Você está na página 1de 24

AUDITORIA OPERACIONAL

Prof. Ms.Luiz Carlos da Silva Oliveira

Goinia- GO. 24 de Junho de 2009

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


1. Introduo

A complexidade das organizaes e a diversificao das atividades destas organizaes trouxe a necessidade de evoluo na atuao da Auditoria, principalmente a Interna, que passou a ter por base a avaliao da efetividade de outros controles, ampliando a nfase dos seus trabalhos para a avaliao do ambiente de controle. Surgiram ento os conceitos de auditoria operacional.

Embora no seja um campo novo, a Auditoria Operacional se tornou objeto de renovado interesse, nos ltimos quinze anos, sendo que inmeros auditores externos e internos se aprimoraram na sua aplicao no setor privado e, inclusive sua prtica na rea governamental despertou interesse, face as reformas administrativas no setor pblico e o enfoque para a administrao pblica gerencial. Segundo HALLER (1986) a Auditoria Operacional teve suas razes em trabalhos feitos nos setores privado e pblico, principalmente nos Estados Unidos. No setor pblico, a auditoria operacional cresceu devido demanda das entidades por informaes teis sobre a economia, a eficincia e a eficcia das operaes governamentais. Entende-se que as informaes operacionais auxiliam nas tomadas de decises sobre oramentos, na implementao de medidas corretivas e na superviso superior, como meio de melhorar a prestao de contas perante o pblico. No setor privado, esse tipo de auditoria desenvolveu-se nos departamentos de auditoria interna das grandes empresas norte-americanas. Grande parte deste trabalho estava voltado para a adequao e propriedade dos sistemas de controle interno administrativo e financeiro, atravs da anlise da eficincia de sistemas operacionais, sugesto de melhorias para a reduo de custos verificao do cumprimento de planos e objetivos traados pela organizao, anlise das causas de desvios e sugesto de correo desses planos ou dos instrumentos e sistemas de controles e anlise de recursos materiais e humanos da organizao.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

A maior aplicao da auditoria operacional era realizada em empresas industriais, mas seu enfoque construtivo, as tcnicas aplicadas e os resultados positivos que a caracterizam, so igualmente aplicveis entidades governamentais, instituies financeiras ou a quaisquer outras organizaes, desde que a auditoria interna possua a necessria independncia. De uma forma geral, a auditoria operacional se caracteriza pelo enfoque e pela capacidade profissional do auditor, e no pela aplicao de mtodos distintos. Auditorias operacionais raramente so executadas mediante a aplicao de procedimentos especiais ou distintos das auditorias tradicionais. Ao invs disso, elas representam a aplicao do talento, do conhecimento e de tcnicas sobre os controles operacionais existentes na empresa. Por essas razes, no consideramos ou propomos qualquer separao ou diferenciao e classificao entre os auditores, mas nos preocupamos com o enfoque operacional que caracteriza o moderno auditor operacional (interno/externo). A lgica e real extenso do escopo da auditoria interna nas operaes foram reconhecidas quando da reviso em 1957 da Declarao de Responsabilidade do Auditor Operacional. A natureza dos objetivos : A auditoria operacional (interna ou externa) uma atividade de avaliao independente dentro da organizao, com a finalidade de revisar as operaes Contbeis, financeiras e outras, com o um servio prestado aos gestores da empresa. um controle gerencial cuja funo de medir a eficcia dos outros controles. O objetivo global da auditoria operacional de assessorar os membros da gesto a exercer de forma efetiva suas responsabilidades, fornecendo-lhes analises objetivas, recomendaes e outros comentrios pertinentes s atividades revisadas. O auditor operacional deve, desta forma, estar a par de todas as fases das atividades da empresa, nas quais ele possa vir a servir aos gestores da organizao.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


2. Conceitos e Definies

COOK (1976) considera auditoria operacional como:


Um exame e uma avaliao abrangente das operaes de uma empresa, com a finalidade de informar a administrao se as vrias atividades so ou no cumpridas de um modo compatvel s polticas estabelecidas, com vistas consecuo dos objetivos.

O autor comenta que faz parte da auditoria operacional, uma avaliao do uso de recursos humanos e materiais, assim como uma apreciao dos procedimentos operacionais. A auditoria deve compreender, tambm, recomendaes para solues de problemas e de mtodos para aumentar a eficincia e os lucros. Segundo LEONARD (1995) a auditoria operacional pode ser definida como:
O exame abrangente, construtivo e integral da estrutura organizacional de uma Companhia, Instituio ou Entidade governamental, ou qualquer parte integrante delas, tais como uma diviso ou departamentos e seus planos e objetivos, seus mtodos de controle, meios de operao e a utilizao de seu potencial humano e ativos fsicos.

HALLER (1986) entende que a auditoria operacional consiste em:


Revises metdicas de programas, organizaes, atividades ou segmentos operacionais dos setores pblico e privado, com finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organizao esto sendo usados

eficientemente e se esto sendo alcanados os objetivos operacionais.

Portanto, pode-se afirmar que a auditoria operacional um processo de avaliao do desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva, inevitavelmente, uma apresentao de recomendaes destinadas a melhorar o desempenho.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

Com base nestas observaes pode-se estabelecer que no exerccio da auditoria operacional devem ser examinados: a) os fluxos, sistemas, critrios, polticas e procedimentos utilizados, assim como a qualidade da estrutura dos controles internos gerenciais e sua aderncia; b) a adequao, compatibilidade, eficincia e eficcia da estrutura organizacional, dos fluxos operacionais, dos sistemas de processamento, registro, anlise e informaes das operaes e transaes; c) a economicidade nos usos dos recursos humanos, materiais e financeiros, assim como a qualidade do desempenho global da organizao em relao s metas individuais e coletivas estabelecidas. 3. Objetivos e Benefcios da Auditoria Operacional

Segundo o Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados AICPA benefcios a serem obtidos com a utilizao da auditoria operacional so os seguintes:

os

a) Identificao de objetivos , polticas e procedimentos organizacionais ainda no definidos; b) Identificao de critrios para avaliao do grau de consecuo dos objetivos da organizao; c) Avaliao independente e objetiva de operaes especficas; d) Avaliao do cumprimento dos objetivos, polticas e procedimentos organizacionais; e) f) Avaliao da eficcia dos sistemas de controles gerenciais; Avaliao da confiabilidade e utilidade dos relatrios gerenciais;

g) Identificao de reas problemticas e das suas causas; h) Identificao de reas que concorrem para um possvel aumento de lucros ou receitas e/ou diminuio ou limitao de custos;

Os objetivos fundamentais da auditoria operacional a reviso e avaliao de uma organizao para verificar:

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


Desperdcios e ineficincias; Melhores mtodos; Melhores elementos de controle; Operaes mais eficientes, e Melhor utilizao de ativos fsicos e humanos.

fundamental destacar que o objetivo de uma auditoria operacional auxiliar todos os membros da gesto da empresa a desempenhar-se eficientemente de suas funes e responsabilidades fornecendo-lhes analises, apreciaes, recomendaes e comentrios pertinentes e objetivos sobre as atividades examinadas. Isto pressupe sua incurso em campos que no o de contabilidade e finanas, a fim de obter uma viso completa das operaes submetidas a exame. Para conseguir atingir tal objetivo o auditor operacional ter que proceder da seguinte forma: Revisar e avaliar a fidedignidade, adequao e aplicao dos controles Contbeis, financeiros e outros de natureza operacional e propiciar controles eficazes, a um custo razovel; Determinar at que ponto se observa s diretrizes traadas assim como os planos e procedimentos propostos; Determinar at que ponto a empresa registra seus bens e os protege contra perdas e danos de qualquer espcie; Determinar a credibilidade dos dados administrativos criados na prpria organizao; Avaliar a qualidade do desempenho, na execuo das tarefas atribudas; Recomendar melhorias operacionais.

Estes objetivos mostram claramente que a auditoria operacional bem planejada e bem executada pode traduzir-se em resultados positivos e suplantam facilmente os custos do trabalho, mesmo que estes sejam significativos.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


4. Auditoria de Gesto Definies e Objetivos

A auditoria de gesto empresarial compreende o exame e avaliao sobre sistemas polticos, critrios e procedimentos utilizados pela empresa na sua rea de planejamento estratgico, ttico e no processo decisrio, bem como a qualidade da estrutura de controles internos gerenciais. SCHNEIDER (1985) define a auditoria de gesto como sendo:
Um servio de assessoria a tomada de decises de apoio e reviso dos trabalhos desenvolvidos pela direo da empresa.

Portanto, a auditoria de gesto deve assessorar a Administrao quanto a: a) adequacidade, eficcia e eficincia do desempenho da empresa no tocante s suas funes de planejamento estratgico e ttico; b) estrutura, adequacidade e eficcia do seu processo decisrio; c) qualidade e viabilidade dos planos, oramentos e das polticas e diretrizes com o alcance de todos os nveis gerenciais; d) estudo de alternativas estratgicas e tticas; e e) qualidade global da empresa. 4.1. Campo de Atuao

A gesto empresarial se d em dois subsistemas: Gerencial atravs do qual exercida a administrao da empresa pelo corpo gerencial. Diretivo atravs do qual exercida a direo da empresa.

As atividades diretivas so em sua maioria executadas pela direo da empresa. a direo que so os olhos da empresa e que deve orientar o caminho a seguir. As atividades administrativas so em sua maioria executadas pelos nveis intermedirios ou de gerncia da empresa. Pode-se dizer que eles so as mos da direo e
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


direo.

administram utilizando os recursos da empresa, segundo os objetivos estabelecidos pela

Assim, em um primeiro momento a auditoria de gesto poderia abranger dois aspectos: a gesto do gerente e a gesto do dirigente. Por essa razo, alguns consideram sinnimos auditoria de gesto e auditoria operacional. Na auditoria operacional efetuado o exame para verificar as utilizaes eficientes, eficazes e econmicas dos recursos, pelos diversos departamentos. Assim, na auditoria operacional j efetuada a anlise da gesto do gerente. Portanto, o ttulo de auditoria de gesto deve ser aplicado somente ao exame da gesto do subsistema diretivo.

Nessa linha de anlise fundamental observar os nveis de planejamento e deciso em uma empresa. Estratgico, Ttico e Operacional. No nvel operacional, onde esto classificados as chefias e demais empregados, o que feito pelos empregado cumprir as determinaes estabelecidas, a funo gesto pouca exercida. No nvel ttico (organizacional) correspondem as decises para compatibilizar os objetivos com as operaes. Os empregados nesse nvel, portanto tem a misso de ordenar as tarefas do nvel operacional de forma que elas atinjam o objetivo desejado pela direo da empresa. Para a obteno desses objetivos os recursos so limitados e devem ser empregados da melhor forma. O auditor nos seus exames far uma anlise para determinar se: os objetivos foram atingidos e os recursos foram empregados de forma adequada. Essas, so as funes bsica da auditoria operacional, portanto a esse nvel corresponde a execuo desse tipo de auditoria. No nvel estratgico correspondem as decises que se referem os objetivos da empresa. Os dirigentes estabelecem os rumos que a empresa deve seguir. Caber portanto ao auditor verificar: Se esses objetivos so factveis para a realidade da empresa (recursos, estrutura, meio ambiente, qualificao dos seus profissionais). Se o plano elaborado para a obteno dos objetivos adequado. Se os planos elaborados esto sendo executados, conforme os desejos e diretrizes da direo da empresa.
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


4.2. Auditoria de Gesto e o Relacionamento com a Direo da Empresa

A auditoria de gesto cria para o auditor uma situao indita. Conforme a estrutura organizacional da empresa, ocorre de no haver uma instncia superior a recorrer caso o auditado no queira implementar suas recomendaes. Porm, fundamental observar que na auditoria de gesto o trabalho do dirigente mximo auditado, e ele mais do que ningum, deve conhecer suas funes. A vantagem da auditoria de gesto que os exames so em itens que ainda no ocorreram e que portanto evitaro perdas futuras para a empresa. Nesse enfoque natural que o gestor tenha uma atitude mais receptiva para os resultados decorrentes dessa auditoria. Nesse sentido a agilidade da informao da auditoria para a direo da empresa essencial. Quanto antes comunicar o resultado de seus exames, mais rapidamente as aes corretivas podero ser tomadas. Para tanto, os auditores podem alterar os padres de comunicao formal, ou seja, informar os resultados de seus trabalhos atravs de outros meios que no o relatrio escrito da auditoria. Na auditora de gesto a prpria realizao do trabalho garante que os resultados sero comunicados a direo, pois so suas tarefas que so auditadas. Por esse motivo a formalizao assume um papel secundrio. 4.3. Auditoria Operacional e de Gesto - Pontos Comuns

possvel identificar dois focos da auditoria: Auditoria Operacional baseada no presente e passado. Auditoria de Gesto com base no presente e futuro. Isto , a auditoria operacional visa uma comparao do passado com o presente e a auditoria de gesto compara o presente com o futuro. Um foco para o entendimento do limite entre a auditoria operacional e de gesto que os pontos de controles da primeira abordagem esgotam-se no presente. Na segunda abordagem os pontos de controles passam por um processo de mudana, esto sendo discutidos hoje para serem aplicados no futuro. ( GIL, 2001). importante ressaltar que a auditoria operacional tem como objetivo avaliar o nvel de operacionalizao das unidades, otimizar a dinmica de atuao em funo da tecnologia e estimular a qualidade organizacional, podendo atuar em termos corretivos e
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

10

preventivos. A auditoria de gesto uma complementao e utiliza-se de todo o instrumental da auditoria operacional. Tem como objetivo a participao da auditoria interna em todos os momentos empresariais, manuteno da organizao, avaliao do posicionamento da organizao, estimular os lderes empreendedores, avaliao das iniciativas empresariais propostas. 5. As Normas de Auditoria Operacional

A implantao de normas para auditoria operacional uma tarefa complexa, tendo em vista a diversidade dos programas desenvolvidos na rea e a abordagem especfica de cada trabalho. O exerccio profissional de auditoria interna est regulado pelas Normas Brasileiras para a Auditoria Interna, publicado pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil AUDIBRA. Essas normas tratam de: Independncia do Auditor; Competncia profissional;mbito do trabalho;

Administrao da Auditoria. Na auditoria operacional, em funo da sua prpria natureza, os exames so preparados em consonncia com as peculiariaridades das reas ou atividades da empresa. A tarefa se torna difcil devido a necessidade de elaborar normas que se apliquem ao trabalho feito por pessoal oriundo de reas como: engenharia, economia, medicina, educao, entre outros, que geralmente auxiliam na execuo da auditoria operacional, pois espera-se dos auditores operacionais objetividade, minuciosidade e exatido nos trabalhos desenvolvidos. Em geral, as unidades de auditoria desenvolvem prticas e procedimentos internos para assegurar a uniformidade e a qualidade do seu trabalho, fornecem orientaes e estabelecem exigncias, relativamente especficas, em algumas reas. No entanto, as normas criadas devem estar de acordo com as particularidades da empresa, de forma assegurar que a auditoria operacional seja realizada em um ambiente controlado. importante definir a aplicao das normas e sua abrangncia em razo das caractersticas do trabalho executado, das polticas e prticas da unidade de auditoria.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

11

A observncia das normas profissionais particularmente importante quando h algumas controvrsias, inclusive muitas unidades de auditoria descrevem os procedimentos adotados para o cumprimento das normas em manuais internos ou em materiais de treinamento. E o que mais importante, a aderncia a essas normas leva, sem dvida, a realizao de auditorias objetivas, com resultados e recomendaes fundamentadas e passveis de serem justificadas.

6. Criao da Estrutura de uma Auditoria Operacional

6.1. Organizao

A estrutura para o funcionamento de uma auditoria operacional deve basear-se em decises criteriosas tomadas durante a organizao. O estabelecimento dessa atividade enseja a oportunidade da empresa de economizar dinheiro, aumentar a eficincia e melhorar a qualidade dos produtos e servios prestados. Entretanto, ela no traz a uma garantia de que os recursos empregados produziro resultados positivos e de imediato, alm disso, os responsveis pela implantao devem ter noes muito claras como a auditoria operacional funciona, caso contrrio, podero nutrir expectativas, que talvez, no se concretizem em curto espao de tempo. Quando se cria a estrutura interna para a realizao de auditoria operacional, questes tais como: Que dimenses deve ter o quadro de pessoal? Quanto pessoal ns podemos pagar? Contrata pessoal externo ou usa os servios do pessoal interno?. So os primeiros questionamentos. Evidentemente os custos tm sua importncia, mas outros fatores devem ser levados em considerao como especificamente: a) Volume do trabalho desejado. Um programa ambicioso exige muito pessoal e como o trabalho de auditoria operacional, em geral, demorado, fcil superestimar o nmero de projetos que se pode concluir. Porm, torna-se problemtico nos casos em que o conceito de auditoria operacional promovido com base na possibilidade de realizao de um nmero irrealista de exames, podendo comprometer a qualidade dos trabalhos.
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


b) Complexidade das operaes da empresa.

12

As empresas dos setores pblico e privado, com muitos sistemas complexos, atividades e locais de atuao, em geral exigem mais trabalho de auditoria do que as empresa menos complexas. Essa complexidade tem tambm um efeito direto sobre as especializaes exigidas do pessoal de auditoria operacional. c) Qualidade e no Quantidade. A qualidade dos exames de auditoria ser determinada pelo grau de conhecimento e treinamento de quem executa os trabalhos. Grande nmero de auditores no asseguraro o sucesso do trabalho de auditoria operacional. d) Ciclo de auditoria. Outro fator importante o ciclo de auditoria esperado. As atividades sero examinadas periodicamente ou uma nica vez? Se periodicamente o ciclo da reviso ser a cada dois, trs, quatro ou dez anos? A freqncia dos exames afeta as dimenses do quadro de pessoal. No tocante ao quadro de pessoal, os auditores operacionais devem possuir diversos conhecimentos especializados, na maioria dos casos, qualidade e capacidade decisria de um supervisor ou de um gerente de linha. Eles precisam saber resolver problemas, ser analistas e comunicadores eficazes. Em face dessas exigncias, ao recrutar auditores operacionais, as empresas devem buscar profissionais com os seguintes conhecimentos: Conhecimento de sistemas e processos administrativos, financeiros e comportamento organizacional; Conhecimento de mtodos quantitativos e outros mtodos de pesquisa; Boa capacidade de comunicao.

Pode-se observar que ao criar uma unidade de auditoria operacional, necessrio que a organizao implemente elementos que assegurem mesma a realizao de um trabalho til e relevante. Os elementos considerados importantes para se obter sucesso na organizao estrutural de uma atividade de auditoria operacional so:

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


Programas de desenvolvimento profissional que assegurem

13

qualificao,

especializao e treinamento aos auditores. A auditoria operacional exige grandes investimentos em treinamentos. Ambientes positivos com objetivo de que a auditoria operacional cresa e prospere. O fator chave o apoio da alta administrao ao processo em toda empresa.

Normas de auditoria adequadas para a execuo dos trabalhos, ou seja, normas que norteiem o planejamento, execuo, avaliao do desempenho e a comunicao dos resultados.

Tendo esses fatores institudos e aplicados, com certeza a auditoria operacional funcionar de forma objetiva, profissional e confivel. 6.2. Ambiente de Auditoria Operacional

O termo ambiente refere-se s condies de como a auditoria ser planejada, realizada e utilizada. Em razo da existncia dentro da empresa de diversos ambientes organizacionais, alguns se caracterizam por amplo espirito de cooperao, enquanto outros, so francamente hostis. A auditoria operacional funcionar pelo menos por algum tempo, praticamente em todos os tipos de ambientes, porm funcionar melhor, naquele cujos membros da empresa compreendam o papel por ela desempenhado e seus benefcios. Vrias questes cruciais que iro, em grande parte, ajustar o ambiente devem ser abordadas prioritariamente, por ocasio do estabelecimento da unidade de auditoria operacional:

Que papel desempenha a unidade de auditoria e sua posio na estrutura organizacional da empresa?

A administrao aceita a responsabilidade de avaliar seu desempenho e desenvolver sistemas de avaliao de desempenho?

Os procedimentos operacionais da auditoria ajudam a estabelecer e manter um relacionamento positivo com os setores auditados.

A atitude do pessoal contribui para manter um ambiente de auditoria favorvel?

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

14

aconselhvel tambm que as organizaes que j possuem atividades de auditoria operacional, reexaminem tais questes periodicamente. Para assegurar que as atividades possam ser eficientes e os resultados alcanados sejam os melhores possveis, sendo de importncia vital o relacionamento positivo entre auditores e auditados. O auditor deve esclarecer os objetivos de cada exame, seu escopo e a maneira pela qual ele ser realizado e, na medida do possvel, concentrar o trabalho da auditoria na avaliao de desempenho e na introduo de melhorias das operaes da empresa.

Em muitos casos o xito da auditoria depender da capacidade do auditor em conseguir a cooperao do setor auditado. Nunca ser demais enfatizar a importncia que tem, para criao de um ambiente positivo, essa habilidade no trato demonstrada pelo auditor. Esse grau de participao, pode ser visto, como o mnimo necessrio, para assegurar sucesso, a longo prazo para a unidade de auditoria e a manuteno de um bom ambiente organizacional. 7. Coordenao e Gerenciamento da Auditoria Operacional

7.1. Como estabelecer critrios para selecionar reas potenciais de Auditoria

Na maioria das empresas possvel identificar uma infinidade de reas possveis de aplicaes de auditorias operacionais tais como: gerenciamento dos recursos financeiros, controles oramentrios e planejamento de capital, utilizao de pessoal, custos de aluguis e arrendamentos, utilizaes de instalaes fsicas, etc. Estes itens so normalmente identificados, existindo ainda a possibilidade de outros subitens que podero tornar-se objeto de uma auditoria. No entanto, os obstculos no esto em identificar reas potenciais, mas selecion-las e decidir quais devem ser submetidas aplicao das tcnicas de auditoria operacional. Muitas empresas s esto familiarizadas com a auditoria interna contbil e financeira, voltada para a legalidade, legitimidade e adequacidade dos controles internos.. Nelas, normalmente no se examinam as reas operacionais em profundidade, no aplicando os
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

15

conceitos de eficincia, eficcia e economia. Com isso, quando a organizao v vantagens na aplicao desses exames, deve estabelecer uma forma de se concentrar nas reas ou assuntos considerados mais relevantes para a avaliao do desempenho operacional. A necessidade de um processo de seleo das reas a serem auditadas, antes de iniciar uma auditoria operacional, importante, pois evita o uso da mesma sem objetividade. aconselhvel que os gerentes e coordenadores de auditoria considerem cuidadosamente duas questes:

O problema pode ser submetido a Auditoria?

H problemas de carter genrico demais para constituir a base para uma auditoria. A alegao de m administrao do departamento, por exemplo, no suficientemente especfica para constituir base para a auditoria.

O problema deve ser submetido a Auditoria?

H problemas que no precisam ser tratados por meio de uma auditoria operacional e um exemplo so muitos casos relacionados com a rea de pessoal, que so solucionados mais efetivamente por outros meios. As auditorias operacionais no so a soluo para todos os problemas identificados na empresa inclusive h alguns que, por consideraes de ordem poltica ou de tempo, no se prestam ao processo de reviso estruturado que caracteriza uma auditoria operacional. As questes suscitadas de se poder e dever auditar um determinado problema, faz com que a gerncia de auditoria leve em considerao os seguintes fatores, ao tomar decises finais na seleo das reas e pontos potenciais para efetuar auditagens:

a) Risco relacionado com a funo intensidade do impacto, em termos monetrios sobre a empresa e vulnerabilidade para a administrao; b) Crescimento da funo muito crescimento, em geral, indcio da necessidade de avaliar se os custos podem ser controlados; c) Grau de envolvimento ou preocupao do pblico grau de interesse pblico de grupos, mdia, ou, pelo pblico em geral; d) Capacidade de auditar as atividades conhecimento de mtodos de auditoria especializados e disponveis para se obter resultados positivos.
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

16

Abaixo, exemplos de algumas reas funcionais possveis a serem submetidas ao processo de auditoria operacional. a) Pessoal b) Instalaes Fsicas c) Suprimentos e Servios d) Transportes e) Recursos financeiros Coordenao da gerncia de transportes Operaes da frota Manuteno e assistncia Processo de reposio Estrutura central de suprimentos Contratos Estoques Mtodos de financiamentos Custo de aluguel e arrendamento Reparos e manuteno Utilizao do espao Mveis e equipamentos Estrutura de designao de pessoal Treinamento Administrao Oramento de despesas de pessoal

Gerncia de recebimentos e desembolsos Investimentos de recursos ociosos Fontes e tcnicas de tomadas de emprstimos

f) Planejamento de capital Programas e procedimentos de planejamento de capital g) Oramentos Planejamento estratgico Planos oramentrios Processos de controles e de desempenhos

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

17

O inicio de uma auditoria operacional se verifica com a escolha da rea a ser examinada, a qual pode ser um sistema ou uma funo especifica da estrutura organizacional da entidade, Exemplo: sistema de compras, contas a pagar, custos, recursos humanos. A realizao de uma auditoria operacional decorre de fatores tais como: Para identificar os setores a serem examinados deve-se levar em considerao algumas ocorrncias que possam tambm, contribuir na definio de uma escala de prioridade, tais como: Setores em que a administrao solicitou exames; Operaes que envolvem grandes despesas ou investimentos; Empresas recentemente adquiridas ou setores criados a pouco tempo; Locais distantes, raramente visitados pela administrao; Tempo decorrido desde a ltima auditoria. Solicitao especial da administrao ou gerente da rea; Iniciativa pessoal do auditor, e Programa de trabalho do rgo de auditoria, a curto e longo prazo.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

18

AUDITORIA OPERACIONAL NOS CICLOS DE ATIVIDADES DAS EMPRESAS E PROCESSOS DE CONTROLES. 1. DEFINIES DE CONTROLE INTERNO

O controle interno representa em uma organizao os procedimentos, mtodos ou rotinas cujos objetivos so proteger os ativos, produzir os dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. De acordo com a CRC-SP.(1989, p. 51) diz que: Controle interno o plano da organizao e todos os mtodos e medidas coordenados, adotados dentro da empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e confiabilidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e fomentar o respeito e obedincia s polticas administrativas fixadas pela gesto. PELEIAS (1999, p. 01) conceitua controle interno como: um conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e aes adotadas de forma sistemtica pelas empresas, que devem estar em constante evoluo, assegurando o atingimento de resultados conforme objetivos preestabelecidos, protegendo o patrimnio e garantindo transparncia s operaes. Esse conjunto deve garantir a eficincia operacional e permitir a melhoria dos processos empresariais e seus resultados. Para que colabore com a permanente adaptao das empresas ao ambiente. Na viso de ATTIE (1998, p. 110) o controle interno compreende: O plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


OLIVEIRA e FILHO (2001, p. 137 e 138) Afirmam que:

19

O controle interno composto pelos planos de organizao e pela coordenao dos mtodos e medidas implantados pela empresa para proteger seu patrimnio, seus recursos lquidos e operacionais, por meio de atividades de fiscalizao e verificao da fidedignidade dos administradores e da exatido dos processos de manipulao de dados contbeis, promovendo, desta forma, a eficincia operacional e a adeso s polticas e estratgias traadas pela alta gesto. Portanto, o controle tem significado e relevncia somente quando concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo ou gerencial. Dessa forma, o controle no algo sem face ou sem forma, mas um dado fsico que avalia uma funo observvel. ATTIE (1998, p. 111). A administrao da empresa responsvel pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificao de seu cumprimento pelos funcionrios e pela sua modificao, visando adapt-lo s novas circunstncias.

2. CLASSIFICAO A classificao dos controles internos pode ser em dois tipos: Contbeis e Administrativos. Os controles internos contbeis so aqueles relacionados com a proteo dos ativos e a validade dos registros contbeis. Esses controles incluem o sistema de autorizao, aprovao e a segregao das funes de registro daquelas efetuadas pelo departamento que gera as transaes, objeto de seu registro ou das relativas custdia dos ativos. O Objetivo desses controles permitir que: a) as transaes sejam efetuadas de acordo com a autorizao geral ou especfica da administrao; b) as transaes sejam registradas quando necessrio, permitindo a elaborao peridica de demonstraes financeiras e a manuteno do controle contbil sobre os ativos;

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

20

c) o acesso aos ativos seja permitido apenas com autorizao da administrao; d) os ativos registrados contabilmente sejam comparados com os ativos fsicos em intervalos razoveis e se tomem aes adequadas em relao a qualquer diferena detectada. Os controles internos administrativos compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados com a eficincia operacional, bem como o respeito e obedincia s polticas administrativas. Estes controles apenas indiretamente esto relacionados com os controles internos contbeis e estatsticos, programas de treinamento de pessoal e controles de qualidade, entre outros. CRC-SP. (1989, p. 51 e 52). Para o controle eficiente das transaes, a administrao necessita de informaes, relatrios e anlises rpidos, concisos e confiveis, que reflitam a situao da empresa. Esta mesma administrao a responsvel pela salvaguarda dos ativos da empresa e pela preveno contra o mau uso dos recursos. PELEIAS, (1999, p .02). 3. OS CICLOS OPERACIONAIS - ATIVIDADES DAS EMPRESAS Os ciclos operacionais so uns conjuntos de operaes que ocorre na empresa e que se repete em uma ordem constante, isto , todos os atos e processos, desde a entrada de insumos na empresa, a transformao, a venda do produto, o recebimento, at completar-se o ciclo com uma nova aquisio de insumos. A diviso das operaes em ciclos facilita a identificao da possibilidade da ocorrncia de erros ou fraudes, deixando aparentes as operaes mais crticas e frgeis e que precisam, certamente, de maior ateno na implementao e monitoramento dos controles internos. Os principais ciclos so: a) Vendas vendas, recebimento e contas a receber. b) Compras compras, pagamentos e contas a pagar. c) Produo Requisio de Matria-prima, transformao, transferncia dos produtos prontos; mensurao de custos.
________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________


d) desligamento. e) Patrimnio Aquisio, guarda, manuteno, controle, venda. a) RECEITAS - vendas, recebimento e contas a receber. Recursos Humanos Contratao de pessoal,

21

treinamento,

O ciclo operacional de vendas envolve todos os procedimentos que se iniciam na venda do produto e terminam com o recebimento da fatura, abrangendo a emisso de notas fiscais, os registros contbeis de vendas e a contabilizao de impostos, alm do controle da fatura desde a emisso at sua baixa pelo recebimento. O ciclo de vendas inclui tambm a baixa no estoque do produto vendido. Para as empresas prestadoras de servios, considera-se venda (receita) a prpria prestao de servios. Ao efetuar uma venda constitui-se em diversas operaes que precisam estar muitos bem controlados, estabelecendo-se portanto, alguns dos controles do ciclo de vendas: Determinao da responsabilidade pela alterao na tabela de preos; Determinao pela responsabilidade pela negociao de prazos de recebimentos com os clientes; Responsabilidade por autorizao de descontos sobre as vendas; Responsabilidade pela iseno de encargos financeiros, no caso de vendas a vista; Conferncia de quantidade e valor do pedido com a nota fiscal de venda, na sada do produto (expedio); Conferncia de produtos embarcados / transportados (conhecimento de frete) com a nota fiscal de venda (quantidade e valor); Verificao de obedincia dos prazos de entrega pela empresa; Atualizao peridica de cadastro de clientes; Estabelecimento de poltica e sistemtica de cobrana; Verificao do lanamento automtico da baixa do estoque e da contabilizao da venda pelo sistema, por ocasio da emisso da nota fiscal. Confronto dos saldos contbeis por clientes com o relatrio do setor de contas a receber (financeiro).

b) GASTOS compras, pagamentos e contas a pagar. No ciclo operacional de compras esto envolvidas todas as operaes de aquisio de insumos, armazenamento e contabilizao em estoques, at o registro no sistema de contas a pagar, culminando com o pagamento de tais contas. Esto inclusas tambm as contabilizaes de impostos a recuperar sobre as aquisies.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

22

Ressalta-se que a aquisio e a contabilizao de insumos para a produo reflete-se no clculo do custo dos produtos vendidos e, conseqentemente, no resultado lquido da empresa, alm de ser uma rea propensa a fraudes. Dessa forma, grande a preocupao com o controle neste ciclo, como por exemplo:

Determinao das aladas de compras; Determinao de escalas de preos a serem aprovadas, em diferentes aladas; Obteno de, no mnimo, trs cotaes de fornecedores para a deciso de compra; Contagem fsica dos produtos na entrada da empresa e confronto com as quantidades emitidas na nota fiscal; Confronto das informaes da nota fiscal de compra com o pedido e autorizao de compra; Verificao e contabilizao dos tributos recuperveis sobre as compras; Verificao do lanamento automtico pelo sistema da entrada de insumos no estoque e da realizao dos lanamentos contbeis; Definio da sistemtica de estocagem dos produtos, bem como a conferncia da contabilizao; Verificao quanto aos padres de qualidade; Verificao da obedincia dos prazos de entrega pelo fornecedor; Implantao das polticas de levantamento de inventrios peridicos; Para as compras a prazo, verificao da existncia de controle de contas a pagar, ou seja, quantidade de parcelas, prazos e valores; Cruzamento dos saldos contbeis de contas a pagar (fornecedores) com os controles do setor de contas a pagar (financeiro). c) PRODUO estocagem, custeio de produo e custo de vendas O ciclo operacional de produo refere-se, principalmente, a controle de estoques, mtodos de mensurao de custos, bem como a sua contabilizao, ou seja, envolve todo o processo produtivo da empresa. Assim, neste ciclo, tem-se a requisio de materiais do almoxarifado, consumo na produo, at o produto estar pronto para a venda. Neste ciclo, o clculo de custos importante tendo vista que impacta nos resultados e nas decises da empresa. Dessa forma, h necessidade da acurcia e controle das informaes de produo com o estabelecimento de alguns pontos de controles internos: Definio das responsabilidades pela requisio e recebimentos das matrias-primas em estoques; Controle adequado das matrias-primas (insumos) que sero utilizados na produo, para a efetividade dos saldos de estoques e dos custos, assim como da transferncia dos produtos acabados para o estoque; Definio do mtodo de custeio a ser utilizado, bem como da maior acurcia no seu uso. Devem-se estabelecer procedimentos de reviso peridica dos clculos dos custos; Definio de polticas de aproveitamento de sobras e refugos de produo;

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

23

Adequada distribuio das mquinas e materiais da fbrica, possibilitando economia de tempo e recursos.

d) Recursos Humanos Contratao de pessoal, treinamento, desligamento. No ciclo de recursos humanos esto presentes, todos os atos e os procedimentos de contratao, treinamentos, at a sada do pessoal da empresa. importante para a organizao que as poltica de recursos humanos estejam bastantes claras e disponveis a todos o pessoal, para o bom andamento das atividades. Dessa forma, necessria a implantao de alguns controles internos: Definio dos critrios de seleo e contratao de pessoal; Definio das polticas de treinamento do pessoal; Estabelecimento de regras bsicas para as frias do pessoal; Programas de bnus / participao nos lucros para os funcionrios que mais se destacarem nos aspectos ticos e tcnicos; Repasse para o pessoal dos objetivos da empresa, bem como da cultura, ou seja, do modelo de gesto da empresa; Estabelecimento de revises peridicas para conferir se as tarefas esto sendo realizadas de acordo com o estabelecido nos manuais da organizao; Verificao peridica a fim de evitar o desvio de funcionrios dos seus cargos preestabelecidos, bem como de suas responsabilidades.

Patrimnio Aquisio, guarda, manuteno, controle, venda. O ciclo patrimonial refere-se queles ativos fixos pertencentes empresa, como mveis e utenslios, veculos, mquinas e equipamentos, entre outros. Faz-se necessrio o estabelecimento de polticas rgidas de aquisio e guarda de ativos, inclusive com restrio de acesso dos funcionrios. Assim, alguns procedimentos de controles podem ser implementados: Determinao de aladas e responsabilidades sobre aquisio de novos ativos; Polticas relacionadas a prazo para troca de equipamentos e novas aquisies, bem como determinao da faixa de valores que podem ser aprovados. Determinao da responsabilidade pelo controle e guarda dos bens, restringindo o acesso aos demais funcionrios, exceto mediante autorizao; Conferncia dos registros contbeis dos bens, bem como da contabilizao das depreciaes e baixas.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br

AUDITORIA OPERACIONAL ____________________________________________________________

24

4. Referncias Bibliogrficas COOK, John W. & WINKLE. Gary M. Auditoria; filosofia e tcnica. So Paulo, Saraiva, 1976. GIL, Antonio de Loureiro. Auditoria Operacional e de gesto. So Paulo: Atlas, 1995. LEONARD, William. The management audit. Methods and performance. New Jersey: Prentice Hal Inc. 1995. HALLER Edward. Avaliao de desempenho operacional estabelecimento e administrao de uma auditoria operacional. So Paulo: PriceWaterhouse, 1986. OLIVEIRA, Luiz Carlos da Silva. Auditoria e Avaliao do desempenho operacional. Aplicao na administrao pblica. Goinia: Deescubra. 2 Edio. 2006.

________________________________________________________________________________________ Prof. Luiz Carlos da Silva Oliveira - Mestre em Cincias Contbeis FACC/UFRJ email: lucaoliveira@uol.com.br