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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE LAS COMPRAS. EVALUACION PROVEEDORES

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE LAS COMPRAS. EVALUACIN DE PROVEEDORES PG-4-02

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INDICE 1. OBJETO .....................................................................................................3 2. CAMPO DE APLICACION..........................................................................3 3. DOCUMENTACIN APLICABLE................................................................3 4. DESARROLLO ...........................................................................................3 4.1. Evaluacin de proveedores ....................................................................3 4.1.1. Evaluacin previa ............................................................................3 4.1.1.1. Criterios ...................................................................................4 4.1.1.2. Resultado de la evaluacin previa. .............................................4 4.1.1.3. Documentacin de la evaluacin previa ......................................4 4.1.2. Evaluacin continua.........................................................................4 4.1.2.1. Bases para la evaluacin continua..............................................5 4.1.2.3. Anlisis de las deficiencias durante la evaluacin continua............5 4.1.2.4. Resultados de la evaluacin continua .........................................5 4.1.2.5. Documentacin de la evaluacin continua. .................................6 4.2. Gestin de las compras y subcontratacin de servicios...........................6 4.2.1. Proceso de Compra. .......................................................................6 4.2.2. Verificacin de los productos comprados..........................................6 4.2.3. Otras compras (compras no operativas). ........................................8 5. DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................9 6. REGISTROS ........................................................................................... 10 7. FORMATOS ............................................................................................ 10

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1. OBJETO

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El objeto de este procedimiento es establecer la sistemtica seguida para la evaluacin de la aptitud de los proveedores y subcontratistas, con la finalidad de garantizar que disponen de los medios y organizacin adecuados para cumplir con eficacia los compromisos contractuales, as como, la realizacin de las compras. 2. CAMPO DE APLICACION Este procedimiento afecta a todos los proveedores y subcontratistas, que actualmente o en un futuro deseen suministrar algn producto o prestar algn servicio a SILVESTRE AUTO PARTS. 3. DOCUMENTACIN APLICABLE Manual de Gestin de la Calidad, captulo 4 UNE-EN ISO 9001:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos (pto. 7.4.)

4. DESARROLLO 4.1. Evaluacin de proveedores Los proveedores / subcontratistas tendrn una evaluacin previa o inicial, de acuerdo con alguno de los criterios establecidos a continuacin y una evaluacin continua de carcter anual, que estar en funcin de la repercusin que, sobre la calidad, pudieran tener los suministros y/o servicios prestados en ese periodo y el cumplimiento de los requisitos contractuales establecidos con SILVESTRE AUTO PARTS. 4.1.1. Evaluacin previa La evaluacin previa es realizada por el departamento de compras, pudiendo servirse de los departamentos a los que vayan destinados los productos / servicios y del PG-4-02-F-03 Cuestionario de Evaluacin de Proveedores, cuando se estime necesaria su utilizacin. Los proveedores evaluados son los Proveedores con acuerdo que son nuestros principales proveedores. El alta del proveedor se realiza a travs de la cumplimentacin del PG-4-02-F-01 Ficha de Alta y Evaluacin previa de proveedor en donde se recogen los datos de identificacin del proveedor y se evalan los criterios de aceptacin. El responsable de compras ser el encargado de realizar la evaluacin previa y el alta del proveedor.

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4.1.1.1. Criterios La Evaluacin Previa se realizar al menos, basndose en uno de los siguientes criterios: A) B) Certificacin con norma reconocida: (Registro de Empresa UNE-EN ISO 9000 o Certificacin de Producto), homologacin de producto. Fiabilidad del historial del proveedor / subcontratista: (Por el resultado satisfactorio de todos sus suministros / servicios en los aos anteriores) Mediante la superacin de los criterios reflejados en el cuestionario de evaluacin desarrollado en el PG-4-02-F-01 Ficha de Alta y Evaluacin previa de Proveedor a criterio de la direccin comercial y el responsable de compras. Materiales con inspeccin de muestra previa.

C)

D)

4.1.1.2. Resultado de la evaluacin previa. Cuando la evaluacin previa da como resultado la aceptacin del proveedor se elabora la Ficha de Alta de Proveedor con su aceptacin, generndose inmediatamente el alta del proveedor en el programa informtico. Cuando se trate de proveedores no aceptados su expediente puede ser conservado con objeto de posteriores evaluaciones y necesidades de compra. La permanencia como proveedores / subcontratistas evaluados y aceptados, es indefinida hasta que se determine lo contrario. Los cambios en la razn social organizativos que sean detectados por SILVESTRE AUTO PARTS y/o notificados por un proveedor / subcontratista quedan registrados y en los casos en que se estime oportuno requerirn una nueva evaluacin previa. 4.1.1.3. Documentacin de la evaluacin previa Estar constituida por PG-4-02-F-01 Ficha de Alta y Evaluacin previa de Proveedor, fotocopias de los certificados que estn en vigor y la correspondencia asociada. 4.1.2. Evaluacin continua. La realiza la Comisin de Compras de forma anual sobre la base de los resultados del seguimiento realizado a los proveedores por medio de la PG-402-F-02 Ficha de Evaluacin continua mediante los Informes de Incidencias y datos aportados por los departamentos receptores de los productos.

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4.1.2.1. Bases para la evaluacin continua. La evaluacin continua estar basada en el seguimiento de los pedidos suministrados por los proveedores en el ltimo ao. Si se trata de un proveedor de productos que se comercializan o si se trata de un proveedor de servicios se evaluarn segn los criterios definidos a continuacin: Proveedores de productos que se comercializan Producto demandado por los clientes Producto de primer equipo Amplitud de la gama de productos y referencias Precio Servicio Incidencias Proveedores de servicios para la prestacin del servicio Cumplimiento de plazos (establecidos contractualmente) Incidencias durante el transporte Precio Nivel de reclamaciones La responsabilidad de las calificaciones es de la Comisin de Compras apoyada en la informacin aportada por los distintos sistemas informticos y los receptores de los productos o servicios. 4.1.2.3. Anlisis de las deficiencias durante la evaluacin continua. Los posibles fallos o deficiencias de los proveedores en sus suministros son gestionadas por el departamento de compras a travs de la aplicacin informtica Reclamaciones a Proveedores. En el funcionamiento de la aplicacin queda identificado el producto reclamado, motivo y solicitud de actuacin por parte del proveedor. Se comunican a los proveedores las deficiencias habidas a travs de las Reclamaciones a Proveedores y se solicita su compromiso para la eliminacin de las deficiencias en lo sucesivo. Cuando el proveedor haya tenido incumplimientos importantes y no se obtenga su disposicin y compromiso para evitarlos en lo sucesivo podr ser eliminado. 4.1.2.4. Resultados de la evaluacin continua En funcin de los resultados obtenidos en el PG-4-02-F-02 Ficha de Evaluacin Continua Proveedor, pueden ser los siguientes: Malo, Deficiente, Suficiente y Bueno

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4.1.2.5. Documentacin de la evaluacin continua. Estar constituida por las PG-4-02-F-02 Ficha Evaluacin Continua Proveedor, Informes de Reclamaciones a Proveedores, en su caso, y correspondencia asociada. 4.2. Gestin de las compras y subcontratacin de servicios 4.2.1. Proceso de Compra. En funcin de las necesidades de compra se genera una orden de borrador de pedido revisada en reunin de anlisis por el departamento de compras. Una vez aprobada definitivamente se elabora el pedido (orden de compra) introducindolo en el sistema informtico y realizando una revisin final por parte del departamento de administracin de compras que consiste en verificar que todos los datos abajo descritos son correctos. En caso afirmativo se firma por el responsable de compras en seal de conformidad remitindola al departamento de compras para su envo al proveedor. Entre los datos de compra a revisar se incluyen: Nombre del proveedor, direccin y cdigo. Fecha y nmero de pedido. Forma de pago. Almacn de destino, direccin y persona de contacto. Sobre el producto: cdigo de SILVESTRE AUTO PARTS , descripcin, cantidad. Portes. Condiciones de compra.

Las tarifas de precios de los productos solicitados estn documentadas en soporte informtico y son actualizadas cuando lo notifica el proveedor. Los productos y servicios son comprados exclusivamente a proveedores aprobados, salvo necesidades de urgencia por servicio al cliente. Excepcionalmente y en caso de necesidad imperiosa de algn producto o servicio el comercial lo solicita directamente a proveedores de plaza con preferencia a los aceptados, presentando el albarn de la compra para ser contabilizado (en este caso el albarn y factura son archivados sin pedido previo). 4.2.2. Verificacin de los productos comprados. La verificacin de los productos la realiza el encargado de recepcin de la mercanca. Esta verificacin se realiza a travs de los siguientes procesos:

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1.- A la recepcin de los productos (en el almacn) se realizan las siguientes actividades: Verificar que los productos entregados por el proveedor son exactamente los mismos que aparecen en el albarn de entrega: tipos y cantidades. Comprobar el estado de embalaje y el cierre de los envases; verificar que no hay derrames, ni prdidas. Comprobar que el producto no est deteriorado, o si tiene fecha de caducidad, que no haya vencido. Si el producto debe venir con alguna documentacin que sea la precisa. Si la inspeccin resulta conforme se firma el albarn de entrega y pasa al personal de almacn que actuar de la siguiente forma: Introduce el albarn en el sistema informtico: Si el albarn es correcto, a la llegada de la factura, se genera la orden de pago correspondiente. En el caso de detectar alguna no conformidad entre el albarn/es recibido/s y el pedido efectuado se pone en contacto con el departamento de compras y stos con el proveedor para subsanar la deficiencia y abrir una Reclamacin al Proveedor, si procede. Si existe alguna anomala en la recepcin de la mercanca por variaciones en la referencia o en la cantidad se genera un parte de incidencias que se procesa en el sistema informtico del almacn existiendo comunicacin posterior a administracin de compras que traslada la incidencia al proveedor realizando el seguimiento correspondiente. Las anomalas que se generan por errores en la facturacin sobre descuentos, precios pactados, material no recibido, etc. son tramitadas por el departamento de administracin de compras que genera un Informe de Incidencias (escrito) que comunica al cliente para su solucin. 2.- Cuando el almacn, en el uso diario de los productos comprados, detecta alguna no conformidad, actuar de la siguiente forma: Segregar el producto a la Zona de producto no conforme para evitar que sea utilizado indebidamente. Informar al departamento de administracin de compras inmediatamente para que se ponga en contacto con el proveedor y establezcan las acciones oportunas registrndose, si procede, en un Informe de Incidencia. Los Informes de Incidencias, servirn para la realizacin de la evaluacin continua a los proveedores.

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4.2.3. Otras compras (compras no operativas). Cualquier departamento que tenga una necesidad de compra distinta de las propias de almacn o de servicios principales la solicita a administracin y es el propio departamento o rea solicitante el encargado de la bsqueda del proveedor ms idneo y de la verificacin del producto comprado. Los proveedores afectados por este punto estn exentos de evaluacin documentada, por tratarse de compras ocasionales, debiendo el propio departamento establecer sus propios criterios de seleccin, que a su juicio den la mejor respuesta a sus necesidades.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

NECESIDADES DE PRODUCTOS (urgentes)

NECESIDADES DE PRODUCTOS (Falta de stock en almacn) CUESTIONARIO EVALUACIN DE PROVEEDORES

SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES

ORDEN DE BORRADOR DE PEDIDO

FICHA DE ALTA DE PROVEEDORES

REUNIN DE ANLISIS BORRADOR DE PEDIDO

REVISIN DE LA ORDEN DE PEDIDO

DENEGADA LA COMPRA

NO

EST APROBADA DEFINITIVAMENTE LA COMPRA?

NO EXISTE ACUERDO INTERNO? SI

SI ELABORACIN DEL PEDIDO DATOS EN EL AS 400

REVISIN CORRECTA? SI

NO

ENVIO AL PROVEEDOR

NEGOCIACIN DE NUEVAS CONDICIONES DE COMPRA

NO

EL PROVEEDOR APRUEBA DEFINITIVAMENTE EL PEDIDO?

SI

ENVO DE LA MERCANCA

VERIFICACIN DEL PRODUCTO COMPRADO PARTE DIARIO DE INCIDENCIAS INFORMACIN DE INCIDENCIAS AL PROVEEDOR NO INFORME DE INCIDENCIAS EST CORRECTO?

ALBARN

CONCILIA CIN

SI EVALUACIN CONTINUA (Anual) EVALUACIN CONTINUA FACTURA

FACTURACIN

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FIN

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6. REGISTROS

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Tienen consideracin de registros, las fichas de evaluacin previa, cuestionarios a proveedores, fichas de evaluacin continua as como los documentos asociados. Existe un archivo con los documentos de cada proveedor y seguimientos, que son custodiados por el director de la calidad o el departamento de compras. Perodo de conservacin: tres aos. Toda la documentacin administrativa (pedidos, albaranes, facturas, etc. ) es custodiada por el departamento de administracin y conservada durante cinco aos. 7. FORMATOS PG-4-02-F-01 Ficha de Alta y Evaluacin previa de Proveedor PG-4-02-F-02 Ficha Evaluacin Continua Proveedor PG-4-02-F-03 Cuestionario de Evaluacin de Proveedores