Excel 2007

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Prof. Fabin Sosa

FUNCIONES BSICAS EN EXCEL 2007

Por qu debo usar Excel?
La respuesta es fcil, Excel es un paquete especializado en clculos de todo tipo y graficas, especialmente creado para Nominas, Inventarios, Base de datos, etc. Podra seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel, por lo tanto por qu no usarlo? A Excel se le da el nombre de sper calculadora, as es ms potente que una calculadora cientfica. A veces me pregunto porque la gente lo usa para llenarlo de informacin como una simple tabla inservible, quizs no se imagina lo que puede hacer con l. En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmtico y lgico, as es Excel puede tomar decisiones por si solo si se lo programa por medio de funciones y frmulas. A Excel se le llama hoja de clculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. As es un libro consta de muchas hojas y Excel no es la excepcin. Una hoja est formada por columnas y renglones, las columnas son las que van ordenadas alfabticamente y los renglones o filas son ordenados numricamente, entre la insercin de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectngulo. La celda sirve para guardar informacin, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos, valores de fecha, frmulas, funciones, etc. El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te encuentres, por ejemplo si ests en la columna A y estas en el rengln 1, entonces la celda se llama A1.

NOTA:

ESTA GUIA NO MUESTRA EL USO DE BOTONES DE EXCEL, SINO EL DESEMPEO DENTRO DEL MISMO. EL APRENDER EL USO BSICO DE LOS BOTONES ES COSA SENCILLA, LA CUESTIN SERA APLICARLO.

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En el siguiente ejemplo se muestra la ventana de Excel:

COLUMNAS, RENGLONES Y CELDAS

Para darle ancho a la columna se debe de arrastra del borde de la columna, al iniciar Excel se muestran 3 hojas de trabajo Excel cuenta con 16384 columnas y ms de un milln de filas o renglones, adems puedes insertar muchas hojas ms miles de ellas.

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OPERADORES ARITMETICOS Como Excel es una hoja de clculo, es obvio que se empleen los operadores Aritmticos para realizar operaciones. A continuacin muestro los operadores Aritmticos Bsicos: + Se utiliza para las sumas - Se utiliza para las restas / Se utiliza para las divisiones * Se utiliza para las multiplicaciones ^ Se utiliza para elevar a una potencia Bueno ya que conoces los operadores bsicos de Excel, empezaremos con aprender a usarlos y para eso est el siguiente ejemplo: A B C 1 Cantidad 1 Cantidad 2 Resultado 2 100 50 =a2+b2 3 80 40 =a3-b3 4 10 20 =a4*b4 5 30 2 =a5/b5

Siempre que se desee una operacin, ser necesario poner en primer lugar el signo de =, se indicara con el nombre de la celda y el operador, el tipo de operacin desea hacerse. El primer resultado indica la suma a2 que equivale a 100, +b2 que equivale a 50. Porque a2 equivale a 100?, pues observemos la cantidad que esta en a2 y observemos la cantidad que est en b2, por lo tanto el resultado ser 150 cuando demos Enter a la frmula =a2+b2. As que las siguientes frmulas indican resta, multiplicacin y divisin. Es muy importante saber el nombre de las celdas, de ah depende nuestro xito. Para poder resolver un problema mediante una frmula, es necesario que yo lo resuelva en lo personal el problema y despus aplicarlo a Excel, por ejemplo so deseo saber los das vividos de una persona, primeramente debo saber como sacar los mos. Es necesario saber cuantos das tiene el ao
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para poder resolver el problema, si no lo se, ser imposible resolver el problema.

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Entonces resolveremos el problema de sacar los das vividos, primero debo saber que el ao tiene 365 das y que mi edad son 35 aos (estamos en el 2006), ahora de aqu que sigue?, Qu operacin debo de realizar?, suma, resta, multiplicacin o divisin? ... Acertaste es necesario una multiplicacin para saber cuntos das vividos tengo, entonces quedara as: 365*35 y el resultado sern los das vividos, ahora si a aplicarlos a un ejercicio de Excel. 1 2 3 4 5
A Nombre
B C

Edad 35 22 15 8

Ramn Mirna Javier Lorena

Das Vividos =b2*365 =b3*365 =b4*365 =b5*365

Si nos fijamos en la Frmula en B2 se encuentra la edad de Ramn, y multiplicada por 365 dar en la celda C2 el resultado de los das vividos. Que no se te olvide que siempre al empezar una frmula es necesario que vaya el signo de =. El siguiente ejercicio muestra como se puede saber cuanto voy a ganar en el trabajo por los das que trabaje y lo que me pagan por da. 1 2 3 4 5
A Nombre Ramn Mirna Javier Lorena
B C

Das Trabajados Pago Por Da 10 60 50 14 80 15 120

D Sueldo =b2*c2 =b3*c3 =b4*c4 =b5*c5

As es, licar los das que trabaje por lo que me pagan por el ejemplo de la frmula, me muestra la multiplicacin de b2*c2, lo tanto cuando presione enter en la frmula, me dar el resultado. El siguiente ejercicio no ensea a como sacar un promedio general de un alumno y sus materias. Recordando siempre que si el alumno lleva 3 materias, la frmula seria sumar el promedio de las tres materias y dividirlo
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entre 3 que son el total de materias que se estn sumando.

A Nombre Ramn Gaby Javier Lorena
B

1 2 3 4 5

Espaol 8 9 7 10

D Ingles Computacin 6 10 8 7 7 10 6 8
C

E Promedio =(b2+c2+d2)/3 =(b3+c3+d3)/3 =(b4+c4+d4)/3 =(b5+c5+d5)/3

Para sacar el promedio General de Ramn, es necesario sumar las tres calificaciones y dividirla entre tres (porque son tres calificaciones), el resultado sera entonces el promedio general. Ahora Por qu se utilizan los parntesis?, la respuesta es la siguiente: Los Parntesis indican que primero se sumen las tres calificaciones y por ltimo que se divida entre tres. Si no le pongo los parntesis me afecta?, claro que si te afecta, porque la maquina primero dividira d2 entre tres y por ultimo sumaria a c2 y b2, entonces estara haciendo mal el procedimiento y el resultado sera incorrecto. Tambin existe una Funcin que me ayuda a evitar el procedimiento de la frmula del promedio, esta funcin se llama PROMEDIO, y es ms sencilla para usarse, observa el siguiente ejemplo y te dars cuenta que es igual al anterior, pero con la diferencia de que aqu se usa la funcin PROMEDIO.
A Nombre Ramn Gaby Javier Lorena
B

1 2 3 4 5

Espaol 8 9 7 10

D Ingles Computacin 6 10 8 7 7 10 6 8
C

E Promedio =PROMEDIO(B2:D2) =PROMEDIO(B3:D3) =PROMEDIO(B4:D4) =PROMEDIO(B5:D5)

Este ejercicio hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio, pero con la diferencia de que este emplea la funcin PROMEDIO. Aqu le digo por medio de la funcin PROMEDIO, que me saque el promedio desde B2 hasta D2, entonces la computadora se encarga de sumar desde B2 hasta D2 y por ultimo dividir entre tres sin que yo se lo indiqueobviamente es ms fcil y el resultado es igual de eficiente en ambos ejercicios, as que yo les recomiendo mas el ejercicio de la funcin PROMEDIO.
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Si deseamos sumar un grupo de celdas sera muy complicado hacer una frmula, imagnate sumar 20 celdas. Creo que a veces se tienen que sumara hasta ms, as que para evitarnos esa gran frmula, utilizaremos la funcin SUMA, esta no evitara tan larga tarea, por ejemplo:
A
B C

1 2 3 4 5 6

20 67 9 87 1243 6577

14 89 5 8787 5467 888

134 86 877 990 086 8765

212 96 548 6565 876 787

En este ejemplo se deben de sumar todas las cantidades, desde la columna A hasta la columna D, una frmula quedara as: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+B1+B2+B3+B4+B5+B6+C1+C2+C3+C4+C5 +C6+D1+D2+D3+D4+D5+D6 Con la funcin SUMA quedara de la siguiente manera: =SUMA(A1:D6) Le indicamos que sume desde A1 hasta D6, por lo tanto la funcin SUMA evita toda esa tarea de sumar celda por celda a poco no es increble. Ahora si sabrs como sumar un grupo de celdas, no se te olvide siempre poner el = antes de empezar con una frmula o con una funcin. Repasa mucho este tipo de ejemplos para que domines la funcin.

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Otra funcin muy interesante es la funcin SUMAR.SI, con la cual podr sumar por medio de una condicin, por ejemplo: 1 2 3 4 5 6
A PANTALONES LEVIS TOMY LEVIS TOMY LEVIS
B C

COSTO 450 400 450 400 450

TOTAL *******

Donde se encuentran los Asteriscos (*) ah va ir la funcin, esta quedara as: =SUMAR.SI(A2:A6,LEVIS,B2:B5) Aqu le indico que tome en cuenta todos los pantalones desde A2 hasta A6, despus le digo que solo los LEVIS voy a sumar, por ultimo le indico que el costo se encuentra desde B2 hasta B6, entonces el resultado seria la suma de todos los LEVIS, seria un total de 1350 el resultado final. Solo sumaria los LEVIS , porque as se lo indique, como quedara si quiero el total solo de los TOMY? =SUMAR.SI(A2:A6,TOMY,B2:B5) As de fcil es, solo cambiaria LEVIS por TOMY.
A FRUTAS FRESAS UVAS UVAS FRESAS UVAS
B C

1 2 3 4 5 6

COSTO 54 76 55 55 66

TOTAL *******

LA FUNCION PARA SUMAR TODO EL COSTO DE LAS UVAS SERA: =SUMAR.SI(A2:A6,UVAS,B2:B5)

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Las siguientes funciones detectan el valor ms alto y el valor ms bajo.

A
B C

1 2 3 4 5 6

20 67 9 87 1243 6577

14 89 5 8787 5467 888

134 86 877 990 086 8765

212 96 548 6565 876 787

=MAX(A1:D6) =MIN(A1:D6) La funcin MAX te devuelve el nmero ms alto y la funcin MIN el nmero mas bajo, entonces el resultado con la funcin MAX seria 8787 y con la funcin MIN seria 5. FUNCIONES =AHORA() Y =HOY() Estas dos funciones te devuelven la fecha y hora actual de tu sistema, esto quiere decir que si tienes mal la fecha y la hora te dar resultados no adecuados. As es como se ejecutan:
=AHORA() =HOY()

Bueno continuaremos con mas funciones mas adelante, es necesario primero aprender el uso de PORCENTAJEs, como sacar un PORCENTAJE, como sumar un PORCENTAJE y como restar un PORCENTAJE. Es casi imprescindible el uso de PORCENTAJEs, si vas a comprar algn material o equipo de seguro te cobraran el 10 o 15 por ciento de IVA, si vas a una tienda de descuento encontraras ahorros de 10, 20, 30 por ciento de descuento en su mercanca o ropa, si trabajas ya sabrs de los descuentos del IMSS, INFONAVIT, etc. Que van en un tanto por ciento, entonces el que no sabe trabajar con PORCENTAJEs en EXCEL, creo que sufrir mucho, je je je. As que a aprender su uso, y para eso es la siguiente parte.
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COMO TRABAJAR CON PORCENTAJES EN EXCEL Si deseas extraer un PORCENTAJE de una cantidad, debes de multiplicar, de la misma manera si vas a sumar o restar un PORCENTAJE, debes de multiplicar. As es, para las tres cosas se debe de multiplicar. A continuacin veremos cmo sacar, sumar y restar un PORCENTAJE por medio de una frmula. 1 2 3 4 5 6
A Cantidad
B C

Sacar un % *

Sumar un % **

120 6786 5445 455 88

D Restar un % ***

Donde esta un asterisco ah va a ir la frmula para sacar un PORCENTAJE Lo que est en verde no se escribe, es solo un comentario. =A2*.10 Saca el 10% =A2*.05 Saca el 5% =A2*.40 Saca el 40% Recuerda que el sacar un PORCENTAJE es extraer el PORCENTAJE de una cantidad Donde estn dos asteriscos ah va ir la frmula para sumar un PORCENTAJE =A2*1.10 Suma el 10% =A2*1.05 Suma el 5% =A2*1.40 Suma el 40% Siempre se multiplica por 1. Y el PORCENTAJE que deseas agregar, cuando desees agregarle un PORCENTAJE a una cantidad debes de multiplicar de esta forma, sin olvidar poner el 1.
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Donde estn tres asteriscos ah va la frmula para restar un PORCENTAJE =A2*.90 Resta el 10% =A2*.95 Resta el 5% =A2*.60 Resta el 40% Se ve rara la frmula verdad?... as es, pero si le ponemos atencin si vas a restar el 10%, cuanto le falta al 10 para llegar al 100?... as es 90, por eso es que se multiplica por .90, cosas de las matemticas. Ahora si vas a restar el 40%, cuanto le falta al 40 para llegar al 100 as es 60, por eso se multiplica por .60, y as sucesivamente. Siempre se utiliza el nmero 100 como base.

Otra cosa no te confundas, si yo te digo que a la cantidad de A2 se le va a sumar el 3 PORCENTAJE, no vayas a multiplicar as: =A2*1.3 estara mal porque sumara el 30% Lo correcto sera: =A2*1.03 Del 1 al 9 por ciento se le pone un cero a la izquierda. Esto es algo serio y debes de repasarlo mucho, a continuacin se muestran ms ejercicios con porcentajes.
A NOMBRE
B

1 2 3 4 5 6

GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA

DIAS TRABAJADOS 12 15 14 12 14

D PAGO POR SUELDO+5% DIA 130 **** 200 100 900 170
C

La cuestin en este ejercicio es sumarle al sueldo neto el 5%, entonces

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como quedara la frmula? Donde estn los asteriscos ah va la frmula

=B2*C2*1.05
A NOMBRE
B C

1 2 3 4 5 6

GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA

DIAS TRABAJADOS 12 15 14 12 14

PAGO POR DIA 130 200 100 900 170

D Sueldo -12%

****

La cuestin en este ejercicio es restarle al sueldo neto el 12%, entonces como quedara la frmula? Donde estn los asteriscos ah va la frmula

=B2*C2*.88 La multiplicacin de B2*C2 es para obtener el sueldo Cuanto le falta al 12 para llegar al 100? As es 88, por eso se multiplica por .88

A 1 Nombre

2 3 4 5

Ramn Gaby Javier Lorena

Das Trabajados 12 9 15 13

Pago X da 123 322 212 122

D Bonos

E Sueldo+8% *****

100 100 100 100

Donde estn los asteriscos ah va la frmula

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=(B2*C2+D2)*1.08 As quedara la frmula para sumarle al sueldo neto el 8%. DECISIONES CON LA FUNCION =SI Esta funcin juega un papel muy importante para la toma de decisiones, imagnate si lo haces manual sin esta funcin, podras tardar mucho tiempo en resolver tus problemas que lleven decisiones, por ejemplo si una persona llega puntual a su trabajo se le da el bono de puntualidad, pero si llega tarde no se le da, por lo tanto tendras que usar 2 frmulas, una para la puntualidad y otra para lo contrario, entonces la funcin SI me evita estar cambiando la frmula una y otra vez. 1 2 3 4 5 6
A NOMBRE GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA
B

RESULTADO =SI(A2=GABY,ES LINDA,ES FEA) =SI(A3=GABY,ES LINDA,ES FEA) =SI(A4=GABY,ES LINDA,ES FEA) =SI(A5=GABY,ES LINDA,ES FEA) =SI(A6=GABY,ES LINDA,ES FEA)

=SI(A2=GABY,ES LINDA,ES FEA) AZUL equivale a la condicin MORADO equivale si se cumple la condicin ROJO equivale si no se cumple la condicin La funcin dice: Si la celda A2 es igual a GABY, entonces que escriba en la celda ES LINDA, si no que escriba ES FEA. EL RESULTADO SERIA EL SIGUIENTE EN EXCEL
A NOMBRE GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA
B

1 2 3 4 5 6

RESULTADO ES LINDA ES FEA ES FEA ES FEA ES FEA

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La mayora de las veces la condicin siempre permanece 1 2 3 4 5 6 A NOMBRE GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA B EDAD 15 22 17 18 33 C RESULTADO =SI(B2>17,MAYOR,MENOR) =SI(B3>17,MAYOR,MENOR) =SI(B4>17,MAYOR,MENOR) =SI(B5>17,MAYOR,MENOR) =SI(B6>17,MAYOR,MENOR)

Este ejercicio nos dice: Si la edad es mayor a 17, entonces que imprima MAYOR, si no que imprima MENOR. Solo los valores numricos no llevan comillas. El resultado seria as en EXCEL:

1 2 3 4 5 6

A NOMBRE GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA

B EDAD 15 22 17 18 33

C RESULTADO MENOR MAYOR MENOR MAYOR MAYOR

Ahora veremos un ejercicio que aplica resultados reales de frmulas en la toma de decisiones: A 1 Nombre 2 3 4 5 Ramn Gaby Javier Lorena B Das Trabajados 12 9 15 13 C Pago X da 123 322 212 122 D Resultado ****

Pon mucha atencin en el siguiente ejercicio. Si la persona trabajo 15 das que al sueldo se le agreguen 100 pesos, si
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no que se le resten 100. La funcin SI quedara:

A 1 Nombre

2 Ramn 3 Gaby 4 Javier 5 Lorena

Das Pago X Trabajados da 12 123 =SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2100) 9 322 =SI(B3=15,B3*C3+100,B3*C3100) 15 212 =SI(B4=15,B4*C4+100,B4*C4100) 13 122 =SI(B5=15,B5*C5+100,B5*C5100)

D Resultado

=SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2-100) La condicin se basa en la columna B, porque ah se encuentran los das trabajados, ahora la multiplicacin de B2*C2 equivale al sueldo, por lo tanto la maquina tomara la decisin de sumarle o restarle los 100 pesos. Recuerda que la funcin o frmula se hace solo una vez y despus se copia en EXCEL, para evitar escribirla tantas veces. Realiza el siguiente ejercicio
A Nombre Ramn Gaby Javier Lorena

1 2 3 4 5

C Espaol Ingles 8 6 9 8 7 7 10 6
B

D Computacin 10 7 10 8

Asistencia 8 5 6 3

F Resultado

Si la asistencia es mayor que 4, entonces que al promedio se le sume un punto, si no que se le baje un punto. Como lo realizaras con la funcin? La funcin quedara aplicada de la siguiente manera: =SI(E2>4,PROMEDIO(B2:D2)+1, PROMEDIO(B2:D2)-1)

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Si observas bien los ejemplos de esta funcin, te dars cuenta que es difcil aplicarla, pero no imposible. Esta funcin merece mucha atencin y bastante practica. As que a estudiar muchos ejercicios de este tipo.

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GRFICOS EN EXCEL Para poder graficar es necesario saber cmo colocar los valores antes de accionar la opcin Insertar. 1 2 3 4
A NOMBRE GABY ALEJANDRA MARIA
B

EDAD 12 34 22
los valores SERIES y arriba de los

Primero los valores EJES, valores series las LEYENDA.

Los valores EJES son los nombres, los valores SERIES son las edades y la LEYENDA ES lo que identifica a las edades en este caso la palabra EDAD. Seleccionas todos los datos y das clic en Insertar, despus seleccionas el grafico que deseas.

Y listo la grafica aparecer, se ve sencillo, pero debes de acomodar los valores como te lo indique para que no batalles.

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Existen muchos tipos de grficos en Excel, t escogers el que ocupes, dependiendo de lo que deseas mostrar.

La verdad EXCEL sorprende en todos sus aspectos no es as?

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Otra cosa despus de un valor serie, puede ir otro, otro y otro, etc. Por ejemplo:
A Nombre Ramn Gaby Javier Lorena D Espaol Ingles Computacin 8 6 10 9 8 7 7 10 6 8
B C

1 2 3 4 5

VALORES SERIES En este ejemplo podemos graficar con tres valores series y tres leyendas.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ramon Gaby Javier Lorena Espaol Ingles Computacion

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RESUMEN DE FUNCIONES

A 1 2 3 4 5 6 21 3 7 4 2 0

B 0 0 4 1 0 6

C SI M M F M F

D 2 4 2 2 1 7 A partir de la siguiente tabla se obtienen los resultados de los ejemplos.

FUNCIN =SUMA(RANGO)

DESCRIPCIN Suma todos los elementos que componen el rango.

EJEMPLO =SUMA(A1:A6) Resultado: 37

=PROMEDIO(RANGO)

Obtiene el promedio (suma de elementos dividido la cantidad de elementos) de todos los elementos del rango.

=PROMEDIO(D1:D6) Resultado: 3

=MAX(RANGO)

Obtiene el mayor valor de todos los =MAX(A2:B6) elementos que componen el rango. Resultado: 7 Obtiene el menor valor de todos los =MIX(A2:B6) elementos que componen el rango. Resultado: 0 Devuelve la fecha de hoy que tiene el sistema. Su argumento siempre aparece vaco. Une varios elementos de texto en uno solo. =HOY( ) Resultado: 22 de Octubre de 2010 =CONCATENAR(A1;A3)

=MIN(RANGO)

=HOY( )

=CONCATENAR(CELDA 1;;CELDA N)

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Prof. Fabin Sosa Resultado: 217

=CONTAR(RANGO)

Cuenta cuantos nmeros hay en el rengo

=CONTAR (A1:D1) Resultado: 3

=CONTAR.SI(RANGO; CRITERIO)

Cuenta cuantos elementos del rango =CONTAR.SI(A1:A6; >4) coinciden con el criterio dado. Resultado: 2 Suma las celdas que cumplen con el =SUMAR.SI(A1:A6; >3;D1:D6) criterio dado. Resultado: 6 Evala la condicin dada, si es =SI(C3=M; A1+A2; A1-A2) verdadera ejecuta lo que est despus del 1er. Punto y coma. Si es Resultado: 24 falso, ejecuta lo que est despus del 2 punto y coma.

=SUMAR.SI(RANGO BSQ; CRITERIO;

RANGO SUMA)

=SI(CONDICIN; V ; F)

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