante mantener en el registro, los documentos que se acompaan en determinadas presentaciones o solicitudes, las constancias de las notificaciones realizadas y, todas aquellas resoluciones dictadas en o fuera de audiencia. Para este efecto, cada Tribunal deber contar con un medio digital u otro de igual naturaleza, proporcionado por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, que permita la incorporacin de aquellos documentos, oficios y solicitudes que no son remitidos a travs del sistema interconectado. La Unidad de Administracin de Causas y Sala o quien el Administrador designe, ser la (l) responsable de incorporar al sistema digital la informacin que emane de los citados antecedentes. En consecuencia, en los Juzgados se evitar la formacin de carpetas o expedientes que den cuenta del estado de avance del procedimiento, toda vez que el registro digital as establecido rene las caractersticas de constituir un medio fidedigno, eficaz y seguro para almacenar toda la informacin que sea relevante en una causa. El Administrador del Tribunal determinar el procedimiento para que el registro digital cumpla con sus objetivos, en cuyo diseo deber establecer un medio eficaz que asegure que la informacin a incorporar sea resumida. Asimismo, el Administrador informar al Juez Presidente, al menos semestralmente, aquellas observaciones que estime conveniente formular para una mejor utilizacin de este sistema digital. Lo anterior no obsta a que el soporte material de los documentos sea agregado, ya sea por fecha o por RIT, a los archivadores cuyo contenido, ubicacin, perodo de utilizacin determinar el Administrador. El Comit de Jueces fijar las polticas relativas a la destruccin de los documentos materiales.
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6) Atencin de Pblico. a) Entrega de informacin. La Unidad de Atencin de Pblico es la responsable de entregar informacin clara, oportuna, eficiente y personalizada acerca de temas afines con las competencias del Tribunal. El horario de atencin de pblico en los Juzgados de Garanta ser coincidente con el de su jornada de trabajo; sin perjuicio de ello, tratndose de los Juzgados de Garanta de la Regin Metropolitana, provisionalmente y mientras se normaliza su funcionamiento, el horario de atencin de pblico ser el siguiente: Lunes a Viernes: 8:00 a 14:00 horas y Sbados: 9:00 a 12:00 horas. b) Estado de la causa. La base para la entrega de la informacin del estado de la causa es el SIAGJ, del cual es posible obtener la informacin deseada para entregarla verbalmente y slo excepcionalmente deben imprimirse las resoluciones requeridas. En el caso de las causas en que el Juez decrete acceso restringido, slo podrn ser vistas por los intervinientes de la causa. c) Programacin y realizacin de audiencias. La base para la entrega de informacin sobre programacin y realizacin de audiencias, es la agenda del SIAGJ; la que se podr imprimir en los formatos ordenados por fechas, audiencias, Juez, sala, fiscal y defensor. Para el pblico en general, vctima, imputado, denunciante, querellante y abogado patrocinante dicha agenda se publicar en los ficheros dispuestos en el hall de atencin de pblico del Tribunal; por lo que en el mesn o ventanilla de atencin de pblico, se deber derivar al usuario a ver el fichero de informacin. Y en el caso de informacin especfica, el personal utilizar el mdulo de agenda del SIAGJ para entregar en forma verbal dicha informacin. Para el caso de Juzgados de alta concurrencia de pblico, se imprimirn en forma previa un nmero determinado de calendarios de audiencias, obtenidos a travs del SIAGJ, para facilitar su conocimiento y comprensin por parte del usuario. Para el fiscal y el defensor la agenda ser entregada va SIAGJ, mediante la interconexin de sistemas con el Ministerio Pblico y la Defensora Penal Pblica. En el caso de solicitud de copias, se utilizar el SIAGJ como fuente base de la informacin, la que se imprimir en el instante que sea solicitada. La documentacin escrita presentada por las partes que no estn suscritas al convenio de interconexin de sistemas ser escaneada e incorporada a los antecedentes de las causas en el SIAGJ, dependiendo de los criterios establecidos por el Comit de Jueces para estos efectos. En caso de las solicitudes de copias de registro de audio, el pblico en general, vctimas, imputado, denunciante, querellante y abogado patrocinante, se le deber solicitar la entrega de un CD en blanco. En el
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caso de las Fiscalas y Defensoras locales, no se deber entregar esta informacin, ya que se regirn por un procedimiento nico centralizado y automatizado, segn convenio con las Direcciones Nacionales respectivas. d) Recepcin de documentos. Los documentos deben ser recepcionados fsicamente en el mesn de atencin de pblico, por medios electrnicos, tales como el sistema de interconexin interinstitucional, fax, correo electrnico o telfono. En el caso de la documentacin material, sta debe ser recepcionada en el mesn de atencin de pblico, en el horario propuesto para estos efectos. Al tratarse de la documentacin material, sta debe ser recepcionada en el mesn de atencin de pblico, en el horario propuesto para estos efectos; y al recepcionar la documentacin se debern seguir los siguientes aspectos, teniendo presente que siempre se deber recibir dicho escrito: 1 Revisar forma de la solicitud38. 2 Timbre de cargo, hora y firma. 3 Registro de recepcin. 4 Devolver copia timbrada. 5 Remitir Solicitud a la Unidad de causas y Sala para su ingreso. Recepcin por Medios electrnicos. Las Fiscalas y Defensoras Locales enviarn va interconexin las solicitudes a los Juzgados de Garanta correspondientes. Validacin de solicitudes. Las solicitudes recibidas desde las Fiscalas y Defensoras locales son validadas en el nivel central del Poder Judicial. En esta instancia de validacin se rechaza y no se permite el ingreso de solicitudes que contengan algn campo vaco, o bien que el documento electrnico de la solicitud no venga adjunto. Esta instancia de validacin genera un archivo de control que es remitido a cada Fiscala o Defensora Local, para poner en conocimiento aquellas solicitudes que fueron rechazadas, y el motivo de su rechazo.
38 Firma, documentos adjuntos, datos del denunciante, datos del imputado, datos de la vctima, chequear los abogados habilitados, chequear el RIT o
RUC, destinatario
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Recepcin de las solicitudes Se establecer un horario de lunes a viernes, en el cual el Juzgado deber tener a su disposicin las solicitudes electrnicas enviadas el da anterior por la Fiscala y Defensora local correspondiente. En el mdulo de interconexin aparecern todas las solicitudes enviadas, indicando en el status si la solicitud aprob la etapa de validacin y se encuentra en condiciones de ser ingresada (status: OK) o si fue rechazada (status: Error). Cada Juzgado deber ingresar todas aquellas solicitudes que se encuentren en estado OK. En el caso de la recepcin va interconexin, es recomendable que sea el mismo funcionario (Unidad Administracin de Causas y Sala), el que realice la recepcin e ingreso de los documentos, ya que se trata de un proceso continuo; y cada Juzgado de Garanta y Fiscala local correspondiente podr firmar un acuerdo en relacin con el nmero mximo de solicitudes diarias a enviar va electrnica. Recepcin va fax. Se deber definir e informar a todos los usuarios del Tribunal un nmero de fax oficial que permita la recepcin de documentacin por esta va alternativa. Validacin y recepcin de las presentaciones Tratndose de una presentacin o solicitud de Fiscalas se deber utilizar un formato pre establecido; y para las solicitudes o presentaciones de Defensora, Abogados Particulares u otros intervinientes, stas debern indicar claramente, pudindose optar por formatos tipo acordados con el Tribunal, el nombre del solicitante y su calidad, el N de RUC y RIT de la causa, delito, nombre del imputado; asimismo se expresar claramente el tipo de solicitud validada con la respectiva firma. Cumplido lo anterior, se proceder a estampar el timbre de cargo del Tribunal en la solicitud indicando adems la hora de recepcin, derivndola a la Unidad correspondiente para que se ejecuten los procedimientos respectivos para su resolucin. Recepcin va correo electrnico. Se deber definir e informar a todos los usuarios del Tribunal una casilla nica y oficial de correo electrnico, de modo que permita la recepcin de documentacin por esta va. El Administrador designar al funcionario responsable de bajar y derivar las solicitudes, si es el caso, que ingresen por esta va para que se ejecuten los procedimientos respectivos para su resolucin.
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Validacin y recepcin de las presentaciones Tratndose de una presentacin o solicitud de Fiscalas se deber utilizar un formato pre establecido. Para las solicitudes o presentaciones de Defensora, Abogados Particulares u otros intervinientes, stas debern indicar claramente, pudindose optar por formatos tipo acordados con el Tribunal, el nombre del solicitante y su calidad, el N de RUC y RIT de la causa, delito, nombre del imputado, asimismo se expresar claramente el tipo de solicitud, sirviendo de validacin la inclusin de la casilla electrnica de origen en el registro de direcciones electrnicas que mantendr la Unidad de Atencin de Pblico del Tribunal. Recepcin va telefnica Se entender como solicitud telefnica, toda aquella que se efecte a los nmeros telefnicos informados por el Tribunal. 7) Ingreso y Distribucin de Causas. a) Ingreso de Causas. La Unidad de Administracin de Causas y Sala es la responsable del ingreso de las causas. El ingreso, al igual que la recepcin, depende de la va por la que ingres el documento al Juzgado (material y/o medios electrnicos). Al ingresar las solicitudes que fueron recepcionadas en el mesn de atencin de pblico, ya sea un documento material o por medios electrnicos, se deben seguir los siguientes pasos: Recepcionar la causa y distribuirla, incorporara el documento electrnico o bien escanear la documentacin segn sea el caso, ingresarlo al SIAGJ y asignacin de juez. En aquellos Tribunales en que exista carpetas materiales, atendido que el SIAGJ asigna correlativos nicos a las actuaciones, notificaciones, certificaciones en l obradas, no debern foliarse las piezas de la misma. Se debe tener presente las siguientes consideraciones: 1. La distribucin de solicitudes para el ingreso por parte del personal del Juzgado ser de responsabilidad del Jefe Unidad de Causas y Sala, a travs de un procedimiento nico y estandarizado establecido por el Administrador al inicio de cada ao, de manera que en ausencia de ste, dicho procedimiento no sea alterado. 2. En el caso de inexistencia del cargo, esta responsabilidad recaer en el Administrador de Tribunal o en la persona que ste designe. 3. El procedimiento antes referido podr ser modificado de acuerdo a los principios de la eficacia y calidad de servicio.
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Ingreso por medios electrnicos Se deber crear y mantener actualizado por la Unidad de Atencin de Pblico un registro de todas las direcciones, correos electrnicos, nmeros telefnicos y de fax de los litigantes que opten por estas vas de comunicacin, siendo de responsabilidad de los intervinientes actualizar estos datos en el Tribunal. As mismo, el Tribunal deber crear e informar su cuenta nica de correo electrnico, como tambin su nmero de fax para los efectos de recibir estas comunicaciones o presentaciones. Estas presentaciones, salvo, las que sean urgentes, debern seguir el mismo procedimiento de las solicitudes presentadas por mesn. Va telefnica Se entender como solicitud telefnica, toda aquella que se efecte a los nmeros telefnicos informados por el Tribunal. Esta solicitud ser tramitada administrativamente del mismo modo establecido para las otras solicitudes, previa constancia de la misma. La solicitud por este medio deber formularse directamente al Juez y slo proceder en casos graves y urgentes que requieran resolucin inmediata, y en los dems casos que determine el Tribunal con conocimiento de los intervinientes, por ejemplo las solicitudes de controles de detencin). Va fax. Esta solicitud ser tramitada administrativamente del mismo modo establecido para las otras solicitudes, previa constancia de la misma. La solicitud por este medio deber formularse directamente al Juez y slo proceder en casos graves y urgentes que requieran resolucin inmediata, y en los dems casos que determine el Tribunal con conocimiento de los intervinientes, como por ejemplo las solicitudes de controles de detencin). b) Distribucin de Causas. Las causas originadas en el marco del nuevo proceso penal dan, bsicamente lugar a cuatro rdenes de requerimientos: 1. resoluciones orales en audiencias programadas. 2. resoluciones escritas en despacho 3. resoluciones en audiencias de control de detencin 4. resoluciones de solicitudes urgentes verbales, escritas, en audiencia, etc. Estos requerimientos hechos por el estado de la causa han de ser satisfechos por un Juez, asignado a estos efectos. As, en una semana cualquiera podremos constatar que en un Tribunal determinado se encuentra asignado un nmero de jueces suficiente para atender estas necesidades.
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Los jueces as asignados debern cumplir las 44 horas semanales que le exige la ley, de la siguiente forma: Jueces De Audiencias Programadas. Los jueces asignados para estos efectos debern desarrollar sus funciones dentro del horario de funcionamiento del Tribunal. Se recomienda establecer bloques de horarios cuya frecuencia estar determinada por la dinmica del Tribunal: a) Audiencias concentradas (sobreseimiento temporal, definitivo, no perseverar, apercibimiento de cierre, peticin de fijacin plazo judicial de cierre, ampliacin plazo, etc.), por ejemplo, en la actualidad existe la modalidad diaria y semanal. b) Audiencias de Juicio Simplificado (Artculos 394 y 395 Cdigo Procesal Penal). c) Audiencias medianas (formalizaciones, revisin cautelares, salidas alternativas, etc.). d) Audiencias de juicio simplificado y audiencias de preparacin de juicio oral. e) Otras que determine el Tribunal. Jueces De Audiencias De Control De Detencin. Estas audiencias se desarrollaran de lunes a domingo en los horarios establecidos por el Tribunal. Esta organizacin bsica admite variantes, bajo estrictos criterios de eficiencia, objetivizados en razn de cargas de trabajo y disponibilidad de jueces, predeterminados en cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 15 del COT. El Juez Presidente y el Administrador del Tribunal elaborarn la constitucin de equipos de personal asociados al cumplimiento de este requerimiento. Jueces De Despacho. Estos jueces resolvern todas las solicitudes que ingresen diariamente en horario de atencin de pblico, por las vas definidas en el Manual de Procedimientos. Jueces De Turno. Este Juez deber estar disponible las 24 horas del da, de acuerdo al sistema de turno que establezca el Tribunal, correspondindole resolver lo siguiente: Del Fiscal: autorizaciones para diligencias intrusivas, rdenes de detencin urgentes, otras de justificada urgencia. Del defensor: resoluciones de cautela de Garantas del Artculo 10 del Cdigo Procesal Penal, del Art. 95 del Cdigo Procesal Penal y otras de justificada urgencia.
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Audiencias que deban realizarse fuera del Tribunal (Ejemplo en un Centro Hospitalario) De otros, en la medida que se justifique la urgencia de la intervencin de la jurisdiccin cautelar.
Si el juez excede la audiencia dentro del horario normal, se proceder a compensar el exceso de horas trabajadas mediante un procedimiento acordado por el Comit de Jueces del respectivo Tribunal. La distribucin inicial de una causa a un determinado Juez no significa en ningn caso su radicacin absoluta y exclusiva en la vista de la misma. En este sentido los procedimientos establecidos para la programacin de audiencias debern primar por sobre los procedimientos establecidos para la distribucin de causas. Excepcionalmente el Comit de Jueces podr resolver a peticin de cualquier magistrado que hubiese intervenido en una causa, que el conocimiento de sta quede radicado preferente o exclusivamente en dicho Juez expresando los motivos en que ellos se funda, lo que quedar establecido en el procedimiento a Manual de Procedimientos de los Tribunales de la Reforma Procesal Penal. Aprobado el procedimiento de distribucin por parte del Comit de Jueces, su implementacin ser de responsabilidad del jefe de unidad de causas y sala, debiendo consignarlo en el SIAGJ. 8) Tramitacin de causas sin audiencia. Dentro de este grupo se encuentran las causas de: a) Aprobacin de no inicio de la investigacin. b) Comunicacin del Ejercicio de Principio de Oportunidad. c) Requerimiento en Procedimiento Monitorio. d) Solicitudes entre Tribunales. e) Otros escritos que no requieran ser resueltos en audiencia. Proceso de tramitacin de solicitudes a) Tramitacin de solicitudes con intervencin o sujetas a la ratificacin del Juez, con y sin Sistema de Interconexin Interinstitucional. Los pasos a seguir para la tramitacin de solicitudes segn las modalidades establecidas utilizadas en un Tribunal son los siguientes: 1) Con intervencin del Juez: Si se trata de una solicitud efectuada mediante el sistema de interconexin se distribuye al juez, luego ste resuelve la solicitud dejando causas en tramitacin y la Unidad de Causas y Sala lo registra en el sistema. En el evento que se trate de una solicitud planteada sin interconexin, sta se recibe en la Unidad de Causas y Sala quien la ingresa al SIAGJ, se distribuye al juez quien conoce de la solicitud y resuelve dejndola en tramitacin; para que finalmente la Unidad de Causas la registre en el sistema.
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2)
Sujetas a ratificacin del Juez: Si se trata de solicitudes presentadas a travs del sistema se efecta la distribucin virtual de la solicitud al Juez, la Unidad de Causas y Sala aplica la respuesta predefinida (por ejemplo si es una nuevo domicilio: tngase presente el nuevo domicilio, etc,) y luego el Juez ratifica la resolucin, regresando a la Unidad de Causas para su registro en el sistema. De tratarse de solicitudes presentadas materialmente (esto es sin sistema de interconexin) la Unidad de Causas la ingresa al sistema, la distribuye al Juez y aplica la respuesta predefinida, siendo posteriormente ratificada por el Juez y regresando a la Unidad de Causas para su registro en el sistema.
b) Consideraciones para solicitudes recibidas por interconexin. Previo a resolverlas, se debe chequear que las solicitudes recibidas por esta va cumplan el formato exigido y convenido a nivel nacional. Una vez resuelta y tramitada en el SIAGJ se deber derivar lo antes posible, el requerimiento de notificacin a la Unidad de Atencin a Pblico. Las notificaciones al Ministerio Pblico de estas causas se harn de la siguiente forma: 1. Para los Juzgados de Garanta con interconexin con la Fiscala local respectiva, las resoluciones se entender notificada a travs del sistema de interconexin. Para los Juzgados de Garanta que no cuenten con interconexin: las resoluciones emanadas de las solicitudes relacionadas al ejercicio de la facultad de no iniciar una investigacin y principio de oportunidad se notificarn a travs del estado diario. Slo se notificarn va correo electrnico aquellas solicitudes que hayan sido rechazadas por la razn que fuere. Las resoluciones emanadas de las solicitudes del procedimiento monitorio sern notificadas a travs del sistema de interconexin, y en su defecto por correo electrnico. Previo a ingresarlas al SIAGJ, deber verificarse que stas contengan toda la informacin necesaria y requerida. Una vez resuelta y tramitada en el SIAGJ se deber derivar lo antes posible, el requerimiento de notificacin a la unidad de notificacin del Juzgado.
2.
Cabe recordar que toda notificacin se regir por matriz de notificaciones. Trmites a seguir una vez ejecutoriada la resolucin. Efectuadas las notificaciones y transcurridos los plazos legales se dar curso a la tramitacin segn lo disponga los procedimientos establecidos por cada Tribunal.
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Tramitacin de solicitudes en el SIAGJ. Toda tramitacin en el SIAGJ debe efectuarse correctamente, principalmente en lo que a cada hito se refiere de modo de asegurar el buen funcionamiento del proceso de interconexin. Esta ser la nica forma de asegurar que las resoluciones asociadas a las solicitudes ingresadas por medio del mdulo de interconexin, puedan ser rescatadas de forma automtica y transmitidas a la Fiscala y Defensora local si corresponde. Esto es fundamental ya que las Fiscalas y las Defensoras locales respectivas, se entendern notificadas a travs de las resoluciones que enve el Juzgado va interconexin. 9) Audiencias. a) Programacin de Audiencias. El Juez Presidente a proposicin del Administrador del Tribunal deber determinar los criterios de programacin de las audiencias precisando: 1. 2. 3. horario en el cual las audiencia sern realizadas tiempos intermedios entre cada audiencia segn su clase o naturaleza plazos mximos que debern respetarse al momento de programar segn la naturaleza de la audiencia y sin perjuicio de los plazos legales. Los Jueces del Tribunal no podrn modificar la programacin realizada a menos que esta se aparte de los criterios mencionados. Adems, al momento de programar, se deber considerar lo siguiente: verificar que, en lo posible, no coincidan jueces, fiscales o defensores en ms de una audiencia a la misma hora. el tiempo necesario para notificar a los intervinientes citados. propender a la realizacin de audiencias en bloque. considerar la urgencia o la necesidad de los requerimientos de los intervinientes. el tiempo necesario para el traslado del imputado privado de libertad.
4.
Las solicitudes de audiencias se pueden presentar por escrito en la Unidad de Atencin de Pblico o va electrnica. En el caso de la Fiscala y Defensora local ser a travs del Formato N1 (interconexin). La Unidad de Administracin de Causas y Sala ser responsable de la programacin de todas las audiencias. La base para la elaboracin de la agenda es el SIAGJ, el que determina los formatos ordenados por fechas, audiencias, Juez, sala.
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b) Preparacin de audiencias. Lo primero a revisar o verificar son las citaciones que consiste en corroborar que los intervinientes citados a una audiencia se encuentran debidamente notificados, de modo de evitar la suspensin de audiencias por este motivo. La revisin y verificacin de estos antecedentes se debe realizar diariamente y con la debida anticipacin a la fecha de la realizacin de la respectiva audiencia; lo cual se realizar por la Unidad de Administracin de Causas y Sala a travs del SIAGJ en el mdulo de notificaciones. Si aparecieren en el SIAGJ citaciones no efectuadas, el Jefe de la Unidad de Atencin de Pblico verificar, en el archivador destinado para tal efecto, que stas se hubieran realizado. Para el registro de las notificaciones en los archivadores sealados, se deber atender exclusivamente a la fecha de la audiencia. a) En caso que la notificacin fuera efectuada y no ingresada al sistema, se debe ingresar inmediatamente con el fin de actualizar los datos en el SIAGJ. En caso que no fuera notificada la citacin y no fuere posible hacerlo antes de la audiencia, se informa al Juez para determinar los pasos a seguir.
b)
c) Ejecucin de audiencias programadas. A falta de Juez, y con el fin de propender a disminuir el ndice de audiencias suspendidas, debe operar la subrogacin entre los jueces de un Juzgado, conforme a los artculos 206 y 207 del Cdigo Orgnico de Tribunales. No podr suspenderse una audiencia por falta de Juez, a menos que los que quedaren estuvieren impedidos de tomar la audiencia. El administrativo de acta es el responsable de verificar que los intervinientes, y si es el caso, imputado, la vctima, testigos y peritos, se encuentren presentes antes de la hora de inicio de la audiencia. Adems, con el apoyo del Encargado de Sala, ser el responsable de conducir a los testigos y peritos a las salas de espera, y hacerlos pasar a la sala de audiencias en el momento que se les requiera. El Administrador y el personal de Gendarmera se debern coordinar previamente con el fin de adoptar las medidas preventivas de seguridad para las audiencias. d) Ejecucin de audiencias concentradas de control de detencin. Recepcin de causas 1) Se procurar establecer con la Fiscala respectiva un lapso de tiempo antes de la realizacin de la audiencia, con el objeto de que esta Fiscala enve al Tribunal los antecedentes de los detenidos de acuerdo al Formato establecido al efecto. La copia de este documento se entregar a la Unidad de Atencin de Pblico para su informacin.
2)
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3)
Se proceder a ingresar en el SIAGJ estas solicitudes, revisando especialmente los antecedentes adicionales de los detenidos respecto de rdenes de detencin, medidas cautelares decretadas o quebrantadas, multas impagas, condenas impuestas y su cumplimiento.
Realizacin de la audiencia Para la realizacin de la audiencia se sigue al procedimiento general establecido, con las siguientes consideraciones: La presentacin por parte del Fiscal de cada una de las causas seguir el mismo orden de prelacin establecido en el Formato establecido al efecto, salvo que los intervinientes acuerden lo contrario. El administrativo de actas registrar manualmente en el Formato respectivo, las principales actuaciones decretadas, la hora de inicio y de trmino de la audiencia.
e) Ejecucin de audiencias concentradas de trmino. Se realizarn en forma concentrada, dirigidas por un solo Juez, en atencin a su fcil despacho, las siguientes audiencias: Sobreseimiento temporal por rebelda. Sobreseimiento definitivo por cumplimiento del plazo de suspensin condicional del procedimiento. Sobreseimiento definitivo por haberse declarado al menor sin discernimiento. Sobreseimiento definitivo con motivo de la suspensin de la imposicin de condena. Decisin de no perseverar. Apercibimiento de plazo de cierre de la investigacin. Ampliacin de plazo de cierre de investigacin.
Se podrn incluir bajo esta modalidad los dems tipos de audiencia que acuerde el Comit de Jueces, a saber: Suspensin condicional del procedimiento. Acuerdos reparatorios Lectura de sentencia Revisin de cautelares
Se recomienda establecer un horario nico, sea diario o semanal, durante todo el ao para la realizacin de este tipo de audiencias, previo acuerdo con los intervinientes.
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Recepcin de causas 1) 2) 3) 4) Estas solicitudes de audiencia sern recibidas del mismo modo que el resto de las solicitudes. Se fijarn para el da y hora determinado de acuerdo a los criterios para agendar del Tribunal. Las solicitudes debern cumplir el formato exigido y convenido en el nivel nacional. Estas solicitudes contendrn los antecedentes necesarios para que el Juez pueda resolver.
Ingreso de las causas El ingreso de las solicitudes ser del modo habitual, y se resolvern en audiencias a cargo del Juez designado en la oportunidad respectiva (vase ingreso y distribucin de causas en SIAGJ). Notificacin. Se debe notificar a todas las vctimas, imputados o testigos, en su caso, para que estn presentes en la audiencia. El da anterior a ms tardar a la realizacin de la audiencia, el funcionario designado por el Administrador enviar a la Fiscala y a los abogados defensores, sean pblicos o privados que deban intervenir en las audiencias, la informacin respecto al orden predeterminado de la realizacin de stas. La Unidad de Administracin de Causas y Sala deber entregar este listado de audiencias al Juez, previo a la realizacin de la audiencia. Realizacin de la audiencia. La audiencia se realizar de acuerdo al procedimiento establecido, con las siguientes salvedades: La presentacin por parte del fiscal de cada una de las solicitudes seguir el orden establecido en el listado. El administrativo de actas registrar manualmente en el formato N3, las principales actuaciones decretadas en la audiencia, la hora de inicio y de trmino de la audiencia. No se realizar transcripcin o resumen alguno, ya que para este tipo de audiencias se utilizarn las resoluciones tipo disponibles en el SIAGJ.
Se proceder a tramitar las causas en el SIAGJ en el mdulo de gestin, por parte del Administrativo de Acta.
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f)
Registros. El sistema de registro oficial de la historia de la causa ser el contenido en el SIAGJ. Para lo obrado en audiencias, las actuaciones sern registradas en los equipos electrnicos de audio y programas computacionales que para estos efectos establezca la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. Los procedimientos de uso, control, cuidado y respaldo de la informacin contenida en estos registros, estarn contenidos en un Manual de Procedimientos especfico que formar parte de ste. Respecto del archivo de documentos materiales adscritos a una causa y para propender a la integridad de la informacin asociada, se digitalizar completamente o en forma resumida todos aquellos documentos que le conciernen, tales como oficios de organismos externos. Sin perjuicio de lo anterior, el registro respectivo de estos asuntos y los antecedentes relacionados con el mismo, se mantendrn por la unidad respectiva en una sola carpeta, en la cual se ordenarn rigurosamente los registros y antecedentes de las diversas intervenciones que al Juez designado le corresponda llevar a cabo hasta su total terminacin. Estos documentos materiales, an despus de su digitalizacin ntegra o resumida generan la necesidad de conservacin por un perodo determinado. A estos efectos, el Administrador del Tribunal deber disear un sistema que permita conservar materialmente estos documentos. Los intervinientes podrn acceder a la informacin contenida en los documentos materiales, a travs de su revisin directa o entrega de copia si lo solicitaren. Las Cortes de Apelaciones respectivas, mediante auto acordado, establecern el perodo de conservacin de la documentacin material. rdenes de ingreso, egreso, certificados de libertad, rdenes y contrardenes de detencin decretadas en la misma audiencia. El Administrativo de Acta u otro que el Administrador designe, ser el responsable de gestionar inmediatamente, una vez terminada la audiencia, las rdenes de ingreso, egreso, certificados de libertad, rdenes y contrardenes de detencin dictados por el Juez durante la audiencia. Para tales efectos el funcionario contar con modelos tipo disponibles en el SIAGJ. El Administrador deber establecer los procedimientos para que los procesos operativos sean rpidos y oportunos. Para efectos de la gestin, el administrativo informtico habilitar los medios computacionales y mecanismos de comunicacin interna para apoyar estos procesos.
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10)
Notificaciones y citaciones judiciales. 1. De los medios para notificar a las instituciones participantes del Sistema de Justicia. Tanto las Fiscalas como las Defensoras locales se entendern como notificadas a travs de las resoluciones y registros recibidos va interconexin. stas sern las resoluciones y actas asociadas a solicitudes ingresadas por esta misma va. En relacin con las solicitudes recibidas en el mesn de atencin de pblico (otro medio), las resoluciones y actas que se generen a partir de dichas solicitudes, sern notificados va correo electrnico a las instituciones correspondientes. A cualquier otro litigante se exigir que en su primera solicitud deba individualizar el medio electrnico (correo electrnico, telfono o fax) de notificacin, con el fin de facilitar la comunicacin expedita de la informacin de que se trate e incorporarlo en registro destinado al efecto que llevar la Unidad de Atencin de Pblico, o, en su defecto, sealar domicilio dentro del radio urbano de la ciudad en que funciona el tribunal. Todo ello, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 31 del Cdigo Procesal Penal. 2. Preparacin de Notificaciones. El funcionario encargado de notificaciones es el responsable de recibir de la Unidad de Administracin de Causas y Sala, todas las notificaciones que se deban realizar, as como supervisar su pronta ejecucin. Cabe sealar que la Unidad de Administracin de Causas y Sala ser la responsable de entregar todos los antecedentes requeridos para efectuar la notificacin, incluyendo las formalidades y contenido de las mismas. Para todo tipo de notificacin independiente de la va por la cual se va a llevar a cabo, se deben realizar las siguientes actividades generales: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Reunir antecedentes de notificacin. Revisar la consistencia de los antecedentes. Correccin de antecedentes. Emitir Oficio y texto de la resolucin. Sacar copias. Revisin de cdula impresa. Incluir notificacin en el listado. El jefe de Unidad de Atencin de Pblico y notificaciones debe revisar la ruta de las notificaciones a realizar. Ingresar al SIAGJ el resultado de la notificacin.
10) Emitir el reporte de resultados de las notificaciones.
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3. Notificaciones Personales. El Jefe de la Unidad de Atencin de Pblico o quien el Administrador designe, elaborar oportunamente la(s) ruta(s) de notificacin para el da, de manera de optimizar el tiempo del personal. Gestionar adems los medios y recursos para lograr el xito de la notificacin. Al momento de realizar la notificacin en terreno, se debe entregar al interviniente la hoja segn el Formato N4a o N4b (sea una notificacin o citacin), y certificar el resultado de la misma. Aquellas notificaciones que sean urgentes deben ser marcadas con alguna identificacin especial, de modo que el funcionario tenga en consideracin al planificar la ruta, el hecho que esta notificacin debe llevarse a cabo en el transcurso del da. Al trmino de cada jornada, y luego de realizada la ruta de notificaciones, este funcionario debe entregar al jefe de la Unidad de Atencin de Pblico las hojas de resultados de las notificaciones, identificando aquellas que se realizaron y las que no se pudieron llevar a cabo, en cuyo caso se deber detallar el motivo por el cual no se pudo realizar. 4. Notificacin por receptores judiciales. Conforme al artculo 24 del Cdigo Procesal Penal se podr ordenar que una o ms de las notificaciones determinadas sean practicadas por un ministro de f como es el caso de los receptores judiciales- que no sea un funcionario del Tribunal. Se utilizar slo en caso de querellas de accin privada. 5. Notificacin a Imputados Privados de Libertad. El encargado de notificaciones deber notificar oportunamente, va fax o de oficio al imputado a travs de Gendarmera el da y hora en que se ha fijado audiencia (Art. 29 Cdigo Procesal Penal); y la Unidad de Administracin de Causas y Sala oficiar a Gendarmera para el traslado del imputado. El SIAGJ contendr los formatos tipos para estos efectos y para certificar la ejecucin de la notificacin. 6. Certificacin en el SIAGJ de la Notificacin. Deber ser realizada por el funcionario que practic la notificacin, en el Mdulo de notificaciones, a ms tardar a primera hora del da hbil siguiente de ejecutada sta.
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11)
Cumplimiento de sentencias. Firme la sentencia definitiva (juicio oral, procedimiento abreviado, juicio simplificado o procedimiento monitorio), la Unidad de Administracin de Causas y Sala gestionar las correspondientes diligencias, rdenes y comunicaciones destinadas a hacerla cumplir. Deber, segn el caso, oficiar entre otras instituciones al Servicio de Registro Civil e Identificacin 39 , Contralora General de la Repblica, Gendarmera de Chile (C.R.S.-C.C.P.), Servicio de Registro Electoral Regional, Hospital Psiquitrico, Registro Nacional de Conductores y Direccin de Trnsito de respectiva Municipalidad. Adems: Sern devueltos los antecedentes a los intervinientes, Se dejarn sin efecto las medidas cautelares personales y reales Se girar cheque a solicitud de la vctima por reparacin celosa del mal causado, depositada en cuenta corriente del Tribunal Se devolvern oportunamente las licencias de conducir Se dejarn sin efecto las cauciones econmicas, girndose los cheques correspondientes a peticin del interviniente. Otras que fueren procedentes
Las especies decomisadas sern remitidas a la Direccin General de Crdito Prendario y se har pblica subasta respecto de las especies retenidas y no en comiso, sin perjuicio de las dems obligaciones indicadas en los artculos 469 y siguientes del Cdigo Procesal Penal. El Juzgado de Garanta deber controlar la privacin total de libertad, medidas de seguridad, la libertad vigilada y decidir eventual revocacin de medidas alternativas a la pena privativa de libertad. Finalmente, cumplida la condena o la medida alternativa, el Tribunal deber informar al Servicio de Registro Civil e Identificacin.
39 Crmenes, simples delitos y slo las faltas contempladas en los artculos 494 N 19, 494 bis y 495 N 21 del Cdigo Penal
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Control de multas 1. 2. El control de pago de multas se realizar a travs del mdulo correspondiente del SIAGJ. Los sentenciados que deban cancelar multas debern dirigirse al mesn de atencin de pblico, lugar donde el funcionario efectuar la consulta de las multas adeudadas, el encargado le entregar un formulario o boleta de depsito para que se efecte el pago. Posteriormente, los sentenciados deben dirigirse al Banco Estado, Tesorera General de la Repblica u otros servicios de pago para efectuar la cancelacin. Cumplido este trmite, el imputado volver al Juzgado para hacer entrega del recibo o comprobante correspondiente. El recibo ser entregado en el Mesn de Atencin de Pblico para su digitalizacin e incorporacin al SIAGJ. El Jefe de la Unidad de Atencin de Pblico ser el responsable de controlar los movimientos impagos, mediante reportes peridicos. Vencido el plazo de pago, informar al Administrador para ste ordene los actos administrativos que estime pertinentes. La Unidad de Administracin de Causas y Sala deber confeccionar la resolucin que ordena el despacho de la orden de aprehensin correspondiente, debiendo adems adjuntar la orden de aprehensin para su firma.
3.
4. 5. 6.
7.
Observaciones: a) Las multas generales (a beneficio fiscal) se pagan mediante formulario 10 de la Tesorera General de la Repblica. Lo recaudado por faltas es a beneficio de la Municipalidad del territorio donde se cometi la falta (depositar en nmero de cuenta de la Tesorera Municipal respectiva), salvo que se trate de las infracciones previstas en la Ley N20.000, cuyas multas deben consignarse en el Fondo a que alude su artculo 46, conforme a los mecanismos y procedimientos previstos en ella y en su Reglamento. No se recepcionar dinero en el Tribunal, salvo excepcionalmente cuando exista orden de aprehensin vigente fuera de horario de atencin de pblico de oficinas de pago. En este caso, la Unidad de Servicios har el depsito a primera hora del da hbil siguiente. Al despachar rdenes de aprehensin por incumplimiento, debe consignarse en esa orden que las fuerzas policiales dejarn en libertad al afectado, en caso de pago total de la deuda, previa orden judicial.
b)
c)
Costas Procesales Y Gastos El Tribunal de oficio slo condenar en costas procesales y gastos efectuados (bsicamente valor de notificaciones). Sern canceladas de la misma forma que multas, mediante depsito en cuenta corriente al efecto de la Corporacin Administrativa Zonal del Poder Judicial. El monto se determinar segn constancia de notificador dejada en SIAGJ.
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12)
Custodia. El control de las especies que deban permanecer en custodia se realizar a travs del mdulo de custodia creado para tal efecto en el SIAGJ Todas las especies que ingresen al Tribunal, debern ser derivadas a la Unidad de Servicios o quien realice su funcin, para que se efecte el registro correspondiente en el SIAGJ. Todas las especies ingresadas al Tribunal quedarn finalmente bajo la custodia del Jefe de la Unidad de Servicios, o quien realice sus funciones. Se debe obtener el cdigo de bodega, al ingresar al SIAGJ la especie en custodia. Toda salida de especies tendr lugar una vez ejecutoriada la sentencia respectiva y deber quedar registrada en el sistema por el Jefe de Unidad de Servicios o quien realice sus funciones.
13)
Archivo. El Comit de Jueces establecer, a propuesta del Administrador del Tribunal, los procedimientos para el archivo de la carpeta y la documentacin adscrita a las causas ingresadas en el Juzgado.
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2.4.
TRIBUNALES ORALES EN LO PENAL. 2.4.1. Concepto y nmero. Estos tribunales estn integrados por una o ms salas, de tres jueces cada una, que conocern y juzgarn los juicios por crimen o simple delito. 2.4.2. Diseo organizacional. La nica diferencia que se presenta entre un Juzgado De Garanta y un Tribunal Oral En Lo Penal, es que este ltimo tiene en su estructura, adems, una unidad dedicada a atender, informar y orientar a los testigos y peritos. Esta unidad ser la encargada de realizar dos funciones de gran importancia para la ejecucin del juicio, como son verificar la concurrencia de los testigos y peritos a las audiencias de acuerdo al programa del juicio oral, y coordinar la participacin en la audiencia de los testigos y peritos una vez presentes en el tribunal. Esta unidad considera los siguientes cargos: Jefe de unidad. Encargado de testigos y peritos.
Cada sala del tribunal oral en lo penal estar compuesta por tres jueces, uno de ellos ser el presidente de la sala, mientras que los otros dos sern vocales. El presidente de la sala - y slo l - realizar los preparativos necesarios para el juicio y redactar los fallos y dems resoluciones; para ello, destinar parte de su tiempo a integrar la sala y parte a trabajar en su despacho. Los dems jueces del tribunal oral en lo penal, en cambio, dedicarn la totalidad de su tiempo a la vista de juicios, y rotacin diaria entre las distintas salas. La calidad de presidente o juez en lo penal rotar semestralmente entre los jueces del juzgado. 2.4.3. Estructura en el mbito Administrativo. 1) Comit de Jueces. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 22 del C.O.T. en los Tribunales Orales en lo penal compuestos por tres o ms jueces existir un comit integrado por un nmero variable de tres a cinco jueces dependiendo de la dotacin del Tribunal, a quienes correspondern las funciones que previene el artculo 23 del C.O.T. y aquellas otras que les asigne el Manual de Procedimientos. 2) Juez Presidente. Su misin y responsabilidad es velar por el adecuado funcionamiento del Tribunal, y asegurarse porque el administrador del tribunal y el resto del personal bajo su cargo cuenten con la necesaria autonoma para el cumplimiento de su cometido. ste es elegido de entre los miembros del Comit de Jueces y dura en el cargo dos aos pudiendo ser reelegido hasta por un nuevo perodo.
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3) Administrador del Tribunal. Es el funcionario auxiliar de la administracin de justicia encargado de organizar y controlar la gestin administrativa de los tribunales del Juicio Oral en lo Penal40. 4) Unidades Administrativas. Es el Consejo Superior de la Corporacin Administrativa del Poder Judicial quien determina las unidades administrativas para que cada Tribunal cumpla con las funciones de Sala, atencin de Pblico, Servicios, Administracin de Causas y apoyo a peritos y testigos. 2.4.4. Estructura de Cargos en el mbito de la Funcin Administrativa. 1) Definicin de estructura de cargos. En los Tribunales de Juicio Oral en lo penal se contempla una estructura de cargos sobre la base de las tareas especficas que desempean, con relacin a su unidad de dependencia, funciones, responsabilidad especfica, etc. Direccin Administrativa: Administrador del Tribunal. Unidades Administrativas: Jefe de Unidad de Administracin de Causas y Sala. Jefe Unidad de Atencin de Pblico. Jefe Unidad de Servicios. Jefe Unidad de Apoyo a Testigos y Peritos. Jefe Unidad de Administracin de Causas. Jefe Unidad de Sala. Nivel Operativo Encargado de Sala. Encargado de Causas. Encargado de Causas y Sala. Administrativo de Acta. Administrativo Contable. Administrativo Informtico. Administrativo de Causas. Administrativo de Atencin de Pblico. Administrativo de Notificaciones. Administrativo de Testigos y peritos. Asistente Ejecutiva. Asistente de Servicios. Ayudante de Sala.
40 En
cuanto a sus funciones stas se encuentran establecidas en el artculo 389 b) del C.O.T. sin perjuicio de las dems que se le encarguen en el Manual de Procedimientos.
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Ayudante de Notificaciones. Ayudante de Causas. Auxiliar de Servicio. Auxiliar Administrativo. 2) Principios que rigen los procesos administrativos. a) Legalidad: Los rganos del Tribunal de Juicio Oral en lo penal han de obrar estrictamente en el marco de su competencia y respetar la autonoma de los dems para la adopcin de las decisiones que le son privativas.
b) Responsabilidad: Las tareas administrativas debern estar suficientemente explicitadas y escrituradas a fin de que sean conocidas por los funcionarios responsables de su cumplimiento, con la debida antelacin; por lo que no podr sancionarse al funcionario que incurriere en un error motivado por la falta de instrucciones que rigen su labor o por falta de claridad de las mismas. c) Eficiencia: La profesionalizacin de las labores administrativas de apoyo a la gestin judicial es uno de los soportes del nuevo sistema judicial, de manera que resulta necesario elaborar prcticas de apoyo administrativo al trabajo jurisdiccional que sean comunes para todas las salas del Tribunal, propendiendo a la uniformidad de procesos. d) Eficacia: Los procesos administrativos debern tender siempre al cumplimiento cabal de los objetivos para los cuales se han implementado, por lo que su carcter instrumental supone el grado de flexibilidad necesaria para satisfacer adecuadamente las exigencias que los usuarios internos y externos demanden. 3) Jornada de Trabajo y Distribucin del personal en los procesos operativos. La jornada de trabajo de los Tribunales del Juicio Oral en lo Penal es de 44 horas semanales, distribuidas de Lunes a Viernes de 08:00 a 16:00 horas y los sbados de 09:00 a 13:00 horas, debiendo el Juez Presidente dejar constancia escrita de la hora de inicio y de trmino de las audiencias, registrando las suspensiones y recesos, sealando los motivos y circunstancias de stas, todo lo cual informar mensualmente al Ministro Visitador de la Corte de Apelaciones respectiva.
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4) Distribucin del Personal respecto de los procesos Operativos del Tribunal. De acuerdo con la actual estructura funcional del Tribunal oral en lo Penal y a lo dispuesto por el C.O.T. el Juez Presidente del Comit de Jueces, a proposicin del Administrador, debe aprobar la distribucin del personal administrativo o de secretara en cada una de las unidades funcionales, asegurando el debido funcionamiento de cada una de ellas. Adems, el Juez Presidente del Comit de Jueces, a proposicin del Administrador, deber fijar la dotacin mnima de personal que ha de prestar servicios en cada una de las unidades funcionales del Tribunal, de manera de asegurar su normal funcionamiento; y la dotacin mnima fijada vincular al Administrador para efectos de otorgamiento o proposicin de permisos y feriados del personal, as como para la reasignacin del personal en caso de insuficiencia en alguna unidad provocada por circunstancias imprevistas. 2.4.5. Registros Administrativos (Registro Digital o informtico). Se entiende por registros administrativos todas las constancias, escritas o electrnicas que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del Tribunal, para lo cual se dispondr de sistemas computacionales adecuados, pudindose en forma excepcional y en casos justificados utilizar libros o archivadores (se recomienda en la medida de lo posible elaborarlo por medios computacionales, imprimirlos y archivarlos) encontrndose entre estos registros los siguientes: 1) Asistencia del personal del Tribunal. 2) Acuerdos del Comit de Jueces. 3) Amonestaciones y medidas del Artculo 531 del C.O.T. 4) Decretos econmicos. 5) Registro de Sentencias. Y se llevarn slo a travs de sistemas computacionales: Inventario, cuentas corrientes, ingreso de causas y estado general de causas.
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2.4.6.
Tramitacin de Causas. 1) Resoluciones y registros de audiencias. Para las audiencias se contar con fichas computacionales disponibles en el sistema computacional, las que se desplegarn con los datos incorporados a ste y sern completadas por el administrativo de actas. Se har uso exclusivo del sistema de registro de audio para las audiencias realizadas en las salas, ya que este medio ofrece mayor garanta de eficiencia al Tribunal y asegura una mayor fidelidad de lo actuado por las partes; no obstante lo anterior, se debern transcribir aquellas resoluciones que sean objeto de un recurso solo una vez interpuesto y admitido a tramitacin, incorporndose el archivo correspondiente a la carpeta digital aquellas que se elevan para su conocimiento y resolucin por los tribunales superiores. 2) Sistema de Notificaciones y citaciones judiciales. Se utilizarn a este respecto los medios idneos que aseguren eficiencia, certeza y economa en el proceso de notificacin; debiendo formar parte de la tramitacin de la causa la notificacin electrnica de conformidad con lo dispuesto en el artculo 31 del Cdigo Procesal Penal. 3) Registro Digital o informtico. Se entender por registro digital o informtico de causas aquel al que se agrega, sin mayores formalidades, todos los antecedentes que dan cuenta de tramites o diligencias de las cuales legalmente debe dejarse constancia durante el curso del procedimiento; as debern incorporarse en el sistema las resoluciones que inciden sobre presentaciones o solicitudes de los intervinientes, sea que se presenten fsicamente o por otro medio digital, electrnico o anlogo que permita su incorporacin al registro en la misma forma. Del mismo modo se incorporarn al sistema en orden cronolgico las mencionadas presentaciones o solicitudes, los oficios de organismos o instituciones que dan cuenta de trmites cuya informacin sea relevante mantener en el registro, los documentos que se acompaan en determinadas presentaciones o solicitudes, las constancias de las notificaciones realizadas y, todas aquellas resoluciones dictadas en o fuera de audiencia, tanto en el soporte de audio y la transcripcin cuando corresponda. Para este efecto, cada Tribunal deber contar con un medio digital u otro de igual naturaleza, proporcionado por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, que permita la incorporacin de aquellos documentos, oficios y solicitudes que no son remitidos a travs del sistema interconectado. En consecuencia, en los juzgados no se formarn carpetas o expedientes materiales que den cuenta del estado de avance del procedimiento, toda vez que el registro digital as establecido rene las caractersticas de constituir un medio fidedigno, eficaz y seguro para almacenar toda la informacin que sea relevante en una causa. Respecto del registro de las audiencias en medios digitales, de las nomenclaturas utilizadas para la rotulacin e identificacin de las pistas que constituyen dicho registro, se deber ceir a las instrucciones emitidas
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por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. El sistema de registro oficial de la historia de la causa ser el contenido en el SIAGJ; de manera tal que para lo obrado en las audiencias, las actuaciones sern registradas en los equipos electrnicos de audio y programas computacionales que para estos efectos establezca la Corporacin Administrativa del Poder Judicial; y los procedimientos de uso, control, cuidado y respaldo de la informacin contenida en estos registros estarn determinados en el Manual de Procedimientos respectivo. Respecto del archivo de documentos materiales adscritos a una causa y para propender a la integridad de la informacin asociada, se digitalizar completamente o en forma resumida todos aquellos documentos que le conciernen, tales como oficios de organismos externos, etc. Sin perjuicio de ello, el registro respectivo de estos asuntos y los antecedentes relacionados con el mismo, se mantendrn por la unidad respectiva en una sola carpeta, en la cual se ordenarn rigurosamente los registros y antecedentes de las diversas intervenciones que a la sala designada le corresponda llevar a cabo hasta su total terminacin. Estos documentos materiales, an despus de su digitalizacin ntegra o resumida generan la necesidad de conservacin por un perodo determinado, el Administrador del Tribunal deber disear un sistema que permita conservar materialmente estos documentos; y los intervinientes podrn acceder a la informacin contenida en los documentos materiales a travs de su revisin directa o entrega de copia si lo solicitaren. 4) Atencin de Pblico. La Unidad de Atencin de Pblico es la responsable de entregar informacin clara, oportuna, eficiente y personalizada acerca de temas afines con las competencias del Tribunal; y el horario de atencin de pblico ser coincidente con el de su jornada de trabajo. Sin perjuicio de lo anterior, el horario de recepcin de escritos y documentos respecto de los intervinientes con quienes no se haya acordado un horario ms restringido ser de Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 horas y los sbados de 9:00 a 12:00 horas. Es importante sealar que la mayor parte de la informacin requerida y entregada por las Unidades de Atencin de Pblico se encuentra en ficheros o folletos de fcil comprensin. En cuanto a la entrega de informacin del estado de la causa, su base es el SIAGJ, de cual es posible obtener la informacin deseada para entregarla verbalmente y slo excepcionalmente deben imprimirse las resoluciones requeridas. Tratndose de Fiscalas y Defensoras que cuenten con convenio de interconexin es estado de las causas y resoluciones asociadas ser entregado va SIAGJ; sin perjuicio de lo cual el fiscal y el defensor podrn disponer de dicha informacin en forma excepcional requirindola en el mesn de atencin de pblico.
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Respecto de la programacin y realizacin de audiencias la informacin a entregar tiene como base el SIAGJ el que podr imprimir formatos ordenados por fechas, audiencias, jueces integrantes, salas, fiscales, etc., la cual ser publicada en ficheros para conocimiento pblico y estar a disposicin en el mdulo respectivo del SIAGJ (Fiscales y Defensores). En el caso de solicitud de copias se utilizar igualmente el SIAGJ como fuente de base de la informacin, la que se imprimir en el instante que sea solicitada; y la documentacin escrita presentada por las partes que no estn suscritas al convenio de interconexin de sistemas ser escaneada e incorporada a los antecedentes de las causas en el sistema, dependiendo de los criterios establecidos por el Comit de Jueces para estos efectos. En caso de solicitudes de copias de registro de audio, el pblico en general, las vctimas, imputados querellantes y abogados patrocinantes se les deber solicitar la entrega de un CD en blanco o cualquier otro soporte que permita el almacenamiento digital. Existen adems otras actividades de la Unidad de Atencin de Pblico tales como: Recepcin de documentos y escritos, y su distribucin a las Unidades respectivas. Mantener actualizada la informacin del fichero, o de cualquier otro medio establecido por el Tribunal, con el fin de orientar e informar a los usuarios, tanto externos como internos. Mantener el buzn de sugerencias y reclamos, y entregar los formularios respectivos al pblico que lo solicite. Orientacin en presentacin de escritos a vctimas, imputados y testigos. Recibir notificaciones y citaciones que diligencian funcionarios de la Polica. Despacho y recepcin de exhortos, correspondencia y encomiendas. Despachos hacia la Corte de Apelaciones, Juzgados de Garanta y otros. Realizar notificaciones personales en el mesn de atencin de pblico. Mantener los registros de correos electrnicos de litigantes del Tribunal.
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5) Recepcin de Documentos. El auto de apertura de Juicio Oral ser recibido desde el Juzgado de Garanta a travs del SIAGJ, de manera que la Unidad de Administracin de causas del Tribunal del Juicio Oral en lo Penal ser responsable de efectuar la recepcin electrnica de esta resolucin, el mismo da en que se encuentre disponible en el mdulo respectivo. Los dems documentos deben ser recibidos fsicamente en el mesn de atencin de pblico, por medios electrnicos, tales como el sistema de interconexin institucional, fax, correo electrnico o telfono. En el caso de la documentacin fsica, que no sean pruebas, debe ser recibida en el mesn de atencin de pblico en el horario propuesto para estos efectos. Al recibir la documentacin se deber cumplir los siguientes pasos, teniendo presente que siempre deber recibirse dicho escrito: 1. Revisar la forma de la solicitud. (firma, documentos adjuntos, datos del denunciante, datos del imputado, datos de la vctima, chequear abogados inhabilitados, chequear RIT o RUC, destinatario, otros). 2. Timbre de cargo, hora y firma. 3. Registro de Recepcin. 4. Devolver copia timbrada. 5. Remitir solicitud a la Unidad de Administracin de causas para su ingreso. Las Fiscalas y Defensoras locales que cuenten con el convenio respectivo enviarn va interconexin las solicitudes a los Tribunales de Juicio Oral en lo Penal, como as tambin los Juzgados de Garanta remitirn los autos de apertura del juicio oral a travs del SIAGJ. Se deber, adems, crear y mantener actualizado por la Unidad de Atencin de Pblico un registro de todas las direcciones, correos electrnicos, nmeros telefnicos y de fax de los litigantes que opten por estas vas de comunicacin, siendo de responsabilidad de los intervinientes actualizar estos datos en el tribunal. Debiendo el tribunal crear e informar su cuenta nica de correo electrnico, como tambin su nmero de fax para los efectos de recibir estas comunicaciones o presentaciones, las que, salvo casos urgentes, debern seguir el mismo procedimiento de las solicitudes ingresadas por el mesn. Se entender por solicitud telefnica toda aquella que se efecte a los nmeros telefnicos informados por el Tribunal, la cual ser tramitada administrativamente del mismo modo establecido para las otras solicitudes, previa constancia de la misma. Las solicitudes ingresadas por fax o por telfono debern formularse directamente al Administrador y slo procedern en casos graves y urgentes que requieran resolucin inmediata, y e los dems casos que determine el Tribunal con conocimiento de los intervinientes, como por ejemplo solicitudes de audiencias de control de detencin de imputados rebeldes.
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6) Ingreso de Causas y documentos. Proceso de Ingreso de causas. Las causas que se siguen ante un Tribunal de Juicio Oral en lo Penal se inician con el auto de apertura del juicio oral remitido por el juzgado de Garanta competente; siendo la Unidad de Administracin de causas la responsable del ingreso de dicho auto de apertura al SIAGJ a fin de generar la nueva causa en el Tribunal; de modo que al ingresar dicha resolucin se debe registrar la recepcin de la solicitud para ingreso, luego ingresar la causa al sistema, asignarle RIT y asignar el tro de jueces. Al ingresar las solicitudes que fueron recibidas, ya sea un documento material o electrnico se debe incorporar los documentos electrnicos o bien escanearlos y registrarlos en el SIAGJ. 7) Distribucin de Causas. a) Procedimiento General de Distribucin de Causas. El procedimiento objetivo y general de distribucin de causas que apruebe el Comit de Jueces en cumplimiento del artculo 17 del C.O.T. deber ser eficiente y equitativo, y para aquellos tribunales con dos o ms salas se recomienda la siguiente regla de distribucin: Se distribuir igual nmero de causas segn orden de ingreso al Tribunal para cada sala. Slo en el evento de observarse objetivamente una recarga de trabajo en algunas salas, stas sern excluidas de nuevas asignaciones hasta lograrse el equilibrio indicado anteriormente. b) Sorteo de salas. El cumplimiento efectivo del sorteo dispuesto por el Artculo 17 del C.O.T. slo se verificar una vez que el Tribunal se encuentre constituido en su integridad; y mientras no sea posible realizar el sorteo, la integracin de las salas como las funciones que deba cumplir cada juez cuando integre se regirn por el procedimiento objetivo y general de distribucin de causas. c) Integracin de Salas. Cada sala del Tribunal de Juicio Oral en lo Penal se integrar con tres miembros, y el nombramiento de un cuarto juez, como juez alterno, requerir la aprobacin del Juez Presidente del Comit de Jueces y se realizar slo en el caso que contempla el inciso quinto del artculo 281 del Cdigo Procesal Penal. Los jueces que componen la sala de un Juicio Oral en lo Penal debern cumplir una de las siguientes funciones: 1. Presidencia de la sala que conoce del Juicio Oral. 2. Redaccin de la sentencia del Juicio Oral. 3. Integracin d la sala en la audiencia de Juicio Oral.
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d) Redaccin de Resoluciones Judiciales. Las providencias que tengan por objeto resolver solicitudes presentadas fuera de audiencia, sern dictadas por el juez que ejerza la presidencia de la sala del juicio en el que inciden. 8) Audiencias. a) Programacin de Audiencias (agenda). Criterios para la programacin de audiencias. El juez presidente, a proposicin del Administrador del Tribunal deber determinar los criterios de programacin de las audiencias precisando: 1. 2. El horario en el cual las audiencias sern realizadas, estimando que las horas de inicio y de trmino no excedan la jornada laboral. Valorar los parmetros para estimar la duracin del juicio, tenindose presente la cantidad de testigos, peritos e imputados que podran declarar en el juicio, los alegatos de los intervinientes en atencin a su nmero y complejidad del caso. Adems, al momento de programar, se deber considerar: Verificar que no coincidan jueces, fiscales o defensores en ms de una audiencia a la misma hora. El tiempo necesario para notificar a los intervinientes citados. La urgencia o la necesidad de los requerimientos de los intervinientes. El tiempo necesario para el traslado del imputado privado de libertad. La disponibilidad de jueces en la oportunidad fijada para el juicio.
Proceso de programacin de audiencias. Las solicitudes de audiencias se pueden presentar por escrito en la Unidad de Atencin de Pblico, va electrnica o durante una audiencia, siendo la Unidad de Administracin de Causas la responsable de la programacin de todas las audiencias y, la base para la elaboracin de la agenda es el SIAGJ. Preparacin de Audiencias. Primeramente deber verificarse las citaciones, esto es, corroborar que los intervinientes citados a una audiencia se encuentran debidamente notificados, de modo de evitar la suspensin de audiencias por este motivo; lo cual se debe realizar diariamente y con la debida anticipacin a la fecha de realizacin de la respectiva audiencia, correspondiendo dicha labor a la Unidad que el Administrador determine a travs del SIAGJ en el mdulo de notificaciones.
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Adems, el personal de la o las Unidades que el Administrador determine, deber estar informado de la comparecencia de imputados, vctimas, testigos u otros intervinientes a las audiencias programadas del da, con el fin de informa y adoptar las medidas de resguardo o proteccin necesarios para ellos. En el evento de existir imputados privados de libertad, el Administrador o quien ste designe, ser el responsable de coordinar con los centros de detencin o cuarteles policiales el traslado de los imputados a las audiencias programadas; coordinacin que se realizar por los medios idneos que aseguren la eficacia y eficiencia del proceso, asegurndose adems que en las eventuales audiencias de control de detencin, Gendarmera se encuentre presente con la debida antelacin para la recepcin de los imputados trasladados por las policas. b) Ejecucin de Audiencias programadas. Los puntos principales a tener en consideracin durante la ejecucin de las audiencias programadas son: 1. 2. No podr suspenderse una audiencia por falta de juez, a menos que los que quedaren estuvieren impedidos de tomas la audiencia. El encargado de sala es el responsable de verificar que los intervinientes, y si es el caso, imputados, vctimas, testigos y peritos, se encuentren presentes antes de la hora de inicio de la audiencia; adems, con el apoyo de la Unidad de Testigos y Peritos, ser el responsable de conducir a los testigos y peritos a las salas de espera, y hacerlos pasar a la sala de audiencias en el momento que se les requiera. El Administrador y el personal de Gendarmera se debern coordinar previamente con el fin de adoptar las medidas preventivas de seguridad para las audiencias. Gendarmera se debe encontrar presente en toda audiencia en que exista uno o ms acusados. Se debe registrar en el SIAGJ la hora de inicio y de trmino de la audiencia, as como tambin el inicio y trmino de los recesos.
3.
4. 5.
Actuaciones relacionadas con testigos y peritos el da de la audiencia de juicio oral. 1. 2. 3. El ingreso de los testigos y peritos cumplir con las mismas exigencias referidas al ingreso y chequeo de los dems asistentes. La identificacin del testigo o perito se efectuar por cualquier medio idneo para ello. El Comit de Jueces del Tribunal determinar la oportunidad en que el personal de la Unidad de Testigos y Peritos dar a conocer a stos los derechos y obligaciones que les asisten, todo ello, previo su declaracin, estableciendo la forma de acreditar el cumplimiento efectivo de las referidas obligaciones.
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4.
Al inicio de la audiencia o durante su desarrollo y luego de consultados los intervinientes por el juez que preside la sala, el encargado de sala comunicar al personal de la Unidad de Testigos y Peritos la circunstancia de haberse despachado ordenes de arresto respecto a los testigos inasistentes, la exencin de la obligacin de declarar de alguno de ellos o bien si se hubiera autorizado su incorporacin o retiro durante el desarrollo de la audiencia. Los responsables de las salas de espera velarn porque los testigos y peritos no reciban informacin respecto de lo que sucede en la sala de audiencia del juicio en el cual participarn. Al solicitar el ingreso de un testigo o perito a la sala de audiencia, el encargado de sala comunicar a la Unidad de Testigos y Peritos el nombre de la persona requerida. Una vez que prest declaracin, el encargado de sala comunicar a la Unidad de Testigos y Peritos su la persona puede ser objeto de un nuevo interrogatorio o queda en plena libertad de accin; y para el evento que el testigo o perito pueda ser objeto de un nuevo interrogatorio se adoptarn las medidas a fin de que no se comunique con los testigos que an no han prestado declaracin. Una vez concluida su declaracin como testigo o perito, ste podr permanecer como pblico o retirarse a sus actividades habituales.
5.
6.
7.
8.
2.4.7.
Notificaciones y citaciones Judiciales. Teniendo presente que el diseo organizacional del Tribunal de Juicio Oral en lo penal no contempla la Unidad de Notificaciones, el personal encargado de practicarlas ser aquel que designe el Juez Presidente del Comit de Jueces a propuesta del Administrador. Toda resolucin o actuacin judicial para que produzca efectos debe ser previa y oportunamente notificada a los intervinientes, ante lo cual el Tribunal deber efectuar dicho proceso conforme al marco legal que las regula, utilizando para ello el mdulo creado para estos efectos en el SIAGJ. Rige a este respecto todo lo ya mencionado a propsito de las notificaciones y citaciones judiciales en los Juzgados de Garanta.
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2.5.
JUZGADOS DE LETRAS. 2.5.1. Composicin del Personal. La planta de un juzgado de letras se encuentra conformada por el Juez y Secretario (pertenecientes al escalafn primario) y por un nmero variable de funcionarios correspondiente al personal de Secretara, los que para este tipo de Juzgados se denominan Oficiales de Secretara o actuarios quienes se sublcasifican en Oficial Primero, Oficial Segundo, Oficial Tercero y Oficial de Sala, quienes a excepcin del ltimo, pueden y deben desempear cualquier gestin que les encomiende el Juez o el Secretario del Tribunal. En cuanto al Oficial de Sala, l tiene la labor exclusiva de atencin de pblico y realizar todas aquellas gestiones que signifiquen remitir comunicaciones a otros rganos o instituciones (como por ejemplo el envo y despacho de correspondencia). 2.5.2. Administracin de Causas. Para una adecuada tramitacin de las causas sometidas al conocimiento y resolucin de los Tribunales de Justicia es necesario llevar un sistema de registro del estado de ellas, es as como se llevan, a cargo del Secretario, en un Juzgado de Letras los siguientes registros o libros: Libro de Ingreso, Libro de Archivo, libro anotador de sentencia, libro de cuenta corriente, libro de decretos econmicos, los cuales quedan bajo la responsabilidad del Secretario (a) del Tribunal, no obstante que la funcin material de efectuar los registros en dichos libros queda a cargo de funcionarios del Tribunal, ya sea por medios manuales o tecnolgicos. 1) Libros de Registro. a) Libro de Ingreso. El Libro de Ingreso corresponde a aquel registro de causas de que conoce el Tribunal, las que se ingresan en orden correlativo por fecha de presentacin del asunto sometido a conocimiento y resolucin del Tribunal y que est determinado precisamente por la primera resolucin dictada por ste, la que, resolviendo la o las peticiones efectuadas por el actor, ordena ingresar y dar un nmero de rol que sirve para identificar la causa en cuestin. Este libro de ingreso requiere como datos bsicos para su confeccin y posterior utilizacin la fecha de ingreso de la causa, el rol numrico asignado, las partes del juicio, la materia, y una columna para efectuar observaciones, las que habitualmente son utilizadas para registrar el trmino de la causa y su archivo. Como todos los libros de un Tribunal ste debe ser abierto y cerrado cada ao, esto es efectuando un estampado por el Secretario dando cuenta que con tal fecha se cerr el libro, lo que no indica otra cosa que no habrn ms ingresos de causas que el anotado antes de tal certificacin, y a continuacin procede a efectuar la apertura del libro para el ao siguiente, lo que a contrario sensu, determina que a contar de esa fecha se comenzaron a ingresar nuevas causas. Este libro de ingreso es la primera fuente de informacin de una causa, ya que determina precisamente la individualizacin de sta, lo que ayuda a su fcil ubicacin ya que para efectos prcticos las causas
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se ordenan fsicamente ya sea por materia o bien alfabticamente. b) Libro de Archivo. Una vez que los procesos han terminado por sentencia firme y ejecutoriada (ya sea definitiva o interlocutoria que ponga fin al juicio o haga imposible su continuacin) los expedientes deben ser archivados y remitidos fsicamente al Archivero Judicial, quien es el custodio de los expedientes una vez que stos han terminado su tramitacin; de manera que adems de registrar la fecha de trmino en el Libro de Ingreso, se lleva tambin un libro de archivo en que se anota la fecha y motivo del archivo, asignndole adems un nmero de legajo que corresponde al conjunto de causas que se archivan bajo un mismo registro, las que por su voluminosidad determina la variabilidad del nmero de causas guardadas en el mismo legajo. Este libro permite una fcil ubicacin de las causas archivadas, las que al ser solicitado su desarchivo, adems de individualizar la causa en cuestin se debe indicar bajo qu legajo se encuentra archivado, registro que est determinado adems por el ao en que se archiv la causa (en algunos casos est determinado por el ao en que fsicamente se remiti la causa al archivero judicial). c) Libro Anotador de Sentencias. Este Libro corresponde a aqul en que se registran todas las sentencias definitivas y aquellas interlocutorias que ponen fin al juicio o hacen imposible su tramitacin; lo que junto al Libro de ingreso determinan el estado de una causa. d) Libro de Decretos Econmicos. Se trata de un registro de las actividades y eventos de mayor relevancia ocurridos durante la gestin del Tribunal, tales como la subrogacin del Juez, los permisos administrativos, las anotaciones de mrito y demrito aplicadas a los funcionarios, la visita de alguna autoridad al tribunal, y todo otro evento de relevancia jurdica. En buenas cuentas el libro de decretos econmicos es una suerte de diario de vida del Tribunal. e) Libro de Cuenta Corriente. Este libro es de exclusiva responsabilidad del Secretario del Tribunal, toda vez que en l se registran contablemente los movimientos que tuviere la cuenta corriente del Tribunal, a la que ingresan sumas de dinero correspondiente a consignaciones, multas, indemnizaciones, etc. Las que deben ser giradas a aquellos en cuyo beneficio se depositan o bien en el evento de estar la causa con sentencia definitiva por ms de 5 aos y sin que durante igual lapso se reclamasen las sumas de dinero consignadas, tales dineros se debern girar a la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, como as tambin los dineros correspondientes a multas a beneficio fiscal.
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2) El expediente o proceso y su formacin. Tanto en el foro jurdico como en la opinin pblica se refieren indeterminadamente a las causas de que conoce un Tribunal como proceso o expediente, incluso se utiliza tambin el trmino autos, los cuales no hacen ms que referirse a la materialidad que contiene al conjunto de actos jurdico procesales mediante el cual se desarrolla el proceso. No obstante la referencia a la materialidad del proceso (expediente) debemos tener claro que jurdicamente proceso es el conjunto En cuanto a la tramitacin de los expedientes, stos, adems de obedecer a un procedimiento establecido por la ley, es llevado por el Juez del Tribunal, no obstante que la confeccin material de las resoluciones judiciales est a cargo de los funcionarios del Tribunal, que para el caso de los Juzgados de Letras, mixtos y Civiles se denominan actuarios, quienes previa instruccin del Juez proceden a confeccionar materialmente la resolucin judicial, que en algunos casos obedece a una transcripcin de lo resuelto verbalmente o por escrito por el Juez previa relacin de los hechos o peticiones sobre la cual recae la resolucin, relacin que puede ser efectuada o por el Secretario del Tribunal o bien por el actuario encargado de la causa. En otras ocasiones esta resolucin judicial es producto de un proyecto de resolucin confeccionado por el propio actuario gracias a sus conocimientos sobre el tema o bien debido a su experiencia, lo que naturalmente constituye una ayuda a la labor jurisdiccional; y stas resoluciones judiciales hoy en da se confeccionan a travs de un sistema computacional (software) el cual permite adems de obtener el documento a agregar en el expediente, que dicha informacin quede almacenada en el sistema respectivo, permitiendo con ellos generar informes de estados de causas, el estado diario, y lo ms importante, permite entregar informacin oportuna a quien concurre a un Tribunal a efectuar consultas sobre determinadas causas o materias. La formacin y custodia del proceso a que hacemos referencia se encuentra reglamentada en el Ttulo V del Libro I del Cdigo de Procedimiento Civil, el cual es de aplicacin general y supletoria para los dems procedimientos; y en virtud de dichas normas se formar el proceso con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio; y ninguna pieza del proceso podr retirarse sin que previamente lo decrete el tribunal que conoce de la causa; 41 y en el evento que el Tribunal as lo resuelva este retiro de una o varias piezas del proceso deber dejarse constancia de ello, lo que se denomina desglose42, lo cual se verifica dejando una hoja (foja) de reemplazo sealando a qu corresponde ese reemplazo, por ejemplo la presente foja reemplaza a la nmero ciento diecisiete y que corresponde a un certificado de ttulo emitido por la Excma. Corte Suprema de Justicia a nombre de don Carlos Alberto Matamala Troncoso y que da cuenta de haber sido investido con el ttulo de abogado; de esa manera aunque fsicamente no se encuentre agregado dicho instrumento al expediente, ya est incorporado al proceso y forma parte de los elementos de juicio o conviccin a que puede recurrir el juez al momento de resolver el conflicto sometido a su conocimiento.
41 Artculo 29 C.P.C. 42 Artculo 35 C.P.C.
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Esta materialidad que se ha formado en virtud de las actuaciones del proceso; lo que se traduce en el expediente o en los tambin denominados autos, pueden tener cuadernos principales y otros accesorios, dado que la ley as lo indica; en efecto, las normas que regulan el juicio ejecutivo, por ejemplo, sealan que debe haber un cuaderno principal, otro de apremio y otro de terceras, si es que stas existen. La apertura de cuadernos distintos al cuaderno principal, se puede producir en cualquier momento del proceso, cuando tenga lugar el incidente que segn la ley deba tramitarse en cuaderno separado. Otra situacin que da origen a cuadernos accesorios, es ante la ocurrencia de medidas precautorias, o bien en el caso de las compulsas, cuando dos tribunales conocen de un mismo asunto. En la cartula del expediente debe indicarse claramente de qu cuaderno se trata; y sta tiene importancia por cuanto sirve de base para la confeccin del estado diario, ya que en l se deben consignar una serie de datos relevantes, que se extraen de la cartula. Todas las piezas que deben formar el proceso, ya sean los escritos presentados por las partes y las resoluciones que en ellos recayeren, como los dems documentos que se ordenaren incorporar, se irn agregando sucesivamente segn el orden de su presentacin, para lo cual se deber numerar cada foja en cifras y en letras (foliacin); exceptundose las piezas que, por su naturaleza, no puedan agregarse, como por ejemplo una cinta de video u otra que haga materialmente imposible su agregacin o bien que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso, situaciones ambas, de las cuales se dejar constancia en el proceso ya sea por resolucin o bien por certificacin del Secretario, dando cuenta de la pieza de que se trata y del lugar en que se ha ordenado guardar o mantener, para que as las partes tengan conocimiento de ello y puedan efectuar revisar dichas piezas. Esta agregacin material de las piezas del expediente se verifica cosiendo con hilo y aguja la pieza respectiva al proceso, en algunos Tribunales se ha optado por un sistema de acoclips, no obstante que a lo largo del pas la costura de expedientes sigue constituyendo la regla general, teniendo por fundamento la seguridad de encontrarse bien agregada la pieza respectiva y minimizando el riesgo de prdida o destruccin del expediente por su uso. Las peticiones o escritos que formularen las partes deber presentarse al tribunal de la causa por conducto del secretario respectivo y se encabezar con una suma que indique su contenido o el trmite de que se trata.43 Por una razn de adecuada administracin del trabajo, y por la naturaleza de las funciones que realiza el Secretario del Tribunal, en la mayora de los casos los escritos se entregan al Oficial de Sala o bien en el mesn, que corresponde al lugar fsico donde se encuentra este funcionario u otros encargados precisamente de la atencin de pblico, quienes al recibir el o los escritos procedern a estampar en la primera hoja de stos, y en un lugar que no altere su contenido, el cargo del Tribunal, con lo que dan cuenta de la fecha de recepcin del escrito, situacin que reviste vital importancia al tratarse de escritos de plazo, incluso en algunas oportunidades se les estampa adems la hora en que han sido recepcionados. Y una vez que los escritos han sido presentados debern ser entregados al despacho del Juez o
43 Artculo 30 C.P.C
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del Secretario 44 para que se dicte la providencia que sea del caso. Estos escritos tienen un determinado formato, que consta de una Suma, un Vocativo, la Individualizacin, la fundamentacin de la Peticin y la Parte Petitoria misma. La suma es una indicacin resumida de lo que se plantea en el escrito. Si se plantea una sola cuestin, slo ella se indicar en la suma. En cambio, si en un mismo escrito se plantean varias cuestiones, la suma ser compleja, se indicar la cuestin m s importante en lo principal, y las cuestiones accesorias en los otroses 45que sea necesario. El vocativo, es la indicacin abreviada en letras maysculas que indiquen la designacin del tribunal, tales como SJL (para indicar un juez de letras, IC para sealar a la Ilustrsima Corte de Apelaciones y E. C. para denominar a la Excelentsima Corte Suprema); la individualizacin debe hacerse tanto del peticionario como del expediente, y si se trata de un mandatario, indicar claramente a quien representa; el fundamento de la peticin es el detalle de lo que se solicita en el escrito. Finalmente, el escrito concluye con la parte petitoria propiamente tal, que va separada del cuerpo del escrito por el trmino "Por Tanto". Adems cada uno de los otroses, se redacta siguiendo este mismo formato, sin incluir ni el vocativo, ni la individualizacin. Las partes del juicio junto con cada escrito debern acompaarse en papel simple tantas copias cuantas sean las partes a quienes debe notificarse la providencia que en l recaiga, y, confrontadas dichas copias por el secretario, se entregarn a la otra u otras partes, o se dejarn en la secretara a disposicin de ellas cuando la notificacin no se haga personalmente o por cdula. 46Para acreditar esta situacin del nmero de copias entregadas por la parte al momento de entregar el escrito debe verificar que se estampe el cargo y se registre adems el hecho de haberse entregado con copias47, lo que realiza el funcionario encargado de la atencin de pblico al anotar en el escrito C/ COPIA, lo que reviste gran importancia toda vez que es una de las formas de acreditar que se ha dado cumplimiento con lo dispuesto por el Cdigo de Procedimiento Civil a este respecto y, porque adems si no se entregan las copias o si resulta disconformidad substancial entre aqullas y el escrito original, no le correr plazo a la parte contraria y deber el tribunal, de plano, imponer una multa de un cuarto a un sueldo vital, y ordenar, adems, que la parte acompae las copias dentro de tercero da, bajo apercibimiento de tener por no presentado el escrito. Una vez que el escrito ha sido resuelto por el Tribunal, la copia o copias entregadas se agregarn a un archivador de copias que se encuentra a disposicin del pblico en el mesn, lo que ha generado ms de una dificultad toda vez que cualquiera podra, en teora, sacar una copia que no est dirigida a su conocimiento, situacin que en parte queda solucionada, en el evento de producirse tal situacin y genere las sanciones antes sealadas, aportando al Tribunal la copia con que se ha quedado la parte y en la que debiera constar el cargo y el estampado de haberse entregado con copias.
44 Art. 34 inciso 2 C.P.C. 45 Otros es el trmino que se utiliza para indicar "adems". 46 (Artculo 32 C.P.C.) 47 (Art. 33 C.P.C.)
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Sin embargo, se debe tener en cuenta, que hay ciertas presentaciones que no requieren que se adjunten copias, como sucede, por ejemplo, con las diligencias de mera tramitacin, tal como lo seala el inciso segundo del artculo 31 del CPC. El expediente o proceso deber mantenerse en el Tribunal, no obstante que el Cdigo habla de oficina del secretario bajo su custodia y responsabilidad, pero ninguna oficina del Secretario es tan grande como para albergar los expedientes y dems documentos que deben tener bajo su custodia, por lo que esta referencia a Oficina debemos entenderla hecha respecto de una dependencia especfica del Tribunal donde se mantendrn todos y cada uno de los expedientes en tramitacin, lo que no podrn retirarse de la secretara sino por las personas y en los casos expresamente contemplados en la ley48, siendo estos casos aquellas situaciones en que deba de notificarse una resolucin judicial a una parte, por el receptor judicial, en cuyo caso se debern entregar las piezas que fueren pertinentes para llevar a cabo la diligencia de notificacin49, pero en los hechos lo que se le entrega al receptor son o fotocopias autorizadas o bien el cuaderno respectivo si se trata del cuaderno de embargo, dejndose constancia en un libro especial de retiro de expedientes del expediente que se retira, la fecha, el nombre y firma de quien lo retira. Existen adems otros casos en que el expediente debe salir de las dependencias del Tribunal como por ejemplo si es solicitado por otro Juzgado para ser tenido a la vista, cuyo trmite se cumple remitiendo el expediente por un plazo determinado (24, 48 , 72 horas, etc.) o bien si ha de remitirse el expediente a la Corte de Apelaciones se cumplir remitiendo, a costa del peticionario o de la parte que hubiere interpuesto el recurso o realizado la gestin que origina la peticin, las copias o fotocopias respectivas; pero en casos urgentes o cuando el tribunal lo estime necesario, por resolucin fundada, o cuando el expediente tenga ms de doscientas cincuenta fojas podr remitirse el original.
48 Art. 36 C.P.C. 49 Art. 393 inciso 2 C.O.T.
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Las Actuaciones Judiciales. Las actuaciones judiciales deben practicarse en das y horas hbiles, siendo das hbiles los no feriados y horas hbiles las que median entre las ocho y las veinte horas 50, pudiendo los Tribunales a solicitud de parte, habilitar para la prctica de actuaciones judiciales das u horas inhbiles, cuando haya causa urgente que lo exija, estimndose urgentes para este caso, las actuaciones cuya dilacin pueda causar grave perjuicio a los interesados, o a la buena administracin de justicia, o hacer ilusoria una providencia judicial. (Art. 60 C.PC.) As por ejemplo si se solicita como medida precautoria la prohibicin de celebrar actos y contratos sobre algn vehculo por temor a que se pueda sustraer del patrimonio del deudor, o bien solicitar el secuestro de una cosa para evitar su deterioro en manos del deudor o de quien se encuentre, se deber fundamentar tal peticin y solicitar providencia urgente precisamente para evitar los daos o perjuicios sobre la cosa o sobre el patrimonio del acreedor. De toda actuacin procesal, ya sea de las partes a travs de la presentacin de escritos como as tambin del Tribunal, deber dejarse testimonio escrito en el proceso, con expresin del lugar, da, mes y ao en que se verifique, de las formalidades con que se haya procedido, y de las dems indicaciones que la ley o el tribunal dispongan51; y esto se verifica por una resolucin judicial o bien por un estampado del Secretario denominado comnmente certificacin; y a continuacin de sta o de la resolucin firmarn todas las personas que hayan intervenido; y si alguna no sabe o se niega a hacerlo, se expresar esta circunstancia; as entonces una resolucin que resuelve un escrito en que se seala confiere patrocinio y poder a un abogado tendra una redaccin como la siguiente: Valdivia, a tres de marzo de dos mil siete.Tngase presente el patrocinio y poder conferidos. En aquellas actuaciones en que haya de tomarse juramento a alguno de los concurrentes, como en el caso de una prueba testimonial por ejemplo, se le interrogar por el funcionario autorizante, que deber ser el Secretario del Tribunal, al tenor de la siguiente frmula: "Juris por Dios decir verdad acerca de lo que se os va a preguntar?", o bien, "Juris por Dios desempear fielmente el cargo que se os confa?", segn sea la naturaleza de la actuacin; y el interrogado deber responder: "S juro". 52 Si para la realizacin de la actuacin judicial se requiriese un intrprete, pensemos en un testigo noruego que nada sabe del ingls o menos del espaol, o bien de un mapuche que se niega a hablar en castellano, se recurrir al intrprete oficial, si lo hay; y en caso contrario, al que designe el tribunal, los cuales debern tener las condiciones requeridas para ser peritos, y se les atribuir el carcter de ministros de fe. 53 Y para este evento de recurrir a un intrprete oficial se deber estar a lo dispuesto por la lista de peritos judiciales que se confeccionan cada dos aos en las Cortes de Apelaciones.
50 Art. 59 C.P.C. 51 Art. 61 C.P.C. 52 Art. 62 C.P.C. 53 Art. 63 C.P.C.
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En cuanto a los plazos que rigen el Procedimiento Civil, son fatales cualquiera sea la forma en que se exprese, salvo aqullos establecidos para la realizacin de actuaciones propias del tribunal; de manera que la posibilidad de ejercer un derecho o la oportunidad para ejecutar el acto se extingue al vencimiento del plazo 54 Y estos plazos y/o trminos comenzarn a correr para cada parte desde el da de la notificacin; y en caso de que se trate de trminos comunes, como por ejemplo el trmino probatorio, se contarn desde la ltima notificacin. 55 En el evento que el plazo o trmino para realizar una actuacin judicial haya sido impuesto o determinado por el propio Tribunal, dicho plazo es prorrogable si las partes los solicitan antes del vencimiento de ste y se alegue una justa causa para su prrroga.56 Habitualmente cuando se ordena por el Tribunal la realizacin de una diligencia o actuacin judicial se establece que sta lo ser con citacin o bien con conocimiento, lo que no implica ms que la poca en que podrn verificarse estas actuaciones, as al ordenarse o autorizarse una diligencia con citacin, se entender que no puede llevarse a efecto sino pasados tres das despus de la notificacin de la parte contraria, la cual tendr el derecho de oponerse o deducir observaciones dentro de dicho plazo, suspendindose en tal caso la diligencia hasta que se resuelva el incidente; y si se ordenare realizar la diligencia o actuacin con conocimiento o valindose de otras expresiones anlogas, se podr llevar a efecto la diligencia desde que se ponga en noticia del contendor lo resuelto.57, lo que se traduce en que notificada la resolucin, ya sea personalmente o por cdula o bien por el estado diario, segn lo indique la resolucin en cuestin, podr llevarse a efecto la respectiva diligencia. Todas las actuaciones necesarias para la formacin del proceso se practicarn por el tribunal que conozca de la causa, salvo los casos en que se encomienden expresamente por la ley a los secretarios u otros ministros de fe, o en que se permita al tribunal delegar sus funciones, o en que las actuaciones hayan de practicarse fuera del lugar en que se siga el juicio, 58lo que se verifica a travs de los exhortos, que son comunicaciones entre Tribunales que tienen por objeto que el tribunal exhortado realice una o ms diligencias en particular, para lo cual el tribunal que conozca de la causa dirigir al del lugar donde haya de practicarse la diligencia la correspondiente comunicacin, insertando los escritos, decretos y explicaciones necesarias, y el tribunal a quien se dirija la comunicacin ordenar su cumplimiento en la forma que ella indique, y no podr decretar otras gestiones que las necesarias a fin de darle curso y habilitar al juez de la causa para que resuelva lo conveniente.59
54 Art. 64 C.P.C. 55 Art. 65 C.P.C. 56 Art. 67 C.P.C. 57 Art. 69 C.P.C. 58 Art. 70 C.P.C. 59 Art. 71 C.P.C.
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Estas comunicaciones o exhortos pueden ser dirigidas a ms de un Tribunal, para que se practiquen actuaciones en distintos puntos sucesivamente 60 , denominndose por ello exhortos ambulatorios, de manera tal que las primeras diligencias practicadas, junto con la comunicacin que las motive, se remitirn por el tribunal que haya intervenido en ellas al que deba continuarlas en otro territorio hasta que se d cumplimiento a lo ordenado por el Tribunal exhortante, debiendo el ltimo de los Tribunales qu practique dicho cumplimiento remitir el exhorto a su tribunal de origen. En el evento que las actuaciones o diligencias decretadas hayan de realizarse en pas extranjero se dirigir la comunicacin respectiva al funcionario que deba intervenir, por conducto de la Corte Suprema, la cual la enviar al Ministerio de Relaciones Exteriores para que ste a su vez le d curso en la forma que est determinada por los tratados vigentes o por las reglas generales adoptadas por el Gobierno.61 Estas comunicaciones o exhortos a otros Tribunales debern ser conducida a su destino por los correos del Estado (Correos de Chile), pudiendo, en casos especiales calificados por el tribunal, entregarse a la parte que la haya solicitado, para que gestione su cumplimiento 62 lo cual es de habitual ocurrencia si pensamos la demora que significa el despacho por correo de una comunicacin de esta naturaleza, y ms an si se trata de una diligencia o actuacin que pudiera estar determinada o condicionada por factores climticos, econmicos, polticos, etc. Las Resoluciones Judiciales. La forma como los Tribunales administran justicia es precisamente a travs de las resoluciones judiciales las que de acuerdo con el artculo 158 del Cdigo de Procedimiento Civil se denominan sentencias definitivas, sentencias interlocutorias, autos y decretos. Es sentencia definitiva la que pone fin a la instancia, resolviendo la cuestin o asunto que ha sido objeto del juicio, la que se dictar tan pronto como estn en estado y por el orden de su conclusin63, existiendo distintos plazos segn se trate del procedimiento, por ejemplo en el procedimiento ordinario son 60 das, si el juez no dicta sentencia dentro de este plazo, ser amonestado por la Corte de Apelaciones respectiva, y si a pesar de esta amonestacin no expide el fallo dentro del nuevo plazo que ella le designe, incurrir en la pena de suspensin de su empleo por el trmino de treinta das, que ser decretado por la misma Corte. Es sentencia interlocutoria la que falla un incidente del juicio, estableciendo derechos permanentes a favor de las partes, o resuelve sobre algn trmite que debe servir de base en el pronunciamiento de una sentencia definitiva o interlocutoria.
60 Artculo 74 C.P.C. 61
Artculo 76 C.P.C.
62 Artculo 77 C.P.C. 63 Artculo 162 C.P.C.
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Se llama auto la resolucin que recae en un incidente no comprendido en el inciso anterior. Se llama decreto, providencia o provedo el que, sin fallar sobre incidentes o sobre trmites que sirvan de base para el pronunciamiento de una sentencia, tiene slo por objeto determinar o arreglar la substanciacin del proceso. Toda resolucin, de cualquiera clase que sea, deber expresar en letras la fecha y lugar en que se expida, y llevar al pie la firma del juez o jueces que la dicten o intervengan en el acuerdo64, y se entender firme o ejecutoriada una resolucin desde que se haya notificado a las partes, si no procede recurso alguno en contra de ella; y, en caso contrario, desde que se notifique el decreto que la mande cumplir, una vez que terminen los recursos deducidos, o desde que transcurran todos los plazos que la ley concede para la interposicin de dichos recursos, sin que se hayan hecho valer por las partes. En este ltimo caso tratndose de sentencias definitivas, certificar el hecho el secretario del tribunal a continuacin del fallo, el cual se considerar firme desde este momento, sin ms trmites. 65 3) Sistemas de Control y Gestin. Hoy en da gracias a los avances tecnolgicos existe una forma ms expedita y sistematizada de llevar a cabo el control y gestin de los procesos judiciales, quedando atrs el examen de voluminosos libros y carpetas en las cuales obtener la informacin requerida, incluso hoy en da se tiende a obviar la materialidad misma del proceso quedando a disposicin de los usuarios la informacin de manera virtual gracias a la tecnologa del internet. De tal manera hoy gracias a los sistemas informticos tanto el control de los expedientes judiciales como la generacin de informes y documentos se produce por softwares creados para tal efecto, en los cuales se ingresan los datos necesarios, los que posteriormente son utilizados tanto para dar la informacin a las partes del juicio, como as tambin al pblico en general, como para realizar los informes de Estados Bimestrales y Estados Mensuales. No obstante lo anterior, y la existencia de medios tecnolgicos, no est de ms la revisin fsica de cada uno de los expedientes realizada por el Juez del Tribunal y el Secretario.
64 Art. 169 C.P.C. 65 Art. 174 C.P.C.
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4) Estados e Informes a la Corte de Apelaciones. 66 De acuerdo con el artculo 586 del C.O.T. todo Tribunal de Letras debe, a travs de un informe emitido por el Juez, de las actas levantadas respecto de las visitas de Secretara, de la visita a los lugares de detencin, del estado de la tramitacin de la causas seguidas ante el tribunal y de las casas falladas o en estado de ser falladas; debiendo dichos informes ser remitidos cada dos meses a excepcin de aquel que se refiere a la visita de los lugares de detencin que es semanal. a) Visita de Secretara. El primero de los informes mencionados corresponde a lo que se conoce como Visita de Secretara que es la revisin efectuada por el Juez al Secretario del Tribunal a objeto de verificar que los libros que por ley se deben llevar en todo Tribunal se encuentren al da y que el desempeo de los funcionarios del Tribunal sea acorde a las pautas y normas dadas por el Juez y Secretario o por los superiores jerrquicos correspondientes. En los hechos dicha visita se transforma en una revisin de Libro por libro b) Visita Semanal de Crcel. En la jurisdiccin de la Corte de Apelaciones de Valdivia subsiste un Juzgado del Crimen y existen dos Juzgados Civiles, quienes a pesar de ello no perdieron la competencia criminal que tenan con anterioridad a su exclusividad de competencia en materia civil; as como tambin los Juzgados de Letras de la Provincia de Valdivia donde ejerce jurisdiccin la Corte de Apelaciones mantienen competencia criminal respecto de aquellos hechos acaecidos con anterioridad a la reforma Procesal Penal; y para dichos Tribunales es obligacin efectuar una visita semana a los recintos penitenciarios donde existan personas detenidas o privadas de libertad por causas ante ellos tramitados, debiendo verificar en dicha visita el estado en que se encuentran estas personas y atender las consultas y/o reclamos que le formularen. De tal visita se deber levantar un acta e informar a la Corte de Apelaciones del resultado de tal diligencia. c) Estado Bimestral. El estado bimestral de causas corresponde a un informe detallado del estado de todas y cada una de las causas que se encuentran en tramitacin ante el tribunal y aquellas que durante el perodo informado han sido terminadas; correspondiendo, como su nombre lo indica, a un perodo de dos meses; as entonces es que tenemos que en el ao se generan seis informes de estados bimestrales, el primero correspondiente al lapso comprendido entre enero y febrero, el segundo correspondiente al perodo de marzo abril, y as sucesivamente. Dicho informe permite a la Corte de Apelaciones conocer cules y cuntas causas se encuentran con un retraso en su tramitacin, lo cual obviamente es analizado con un criterio objetivo, ya que es de muy frecuente ocurrencia que, a pesar de existir plazos para la tramitacin de los juicios, todos ellos breves si consideramos la naturaleza de las cuestiones ventiladas en un juicio, stos se extienden con largueza por sobre el ao de tramitacin, lo que se debe en la
66 En la actualidad atendido el avance de la tecnologa y la crecientes fiabilidad y seguridad de sus registros se est optando por la emisin de dichos
informes va intranet dejando cada vez ms de lado los antiguos formatos de papel.
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mayora de los casos a la litigacin de las partes. Dicho informe adems de ser remitido a la Corte de Apelaciones, debe ser enviado a la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, ello por cuanto se encuentra inserto en el programa de metas de gestin. d) Estado Mensual. Este informe, tambin remitido a la Corte de Apelaciones y a la Corporacin Administrativa del Poder Judicial como el caso de los Estados Bimestrales y por las mismas razones, con la nica diferencia que se trata de un informe sobre las causas que han sido falladas o se encuentran en estado de serlo, y adems porque el perodo a informar es de un mes calendario, de manera que en el ao se generarn e informarn doce estados mensuales de las causas falladas.
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2.6.
TRIBUNALES DE FAMILIA. 2.6.1. Concepto y Caractersticas. Se trata de Tribunales creados por la Ley N 19.968, tratndose de Tribunales encargados de conocer los asuntos de que trata la misma ley y los que les encomienden otras leyes generales y especiales, de juzgarlos y hacer ejecutar lo juzgado. Cada Juzgados de Familia dispone de un determinado nmero de jueces, quienes, no obstante lo cual no actan como tribunal colegiado, sino que cada juez ejerce unipersonalmente la potestad jurisdiccional respecto de los asuntos que las leyes encomiendan a los mencionados juzgados. La misma ley ha suprimido los actuales Juzgados de Letras de Menores, cuya competencia ha sido absorbida por los Juzgados de Familia, a lo cual se aaden ciertas materias que actualmente competen a los Juzgados de Letras en lo Civil, tal como causas por violencia intrafamiliar, demandas por divorcio, nulidad y separacin matrimoniales. 2.6.2. Estructura de los Tribunales de Familia. Para efectos administrativos, la estructura y las funciones de los nuevos Juzgados de Familia ha seguido muy de cerca las previsiones de los Tribunales que forman parte de la Reforma Procesal Penal, al extremo que son aplicables a los Juzgados de Familia, en cuanto resulten compatibles, las normas del Cdigo Orgnico de Tribunales para los juzgados de garanta y tribunales de juicio oral en lo penal sobre comit de jueces, juez presidente, administradores de tribunales y organizacin administrativa de los juzgados. Y, en lo relativo a la subrogacin de los jueces, se aplicarn las normas de los juzgados de garanta. En efecto, a un nmero variable de jueces que oscila entre 1 y 13 magistrados se agregan un Comit de Jueces, presidido por un Juez Presidente, un administrador y una planta de empleados u oficiales de secretara que se organizan en diversas unidades administrativas para el cumplimiento eficaz y eficiente de sus funciones. Adems, la ley contempla una institucin nueva en el marco de nuestra administracin de justicia: el Consejo Tcnico. En el marco de las funciones administrativas de los nuevos tribunales la ley establece distintos niveles de decisin en materias tales como: designacin de personal, evaluacin de la gestin, calificacin del personal, administracin de recursos financieros, etc. El nivel superior de decisin estar a cargo de un Comit de Jueces, presidido por un Juez Presidente a quien se le asignan funciones especficas de decisin y coordinacin, adems de relacionarse directamente con el Administrador de Tribunal.
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2.6.3. Principios Que Rigen Los Procesos Administrativos De Los Juzgados De Familia. a) Responsabilidad: Los funcionarios debern responder administrativamente por el cumplimiento de sus tareas, las que debern estar suficientemente explicitadas y escrituradas a fin de que sean conocidas por ellos con la debida antelacin. No podr sancionarse al funcionario que incurriere en un error motivado por la falta de instrucciones que rigen su labor o por la falta de claridad de las mismas.
b) Legalidad y competencia: Los rganos de los Juzgados de Familia han de obrar estrictamente en el marco de su competencia y debern respetar la autonoma de los dems, especialmente en la adopcin de las decisiones que les son privativas; en consecuencia, le es prohibido a todo Juez dictar instrucciones de carcter administrativo, ya sean generales o particulares, o establecer exigencias para la administracin que importe la modificacin de los procedimientos establecidos por sta. Del mismo modo, el Comit de Jueces deber inhibirse de tomar decisiones distintas de aquellas que se le reservan en la ley o en este documento. El Juez Presidente del Comit de Jueces, junto con supervisar la labor administrativa, deber velar por que el Administrador del Tribunal y el resto del personal bajo su cargo cuenten con la necesaria autonoma para el cumplimiento de su cometido. c) Eficiencia: La especializacin y profesionalizacin de las labores administrativas de apoyo a la gestin judicial constituyen soportes del nuevo sistema de justicia; por ello los Administradores de los Tribunales debern desarrollar tareas para que su gestin genere ptimos resultados en el manejo de los recursos; por consiguiente, la adopcin de decisiones directivas de carcter administrativo compete exclusivamente al Administrador de Tribunal. Para lo anterior resulta necesario elaborar prcticas de apoyo administrativo al trabajo jurisdiccional que sean comunes para todos los jueces del Tribunal, propendiendo a la uniformidad de procesos. Asimismo, deber optarse por aquellos procesos que incorporen recursos tecnolgicos, en cuanto ellos permiten el ahorro de otros recursos. d) Eficacia: Los procesos administrativos debern tender siempre al cumplimiento cabal de los objetivos definidos para el Tribunal. Por lo expresado, los procesos administrativos tienen un carcter instrumental, lo que supone el grado de flexibilidad necesaria para satisfacer adecuadamente las exigencias y admitir las modificaciones ulteriores que los usuarios internos y externos demanden, si las circunstancias as lo aconsejaren.
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2.6.3
Jornada De Trabajo Del Tribunal. La jornada de trabajo de los Juzgados de Familia es de 44 horas semanales, distribuidas del modo siguiente: Lunes a Viernes: 8:00 a 16:00 horas, y Sbados: 9:00 a 13:00 horas67. El Administrador del Tribunal deber adoptar un registro de asistencia, en el cual el personal del juzgado consignar su hora de ingreso y salida del recinto. Las vacaciones y permisos administrativos se organizarn con una planificacin que asegure el buen funcionamiento del Tribunal con la debida anticipacin. En este sentido, el plan de vacaciones de los jueces estar diseado y consensuado con la suficiente anticipacin por el Comit de Jueces y, en el caso de funcionarios, por medio del Administrador y del Juez Presidente. Todo lo anterior tiene como objetivo obtener los reemplazos y la redistribucin de las cargas de trabajo del Tribunal.
2.6.4.
Distribucin Del Personal Respecto De Los Procesos Operativos Administrativos Del Tribunal. La actual estructura funcional del Tribunal la conforman el Administrador, un Consejo Tcnico, la Unidad de Sala, de Atencin de Pblico, Unidad de Servicios y de Administracin de Causas. En atencin a lo dispuesto en el Cdigo Orgnico de Tribunales, el Juez Presidente del Comit de Jueces, a proposicin del Administrador, debe aprobar la distribucin del personal administrativo o de secretara en cada una de las unidades funcionales antes sealadas, asegurando el debido desempeo de cada una de ellas. Adems de lo anterior, el Juez Presidente del Comit de Jueces, a proposicin del Administrador, deber fijar la dotacin mnima de personal que ha de prestar servicios en cada una de las unidades funcionales del Tribunal, de manera de asegurar su normal desempeo. La dotacin mnima fijada vincular al Administrador para efectos del otorgamiento y/o proposicin de permisos y feriados del personal, as como para la reasignacin del personal en caso de insuficiencia en alguna unidad provocada por circunstancias imprevistas. Reasignacin Temporal De Funciones. Aunque es importante la especializacin de los distintos puestos de trabajo, tambin es fundamental que en la gestin y administracin de cada Tribunal exista otro funcionario que tenga conocimientos suficientes para garantizar la continuidad mediante la realizacin eficiente de dichas labores. Si una persona falta en una plaza, otro integrante del personal puede ser redistribuido de modo inmediato. En este sentido es responsabilidad del Administrador del Tribunal formular un plan de accin a fin de garantizar que cada funcionario est capacitado para desarrollar ms de una actividad o desenvolverse en ms de un puesto de trabajo. El Administrador del Tribunal es responsable de gestionar oportunamente ante la Corporacin Administrativa el financiamiento de las suplencias e
67 El horario de audiencias ser a partir de las 8.30 horas, y la ltima audiencia se agendar a las 13.30 horas.
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interinatos de Consejeros Tcnicos y funcionarios. Es igualmente responsable de la formulacin de ternas y/o propuestas para proveer dichos cargos al Comit de Jueces o al Juez Presidente, segn corresponda. 2.6.5. Las Comunicaciones Por Medios Electrnicos Entre El Tribunal Y Las Instituciones Participantes Del Sistema De Justicia. En la medida que instituciones colaboradoras del sistema de justicia tales como Servicio de Registro Civil, Servicio Mdico Legal, Servicio Nacional de Menores, Conservador de Bienes Races, Ministerio Pblico, Servicios de Mediacin, etc.- dispongan de los recursos tcnicos, el Tribunal realizar sus comunicaciones a travs de medios electrnicos, sea mediante interconexin o uso de correo, siempre que ello fuere posible. En todo caso el Tribunal podr adoptar las medidas tendientes a establecer la autora e integridad de un documento electrnico, si lo estimare necesario. Para lo anterior, la Corporacin Administrativa del Poder Judicial procurar los medios tcnicos que garanticen que tales comunicaciones se verifiquen adecuadamente. En caso de que las comunicaciones se realicen mediante correo electrnico, el Tribunal designar una cuenta de correo y un empleado responsable de la recepcin y despacho de tales comunicaciones, circunstancias que pondr debidamente en conocimiento del pblico. Las comunicaciones de los Tribunales de Familia con las Cortes de Apelaciones respectivas se verificarn tambin a travs de medios electrnicos. En este sentido, dada la tramitacin ntegra del proceso en el SITFA, cuando las Cortes conozcan de determinados asuntos provenientes de los Tribunales de Familia se enviarn solamente los registros digitales respectivos y en ningn caso registros impresos. En el caso de existir interconexin entre el Juzgado de Familia y la Corte de Apelaciones respectiva, bastar que aqul comunique a sta la circunstancia de haberse concedido un recurso de su competencia, debiendo la Corte acceder directamente a los registros de la causa disponibles en SITFA. 2.6.6. Las Resoluciones Y Registros En Audiencias. En razn de su fidelidad y eficiencia, se har uso exclusivo del sistema de registro de audio para las audiencias realizadas ante el Juez de Familia. Este registro ser el nico vlido. El sistema de audio slo se usar para registrar las audiencias que se lleven a cabo ante el Juez, tales como audiencias preparatorias, preliminares y de juicio. Para los efectos de levantar actas de lo acontecido en audiencia, el tribunal deber hacer uso exclusivamente de las plantillas de actas provistas por el SITFA, incorporando al sistema el marcado de los hitos de la respectiva audiencia. En caso alguno tales actas incluirn transcripcin de las declaraciones de testigos, peritos o de las propias partes. Las resoluciones que se dicten en audiencia se ceirn a los modelos computacionales disponibles en el SITFA, los que se desplegarn con los datos incorporados en el sistema y sern completadas por el administrativo de actas
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de acuerdo a las instrucciones verbales impartidas por el magistrado. Tratndose de las resoluciones antes mencionadas, el Comit de Jueces podr aprobar modelos de resoluciones distintos de los contemplados en el prrafo anterior, los que debern ser empleados por todos los jueces del Tribunal. En el caso de resoluciones no incluidas como modelo en el SITFA, ser responsabilidad personal y exclusiva de cada magistrado la redaccin e inclusin de ellas en el mismo. En caso alguno el SITFA proveer formularios de sentencias definitivas. 2.6.7. La Tramitacin De Las Causas. Para la tramitacin de las causas se deber utilizar en cada Tribunal todas las herramientas y funcionalidades disponibles en el SITFA, evitando las formalidades y dilaciones innecesarias asociadas al proceso. En este sentido, el mecanismo de firma electrnica suministrado por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, a travs del SITFA, ser suficiente para acreditar la identidad del Juez que resuelve y/o del funcionario que concurre a la realizacin de alguna actuacin procesal. Por consiguiente, no es necesaria la suscripcin del documento en formato papel. Tratndose de la remisin de oficios, el Tribunal dispondr de preferencia que la resolucin que los decreta haga las veces de suficiente oficio remisor, evitando la duplicacin de tareas asociadas a su faccin. Es responsabilidad del cada magistrado la redaccin e inclusin en el SITFA de resoluciones dictadas fuera de audiencia, salvo que ellas correspondan a algunos de los modelos de resolucin contemplados en el SITFA o que sean acordados por el Comit de Jueces. En este ltimo caso, de efectuarse modificaciones, deber el Juez personalmente practicarlas en el sistema. 2.6.8. Las Notificaciones. En el proceso de notificacin, los tribunales adoptarn las medidas necesarias para garantizar la celeridad, eficacia y eficiencia de los procesos de trabajo, y para tal efecto: a) b) Se utilizarn los medios idneos que aseguren eficiencia, certeza y economa en el proceso de notificacin. En el caso de la prctica de notificaciones personales ordenadas por el Tribunal, se adoptarn las medidas tendientes a garantizar la eficacia y eficiencia de la actuacin. As, el Tribunal autorizar la notificacin subsidiaria de la resolucin desde ya, sin necesidad de resolucin ulterior, y tan pronto se certifiquen bsquedas por el funcionario notificador; y adoptar mecanismos de cdula de espera y/o citacin telefnica para que la parte acuda a las dependencias del tribunal a ser notificada, entre otras. Se alentar a los intervinientes a requerir la adopcin de sistemas de notificacin electrnica a su respecto desde su primera actuacin en la causa, esto es, con la interposicin de la demanda en el caso de la demandante o con la contestacin en el caso de la demandada. Estas se verificarn automticamente, sin requerir actuacin posterior del Tribunal.
c)
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d)
En caso alguno los mecanismos de notificacin solicitados por las partes y decretados por el Tribunal de conformidad con el artculo 23 de la Ley 19.968 podrn afectar la eficacia o eficiencia en las labores del mismo. Por consiguiente, salvo la notificacin electrnica, mecanismos de notificacin va fax o telfono no reemplazarn a aquellas que deban verificarse por el estado diario.
2.6.9. Asistencia De Las Partes, Testigos Y Peritos A Audiencias. El Administrador del Tribunal establecer un procedimiento general y nico para resguardar y proteger a los testigos, peritos y vctimas dentro de las dependencias del Tribunal, como tambin para el adecuado orden en el ingreso del pblico a las salas. En este mismo contexto, el Administrador adoptar medidas tendientes a normalizar el flujo a travs de las dependencias del tribunal de los nios, nias y adolescentes en trnsito privados de libertad, en consideracin al respeto y la dignidad de los involucrados y al debido resguardo de los funcionarios judiciales y del pblico en general. El tribunal instar a las partes a asumir la notificacin de los peritos o testigos presentados por s; en su defecto, el tribunal la practicar por carta certificada. 2.6.10. Custodia De Las Especies, Valores Y Documentos. El Juzgado de Familia no recibir especies ni documentos valorados. Sin embargo, en casos de excepcin, cuando determinadas especies lleguen al Tribunal asociadas a causas por infractores de ley y tratndose de elementos de prueba, stos sern custodiados bajo responsabilidad del Administrador del Tribunal. Excepcionalmente y en circunstancias calificadas, el Administrador recibir dinero o especies valoradas, las que mantendr bajo su custodia cuando sea menester y debiendo ser depositadas en la cuenta corriente del Tribunal el da hbil inmediatamente siguiente, para cuyos efectos llevar el libro sealado en el artculo 517 del Cdigo Orgnico de Tribunales. En el caso de armas y/o explosivos, el Administrador remitir las especies a la brevedad a las autoridades correspondientes, de conformidad con la normativa vigente sobre la materia. 2.6.11. REGISTRO DIGITAL O INFORMTICO. Para los efectos de este documento, se entender por registro digital o informtico de causas aquel al que se agregan cronolgicamente, sin mayores formalidades, todos los antecedentes que dan cuenta de trmites o diligencias de las cuales legalmente debe dejarse constancia durante el curso del procedimiento. As, debern incorporarse en el sistema: las resoluciones que inciden en presentaciones o solicitudes de los intervinientes, sea que se formulen a travs del SITFA o por otro medio digital, electrnico o anlogo que permita su incorporacin al registro en la misma forma; los oficios de organismos o instituciones que den cuenta de trmites cuya informacin sea relevante mantener en el registro; los documentos que se acompaen en determinadas presentaciones o solicitudes; las constancias de las notificaciones realizadas; las opiniones emitidas por el Consejo Tcnico, en su caso; y, en general, todas las resoluciones dictadas en o fuera de audiencia. Para la recepcin de documentos provenientes de terceros cada Tribunal de
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Familia contar con una direccin de correo electrnico a la que podr acceder el Administrador de cada Tribunal o quien ste designe, la que ser debidamente comunicada al pblico. Para este efecto cada Tribunal deber contar con los medios tecnolgicos proporcionados por la Corporacin Adminsitrativa del Poder Judicial que permitan la incorporacin de los documentos, oficios y solicitudes que no sean remitidos en formato digital. La Unidad de Causa, o quien sea designado para ello por el Administrador, ser responsable de incorporar al sistema la informacin que emane de los citados antecedentes. En consecuencia, los Juzgados no formarn carpetas o expedientes fsicos que den cuenta del procedimiento, toda vez que el registro digital rene las caractersticas de constituir un medio fidedigno, eficaz y seguro para almacenar toda la informacin relevante de una causa. Procedimiento Atendidas las restricciones de almacenamiento y de uso de red, el Juez Presidente impartir instrucciones sobre la determinacin de las piezas que debern ser incluidas en el SITFA y de aquellas que, aun siendo digitalizadas, deban mantenerse respaldadas en soportes externos (tipo CD, CD-RW, DVD, DVD-RW u otro). En caso alguno tal poltica implicar la incorporacin ntegra de expedientes, registros o la totalidad de las piezas asociados a ellos. El Administrador del Tribunal determinar el procedimiento y las polticas de seleccin documental para que el registro digital cumpla con sus objetivos, en cuyo diseo deber establecer un medio eficaz que asegure que la informacin que se va a incorporar sea selectiva. Asimismo, el Administrador comunicar al Juez Presidente, al menos mensualmente, las observaciones que estime conveniente formular para una mejor utilizacin del sistema digital, con antecedentes tcnicos que avalen sus observaciones y las propuestas que hiciere. Soporte Material El registro digital no obsta a la mantencin de soporte material de determinados documentos, ya sea por fecha o por RIT, en los archivadores cuyo contenido, ubicacin y perodo de utilizacin determinar el Administrador.
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2.6.12.
Atencin De Pblico. La Unidad de Atencin de Pblico ser responsable de otorgar una adecuada atencin, orientacin e informacin al pblico que concurra al Juzgado, especialmente a los nios, nias y adolescentes. Asimismo le corresponder el manejo de la correspondencia del Tribunal. La base para la entrega de la informacin del estado de la causa es el SITFA. De ste es posible obtener la informacin deseada para entregarla verbalmente y slo por excepcin deben imprimirse las resoluciones requeridas. Para el caso en que se requiera de conformidad a la ley la reserva de ciertos antecedentes, se debern tomar todas las providencias necesarias para ello, tales como requerir la acreditacin de identidad del solicitante. La Acta N91-2007 seala en forma expresa los siguientes aspectos principales, respecto de los cuales debe suministrar oportuna respuesta: a) Estado de la causa, para la cual se debe utilizar el sistema informtico, debiendo ser comunicada verbalmente, y slo por excepcin impresa, caso en el cual deber existir motivo fundado; Audiencias Programadas; Copias, preferentemente en formato digital, para lo cual la parte deber proveer un soporte apropiado. En caso que se solicite por alguna persona copia del registro de audio de la audiencia, se debe requerir al solicitante, la entrega de un soporte o unidad de almacenamiento electrnico; Direcciones de entidades, instituciones y organismos relacionados con el sistema de justicia, atingente a su jurisdiccin, preferentemente preimpresos; Notificaciones y citaciones; Pagos y multas; Patrocinio y poder, en cuanto a oportunidad y modalidad de otorgamiento; Presentacin de escritos. En el caso de la recepcin directa en el mesn, esta se llevar a cabo en horario de funcionamiento de atencin de pblico. Por otra parte, en caso de presentacin por medios electrnicos, el Administrador deber determinar los procedimientos relativos a las formas de presentacin, procurando en el caso que lo amerite-, promover acuerdos, criterios operativos y/o incentivos con el objeto de estandarizar los horarios para la recepcin de escritos. Y; Estado diario. Por ltimo, el mismo cuerpo normativo dispone como horario de atencin de pblico: a) lunes a viernes desde las 8:00 a las 14:00 horas, b) sbado de 9:00 a 12:00 horas.
b) c)
d)
e) f) g) h)
i)
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Programacin Y Realizacin De Las Audiencias. La base para la entrega de informacin sobre programacin y realizacin de audiencias es la agenda del SITFA. Esta se imprimir en los formatos ordenados. Para el pblico en general y abogados patrocinantes: 1. Dicha agenda se publicar en los murales dispuestos en el hall de atencin de pblico del Tribunal. La agenda se distribuir diariamente a cada sala del Tribunal. En el evento de ser necesario aumentar el nmero de audiencias de una sala, ello ser publicado en el mencionado mural e informado a las salas. En el mesn o ventanilla de atencin de pblico se deber derivar al usuario a ver el fichero de informacin. En el caso de informacin especfica, el personal utilizar el mdulo de agenda del SITFA para entregar en forma verbal dicha informacin. La lectura de fallos se efectuar sin necesidad de fijar audiencia para tal efecto. La diligencia ser realizada por un funcionario del tribunal en la fecha y hora previamente fijada, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 65 inciso final de la Ley 19.968.
2. 3.
Solicitud de copias. En el caso de solicitud de copias, se utilizar el SITFA como fuente base de la informacin. Se brindar copia de los registros en formato electrnico, para lo cual la parte deber proveer un soporte apropiado; en casos excepcionales se dar copia impresa de los registros pedidos, en tanto stos se encuentren escriturados. La documentacin en formato anlogo presentada por las partes ser escaneada e incorporada al SITFA, conforme a las polticas definidas por el Comit de Jueces para estos efectos. En caso de las solicitudes de copias de registro de audio efectuadas por los intervinientes, se les solicitar la entrega de un CD en blanco o de una unidad de almacenamiento electrnico equivalente. No obstante, el tribunal podr decretar, en uso de sus facultades legales, la reserva de las actuaciones de la audiencia y restringir el acceso a reproducciones de ella. Otras Actividades de la Unidad de Atencin de Pblico. Recibir documentos y escritos para su distribucin a las unidades respectivas. Estos escritos y documentos sern recibidos cuando sea estrictamente necesario, de conformidad a la legislacin vigente sobre la materia. Respecto de las presentaciones escritas, se deber informar al pblico que solamente se aceptarn fuera de audiencia aquellos escritos que digan relacin con la promocin de incidentes. Mantener actualizada la informacin del mural o de cualquier otro medio establecido por el Tribunal, con el fin de orientar e informar al pblico. Tomar demandas orales a travs de los formularios que el SITFA entrega para dichos efectos. Con todo, el Tribunal podr adoptar formularios estandarizados propios debiendo ingresarlos al SITFA, los que podrn
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ser entregados al pblico que lo solicite. Mantener el buzn de sugerencias y reclamos. Brindar orientacin en la presentacin de escritos. Recibir notificaciones y citaciones que diligencien funcionarios de Carabineros. Despachar y recibir exhortos, correspondencia y encomiendas. Se excepta la gestin de exhortos por medios electrnicos, cuya tramitacin compete a la Unidad de Administracin de Causas. Verificar despachos hacia la Corte de Apelaciones, efectuando el registro respectivo. Realizar notificaciones personales en el mesn de atencin de pblico o derivarlas a quien corresponda. Recibir denuncias policiales. Mantener los registros de correos electrnicos de litigantes del Tribunal. Digitalizar y/o capturar de modo informtico las presentaciones, documentos e informes que deban ser incorporados a las causas, incluyndolos al SITFA.
2.6.13.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS. Las presentaciones o documentos deben ser recibidos fsicamente en el mesn de atencin de pblico o por medios electrnicos, tales como fax, correo electrnico o telfono. Recepcin de Documentos Mesn de atencin de pblico Correo electrnico Telfono o fax Esquema Vas de recepcin de documentos. En el caso de la documentacin material, sta debe ser recibida en el mesn de atencin de pblico y en el horario propuesto para estos efectos. Al recibir la documentacin se debern seguir los siguientes pasos: 1. Revisar forma de la solicitud (firma, documentos adjuntos, datos del denunciante, revisar abogados habilitados, revisar o generar RIT o RUC, destinatario) Timbre de cargo, hora y firma. Registro de recepcin. Devolver copia timbrada. Remitir solicitud a la Unidad de Administracin de Causas.
2. 3. 4. 5.
Recepcin Y Tramitacin De Exhortos En todo caso, los Tribunales de Familia darn tramitacin por va electrnica de exhortos y toda otra comunicacin judicial que se requiera, salvo cuando sta se verifique desde o hacia tribunales que carezcan de sistema informtico.
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2.6.14.
INGRESO DE CAUSAS. a) Proceso de ingreso de causas. La Unidad de Atencin de Pblico es la responsable del ingreso de las causas e incorporacin en el SITFA, labor que deber desarrollar de manera coordinada con la Unidad de Administracin de Causas. b) Ingreso oral de demandas. El ingreso de demandas orales debe realizarse en el mismo da que los usuarios se presenten en el Tribunal con la informacin suficiente y necesaria para entablar una demanda oral. No debe exigirse documentacin al ingresar tales demandas, salvo la que sea imprescindible para la adecuada identificacin de las partes en el proceso. Podrn utilizarse formularios tipo segn materia para cada procedimiento. En el caso del ingreso de demandas orales por violencia intrafamiliar y/o medidas de proteccin, un profesional del Consejo Tcnico asistir en la prctica de dicha funcin al funcionario que la realice. La administracin del Tribunal en conjunto con el Comit de Jueces deber establecer un procedimiento de turnos para garantizar el cumplimiento efectivo de esta obligacin y la adecuada distribucin de las cargas de trabajo entre los profesionales del Consejo Tcnico. Se procurar realizar el ingreso de demandas orales en un espacio fsico distinto al destinado a la atencin de pblico, con el objeto de garantizar adecuadamente la intimidad de las partes. Si la Unidad de Atencin de Pblico no cuenta con el personal suficiente para aplicar esta medida, deber ser auxiliada por personal de la Unidad de Administracin de Causas, salvo lo sealado para las demandas orales de violencia intrafamiliar y medidas de proteccin. Procedimientos de los Juzgados de Familia c) Ingreso de denuncias por parte policial. La Unidad de Atencin de Pblico deber, en conjunto con el Administrador del Tribunal, coordinar con Carabineros de Chile el procedimiento de ingreso de denuncias por parte policial, las cuales sern sometidas a tramitacin a la brevedad. d) Ingreso de demandas con patrocinio. El patrocinio y poder deber ser constituido por el abogado y apoderado ante el Juez al comenzar la primera audiencia en que hayan de intervenir, salvo que su actuacin diere lugar a una resolucin diversa de la citacin a tal audiencia o que se trate de causas cuya resolucin no hiciere necesaria la citacin a audiencia, evento en el cual ser necesaria la constitucin del mandato judicial ante el Encargado de la Unidad de Administracin de Causas. En consecuencia, la falta de constitucin de patrocinio y de autorizacin de poder previas no ser obstculo para dar curso a la
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demanda y agendar, si correspondiere. El Comit de Jueces deber adoptar un criterio uniforme para la determinacin de las causas en que se hace exigible la comparecencia con abogado patrocinante, en su caso, l cual ser apropiada y oportunamente comunicado a los usuarios. 2.6.15. Distribucin De Causas. a) Proceso De Ingreso De Distribucin De Causas. Una vez recibida la demanda o denuncia, deber ser ingresada al SITFA por los funcionarios de la Unidad de Atencin de Pblico, quienes asignarn RIT a la causa. A partir de ese momento, la Unidad responsable del procedimiento es la Unidad de Administracin de Causas, cuyo encargado deber asignar las causas entre los administrativos de causa, quienes digitarn el modelo de resolucin respectivo aprobado por el Comit de Jueces para la materia de que se trate. En el evento que la resolucin modelo no se ajuste al requerimiento efectuado y/o la resolucin de la presentacin demande un anlisis jurdico, el magistrado que corresponda deber resolverla directamente en el sistema, dejndola firmada. Si se trata de asuntos que requieran de atencin inmediata, se proceder a realizar la audiencia respectiva en el mismo acto por el Juez que se encuentre de turno en el Tribunal o por el o los jueces que el Comit haya asignado previamente. El criterio de distribucin de causas deber ser establecido por el Comit de Jueces a propuesta del Administrador, el cual deber garantizar una adecuada distribucin de las cargas de trabajo considerando el nmero de causas y la materia de que se trate. b) No radicacin de las causas. La distribucin inicial de una causa no significa de manera alguna su radicacin absoluta o exclusiva para su vista o tramitacin en cualquiera de sus etapas. En este sentido, los procedimientos establecidos para la programacin de audiencias debern primar por sobre los procedimientos establecidos para la distribucin de causas y debe darse cumplimiento estricto a las normas que respecto de la subrogacin contempla el Cdigo Orgnico de Tribunales. Ningn Juez podr excusarse de tomar las audiencias que le sean asignadas en razn de las necesidades de redistribucin de la agenda del Tribunal, salvo causa de impedimento legal. No se admitir excusa de un magistrado del Tribunal para tomar una audiencia en reemplazo de otro juez en caso de ausencia o impedimento de ste, salvo causal de inhabilidad de aqul. En caso de que algn magistrado se niegue a tomar una audiencia en las condiciones sealadas por los Procedimientos para Juzgados de Familia, dicha situacin deber ser puesta en conocimiento del Juez Presidente a la brevedad posible, quien a su vez deber informar de ello tambin a la brevedad al Ministro visitador del Tribunal.
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2.6.16.
Audiencias. 1. Criterios Para Programacin De Audiencias. El Comit de Jueces, a proposicin del Administrador del Tribunal, deber determinar criterios de programacin de audiencia que debern considerar siempre las siguientes circunstancias: a) b) c) El horario en el cual las audiencias sern realizadas y su control. Los tiempos intermedios entre cada audiencia, segn su clase o naturaleza. Los plazos mximos que debern respetarse al momento de programar, segn la naturaleza de la audiencia y sin perjuicio de los plazos legales. El nmero de audiencias mnimas que cada Sala deber tener programada conforme una distribucin equitativa de la carga de trabajo asociada a ellas. La urgencia o necesidad de los requerimientos de los intervinientes. Compete al Administrador del Tribunal la edicin de la agenda, quien podr delegar dicha funcin en un funcionario de sala. Los Jueces del Tribunal no podrn modificar la programacin de Sala realizada, salvo que sta se aparte de los criterios recin mencionados. En este ltimo caso presentarn las observaciones respectivas al Administrador del Tribunal, quien ser responsable de velar por que se d cumplimiento a los procedimientos de programacin, dando cuenta peridicamente al Comit de Jueces sobre el particular.
d)
e)
Adicionalmente, al momento de programar, se deber considerar lo siguiente: 2. Verificar que no coincidan jueces en ms de una audiencia a la misma hora. El tiempo necesario para notificar a los intervinientes citados.
Proceso De Programacin De Audiencias. La Administracin del Tribunal, a travs de las Unidades de Causa y Sala segn los casos, ser la responsable de la programacin de todas las audiencias. La base para la elaboracin de la agenda es el SITFA, el que determina los formatos ordenados por fechas, audiencias, Juez y Sala. Procedimientos de los Juzgados de Familia
3.
Pauta De Funcionamiento De Salas. El Comit de Jueces, a proposicin del Administrador del Tribunal, deber determinar una pauta de funcionamiento de las Salas de audiencias, precisando: a) b) c) Horario de funcionamiento de cada Sala y su control. Nmero diario de audiencias preparatorias que se realizarn. Nmero diario de audiencias de juicio que se realizarn.
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d) e)
Distribucin de las audiencias no programadas o urgentes. Modalidad de participacin de los Consejeros Tcnicos en las audiencias.
4.
Proceso De Programacin De Audiencias Preparatorias. Al momento de proveer una demanda o denuncia presentada, el Tribunal deber fijar da y hora para la realizacin de la audiencia preparatoria, conforme a las reglas generales establecidas por la ley y a los criterios establecidos por la Administracin referidos en el punto anterior. La agenda de audiencias deber siempre constar en el SITFA, siendo el encargado de la Unidad de Administracin de Causas responsable de la fidelidad de la informacin all consignada. Para el caso que la audiencia programada no se verifique por falta de comparecencia de las partes, el Tribunal, cuando corresponda, deber fijar en el acto nuevo da y hora para la realizacin de la audiencia fallida, sin necesidad de practicar una audiencia para este solo fin. Aquella audiencia se entender como no realizada. Para el caso que la audiencia programada no se verifique por falta de notificacin de las partes, el Juez resolver lo pertinente para darle curso progresivo a los autos.
5.
Proceso de programacin de audiencias de juicio. Durante la audiencia preparatoria y en caso de que no se aplique alguna medida que signifique la suspensin o trmino anticipado de la causa, el Tribunal deber fijar da y hora para la realizacin de la audiencia de juicio, conforme a las reglas generales establecidas en el artculo 62 de la ley 19.968 y a los criterios establecidos por el Tribunal. Para ello el Juez ser asistido por el Administrativo de Actas, quien le informar de las fechas disponibles segn la agenda del SITFA. Excepcionalmente, cuando la prctica de determinada diligencia probatoria recomiende posponer la fecha de la audiencia de juicio, podr procederse a agendar nuevamente una vez que se disponga de los mencionados elementos de conviccin. Procedimientos de los Juzgados de Familia Del mismo modo, tratndose del procedimiento de susceptibilidad de adopcin podr posponerse la fijacin de audiencia de juicio hasta que haya vencido el plazo de retractacin de que disponen los padres que han expresado su voluntad favorable a la adopcin.
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6.
Lectura de fallos. Por razones de buen servicio, en el caso de lectura de fallos el Tribunal tendr siempre presente que ello no requiere de audiencia por tratarse de una diligencia que puede verificarse por un funcionario designado al efecto, que incluso est facultado para hacer una lectura resumida de la sentencia de conformidad con el artculo 65 inciso final de la Ley N 19.968, el que a su vez debe dejar constancia de la notificacin segn lo dispuesto por el artculo 23 de la misma ley. El personal de las Unidades de Administracin de Causas y de Sala debern realizar todas las gestiones necesarias destinadas a la preparacin de las distintas audiencias programadas. 9.3.1. Verificacin de citaciones La verificacin de las citaciones consiste en corroborar que las partes intervinientes citadas a una audiencia se encuentran debidamente notificadas, de modo de evitar la suspensin de audiencias por este motivo. La revisin y verificacin de estos antecedentes se debe realizar diariamente y con la debida anticipacin a la fecha de realizacin de la respectiva audiencia por la Unidad de Administracin de Causas y Sala a travs del SITFA en el mdulo de notificaciones, conforme a las polticas aprobadas por el Comit de Jueces. Si aparecieren en el SITFA notificaciones no efectuadas, el Jefe de la Unidad Administrativa respectiva verificar, con el funcionario notificador, el estado de la diligencia y la posibilidad de subsanar la omisin, en su caso. Si no fuere posible practicar oportunamente una notificacin, la causa ingresar al despacho para que se suspenda la audiencia fijada y se fije nueva fecha para su prctica. A su vez, la Unidad Administrativa en cuestin proceder a cancelar la audiencia inicialmente prevista tan pronto como tenga certeza de la imposibilidad de su realizacin, con el fin de liberar agenda para la ejecucin de otras audiencias. Todas estas operaciones deben hacerse constar en el SITFA. Los encargados de notificaciones debern realizar oportunamente las citaciones y notificaciones correspondientes una vez fijado el da y hora para la realizacin de la audiencia. Para lo anterior debern revisar permanentemente el mdulo de notificaciones en el SITFA.
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7.
Preparacin de audiencias. a) Preparacin de audiencias preparatorias. El administrativo jefe de la Unidad de Administracin de Causas y/o de Sala es responsable de entregar diariamente un listado con la totalidad de las audiencias preparatorias programadas a cada Sala y al Administrativo de Acta, el da previo a la realizacin de las mismas. Adems, deber entregar los antecedentes materiales correspondiente a cada causa, si alguno hubiere, habiendo ya verificado la oportuna notificacin a las partes. b) Preparacin de audiencias de juicio. El jefe de las Unidades de Administracin de Causas y/o Sala es responsable de entregar diariamente un listado con la totalidad de las audiencias de juicio programadas a cada Sala y al Administrativo de Acta, el da previo a la realizacin de las mismas. Adems, es responsable de que sean entregados los antecedentes materiales correspondiente a cada causa, si alguno hubiere. Deber verificar la recepcin y ejecucin de todas las gestiones decretadas en la audiencia preparatoria, particularmente en lo relativo a los informes solicitados a instituciones y redes sociales. Si dichos informes an no hubieren sido recibidos por el Tribunal, el Jefe de la Unidad de Causas y/o Sala deber ingresar la causa al despacho para resolver si la audiencia se verifica o se suspende, en cuyo caso se deber fijar nuevo da y hora para su realizacin. Todas estas operaciones deben ingresar al SITFA. 8. Suspensin de las Audiencias. El Administrador del Tribunal deber verificar el cumplimiento de los horarios de programacin de las audiencias, as como las razones que determinan la no realizacin o suspensin de ellas, velando porque las mismas obedezcan efectivamente a causales legales. La suspensin y no realizacin de audiencias, as como la precisin de las razones de ellas, debern consignarse por el personal de la Unidad de Administracin de Causas o Sala, segn los casos. El Administrador del Tribunal suministrar al Juez Presidente, con la periodicidad determinada por ste, informes estadsticos concernientes a la suspensin y no realizacin de audiencias, as como las razones de las mismas. El Juez Presidente, a su vez, deber poner estos antecedentes a disposicin del Comit de Jueces, remitiendo copia de los mismos al visitador respectivo, con la indicacin de las medidas adoptadas para evitar el acaecimiento de tales hechos.
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9.
Desarrollo de las Audiencias. A continuacin se describen los puntos principales que deben tenerse en consideracin durante el desarrollo de las audiencias: El funcionario encargado de actas debe verificar el buen funcionamiento del equipo computacional y de audio de la respectiva Sala. El funcionario encargado de actas debe verificar que los intervinientes se encuentren presentes antes de la hora de inicio de la audiencia y deber llamarlos a viva voz cuando se inicie ella. El funcionario encargado de actas registrar en el sistema las principales actuaciones decretadas en la audiencia y la hora de inicio y de trmino de la misma. Asimismo, operar el sistema de registro de audio. Dado el principio de publicidad de las actuaciones judiciales consagrado en el artculo 9 del Cdigo Orgnico de Tribunales, las audiencias de los Tribunales de Familia deben ser pblicas. En este sentido, el juez informar de ello a las partes y, en caso de ser requerido por stas, podr disponer la reserva de la audiencia o de determinadas actuaciones de la causa conforme a la ley. El Administrador del Tribunal deber coordinar previamente la adopcin de medidas preventivas de seguridad para las audiencias. Las audiencias no pueden suspenderse por falta de Juez. El Comit de Jueces aprobar un procedimiento que garantice lo anterior. Al efecto, se sugiere que en las audiencias preparatorias no se reciba prueba anticipada, salvo la documental. El juez velar por no hacer de la conciliacin en la audiencia preparatoria un trmite formal, debiendo promover la misma, as como bases para la obtencin de acuerdos entre las partes.
10.
Audiencias no programadas. Al ingresar al Tribunal una solicitud que requiera de resolucin inmediata, como tratndose de autorizacin para salir del pas, entrega inmediata de menor o solicitud de cautelar, el peticionario deber ser atendido por la Unidad de Atencin de Pblico en coordinacin con la Unidad de Sala, debiendo ser odo un Consejero Tcnico cuando corresponda de acuerdo con las polticas que elabore sobre el particular el respectivo Comit de Jueces. A continuacin la Unidad de Sala distribuir las solicitudes que generen audiencias no programadas, de acuerdo a los criterios aprobados por el Comit de Jueces. El desarrollo y registro de este tipo de audiencias se realizar de la misma forma que en las audiencias programadas.
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11.
Registros. El sistema de registro de la causa ser el contenido en el SITFA. Para lo obrado en audiencias, las actuaciones sern registradas en los equipos electrnicos de audio y programas computacionales que para estos efectos proveer la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. No se realizar transcripcin alguna de las audiencias preparatorias ni de juicio, permitindose slo el levantamiento de una plantilla de acta donde conste la informacin esencial de identificacin de las partes, materia de la causa y actuaciones efectuadas, utilizando para ello los formularios disponibles en el SITFA. A continuacin de las referidas plantillas debern ser incorporadas por el Juez en el SITFA las resoluciones dictadas en audiencia, las cuales podrn redactarse de acuerdo a modelos previamente aprobados por el Comit de Jueces segn la naturaleza de la resolucin que corresponda. Respecto del archivo de documentos materiales adscritos a una causa, tales como oficios de organismos externos, para propender a la integridad de la informacin asociada se procurar su ntegra digitalizacin. Estos documentos probatorios, despus de su digitalizacin, sern devueltos inmediatamente a las partes que as lo soliciten, a menos que por su naturaleza y por el fin para el cual fueron presentados deban ser conservados, debiendo slo para este caso el Administrador del Tribunal disear un sistema que permita su conservacin por el mnimo perodo de tiempo que sea necesario, el cual no podr exceder de la fecha en que la sentencia quede ejecutoriada, lapso en el cual los intervinientes podrn acceder a la informacin contenida en ellos a travs de su revisin directa o por la entrega de copia, si as lo requiriesen.
2.6.17.
Tramitacin De Causas Fuera De Audiencia. La tramitacin de causas fuera de audiencias alude a la adopcin de resoluciones que se dictan sin necesidad de disponer de audiencia alguna, entre las cuales cabe consignar: La tramitacin de exhortos. La resolucin de incidentes de plano. El abandono del procedimiento y archivo de antecedentes, cuando proceda. La suspensin condicional del fallo. La citacin a nueva audiencia cuando una de las partes no ha sido notificada. Otros escritos que no requieran ser resueltos en audiencia.
El Comit de Jueces adoptar acuerdos conducentes a evitar el abuso en la aplicacin de las normas supletorias del Cdigo de Procedimiento Civil, particularmente en lo concerniente a la escrituracin y prctica de diligencias probatorias dilatorias.
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Procedimiento Para Solicitudes Recibidas Por Medios Electrnicos a) Antes de ingresar las solicitudes al sistema se debe revisar que las recibidas por esta va cumplan con el formato exigido y convenido a nivel nacional, en trminos que satisfagan las exigencias necesarias para someterlas a tramitacin. En caso afirmativo, se acusar recibo o de lo contrario se las rechazar, con indicacin explcita de los motivos de la devolucin. Una vez tramitada la peticin o demanda en el SITFA, se deber derivar lo antes posible el requerimiento de notificacin a la Unidad de Causa, salvo que tal proceso se verifique automatizadamente. Respecto de las presentaciones de abogados, el tribunal deber exigir la entrega de ellas en formato digital con extensin DOC o PDF. En caso de que el Tribunal solicite algn informe, si se dispusiere del servicio de interconexin con la institucin receptora se deber enviar el oficio por medios electrnicos, requiriendo la remisin de respuesta por el mismo medio. En caso contrario, junto con el registro digital deber enviarse el oficio material refrendando la solicitud.
b)
c) d)
Procedimiento Para Solicitudes Recibidas Por Medios Convencionales a) b) Antes de ingresarlas al SITFA, deber verificarse que contengan toda la informacin necesaria y requerida. Las presentaciones en formato papel debern ser digitalizadas e ingresadas al SITFA, conforme a las polticas de digitalizacin adoptadas por el Tribunal. Una vez tramitada la presentacin en el SITFA, se deber derivar lo antes posible el requerimiento de notificacin a la Unidad respectiva. Cabe recordar que toda notificacin se regir por matriz de notificaciones. Fijada audiencia en una causa, no se admitirn presentaciones o solicitudes que puedan ser recibidas y resueltas en dicha audiencia. El Comit de Jueces determinar las polticas que se adoptarn respecto de aquellos escritos, presentaciones y partes policiales que no contengan los requisitos necesarios para adoptar tramitacin a su respecto.
c)
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2.6.18.
CONSEJO TCNICO. 1. Definicin. Los Consejeros Tcnicos son funcionarios de los Tribunales de Familia y su actuacin debe enmarcarse nicamente en las disposiciones legales pertinentes, especialmente en la Ley N 19.968 y en el Auto Acordado de la Excma. Corte Suprema sobre la materia. En su calidad de auxiliares de la administracin de justicia no pueden actuar prejudicialmente, por lo que su labor se har siempre en el marco de una causa judicial, esto es, que ya exista en el SITFA y que tenga asignado un RIT, a fin de garantizar la transparencia de sus actuaciones. 2. De La Dependencia, Subordinacin Y Coordinacin. El Consejo Tcnico se vincular para efectos administrativos con el Administrador del Tribunal, debiendo sujetar su actuacin a las polticas institucionales impartidas por el Comit de Jueces y a las instrucciones administrativas generales que rigen a todos los funcionarios del Tribunal. El Comit de Jueces podr disponer nuevas formas de organizacin del trabajo del Consejo Tcnico, siendo recomendable que para tal efecto se procuren acuerdos consensuados con los propios consejeros a fin de privilegiar las mejores prcticas y fomentar el trabajo en equipo. Para este objeto se sugiere designar a un coordinador, quien ser el encargado de velar por el cumplimiento eficiente de la organizacin interna relativa al trabajo en Sala, atencin de pblico, coordinacin con instituciones, etc. Con el fin de potenciar el trabajo en equipo el Consejo Tcnico se reunir peridicamente, tanto para intercambiar opiniones en la evaluacin de los casos que corresponda como para estudiar y proponer mejores formas de trabajo y de clima laboral al Comit de Jueces a travs del Juez Presidente. El Comit de Jueces velar permanentemente por la legalidad de la actuacin de los Consejeros Tcnicos, tanto en las audiencias como fuera de ellas; para tal efecto se evitarn prcticas que carecen de fundamento legal, como la supervisin de visitas en los recintos de Tribunales y la produccin de diligencias probatorias, entre otras. Sin perjuicio de lo anterior, los Consejeros Tcnicos en su calidad de funcionarios judiciales debern ser proactivos en su desempeo, con miras a la polifuncionalidad que inspira el quehacer de los Tribunales de Familia.
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3.
Consideraciones Respecto De Sus Funciones. Teniendo en consideracin que el espritu de la Ley N 19.968 al crear el Consejo Tcnico fue dotar al Tribunal de Familia de la posibilidad de abordar interdisciplinariamente las materias sometidas a su conocimiento, se procurar la presencia y participacin personal de los Consejeros Tcnicos en las audiencias de juicio. La participacin de los Consejeros Tcnicos en las audiencias debe ser oral y pblica y su opinin deber quedar registrada en el audio correspondiente. Su participacin fuera de audiencia, ya sea en labores de atencin de pblico, derivacin a mediacin, verificacin de factores de riesgo para determinar la procedencia de medidas cautelares, entre otros, constituyen actuaciones judiciales que deben ser consignadas en el SITFA, para lo cual se dispondr de firmas en el sistema computacional. Su presencia directa en las audiencias ser facultativa en relacin a la funcin prevista en la letra c) del artculo 5 de la Ley N 19.968. En consecuencia, si propone bases de conciliacin en forma directa en audiencia, su participacin quedar en el registro de audio. De lo contrario, esto es, de haberse propuesto ellas antes de la realizacin de la audiencia, deber el Juez registrar en el audio el nombre del Consejero y el acuerdo propuesto si lo hubiere. En todo caso y siempre que haya existido un trabajo previo a la audiencia del Consejero Tcnico en relacin a las partes, ello deber ser consignado por el Juez en el registro de audio. Luego de haber sido rendida toda la prueba en la audiencia de juicio, la opinin del Consejero deber prestarse oralmente, en presencia de las partes, quedando registrada en el sistema de audio.
4.
Otras funciones. Antes de la audiencia de juicio, el Consejero proceder a la revisin, anlisis y estudio de los informes que hayan sido decretados. En caso de que no se hubiesen remitido dichos informes o que no se encontraren ingresados al SITFA, ello deber ser puesto en conocimiento de administracin de causas o del funcionario que corresponda, para efectos de su reiteracin o incorporacin si procediere. Para un ms ilustrado desempeo de la labor asesora del Consejero, se sugiere que el estudio y anlisis referido en el prrafo anterior sea efectuado con la debida antelacin, teniendo para ello presente que, aun cuando la prueba no corresponda a su disciplina, el cargo implica el desarrollo de las experticias que su opinin requiere. El Consejo Tcnico deber mantener el listado de nios, nias o adolescentes que se encuentren bajo medida de proteccin o bajo medida cautelar en centros residenciales, debiendo proceder a su revisin y anlisis en el SITFA a fin de informar respecto de la conveniencia de mantener, modificar o revocar la medida decretada. En caso de que no se haya informado oportunamente el cumplimiento de la medida de proteccin dispuesta por el Tribunal, el Consejo Tcnico deber requerir de las respectivas instituciones los informes que procedieren.
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Los informes que digan relacin con el cumplimiento de medidas de proteccin debern ser recibidos directamente por el Consejo Tcnico, cuyo coordinador arbitrar las formas de distribucin interna para el posterior ingreso al SITFA conjuntamente con la opinin tcnica que ste mereciere, poniendo los antecedentes en conocimiento del Juez que corresponda para la eventual resolucin judicial. El Consejo Tcnico deber mantener un listado actualizado de instituciones con los datos relativos a vacantes y requisitos de ingreso; adems coordinar con quien corresponda el ingreso, egreso o salida temporal del nio de la institucin. El Consejo Tcnico preparar con la debida anticipacin el listado de hogares y centros ubicados en el territorio jurisdiccional del Tribunal donde se encuentren nios a cuyo respecto se ha decretado medida cautelar o de proteccin, para realizar las visitas a instituciones de conformidad a la ley. En materia de violencia intrafamiliar el Consejo tcnico deber evaluar la existencia de factores de riesgo para la aplicacin de medidas cautelares, para lo cual ser conveniente indagar a travs de entrevistas con el afectado, familiares o personas que tengan antecedentes respecto de la necesidad y conveniencia de dar la proteccin judicial necesaria. Esta actuacin deber ser consignada en el SITFA, a menos que se informe directamente en audiencia, caso en el cual el registro ser el audio de la propia audiencia. En caso de suspensin condicional de la sentencia y de trmino del proceso a requerimiento de la persona afectada, los Consejeros Tcnicos debern indagar respecto de la igualdad de las partes para negociar y de si la voluntad es expresada en forma libre y sin presiones. De esta actuacin quedar constancia en el SITFA o en el registro de audio de la audiencia, en su caso. Procedimientos de los Juzgados de Familia
128
2.6.19. Notificaciones Y Citaciones Judiciales. Toda resolucin o actuacin judicial debe ser oportunamente notificada a las partes intervinientes, y el Tribunal deber efectuar dicho proceso conforme al marco legal que las regula, utilizando el mdulo creado para estos efectos en el SITFA. Los medios para notificar a los participantes Todo litigante ser llamado, desde su primera solicitud o comparecencia ante el Tribunal, a individualizar un medio electrnico nico de notificacin con el fin de facilitar la comunicacin expedita de la informacin de que se trate. El Tribunal llevar un registro destinado a ello, bajo la responsabilidad de la Unidad de Administracin de Causas y/o Sala. Preparacin de notificaciones. La Unidad de Administracin de Causas y/o Sala ser la responsable de entregar en formato electrnico todos los antecedentes requeridos para efectuar la notificacin, incluyendo las formalidades y contenido de las mismas. El funcionario notificador y/u organismo notificador es el responsable de recibir de la Unidad de Administracin de Causas y/o Sala todas las notificaciones que se deban realizar, as como de supervisar su pronta ejecucin y an ejecutarlas, en su caso. Para todo tipo de notificacin, independiente de la va por la cual se lleve a cabo, se deben realizar las siguientes actividades generales: 1. Reunir los antecedentes de la notificacin. 2. Revisar la consistencia de los antecedentes. 3. Gestionar las correcciones de antecedentes en su caso. 4. Emitir oficio y texto de la resolucin. 5. Sacar copias. 6. Revisin de cdula impresa. 7. Incluir notificacin en listado. 8. Preparacin de la ruta de las notificaciones por realizar. 9. Ingresar al SITFA resultado de la notificacin. 10. Emitir reporte de resultados de las notificaciones. 11. Reprogramacin en ruta de las notificaciones no realizadas.
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Notificaciones Personales El funcionario notificador en conjunto con el Administrador o con quien ste designe, o el organismo notificador, elaborarn oportunamente la(s) ruta(s) de notificacin para el da, de manera de optimizar el tiempo del personal. Gestionar adems los medios y recursos para lograr el xito de la notificacin. Cada Juez al momento de dictar la primera resolucin del juicio, ya se trate de citacin a audiencia preparatoria u otra, deber decretar que esta resolucin se notifique de manera personal a la parte demandada o denunciada, autorizando inmediatamente la notificacin subsidiara por cdula cuando el funcionario notificador certifique que la persona se encuentra en el lugar del juicio y que la direccin visitada corresponde al domicilio de la parte requerida. En este caso deber dejarse cdula cerrada con copia ntegra de la demanda y de la resolucin recada en ella. De lo obrado se levantar acta con el resultado de la diligencia, la cual se har constar en el SITFA. Lo anterior es sin perjuicio de las notificaciones personales que se realicen en el Tribunal. Al trmino de cada jornada y luego de realizada la ruta de notificaciones, el funcionario deber registrar en el SITFA el resultado de la notificacin y entregar al jefe de la Unidad de Atencin de Pblico las hojas de resultados de las notificaciones, identificando las que se realizaron y las que no se pudieron llevar a cabo, en cuyo caso se deber detallar el motivo por el cual no se pudieron realizar. Ser responsabilidad de la Unidad de Administracin de Causas seleccionar las causas debidamente notificadas en las que fuere menester decretar alimentos provisorios, as como decretar y oficiar por bsquedas, en su caso. Notificacin por Receptores Judiciales. Conforme al artculo 23 de la Ley 19.968, la parte interesada podr encargar a su costa la notificacin por medio de Receptor Judicial. Se procurar el envo de los antecedentes necesarios a los Receptores Judiciales va correo electrnico, debiendo stos remitir los resultados de la diligencia antedicha por la misma va.
130
2.6.20. Cumplimiento De Sentencias. Ejecucin de las sentencias. Firme la sentencia definitiva, la Unidad de Administracin de Causas y/o Sala gestionar las correspondientes diligencias, rdenes y comunicaciones destinadas a hacerla cumplir. Segn los casos, las mencionadas Unidades debern: oficiar a las instituciones que corresponda; devolver los antecedentes a los intervinientes; dejar sin efecto las medidas cautelares personales y reales, en su caso; tratndose de especies decomisadas, proceder a su respecto conforme lo preceptuado en la Ley N 18.266; y, en general, adoptar las medidas que hubieren sido decretadas por el Tribunal. Control De Multas. El control de pago de multas se realizar a travs del mdulo correspondiente del SITFA. El sentenciado que deba pagar una multa deber dirigirse al mesn de atencin de pblico, lugar donde el funcionario efectuar la consulta de la multa adeudada. El encargado le entregar un formulario o boleta de depsito para que se efecte el pago. Posteriormente, el sentenciado debe dirigirse al Banco Estado, Tesorera General de la Repblica u otro servicio para efectuar el pago. Cumplido este trmite, el requerido de multa volver al Juzgado para hacer entrega del recibo o comprobante correspondiente. El recibo ser entregado en el mesn de atencin de pblico para su digitalizacin e incorporacin al SITFA. El Jefe de la Unidad de Causas ser el responsable de controlar la efectividad del pago, mediante reportes peridicos. Vencido el plazo de pago, la referida Unidad dispondr las actuaciones pertinentes e informar al Administrador para ste ordene los actos administrativos que fueren pertinentes. Observaciones: a) Las multas generales a beneficio fiscal, tal como la prevista en el artculo 88 del Cdigo de Procedimiento Civil, se pagan mediante formulario 10 de la Tesorera General de la Repblica o en la cuenta corriente que corresponda segn sea el origen de la misma. No se recibir dinero en el Tribunal, salvo excepcionalmente tratndose de pagos en efectivo originados por rdenes de apremio o de arresto despachadas en causas de alimentos. En este caso, el funcionario contable o quien sea designado para tal efecto por el Administrador del Tribunal har el depsito bancario a primera hora del da hbil siguiente, debiendo arbitrarse las medidas necesarias para la pronta entrega de los dineros a sus legtimos destinatarios. De todo lo obrado se deber dejarse registro en el SITFA Al despachar rdenes de arresto por incumplimiento, debe consignarse que la polica deje en libertad al afectado en caso de pago total de la deuda.
b)
c)
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2.6.21. Custodia. 1. 2. El control de las especies que deban permanecer en custodia se realizar a travs del mdulo de custodia disponible en el SITFA. Las especies que ingresen al Tribunal debern ser derivadas a la Unidad de Servicios o a quien realice su funcin, para que se efecte el registro correspondiente en el SITFA. Todas las especies ingresadas al Tribunal quedarn finalmente bajo la custodia del Jefe de la Unidad de Servicios, o de quien realice sus funciones. Al ingresar al SITFA la especie en custodia se debe obtener el cdigo de bodega. El Jefe de la Unidad de Servicios o quien realice sus funciones deber registrar en el sistema toda salida de especies.
3.
4. 5.
132
2.7.
JUZGADOS DE LETRAS DEL TRABAJO. Los Artculos 415 y 416 del Cdigo de Trabajo establecen el nmero, composicin y asiento de los Tribunales de Letras del Trabajo y de Cobranza Laboral y Previsional. Los primeros son Tribunales especiales integrantes del Poder Judicial, sus magistrados tienen la categora de Jueces de Letras y les son aplicables las normas del Cdigo Tributario en todo aquello no previsto en el Ttulo I del Libro V del Cdigo del Trabajo. 2.7.1. Estructura Y Composicin Del Juzgado De Letras Del Trabajo. Se aplica a los Juzgados de Letras del Trabajo como tambin a los Juzgados de Cobranza Laboral y Previsional, en cuanto le resulten compatibles las normas del Cdigo Orgnico de Tribunales, las establecidas para los Juzgados de Garanta y Tribunales del Juicio Oral en lo Penal, en cuanto al comit de Jueces, al Juez Presidente, a los administradores de tribunales y organizacin administrativa de los Juzgados. Esta normativa aplicable separa la labor administrativa de la jurisdiccional y busca la eficiencia en este mbito, ante el diagnstico negativo que presentaron los antiguos Tribunales en los que no exista gestin especializada y los que las labores administrativas eran realizadas indistintamente por el juez o el secretario. Los Juzgados de Letras del Trabajo tienen su plana de personal de acuerdo al nmero de jueces que la conforman:
1 Juez. 1 administrador 1 Jefe de Unidad. 2 Administrativos Jefes Juzgados con un Juez 2 Administrativos 1 2 administrativos 2 2 Administrativos 3 2 auxiliares
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2 Juez. 1 administrador 1 Jefe de Unidad. 2 Administrativos Jefes
Juzgados con 2 Jueces

5 Administrativos 1 2 administrativos 2 1 Administrativos 3 4 auxiliares 3 Jueces. 1 administrador 3 Jefes de Unidad. 2 Administrativos Jefes
Juzgados con 3 Juez

4 Administrativos 1 4 administrativos 2 1 Administrativos 3 4 auxiliares
134
4 Jueces. 1 administrador 2 Jefe de Unidad. 2 Administrativos Jefes
Juzgados con 4 Jueces

3 Administrativos 1 4 administrativos 2 1 Administrativos 3
5 auxiliares 5 Jueces. 1 administrador 3 Jefes de Unidad. 2 Administrativos Jefes Juzgados con 5 Jueces 6 Administrativos 1 6 administrativos 2 3 Administrativos 3 5 auxiliares
135
13 Jueces. 1 administrador 3 Jefes de Unidad. 9 Administrativos Jefes Juzgados con 13 Jueces 10 Administrativos 1 7 administrativos 2 5 Administrativos 3 8 auxiliares
136
2.7.2.
El Comit De Jueces. Corresponde a los Tribunales en que sirven 3 o ms jueces donde se forma por todos los jueces; y en el caso de aquellos Tribunales compuestos por 5 o ms jueces ser integrado por 5 jueces elegidos por mayora del Tribunal los que permanecern en el comit por el lapso de dos aos. Los acuerdos en este comit se adoptarn por mayora de votos y en caso de empate decide el Presidente. Las funciones de este comit son: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Aprobar el procedimiento objetivo y general de distribucin de causas entre los miembros del Tribunal. Designar de la terna que le presente el juez presidente al Administrador del Tribunal. Calificar anualmente al administrador del Tribunal. Resolver acerca de la remocin del Tribunal. Designar al personal del Tribunal a propuesta en terna del administrador. Decidir sobre el plan presupuestario anual que le presente el Juez Presidente para ser propuesto a la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. Conocer de todas las dems materias que le seale la Ley.
7) 2.7.3.
El Presidente Del Comit De Jueces. De entre los miembros del Comit de Jueces se elige al Juez Presidente quien dura dos aos en el cargo y puede ser reelecto por otro perodo; correspondindole velar por el adecuado funcionamiento del Tribunal. Son deberes y atribuciones del Juez Presidente: 1) 2) 3) 4) 5) Presidir el Comit de Jueces. Relacionarse con la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. Proponer al Comit de jueces el procedimiento de distribucin de causas que debe conocer cada juez de su tribunal. Elaborar una cuenta de la gestin jurisdiccional del juzgado. Aprobar los criterios de gestin administrativa que le proponga el Administrador del Tribunal y supervisar su ejecucin.
137
2.7.4.
Unidades Administrativas. El Tribunal cuenta con cuatro Unidades: a) b) Unidad de Sala: Le corresponde la organizacin y asistencia en la realizacin de audiencias. Unidad de Administracin de Causas: Es la responsable del manejo de causas y registros, de las notificaciones, agenda de audiencias y salas; de ingreso de causas y alimentacin diaria de la base de datos. Y en los Juzgados con competencia en Cobranza Ejecutiva Laboral y Previsional se encuentra fusionada con la Unidad de Liquidaciones. Unidad de Atencin de Pblico: Est encargada de la atencin, orientacin e informacin de pblico, de manejo de la correspondencia, de la custodia del Tribunal y de la prctica de notificaciones. Unidad de Servicios: Est a cargo del soporte tcnico de la red computacional y de contabilidad y encargada de la labor de abastecimiento del Tribunal.
c)
d)
Excepcionalmente en aquellos Juzgados de Letras del Trabajo con competencia en territorios jurisdiccionales donde no exista un Juzgado de cobranza laboral y previsional existir tambin una Unidad de Cumplimento, la cual desarrollar las gestiones necesarias para la adecuada y cabal ejecucin de las resoluciones judiciales y dems ttulos ejecutivos de competencia de estos tribunales.
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UNIDAD III. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LAS INSTITUCIONES INTERVINIENTES EN LA GESTION JUDICIAL. 1. El Ministerio Pblico. 1.1. Concepto. El Ministerio Pblico es el organismo autnomo y jerarquizado, a quien corresponde dirigir la investigacin de los hechos constitutivos de delito y los que determinen la participacin punible o la inocencia del imputado en ellos; ejercer la accin penal pblica en la forma prevista en la ley; adoptar las medidas para proteger a las vctimas y a los testigos; e impartir rdenes directas a las Fuerzas de Orden y Seguridad durante la investigacin, sin autorizacin judicial previa, siempre que con ellas no se prive, restrinja o perturbe al imputado o terceros el ejercicio de los derechos asegurados en la Constitucin68. Esta institucin se organiza en una Fiscala Nacional, encabezada por el Fiscal Nacional, y 18 fiscalas regionales, cada una de las cuales son dirigidas por un Fiscal Regional y un equipo directivo. En cada regin hay fiscalas locales, que son las unidades operativas de las fiscalas regionales, y estn compuestas por fiscales adjuntos, ayudantes de fiscal, y otros profesionales, como siclogos y asistentes sociales; tcnicos y administrativos. La Fiscala trabaja en colaboracin con Carabineros de Chile y la Polica de Investigaciones de Chile (PDI) y los organismos auxiliares como el Servicio Mdico Legal, el Servicio de Registro Civil e Identificacin y el Instituto de Salud Pblica. Existe tambin un Consejo General, que rene al Fiscal Nacional con todos los Fiscales Regionales y que cumple funciones de rgano consultivo y asesor.
68 Arts. 80A. C.P. y 1 L.O.M.P.
139
1.2.
Funciones. Las atribuciones que le corresponden al Ministerio Pblico deben ser determinadas por una ley orgnica constitucional69. El Ministerio Pblico en caso alguno podr ejercer funciones jurisdiccionales70. En virtud de la modificacin introducida a la Constitucin por la Ley N 19.519, y conforme a lo establecido en la Ley Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, corresponde a este el ejercicio de las siguientes atribuciones71:
69 Art. 80B Constitucin Poltica 70 Arts. 80A inc. 1 C.P. y 1 L.O.M.P.
71 Lineamientos
Estratgicos del Ministerio Pblico. La Fiscala defini cuatro lineamientos estratgicos o propsitos para orientar sus proyectos de desarrollo en curso y en etapa de elaboracin, adems de lograr el cumplimiento de su Visin Institucional. Los Lineamientos traducen el Plan Estratgico a efectos concretos observables por la sociedad y que dan cuenta del mejoramiento en la labor de la Fiscala. 1. Desarrollar una persecucin penal eficiente con estndares de calidad. La Fiscala debe promover una persecucin penal eficiente respecto de todos los delitos de su competencia, propendiendo a la incorporacin de altos estndares de calidad, con nfasis en los de mayor connotacin social, y a la utilizacin racional de las salidas alternativas. Adems se buscar optimizar los recursos que se asignan a las investigaciones que generan mayor preocupacin social, apoyando de forma adecuada a las vctimas ms vulnerables. Por lo tanto, la eficiencia esperada exige distinguir procesos de trabajo segn la complejidad de los casos (menos complejos, complejos y alta complejidad) ms que por el tipo de delito. 2. Fortalecer la Coordinacin Interinstitucional. La Fiscala dirige la investigacin criminal. Por ello, requiere coordinarse directamente con las Policas y otros Organismos Auxiliares, para recabar todos los antecedentes probatorios necesarios para esclarecer los hechos y en base a ellos, realiza los planteamientos pertinentes ante los Tribunales de Justicia, establecindose como nico puente entre el mundo policial y el judicial. Por lo tanto, potenciar una relacin fluida y coordinada con estas Instituciones, resulta fundamental para ejercer una gestin adecuada y obtener los resultados ms ptimos posibles. A su vez, es importante profundizar la relacin de la Fiscala con el Poder Legislativo, de manera de aportar, con su opinin tcnica, en diversos proyectos del rea penal y procesal penal. Asimismo, en la relacin directa de la Fiscala con el Poder Judicial, existen mbitos vinculantes que exigen la participacin de ambas instituciones para alcanzar mayor eficacia, como es: La debida proteccin a vctimas y testigos; La determinacin de indicadores de gestin comunes; La tramitacin de casos en funcin de su complejidad; La extraccin y utilizacin homognea de los datos estadsticos. 3. Mejorar Continuamente la Gestin Administrativa. La gestin administrativa no debe entenderse aislada de los propsitos centrales de la Fiscala declarados en su visin, misin y lineamientos estratgicos sino que, por el contrario, debe ser comprendida como el soporte que permite concretar todas las iniciativas tendientes a mejorar la persecucin penal y la atencin de las vctimas y testigos. Indudablemente, es un objetivo permanente utilizar adecuadamente los recursos proporcionados por el Estado. As, el Ministerio Pblico asume el compromiso de mejorar variados aspectos de su gestin interna a travs de un Programa Marco que incorpora tres reas prioritarias (Recursos Humanos, Usuarios y Comunidad, y Gestin Organizacional) y sistemas. El estado de situacin de estas reas y sus sistemas asociados, se controla a travs de la ejecucin anual de los Compromisos de Gestin Institucional, que motivan cambios sustanciales que ya estn en curso, como es alcanzar una estandarizacin de los modelos de gestin, el desarrollo de una poltica de recursos humanos, la sistematizacin de las mejores prcticas de trabajo y en la reorganizacin de los recursos fsicos, humanos, materiales y financieros, todo ello, en funcin del cumplimiento de la Misin Institucional. 4. Potenciar la Atencin y Proteccin a Vctimas y Testigos. El Programa Marco de los Compromisos de Gestin contempla una serie de reas prioritarias, entre las que se encuentra el Sistema Integral de Atencin a Usuarios. Para ello se genera una poltica que promueva y facilite la participacin de vctimas y testigos en el proceso penal, a travs de la entrega de servicios de orientacin, proteccin y apoyo. En la actualidad se implementan procesos de trabajo que permitirn detectar, desde el inicio de la investigacin, cules son las necesidades individuales de vctimas y testigos con el objeto de orientarlas, protegerlas y apoyarlas eficientemente. Este desafo considera, segn propia declaracin del Ministerio Pblico: Aumentar la cobertura en la entrega de los servicios de orientacin, proteccin y apoyo a todos los usuarios, vctimas y testigos, de acuerdo a la etapa del proceso en que se encuentren, y
140
1)
Dirigir en forma exclusiva la investigacin de los hechos constitutivos de delito, los que determinen la participacin punible y los que acrediten la inocencia del imputado72. Ejercer la accin penal pblica en la forma prevista en la ley73. Adoptar las medidas para proteger a las vctimas y a los testigos74. Impartir rdenes directas a las Fuerzas de Orden y Segundad durante la investigacin75. Organizacin administrativa. 1.3.1. FISCALA NACIONAL. La Fiscala Nacional est en manos del Fiscal Nacional quien es el responsable del cumplimiento de las funciones que la Constitucin y la ley le encomiendan como rgano de persecucin penal y titular de la accin penal pblica. El Fiscal Nacional debe ser un ciudadano con derecho a sufragio, que tenga el ttulo de abogado por al menos diez aos, que tenga como mnimo cuarenta aos de edad y que no se encuentre sujeto a las incapacidades e incompatibilidades establecidas en la propia Ley Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico76. Durar diez aos en su cargo y no podr ser reelegido y si por cualquier razn cesa antes de expirar su perodo, la Corte Suprema deber llamar a un nuevo concurso en un plazo de tres das77. El procedimiento de designacin del Fiscal Nacional contempla la participacin de los tres Poderes del Estado, comenzando por un concurso pblico al que debe convocar la Corte Suprema, que previa una audiencia pblica ante el pleno, debe seleccionar una quina. sta ser presentada al Presidente de la Repblica, quien en el plazo de diez das deber elegir a uno de los de la quina y presentarlo para su aprobacin al Senado. ste deber dar su acuerdo por los dos tercios de sus miembros en ejercicio o desechar el nombre propuesto, caso en el cual deber repetirse el procedimiento. La Fiscala Nacional se organiza en Unidades Administrativas, que debern hacerse cargo de sus diferentes reas, bajo la direccin de un Director Ejecutivo Nacional, que junto a los jefes de las Unidades respectivas sern de la exclusiva confianza del Fiscal Nacional78.
2) 3) 4)
1.3.
Entendiendo que esta entidad es parte de la respuesta del Estado frente al delito, tambin en materia de atencin a vctimas y testigos, es imprescindible que el Ministerio Pblico se coordine con otras instituciones, para definir los servicios que corresponde entregar a cada una de stas y se articule la forma en que aquellos sern prestados.
72 Art. 80A C.P. y 1 L.O.M.P. 73 Art. 80A C.P. y 1 L.O.M.P. 74 Art. 80A C.P. y 1 L.O.M.P. 75 Art. 80A C.P. y 4 L.O.M.P. 76 Art. 14 LOCMP 77 Art. 16 LOCMP 78 Art. 20 LOCMP
141
Son funciones del Fiscal Nacional las siguientes: 1 Fijar las directrices generales para el ejercicio de las facultades de investigar y de ejercer la accin penal pblica79. 2 Crear Unidades especializadas80 para colaborar con los fiscales a cargo de la investigacin de determinados delitos. 3 Ejercer la potestad reglamentaria81. 4 Ejercer la direccin administrativa de la institucin82. 1.3.2. FISCALA REGIONAL. Son aquellos Fiscales que ejercen las funciones y atribuciones del Ministerio Pblico en una regin o extensin geogrfica de la regin que corresponda a la Fiscala Regional a su cargo, ya sea directamente o por intermedio de los Fiscales Adjuntos que se encuentren bajo su dependencia. Los Fiscales Regionales son designados por el Fiscal Nacional a propuesta en tema de la Corte o Cortes de Apelaciones de la respectiva regin, la que se deber formar llamando a un concurso pblico de antecedentes, y recibiendo a todos los interesados que cumplan con los requisitos legales, en una audiencia pblica83. Durarn diez aos en sus cargos y no podrn ser reelegidos para el perodo siguiente, aunque pueden permanecer ocupando otros cargos en el Ministerio Pblico84. Son atribuciones de los Fiscales Regionales: 1 Ejercer las facultades de investigacin y de acusacin. 2 Resolver las reclamaciones contra las actuaciones de los Fiscales Adjuntos. 3 Proponer al Fiscal Nacional la ubicacin de las fiscalas locales. 4 Disponer las medidas para asegurar el acceso expedito del pblico a la Fiscala Regional. 5 Supervigilar el funcionamiento administrativo y del personal de la Fiscala Regional.
79 Le
corresponde al Fiscal Nacional segn expreso mandato del Artculo 17 letra a) de la L.O.C.M.P. , oyendo al Consejo General, establecer los criterios generales de actuacin del Ministerio Pblico, para lo cual puede dictar instrucciones generales para el cumplimiento de las funciones esenciales del organismo. 80 Estas Unidades no son de carcter operativo, de modo que no pueden reemplazar a los fiscales a cargo de los casos, sino que slo asesorarlos en el ejercicio de sus funciones, estando bajo la dependencia del propio Fiscal Nacional 81 El Fiscal Nacional dispone de la potestad reglamentaria, como titular de un rgano autnomo constitucional, que al mismo tiempo permite concretar el ejercicio de la superintendencia directiva, correccional y econmica sobre todo el organismo que le confiere la Constitucin en su art. 80 L 82 Debe administrar los recursos humanos y econmicos que le sean asignados a la institucin. 83 Art. 29 LOCMP 84 Art. 30 LOCMP
142
1.3.3. FISCALA LOCAL. La Fiscala Local est a cargo de los Fiscales Adjuntos que son aquellos Fiscales que bajo la supervisin de los Fiscales Regionales deben dirigir la investigacin de los hechos aparentemente constitutivos de delito y ejercer la accin penal pblica, salvo en aquellos casos en que decidan asumirlas el propio Fiscal Regional y excepcionalmente el Fiscal Nacional. Se trata en definitiva de las unidades operativas de las Fiscalas Regionales, cuya ubicacin territorial es decidida por el Fiscal Nacional a propuesta del Fiscal Regional respectivo, teniendo en cuenta criterios de carga de trabajo, extensin territorial, facilidad de comunicaciones y eficiencia en el uso de los recursos85. Cada Fiscala Local estar a cargo de un Fiscal Jefe, que ser un fiscal adjunto designado por el Fiscal Nacional a propuesta del respectivo Fiscal Regional86, disposicin que merece criticarse ya que no parece aceptable que el cargo de Fiscal Jefe se cree en aquellas defensoras locales en las cuales se desempee un solo fiscal. Son los Fiscales Adjuntos quienes deben desempear las funciones propias del Ministerio Pblico, que segn el mandato constitucional son las de investigar los hechos presuntamente constitutivos de delitos, ejercer en su caso la accin penal pblica y proteger a las vctimas o testigos. Estas tareas la ejercen como delegatarios de los Fiscales Regionales, sobre quienes recaen originalmente estas atribuciones en todos los casos que ingresen al sistema de justicia penal, salvo en aquellos en que por excepcin puedan ser desempeadas por el Fiscal Nacional.
85 Art. 39 LOCMP 86 Art. 38 inc. 3 LOCMP
143
1.4.
Unidades Del Ministerio Pblico. La Fiscala Nacional es el nivel organizacional donde se definen los objetivos, polticas y planes institucionales del Ministerio Pblico, en materia de persecucin penal pblica, de gestin y asignacin de los recursos humanos y materiales requeridos. La Fiscala Nacional es la instancia organizacional-administrativa que permite al Fiscal Nacional desarrollar su trabajo con el respaldo de distintas divisiones, departamentos y unidades especializadas. As, se erige como la sede central de la institucin y se ubica en Santiago Centro, en la calle General Mackenna 1369. Desde la Fiscala Nacional se describen directrices, lineamientos de trabajo, y estrategias institucionales, que son desarrollados regionalmente a travs de las Fiscalas Regionales y Locales, complementndolos con sus propias realidades. Direccin Administrativa. Segn se establece en la Ley Orgnica Constitucional N 19.640 del Ministerio Pblico de Chile, el Director Ejecutivo Nacional, quien es funcionario de la exclusiva confianza del Fiscal Nacional, organizar y supervisar las unidades administrativas de la Fiscala Nacional, sobre la base de las instrucciones generales que dicte el Fiscal Nacional. . Estas unidades administrativas corresponden a las de Administracin y Finanzas, Informtica, Contralora Interna, Recursos Humanos, Atencin a las Vctimas y Testigos, y la de Estudios, Evaluacin, Control y Desarrollo de la Gestin. Otra de las funciones que lleva a cabo al Director Ejecutivo Nacional, dice relacin con el permanente control de la ejecucin presupuestaria, el uso criterioso de los recursos y la coordinacin permanente con los Directores Ejecutivos Regionales, directamente o a travs de las distintas unidades administrativas, para el correcto proceso de implementacin del Plan Estratgico Institucional de la Fiscala, concebido para el ser ejecutado entre los aos 2009 y 2015. Unidades y Divisiones La Fiscala Nacional est conformada por una estructura de Unidades y Divisiones integradas por equipos multidisciplinarios de excelencia. As, son parte de la Fiscala Nacional seis Unidades Especializadas, cuya funcin es colaborar y asesorar a los fiscales que tengan a su cargo la direccin investigaciones de determinada categora de delitos. Y por expreso mandato de la Ley Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, existen seis Divisiones Administrativas, y cuatro Unidades de Apoyo.
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1)
Unidad Especializada en Lavado de Dinero, Delitos Econmicos y Crimen Organizado. La Unidad Especializada en Lavado de Dinero de la Fiscala Nacional fue creada por resolucin del Consejo General del Ministerio Pblico el 16 de noviembre de 2001. En enero de 2002 se incorpor la especialidad de Crimen Organizado, y alcanz su organizacin actual, al ser fusionada con la Unidad de Delitos Econmicos, en enero de 2004, con el objeto de fortalecer la eficiencia en la funcin de ambas unidades. Dentro de los delitos que apoya esta Unidad Especializada estn, adems de los que se deducen de su propia denominacin, los relacionados con cibercriminalidad, medio ambiente, patrimonio cultural, salud pblica, asociaciones ilcitas del Cdigo Penal, terrorismo y su financiamiento, entre otros. Las funciones de la ULDDECO se desarrollan principalmente en: a) Asesoras: La ULDDECO asesora a la Fiscala Nacional, Fiscalas Regionales, y colabora en forma permanente con los fiscales especializados que dirigen investigaciones de delitos de su competencia, orientndolos segn las instrucciones generales que dicte el Fiscal Nacional, estableciendo y manteniendo procedimientos de trabajo que permitan ser un aporte a la labor que ellos realizan. Asimismo, es la encargada de recibir directamente del Fiscal Nacional, los antecedentes sobre operaciones sospechosas de lavado de dinero que remite la Unidad de Anlisis Financiero, para posteriormente proponer la fiscala a la cual debieran ser derivados87. Anlisis, difusin y registro: En este mbito la Unidad posee un rea de anlisis que se encarga de aportar una visin que complementa el enfoque jurdico, permitiendo un apoyo integral a las investigaciones; en este contexto, tambin es la encargada de analizar y difundir la jurisprudencia generada en su rea, labor que se realiza en forma coordinada con la dems unidades especializadas. De ese anlisis, se proporcionan fallos de inters a la Unidad de Recursos Procesales, para que sean ingresados en la base de datos, especificando la doctrina que en ellos se establece. Con el material analizado se elaboran boletines de doctrina y jurisprudencia que servirn de apoyo en las indagatorias en curso y futuras88. Capacitacin: En coordinacin con la Divisin de Recursos Humanos la ULDDECO capacita a los fiscales especializados, las policas y diversas instituciones pblicas que coadyuvan en la persecucin de determinados delitos. Coordinacin Interinstitucional: En el mbito externo a la Fiscala, la
b)
c)
d)
87 Para contribuir y fomentar el vnculo de trabajo que se produce con los fiscales especializados, los integrantes de ULDDECO realizan visitas de trabajo
peridicas a las Fiscalas Regionales, ya sea para apoyar determinadas investigaciones o para abordar situaciones ms generales propias de la especialidad, de cuyos resultados se mantiene informado al Fiscal Nacional y Fiscales Regionales. Adems, la Unidad es la encargada de proponer al Fiscal Nacional ajustes externos como cambios a la legislacin nacional para mejorar el desempeo de la Fiscala en la persecucin de los delitos, y ajustes internos como la elaboracin y adecuacin de las instrucciones generales y criterios de actuacin para el adecuado cumplimiento de las tareas de investigacin y para el ejercicio de la accin penal pblica en los ilcitos de su competencia.
88 En sus oficinas se lleva un registro de las investigaciones sobre los delitos de la especialidad, adems de un archivo de casos derivados de la Unidad
de Anlisis Financiero y aquellos remitidos por el Consejo de Defensa del Estado.
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ULDDECO es la encargada de afianzar la relacin existente dentro de su materia entre la institucin y los distintos organismos pblicos y privados vinculados a los temas propios de la Unidad, diseando particularmente con las policas y dems organismos pblicos relevantes procesos de trabajo relativos a la investigacin. 2) Unidad Especializada en Trfico Ilcito de Drogas. La Unidad Especializada en Trfico Ilcito de Drogas de la Fiscala Nacional fue creada el 28 de marzo del ao 2000 y sus funciones se enmarcan: 1. Asesoras89, anlisis y registro: La Unidad absorbe las consultas que a nivel nacional efectan los Fiscales y Asesores de cada regin del pas, estando cada abogado capacitado para responder de manera inmediata y directa tales requerimientos. Coordinacin: En materias propias de investigacin de delitos de trfico ilcito de drogas, la Unidad mantiene una constate coordinacin con las policas y organismos auxiliares nacionales, manteniendo adems una estrecha relacin con instituciones de otras reas y organismos internacionales. Capacitacin: La Unidad de Drogas realiza una labor de permanente capacitacin de fiscales especializados y funcionarios policiales en general con el objeto de mantenerlos actualizados. Difusin y documentacin tcnica: Los abogados de la Unidad participan activamente en la publicacin cuatrimestral de la Revista Jurdica de la Fiscala Nacional, aportando a ello, artculos de inters y jurisprudencia relevante.
2.
3.
4.
3)
Unidad Especializada en Responsabilidad Penal Adolescente (RPA) y Delitos de Violencia Intrafamiliar (VIF). La Unidad Especializada en Responsabilidad Penal Adolescente (RPA) y Delitos de Violencia Intrafamiliar (VIF) de la Fiscala Nacional, tiene su origen en la Ley N 20.084, que estableci un sistema de responsabilidad penal adolescente que contara con jueces, fiscales y defensores, especialmente preparados para generar una respuesta penal al segmento de la poblacin infractora de entre 14 y 18 aos. Para estos efectos, la ley previ la creacin de esta Unidad Especializada al interior de la Fiscala de Chile. La necesidad legal de contar con un circuito de justicia especializada se traduce en que jueces ,fiscales adjuntos y defensores penales pblicos, se encuentren capacitados en los estudios e informacin criminolgica vinculada a la ocurrencia de infracciones cometidas por adolescentes, en la Convencin de Derechos del Nio, en las caractersticas y especificidades de la etapa adolescente, y en el sistema de ejecucin de sanciones establecido en la ley que crea el sistema de responsabilidad pena de adolescentes. Por ello, para
89 Las
asesoras abordan el seguimiento de casos, anlisis y envo de jurisprudencia, anlisis de doctrina nacional y comparada, apoyo al fiscal en problemas jurdicos que se discutirn en audiencias, cooperacin en la preparacin de alegatos de apertura y clausura, y construccin de escritos de apelacin, nulidad y otros. Asimismo, se recibe la informacin relativa a juicios orales y sus sentencias, llevando principalmente una estadstica respecto a las incautaciones de drogas, causales de trmino, tipo de delitos, entre otros.
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cumplir con los requerimientos legales, el 7 de diciembre de 2005 la Fiscala Nacional cre la Unidad Especializada en Responsabilidad Penal de Adolescente. A su vez, acogiendo el inters de diversos actores sociales interesados en el fenmeno de la Violencia Intrafamiliar, el Ministerio Pblico decidi asumir la persecucin de los delitos cometidos en contexto de relaciones familiares con el nfasis propio de la investigacin especializada, por lo que resolvi adicionar a esta Unidad la especializacin en materia de delitos de Violencia Intrafamiliar, quedando as constituida la Unidad Especializada en Responsabilidad Penal Adolescente y Violencia Intrafamiliar. Las funciones de esta Unidad Especializada se dividen en dos frentes: 1) El primero tiene que ver con asesorar al Fiscal Nacional en el establecimiento de las polticas institucionales en torno a las materias de la especialidad, as como en la fijacin de criterios de actuacin del Ministerio Pblico y la dictacin de instrucciones generales orientadas al mejor cumplimiento de las tareas institucionales en el rea, que se traducen en una persecucin penal objetiva, eficiente y eficaz. El segundo consiste en la tarea de apoyar el trabajo de los fiscales adjuntos en los procesos de adolescentes o de violencia intrafamiliar que instruyan, colaborando con la investigacin y sus lineamientos, valorando y analizando el mrito de los medios probatorios que se renan, acompaando el proceso de preparacin de las audiencias de juicio, aportando doctrina y jurisprudencia y, en general, desarrollando cualquier otra tarea de apoyo que se requiera y solicite por los fiscales.
2)
4)
Unidad de Delitos Sexuales y Violentos. La Unidad Especializada en Delitos Sexuales y Violentos de la Fiscala Nacional, fue creada el 6 de agosto de 2003, con el objeto de colaborar y asesorar a fiscales, que tengan a su cargo la direccin de la investigacin de casos vinculados a delitos afines. Sus funciones especficas se orientan fundamentalmente a mejorar la calidad y eficiencia de la persecucin penal en materia de Delitos Sexuales y Violentos. La Unidad desarrolla actividades tales como la recopilacin y sistematizacin de jurisprudencia de los tribunales de juicio oral en lo penal; el fortalecimiento de las capacitaciones a fiscales especializados; la atencin de requerimientos y consultas efectuadas por los fiscales de todas las regiones del pas; la elaboracin de publicaciones de temas jurdicos relevantes relacionados con los tipos penales de competencia de la Unidad; y la generacin de las coordinaciones interinstitucionales que procedan para optimizar los resultados investigativos.
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5) Unidad Especializada Anticorrupcin. La Unidad Especializada Anticorrupcin (UNAC) de la Fiscala Nacional, fue creada por resolucin el 6 de mayo de 2003, bajo la denominacin de Unidad Especializada de Delitos Funcionarios y Probidad Pblica. En diciembre de 2007 se modific esta denominacin y se reemplaz por la actual Unidad Especializada Anticorrupcin, con el objeto de reflejar de mejor manera las tareas, objetivos y funciones que sta desarrolla. En enero de 2009 en tanto, se actualiz mediante oficio del Fiscal Nacional, la enumeracin de delitos de su competencia. Sus funciones se aplican en el rea de las asesoras, coordinacin interinstitucional, acciones internacionales y capacitacin. 1) Asesoras: A Fiscales90 y Asesora a Investigaciones de Alta Prioridad 91 (IAP), en las que la UNAC colabora en el desarrollo de estrategias comunicacionales, anlisis conjunto de casos, participa en juicios, comparece ante los Tribunales Superiores de Justicia, propone diligencias de investigacin y cursos de accin, toma declaraciones a imputados y testigos, anlisis financiero-contable y peritajes, informa al Fiscal Nacional, elabora informes patrimoniales y contables, revisa peritajes, y colabora en diligencias de entrada y registro; y Asesora al Fiscal Nacional en la preparacin de la normativa interna vinculada a los delitos de corrupcin, con el fin de propender a acciones de investigacin sistemticas y coordinadas. Asimismo, sugiere modificaciones legales en cuanto sea consultada la opinin institucional por los rganos legisladores92. 2) Coordinacin Interinstitucional: La UNAC establece y fortalece relaciones interinstitucionales con organismos como la Contralora General de la Repblica, Chile Compras, Consejo de Defensa del Estado, PDI, Gendarmera de Chile, Ministerio de Relaciones Exteriores, entre otros, que colaboren con las investigaciones de los delitos de la especialidad, y que permitan la coordinacin en la obtencin de informacin, entre los fiscales y entidades, en audiencias ante los tribunales, etc. 3) Acciones Internacionales: La Unidad interviene junto a otras instituciones nacionales, ante organismos internacionales que han emprendido la elaboracin de tratados en materia de los delitos de corrupcin, y en las fases de implementacin de la obligaciones que el Estado de Chile contrae al suscribir y ratificar tales instrumentos93.
90 Es
funcin de la Unidad asesorar en materias jurdicas, financieras y contables, a fiscales que tengan a su cargo la direccin de investigaciones vinculados a los delitos que afectan aspectos patrimoniales y personales de la administracin, cometidos por funcionarios pblicos y o particulares. 91 Los criterios para determinar si una causa es IAP son: 1. Importancia pblica de los involucrados; 2. Monto del perjuicio fiscal o municipal involucrado (mnimo de 400 UTM); 3. Conmocin pblica del caso; 4. Querella o denuncia interpuesta por el Consejo de Defensa del Estado, Contralora General de la Repblica, Alcaldes, Parlamentarios u otras autoridades; 5. Solicitud de apoyo y asesora de un Fiscal Regional o el Fiscal Nacional; 6. Investigaciones en materia de la especialidad a cargo de un Fiscal Regional. 92 Adems, la UNAC propone al Fiscal Nacional los criterios generales de actuacin y el plan de persecucin penal en la arena de su especialidad. 93 As, es posible mencionar la Convencin de las Naciones Unidas contra la Corrupcin, la Convencin Interamericana contra la Corrupcin, acordada en el marco de la Organizacin de Estados Americanos y la Convencin para combatir el Cohecho a Funcionarios Extranjeros en Transacciones
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4) Capacitacin: La UNAC capacita en materia de derecho penal sustantivo y procesal a los fiscales especializados en delitos de corrupcin. Adems y como parte de las labores de coordinacin interinstitucional que inspira a la UNAC, se prestan capacitaciones a otros organismos que intervienen en la investigacin de delitos de corrupcin. 6) Unidad de Cooperacin Internacional y Extradiciones (UCIEX) La UCIEX fue creada por Resolucin en 2004 y sus funciones se aplican en las reas de las Relaciones Internacionales, Cooperacin Jurdica Internacional, Asistencia Tcnica y Apoyo a Comisiones Internacionales de la Fiscala de Chile. UCIEX es la Unidad encargada del mantenimiento y la coordinacin de las Relaciones Internacionales del Ministerio Pblico de Chile con los organismos encargados de la persecucin penal y el cumplimiento de la ley a nivel mundial. Del mismo modo, representa a la Fiscala de Chile ante foros y organismos internacionales 94 . Tambin es la encargada de monitorear el cumplimiento de los convenios interinstitucionales suscritos por la Fiscala de Chile con otros ministerios pblicos. La Unidad asume la representacin de los Estados requirentes ante la Excelentsima Corte Suprema en materia de extradiciones pasivas y asesora a los fiscales chilenos tratndose de extradiciones activas; diligencia los requerimientos de asistencia penal; acoge las denuncias internacionales; da orientacin a fiscales adjuntos en investigaciones con aristas internacionales; realiza la coordinacin con policas, ministerios pblicos extranjeros y embajadas para la realizacin de diligencias de investigacin a nivel internacional; es responsable de la coordinacin de Videoconferencias Internacionales con fines de investigacin, y mantiene la Base de Datos de Jurisprudencia Internacional del Ministerio Pblico de Chile. La UCIEX es la encargada del seguimiento de los proyectos de cooperacin tcnica internacional, en los que la Fiscala de Chile colabora con otros organismos o es beneficiaria; coordina adems las visitas de autoridades o pasantes extranjeros al Ministerio Pblico. Apoyo a Comisiones Internacionales de la Fiscala de Chile Esta Unidad es responsable de llevar la agenda internacional del Ministerio Pblico de Chile, y apoyar logsticamente los cometidos al extranjero de fiscales y funcionarios. A la Fiscala de Chile le corresponde la Secretara General Permanente de la Asociacin Ibero Americana de Ministerios Pblicos (AIAMP);la Coordinacin del Grupo Especializado en Crimen Organizado Transfronterizo de la Reunin Especializada de Ministerios Pblicos del MERCOSUR; y es parte de la Junta Directiva de la Red de Capacitacin de los Ministerios Pblicos de Iberoamrica (RECAMPI).
Comerciales Internacionales, impulsada por la OECD. Adems, la UNAC participa en el Grupo Nacional de Expertos Contra la Corrupcin (GNECC), coordinado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. 94 UNODC; OEA/REMJA; CUMBRE MUNDIAL DE FISCALES GENERALES; ASOCIACIN MUNDIAL DE FISCALES; ASOCIACIN IBERO AMERICANA DE MINISTERIOS PBLICOS; REMP DEL MERCOSUR; IBERRED; RED JUDICIAL EUROPEA; entre otros.
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1.5. DIVISIONES DEL MINISTERIO PBLICO (ADMINISTRATIVAS). 1.5.1. Divisin de Estudios, Control evaluacin y Desarrollo de la Gestin. La Divisin de estudios tiene su fundamento de creacin en el artculo 20 letra a) de la Ley 19.640 Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, y su rol es asesorar al Fiscal Nacional en lo relacionado al desarrollo de la gestin, mediante la evaluacin y control del quehacer institucional y la realizacin de los estudios necesarios para ello. El objetivo de la Divisin es velar por que las Fiscalas del Ministerio Pblico operen del modo que ms eficiente y eficaz resulte para el cumplimiento de sus funciones centrales: el desarrollo de investigaciones criminales, el ejercicio de la accin penal pblica y la proteccin a vctimas y testigos. En tal sentido, Estudios enfatiza su labor al direccionar los procesos operativos existentes en las distintas fiscalas para que se ajusten gradualmente a los objetivos estratgicos de la Institucin, promoviendo el uso de tecnologas de informacin y la incorporacin de nuevos procesos de trabajo que resulten necesarios. Esta misin se desarrolla con la adecuada coordinacin con las Fiscalas Regionales, divisiones y Unidades Especializadas de la Fiscala Nacional. En este sentido la Divisin comprende las siguientes reas de trabajo: a) Gestin: A gestin le corresponde proponer procesos de trabajo que beneficien la gestin de la Fiscala, desarrollar e implementar proyectos relacionados con anlisis y mejoramiento de la gestin, promover una adecuada coordinacin interinstitucional, elaborar informes jurdicos, redactar resoluciones, contratos y anexos, administrar contratos que estn a cargo de la Divisin, recopilar datos y trabajar con herramientas informticas para la obtencin de datos estadsticos necesarios para los proyectos de gestin. Al rea de Estudios en tanto, le corresponde elaborar informes y estudios de gestin, jurdicos y estadsticos, recopilar, ordenar y actualizar la documentacin de biblioteca, y responder a los requerimientos a nivel nacional relacionados con tal documentacin. Asimismo, es su funcin absolver consultas y requerimientos a nivel nacional relacionado con temas de gestin, jurdicos o estadsticos. Anlisis de informacin: El rea de anlisis de informacin est orientada en trminos globales - a levantar, depurar, procesar, sistematizar y analizar datos provenientes de distintas fuentes, con el objeto de transformarlos en informacin objetiva que apoye el proceso de toma de decisiones, en los diferentes niveles de la Institucin95. Mejores prcticas: El desarrollo Institucional, en el contexto del Plan Estratgico, requiere que todos los procesos de trabajo y particularmente aquellos que son crticos sean incorporados gradual y homogneamente en la Institucin, siempre con conceptos de eficiencia y eficacia.
b)
c)
Entre los productos concretos asociados a esta rea podemos mencionar, por ejemplo, los informes mensuales de cumplimento de metas individuales de los Fiscales Regionales, los boletines estadsticos trimestrales, semestrales y anual y las minutas ejecutivas orientadas a relevar alguna temtica relevante frente a las actividades que se estn ejecutando a raz del desarrollo institucional. A esta rea tambin le corresponde la funcin de dar respuesta oportuna a consultas y requerimientos asociados al quehacer institucional, que provengan tanto de entes internos como instituciones externas al Ministerio Pblico.
95
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1.5.2. Divisin de Contralora Interna. La Divisin de Contralora Interna tiene su fundamento de creacin en el artculo 20 letra b) de la Ley 19.640 Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, cuyo rol es fiscalizar y llevar el control de la administracin, la que se extiende a todas las dependencias, tanto de la Fiscala Nacional como de las Fiscalas Regionales. Las funciones de la Divisin se aplican en cuatro reas: 1) Auditoras. En funcin a un plan anual de auditora, se realiza una revisin a los procesos y documentos que respaldan el resultado de las operaciones mediante muestras seleccionadas por cada tema a revisar, todo ello para obtener un grado de certeza razonable respecto del nivel de cumplimiento de los reglamentos vigentes, procedimientos internos e instrucciones del Fiscal Nacional y de sus directivos nacionales, como asimismo, se evala el control interno sobre los procesos de riesgo de las reas auditadas, proponiendo las mejoras necesarias a implementar. Al mismo tiempo se procura rescatar y difundir a las dems regiones, aquellos procedimientos desarrollados con xito. Con estos resultados se elabora un informe de observaciones que se comunica a los directivos regionales de las fiscalas auditadas y al Director Ejecutivo Nacional96. 2) Asesoras. Asesorar al Fiscal Nacional en materias de tica y probidad, respecto de fiscales y funcionarios de la Fiscala de Chile, como tambin recopilar y proponer las normas de tica especiales atingentes a las altas funciones que desempean fiscales y funcionarios. 3) Resoluciones. Otra de las funciones de la Divisin, es mantener un registro y control actualizado de las Resoluciones dictadas por las mximas autoridades de la Fiscala de Chile, a travs de la asignacin centralizada de los nmeros correlativos de cada una de stas y posterior resguardo de su original. 4) Contratos. Finalmente, es responsabilidad de la Divisin mantener un registro actualizado de los contratos suscritos por el Fiscal Nacional y Director Ejecutivo Nacional y, de todos los contratos que se refieren a inmuebles a nivel nacional.
96 Anualmente se entrega un informe consolidado de estas observaciones al Fiscal Nacional y al Director Ejecutivo Nacional.
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1.5.3. Divisin de Recursos Humanos. La Divisin de Recursos Humanos de la Fiscala Nacional, tiene su fundamento de creacin en el artculo 20 letra c) de la Ley 19.640 Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, y su rol es la gestin integral y desarrollo del capital humano, integrando a todo el pas en un trabajo coordinado, colaborativo, participativo y estratgico. La Divisin es un rea estratgica que brinda asesora, productos y servicios de calidad, relacionados con el capital humano de la Institucin, que es reconocida por agregar valor a los procesos, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales, gestionando polticas de recursos humanos que permitan atraer, mantener y desarrollar capital humano y cumplir la Misin Institucional de la Fiscala de Chile. Para desarrollar sus funciones y objetivos propuestos, la Divisin se estructura en las reas de Desarrollo Organizacional 97 , Capacitacin 98 , Bienestar99, Personal100 y Seguridad101.
1.5.4. Divisin de Administracin y Finanzas. La Divisin de Administracin y Finanzas de la Fiscala Nacional tiene su fundamento de creacin en el artculo 20 letra d) de la Ley 19.640 Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, y su rol es la gestin de los recursos fsicos y financieros para el adecuado funcionamiento de la Institucin en un marco de equilibrio presupuestario. Esto implica obtener los recursos y administrarlos eficientemente, distribuyndolos de manera equitativa entre las diferentes Fiscalas Regionales y departamentos de la Fiscala Nacional. Todo lo anterior en un ambiente de probidad, transparencia y estricto apego a las normas contenidas en la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Estado y en la Ley de Presupuestos del Sector Pblico. Para llevar a cabo esta labor la Divisin est compuesta de cuatro grandes reas: Gestin Presupuestaria, Contabilidad y Tesorera,
97 Sus
objetivos son la integracin estratgica, para asegurar que las personas se integren a los planes estratgicos, y que las polticas de recursos humanos sean coherentes entre s y con el resto de las polticas de la Institucin, promoviendo el compromiso de los funcionarios y fiscales de todo el pas, mediante sistemas efectivos de induccin, asesoras y servicios. Esta rea tiene bajo su tutela la gestin del cambio y es la encargada de participar en la creacin y gestin de estructuras flexibles que permitan a la institucin adaptarse a los desafos que su desarrollo le imponen. 98 En este sentido debe velar por la optimizacin de los recursos humanos y materiales disponibles, por la idoneidad de los programas, cursos y talleres que se dicten, y por la equidad en el acceso a ellos. La Unidad gestiona adems la participacin de fiscales y funcionarios en capacitaciones en el extranjero, siendo responsable tambin de la gestin de proyectos con fondos de cooperacin internacional en materias de capacitacin y perfeccionamiento. 99 El Servicio de Bienestar es un sistema solidario de afiliacin voluntaria, financiado por el aporte de sus miembros y el institucional. Pueden integrarlo fiscales y funcionarios, y sus cargas legales acreditadas. Sus objetivos son el otorgamiento de beneficios econmicos, mdicos y facultativos. 100 La Unidad de Personal es la encargada de la coordinacin y ejecucin del pago de remuneraciones y bonos de todo el personal de la Fiscala, control de pago de finiquitos, mantencin de documentacin y registro de informacin del personal a nivel nacional. Es el nexo de comunicacin por excelencia entre las Unidades Regionales de RRHH y otras reas de la Fiscala Nacional, y realiza procesos administrativos referidos a cometidos funcionarios, ausentismo licencias mdicas, permisos, feriados legales, entre otros. 101 Esta rea es la encargada de verificar y supervisar los protocolos de seguridad interno, como asimismo implementar el uso de tecnologas adecuadas para la prevencin de riesgos, con el objeto de mantener la integridad fsica de personas, la confidencialidad en la informacin y el resguardo del patrimonio de la Fiscala. Asimismo, entrega apoyo por medio de asesoras a todas las regiones del pas cuando lo requieran en materias relacionadas con la seguridad de personas e instalaciones. Adems, dirige y coordina Recepcin y Acreditacin de visitas a la Fiscala Nacional.
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Administracin y Servicios Generales, y Licitaciones y Adquisiciones; cada una de ellas integrada por un equipo de primer nivel compuesto por profesionales, tcnicos, administrativos y auxiliares. La funcin del rea de Gestin Presupuestaria es elaborar el proyecto de presupuesto exploratorio de cada ao, consolidando y analizando la informacin generada a nivel regional. Asimismo, esta rea es la encargada de administrar el presupuesto de la Institucin y establecer los parmetros y estndares que permiten hacer un uso eficiente de los recursos. El rea de Contabilidad y Tesorera es la encargada de llevar el registro de todos los hechos econmicos a travs del sistema de contabilidad gubernamental, el que asegura un correcto registro de los movimientos de fondos de la Fiscala y permite dar a conocer dicha informacin a la Contralora General de la Repblica y a la Direccin de Presupuestos del Ministerio de Hacienda. Asimismo, a esta rea tambin le corresponde administrar los recursos financieros que permitan cumplir con las obligaciones de pago a proveedores y otros compromisos financieros de la Institucin. El rea de Administracin y Servicios Generales es la encargada de dar soporte funcional a todas las necesidades y requerimientos fsicos o de servicios de la Fiscala Nacional, junto con administrar el presupuesto de sta, adems de velar por el adecuado control de los gastos generados y verificar el cumplimiento de los contratos con proveedores de la Fiscala Nacional, gestionando los pagos respectivos. El rea de Licitaciones y Adquisiciones es la encargada de generar y llevar a cabo los procesos de compras y contrataciones de servicios necesarios para el funcionamiento de la Fiscala Nacional, llevar a cabo licitaciones centralizadas para toda la institucin, administrar el registro de proveedores y generar las directrices y polticas nacionales relacionadas con estos procesos. 1.5.5. Divisin de Informtica. La Divisin de Informtica de la Fiscala Nacional, tiene su fundamento de creacin en el artculo 20 letra e) de la Ley 19.640 Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, y su rol es disear, evaluar, implementar y proveer de servicios y soluciones en el mbito de las tecnologas de informacin y comunicaciones (TIC) y de la gestin de informacin, adems apoyar permanentemente el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la institucin, considerando los distintos niveles organizaciones como la direccin, gestin, administracin y la operacin de las distintas fiscalas locales del pas. La Divisin es un apoyo permanente a la innovacin y solucin de problemticas relativas a la operacin, administracin y gestin de la institucin que agreguen valor a la persecucin penal y en la atencin y proteccin a vctimas y testigos. Impulsa y promueve iniciativas a nivel nacional en el mbito de las tecnologas de la informacin y/o sistemas de la informacin (TI/SI), orientadas al mejoramiento continuo del servicio institucional. Adems es rol de la Divisin de Informtica utilizar de forma eficiente los
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recursos disponibles, ejerciendo funciones de apoyo tcnico y supervisin de las polticas de desarrollo de las TIC. Asimismo, apoya la definicin, implementacin y seguimiento de procesos de trabajo y mejores prcticas respecto de las distintos servicios y o procesos de negocios de la Fiscala, recursos humanos y tecnolgicos a la vanguardia, en cuanto a las soluciones de tecnologas y sistemas de informacin, y comunicaciones presentes en el mercado. 1.5.6. Divisin de Atencin a Vctimas y Testigos La Divisin de Atencin a Vctimas y Testigos de la Fiscala Nacional, tiene su fundamento de creacin en el artculo 20 de la Ley 19.640 Orgnica Constitucional del Ministerio Pblico, que en su letra f) seala que la Divisin de Atencin a Vctimas y Testigos tendr por objeto velar por el cumplimiento de las tareas que a este respecto le encomiende al Ministerio Pblico la ley procesal penal. El rol de la Divisin es proponer, promover y supervisar polticas y modelos generales y especializados de atencin que garanticen la proteccin, el ejercicio de derechos y la satisfaccin de los usuarios de la Fiscala durante el proceso penal. Para cumplir con este rol la Divisin est conformada por un equipo interdisciplinario, que incluye abogados, psiclogos, socilogos, trabajadores sociales, e ingenieros, quienes junto a un equipo tcnico y administrativo disean y estructuran procesos de trabajo tendientes a mejorar en forma continua los modelos de atencin y proteccin para los usuarios de la Fiscala. El trabajo en equipo, la creatividad y la innovacin son los soportes bsicos que sustentan la labor que a diario realiza esta Divisin en favor de las personas, tendiente a aumentar la legitimidad social de la Fiscala de Chile. Los profesionales, tcnicos y administrativos de la Divisin de Atencin a Vctimas y Testigos, en sus diversos mbitos de accin, trabajan para hacer realidad los lineamientos estratgicos de la Fiscala de Chile, en lo relativo a la atencin y proteccin de vctimas y testigos, teniendo en cuenta que uno de los desafos ms importantes para la institucin y el sistema en su conjunto, es lograr una mayor confianza por parte de la ciudadana en general y de las vctimas en particular. De esta manera y consecuentes con la visin y misin organizacional aportan, en forma concreta, a la consolidacin del Estado de Derecho y al respeto de los derechos de todas personas las personas.
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1.6.
Unidades De Apoyo La Fiscala Nacional. 1.6.1. Unidad De Comunicaciones. La Unidad de Comunicaciones (UCOM) de la Fiscala Nacional es la encargada de asesorar al Fiscal Nacional y al Director Ejecutivo Nacional en la elaboracin de las polticas de la institucin, en el rea de la Comunicacin Estratgica. Est integrada por un equipo especializado en el desarrollo de estrategias de comunicacin externas e internas. La Unidad de Comunicaciones de la Fiscala Nacional es tambin la encargada de llevar adelante las polticas comunicacionales de la institucin. Para ello acta en coordinacin con los asesores comunicacionales de las Fiscalas Regionales, que, desde su trabajo en terreno, cuentan con la experiencia que ha permitido el perfeccionamiento y desarrollo de las estrategias comunicacionales de la institucin. 1.6.2. Unidad De Asesora Jurdica. La Unidad de Asesora Jurdica de la Fiscala Nacional, fue creada por resolucin el 16 de Mayo de 2003, con el fin de contar con una asesora jurdica directa al Fiscal Nacional, al Director Ejecutivo Nacional y al resto de las autoridades de la Fiscala de Chile. La Creacin de la Unidad se volvi necesaria, al tener presente la naturaleza de la Fiscala como organismo con autonoma constitucional, jerarquizado y en que sus actos, por regla general, no estn sujetos al control de legalidad efectuado por la Contralora General de la Repblica. Segn el Reglamento Orgnico de la Unidad, se estableci que sta estuviese dividida en tres reas: Jurdico-Administrativa, Jurdico-Penal, y de Reclamos e Investigaciones Administrativas. 1.6.3. Unidad de Infraestructura. La Unidad de Infraestructura de la Fiscala Nacional, fue creada por resolucin el 2 de agosto de 2004, y su rol es planificar, desarrollar y supervisar todas las actividades conducentes a dotar a la Fiscala de Chile de las dependencias e instalaciones fsicas necesarias para el desarrollo de las tareas institucionales a nivel nacional, regional y local. Para ello, la Unidad es revisora y supervisora de las gestiones que efecten en estas materias, los profesionales de las Unidades Regionales. Es funcin de la Unidad elaborar y proponer el programa de inversin anual en infraestructura de la Fiscala de Chile; formular las directrices institucionales ligadas a los procesos de habilitacin, adquisicin y construccin de inmuebles; y elaborar estndares constructivos y arquitectnicos que permitan una adecuada operacin de las fiscalas y un uso eficiente de los recursos disponibles. Asimismo, Infraestructura debe definir estndares urbansticos y de localizacin para el emplazamiento de las fiscalas; recopilar y sistematizar los procesos de inversin y remitirlos a los organismos e instituciones involucradas en su evaluacin; y gestionar los procesos
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legales y administrativos de los proyectos y conducir las relaciones con la institucin encargada de su desarrollo. La oficina es una unidad de apoyo y asesora a la Direccin Ejecutiva Nacional en los procesos de inversin. Coordina con las Direcciones Ejecutivas Regionales las iniciativas postuladas a financiamiento pblico, y supervisa su formulacin y evaluacin. Asimismo, realiza el seguimiento de los proyectos en sus distintas etapas, para el cumplimiento de los cronogramas y programas de trabajo definidos. Como una muestra de su permanente espritu de trabajo coordinado y de colaboracin, realiza en forma peridica reuniones con las contrapartes tanto internas como externas como: Ministerio de Planificacin, Direccin Nacional de Arquitectura del Ministerio de Obras Pblicas (MOP), Direcciones Regionales de Arquitectura, Ministerio de Bienes Nacionales, Municipalidades, entre otras. Junto al MOP, la Unidad programa, prepara y revisa los procesos de licitacin en que el Ministerio Pblico acta como Mandante a nivel Nacional, y participa activamente durante el desarrollo de la respectiva consultora o ejecucin de obra, autorizando estados de pago. Actualiza el estado de los proyectos de inversin ingresados al Sistema Nacional de Inversiones. Asesora a la Fiscalas Regionales en los procesos internos de de seleccin y en el proceso de compra de inmuebles a travs del Ministerio de Bienes Nacionales. Finalmente, revisa, aprueba y recomienda todas las solicitudes de habilitaciones de inmuebles tanto regionales como de la Fiscala Nacional. 1.6.4. Unidad de Recursos Procesales y Jurisprudencia La Unidad de Recursos Procesales y Jurisprudencia de la Fiscala Nacional, fue creada en 2004 y su rol es controlar y supervigilar todos los recursos y asuntos en causas de inters para la Fiscala de Chile, que se ventilan ante la Corte Suprema y el Tribunal Constitucional. En el ejercicio de esta funcin se definen estrategias y la pertinencia de recurrir por parte de la Fiscala, se defiende la posicin de sta ante recursos deducidos por las defensas, efectundose presentaciones por escrito y alegatos ante ambos tribunales, coordinando adems alegatos por parte de Directores de Unidades Especializadas y Fiscales, segn corresponda. Adems esta Unidad tiene a su cargo la administracin y mantenimiento de la Base de Jurisprudencia Electrnica que est al servicio de todos los funcionarios y fiscales del Ministerio Pblico, y que cuenta con ms de 12.000 sentencias registradas. De esta Unidad depende tambin la Biblioteca de la Fiscala Nacional, la cual presta sus servicios de prstamo y consulta de material bibliogrfico a las fiscalas de todo el pas.
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2. LA DEFENSORA PENAL PBLICA: 2.1. CONCEPTO. La Defensora Penal Pblica es un servicio dotado de personalidad jurdica y patrimonio propio, sometida a la supervigilancia del Presidente de la Repblica a travs del Ministerio de Justicia. Esta institucin fue creada en el ao 2001, bajo el marco del nuevo Sistema de Justicia Criminal Adversarial, para proporcionar defensa penal a los imputados o acusados por un crimen, simple delito o falta que carezcan de abogado, asegurando de esta manera el derecho a defensa por un letrado y el debido proceso en el juicio penal. La prestacin de los servicios se hace a travs de abogados que forman parte de la institucin y de abogados privados, contratados a travs de licitaciones. La Defensora realiza sus acciones bajo el lema Sin defensa, no hay justicia. Esta frase grafica los afanes de la Defensora Penal Pblica en su conjunto;-incluyendo a quienes se han sumado al trabajo desde el mbito privado- y permea al conjunto de los actos cotidianos de quienes trabajan en ella102. La Defensora se esfuerza en todas las instancias para que se apliquen plenamente los principios del proceso penal: Que todo imputado sea tratado como inocente; que est garantizado el juicio previo; que ste cuente con igualdad de fuerzas para sostener su punto de vista frente a las imputaciones que se le formulan; y que, cuando corresponda, se le aplique una sancin justa. 2.2. OBJETIVOS. El objetivo central de la institucin es prestar defensa penal a toda persona imputada de un delito o falta que lo requiera. Los objetivos especficos que se derivan de ese propsito general son: 1 Asegurar la cobertura nacional, de carcter universal, del servicio de defensa penal pblica, a travs de defensores locales institucionales y defensores licitados. 2 Garantizar la calidad de las prestaciones del servicio de defensa penal pblica, a travs del cumplimiento de estndares bsicos, del desarrollo de peritajes y de la adecuada atencin de comparecientes a juicios y audiencias. 3 Asegurar el funcionamiento del sistema de licitaciones de defensa penal, a travs del uso eficiente del marco presupuestario disponible y conforme a las directrices emanadas del Consejo de Licitaciones de defensa penal pblica. 4 Definir cules personas deben ser atendidas gratuitamente y cules deben pagar por el servicio de defensa. 5 Informar a la comunidad nacional respecto de la forma en que se cumplen las obligaciones institucionales. 6 Desarrollar una gestin eficiente y eficaz de los recursos presupuestarios que le
102 La misin de la Defensora Penal Pblica es proporcionar defensa penal de alta calidad profesional a las personas que carezcan de
abogado por cualquier circunstancia, velando por la igualdad ante la ley, por el debido proceso y actuando con profundo respeto por la dignidad humana de los representados.
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otorga el Estado. 7 Coordinarse con los dems actores del Sistema de Enjuiciamiento Criminal Adversarial para la adecuada marcha de ste. 8 Informar a la comunidad respecto de los derechos y los deberes de los detenidos e imputados.
2.3.
EL CONSEJO DE LICITACIN. El Consejo de Licitaciones de Defensa Penal es el cuerpo tcnico colegiado encargado de cumplir las funciones relacionadas con el sistema de licitaciones de defensa penal pblica. El Consejo est constituido por diversos estamentos que permiten que los procesos cumplan con los criterios de transparencia, objetividad y simpleza. Entre las funciones que se entregan a este Consejo se encuentran: 1) 2) 3) 4) Proponer al Defensor Nacional el monto de los fondos para licitar, a nivel nacional y regional; Aprobar las bases de las licitaciones a nivel regional, a propuesta de la Defensora Regional respectiva; Convocar a las licitaciones a nivel regional; Resolver las apelaciones en contra de las decisiones del Comit de Adjudicacin Regional que recaigan en las reclamaciones presentadas por los participantes en los procesos de licitacin; Disponer la terminacin de los contratos de prestacin de servicios de defensa penal pblica celebrados en virtud de licitaciones con personas naturales o jurdicas, en los casos contemplados en el contrato respectivo y en la ley.
5)
Integran el Consejo de Licitaciones el Ministro de Justicia, o en su defecto, el Subsecretario de Justicia, quin lo preside; el Ministro de Hacienda o su representante; el Ministro de Planificacin o su representante; un acadmico con ms de cinco aos de docencia universitaria en las reas de Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el Consejo de Rectores y un acadmico con ms de cinco aos de docencia universitaria en las reas del Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el Colegio de Abogados con mayor nmero de afiliados del pas.
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2.4.
UNIDADES DE LA DEFENSORA PENAL. 2.4.1. Unidad de Auditoria Interna. A la Unidad de Auditora Interna le corresponde: 1 Otorgar apoyo a la Defensora Nacional, mediante una estrategia preventiva, proponiendo como producto de su accin, polticas, planes, programas y medidas de control para el fortalecimiento de la gestin institucional y el resguardo de los recursos que les han sido asignados a la Defensora Penal Pblica. 2 Evaluar en forma permanente el sistema de control interno institucional y efectuar las recomendaciones para su mejoramiento. 3 Promover la adopcin de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la organizacin. 4 Verificar la existencia de adecuados sistemas de informacin, su confiabilidad y oportunidad. 5 Efectuar el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas, emanadas de los informes de auditora, aprobadas por la autoridad. 6 Otorgar permanente y oportuno aseguramiento al proceso de gestin de riesgos de la Institucin, segn las directrices entregadas por el Consejo de Auditora Interna General de Gobierno. 2.4.2. Unidad de Comunicaciones y Prensa. El objetivo de esta Unidad es difundir la misin de la Defensora Penal Pblica: Proporcionar defensa penal de alta calidad profesional a las personas que carezcan de abogado por cualquier circunstancia, velando por la igualdad ante la ley, por el debido proceso y actuando con profundo respeto por la dignidad humana de los representados103. Externamente, la Unidad de Comunicaciones y Prensa se preocupa de posicionar a la institucin en la comunidad a travs de la presencia en medios, organizacin de seminarios y encuentros, campaas de difusin y capacitacin, actualizacin de la pgina web institucional, produccin y edicin de publicaciones del Centro de Documentacin y material audiovisual y grfico. Internamente, la Unidad organiza y difunde las actividades propias de la institucin, utilizando entre otras herramientas comunicacionales, la Intranet. La Unidad de Comunicaciones de la Defensora Penal Pblica tiene representacin a nivel nacional a travs de periodistas en cada una de sus regiones. Los periodistas regionales son los encargados de generar polticas comunicacionales locales, basndose en la estrategia comunicacional de la institucin emanada desde la Defensora Nacional.
103 Esta labor ha dado sentido al slogan: Sin defensa, no hay justicia.
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2.4.3.
Unidad de Asesora Jurdica. La Unidad de Asesora Jurdica tiene como misin general velar por el control de legalidad de los actos y contratos administrativos y, en particular, est destinada a orientar internamente respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen el actuar de la administracin del Estado; visar actos administrativos y convenios nacionales e internacionales en que una parte sea la Defensora Penal Pblica; actuar como ente coordinador de los profesionales de asesora jurdica regionales; evacuar consultas sobre temas a requerimiento de los distintos Departamentos y Unidades de la Defensora Nacional; y la de ser el ministro de fe de los actos de la Defensora.
2.4.4.
Unidad De Control Y Gestin. Por su parte en el marco de la Ley N 20.285 de Acceso a la Informacin Pblica, le corresponde coordinar a travs del Sistema de Gestin de Solicitudes Ciudadanas, la oportuna respuesta a los requerimientos ciudadanos, en el marco de transparencia pasiva. La Unidad tiene como misin principal asesorar en la planificacin estratgica a travs del diseo y administracin del sistema de control de gestin institucional, para ello realiza un seguimiento y evaluacin permanente al cumplimiento de metas, indicadores y compromisos de los distintos instrumentos de Gestin del Sector Pblico. La informacin que genera este acompaamiento permite generar informacin fiable, oportuna y significativa para ser entregada a los diferentes centros de responsabilidad de la institucin con el objeto de apoyar la correcta toma de decisiones y a la vez, informar a otras entidades de Gobierno como la DIPRES, Ministerio de Justicia, CAIGG, y Secretara General de la Presidencia. La Unidad tiene a su cargo tambin la administracin del sistema de Gestin de Riesgos debiendo monitorear el avance general de la implementacin de las estrategias de tratamiento de los riesgos y coordinar todas las actividades relacionadas. Por ltimo la Unidad de Control y Gestin tambin es responsable del Sistema de Gestin de Calidad y coordinar el proceso de implementacin de la Norma ISO 9001:2008 en la Defensora Penal Pblica.
2.4.5.
Unidad de Gestin de Defensa. La Unidad de Gestin de Defensa Licitada naci en febrero de 2008 con el fin de coordinar el proceso de licitaciones y definir los lineamientos tcnicos y administrativos que permitan proveer un adecuado sistema de licitaciones de defensa penal pblica. En este sentido, la Unidad establecer un sistema de control y gestin que permita realizar un seguimiento y anlisis a los procesos de licitacin de defensa penal. La Unidad depende jerrquicamente de la Defensora Nacional.
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2.4.6.
Unidad de Defensa Penal Juvenil. Se trata de una Unidad que entrega asesora especializada relativa a los servicios de defensa penal prestados por la Defensora a imputados y condenados cuando estos son adolescentes. Esta Unidad fue creada con el objetivo de garantizar la especialidad que se necesita en la defensa de los imputados adolescentes, en atencin a la entrada en vigencia en junio de 2007 de la Ley N 20.084, que establece un sistema de responsabilidad de los adolescentes por infracciones a la ley penal, y es en ese mbito que se desarrollan anlisis de legislacin y jurisprudencia; elaborando documentos de trabajo para apoyar el trabajo de los defensores y de los profesionales de apoyo a la defensa penal juvenil; respondiendo a las diversas consultas de carcter tcnico que defensores y otros profesionales de la defensora penal pblica nos formulan para el cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina la realizacin de estudios e investigaciones para contribuir a las decisiones que la institucin debe tomar para prestar un eficiente, oportuno y especializado servicio de defensa penal juvenil.
2.4.7.
Unidad de Corte. La Unidad de Corte se especializa en la defensa de recursos y acciones de conocimiento de los tribunales superiores de justicia vinculados con el ejercicio de la defensa penal pblica. Su objetivo fundamental es colaborar en la tarea de presentar recursos de calidad, acordes con los requerimientos del imputado y asumir su defensa ante las Cortes de Apelaciones, la Corte Suprema y el Tribunal Constitucional. stos dos ltimos tienen competencia territorial en el nivel nacional, de tal manera que la Unidad recibe requerimientos de todas las Defensoras Regionales. Desde su creacin, sus profesionales han intervenido en todos los recursos, sean de nulidad, apelaciones de amparo u otros, que digan relacin con imputados defendidos por la institucin. Tambin asume las defensas en procesos de extradicin pasiva. Asimismo, ha debido intervenir en requerimientos de inaplicabilidad presentados por defensores y que han sido de conocimiento del Tribunal Constitucional. La Unidad se encarga de resolver consultas tcnicas y analizar proyectos de recursos, as como de disear estrategias de defensa, respondiendo a los requerimientos de los defensores locales y licitados y de las Unidades Regionales de Estudio de la DPP. Adems, realiza informes bimensuales de anlisis sobre la jurisprudencia generada por los tribunales superiores y efecta jornadas de capacitacin de defensores en materia de recursos, todo con la finalidad de facilitar a los defensores las tareas inherentes al ejercicio de la defensa.
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2.5.
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DEFENSORA PENAL PBLICA. 2.5.1. Departamento de Administracin y Finanzas. Generacin e implantacin de normas, procedimientos y sistemas orientados a la administracin eficiente de los procesos administrativos, financieros y de infraestructura. El Departamento de Administracin y Finanzas asesora y apoya la gestin de la Defensora Nacional y Defensoras Regionales, a travs de la generacin e implantacin de normas, procedimiento y sistemas orientados a la administracin eficiente de los procesos administrativos, financieros y de infraestructura, tendientes a facilitar el logro de los objetivos institucionales. 2.5.2. Departamento de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional. Al Jefe/a de Unidad Funcin Recursos Humanos, le corresponde contribuir a travs de una gestin innovadora en el mbito de la gestin de los recursos humanos, a la excelencia en la prestacin del servicio de defensa a los imputados, a travs de la incorporacin, mantencin, desarrollo y distribucin de los recursos humanos a las diferentes reas de trabajo que requiere la institucin. 2.5.3. Departamento de Informtica y Estadsticas. El Departamento est a cargo de la administracin y el seguimiento de todas las tecnologas de informacin y comunicacin de la Defensora Penal Pblica. El Departamento de Informtica y Estadsticas est conformada por cuatro reas: Gestin 104 ; Desarrollo de Proyectos e Innovacin Tecnolgica105; Telecomunicaciones y Redes106; y Estadsticas107. Es, por lo tanto, responsable de proveer la infraestructura tecnolgica necesaria para la intercomunicacin del servicio a nivel nacional e internacional, control y supervisin de la informacin que circula en el interior del servicio y del almacenamiento y administracin de la informacin generada por la Defensora Penal Pblica. Adems de la continuidad operativa de todas las tecnologas de informacin y comunicacin de la institucin.
rea responsable de efectuar la administracin y control de contratos de servicios informticos con proveedores y el control y ejecucin presupuestaria del Departamento. 105 rea es responsable de la generacin de Proyectos Informticos, desarrollo e implementacin de Sistemas, Administracin y supervisin de Base de Datos, administracin y monitoreo de los Servidores de Alta Disponibilidad y Control y Registro de Usuarios del Servicio. Adems, es responsable de indagar e investigar nuevas tecnologas que puedan ser aplicadas dentro de la Institucin. 106 rea responsable de disear, implementar y mantener una red de informacin a nivel nacional con el equipamiento y dispositivos de comunicaciones y de seguridad necesarios, que permitan la comunicacin y transferencia de voz, datos y videoconferencia en forma eficiente entre cada uno de los funcionarios del servicio y con los sistemas de informacin de la Defensora Penal Pblica y otros organismos externos. 107 rea responsable de explotar la informacin contenida en la base de datos del servicio y proporcionar la informacin oficial de la gestin de Defensa de la Defensora Penal Pblica a los Departamentos y Unidades de la institucin que la requieran para desarrollar sus propias funciones. Esta rea es responsable de disear y desarrollar los mecanismos necesarios para asegurar los niveles de seguridad, confiabilidad y oportunidad de la informacin entregada.
104
162
2.5.4.
Departamento de Evaluacin, Control y Reclamaciones. Segn el artculo 8 de la Ley 19.718, al referirse a los Departamentos de la Defensora Nacional, seala que la funcin que le corresponde al Departamento de Evaluacin, Control y Reclamaciones (DECR), comprende el estudio, diseo y ejecucin de los programas de fiscalizacin y evaluacin permanente respecto de las personas naturales y jurdicas que presenten servicios de defensa penal y las mediciones sobre la calidad de la atencin, utilizando para esto, todos los mecanismos de monitoreo establecidos por la Ley para asegurar un servicio ptimo, entre los que se cuentan las reclamaciones de defensa, los informes semestrales y final, las inspecciones y las auditoras externas. Para abordar esta misin, la Jefatura del Departamento, asumida en Abril de 2009, dividi la gestin del DECR en tres reas de trabajo: la de Inspecciones108, la de Evaluacin de la Defensa109 y la de Gestin110, las cuales dependen directamente de la jefatura del DECR, considerando encargados slo en las Inspectoras Zonales, ya que tanto el rea de Evaluacin como la de Gestin, mantienen flujos internos de informacin que se nutren interactivamente, contando a su vez con interaccin directa desde y hacia la jefatura departamental.
2.5.5.
Departamento de Estudios. El Departamento de Estudios tiene como misin principal proponer al Defensor Nacional estrategias para el mejoramiento de la calidad en la prestacin del servicio de defensa penal pblica. Dentro de sus objetivos se encuentran: a. b. c. d. e. Disear, ejecutar, orientar y evaluar estrategias y planes destinados a mejorar el funcionamiento de sus unidades dependientes Proponer y apoyar la capacitacin para la defensa Desarrollar investigaciones y prestar apoyo profesional a las iniciativas de otros departamentos y unidades de la Defensora Asesorar a los defensores penales en materias relacionadas a su, mediante la produccin de conocimiento en materias relevantes Contribuir permanentemente al posicionamiento de la Defensora en materias jurdicas y otras vinculadas a la defensa, con nfasis en los derechos y garantas de las personas
108 En
el rea de inspecciones se estableci, mediante Resolucin Exenta N 2316 del 2009, la Unidad de Inspecciones encargada de ejecutar los programas fiscalizacin del desempeo de los defensores penales pblicos, ya sean institucionales, licitados o de convenio, definindose en ese acto normativo la orgnica asociada al cuerpo de inspectores, donde se consideran tres Inspectoras Zonales con un total de 15 abogados inspectores, las que parceladamente cubren todo el territorio nacional. 109 En el rea de evaluacin de defensa, se disean, coordinan e implementan los otros mecanismos de control y evaluacin del servicio, (auditoras externas, gestin de reclamaciones e informes) constituyndose todos ellos, sumado al juicio de experto sobre la evaluacin de desempeo que realizan los inspectores, en insumos con los que se efecta el diagnstico previo a la planificacin de mejora que compromete cada Defensora Regional anualmente. 110 En el rea de gestin de la evaluacin, se considera el procesamiento de la informacin levantada por cada uno de los mecanismos de medicin, su seguimiento, la determinacin de metas e indicadores que comprometen el desempeo del Departamento y los compromisos institucionales, asociados al rea
163
f. g.
Contribuir con informacin y anlisis al debate de polticas pblicas relacionadas con el ejercicio y gestin de la defensa pblica. Difundir informacin y conocimientos relacionados con la defensa pblica.
En cada Defensora Regional existe una Unidad de Estudios, stas dependen del Defensor Regional, y trabajan bajo la coordinacin y supervisin del Departamento de Estudios de la Defensora Nacional. El Departamento de Estudios cuenta con profesionales especializados en materias jurdicas, en ciencias sociales y en reas de su competencia, dichos profesionales complementan con el propsito de fortalecer al Servicio y cumplir con los objetivos y funciones departamentales. Adems, le permite prestar apoyo al nivel operativo y participar en proyectos iniciados por otros Departamentos. rea de Asesora Jurdica Realiza seguimiento y estudio de procesos legislativos, sistematiza la jurisprudencia, realiza asesora y estudios de carcter general para el apoyo en la gestin de la defensa, informa y responde consultas de los defensores en materia del servicio de defensa, elabora minutas en materia penal, procesal penal y materias asociadas de carcter general, realiza capacitaciones y elabora propuestas para el diseo de stas y participa en instancias interinstitucionales de relevancia para el mbito de la defensa. rea de Investigacin y Proyectos Tiene a su cargo realizar y dirigir estudios y proyectos. En ese contexto, propone estudios cualitativos-cuantitativos relativos a la gestin de defensa, destinados a dar orientaciones para el mejoramiento de la calidad de la defensa y al cumplimiento de metas institucionales. Disea estrategias y modelos de anlisis de la informacin institucional y extrainstitucional. Es de su competencia evaluar los procesos relacionados con la gestin del Departamento y de otras materias institucionales encomendadas por su jefatura. El rea disea y propone proyectos, formula y hace seguimiento del plan departamental. rea de Publicaciones Edita, produce y publica las publicaciones oficiales de la Defensora Penal Pblica. A travs del Comit Editorial, define las temticas de publicaciones y las lneas editoriales. Coordina el envo de propuestas para publicar y ejecuta el trabajo con las imprentas.
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El Centro de Documentacin de la Defensora Penal Pblica Identifica, rene, organiza y disemina la informacin sobre materias relacionadas a la Defensora Penal Pblica tanto para la prestacin del servicio de defensa como para la investigacin que desarrollen otros Departamentos y/o Unidades de la Defensora. Tiene a su cargo las tareas de consolidar el patrimonio documental e intelectual de la Institucin y la difusin de los productos institucionales. Para lo anterior, provee de informacin sobre documentos temticos, realiza asistencia en la seleccin y uso de bases de datos y recursos electrnicos. Entrega asesoramiento en la preparacin de estrategias de bsqueda y orientacin en el uso de los recursos de informacin existentes. rea de Cooperacin internacional Promueve la insercin internacional de la Defensora Penal Pblica, generando iniciativas de intercambio internacional y difusin de buenas prcticas. Proyecta las experiencias y capacidades tcnicas nacionales hacia el exterior y viceversa. Disea, ejecuta, hace seguimiento y evala proyectos de cooperacin tcnica internacional con entidades pblicas de otros Estados, con Organismos Internacionales y Agencias Gubernamentales de Cooperacin. Apoya a la AGCI, como contraparte nacional en proyectos del sector justicia con financiamiento nacional. Refuerza la poltica de formacin y perfeccionamiento de funcionarios de la Defensora Penal Pblica a travs de becas y cursos. Ampla y desarrolla acciones de cooperacin tcnica hacia otros pases en temas propios de la defensa penal pblica.
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2.6.
ARANCELES DE LA DEFENSORA PENAL PBLICA. 2.6.1. Descripcin General. El servicio de defensa penal que presta la Defensora Penal Pblica ser gratuito, excepto para quienes cuenten con recursos econmicos, los que debern pagar parcial o totalmente, arancel que se define anualmente, a travs de una resolucin del Defensor Nacional. Los usuarios deben ser informados sobre el sistema de aranceles en la primera entrevista con el defensor. l solicitar algunos datos para calcular su capacidad de pago (aos de estudios, sexo, experiencia laboral, el ingreso potencial, las personas que de ella dependen, la regin en la que vive, entre otros) los que quedan registrados en una ficha confidencial de la que el usuario tendr copia. Si la persona cuenta con Ficha CASEN (Encuesta de Caracterizacin Socioeconmica Nacional), el monto del arancel se calcular en forma automtica de acuerdo a los antecedentes anteriormente sealados. Si la persona no posee esta Ficha, su capacidad de pago se determinar en base a la informacin entregada. El arancel de defensa establece un listado de servicios definidos como salidas o resultados posibles en el sistema procesal penal; precios para cada grupo de servicio de defensa; y un mecanismo para determinar la capacidad de pago de cada beneficiario, con distintas tasas de co-pago. La escala de co-pagos va desde la gratuidad -para quienes tienen una capacidad de pago de 0 a 320 mil pesos- hasta el pago total del servicio para quienes cuentan con capacidad de pago superiores a 640 mil pesos. Los jvenes mayores de 14 aos y menores de 18 aos de edad no pagan la defensa prestada por un abogado, cualquiera sea la situacin social y econmica de sus padres o sostenedores. Una vez finalizado el servicio, el Defensor Regional correspondiente dictar una resolucin con el monto a pagar, que ser notificada al usuario en la direccin que haya entregado al defensor. El imputado que no est conforme tiene derecho a apelar ante el Defensor Regional y si an no est conforme con este resultado, puede recurrir al Juez que conoci la causa en un plazo mximo de cinco das. El imputado deber pagar el servicio en la Tesorera General de la Repblica o en cualquier banco, presentando el Aviso de Recibo obtenido en la Tesorera o en la Defensora. La Defensora Penal Pblica no recibe dinero por motivo alguno.
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2.6.2. Etapas. Los usuarios deben ser informados al inicio de las gestiones en su favor sobre del costo de los aranceles y las respectivas modalidades de pago de los distintos servicios. Es decir, en la primera entrevista, el Defensor informa al imputado respecto del sistema de aranceles y le solicita algunos datos para calcular su capacidad de pago, los que quedan registrados en una ficha confidencial de la que el usuario tendr copia. La Defensora Penal Pblica determinar el monto que el beneficiario pagar al concluir su defensa penal, de acuerdo a los precios previamente establecidos para cada grupo de servicios y a la capacidad de pago que se hubiese calculado. 2.6.3. Aranceles. Una vez finalizado el servicio penal, el Defensor Regional correspondiente dictar una resolucin con el monto a pagar que le ser notificada al usuario en la direccin sealada a su abogado. El imputado que no est conforme tiene derecho a apelar ante el Defensor Regional y si an no est conforme con este resultado, puede recurrir ante el Juez que conoci del asunto, ambos en un plazo no superior a cinco das. Si el imputado no es habido en el domicilio declarado, se le notificar a travs del Diario Oficial, los das 1 y 15 de cada mes. El cobro corresponde a la Tesorera General de la Repblica. Es decir, el imputado debe pagar el monto adeudado en la Tesorera General de la Repblica o en cualquier banco, pero para ello debe tener el Aviso de Recibo que se obtiene a travs de la pgina web de la Tesorera o en las mismas oficinas de la Defensora, en donde consta que la deuda contrada por el usuario ya se encuentra informada al rgano recaudador. La Defensora no recibe dinero por motivo alguno.
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2.7. ESTNDARES DE DEFENSA PENAL. Estndares Bsicos Para El Ejercicio De La Defensa Penal Pblica. Estndar de defensa penal pblica es la norma que impone al defensor penal pblico parmetros destinados a proporcionar a los beneficiarios del servicio una defensa penal de calidad real y efectiva. De acuerdo a la Ley 19.718, corresponde al Defensor Nacional fijar, con carcter general, los estndares bsicos que deben cumplir en el procedimiento penal quienes presenten servicios de defensa penal pblica. La finalidad de los estndares de defensa penal pblica es garantizar una defensa penal de calidad, a travs de la evaluacin y control de los servicios de defensa penal, tanto en los aspectos formales o de procedimiento, como en los aspectos materiales o sustantivos, todos aquellos vinculados a los derechos y garantas del imputado, reconocidas por la ley, la Constitucin Poltica y los Tratados Internacionales de derechos humanos vigentes en Chile. En la formulacin del concepto de estndar como en la elaboracin de stos se ha dejado fuera cualquier referencia que aluda a la consecucin de determinados resultados en la prestacin del servicio y, en cambio, s se ha puesto el nfasis en garantizar la calidad del desempeo del defensor. Cada abogado se compromete a realizar todas las actividades lcitas destinadas a satisfacer las pretensiones de su cliente. Como stas sern determinadas finalmente mediante un acto jurisdiccional (en el fallo mismo y en la participacin permanente del juez de garanta), el abogado no debe ni puede obligarse a un resultado. Es decir, el deber del abogado es comprometerse a llevar una buena defensa de su imputado independientemente del resultado del procedimiento. Los Estndares La resolucin establece ocho estndares, sus objetivos y metas, que debern ser cumplidos por los defensores locales, licitados o contratados: a) Estndar de la defensa: El defensor resguarda lealmente en todo momento los intereses de imputadas e imputados, desde el inicio del procedimiento dirigido en su contra hasta su completa terminacin, proporcionando una asesora jurdica tcnico penal adecuada, relativa al caso. Estndar de la dignidad del imputado: En el proceso penal, el defensor respeta la voluntad de imputadas e imputados y les brinda un trato digno. Estndar de la informacin: El defensor penal pblico siempre mantendr informados a la imputada y al imputado. Estndar de la libertad: El defensor realiza las actividades necesarias para que las imputadas y los imputados no sean sometidos a restricciones de libertad arbitrarias ni ilegales. Estndar de la prueba: El defensor se ocupa que la prueba se produzca resguardando los intereses, derechos y garantas de la imputada y del imputado. Estndar de los recursos: En los recursos, el defensor penal pblico respeta la voluntad de la imputada y del imputado y protege sus derechos, garantas e intereses.
b) c) d)
e)
f)
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g) h)
Estndar del plazo razonable: El defensor se ocupa que la persecucin iniciada en contra de la imputada y del imputado se realice en un tiempo razonable. Estndar de los principios del sistema acusatorio: El defensor vela por el cumplimiento de los principios del sistema acusatorio.
Los estndares de defensa sern exigibles a todos los prestadores de defensa penal pblica, independiente de la fuente de su contratacin y sern controlados mediante auditorias externas e inspecciones, de conformidad a lo establecido en la Ley N 19.718 y el Decreto Supremo N 495/2002, del Ministerio de Justicia. Inspecciones de Defensa Penal Durante las Inspecciones se examinan las actuaciones de la defensa, de acuerdo a criterios metodolgicos que determina el Reglamento sobre Licitaciones y Prestacin de Defensa Penal Pblica. Las inspecciones son uno de los mecanismos de evaluacin y control del desempeo de los defensores penales pblicos. Son realizadas por Inspectores Abogados del Departamento de Evaluacin, Control y Reclamaciones, quienes se encuentran organizados en oficinas que cubren un territorio determinado, denominadas Inspectoras Zonales, las cuales se encuentran en La Serena (IZ Norte), Santiago (IZ Centro) y Temuco (IZ Sur). La inspeccin se realiza sobre la base de verificar el cumplimiento de determinadas actividades de defensa del abogado en relacin con los Estndares de Defensa Penal Pblica, relativas a aspectos como su desempeo en el control de la detencin y aplicacin de medidas cautelares, revisin de las mismas, plazo de investigacin, solicitud de diligencias al Ministerio Pblico, investigacin particular del defensor, nivel de informacin del imputado, visita al imputado privado de libertad, desenvolvimiento en audiencias del defensor, cumplimiento de instrucciones del Defensor Nacional, actividad recursiva y formas de trmino de las causas. Al trmino de cada inspeccin, se emite un informe que es remitido al Defensor Regional respectivo previa visacin del Departamento de Evaluacin y Control. Luego, el Defensor Regional debe presentar este informe al defensor evaluado en un plazo de 10 das, quien a su vez tiene el plazo de 10 das para formular las observaciones que estimen convenientes. Una actividad relevante realizada por las Inspectorias es la reunin anual con las Defensoras Regionales y los prestadores de defensa, actividad que se ha denominado Talleres Regionales. stos tienen por objeto presentar una evaluacin de la prestacin en la regin mostrando los datos recogidos a travs de los informes de inspeccin, explicando en detalle la metodologa aplicada. A su vez, los prestadores y el equipo directivo asumen compromisos de mejoramientos en las reas en que se han detectado debilidades, lo que permite optimizar de manera constante la calidad de la defensa prestada.
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Auditoras Externas de Servicios de Defensa Penal Pblica La ley 19.718 establece que las personas naturales y jurdicas que prestan servicios de defensa penal pblica estarn sujetas al control y responsabilidad previstos en esta ley, sealando que el desempeo de los prestadores del servicio de defensa penal pblica ser controlado a travs de auditoras externas. Por otra parte, el artculo 60 de este mismo cuerpo legal dispone que las auditoras externas sern realizadas por empresas auditoras independientes y tendrn por objeto controlar la calidad de la atencin prestada y la observancia de los estndares bsicos, previamente fijados por el Defensor Nacional, que deben cumplir en el procedimiento penal quienes presten servicios de defensa penal pblica. Las auditoras externas sern contratadas por el Defensor Nacional conforme a sus atribuciones generales. La seleccin de las empresas que presten este servicio se realizar por concurso pblico. Las empresas que resulten seleccionadas, realizarn las auditoras conforme a las normas establecidas en la ley 19.718, el Reglamento sobre Licitaciones y Prestacin de Defensa Penal Pblica, las bases del proceso de licitacin y el contrato que celebren con la Defensora Penal Pblica. Comisin Consultiva en Materias ticas La Comisin Consultiva en materias ticas de la Defensora Penal Pblica tiene por objetivo acentuar y apoyar buenas prcticas que se generan en el trabajo de los defensores y contribuir a eliminar aquellas que pudieren estar reidas con la tica profesional y que, en definitiva, son una merma en la calidad del servicio que se presta. Esta Comisin funciona con carcter consultivo, emitiendo dictmenes u opiniones frente a consultas que se le formulen, o situaciones que, a juicio de sus miembros, posean relevancia tica en el desarrollo de las tareas de la defensa. Cabe destacar que sus opiniones, si bien no resultan vinculantes, tienen -sin lugar a dudas- una funcin orientadora en el correcto actuar de los defensores. Esta Comisin conocer de las situaciones que tienen connotaciones ticas que sean planteadas por defensores penales pblicos, y que requieren decisiones de este carcter, las que deben tomar en la prctica. El objetivo es que pueda contarse con opiniones de abogados litigantes de esta Defensora, e incluso externos que, con sus conocimientos, ms los aportes doctrinarios que se puedan recabar, emitan orientaciones tiles u opiniones sobre determinadas actuaciones, que puedan servir tanto a casos presentes como futuros. La posibilidad de consultas estar abierta a todos los profesionales que ejerzan como defensores penales pblicos. Para proteccin de las normas sobre secreto profesional, y dado el carcter slo consultivo y de emisin de opiniones de esta Comisin, no ser necesario someter las circunstancias particulares de cada caso, sino una descripcin general y no personalizada de los hechos, para que la Comisin emita su pronunciamiento.
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BILBIOGRAFIA. REYES PONCE, Agustn 1.994. Administracin Moderna, Editorial Limusa. STONER, JAMES A. Y FREEMAN, R. EDWARD, 1996. Administracin. Sexta edicin. ROBBINS, SREPHEN P. Y COULTER, MARY, 1997. Administracin. Quinta edicin. FAYOL Henry, Administracin industrial y general, Buenos Aires 1980. ROBBINS, Administracin. Ed. Prentice Hall CHIAVENATO, Administracin. Ed. Mc Graw Hill DE ZUANI, Introduccin a la Administracin de Organizaciones. Ed. Maktub LAROCCA, Miguel, y otros Direccin de organizaciones. Ed. Macchi BALLV, Tablero de control. Ed. Macchi IRAZABAL, Tablero integral de comando. Ed. Aplicacin Tributaria S.A. BLANES, El control de Gestin. Ed. Index AUTOACORDADO DE LA EXCMA. CORTE SUPREMA SOBRE LA REFORMA PROCESAL LABORAL. ACTA 91-2007 DE LA EXCMA. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, SOBRE LA TRAMITACIN EN CARPETA ELECTRNICA. CDIGO ORGNICO DE TRIBUNALES, Editorial Jurdica. CDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL, Editorial Jurdica. CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA, Editorial Jurdica. EL NUEVO PROCESO PENAL, Alex Carocca Prez. MANUAL EXAMEN HABILITANTE PARA JUZGADOS DE FAMILIA, Corporacin Administrativa del Poder Judicial. MANUAL DEL USUARIO MDULO DE GESTIN SISTEMA DE APOYO A LA GESTIN JUDICIAL VERSIN NOVIEMBRE 2003, Corporacin Administrativa del Poder Judicial.
171
MANUAL EXAMEN HABILITANTE JUZGADOS COMPETENCIA COMN, Corporacin Administrativa del Poder Judicial. MANUAL DE JUICIO DEL TRABAJO, Academia Judicial de Chile, versin 2008. PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE INGRESO DE PERSONAL EN CALIDAD DE CONTRATA, SUPLENTE E INTERINO, CORRESPONDIENTE A LA TERCERA Y SEXTA SERIE DEL ESCALAFN SECUNDARIO Y ESCALAFN DE EMPLEADOS, Corporacin Administrativa del Poder Judicial. DERECHO PROCESAL PENAL CHILENO TOMO I Y II; Horvitz, Maria Ines & Lopez, Julian LA DEFENSA PENAL PBLICA, Alex Caroca Prez. MANUAL DEL NUEVO PROCEDIMIENTO PENAL, Sabas Chaguan Sarras

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Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento

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11 Artculo 95 y 218 C.O.T.

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jurisdiccional y la naturaleza de la competencia (comn o especial).

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de los Tribunales de familia en que se describen el tipo de cargos y sus funciones.

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23 Artculo 166 C.P.C. 24 Artculo 373 C.O.T.

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desfavorable al reo repitindose la votacin hasta que se llegue a la mayora o al empate.

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27 Artculo 14 inc. 1 COT. 28

Artculo 1 Ley 19.665. Art. 14 inc. 2 COT.

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