Sistema de Informacin para la Gestin de Programas de Ciencia e Innovacin en Cuba

O. E. Snchez* orlando@geprop.cu; B. Garea* bgarea@geprop.cu; S. Lantigua* sisleidy@geprop.cu; F. Beln** fernando@citmatel.inf.cu ; K. Panucia** fernando@citmatel.inf.cu; A. Vantour* avantour@citmatel.inf.cu; M. C. Prez* mcristina@citmatel.inf.cu; M. A. Prez*** macu@citma.cu; R. Barrera** barrera@citmatel.inf.cu * Centro de Gerencia de Programas y Proyectos Priorizados (GEPROP) ** Empresa de Tecnologa de la Informacin y las (CITMATEL) *** Direccin de Ciencia del Ministerio de Ciencia Tecnologa y Medio Ambiente (CITMA)

1. INTRODUCCIN
En el mundo, con mayor frecuencia se ejecutan proyectos de desarrollo de sistemas de informacin (SI) en el rea de la gestin de proyectos de ciencia e innovacin [1, 2, 3]. En el contexto latinoamericano, resaltan los resultados del Instituto Nacional de Tecnologa Agropecuaria (INTA) de Argentina y la de la Empresa Brasilea de Investigacin (EMBRAPA) de Brasil que cuentan con SI gerencial relativamente avanzados, concebidos bajo enfoque integrado de planificacin, seguimiento y evaluacin de la investigacin. Por su parte, el Centro Nacional de Investigaciones del Caf (CENICAFE) de Colombia constituye un modelo interesante por el alto nivel de integracin, aplicacin, y mejoramiento continuo alcanzado desde el 1985. En un caso diferente, el Programa de Investigacin de la Papa (PROINPA) de Bolivia aplic del sistema INFORM del Servicio Internacional para la Investigacin Agrcola Nacional (ISNAR) de la FAO, que demostr su funcionalidad para programas [4]. En Cuba, tambin se encuentran resultados valiosos como el sistema de base de datos de los programas nacionales con ms de 10 aos, gestionado desde el 1996 por la Agencia de Ciencia y Tecnologa [5] y desde el 2000 por GEPROP [6]. Otros resultados importantes, son los SI de las Delegaciones Territoriales del CITMA en Las Tunas (soportado en Web), en Camaguey (en fase de reestructuracin), en Santiago de Cuba (en perfeccionamiento). A nivel ramal, la Direccin de Ciencia del Ministerio de Educacin Superior en colaboracin con la Facultad de Matemtica y Computacin de la Universidad de La Habana ejecutan un proyecto de desarrollo de sistema de informacin para el control de la actividad cientfica [7]. A nivel institucional, tambin existen ejemplos como el Sistema Nacional de Informacin de CUBAENERGIA [8, 9] y el Sistema de Informacin Gerencial del CENSA [10, 11, 12]. Los sistemas anteriormente referidos son resultado de la necesidad de tomar decisiones gerenciales oportunas, pertinentes y en un plazo relativamente breve a partir de la informacin disponible. En este sentido, Laudon afirman que hasta los ochenta los directivos no necesitaban saber mucho sobre como la informacin se gestionaba en su organizacin. A partir de los noventa las organizaciones se han percatado que los sistemas de informacin (SI) cambian la estructura organizativa y/o las prcticas institucionales [13]. Es por ello que a menudo existe una alta resistencia en las fases de implantacin e institucionalizacin [14]. La mayora de los sistemas que fracasan no es por factores tcnico-econmicos, sino por factores asociados a la cultura organizacional [15]. En este sentido, Castaeda seala que "no es un problema esencialmente tecnolgico pues se trata de un problema de asimilacin, adecuacin sustentable y de transferencia para esta esfera social, y el mismo tiene que estar regulado fundamentalmente por los requerimientos, caractersticas y leyes en los procesos que pretende insertarse" [16]. Laudon sealan que entre los criterios de xito se encuentran los objetivos alcanzados, la recuperacin financiera, el nivel de uso, la satisfaccin y las actitudes favorables de los usuarios como su participacin en fases tempranas de desarrollo del SI [13, 17]. O sea, el desarrollo sustentable de un SI es un proceso de cambio organizacional, bien planeado, organizado, ejecutado, controlado y evaluado por muchas personas donde resulta imprescindible la identificacin de grupos de trabajo, la formalizacin de responsabilidades y la promocin de actitudes favorables apegadas a las polticas y estrategias nacionales y sectoriales que aprovechen las potencialidades de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC). Por ltimo, en relacin a las TIC la mayora de los autores respaldan la creacin de una arquitectura escalable que combine tecnologas Web (Java, ASP, ASP.NET, PHP, HTML, XHTML, XML, CSS y 1

JavaScript entre otras) y tecnologas de bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MSQL o MySQL). Si bien la configuracin final depende en gran medida de la poltica informtica del pas, del sector y la organizacin donde se desarrolla y/o implanta el SI, en muchos casos obedece a lneas de deseo sin la mediacin un anlisis profundo de la arquitectura tecnolgica. 2. MATERIALES Y MTODOS SIPROCIT fue concebido a partir de la experiencia acumulada por directivos y especialistas a cargo de la direccin estratgica del Sistema de Programas y Proyectos (SPP), de los Programas Nacionales de Ciencia e Innovacin Antes de comenzar el proceso formal de desarrollo del SI se realiz un estudio preliminar enfocado hacia las siguientes tres reas: 1. Marco legal y metodolgico existente y de sus modificaciones en curso. 2. SI y bases de datos existentes. 3. Estado actual y proyecciones de la infraestructura telemtica. En el estudio del marco regulatorio y metodolgico, se recuperaron alrededor de 25 documentos rectores y metodolgicos del SPP. La mayora de los documentos fueron recuperados desde las direcciones de Ciencia, de Innovacin, Jurdica, de Planificacin, y de Relaciones Internacionales del CITMA. Se consideraron otros documentos de organismos con una alta incidencia en el SPP. Se triangularon las fuentes y se valid la informacin procesada con los especialistas jurdicos del CITMA y de las entidades encargadas de la gerencia de programas nacionales y territoriales. Tambin, se tuvieron en cuenta otras regulaciones en fase de validacin o aprobacin. Para el estudio de los SI existentes, directivos y especialistas de GEPROP visitaron varias entidades que gerencian programas nacionales, ramales y a delegaciones territoriales del CITMA. Se entrevistaron a los especialistas en gestin e informticos. Se solicitaron los SI que soportan dicha gestin y se facilitaron muestras de datos. Al mismo tiempo, se le explic el alcance y objetivos del proyecto, as como el espacio y necesidad de colaboracin en todas las fases. Se logr una primera aproximacin a los aspectos formales de presentacin. De manera particular se utilizaron los mtodos de anlisis de escenario y de anlisis de campo de fuerza (figura 1). La combinacin de ambos mtodos evidenci la factibilidad del proyecto para un escenario moderado. Incluso para un escenario pesimista sin cambios en la infraestructura telemtica nacional es posible desplegar la aplicacin informtica hacia los programas nacionales, los programas territoriales (bajo un entorno de conectividad de CENIAI) y hacia los programas ramales con mayor participacin e incidencia en el SPP.

A partir de los estudios referidos CITMATEL comenz el proceso formal de desarrollo del software que soporta el SI. Se utiliz la metodologa RUP ( Rational Unified Proccess) que utiliza el lenguaje UML. En correspondencia con la metodologa, se describi el sistema en un proceso iterativo con especialistas de GEPROP, IDICT y del CITMA a diferentes niveles que permiti en la fase de inicio determinar con cierto grado de concordancia la visin del proyecto. Un ejercicio importante en esta fase de inicio fue la determinacin formal del nombre: Sistema de Informacin para la Gestin de Programas de Ciencia e Innovacin, y de su correspondiente nemotcnico: SIPROCIT. Para el nemotcnico se utilizaron monoslabos que identificaran los principales elementos de la nueva tecnologa: SI-SI, PRO-Programas y Proyectos, CIT-Ciencia e Innovacin. Se realiz una bsqueda en Internet para determinar la reiteracin del trmino en Cuba. Se restringi el dominio de bsqueda al contexto de la gestin de la ciencia donde no se evidenci interferencia alguna con otros productos o servicios nacionales. No obstante, esta pendiente realizar un proceso de interferencia con la Oficina Cubana de la Propiedad Industrial. En la fase de elaboracin se determin la arquitectura tecnolgica. Se consider como ptima, una arquitectura basada en el paradigma cliente-servidor y soportada en una plataforma mixta con prevalencia de tecnologas de cdigo abierto. En concordancia, se seleccion el servidor MySQL como gestor de la base de datos y los lenguajes PHP y Java Script para la interfase Web. Particularmente, en la fase de construccin se interacto intensamente con los especialistas informticos y de gestin de GEPROP, lo que potenci la productividad y facilit el proceso de calidad. Con respecto a la generacin de cdigo fuente tanto de los programas como de la base de datos, se utiliz la herramienta CASE Rational Rose Enterprise Edition. Por ltimo, en la fase de transicin se ha seguido un proceso de escalado que comenz por los programas nacionales gerenciados por GEPROP y el programa ramal del CITMA Desarrollo de la Red Cubana de Ciencias gerenciado por CITMATEL.

2. RESULTADOS Y DISCUSIN
SIPROCIT constituye un sistema de apoyo a la planificacin, control, evaluacin y proyeccin de los Programas y Proyectos de Ciencia e Innovacin, acorde a las prioridades establecidas para un perodo determinado en Cuba y que contribuye incrementar el nivel de integracin del SPP. Los estudios realizados, se evidenci que no se utilizan todas las capacidades existentes en el pas, el nmero de proyectos enfocados a resolver problemas concretos an no es suficiente, no todas las entidades con capacidad responden a las convocatorias o no se integran para aprovechar las potencialidades de otras entidades, hay proyectos en programas nacionales que no tienen tal alcance, mientras que existen proyectos territoriales con alcance nacional que no se conocen. En de estos casos, la situacin responde a condiciones objetivas, pero es innegable que en su mayora son resultado de factores subjetivos. Por ejemplo, desde el punto de vista informacional a) la existencia de una amplia dispersin y/o redundancia de los datos que dificulta la bsqueda, consolidacin y visibilidad de la informacin y b) una amplia dispersin de SI muy valiosos pero particulares que lgicamente no responden a la necesidad de integracin en el SPP. Los factores que facilitaron el desarrollo del SI fueron: Marco regulatorio y metodolgico bien estructurado y en perfeccionamiento. Amplia experiencia en la gestin de programas de Ciencia e Innovacin en todos los niveles. Integracin de un equipo multidisciplinario por directivos y especialistas de varias entidades. Avances moderados en el desarrollo de la infraestructura telemtica de la red nacional. No obstante, con respecto a la arquitectura tecnolgica se debe sealar que el despliegue total del sistema se sustenta en un salto cuantitativo y cualitativo en los niveles de conectividad nacional. Si bien los dos principales proveedores de servicios en Cuba (CENIAI y ENET) han dado pasos concretos en este sentido, an los anchos de banda resultan insuficientes.

Por otra, parte la seleccin de una plataforma con presencia de tecnologas de cdigo abierto obedece en primer lugar a la directiva nacional de migracin paulatina en esta direccin y en segundo lugar a las posibilidades de transferencia de este producto hacia otros entornos. De tal manera se justifica la seleccin del servidor MySQL para soportar la base de datos compuesta por 23 catlogos (tabla 1), 36 tablas con datos de gestin y 17 tablas que expresan relaciones. Tabla 1. Catlogos (codificadores) / Catalogues (Coder) Estructura Organismos y entidades Formacin y funciones territorial Provincia, Municipio, Tipo de topnimo, rea de incidencia REEUP, OACE, Entidades, Formas de financiamiento, Formas de participacin, Organismos internacionales Personas, Grados cientficos Categoras cientficas, Categoras docentes, Tipo de funciones

Asociados a proyectos Tipos de programas, Clasificacin de proyectos, reas temticas Lneas de investigacin, Palabras claves, Destinos, Tipos de salidas Estados de ejecucin La interfase Web se desarroll en PHP y Javascript para aprovechar su alto desempeo cuando se integra con MySQL. La interfase ajustada a las pautas del diseo grfico se encuentra accesible de manera temporal a travs de la direccin: http://SIPROCIT.citmatel.inf.cu (Fig. 2).

Figura 2. Pgina de inicio de SIPROCIT De manera predeterminada cualquier usuario nacional puede acceder a ver las secciones de: Catlogos con los datos primarios sobre la estructura territorial, los organismos y entidades y las personas entre otros para la estandarizacin de la informacin. Programas y proyectos con listados actualizados de programas y proyectos nacionales, territoriales y ramales, de proyectos no asociados a programas y los internacionales.

Informacin estadstica con listados, datos consolidados, series cronolgicas y grficos estadsticos de programas y proyectos en ejecucin y terminados con informacin pblica sobre la planificacin, gerencia y participacin de los territorios, organismos y entidades.

La seccin Proyectos (Fig. 3) contiene los datos principales para la gestin de los proyectos tales como: ttulo del programa al que pertenece, el identificador del proyecto (con informacin codificada del programa, territorio y rama en que se gerencia), ttulo y clasificacin del proyecto, institucin ejecutora principal, presupuesto financiero total, fechas de plan y reales de inicio y terminacin, datos para el contacto con el jefe de proyecto, problema y objetivos propuestos, municipios y reas de incidencia, destinos, as como su vinculacin con proyectos internacionales.

Figura 3. Mdulo de actualizacin de proyectos. A partir de estos datos y las relaciones que establecen es posible configurar con cierta flexibilidad ms de 30 reportes estadsticos, que incluyen listados, cuadros consolidados y grficos estadsticos. Estos reportes aunque fueron diseados considerando las necesidades informativas de los directivos y especialistas encuestados y entrevistados, se planifica una modificacin de alrededor de un 20% para la segunda versin del sistema. Un tema especialmente importante en todo SI es la seguridad por cuanto el sistema ha sido concebido para satisfacer necesidad de informacin y anlisis para distintos niveles de actuacin Los que toman decisiones, a nivel de polticas y estrategias. Los que toman decisiones en la gestin especfica de los programas y proyectos. Los que participan en las convocatorias y ejecucin de los programas y proyectos. Los que tomas decisiones en la introduccin de los resultados. Los que introducen directamente los resultados. En este sentido, las caractersticas ms generales de la aplicacin son: 5

La aplicacin consta de un sitio Web para la consulta y/o actualizacin. La aplicacin est disponible para usuarios autenticados desde la red cubana. Debido a que los usuarios pueden tener varios roles asignados entonces el nmero de combinaciones posibles de acceso a pginas resulta alto y por lo tanto difcil de preestablecer.

Dadas estas caractersticas el sistema de seguridad qued orientado a los diferentes niveles y elementos con los que los usuarios interactan dentro de la aplicacin. Estos elementos son: Las pginas Web. Las variables de transferencia o parmetros y su valor, que viajan en solicitudes de pginas. Los objetos de las pginas. Para cada elemento se estructuran capas de control de acceso que se pueden interpretar como filtros. Otros componentes del subsistema de seguridad son los grupos de seguridad, donde a cada uno de ellos se le asocia un nmero de pginas y objetos de estas. Los usuarios, identificados por un nombre corto y una contrasea pueden ser miembros de uno o varios grupos. A partir, de implementado el subsistema de seguridad se ejecutaron las pruebas de calidad por un equipo conjunto de especialistas de CITMATEL y de GEPROP. Estas pruebas evidenciaron la funcionalidad de la aplicacin en correspondencia con los requerimientos funcionales iniciales y la accesibilidad desde el entorno de conectividad de CITMATEL al que pertenece GEPROP. Por otra parte, este entorno ha facilitado el despliegue del sistema hacia los programas nacionales gerenciandos por GEPROP y hacia el programa ramal del CITMA Desarrollo de la Red Cubana de Ciencias gerenciado por CITMATEL. En el caso de los programas nacionales gerenciados por GEPROP se le ha asignado un especialista o tcnico en informtica que no solamente capacita y asesora al secretario de programa correspondiente, sino tambin que colabora en el proceso de introduccin masiva de datos. Sin embargo, aunque este mecanismo ha resultado factible para los programas nacionales debe ser estudiado, perfeccionado o rediseado para el despliegue del sistema de informacin hacia los niveles ramales y territoriales.

3. CONCLUSIONES
SIPROCIT ha permitido la homogenizacin e integracin de los datos para los programas nacionales sobre los cuales se ha desplegado la aplicacin informtica. Esto tambin ha permitido incrementar la visibilidad de los resultados nacionales para su introduccin en la prctica social con los beneficios socio-econmicos y medio ambientales que implica dicho proceso. SIPROCIT ha comenzado a convertirse en la fuente digital primaria del almacn de datos histricos a nivel de programa y proyectos nacionales que garantiza una futura implementacin del sistema de soporte para la toma de decisiones gerenciales. Las lecciones aprendidas en el proceso de diseo, automatizacin, validacin y despliegue del SI en los programas nacionales indican la necesidad de incrementar los niveles de capacitacin de los especialistas en el manejo de bases de datos relacionales, as como los niveles de conectividad nacional.

REFERENCIAS

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