MANAGEMENTUL TIMPULUI

Mituri despre timp

Planificarea timpului este pierdere de vreme Organizarea i disciplina blocheaz spontaneitatea Viaa mea este complet controlat de evenimente externe Trebuie s mulumesc pe toat lumea Eu nu am limite Un loc de munc dezorganizat este caracteristic unui geniu Nu am timp s m organizez; sunt prea ocupat s vnd

Mituri despre timp

Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun sim. M descurc bine la servici, deci mi gestionez bine timpul. Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent. Folosesc un calendar pentru ntlniri i o list de lucruri de fcut. Nu este suficient? Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului; asta i ia toat distracia din via. Gestionarea timpului poate fi bun pentru anumite tipuri de munc, dar munca mea este foarte creativ. Nu m pot lega prin rutin.

INTERNI Lipsa prioritilor Amnarea i indecizia Oboseala Incapacitatea de a spune NU Dezorganizarea Delegarea ineficient Sarcinile nefinalizate Estimarea unui buget de timp nerealist Suprancarcarea Stresul Perfecionismul

EXTERNI ntlnirile ntreruperile telefonice Vizite neateptate Comunicare neclar de instruciuni Informaiile neadecvate, imprecise sau ntrziate Autoritate sau responsabilitate confuz edinele (planificate & neplanificate)

ELIMINAREA HOILOR DE TIMP Incapacitatea de a spune nu

Obisnuii-v s plasai prioritile dumneavoastr pe primul plan Ascultai solicitarea i luai-v timp pentru a v gndi Obisnuii-v cu ideea c nu putei mulumi pe toat lumea Refuzai, dai motive i sugerai alternative Existena motivelor i accentuarea prerii de ru micoreaz ofensarea celui refuzat n cazul lipsei scuzelor, fii sincer. Lipsa unei scuze este mai bun dect o scuz proast n faa efului refuzul trebuie nsoit de lista de prioriti

ELIMINAREA HOILOR DE TIMP Tendina de amna

Stabilii obiective realizabile Identificai sarcinile pe care ai fi tentat s le amnai Cntrii beneficiile (pentru dumneavoastr i ceilali) ndeplinirii sarcinii vs. efectele amnrii Stabilii termenele limit mprii sarcinile n segmente ct mai mici- tehnica elefantului Punei accentul mai degrab pe pornirea sarcinilor dect pe ncheierea lor Nu trii cu ideea c lucrai mai bine sub presiune.Costul amnrii poate fi foarte mare 80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc

ELIMINAREA HOILOR DE TIMP Perfecionismul

Este corespunztor? (i nu perfect) acesta trebuie s fie standardul dumneavoastr Analizai dac eforturile de a realiza o sarcin perfect mbuntesc ntr-adevr lucrurile, sau doar v mpiedic s ducei sarcina la bun sfrit Luai n considerare raportul cost - beneficiu al efortului depus n plus Luai n considerare legea lui Pareto - 80 % din activitile importante sunt realizate n 20 % din timp.

Este ntr-adevr o virtute a vrea s ndeplineti o sarcin foarte bine, ns unii oameni i doresc att de mult s fac un lucru perfect, nct nu l definitiveaz niciodat

Important

PLANIFICARE
I - Pompieri

II Planificatori

IV Chibiti

III Receptionisti Urgent

Mangementul intreruperilor
Defineste cine te poate intrerupe Filtreaza-ti vizitatorii prin receptie sau secretara Intreaba cat poti de repede care e scopul vizitei Stai in picioare cand ai cate un vizitator neasteptat Fii dragut cu oamenii dar dur cu timpul pierdut Programeaza-ti intalniri pentru mai tarziu Programeaza intalnirea in biroul / la locul de munca al celuilalt Stai cu mainile incurcisate (cu fundul pe coltul mesei) Tine barfele pentru momentele de barfire (cafea, ...)

Pregatire si organizare
Tine-ti biroul curat, fara hartii Fii constient de timpul pierdut Fa-ti zilnic o lista cu treburi de facut Deleaga in mod corespunzator Nu fa treaba altuia Nu promite pe timpul tau Fa-ti timp pentru tine

Telefonul

Lasa pe altii sa-ti preia telefoanele Rezolva toate telefoanele pe care trebuie sa le dai deodata Pregateste-ti telefoanele, asa cum iti pregatesti vizitele la clienti Tine-ti ochii pe ceas cand vorbesti la telefon Lasa mesaje Inchide telefonul cand ai de lucru sau pune-l pe robot

Sedinte
Ia in considerare timpul altora Fa o agenda, si respect-o Trimite agenda inainte de sedinta Evita intreruperile Atunci cand acestea apar, foloseste-le Du-te numai la sedintele la care trebuie sa fii

Organizare personala
Bifeaza-ti lucurile care le-ai facut pe agenda personala (cu Treburi de facut) Planifica in avans Daca poti, lasa pe altcineva sa-ti filtreze posta si email-urile Lucreaza cu hartiile, una cate una Pune-ti un ceas mare pe perete

Solutii pentru organizarea timpului

Tine-ti ordine in hartii Lista cu Treburi de facut Deleaga Invata sa spui NU (frumos) Da termene de realizare realiste Fa-ti timp de lucru de unul singur Pune pe altcineva sa-ti filtreze posta, vizitele, telefoanele Cand cineva te viziteaza neanuntat, stai in picioare

Solutii pentru organizarea timpului

Cand ai un telefon neasteptat, intreaba cand poti suna tu inapoi Fii dragut cu oamenii, dar dur cu timpul Planifica in avans Nu interupe Amana intalnirile pentru mai tarziu Planifica 5 minute in fiecare zi Cand ai de spus ceva, pune-ti gandurile in scris

Managementul timpului
Timp mediu dedicat : magazin/ retea Timpul alocat exprimat in % comparativ cu ponderea fiecarei retele din total volum KA si/ sau National 9 Timp util/ Timp total lucrat Construirea placintei timpului. Exercitiu Timp alocat fiecarui Brand/ Magazin/ retea
12 3 6

Timpul

Cel mai valoros bun al oamenilor Ireversibil i irepetabil

Cea mai important surs de stres

Timpul

Interval sau perioad de timp ntre dou evenimente succesive. (Dicionarul Random House)

Timpul

cel mai nvat dintre toi sfetnicii

printe al tuturor lucrurilor

bun prieten sau puternic duman nefolosit existen, folosit via

ceea ce oamenii ncearc s omoare, dar care termin prin a-i omor
un fenomen de perspective

arlatan care-i ascunde prezentul, fcnd s strluceasc viitorul

nu poi uita de timp, dect

servindu-te de el

Marea nemulumire a majoritii oamenilor este c nu au suficient timp, dei timpul este resursa mprit cea mai egal dintre toate resursele. O zi de 24 ore pentru toi oamenii
Nu te plnge c nu ai suficient timp. Dispui de acelai numr de ore ntr-o zi, ca cele pe care le-a avut i Pasteur, Michelangelo, Maica Tereza, Leonardo da Vinci i Albert Einstein H. Jackson Brown

..stabilirea i urmrirea unei planificri pentru a organiza i prioritiza n contextul desfurarii activitii de munc, familie etc.

Cum aplici principiile managementului timpului n viaa de zi cu zi?

 Stabilirea gradului de importan al tuturor aciunilor tale

Concentrarea pe un numr mic de prioriti extrem de importante

Actualizarea continu a listei de prioriti n funcie de schimbrile aprute Poziionarea evenimentelor n matricea prioritilor i luarea unei decizii

1. Trebuie s fac acest lucru (este important i urgent) 2. Ar trebui s fac acest lucru (este important, dar nu urgent) 3. Deleg acest lucru chiar acum (nu e important, dar este urgent) 4. A putea s fac acest lucru (nu e important i nici urgent)

ECHILIBRAREA SARCINILOR ZILNICE

Sarcini A Trebuie s ncercai s ndeplinii cteva dintre aceste sarcini urgente i dificile n fiecare zi Sarcini C Este vorba de sarcini fr grad de urgen, care trebuie ndeplinite cnd permite timpul

O zi de lucru

Sarcini B Constituie grosul volumului de munc i ocup cea mai mare parte a zilei

1 IdentifIic pietrele mari (cadranul2). 2 Programeaz -le pe acestea PRIMELE! 3 Fiecare spaiu liber poate fi valorificat.

CARE ESTE CONCLUZIA?

Planific pietrele mari mai nti, apoi planific pietricelele mici.

12

Vrei s mi spui i mie n ce parte s o iau? Asta depinde foarte mult de locul n care vrei s ajungi, spus Pisica. Pi nu prea-mi pas unde o s ajung, zise Alice. Atunci n-are nici o importan pe unde o iei - spuse Pisica Lewis Caroll - Alice n ara Minunilor Cauza cea mai frecvent a lipsei de eficien este lipsa unui obiectiv clar.