LAS NUEVAS HERRAMIENTAS Durante los ltimos aos del siglo XX se ha observado en gran parte de las empresas punteras

europeas planes estratgicos orientados hacia la implantacin en las formas den trabajar de tcnicas de Calidad Total con el objetivo de mejorar el rendimiento total de las empresas a travs de la aportacin que en el mismo tienen todos los departamentos, tanto los directamente ligados con la produccin como los no ligados.

Las Siete Nuevas Herramientas de Gestin y Planificacin sirven de apoyo a la estrategia de Calidad Total en las reas funcionales de las organizaciones y empresas tanto de fabricacin como de prestacin de servicios, a los efectos de ser utilizadas por los gestores y directivos de una forma similar a como las herramientas clsicas sirven de apoyo a los diversos departamentos y procesos organizacionales. Estas herramientas son capaces de ayudar a que los directivos se comprometan en programas de Calidad Total, identifiquen oportunidades de mejora en sus organizaciones e implanten programas de mejora.

Estas Siete Nuevas Herramientas de Gestin y Planificacin surgieron de una seleccin realizada durante los aos 70 en Japn por un comit de la Unin Japonesa de Cientficos e Ingenieros (JUSE) El conjunto seleccionado es el compuesto por las siguientes herramientas: 1. Diagrama de Afinidad 2. Diagrama de Relaciones 3 .Diagrama de rbol 4 .Matrices de Priorizacin 5.Diagramas Matriciales 6.Diagrama del Proceso de Decisin 7.Diagrama de Flechas

Estas herramientas promueven la creatividad y son susceptibles de adaptarse a las distintas problemticas que se puedan presentar:

Diagrama de Afinidad

El diagrama de afinidad parte de datos del tipo ideas u opiniones y utiliza tarjetas para reorganizar estos datos en grupos con una idea comn. Es una herramienta muy til cuando se dispone de una gran cantidad de informacin proveniente de fuentes diferentes. Por ejemplo, necesidades, expectativas o exigencias de clientes tomadas de reclamaciones, problemas en garantas, problemas de control interno, problemas de fiabilidad, etc. El anlisis de estos datos no suele ser sencillo, tanto por el tipo de los datos como por la disparidad de las fuentes, y esta herramienta es muy til a la hora de analizar y extraer informacin de estos datos.

1. Armar el equipo.

2. Establecer el problema.

3. Hacer lluvia de ideas/ Reunir datos.

4. Transferir datos en notas.

5. Reunir las notas en grupos similares.

6. Dar un titulo para cada agrupacin.

7. Dibujar el diagrama de afinidad. Diagrama de Relaciones

8. Discusin.

Es juntamente con el Diagrama de Afinidad una herramienta que se utiliza en la planificacin general. A diferencia del Diagrama de Afinidad, ste diagrama hace uso del lado lgico del cerebro. Determina qu idea tiene influencia sobre otra, representando esta relacin mediante una flecha en la direccin de la influencia.

Las ideas unidas por flechas de este tipo forman un grfico que puede ser interpretado identificando aquellas ideas que tienen la mayora de las flechas saliendo de ellas o aquellas ideas que tienen la mayora de las flechas entrando en ellas. Al igual que el Diagrama de Afinidad, su objetivo es identificar las distintas categoras en las que pueden agruparse las ideas representadas.

Diagrama de rbol
Tiene una apariencia similar a un organigrama, siendo su objetivo identificar ideas en detalle creciente. La pregunta que desencadena el proceso es: Cul es el componente principal de esta idea?, pasando a continuacin a responder a la pregunta: Cmo deber llevarse a la prctica sta idea?

El Diagrama de rbol es una herramienta que va ms all que los diagramas de afinidad y de relaciones, siendo fundamental en la identificacin de aquellos elementos que pudieran haberse olvidado durante el proceso de tormenta de ideas previo al diagrama de afinidad o al de relaciones.

Obtiene la informacin de todos los informes. Determinar si los informes abarcan informacin similar. Realiza encuestas sobre los usos de los informes. Identifica tareas de papeleo que se repitan con mucha frecuencia. Identifica informacin que ahora se maneja en forma manual.

Identificar el papeleo innecesario

Reduce el papapeleo

Identifica las oportunidades de automatizacin.

Matrices de Priorizacin.
Se hace uso de esta herramienta para establecer prioridades en las tareas, actividades o temas, en base a criterios de ponderacin conocidos. Utiliza para ello una combinacin de dos de las tcnicas expuestas, el diagrama de rbol y el diagrama matricial, reduciendo las opciones posibles a aquellas ms eficaces y deseables.
MATRIZ DE ANLISI DE RIESGO CRIMINALIDAD Magnitud Elementos de Informacin de Dao DATOS E INFORMACIN Recursos Humano Recurso Econmico SISTEMA E INFORMACIN Computadoras de Escritorio Computadoras Porttiles PERSONAL Supervisor Tcnico Supervisor Auxiliar de Auditora Robo 3 3 4 4 3 1 2 4 9 12 6 9 4 9 12 Virus 4 12 16 8 12 6 12 16 PROBABILIDAD DE AMENAZA SUCESOS FSICOS Falta de Incendio Corriente 2 3 6 8 4 6 8 6 8 9 12 6 9 4 9 12 NEGLIGENCIA Compartir No cifrar Contrasea datos 4 3 12 16 8 12 6 12 16 9 12 6 9 12 9 12

Bajo Riesgo = 1 6 (verde) Medio Riesgo = 8 9 (amarillo) Alto Riesgo = 12 16 (rojo)

Diagrama Matricial
El Diagrama Matricial es quiz la herramienta ms utilizada y conocida de las siete. Esta herramienta enfrenta dos conjuntos de ideas y las compara con el objetivo de decidir si existe correlacin entre ellas.

Diagrama de Procesos de Decisin

Dicho diagrama es una herramienta utilizada para detectar aquello que puede fallar en l un proceso. Este diagrama del proceso de decisin relaciona de forma explcita las contramedidas para todo aquello que puede fallar. Esta herramienta suele utilizarse en la planificacin de actividades no emprendidas con anterioridad. La actividad consiste en identificar y registrar todo lo que puede fallar, mejorando de tal modo sustancialmente la probabilidad de tener xito en el proyecto.

Diagrama de Flechas
Herramienta similar al PERT o al CPM, su diferencia fundamental con ellos es que tratndose de un mtodo muy simplificado puede ser utilizado por la mayor parte de las personas de la organizacin. El diagrama de flechas muestra los caminos existentes a la hora de desarrollar una actividad. El propsito de esta herramienta es determinar cul es el tiempo mnimo posible en la realizacin de un proyecto, representando grficamente todas aquellas actividades que puedan realizarse de forma simultnea.

Las siete nuevas herramientas pueden ser utilizadas de forma individual con los fines antes expuestos, pero cuando muestran su mayor eficacia es cuando se utilizan de forma combinada en la identificacin y resolucin de problemas El Manual de Auditoria tambin es una de las principales herramientas, puesta este nos define los propsitos, la autoridad, responsabilidad.