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Elaboremos Proyectos

Por qu planificar

es

importante

Cmo elaborar un proyecto

- Fundamentacin - Denominacin - Objetivos - Destinatarios - Metodologa - Temporalizacin - Localizacin - Recursos Humanos - Recursos Materiales - Seguimiento y Evaluacin

Por qu es importante planificar

No se puede hacer animacin sociocultural ni trabajo asociativo sin una mnima planificacin: establecer los pasos precisos para alcanzar nuestros propsitos. Planificar es til para: Pensar lo que queremos hacer como asociacin Avanzar y no hacer siempre lo mismo Implicar a todas las personas de la asociacin Conseguir el compromiso de todos No concentrar todas las tareas en unos pocos Prever con antelacin las dificultades Evitar las improvisaciones Ayudarnos a conocer la situacin de partida, la finalidad ltima y los recursos con los que contamos

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Cuantas ms personas participemos en la elaboracin del proyecto ms ideas surgirn y, sobre todo, ms sentiremos el proyecto como nuestro, aumentando la motivacin para llevarlo a cabo.

Cmo elaborar un proyecto

Un proyecto es un instrumento de trabajo que permite desarrollar las iniciativas de los colectivos. Sirve para orientar el trabajo del grupo, fomentar la participacin, prevenir dificultades, aprovechar recursos y comprobar que se va hacia donde se quiere ir. Una forma sencilla de realizar nuestro proyecto es dividirlo en 10 apartados, cada uno de ellos responde a una pregunta:
1 Por qu? 2 Qu? 3 Para que? 4 A quien? 5 Cmo? 6 Cundo? 7 Dnde? 8 Con quin? FUNDAMENTACION DENOMINACIN OBJETIVOS DESTINATARIOS METODOLOGA TEMPRALIZACIN LOCALIZACIN RECURSOS HUMANOS Por que nos planteamos hacer este proyecto Nuestra idea, el nombre de nuestro proyecto Nuestras metas, lo que queremos conseguir Las personas a las que van dirigidas nuestras actividades Nuestro mtodo de trabajo y la organizacin de tareas y actividades Los tiempos de realizacin de tareas y actividades El entorno y los espacios que vamos a utilizar Las personas que van a participar en la organizacin El presupuesto, los materiales que vamos a utilizar y los gastos e ingresos El anlisis del desarrollo de nuestro trabajo

9 Con qu? 10 Qu tal lo estamos haciendo?

RECURSOS MATERIALES SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

Por qu?: Fundamentacin

En primer lugar, hay que presentarse como asociacin: cundo se cre, motivaciones, tipo de actividades... y todo aquello que se considere importante. Adems es necesario contar, de forma general, por qu se va a hacer el proyecto: qu situacin de partida, qu realidades nos hacen decidir realizar este proyecto.
Antes de plantearnos qu es lo queremos hacer, es conveniente conocer todos los aspectos que pueden influir en nuestro trabajo. A esto se le llama anlisis de

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la realidad, y las conclusiones siempre tienen que formar parte de nuestro por qu. Se trata de recoger informacin para: Tener una visin ms amplia de la realidad en la que interviene nuestra asociacin Conocer las caractersticas, lo ms concretas posible, de nuestro grupo de destinatarios Saber si existen o han existido proyectos similares al nuestro Detectar todos los recursos disponibles y que nos pueden servir en el desarrollo de nuestro proyecto Localizar todos los posibles obstculos que pueden dificultar nuestro trabajo Las conclusiones del anlisis de la realidad nos permiten establecer prioridades en las acciones a emprender y definir mejor los objetivos. Recuerda: La persona que lee el proyecto no siempre conoce al colectivo, por lo que es necesario darle la mayor informacin posible.

Qu?: Denominacin
En este apartado se da nombre al proyecto concreto que presentamos.

Para qu?: Objetivos

Los objetivos expresan nuestras metas, aquello que pretendemos conseguir en un sector o un entorno determinado. Indican procesos y pueden valorarse como: Reales Alcanzables Evaluables Motivadores Participativos Coherentes Existen diferentes tipos de objetivos: Generales: son los primeros que hay que plantearse y deben ser muy pocos. o Son nuestras metas a largo plazo o Dos o tres se consideran un nmero adecuado o Describen procesos globales y se formulan en trminos abstractos o Se necesita ms tiempo para su consecucin o No se evalan directamente, debe hacerse a travs de los especficos Especficos: concretan a los generales y conducen a su consecucin.

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o o o o o o

Son submetas que nos permiten concretar el objetivo general Se plantean a medio plazo Corresponden a un rea en concreto Concretan la accin a desarrollar Son evaluables Tiene que haber, al menos, dos objetivos especficos por cada general ya que deben concretar todos los aspectos del objetivo general correspondiente.

Pistas sobre la redaccin de objetivos

Los objetivos indican procesos que expresamos redactndolos con un solo verbo, en infinitivo, al inicio del prrafo. Algunos verbos y sinnimos que podemos utilizar en la redaccin de los objetivos: Verbos que hacen referencia a Acciones Generales
Acercar: aproximar Conocer: saber, comprender Desarrollar Ensear: educar, instruir Facilitar: posibilitar, disponer Favorecer: ayuda, proteger Fomentar: promover, impulsar Ofrecer: proponer, proporcionar Potenciar: capacitar, posibilitar Proporcionar: facilitar, proveer Proyectar: planificar Sensibilizar: concienciar

Verbos que hacen referencia a Acciones Concretas

o Aprender Aprovechar: utilizar, disfrutar Asistir: presenciar, acudir Colaborar: cooperar, participar Crear: establecer, hacer, producir Dar: ceder, entregar Elaborar: producir, preparar Hacer: crear, efectuar, elaborar Informar: anunciar, comunicar Llevar a cabo: ejecutar Participar Practicar: ejercer, usar, emplear Preparar: organizar, proyectar Realizar: ejecutar, efectuar Transmitir: comunicar, difundir Usar: emplear, manejar, utilizar, disfrutar Utilizar: emplear, aprovechar, usar Visitar

Recuerda: Cuanto ms concretos sean los objetivos, ms fcil resultar establecer la relacin entre stos y las actividades.

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Es fundamental redactar adecuadamente los objetivos, ya que de otra forma no sera posible medir el grado de consecucin de los mismos.

A quin?: Destinatarios
Debemos especificar a qu grupo de personas va dirigido el proyecto: nmero, edad, caractersticas, etc. Tambin es importante comentar si los destinatarios pertenecen a la asociacin o si pretendemos llegar a un colectivo ajeno a nuestra organizacin.

Cmo?: Metodologa
Es la manera que tenemos de trabajar, la forma de realizar lo propuesto. La metodologa de un proyecto supondr, por un lado la forma de trabajar con los destinatarios y, por otro, la organizacin del equipo de trabajo de la asociacin. Mtodo de trabajo con los destinatarios Es importante la forma en la que nos vamos a relacionar con los participantes de nuestras actividades: o Establecer una relacin afectiva y cercana o Animar a la Participacin o Estar receptivo y abierto a propuestas o Ser flexible, adaptarse a situaciones o Ser creativo y dinamizador Mtodo de trabajo interno. Cmo nos organizamos en nuestra asociacin: o Repartir las tareas y responsabilidades o Definir nuestros canales de informacin o Decidir cmo vamos a tomar las decisiones o Establecer cmo nos coordinamos con otras asociaciones, instituciones... Actividades Para lograr nuestro objetivo, nos hemos fijado un medio: las actividades. Es importante elegirlas bien porque son el reflejo ms inmediato de nuestro proyecto, lo que ven los destinatarios. Describir las actividades nos ser muy til, ya que de esta forma todas las personas que participen en la organizacin sabrn qu es lo que se va a hacer. Cundo?: Temporalizacin Prever con antelacin el tiempo que debemos dedicar a la realizacin de las tareas nos ayudar a planificar las actividades, evitando cualquier contratiempo. El criterio inicial para disear nuestro calendario ser tener en cuenta la duracin, sin olvidar que sta depender de los objetivos, los destinatarios, los recursos, los espacios, etc.

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El siguiente paso consistir en elaborar un calendario detallado que incluya actividades y tareas: o Plan: su funcin es mostrar el conjunto de actividades que se van a realizar con su fecha y horario. o Cronograma: incluye las tareas de antes, durante y despus de la actividad. Nos muestra, en un golpe de vista, los tiempos en los que se desarrollan las acciones o tareas que hay que realizar, pudiendo aparecer incluso los nombres de las personas que lo tienen que llevar a cabo. Recuerda: Es conveniente hacer un plan de actividades y un cronograma de tareas. Ejemplo
DICIEMBRE ENERO FEBRERO

Semanas

1 2 X

2 3 4

X X X

Dnde?: Localizacin
Debemos definir el mbito de actuacin: la zona en la que se va a realizar el proyecto. De esta forma delimitamos el colectivo al que nos dirigimos: personas de un barrio concreto, municipio, etc. Adems es interesante comentar los espacios que vamos a utilizar: salas, parques, etc.

Con quin?: Recursos Humanos

En este apartado se describen todas las personas que estn implicadas en el proyecto y sus funciones: Equipo base de trabajo Personas de apoyo Equipos tcnicos de la zona Otros colectivos con los que colaborar... Recuerda: Los recursos necesarios para el desarrollo de un proyecto pueden ser materiales, econmicos y humanos. Es importante considerar cmo podemos rentabilizarlos. Es decir: tan necesario es saber con qu recursos contamos como obtener el mayor rendimiento de ellos.

Con qu?

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Recursos Materiales Hagamos una relacin una relacin de todo lo que vamos a necesitar: Salas o Material fungible: Material inventariable: espacios: Espacios estables. Gomas, papel, comida, Reglas, proyectores, Espacios puntuales. lapiceros, etc. radio-cassettes, material no desechable. Recursos Econmicos Desde el principio debemos tener claro el coste total del proyecto y cmo vamos a financiarlo. En este apartado diferenciaremos entre los gastos y los ingresos previstos. 1. Gastos: La contabilidad de los gastos contempla conceptos previsibles, entre los que es aconsejable incluir una partida para posibles imprevistos (suele ser el 10% del presupuesto total). Relacin de gastos: Personal Material: Transporte: Local y alojamiento Recuerda: En el desglose de gastos es importante aadir una partida para imprevistos Ejemplo: Presupuesto de una actividad Concepto Precio unidad Subtotal

TOTAL (IVA incluido) 2. Ingresos Pensemos en los mecanismos que utilizaremos para conseguir la financiacin total de nuestro proyecto. La reflexin previa nos har entender la necesidad de buscar distintas alternativas de financiacin, de manera que evitemos la dependencia de una nica fuente de ingresos, ya que esta situacin podra comprometer la viabilidad de nuestro proyecto. En este proceso no hay que perder de vista nuestros objetivos, lo que significa que los mecanismos de financiacin deben ser coherentes con la filosofa de nuestra asociacin.

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Hagamos un clculo aproximado de los ingresos que esperamos conseguir en cada uno de los apartados siguientes: Financiacin propia Cuotas de socios Actividades para recaudar fondos Donaciones de particulares Subvenciones Concedidas por la Administracin Pblica Concedidas por entidades privadas (fundaciones...) Patrocinadores Empresas privadas Fundaciones

Qu tal lo evaluacin

estamos

haciendo?:

Seguimiento

Vamos a poner sobre la mesa nuestro trabajo para valorar lo que estamos haciendo, cmo se puede mejorar y qu decisiones debemos tomar para hacerlo. Hay que tener en cuenta que los datos deben ser puestos en comn y discutidos por todo el colectivo, de esta manera sern mejores las propuestas para el prximo proyecto. El diseo de la evaluacin se hace durante la elaboracin del proyecto y los pasos sern los siguientes: Decidir qu aspectos queremos evaluar Plantearnos preguntas, conocidas como criterios de evaluacin, que nos permitan evaluar cada aspecto Definir qu personas son las que van a evaluar: socios, participantes, equipo... Definir qu informacin necesitaremos para responder a las preguntas Decidir cmo se va a recoger la informacin (a travs de cuestionarios, entrevistas, observacin, etc.) Elaborar fichas de recogida de informacin Fijar los momentos en los que vamos a recoger y analizar la informacin Es importante distinguir entre seguimiento y evaluacin final: Seguimiento: Es un examen continuo que se hace a lo largo del desarrollo del proyecto; Consiste en recoger informacin que nos permita analizar la marcha de las actividades programadas y, si es necesario, modificar y ajustar el proyecto para lograr nuestros objetivos. El seguimiento es necesario para poder realizar la evaluacin final, ya que si no vamos recopilando datos se pierde mucha informacin y podemos acabarnos inventndonoslos. Evaluacin final Consiste en examinar si lo que hemos hecho responde a lo programado y analizar los factores o razones que han intervenido en el proceso. La evaluacin tiene varias fases: 1 Comprobar lo que se ha hecho y los resultados obtenidos
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2 Comparar lo que se ha hecho con lo que se pretenda hacer 3 Analizar por qu ha ocurrido lo que ha ocurrido 4 Proponer modificaciones y propuestas de trabajo futuras

Pistas sobre Criterios de Evaluacin

Sobre la evaluacin del diseo del proyecto Los objetivos responden a las necesidades detectadas? Los objetivos especficos estn bien formulados con respecto a los generales? Se adeca la metodologa a los objetivos? Estn proporcionadas las pretensiones del proyecto y los recursos disponibles para su desarrollo? Sobre la evaluacin del proceso y desarrollo del proyecto Con respecto a los participantes: Se llega al grupo de personas previsto? Cmo evoluciona el grupo? Qu grado de participacin se consigue? Qu grado de satisfaccin se da? Cul es la frecuencia de su asistencia? Con respecto a las actividades y la metodologa: La importancia concedida a cada actividad es la adecuada? La metodologa empleada es la adecuada en cada actividad? Cules son los puntos fuertes y los dbiles de la actividad? Puede haber una mejora con las mismas condiciones y recursos? Hay un buen reparto de tareas? Con respecto a los recursos: Tenemos los recursos necesarios? Se rentabilizan los recursos econmicos, materiales y humanos de una forma adecuada? Con respecto al equipo: Funciona adecuadamente? Cmo se trabaja en las reuniones? Estn bien organizadas? Asume cada uno su responsabilidad? Existen conflictos? Se resuelven de manera constructiva?

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Cmo se relaciona con los participantes? Evaluacin de resultados: Qu efectos positivos y negativos ha producido el proyecto? Ha cubierto las necesidades reales de la poblacin a la que va dirigido? Hasta qu punto se han cumplido los objetivos? Ha habido resultados inesperados? Se podra haber conseguido lo mismo con menos tiempo, dinero, esfuerzo?

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