REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. CONTRALORA GENERAL DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA. Caracas, 07 de julio de 2011.

201 de la Independencia, 152 de la Federacin y 12 de la Revolucin Bolivariana El Contralor General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana en ejercicio de las competencias conferidas en los artculos 13 y 16 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de Reforma de la Ley Orgnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N 6.020 del 21 de marzo de 2011, resuelve dictar la siguiente:

DIRECTIVA GENERAL N CONGEFANB-OFIPPOS-OS-003/2011 SOBRE NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA Y RECEPCIN DE CARGOS EN LAS DEPENDENCIAS, OFICINAS Y DEMS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL DEL SECTOR DEFENSA

CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES FINALIDAD. Las presente directiva tiene como finalidad dictar los lineamientos generales para regular la entrega y recepcin de cargos en las oficinas y dependencias de la Administracin Pblica Nacional del Sector Defensa, la cual se har mediante acta que ser elaborada, presentada, verificada, expuesta y suscrita, de acuerdo a lo dispuesto en el presente instrumento normativo.

La mencin de personas o cargos en masculino, tiene en las disposiciones de la presente directiva un sentido genrico, referido por igual a hombres y mujeres.

BASE LEGAL. Estos lineamientos se fundamentan en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de Reforma de la Ley Orgnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en la normativa legal y sublegal que regula la Administracin

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Pblica Nacional, aplicables para la fecha de entrada en vigencia de la presente directiva, siguientes: Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley Contra la Corrupcin. Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional. Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema Presupuestario. Reglamento N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica. Reglamento de la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. Normas para Regular la Entrega de los rganos y Entidades de la Administracin Pblica y de sus Respectivas Oficinas o Dependencias, dictadas por la Contralora General de la Repblica. Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contralora General de la Repblica. Normas para la formacin, rendicin y examen de las cuentas de los rganos del poder pblico nacional de la Contralora General de la Repblica. Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico, dictadas por la Contralora General de la Repblica. Manuales de Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF)

AMBITO SUBJETIVO DE APLICACIN. Estn obligados a hacer entrega formal mediante acta los servidores pblicos que cumplan funciones en el Sector Defensa como Ministro o Ministra del Despacho; Viceministro o Viceministra; Contralor o Contralora General; Comandante en

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unidades y dependencias operativas de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana; Jefe de Oficina, Departamento, Equipo de Trabajo y Director en dependencias administrativas, Presidente de Junta Directiva, Consejo Directivo u rgano similar; Gerente, Auditor Interno y cualquier otro nivel como mxima autoridad jerrquica en: 1. Ministerio del Poder Popular para la Defensa. 2. Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. 3. Componentes de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. 4. rganos desconcentrados. 5. Entes descentralizados funcionalmente. 6. Empresas del Estado. 7. Fundaciones y asociaciones civiles. 8. Servicios autnomos, unidades y dependencias administrativas adscritas al Ministerio del Poder Popular para la Defensa.

OBJETIVO. 1. Establecer los contenidos que formarn el acta de entrega correspondiente. 2. Establecer el procedimiento que regir la transicin de las responsabilidades que le competen a las mximas autoridades jerrquicas mediante acta de entrega, a los efectos de su elaboracin, formacin, suscripcin, exposicin y verificacin del contenido. 3. Igualar y unificar los procesos de entrega y recepcin de cargos mediante acta, de los servidores pblicos del Sector Defensa.

MARCO CONCEPTUAL. A los efectos de la presente directiva se establecen los conceptos siguientes:

Cuenta: Es el conjunto de libros, instrumentos y dems comprobantes correspondientes, de los actos de administracin y de las operaciones realizadas durante un determinado perodo por la mxima autoridad jerrquica como cuentadante y administrador de fondos y bienes pblicos.

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Cuentadante: Es el funcionario responsable de la administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y manejo de fondos o bienes pblicos de las dependencias, entes u rganos a que se refiere la presente directiva.

Formacin de cuenta: Es el proceso mediante el cual el cuentadante organiza, enumera y clasifica de acuerdo con las instrucciones contenidas en los sistemas de contabilidad vigente los libros, instrumentos y dems comprobantes correspondientes, de los actos de administracin y de las operaciones realizadas.

Rendicin de cuentas: Es la accin mediante la cual el cuentadante presenta la cuenta ante el rgano de control fiscal, colocando a su disposicin los libros, registros y dems comprobantes justificativos de las operaciones efectuadas durante un determinado ejercicio econmico financiero, a los efectos de su examen.

Recursos: Comprenden los ingresos, fondos y bienes pblicos que administra, maneja o custodia el cuentadante.

Potestad investigativa: Actuaciones realizadas por la Contralora General de la Repblica, Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o Unidades de Auditora Interna, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal; determinar el monto de los daos causados al patrimonio pblico, si fuere el caso, as como la procedencia de acciones fiscales, tales como reparo, multa o declaratoria de responsabilidad administrativa.

Procedimiento para la determinacin de responsabilidades : Es la facultad que tiene la Contralora General de la Repblica, la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o las Unidades de Auditora Interna para realizar actuaciones cuando surjan elementos de conviccin o prueba que pueden dar lugar a la declaratoria de responsabilidad administrativa, formulacin de reparos o imposicin de multas, como consecuencia de la ocurrencia de actos, hechos u

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omisiones contrarios a disposiciones jurdicas y no excusables, por parte de funcionarios pblicos o personas que tengan a su cargo la administracin, manejo o custodia de fondos o bienes pblicos.

CAPTULO II DISPOSICIONES DE CARCTER PARTICULAR

DEL SERVIDOR PBLICO. 1. Todo servidor pblico que haya sido nombrado para cumplir funciones como mxima autoridad jerrquica cuyo empleo signifique la administracin, uso, manejo y custodia de fondos del patrimonio pblico, est obligado a entregar formalmente el cargo de la dependencia, ente u rgano correspondiente a la autoridad entrante, al cesar en estas funciones.

2. La entrega del cargo ser formalizada mediante acta, la cual ser elaborada, formada, suscrita y expuesta por la autoridad saliente, segn los lineamientos especificados en la presente directiva, siendo de su responsabilidad la exactitud y veracidad de la misma, as como de sus anexos tanto cuantitativamente como cualitativamente.

3. Los servidores pblicos integrantes de los diferentes niveles organizativos de la dependencia, ente u rgano, tendrn participacin activa en la elaboracin, formacin, suscripcin y exposicin del contenido anexo al acta, siendo responsables en segunda instancia ante la autoridad entrante, por lo all especificado. Se dejar constancia de tal situacin segn lo especificado en el Anexo A (Caucin) a la presente directiva.

4. Cuando haya omisin de la autoridad saliente de elaborar, formar, suscribir y exponer el acta de entrega y sus anexos, le corresponder a la autoridad entrante designada para el cargo, la obligacin de levantar la misma, dejando

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constancia de la situacin presentada sobre los fondos y bienes pblicos asignados para la administracin, manejo, uso y custodia.

Las autoridades responsables de cada uno de los niveles organizativos de la dependencia, ente u rgano respectivo, prestarn el apoyo a la autoridad entrante para su elaboracin, formacin, suscripcin y exposicin en la oportunidad cuando sea indicada.

5. Una vez cumplida la formalidad de la entrega y recepcin del cargo, le corresponde a la mxima autoridad entrante, remitir a la Contralora General de la Repblica, a la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a la unidad de auditora interna respectiva, segn sea el caso, una copia certificada del acta y sus anexos. De igual manera, esta disposicin es aplicable cuando se presente la situacin especificada en el numeral 4 de este captulo.

6. La mxima autoridad entrante est en la obligacin de formalizar la recepcin del cargo mediante la firma del acta correspondiente y verificar la sinceridad de sus anexos, la cual podr hacer posteriormente a la suscripcin de la misma, dentro de los ciento veinte (120) das hbiles siguientes. Transcurrido este lapso y en caso de no existir observaciones a su contenido o desestimar ese derecho de revisin, se considera firme el procedimiento de entrega y recepcin del cargo. En caso de existir observaciones, las mismas sern remitidas a la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana al rgano de control fiscal competente dentro del lapso indicado, el cual ejercer las acciones correspondientes para determinar si existen elementos de conviccin suficientes para el ejercicio de las potestades sancionatorias previstas en la ley.

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Cuando se trate de observaciones a la entrega y recepcin de la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, estas sern remitidas a la Contralora General de la Repblica.

DE LA ELABORACIN Y FORMACIN DEL ACTA DE ENTREGA. 1. El acta de entrega deber contener lo siguiente: a. b. c. d. e. Lugar y fecha de la suscripcin del acta. Identificacin de la dependencia, ente u rgano que se entrega. Identificacin de quien entrega y de quien recibe. Motivo de la entrega y su fundamentacin legal. Relacin de anexos que acompaan al acta, segn lo especificado en la presente directiva, segn sea el caso. f. Suscripcin del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.

2. El acta de entrega a que se refiere el numeral anterior deber estar acompaada de un corte de los movimientos habidos en la cuenta hasta el momento del cese de funciones en el cargo, cuyos documentos debern ser clasificados segn el rea correspondiente.

3. La relacin de anexos debidamente actualizados a que se refiere el numeral 1, deber estar conformado, entre otros, por los documentos siguientes: Manuales de Normas y Procedimientos y cualquier otro instrumento que regule el sistema de control interno de la dependencia, ente u rgano. Plan Estratgico, Plan Operativo Anual, Plan Anual de Trabajo y Reportes de su ejecucin. Instrumento de designacin del funcionario como mxima autoridad de la dependencia, ente u rgano y como cuentadante, asimismo el

nombramiento del administrador. Caucin presentada por el cuentadante para el ejercicio econmico financiero correspondiente.

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 Asignacin presupuestaria segn Ley de Presupuesto Anual y Distribucin del Presupuesto de Gastos y sus Modificaciones. Estructura para la ejecucin financiera del presupuesto de gastos y/o de ingresos, debidamente publicada en Gaceta Oficial. Ejecucin del organismo por partidas y subpartidas emitido por el SIGECOF Relacin de rdenes de Pago por Fondos en Avances recibidos. Relacin de los Fondos en Anticipos recibidos. Libro Auxiliar de Banco, Estados de Cuenta Bancarios y conciliaciones bancarias. Relacin de pagos efectuados. Planillas de reintegros de los fondos. Autorizacin de la ONT para la apertura de cuentas bancarias destinadas al manejo de fondos en avances y anticipos. Designacin (es) de responsable(s) de manejo de fondos de caja chica. Autorizaciones para el manejo de fondos de caja chica durante el ao. Registro Auxiliar de Caja Chica. Relacin de Compras y rdenes de Servicios emitidas. Relacin de ejecucin financiera. Expedientes y/o comprobantes de pagos efectuados por concepto de fondos en avance, fondos en anticipo y rdenes de pago directa, tales como: vouchers de cheques, facturas, contratos de obras, rdenes de compra y de servicios, actas de control perceptivo, requisiciones y cualquier otro documento que demuestre la ejecucin del gasto. Inventario General de Bienes Nacionales Muebles. Registro Auxiliar de Existencia en Almacn. Listado de gastos causados y no pagados. Listado de los compromisos no causados. Listado de los compromisos no pagados. Listado general y relaciones de los aspectos de personal siguientes: Expedientes y nminas de pago de remuneraciones corrientes, bono vacacional, aguinaldo y cualquier otro que sea aplicable para demostrar la

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ejecucin financiera de los gastos de personal fijo, contratado, jubilado y pensionado; Retenciones, Viticos y Pasajes Si la dependencia, ente u rgano maneja algn ramo de rentas, liquidacin o recaudacin de tributos y otros; deber presentar los registros de los asientos contables y los comprobantes de tales movimientos. En caso de la entrega y recepcin de la Contralora General de la

Fuerza Armada Nacional Bolivariana y de las Unidades de Auditora Interna, se deber incluir adems de lo citado anteriormente: Relacin de expedientes abiertos con ocasin del ejercicio de la potestad de investigacin, as como de los procedimientos administrativos para determinacin de responsabilidad administrativa iniciados, indicando el estado en que se encuentren. Registro fotogrfico o video de las diferentes reas de la

dependencia, ente u rgano y de aquellos hechos que permitan complementar los soportes documentales insertos en los anexos del acta.

4. El acta de entrega y sus anexos se elaborar en original y tres (3) copias certificadas, las cuales sern distribuidas de la manera siguiente: Original para el archivo de la dependencia, ente u rgano, una (1) copia para la autoridad entrante, una (1) copia para la autoridad saliente y una (1) copia para la Contralora General de la Repblica, Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o Unidad de Auditora Interna, segn corresponda.

5. La remisin de la referida copia al rgano de control fiscal deber hacerse en un plazo que no exceder los cinco (5) das hbiles contados a partir de la suscripcin del acta.

CAPTULO III DISPOSICIONES FINALES. 1. Las contravenciones a las disposiciones establecidas en la presente directiva sern objeto de sanciones por parte de la Contralora General de la Repblica, de la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana y de la

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Unidad de Auditora Interna, segn corresponda, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 2. presentaren en su aplicacin, sern resueltas por el Contralor General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. 3. La presente directiva entrar en vigencia a partir de su firma y publicacin.

DISTRIBUCIN
ORIGINAL: COPIA N 1 COPIA N 2 COPIA N 3 COPIA N 4 COPIA N 5 COPIA N 6 COPIA N 7 COPIA N 8 COPIA N 9 COPIA N 10 OFICINA DE PLANIFICACIN, PRESUPUESTO, ORGANIZACIN Y SISTEMAS. DESPACHO DEL CONTRALOR GENERAL DE LA FANB DESPACHO DEL SUB-CONTRALOR DIRECCINES DE LA CONGEFANB DESPACHO DEL MINISTRO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA COMPONENTES DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA RGANOS DESCONCENTRADOS DEL MPPD ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE ADSCRITOS AL MPPD EMPRESAS DEL ESTADO DEL SECTOR DEFENSA. FUNDACIONES Y ASOCIACIONES CIVILES DEL SECTOR DEFENSA. SERVICIOS AUTNOMOS, UNIDADES Y DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS AL MPPD

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ANEXO A (Caucin) a la Directiva General N DIRECTIVA GENERAL N CONGEFANB-OFIPPOS-OS-003/2011 SOBRE NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA Y RECEPCIN DE CARGOS EN LAS DEPENDENCIAS, OFICINAS Y DEMS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL DEL SECTOR DEFENSA
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX CAUCIN YO, _______________, CI ________, CON CARGO DE ________________ POR MEDIO DE LA PRESENTE HAGO CONSTAR QUE DANDO

CUMPLIMIENTO A LAS RESPONSABILIDADES QUE ME EXIGE EL CARGO Y EN CUENTA COMO ESTOY DE LAS CONSECUENCIAS ACARREAR LA INOBSERVANCIA DE LAS NORMAS QUE PUDIERA LEGALES Y

SUBLEGALES, DEJO CONSTANCIA QUE HASTA LA FECHA LOS ASUNTOS ASIGNADOS A MI PERSONA SE ENCUENTRAN EN EL ESTADO REFLEJADO EN EL ANEXO XXXX (XXXXX) Y QUE PARTICIP EN LA ELABORACIN DEL MISMO, EN LO REFERENTE A _________________________; TODO ESTO PREVIA INSTRUCCION DEL (MXIMA AUTORIDAD JERRQUICA DE LE DEPENDENCIA, ENTE U RGANO) COMO ACCIN PARA INCENTIVAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Y ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y METAS PROPUESTAS POR ESTA

DEPENDENCIA.

EN ESTE SENTIDO, ASUMO LA RESPONSABILIDAD POR CUALQUIER OTRO ASUNTO QUE ME HAYA SIDO ASIGNADO, QUE SURGIERE CON POSTERIORIDAD A ESTA ENTREGA Y NO HAYA SIDO DECLARADO.

EN (LUGAR), A LOS ______________________________________

FIRMA

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