Otimizando Reuniões

Orientações básicas
Paula Ugalde 2009

Cuidados que fazem toda a diferença!

Defina previamente a pauta, envie sua síntese junto com convite (redigido, em papel ou via E-mail). Solicite confirmação de presença ou envio de um representante para garantir quorum.

Comece no horário. Aguarde no máximo uns 3 minutos pelos ‘retardatários’, mesmo ainda não havendo quorum, em consideração aos presentes. Com o tempo todos adquirem o hábito da pontualidade.

Combine com os presentes quem fará o registro - se não houver pessoa da sua equipe disponível. A pessoa deve posicionar-se ao seu lado e registrar as principais ideias e comentários.

Instigue o interesse inicial com uma abertura significativa, pode ser com uma citação, um evento, um depoimento ou outro relacionado ao assunto em destaque da pauta.

Se os participantes não se conhecerem, utilize uma dinâmica de integração e favoreça as relações interpessoais e a compreensão como grupo com uma Missão comum. A ação facilita a interação, a construção do sentimento de pertença e a construção de saberes coletivos.

Sugestão de dinâmica: “UM OBJETO... UMA HISTÓRIA” Disponibilize e solicite que os participantes escolham a imagem de um objeto que mais identifique a sua história de vida. [Ex.: lápis, caneta, livro, máquina de escrever, cadeira, telefone, vassoura, árvore, roupa, relógio, bola, etc.] Em ordem alfabética – ou outro – todos se apresen-

tam, socializando a relação do objeto com a sua vida. [Roteiro para as apresentações: 1 Nome, 2 Informações Profissionais, 3 Procedência, 4 Possibilidades de contribuir com o grupo experiências, habilidades e competências. Ao final, ‘vestem’ um boneco, com os itens e o nome das respectivas pessoas, escritos em fichas.

Promova uma reflexão sobre a importância da presença e colaboração de todos para o ‘boneco’ [trabalho] atuar assertivamente.

Combine o ritmo da reunião no início, estabelecendo com os presentes o espaço / tempo para as contribuições e se certifique que todos entenderam. Se necessário, relembre durante o encontro.

Para facilitar a socialização de informações, o surgimento de ideias e soluções, estude os estilos de comunicação dos participantes e adeque o seu ao momento. São três as formas como as pessoas processam e comunicam as informações.

Visual – Precisam ver figuras,
coisas escritas, diagramas, fluxogramas, filmes, ppts e tomar notas em reuniões. Frases que utilizam: “É como eu vejo a questão” ou “Veja por este lado”. Elabore uma representação visual do assunto. Apreciam consultar livros e vídeos, traçar mapas conceituais e codificar as anotações ou leituras realizadas.

Auditiva – Transformam o que ouvem em voz interna. Aprendem ouvindo. Não precisam tomar notas durante as apresentações. Falas usuais: “Como isso soa para você?” ou “Você está me ouvindo?” Basta explanar. Apreciam trabalhar em grupo e expor suas idéias oralmente.

Cinestésica – Pensam a partir de sentimentos. Em geral movimentam as mãos quando falam. Suas perguntas são: “Como você se sente sobre isso?” ou “Você não está preocupado?". Apreciam discutir em pequenos grupos com livre apresentação de ideias e relacionar o assunto com algo familiar.

Contemple as diferentes formas de comunicação, quando possível, mas seja sempre claro, objetivo e sintético para não desperdiçar tempo, cansar e desinteressar.

# Defina o tópico, ou problema, ou oportunidade; informe sua importância; solicite a participação e comentários. Perguntas prendem a atenção, favorecem o envolvimento, a interação, as idéias e soluções.

Estimule os participantes a definir prioridades e apontar soluções. Seja receptivo às ideias. Ao concluir um assunto, retome as principais ideias e comentários para auxiliar seu entendimento.

Se necessário, esbocem um plano de ação prevendo: ações, responsáveis, recursos, programação, custos, acompanhamento e quantificação dos resultados.

Certifique-se do entendimento ao final e obtenha o compromisso de todos com o desenvolvimento das ações.

Encerre o encontro com comentário ou dinâmica que deixe uma impressão agradável e duradoura nos participantes. É garantia de participação em outros encontros.

Organize e envie a síntese do encontro para garantir aos presentes e aos ausentes o conhecimento das definições do grupo, a participação nas ações futuras planejadas e o alcance dos resultados.

Havendo Plano de Ação, se possível, publique síntese para conhecimento público. Primeiro obtenha a aprovação do grupo, sistematize o documento e o submeta a análise dos envolvidos. A ação potencializa o alcance dos resultados: favorece a visualização constante e o comprometimento - pois constará o nome dos responsáveis pelo desenvolvimento e contribui para seu redesenho e otimização, a partir de possíveis comentários e sugestões de leitores.

Indique o endereço para os principais interessados / beneficiados.

Apresentação Integrante do Porta-Fólio de Paula Ugalde / Material elaborado com base na análise de experiências em organização e facilitação de Reuniões e estudos posteriores em “Guia de Apresentações”, de Dalie Carnagie & Associates Training”), em “Estilos de Comunicação na Empresa”, de Andrea Nierenberg / Revista Liderança e Supervisão [http://www.empreenderparatodos. adm .br/dicas/mat_16.htm ] Dinâmicas para Ambientes Virtuais de Aprendizagem, em Grupo ‘D’ [ 211 22-200807 13230150-DIN_MICAS_GRUPO_D[1] ]

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