FORMATO CONTROL DE INVENTARIO GENERAL

RESPONSABLE: nombre: CDIGO TIPO DE ELEMENTO 1 ??? DESCRIPCIN FECHA DE INGRESO FECHA DE RETIRO CANTIDAD

DGITOS

2 ???

Los dgitos hacen referencia al cdigo asignado a cada uno de los elementos que se consignan en el Krdex, y permiten una identificacin rpida y ordenada de la clasificacin a la que corresponde.

FORMATO TARJETA DE KARDEX

NOMBRE DE ACTIVIDAD: Material ITEMS FECHA DESCRIPCIN TIPO DE DOCUMENTO CANTIDAD INGRESOS

de promocin
CDIGO SALIDAS SALDOS

Columna de Fecha: se debe registrar la fecha en la cual se hace ingreso o salida de los elementos. Columna de Descripcin: Se debe describir el tipo de elemento, y hacer referencia de dnde procede, o para donde se retira. Columna tipo de documento: Se debe registrar tipo de documento que genera el ingreso o el retiro. Se utiliza los cdigos Entradas de Almacn (EA 001); Salidas de Almacn (SA 001), estas deben tener una numeracin consecutiva. Columna de Cantidad: Se debe registrar la cantidad de elementos que se ingresan o se retiran. Columna de Ingresos: Se debe registrar la cantidad de elementos que ingresan Columna de Salidas: Se debe registrar la cantidad de elementos que se retiran. Columna de saldos: Esta columna es el resultado de los Ingresos menos las Salidas, y por ende nos muestra la cantidad en existencia.

Por lo tanto del manejo del Krdex se deben generar los siguientes informes: Cantidad en existencia Cantidad de elementos que ingresaron. Cantidad de elementos que salieron por prestamos o retiro para mantenimiento, etc Grado de deterioro de los elementos Los elementos que se deben reemplazar o deben ser objeto de mantenimiento. Si la cantidad de elementos es la suficiente para la demanda que se tiene en el sitio que opera la organizacin, lo mismo para la posibilidad de prstamos que se hagan.

FORMATO FICHA DE CONTROL DIARIO ( SA )

NOMBRE DE LA /*/* MUNICIPIO FECHA SALIDA DE ALMACEN SA NO.

NOMBRE DE LA PERSONA RESPONSABLE QUE HACE EL RETIRO DIRECCIN DE LA RESIDENCIA TELEFONO

CODIGO

DESCRIPCIN

CANTIDAD

ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO

DESCRIPCIN DE LA SALIDA DE ALMACN ( SA NO. ) NOMBRE DE /*/*: Corresponde al nombre con el cual este funcionando. MUNICIPIO: Se debe anotar el nombre del municipio donde est ubicada la Organizacin. FECHA: Se debe anotar la fecha en la cual est se efecta la salida del elemento. CDIGO: Se debe anotar el cdigo asignado al elemento, para lo cual cuenta como fuente de informacin la base de datos, o las tarjetas Kardex que se tienen. DESCRIPCIN: Debe corresponder a la descripcin del respectivo elemento tal como aparece registrado la base de datos, o las tarjetas Kardex. CANTIDAD: Se debe tener en cuenta el tipo de unidad, es decir si est registrado por material ejemplo: papel de regalo, dulces, trpticos, etc. ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO: se debe hacer una pequea descripcin del estado actual del elemento, por ejemplo pueden existir cuatro situaciones 1. Excelente. 2 Bueno. 3. Regular. 4. inservible.
Nota: La ORDEN DE SALIDA debe ser utilizada cuando se hacen prestamos externos, a personas del municipio, a otras organizaciones o reas y cuando se dan de baja por deterioro o que ya no prestan ningn servicio.

FORMATO FICHA DE CONTROL DIARIO ( EA )

NOMBRE DE LA MUNICIPIO ??? FECHA SALIDA DE ALMACEN EA NO.

NOMBRE DE LA PERSONA JURDICA O NATURAL DIRECCIN TELEFONO

TIPO DE ENTRADA: Donacin _________ Compra ________ Construccin _______ CODIGO DESCRIPCIN CANTIDAD ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO

DESCRIPCIN DE LA ENTRADA DE ALMACN EA N NOMBRE DE LA : Corresponde al nombre con el cual est funcionando. MUNICIPIO: Se debe anotar el nombre del municipio donde est ubicada la organizacin. FECHA: Se debe anotar la fecha en la cual est se efecta la entrada del elemento. CDIGO: Se debe anotar el cdigo asignado al elemento, para lo cual cuenta como fuente de informacin la base de datos, o las tarjetas Kardex que se tienen y en el caso de no tener el cdigo asignado, se debe generar teniendo en cuenta el consecutivo si es Fungible o no Fungible. DESCRIPCIN: Debe corresponder a la descripcin del respectivo elemento tal como aparece en la factura, documento de donacin o descripcin que se le haga cuando es construido por la comunidad. CANTIDAD: Se debe tener en cuenta el tipo de unidad, con la cual se le haga ingreso ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO: se debe hacer una pequea descripcin del estado actual del elemento, por ejemplo pueden existir cuatro situaciones 1. Excelente. 2 Bueno. 3. Regular. 4. Inservible. Nota: La ORDEN DE ENTRADA debe ser utilizada cuando se reciben donaciones, cuando se compran o cuando se ingresan elementos construidos por la misma comunidad.