Qu es el DNC?

El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar. Cundo hacer un DNC? La atencin hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organizacin Desviaciones en la productividad Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas Baja o Alta de personal Cambios de funcin o de puesto Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin. Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC. Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Qu es la Deteccin de las Necesidades de Capacitacin DNC? Es un proceso que se utiliza para detectar las reas de oportunidad, en cuanto a conocimientos y habilidades de los nuevos prospectos o del personal que ya tenemos y que necesitamos que desarrolle eficientemente su funcin en la empresa. Y se basa en la discrepancia entre lo que debe realizar un trabajador y lo que en realidad est haciendo. Por qu se debe realizar? Porque nos orienta para estructurar el programa de capacitacin basado en las necesidades reales, y no en la intuicin del rea de Recursos Humanos. Debe ser un programa de capacitacin en el cual se logren los objetivos institucionales.

Objetivos: El sistema tiene el propsito de orientar las actividades de deteccin de las necesidades de capacitacin de todo el personal (Administrativo, base, confianza, mandos medios y superiores) de la empresa. El mtodo que se recomienda utilizar para la DNC es el MTODO COMPARATIVO. El principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que existen entre: Lo que debe hacerse y lo que realmente se hace Este mtodo compara una situacin Ideal con la Real, para definir las diferencias que sern las necesidades a satisfacer. Todo proceso, actividad, empresa o producto, tiene un estndar de calidad ptimo. Por lo tanto, primero se debe definir ese nivel de calidad para compararlo con lo real y determinar acciones que tengan que ver con la capacitacin. El Mtodo Comparativo consta de 4 etapas: 1a. Etapa. Determinacin de la situacin idnea. 2a. Etapa. Determinacin de la situacin real. 3a. Etapa. Comparacin entre ambas situaciones. 4a. Etapa. Determinacin de necesidades de capacitacin y toma de decisiones.

1.-ETAPA DETERMINACIN DE LA SITUACIN IDNEA. Los responsables de solicitar capacitacin en la empresa deben determinar la situacin ideal que debe prevalecer en el rea de trabajo. Para lo anterior se propone lleven a cabo las siguientes actividades: Determinar quin es su cliente interno y / o externo. Determinar cules son los requerimientos de su cliente; es decir, que requisitos debe cubrir el producto (incluye el servicio) que les ofrece. Definir qu actividades debe llevar a cabo su personal para elaborar un producto que cumpla con los requisitos del cliente. En el caso de las reas certificadas con la Norma ISO 9001:2000, las actividades deben ser las establecidas en los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad. Identificar que conocimientos, habilidades y actitudes requiere su personal para realizar las actividades y lograr la calidad establecida en la norma. Elaborar el perfil ideal de cada uno de los puestos que se tienen en su rea de trabajo basndose en la informacin obtenida.

2. ETAPA. DETERMINACIN DE LA SITUACIN REAL. Para determinar la situacin real que prevalece en su rea de trabajo se propone: Evaluar las competencias del personal. Evaluar el desempeo del personal, de acuerdo a los indicadores de desempeo establecidos en el instrumento para la DNC y considerando que existen tres posibilidades por las cuales una persona no acta conforme a lo esperado: Porque no puede: El problema, entonces, radica en que los mtodos, materiales y equipo no son los adecuados para realizar su trabajo. No sabe: no tiene los conocimientos necesarios para llevar a cabo las actividades de su puesto de trabajo. Aqu la solucin puede ser la capacitacin. No quiere: La dificultad se localiza en el campo de la motivacin, las actitudes y los valores, y tambin puede solucionarse a travs de la capacitacin. Debemos considerar los objetivos que no han sido alcanzados, los planes y proyectos a futuro, los resultados y observaciones de auditoras, problemas y conflictos en su rea de trabajo, etc. Todo para tener un criterio acertado de las DNC.

3. ETAPA. COMPARACIN ENTRE AMBAS SITUACIONES. Una vez que se ha elaborado el perfil del puesto y se ha evaluado la competencia y desempeo del personal, es el momento de comparar ambos formatos para identificar los conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener para desempear, de manera eficaz y eficiente, su trabajo. Cumple para realizar la comparacin correspondiente con las funciones requeridas para desarrollar eficientemente y con calidad su trabajo. De no ser as deberemos realizar un reporte con estas variantes y manejarlo en un sistema comparativo.

4. ETAPA. DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN Y TOMA DE DECISIONES. Por ltimo, para determinar las necesidades de capacitacin y tomar decisiones sobre la manera en que habrn de ser satisfechas, se propone lo siguiente: Detectar por empleado cules son sus necesidades de capacitacin de acuerdo a los resultados de la etapa anterior. Revisar el catlogo de cursos vigente del departamento de capacitacin para identificar que cursos pueden ayudar al personal a cubrir sus necesidades detectadas. Y de no contar con este catlogo debemos buscar una compaa especializada en este rubro.

Requisitar los Requerimientos de Capacitacin del Personal y enviarlo al Departamento de Capacitacin o Recursos Humanos para que proceda a elaborar el plan de capacitacin. En suma, la organizacin debe establecer las competencias requeridas para cada una de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de sus productos; debe evaluar las competencias del personal que desempea tales actividades y desarrollar planes para eliminar las brechas existentes entre las competencias requeridas y las existentes. La definicin de necesidades debe incluir tambin el anlisis de exigencias que pueden aparecer en el futuro. Y que las empresas establezcan un plan de mejora continua METODOLOGA DNC En la siguiente seccin se encuentra una propuesta de instrumentos para identificar las principales brechas de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que existan al interior de una organizacin, a partir de las cuales, una vez priorizadas y conciliadas con las disponibilidades presupuestarias, definirn el correspondiente Plan de Capacitacin. La metodologa que se sugiere comprende la siguiente secuencia: 1. Deteccin individual de Requerimientos de Capacitacin Implica disear y distribuir una herramienta de relevamiento de informacin (formulario) a todos los funcionarios involucrados en el proyecto. Se recomiendo hacerlo en el menor plazo posible, para evitar factores exgenos que sean considerados solo por algunas personas al momento de llenar la encuesta. Esta encuesta no es annima dado que las necesidades o brechas de competencias son propias de cada persona que integra una organizacin y asociadas a un proyecto especfico. De ah tambin la necesidad de que la aplicacin tenga la ms amplia cobertura posible. Para definir el nivel de profundidad que se requiere, respecto de cada brecha de competencia detectada, se sugiere aplicar la siguiente escala:

El instrumento propuesto debe ser muy breve con la finalidad de asegurar una alta tasa de respuestas que, al no demandar mucho tiempo, implique un adecuado anlisis de cada consulta sobre la que se deba pronunciar el funcionario.

2. Caracterizacin de Necesidades de Capacitacin por Proyecto En este instrumento, se espera que el director de cada proyecto emita su opinin acerca de las brechas de competencias que aprecia en su equipo, susceptibles de resolver mediante acciones de capacitacin. Esta encuesta debe permitir una mirada lo ms global posible de las carencias o debilidades del rea de trabajo, proyectada hacia los temas de mayor importancia que demandarn competencias especficas en el futuro inmediato para el respectivo equipo laboral. Por la misma razn, se podra incluir una consulta especfica respecto de las tecnologas de la informacin de manera de dar cuenta de un componente clave en los conocimientos requeridos para una gestin eficiente bajo los nuevos paradigmas de competitividad y productividad. Al margen de la respuesta a este instrumento, la direccin, en su rol de integrante de la organizacin debe tambin contestar la encuesta individual, dando cuenta de su percepcin respecto de las brechas de competencias que visualiza en su propio desempeo. 3. Sntesis de Necesidades de Capacitacin por Proyecto Ambas encuestas deben ser procesadas, considerando adems la trayectoria educacional de cada funcionario. El resultado de lo anterior, se debe registrar en una herramienta que podra consistir en una matriz de sntesis de necesidades por proyecto. Cuando se concluye el traspaso de los antecedentes a este tercer formato, se debe enviar el resultado consolidado a las respectivas direcciones de proyectos para los efectos de que ellos establezcan las prioridades (importancias relativas) para las diferentes brechas detectadas. En ese momento, es factible que se agreguen nuevas brechas que no se visualizaron en el primer levantamiento, con lo que se asegura una mayor validacin de los resultados. Si efectivamente surgen agregados, estos tambin deben ser priorizados en cuanto a su importancia. En todos los casos, la tabla de puntajes a asignar podra ser la siguiente:

Con el objeto de asegurar una mejor discriminacin, evitando la tendencia a considerar como inequvocamente de la misma alta importancia a todas las necesidades, se debe exigir que se clasifique como de importancia ALTA slo hasta un tercio del total de las brechas de la respectiva rea de trabajo. 4. Consolidacin de Necesidades Globales de Capacitacin Con estos antecedentes, se estar en condiciones de elaborar y presentar un Consolidado de Necesidades Globales de Capacitacin, que corresponde a la ltima fase del proceso. En este instrumento de sntesis, se deben agrupar las necesidades de capacitacin en funcin de la demanda que se aprecia de ellas. Para esto se debe aplicar la siguiente frmula:

Dnde: a = Funcionario con necesidad detectada en su contenido y nivel de profundidad requerido. b = Importancia de esta necesidad (clasificacin realizada por la jefatura del rea) c = Nmero de reas en que se detect una misma brecha, en un mismo nivel de profundidad. En trminos ms detallados, la determinacin del resultado implica seguir el siguiente proceso: 1. Se multiplica cada caso individual por el correspondiente puntaje de importancia asignada a dicha necesidad por parte del director correspondiente. 2. Se suma el resultado de cada una de las multiplicaciones del paso anterior. Se debe entender como una necesidad diferente a una competencia n clasificada en su nivel avanzado, respecto de la misma competencia n, en su nivel medio o bsico. 3. Ese resultado se multiplica por el nmero de reas en que se detect determinada brecha (en el mismo nivel de profundidad). Este factor permite fortalecer el impacto de una accin de capacitacin en un contexto

organizacional que trasciende las fronteras de un rea especfica de trabajo, con lo cual el impacto logrado podra tener una incidencia mayor. Dependiendo de la dinmica la presentacin de la consolidacin se puede realizar en dos modalidades diferentes: Presentar la sntesis de brechas detectadas para que un comit o un coordinador general determinen las que debern ser atendidas mediante capacitacin y, a partir de esa decisin, estructurar cursos especficos que configuren el Plan de Capacitacin. Elaborar directamente una propuesta de Plan de Capacitacin, con la consecuente articulacin de las brechas en actividades de capacitacin, de modo que el listado de brechas sea un insumo anexo que avala el Plan construido. En este escenario, el comit o el coordinador general se debe pronunciar directamente respecto del Plan de Capacitacin que se someta a su consideracin. Implica, por lo tanto, que ya se cuenta con informacin preliminar acerca de los costos involucrados.

El paso final de la DNC es iniciar la ejecucin del Plan.