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Es regla comn que los presupuestos suelen excederse por razn de algo que llamamos imprevistos.

Pero estos no siempre lo son. Los factores que dispararon el costo siempre han estado en el proyecto. Simplemente, no se tuvo en cuenta el impacto cuando se planific el trabajo. Estos pensamientos tratan de enfatizar el tema. Abro debate para mejorarlo, con su colaboracin. En particular me interesa el aporte de personas de otros pases.

EL CAMBIO EN EL PRESUPUESTO
Extracto del libro LICITAR PARA GANAR de autora del Ing Germn Urdaneta H Colombia. Generalidades. Todos hemos sido testigos, cuando no actores, del drama que constituye el fatdico anuncio del constructor al propietario de la obra. .. entre otras cosas vamos a necesitar unos pesitos ms para terminar la obrita... y se aade a manera de explicacin no pedida. ...Es que francamente todo sube a un ritmo tenaz!. Y a saltar matones se dijo. De manera sbita, es necesario buscar unos pesitos ms para terminar el proyecto en el cual se embarc en buena (?) hora. Al comienzo de un proyecto existe la tendencia a ser optimista respecto al costo y a menudo se subestima rel valor con el ostensible propsito de venderdel proyecto. Cuando esto ocurre, el proyecto comienza a caminar con desventaja, situacion que se extiende por toda su duracin. Es entonces cuando el proceso de control comienza a sealar un exceso de costo, el cual muy a menudo simplemente se registra sin tomar acciones correctivas. EL gerente de proyecto se enfrenta al dilema de determinar hasta donde puede llegar con el exceso o en subsidio de esto, que partes del proyecto podr recortar sin mutilarlo.

Por qu ha sucedido esto? An si todo sube .. a un ritmo tenaz.., es sto algo nuevo, o por el contrario es una tendencia que se ha enquistado en nuestra economa. Y es que si la profesin es construir, acaso no s tener en cuenta estos factores en el presupuesto?. Todo como si fusemos marcianos, desconocedores de las realidades del pas. Generalmente, hay mucha parte que es achacable a lo que podemos calificar, muy tmidamente, de falta de sinceridad de parte del ingeniero que presupuesta Se hace un estimado, supongmolo bueno, pero a la fecha. Y mientras se decide acometer la obra pasan varios meses. Y a los ritmos de devaluacin, esto significa un 4% a 5% de incremento mensual de costos, no es de extraarse que en una obra de 6 meses de duracin, se pueda experimentar de un 15% a un 20% de incremento en los costos. Pero si se le dice esto al cliente, cuantos de sus amigos le van a decir lo mismo?. De manera que simplemente se incluye un tmido porcentaje de imprevistos, que nunca llega al nivel citado. Y luego, se prepara el escenario para el acto culminante de la tragicomedia, cuando los rivales ya no estn en el proscenio.Si el propietario entiende esta poltica, debe saber que sea quien sea su contratista, llegar a la escena temida, simplemente cambiando al actor de carcter. Entonces debe hacer una provisin de reserva para atender esta eventualidad. La brecha del costo. Por otra parte, si se supone que el presupuestador debe ejercer especial cuidado en su trabajo, errar es humano y se puede esperar un margen de error en el proceso.Es por esto que siempre existir una brecha entre el valor presupuestado por el proyecto y el valor finalmente pagado por l. Por su parte, la Contingencia, que algunas personas gustan llamar Imprevistos, es el evento fortuito que ocurre cuando sucede algo inesperado y costoso, cuya naturaleza no es previsible, pero que con mucha seguridad va a suceder. La reserva de contingencia se puede definir como La reserva especifica que se separa para atender al costo de los eventos impredecibles que ocurrirn dentro del alcance del proyecto. Adquiere especial relevancia, cuando existe la tradicin de que tales eventos han sucedido en proyectos similares.

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De acuerdo con la posible naturaleza de estos eventos, se puede aminorar su impacto, por medio de medidas o programas preventivos, mediante una politica de proteccin con plizas de seguros o por medio de una reserva para atender tales gastos. Es una contingencia, por ejemplo, el efecto que tiene una tarde de lluvia sobre la labor de un pavimentado con asfalto y que le impide completamente adelantar trabajos.

EL ERROR HUMANO.
Para ilustrar los aspectos que pueden constituir Error Humano, se estudian por su origen. Estos pueden ser:

Externos o Internos

Aunque los errores de origen externo pueden presentar una amplia gama de causas, casi tantas como las posibles actividades del hombre, la mayora proviene de defectos de informacin. Entre estos, los casos mas frecuentes son: Informacin defectuosa, inducida por planos y especificaciones confusos, inconsistentes, incompletos o errados. Por ejemplo, por la omisin de dimensiones o detalles. Informacin faltante, detalles o definicin en documentos, que hacen que se omitan actividades completas. Por ejemplo, no se indican en los planos las salidas de televisin. Deficiente estructuracin de las bases o listas elaboradas para la presupuestacin, las cuales suelen presentar exceso o defecto en la desagregacin. Por ejemplo, al cotizar un bao a todo costo, se omiten las incrustaciones de porcelana. Errores en los planos o las cantidades de obra que se ofrecen para cotizar.

En cuanto a los errores de origen interno, se pueden presentar

por fallas de informacin, por negligencia por falta de control.

A nivel de ejemplo se pueden mencionar: POR INFORMACIN: Falta de identificacin del propsito del presupuesto. Por ejemplo, al elaborar un presupuesto para control de obra, se mide la mampostera de todo el edificio, lo cual no permite evaluar el avance de cada piso. Desconocimiento del ambiente de ejecucin y de la zona en la cual se desarrolla el trabajo, con las consecuentes equivocaciones en los costos de ejecucin. Por ejemplo, por trabajar en zonas apartadas del departamento. Incompetencia tcnica, falta de familiaridad y conocimiento tcnico con relacin a las tareas a desarrollar, con la consiguiente incapacidad de detallar los procesos constructivos, y por ende interpretar los componentes y sus implicaciones. Error en la evaluacin de rendimientos, como por ejemplo al tratar de asignar un precio a la instalacin de una bomba para desag. Diferencias de interpretacin sobre el alcance de las actividades por desarrollar. Por ejemplo, al construir un pozo de inspeccin, no se incluye la excavacin y el dueo contaba con ello. Desconocimiento de los programas de construccin, por lo cual no se tienen en cuenta las limitantes de tiempo que tiene las actividades. Por ejemplo, al hacer una tarea en tiempo muy corto, es necesario asignar varias cuadrilla adicionales, y cada una de ellas demanda un gasto de transporte.

POR NEGLIGENCIA.

Operaciones aritmticas erradas en la evaluacin de cantidades o cmputos de precio. Identificacin errnea del alcance o contenido de las actividades, omitiendo actividades o componentes. Por ejemplo, omitir las formaletas al cubicar una escalera en concreto. Medicin errnea de las cantidades de obra, en especial por no relacionarlas con las medidas comerciales y convencionales. Por ejemplo, al medir superficies para pintura, no tener en cuenta el rendimiento de los galones. Uso inadecuado de los precios, ya sea por no tener informacin actualizada, por no utilizar los precios que corresponden a los empaques o presentaciones utilizados, o por no tener en cuenta el momento de ejecucin real del trabajo

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Deficiencias en la modelacin de las actividades, errando en las cantidades, al estimar incorrectamente los desperdicios y las prdidas que ocurren en la obra. Por ejemplo, no considerar los das de lluvia al valorizar el uso de una mquina. Contabilizacin doble de la misma actividad, por deficiencias en la interpretacin de la especificacin. Por ejemplo, medir el acero de refuerzo de un mesn, cuando al pagar el mesn, se estar midiendo nuevamente este material.

DEFECTOS EN LOS SISTEMAS DE CONTROL

Perdidas por robo, almacenamiento inadecuado, demoliciones por construccion deficiente Localizacin inadecuada de los centros de acopio, lo cual obliga a incrementar la manipulacin de los materiales Organizacin inadecuada de las cuadrillas de construccin Falta de supervisin en la ejecucin de los trabajos Demoras o descordinacion en la adquisicin de los materiales Demoras en la ejecucin, lo cual aumenta las exigencias de supervisin y administracin de las obras. Defectos en coordinacin, que obligan a repetir trabajos. Por ejemplo, la instalacin de redes elctricas despus de pintar las paredes.

La pauta par el manejo del error humano debe ser el socorrido de que el que pega, paga. Por lo general, se manejan con los procesos de cambio, que atienden a la legalizacin de las alteraciones del proyecto. Pero a pesar de esto se han de presentar causales diferentes a la simple inflacin y que han de modificar el costo del proyecto. Estos se pueden identificar primordialmente como el cambio y el crecimiento. Estos factores, ajenos a la estructura inicial del presupuesto, son controlables y las variaciones de costo se pueden explicar, y aceptar, a tiempo

EL CAMBIO EN LOS PRESUPUESTOS.


Ninguna obra humana se puede considerar perfecta. Siempre habr omisiones o mejores maneras de hacer las cosas. En muchas ocasiones, es el ya que est aqu doctor porque no aprovechamos para.. En otras oportunidades es una omisin, voluntaria o n, en las condiciones iniciales. Otras veces es una eventualidad impredecible Constituye cambio cualquier alteracin en las condiciones pactadas originalmente. Puede ser tanto positivo, que cause aumento, como negativo, disminucin. Depende del tipo de contratacin, de los efectos que produce, de las actividades que se causan y de la habilidad de negociacin de las partes. En ningn caso, salvo en condiciones de urgencia extrema que amenacen la vida humana o la seguridad ltima de las obras, se deben acometer obras no previstas sin haber pactado las condiciones del cambio. El cambio debe identificarse, aceptarse, pactarse, valorizarse y ejecutarse. Como tal, afecta el valor del contrato. Segn su importancia y duracin puede causar anticipos adicionales, ampliar plazos o modificar secuencias. Todas estas acciones tienen un valor econmico que debe reconocerse. Hay que dar claridad al hecho de que el cambio puede tambin causar una disminucin en el valor del contrato. Hay costos asociados a los precios pactados que no dependen de la distribucin de estas cantidades sino que tienen conceptos de proporcionalidad o temporalidad y que al disminuir su causacin, implican prdidas a una de las partes. Lo que bajo una modalidad de contratacin puede constituir un cambio, bajo otra es un evento previsible. Por ejemplo en un contrato a suma global fija se decide aadir varias ventanas, de igual tipo y calidad a otras que ya existen en el proyecto. En este caso, constituye cambio la totalidad de la actividad, no solo de aadir las ventanas, sino de demoler vanos, filos, dilataciones y todos los dems costos que el constructor pueda considerar aplicables. Y adems deben reportar una utilidad razonable. Si el contrato es de unitarios, no necesariamente se configura el cambio, puesto que la adicin de materiales se cancelar a los precios del contrato. Sin embargo, si la cantidad de ventanas adicionales es apreciable, se puede presentar la necesidad de incrementar el plazo del contrato por la demora que se pueda presentar en el suministro. A su vez este incremento del plazo se puede reflejar en la necesidad de incrementar los costos indirectos. Si el contrato es de administracin delegada, no debe haber incidencia econmica diferente al sobrecosto, incluido el honorario del constructor. Sin embargo, puede ser necesario la ampliacin del plazo, en cuyo caso los costos de las plizas adicionales deben ir al costo de la obra.

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EL CRECIMIENTO
Este factor, a menudo confundido con la inflacin configura fuente de aumento de costos. Consiste en la adicin de trabajos a los inicialmente previstos, ya sean de naturaleza prevista o n. En el ejemplo anterior, todo el factor constituye crecimiento, generando o no cambio segun se discuti. Pero tambin constituye crecimiento el cambio de tipo de ventana. O la adicin de una marquesina. La clsica obra extra es un factor neto de crecimiento. Todo crecimiento que se experimente en un contrato debe producir efecto sobre el valor del mismo. Un factor de crecimiento que resulta traicionero en este caso es la llamada obra adicional en un contrato de precios unitarios, el cual incrementa el valor del contrato pero sin que se advierta tal hecho con facilidad. Tanto los cambios, como los crecimientos, deben estudiarse con mucho cuidado, pues es su descuidado manejo lo que lleva a severos conflictos de ndole contractual. En muchas ocasiones se renen los residentes de interventoria y del contratista, el uno a ordenar y el otro a aceptar un cambio, sin medir las consecuencias ni con la suficiente protocolizacin. Ha nacido el conflicto, que probablemente se reflejara en un litigio y perjuicios econmicos para una o ambas partes. Por otra parte los procesos de estudio y aprobacin de los cambios deben ser de una gran agilidad, pues las demoras que se experimenten van a incrementar el traumatismo que se causa. Tambien debe insistirse en la importancia de que se minimicen los cambios en los contratos mediante un concienzudo estudio de las condiciones del proyecto al momento de hacer los contratos. Lamentablemente, en el pais no existe una disciplina real que unifique el criterio sobre lo que es un proyecto completo y con una inusitada frecuencia los planos que se entregan son de una pobreza asombrosa. Son justificadores de memorias de clculo antes que documentos constructivos . Por ltimo, el libertinaje de las costumbres contractuales, y la acendrada tradicin futbolera del pas , hacen que en las condiciones de cambio las partes traten de golearse mutuamente. La interventora, en su afn de controlar el costo, minimiza la importancia del costo y dems incidencias. Por su parte el contratista ve la oportunidad de arreglar algunas cargas, y pensando que si no es conmigo, con otro les cuesta muchsimo mas, por que yo ya estoy aqu, trata de sacar la mejor tajada. As el proceso se vuelve un regateo econmico, en el cual el nico perjudicado es el propietario. La contingencia Se entiende por contingencia la ocurrencia de alteraciones en lo previsto, las cuales se sabe que ocurrirn pero que no se pueden identificar, cuantificar y valorizar de antemano. Las variaciones que se presentan por contingencia se pueden dividir entre variaciones de origen Externo que son aquellas que dependen de las circunstancias de tiempo y lugar de ocurrencia del proyecto y las de origen Interno que de todas maneras hubiesen ocurrido sin importar donde y cuando se ejecutara el proyecto. Aunque algunas de las contingencias externas se pueden prevenir mediante reservas o procesos de control, la mayora de las contingencias no se pueden preveer y para compensarlas es necesario establecer mrgenes o hacer modificaciones al presupuesto original. La diferenciacin entre preveer un margen o hacer una modificacin esta asociada con el rol de la persona afectada. Para un propietario, resulta poco efectiva la modificacin del presupuesto, ya que por lo general dispone de una apropiacin presupuestal que nicamente podr incrementar en escasas ocasiones. Por lo general debe asignar un porcentaje de Imprevistos a su presupuesto para satisfacer tales gastos. Por el contrario, para un ejecutor o contratista, el mejor camino es solicitar una modificacin formal del alcance del presupuesto original, con el fin de que los controles de avance e inversin se puedan hacer sobre una base real. Solamente debe aplicar un margen para compensar por sus contingencias internas. Las Variaciones externas se pueden clasificar a su vez como generadas por Variaciones en la definicin o el alcance y las que se ocasionan por Fuerza Mayor. Las primeras se pueden corregir con un adecuado manejo de los cambios, pero incluyendo su efecto como una modificacin en el presupuesto original. Las segundas generan siniestros que se deben controlar mediante un mecanismo adecuado de compensacin por parte del propietario hacia el contratista o de una adecuada politica de cubrimiento por seguros por parte de este. El propietario debe ajustar un margen de previsin para este caso. VARIACIONES EN EL ALCANCE DEL TRABAJO,

Incremento en la cantidad contratada, generalmente considerado como obra adicional. Inclusin de obras o servicios no previstos, lo cual se maneja como obra extra Cambio de especificaciones, tanto en los insumos como en la calidad final del trabajo, Eliminacin de trabajos, cuyo efecto puede significar lesin en las apropiaciones de administracin general. Prolongacin del termino de ejecucin, lo cual representa un incremento en los costos indirectos incidentes.

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b prevista para las obras.

OCURRENCIA DE FACTORES DE FUERZA MAYOR,

, inundaciones) o por causas de vandalismo, violencia o intervencin criminal. Perdida de eficiencia por perturbacin social Perdida o dao de obras construidas , materiales, o instalaciones por actos de la naturaleza (Sismos, huracanes, inestabilidad laboral o accidentes externos, exigencias de la autoridad, influencia de elementos subversivos etc. Suspensin de obras por parte del propietario o de actos de situacin social, calamidad pblica o acto de la naturaleza. Efectos socioeconmicos sobre el mercado de insumos y servicios.

Aun cuando la correccin de los factores mencionados arriba permitirn tomar en cuenta de antemano, o corregir en su momento, los principales eventos que determinan los cambios de precio, an restan por considerar otros factores de ocurrencia inevitable, por cuanto sucedern de todas maneras, sin tener en cuenta la poca y el lugar de ejecucin del proyecto. Para estos factores la nica solucin posible es la previsin de factores porcentuales, que permitan definir un margen de reserva.Como se ha mencionado, estas son variaciones externas, entre las cuales se puede mencionar, como ejemplo:

La aparicin, y aplicacin, de nuevos materiales y tecnologas, La promulgacin de cdigos o reglamentos que impongan nuevas obligaciones a contratante o contratista La fijacin de impuestos, sobretasas y contribuciones, desconocidos al momento de presupuestar

LA ESCALACION DEL PRECIO


Si se omite la consideracin de los defectos, intencionales o n del presupuesto, existe el hecho del alza de los precios. Tal vez una manera de combatir esta tendencia sera convertir el presupuesto a una medida ms estable (moneda extranjera, UPAC, SMMV). Otra medida, de dudosa efectividad es la aplicacin de frmulas de reajuste que siempre buscan favorecer, con una ptica miope, los intereses del propietario. Cuando se elabora, el presupuesto se prepara para la fecha de elaboracin, y es por consiguiente necesario proyectarlo hacia la fecha de ejecucin. As mismo, las condiciones singulares de la elaboracin lo colocan en un ambiente especifico el cual es necesario acondicionar a las verdaderas condiciones de la ejecucin. Un constructor que utiliza la base de datos correspondiente a su ciudad sede para presupuestar una obra situada a 120 km de ella, debe ajustarla para tener en cuenta factores singulares del sitio, tales como sobrecosto por transporte, diferencias en rendimientos y calidad de la mano de obra, factores climticos etc., los cuales por lo general compensa afectando el precio de los insumos por factores de mayoracin.

La manera de producir estos ajustes es mediante la apropiacin de reservas en dinero o la adjudicacin de mrgenes de previsin para absorber las posibles diferencias. Es posible que el monto se haya establecido como un porcentaje del precio de que se dispona en el momento, pero si este aumenta posteriormente, la reserva no necesariamente se incrementa.Ms adelante, al actualizar el presupuesto, ya se ha adquirido mayor conocimiento y por consiguiente se conoce su precio, el cual result ms elevado que lo supuesto por razones especulativas. La reserva se revisa para incluir este precio cierto pero el valor de la adecuacin se mantiene en el valor estimado anteriormente, ya que no tiene por que verse afectado por la especulacin en el terreno. Por el contrario, un margen se adjudica como un valor porcentual, y por consiguiente cambia con la variacin del precio base. La inflacin caracterstica de la economa de nuestros pases en desarrollo ha generado una modalidad poco usual en los pases de economa ms estable:

LAS FRMULAS DE REAJUSTE.

Modalidad extica, que consiste en conformar canastas de referencia para publicar ndices de variacin mensual o en aplicar frmulas diseadas exprofeso, usando ndices o valores de productos comerciales para detectar el aumento en los costos de los productos bsicos de la construccin.

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Desafortunadamente, por razn de la macroeconoma del pas, estos ndices se controlan arbitrariamente para evitar su incidencia en la inflacin. Por otro lado las frmulas se estudian de manera muy cuidadosa para evitar que el incremento mensual pase de un cierto nivel. En el momento, este incremento se mantiene en el orden del 1.5% mientras que los estu dios de la vivienda representan cerca de un 3.0% mensual. Entonces quien debe absorber la diferencia? Siempre resulta el constructor siendo el paganini del paseo. Con un sano criterio de presupuestacin, es posible controlar este hecho. Sin aplicar ciegamente las frmulas o los ndices, el constructor puede valorizar mensualmente sus actas de trabajo a los precios originales del contrato, y comparando contra el precio original detectar el monto de la inflacin real para cada acta. Este procedimiento le da una medida ponderada bastante confiable. Como en el momento de licitar esto no es factible, ya que no se conoce la historia inflacionaria de la actividad, se puede hacer un procedimiento complementario. Disponiendo de bases de datos eficientes, se pueden analizar los valores del contrato calculado para algunos periodos anteriores y con base en los ndices de inflacin que resultan as se puede proyectar algunos meses, usando un mtodo estadstico. La aplicacin de los ndices proyectados al plan de facturacin da un promedio ponderado de inflacin. Este promedio se compara con el ndice resultante del mecanismo contractual de escalacin. La diferencia, que casi siempre ser en contra del contratista, debe distribuirse entre los costos ciertos del contrato. Se puede considerar un costo cierto, asignndolo a los tems notables, o prorratear entre todos los tems. Tambien puede incorporarse al AIU o tratarse como un costo financiero. Pero como sea, es un costo que debe recuperarse. Inclusive, puede ser conveniente darle nombre a este efecto e incluir en la propuesta el anlisis correspondiente, prueba documental de la mayor importancia en los casos de conflicto. Si el procedimiento anterior es muy elaborado, se puede adoptar otro ms sencillo, consistente en mantener una estadstica de los ndices de inflacin de los diferentes tipos de insumo y, determinando la composicin porcentual de los diferentes tems de la obra, hacer una escalacion ponderada. Se considera incompleta la formula de escalar la base de datos, ya que si bien esto produce un sobreprecio, la escalacin no siempre obedece a factores uniformes para todos los insumos, y constituye un ajuste incontrolado en el precio base, que puede restar competitividad. En todos los casos la inflacin es un colchn vaco que cedemos en el manejo del contrato si no se maneja con tino. Obviamente, si en una licitacin hago un estudio de inflacin, le doy una mayor certeza a mis precios, y por consiguiente puedo disminuir los costos inciertos. Aunque parece de menor importancia, la escalacin bien manejada puede ser el factor sobresaliente para la adjudicacin de un contrato y con frecuencia d origen a interesantes alternativas de propuesta. Recordemos sin embargo que la frmula de reajuste no paga el sobrecosto inflacionario. Solamente en los casos en que la ineficacia administrativa del estado produce la demora en la iniciacin de las obras se puede contar con alguna ventaja en este aspecto.

Si estas reflexiones le han llamado la atencin, le invito a consultar otros documentos que he subido a este mismo sitio : Construir con calidad.doc Admisin o rechazo.doc

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