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MANUAL DE ADMINISTRAO DO TOTUS

Esta documentao destinada aos responsveis pela instalao, parametrizao e administrao do Sistema Totus . Para consultar o capitulo desejado clique nos links abaixo.

CONSULTANDO INFORMAES SOBRE A VERSO DO TOTUS


Como determinar a verso, o diretrio usado, qual o Servidor de Banco de Dados, qual o usurio logado e varias outras informaes.

GERENCIANDO LICENAS E USURIOS


Sobre a poltica de Licenas de Uso Simultneo praticada pela ZEN, gerenciamento das Licenas, ajuste fino nos direitos de usurio, consulta as atividades executadas pelos usurios.

RENOVANDO LICENAS
Mostrando como renovar a Data de Validade das Licenas.

AJUSTE FINO DO CONTROLE DE ACESSO


Mostrando como fazer para individualizar o controle de acesso em relao a telas e as excees, por exemplo, emitir uma NF para cliente inadimplente.

BACKUP DO BANCO DE DADOS


Mostrando como fazer copia de segurana do banco de dados atravs do prprio TOTUS .

CONFIGURANDO O ARQUIVO TOTUS.INI


Idioma, mscaras, nmero de casas decimais, teclas de atalho, etc.

CUSTOMIZAO AS TELAS DO TOTUS


Criando novos campos de usurio, escondendo e ou desabilitando campos e componentes, criando e/ou alterando as rotinas de ordenao/filtragem, criando e/ou alterando as mensagens de erro na violao das regras de negocio, alterando o contedo das abas, etc.

EXPORTANDO INFORMAES DO TOTUS


Como exportar para Excel, Word, HTML, etc.

EXECUO DE COMANDOS SQL


Executando qualquer tipo de comando SQL, atravs do TOTUS .

INSTALANDO E CONFIGURANDO O ACESSO REMOTO COM A ZEN


Como instalar e configurar softwares, tais como VNC, LOGMEIN, Acces Remote PC, etc para Suporte Remoto da ZEN.

CRIANDO E ALTERANDO RELATORIOS


Mostrando como criar um novo relatrio, alterar um relatrio j existente, alterar o layout de documentos padres como o Pedido de Venda, Ordem de Compra, etc.

CONTATOS
Fone, site, e-mail da equipe ZEN e dos utilitrios do CD.

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CONSULTANDO INFORMAES SOBRE A VERSO DO TOTUS


No Menu Principal / Sistema / Sobre.

Usurio: o usurio logado no TOTUS . Verso do Aplicativo e da Camada Bsica: Onde Vammdd identifica a verso do TOTUS , sendo a referente ao ano, mm o ms e dd o dia da liberao de verso. No exemplo acima se trata de verso do dia 6 de fevereiro de 2006. Estao: Nome da Estao na Rede Local, segundo definio do Ambiente de Rede do Windows. Quando se tratar de mquina fora de rede e sem um nome definido em Meu Computador, essa informao ter de ser especificada no TOTUS.ini ou ficar em branco. Banco de Dados: o nome lgico do Banco de Dados em uso. Servidor: Nome do Servidor de Banco de Dados. Caso tenha sido especificado somente um ., no TOTUS.ini, significando servidor local, ser mostrado o nome retornado pelo SQL Server. Por exemplo: Servidor: (@@servername=AZUL) Usurio do Banco de Dados: o usurio junto ao SQL Server. Normalmente sa. No confundir com o usurio do TOTUS . Se estiver em branco trata-se de Autenticao do Windows. Verso do Banco de Dados: Similar a Verso do Aplicativo. Reviso do Aplicativo: A Reviso deve ser considerada como uma sub-verso, ou seja, uma mesma verso pode ter varias revises, cada uma delas com pequenas alteraes. Intervalo de checagem de mensagens (minutos): Tempo para que o TOTUS verifique se o usurio logado recebeu nova mensagem atravs do Modulo de Correio interno. Data Validade Licenas: Depois de expirada a data o TOTUS no aceita mais incluso, alterao e excluso na base de dados. Diretrio: Localizao do TOTUS.exe e TOTUS.ini. Deve ser a mesma informao Iniciar em do atalho/cone do TOTUS .
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GERENCIANDO LICENAS E USURIOS


O TOTUS pratica a poltica de Licena de Uso Simultneo, ou seja, de acordo com o Contrato de Licenciamento so instaladas n Licenas e a cada logon uma dessas licenas ocupada. Aps todas as licenas serem ocupados os novos logons no permitiro incluso, alterao e excluso na base de dados. Acessando o Gerenciador de Licenas: Na tela de login, marque Gerenciar Licenas e Usurios Conectados:

Consultando as Licenas: Nessa tela pode-se: Ver quantas Licenas esto instaladas: No exemplo abaixo 3. Ver detalhes de cada usurio conectado: No exemplo so Ale, Charles e ZEN, todos usando a mesma estao ZEN_XP. Desconectar um usurio: Atravs do boto destacado abaixo. Desconectando-se um usurio libera-se a respectiva licena para uso por outro usurio. O usurio desconectado continuara usando o TOTUS mas no pode fazer incluso, alterao e excluso na base de dados.

RENOVAO DE LICENAS
O TOTUS possui um mecanismo de licenas de acesso com data de validade. Caso a data de validade esteja expirada o TOTUS funcionar somente para consultas, ou seja, no permitir incluses, alteraes e excluses. A data de validade das licenas aplica-se a todas as estaes da rede. A renovao peridica das licenas faz-se atravs de cdigos de liberao enviados pela ZEN.

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2. Consultando a validade das licenas Na opo Sobre..., do menu principal mostrada a data de validade das licenas. Caso esta data esteja em branco, ocorreu erro na checagem da mesma, e o sistema considerar que a mesma est expirada.

3. Renovando as licenas Use a opo Renovao de Licenas do menu principal para acessar a tela abaixo. Ateno: esta rotina deve ser executada no Servidor de Banco de Dados.

Nmero de Srie: gerado automaticamente pelo TOTUS quando de sua instalao e deve ter sido enviado para a ZEN previamente. Caso esteja em branco significa que a mquina onde esta sendo executada no o servidor de banco de dados e a renovao no funcionar. Para enviar para a ZEN, uma nica vez, use Control C / Control V, copy/paste (copiar/colar) para copiar no e-mail este Nmero de Srie. O usurio no deve alterar esta informao. Empresa Licenciada: trata-se da empresa que adquiriu o TOTUS . No confundir com as empresas cadastradas atravs da opo Cadastro de Empresas do Menu Principal. O usurio no deve alterar esta informao. Cdigo de Liberao Enviado pela ZEN: Deve ser colado (usando Control C / Control V, copy/paste ou copiar/colar) do e-mail enviado pela ZEN. Data de Validade enviada pela ZEN: Pode ser digitada manualmente, mas deve-se usar o padro dd/mm/aaaa.
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Boto Gravar: Verifica a integridade do Cdigo de Liberao e da Data de Validade e se estiver correto atualiza o TOTUS , caso contrrio mostra mensagem como a abaixo:

Caso o Cdigo de Liberao seja vlido, ser mostrada mensagem de sucesso como abaixo:

Ateno: aps clicar no boto gravar, em caso de sucesso, deve-se re-executar o login para se carregar nova data de validade das licenas.

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AJUSTE FINO DO CONTROLE DE ACESSO O TOTUS possui uma poltica de controle de acesso baseada em mdulos, ou seja, quando se concede direitos a um determinado usurio normalmente o usurio poder acessar todo o mdulo, que constitudo de vrias telas e rotinas. Por exemplo: o modulo Comercial abrange Cadastro de Clientes, Oramentos, Pedidos, Faturamento, etc. A tela do cadastro de um usurio com direitos a todo o Mdulo Comercial seria:

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INDIVIDUALIZANDO O CDIGO DE ACESSO DE UMA TELA. Em alguns casos necessrio um controle mais detalhado, por exemplo, o Faturamento seria usado somente por um usurio e no por todos os que tenham acesso ao modulo Comercial, e esse usurio poderia usar somente o Faturamento e no o Pedido, Oramento, etc. Nesses casos ser necessrio individualizar o acesso a essas telas, da seguinte forma: 1.Em Configurar Forms, localize a tela de Faturamento e altere seu cdigo de acesso padro VEN para um novo cdigo, por exemplo:VEN_NF.

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2.No Menu Principal\Sistema\Configuraes\ Tcnico - Rotinas do usurio' incluir nova rotina 'VEN_NF', como abaixo:

3.No Cadastro de Usurios inclua esse direito para o usurio desejado.

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Da forma mostrada acima o usurio Vilma possui acesso ao Modulo Comercial, exceto Faturamento, pois o cdigo de acesso do Faturamento foi individualizado. Caso Vilma tente entrar em Faturamento, ter a seguinte mensagem:

E se Fabio, que se pode acessar o Faturamento, tentasse entrar em Pedidos, teria a seguinte mensagem:

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INDIVIDUALIZANDO O CDIGO DE ACESSO DE UMA ROTINA. Da mesma forma que exposto acima em relao a uma tela existem situaes onde somente alguns usurios podero alterar um Pedido de Venda j Liberado, emitir uma NF para cliente inadimplente, etc, ou seja, trata-se das excees ou situaes atpicas. Normalmente a execuo dessas rotinas depende do direito de acesso Rotinas Gerenciais, mas podem ser individualizadas de forma semelhante ao procedimento anterior. Cada uma dessas rotinas possui um cdigo de acesso especifico, por exemplo, para emitir uma NF para cliente inadimplente trata-se do cdigo de acesso 'VEN_LIM_INADIMPLENTE'. 1.No Menu Principal\Sistema\Configuraes\ Tcnico - Rotinas do usurio' incluir nova rotina 'VEN_NF', como abaixo:

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2.No Cadastro de Usurios inclua esse direito para o usurio desejado.

Da forma mostrada somente o usurio Fabio, alm dos usurios com direito a Rotinas Gerenciais poderia emitir uma NF para um cliente inadimplente. CDIGO DE ACESSOS ROTINA ESPECIAIS Abaixo, a tela com de alguns cdigos especficos definido junto a Direito de Acesso de Rotina Especiais.

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BACKUP DO BANCO DE DADOS


A copia de segurana do banco de dados (ou backup) pode ser feito atravs do prprio TOTUS , atravs da opo Menu Principal\Sistema\Fazer Backup, com as seguintes consideraes: - O backup pode ser executado enquanto outros usurios usam o TOTUS . - A localizao do arquivo de destino (no exemplo abaixo c:\zen\produs.dem) sempre em relao as letras das parties (C:, D:, etc) do servidor, mesmo quando a rotina executada a partir de uma estao. - O arquivo gerado deve ser copiado para outra mdia/local.

Pode-se configurar o backup para que seja executado automaticamente,veja detalhes em Configurando o BackUp Automtico.

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CONFIGURANDO O ARQUIVO TOTUS.INI


Configurando Servidor e Banco de Dados: Na seco Database so definidos, obrigatoriamente, Servidor e Database. TimeOut: O parmetro TimeOut, que indica o nmero de segundos a esperar uma resposta do servidor antes de dar mensagem de erro, opcional. Caso no especificado ser assumido 120 segundos.

Tipo de Autenticao: O Tipo de Autenticao do usurio no Servidor de Banco de Dados esta descrita no prprio TOTUS.ini,abaixo, e no MANUAL DE INSTALAO DO TOTUS.

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Configurando o Idioma do TOTUS : Na seco Idioma definido qual idioma da interface, podendo ser Portugus (default), Espanhol ou Ingls, como no exemplo abaixo:

As tabelas com a traduo para o idioma selecionado devem estar no banco de dados, e podem ser editadas atravs da opo Menu Principal\Sistema\Configurao Geral\Traduo Espanhol/Ingls:

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Configurando as Teclas de Atalho: Na seco Teclas so definidas as teclas para as opes padres de Incluir, Alterar, Excluir, etc, como mostrado abaixo. Os valores so especificados como nmeros sendo a tecla F2 igual a 113, F3 igual a 114 e assim por diante, como mostrado no exemplo abaixo.

Escondendo mdulos do Menu Principal: Na seco Integrao pode-se esconder mdulos e/ou telas do Menu Principal, impedindo que o usurio os utilize. Quando se especificar mais de um mdulo, deve-se separ-los com ponto e virgula.

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Configurando Mscaras: Na seco Mascaras so definidas as mascaras para edio e exibio de valores numricos, datas e CNPJ/CPF. Mascara para Data: onde 99/99/00 o formato dd/mm/aa, que pode ser alterado para 99/99/0000 para tratar o ano com 4 caracteres. O ultimo caractere da mascara, no exemplo o sublinhado, usado para representar as posies ainda no preenchidas pelo usurio.

Mascara para Valores: no formato acima, onde a virgula representa o separador para casas decimais e quantidade de zeros aps o ponto representa o nmero de casas decimais, como abaixo:

Mascara para CNPJ e CPF: so formatos fixos e so habilitadas se na Seco Mscaras o parmetro CNPJ_CPF for igual a SIM. Ateno: a configurao do Painel de Controle do Windows pode interferir nas mscaras de Data e Valores. Configurando o Backup Automtico: Na seco Backup deve-se definir o parmetro Automtico igual a SIM, como mostrado abaixo.

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Dessa forma ser executado o backup automaticamente, ao se encerrar o TOTUS , em um dia em que ainda no foi executado o backup, aps ser mostrada a mensagem abaixo.

CONFIGURANDO AS TELAS DE INICIALIZAO: Na seco Imagens deve-se definir os parmetros: Menu_Principal e Login, indicando a localizao de arquivos de imagens, como mostrado abaixo.

Dessa Forma ser exibida uma tela de inicializao:

CONFIGURANDO OS ICONES: Na seco Imagens deve-se definir o parmetro ICONES=SIM, para que as telas do TOTUS usem cones nos botes como mostrado abaixo:

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CUSTOMIZAO AS TELAS DO TOTUS


Criao de Campos de Usurio O TOTUS possui um mecanismo que permite que se crie novo campo de acordo com a necessidade do usurio, sem a necessidade de se alterar o executvel. Campos criados dessa maneira existiro somente na base de dados onde foram criados. 1. Criando Campo No Menu Principal\Sistema\Configurar Telas:

Localizar a tela onde se deseja criar os campos e na Aba Campos do Usurio, especificar as informaes.

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No exemplo abaixo esta sendo criado o campo Lote de Cobrana na tela das Contas a Receber. 1- Tela de Contas a Receber j com o campo criado.

2-Na configurao da tela de Contas a Receber 2.1- Descrio do campo Lote: mostrada a esquerda do componente para edio:

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Para preenchimento das informaes do novo campo: Nome do Componente: Use o prefixo usr_ para evitar conflitos com os componentes j existentes. Ex: usr_data_falencia Tipo do componente: Os seguintes tipos so suportados atualmente: - tdbedit: o tipo de campo mais usado para editar nmeros, palavras, datas, etc - tedit: similar ao tdbedit s que no permite ligao com banco de dados. - tdbtext: similar ao tdbedit mas no permite a alterao de seu contedo - tdbmemo: para edio de textos multi-linhas - tdbimage:para edio de imagens - tlabel:mostra texto fixo, no ligado ao banco de dados. Normalmente usado esquerda do campo. - ttabsheet: mostra as abas do sistema. - tpagecontrol: onde e fixado o ttabsheet. Ateno: os componentes LookUpCombo e RadioGroup no so suportados Descrio: usar somente quando tlabel. Posio Superior e Posio Esquerda: em pixels, com as coordenadas comeando de cima para baixo e da esquerda para direita. Essas coordenadas referem-se ao componente onde o campo ser colocado. Tamanho e Altura: em pixels. DataSource: refere-se a qual origem de dados o novo campo estar ligada. Normalmente deve ser deixado em branco. DataField: nome fsico da coluna na tabela. Colocar em: indica o componente (Ex: uma aba, uma janela, etc.) da tela onde o novo campo dever ser colocado. Para que o TOTUS mostre o nome dos componentes, em Configurar Forms clique no boto de Rotinas e ento em Mostrar Nomes, antes de entrar na tela onde o campo ser criado. Aps isso para saber o nome de um componente basta posicionar o mouse sobre o mesmo. Colunas no Banco de Dados O Usurio pode tambm poder criar colunas dentro do Banco de Dados informando os seguintes campos: Tabela: Nome da Tabela no Banco de Dados Coluna: Nome da Nova Coluna a ser criada Tipo: Tipo da Coluna Ex: Varchar, DateTime... Tamanho: Tamanho da Coluna Decimais: Se houver coluna com decimais Aceitar Valores Nulos: O Usurio pode definir se campo de NULL ou NOT NULL Default: Tipo de entrada default definida pelo usurio. Depois de preenchido os campo acima o usurio devera clicar no boto Criar Coluna no Banco.

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Mostrar Nomes Na Configurao do Form em Rotinas existe um boto Mostrar Nomes para que seja mostrado o nome dos componentes usado pelo totus.

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Desabilitando Campos Tambm se pode desabilitar ou esconder campos e componentes. Em Configurar Forms, localize o form desejado e na aba Campos, insira o campo e/ou componente. Por exemplo, para desabilitar os componentes referentes Condio de Pagamento da tela de Oramento:

Dessa forma na tela de Oramento, nenhum usurio conseguir a Condio de Pagamento que trazida daquela cadastrada junto ao Cliente:

Escondendo Campos O procedimento para Esconder similar ao para Desabilitar Campos. Basta marcar Esconder.

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Exigindo Direito de Acesso especifico para alterar um Campo Tambm se pode habilitar um campo somente se o usurio logado possuir direito de acesso especifico. No exemplo acima, vamos imaginar que somente os usurios que possurem o direito MKT_GERENTE podero alterar a condio de pagamento no Oramento:

Veja tambm Ajuste Fino do Controle de Acesso.

Mensagens de violao das regras de negcio Essas mensagens so especificas de cada empresa, podem ser criadas/alteradas dinamicamente.Por exemplo: no Pedido de Venda se o usurio tentar digitar um Percentual de Desconto maior que 20% pode-se mostrar uma mensagem amigvel como Percentual de desconto deve ser menor que 20%. Na tela abaixo, exemplo de uma dessas mensagens sendo mostrada:

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Essas mensagens esto cadastradas em Menu Principal\Sistema\Configurao Geral\TecnicoMensagens de Erro, como mostrado abaixo:

Alterando o contedo das Abas Todas as abas, como por exemplo, a aba Pedidos Pendentes do Cadastro de Clientes, podem ser alteradas diretamente no banco de dados.

Vamos supor que se queira mostra a Data de Emisso do Pedido a esquerda do cdigo do produto. Localizando a rotina que retorna o contedo da Aba:

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Alterando a rotina:

Entrando novamente na mesma Aba:

NO DIRETRIO: MSDE\UTILITARIOS_MSDE\SCRIPTS_UTEIS existem alguns exemplos para criar, esconder e bloquear campos de usurio.

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Criando e ou alterando as rotinas de ordenao/filtragem Todas as telas do TOTUS possuem um componente na parte superior, direita dos botes de navegao, que seleciona e filtra as informaes a serem retornadas quando o mesmo selecionado. Por exemplo: em Contas a Pagar:

Ao se selecionar a Ordenao Somente Atrasadas, somente as Contas que j venceram so trazidas:

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Todas essas rotinas de ordenao/seleo de informaes esto disponveis em Configurar Forms:

Todas as Ordenaes so constitudas de um comando SQL select, como abaixo:

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Esse comando pode ser alterado, assim como podem ser criadas novas ordenaes. Por exemplo, criando uma nova Ordenao Por Cidade do Fornecedor:

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E selecionando-a na tela de Contas a Pagar:

EXECUO DE COMANDOS SQL


Pode-se executar qualquer tipo de comando SQL, atravs do TOTUS . No Menu Principal/Sistema/Comandos Sql.

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Digite o comando desejado, selecione o tipo de comando e clique no boto Executar:

As informaes retornadas so mostradas na janela Resultado. Ateno: as informaes so editveis, ou seja, alterando-se a informao no grid Resultado altera-se o banco de dados em definitivo. Qualquer tipo de comando SQL pode ser executado, como por exemplo: apagar informaes, criar tabela, restaurar banco de dados, etc. No CD de Instalao do TOTUS existe diretrio com diversos scripts teis.

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EXECUO DO COMANDO CFG_DB


um atalho que permite conectar-se ao Servidor SQL, usando database master e executar comandos SQL. til quando os DBs do TOTUS no esto configurados. a mesma rotina chamada automaticamente quando o .ini est em branco. No Menu Principal/Sistema/Sobre clique com o boto direito sobre o boto OK e escolha Comandos SQL:

INSTALANDO E CONFIGURANDO O ACESSO REMOTO COM A ZEN


Para que o tcnico de suporte da ZEN possa executar o TOTUS na estao do usurio, a partir da ZEN, necessrio que algum software de acesso remoto esteja presente. Os principais softwares so: o Access Remote PC 4.1. o LOGMEIN o VNC INSTALANDO E CONFIGURANDO Access Remote PC 4.1. Siga as instrues a seguir: Execute o arquivo rpcsetup.exe. Clique em Make this PC controllable from other PCs e em seguida em OK. Continue aceitando os prximos passos at aparecer tela a seguir:

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Na aba que aparece acima, clique no boto Enter RPC Number e cole as informaes: RPC Number e Password, enviadas pela ZEN. Em seguida, clique em OK.

Verifique se o status fica em Connected Clique na aba General e deixe desmarcada a caixa indicada na figura abaixo:

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Clique na aba Users and Passwords e em seguida no boto New. Entre com usurio ZEN e senha 3864 e clique em OK, conforme figura abaixo:

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O programa est configurado e pronto para ser utilizada a conexo remota. Sempre que for solicitada a conexo remota pela Zen, deve-se execut-lo atravs do caminho Iniciar\Programas\Access Remote PC 4.1\Server (make this PC controllable), onde na primeira conexo estaremos deixando um atalho na rea de trabalho para facilitar.

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INSTALANDO E CONFIGURANDO LOGMEIN 2.30.523 1 Execute o arquivo LOGMEIN.msi, que est no diretrio CD_Produs\Utilitrios\LogMeIn, conforme a figura abaixo.

2 Clique no boto Next para prosseguir.

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3 Clique no boto I Agree para concordar com os termos de licena do software e prosseguir na instalao.

4 Escolha a opo default Typical. E clique no boto Next

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5 Coloque o nome da tua empresa no campo Description. Para que a equipe de suporte da ZEN no perca tempo procurando seu servidor. E clique Next.

6 Em E-mail Address Insira suporte@zenvirtual.com.br, e em Password: 38643864

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7 Aguarde completar a instalao.

8 Clique no boto Finish para concluir a instalao.

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9 Para ativar o LOGMEIN clique o boto direito do mouse sobre o cone e escolha a opo Enable LogMeIn. Conforme destacado na figura abaixo:

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CONTATOS
Abaixo, esto listados fone, e-mail e sites para contato com a equipe ZEN e para downloads dos utilitrios, disponibilizados neste CD.

1. ZEN
FONE E-mails ADMINISTRATIVO IMPLANTAO SUPORTE COMERCIAL (41) 3366-8873 adm@zensistemas.com.br implantao@zensistemas.com.br suporte@zensistemas.com.br comercial@zensistemas.com.br

ZEN - http://www.zensistemas.com.br/

2. ACESSO REMOTO
RPC http://www.accessremotepc.com/ LOG ME IN http://www.logmein.com/ VNC http://www.vnc.com/

3. CRIADOR DE ARQUIVOS PDF


PDF995 - www.pdf995.com

4. VISUALIZADOR DE ARQUIVOS PDF


ACROBAT READER - http://www.acrobatreader.com.br/

5. ANTIVRUS
AVG - http://www.free.grisoft.com/

6. COMUNICAO VOIP
SKYPE - http://www.skype.com/

7. COMPACTADORES DE ARQUIVO
WINZIP - http://www.winzip.com/ WINRAR - http:// www.rarlab.com/

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