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Ao VII N 33 Septiembre - Diciembre de 2013 www.documentalistas.
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ISSN: 1988-5032
Documentacin
revista
sumario
3 EDITORIAL M. AUXILIADORA MARTN GALLARDO 4 SECCIN GESTIN DEL CONOCIMIENTO EL SUPERTRABAJADOR. JAVIER MARTNEZ ALDANONDO (CHILE) 8 NOTICIAS 16 ARTCULO GOBIERNO ABIERTO, DATOS ABIERTOS Y PARTICIPACIN CIUDADANA EN CHILE. ALESSANDRO CHIARETTI (CHILE) 26 ARTCULO IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL Y SU IMPACTO EN LA GESTIN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO CARDIOVASCULAR-INCOR. CARLOS W. ANDIA (PER) 36 SECCIN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN SHARE EVERYTHING, FUTURO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN? HORACIO CRDENAS ZARDONI (MXICO) 41 FORMACIN NUEVOS RETOS PARA EL GOBIERNO ABIERTO BIG DATA, GOBIERNO MVIL Y REDES SOCIALES 42 ARTCULO EL PARLAMENTO ABIERTO, UN CAMBIO NECESARIO. DAVID COLERA CALONGE (ESPAA) 50 ARTCULO PRESERVACIN DIGITAL: CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE UNO DE LOS GRANDES RETOS DE NUESTRO TIEMPO. CLAUDIA CECILIA CASTILLO (COLOMBIA) 56 LECTURAS PROFESIONALES GESTIN DE LA INFORMACIN Y CONOCIMIENTO: HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO LOCAL Y COMUNITARIO. COORD. ALINA CUADRADO CASTELLN (CUBA) 58 ARTCULO BASES GENERALES DE GOBIERNO ABIERTO DE LA RED DE ARCHIVISTAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL. DAVID ARANDA CORONADO (MXICO) 66 ARTCULO PARLAMENTO ABIERTO: LA TRAMITACIN PARLAMENTARIA DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA Y BUEN GOBIERNO EN ESPAA. ROSARIO LPAZ PREZ (ESPAA) 82 INTERNET 84 ENTREVISTA ALMACENAR EN LA NUBE. JUAN JOS HERENCIA (ARGENTINA) 90 SECCIN COMUNICACIN 360 GRADOS EL BLOG, UNA HERRAMIENTA QUE REVOLUCIONA LA COMUNICACIN. BEATRIZ REVILLA (ESPAA)
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Revista Documentacin
Editorial
REVISTA DOCUMENTACIN Septiembre- Diciembre 2013 Ao VII - Nm. 33 Fundacin Ciencias de la Documentacin Institucin no lucrativa de mbito internacional declarada de carcter benfico social reconocida por ORDEN CUL/718/2005 de 24 de Febrero e inscrita en el Registro de Fundaciones del Ministerio de Cultura Espaol, nmero 639 www.documentalistas.org Direccin Mara Auxiliadora Martn Gallardo info@documentalistas.org skype: fundacioncd Twitter: @fundacioncd ISSN 1988-5032
La Fundacin Ciencias de la Documentacin no se hace responsable de la opinin de sus colaboradores en los artculos publicados, ni se identifica necesariamente con la misma. Asimismo, los autores son los nicos responsables ante terceros de la autora de sus escritos o de aquellos otros elementos suministrados por ellos (fotos, ilustraciones, etc). Con estas premisas, los contenidos estn bajo Licencia Creative Commons AtribucinCompartirIgual 3.0 Espaa. Fotografa de la portada Puerta, Biblioteca Pblica de Zamora, CyL - Espaa por FCD
M. Auxiliadora Martn Directora
na iniciativa ciudadana est recorriendo los pases de todo el mundo, demandando ms transparencia y ms informacin sobre la gestin de los representantes pblicos (senadores y diputados) en las instituciones legislativas. Esta corriente se ha denominado Parlamento Abierto (Open Parliment en la corriente anglosajona). Su principio es bsico, los representantes trabajan para el pueblo y por tanto su accin debe ser transparente. Para ello, es vital que la gestin realizada en los parlamentos (congresos, senados) se base en principios de la gestin documental que permita que la informacin parlamentaria est disponible para su consulta ciudadana, as como sus seoras tengan la capacidad de consultar y acceder de forma rpida a informacin que les permita una toma de decisiones, que afecta a los ciudadanos, de forma informada, comparada y elaborada. Siguiendo esta iniciativa mundial, la Fundacin Ciencias de la Documentacin ha firmado en Washington con la Organizacin de EstadosAmericanos (OEA), un memorndum de entendimiento que permita poner marcha el proyecto Documentacin en Instituciones Legislativas de Amrica Latina y el Caribe que a fecha de escribir estas lneas, ha creado un grupo en LinkedIn sobre Parlamento Abierto, y est pendiente de lanzar un curso para parlamentarios y asesores legislativos, as como la constitucin de la Red Parlamentaria Regional, de la cual ya se han dado los primeros pasos de contactos y acercamientos. Y todo esto est reflejado en el nuevo nmero de la Revista Documentacin que tiene ahora mismo en su terminal. Un numero especial, con artculos de especialistas y alumnos de la primera edicin del Experto Profesional en Gestin Documental aplicada al Gobierno Abierto, donde se abordan desde distintas aristas esta nueva corriente de transparencia y acceso a la informacin en los gobiernos y parlamentos que desean ser OPEN/ABIERTOS. Nuevamente, les agradecemos su presencia y les invitamos a seguir participando en los prximos nmeros de la Revista. Buena lectura !!!
SECCIN Gestin del Conocimiento
Por Javier Martnez Aldanondo (Chile)
A
El Supertrabajador
firmar que cualquier tiempo pasado fue mejor no slo es discutible sino que tambin es injusto con quienes vivieron antes que nosotros. Nunca la vida ha sido fcil y dudo que muchos de nosotros estuvisemos dispuestos a vivir en las mismas condiciones que hace 100, 200 500 aos. En la sociedad del conocimiento, todos los trabajadores son trabajadores del conocimiento. Lo cierto es que, a lo largo de la historia, siempre se ha requerido conocimiento para realizar cualquier tarea pero lo que ha cambiado es que el conocimiento ms bsico (el empleado en el trabajo fsico) ha sido progresivamente automatizado y realizado por mquinas mientras el conocimiento ms sofisticado permanece, por ahora, en manos de las personas. La leccin es clara: si tu trabajo y tu conocimiento puede ser sustituido por una mquina, entonces ms temprano que tarde ocurrir. Ahora bien, aunque el mero hecho de tener un empleo y un ingreso fijo es ya una bendicin para mucha gente, hay que reconocer que actualmente vivimos tiempos ingratos para trabajar empleado en una organizacin pblica o privada. Y es que el trabajo se ha ido complejizando cada vez ms: los clientes son cada da ms exigentes y menos fieles ya que cuentan con ms alternativas entre las que elegir, cada vez existe mayor competencia entre las organizaciones por ganarse la preferencia de esos clientes, los mercados ponen presin a las empresas, los consejos de administracin ponen presin a los equipos directivos y estos exigen ms y ms a sus empleados. Esta cadena ha convertido a las organizaciones en entidades despiadadamente demandantes respecto de los resultados que exigen a sus integrantes, fijndoles metas ms ambiciosas cada ao, estableciendo indicadores, sistemas de medicin y evaluacin del desempeo y mecanismos de seguimiento y control excesivamente agobiantes y que no dejan resquicio alguno para relajarse. No es casualidad la frase que mi abuela sola pronunciar Estrs? qu es eso? nosotros nunca tuvimos estrs.
Revista Documentacin Este brusco cambio de ritmo al que todos los profesionales tratan de adaptarse como buenamente pueden, ha trado consigo efectos muy palpables: Hasta hace relativamente poco tiempo, a cada trabajador se le exiga y se le pagaba por hacer bien su trabajo, lo que no era poco. Sin embargo, hoy el sueldo de cualquier empleado no solo depende de estar a la altura del desempeo esperado, sino que por el mismo precio, incluye adems otras 4 obligaciones que lo abruman puesto que su empleador le exige: 1. Aprender lo que no sabe y necesita para estar actualizado 2. Ensear lo que sabe a otros que saben menos y que la organizacin necesita que aprendan 3. Innovar 4. Colaborar No hay duda de que la vida para cualquier trabajador es bastante ms complicada sobre todo si se le demanda desplegar 4 nuevas habilidades pero nunca, ni el colegio ni la universidad (y slo espordicamente alguna empresa) se preocup de ensearles cmo se aprende, cmo se ensea, cmo se innova y cmo se trabaja colaborativamente. Aprender: Segn la ASTD, en 2011 las empresas en EEUU gastaron 150 billones de dlares en el aprendizaje de sus empleados. Nadie duda ya de la importancia de aprender. Lo que eres depende de lo que has aprendido y lo que sers depende de lo que seas capaz de aprender. Cuanto ms y mejor aprendes, ms conocimiento adquieres y por ende, ms valioso te vuelves y ms aumenta tu empleabilidad. A mayor formacin, ms empleo y mejores salarios. A continuacin, algunas caractersticas del aprendizaje laboral: 1. Cmo se aprende? Por paradjico que parezca, los seres humanos somos expertos en aprendizaje, sabemos aprender pero no sabemos cmo aprendemos. En innumerables ocasiones hemos insistido en que aprendemos haciendo, aprendemos de los errores y aprendemos de las historias. 2. El aprendizaje es parte del trabajo y no una actividad separada de ste. Aprender es trabajar y no es posible trabajar sin aprender.
3. El aprendizaje es, sobre todo, responsabilidad de cada uno. Yo soy quien ms partido le va a sacar y por tanto, el principal interesado en aprender, por eso es fundamental contratar personas curiosas, amantes de los desafos y deseosas de aprender. 4. Ante un mundo tan veloz y tan incierto: a. Mantenerse actualizado en los ltimos conocimientos de tu especialidad es una obligacin para todo profesional que se precie. Aprender es la nica manera de progresar y de invertir en el futuro. b. El autoaprendizaje es una de las principales estrategias. Eso significa que no tiene sentido prescribir formacin sino facilitar el acceso a que cada trabajador pueda decidir cmo y cundo necesita aprender incluyendo, por ejemplo, el storytelling o el juego. 5. La mayor parte del aprendizaje en el trabajo es informal (se habla de ms del 80%) lo que convierte a la oferta formal de cursos del rea de capacitacin de la empresa en una solucin dramticamente insuficiente. 6. Uno de los elementos que mayor influencia ejerce en el aprendizaje es la motivacin. El xito es un buen motivador pero un mal maestro porque la conclusin que sacas cuando triunfas es que tienes que seguir haciendo lo mismo y no hay nada que cambiar, no hay nada nuevo que aprender. Por eso es tan importante aprender a perder y a gestionar el fracaso. Aprender es practicar y reflexionar. Hay 3 cosas respecto del aprendizaje que ya cambiaron para siempre y sin posibilidad de marcha atrs: aprender durante toda la vida, aprender en equipo y aprender con tecnologa. Ensear: Dado que el conocimiento se encuentra por lo general al interior de las organizaciones (de otra manera estas no existiran), resulta lgico que una de las prioridades de cualquier directivo sea preocuparse por sacar rendimiento a este activo transfirindolo desde aquellos que lo tienen hacia quienes lo necesitan, pasando de ser una propiedad individual para convertirse en propiedad colectiva. Ahora bien, la teora
es siempre mucho ms simple que la realidad. En el newsletter Dime como enseas y te dir como crees que aprende la gente abordamos precisamente el calvario que padece cualquier experto de una empresa al que le solicitan preparar e impartir un curso a sus compaeros. Aos atrs, un cliente nos confesaba el fracaso de una iniciativa cuyo objetivo era que sus expertos pusieran por escrito lo que saban con objeto de transferirlo a sus colegas ms noveles. Y es que los expertos no saben lo que saben y tampoco saben cmo hacer que otros aprendan lo que ellos saben. Si aprender es importante, entonces ser capaz de ensear lo que se sabe es una habilidad fundamental. Pero claro, no puedes ensear si no sabes cmo se aprende y cmo funciona el cerebro. Un experto lo es por su vasto conocimiento en su mbito de especialidad pero no en procesos de aprendizaje. Cmo se ensea? Hay una regla que nunca falla: cuanto ms habla el profesor, menos aprenden sus alumnos. Por esa misma razn, la equivocacin ms habitual consiste en considerar que ensear es sinnimo de transmitir informacin. Si la pregunta es qu necesitan saber, la respuesta son siempre contenidos; pero si la pregunta es qu necesitan hacer, entonces la respuesta son siempre tareas y actividades. Por tanto, la clave es decidir: 1. Qu quieres ensear (en base a oportunidades de mejora) 2. Cmo quieres hacerlo (cul es la mejor manera de que el alumno aprenda lo que le queremos ensear) y, 3. Por qu (cul es el problema que queremos corregir, cules son los errores detectados que te hagan pensar que eso es lo que deben aprender) En el aprendizaje (al igual que en la gastronoma), menos es ms. No tiene sentido abrumar a quien necesita aprender con toneladas de contenidos sino ofrecerle lo ms pertinente (colocarlo en situaciones reales similares a sus tareas diarias) y slo cuando necesite apoyo, y siempre a peticin suya, ofrecerle la posibilidad de acceder a todo tipo de recursos de aprendizaje. Innovar: Hace justo un ao abordamos la relacin entre gestin del conocimiento e innovacin. Todo el mundo parece estar enamorado de la innovacin pero hay 2 detalles que se nos olvidan recurrentemente: 1. Las organizaciones no fueron diseadas para innovar pero actualmente, ninguna empresa puede escapar de la esquizofrenia de vivir pendiente de los desafos del presente y al mismo tiempo, anticipar los desafos futuros. Lidiar con el presente obliga a no reinventar la rueda que ya funciona y sacar el mximo partido del conocimiento que atesora la organizacin. Planificar el futuro, sin embargo, implica reinventar la rueda, innovar en nuevas maneras de trabajar y de satisfacer las necesidades de los usuarios. Cmo pueden las empresas vivir con esa tensin permanente? 2. A las personas jams las enseamos a innovar. La gran pregunta que casi nadie responde es Cmo se innova? No basta con querer (motivacin) o con poder (contar con recursos y con apoyo) sino que tambin hay que saber. Para innovar es requisito primordial estar enfadado (tener un problema acuciante por resolver), hacerse las preguntas adecuadas (formular nuevas preguntas y buscar nuevas respuestas o generar nuevas respuestas a viejas preguntas), convivir con los errores (el miedo es el mayor inhibidor de la innovacin) y tener una base de conocimiento suficiente.
Innovar es un proceso de aprendizaje. Para innovar hay que arriesgar y para ello necesitamos empleados amantes del peligro y organizaciones que no slo lo permitan sino que lo fomenten. Colaborar: La unin hace la fuerza es un viejo refrn que todos conocemos pero que no siempre practicamos. Recientemente abordamos la importancia de la colaboracin para potenciar el aprendizaje, la transferencia de conocimiento y la innovacin. Aprendemos mucho mejor de otros y con otros, sobre todo intercambiando historias. El ser humano es social y colaborativo pero abruptamente olvida esas conductas una vez que se incorpora al sistema educativo, que promueve el individualismo y la competencia. En el mundo laboral nadie trabaja slo y nadie sabe ms que todo el mundo. Entonces, colaborar es una estrategia de supervivencia a pesar de que las organizaciones todava carecen de mecanismos para facilitar, incentivar y recompensar el trabajo colaborativo. El aprendizaje es un fenmeno natural, viene en los genes de las personas pero no en los de las organizaciones. En palabras del Christophe Lajouanie, Director de gestin del conocimiento de LOreal Las personas aprenden de los errores. Las organizaciones, al ser segmentadas, no. Hay que crear los circuitos para que un rea aprenda de los errores de la otra. Posiblemente el elemento que ms influye en la colaboracin es la actitud. El Capitn Jack Sparrow, protagonista de Piratas del Caribe, proclam El problema no es el problema, el problema es tu actitud frente al problema, Lo entiendes?. La actitud se puede aprender lo que la convierte en un conocimiento que resulta altamente valioso ya que se trata de la caracterstica que ms valoran los directivos respecto de sus empleados. Colaboracin es sinnimo de generosidad y de confianza. Para colaborar hay que querer colaborar, estar dispuesto a compartir sin miedo alguno, aquello que te hace importante y en ocasiones hasta insustituible La actitud se puede fomentar diseando contextos organizacionales adecuados (como las comunidades de prctica) pero tambin se puede reprimir. Conclusiones Todo empleado es contratado para trabajar y lo primero que debe hacer, sobre todo cuando es recin licenciado, es aprender a trabajar. La empresa le pide acelerar ese proceso al mximo para que sea productivo (se gane su sueldo) lo antes posible. A medida que va destacando, le pide que ensee a otros lo que sabe y tambin que colabore con sus pares. Y una vez cuenta con un cierto nivel de conocimiento, se le pide que innove. Si exigimos a los trabajadores esas 4 conductas, entonces tenemos que asegurarnos por un lado de que el sistema educativo las ensee (ninguna de ellas forma parte de los curriculums acadmicos) y que la empresa promueva un ecosistema que las facilite, poniendo todos los medios a su alcance. Es razonable que una empresa aspire a tener colaboradores con mayores capacidades, pero al mismo tiempo tiene que estar dispuesta a realizar el esfuerzo de colocar toda una batera de mecanismos (tiempo, recursos, personas, programas, etc.) para que sus integrantes aprendan a desplegar ese arsenal de conductas que la empresa espera. La quinta obligacin que cada vez se exige ms es la importancia de cambiar
Noticias
Premio Colegio Nacional de Bibliotecarios

www.cnb.org.mx/premiocnb.html
l Consejo Directivo 2011-2013 del Colegio Nacional de Bibliotecarios, A.C., (Mxico), abre el concurso al Premio Colegio Nacional de Bibliotecarios 2012 a los trabajos recepcionales en sus modalidades de Tesis, Tesina e Informe Acadmico con el apoyo de la Fundacin Ciencias de la Documentacin (representada en Mxico por su Director Jorge Tlatelpa Melndez); el Instituto de Investigaciones Bibliotecolgicas y de la Informacin; y la Direccin General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico.
Convenio con Universidad Autnoma de Nuevo Len (Mxico)
a Fundacin Ciencias de la Documentacin y la Universidad Autnoma de Nuevo Len (Mxico), a travs de su Facultad de Filosofa y Letras, y su Colegio de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, han establecido un Convenio General de Colaboracin para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a la promocin y difusin de las Ciencias de la Documentacin, dentro del marco que establece la cultura del acceso a la informacin pblica y la proteccin de datos personales, as como la colaboracin interinstitucional para el desarrollo de objetivos concretos en materia de gestin documental y de archivos, tanto en forma tradicional como electrnico. Para el adecuado desarrollo de estas actividades, ambas entidades han constituido una comisin tcnica formada por igual nmero de representantes de cada una, la cual coordinar las actividades realizadas al amparo del presente Convenio y vigilar su buen cumplimiento.
Conferencia Magistral en Tlaxcala
a Fundacin Ciencias de la Documentacin, la Universidad Politcnica de Tlaxcala Regin Poniente, y la Comisin de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Estado de Tlaxcala (CAIPTLAX) coordinaron la Conferencia Magistral Archivos Histricos vs. Documentos Electrnicos a impartir por la Mtra. Rosalba de las Mercedes Vlez Surez, prestigiada especialista en Archivstica de Colombia.
La Secretaria General de la Organizacin de Estados Americanos (OEA) y la Fundacin Ciencias de la Documentacin firman memorndum de entendimiento
l Secretario General de la Organizacin de los Estados Americanos (OEA), Jos Miguel Insulza, y el Presidente de la Fundacin Ciencias de la Documentacin (FCD) de Espaa, Jos Ral Vaquero Pulido, han firmado un memorndum de entendimiento por medio del cual ambas instituciones establecen un marco general de cooperacin para promover el desarrollo y fortalecimiento de las Instituciones Legislativas de los Estados miembros de la OEA. El memorndum de entendimiento establece los trminos y las condiciones para impulsar y acompaar esfuerzos e iniciativas comunes dirigidas al fortalecimiento institucional, la realizacin de diagnsticos, conservacin, organizacin de archivos y documentacin, as como al anlisis y elaboracin de estudios para la formacin y capacitacin de legisladoras, legisladores, lderes polticos y funcionarios pblicos en temas relacionados con e l acceso y manejo de la informacin desde las Instituciones legislativas en sus diferentes niveles. La implementacin del memorndum est prevista que se inicie este mismo ao y ser por cuenta de un comit, que se formar entre la Secretaria general de la OEA, mediante su Unidad de Apoyo a las Instituciones Representativas de la Secretaria de Asuntos Polticos y la FCD, el cual coordinar las actividades definidas a la firma del memorndum, entre otras: 1. Elaboracin de diagnsticos de las capacidades instaladas en las Instituciones Legislativas de la regin en temas de conservacin, digitalizacin, gestin y organizacin de archivos y unidades de informacin, promoviendo la participacin ciudadana. 2. Creacin de fondos documentales y bibliogrficos en las Instituciones Legislativas que deseen gestionar de forma efectiva su informacin, para as generar un conocimiento que las haga ms competitivas y de utilidad social. 3. Capacitaciones en gestin documental aplicadas al Parlamento Abierto, con el fin de promover la transparencia, ajustando procesos de gestin documental a estrategias de Parlamento Electrnico, potenciando as aspectos como la normalizacin e interoperabilidad documental. Asimismo ambas partes informarn a la opinin pblica de los avances en esta colaboracin conjunta a travs de sus portales y mediante las redes sociales.
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La Fundacin CD en la agenda de Parlamentos Abiertos
l Secretario General de la Organizacin de los Estados Americanos (OEA), Jos Miguel Insulza, recibi en la sede de la institucin hemisfrica en Washington, DC, una delegacin de parlamentarios de Chile y Mxico, con quienes dialog sobre caminos posibles para avanzar en la iniciativa de Parlamento Abierto de la regin, que lideran los legisladores. El Secretario General de la OEA y los congresistas hablaron sobre los principios fundamentales de la iniciativa centrada en la importancia de dotar de mecanismos que impriman ms transparencia a los poderes legislativos de la regin, mediante una mayor difusin de la informacin contenida en los documentos pblicos; una mayor participacin ciudadana; y una mayor rendicin de cuentas en las gestiones legislativas a nivel nacional, regional y municipal. Asimismo abordaron la posibilidad de incorporar la iniciativa dentro de los sistemas estudiados por el Mecanismo de Seguimiento de la Implementacin de la Convencin Interamericana contra la Corrupcin (MESICIC), de la OEA, que integran 31 Estados Miembros de la OEA. Tambin expresaron inters en sumar el proyecto a la Red Latinoamericana por la Transparencia Legislativa, que actualmente est compuesta por Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Guatemala, Mxico, Per y Venezuela.
El Secretario General Insulza y los parlamentarios coincidieron en el inters de sumar a la agenda de Parlamento Abierto los principios de la Alianza de Gobierno Abierto (Open Government Partnership, OGP), en la que participan 60 pases, y en particular su captulo referido a la Apertura Legislativa, que busca promover la transparencia y la lucha contra la corrupcin a travs del empoderamiento de los ciudadanos y el uso de las nuevas tecnologas en los Parlamentos. En la reunin participaron el senador Hernn Larrain, presidente de la Comisin de tica y Transparencia del Senado de Chile; la senadora Arely Gmez, presidenta del Comit de Garanta de Acceso y Transparencia de la Informacin del Senado de Mxico; el diputado Patricio Vallespn, presidente de la Comisin de tica de la Cmara de Diputados de Chile; el Representante Permanente de Chile ante la OEA, Daro Paya; el Director del Departamento de Cooperacin Jurdica de la OEA, Jorge Garca Gonzlez; y el Coordinador de la Unidad de Apoyo a Instituciones Legislativas de la Secretara de Asuntos Polticos de la OEA, Moiss Benamor.
FOTO: OEA/OAS
Auspiciamos encuentro de jvenes legisladores de las Amricas
a Fundacin Ciencias de la Documentacin auspici el Encuentro de jvenes legisladores, empresarios y representantes de la sociedad civil de las Amricas, que se realiz en la Sede del Parlamento Andino, Santa fe de Bogot, Colombia, el 31 de julio 2013. Este encuentro, que se organiz gracias al apoyo financiero del Gobierno de Canad, y convocado por la Organizacin de los Estados Americanos (OEA) junto al Parlamento Andino, busc bajo el lema El Rol de las Instituciones Legislativas en el Desarrollo, que lideres jvenes de diversos sectores de la sociedad participaran en un dilogo amplio del nuevo alcance y responsabilidad que tiene la actividad legislativa para lograr un impacto ms directo, eficaz y oportuno en los temas de desarrollo econmico, combate contra la pobreza, transparencia y equidad en democracia.
Puesta en marcha del grupo Parlamento Abierto
on el fin de dar soporte al proyecto Documentacin en Instituciones Legislativas de Amrica Latina y el Caribe, coordinado por la Organizacin de Estados Americanos (OEA) y la Fundacin Ciencias de la Documentacin, se ha puesto en marcha en LinkeIn el grupo de trabajo Parlamento Abierto. Acerca del grupo Parlamento Abierto La creciente importancia que van adquiriendo los poderes legislativos, tanto en el funcionamiento de las democracias de Amrica Latina y el Caribe, como en los procesos de integracin y participacin ciudadana, requiere de instituciones verdaderamente slidas y capaces de cumplir cabalmente con sus funciones y responsabilidades. Por ello, la Organizacin de Estados Americanos (OEA) y la Fundacin Ciencias de la Documentacin han puesto en marcha el proyecto Documentacin en Instituciones Legislativas de America Latina y el Caribe que busca promover el desarrollo y fortalecimiento institucional de los Parlamentos, que depende en gran medida de la capacidad que una institucin tiene en trminos de recursos estratgicos como el conocimiento, la informacin y el personal calificado.
Temas de trabajo Nuevas tecnologas de comunicacin e informacin en parlamentos; Probidad y tica legislativa; Tratamiento presupuestario; fiscalizacin parlamentaria; Tcnica legislativa y negociacin parlamentaria; Relaciones legislativo-ejecutivo; Estrategias institucionales de comunicacin poltica; Relaciones con la sociedad; Sistemas de asesora parlamentaria y frmulas de eleccin parlamentaria; Gestin Documental aplicada en polticas de acceso a informacin parlamentaria; Papel de los archivos, bibliotecas y centros de documentacin en los parlamentos; Apertura, reutilizacin e interoperabilidad de la informacin parlamentaria; Nuevos retos a la informacin legislativa (BigData; Redes Sociales; Movilidad; ); Etc.
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Primeras Jornadas Nacionales de Conservacin Preventiva y Gestin de Riesgos

Experiencias Nacionales en rescate y gestin de riesgos en colecciones de Archivos, Bibliotecas y Museos II Jornadas Documentacin y Sociedad 22, 23 y 24 Agosto 2013 Montevideo (Uruguay)
Universidad de la Repblica (Uruguay) Escuela Universitaria de Bibliotecologa y Ciencias Afines Ing. Federico E. Capurro
e realizaron en Montevideo las PRIMERAS JORNADAS NACIONALES DE CONSERVACIN PREVENTIVA Y GESTIN DE RIESGOS organizadas por la Escuela Universitaria de Bibliotecologa y Ciencias Afines (EUBCA) durante los das 22, 23 y 24 de agosto. Destacados expertos latinoamericanos y distintos profesionales, especialistas y trabajadores del medio se dieron cita en el teatro de la Facultad de Artes donde intercambiaron experiencias del quehacer de Archivos, Bibliotecas y Museos, relacionadas con la gestin, la conservacin, la recuperacin y las posibilidades a futuro, de los distintos soportes custodiados en las Instituciones pblicas o privadas del pas.
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Para ponerse en contacto con nosotros: Por carta. Revista Documentacin Apartado 545. 10600 Plasencia Cceres (Espaa) Por email: inf@documentalistas.org
Presentacin de DVD con la base de datos para teatro, ms importante y extensa de Amrica Latina
www.teatrosolis.org.uy
l pasado jueves 22 de agosto se present en el Centro de Investigacin, Documentacin y Difusin de las Artes Escnicas (CIDDAE) del Teatro Sols (Montevideo) el DVD titulado: II de la Coleccin Il Teatro dei Due Mondi, dedicado a ese mismo teatro. El material que constituye la base de datos ms extensa elaborada para un teatro de las Amricas, y una de las ms importantes a nivel mundial, es resultado de la labor conjunta del Grupo de Investigacin del Departamento de Musicologa de la Escuela Universitaria de Msica, Investigadores y estudiantes de la Universidad CaFoscari de Venecia, el Study Group Relaciones Italo- Iberoamericanas de la International Musicological Society
(RIIA), el Instituto per lo Studio della Musica Latinoamericana (IMLA) y el Centro de Investigacin en Artes Musicales y Escnicas del Litoral Noroeste (CIAMEN, UdelaR) con la participacin permanente del personal del CIDDAE. El DVD incluye, adems, artculos de Annibale Cetrangolo, Laura Malosetti, Marita Fornaro y Demetrio Pala, con una importante iconografa. Este trabajo ha sido financiado por la Comisin Sectorial de Investigacin Cientfica de la Universidad de la Repblica (CSIC), actual financiadora; el Fondo Clemente Estable, y el Fondo para Archivos Iberoamericanos (Programa ADAI).
OEA y Fundacin CD organizan conjuntamente un curso sobre Parlamento Abierto para legisladores de Amrica Latina y el Caribe
ada vez ms, va creciendo la demanda ciudadana de que las Instituciones Pblicas tengan una conexin directa y dinmica con ellos a fin de poder valorar adecuadamente los actos de sus representantes. Por otro lado, resulta tambin de suma importancia que el legislador cuente con un acervo informativo integral que le permita buscar informacin para estudiar y resolver los mltiples problemas con los que debe lidiar en su funcin legislativa, en las distintas temticas. En pos de dicho objetivo y de desarrollar capacidades relativas a la informacin, el conocimiento y la transparencia en las Instituciones Legislativas de sus Estados Miembros, la OEA ha generado una alianza
de trabajo con la Fundacin Ciencias de Documentacin, entre cuyas primeras accines stn la puesta en marcha de un curso online para legisladores de Amrica Latina y el Caribe sobre Parlamento Abierto. Este curso se ha diseado con el fin de abordar tres aspectos: En primer lugar, incentivar el cumplimiento de los principios establecidos en la Declaracin de Santiago sobre Transparencia e Integridad en los Parlamentos y Partidos Polticos firmada en el ao 2012, y en la cual se destaca el papel central que desempean la transparencia, la accesibilidad y la integridad parlamentaria, tanto en el combate contra la corrupcin, como en el fortalecimiento de la gobernabilidad democrtica de nuestros Estados.
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Convocatoria de propuestas de colaboracin

http://es.scribd.com/doc/158709157/plantilla-colaboraFCD
a Fundacin Ciencias de la Documentacin ha superado los 20.000 miembros con profesionales de Europa, Latinoamrica, frica y Estados Unidos de Norteamrica. Con el fin de fortalecer las redes de trabajo en los campos de la gestin de informacin y documentacin, se ha abierto una convocatoria pblica de propuestas para colaborar con la Fundacin Ciencias de la Documentacin. NO SE TRATA de presentar proyectos, investigaciones o actividades a financiar o auspiciar, ni solicitar contratacin laboral o de profesorado, sino que buscamos propuestas que permitan a profesionales individuales o instituciones encontrar puntos de fortalecimiento mutuos, bajo la premisa de que 1+1 = 3 Los interesados en presentar su propuesta pueden descargar y enviar cumplimentada la plantilla de colaboracin que encontrarn en SCRIBD o enviando en un fichero cumplimentadas las siguientes cuestiones:
6. PAS(es) DONDE COLABORACIN
REALIZAR
LA
7. OBJETIVO(s) DE LA COLABORACION (que necesidades detectadas cubre) 8. DESCRIPCIN LO MS DETALLADAPOSIBLE DE LA PROPUESTA DE COLABORACION 9. BENEFICIARIOS 10. PRESUPUESTO ESTIMADO 11. FUENTES PARA SU FINANCIACIN (si fuera necesaria) 12. DURACIN COLABORACIN ESTIMADA DE LA
13. PROBABILIDAD DE XITO 14. CONTACTOS, REDES, ETC QUE PUEDAN APOYAR A SU CONSECUCIN / XITO QUE
15. CUALQUIER OTRA CUESTIN 1. NOMBRE COMPLETO DE QUIEN REALIZA CONSIDERE DE INTERS LA SOLICITUD DE COLABORACIN 2. NACIONALIDAD 3. DATOS DE CONTACTO (email, skype, etc) 4. LA SOLICITUD DE COLABORACION ES A TTULO PERSONAL O INSTITUCIONAL? 5. EN CASO DE SER INSTITUCIONAL: NOMBRE DE LA INSTITUCIN, URL Y CARGO QUE DESEMPEA EN LA MISMA
Artculo
Gobierno abierto, Datos abiertos y participacin ciudadana en Chile
Goverment offices, shinjuku | Tokyo. Foto n5u5r. Flickr
Autor: Alessandro Chiaretti (Chile) Magster en Planificacin y gestin de servicios documentales avanzados, 2006, Universit degli studi di Urbino Carlo Bo, Italia. Licenciatura en conservacin de bienes culturales con mencin en Archivologa, 2005, Universit degli studi di Urbino Carlo Bo, Italia.
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Gobierno abierto
l Gobierno abierto (Open government en ingls) se puede definir como una poltica de apertura de los gobiernos y de las administraciones pblicas hacia nuevas formas de transparencia y de participacin de los ciudadanos en los asuntos pblicos. En general, el Gobierno abierto prev que, con el propsito de favorecer acciones eficaces y garantizar un control pblico sobre su accionar, todas las actividades de los gobiernos y de las administraciones del estado sean abiertas y accesibles. Esto constituye el nuevo desafo a la hora de disear procesos de gobierno electrnicos verdaderamente eficaces y orientados a una real interaccin entre ciudadanos, entre las administraciones y entre los ciudadanos y las administraciones (Di Donato, 2010, p. 14).
proporciona informacin sobre lo que est haciendo, sobre sus planes de actuacin, sus fuentes de datos y sobre lo que puede ser considerado responsable frente a la sociedad. Ello fomenta y promueve la rendicin de cuentas de la administracin ante la ciudadana y un permanente control social; - Participacin (Tomar parte): un gobierno participativo promueve el derecho de la ciudadana a participar activamente en la formulacin de polticas pblicas y facilitar el camino para que las administraciones pblicas se beneficien del conocimiento, ideas y experiencia de los ciudadanos. Promueve la creacin de nuevos espacios de encuentro que favorezcan el protagonismo e implicacin de los ciudadanos en los asuntos pblicos;
- Colaboracin (Contribuir): un gobierno colaborativo compromete e implica a los ciudadanos y dems agentes sociales en el Los principios que rigen esta nueva poltica se esfuerzo por trabajar conjuntamente para inscriben en la tradicin de derechos de primera resolver los problemas nacionales. Ello supone generacin, como la libertad de prensa y de la la cooperacin y el trabajo coordinado no slo libre circulacin de informacin y de ideas. Estos con la ciudadana, sino con las empresas, mismos valores son erigidos como derechos asociaciones y dems agentes, y permite imprescindibles en la Declaracin Americana de el esfuerzo conjunto dentro de las propias los Derechos y Deberes del Hombre que, en su administraciones, entre ellas y sus funcionarios artculo IV, establece que toda persona tiene transversalmente (Ramrez-Alujas, 2012, p. 19). derecho a la libertad de investigacin, de opinin y de expresin, y de difusin del pensamiento As, un Gobierno abierto sera aquel en el que por cualquier medio (Hoffman y Ramrez-Alujas las empresas, organizaciones de la sociedad y Bojrquez Pereznieto, 2012, p. 9). civil y los ciudadanos pueden saber cosas (obtener informacin relevante y comprensible); Del mismo modo, no se puede olvidar que conseguir cosas (obtener servicios y realizar cualquier poltica, y de particular manera el transacciones desde y con el gobierno), y crear Gobierno abierto, tiene que basarse sobre los cosas (participar en el proceso de toma de principios de buen gobierno, como transparencia, decisiones). rendicin de cuentas, equidad, eficiencia y eficacia y altos estndares de comportamiento El Gobierno abierto constituye una plataforma tico (OCDE, 2006). para repensar el rol del Estado con un enfoque pro ciudadano, a travs del cual se pueden abrir Segn el Memorando sobre Transparencia y espacios de participacin y colaboracin entre Gobierno abierto del 21 de enero de 2009 del el sector pblico, la sociedad civil y el sector presidente Obama, considerado como un hito privado. refundacional del movimiento de Gobierno abierto, los tres pilares bsicos de esta poltica Desde luego, en la actuacin de estas polticas, son: no hay que olvidar cules pueden ser los lmites o las dificultades para su implementacin. Adems - Transparencia (Saber): un gobierno transparente de la necesidad de encontrar un equilibrio entre
transparencia y seguridad nacional por parte del Estado, las principales dificultades se relacionan con la falta de confianza de los ciudadanos en los servicios ofrecidos. Uno de los lmites de implementacin del Gobierno electrnico puede residir en la actitud y receptividad de los propios ciudadanos que, sin una adecuada informacin y formacin, pueden desconocer la oferta de servicios de los Gobiernos o ser reacios a utilizarlos. Sobre la confianza ciudadana influyen tambin las polticas de proteccin de la informacin y de seguridad informtica, y las garantas sobre la privacidad y las modalidades de utilizacin de la informacin.
en ingls), o sea, datos libremente accesibles para todos, tienen cada vez un rol ms significativo. La publicacin proactiva de datos relevantes y de inters sobre la gestin de los asuntos pblicos, permite incrementar la transparencia, la rendicin de cuentas y el escrutinio pblico permanente. Adems, a travs de la publicacin de los datos, se puede promover la innovacin gracias a la utilizacin de estos por parte tanto del sector pblico como privado. La creacin de nuevos servicios y aplicaciones tecnolgicas puede crear nuevas actividades econmicas y mejorar los servicios ofrecidos a los ciudadanos.
La caracterstica ms innovadora de los Datos abiertos se encuentra de hecho en su capacidad de dar vida a sistemas de informaciones Otro aspecto muy relevante es la estratificacin complejos en que los datos, creados o en todo o brecha digital. En general, aunque el nmero caso gestionados por un sujeto pblico, pueden de usuarios de Internet ha ido aumentando a lo ser generalmente distribuidos y reutilizados largo de los ltimos aos a nivel global, todava (Pescini y Volpi, 2012, p. 129). es necesario tener en cuenta la existencia de minoras que por razones de edad, mbito Estos datos tienen que ser libres de limitaciones geogrfico, nivel socioeconmico, educativo, tecnolgicas y legales que impidan su lengua o cualquier otro aspecto, tienen especiales reutilizacin, su modificacin y la combinacin dificultades a la hora de acceder a los servicios con otros datos, de manera tal de permitir el electrnicos. Estos problemas se refieren tanto a acceso a las informaciones de forma directa y la capacidad para acceder a los servicios como transparente, para hacer a los ciudadanos ms para llegar a los contenidos. conscientes y, por tanto, ms libres. En trminos prcticos y para concretar dichos principios, las estrategias de Gobierno abierto se han venido cristalizando a travs de dos ejes fundamentales: Los datos pueden ser utilizados, reutilizados y redistribuidos libremente por cualquier persona, y se encuentran sujetos, a lo ms, al requerimiento de atribucin y de compartirse de la misma manera en que aparecen (Open Data Handbook, a. La apertura de datos pblicos, que supone 2012). Los datos, definidos como crudos (raw publicar informacin del sector pblico en data [2]) para distinguirlos de los resultados formatos estndar, abiertos e interoperables, producidos de su utilizacin (documentos), permitiendo la reutilizacin de los mismos; tienen que ser completos, desagregados y constantemente actualizados. b. La apertura de procesos y el uso de redes sociales y plataformas para la participacin Segn la Open Knowledge Definition [3], la ciudadana, que persigue facilitar la comunicacin forma de distribucin de los Datos abiertos tiene e interaccin, aprovechar el conocimiento y la que satisfacer principalmente las condiciones experiencia de los ciudadanos para ayudar en de libertad de acceso, de redistribucin y el diseo y ejecucin de polticas y provisin de reutilizacin, adems, tiene que garantizar la servicios pblicos (Ramrez-Alujas, 2012, pp. ausencia de restricciones tecnolgicas y la 19-20). posibilidad de utilizacin por parte de cualquier persona. Datos abiertos La idea bsica es entregar datos en un formato En los procesos de apertura de la administracin lo ms abierto y auto-descriptivo posible y, por pblica, los llamados Datos abiertos (Open data lo tanto, que se puedan fcilmente reelaborar.
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Revista Documentacin De esa manera se permite el acceso a sujetos distintos de sus productores y se fomenta la reutilizacin de los datos para nuevos anlisis y desarrollo de aplicaciones online. Los datos se pueden considerar como recursos que oportunamente elaborados pueden entregar servicios tiles a los ciudadanos y a las empresas. El potencial valor econmico que la apertura de los datos puede llevar consigo ha sido objeto de varios estudios (European Commission, 2000; Boyle, 2005; Di Donato, 2010, pp. 42-44; Proyecto Aporta, 2011). Este valor no reside tanto en los datos, que no tienen un valor intrnseco, sino en las posibilidades de su utilizacin y reutilizacin. Lo que tiene un verdadero valor es lo que se desarrolla a partir de los datos gracias al hecho que estn disponibles. El formato en que se publican los datos, seguramente tiene un rol clave para la reutilizacin de los mismos. Una condicin necesaria para que los datos puedan ser tratados de manera automtica, es que sean distribuidos de manera abierta. Iniciativas de Gobierno abierto en Chile Estamos trabajando para modernizar nuestro Estado y ponerlo cien por ciento al servicio de nuestros ciudadanos. Esta es una de las declaraciones ms citadas del Plan Estratgico de Gobierno Electrnico 2011-2014 [4] del presidente chileno Sebastin Piera. Desde septiembre de 2011, Chile es miembro del Open Government Partnership (OGP), organismo cuyos esfuerzos se orientan a propiciar compromisos concretos desde los gobiernos para actuar polticas de Gobierno abierto, y es reconocido como ejemplo de referencia en Amrica Latina en tema de Gobierno abierto [5]. El marco normativo en que se desarrollan las actividades de Gobierno abierto en Chile est compuesto principalmente por: la ley n. 20.285 [6] de 2008 sobre acceso a la informacin pblica, que tiene el objetivo de abrir la informacin de los organismos pblicos; la ley n. 20.500 [7] sobre asociaciones y participacin ciudadana en la gestin pblica, que trata de la relacin entre Estado y sociedad civil, promoviendo una cultura de corresponsabilidad; el Instructivo presidencial para la participacin ciudadana en la gestin pblica de abril de 2011 [8], que complementa la ley sobre la participacin ciudadana, donde se insta a los servicios pblicos a formalizar sus modalidades de participacin, incluyendo la utilizacin de ventanillas virtuales de opinin y consultas pblicas, entre otras; y el Instructivo presidencial sobre Gobierno abierto de noviembre de 2012 [9], que fija
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reglas precisas sobre el funcionamiento del Portal de Gobierno abierto [10] y sobre la publicacin de Datos abiertos. Un rol estratgico en la implementacin de estas polticas lo tiene la Unidad de Modernizacin y Gobierno Digital [11] del Ministerio Secretara General de la Presidencia. Esta se preocupa de liderar y coordinar las iniciativas y tambin de fomentar las relaciones con el sector privado, el tercer sector, las universidades, etc. Objetivo principal de la Unidad para la implementacin de las iniciativas de Gobierno abierto fue crear un modelo donde lo central fuera el diseo de servicios orientados a los usuarios, dejando el enfoque institucional y de la eficiencia (Bustamante y Mancini, 2012, pp. 23-24).
por el trabajo en tema de Datos abiertos es la Biblioteca del Congreso Nacional, referencia a nivel regional con su portal de Datos abiertos enlazados (BCN, 2013) [13]. En materia de transparencia hay que sealar la reciente realizacin del Portal de Transparencia [14] administrado por el Consejo para la Transparencia, que se propone como plataforma nica que canaliza todas las solicitudes de informacin que las personas hacen a los organismos de la administracin del Estado. Adems, el Portal ofrece seguimiento a las respuestas de dichas solicitudes, capacitacin e informacin estadstica.
La adhesin al portal por parte de los organismos pblicos es voluntaria, y a pocos meses de su Punto de acceso principal a las iniciativas implementacin slo han adherido unas pocas gubernamentales es el Portal de Gobierno municipalidades. Desde luego, el crecimiento del abierto, que busca facilitar el acceso de los portal podra superar la actual fragmentacin de la ciudadanos a los espacios de participacin, informacin sobre las solicitudes de informacin transparencia y servicio que el Estado Chileno y mejorar notablemente la experiencia de los tiene disponibles para ellos, reunindolos en ciudadanos que tendran un nico punto de un solo lugar. Los lineamientos principales que acceso (con necesidad de identificarse una definen el Portal son la entrega de informacin sola vez y utilizando un mismo formulario) para de manera activa y dinmica, la escucha de efectuar solicitudes a las distintas instituciones. requerimientos y problemas ciudadanos, y el establecimiento de canales orientados a la Las peticiones y necesidades de transparencia participacin ciudadana. y apertura estn llegando tambin a los Parlamentos. A este propsito hay que sealar El Portal se divide en tres secciones: a) la reciente Declaracin sobre el Parlamento Infrmate, que da acceso a los sitios del Portal Abierto (Declaration on Parliamentary Openness) de Datos abiertos, a Gobierno transparente (un [15], soportada por ms de 120 organizaciones, directorio de instituciones y un buscador de que se definen como Parliamentary Monitoring informacin que facilita el acceso a informacin organizations (PMO). Esta declaracin hace un de transparencia activa), y a Chile atiende llamado a extender la cultura de la transparencia, (ventanilla nica de acceso a informacin y a a hacer ms transparente la informacin trmites entregados por las instituciones del parlamentaria, a hacer ms fcil y amigable Estado); b) Te escuchamos, relacionada con el acceso a dicha informacin, a establecer los mecanismos y los servicios definidos para o desarrollar los existentes mecanismos de responder a las solicitudes de transparencia comunicacin de la informacin del parlamento. pasiva; y c) Involcrate y participa, espacio dedicado a la participacin ciudadana. A nivel regional, se ha creado la Red Latinoamericana por la Transparencia El Portal de datos gubernamental es Legislativa [16], que rene organizaciones de probablemente la parte ms visible y utilizada por distintas naciones interesadas en el tema, y los ciudadanos y, con posterioridad al Instructivo que se encuentra tambin entre los principales presidencial sobre Gobierno abierto, ha tenido promotores de la Declaracin sobre el un gran crecimiento tanto en cantidad de visitas Parlamento Abierto. La Organizacin de los como de datos publicados [12]. Estados Americanos (OEA) tiene tambin inters en promover la apertura de los parlamentos de Otra institucin pblica chilena que se destaca la regin. A este propsito hay que sealar el
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Revista Documentacin reciente (17 de junio de 2013) memorndum de entendimiento firmado con la Fundacin Ciencias de la Documentacin (FCD), que busca fortalecer la gestin de los poderes legislativos de la regin mediante acciones que fomenten la transparencia, el acceso a la informacin pblica y la participacin ciudadana (OEA, 2013). En Chile, las dos ramas del Congreso cumplen con los requisitos de la Ley de Transparencia, y adems el Senado ofrece el servicio Datos abiertos legislativos, que entrega de manera abierta los datos de los proyectos tramitados en formato Xml [17]. Recientemente en el mismo Congreso, a travs del trabajo de distintas comisiones y de contactos con el Consejo para la Transparencia, se han empezado a considerar los temas de probidad y transparencia desde la perspectiva legislativa y la elaboracin de nuevas polticas de transparencia activa y proactiva (Congreso, 2013). Por otra parte, aunque no se hable directamente de Gobierno abierto, tambin a nivel local es posible encontrar iniciativas notables en tema de apertura y participacin ciudadana. Se destacan en este sentido el Portal de datos pblicos de la Municipalidad de Pealoln, nica administracin local chilena que ha implementado iniciativas de Datos abiertos, y la presencia de un grupo de varias municipalidades que realizan presupuestos participativos [18]. En este contexto resulta tambin til describir brevemente la situacin de la Municipalidad de Providencia donde, bajo la direccin de un nuevo gobierno local, se estn poniendo en prctica los principios de la participacin ciudadana. A travs de la iniciativa Piensa Providencia [19], se estn llevando a cabo una serie de cabildos territoriales y otras iniciativas de participacin dirigidas no solo a los vecinos de la comuna, sino tambin a quienes trabajan o estudian en ella, para definir el nuevo Plan de desarrollo comunal [20]. Recientemente se han instaurado algunos fondos concursables destinados a financiar proyectos que buscan hacer ms eficiente y efectiva la participacin ciudadana, reforzando
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el rol articulador y facilitador del municipio en su relacin con los ciudadanos y las organizaciones sociales de la comuna [21]. Adems, segn el programa municipal, durante los primeros dos aos de administracin se deberan implementar la realizacin de presupuestos participativos en temas comunitarios y la activacin de un plan de Datos abiertos (Programa municipal, 2012, pp. 2 y 5). La participacin ciudadana en Chile El rol de los ciudadanos y de las organizaciones de la sociedad civil es muy importante. Ellos estn llamados a exigir a los gobiernos una mayor apertura y transparencia, a sensibilizar a la opinin pblica sobre esos temas y a participar de forma directa y proactiva. En general se habla de dos movimientos involucrados en estos procesos: los activistas para el acceso a la informacin y el movimiento del Open Government Data. El objetivo comn de los dos movimientos es la mejora del derecho de acceso a la informacin, pero los primeros ponen ms nfasis en la obligacin de las instituciones pblicas de responder a las peticiones de acceso a la informacin; en cambio, los segundos se preocupan principalmente de la entrega proactiva por parte de las administraciones de grandes volmenes de informaciones en formatos y bajo condiciones que permitan su reutilizacin (Access Info Europe y Open Knowlegde Foundation, 2010, p. 40). A nivel chileno se encuentran bastante representados ambos movimientos. Cabe sealar la presencia del Consorcio por la transparencia [22], que rene cuatro organizaciones sin fines de lucro (Pro Acceso, Ciudadano Inteligente, Pro Bono, Corporacin Participa), y que se propone incentivar la participacin de la ciudadana en la gestin pblica y, a su vez, educarla respecto a los alcances del derecho al acceso a la informacin pblica. En particular la Fundacin Ciudadano Inteligente [23], adems del inters por la transparencia y la participacin, tiene como objetivo la implementacin de polticas de Datos abiertos en la gestin de informacin de los gobiernos.
Entre las varias iniciativas de la Fundacin, en este contexto cabe destacar el sitio web votainteligente.cl, desarrollado con la ayuda de otras organizaciones de la sociedad civil. A travs de este instrumento, que est llegando a su cuarta versin para las prximas elecciones presidenciales de noviembre de 2013, se trata de promover la participacin ciudadana y el voto informado por medio de distintas herramientas. El sitio permite comparar y conocer las propuestas de los candidatos, as como hacerles preguntas y plantearles inquietudes directamente. De esta forma, los ciudadanos pueden encontrar al candidato que mejor los represente. En conjunto con votainteligente.cl se ha desarrollado tambin la iniciativa Quien te financia [24], que propone a los candidatos transparentar los financiamientos que reciben en sus campaas. La iniciativa trata de suscitar un debate ms amplio sobre el financiamiento de la poltica en general en la realidad chilena, en torno al cual actualmente no hay suficiente transparencia. Otro movimiento interesante es el del periodismo de datos, a este respecto en Chile cabe sealar la iniciativa Poderopedia [25], una plataforma colaborativa que recopila y ofrece informacin sobre las personas involucradas en los negocios y en la poltica en Chile. A travs de la utilizacin de informacin pblica, visualizaciones de datos y tecnologa semntica, Poderopedia trata de mostrar las relaciones entre las personas, empresas y organizaciones de inters pblico, para reflejar eventuales conflictos de inters y promover una mayor transparencia. En 2013, Poderopedia ha sido el primer sitio web chileno en ser seleccionado entre los finalistas del Data Journalism Award (Poderopedia, 2013). Conclusiones Como se espera haber mostrado en los prrafos anteriores, se puede decir que en Chile los temas principales del Gobierno abierto estn presentes en varias instituciones y organizaciones de distinto nivel. A nivel central, las iniciativas desarrolladas han logrado buenos resultados en lo concerniente a la modernizacin del Estado y a las polticas de Datos abiertos. Las iniciativas de colaboracin y participacin, en cambio, analizando el bajo nmero de propuestas e ideas presentes en el portal de Gobierno abierto, al parecer no lograron suscitar el mismo inters en los ciudadanos [26]. Donde los ciudadanos participaron ms fue en la campaa de digitalizacin de trmites pblicos, llamada Chile sin papeleo [27], en la que de los 171 tramites digitalizados hasta julio de 2013, 61 lo fueron en respuesta a 11.446 peticiones de ciudadanos [28]. Probablemente, las limitaciones que tienen las administraciones locales, con respecto a una administracin central en tema de recursos, medios humanos, conocimiento tcnico, soporte y asesoramiento, influyen sobre el atraso que las municipalidades chilenas tienen en
>> Otro movimiento interesante es el del periodismo de datos, a este respecto en Chile cabe sealar la iniciativa Poderopedia [25], una plataforma colaborativa que recopila y ofrece informacin sobre las personas involucradas en los negocios y en la poltica en Chile
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Revista Documentacin tema de transparencia [29] y Datos abiertos. Con todo, el hecho que la municipalidad sea el organismo administrativo ms cercano al ciudadano, le permite tener mejores resultados en temas de participacin. A este propsito, cabe sealar que, como demuestra tambin el exitoso caso del Gobierno Vasco [30], para lograr una participacin efectiva y un impacto en el mundo real, es imprescindible considerar las tecnologas no como un fin, sino como un medio. Se requiere trabajar para involucrar a los ciudadanos en actividades, tambin a nivel presencial, a travs del dialogo y de la entrega de informacin, con el objetivo de volver a crear confianza en las instituciones. Desde luego, el rol de la sociedad civil en el proceso de manutencin y mejoramiento de la apertura del Gobierno y de las instituciones resulta fundamental. En particular en Chile, hay una red de organizaciones civiles bastante desarrollada que se preocupa de fiscalizar, pretender rendiciones de cuentas por parte de las instituciones y sensibilizar a la ciudadana sobre los temas de transparencia y participacin. A pesar de los resultados alcanzados y de las iniciativas en curso, resulta indispensable seguir con el trabajo de difusin y de presin sobre las instituciones, para lograr transparentar zonas todava opacas y hacer que las iniciativas alcancen resultados concretos y no se queden slo como buenos propsitos o simple propaganda.
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PROYECTO APORTA, Estudio de Caracterizacin del Sector Infomediario. 2011. [10] www.gobiernoabierto.gob.cl. [en lnea]. Disponible en: http://www.ontsi.red. es/ontsi/en/estudios-informes/characterization- [11] www.modernizacion.gob.cl. study-infomediary-sector-june-2011. [12] De poco ms de 100 set de datos publicados
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inicialmente, en abril de 2013 se haba llegado a ms de 1210, aportados por 207 instituciones. Una nota explicativa se puede encontrar en www.gobiernoabierto.gob.cl/noticias/gobiernoincrementa-en-un-700-la-publicacion-de-datospublicos. [13] Para un anlisis ms detallado de la situacin de los Datos abiertos en Chile al 2012 y para una introduccin a los Datos abiertos enlazados, vase (Chiaretti, 2013). [14] www.portaltransparencia.cl. [15] www.openingparliament.org. [16] www.transparencialegislativa.org. [17] www.senado.cl/datos-abiertos-legislativos/ prontus_senado/2012-11-27/154842.html. [18] Noticias sobre la prctica de presupuestos participativos en Chile se pueden encontrar en el sitio web del Foro chileno de presupuesto participativo (www.presupuestoparticipativo.cl), y tambin en (Montecinos, 2011). [19] http://piensa.providencia.cl. [20] El Plan de Desarrollo Comunal (PLADECO) es el principal instrumento de planificacin y gestin de los municipios chilenos. Define los objetivos y los ejes de accin a largo plazo para impulsar el progreso econmico, ambiental, social y cultural de la comuna. [21] www.providencia.cl/noticias/destacados/ fondo-concursable-de-participacionciudadana-2013-2014.
22] http://consorcioporlatransparencia.cl. [23] www.ciudadanointeligente.org. [24] www.quientefinancia.cl. [25] www.poderopedia.org. [26] Al 7 de julio de 2013 resultan presentes en la seccin Involcrate y participa del Portal de Gobierno abierto: 53 ideas, 0 Yo propongo, 1 Consultas ciudadanas, 0 Consejos de sociedad civil, 1 Cuentas pblicas. [27] www.chilesinpapeleo.cl. [28] www.chilesinpapeleo.cl/paginas/ver/sigueel-avance. [29] Segn la ltima fiscalizacin del Consejo para la transparencia de 2012, el puntaje promedio del cumplimento de los requisitos de la Ley de Transparencia en las municipalidades alcanza slo al 38% (CPLT, 2012). [30] Video ilustrativo de la experiencia del Gobierno Vasco es (Guzmn Garmendia, 2012). Desde luego, el ser invitado al encuentro del Open Government Partnership 2012, evento destinado slo a Estados nacionales, es un claro reconocimiento de la relevancia del trabajo de la iniciativa vasca a nivel internacional.
liked the bokeh on this one. Foto Cyril Valle. Flickr
Artculo
Implementacin de un Sistema de Gestin Documental y su impacto en la gestin administrativa del Instituto Nacional CardiovascularINCOR
Autor: Carlos W. Andia Snchez (Per) Licenciado en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, egresado de la I maestra en Gestin Documental y Gestin de archivos (Universidad Internacional de Andaluca), expositor desde hace 10 aos y actual responsable del Archivo Administrativo Central (2013-2011) en el Instituto nacional Cardiovascular-INCOR (EsSalud).
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Revista Documentacin 1. ESTADO SITUACIONAL 1.1. Impacto de la economa del conocimiento en las organizaciones
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n un mundo cada vez ms globalizado e interconectado por la influencia de las tecnologas de la informacin y comunicaciones (TIC), en especial por la Internet, los impactos del conocimiento en la generacin de mayor riqueza en la sociedad, economa del conocimiento [1], son evidentes en cualquier parte del planeta; no slo por su capacidad de solucionar problemas existentes, desarrollando o innovando nuevas formas de trabajo, sino tambin, por el costo negativo que representa el desaprovechamiento de su aplicacin: burocratismo, organizacin inadecuada de los recursos (desperdicio de horas hombre, espacio y bienes) y una psima imagen externa de la organizacin y de los servicios. En tal sentido, la economa del conocimiento, mediante la gestin del capital intelectual, persigue el cambio de paradigmas anticuados y su conversin hacia la obtencin de resultados positivos en la organizacin, tanto interno como externo. Internamente, mediante la implementacin de polticas de modernizacin, eficiencia y calidad en la gestin administrativa, y externamente, procurando satisfacer las expectativas de los usuarios y de la sociedad, que exigen cada vez mayor transparencia y dinamismo en los servicios que solicitan. Estos resultados de la economa del conocimiento, son criterios objetivos que como responsable de la gestin de archivos y documentos, pretendo aplicar en el Instituto Nacional CardiovascularINCOR, mediante la implementacin de un Sistema de Gestin Documental y su impacto en la gestin administrativa de la organizacin. 1.2. EI Instituto Nacional Cardiovascular INCOR El Instituto Nacional Cardiovascular-INCOR, se crea formalmente en febrero del 2010 e inicia funciones en mayo del mismo ao, como un centro desconcentrado y especializado en el tratamiento de enfermedades cardiovasculares,
y es un rgano desconcentrado perteneciente al Seguro Social de Salud (EsSalud) con una estructura propia; este nuevo instituto de salud, que dispone de una moderna infraestructura y equipamiento, heredar las actividades que, desde agosto del ao 1992, vena desarrollando el antiguo Instituto Nacional del Corazn. Administrativamente, la gestin del nuevo INCOR se hace a travs del movimiento de documentos e informacin (intranet, reportes, estadsticas, etc.); en tal sentido, como un complemento a la gestin documental, en abril del ao 2011, se oficializa la necesidad de implementar del Archivo Administrativo Central (Resolucin n 55-DIRINCOR-ESSALUD-2011), encomendndoseme su implementacin y la funcin de administrar el sistema archivstico institucional. En cuanto a la gestin del archivo administrativo central, ste se viene realizando en su mayora a travs del ingreso y salida de papeles, ya porque carecemos de los equipos necesarios que hagan ms dinmico el servicio (escner) y ya porque los usuarios estn ms familiarizados con el soporte papel. An as y a pesar de funcionar con una sola persona, el servicio interno es bastante eficiente porque las unidades documentales han sido adecuadamente organizadas y descritas con inventarios topogrficos, y disponemos de normas complementarias que facilitan y/o regulan los servicios que brindamos. 1.2.1 Fortalezas y debilidades en la gestin administrativa y documental Fortalezas: - El Instituto Cardiovascular-INCOR, cuenta con un prestigio reconocido, cuenta con una edificacin moderna y dispone de equipos nuevos, tanto para el personal administrativo como asistencial (mdicos y enfermeras). - Telemticamente, el INCOR cuenta con modernos equipos informticos (hardware y software) y herramientas de comunicacin (telefona fija, inalmbrica, Internet, pgina Web [2] e intranet) que facilitan la gestin administrativa.
- Administrativamente, el instituto cuenta con profesionales especialistas en diversas especialidades, sobre todo en la parte informtica, y uno en gestin documental. - Archivsticamente, existe una normativa general que brinda marcos de referencia para la gestin documental, aunque sin precisar todos los procedimientos; razn por la cual aprobamos normas complementarias que detallen los procesos archivsticos bsicos, como la organizacin, las transferencias documentales y el servicio.
y por ende, an se viene manejando aislada y subjetivamente. - Tecnolgicamente, al no existir un plan estratgico hay un desaprovechamiento de los recursos telemticos (por ejemplo, el SIAD y la pgina Web no actualizada).
Este anlisis general de las fortalezas y debilidades en la gestin administrativa, se sustenta no slo en mi experiencia archivstica y conocimiento de la gestin institucional desde enero 2009, sino tambin, en el trabajo diario efectuado con las diversas oficinas y archivos - En cuanto a la gestin documental, desde perifricos, y como consecuencia de un somero el ao 2010 se viene utilizando el sistema diagnstico de los archivos administrativos informtico de administracin documental realizado en agosto del ao 2012 [3], donde (SIAD), que tiene aplicaciones para la gestin de entre las deficiencias se comprob lo siguiente: documentos administrativos y de los archivos; a) La institucin no tiene una poltica de gestin esta herramienta permite conocer los pasos que documental, a pesar de haber sido uno de sus sigue un documento durante su ciclo vital y ofrece ideales: implementar un instituto cero papel. muchas ventajas para un servicio eficiente. Los directivos y el personal administrativo desconocen la importancia de gestionar Debilidades: adecuadamente los documentos e informacin y, estando las jefaturas en su mayora a cargo de - INCOR posee una estructura orgnica vertical, mdicos, hay un desconocimiento y/o desinters a la manera tradicional, lo que la hace burocrtica en revertir tal situacin. y lenta en su proceder. b) No existe un sistema de gestin archivstico que - No existe una poltica de gestin del integre todos los niveles de archivos institucional conocimiento que valore la importancia de la (secretariales, perifricos y central). informacin y de los documentos, a pesar que existe un rea de planificacin y desarrollo y c) Hay una psima organizacin de los otra de capacitacin e investigacin. documentos en los archivos de gestin y perifricos, dificultando el acceso a la informacin - Direccionalmente, no hay un plan estratgico y la transferencia documental. que integre las actividades de la gestin administrativa con la visin y misin del d) El personal encargado de la gestin instituto. documental (secretarias y tcnicos) tiene notables deficiencias tcnicas, pues adolecen de - Administrativamente, todos los procesos no conocimientos bsicos en la gestin de archivos estn debidamente planificados y muchos no y en el manejo de las herramientas informticas estn normados; faltan elaborar manuales o disponibles. instructivos que simplifiquen y detallen el modo en que deben realizarse. e) La necesidad de contar con personal tcnico en archivos para la gestin de los diversos - La gestin administrativa es dinamizada, en archivos perifricos y apoyo a las labores del su mayora, por personal tcnico con escaso archivo central. conocimiento de gestin documental, y de los profesionales, son pocos los que tienen f) La necesidad de normar instrumentos de trabajo maestras o especializaciones. que permitan oficializar las buenas prcticas en - En la gestin documental, no existe un sistema gestin de documentos y archivos. institucional de gestin archivos y documentos,
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Revista Documentacin 2. PROBLEMATICA 2.1 La gestin de la informacin institucional. Si bien el traslado al nuevo edificio INCOR (2010) y el cambio de razn social le han dado un nuevo ritmo a la gestin institucional y ya disponemos de un ambiente propio para el Archivo Administrativo Central, desde donde venimos proponiendo proyectos y supervisando el cumplimiento de las normas recientemente aprobadas sobre organizacin de documentos y transferencia de archivos; es necesario complementar los avances logrados, no slo con la puesta en marcha del comit evaluador y una mayor capacitacin al personal administrativo, sino tambin, implementando un moderno Sistema de Gestin Documental, que permita no slo un notable ahorro de tiempo, personal y espacio, sino tambin, optimizar la gestin administrativa institucional y los recursos empleados. Uno de los problemas del nuevo INCOR, y una caracterstica heredada del antiguo, es que dispone de mucha informacin inconexa, en original y copias, dispersa en diferentes sistemas informticos o bases de datos, tanto para el personal administrativo y asistencial. En tal sentido, no existiendo un conocimiento claro de las fuentes de informacin institucional, tenemos el problema de una informacin desintegrada y la incapacidad de gestionarla corporativamente. Situacin que se agrava con la ausencia de una poltica institucional que defina estos aspectos y el tratamiento que se viene dando al problema por profesionales externos (mdicos, informticos y administradores), ante el desconocimiento de la Archivstica y Gestin documental, como disciplina clave en la gestin administrativa eficiente. No habiendo sido tratada la gestin de la informacin multidisciplinariamente y como parte de una poltica institucional, sera muy oportuno analizar los archivos y los sistemas archivsticos como sistemas de informacin [4], condicin necesaria para proyectar la implantacin de un sistema de gestin documental, herramienta bsica para impactar positivamente en la gestin administrativa de la organizacin y en la bsqueda de soluciones a los problemas
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de informacin generados por la sociedad contempornea [5] 2.2 Retos y ajustes en la gestin administrativa y documental Las limitaciones que padece nuestra organizacin no son nuevas, son casi las mismas que han afectado tradicionalmente a los archivos iberoamericanos y son de todo tipo: marginacin administrativa, indefinicin de su estado jurdico y administrativo, debilidad organizativa, edificios y equipamientos inadecuados e insuficientes, limitaciones presupuestarias, obsolescencia de los mtodos tcnicos de trabajo, falta de profesionalizacin del personal, escaso desarrollo terico y metodolgico para el tratamiento y conservacin la documentacin [6]. Esta coyuntura nos obliga a nivelar nuestros logros en gestin administrativa y documental, conforme a estndares internacionales que se vienen aplicando; lo cual implica orientar nuestros objetivos en la gestin, hacia la obtencin de resultados concretos, internos y externos; internamente, mediante la implementacin de polticas de modernizacin, eficiencia y calidad, y externamente, satisfaciendo las expectativas de transparencia en el acceso a la informacin y de los servicios que demanda la sociedad. En tal sentido, uno de los retos de este proyecto ser concienciar a los directivos, que estamos inmersos en la sociedad de la informacin, caracterizada por: 1. El ncleo de desarrollo de la sociedad de la informacin es la tecnologa del ordenador, que sustituir y amplificar la labor mental del hombre. 2. Produccin masiva y sistematizada de informacin, tecnologa y conocimientos. 3. Los bancos de datos y las redes de informacin se convierten en los smbolos sociales bsicos tras sustituir a las fbricas como tales. 4. Las industrias principales son las intelectuales, las industrias relacionadas con la informacin se aadirn a las industrias primarias, secundarias y terciarias como el grupo cuaternario [7].
En tal sentido, es necesario complementar los avances logrados en cuanto a organizacin, descripcin y transferencia documental, implementando un Sistema de Gestin Documental que impacte en la gestin administrativa del INCOR y de la organizacin en su conjunto (EsSalud). 3. OBJETIVOS Los objetivos que perseguimos con la elaboracin del presente proyecto, son: a) Comprometer a la Direccin sobre la necesidad de implementar un Sistema de gestin documental que impacte en la gestin administrativa de la institucin. b) Uniformizar en todas las oficinas administrativas y/o secretariales, los criterios para la organizacin documental y de sus archivos, que integrados en una base de datos (BD) institucional, permitan un acceso rpido a la informacin. c) Aprovechar todo el potencial informtico institucional (SIAD, equipos, personal, etc.) y de las TIC disponibles, a fin de modernizar la gestin administrativa actual, hacindola ms
eficiente y menos contaminante (ecoeficiencia). d) Complementar las directivas institucionales vigentes, normando procedimientos necesarios de trabajo y buenas prcticas en gestin documental y de archivos, que sustente el nuevo modelo de gestin administrativa. e) Capacitar al personal administrativo y responsables de la gestin documental, en la uniformizacin de criterios archivsticos y aplicaciones tecnolgicas. f) Confirmar al Comit evaluador de documentos como responsable de implementar un moderno sistema de gestin documental en la institucin, dndosele el apoyo necesario para desarrollar su gestin. g) Dotar al Archivo Administrativo Central de los recursos y personal tcnico necesario que permitan supervisar la ejecucin de las actividades propuestas. 4. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO Siendo el objetivo principal implementar un
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Revista Documentacin sistema de gestin documental que impacte en la gestin administrativa del instituto, la estrategia para dicho logro se orienta a lograr el apoyo y compromiso de todos los elementos que componen la estructura organizacional (Directores, jefes de rea, secretarias y personal administrativo), no slo para que tenga xito la uniformizacin de los criterios de organizacin documental en las diferentes oficinas, sino, bsicamente, para que por su intermedio, se impulse y pueda concretar la informatizacin y modernizacin de la gestin administrativa, que actualmente se da a travs del tradicional papel. En tal sentido, el plan estratgico comprende la participacin interrelacionada de tres elementos bsicos: a) los directores y/o jefes, b) tecnologa por medio de las TIC y SGD, y c) el personal administrativo. El compromiso y la debida integracin de estos elementos son imprescindibles para el desarrollo del presente proyecto: a) Compromiso de los Directores. Sabiendo que nuestra gestin institucional es vertical, de arriba hacia abajo, es necesario contar con el compromiso de la Direccin para el logro de los objetivos propuestos en el presente proyecto; para lo cual es necesario sensibilizarlos sobre la necesaria importancia de un sistema de gestin documental. En tal sentido, un medio para concretar este compromiso es utilizar el Comit Evaluador de Documentos, que est integrado por representantes de la Direccin, jefes de reas y el responsable del Archivo Central; para tal fin, uno de los fines del comit ser, precisamente, evaluar y hacer cumplir las normas archivsticas vigentes. Una vez analizada y aprobada esta propuesta, la Direccin institucional decidir la elaboracin de un plan estratgico que implemente o implante un sistema de gestin documental conforme a los objetivos del presente proyecto. b) Uso de tecnologa o TIC. El uso y aplicacin de las tecnologas informticas ser el medio o instrumento con el que haremos viable el fin ltimo del presente
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proyecto: modernizar la gestin administrativa a travs de un cambio en los procesos administrativos y la gestin documental. Interiorizar este fin ltimo y concretarlo permitir un notable ahorro de tiempo, personal, espacio y otros recursos, bsicamente por la integracin de los procesos y la informacin, actualmente dispersos, individualizados y accionados mediante procesos y soportes tradicionales. Una herramienta disponible por medio del cual podemos apalancar los fines propuestos es el sistema informtico de administracin documental (SIAD), una herramienta que actualmente venimos usando sin sacarle el mximo provecho y que fue diseado para dinamizar y hacer eficiente la gestin administrativa. Sin embargo, un ptimo aprovechamiento de las herramientas tecnolgicas slo ser factible por medio de la necesaria coordinacin entre las reas de gestin documental y de informtica. c) Compromiso del personal administrativo. El personal administrativo es la base para un ptimo funcionamiento de toda la estructura organizacional, pues son quienes van a concretar o ejecutar todo lo dispuesto desde la Direccin. En tal sentido, los planes de trabajo no slo deben contemplar manuales y capacitacin adecuada al personal operativo, desde el inicio del proceso y en cada una de sus etapas, sino adems, formas que realcen su cotidiana labor, que estimulen la interiorizacin de los objetivos y comprometan su participacin hacia una mayor racionalidad y eficiencia en las actividades realizadas. 5. PLAN DE TRABAJO El plan de trabajo debe entrelazar el plan estratgico institucional y cinco programas prioritarios para su desarrollo, cada uno de los cuales pasamos a describir: a) Sensibilizar y comprometer a la Direccin. Para el cumplimiento de tal fin se present un proyecto para conformar el primer Comit Evaluador de Documentos, el mismo que fue aprobado con Resolucin directoral en Abril del ao 2012. Por medio de este comit se pretende,
no slo eliminar los documentos innecesarios, sino adems, comprometer y sensibilizar a la Direccin la necesidad de elaborar un plan estratgico que tenga como finalidad la modernizacin de la gestin administrativa y la informatizacin de los procesos tradicionales, contribuyendo a una mayor eficacia y eficiencia en los servicios. La primera reunin de dicho Comit se produjo el 14 de diciembre 2012 y en esta sesin se acord que para inicios del ao 2013, se presentar un listado de las principales actividades a realizar y un formato de diagnstico para analizar el estado de los archivos institucionales. Tarea pendiente a la fecha por los cambios en los miembros del comit y de los nuevos directivos que no le dan mayor inters. b) Normalizacin de la gestin de archivos. No existiendo manuales de este tipo para uniformizar la gestin documental, en la primera semana de Octubre 2012 se present un proyecto para oficializar con resolucin un manual de organizacin de documentos administrativos, lo cual esperamos sea aprobado pronto, no slo para estandarizar la organizacin de los documentos administrativos en las oficinas productoras, sino tambin, como una normativa que complemente el instructivo de transferencia documental al archivo central, norma aprobada a fines del 2011 y que se viene utilizando hasta la fecha. Este manual de organizacin de documentos administrativos permitir contar con una herramienta de trabajo bsica que estandarice la gestin documental en las oficinas y los archivos secretariales, posibilitando adems, un mejor control de los documentos e informacin, su adecuada conservacin y una posterior transferencia al archivo central.
administracin documental (SIAD), herramienta que viene siendo usada desde el ao 2010 slo para fines bsicos, como visualizar los pasos que sigue un tramite, comunicaciones va intranet y colocacin de nmeros de trmite y de documentos. Un ciclo de capacitaciones internas al personal administrativo relacionado con la gestin administrativa y documental, permitir potenciar las capacidades, explotar adecuadamente las herramientas tecnolgicas que dispone la institucin y brindar un eficiente servicio. d) Aprovechamiento informticas. de las herramientas
Desde la creacin del nuevo Instituto Nacional Cardiovascular INCOR, la organizacin dispone de una buena plataforma informtica para su desarrollo, como: personal especializado, equipamiento tcnico, sistemas informticos (ejemplo el SIAD) y otros, que contando con la directa colaboracin del rea de soporte informtico y de gestin documental, posibilitarn aprovechar eficientemente las potencialidades de la gestin administrativa. El SIAD, cuya concepcin original fue: desburocratizar, dinamizar e informatizar la gestin administrativa tradicional, contiene una serie de herramientas para tal fin; en tal sentido, considero que una mejor explotacin de este sistema, su mejoramiento en los aspectos que sean necesarios y normativas que obliguen su necesario uso, impactarn positivamente en la gestin administrativa, contribuyendo a una mejor ecoeficiencia de los recursos y los servicios que se brindan a los diferentes tipos de usuarios. e) Modernizacin de la gestin administrativa.
La aplicacin de los cuatro programas c) Capacitacin del personal. anteriormente mencionados, pueden en corto tiempo permitirnos evaluar los avances obtenidos, Se viene elaborando un plan de capacitacin corregir los errores y planificar la modernizacin (terico y prctico) dirigido a las secretarias y total de la gestin administrativa, integrando los personal que labora en los archivos, con el fin procesos y BD dispersas en un nico sistema de familiarizarlos en la aplicacin del manual informtico institucional. Este nuevo panorama de organizacin de documentos administrativos conllevar nuevas necesidades: planes, y con el fin de adiestrarlos hacia un mejor adquisiciones, capacitaciones al personal interno aprovechamiento del sistema informtico de y usuarios, la actualizacin de normativas y
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Revista Documentacin elaboracin de nuevos manuales, asesoras especializadas, proyectos de digitalizacin documental, portales y pginas Web, etc., una serie de retos que una moderna gestin administrativa podr superar slo con el compromiso de los directores, jefes de reas y personal administrativo. 6. BENEFICIOS Los principales beneficios que reporta implementar un sistema de gestin documental que impacte en la gestin administrativa de la institucin, estn referidos al notable ahorro en los gastos administrativos y cuyos gastos pueden reorientarse a mejorar los servicios brindados y/o para mejorar la situacin del personal administrativo; al respecto destacamos los siguientes: a) Personal. La persistencia de actividades manuales, como la distribucin de documentos en papel, que muchas veces ocupan un 30% del tiempo diario del personal, pueden aprovecharse en actividades ms productivas al difundirse la informacin electrnicamente, va intranet o Internet. b) Espacio. Los ambientes empleados para custodia documentos (archivos de gestin y/o perifricos) pueden destinarse a otros usos al disponerse de Backups u otros dispositivos electrnicos de almacenamiento. Al respecto, una comparativa entre los gastos de almacenamiento en papel y en digital, revelan lo siguiente: c) Tiempo. El tiempo se puede medir no slo por el ahorro en la bsqueda de documentos y su acceso desde Internet las 24 horas del da, sino tambin, porque posibilita visualizar,
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compartir y trabajar un mismo documento, simultneamente (al margen de distancias geogrficas), por el personal competente. Una comparativa entre el tiempo dedicado a la gestin y a la gestin electrnica revela lo siguiente: d) Recursos. Tomando en cuenta slo el gasto en papel y fotocopias, un informe presentado en abril del presente por la Oficina de Planeamiento del INCOR [8], referido al periodo entre enero 2012 y
febrero 2013, revela los siguientes gastos: - El servicio mensual de fotocopiado asciende a 4,264.40 nuevos soles y - La compra mensual de papel (80 gr.) asciende a 1,793.57 nuevos soles. Lo cual totaliza un gasto mensual promedio de 6,058.97 nuevos soles, equivalente a 1,730.84 euros [9]; suma que asciende al 216% de mi remuneracin mensual, tope mximo como profesional en Archivos. Otros logros que caben mencionarse por su impacto, interno y externo, en la gestin administrativa de la institucin, son los siguientes: Permitir normalizar todos los procesos y, consecuentemente, controlar el ciclo documental y los trmites administrativos.
Centralizar toda la informacin, con la consiguiente: Mayor seguridad al controlar las entradas y salidas del personal, de los documentos y de los registros. Integracin de los diversos subsistemas y bases de datos (BD). Uniformizacin de la gestin documental en base a criterios archivsticos y/o tcnicos, en todos los niveles de la gestin documental. Acceso rpido a la informacin desde cualquier parte del mundo y las
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24 horas del da, al estar conectada a Internet y almacenada en la nube.
NOTAS
[1] Merino, Carlos. Curso de Gestin del Eficiencia administrativa, al compartir y conocimiento en la administracin pblica, trabajar una misma informacin en tiempo Fundacin CEDEET, Noviembre y Diciembre real, y al permitir interoperar con las diversas 2012. gerencias, dependencias y entidades, distantes geogrficamente. [2] El URL o localizador de dicha pgina es la siguiente: http://www.essalud.gob.pe/ Complementar las normas vigentes, normando centros-especializados/instituto-nacionalprocedimientos necesarios de trabajo y buenas cardiovascular-incor/ prcticas en gestin documental y de archivos. Satisfaccin de los usuarios por la implementacin [3] Como resultado de un pedido de informacin de una moderna gestin administrativa orientada solicitada por la Oficina de Administracin de para su beneficio. la Informacin, rgano administrador de los archivos en ESSALUD. 7. RECURSOS [4] Nez Fernndez, Eduardo: Organizacin y Siendo este un proyecto de gestin de archivos. Ediciones TREA, Asturias, viabilidad, el desarrollo 1999. p. 542. de la presente ser factible a travs de [5] Ibid.: op. Cit., p.547. un plan estratgico y un proyecto de [6] Nez Fernndez, Eduardo: op. Cit., p.578. implementacin que contemple [7] Hernndez de Frutos, Teodoro: Cambio la participacin social y nuevas tecnologas de la informacin: un coordinada de enfoque psicosocial. Editorial de la Universidad las reas de Complutense de Madrid, 1991. p. 156. Planificacin, I n f o r m t i c a [8] Anlisis de las cantidades fotocopiadas y y Gestin las hojas consumidas en el Instituto Nacional d o c u m e n t a l ; Cardiovascular-INCOR, para el periodo Enero los cuales 2012 y Febrero 2013. precisarn el alcance y detalles [9] Fuente: Banco de la Nacin del Per al 1 de de los recursos julio 2013, promediando el precio de compra y el necesarios, como: de venta en: 3.5 nuevos soles. equipo de trabajo o personal, asesoras y capacitaciones, adquisicin de la plataforma informtica, equipos complementarios y mobiliarios.
SECCIN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN

Por Horacio Crdenas Zardoni (Mxico) Share everything, futuro de la sociedad de la informacin?
a sociedad de la informacin no ocurre en abstracto, por ms que su exponencial y prcticamente inaprehensible crecimiento cuantitativo se de en el universo virtual, el cual para permitirnos el acceso y la interaccin solo demanda una conexin a travs de los cada vez ms verstiles aparatos y dispositivos, sin embargo el asiento que da soporte al ideal y a la realidad de la sociedad de la informacin es nuestro mundo fsico, y como parte de l, las colectividades humanas. Si bien para cada vez ms comunidades de personas, la sociedad de la informacin es el espacio ideal para el desempeo de su actividad productiva, para la realizacin de muchas de sus aspiraciones acadmicas, profesionales y de pertenencia, un ambiente en el que encuentran un cmulo de satisfacciones que en ambientes ms reales estaran limitadas o completamente vedadas, es imposible en el momento presente y en el futuro cercano, separarse definitivamente del mundo real para permanecer ntegramente al mundo virtual. En su concepcin original, la sociedad de la informacin implicaba el acceso a conocimientos, recursos, experiencias
Horacio Crdenas Zardoni es maestro en Bibliotecologa y Estudios de la Informacin por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Se desempea como responsable de fomento y difusin y del sistema de calidad del Sistema de Infotecas Centrales de la Universidad Autnoma de Coahuila.
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Revista Documentacin compartidas, y de manera ms general a soluciones, que pudieran tener una aplicacin directa e inmediata a problemas de los individuos y los grupos sociales a los que pertenecen, independientemente de su ubicacin geogrfica en un mundo que se empequeeca a travs de la cada vez ms amplia y veloz comunicacin. En su concepcin original la sociedad de la informacin no se vislumbraba como un universo perfecto al que pudiramos escapar, dejando atrs nuestros problemas personales y colectivos, sociales, econmicos o medioambientales, se trataba de subir a la SI para en ella encontrar y de ella bajar las respuestas a las interrogantes para las que no tenamos las adecuadas en nuestro entorno inmediato. En algunas propuestas literarias y sobre todo cinematogrficas se ha difundido la posibilidad de que la mente de los individuos viva en un universo ideal, bueno, bello, glamoroso, emocionante, uno confeccionado a la altura de los deseos de cada quien, mientras que su cuerpo se deteriora en una realidad srdida, en un medio ambiente sobreexplotado y como parte de una humanidad a punto del agotamiento, contrastante a ms no poder con lo virtual, esto punto y aparte de las razones para esta clase de arreglo tecnolgico econmico, porque para que una explotacin de la imaginacin de los seres humanos, sobre todo porque ni entonces, como tampoco ahora, se logra romper el cordn umbilical con lo estrictamente fsico? Pese a que la enajenacin con la Internet, las redes sociales y otros recursos de la sociedad de la informacin es un subproducto no deseado de la explosin de las TICs, los logros en el sentido originalmente planteado son igualmente innegables. Las sociedades humanas intensamente expuestas a la informacin y el conocimiento han comenzado a variar algunos esquemas de valores y prcticas que se consideraban definitorias de la convivencia humana hasta el nivel de naciones y bloques ideolgicos, entre estos es de llamar la atencin el punto relativo a la propiedad privada, ideal monoltico de las sociedades, sobre todo occidentales, concepto que se pensaba inamovible y que desde el advenimiento de la sociedad de la informacin no hace siquiera dos dcadas, vemos con no poca sorpresa que comienza a mostrar resquebrajaduras y en algunos sitios a desmoronarse. Durante buena parte de la historia de la humanidad, nuestros antepasados se dedicaron al atesoramiento irracional, incluso nuestros contemporneos se continan dedicando a la acumulacin, muchas veces ilgica de toda clase de cosas, con la idea de que probablemente en algn futuro podran necesitarse, sin embargo y sin existir datos al respecto, esto solamente ocupa espacio, sin resolver una necesidad, y cada vez menos, en una circunstancia en el que lo que se hiciera indispensable en un momento dado, sera fcilmente obtenible de un ambiente cada
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>> Pese a que la enajenacin con la Internet, las redes sociales y otros recursos de la sociedad de la informacin es un subproducto no deseado de la explosin de las TICs, los logros en el sentido originalmente planteado son igualmente innegables
vez ms caracterizado precisamente por ello y para ello. Este apasionamiento de milenios, que a nivel individual se ha dado en denominar coleccionismo, y que a nivel de las naciones y de las culturas ha encontrado un autntico, y seguramente justificado mpetu de preservacin en museos, bibliotecas y archivos, est dando paso a una economa compartida que rechaza en la medida de lo posible la posesin, y que en nuestra opinin es un surgimiento paralelo al de la sociedad del conocimiento, en la cual este bien pretende ser al mximo comunal, en un planteamiento no muy diferente del de propuestas como el uso compartido de vehculos, de cocinas y todos sus adminculos, tendientes todos ellos de manera ms o menos declarada, a mejorar nuestra forma colectiva de vida, bsicamente a travs de destinar el espacio disponible a lo verdaderamente importante: nosotros mismos y la convivencia satisfactoria y enriquecedora entre nosotros mismos.
Quin decidir quien tiene derecho a nacer y vivir en funcin de la disponibilidad de recursos para soportar la existencia de cada nuevo habitante? Un consumo racional, apegado a las necesidades individuales de uso de recursos, no apegado al modelo todava vigente de acumulacin desmedida, le devolvera a los seres humanos la perdida armona con su medio ambiente, abandonando el actual de explotacin y depredacin, a uno sustentable en la vida cotidiana de los conjuntos humanos, y no solo en la teora, sino en la cotidianidad. Informacin antes y despus
Llevando lo esbozado someramente en las lneas anteriores al mbito de la informacin, la posibilidad de una visin compartida nos abre un potencial prcticamente ilimitado. Si no hace mucho tiempo los melmanos buscaban adquirir la mayor cantidad de msica a su alcance, registrada en los sucesivos formatos que fue La economa compartida, que podramos creando la tecnologa, y que tenan su fuerte considerar como un movimiento social de componente y efecto econmico: cilindros, rollos grandes dimensiones, parte del concepto de de pianola, discos de acetato, discos de vinilo, que si ya estamos acostumbrados a compartir el monaurales, estereofnicos, cuadrafnicos, que transporte pblico, los parques, las bibliotecas, luego fueron ser sustituidos por aquellos cartuchos los servicios educativos y de salud, incluso las de 8-track, casetes, para retornar a los discos lavanderas en edificios de condominios y hasta compactos, hoy las tecnologas de informacin en barrios, Por qu no explorar la posibilidad y comunicacin nos ofrecen la oportunidad de de compartir cada vez ms cosas, sobre todo escuchar msica sin necesidad de comprar aquellas cuya posesin individual nos pesa nada fsico, pudiendo tener acceso a la meloda personalmente y como colectividad, y que al de su preferencia en algn servicio de descarga, pensar y llegar a una utilizacin cada vez ms a su tipo de msica tocada las veinticuatro horas extensivamente compartida, pudiera redundar del da en algn streaming directo de Internet, en menores presiones econmicas para todos o las consabidas descargas ilegales. Ante el los participantes y en una reduccin en el ritmo actual estado del arte, que presumiblemente de la explotacin del medio ambiente fsico, continuar avanzando en direcciones que devolvindole la capacidad de auto recuperarse, ahora no podemos ni siquiera imaginar, Para al tiempo que se ampla la viabilidad de la propia qu seguir comprando dispositivos y registros, especie humana, la cual no pocos analistas cuando se puede acceder literalmente a millones del tema medioambiental califican como de canciones, muchas ms de las que podramos amenazada. escuchar en toda una vida de dedicacin a ello, a travs de la ms bsica conexin a la sociedad La gran leccin de la economa compartida, o el de la informacin? gran objetivo si es que esta logra establecerse como una prctica a escala nacional o planetaria, Recordamos no hace mucho que las bibliotecas es que el mismo limitado espacio fsico de las personales, y ni hablar de las institucionales, ciudades y del medio rural, podra dar cabida consuman cuanto espacio horizontal y vertical a un mayor nmero de seres humanos, aun hallaban disponible en casa o en los edificios, sin mencionar el trmino de ilimitado, uno que que siempre quedaban chicos para el efecto de tampoco significara que debiera establecerse un almacenar toda la informacin impresa que se mximo para el crecimiento poblacional, porque lograba obtener, y la cual se consideraba poco
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Revista Documentacin menos que sagrada, se utilizara o no. No hace mucho, los primeros libros electrnicos en la pgina del Proyecto Gutenberg rara vez eran ledos en pantalla, no estbamos acostumbrados a ello, eran celosamente grabados en el disco duro y respaldados en CDs, solamos imprimir todos aquellos que tuviramos la buena intencin de leer en el futuro prximo, algunas personas todava tienen en casa aquellos impresos engargolados o empastados, que por supuesto, les consumen mucho espacio por comparacin con la posibilidad que hoy por hoy nos parece permanente, de acceder a ellos en lnea en el momento en el que realmente la intencin de leerlos se convierta en accin. Todava en otro mbito, los estudiantes de todas las escuelas del planeta donde estaba disponible esta tecnologa, fotocopiaban todo aquello que pensaban que les podra resultar til para aprobar un examen, para hacer su tesis o para algn futuro proyecto acadmico. Como suele ocurrir frecuentemente, estos materiales no volvieron a merecer una nueva lectura, ganando polvo, ocupando espacio, perdiendo actualidad, solo desventajas en comparacin con la posibilidad actual de acceder a bases de datos de acceso abierto o restringido, que se mantienen permanentemente al da.
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En el momento actual de la sociedad de la informacin hay varios movimientos, que sin presumiblemente ser producto unos de otros, si pueden considerarse complementarios, todos ellos manifestaciones de una tendencia que ms que ser parte de una nacin o una cultura, puede decirse que es parte de la mentalidad de la generacin de seres humanos inmersos en la sociedad de la informacin. Uno de ellos que nos parece interesante al estar todava fuertemente anclado en los formatos tradicionales, es el de BookCrossing, que se define a s mismo como la Biblioteca Mundial, a travs del acto de dar a un libro una identidad nica que es reconocida cada vez que ese libro es pasado de lector a lector, constituyendo una forma de interconexin de lectores totalmente voluntaria, que en el momento presente ha llegado a constituir una comunidad que casi alcanza los dos millones de BookCrossers en 132 naciones, circulando cerca de diez millones de libros.
BookCrossing es una iniciativa civil que permite compartir los libros que alguien alguna vez adquiri, ley y disfrut, entre personas que a su vez desearn compartirlos una vez ledos (http://www.bookcrossing.com/ ). Si pensamos que hay personas que han puesto a circular Salvo que la sociedad humana fuera asolada por uno o dos libros, esto representa un mnimo alguna catstrofe que nos precipitara ms all del pero conveniente ahorro de espacio en sus punto de no retorno, los datos que nos importan y hogares, pero si pensamos en diez millones que han sido procesados electrnicamente para de libros, estos equivalen al acervo total de su manejo, difusin, recuperacin y preservacin, las bibliotecas de las Universidades de Texas, se trate de msica, libros, artculos acadmicos, Michigan o California, tres de las ms grandes entre otros muchos recursos de la sociedad de de los Estados Unidos, con edificios inmensos la informacin, todo est all, disponible en el cada una. Con todo lo interesante que es el punto de acceso ms cercano a nosotros, con seguimiento de los libros en sus respectivos lo que la necesidad de poseerlo fsicamente se periplos, la gran aportacin de BookCrossing ha diluido al mnimo. En todo caso, y as como es la motivacin de quien tiene un libro del cual en su momento buscbamos la apropiacin de gust y que ha conservado a veces por dcadas, objetos como el medio de sentir que algo era para compartirlo liberndolo, esto adems de realmente nuestro, quiz es demasiada vanidad representar una importante oportunidad para la de nuestra parte vivir pensando que de ocurrir promocin de la lectura gratuita, contribuye a la ese escenario catastrofista que pusiera en jaque generalizacin del concepto de la cultura como nuestro mundo fsico y nuestra realidad virtual, un bien cultural a compartir, se disponga de furamos nosotros y no otros los capaces de fortuna personal o no. sobrevivirlo para buscar de nueva cuenta la apropiacin de eso que consideramos como De mucho mayor impacto es el movimiento Open patrimonio o como riqueza. Access, definido como la libre disponibilidad en la Internet pblica para que los usuarios lean, El movimiento de informacin compartida descarguen, copien, distribuyan, busquen o
se liguen a los textos completos de los artculos, que les puedan dar el manejo necesario para indexarlos, convertirlos en data para software, o utilizarlos para cualquier otro propsito legal, sin ninguna otra restriccin legal, financiera o tcnica diferente adicional a la que exige por s misma la conexin a Internet (http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/boaifaq. htm#openaccess ). la nica limitante a la reproduccin y distribucin es el papel de los derechos de autor, respetando el control de los autores sobre la integridad de sus obras y el derecho a ser adecuadamente reconocidos y citados. Atrs queda el celo sobre la produccin intelectual, sobre todo aquella derivada del trabajo en instituciones pblicas, o que reciben financiamiento pblico para su realizacin, en lo que constituye una transformacin en la mentalidad que priv durante siglos de restringir el acceso a la informacin y al conocimiento. Si bien todava se halla en proceso, se espera logre alcanzar carcter de ordenamiento jurdico del ms alto nivel en las legislaciones nacionales y su apertura global. En el mismo sentido se ubica la iniciativa Creative Commons, que permite compartir y utilizar la creatividad y el conocimiento a travs de herramientas legales gratuitas. A travs de las licencias cada vez ms difundidas, se ofrece un esquema simple y estandarizado para otorgar permiso pblico para compartir el trabajo creativo de las personas (http://creativecommons. org/) Su misin es desarrollar, soportar y mantener la infraestructura legal y tcnica que maximiza la creatividad digital, el compartirla e innovar. Los tres movimientos citados estn fijando tendencia, estn haciendo una diferencia sustancial en la manera de relacionarnos en la sociedad de la informacin, en ms de una manera, tambin estn repercutiendo en cambiar la mentalidad de la actual generacin, quienes estn comenzando a visualizar el mundo fsico y la sociedad en que viven bajo reglas similares a las que rigen la sociedad del conocimiento, o se puede pensar que uno comparta lo que ms aprecia y valora en la SI, y se siga mostrando egosta y posesivo en el mundo real? Fuentes BookCrossing http://www.bookcrossing.com/ , en 16/7/2013 lnea, accesado
Budapest Open Access Initiative,http://www.budapestopenaccessinitiative. org/en lnea, accesado 15/7/2013 Creative Commons http://creativecommons.org/ en lnea, accesado 16/7/2013 Share Everything: Why the Way We Consume Has Changed Forever http://www.theatlanticcities.com/jobs-and-economy/2013/03/shareeverything-why-way-we-consume-has-changed-forever/4815/ en lnea, accesado 16/7/2013 TED Books,City 2.0: The Habitat of the Future and How to Get There
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Nuevos retos para el Gobierno Abierto Big Data, Gobierno Mvil y Redes Sociales
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http://www.documentalistas.org/category/cursos
a puesta en marcha de lneas de polticas pblicas encaminadas a generar un Gobierno Abierto cercano a la ciudadana est condicionada por diversos retos, principalmente tecnolgicos, que deben ser conocidos a la hora de hacer frente a las mismas. Y es que las tcnicas tradicionales de gobierno electrnico ya no son suficientes para interpretarlos y, hoy, emerge una nueva ciencia de los datos mezcla de informtica, matemticas y arte que permite visualizar patrones y anticipar tendencias en la sociedad. Por ello es necesario conocer cmo el procesado, anlisis y estudio de toda la informacin transparente puesta a disposicin de la ciudadana, y por ende a la propia administracin pblica, sirve a ese Gobierno (actual o futuro) para mejorar sustancialmente la toma de decisin y la adopcin de distintos tipos de medidas (econmicas, sociales, culturales, etc.). OBJETIVOS Conocer los nuevos retos a los que deben enfrentarse los entes pblicos que quieran implantar polticas de Gobierno Abierto utilizando tecnologas y principios documentales de extraccin de informacin de grandes volmenes de datos, acceso y difusin en movilidad, y presencia en redes sociales. DESTINATARIOS Funcionarios de nivel directivo, gerencial y profesional de los distintos Poderes del Estado (Legislativo, Ejecutivo y Judicial) en los niveles nacional, provincial y municipal. (b) Responsables de gestin de informacin, de reas sustantivas, o de normalizacin, monitoreo, control y evaluacin de la gestin. (c) Responsables de interaccin con el ciudadano, gestores de comunidades (community managers) y comunicadores institucionales. (d) Responsables de organizaciones no gubernamentales y de agencias de cooperacin. (e) Documentalistas, estadgrafos, bibliotecarios, archivistas, informticos. (f) Acadmicos y profesionales interesados en la temtica.
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El Parlamento Abierto, un cambio necesario
Parliament vestibule. Foto: Rexness. Flickr
Autor: David Colera Calonge (Espaa) Alumno del curso de Experto en Gestin Documental aplicada al Gobierno Abierto.
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arece un hecho probado el que, en la prctica totalidad de los sistemas polticos actuales, las instituciones en general han experimentado un declive alarmante. La desafeccin hacia la clase dirigente, la desconfianza generada por la corrupcin aparentemente generalizada y el cambio de paradigma que ha introducido la Era de la Informacin o del Conocimiento, como se ha venido a llamar, son las causas principales acentuadas, si cabe, por este contexto de crisis sistmica internacional. La falta de recursos ha motivado que los ciudadanos tomen consciencia de su responsabilidad en el devenir de sus respectivas naciones, que desean estar informados de las decisiones polticas de sus gobiernos y que exigen una rendicin de cuentas de la gestin pblica. Y es que ya no nos conformamos con ser meros habitantes. Queremos participar. Buena muestra de ello son, sin duda, las recientes movilizaciones ciudadanas como el movimiento indignado o la primavera rabe, pero tambin los debates y tertulias que diariamente podemos encontrar en los medios de comunicacin, en las redes sociales, o en las animadas charlas que mantienen esas personas que tenemos en la mesa de al lado en la cafetera. Sea como fuere el cambio ya est aqu y ha venido para quedarse. La democracia representativa, caracterizada por un neo-despotismo ilustrado, va dando paso a la democracia participativa, donde los ciudadanos estn informados, colaboran en la toma de decisiones y comparten la responsabilidad derivada de estas. Estamos, por tanto, ante una devolucin de parte de la soberana a la ciudadana. Cierto que para que esto sea posible, para que pueda avanzarse en el cambio, hay que crear una sociedad civil activa, que conozca sus derechos y que los reclame. An est pendiente un cambio en la mentalidad de la sociedad con en el que cobremos consciencia de la necesidad de involucrarnos, de adquirir la responsabilidad de colaborar. Sin embargo, no es menos cierto que ya existan numerosos sectores ciudadanos que han dado el paso y que ahora exigen nuevos avances a los responsables polticos, sobre todo
en materia de transparencia. Esto es precisamente porque sin informacin se hace imposible participar del debate poltico y, por tanto, de la gobernanza en los trminos expresados por la Unin Europea. Exactamente, el Libro Blanco sobre la Gobernanza Europea (2001) define este concepto como las normas, procesos y comportamientos que influyen en el ejercicio de los poderes a nivel europeo, especialmente desde el punto de vista de la apertura, la participacin, la responsabilidad, la eficacia y la coherencia. Independientemente de la lgica impronta del mbito geogrfico, la definicin es muy significativa. Mxime si prestamos atencin a trminos ya familiares por su reiterada repeticin como apertura, participacin y responsabilidad, entre otros. El reto no es balad: La tardanza en pasar de las palabras a los hechos pone en duda la voluntad poltica imprescindible para poder llevarlo a cabo. Los recursos e infraestructuras necesarios exigen una inversin inasumible para muchos pases en el contexto econmico actual. Y las instituciones y la administracin pblica se hunden en las encuestas de confianza nacionales por motivos de ineficacia, corrupcin, dualismos, inoperancia o plazos exageradamente prolongados. Y esto slo por mencionar unos cuantos ejemplos. Se hace necesaria, por tanto, una revitalizacin urgente de las instituciones. Estas son las herramientas imprescindibles para la integracin de la participacin ciudadana a la actividad gubernativa y la mejor baza, por tanto, para abordar la restauracin de la confianza en los Estados y sus gobiernos. Despus de todo, es indiscutible que existe una relacin directa entre el desarrollo de los pases, la fortaleza de los Estados y la calidad de sus instituciones. El mejor ejemplo que puede darse al respecto es, concretamente, el de la iniciativa de Parlamento abierto que est teniendo una fuerte pujanza en la actualidad, especialmente a partir de la publicacin de la Declaracin sobre la transparencia parlamentaria (2012) llevada a cabo por organizaciones de la sociedad civil de
monitoreo parlamentario (PMOs por sus siglas en ingls) y adoptada por la comunidad parlamentaria internacional. Los parlamentos son la institucin donde desarrollan su actividad los representantes de los ciudadanos elegidos democrticamente. Este hecho implica por s mismo una relacin bilateral entre los gobiernos y sus ciudadanos basada en la confiada que les ha sido confiada y que les legitima. Es por ello que el grado de desafeccin alcanzado en los ltimos tiempos por la poltica y nuestros representantes afecta tan directa y especialmente a esta institucin. As, el engagement entre ciudadana y parlamento se presenta como la directriz a seguir para restablecer y construir una relacin fluida entre estos. En esta lnea, las PMOs (Parliamentary Monitoring Organizations) han venido demandando la apertura de los parlamentos a los ciudadanos, para generar un mayor compromiso con la transparencia y la participacin ciudadana en el trabajo parlamentario. La guinda del pastel la puso, sin duda, la publicacin de la Declaracin sobre la transparencia parlamentaria en agosto de 2012, y surgida de la conferencia de lderes de PMOs que se celebr en Washington D.C. del 30 de abril al 2 de mayo del mismo ao, auspiciada esta por el National Democratic Institute, la Sunlight Foundation y la Red Latinoamericana por la Transparencia Legislativa. Tambin se cont con el apoyo de otras organizaciones como la Omidyar Network, el Open Society Institute, el National Endowment for Democracy, el Instituto del Banco Mundial y la Embajada de Mxico en los Estados Unidos. Un encuentro de excepcin para mostrar a los parlamentos nacionales la importancia de abrir estas instituciones mediante acciones como hacer ms accesible la informacin parlamentaria, invitar a los ciudadanos a participar en los procesos legislativos o fomentar la rendicin de cuentas. Con todo ello, se pretende conseguir un incremento en la participacin ciudadana, instituciones ms representativas y, en definitiva, una sociedad ms democrtica. Pero tambin podemos sustraer otras consecuencias igualmente deseables como, por ejemplo, la revalorizacin de esta institucin, la vuelta a la senda de la confianza, la desmitificacin
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Si usted nos ve ... sus clientes tambin
Revista Documentacin institucional, la mejora en la comunicacin con el ciudadano, el compartir la responsabilidad legislativa, etc.
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La apertura parlamentaria debe abordarse desde la honestidad y una absoluta disposicin al cambio siendo conscientes de que es ms, Obviamente, no debemos llevarnos a engao y hoy por hoy, un deber que una necesidad y que considerar el parlamento abierto como panacea el llevarlo a cabo solo puede repercutir en una de los problemas que asfixian a esta institucin, revitalizacin importante de la institucin y de pero sin duda es una, sino la mejor baza para la democracia en general. Y lo que es ms, se paliar el desprestigio de que est siendo presa. convertir en un sistema verdaderamente til De hecho, si lo pensamos detenidamente, y para la tarea de gobierno. aunque un escenario de crisis como el actual no parece el idneo para cambiar la percepcin El mismo surgimiento de las mencionadas que la ciudadana tiene de esta institucin, organizaciones de monitoreo parlamentario el mencionado cambio que ha llegado puede (PMOs) es el ejemplo de esto: En primer lugar, convertirse en una gran oportunidad. Hay, porque se trata de organizaciones formadas incluso, numerosas personalidades que afirman por los propios ciudadanos y que demandan al que nos encontramos ante un cambio de era. parlamento esa transparencia que nos permita a la ciudadana tomar partido de la actividad Estamos afrontando desde cambios en el de esa institucin. Y por otra parte, porque se sistema, caracterizados por la bsqueda de pretende realizar ese monitoreo, esa vigilancia la eficiencia y la sostenibilidad a travs de activa y constante a la que se quiere someter la medidas como el control del gasto pblico, la accin poltica y parlamentaria, desde la misma reformulacin de las administraciones pblicas ciudadana de forma constructiva. o la reinterpretacin de nuestros propios derechos ciudadanos, hasta modificaciones La observancia es una herramienta para la ms profundas como lo son la conciencia social construccin de instituciones ms fuertes y y de nuestros valores colectivos. Miremos hacia eficientes, no para destruirlas desautorizndolas donde miremos encontramos enormes signos ante la sociedad y ahondando en la desafeccin de cambio a nivel global. En los pases rabes, poltica e institucional. La confianza es la base incluso en las religiones. de nuestros sistemas democrticos y algo tan vulnerable debe ser objeto de especial Estos cambios son la evidencia de que se puede proteccin. y se debe emprender el cambio institucional del parlamento para acomodarlo a las actuales As, hemos podido comprobar a lo largo de la exigencias de los ciudadanos. Es ms, resulta historia que la democracia es compatible con la ya inaplazable abordar la senda de la apertura corrupcin. De ah la necesidad de transparentar. parlamentaria a travs de iniciativas como la En palabras de Jeremy Bentham The more transparencia, la participacin y la rendicin strictly we are watched, the better we behave. de cuentas. En definitiva, la aplicacin de (The Bentham Project, 2007), es decir, que los principios del gobierno abierto a los cuanto ms atentamente nos observan, mejor parlamentos. nos comportamos. Porque los polticos no slo deben ser honestos, sino adems, parecerlo. Es esta la lnea que sigue la mencionada declaracin y por ello merece la pena dar buena La transparencia no solo es una herramienta cuenta de su alcance, el cual est basado, como eficaz contra la corrupcin, sino que tambin su propio nombre indica, en la transparencia es el antdoto contra el desconocimiento de las parlamentaria. funciones de las instituciones. Un claro ejemplo No se trata de transparencia por la transparencia, de esta afirmacin es la reiterada peticin en ni ha de entenderse como una concesin por su diversas sociedades, como en la espaola, de supervivencia, sino como un verdadero cambio poner fin a la existencia del senado debido a su en la naturaleza de la institucin y en el modo en nula utilidad y funcin. Razn o desconocimiento, que desarrolla su funcin para la ciudadana. lo cierto es que la institucin est igualmente
herida de muerte si sigue demorndose lo que ya no debe entenderse slo como un derecho ciudadano, sino una obligacin para todo gobernante. La ya tan mencionada Declaracin sobre la transparencia parlamentaria es al objeto un punto de partida para la apertura parlamentaria a travs, precisamente, de la transparencia. Este documento marca la senda a seguir por estas instituciones dividiendo su articulado en cuatro principios bsicos: 1. La promocin Transparencia. de una cultura de la
Adems, prosigue, esta informacin parlamentaria debe poder ser reutilizada por los ciudadanos, lo que impulsar su participacin en la actividad del parlamento, su difusin, la creacin de nuevos contenidos e ideas y garantizar una sociedad civil informada y libre. Empiezan tambin a entreverse ideas a las que deberemos prestar buena parte de nuestra atencin ms adelante, como por ejemplo la rendicin de cuentas. Porque la transparencia por la transparencia no tiene sentido si el conocimiento de la posible comisin de irregularidades o delitos no lleva aparejada una sancin o castigo, unas consecuencias (Accountability). Un segundo principio, titulado Transparentar la Informacin Parlamentaria y articulado en catorce puntos concreta la informacin parlamentaria bsica y obligatoria para afrontar esta apertura de la informacin pblica. La recomendacin sobre la informacin que debe ser liberada contempla principalmente:
2. Transparentar la Informacin Parlamentaria. 3. Facilitar el Parlamentaria. acceso a la Informacin
4. Y permitir el acceso electrnico y el anlisis de la informacin parlamentaria.
Sin duda, estos no son una serie de principios aislados, sino que enlazan unos con otros a * Informacin sobre sus funciones modo de cadena, como una gua en el proceso parlamentarias, su estructura, su reglamento o de transparentar la actividad parlamentaria. su flujo de trabajo. De esta forma, el principio titulado Promocin de una cultura de transparencia pretende explicarnos el alcance de lo que supone dar un paso como este y de la necesidad de hacerlo sin demora. Pone el acento, como no poda ser de otra manera, en la informacin parlamentaria y establece el marco sobre cmo debe ser entendida. Durante doce contundentes artculos se asienta la idea de que la informacin parlamentaria pertenece al pblico. As mismo, reconoce que pueden existir excepciones pero que estas deben ser escasas y, adems, estar limitadas por la ley. La cultura de la transparencia comienza, por tanto, con el cambio de la propiedad de la informacin parlamentaria, entendida esta por toda aquella que obra en poder o que haya sido generada por el parlamento. Y esta propiedad es ahora pblica.
* Informacin constantemente actualizada sobre los parlamentarios contemplando desde sus afiliaciones polticas, sus roles en el parlamento o informacin de contacto, hasta sus curriculum vitae. * Informacin sobre el funcionamiento administrativo del parlamento y de la estructura del personal que realiza estas funciones. * La agenda parlamentaria: Con el calendario de sesiones, de reuniones de comisiones, rdenes del da, etc. * Informacin sobre toda iniciativa legislativa. * Informacin parlamentario. sobre el presupuesto
* Publicar los informes, trabajos, transcripciones y cualquier documento til realizado o provedo por el parlamento o por sus comisiones.
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Revista Documentacin * Publicar las deliberaciones plenarias, y lo que es ms, grabar los votos parlamentarios. * Proporcionar acceso a la informacin histrica de la institucin parlamentaria de su actividad pasada remota y reciente. Otro aspecto muy reseable por su inters, pero de francamente difcil cumplimiento, y que tambin se recoge entre el articulado de este segundo principio es el que establece que habr de divulgarse informacin sobre conflictos de intereses y conducta tica, y que lejos de referirse nicamente a sus seoras como cabra imaginar, incluye a grupos de presin y de inters (lobbies), a empresas concursales en los procesos de licitacin, etc. La persecucin en cuanto a los estados de incompatibilidad, de conflictos de inters, o las consideradas faltas ticas, ya no para su penalizacin sino para informar pblicamente sobre ello es una accin sumamente compleja donde la opcin con, quiz, mejores resultados es la combinacin de una regulacin legal normativa y un sistema de duras sanciones. Obviamente, para que todo esto sea posible, el Parlamento deber crear y adaptar polticas para garantizar la informacin proactiva, la llamada informacin push, es decir, aquella informacin que el parlamento facilitar a discrecin, sin previa peticin y de forma masiva. Aunque tambin ha de asegurarse el acceso a la informacin mediante peticin, o informacin pull, por parte de los ciudadanos, ya que su derecho es preguntar por sus intereses y el del parlamento responder por ellos. Uno de los principios clave de esta declaracin es el tercero de ellos, recogido bajo el ttulo Facilitar el acceso a la informacin parlamentaria. En l se trata especialmente el tema de las TIC (Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin), sin las cuales la idea de transparencia y acceso a la informacin perdera gran parte de su efectividad al no poder llegar de forma masiva a todos los ciudadanos. Los diversos canales disponibles hoy resultan mucho ms eficaces, universales, masivos
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y virales que los medios tradicionales, por lo que sin la existencia de internet o la tecnologa mvil todo intento de transparencia quedara relegado a una dependencia de los medios de comunicacin (prensa, radio y televisin) o del acceso fsico, la asistencia en persona, a los actos parlamentarios. No es que la transparencia dependa ntegramente de las TICs, pero s supone una eficiencia superlativa de los objetivos que se pretenden.Asaber: Masificacin de la informacin, acceso instantneo a esta, calidad de la misma al no estar sujeta a injerencias e interpretaciones ideolgicas, integridad, oficialidad y veracidad, diversidad, la no discriminacin, etc. Este principio tambin contempla un matiz importante para el acceso, el entendimiento y la utilizacin de la informacin parlamentaria: Esta debe estar expresada de forma comprensible para los ciudadanos e, incluso, estar recogida en varios de los idiomas nacionales. Tambin se observa nuevamente su disposicin pblica y gratuita. Por ltimo, y de forma ntimamente relacionada con el tercer principio, el cuarto y ltimo bajo el ttulo Permitir el acceso electrnico y de anlisis de la informacin parlamentaria va un paso ms all en la apertura de la informacin parlamentaria. Se trata de diez artculos finales que sin desvincularse del objetivo principal de la transparencia del que trata esta declaracin, camina tambin hacia nuevos horizontes muy interesantes desde el punto de vista informacional, pero tambin desde otros mbitos como el de generar nuevos recursos y herramientas de aprovechamiento de los datos insertos en la informacin parlamentaria para la explotacin econmica de nuevos servicios que, a la postre, dotarn de un valor aadido la apuesta por un parlamento abierto. Para que ello sea posible, se ha contemplado prcticas eficientes a la hora de publicar la informacin parlamentaria. De ellas cabra destacar la recomendacin de publicar la informacin en formatos abiertos, no
propietarios y de forma estructurada, utilizando en lo posible software libre (Software Open Source) y de cdigo abierto. La reutilizacin y el fcil manejo de los datos es el propsito fundamental.
Con este dilogo nuestros gobernantes no disponen nicamente de uno, dos, tres asesores expertos, sino de toda la ciudadana. Conectan con los ciudadanos, el llamado engagement y que les hace ser conscientes de las necesidades y preferencias de toda la sociedad participante. Aconseja, tambin, ser cuidadoso con las Se consigue, por tanto, un mayor consenso pginas web parlamentarias garantizando y aceptacin de las disposiciones legales. Y, la accesibilidad y la actualizacin peridica tambin, una difusin realmente efectiva de y regular de los datos, as como un sistema todas ellas en pro de su cumplimiento. sencillo que facilite la descarga de los mismos. Todo ello sin descuidar la poltica de privacidad Esta participacin ciudadana establecer una ciudadana, para no caer en la tentacin de estrecha colaboracin con los parlamentarios establecer requisitos de afiliacin o de registro que redundar en una mejor imagen de estos y que pudieran restringir el acceso pblico a la de la institucin, una recuperacin progresiva de informacin parlamentaria solicitada. la confianza en ella, una revaloracin del sistema y de sus instituciones y representantes, y una Sin embargo, y ya que el parlamento abierto revitalizacin de la sociedad involucrndola se apoya en los tres pilares del gobierno directamente. abierto, la apertura parlamentaria no puede basarse nicamente en la buena prctica de la Tal vez, la cuestin de la rendicin de cuentas transparencia. La apertura implica una relacin sea del que menos se ha hablado y, como ha bilateral entre la institucin y los ciudadanos, y quedado planteado aqu, es un tema de vital por tanto una comunicacin bilateral, un feedback importancia, pero que merece una detenida y por parte de la ciudadana que dote de un valor amplia reflexin que an est teniendo lugar, por aadido la actividad parlamentaria. lo que habr que estar pendientes y, por qu no, participar en el debate abierto. El dilogo constante que se trata de generar aqu, es la consecuencia ms deseable en el universo de lo abierto (parlamento abierto, gobierno abierto, Open Data).
BIBLIOGRAFA Declaracin sobre la Transparencia Parlamentaria [en lnea]. OpeningParliament. org: Roma, 2012. [fecha de consulta: 10 Julio 2013]. Disponible en: http:// openingparliament.s3.amazonaws.com/docs/declaration/1.0/spanish.pdf Evaluar un parlamento [en lnea]: conjunto de herramientas para la autoevaluacin de un parlamento. Unin Interparlamentaria, 2008. [fecha de consulta: 23 julio 2013]. Disponible en: http://www.ipu.org/PDF/publications/ self-s.pdf SANCHS, Ima. Esto no es una crisis, es un cambio histrico. La Vanguardia. com [en lnea]. 21 enero 2011 [fecha de consulta: 23 julio 2013]. Disponible en: http://www.lavanguardia.com/lacontra/20110121/54103612286/esto-no-esuna-crisis-es-un-cambio-historico.html
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Preservacin Digital: consideraciones generales sobre uno de los grandes retos de nuestro tiempo
Rosetn Santo Estevo. Foto: FCD
Autora: Claudia Cecilia Castillo Segura (Colombia) Archivo General de la Nacin - Profesional en Conservacin & Restauracin de Bienes Culturales Muebles. Especialista en Gerencia y Gestin Cultural
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os cambios tecnolgicos de la era de la informacin, generan diferentes retos para la adecuada gestin de los documentos u objetos digitales generados en entornos electrnicos, debido a los grandes volmenes de datos e informacin que se produce, as como a la diversidad de soportes y formatos digitales. Los contenidos informativos de los objetos digitales se constituyen el principal activo de las organizaciones, ya que son stos los que permiten la adecuada gestin corporativa de las mismas, adems de ser el insumo para la construccin de su memoria histrica e institucional. Dentro de las polticas de gobierno abierto, adems de la necesidad imperiosa de implantar sistemas de gestin documental que hagan ms eficiente, transparente y participativa la labor del Estado, es importante pensar los documentos, tanto en soportes tradicionales como digitales, desde la perspectiva del patrimonio cultural. La inmediatez y simultaneidad de la informacin, la gran variedad de soportes y formatos, as como la acumulacin de objetos digitales, constituyen un problema que se avizora inmanejable en trminos accesibilidad y preservacin a largo plazo, con el riesgo inmanente de perder parte importante de la memoria histrica de nuestro tiempo, si no se adoptan las estrategias tecnolgicas, legales y documentales, para adelantar procesos de preservacin digital.
relevantes de la preservacin digital, como un aporte al dilogo y la discusin constante en torno un tema que est ligado a la gestin documental de las organizaciones y que potencialmente representa un problema que puede conducir a la prdida de parte importante de nuestro legado cultural. Delimitacin Conceptual Segn la UNESCO, el Patrimonio Digital corresponde a recursos nicos que son fruto del saber o la expresin de los seres humanos. Comprende por lo tanto, recursos de carcter cultural, educativo, cientfico o administrativo e informacin tcnica, jurdica, mdica y de otras clases, generada directamente en formato digital o se convierte a ste a travs de material analgico ya existente. Los productos de origen digital no existen en otro formato que el electrnico [1]. De acuerdo con su naturaleza, la caracterstica principal de la informacin electrnica o digital, es que haya sido codificada numricamente, bajo algn formato y ensamblada junto con algn conjunto de metadatos, de tal forma que pueda ser almacenada, buscada, encontrada y usada dentro de un sistema informtico [2].
Los Objetos Digitales pueden ser de origen digital o tambin estar en soportes tradicionales o analgicos como el papel o la pelcula, que posteriormente son digitalizados, y documentos Por esto es de suma importancia reflexionar digitales que corresponden a hipervnculos con sobre la preservacin digital, con una visin otros materiales digitales. Estos objetos pueden holstica de los sistemas que se relacionan con ser entidades documentales tales como: texto, la gestin de los documentos u objetos digitales, imgenes digitales, audios digitales, bases de iniciando por una delimitacin conceptual y un datos, documentos multimedia, imgenes en acercamiento a la identificacin de los distintos movimiento, hipervnculos con otros materiales elementos que intervienen en la produccin de digitales, sitios web y correos electrnicos, entre dichos objetos, as como la identificacin de otros, creados en entornos electrnicos mediante las problemticas a las que se enfrentan en el uso de la tecnologa informtica. trminos de accesibilidad y preservacin, para lograr la formulacin de planes de preservacin Por su parte, la Preservacin Digital se entiende digital a largo plazo de manera articulada con como las acciones a largo plazo, tendientes la implementacin de los sistemas de gestin a asegurar la permanencia y el acceso del documental. contenido informativo de los objetos digitales a lo largo del tiempo, independientemente de De acuerdo con lo mencionado anteriormente, su soporte, formato o sistema, en tanto que la en el texto que se presenta a continuacin se Conservacin Digital, se refiere a las acciones mencionan solo algunos de los aspectos ms tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir,
detener o retardar el deterioro de los soportes de objetos digitales; estas acciones pueden ser estabilizacin tecnolgica y reconversin a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales, con el fin de garantizar la trascendencia de los contenidos y las condiciones de usabilidad de los objetos digitales. Por otro lado, la Restauracin Digital, tiene que ver con las acciones tendientes a recuperar, reparar, renovar o volver a poner un documento digital en el estado, estimacin o accesibilidad que antes tena [2]. Problemticas de la Preservacin Digital
metadatos mnimos para la descripcin en un sistema de gestin documental, de tal forma que se garantice la preservacin digital. Enlaces a sitios Web: el problema radica en el acceso, recuperacin y disponibilidad de la informacin relacionada con los sitios Web, porque para ello es indispensable una infraestructura tecnolgica adicional que demanda costes adicionales y la informacin podra no estar disponible en la Web en el futuro.
Degradacin de los soportes o formatos fsicos: comparativamente y a travs de varias La preservacin digital plantea distintas investigaciones, se ha evidenciado que los problemticas que surgen de la misma naturaleza soportes de los documentos digitales son ms de los objetos digitales y aquellas que se derivan vulnerables a deterioros de tipo qumico, fsico y del entorno en el que se encuentran los mismos. biolgico, que el papel, por las caractersticas de Algunos de los factores tecnolgicos de la sus materiales constitutivos y por efecto de las preservacin digital son los que se presentan a condiciones ambientales [3]. continuacin: Aunque los soportes de los documentos digitales Obsolescencia de la tecnologa digital: en estn elaborados en materiales sintticos referencia al hardware o tecnologas necesarias (polmeros) como el polister y policarbonatos para acceder a los contenidos informativos y al que son perdurables en el tiempo, el problema software especfico que puede ser requerido de conservacin se presenta por la naturaleza para la lectura de diferentes tipos de archivos de los componentes de los recubrimientos donde en distintos formatos digitales. La obsolescencia se almacenan los bits o unidades mnimas de trae consigo que aquellos documentos generados informacin en objetos digitales, los cuales son masivamente a travs de correos electrnicos y muy sensibles a las condiciones ambientales de aplicaciones informticas como hojas de clculo humedad relativa, temperatura, contaminantes y procesadores de texto, mediante los cuales se atmosfricos y microbiolgicos, y manipulacin gestionan los documentos y se crean grandes inadecuada [3]. volmenes de informacin, no estn creados para la preservacin digital a largo plazo, ya Por ejemplo, en los soportes magnticos los que los datos solo se pueden leer dentro de un recubrimientos estn constituidos por una formato digital especfico de fichero o programa base de polister y varias capas de distinta de software; al igual que el hardware necesario composicin qumica. Estas capas estn para su lectura, estos formatos generalmente compuestas por partculas de xidos metlicos se vuelven obsoletos por la creacin de nuevos de cromo y hierro aglutinados con una sustancia sistemas de tecnologa, que no pueden leer aglomerante a base de poliuretano, con aditivos ni interpretar las aplicaciones informticas en como disolventes, estabilizantes, humectantes y formatos anteriores, aunque los soportes de los lubricantes que mejoran las propiedades fsicas contenidos informativos se encuentren en buen de flexibilidad y resistencia de la cinta; tiene un estado de conservacin. capa inferior a base de carbono que protege la cinta del rozamiento y minimiza las cargas Los metadatos: son elementos clave para el electrostticas que se generan en su uso en acceso, recuperacin y disponibilidad de los equipos de grabacin o reproduccin [4]. documentos, pero en un momento dado pueden representar un problema al no estar formulados En condiciones ambientales y de almacenamiento mediante la adopcin de estndares compatibles inadecuadas, estos recubrimientos presentan con las normas internacionales de descripcin desprendimientos de la base del soporte, por la archivstica, que permitan establecer los alteracin qumica del aglutinante que integra
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Revista Documentacin las partculas ferromagnticas, debido al efecto de la humedad y la temperatura principalmente. De otra parte, los recubrimientos de los soportes pticos estn constituidos por una base de policarbonato, una capa compuesta por estabilizantes metlicos y tintes, la capa reflectiva conformada por microlminas de aluminio, oro o plata, superpuestas y una capa de laca para proteccin y cobertura. En general los deterioros ms frecuentes se presentan por la corrosin de la capa reflectiva y la prdida de adhesin entre sus capas por contraccin o expansin de alguna de ellas, por efecto de la humedad y la temperatura; tambin la suciedad se considera un factor de deterioro, as como la manipulacin inadecuada que puede ocasionar abrasiones o rayaduras sobre la superficie de estos soportes. En ambos casos, las condiciones de almacenamiento son las que mayor incidencia presentan en la conservacin de los soportes. En este sentido, la conservacin de los soportes digitales y su contenido, depende de las medidas que se adopten para el control de las condiciones ambientales de humedad relativa, temperatura, contaminantes atmosfricos y microbiolgicos, as como del mantenimiento de las instalaciones fsicas en las que se encuentran depositados estos objetos, entre otras. Los aspectos administrativos de las entidades tambin pueden representar problemticas para la preservacin digital, por errores humanos que pudiesen arruinar el registro o almacenamiento de la informacin, falta de polticas y estrategias de preservacin, recursos e infraestructura tecnolgica sostenible, desastres naturales o prdida deliberada de la informacin [2]. Valorar para Preservar La valoracin de los documentos de archivo en entorno electrnico es uno de los grandes retos en la era de la informacin, ya que de esto depende la configuracin de lo que ser nuestro Patrimonio Digital. De la actividad intelectual que exige este proceso, se derivan las decisiones en torno a los objetos digitales que sern preservados para el futuro y los que sern eliminados y desaparecern para siempre, sobre la base de postulados tericos y metodologas en constante construccin, que deben ajustarse a los entornos reales en donde pueden confluir, adems de los documentos electrnicos, documentos en soportes analgicos o tradicionales como el papel o la pelcula. En consecuencia, es necesario tener en cuenta criterios de valoracin que se ajusten en principio a entornos hbridos, en los que ya no es aplicable nicamente la teora y criterios de valoracin de los documentos producidos en soportes tradicionales, si no que la valoracin de los documentos debe estar en armona con los criterios establecidos para valorar todo tipo de documento,
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>> La valoracin de los documentos de archivo en entorno electrnico es uno de los grandes retos en la era de la informacin, ya que de esto depende la configuracin de lo que ser nuestro Patrimonio Digital
en cualquier formato fsico y digital, que sea inherente a un entorno electrnico. El proceso valorativo debe entenderse como una actividad intelectual transversal a todos los procesos y procedimientos del programa de gestin documental de una institucin, desde la planeacin, produccin, gestin, trmite y organizacin, hasta la conservacin y preservacin de los documentos, con el fin de establecer los tiempos de las trasferencias o la eliminacin, de acuerdo con la valoracin realizada desde la etapa de planeacin. A diferencia de la informacin producida en soportes tradicionales como el papel o la pelcula, la valoracin de los objetos digitales es independiente de sus soportes, ya que la informacin puede estar contenida en uno o varios formatos fiscos o digitales y en cualquier caso prevalece la estimacin del contenido informativo, independiente del soporte en el que se encuentre. De esta manera, las medidas de preservacin a largo plazo, estn enfocadas hacia los contenidos informativos y de acuerdo con los cambios tecnolgicos, a la migracin de la informacin a nuevos soportes que permitan la accesibilidad de la informacin y su preservacin en el tiempo, mientras que los soportes deben considerarse desde la perspectiva de la conservacin a corto plazo, por la fragilidad de sus materiales constitutivos. Otra de las medidas relacionadas con la preservacin es la restauracin digital, especialmente de aquellos objetos cuyos contenidos corresponden a imgenes fijas o imgenes en movimiento. La valoracin de estos objetos exige de su puesta en valor, es decir, que una vez creados los contenidos o identificados dichos objetos, es necesario disponerlos para el acceso del pblico en general, as como de investigadores [4]. Cuando estos objetos han perdido sus atributos formales y estticos afectando la apreciacin de su contenido, se hace necesario implementar acciones tendientes a recuperar, reparar, o renovar el objeto digital para su puesta en valor. Desde el punto de vista metodolgico, se han realizado varias investigaciones y presentado
propuestas de valoracin en entornos electrnicos, entre las que se destaca la presentada por el proyecto internacional InterPARES Mtodos de valoracin y preservacin [5], realizada por su grupo de trabajo de valoracin. En lneas generales lo que se plantea es la necesidad de valorar la informacin previo a la implantacin de un sistema de gestin documental, para determinar en qu formatos se va a conservar la informacin de tal forma que se puedan interpretar en el futuro. Consideraciones Generales La preservacin a largo plazo de los objetos digitales, implica que stos conserven sus atributos a travs del tiempo, es decir que sean accesibles e interpretables, manteniendo sus propiedades de autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad. Por esto, ms all de las estrategias de preservacin digital planteadas para entornos electrnicos sobre temas como la preservacin de la tecnologa original, la emulacin, la migracin y conversin a otros soportes, lo fundamental para la preservacin de los objetos digitales es la construccin de una poltica de preservacin digital, que sirva de marco general para la promulgacin de normas en materia de conservacin y preservacin, acogiendo las estrategias, programas, planes y proyectos que permitan su desarrollo. Uno de los elementos ms fuertes y que podra apoyar una iniciativa dirigida hacia la preservacin a largo plazo, es la regulacin de un sistema integrado de conservacin y preservacin documental, que contemple las estrategias y acciones preventivas y correctivas que garanticen la funcionalidad, acceso y preservacin a largo plazo de los objetos digitales, adoptando para ello estndares de preservacin digital contenidos en normas tcnicas internacionales como por ejemplo: ISO 19005-1:2008, Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: El uso del PDF 1.4 (PDF/A-1); ISO/ TR 18492: 2008, Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos; ISO 14641-1:2012, requisitos sobre el diseo y la operacin de un sistema de informacin para la conservacin de
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Revista Documentacin la informacin electrnica; ISO/TR 15801:2009, gestin de documentos. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones para la honradez y fiabilidad; ISO 14721:2012, los datos espaciales y los sistemas de transferencia de informacin. Sistema de informacin de archivos abiertos (OAIS). Modelo de referencia, entre otras. La subsistencia de un sistema integrado de conservacin y preservacin documental, solo es posible mediante la articulacin a los dems sistemas de gestin inherentes al objeto digital, tales como el sistema de gestin documental que tiene como referencia normas tcnicas como la ISO 15489:2001, informacin y documentacin. Gestin de Documentos. Parte 1: generalidades y parte 2: directrices; la ISO 30300:2011, informacin y documentacin. Sistema de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario; y la ISO/30301:2011 Informacin y documentacin - Sistema de gestin para los documentos Requisitos, el sistema de gestin del riesgo cuyo estndar se encuentra en la ISO 31000:2009, gestin de riesgos. Principios y directrices, y el sistema de auditoras basado en estndares de auditoria informtica y seguridad como la ISO/ IEC 27001: 2005, tecnologa de la informacin. Tcnicas de seguridad. Sistemas de gestin de la seguridad. Requisitos, y la ISO/IEC 27002: 2005, tecnologa de la informacin. Tcnicas de seguridad. Cdigo de buenas prcticas para la gestin de seguridad de la informacin, as como herramientas metodolgicas como TRAC y DRAMBORA, entre otras. Llevar a la prctica un sistema integrado de conservacin y preservacin documental, implica incluir dentro de los planes de implantacin del sistema de gestin documental los planes de preservacin digital, con fundamento en la valoracin de los objetos digitales en todas las fases del ciclo vital de los documentos. En este sentido y frente a las exigencias de un nuevo sistema poltico basado en el concepto de gobierno abierto, dentro del campo de la informacin se hace necesario centrar la discusin en torno a las acciones que han de emprenderse para garantizar la preservacin de la informacin, no slo para su uso social en la actualidad, en aras de contribuir a la
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transparencia de las acciones del poder pblico y fomentar la participacin ciudadana, si no como una garanta de los derechos humanos, en especial los derechos culturales y el derecho a la memoria y a la verdad que tienen todos los pueblos del mundo.
Bibliografa 1. UNESCO. Carta para la Preservacin del Patrimonio Digital. [En lnea] 2003. [Citado el: 22 de Julio de 2013.] http://www.unesco.org/ new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/ charter_preservation_digital_heritage_es.pdf 2. Voutssas, Juan. Factores tecnolgicos, legales y documentales de la preservacin documental digital. [En lnea] Septiembre/Diciembre de 2009. [Citado el: 12 de Julio de 2013.] Portal de Revistas Cientficas y Arbitradas de la UNAM. http://www.revistas.unam.mx/index.php/ibi/ article/view/21391. ISSN: 0187-358X 3. Bereijo Martnez, Antonio y Fuentes Romero, Juan Jos. Los soportes flmicos, magnticos y pticos desde la perspectiva de la conservacin de materiales. [En lnea] 2001. [Citado el: 12 de Julio de 2013.] http://revistas.um.es/analesdoc/ article/view/2411 4. Torres Moya, Rito y Aponte Melo, Myriam. Principios y Tcnicas en un Archivo Audiovisual. Bogot D.C. : Fundacin Patrimonio Flmico Colombiano, 2010 5. Mendoza Navarro, Aida Luz. Valoracin de documentos digitales de archivo desde la perspectiva del proyecto InterPARES. [En lnea] [Citado el: 20 de Julio de 2013.] http:// blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/ files/2012/06/A%C3%ADda-Luz-MendozaNavarro.pdf 6. Grupo de Trabajo de Documentos Electrnicos -Conferencia de Archiveros de Universidades Espaolas. La valoracin de los documentos electrnicos: estado de la cuestin. [En lnea] [Citado el: 14 de 07 de 2013.] http:// cau.crue.org/Quehacemos/gruposdetrabajo/ documentoselectronicos
L
Gestin de Informacin y Conocimiento: Herramientas para el Desarrollo Local y Comunitario
Aliana Cuadrado Castelln (Cuba) - Coordinadora
ecturas pr ofesionales
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l contexto local y comunitario ha tomado cierta relevancia en los momentos actuales, as como la importancia de potenciar los factores endgenos y su articulacin con los procesos a estas escalas. Muchos territorios basan (total o parcialmente) su economa en las producciones locales, donde juegan un papel relevante las pequeas y medianas empresas. Esta opcin del desarrollo econmico local promueve nuevas formas de autogestin y autosustentabilidad; permitiendo el aprovechamiento del capital intelectual de los territorios. Sin embargo en estos procesos juega un papel esencial la Gestin de Informacin y la Gestin del Conocimiento, fundamentalmente en las organizaciones y actores locales; se necesita contar con la informacin relevante y ser esta el punto de partida de la identificacin de las potencialidades de los territorios y las comunidades.
Promover la innovacin tecnolgica y gestionar el conocimiento de las personas y las organizaciones es pertinente a partir del uso consciente de las herramientas de la Gestin del Conocimiento, tambin permite crear organizaciones locales ms inteligentes, abiertas al aprendizaje y ms capacitadas para la toma de decisiones en bien del Desarrollo Local y Comunitario. Todo este proceso se realiza mucho ms eficiente teniendo en cuenta los medios y las formas de comunicacin, facilitan a sus ciudadanos constituir parte de las dinmicas locales y comunitarias; tener conocimiento de lo que sucede en su marco territorial con el objetivo de lograr una participacin activa, promover el desarrollo y la interaccin entre la poblacin y las autoridades locales. Las redes sociales tambin vienen a jugar un rol en la interaccin de los actores y organizaciones locales y comunitarias, en la gestin de informacin y el conocimiento y en la resolucin de problemas del desarrollo local y comunitario. El eBook est destinado a directivos de los gobiernos locales, actores y organizaciones locales y comunitarias, profesionales de la informacin y todas aquellas personas involucradas en procesos de desarrollo a estas escalas. Cada captulo transmite los criterios y las opiniones de cada autor.
http://www.documentalistas.org/libro-giyc
Dentro de este tejido el trabajador de la informacin asume nuevos retos dentro de su perfil profesional, pues se ve en la necesidad de generar herramientas de la Gestin de Informacin, convertirlas en productos y servicios que satisfagan las necesidades tanto de los gobiernos locales como de los actores y ciudadanos de las localidades y comunidades.
Open City Workshop. Foto City of Edmonton. Flickr
Artculo
Bases generales de Gobierno Abierto de la Red de Archivistas de la Administracin Pblica del Distrito Federal, Mxico
Autor: David Aranda Coronado (Mxico) Estudiante del Experto Profesional en Gestin Documental aplicada al Gobierno Abierto
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a Red de Archivistas de la Administracin Pblica del Distrito Federal [1] (Red) tiene su fundamento jurdico en el artculo 34 del Reglamento de Sesiones del Consejo General de Archivos del Distrito Federal [2], en el cual se establecen las atribuciones legales para integrar grupos de trabajo que realicen estudios, analicen temas archivsticos y acuerden asuntos que tratar el Consejo en sus sesiones. La Red deriv de un equipo de trabajo que inici actividades el 9 de septiembre de 2011 convocados por el Coordinador de Archivos del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, en su carcter de invitado permanente a las sesiones del Consejo como se dispone en el artculo 57 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. En el ao 2013, durante la segunda reunin de la Red se manifest por parte de su coordinador [3], que la tendencia mundial hacia un nuevo orden de comunicacin entre el gobierno y los ciudadanos debe estar sustentada en el conocimiento del quehacer gubernamental a travs del acceso a sus archivos institucionales, donde los gobiernos se obliguen a establecer mecanismos precisos y eficientes para mantener actualizada la informacin que generan los servidores pblicos en ejercicio de sus funciones administrativas, propiciando con ello un dilogo colaborativo con los gobernados, quienes de manera ms informada incidan en la elaboracin de polticas pblicas en su beneficio, y como consecuencia de su participacin reciban servicios pblicos cada vez de mejor calidad. Esta directriz global de Gobierno Abierto exige considerar seriamente la gestin documental como el eje rector de la apertura pblica de la informacin gubernamental, que impulse de manera lgica y organizada, la produccin, gestin, conservacin y difusin de documentos de acceso pblico, mediante el uso de tecnologas de informacin, y en particular de Internet como red de acceso mltiple al quehacer pblico del gobierno. En ese sentido, es indispensable asumir el compromiso archivstico que promueva esta doctrina poltica como tendencia gubernamental y la concrete, priorizando el establecimiento de suficientes bases de trabajo que posibiliten a los
integrantes de la Red, llevar a cabo actividades coordinadas y estandarizadas en el tratamiento de la informacin pblica del Distrito Federal. En razn de lo anterior se propusieron las siguientes Bases Generales de Gobierno Abierto de la Red de Archivistas de la Administracin Pblica del Distrito Federal: 1. La Red de Archivistas de la Administracin Pblica del Distrito Federal (Red) est integrada por todas las personas que tienen funciones archivsticas en los entes pblicos del Distrito Federal. 2. El objetivo de la Red es intercambiar conocimientos archivsticos en los mbitos normativo, tcnico, metodolgico y tecnolgico, para fortalecer de manera sistematizada la organizacin, la conservacin, el acceso y apertura de la informacin pblica del Gobierno del Distrito Federal y asegurar que los procesos documentales y archivsticos garanticen la proteccin de datos personales que detentan los entes pblicos locales. 3. La Coordinacin de la Red, a cargo del Coordinador de Archivos del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, propondr las acciones que vinculen los procesos archivsticos con las obligaciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal. 4. La Red emitir, a manera de sugerencia y apoyo metodolgico y tcnico para los entes pblicos del Distrito Federal, la serie de cuadernillos Gua General de Gobierno Abierto del Distrito Federal en materia de Gestin Documental. 5. La Red establecer un Programa de Formacin Integral Archivstica, de Transparencia y Proteccin de Datos Personales, instrumentando cursos de capacitacin especializada dirigida a la prctica cotidiana de los procesos documentales y archivsticos en las oficinas de la administracin pblica del Distrito Federal, privilegiando la produccin de expedientes electrnicos en el marco de la apertura de la informacin pblica en medios automatizados, as como la proteccin
archivstica de los datos personales en posesin del Gobierno del Distrito Federal. Se gestionar el apoyo del rea de capacitacin del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, para revisar y mantener actualizados los contenidos del curso virtual en materia de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos, integrando temas relativos a los procesos archivsticos de acceso a la informacin pblica y los procesos archivsticos de proteccin de datos personales. 6. La Red realizar anualmente un Diagnstico Archivstico de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, a efecto de medir los avances de estos procesos en la prctica archivstica, y a partir de los resultados planear las estrategias necesarias para mejorar los mtodos de la gestin documental que correspondan. 7. La Red se mantendr informada y actualizada a travs del boletn eventual de actividades de la Red y del boletn mensual Gobierno Abierto Archivstico del Distrito Federal en el que se difundirn temas relativos la gestin de documentos y administracin de archivos, procesos de transparencia, acceso a la informacin y proteccin de datos personales.
En particular, las dos primeras leyes referidas establecen en su artculo 12, respectivamente, la obligacin de constituir un sistema de archivos en cada institucin pblica con las modalidades que resulten necesarias para administrar correctamente los documentos durante su existencia o ciclo vital. El sistema de archivos es el conjunto de recursos humanos, normas, tcnicas y tecnologas destinados a realizar los procesos archivsticos en los entes pblicos del Distrito Federal. En ese marco de accin del sistema, la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal establece los mecanismos de seguridad de la informacin confidencial a travs de Sistemas de Datos Personales, los cuales a la luz de su propia definicin en la ley, son el conjunto organizado de archivos que contienen datos personales, por lo que la operatividad de los sistemas de datos personales est regido por los procesos de produccin, organizacin, conservacin (transferencias), acceso y consulta de los documentos establecidos en la LADF.
Las modalidades necesarias del sistema, son en concreto, la creacin de los componentes normativo y operativo. Por su parte el aspecto normativo consiste en integrar en cada institucin, en una primera lnea de trabajo la unidad coordinadora de archivos, que proponga el diseo normativo, asesor, capacite y d seguimiento a la instrumentacin de procesos documentales en las unidades de informacin o Los temas de trabajo de gobierno abierto referidos, archivsticas, y en segundo plano, la conformacin se formularon considerando las obligaciones de un rgano colegiado (Comit) que apruebe establecidas en la Ley de Transparencia y los instrumentos tcnicos y le d operatividad a Acceso a la Informacin Pblica del Distrito travs de quienes participan en l, por parte de Federal (LTAIPDF), la Ley de Archivos del todas las unidades administrativas que integran Distrito Federal (LADF) y la Ley de Proteccin la institucin pblica. de Datos Personales para el Distrito Federal (LPDPDF), que son las leyes especializadas El componente operativo es el funcionamiento en el tema de la informacin. Por su parte la tcnico que se realiza en las unidades de LADF formaliza la generacin o produccin de informacin durante las etapas de vida de informacin, su organizacin, control y trmite, los documentos, aplicando los instrumentos conservacin y consulta; la LTAIPDF determina archivsticos y documentales como son los el procedimiento de acceso a travs de las inventarios, controles de correspondencia, solicitudes de informacin y la publicacin de controles de gestin, controles de consulta, informacin en sitios de internet, entre otros entre otros. aspectos; la LPDPDF fija el mecanismo de creacin de sistemas de datos personales en los As, la formalizacin jurdica del sistema de archivos organizados, para asegurar y restringir archivos debe darse mediante la emisin su tratamiento y el mecanismo de acceso, entre de una norma interna en cada institucin otros aspectos. pblica, que integre los componentes y sus funciones, permitiendo la homogeneizacin de
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Revista Documentacin las actividades documentales con informacin pblica y confidencial. La formalizacin tcnica del sistema debe darse mediante la emisin de los manuales de procedimientos de cada unidad de informacin (trmite, concentracin e histrico), estableciendo en cada proceso la utilizacin de instrumentos tcnicos. En este conjunto de acciones documentales que se realizan en los entes pblicos del Distrito Federal, el intercambio de informacin tcnica y tecnolgica por parte de las personas con funciones archivsticas en el marco de los trabajos de la Red, debe estar apoyado bajo lneas especficas de trabajo. La primera base de trabajo de gobierno abierto de la Red, vinculada al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artculo 49 de la LADF, relativas a las atribuciones y obligaciones de los responsables de las unidades de informacin o archivos, dimensiona la integracin general de las personas dedicadas a las funciones archivsticas en la administracin pblica del Distrito Federal, en el sentido de apoyar el ejercicio de atribuciones y funciones archivsticas de manera estandarizada en las oficinas gubernamentales. La segunda base de trabajo privilegia el intercambio de conocimientos archivsticos a efecto de motivar procesos de mejores prcticas en la gestin documental institucional, como son el diseo tcnico de sistemas automatizados de informacin orientados a simplificar el flujo documental y la apertura de informacin; el diseo de instrumentos archivsticos como es el Cuadro de Clasificacin incorporando la asociacin de los sistemas de datos personales en cada serie archivstica; la incorporacin de los valores intrnsecos de los datos personales (estadstico, cientfico o histrico) vinculados con los valores administrativo, legal, contable o fiscal en el Catlogo de Disposicin Documental, precisando los plazos de conservacin generales y especficos de la informacin, entre otros aspectos. La tercera base de trabajo se orienta a proponer acciones especficas que apoyen y favorezcan el cumplimiento de obligaciones legales, tales como el mtodo asociado a la gestin documental para actualizar trimestralmente en
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los sitios de internet de las instituciones pblicas (entes obligados) el Listado de Informacin en Posesin del Distrito Federal [4], considerando a cabalidad los criterios sustantivos y adjetivos establecidos en los Criterios y Metodologa de Evaluacin de la Informacin Pblica de Oficio que deben dar a conocer los Entes Obligados en sus Portales de Internet [5], as como de las acciones archivsticas que coadyuven al cumplimiento de los criterios relativos a los plazos de conservacin de los sistemas de datos personales de los entes pblicos, establecidos en los Criterios y Metodologa de Evaluacin de Calidad de la Informacin Inscrita en el Registro Electrnico de Sistemas de Datos Personales [6]. La cuarta base de trabajo consiste en la emisin de una serie de cuadernillos de contenido tcnico que apoye a manera de gua, los diversos procesos documentales como la integracin y organizacin del sistema institucional de archivos; sistemas de clasificacin; sistemas de valoracin y disposicin documental; procesos de produccin, organizacin, control, gestin, conservacin y acceso de la informacin impresa y electrnica y sus respectivos mecanismos de seguridad de la informacin confidencial; procesos de descripcin documental; transferencias de expedientes electrnicos e impresos entre unidades de informacin; procesos de conservacin y restauracin documental, entre otros. La quinta base de trabajo se refiere a la capacitacin de los integrantes de la Red a travs de un programa integral en materia de archivstica, transparencia, acceso a la informacin y proteccin de datos personales, con contenidos dirigidos al diseo de instrumentos archivsticos, la formalizacin jurdica y tcnica del sistema de archivos, as como a la produccin, organizacin, conservacin y consulta documental en cumplimiento de las obligaciones legales. En particular, el programa integral de capacitacin inici actividades el 7 de mayo de 2013 con el primer curso denominado Gobierno Abierto del Distrito Federal en Materia de Gestin Documental en el cual han participando 27 instituciones pblicas del Distrito Federal. Los temas que incluye la instruccin son:
1. El Gobierno Abierto en el contexto de la gestin documental del Distrito Federal. 2. Formalizacin jurdica y tcnica del Sistema Institucional de Archivos establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal. 3. Los instrumentos archivsticos para el cumplimiento deevaluaciones en materia de informacin pblica de oficio y sistemas de datos personales, que realiza el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal. 4. Produccin, distribucin, organizacin y conservacin de informacin pblica y con datos personales del Distrito Federal, en cumplimiento de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, y Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal. Adems, se est desarrollando una propuesta de actualizacin de contenidos del Curso de autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos del Centro Virtual de Aprendizaje en Transparencia del INFODF, con el propsito de incorporar los elementos tcnicos archivsticos involucrados en los procesos de acceso a la informacin pblica (LTAIPDF) y los procesos archivsticos de proteccin de datos personales (LPDPDF), y con ello apoyar a cada persona que desempea una funcin pblica en el Distrito Federal para que se auto capacite y ejerza sus actividades considerando las bases que establecen las leyes de transparencia, archivos y datos personales del Distrito Federal. La sexta base se orienta a realizar un diagnstico archivstico de acceso a la informacin pblica y proteccin de datos personales del Distrito Federal, con el propsito de conocer e identificar los problemas que inciden en el desarrollo archivstico de las instituciones durante los procesos de seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su produccin o ingreso, hasta su transferencia al archivo histrico o su eliminacin definitiva, considerando las disposiciones que establece el artculo 27 de la LADF, relativas al control y manejo de la correspondencia; integracin de expedientes y series documentales; clasificacin y ordenacin de expedientes; descripcin documental; valoracin primaria y secundaria; disposicin documental; acceso a la informacin archivstica; transferencias primarias y secundarias; conservacin y restauracin; y difusin. La sptima base se refiere a la difusin y divulgacin archivstica para mantener actualizados a los integrantes de la Red, sobre aspectos generales y/o particulares que inciden en el quehacer cotidiano de los procesos documentales, as
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Revista Documentacin como de las actividades relativas a la cultura de la transparencia, gobierno abierto, gobierno electrnico, elementos tericos y prcticos en la comunidad archivstica que impulsen desarrollos innovadores, entrevistas con especialistas, difusin de eventos de transparencia y proteccin de datos personales, entre otros. En suma, este conjunto de bases contribuirn al fortalecimiento de la instrumentacin normativa y ejecutiva de la gestin documental de manera clara, sencilla y eficiente, como pilar slido de la doctrina poltica de gobierno abierto en las instituciones pblicas del Distrito Federal. Al responsabilizarse los propios servidores pblicos de la adecuada integracin, formulacin, diseo, circulacin y conservacin de la informacin a disposicin de las personas interesadas, se propicia la armonizacin gubernamental, fomentando y promoviendo la rendicin de cuentas de stos ante la ciudadana, sobre la cual se han de discernir procesos de revisin, anlisis, evaluacin y opinin del ejercicio pblico, sus beneficios y perjuicios que derivan de la implantacin de las polticas pblicas y su desarrollo en la sociedad. No es por tanto aventurado concluir que la gestin documental es el corazn mismo de la vida pblica, su estructura y transformacin deben darse en un entorno colaborativo de responsabilidad social a travs de valores ticos de los servidores pblicos en la prctica documental. Debe ser la gestin pblica el eje central y rector funcional de la participacin ciudadana. Ante la inminente reforma constitucional en materia de transparencia propuesta por este nuevo gobierno mexicano (2012-2018), se hace indispensable privilegiar el dilogo de profesionales de la informacin en el marco del rgimen abierto de datos del sector pblicos y de participacin ciudadana, respecto del diseo de la legislacin archivstica como un modelo general para la nacin que retome los principios documentales perfeccionados en la prctica. El modelo archivstico debe contener el encadenamiento lgico y perfectible de los procesos documentales que garanticen la produccin ordenada y organizada de la informacin pblica y la seguridad en la proteccin de datos personales, en su exacta dimensin de tratamiento documental, simplificando a los ciudadanos el ejercicio de estos derechos fundamentales.
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Bibliografa Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, Criterios y metodologa de evaluacin de la Informacin pblica de oficio que deben dar a conocer los Entes Obligados en sus portales de Internet, Mxico: Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, 2012. Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, Gua para servidores pblicos Cmo cumplir con la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal? Mxico: Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, 2012. Ramrez Delen, Jos Antonio, Manual de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos. Mxico: Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, 2007. ______, Metodologa para la Organizacin de Sistemas Institucionales de Archivos. Cuadernos metodolgicos 1, 2, 3, 4, 5. Mxico: Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos Personales Archivo General de la Nacin (Cuadernos de la serie Gestin de Documentos y Administracin de Archivos), 2011. ______, Archivos gubernamentales: un dilema de la transparencia, Mxico, Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (Ensayos para la Transparencia de la Ciudad de Mxico, Ensayo No. 2), 2007. Legislacin consultada Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada el 8 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, publicada el 28 de marzo de 2008, reformas de 29 de agosto de 2011. Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal, publicada el 3 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Documento consultado Acuerdo 0795/SO/04-07/2012 del Pleno del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, mediante el cual se aprueban los Criterios y Metodologa de Evaluacin de la Calidad de la Informacin Inscrita en el Registro Electrnico de Sistema de Datos Personales.
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Notas en el texto [1] La Red de Archivistas de la Administracin Pblica del Distrito Federal es el conjunto de personas que se dedican a las actividades documentales, con el objeto de intercambiar conocimientos archivsticos en los mbitos normativo, tcnico, metodolgico y tecnolgico, para fortalecer de manera sistematizada la organizacin, la conservacin, el acceso y apertura de la informacin pblica del Gobierno del Distrito Federal y asegurar que los procesos documentales y archivsticos garanticen la proteccin de datos personales que detentan los entes pblicos locales. [2] El Consejo General de Archivos del Distrito Federal (CGADF) es un rgano colegiado que tiene por objeto apoyar en el diseo de metodologas para la gestin de archivos, auxiliar a los entes pblicos en su instrumentacin, coordinar la Red de Archivos, as como apoyar al Comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos de cada ente pblico en el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley de Archivos del Distrito Federal, entre otras atribuciones. De acuerdo con la minuta de instalacin del CGADF, ste se conform el 7 de septiembre de 2010, fecha en la cual se aprob tambin el Reglamento de Sesiones del CGADF. [3] El que suscribe. [4] La funcin del listado de informacin es poner a disposicin de las personas la totalidad de los temas de la informacin que detenta del Gobierno del Distrito Federal, susceptible de consultarse en los medios en que se conservan en las unidades de informacin. [5] Estos Criterios son la normatividad emitida por el instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal (INFODF), que establecen las caractersticas de contenido y estructura de la informacin que deben publicar los entes pblicos (obligados), en cumplimiento de la LTAIPDF. [6] Estos Criterios son la normatividad emitida por el INFODF, que establece las caractersticas de registro electrnico de los sistemas de datos personales (archivos organizados).
Artculo
Parlamento Abierto: La tramitacin parlamentaria de la Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno en Espaa
Senado de Espaa. Foto Emilio Canosa. Flickr
Autora: Rosario Lpaz Prez (Espaa) Estudiante del Experto Profesional en Gestin Documental aplicada al Gobierno Abierto
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a consecucin de un parlamento abierto que supere las desconfianzas crecientes manifestadas por los ciudadanos hacia esta institucin se lograr mejorando los procesos de acercamiento, interaccin y comunicacin de los parlamentarios hacia la sociedad. Promover una cultura de la transparencia a partir de la legislacin es uno de los puntos destacados de la Declaracin sobre Parlamento Abierto, aprobada en septiembre de 2012. Partiendo del concepto de parlamento abierto, el objetivo primordial de este artculo es conocer la regulacin efectuada, a nivel internacional, en este mbito para comprender los principios generales que promueven la transparencia parlamentaria. A continuacin, se detallar la actual tramitacin parlamentaria de la Ley de transparencia en Espaa, con el fin de conocer las fases de desarrollo de esta iniciativa y analizar su contenido, principalmente, por lo que se refiere a la situacin de los archivos en la Administracin pblica, y la transparencia en el acceso de los ciudadanos a la informacin pblica.
la Comisin Constitucional del Congreso de los Diputados, seleccionadas en este artculo para informar sobre el Proyecto de Ley de Transparencia, muestran el inters de los comparecientes por la transparencia para el ejercicio del derecho de los ciudadanos al acceso a la informacin pblica. La interconexin entre parlamento abierto y transparencia parlamentaria se establecer abriendo canales de comunicacin entre los propios miembros de esta institucin y la ciudadana. Para desarrollar esta apertura, es necesario que los poderes pblicos promuevan una cultura de la transparencia de la informacin parlamentaria, al objeto de lograr una mayor eficacia en la gestin de los asuntos pblicos. 1. PARLAMENTO ABIERTO Y REGULACIN SOBRE TRANSPARENCIA PARLAMENTARIA
En la actualidad, el Parlamento es una de las instituciones ms cuestionadas y peor valoradas por los ciudadanos de muchos estados democrticos, siendo la esta desconfianza transmitida fiel reflejo de la falta de interaccin Hay que destacar que el debate sobre parlamento-sociedad. El denominado Parlamento transparencia en Espaa, cerrado desde la abierto se configura no slo como un derecho aprobacin de la Constitucin de 1978, se ha de los representados sino como una obligacin abierto en la actualidad con el Proyecto de de quienes nos representan para lograr la ley de transparencia, acceso a la informacin denominada cultura de la transparencia. pblica y buen gobierno, aprobado en Consejo de Ministros del da 27 de julio de 2012. Teniendo en cuenta que hay que cumplir con los retos y desafos que una democracia La informacin para conocer la tramitacin parlamentaria conlleva, la actividad parlamentaria parlamentaria de la futura Ley de transparencia tiene que estar sometida a una estrecha vigilancia ha sido localizada en los distintos buscadores de por parte de la ciudadana, al objeto de exigir la pgina web del Congreso de los Diputados, responsabilidades en la toma de decisiones verdadera ventana abierta al conocimiento de la pblicas. actividad parlamentaria. Analizadas las fuentes de informacin de carcter primario de las Cortes A nivel internacional, para promover una Generales, como son los Boletines Oficiales y cultura de lo abierto, contamos con la Unin Diarios de Sesiones del Pleno del Congreso de Interparlamentaria (UIP) [1] organizacin los Diputados y de la Comisin Constitucional internacional que representa a los parlamentos que recogen el texto ntegro del proyecto de ley, actuando como principal interlocutor las comparecencias en el Congreso y los debates parlamentario de las Naciones Unidas. Su objetivo realizados, se constata que la transparencia en la fundamental es promover la paz y la democracia actuacin de los poderes pblicos es destacada a travs del dilogo poltico, estableciendo por los actores polticos y sociales como garanta normas y directrices para los parlamentos. de calidad democrtica. Promueve, adems, la necesidad de dotar de transparencia a estas instituciones fortaleciendo Las tres comparecencias parlamentarias ante sus funciones, difundiendo y permitiendo el
acceso a la informacin de las actividades de de los diputados, as como al conocimiento del ter parlamentario para la elaboracin, discusin y 14. aprobacin de las leyes. las En la Conferencia Mundial sobre parlamento electrnico organizada por las Naciones Unidas y la Unin Interparlamentaria, celebrada en Roma en septiembre de 2012, se present la Declaracin sobre el Parlamento Abierto [2] (Declaration on Parliamentary Openness). Esta declaracin es una llamada a los parlamentos nacionales y supranacionales, y a las organizaciones de la sociedad civil de supervisin parlamentaria (PMOs), para generar un compromiso amplio con la transparencia y la participacin de los ciudadanos en las actividades parlamentarias. En esta Conferencia los representantes de las organizaciones civiles se comprometieron a promover una serie de puntos generales de transparencia parlamentaria: 1. Reconocer el derecho de propiedad del pblico sobre la informacin parlamentaria 2. Promover una cultura de la apertura a partir de la legislacin. 3. Promover la cultura de la transparencia a travs de la supervisin. 4. Promover la educacin cvica. 15. los 16. la
transparencia Proporcionar funciones Proporcionar miembros
parlamentaria. informacin sobre del parlamento. informacin sobre del parlamento.
Proporcionar informacin sobre administracin parlamentaria
17. Informacin sobre la agenda parlamentaria. 18. Informacin sobre la legislacin en preparacin. 19. Publicacin de los debates de Comisiones. 20. Publicacin de las votaciones.
21. Publicacin de los debates del Pleno. 22. Publicacin de elaborados por iniciativa 23. sobre Proporcionar el los informes del Parlamento. informacin presupuesto.
24. Informacin sobre el rgimen econmico de los diputados para asegurar su integridad. 25. Difusin de informacin sobre conducta poco tica y los posibles conflictos de inters. 26. Proporcionar acceso a la informacin histrica. 27. para Proporcionar mltiples canales acceder a la informacin
5. Participacin de los ciudadanos y la sociedad civil. 6. Proteccin de una sociedad civil independiente. 7. Habilitar efectiva del 8. Compartir una trabajo buenas monitorizacin parlamentario. prcticas.
28. Asegurar el acceso a las sesiones plenarias. 29. los Garantizar medios el de acceso a comunicacin.
9. Garantizar los recursos legales para hacer efectivo el derecho de acceso. 10. Difusin completa de la informacin. 11. Proporcionar informacin oportuna y, a ser posible, en tiempo real. 12. 13. Garantizar la informacin precisa. polticas
30. Proporcionar una emisin en directo (streaming) y bajo demanda de las sesiones. 31. Facilitar restricciones o 32. para 33. el acceso sin barreras fsicas. comprensible informacin. oficiales.
Usar un lenguaje la difusin de la Uso de las
Adoptar
lenguas
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Revista Documentacin 34. Garantizar el acceso gratuito a la informacin. 35. Proporcionar informacin en formatos abiertos. 36. Asegurar tecnologa accesible.
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37. Proteger la privacidad de la ciudadana.
constitucionales. Tambin, se precis la necesidad de reforzar los derechos de los ciudadanos, as como la obligacin de las Administraciones pblicas en promover la transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno, como ejes rectores de la accin poltica.
A continuacin, se va a detallar el ter 38. Usar formatos no propietario y de parlamentario, es decir, la vida de la Ley de software libre en la medida de lo posible. transparencia que, en la actualidad, se encuentra tal y como aparece en el buscador Iniciativas de 39. Permitir la descarga de la la pgina web del Congreso de los Diputados, en informacin para su reutilizacin. estudio por parte de la Ponencia del Congreso de los Diputados [4]. 40. Asegurar la actualizacin de los sitios web parlamentarias. 2.1 El estudio del Anteproyecto de la Ley de Transparencia 41. Implementacin de buscadores para la informacin contenida en la pgina. El Centro de Estudios Polticos y Constitucionales (CEPC), organismo dependiente del Ministerio 42. Adecuada poltica de enlaces. de la Presidencia de Espaa, constituy en abril de 2012 un grupo de expertos para el 43. Puesta en marcha de servicios de alerta. estudio y anlisis del Anteproyecto de la Ley de transparencia. Los informes de las cinco 44. Facilitar la comunicacin bidireccional con la sesiones celebradas, as como las ponencias ciudadana. y propuestas de este grupo de expertos se pueden consultar en la pgina web del Centro La Unin Interparlamentaria ha publicado de Estudios Polticos y Constitucionales [5]. recientemente el informe sobre e-parlamento 2012 [3], elaborado conjuntamente con el Los ponentes destacaron en las sesiones Departamento de Asuntos econmicos y celebradas los grandes objetivos que esta Sociales de las Naciones Unidas, a travs del iniciativa legislativa sobre transparencia pretende Centro Global para las TIC, con el objetivo de cumplir: reforzamiento de la imparcialidad profundizar en la transparencia parlamentaria de la Administracin; aumento de la eficacia y la apertura de la informacin de todos los y proximidad a los ciudadanos; legitimacin parlamentos de los pases miembros. de la accin gubernamental; ampliacin de los mecanismos de rendicin de cuentas y 2. TRAMITACIN DE LA LEY DE reduccin del desnivel informativo entre entes TRANSPARENCIA, ACCESO A LA pblicos y ciudadanos. Asimismo, los expertos INFORMACIN PBLICA Y BUEN GOBIERNO subrayaron que la Ley de transparencia exigira una reglamentacin posterior para su La Ley de transparencia ha sido presentada en la implementacin. X Legislatura de la democracia en Espaa por el Gobierno del Partido Popular y, en la actualidad, En relacin con la inclusin de las aportaciones se encuentra en proceso de tramitacin de los ciudadanos en el texto del Anteproyecto, parlamentaria en el Congreso de los Diputados. cuestin fundamental para promover una cultura En la presentacin del Proyecto de ley ante los de la transparencia, la propuesta hecha por el medios de comunicacin, el Gobierno destac grupo de expertos en el documento Aportaciones que el objetivo prioritario de esta ley es restaurar ciudadanos [6], seal que se haba abierto un la confianza perdida por los ciudadanos ante procedimiento de consulta pblica, con carcter la gestin de los asuntos pblicos, ajustando innovador, introduciendo la participacin de dicha gestin a los principios democrticos la ciudadana en la tramitacin de la Ley de
transparencia. El objetivo primordial de esta consulta pblica fue involucrar a la sociedad en el proceso de gestacin de la norma, para que tanto a ttulo individual como colectivo se realizasen los comentarios, sugerencias y crticas necesarias que contribuyeran a mejorar el texto propuesto por el ejecutivo. Para llevar a cabo este trmite de consulta a los ciudadanos, el Gobierno a travs de una pgina web [7], accesible desde el 26 de marzo hasta el 10 de abril de 2012 desde cualquier Ministerio, puso a disposicin pblica el acceso al texto del Anteproyecto de la Ley. Esta pgina web contena dos apartados principales: el primero, correspondiente al Anteproyecto donde se poda acceder al texto completo del mismo, y el segundo relativo a la consulta pblica que contena un formulario sobre transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno, mediante el cual los ciudadanos podan remitir sus propuestas. Adems, se contempl la posibilidad de adjuntar archivos de texto para comentarios ms extensos. Las redes sociales institucionales del Ministerio de la Presidencia difundieron el texto de la norma y canalizaron las aportaciones efectuadas por los ciudadanos. El procedimiento de consulta fue utilizado por 80.000 ciudadanos que consultaron la pgina web para conocer la norma, siendo enviadas 3.700 observaciones que modificaron el primer texto publicado por el Gobierno [8].
efectiva y equilibrada respecto a la regulacin sobre proteccin de datos de carcter personal. 2) Que fuera la Agencia Espaola de Proteccin de Datos el rgano independiente con competencia para resolver las reclamaciones en materia de acceso. 3) Que se tuviera en cuenta la legislacin vigente en materia de archivos. 2.2 El Proyecto de la Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno El texto del proyecto del Gobierno presentado en el Consejo de Ministros del da 27 de julio de 2012, fue publicado en el Boletn Oficial de las Cortes Generales, Congreso de los Diputados, serie A, nm. 19-1, de 7 de septiembre de 2012 [10]. El proyecto cuenta con dos ttulos, cinco disposiciones adicionales y nueve disposiciones finales. El Ttulo I, regula la transparencia de la actividad de los que prestan servicios pblicos, apareciendo desarrollado en tres captulos: el primero, referido al mbito subjetivo de aplicacin; el segundo, sobre publicidad activa; y el tercero, en relacin con el derecho de acceso a la informacin pblica.
En el captulo primero, referido al mbito subjetivo de aplicacin, hay que destacar que aparecen reflejadas todas las Administraciones pblicas, organismos autnomos, agencias estatales, Por lo que se refiere al trabajo del grupo de entidades pblicas empresariales y entidades expertos, la Asociacin de Archiveros Espaoles de derecho pblico. Asimismo, en relacin con en la Funcin Pblica (AEFP), que formaba parte las actividades sujetas a Derecho administrativo, de este grupo contribuy con sus aportaciones la norma es aplicable a las Corporaciones de a mejorar el texto del Anteproyecto. En el Derecho Pblico, Congreso de los Diputados, documento titulado: Propuesta de modificacin Senado, Tribunal Constitucional y Consejo del segundo borrador del Anteproyecto de General del Poder Judicial, as como al Consejo ley [9], se efectu una valoracin positiva del de Estado, Defensor del Pueblo, Tribunal de texto propuesto por el Gobierno, reflejando la Cuentas, Consejo Econmico y Social y las importancia que haba tenido la introduccin en instituciones autonmicas anlogas, el mismo del trmino documentos, para definir y aclarar el concepto de informacin pblica. Tambin, se aplicar a las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participacin Adems, esta Asociacin seal las siguientes directa o indirecta de las entidades pblicas propuestas de modificacin: sea superior al cincuenta por ciento, a las fundaciones y asociaciones constituidas por 1) Que la Ley tuviera rango de orgnica para ser las Administraciones, organismos y entidades
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Revista Documentacin de carcter pblico. Adems, las personas que presten servicios pblicos o ejerzan potestades administrativas, as como los adjudicatarios de contratos del sector pblico, estarn obligadas a suministrar a la Administracin, previo requerimiento, la informacin necesaria para el cumplimiento de las obligaciones expuestas en esta ley. El captulo segundo, dedicado a la publicidad activa, recoge las obligaciones que tienen que cumplir las entidades incluidas en el mbito de aplicacin. stas debern aportar informacin sobre la institucin y su organizacin, as como los datos necesarios de relevancia jurdica, econmica, presupuestaria o estadstica. En el texto del proyecto se seala el denominado: Portal de la Transparencia, con el objetivo de servir de punto de encuentro y difusin de la Administracin pblica con los ciudadanos para facilitar su derecho de acceso a la informacin. Para ello, se prev que la Administracin General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autnomas y las Entidades de la Administracin Local, colaboren entre s para cumplir con sus obligaciones de publicidad activa. El Captulo tercero, referido al derecho de acceso a la informacin pblica establece, principalmente, que este derecho podr ser ejercido sin necesidad de motivar la solicitud de acceso. Segn recoge el texto, slo se ver limitado en los casos necesarios por la naturaleza de la informacin o por entrar en conflicto con intereses protegidos. El Ttulo II, dedicado al Buen Gobierno, seala los principios ticos y de actuacin que debern regir la labor de los miembros del Gobierno, altos cargos y asimilados de la Administracin del Estado, las Comunidades Autnomas y las Entidades Locales. Las cinco disposiciones adicionales tratan cuestiones como la aplicacin de regulaciones especiales del derecho de acceso, revisin y simplificacin normativa, colaboracin entre la Agencia Estatal de Transparencia, evaluacin de las Polticas Pblicas y la Calidad de los
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Servicios y la Agencia Espaola de Proteccin de Datos. Por lo que se refiere a las disposiciones finales, la disposicin final primera modifica la regulacin del derecho de acceso a los archivos y registros administrativos contenida en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre en los siguientes trminos: Uno. El artculo 35 h) pasa a tener la siguiente redaccin: h) Al acceso a la informacin pblica, archivos y registros. Dos. El artculo 37 pasa a tener la siguiente redaccin: Artculo 37: Derecho de acceso a la informacin pblica Los ciudadanos tienen derecho a acceder a la informacin pblica, archivos y registros en los trminos y con las condiciones establecidas en la Constitucin, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno y dems leyes que resulten de aplicacin. 2.3 Las Comparecencias ante la Comisin Constitucional del Congreso de los Diputados La Comisin Constitucional del Congreso de los Diputados [11], es competente para el estudio y debate de la Ley de transparencia. Con este fin, se desarrollaron en su seno diversas comparecencias de autoridades, funcionarios y personalidades, en calidad de expertos, para informar sobre el texto del proyecto. En el buscador Intervenciones, de la pgina web del Congreso de los Diputados, en relacin con la funcin parlamentaria de control al Gobierno, se han localizado las comparecencias realizadas ante esta Comisin, para informar sobre el proyecto de Ley de transparencia [12]. De entre todas las intervenciones efectuadas, para el propsito de este artculo se han seleccionado tres que son significativas en relacin con la situacin de los archivos y la gestin documental en la Administracin pblica, la cultura de la transparencia y el gobierno abierto.
Comparecencia de Rosana de Andrs Daz, Presidenta de la Asociacin Archiveros en la Funcin Pblica, para informar en relacin con el Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno. La primera comparecencia realizada ante dicha Comisin fue efectuada por Rosana de Andrs Daz, Presidenta de la Asociacin Archiveros en la Funcin Pblica [13]. Su intervencin ntegra, en calidad de experta, y a propuesta de representantes de diferentes grupos polticos parlamentarios, aparece recogida en el Diario Sesiones del Congreso de los Diputados, nmero 290 de 20 de marzo de 2013 [14]. Como facultativa de archivos, siguiendo las sugerencias de los profesionales de este cuerpo y en representacin de la AEFP, la compareciente seal las modificaciones puntuales que consideraba imprescindibles reflejar en el texto del proyecto, al objeto de que la futura Ley de trasparencia cumpliera con los fines propuestos. Manifest ante la Comisin que las modificaciones tenan como objetivo primordial resolver la dispersin normativa existente en Espaa, en cuanto al acceso a los documentos pblicos. Todo ello, con el fin de que la Ley garantizara, con carcter prioritario, la fiabilidad de los datos y la aplicacin de los derechos de acceso de los ciudadanos a la informacin pblica.
toma de decisiones y la rendicin de cuentas que consiguen una sociedad ms informada y participativa, es necesario que los documentos pblicos y oficiales registrados en cualquier soporte, cumplan una serie de requisitos que les otorgan credibilidad. Estos requisitos segn lo sealado por la autora son: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y cadena de custodia ininterrumpida en los archivos pblicos. A lo largo de su comparecencia, fue precisando las modificaciones al texto de la ley que consideraba de carcter imprescindible, destacando la inclusin de una disposicin final o adicional que sealara la necesidad de elaborar una ley de archivos de mbito general. La razn principal, apuntada en su intervencin para la aprobacin de esta Ley de archivos, fue referida a garantizar la igualdad de los ciudadanos en el uso de los documentos en poder de la Administracin pblica que son necesarios para ejercitar sus derechos. Adems, continu diciendo que la futura Ley de archivos establecera la creacin de sistemas archivsticos y de gestin de documentos a lo largo de todo su ciclo vital de forma integral, lo que obligara a las Administraciones pblicas, entre otras consideraciones, a conservar aquellos documentos con valor probatorio para los ciudadanos.
En relacin con el acceso a los archivos histricos, manifest ante la Comisin que en Tambin, mencion en su intervencin que, la actualidad, segn el artculo 37 de la Ley a propuesta de la AEFP en el comit de 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen expertos, se logr modificar el artculo 10 del Jurdico de las Administraciones Pblicas y texto del Anteproyecto, introduciendo el trmino del Procedimiento Administrativo Comn [15], documentos, con el objetivo de diferenciarlos se rige por una normativa especfica estatal o del concepto general de informacin pblica. Por autonmica, no apareciendo estos archivos ello, consider conveniente que se aadiera en definidos claramente en ninguna disposicin. el texto de la Ley de transparencia los requisitos Seal, adems, que la Ley 16/1985, de 25 de bsicos que deben tener los documentos de junio, del Patrimonio Histrico Espaol refleja los organismos pblicos, sugiriendo cambiar que el patrimonio documental est integrado por el enunciado del captulo tercero del proyecto todos los documentos pblicos desde el mismo denominado Derecho de acceso a la informacin momento de su creacin. pblica, por otro nuevo denominado: Derecho de acceso a los documentos y a la informacin Para que la Ley de transparencia regule el acceso pblica. de los ciudadanos a cualquier tipo de informacin en cualquier tipo de archivos, incluidos los En su intervencin ante la Comisin seal histricos, la autora en su comparecencia propuso que para hacer transparente el proceso de modificar la disposicin adicional primera [16],
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Revista Documentacin eliminando del texto la referencia a los archivos de oficina o de gestin. Esta referencia a este tipo de archivos restringe el objeto de aplicacin de la Ley a los documentos en ellos contenidos, relegando a los archivos centrales, intermedios e histricos a su regulacin especfica, por lo que supone un ataque al derecho de acceso a la informacin pblica.
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Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el tiempo de su mandato. La aprobacin del Real Decreto 776/2011 [18], de 3 de junio, ha dado lugar a la supresin de varias comisiones calificadoras de fondos documentales y documentos administrativos, en algunos ministerios y organismos pblicos.
Contino su intervencin proponiendo que la Por otra parte, sugiri que la Ley de transparencia futura Ley de transparencia tuviera en cuenta mencionara los sistemas archivsticos de las los conceptos archivsticos que han aparecido organizaciones pblicas y sus archivos centrales, en la normativa sobre el Esquema Nacional de dado el papel esencial de estos archivos en la Interoperabilidad [19]. Esta disposicin define el resolucin de las demandas de informacin por ciclo vital de los documentos como: parte de los ciudadanos, as como las labores de coordinacin que stos desarrollan para el buen Conjunto de las etapas o periodos por los funcionamiento de los archivos de gestin. que atraviesa la vida de un documento desde su identificacin en un sistema de gestin Para que la transparencia sea efectiva y la de documentos hasta su seleccin para Ley cumpla con los objetivos propuestos, es conservacin permanente de acuerdo con la imprescindible, segn lo expuesto por la autora legislacin sobre archivos de aplicacin en cada en su comparecencia, que las Administraciones caso, o para su destruccin reglamentaria. pblicas efecten procedimientos de valoracin asignados a cada una de las series documentales La Presidenta de la AEFP termin su intervencin de los archivos. ante la Comisin efectuando una serie de propuestas. La primera de ellas, referida a la La ejecucin de este procedimiento, establecido introduccin en la ley de una disposicin final por Real Decreto 1164/2002 [17], es un paso o adicional que recogiera, antes de su entrada previo fundamental para lograr la transparencia en vigor, la necesidad de establecer en los en el ejercicio del derecho de acceso de los organismos pblicos sistemas archivsticos ciudadanos a la informacin pblica. Adems, y polticas de gestin documental de forma este procedimiento es primordial para conocer coordinada desde el archivo central, siendo la produccin anual de documentos en una elaboradas por archiveros especialistas en este organizacin, as como la informacin contenida mbito. en ellos, su rgimen de uso y acceso, y el tiempo de permanencia en cada tipo de archivo. La segunda propuesta realizada por la compareciente fue que la Ley de transparencia Asimismo, nos dice que no se ha procedido sealara los requisitos de fiabilidad de los a la valoracin de todos los documentos documentos pblicos. Estos documentos seran pblicos, apuntando las razones tanto de ndole generados y gestionados, de forma integral, interno como externo que han dado lugar a la sin interrupcin de su cadena de custodia bajo inexistencia de procedimientos de valoracin en la responsabilidad de funcionarios pblicos las Administraciones pblicas. especializados. Entre las razones de carcter interno apunt la falta de responsabilidad patrimonial documental de los gestores pblicos, la falta de conocimiento de la funcin de los archiveros en la organizacin y la inexistencia de un sistema archivstico para las Administraciones pblicas. En cuanto a las razones de ndole general, se refiri a las escasas reuniones mantenidas por la Su tercera propuesta ante la Comisin, en relacin con los archivos pblicos, fue que stos deberan ser considerados sector preferente en materia de empleo, ya que, segn sus palabras: con los medios humanos actuales es muy difcil atender las demandas de informacin de los ciudadanos. Su ltima propuesta, con el objetivo de trabajar
en el establecimiento de una poltica de gestin documental global y coherente en las Administraciones pblicas, estuvo referida a la inclusin de una disposicin adicional en la Ley de transparencia, para incorporar archiveros como miembros de los centros de decisin. Comparecencia de Guzmn Garmendia Prez, ex-Director de Gobierno Abierto del Gobierno de Navarra, para informar en relacin con el Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno.
parlamento hace de las redes sociales y soportes mviles en el desarrollo del proceso legislativo. Esta tecnologa, nos dice el autor, al objeto de suplir las carencias tecnolgicas del proyecto podra haber sido utilizada como canal de participacin y comunicacin de los ciudadanos para la elaboracin de la Ley de transparencia.
Consider en su intervencin que en el proceso de elaboracin de la Ley en Navarra se utilizaron las diversas redes sociales como medio de participacin ciudadana, contribuyendo de esta forma a fomentar una cultura de la La segunda comparecencia destacada ante la transparencia. A travs de estas redes, se Comisin Constitucional del Congreso de los recogieron las peticiones y observaciones de los Diputados, para informar sobre el proyecto de ciudadanos con el objetivo fundamental de que ley fue efectuada por Guzmn Garmendia Prez, fueran trasladadas al texto de la Ley y, al mismo en calidad de exDirector de Gobierno Abierto y tiempo, pudieran ser utilizadas para favorecer la nuevas tecnologas del Gobierno de Navarra y, construccin de la accin de Gobierno. en la actualidad, miembro de la junta directiva de la Open Knowledge Foundation en Espaa. Esta Solicit ante la Comisin la eliminacin del texto comparecencia aparece ntegramente recogida del proyecto, segn lo establecido en el artculo en el Diario de Sesiones del Congreso de los 17.4 [22], de la opcin del silencio administrativo Diputados, nmero 301 de 17 de abril de 2013 de carcter negativo por parte de la Administracin [20]. competente, por un silencio administrativo de carcter positivo. Esta modificacin propiciara El autor de la comparecencia, impulsor de la el contacto y el entendimiento, en condiciones Ley de transparencia del Gobierno de Navarra, de igualdad, entre las organizaciones pblicas y destac que en Espaa no ha existido tradicin los ciudadanos. sobre la denominada, cultura de la transparencia, sealando que la primera disposicin sobre Por lo que se refiere al acceso a la informacin transparencia ha sido la Ley Foral 11/2012, de pblica por parte de los ciudadanos, el 21 de junio, de la Transparencia y del Gobierno compareciente manifestando que la informacin Abierto [21]. es poder y destacando la necesidad de su reparto, abog por la conveniencia de dictar una Ley de Garmendia centr su intervencin ante la transparencia que regule la total disposicin Comisin en las denominadas, carencias de los documentos pblicos de archivo y de la tecnolgicas, del texto del proyecto, precisando informacin del sector pblico contenida en ellos la escasa aportacin de los ciudadanos en la hacia la ciudadana. Consider que establecer la elaboracin de la futura Ley de transparencia apertura total de datos (Open Data), y el acceso nacional. Explic que estas carencias estn a los mismos es una necesidad y tambin una estableciendo la distancia que, en la actualidad, obligacin por parte de los poderes pblicos separa a los polticos de los ciudadanos. hacia la sociedad. As, nos dice: Si quieren estar [los polticos] donde estn los ciudadanos deben situarse donde se mueve ms de la mitad de la poblacin y hacer lo que ellos hacen, que es conversar, y a poder ser en la base tecnolgica actual y futura. Adems, aludi a la poca utilizacin que el En este sentido, propuso que la Ley de transparencia a nivel nacional para corregir sus carencias tecnolgicas, reflejase la tecnologa como una apuesta de futuro por lo que se refiere, principalmente, a la unificacin de criterios y formatos en todas las Administraciones pblicas. Asimismo, consider que la creacin de un
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Revista Documentacin nico repositorio global de datos para el conjunto del Estado facilitara el acceso a la informacin pblica, abogando por el establecimiento de un consenso para la utilizacin de estndares tecnolgicos internacionales para el intercambio de informacin. Seal, en su intervencin, que este consenso sera una forma de conseguir un mayor acceso a la informacin de carcter pblico que disminuira la distancia entre representantes y representados, objetivo fundamental de un Gobierno abierto. Tambin, propuso la inclusin en la Ley de transparencia de un apartado sobre reutilizacin de datos y aplicaciones informticas. Esta cuestin, segn su criterio, supondra un gran ahorro para las Administraciones pblicas, as como un incentivo para las polticas de I+D+i, tan necesarias en perodos de crisis econmica como el que estamos viviendo. En este contexto, mencion la aprobacin del Decreto 159/2012, de apertura y reutilizacin de las aplicaciones informticas de la administracin pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi [23], en el cual se dispone que no se iniciar un desarrollo informtico, sin haber certificado antes que no existe uno similar del que se pueda aprovechar su cdigo para la reutilizacin. Como conclusin, el autor seal ante la Comisin la necesidad de establecer un dilogo con los ciudadanos para mejorar la Ley de transparencia. Para ello, la introduccin de canales de participacin que abran la consulta pblica del texto del proyecto a las observaciones y a la crtica, es una medida eficaz para el desarrollo de una cultura de la transparencia, as como la utilizacin del consenso como medio de accin poltica para el pleno desarrollo del gobierno abierto. Comparecencia de Manuel Villoria Mendieta, Catedrtico de Ciencias Polticas de la Universidad Rey Juan Carlos, para informar en relacin con el Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno. La tercera comparecencia seleccionada en este artculo fue efectuada ante la Comisin por Manuel Villoria Mendieta, Catedrtico de Ciencias Polticas de la Universidad Rey Juan Carlos y ponente del grupo de expertos del CEPC. Su intervencin aparece recogida ntegramente en el Diario de Sesiones del Congreso de los Diputados, nmero 308, de 24 de abril de 2013 [24]. En su intervencin seal, en primer lugar, que hubiera sido ideal aprovechar esta ley para constitucionalizar la transparencia como derecho fundamental, segn lo dispuesto en el artculo 20 de la Constitucin de 1978. Finalmente, la Ley se ha fundamentado en el artculo 105.b) de la Constitucin que reconoce el derecho de los ciudadanos a acceder a los archivos y registros de la Administracin, imponiendo la obligacin de suministrar la
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>> Como conclusin, el autor seal ante la Comisin la necesidad de establecer un dilogo con los ciudadanos para mejorar la Ley de transparencia. Para ello, la introduccin de canales de participacin que abran la consulta pblica del texto del proyecto a las observaciones y a la crtica, es una medida eficaz para el desarrollo de una cultura de la transparencia
informacin de carcter pblico contenida en los documentos de archivo. El autor consider la necesidad de mejorar el texto de la Ley de transparencia otorgando ms importancia a los archivos de las Administraciones pblicas, as como al desarrollo de los procesos de almacenamiento y control de la informacin en la toma de decisiones en los asuntos de carcter pblico. Seal en su intervencin, por lo que se refiere a la cultura de la transparencia, que la Ley debera tener alguna referencia en relacin con la importancia de la formacin en valores de los funcionarios pblicos. Apunt que los: valores de transparencia, no han sido considerados prioritarios en la historia de la formacin en Administracin pblica en Espaa. En relacin con la transparencia parlamentaria, indic ante la Comisin la importancia que tiene para los ciudadanos que los proyectos legislativos sean conocidos por los ciudadanos, con el fin de lograr su participacin en el proceso de elaboracin de las leyes. Asimismo, consider de gran utilidad dar a conocer a la ciudadana la agenda de reuniones de altos cargos y miembros del Gobierno para conocer cmo se lleva a cabo la: trazabilidad de la toma de decisiones y la elaboracin normativa, as como las relaciones de los puestos de trabajo. Por lo que se refiere al Portal de la Transparencia, recogido en el Ttulo I, captulo segundo, artculo 8 del proyecto, seal en su intervencin que este portal que puede considerarse como portal del gobierno abierto, debera tener tres componentes fundamentales: portal de la transparencia, portal de la participacin ciudadana y portal de la colaboracin ciudadana. Teniendo en cuenta la necesidad de establecer mecanismos de consulta y de participacin con la ciudadana, utilizando los canales de comunicacin adecuados, los ciudadanos podran colaborar en la gestin de los servicios pblicos aportando informacin, por ejemplo, sobre casos de fraude y corrupcin. Por lo que se refiere a la garanta de confidencialidad o secreto en los procesos de toma de decisiones en los asuntos pblicos, el autor consider que para poder ejercitar los derechos de acceso de los ciudadanos a la
informacin pblica, los lmites a este derecho, segn lo dispuesto en el Ttulo I, captulo III, artculo 11, seran establecidos, solamente, para aquellas materias que fueran consideradas de carcter reservado. Tambin, se hizo eco el autor de lo sealado en el proyecto de ley en su disposicin final tercera: modificacin de la Ley 28/2006, de 18 de julio, de Agencias estatales para la mejora de los servicios pblicos. En relacin con el nombramiento del Presidente de la Agencia Estatal de Transparencia, Evaluacin de Polticas y Calidad de los Servicios, esta disposicin final, apartado 6, seala que: El Presidente de la Agencia Estatal de Transparencia, Evaluacin de las Polticas Pblicas y de la Calidad de los Servicios ser nombrado por un perodo de cuatro aos mediante Real Decreto, a propuesta del Ministro de Hacienda y Administraciones Pblicas, entre personas de reconocido prestigio y competencia profesional previa comparecencia de la persona propuesta para el cargo ante la Comisin correspondiente del Congreso de los Diputados. Segn su criterio, esta Agencia requerira una mayor independencia que estara garantizada con el nombramiento del Presidente, en lugar de lo sealado en el texto por un perodo de cuatro aos, por un tiempo ms largo que podra ser de cinco o seis aos y no coincidiera con los mandatos parlamentarios. El texto incorporara, adems, algunos requisitos ms especficos tanto para el nombramiento del Presidente como para los nombramientos del Consejo Rector. La parte final de su comparecencia estuvo dedicada a comentar el artculo 23 del texto del proyecto que seala los principios ticos y de actuacin: Artculo 23. Principios ticos y de actuacin. 1. Las personas comprendidas en el mbito de aplicacin de este Ttulo observarn en el ejercicio de sus funciones lo dispuesto en la Constitucin Espaola y en el resto del ordenamiento jurdico y promovern el respeto a los derechos fundamentales y a las libertades pblicas.
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Revista Documentacin El autor reflej en su intervencin que en este artculo 23 se debera considerar, en primer lugar, el principio tico fundamental para el funcionario y alto cargo de la Administracin General del Estado que es: actuar con respeto a los principios de dignidad del ser humano, el respeto a la Constitucin y al resto del ordenamiento jurdico. En el apartado b de este mismo artculo, dedicado a los principios de actuacin se seala que: 2 Guardarn la debida reserva respecto a los hechos o informaciones conocidos con motivo u ocasin del ejercicio de sus competencias. Consider que, segn lo reflejado en el texto, supona una contradiccin guardar la debida reserva y el hecho de tener que ser transparentes. Segn especific en su intervencin esta reserva debera ser: siempre y cuando no atente contra el principio de transparencia. En relacin con las infracciones disciplinarias muy graves recogidas en el artculo 26 del texto del proyecto:
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Iniciando el debate en la Cmara, intervino la Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia, Soraya Senz de Santamara quien defendi el proyecto de ley de transparencia y su oportunidad poltica. A continuacin, fueron los portavoces de los diferentes grupos parlamentarios del Congreso de los Diputados quienes defendieron las enmiendas presentadas al texto del proyecto. En total fueron presentadas ocho enmiendas a la totalidad: siete de devolucin por parte de los Grupos Parlamentarios Mixto, de Unin Progreso y Democracia y de IU, ICVEUiA, CHA: La Izquierda Plural; y una enmienda de texto alternativo presentada por ERC. Todas estas enmiendas fueron retiradas en la votacin posterior. Finalmente, los Grupos Parlamentarios de Unin Progreso y Democracia, Cataln (Convergncia i Uni) y Socialista, solicitaron la avocacin por el Pleno del Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno, que fue aprobada.
En el Boletn Oficial de las Cortes Generales, Congreso de los Diputados, serie A, nm. 193, de 2 de julio de 2013 [26], se publicaron Artculo 26.Infracciones disciplinarias. las enmiendas presentadas por los grupos d) La publicacin o utilizacin indebida de la parlamentarios del Congreso de los Diputados documentacin o informacin a que tengan o al Proyecto de Ley. hayan tenido acceso por razn de su cargo o funcin. El Grupo Parlamentario Socialista present la enmienda nmero 498, que propona la Por ltimo, reflej en su intervencin que esta supresin en la Disposicin Adicional primera de infraccin de carcter muy grave, debera la referencia a los archivos de oficina o gestin. considerarse siempre que se haya derivado Su motivacin fue la siguiente: de la publicacin o utilizacin indebida de la documentacin o informacin pblica, o del La Ley no debe remitir a la regulacin especfica incumplimiento de la ley de transparencia. de los archivos histricos, ya que la Ley de Patrimonio Histrico Espaol considera que 2.4 Debate de totalidad y enmiendas al Proyecto el patrimonio documental lo integran todos los de Ley de Transparencia documentos pblicos desde el mismo momento en que se generan. Por tanto, a estos efectos, En el debate del Pleno del Congreso de los no se deben distinguir los archivos histricos de Diputados del da 30 de mayo de 2013, publicado los de oficinas y gestin. ntegramente en el Diario de sesiones del Congreso de los Diputados-Pleno y Diputacin Tambin, el Grupo Parlamentario Socialista, en Permanente, nmero 117, del da 30 de mayo la enmienda nmero 478, propuso la presencia de 2013 [25], se debatieron las enmiendas a la en el Consejo Consultivo de la Comisin de totalidad del proyecto de ley de transparencia, Transparencia y Buen Gobierno de un experto acceso a la informacin pblica y buen del sector de archivos designado por las gobierno. organizaciones profesionales del sector.
Estas dos enmiendas recogen las propuestas formuladas por la Presidenta de la AEFP en su intervencin ante la Comisin Constitucional del Congreso de los Diputados, como se reflej en el epgrafe dedicado a su comparecencia. El Grupo Parlamentario Popular present la enmienda nmero 534, en relacin con la modificacin de la Disposicin Adicional Primera, en los siguientes trminos: 3. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, esta Ley ser de aplicacin, en lo no previsto en sus respectivas normas reguladoras, al acceso a la informacin ambiental y a la destinada a la reutilizacin. La justificacin realizada por este grupo para modificar la disposicin adicional primera fue la siguiente: Se unifica el acceso a la informacin sin diferenciar entre el tipo de archivo en el que se encuentre, garantizando as la igualdad en el acceso independientemente de la ubicacin de la informacin. CONCLUSIN Ante una nueva cultura de la transparencia y del cambio social, las Administraciones pblicas van a tener que ofrecer a los ciudadanos una respuesta a sus necesidades de informacin. La aprobacin de la Ley de Transparencia en Espaa es un reto para lograr el total ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica y una llamada para mejorar la participacin ciudadana en el desarrollo del proceso legislativo.
Como apunta Dolores Llopp [27], la transparencia parlamentaria ha quedado al margen del debate sobre la Ley de Transparencia. En el texto del proyecto no hay ninguna referencia a la necesidad de que los parlamentos establezcan reglas propias que hagan transparente el conjunto de su actividad, regulando el acceso a la totalidad de la informacin que poseen. La regulacin sobre el acceso a la informacin del Parlamento es una cuestin de gran importancia, puesto que esta institucin es una de las ms cuestionados y peor valoradas por los ciudadanos. Poner a disposicin de los ciudadanos la informacin del parlamento fomentando la participacin y demanda ciudadana sobre la rendicin de cuentas, es uno de los objetivos prioritarios del ejercicio de regulacin del acceso a la informacin pblica. Por todo ello, son los parlamentos quienes tienen que implicarse en el desarrollo de una cultura de la transparencia y el acceso a la informacin, con el objetivo fundamental de reducir la distancia entre los representantes y los representados, cuestin altamente recomendable en las democracias avanzadas. Que los ciudadanos conozcan la tramitacin parlamentaria de la Ley de transparencia, los debates y las comparecencias efectuadas en el Congreso de los Diputados, es un paso importante para fomentar la participacin de la ciudadana en los asuntos pblicos, as como para conseguir que la transparencia se convierta en un criterio de actuacin de los poderes pblicos. Participacin y transparencia son reflejo y garanta para recuperar la confianza de los ciudadanos en el Parlamento como institucin central de la democracia.
Notas en el texto [1] http://www.ipu.org/english/home.htm [2] http://openingparliament.s3.amazonaws.com/ docs/declaration/1.0/spanish.pdf [3] World e-Parliament 2012: http://www. ictparliament.org/sites/default/files/report_ wepc_2012.pdf
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Revista Documentacin [4] http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/Congreso/ Iniciativas?_piref73_2148295_73_1335437_1335437.next_page=/wc/ servidorCGI&CMD=VERLST&BASE=IW10&PIECE=IWA0&FMT=INI TXD1S.fmt&FORM1=INITXLUS.fmt&DOCS=1-1&QUERY=%28I%29. ACIN1.+%26+%28TRANSPARENCIA%29.OBJE [5] http://www.cepc.gob.es/actividades/grupo-de-expertos-proyecto-deley-de-transparencia [6] http://www.cepc.gob.es/docs/ley-de-transparencia/aportacionesciudadanos.pdf?sfvrsn=0 [7] http://www.leydetransparencia.gob.es/index.htm [8] Texto de Antonio Gutirrez-Rub con comentarios al Anteproyecto de Ley de Transparencia enviado a travs del formulario de Consulta pblica: http://www.gutierrez-rubi.es/2012/04/08/sobre-la-ley-detransparencia/ [9] http://www.cepc.gob.es/docs/ley-de-transparencia/propuestade-modificaci%C3%B3n-al-segundo-borrador-del-proyecto-de-leyefectuada-por-aefp.pdf?sfvrsn=0 [10] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/BOCG/A/ BOCG-10-A-19-1.PDF#page=1 [11] Composicin actual de la Comisin: http://www.congreso.es/ portal/page/portal/Congreso/Congreso/Iniciativas/ProydeLey?_ piref73_1335538_73_1335535_1335535.next_page=/wc/composicion Organo&idOrgano=301&idLegislatura=10 [12] http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/Congreso/ Intervenciones?_piref73_1335415_73_1335414_1335414.next_ page=/wc/servidorCGI&CMD=VERLST&BASE=IT10&FMT=INTTXLUS fmt&DOCS=2551&DOCORDER=FIFO&OPDEF=Y&QUERY=%28CO MISION+CONSTITUCIONAL%29.ALL.+%26+%28LEY+DE+TRANSP ARENCIA%29.OBJE [13] http://www.aefp.org.es [14] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/DS/CO/DSCD10-CO-290.PDF#page=2 [15] Art. 37: Se regirn por sus disposiciones especficas: g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Histricos [16] Disposicin adicional primera. Regulaciones especiales del derecho de acceso a la informacin pblica. 2- Se regirn por su normativa especfica, y por esta Ley con carcter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un rgimen jurdico especfico de acceso a la informacin. 3. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, esta Ley ser de
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aplicacin, en lo no previsto en sus respectivas normas reguladoras, al acceso a la informacin ambiental, a la destinada a la reutilizacin y a la obrante en los archivos que no tengan la consideracin de archivos de oficina o gestin [17] Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original [18] Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados rganos colegiados y se establecen criterios para la normalizacin en la creacin de rganos colegiados en la Administracin General del Estado y sus Organismos Pblicos. BOE, nm. 133, 4 de junio de 2011. http://www. boe.es/boe/dias/2011/06/04/pdfs/BOE-A-2011-9736.pdf [19] Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. BOE, nm. 25, de 29 de enero de 2010. http://www.boe.es/buscar/doc. php?id=BOE-A-2010-1331 [20] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/DS/CO/DSCD-10CO-301.PDF#page=14 [21] Boletn Oficial de Navarra, nmero 125, 28 de junio de 2012. http:// www.navarra.es/home_es/Actualidad/BON/Boletines/2012/125/Anuncio-0/ [22] Artculo 17. 4: Transcurrido el plazo mximo para resolver sin que se haya dictado y notificado resolucin expresa se entender que la solicitud ha sido desestimada [23] Boletn Oficial del Pas Vasco, nmero 164, 23 de agosto de 2012. http://www.lehendakaritza.ejgv.euskadi.net/r48-bopv2/es/bopv2/ datos/2012/08/1203841a.pdf [24] http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/PopUpCGI?CM D=VERLST&BASE=pu10&DOCS=1-1&QUERY=%28DSCD-10-CO-308. CODI.%29# [Consultada el 18 de junio de 2013] [25] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/DS/PL/DSCD-10PL-117.PDF#page=3 [26] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/BOCG/A/BOCG10-A-19-3.PDF#page=1 [27] Llop Ribalta, Dolores: Informe sobre Transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno en los Parlamentos. Cuadernos Manuel Gimnez Abad, nmero 4, diciembre 2012, pg. 66.
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E
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Entrevista a
Juan Jos Herencia Almacenar en la Nube

Ingeniero, especializado en Documentos Electrnicos. Docente Universidades Nacional y Tecnolgica de Crdoba. Investigador. Subdirector de la Fiscala de Estado de la Provincia de Crdoba. Repblica Argentina
e acuerdo a la definicin del DRAE: estar, o vivir, en las nubes, significa ser despistado, soador, no apercibirse de la realidad. Y as podremos encontrar muchas ms expresiones relacionadas con las nubes, pero no, con la tecnologa. Con frecuencia hemos comenzado a escuchar frases tales como: almacenar en la nube o descargar la nube, antiguas locuciones a las cuales la tecnologa les ha asignado nuevos significados y nos impone otros usos. Se trata de servicios gratuitos y pagos para guardar todo tipo de documentos (incluyendo fotos y videos) en servidores fuera de nuestro PC. En cualquier parte que haya una computadora y una conexin a Internet se puede acceder al material guardado. Para introducirnos en la nube buscamos la opinin de un profesional especializado en Anlisis de Sistemas y Documentos Electrnicos, docente de la Universidad Nacional de Crdoba (Argentina), que muy gentilmente accedi a responder a todas nuestras inquietudes. Arch. Vilma Castro: -Qu significa almacenar en la nube? Ing. Juan Herencia: -El almacenamiento en la nube es bsicamente un servicio. Hoy en da, no solo se habla de copia de seguridad, sino tambin de la sincronizacin de archivos e informacin entre computadoras conectadas a Internet. Estos servicios se ofrecen por parte de distintos proveedores en capas, segn tres modelos fundamentales: la infraestructura como servicio (IaaS), la Plataforma como Servicio (PaaS), y el Software como Servicio (SaaS), a su vez ofrecidos en distintos tipos de nubes (pblicas, privadas e hbridas). Se trata de disponer de nuestros archivos informticos en un soporte, que si bien no deja de ser el mismo que usamos habitualmente en nuestra PC, un disco magntico u ptico, donde su acceso fsico se encuentra lejos de nuestro alcance y control. En la actualidad el Cloud Computing va ntimamente ligado al Cloud Desktop, ya que adems, el servicio que podemos usar en la nube incluye otras herramientas de gestin o administracin de variado tipo.
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Revista Documentacin Si bien la idea existe desde la dcada del 60, su implementacin se vio postergada hasta tanto la infraestructura tecnolgica de las redes que soportan Internet, crecieran y maduraran lo suficiente para posibilitarlo, explotando su difusin y utilizacin por parte de los usuarios, recin desde mediados de 2008. Antes de este uso que comienza a ser masivo en la actualidad, hay algo importante de destacar para quienes han tenido un correo electrnico, ya sea en su institucin, su domicilio o en la web desde mucho tiempo atrs, digamos desde principio de los aos 90. Sin darnos cuenta, en estos casos, los datos vinculados con los e-mails enviados y recibidos eran guardados y procesados sus accesos, a travs de la red Internet fuera de nuestras PCs. Si pensbamos alguna vez a donde resida el mail que acabbamos de enviar a un destinatario, o el que recibamos en ese instante, podamos inferir que no estaban en nuestros equipos, y que se iban a algn lugar, al menos a un punto intermedio, nuestro proveedor de servicios telefnicos (ISP). Trazando un paralelo con la actualidad, hallamos una correspondencia directa con los prestadores de servicios en la nube, tanto es as, que en algunos casos son esos mismos viejos ISPs los que ofrecen el servicio. Con esto queremos significar que en realidad, hace tiempo que estamos subidos a la nube, de la que utilizbamos sus favores de manera transparente, es decir sin darnos cuenta. Resulta curioso explicar igualmente que las redes de Internet, por donde van y vienen nuestros datos en trnsito desde y hacia la nube, todava funcionan montadas en regulaciones establecidas en Protocolos de red -como el TCP/IP [1] - desarrollados a principios de los aos 70. Como dijimos antes, parte de la explicacin de porqu ahora se ofrece este servicio, puede hallarse en alguna o en la suma de las siguientes cuestiones: a) mejora de la infraestructura tecnolgica de redes, con el consiguiente incremento en la complejidad demandada en los procesos de instalacin y administracin de las mismas, b) el TCO [2] o Costo Total de Propiedad y c) el incremento en el volumen de los datos. En la medida que los archivos de las instituciones van creciendo, y en consonancia con lo que apuntamos en el prrafo anterior vemos que para a), se requiere mayor entrenamiento en el uso y administracin de las redes, con personal profesional cada vez ms calificado, competente e idneo, apto para brindar servicios las 24 horas, los 365 das del ao, en virtud de las necesidades de conectividad a la Web, a trabajos remotos, etc. Para b) analizamos que al requerirse mayores inversiones en hardware y software, tambin se necesitan mayores dotaciones de personal que los opere, incrementar el consumo de energa, comprar y actualizar las licencias de software, el espacio fsico, el mobiliario, etc., y finalmente c) que permite proyectar que la cantidad de informacin medida en bytes o sus mltiplos como el yottabyte
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Entrevistadora: Vilma Castro. Archivloga (egresada de la UdelaR). Tcnica en Comunicacin Social (egresada de UTU). Corresponsal de la Revista Documentacin en Uruguay.
[3], tiende a crecer de manera exponencial ya que no solo se trata de los documentos que pasan a ser digitalizados desde un origen analgico, sino tambin a aquellos que ya nacen digitales. Todos los cuales pueden ser no solo textos planos, sino tambin textos con formato, grficos, imgenes fijas o en movimiento, etc. con sus respectivos metadatos. Cules son los sistemas ms populares? Resulta comprometido establecer esto de la popularidad ya que muchas veces lo ms popular no es lo ms aconsejable, pero obviamente tienen mejor prensa los que son servicios ofrecidos por empresas, viejas conocidas, como Microsoft, Amazon, Mega Google. Para pequeos usuarios, el servicio Drive (http:// www.google.com/drive) de Google, directamente asociado con su cuenta de e-mail, brinda acceso a un espacio en la nube. Tiene la ventaja de que ya muchos venan usando su antecesor Docs, para subir sus documentos y luego aceptarlos desde diferentes sitios, usndolo para reserva permanente y sumamente til cuando se iniciaba una actividad en un sitio y se decida proseguirla en otro, trabajando sobre la ltima copia, permitindonos sincronizar y compartir todos los documentos. Otro de los servicios ms populares es Skydrive (https://skydrive.live.com/) la solucin propuesta por Microsoft para tener nuestros archivos en la nube. Ms abajo damos informacin sobre cantidad de espacio ofrecido y algunos detalles. En esa tabla se ver que MS no escatima en ofrecer espacio gratuito, 25 GB, en los que se pueden guardar todo tipo de archivos con imgenes y vdeos, utilizando la nube como si fuera nuestro propio disco, y por ejemplo el paquete Office directamente sin tenerlo instalado en nuestra PC. Un jugador interesante en esta pelea es Dropbox (https://www.dropbox.com) que ofrece una cantidad de Gigabytes gratuitos, ampliables mediante recomendacin de usuarios y compatible con plataformas Windows, Linux y Mac y los sistemas operativos mviles ms populares, para manejar archivos desde cualquiera de nuestros dispositivos: un mvil, una porttil una PC de escritorio.
Hay muchos otros disponibles como Sugarsync (https://www.sugarsync.com/): este sistema multiplataforma, tiene una modalidad gratuita y diferentes opciones de pago que varan desde los 30 GB por 4,99 dlares al mes hasta los 500 GB por 39,99 dlares al mes. En niveles de actividad con mayores exigencias sobre la cantidad de espacio requerido, procesamiento de datos y mejores herramientas de administracin se pueden citar los servicios que brindan las empresas:
Amazon S3 (http://aws.amazon.com/es/s3/), Windows Azure Storage (http://www.windowsazure. com/en-us/), EMC Atmos (http://argentina.emc.com/storage/ atmos/atmos.htm), FilesAnywhere; Google Cloud Storage (https:// cloud.google.com/products/cloud-storage), iCloud de Apple (http://www.apple.com/es/icloud/ ) y el sucesor del sitio destruido por el FBI de Estados Unidos Megaupload: Mega (www.mega.co.nz).
Una mencin especial merece la aplicacin Jolidrive (www.jolidrive.com), un servicio que permite acceder, desde un nico punto, a todas las cuentas de las herramientas usadas a diario y con presencia en la nube como por ejemplo: Google+, Tumblr, Facebook, Youtube, Box, Skydrive, Instapaper, Readbility, Vimeo, Picasa, Flickr y Dropbox, permitiendo transferir y administrar documentos sin bajar datos a nuestra PC. Cmo elegir el que mejor se adapta a nuestras necesidades? Ing. Juan Herencia: -Es espinoso establecer cul es la mejor opcin, ya que dicha decisin estar supeditada mnimamente a aspectos tales como: la actividad en la que desarrollamos nuestro accionar, el volumen de los datos, la frecuencia de acceso, las plataformas requeridas y costos. Cundo el trfico es intenso, entran a aparecer costos ocultos vinculados con la cantidad de subidas y bajadas de informacin, tiempo de consulta, etc. El que mejor se adapta se puede presupuestar teniendo de antemano la posibilidad de efectuar el anlisis de diferentes variables, como el precio por byte depositado, el tiempo de acceso que necesitaremos, los usuarios que tendrn acceso,
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Revista Documentacin los servicios de administracin, etc., considerando las muchas opciones que ofrecen una cierta cantidad de espacio en forma gratuita. En relacin a la tendencia sobre las plataformas admitidas por los oferentes, podemos decir que en general son multiplataformas aceptando las ms habituales como Windows, Linux, Mac OS X, iOS, y los sistemas operativos mviles ms populares como Android, Blackberry, Windows Mobile, Symbian. Por citar algunas referencias generales y decisiones tomadas por grandes empresas, un ejemplo son las autoridades del prestigioso New York Times quienes contrataron, para el almacenamiento y acceso gratuito completamente investigable de ms de 15 millones de documentos con artculos publicados entre 1851 y 1922, al servicio de Amazon, y que la divisin de distribucin de Coca Cola, retir todos sus mails y documentos de sus propios servidores y los envi a flotar en la nube de Microsoft. Qu capacidad de almacenamiento tienen? Algunas referencias de los ms conocidos para plataformas mltiples:
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Qu tan confiables son? Si consideramos dos acepciones de la real academia sobre el trmino confiar: encargar o poner al cuidado de alguien algn negocio, y depositar en alguien, sin ms seguridad que la buena fe y la opinin que de l se tiene, la hacienda, el secreto o cualquier otra cosa, podemos deducir que la confiabilidad es un acto de fe, y ms an en el mundo informtico. Debemos tener siempre presente que todo esto funciona mientras haya conexin a Internet, por lo que disponer de conectividad permanente es indispensable. No solo debemos establecer la conexin entre transmisor y receptor, sino que adems el vnculo, el canal intermedio, debe ser lo suficientemente grande, para permitir una comunicacin fluida y un acceso rpido desde cualquier dispositivo. Y si a la confiabilidad le agregamos un aspecto conexo, llegamos al tema central de esta parte de la historia: la seguridad de los datos. Cuando decimos esto, no solo nos estamos refiriendo a la preservacin, custodia y guarda de los mismos, sino tambin al acceso. Es bsico que llegado el caso de contratar los servicios de un proveedor, los datos estn en algn lugar, pero viene la gran pregunta: quines, cmo y cundo pueden acceder a ellos. Quines nos garantizan que an estableciendo restricciones de usuarios, horarios, categoras, claves, etc., los mismos no puedan ser ledos por nuestro proveedor, o que el mismo tome los recaudos necesarios para que no existan filtraciones. Adems, qu pasa cuando decidimos dejar de disponer del servicio contratado por las ms variadas razones. Nuestros datos sern realmente borrados, o quedarn en la nube, por cunto tiempo? Los hechos revelados con el caso Wikileaks y ms recientemente el vinculado con el ex empleado de la CIA [4] y NSA [5] Edward Snowden sobre el programa PRISM [6], ms la prohibicin del gobierno francs para que sus funcionarios usaran telfonos celulares BlackBerries porque los servidores que alojan sus mensajes residan en EEUU, el Reino Unido y Canad, son algunos de los casos pblicos que nos hacen dudar. De hecho todo esto ha derivado en una catarata de cancelaciones de contratos de almacenamiento tras la demostracin de grietas profundas en todos los sistemas de seguridad, demostrando lo difcil que es hablar de la palabra confianza y certidumbre en los mbitos informticos. Una simple muestra de adonde estaremos parados si optamos por la nube, en las manos de quienes estaremos. Finalmente volvemos al comentario del comienzo para reflexionar sobre el acto de fe que significa. A quines recomendara su uso? En nuestra experiencia profesional por estos lares, los mayores atractivos de la propuesta del cloud computing radican
>> Es bsico que llegado el caso de contratar los servicios de un proveedor, los datos estn en algn lugar, pero viene la gran pregunta: quines, cmo y cundo pueden acceder a ellos
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Revista Documentacin fundamentalmente en los costos. El llamado TCO es decisivo en empresas o instituciones que han crecido lo suficiente para pensar seriamente en una inversin destinada a una nueva etapa, transfiriendo contablemente los gastos en bienes de capital convirtindolos en costos operativos. Por ejemplo en Argentina, hay motivos adicionales, razones polticas, que llevan a aconsejar su uso, debido a que las restricciones aduaneras que existen para la importacin de tecnologa, las limitaciones para la obtencin de divisas cepo cambiario-, el alto costo laboral e impositivo -40%- y la consabida velocidad con la que los cambios tecnolgicos dejan obsoleto cualquier equipo recin estrenado. A eso se suma, como hecho positivo para Argentina, que se han incrementado los accesos a Internet en casi 10 millones entre 2008 y 2012, dndole soporte a unos de los aspectos ms crticos -el ancho de banda y el acceso- por lo que vemos que decididamente la balanza se va inclinando hacia la recomendacin del uso de esta tecnologa. A los pequeos usuarios, que requieren de una moderada cantidad de datos a guardar y que pueden administrar ese depsito desde sus propias cuentas de correo, o programas de igual simplicidad, la realidad ya les pas por encima y es indiscutible el beneficio que otorga subirse a la nube de manera gratuita o por un muy bajo costo que no deben desperdiciar. Notas en el texto [1] TCP/IP: dos de una familia de protocolos que sirven para la transmisin de datos entre computadoras integrantes de un modelo propuesto en la dcada de los 70 por Vinton Cerf y Robert Kahn [2] TCO: costo relacionado con la compra de hardware y software [3] Yottabyte: un trilln de Megabytes: 1,000,000,000,000,000,000 [4] CIA: Agencia Central de Inteligencia de Estados Unidos [5] NSA: Agencia de Seguridad Nacional de Estados Unidos [6] PRISM: Programa de Vigilancia Electrnica de la NSA desde 2007
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SECCIN Comunicacin 360 grados

Por Beatriz Revilla (Espaa)
El Blog, una herramienta que revoluciona la comunicacin
Un blog (tambin bitcora digital, cuaderno de bitcora, ciberbitcora, ciberdiario, o weblog) es un sitio web en el que uno o varios autores publican cronolgicamente textos o artculos, apareciendo primero el ms reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente y donde suele ser habitual que los propios lectores participen activamente a travs de sus comentarios, es la manera en la que define la Wikipedia [1] la palabra blog. Blog proviene de Weblog, Web, pgina en Internet o red informtica; y Log, diario en ingls, abrevindose o simplificndose finalmente en Blog.
stos diarios digitales existen desde hace ms de una dcada. El primer post o escrito en un blog lo escribi Dave Winer en 1997, editor de Scripting News. Sin embargo, se convirti en una herramienta popular y revolucionaria a partir de los fatdicos atentados contra las Torres Gemelas en EEUU [2], puesto que la gente comenz a relatar on-line lo ocurrido, se abrieron debates polticos, e incluso sirvi como instrumento para ayudar en la bsqueda de personas desaparecidas y en la reconstruccin de la zona. As, los blog cambiaron y siguen cambiando- la forma de comunicarse de las personas, pues se utilizaron de igual manera en otros conflictos ocurridos en el mbito internacional. www.documentalistas.org
Beatriz Revilla es licenciada en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca, especialista en Informacin Internacional y Pases del Sur por la Universidad Complutense de Madrid, Mster en Gestin Directiva de Entidades no Lucrativas por la UNED y experta en RSE por la Asociacin Espaola de la Calidad. Ha trabajado en diversos medios de comunicacin, tanto locales, como regionales y nacionales, y en gabinetes de prensa de organizaciones tanto en Espaa como en otros pases europeos. En la actualidad trabaja en el departamento de comunicacin externa y prensa de la Fundacin Accin contra el Hambre, en el que entre otras cosas, es responsable de la comunicacin de los nuevos proyectos de Accin Social en Espaa, de la organizacin.
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Revista Documentacin En 2003 los Blogs terminaron de encontrar su lugar al comprar Google la plataforma blogger, unos aos despus aparecieron Wordpress [3] y otros editores de blogs, llegando a ser comparables hoy en da con pginas Web, puesto que suelen resultar ms baratos y fciles de editar. Sin embargo, en el momento actual, la web 3.0 [4] y la llegada de las mltiples y novedosas redes sociales ha hecho saltar las alarmas y generado las dudas acerca de la necesidad, la importancia e incluso la vigencia de estos diarios digitales. Los Blogs han demostrado por s mismos que son una herramienta eficaz e imprescindible a la hora de disear una estrategia de comunicacin digital e incluso una estrategia de redes sociales. Los Blogs han sabido adaptarse a las distintas necesidades del momento y los contextos, convirtindose en un elemento complementario y con un papel fundamental por s mismos que, incluso, llegan a compararse en ocasiones con los medios de comunicacin tradicionales, al convertirse muchas veces en generadores de opinin pblica y difundir actualidad. Todo esto es as debido a sus caractersticas particulares, que no comparten con ninguna otra herramienta. Estas son las siguientes: Democratizacin de la informacin Los blogs permiten que la informacin que antes estaba disponible solo para unos pocos (a travs de diarios online de pago o en papel, etc.) est ahora disponible para todos. Esto es particularmente til para organizaciones pequeas con poco presupuesto que no podan tener una publicacin en la que difundir sus noticias o trabajo, ni pagar un boletn electrnico o pgina web. El Blog permite crear un portal corporativo que las empresas y organizaciones pueden usar como escaparate para presentarse, que los conozcan y ofrecer informacin sobre sus productos, proyectos, servicios Adems, esta herramienta, as como las redes sociales, permite que todo el mundo pueda expresar su opinin abiertamente, dejar un comentario, explicar su propia experiencia con esa organizacin o servicioDe otra manera solo los medios de comunicacin podan ser difusores de informacin y en ocasiones dependen de intereses econmicos y/o polticos. Autora
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Los autores logran mayor presencia a travs de esta herramienta. Muchas personas siguen un blog porque tienen inters en su autor o creador. Tambin existen blogs en los que participan varios autores, pero cada uno mantiene su personalidad y peso especfico. Especializacin Cada vez tienden ms a centrarse en una temtica concreta, con lo que suelen ser fuentes de informacin fiables y de inters pues sus autores estn muy especializados en la misma. Esto les ayuda a diferenciarse del resto de la blogosfera [5]. Actualidad y frecuencia Aunque no es necesario que se actualice todos los das como un medio de comunicacin tradicional, s precisa de una mnima actualizacin para que se considere que est vivo y activo (los expertos en blogs consideran que cuando un blog lleva unas doce semanas sin actualizarse ya no est activo). Navegacin interna Los blogs son una herramienta perfecta para ampliar informacin a travs de los hipertextos y enlaces a otros blogs o pginas web. Adems, suelen tener un apartado especfico para promocionar o aconsejar otros blogs que al autor le resultan de inters o sigue, por lo que desde uno se puede acceder a muchos otros y a contenidos relacionados, logrando as profundizar o ampliar un tema. Instantaneidad Debido a su fcil creacin y a que cualquiera tiene acceso a ellos suponen un medio de comunicacin rpido e instantneo. Es decir, cualquier ciudadano puede querer compartir una informacin o un momento o experiencia que est viviendo y contarlo casi de manera instantnea. Cmo convertirse en un Blogger? Aunque los estudios existentes apuntan a que la
mayor parte de bloggers del mundo responden a un perfil determinado: hombre, con estudios superiores, ubicado en Estados Unidos, de unos 40 aos, con trabajo, etc. Cualquier persona con inters en esta herramienta y nueva manera de comunicarse puede convertirse en uno. Algunas pautas que se deben seguir si se quiere crear un blog son escribir de forma gil, dinmica y fresca, utilizando frases cortas con una idea en cada una. Adems, es aconsejable utilizar un estilo cercano no tratar de usted al lector, sino de t-, con un lenguaje sencillo. Se recomienda utilizar ejemplos explicativos o ancdotas que ofrezcan al lector algo diferente a una noticia sin ms. Tambin es aconsejable generar un dilogo, ya que lo que realmente enriquece a un blog es que los lectores puedan hacer comentarios e intercambiar opiniones y que compartan tambin sus puntos de vista y conocimiento. Un buen post o texto para un blog debe presentar prrafos diferenciados para facilitar la lectura, bien con un espacio entre ellos o bien con un ladillo [6] en negrita. Adems, pueden aparecer palabras clave en otro color enlazadas a pginas web, as logramos aparecer en buscadores como google, cuando alguien busque dicha palabra o concepto. Otros elementos fundamentales son los audiovisuales: es muy interesantes incluir fotografas, video o una infografa acompaando nuestro texto, facilita la lectura a la vez que logra difundir una informacin ms completa y atractiva para el lector, en definitiva, ms dinmica. Si usamos informacin de otros autores tambin hay que citarlos como parte de nuestras fuentes. Ejemplos de algunos blogs corporativos o medios de comunicacin que ya tienen blog y pueden resultar de inters: - Artculo publicado en Razn y Palabra, Revista electrnica de Amrica Latina especializada en Comunicacin, sobre los blogs en los diarios espaoles: Mapa de los blogs en los peridicos espaoles. http://www.razonypalabra.org.mx/N/ N80/V80/11_Colussi_V80.pdf - Analtica (blog del Diario El Pas sobre analtica y actualidad) http://blogs.elpais.com/analitica - Desde el patio de butacas (blog cultural del diario El Mundo sobre representaciones
teatrales) http://www.elmundo.es/blogs/elmundo/ desdeelpatiodebutacas - Desde el Terreno (blog de una organizacin humanitaria, Accin contra el Hambre) http:// www.accioncontraelhambre.org/blog - Blog corporativo de Iberdrola http://www.blog. iberdrola.com Notas en el texto [1] Enciclopedia libre, polglota y editada en colaboracin. [2] Datos obtenidos de la Fundacin Uned a travs de su curso de Community Management. [3] WordPress es una herramienta o editor de blog que se define a s misma como una avanzada plataforma semntica de publicacin personal orientada a la esttica, los estndares web y la usabilidad. WordPress es libre y, al mismo tiempo, gratuito. [4] Expresin que se usa en Internet para explicar y definir la evolucin de la Red de redes, y la interaccin de los usuarios en ella (creacin de contenidos, compartir los mismos, etc.) [5] Conjunto de blogs en Internet. [6] Ttulo dentro de un texto que sirve para diferenciar ideas, contenidos y prrafos.
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