INTRODUCCIN Nunca antes, la gerencia moderna haba tenido tanta necesidad de Herramientas Claves dentro de las Organizaciones como

en la actualidad, y es que ahora, se han vuelto factores indispensables para la sobrevivencia de las mismas, dado el efecto de la globalizacin y la dinmica de cambio, que rpidamente hace obsoleta las tecnologas y propone nuevas ideas y enfoques en casi todas los reas del saber. En consecuencia la presente monografa tiene por objetivo desarrollar algunas de las Herramientas Claves dentro de las Organizaciones para que estas, se desarrollen adecuadamente hacia el logro de sus objetivos.

Para ello la presente monografa se a distribuido en tres captulos, en el CAPITULO I desarrollaremos en tema de Estrategia y Planificacin, a continuacin en el CAPITULO II trataremos el tema de La Organizacin Emprendedora, finalmente en el CAPITULO III abordaremos el tema de Ingeniera de las Organizaciones

CAPITULO I ESTRATEGIA Y PLANIFICACIN

1.1 PLANIFICACIN

La planeacin o el planeamiento, es el proceso metdico diseado para obtener un objetivo determinado. En el sentido ms universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Otras definiciones, ms precisas, incluyen "La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos". Va de lo ms simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La accin de planear en la gestin se refiere a planes y proyectos en sus diferentes mbitos, niveles y actitudes.1

Diccionario de la lengua espaola (vigsima segunda edicin), Real Academia Espaola, 2001

Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo plan o lgica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de l organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que la organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requiere para alcanzar sus objetivos; los miembros de la organizacin desempean actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio se pueda tomar medidas correctivas.

El primer

paso para planificar consiste en elegir las metas de la organizacin. A

continuacin se establece metas para cada una de las subunidades de la organizacin; es decir, sus direcciones, departamentos, etc. Definidas estas se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas el gerente de mayor jerarqua analiza su viabilidad, as como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la organizacin los acepten.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dado los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta direccin, que carguen con la responsabilidad de la organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre 5 y 10 aos. Por otra parte, los planes de parte concretas de la organizacin abarcan plazos mucho mas cortos.2

Las empresas no improvisan en ellas casi todo se planea con anticipacin figura como la primera funcin administrativa por ser la base de las dems. La planeacin es la funcin administrativa que determina por anticipado cuales son los objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse para conseguirlos. Se trata de un modelo terico par la accin futura. Empieza por la determinacin de los objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y definir los objetivos es seleccionar anticipadamente el mejor curso de accin para alcanzarlos. la

STONER JAMES A.F. ADMINISTRACIN, Sexta edicin, Mxico, 1996, Pag. 11-12

planeacin determina a donde se pretende llegar que debe hacerse, cuando, como y en que orden.3

1.1.1 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones, la planificacin es el proceso a establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar a su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que debe organizar sin un plan, no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems les sigan. Sin un plan los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando y donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. Con mucha frecuencia los planes de eficientes afectan el futuro de toda la organizacin.4

Existen poderosas razones que nos inducen a afirmar que no solo merece la pena planificar, sino que es totalmente necesario que las empresas, en momentos de tanta incertidumbre y cambio como los actuales, planifiquen sus actividades y no se conviertan en Barcos a la deriva. Muchos autores han disertado sobre la importancia de la planificacin.

Koontz & ODonnell. Ha expuesto sus razones concretas sobre la importancia fundamental de la funcin de planificacin las mismas se muestran a continuacin:

Neutralizacin de la incertidumbre y el cambio. El futuro se caracteriza por la incertidumbre y el cambio, y ello hace que la planificacin sea una necesidad.

Concentracin de la atencin en los objetivos: Debido a que toda la planificacin esta dirigida hacia la obtencin de los objetivos de la empresa, el acto mismo de planificar concentra su atencin en esos objetivos.

Obtencin de una operacin econmica. La plantacin minimiza los costos debido a la importancia que da a una operacin eficiente y consistente. Sustituye la actividad individual poco coordinada por el esfuerzo conjunto dirigido; el flujo de trabajo desigual por el flujo de trabajo uniforme y los juicios precipitados por la decisin deliberada.

3 4

IDALBERTO CHIAVENATO Teora de la Administracin, Sptima Edicin, Mxico, 2006, Pg. 143 STONER JAMES A.F. ADMINISTRACIN, Sexta edicin, Mxico, 1996, Pag. 290

Facilitacin del control: un ejecutivo no puede controlar las realizaciones de sus subordinados sin haber planificado metas con las cuales compararlas.5

Planear es tan importante como organizar, dirigir o controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisacin y, si administrar es hacer a travs de otros, necesitamos hacer planes sobre la forma como esa accin se habr de coordinar. El objetivo no se lograra si los planes no lo detallaron para ser alcanzado. Todo control sera poco efectivo si no se compara con un plan previo. Sin planes se trabaja a ciegas. Este autor considera esta funcin primordial para la direccin, sin embargo en muchas ocasiones se le subestima y es comn creer que corresponde solamente a ejecutivos de alto nivel, lo cual no es correcto, en virtud de que existe tanto en los niveles altos como en los inferiores.6

Hay que gastar ms tiempo en planificar el futuro. El xito o fracaso de hoy depende fuertemente de decisiones tomadas en el pasado; dada la velocidad con que se producen los cambios resulta todava ms crucial un enfoque prospectivo. La planificacin debe servir para traducir la visin estratgica de la empresa en planes operativos y los dirigentes deben ser conscientes de la importancia de este hecho y dedicar parte de su tiempo a esta tarea. Para desarrollar una produccin de clase Mundial todos deben estar conscientes de que la planificacin debe convertirse en la forma usual de trabajar.7

1.1.2 BENEFICIOS POTENCIALES DE LA PLANIFICACIN

La existencia misma de la planificacin se fundamenta en hechos centrales de la vida moderna: escasez de los recursos frente a necesidades mltiples y crecientes y la complejidad, turbulencia, incertidumbre y conflictividad que caracterizan a las actividades humanas y su entorno.

La planificacin es extremadamente til en los sentidos siguientes:

Da a la organizacin que la utiliza una unidad explicita de propsitos, permitiendo el engranaje fluido de las partes, reduciendo la dispersin de esfuerzos y el consiguiente despilfarro de recursos.

Koontz y ODoonnell. (1967). Curso de Administracin Moderna. Un anlisis de las funciones de la administracin. Tercera Edicin, Edicin Revolucionaria. 6 Mercado Salvador, H. (1995). Administracin aplicada. Teora y Prctica. Editorial Limusa. pg. 543 7 Domnguez Machuca, J. A. (1994). Direccin de Operaciones: Aspectos Tcticos y Operativos. Editorial Ariel, S.A., Barcelona, Espaa.

Establece un mecanismo continuo de evaluacin de las actividades, lo cual permite corregirlas o reorientarlas permanentemente.

Minimiza la improvisacin en la toma de decisiones y los riesgos inherentes a la misma, sin quitar valor a la intuicin como factor importante.

Tiende a facilitar el paso entre el pensamiento y la accin.

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que: La organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; Los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.8

1.2 ESTRATEGIA

El antiguo concepto militar define estrategia como la aplicacin de fuerzas en gran escala contra algn enemigo. En Trminos empresariales, podemos definir la estrategia como la movilizacin de todos los recursos de la empresa en el mbito global con el propsito de alcanzar los objetivos en el largo plazo.9

Es el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la organizacin; la respuesta de la organizacin a su entorno en el transcurso del tiempo10

"La formulacin de una estrategia competitiva consiste en relacionar a una empresa con su medio ambiente y comprende una accin ofensiva o defensiva para crear una posicin defendible frente a las cinco fuerzas competitivas en el sector industrial en que est presente y obtener as un rendimiento superior sobre la inversin de la
8 9

http://frankmorales.webcindario.com/trabajos/planificacion.html IDALBERTO CHIAVENATO Teora de la Administracin, Sptima Edicin, Mxico, 2006, Pg. 202 10 STONER JAMES A.F. ADMINISTRACIN, Sexta edicin, Mxico, 1996, Pag. 292

empresa. Estrategia que se adjetiva as dada su perspectiva externa, propia de la Economa Industrial." En resumen, agrupando los conceptos principales anteriores, la estrategia de la empresa puede ser definida como: El modelo de decisin que revela las misiones, objetivos o metas de la empresa, as como las polticas y planes esenciales para lograrlos, de tal forma que defina su posicin competitiva ventajosa en el entorno socioeconmico donde la organizacin se desenvuelve, como respuesta de en qu clase de negocio la empresa est o quiere estar y que clase de organizacin quiere ser.11

1.2.1 IMPORTANCIA DE TENER UNA ESTRATEGIA

Nunca como antes, la Gerencia moderna haba tenido tanta necesidad de las estrategias empresariales como en la actualidad, y es que ahora, se ha vuelto un factor indispensable para la sobrevivencia de las organizaciones, dado el efecto de la globalizacin y la dinmica de cambio, que rpidamente hace obsoleta las tecnologas y propone nuevas ideas y enfoques en casi todas los reas del saber. El diseo de estrategias en el mundo del Management nace en el siglo XX, y se ubica en los aos 50, pero su origen lo podemos encontrar, estudiando las lecciones que nos han dejado los grandes maestros: Von Karl Clausewitz y Sun Tzu en su manual El Arte de la Guerra escrito en el siglo V a.C. pero de mucha actualidad por su aplicacin en las Escuelas Militares y en las de Gerencia.

En el campo gerencial entendemos la estrategia como un proceso innovador que integra en un Plan: Objetivos, metas y polticas de la organizacin, en forma coherente y dotada de los recursos necesarios para lograr el posicionamiento y la rentabilidad de la organizacin. Esto implica que la Organizacin debe tener sus factores de Liderazgo: Misin, Visin y Objetivos y que haya desarrollado un alineamiento de todas las reas funcionales con el Plan maestro.

Con esta definicin, la estrategia est ligada a la Planificacin, la cual apoya y complementa mediante el direccionamiento estratgico, en virtud de que con el conjunto de acciones y recursos asignados permite la ejecucin y el logro de los objetivos planteados, con participacin de todos los niveles de la

11

Porter, ME (1980) Estrategia Competitiva, Free Press, New York, 1980

organizacin. Presupone la formacin de equipos de alto desempeo, para que haya un cambio en la estructura organizativa, la cual debe seguir a la estrategia. La Estrategia comprende un conocimiento profundo de la industria en la cual est inserta la empresa, es decir una visin global tanto de lo interno como de lo externo para lo cual se utilizan tcnicas como la Matriz DOFA, las 5 Fuerzas de Porter y la Cadena de Valor que nos permite conocer las diversas actividades que realiza la empresa, y su valor agregado.

Es importante diferenciar las mejoras incrementales o eficiencias operativas que la mayora de las empresas realizan de las estrategias, las cuales son importantes y pueden transitoriamente mejorar la rentabilidad de la empresa, pero no crean una ventaja competitiva sostenible.12

1.3 LA PLANIFICACIN ESTRATGICA.

Muchas veces nos hemos preguntado Cmo prepararnos para el futuro? Las repuestas pueden ser muy variadas porque el futuro es lo que se construye cada da, sin embargo podemos pensar que todos los eventos que se estn sucediendo a nivel mundial tendrn su impacto en nuestras economas y por ende en sus diferentes sectores econmicos, afectando a cada una de las empresas en forma variada, por ello el conocer donde estn las fortalezas y debilidades de su empresa, es un buen comienzo, y una manera de establecer alternativas para tomar decisiones sobre las oportunidades que ofrece el medio ambiente sustentabilidad a su organizacin. y que pueden dar niveles de

Cuando se trata de plantear escenarios y de buscar alternativas, una de las mejores herramientas con que cuenta la Gerencia Moderna es la Planificacin Estratgica, y es que la PE no solamente permite estudiar el entorno y analizar las capacidades con que cuenta la empresa, sino plantearse una serie de preguntas, por ejemplo: Qu es la empresa actualmente? (Misin) y Qu ser en el futuro? (Visin). Todo este

cuestionamiento conlleva a un conocimiento profundo del Modelo de negocio y de las competencias claves para hacer la diferencia con otras empresas del mismo ramo.

Una vez ubicada la empresa en su ambiente y definida su visin, habr que disear las estrategias o planes de accin, para lograr un desempeo superior, una ventaja

12

http://estrategias-empresariales.com/blog/

competitiva,

en relacin con la competencia que har posible aprovechar las

oportunidades y minimizar las amenazas que puedan presentarse en el corto, mediano y largo plazo, aun cuando cada vez se hace ms difcil planificar a largo plazo, pero se pueden enmarcar los planes dentro de los diferentes escenarios y revisarlos semestralmente.

La Planificacin estratgica apoya el desarrollo de empresas sustentables, porque fija un norte, mediante el desarrollo de una visin compartida, que alinea al personal con un futuro posible y desarrolla objetivos estratgicos desde diferentes perspectivas, as como metas e indicadores, que hacen posible medir su progreso y establecer correctivos, cuando sean necesarios a fin de ir reduciendo la brecha entre una situacin presente y otra deseada.

Algunos empresarios pensarn que es una actividad que requiere tiempo, solvencia econmica y un ambiente estable, lo cual tiene validez, pero la PE rinde sus frutos en pocas de turbulencia, porque dirige el pensamiento hacia soluciones creativas que preparan a la empresa para enfrentar los problemas futuros, al mismo tiempo que mejoran la calidad de la toma de decisiones.

Para obtener el mayor beneficio de la Planificacin Estratgica, se sugiere utilizar equipos multidisciplinarios con competencias claves para el logro de la Visin Estratgica y apoyarse en un sistema de informacin que sea accesible a todos los

talentos de la organizacin, a fin de generar un flujo de informacin y de participacin, para mediante la gestin del conocimiento, desarrollar un proceso de innovacin, en el cual se forja una verdadera ventaja competitiva para la compaa.13 Figura 1 Modelo de planeacin estratgica Steiner Conclusin Concluimos la presente monografa indicando que la planificacin es una herramienta clave para las organizaciones ya que esta sirve de base y gua para el desarrollo y logro de objetivos de la organizacin. Otra de las herramienta claves dentro de la organizacin son las Estrategias ya que estos son los medios con los que la organizacin alcanzara los objetivos propuestos en el proceso de la planificacin.

13

http://estrategias-empresariales.com/blog/