Seminario: Introduccin a la Administracin Financiera

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LOS COSTOS Y LOS GASTOS

1. QU SON LOS COSTOS Y LOS GASTOS? Son todos los desembolsos y deducciones necesarios para producir y vender los productos o mercancas de la empresa o para prestar sus servicios 1.2 LA SEPARACIN DE LOS COSTOS Y GASTOS LOS COSTOS: Son los desembolsos y deducciones causados por el proceso de fabricacin o por la prestacin del servicio. - mano de obra - sueldos y salarios del personal de planta - materias primas - materiales de consumo o insumos - mercancas - fletes - alquiler del local de planta - servicios pblicos - depreciacin de maquinas y equipos - daos y reclamos - otros LOS GASTOS: Son los desembolsos y deducciones causados por la administracin de la empresa. - sueldos y salarios del personal administrativo (gerente, secretaria, mensajera, limpieza) - vendedores - alquiler de oficina de oficina - papelera - correo y telfono - gastos de publicidad - transporte - mantenimiento del vehiculo - depreciacin de muebles y enseres de oficina - capacitacin

NOTA: los costos son siempre de produccin y los gastos de administracin y/o ventas. 1.3 LA CLASIFICACION DE LOS COSTOS Hay dos clases: LOS COSTOS VARIABLES Se llaman variables porque su valor aumenta y disminuye al ritmo de la produccin. - materias primas - insumos - mano de obra a destajo - comisiones sobre las ventas - empaques - fletes - otros LOS COSTOS FIJOS Se llaman fijos porque su valor no depende del volumen de produccin. - sueldos y salarios fijos y sus respectivas prestaciones - alquiler del local de planta - mantenimiento de maquinas y equipos de produccin - otros

NOTA: un costo fijo se diferencia de un gasto en que el costo hace parte del producto y el gasto no. 2. LOS COSTOS VARIABLES Lectura adicional

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2.1 QUE SON LAS MATERIAS PRIMAS? Son los materiales que se transforman en el producto terminado y quedan incorporados en l. LAS MATERIAS PRIMAS SIEMPRE SON UN COSTO VARIABLE. 2.2 QUE SON LOS INSUMOS Son los materiales que se gastan en el proceso de fabricacin y no quedan incorporados en el producto. ejemplo: pegantes, disolventes. 2.3 COSTOS VARIABLES DE LA INDUSTRIA CONFECCIONES PANADERIA EBANISTERIA CERRAJERIA CALZADO lamina de tela harina madera hierro cuero encaje azcar bisagras varillas badana tela de resorte huevos pintura capuchinas forro hilos sal tornillos chapas argollas botones aceite clavos manijas Grampas ganchos levadura herrajes pintura Tapas marquillas almidn otros bisagras Tacones empaques maz platinas Suelas otros manteca tornillos Betn leche otros Tinta queso recuo otros hilo otros corte, soldadura y guarnecida a destajo

MANO DE OBRA

MATERIAS PRIMAS

corte, confeccin a destajo

salario por salario por salario por kilo obra obra COMISIONES SOBRE LAS VENTAS

COSTOS VARIABLES EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS FOTOCOPI A-DORA MATERIALES Y REPUESTOS TALLER LABORATORIO LAVANDERIA DE Y DE FOTOGRAFIA TINTORERIA MECANICA SERVICIOS PROFESIONALES

papel

papel

detergentes

repuestos

por lo general no hay

tinta

reveladores

tintes

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MANO DE OBRA

no hay, no hay, salarios por generalmen generalmente es kilo o prenda te es fija fija

salarios por no hay, generalmente obra es fija

LAS EMPRESASCOMERCIALES SOLAMENTE TIENEN DOS COSTOS: - EL COSTO DE LA MERCANCIA - LAS COMISIONES SOBRE LAS VENTAS 2.4 COMO CALCULAR EL COSTO VARIABLE DEL PRODUCTO a) Identifico el producto: nombre y referencia b) Determino la unidad de costeo: establezco una unidad para la cual sea fcil calcular la cantidad y el costo de las materias primas utilizadas y el costo de la mano de obra al destajo. Por ejemplo la docena de camisas, el moje de pan, el par de zapatos c) Averiguo el precio de venta: es el dinero que recibo por la venta de la unidad de costeo. Por ejemplo la venta de la docena de camisas, la venta del moje de pan, la venta del par de zapatos. d) Averiguo cuantas unidades del producto vendo cada mes. e) Lleno la siguiente hoja de costos. EMPRESA Nombre del producto Referencia Precio de venta $ costo por unidad B: C: la unidad el A: con la cual precio lista de las compro por materias primas cada unidad utilizadas en la materia de fabricacin del prima: cada producto unidad, materia metro, kilo prima materias primas unidad de compra XXXX

Unidad de costeo Unidades vendidas en el mes unidades utilizadas costo total

D: el numero de unidades de cada materia utilizadas en la fabricacin de la unidad de costeo

E: multiplico el precio por unidad por el numero de unidades utilizadas

Costo Total Materias Primas: Otros Variables: mano de obra a destajo empaque comisiones por ventas

F: sumo la columna E

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Total Otros Variables: COSTO VARIABLE TOTAL TRABAJE SIEMPRE CON PRECIOS ACTUALIZADOS 3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION

G: sumo otros variables H: sumo G + F

3.1 QUE ES EL MARGEN DE CONTRIBUCION? Es la diferencia entre el valor de la venta y el costo variable de lo vendido. En otras palabras es lo que queda de las ventas para pagar los costos y gastos fijos, y para generar la utilidad. 3.2 COMO CALCULO EL MARGEN DE CONTRIBUCION DEL PRODUCTO? a) Calculo el margen de contribucin en pesos:

Precio de venta del producto

Costo variable del producto

Margen de contribucin en pesos

b) Calculo el margen de contribucin en porcentaje: o Para calcularlo, divido el margen de contribucin en pesos, por el precio de venta del producto y multiplico el resultado por cien. Precio de venta del producto

100
Costo variable del producto

Margen de contribucin en porcentaje (%)

3.3 COMO CALCULAR EL MARGEN DE CONTRIBUCION DE LA EMPRESA: 1. Calculo el margen de contribucin en pesos de todos sus productos y/o servicios. 2. Calculo el margen de contribucin de la empresa en pesos y en porcentaje. 3. Calculo el margen de contribucin en las empresas mixtas. 3.3.1 EL MARGEN DE CONTRIBUCIN DE TODOS LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

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Hago la lista de los productos y/o servicios de la empresa y anoto el margen de contribucin de cada uno en pesos. 3.3.2 EL MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL DE LA EMPRESA Para calcularlo, utilizo el siguiente formato Ventas Precio Costo Margen de Margen de del Unidades de Venta Variable Contribucin Contribucin PRODUCTOS Vendidas Producto del del del Producto Total en en el en el Mes Producto Producto en Pesos Pesos Mes B: anoto el numero D: anoto C: anoto de el costo A: lista de los unidades el precio F: E: resto C G: multiplico variable productos de de cada de venta multiplico menos D B por E unitario la empresa B por C producto de cada del vendidas producto producto durante el mes sumo toda la TOTALES columna G divido el margen de contribucin total en pesos por el MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL % total de ventas, y el resultado lo multiplico por 100 3.3.3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION EN EMPRESAS MIXTAS Las empresas mixtas son aquellas que tienen mas de un tipo de actividad. Por ejemplo: industria y comercio; comercio y servicios. Para calcular el margen de contribucin doy los siguientes pasos: a) calculo el margen de contribucin en porcentaje para cada tipo de actividad por separado, como si cada actividad fuera una empresa aparte. b) averiguo la participacin que tiene cada tipo de actividad en las ventas totales de la empresa. Para averiguarlo, divido las ventas de cada actividad por las ventas totales y multiplico el resultado por cien. c) Multiplico el margen de contribucin de cada tipo de actividad por su porcentaje de participacin en las ventas en las ventas totales. d) Sumo los dos mrgenes de contribucin total de la empresa.

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4. COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION 4.1 LO COSTOS FIJOS DE PRODUCCION EN TODAS LAS EMPRESAS. INDUSTRIA sueldos y salarios fijos de personal de planta mantenimiento de maquinas y equipos alquiler materiales de consumo otros SERVICIOS sueldos y salarios fijos del personal que trabaja en la prestacin del servicio mantenimiento de maquinas y equipos alquiler otros COMERCIO

las empresas de comercio no elaboran ningn producto; por eso no tienen costos fijos de produccin

4.2 LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS EN TODAS LAS EMPRESAS Son los causados por el funcionamiento de la oficina y el manejo del negocio: INDUSTRIA sueldos y salarios fijos del personal de oficina (gerente, secretaria, vendedores, mensajero, aseadora, otros) transporte telfono y correo mantenimiento de equipos de oficina papelera elementos de aseo seguros otros SERVICIOS COMERCIO

sueldos y salarios fijos del personal de oficina sueldos y salarios fijos del personal de (gerente, secretaria, oficina (gerente, secretaria, vendedores, vendedores, mensajero, mensajero, aseadora, otros) aseadora) transporte telfono y correo mantenimiento de equipos de oficina papelera elementos de aseo seguros otros alquiler servicios pblicos transporte telfono y correo mantenimiento de equipos de oficina papelera elementos de aseo otros

4.3 LA DEPRECIACION El dinero se gasta, y las cosas tambin se van gastando con el tiempo hasta que llega el da en que ya no sirven mas. 4.3.1 QUE ES LA DEPRECIACION? La depreciacin es el valor que van perdiendo los activos fijos de la empresa como consecuencia del desgaste por el uso. Lectura adicional

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Recuerde que activos fijos son los bienes de la empresa que no estn para la venta. Por ejemplo: el local, la maquinaria. Este valor hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero, pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS es un gasto real y algn da hay que reemplazarlos. 4.3.2 ACTIVOS FIJOS QUE SE DEPRECIAN Los vehculos, se deprecian a 60 meses (5 aos) Las maquinas y equipos, se deprecian a 120 meses (10 aos) Los muebles y enseres, se deprecian a 120 meses (10 aos) Las casas y edificios terminados, se deprecian a 240 meses (20 aos) NOTA: LOS TERRENOS Y LAS EDIFICACIONES NO SE DEPRECIAN 4.3.3 COMO CALCULAR LA DEPRECIACION La ley estipula que los bienes de la empresa duran un determinado nmero de meses; sin embargo las empresas pueden depreciar sus bienes en mas o menos tiempo, de acuerdo con las caractersticas y la duracin de cada uno de ellos 4.3.4 PARA CALCULARLO DOY LOS SIGUIENTES PASOS A) Clasifico los bienes de la empresa: vehculos Bicicletas Camionetas Motos Camiones Automviles Calculadoras Mesas Telfonos Sillas Registradoras Cortadora Maquinas de coser Guarnecedoras Hornos Sierras etc. Construcciones terminadas no se deprecian

muebles y enseres maquinaria y equipo (produccin) casas y edificios terrenos y construcciones sin terminar

B) AVERIGUO EL VALOR DE CADA CATEGORIA DE BIENES hago la lista de los bienes que conforman la categora averiguo el valor de cada uno de los bienes vehculos Muebles y enseres maquinaria y equipos casas y edificios terminados

su valor es igual al precio de compra; si no lo recuerdo, calculo lo que me pagaran por ellos si fuera a venderlos ahora.

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sumo el valor de todos los bienes

el resultado es el valor total de la categora de bienes

C) CALCULO EL VALOR DE LA DEPRECIACION PARA CADA CATEGORIA DE BIENES Divido el valor total de cada categora de bienes por el numero del meses que se pueda usar. El resultado es igual al valor de la depreciacin mensual. Ejemplo: Valor de las maquinas y equipos: $ 450.500 Duracin: 120 meses 450.500 120 =

3.754

Es muy importante sumar el valor mensual de la depreciacin a los gastos de la empresa o a los costos fijos segn si el activo esta para la produccin o para el manejo administrativo. 4. EL PUNTO DE EQUILIBRIO 4.1 Qu es el punto de equilibrio? Es el volumen de ventas necesario para sostener el negocio sin ganar ni perder dinero. Total ventas = total costos y gastos. 4.2 Cmo calculara el punto de equilibrio? 1. calculo el margen de contribucin de cada producto 2. calculo el margen de contribucin total de la empresa 3. sumos los costos fijos mensuales mas los gastos administrativos de la empresa 4. calculo el punto de equilibrio Para calcularlo, divido el total de costos y gastos fijos mensuales por el porcentaje de margen de contribucin de la empresa. COSTOS Y GASTOS FIJOS MENSUALES % MARGEN DE CONTRIBUCION

PUNTO DE EQUILIBRIO

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