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Aula Nº 13 – Fechamento do
projeto
Objetivos da Aula:
Os objetivos desta aula visam apresentar como se encerra o ciclo de vida de
um projeto. Para tal, pretende-se verificar as derradeiras providências que
deverão ser tomadas de modo a se concluir o projeto de forma bem sucedida.
Sendo assim, será tratada a importância das atividades de Fechamento do
projeto, principalmente no que diz respeito ao aproveitamento das lições
aprendidas e das melhores práticas a serem utilizadas em projetos futuros,
visando a gestão da empresa como um todo. Outro aspecto considerado
será o documento de atualização do perfil de competências da equipe,
empregado para se definir a formação de equipes futuras.
Ao final desta aula, você deverá estar apto a conhecer os elementos que
fundamentam adequadamente o fechamento de um projeto, tendo em
vista uma série de documentos a serem gerados para se aproveitar lições
aprendidas e práticas adequadas que possam ser utilizadas em projetos
futuros.
Aula Nº 13 – Fechamento do projeto
Introdução
Administração de Projetos
• Gerenciamento da qualidade;
• Lições aprendidas.
Este documento serve como balizador para a Alta Administração e para outras
equipes de projeto de forma a prevenir com que os mesmos problemas
aconteçam ou de forma a estimular com que as mesmas oportunidades
ocorram e sejam aproveitadas.
Uma vez que pontos sensíveis ou estratégicos podem ser tratados neste
documento, é interessante que todos que possam contribuir recebam uma
cópia do material antes da publicação formal do documento.
3- Preparação do RAPI
Normalmente, o administrador do projeto tem a responsabilidade por
preparar o relatório, utilizando contribuições da equipe do projeto, do
cliente e dos stakeholders principais. A opinião do cliente em relação ao
produto final do projeto é de suma importância para o aproveitamento das
lições aprendidas. Para preparar o relatório, o administrador conduz uma
pesquisa de opinião com os principais envolvidos no projeto. Para assegurar
uma avaliação profunda e imparcial, o feedback deve ser solicitado a uma
gama variada de envolvidos, inclusive os stakeholders externos à empresa.
O relatório deve conter o resumo estatístico de todas as respostas em cada
categoria e uma análise racional das opiniões.
4- Encerramento administrativo
Este processo inclui a coleta dos registros do projeto, (assegurando com
que eles reflitam as especificações finais), a análise da efetividade e do
sucesso do projeto bem como a disponibilização destas informações para
uso futuro.
Aula Nº 13 – Fechamento do projeto
Administração de Projetos
5- Assinatura do Cliente
Como descrito anteriormente, o item de fundamental importância no
O produto final desta reunião deve ser uma declaração dos stakeholders,
descrevendo o produto final e aprovando o produto como está. A aprovação
é definida pela assinatura dos stakeholders que assinaram os documentos
iniciais do projeto.
6- Pessoal e Equipamentos
Ao término do projeto, é importante devolver rapidamente as pessoas que
trabalharam em tempo integral para a realização do projeto, levando em
conta as suas áreas de origem. Esta providência evita ociosidade e permite
a realocação em outros projetos em curto espaço de tempo.
5- Fechamento Financeiro
Compreende as atividades de fechamento dos aspectos financeiros e de
orçamento. Envolve tanto o fechamento de contratos com terceiros como
os acordos internos entre áreas da empresa, quando houver.
6- Fechamento de contratos
6- Arquivamento
Depois da preparação do RAPI, as informações do projeto são arquivadas.
Pois, dados históricos do projeto são importante fonte de informação
para ajudar a melhorar projetos futuros. Tipicamente, são arquivados os
seguintes itens: Aula Nº 13 – Fechamento do projeto
• Planos do projeto, incluindo o escopo, o termo de referência, o
plano de gerenciamento do risco, o plano da qualidade, etc;
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• Correspondências;
• Atas de reunião;
• Relatórios;
• Contratos;
• Documentos técnicos;
• Outras informações; e
• Todas as cópias impressas do projeto.
7- Celebração do sucesso
Os critérios pelos quais um projeto será considerado bem sucedido são
definidos nas fases iniciais do projeto. O sucesso não é medido somente
pelo orçamento e cronograma. Embora sejam fatores muito importantes,
existem projetos que podem custar mais do que o programado, e, mesmo
assim, serem considerados bem sucedidos.
8- Reconhecimento
Uma constatação universal é que o reforço do comportamento positivo ou a
gratificação do comportamento é uma ferramenta efetiva de gerenciamento.
É importante reconhecer o bom desempenho coletivo ou individual. Se
alguns integrantes se destacarem, não se esqueça de parabenizá-los assim
Aula Nº 13 – Fechamento do projeto
como a equipe toda pelo alcance dos objetivos.
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Síntese:
Ao término do projeto, o administrador tem importantes atribuições a realizar.
É muito importante que estas ações sejam completamente entendidas e
executas para se concluir o projeto com sucesso. A fase de Fechamento se
destina à revisão do produto e avaliação do seu grau de consistência com
os objetivos estabelecidos no início do projeto. Uma vez que o projeto seja
declarado terminado, o administrador busca, por meio de uma pesquisa de
opinião com os principais stakeholders, avaliar o desempenho geral da equipe
assim como também obter a aprovação do cliente para o produto gerado
pelo projeto. A organização das informações desta pesquisa dá origem ao
Relatório de Avaliação de Pós-Implementação (RAPI), documento que
identifica as lições aprendidas (acertos e falhas) e recomenda a aplicação
das melhores práticas em futuros projetos ou mesmo na administração geral
da empresa. Durante a fase de Fechamento, a documentação pertinente e
importante é compilada e armazenada em local de fácil acesso para uso
futuro por outras equipes ou pela alta administração. A atualização do
perfil de competências dos integrantes da equipe ajuda na identificação
de futuros líderes, além de proporcionar informação para treinamento
e qualificação da força de trabalho. O encerramento dos contratos e o
fechamento contábil do projeto são outras atividades típicas desta fase do
ciclo de vida do projeto.
Na próxima aula, veremos os aspectos comportamentais os quais são fatores Aula Nº 13 – Fechamento do projeto
importantes para a administração de projetos.
Administração de Projetos
Referências Bibliográficas
VALERIANO, Dalton L. Gerencia em Projetos – Pesquisa, Desenvolvimento,
e Engenharia. São Paulo: Makron Books, 1998.