UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

EL ROL DE LA AUDITORA INTERNA EN UNA INSTITUCIN TURSTICA EN VIAS DE MODERNIZACIN EN SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

TESIS PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR LIDIA SINCAL LOPEZ Previo a conferrsele el Ttulo de CONTADORA PBLICA Y AUDITORA En el grado Acadmico de LICENCIADA

Guatemala, julio de 2007

HONORABLES MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

Decano: Secretario: Vocal Primero: Vocal Segundo: Vocal Tercero: Vocal Cuarto: Vocal Quinto:

Lic. Jos Rolando Secaida Morales Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales Lic. Canton Lee Villela Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso P.C. Efrn Arturo Rosales Alvarez P.C. Deiby Boanerges Ramrez Valenzuela

TRIBUNAL QUE PRACTICO EL EXAMEN PRIVADO DE REAS PRACTICAS BSICAS

Matemtica Estadstica Contabilidad Auditora

Lic. Carlos Humberto Garca Alvarez Lic. Pedro Rolando Brol Liuti Lic. Mibzar Amos Castan Orozco

DEDICATORIA

A Dios: A mis Padres:

Por guiar mi camino y ayudarme a alcanzar este triunfo. Adrin Sincal Aj Apolinaria Lpez Agradecindoles sus esfuerzos, apoyo y confianza incondicional y que este triunfo sea muestra de ello.

A:

La Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, especialmente a la Escuela de Contadura Pblica y Auditora.

Mi agradecimiento a:

Lic. Julio Hernn Oliva Jurez Por su valiosa colaboracin en el desarrollo de este trabajo.

INDICE INTRODUCCIN CAPTULO I INSTITUCIN TURSTICA DE UNA ENTIDAD ESTATAL DEDICADA A LA ACTIVIDAD DE TURISMO 1. Historia del Turismo en Guatemala..................................................................................01 1.1 1.2 Antecedentes............................................................................................................01 Historia de la Publicidad y Promocin Turstica.....................................................03 1.2.1 Publicidad Turstica.... ...................................................................................04 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Turismo Emisor.......................................................................................................07 Turismo Receptivo..................................................................................................08 Estadstica Turstica.................................................................................................09 Hotelera..................................................................................................................12 Agencias de Viaje....................................................................................................14 Empresas de Transporte Turstico...........................................................................15 Establecimientos comerciales dedicados al expendio de productos tpicos............15

1.10 Empresas comerciales de informacin, propaganda y publicidad turstica.............15 1.11 Publicidad y Propaganda Turstica..........................................................................16 1.12 Centros de Recreacin Turstica..............................................................................16

CAPTULO II ASPECTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FISCAL EN UNA INSTITUCIN TURSTICA EN VAS DE MODERNIZACIN EN SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2. Planeacin.........................................................................................................................17 2.1 Definicin..................................................................................................................17 2.1.1 Objetivo............................................................................................................17 2.1.2 Polticas............................................................................................................18 2.1.3 Presupuestos ....................................................................................................18

2.2

Organizacin.............................................................................................................19 2.2.1 Divisin del trabajo..........................................................................................21 2.2.2 Departamentalizacin ......................................................................................21 2.2.3 Jerarqua...........................................................................................................21 2.2.4 Coordinacin....................................................................................................21

2.3

Integracin de personal..............................................................................................22 2.3.1 Mtodo de evaluacin del desempeo.............................................................23 2.3.2 Procedimiento para la evaluacin del desempeo del personal.......................24 2.3.3 Modelo del mtodo de evaluacin del desempeo...........................................25 2.3.4 Procedimiento programa de capacitacin y desarrollo del personal................26

2.4 2.5 2.6

Direccin...................................................................................................................27 Control.......................................................................................................................28 Sistema Contable de la Institucin............................................................................28 2.6.1 Plan de Cuentas ...............................................................................................29

2.7 2.8

Normas Internacionales de Contabilidad..................................................................33 Fiscalizacin del funcionamiento del Sistema Contable...........................................35 2.8.1 Sistematizacin Contable.................................................................................35 2.8.2 Procedimientos de control del inventario de materiales y textos.....................36 2.8.3 Procedimientos para fondos en traslado...........................................................37

2.9 2.10

Ejecucin presupuestaria y su proceso contable.......................................................39 Proceso de conversin de los registros presupuestarios en contabilidad patrimonial.................................................................................................................42

2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17

Relacin proceso entre contabilidad y auditora.......................................................45 Resultados del proceso contable y presupuestario....................................................45 Estado de supervit patrimonial................................................................................46 Estado de supervit o dficit presupuestario.............................................................46 Estado de Flujo de Efectivo.......................................................................................47 Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).....................................................................47 Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).............................................................49

CAPTULO III LA AUDITORA INTERNA EN UNA INSTITUCIN ESTATAL DE TURISMO

3.

Conceptos bsicos de la Auditora Interna.....................................................................52

3.1 Concepto........................................................................................................................52 3.1.1 Objetivos..........................................................................................................53 3.1.1.2 Garantizar informacin financiera confiable y oportuna.................................53 3.1.1.3 Salvaguarda de Activos....................................................................................53 3.1.1.4 Promover la eficiencia operativa de la entidad................................................53 3.1.1.5 Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos....................................................................................................................54 3.2 Importancia....................................................................................................................54 3.3 Propsito........................................................................................................................54 3.4 Naturaleza de la Auditora.............................................................................................55 3.4.1 3.4.2 3.4.3 Funcin de la Auditora Interna.......................................................................55 La Auditora Interna como evaluacin de control ..........................................55 Estructura Organizacional de la Auditora Interna .........................................55

3.5 Referencia Tcnica para la prctica profesional en la Auditora Interna.......................56 3.5.1 Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna............................................................................................................56 3.5.2 Guas para la Prctica Profesional de la Auditora Interna..................................58 3.6 Administracin del departamento de Auditora Interna ................................................58 3.6.1 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.8.1 Proceso de Auditora Interna ...........................................................................59 Control Interno en Auditora Interna ...............................................................60 Controles administrativo y contable.................................................................60 La Auditora Interna y el entorno de Control Interno Contable.......................61 Objetivos del Control Interno...........................................................................62 3.7 Generalidades de Control Interno..................................................................................60 3.7.1.2 Naturaleza e Importancia del Control Interno..................................................60

3.8 Responsabilidad de la Auditora Interna para evaluar el Control Interno.....................61

3.8.2 Tcnicas de evaluacin del control interno...................................................62 3.9 Planificacin de la Auditora Interna ........................................................................63 3.9.1 Definicin .....................................................................................................63 3.9.2 Objetivos........................................................................................................63 3.9.3 Importancia....................................................................................................63 3.9.4 Responsabilidades en la Planificacin...........................................................63 3.10 Normas de Auditora Gubernamental (NAGs)........................................................64 3.10.1 Definicin .....................................................................................................64 3.10.2 Normas Personales........................................................................................64 3.10.3 Normas para la planificacin de la Auditora Gubernamental......................64 3.10.4 Normas para la ejecucin de la Auditora Gubernamental............................65 3.10.5 Normas para la comunicacin de resultados.................................................65 3.10.6 Normas para el Aseguramiento de Calidad de la Auditora Gubernamental...............................................................................................65

CAPTULO IV CASO PRCTICO EL ROL DE LA AUDITORA INTERNA EN UNA INSTITUCI TURSTICA 4. 4.1 Identificacin.............................................................................................................66 Estructura organizacional de la Institucin de Turismo............................................68 4.1.1 Resea Histrica y Base Legal.......................................................................68 4.1.2 Marco Legal de la Institucin de Turismo .....................................................70 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Organigrama General de la Institucin.....................................................................76 Anlisis funcional......................................................................................................89 Anlisis procedimental..............................................................................................93 Anlisis de relaciones................................................................................................93 Anlisis de facultades................................................................................................94 Anlisis del personal que labora en las diferentes reas de la organizacin.............95 Anlisis de la estructura propuesta de acuerdo a los cambios funcionales a realizar.....................................................................................................................100

4.9

Presentacin de Informe que contiene la formulacin de hallazgos y....................104 recomendaciones detectadas en el presente estudio................................................104

4.10

Contenido Informe evaluacin de la estructura organizacional de la Institucin de Turismo...............................................................................................................105 Conclusiones...........................................................................................................119 Recomendaciones....................................................................................................121 Bibliografa..............................................................................................................124 Anexos

INTRODUCCIN

El presente trabajo fue elaborado con el objetivo de dar a conocer el Rol de la Auditora Interna en una Institucin Turstica en Vas de Modernizacin en su Estructura Organizacional, ya que la Organizacin Mundial de Turismo -OMT-, considera la impresionante evolucin de la actividad turstica en el mbito mundial que sobrepasa los ingresos generados por las exportaciones de petrleo, automviles y aparatos electrnicos, la importancia del turismo como fuente de generacin de empleos e ingresos, su efecto favorable en la conservacin de los patrimonios naturales y culturales, as como la alta potencialidad de Guatemala, para constituirse en un destino turstico de calidad internacional.

Al profundizar en este tema, surge la necesidad de desarrollar y fortalecer a la Institucin dedicada a la actividad turstica, y para lograr la eficiencia administrativa operacional es necesario realizar la modernizacin dentro de su estructura organizacional, enfocado hacia los aspectos administrativos, contables y fiscales, as como la implementacin de los procedimientos a ser aplicados; con la finalidad de alcanzar efectividad en el sistema de control interno y la calidad de su gestin operativa.

Por lo tanto, los resultados de la investigacin, representan la necesidad de cambio para lograr la eficiencia administrativa adecuada, de tal manera que stos sean base para el inicio de una modernizacin en la estructura organizacional de la institucin turstica.

Como resultado de la evaluacin realizada, a la estructura organizacional de la Institucin de Turismo, se establecieron deficiencias que se presentan como hallazgos de control interno, que merecen ser atendidas por la administracin, con la finalidad de adoptar las acciones correctivas para el fortalecimiento del control interno de la institucin. (vase: informe de hallazgos y recomendaciones, pgs. 109 al 118)

El procedimiento utilizado para desarrollar la investigacin, se bas en el mtodo cientfico, por considerar ste al mundo material en permanente cambio y renovacin, lo cual se adapta a todo tipo de estudio, se hizo uso de tcnicas como: la observacin, aplicacin de cuestionarios y entrevistas personales a funcionarios y empleados de cada una de las reas evaluadas, e investigacin documental.

La importancia del presente estudio, est encaminado a dar a conocer a los estudiantes y pblico en general interesado en la materia, de las interioridades del turismo emisor y receptor que determinan la actividad turstica en Guatemala, desde su historia y la organizacin como Institucin, dar una nocin sobre los cambios que requiere la modernizacin de la estructura organizacional de una institucin turstica guatemalteca, para que el Contador Pblico y Auditor, conozca todo el proceso y pueda desarrollarse profesionalmente en el sector turstico donde se desenvuelve como Auditor Interno.

La investigacin est compuesta de cuatro (4) captulos, dentro de los cuales se han enmarcado los elementos necesarios que le permitan al lector comprender los aspectos administrativos, contables, fiscales y procedimientos, inherentes a las actividades que se desarrolla en la institucin en estudio. El trabajo se ha delimitado a una institucin descentralizada del sector pblico, dedicada al servicio y promocin turstico guatemalteca.

El captulo I, comprende los antecedentes histricos de la actividad turstica en Guatemala, definiciones de conceptos de turismo emisor, receptor y estadsticas tursticas, as como tipos de actividades tursticas en el medio guatemalteco.

El captulo II, se refiere a aspectos del proceso administrativo, contable y fiscal en una institucin turstica en vas de modernizacin en su estructura organizacional.

El captulo III, se menciona la Auditora Interna en una institucin estatal de turismo.

El captulo IV, se desarrollo un caso prctico que versa sobre el Rol de la Auditora Interna en una Institucin Turstica, en donde se desarrollan anlisis administrativos como: estructural, funcional, procedimental, relaciones, facultades, anlisis del personal que labora en la institucin, anlisis de la estructura propuesta de acuerdo a los cambios funcionales a realizar en su estructura.

Finalmente, se presentan las conclusiones y recomendaciones determinadas despus de la investigacin realizada, esperando que el presente trabajo de tesis cumpla con el objetivo como fuente de consulta para los estudiantes y otras personas que pudieran estar interesados en el tema.

1 CAPITULO I INSTITUCIN TURSTICA DE UNA ENTIDAD ESTATAL DEDICADA A LA ACTIVIDAD DE TURISMO

1.

HISTORIA DEL TURISMO EN GUATEMALA

1.1 ANTECEDENTE El turismo es una de las principales fuentes de intercambio cultural, social y econmico de los pueblos, se inicia como una actividad definida a mediados del siglo XIX, por la innovacin de los medios de comunicacin con las vas terrestres y transporte lo que

fundament su nacimiento. Es en Inglaterra por Tomas Cook (llamado padre del turismo moderno), quin en 1841, organiz una excursin a Leicester a un precio bajo y con

alimentacin incluida que fue un xito por lo que sigui realizando otras dentro el territorio ingls, en 1851 decidi hacer un viaje a Pars siendo ste el primero fuera de su territorio el cual tambin fue un xito, por lo cual decidi extenderse a varios pases y en 1872 prepar la vuelta al mundo que dur 222 das, durante ese recorrido fund la primera oficina de turismo fuera del viejo mundo. (1851-2005, hace 154 aos aproximadamente). Su evolucin a un paso ms acelerado comienza en 1,950 con el ingreso de empresas no relacionadas con este ramo, entidades industriales y financieras (empresas publicitarias, de rdenes por correo, grandes almacenes, etc.) que buscaban nuevas oportunidades en el mercado para colocar su capital y hacerlo ms rentable, quienes se dieron cuenta del inmenso potencial de negocios que representaba el turista y decidieron invertir en la industria de los servicios tursticos. Su extraordinaria expansin se hace posible por los siguientes factores: - El adelanto industrial alcanzado por algunos pases y el consecuente incremento en los ingresos econmicos de considerables sectores populares. - La democratizacin del crdito que permite a sectores sociales ms posibilidades de viajar.

2 En Guatemala en el ao de 1882 el seor Guillermo Enrique Rittscher Arnold, construye el primer lugar para hospedaje en la ciudad, llamado Gran Hotel San Carlos, pero hasta despus de la segunda guerra mundial surgen personas con deseos e intereses por reiniciar y darle un nuevo auge a la industria turstica, uno de los hombres interesados en este campo y pionero del mismo en nuestro pas fue el seor Salvador Herrera, quin inicia en el ao de 1920 la construccin del Palace Hotel el cual cerr sus puertas en junio de 1971. (19:102)

Posteriormente la empresa Grace y Compaa de San Francisco California, por medio de sus subsidiarios Pacific Mail, Romam y Grace Line comenz a desarrollarse en esta rea a mediados de 1920 y trajo los primeros turistas extranjeros; a principios se usaban barcos de poco calado pero viendo Grace y Line Co., el auge que tomaron los viajes decidieron construir la flota denominada Santa Rosa, Santa Luisa, Santa Elena y Santa Mara quienes principiaron sus recorridos en la primavera de 1932, los viajes se originaban en San Francisco o Nueva York.

Cuando los turistas salan de San Francisco desembarcaban en el Puerto de San Jos y un tren especial de la Grace Line Co., los traa a la Capital pernoctando en el Palace Hotel, hacan un recorrido por la ciudad en los buses de los seores Wenceslao Aldaz y Rafael Monroy.

Cuando el viaje se emprenda de Nueva York desembarcaban en Puerto Barrios y eran trasladados por medio de ferrocarril. La United Fruit Company tambin contribuy al comienzo de esta actividad al realizar los primeros viajes de traslado de visitantes de Puerto Barrios a la capital. La importancia de ste sector no se hizo notoria hasta la dcada de los aos 70, a partir de 1977 este rubro se increment con la afluencia de turistas, se consolida como el segundo generador de divisas, slo despus del caf, situacin que se mantuvo hasta 1979 ocupando un lugar importante en la economa del pas; con el ingreso de turistas y moneda extranjera que demostraba un conservador ascenso.

De 1980 a 1982 sta situacin cambia y se produce un descenso considerable al extremo de alcanzar nicamente la octava parte de las divisas registradas en 1979, los factores que contribuyeron a este deterioro son los siguientes: - Inestabilidad poltica.

3 - Enfrentamientos armados. - El alto riesgo que corre el turista en el rea rural. En 1986 se realiz un acontecimiento de gran magnitud en materia de turismo, se emprende una actividad de carcter internacional organizada por la empresa William H. Colleman Inc. De Jacksolville Florida, Estados Unidos, denominada Mercado 86, el objetivo principal fue promover la inversin turstica, evento que fue efectuado por nica vez en Guatemala, se realiz gracias a la colaboracin directa de muchas empresas del pas involucradas en este ramo y al Instituto Guatemalteco de Turismo. Este se desarrollo con las caractersticas de un mercado donde fue posible comprar y vender el producto de las industrias tursticas mediante una programacin adecuada, en el menor tiempo posible, a bajo costo y con amplia cobertura.

En el medio guatemalteco, la actividad turstica se encuentra regulada por el Decreto Legislativo 1701, del Congreso de la Repblica, publicado en el Diario Oficial el 6 de octubre de 1967, Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Turismo, fue creado como una entidad estatal descentralizada, con personalidad jurdica y patrimonio propio. Es importante mencionar que en el ao 2000, el Gobierno de la Repblica de Guatemala y Comisionado Presidencial de Desarrollo Turstico a travs de la entidad estatal encargada de promocionar el turismo interno y externo, ha creado el proyecto denominado: Estrategia Nacional de Turismo, el cual presenta una visin integral, equilibrada y de largo plazo del sector turstico nacional que implicar una efectiva coordinacin entre los sectores pblico y privado, en el marco del respeto a los diferentes grupos tnicos que conviven en el pas, la participacin de las comunidades locales en los beneficios del turismo, el fomento de la interculturalidad y la conservacin de la naturaleza. 1.2 HISTORIA DE PUBLICIDAD Y PROMOCIN TURSTICA

PUBLICIDAD Consiste en informar a una o varias personas sobre un producto o servicio por medio de un anuncio pagado, con la intencin de conseguir un objetivo. (2:10)

4 Es un mtodo para enviar un mensaje de un patrocinador, a travs de un canal de comunicacin formal, a una audiencia deseada (la palabra publicidad procede del trmino latn advertere, que significa enfocar la mente hacia). La publicidad tiene varias funciones: est diseada para predisponer a una persona para que compre un producto, que cambie de parecer o an propiciar un menor consumo (descomercializar). (26:27)

La publicidad es un influjo penetrante en nuestra vida diaria, su objetivo fundamental es el de informar, persuadir o recordar algo de los patrocinadores, sus productos y/o servicios al pblico. Es un sistema de comunicacin que proporciona informacin a los consumidores, para tomar decisiones en la seleccin de productos de las organizaciones comerciales, industriales y de servicios, utilizndola para alcanzar sus objetivos, haciendo uso de estrategias en cada una de las etapas de la espiral publicitaria recordativa). 1.2.1 PUBLICIDAD TURSTICA Comunicacin pagada que se realiza en forma temporal, peridica y espordica a travs de los medios publicitarios conocidos, creando en el mayor nmero de personas posible el deseo de disfrutar de bienes y servicios tursticos. (4:4) (pionera, competitiva,

En el presente estudio, la publicidad turstica la realiza la Institucin, por medio de sus recursos tributarios con cargo a sus presupuestos, su fin es atraer visitantes a travs de mensajes que aportan datos informativos, excitan la voluntad y despiertan el deseo de conocer o evocan un recuerdo. Esta debe ser clara creando inters en las personas por la riqueza turstica que pose el pas, con el propsito de aumentar el ingreso de turistas nacionales y extranjeros y como consecuencia incrementar el ingreso de divisas en el pas, fortaleciendo su economa.

La Institucin de Turismo, es una entidad estatal encargada de dirigir las polticas de turismo en colaboracin con empresas privadas dedicadas a ste campo, realizan campaas publicitarias y promocionales sobre Guatemala en el mercado extranjero y local, histricamente no se tiene mucha informacin sobre la realizacin de estos eventos, los datos ms antiguos sobre su inicio son los siguientes:

5 En 1858 aparece la primera gua del forastero con informacin sobre mesones, principales templos y edificios, restaurantes, casas de huspedes y hoteles. Ao 1884 el Gran Hotel San Carlos, prepara y saca su primer folleto promocional donde se proporcionaba toda la informacin necesaria con respecto al Hotel y los principales sitios tursticos de esa poca. En 1895 se prepara la primera gua del Inmigrante donde se brindaban todos los datos del pas, principales calles y avenidas de la ciudad, lugares de hospedaje, hoteles, comercios, restaurantes, museos, iglesias, etc. Tambin informacin necesaria con respecto a cada uno de los departamentos y carreteras hacia el interior de la repblica. Y 1967 el Seor Miguel Collado organiz en Estados Unidos una actividad de carcter promocional y publicitaria durante la cual se desarrollo lo siguiente: - Conferencias sobre Guatemala, (patrimonio natural y cultural) - Exposiciones de artculos tpicos, artesanas y piezas arqueolgicas - Exhibicin de fotografas - Desfile de modas de trajes tpicos. El costo aproximado de este acontecimiento durante tres (3) aos consecutivos que lo llev a cabo el seor Collado fue de U$. 13.2 miles por ao, el espacio en radio, prensa y televisin fue gratuito, el esfuerzo que se realiz tuvo un impacto positivo en las personas, la afluencia de turistas aument con la llegada de unos 7,000 visitantes adicionales, quienes con su estancia y gasto promedio en el territorio generaron ingreso de divisas en unos U$ 49.0 mil por ao.

Actualmente las siguientes estrategias han sido utilizadas en la promocin y publicidad turstica en el mbito internacional: INVITACIN A PERIODISTAS Y ESCRITORES: Con el objeto de mejorar la imagen de Guatemala en el exterior, la Institucin con la colaboracin de lneas areas, hoteles y agencias de viaje, invita a periodistas y escritores a visitar Guatemala, para as obtener beneficios publicitarios en cada uno de los pases de origen de los invitados.

INVITACIN A GRUPOS DE AGENTES DE VIAJE DEL EXTERIOR: La Institucin, en un esfuerzo conjunto con los sectores privados por medio de tour operadores, trabaja en la promocin y realizacin viajes de familiarizacin con agentes de

6 viajes de Norte Amrica: (E.E.U.U, Canad, Mxico). Latinoamrica: (Argentina, Brasil, San Salvador, Honduras, Costa Rica, Panam, Puerto Rico, etc.) y Europa (Francia, Espaa, Italia, Londres, Japn, Taiwn).

La finalidad de la invitacin a los grupos de agentes de viajes del exterior, es conocer, promocionar y vender el destino turstico de Guatemala en el exterior.

Los agentes de viajes promocionan el destino turstico de Guatemala en el exterior, a travs de los medios de comunicacin visual o escrita: ejemplo: Televisin, Internet, Prensa, Revista y Radio, etc., a fin de captar un mayor ingreso de turistas y divisas para el pas.

PARTICIPACION EN CONGRESOS, CONVENCIONES, SEMINARIOS, FERIAS INTERNACIONALES DE TURISMO, ETC. Guatemala, participa en congresos como el de la Sociedad Americana de Agentes de Viajes (Asta), al que asisten aproximadamente 7,000 agentes se tratan temas de inters para la industria, organizndose presentaciones de los socios que ofrecen los distintos destinos, servicios, etc., al turismo.

El Instituto Guatemalteco de Turismo, participa anualmente en la feria de turismo ms importante de Europa, denominada Fitur (Feria Internacional de Turismo), que se celebra en la ciudad de Madrid, Espaa, en donde participan varios pases del mundo, en la oferta de los distintos destinos tursticos que ofrece el mundo, entre ellos la participacin de Guatemala.

1.3 TURISMO EMISOR TURISMO: Desde el punto de vista descriptivo, por turismo se entiende:

7 Incluye las actividades de visitantes no residentes en una zona determinada que se halla fuera de su entorno habitual durante no ms de doce meses consecutivos con fines de ocio, negocios y otros motivos. (29:44)

TURISMO EMISOR Est constituido por todos aquellos guatemaltecos que salen temporalmente del territorio nacional hacia el extranjero, en viajes de placer, vacaciones, salud, estudios, negocios, etc., y necesitan adquirir moneda extranjera para realizar tales propsitos.

Analizando el turismo, es el desplazamiento de personas hacia otros lugares con el propsito de conocer, admirar, y apreciar las maravillas de que ha dotado la naturaleza a cada pas y que constituyen su patrimonio natural y cultural.

Existen varias definiciones relacionadas con el tema, cada una de ellas afines a diferentes propsitos. Las ms usuales son: TURISMO DE NEGOCIOS: Cuando las personas se desplazan a diferentes lugares por necesidad de trabajo realizan turismo, ya que hacen uso de varios factores que intervienen en l, como restaurantes, hoteles, vas de transporte. etc. TURISMO COMBINADO: Es cuando el individuo por trabajo, estudios, negocios, etc., se desplaza a otros lugares dentro y fuera del pas, aprovechando la oportunidad de combinar su estancia, con el placer, el descanso y la recreacin.

TURISMO CULTURAL: En ste no es el placer o descanso lo que motiva a las personas a trasladarse a otros lugares, sino conocer otras culturas para enriquecer sus conocimientos.

TURISMO RECREATIVO: Est

motivado por el placer de conocer nuevos lugares,

climas, personas, costumbres, etc., y se lleva a cabo para distraerse, descansar y gozar de todo lo que ofrece y pone a su disposicin el destino o lugar que se visita.

8 TURISMO RELIGIOSO: Como su nombre lo indica es cuando el fervor se deja sentir en las personas y se desplazan hacia un determinado lugar impulsado por un motivo religioso, ejemplo: lugares santos, visitas del papa, en el medio Guatemalteco la Semana Santa, etc.

1.4 TURISMO RECEPTIVO: Los turistas residentes en el extranjero que visitan Guatemala. Se interpreta como el conjunto de turistas que ingresan al pas sin importar el motivo de su visita, y su permanencia constituye entrada de divisas. En este sentido, toda persona que entra al territorio nacional por cualesquiera de sus vas contribuye con su dinero temporalmente con la generacin de empleo, inversiones y consecuentemente en el aumento de nuestras divisas. TURISMO INTERNO: Es el que se realiza dentro de un pas determinado, en su territorio, sin salir de sus fronteras, las personas nacionales que visitan lugares en su pas. La Institucin entidad estatal encargada de promocionar el turismo en nuestro pas, debe velar e incentivar a los viajeros locales para que en lugar de salir al extranjero en la bsqueda de paisajes y bellezas naturales, conozcan las propias, que son abundantes, de mucho colorido y nica belleza.

9 1.5 ESTADSTICA TURSTICA GRAFICA No. 1

TURISMO RECEPTIVO TURISTAS INGRESADOS DURANTE LOS AOS 1996 AL 2005
1400000 1,181,526 1200000 884,190 1000000 822,695 800000 600000 400000 200000 0 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 520,085 576,362 636,276 826,240 835,492 880,223 1,315,646

Fuente: Seccin Estadstica INGUAT. Miles de Turistas Ingresados. A pesar de la inseguridad y violencia que afecta la imagen internacional del pas, la actividad turstica en el medio guatemalteco, segn grfica No. 1, refleja que en los ltimos dos aos (2004-2005) ha tenido un incremento significativo del 53% aproximadamente al superar ms de un milln de turistas por ao, en relacin al promedio de turistas ingresados por los aos (1996-2003) esto como consecuencia de las polticas estratgicas de promocin turstica a corto plazo, impulsadas a nivel internacional a travs de las diferentes Lneas Areas Internacionales, Tour Operadores de Turismo, Viajes Familiarizacin y Prensa, Ferias Internacionales de Turismo y Reality Shows. Sin embargo, no existen planes estratgicos de publicidad y promocin turstica a mediano y largo plazo, enfocado a nivel internacional.

El Departamento de Promocin de la Divisin de Mercadeo, debe prever planes estratgicos de publicidad y promocin turstica a mediano y largo plazo, con la finalidad de impulsar la consolidacin de los destinos tursticos ms visitados por los mercados prioritarios de: Estados Unidos, Canad, Mxico, el Salvador, Honduras, Costa Rica y Nicaragua. As como los mercados potenciales de: Alemania, Espaa, Francia, Inglaterra, Italia, Corea y Japn, esto permitir incrementar la industria turstica y mayor captacin de divisas para el pas.

10 GRAFICA No. 2
TURISMO RECEPTIVO DIVISAS CAPTADAS DURANTE LOS AOS 1996 AL 2005
900 770.1 800 700 600 500 400 300 200 100 0 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 325.2 284.3 394.1 399 535.3 492.7 612.2 599.7 868.8

Fuente: Seccin de Estadstica INGUAT. US$. Millones de divisas captadas.

Tal y como se observa en la grfica No. 2, el turismo receptivo en los ltimos diez aos, ha presentado para Guatemala una fuente de ingreso de divisas de bastante significacin, ya que estas suman US$. 5,281.40 millones de dlares, lo que equivale a 8.478,735 turistas extranjeros ingresados al pas, lo que significa que durante el perodo, cada turista gasta un promedio durante su estada de 7 das de U$. 622.90 lo que equivale a U$. 88.98 por cada da aproximadamente.

En el marco econmico del pas durante el ao 2005, el turismo se posiciona como el segundo fuente generador de divisas, en relacin con los principales productos de exportacin, siguientes: Productos - Remesas Familiares - Turismo - Caf - Azcar - Banano - Cardamomo Millones de dlares U$. 2,993.0 U$. 868.8 U$. 566.8 U$. 480.8 U$. 300.0 U$. 107.9

11

CUADRO No. 1 TURISMO EMISOR GUATEMALTECOS EGRESADOS DEL PAS DURANTE LOS AOS 1996 AL 2005

AOS 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

CANTIDAD DE GUATEMALTECOS EGRESADOS DEL PAS* 333494 330932 390922 434663 488473 579318 629385 658495 854123 981758 5.681,563

Fuente: Seccin estadstica INGUAT. *Egreso de Turistas, Direccin General de Migracin.

Como se observa en la grfica No. 1, pgina 10, que durante los ltimos 10 aos el nmero de turistas extranjeros ingresados (turismo receptivo) en Guatemala, asciende a: 8.478,735; en comparacin a la cantidad de guatemaltecos egresados del pas, segn cuadro No. 1, (turismo emisor) durante el mismo perodo, asciende a: 5.681,563; observndose que el turismo receptivo ha superado al emisor en un 33% aproximadamente, lo que es altamente beneficioso para la Economa Guatemalteca.

Durante el ao 2005, los guatemaltecos egresados del pas segn va utilizada, reflejan el comportamiento siguiente: (18:36)

Va utilizada - Va area - Va terrestre - Va martima

Miles de Turistas 383,125 596,421 2,212

12

TIPOS DE ACTIVIDADES TURSTICAS EN EL MEDIO GUATEMALTECO

1.6 HOTELERA Es el conjunto de servicios determinados a prestar alojamiento, alimentacin, comodidad y distraccin para los viajeros, un edificio pblico, una institucin de servicio domestico operada para tener utilidades. (3:6)

La hotelera es uno de los elementos ms importantes en el campo turstico puesto que brinda hospedaje y otros servicios complementarios al cliente-turista de las atenciones que ste reciba durante su estancia en el mismo, depender que el turista vuelva a utilizar los servicios de determinado Hotel.

La Institucin en estudio, dispone del Acuerdo Gubernativo No. 1144-83 de fecha 29 de diciembre de mil novecientos ochenta y tres (29-12-1983) vigente; el cual regula el Reglamento para Establecimientos de Hospedaje, que en sus artculos Nos. 3, 20, 38, 40, 33, 35, 29, 30, 31, 25, 26, 27, 21, 22, 23, 42, 52 y 66.- tipifica a los establecimientos de hospedaje la cual se clasifican en los siguientes grupos y categoras, siguientes: (17:4)

GRUPO 1. 2. 3. 4. Hoteles Moteles Pensiones Hospedaje

CATEGORIAS 5,4,3,2,1 estrellas 3,2,1 estrellas A,B,C A,B,C

El Instituto Guatemalteco de Turismo, posee una base de datos vigente denominada: Clasificacin Hotelera, de los hoteles de 1, 2, 3, 4 y 5, estrellas; oficialmente se mencionan los Hoteles de 1 Estrella, ejemplos: En Guatemala: 1. 2. Hotel Casa Real Hotel Maya Excelsior

13 En Chiquimula: 1. 2. Hotel Posada Don Adan Hotel Posada Perla de Oriente

En Chimaltenango: 1. 2. Hotel Los Alamos Hotel y Restaurante La Villa II

Dentro de los hoteles de 2 Estrellas, se pueden mencionar las siguientes: En la ciudad capital: 1. Hotel Colonial 2. Hotel Posada Real 3. Hotel Lessing House 4. Hotel Europa Dentro de los hoteles de 3 Estrellas, se pueden mencionar las siguientes: En Guatemala: 1. Hotel Pan American 2. Hotel Plaza 3. Hotel Villa Espaola La Institucin en estudio, menciona entre los Hoteles de 4 Estrellas, a los siguientes: En Guatemala: Hotel Viva Clarion Suites Hotel Cortijo Reforma Hotel El Conquistador Ramada Por ltimo la Institucin, cuenta con una clasificacin de hoteles de 5 Estrellas, a los siguientes: En Guatemala: 1. Hotel el Dorado (City Mariot) 2. Hotel Westin Camino Real 3. Hotel Mlia Guatemala

14 1.7 AGENCIAS DE VIAJES: En la actualidad la Institucin en estudio, es la encargada de autorizar, inscribir y registrar a las agencias de viaje, para el efecto cuenta con la normativa denominada: Acuerdo No. 26993-D, Regulaciones para el Registro de las Agencias de viajes.

De conformidad a las regulaciones contempladas en el Acuerdo No. 269-93-D, y segn artculos No. 3, 5, 6 y 7, se menciona las definiciones de agencias de viaje de acuerdo a las actividades que realizan, siendo estas las siguientes:

DEFINICIN AGENCIAS DE VIAJE: Artculo No. 3. Son aquellas personas individuales o jurdicas, nacionales o extranjeras, que se dedican profesionalmente al ejercicio de actividades mercantiles, dirigidas a servir de intermediarios entre las personas que lo soliciten y los prestatarios de los servicios utilizados por las mismas, poniendo los bienes y servicios tursticos a disposicin de quienes deseen utilizarlos. (15:23)

DEFINICIN DE AGENCIAS DE OPERADORA DE TURISMO INTERNO Y RECEPTIVO Artculo No. 5. Son aquellas que organizan y promocionan giras, circuitos y excursiones, pudiendo ser stas, areas, martimas y terrestres a desarrollarse dentro del territorio nacional y sus servicios son vendidos tanto en el extranjero como dentro del pas.

DEFINICIN DE AGENCIAS DE VIAJE DE TURISMO EMISOR: Artculo 6. Son aquellas que se encargan como intermediarias, de organizar, promocionar y vender giras, transportacin, circuitos y excursiones areas, martimas y terrestres, a realizarse en el extranjero.

DEFINICIN DE AGENCIAS MAYORISTAS: Artculo 7. Son aquellas empresas intermediarias con una o varias representaciones de empresas tursticas extranjeras y realizan sus ventas nicamente por intermedio de las agencias emisoras y/o receptivas.

15 1.8 EMPRESAS DE TRANSPORTE TURSTICO:

Son aquellas que se dedican con exclusividad a transportar, de un lugar a otro el destino de los turistas que visitan nuestro pas.

1.9 ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES DEDICADOS AL EXPENDIO DE PRODUCTOS TIPICOS Dentro de las empresas que se dedican a la comercializacin especfica de productos tpicos, desde el punto de vista de las exportaciones, segn la Asociacin Gremial de Exportadores de Productos no Tradicionales (Agexpront), dispone nicamente de un menor nmero de empresas registradas y/o afiliadas, dedicadas a la Elaboracin textil tpica. (12:70) Ejemplos: Dedicadas a la elaboracin de Ropa Tpica para dama, muecas tpicas y textiles tpicos: - Doa Cristina, S.A. (Antigua Guatemala) - Creaciones Utzil - Cooperativa de Producto Artesanal, Chuimekena, R.L. - La Divina Providencia.

1.10

EMPRESAS COMERCIALES DE INFORMACIN PROPAGANDA Y

PUBLICIDAD TURSTICA Concepto: Para efectos de las empresas comerciales de informacin turstica, se entiende a las personas individuales o jurdicas, nacionales o extranjeras, que se dediquen de manera profesional a proporcionar servicios de informacin turstica a todas las personas que lo soliciten. (16:1)

Con base a lo estipulado en el artculo 28 del Decreto 1701 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Turismo, en su parte conducente precepta que: Se consideran empresas y actividades tursticas, las que se dediquen a informacin, propaganda y publicidad turstica.

En la actualidad la Institucin de Turismo, es el ente regulador del registro de las empresas comerciales de informacin turstica, para el efecto dispone del Acuerdo No. 198-95-D-,

16 denominado: Regulaciones para el Registro de las Empresas Comerciales de Informacin Turstica.

1.11

PUBLICIDAD Y PROPAGANDA TURSTICA

Con base a la Ley Orgnica del Instituto de Turismo, Decreto 1701, en su artculo 28 regula a las empresas que se dedican a este tipo de actividades tursticas, sin embargo; en la actualidad no existe informacin especfica de las empresas que se dedican con exclusividad a la publicidad y propaganda turstica, ya que las propias agencias de viaje, son las que llevan a cabo su propia publicidad y propaganda turstica.

En este aspecto, la Institucin en estudio, tiene a su cargo ejecutar las acciones para promocionar el turismo interno, el cual ha sido poco explotado en nuestro medio, para dar a conocer las bellezas ecolgicas, arqueolgicas y culturales que posee Guatemala, por ende no se ha motivado, incentivado, creando el inters y deseo en el guatemalteco de viajar, conocer y aprender sobre su pas. Durante el ao 2005, se llev a cabo la promocin turista interna, cuyo eslogan se denomina: Sal de vacaciones sin salir de t pas.

1.12

CENTROS DE RECREACIN TURSTICA

De conformidad al Decreto 1701, Ley Orgnica del Instituto de Turismo, segn artculo 28 literal h) regula a los centros de recreacin turstica; que forman parte de la atraccin que debe ofrecerse al turista nacional como internacional. (18:50-51)

17

CAPTULO II
PROCESO ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FISCAL EN UNA INSTITUCIN TURSTICA EN VAS DE MODERNIZACIN EN SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.

PLANEACION

2.1 Definicin: Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas. (32: 290) La planeacin es la seleccin de misiones y objetivos, y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones; seleccin de un curso de accin entre varias alternativas. (24:130)

La importancia de la planeacin radica en el motor que arrastra las actividades de la organizacin, la direccin y el control que comprende una Institucin Turstica. Para la Institucin sujeta a estudio, esta etapa del proceso administrativo se lleva a cabo a corto plazo, pues cada Divisin, Departamento y Seccin presenta anualmente su propio plan dentro de la cual se determinan las diferentes actividades que guiarn el accionar de la organizacin consolidados en el Plan Operativo Anual (POA) de la Institucin. 2.1.1 OBJETIVO Los objetivos de la Institucin Turstica, existen por escrito y se encuentran estipulados dentro de los estatutos que rigen su misin y visin establecidos en su Plan Operativo Anual, los siguientes: a) El objetivo fundamental de la institucin es la promocin, desarrollo e incremento del turismo, tanto a nivel nacional como internacional. b) Coordinar la actividad turstica nacional. c) Ubicar el turismo como el primer generador de divisas. d) Ser una institucin profesional, slida y proactiva.

El propsito de la institucin se fundamenta en el desarrollo de la actividad turstica con la finalidad de obtener ingresos de divisas, incremento de ingresos tributarios, fuentes de

18 trabajo, por lo que es de conveniencia nacional tomar las medidas para impulsar su desarrollo, no slo por el Estado a travs de esta institucin sino sobre todo con el apoyo de la iniciativa privada, otorgando para el efecto los incentivos necesarios para impulsar la inversin de capitales que la misma requiere.

2.1.2 POLTICAS Definicin: Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. (24:130)

Dentro de las principales polticas de la institucin, se encuentra documentada dentro de su Plan Operativo Anual de 2005, que se fundamentan en las siguientes orientaciones:

Desarrollo de todas las actividades de la Institucin, basadas en la constante bsqueda de productividad y efectividad.

- Planificacin y desarrollo del turismo interno, elaborando campaas promocionales a fin de que los Guatemaltecos conozcan las bellezas naturales de nuestro pas. - Organizacin de Ferias Nacionales Departamentales, as como festivales folklricas, gastronmicas y apoyo a ceremonias tradicionales. - Participacin en las ms importantes Ferias Internacionales, a travs de grupos representativos del sector pblico y privado, para promocin y fomento de inversin turstica al pas. - Coordinar capacitacin con orientacin turstica, dirigida a los empleados de Aduanas, Migracin, Polica y otras entidades que tengan contacto con turismo. - Realizar impresiones de libros, folletos, carteles y mapas tursticos, conteniendo informacin del pas, as como produccin de pelculas con documentales, fotografas y todo material necesario que pueda utilizarse en una excelente promocin del pas. 2.1.3 PRESUPUESTOS: Definicin: Es una formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos y que constituyen instrumentos de control.

19 Para la Institucin Turstica sujeta a estudio, por ser una entidad estatal descentralizada, el control presupuestario de todas sus operaciones de ingresos y gastos, se encuentra regulada en el Manual de clasificaciones presupuestarias para el sector Pblico de Guatemala.

Por la naturaleza de las actividades su presupuesto de ingresos y egresos se clasifican en: Ingresos Tributarios Impuestos Indirectos: Comprende los recursos originados en la aplicacin de gravmenes a la salida del pas, de personas naturales. (27: 97) Entre las cuales se encuentran las siguientes: - Impuesto del 10% sobre hospedaje - Impuesto va area de salida del pas - Impuesto martimo
-

Ingresos no tributarios: Intereses sobre inversiones

- Venta de material promocional

-

Ingresos Castillo de San Felipe Ingreso por presentaciones folklricas

Transferencias corrientes recibidas: - Arrendamientos locales

-

Arrendamiento estacionamiento Multas

Presupuesto de Egresos: Presupuesto por grupo de gastos - Servicios personales - Servicios no personales - Materiales y suministros - Propiedad planta y equipo e intangibles - Transferencias corrientes 2.2 ORGANIZACIN:

Es un patrn de relaciones, muchas relaciones simultneas entrelazadas, por medio de las cuales las personas, bajo del mando de los gerentes persiguen metas comunes. (32:345-348)

20 Organizar es agrupar y ordenar las actividades para alcanzar un fin determinado, creando unidades administrativas, asignando a cada una funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, estableciendo las relaciones que deben guardar entre s las unidades. (10:107)

La organizacin administrativa de la institucin en estudio, es una organizacin de tipo Lineal; es decir que el personal que conforma la administracin en puestos de Divisin Administrativa depende de la Direccin, lo cual ejercen una responsabilidad directa, as como los diversos departamentos que ejercen una autoridad directa sobre las distintas secciones, de acuerdo a los objetivos de la institucin, responsables de las operaciones.

Asimismo es importante mencionar que dentro del proceso de la organizacin de toda empresa o entidad existen cuatro pasos bsicos cuando se empiezan a tomar decisiones para organizar entre los cuales se indican los siguientes:

1.

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la divisin del trabajo.

2.

Combinar las tareas en lgica y eficiente. La agrupacin de empleados y tareas se suele conocer como la departamentalizacin.

3.

Especificar quin depende de quin en la organizacin. departamentos produce una jerarqua de la organizacin.

Esta vinculacin de los

4.

Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin. Este proceso se conoce como coordinacin.

21 2.2.1 DIVISION DEL TRABAJO: Dentro de la estructura organizacional de la institucin es estudio, las tareas de trabajo de mayor nivel jerrquico se encuentran integradas en las divisiones administrativas siguientes:

Divisin Administrativa

Divisin de Mercadeo

Divisin Desarrollo del Producto

2.2.2 DEPARTAMENTALIZACION: La institucin turstica, agrupa su departamentalizacin en relacin a las actividades lgicas que competen a cada una las siguientes:

Departamento de Planeamiento

Departamento de Fomento

Departamento de investigacin y anlisis de Mercadeo

Departamento de Operacin y Comercializacin

Departamento Promocin

Departamento de Servicios Administrativos

Departamento Financiero

Departamento de Recursos Humanos

2.2.3 JERARQUIA: Es el patrn de diversos niveles de la estructura de una organizacin, en la cima estn los gerentes o directores de una empresa de mayor rango, responsables de las operaciones de toda la organizacin. Dentro de la Institucin Turstica, sus rganos jerrquicos se encuentran integrado por: Direccin, subdireccin, asesores, divisiones, departamentos y secciones.

2.2.4 COORDINACION: Es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organizacin con eficacia, ya que sin coordinacin el personal perdera de vista sus papeles dentro de la organizacin. Para el efecto la estructura organizacional de la Institucin divide, organiza y coordina sus actividades en Divisiones, Departamentos y Secciones.

22 2.3 INTEGRACION DEL PERSONAL: Definicin: Consiste en ocupar y mantener as los puestos de la estructura organizacional, esto se realiza mediante la identificacin de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, seleccin, contratacin, ascenso, evaluacin, planeacin de carreras, y capacitacin o desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas. (1:383)

De conformidad a lo anterior, el recurso humano con que cuenta la Institucin asciende a 369 empleados con categoras presupuestarias siguientes:

- Ciento ochenta y seis empleados (186) Personal Permanente, con cargo al rengln 011. - Ciento catorce empleados (114) Personal Supernumerario , con cargo al rengln 021. - Treinta y ocho empleados (38) Otras Remuneraciones del Personal Temporal, con cargo al rengln 029. - Treinta empleados (30) Otros Estudios y/o Servicios, con cargo al rengln 189. - Un persona (1) Servicios Jurdicos, con cargo al rengln 183, todos del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Institucin. No obstante, siendo el recurso humano el elemento fundamental del accionar de las actividades; la institucin en estudio, no cuenta con un sistema automatizado que facilite la gestin y obtencin de informacin actualizada sobre los Recursos Humanos, tampoco cuenta con mtodos de evaluacin de desempeo y programas de capacitacin y desarrollo a corto plazo.

No obstante a lo anterior, a continuacin se presenta el procedimiento, y un modelo del mtodo de evaluacin de desempeo del personal, as como el procedimiento para el programa de capacitacin y desarrollo, segn detalle siguiente:

23 2.3.1 MTODO EVALUACION DEL DESEMPEO Definicin: Es un instrumento para gerenciar, dirigir y supervisar. (1:383) Entre los objetivos que se persiguen en una evaluacin, se puede sealar el desarrollo personal y profesional de colaboradores, la mejora permanente de resultados de la organizacin y el aprovechamiento adecuado de los recursos humanos. La evaluacin del desempeo son tiles y necesarios para:

1) Tomar decisiones sobre promociones y recomendaciones 2) Reunir y revisar las evaluaciones de los jefes y subordinados sobre el comportamiento del empleado en relacin con el trabajo realizado ya que el empleado necesita saber como esta su trabajo. 3) La mayora las personas necesitan y esperan esa retroalimentacin; a partir de conocer como hacen la tarea, pueden saber si deben modificar su comportamiento. GRAFICACION ADECUACION PERSONA-PUESTO
Perfil de Puesto

Adecuacin Persona-puesto

Evaluacin del Potencial de Desarrollo

Estrategias de capacitacin y desarrollo.

Perfil de la Persona

En la grfica anterior, indica que una evaluacin del desempeo debe realizarse siempre con relacin al perfil del puesto.

Porque solo se puede decir que una persona se desempea bin o mal, en relacin con lo que se espera de l en el puesto. Ya que confrontando el perfil de un puesto con l de la persona evaluada se establece una relacin entre ambos, la adecuacin persona-puesto.

24 2.3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEO DEL PERSONAL 1. Colocar datos del empleado 2. Indicar el puesto actual del empleado 3. Indicar rea que ocupa dentro de la organizacin 4. Indicarse datos del evaluador 5. Anlisis de los factores del desempeo, ejemplos: - Trabajo en equipo - Liderazgo - Flexibilidad - Organizacin - Decisin 6. Fecha entrevista de fijacin de objetivos 7. Fecha de reunin de progreso (comentarios) 8. Fecha entrevista anual de evaluacin 9. Perodo de observacin 10. Determinar reas de mejoras prioritarias 11. Evaluacin global relacionado con la conducta del evaluado, Ejemplos: Excepcional: debe reservarse exclusivamente para aquellos que de modo claro y constante demuestren logros extraordinarios en todas las manifestaciones de su trabajo. Destacado: Los resultados superan lo esperado. Bueno: Obtiene los resultados esperados Necesita mejorar: Refleja un desempeo que no cumple completamente las necesidades del puesto en todas las principales reas de trabajo. Resultados claramente inferiores a los esperados: Es decir aplica para aquellos cuyo trabajo en trminos de calidad, cantidad y cumplimiento de objetivos, est claramente por debajo de las exigencias bsicas de su puesto de trabajo.

25 2.3.3 MODELO DEL MTODO DE EVALUACIN DE DESEMPEO

DATOS DEL EVALUADO :

PERODO: 2005

APELLIDO: ____Guzmn ______________________________________________________ NOMBRE: ___Natalia ________________________________________________________ PUESTO ACTUAL: __Delegada Centros de Informacin Turstica______________________ AREA: Depto. de Fomento______________________________________________________

DATOS DEL EVALUADOR:

APELLIDO: GIMENEZ RUIZ______________________________________________ NOMBRE: JUAN ANTONIO ______________________________________________

PUESTO ACTUAL: _____Jefe de Delegaciones Nacionales_______________________________

Fecha entrevista de fijacin de objetivos. 16-2-2005
FECHA REUNION PROGRESO: 03-07-2005___________________________________ COMENTARIOS: Se detectaron algunos problemas en el desempeo de Natalia, en cuanto a su relacin con los turistas extranjeros. ____________________________________________________________________________

Fecha entrevista anual de evaluacin: 18-02-2005 Perodo de observacin: del 01-01-2000 al 31-12-2005

AREAS DE MEJORAS PRIORITARIAS:

AREAS DE MEJORAS ACCION PROPUESTA
FECHA DE EJECUCIN

EVALUACION GLOBAL : Puntu acin 1 2 3

4

Excepcional: Destacado: Bueno: Necesita Mejorar: Resultados claramente inferiores a los esperados:

Aspecto Cualitativo:_____4_____

26 FIRMAS
Evaluado: Fecha: ___18-2-2005___________________________________________________________ Firma: _________________________________________________________________________ Evaluador:_____________________________________________________________________ Fecha: ________18-2-2005________________________________________________________ Firma: _________________________________________________________________________

ANLISIS DE LOS FACTORES DEL DESEMPEO: Competencia Es aplicable al puesto Trabajo en equipo
SI
Da prioridad al xito del equipo frente al xito personal, colabora con sus jefes.

Comportamiento esperado

Ponderacin 01 a 100

70

Orientacin cliente

al

NO

Siempre brinda un servicio profesional y oportuno, a los clientes, internos y externos, busca permanentemente nuevas formas de mejore la relacin con los clientes.

50

Promueve

la

eficacia

del

equipo.

Delega

SI

responsabilidades

y supervisa. Es reconocido por el

70

Liderazgo
SI

grupo como lder u y modelo a seguir.

Se

adapta

espontneamente

situaciones

nuevas,

trabajando con un nivel altamente efectivo frente a situaciones variables y diferente

80

Flexibilidad
SI

Realiza las tareas en el tiempo requerido. Se preocupa por optimizar los recursos disponibles. Planifica y define prioridades. .

80

Organizacin
SI

En todo evala

momento prev los problemas potenciales, alternativas de accin, tomando decisiones v viables. Asume planamente las

70 420 puntos

Decisin

consistentes,

consecuencias de sus decisiones.

Aspecto Cuantitativo Promedio: Regular (0-60)______ Bueno(61-80) __70__ Excelente (81-100)______

2.3.4 PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE CAPACITACIN Y DESARROLLO DEL PERSONAL En la Institucin sujeta a estudio, carece de programas de capacitacin y desarrollo del personal a corto plazo, lo cual debilita el desarrollo profesional y eficiencia en el desempeo de las funciones.

Por lo que a continuacin se proponen los procedimientos a seguir para establecer un programa de capacitacin y desarrollo del personal en los diferentes niveles de la Institucin.

27 1) Al inicio de cada ao el Departamento de Recursos Humanos, debe aplicar la forma Encuesta de Necesidades de Capacitacin, a los diferentes niveles de la Institucin.

2) Con base a las necesidades detectadas, el Departamento de Recursos Humanos debe disear un programa general de capacitacin para la Institucin.

3) El Depto. de Recursos Humanos debe contactar con : Entidades, personas, agrupaciones o asociaciones que presten servicios de capacitacin y que se apeguen a los requerimientos de la Institucin.

4) El Departamento de Recursos Humanos debe preparar y presentar a la Divisin Administrativa y con copia a Direccin, los diferentes presupuestos de capacitacin para cada uno de los niveles.

5) La Divisin Administrativa procede autorizar el presupuesto de capacitacin.

6) El Depto. de Recursos Humanos, procede a programar las diferentes capacitaciones de cada uno de los niveles.

7) Recursos Humanos debe notificar por escrito a cada Jefatura, la fecha de inicio y duracin de la capacitacin que requiri su Departamento.

8)

El personal que recibe una capacitacin deber enviar copia del diploma que avale su participacin al Departamento de Recursos Humanos, a fin de archivarse en el expediente del empleado.

2.4 DIRECCION: Definicin: Es el aspecto interpersonal de la administracin por medio del cual los subordinados pueden comprender y contribuir, con efectividad y eficiencia, al logro de los objetivos de la empresa. (25:598)

28 2.5 CONTROL Definicin: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se cien a las actividades proyectadas. (32:610)

Desde el punto de vista financiero de la Institucin, las unidades administrativas internas encargadas de ejercer control sobre las finanzas corresponden a:

Coordinacin Financiero: Ejerce el mximo control en lo que respecta al presupuesto de ingresos y gastos, siendo uno de los recursos de ms amplio uso para la administracin, as como la supervisin de las secciones que tiene bajo su responsabilidad como: Presupuesto, Contabilidad, Cobros, Caja y Compras.

Auditora Interna: Unidad que evala la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura de control interno establecido, para determinar su grado de confiabilidad y repercusin en los resultados de las operaciones y la razonabilidad de la informacin financiera y administrativa de la institucin. 2.6 SISTEMA CONTABLE DE LA INSTITUCIN ANTECEDENTES Con fecha treinta (30) de septiembre de dos mil cuatro (2004) se firm el Convenio Interinstitucional de Asistencia tcnica, resguardo y seguridad de la informacin en el proceso de operacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera y Control SIAFSAG, entre el Ministerio de Finanzas Pblicas y el Instituto Guatemalteco de Turismo para establecer las bases para la implementacin del Sistema de Administracin Financiera SIAF, el cual se encuentra vigente. Mediante el Acuerdo de Direccin No. 360-2004 de fecha 30 de diciembre de 2004, la Institucin, utiliza oficialmente el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB. El sistema de contabilidad para la institucin, constituye el conjunto de rganos, principios, normas y procedimientos que permiten el registro de los hechos que tienen efectos

29 presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones de la Institucin, con el objeto de proveer informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones a los distintos niveles jerrquicos. Este sistema se instituye en el marco del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF) implementado por el Ministerio de Finanzas Pblicas, utilizando para ello la principal herramienta que es el SICOIN-WEB. En este Sistema de Contabilidad debe tomarse en cuenta que cualquier apoyo o soporte que requiere el mismo, debe ser canalizado al Ministerio de Finanzas Pblicas y especialmente al ente especializado (ente rector) como es la Direccin de Contabilidad del Estado.

El Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN WEB), es el sistema informtico diseado, desarrollado y administrado por el Ministerio de Finanzas Pblicas para el registro de las transacciones con efectos presupuestarios, patrimoniales y financieros, que en forma comn, oportuna y confiable, permite conocer el destino de los egresos y las fuentes de los ingresos, expresados en trminos monetarios. El SICOIN incluye por tanto los subsistemas de presupuestos, contabilidad integrada, tesorera, adquisiciones, crdito pblico y control, y adems de las etapas del proceso presupuestario: formulacin, ejecucin, evaluacin y liquidacin. En la actualidad se basa en tecnologa de Internet, por que ha adoptado el nombre de SICOIN-WEB.

En este sistema de contabilidad se genera comprobantes nicos de registro denominado: CUR, que es el documento que genera el SICOIN-WEB para cada una de las transacciones que se registran en el mdulo de contabilidad (tambin presupuesto y tesorera). Estos pueden ser elaborados manualmente o bien ser generados automticamente. Este Sistema de Contabilidad Integrado SICOIN-WEB, para efectos de operatoria contable, maneja el siguiente plan de cuentas: 2.6.1 PLAN DE CUENTAS Un plan de cuentas consiste en la enumeracin de cuentas ordenadas sistemticamente aplicables a un negocio en particular, que proporciona los nombres y en su caso, el nmero de las cuentas.

30 Sin un catlogo de cuentas en ningn sistema de contabilidad se podrn establecer controles sobre todas las transacciones, debido a que no existira orden para agrupar las operaciones de acuerdo a su naturaleza.

Existen varios mtodos para preparar un catlogo de cuentas entre los cuales se pueden mencionar: El numrico, el alfabtico y la combinacin del numrico y el alfabtico, el ms usado es el numrico decimal, ya que permite la fcil aplicacin de sistemas, mtodos modernos en computadora, es normal que junto al ttulo de cada cuenta aparezca su cdigo numrico. Para el efecto el plan de cuentas de la contabilidad integrada, est clasificado bsicamente as:

31
INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO PLAN DE CUENTA CONTABLE

CUENTA DE MAYOR 1000 1100 1120 1130 1140 1160 1200 1210 1220 1230 1240 2000 2100 2110 2120 2150 2200 2210 2220 2251 2270 3000 3100 3130 3200 3210 4000 4100 4110 4120 4130 4150 4200 4220 5000 5130 5140 5150 5160 5170 5180 5200 6000 6120 6130 6140 6150 6160 7000 7100 7200 7300

DESCRIPCIN Activo Activo circulante Inversiones financieras Activo exigible Activo realizable neto Otros activos Activo no corriente largo plazo Inversiones financieras cuentas y documentos por cobrar largo plazo Propiedad planta y equipo neto Activo intangible Pasivo Pasivo corriente Cuentas a pagar a corto plazo Documentos y efectos a pagar a corto plazo Fondos de terceros y en garanta Pasivo No corriente Cuentas a pagar largo plazo Documentos y efectos a pagar largo plazo Provisiones a largo plazo y reservas tcnicas Depreciaciones y amortizaciones acumulados Patrimonio Patrimonio neto Patrimonio pblico en formacin Patrimonio Institucional Capital Social e Institucional Cuentas de Orden Cuentas de Orden dbitosImpuestos y derechos a cobrar Recuperaciones en gestin judicial Prstamos contratos por desembolsar Recursos a desembolsar Cuentas de Orden crditos Remesas al interior por confirmar Ingresos Contribuciones a la seguridad social Venta de bienes y servicios de la administracin pblica Formacin de capital por cuenta propia Intereses y otras rentas de la propiedad Transferencias corrientes recibidas Donaciones corrientes recibidas Otros ingresos Gastos Intereses, comisiones y otras rentas de propiedad Prestaciones de Seguro Social Otras prdidas Transferencias corrientes otorgadas Transferencias de capital Cuentas de cierre Resumen de ingresos y gastos Ahorro de la gestin Desahorro de la gestin

32 La funcin primordial de la Contabilidad Gubernamental es acumular ciertos datos a cerca de las actividades financieras de una entidad, de manera que permita presentarnos en forma de estados financieros. Para que existe un completo entendimiento de los estados financieros y confianza en los mismos, deben ser preparados de acuerdo con reglas o normas de aceptacin general. Las dependencias del sector gubernamental, adoptan en la preparacin de sus estados financieros Institucionales Normas Internacionales de Contabilidad NIC-, divulgados por parte del Instituto Guatemalteco de Contados Pblicos y Auditores (IGCPA), y de conformidad al Manual General de Sistema Integrado y uniforme de Contabilidad Gubernamental, considera de observancia obligatoria los siguientes principios bsicos: 1) Entidad 2) Negocio en Marcha 3) Unidad monetaria 4) Conservatismo 5) Sustancia antes que forma 6) Costo Histrico Original 7) Realizacin 8) Perodo Contable 9) Revelacin suficiente 10) Importancia Relativa 11) Consistencia o uniformidad No obstante, la Direccin de Contabilidad del Estado, emitir polticas y criterios de aplicacin de las normas, para el registro de operaciones que tienen efectos presupuestarios, contables y de tesorera, integrados en los conceptos de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, etc.; los que deben reflejarse en los estados financiero.

La normatividad debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad, para el sector Pblico aprobadas por el IFAC, especialmente en el registro contable, elaboracin y presentacin de los estados financieros institucionales y consolidados del sector pblico.

33 El Instituto Guatemalteco de Contados Pblicos y Auditores (IGCPA) public en el ao 2001 la observancia y aplicacin de las Normas Internacionales de Contabilidad NIC-, sin embargo esta ha sido sustituida parcialmente en algunas de sus normas, con las Normas Internacionales de Informacin Financieras NIIF- .

2.7 APLICACIN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC) Definicin: Las normas generales de contabilidad de elevada calidad, comprensibles y aplicables, que permitan exigir una alta calidad, transparencia y comparabilidad dentro de la informacin contenida en los estados financieros para la toma de decisiones. (13:5) Dentro del marco conceptual de los Estados Financieros de la Institucin sujeta a estudio, son aplicables y de observancia las siguientes Normas Internacionales de Contabilidad:

NIC. No. 1 a)

Identificacin de los Estados Financieros.

ENTIDAD: Esta norma establece la identificacin y/o nombre de la empresa que presenta la informacin. En el caso del presente estudio esta enfocado hacia la entidad

denominada: Instituto de Turismo

b) PERIODO CONTABLE: Establece la fecha de cierre o el perodo de tiempo cubierto por el estado financiero, el perodo que compete a la Institucin es del 01 de enero del ao en curso al 31 de diciembre del mismo ao. c) UNIDAD MONETARIA: La moneda en que se presenta la informacin. El nivel de la precisin utilizado en la presentacin de las cifras de los estados financieros. (Millones, miles, etc.). Los Estados Financieros de la Institucin, se expresan en la moneda del pas de origen. Expresado en Quetzales. d) UNIFORMIDAD: La presentacin y clasificacin de las partidas en los estados financieros debe ser conservada de un perodo a otro.

34 Para la institucin en estudio, se observa que dentro de la presentacin de sus Estados Financieros, uno de los rubros ms significativos es maquinaria y equipo, en la cual ha prevalecido el principio de uniformidad en relacin al mtodo de lnea recta, que aplica consistentemente en el registro de las depreciaciones y la presentacin de stos dentro del estado financiero, clasificado como Propiedad Planta y Equipo neto. e) IMPORTANCIA RELATIVA: Hace referencia a que cada partida que posea la suficiente importancia relativa debe ser presentada por separado en los estados financieros. Las partidas de importes no significativos deben aparecer agrupadas con otras de similar naturaleza o funcin.

El principio de contabilidad anterior, aplica dentro del estado financiero de la institucin en estudio, a manera de ejemplo: la importancia relativa se refleja en los rubros ms significativos de activo corriente y no corriente, las siguientes:

Bancos Inversiones temporales Cuentas a cobrar corto plazo Propiedad planta y equipo Maquinaria y equipo

Q. 33.130,110.00 Q. 5.000.000.00 Q. 4.202,422.00 Q. 5.860,988.00 Q. 25.596,917.00

NIC. No. 16 Propiedad planta y equipo a) COSTO HISTRICO ORIGINAL: Las propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo debe ser medido inicialmente, por su costo. En el rubro de activos no corrientes de los estados financieros de la Institucin, figuran los siguientes:

Propiedad y planta en operacin Maquinaria y equipo Terrenos

Q. 5.860,988.00 Q. 25.596,917.00 Q. 1.166,190.00

35 2.8 FISCALIZACION DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE El objetivo fundamental de la fiscalizacin contable de la Institucin Turstica, es verificar la existencia de registros contables y presupuestarios para controlar e informar de la ejecucin y resultado de las operaciones el cual debe responder a las necesidades de control e informacin, as como determinar el adecuado cumplimiento a las leyes, polticas y procedimientos que regulan las diferentes transacciones contables, a efecto de detectar los posibles errores u omisiones en su proceso, producto de su fiscalizacin.

2.8.1 SISTEMATIZACION CONTABLE La sistematizacin contable, como su nombre lo indica, es el conjunto de polticas contables definidas por la Administracin, procedimientos, formas, manuales de contabilidad y equipo disponible que tienen por objeto ordenar y estandarizar el registro de las operaciones contables, con el propsito de producir informacin oportuna, confiable y til.

Los resultados de la gestin administrativa se condensan en los estados financieros que se producen, los cuales son producto del proceso contable, que primero tiende a registrar las operaciones, las opera y luego reflejan en dichos documentos, el contenido de los registros referidos.

Toda informacin que contienen los estados financieros, es vital para la administracin y dems usuarios que de alguna manera tienen vnculos con la Institucin, por lo que los estados financieros y otros reportes contables deben ser claros, oportunos y precisos.

Debido al volumen de las operaciones que se llevan a cabo en el proceso contable de la Institucin, se observa que no cuenta con una adecuada automatizacin y sistematizacin, que permita centralizar todos los ingresos y egresos al almacn general, lo cual debilita la eficiencia de la informacin contable y financiera.

A continuacin se proponen los procedimientos que debe contener el sistema de procesamiento electrnico de datos, que permite controlar en forma adecuada y ordenada las existencias del inventario especficamente de materiales y textos, con el propsito de optimizar la informacin relacionada con la recepcin y entrega de los mismos.

36 2.8.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL QUE REQUIERE EL INVENTARIO DE MATERIALES Y TEXTOS 1. Movimiento diario Ingreso: Es un reporte que define el ingreso de materiales y textos el cual debe contener la informacin siguiente: - Nombre del Proveedor y cdigo - Fecha de ingreso - No. de documento nota de Recepcin - Cdigo del producto - Unidad de medida - Cantidad de producto - Costo unitario y total - Existencia del producto 2. Movimiento diario de egreso: Es un reporte que define la salida de materiales y textos: el cual debe contener la informacin siguiente: - Nombre del solicitante, interno o externo - Fecha de salida - No. de documento Requisicin - Cdigo de producto - Unidad de medida - Cantidad de producto - Costo unitario y total - Existencias del producto 3. Movimiento por Producto. Es un reporte que permite visualizar el movimiento por producto el que identifica lo siguiente: - Clase de producto - Fecha de movimiento de producto - Documento No. nota de envo y/ o requisicin - Cdigo por producto - Cantidad entrada, salida y existencias - Unidad de medida - Costo unitario - Costo total.

4.

37 Reporte de existencias: Define el tipo de reportes que se desee solicitar as como la fecha del movimiento a reportar, esta puede ser: - Movimiento diario ingreso-egreso - Existencia individual - Existencia consolidado - Historial de adquisiciones por Proveedor - Estadsticas de movimiento individual o general del producto.

5.

Crear el plan de cuentas que identificaran a cada clase de producto, as como el cdigo o bien el NIT, que identifica a cada proveedor del bien adquirido.

Este registro permitir evaluar el movimiento que tiene cada producto y el monto total invertido y adems en el programa debe contener un dispositivo de alarma a fin de preveer en tiempo oportuno el abastecimiento del bien. 2.8.3 PROCEDIMIENTOS PARA FONDOS EN TRASLADO

Como consecuencia de las actividades operativas de la Institucin Turstica, es necesario regular el procedimiento que involucra las erogaciones que se emiten para cubrir comisiones en participacin de ferias internacionales denominndose Fondos en Traslado.

El objetivo fundamental del procedimiento es que el personal disponga de una gua que oriente el proceso de trmite y liquidacin que requiere una cuenta por liquidar como lo es el Fondo en Traslado. A continuacin se describe el procedimiento siguiente: 1. El interesado solicita autorizacin por escrito al jefe de su Departamento para tramitar el fondo el traslado. 2. Jefatura de Departamento elabora borrador de Acuerdo de Direccin que respalda el Fondo en Traslado que se requerir. 3. El Departamento solicitante debe remitir el borrador del Acuerdo de Direccin a las unidades siguientes: a) Divisin Administrativa b) Departamento Financiero

38 c) Asesora Jurdica 4. El Departamento solicitante posterior a la revisin, procede a emitir el Acuerdo de Direccin definitivo. 5. El Departamento solicitante procede a obtener las firmas en el Acuerdo de Direccin definitivo, por parte de las Jefaturas de: a) Direccin b) Divisin Administrativa c) Depto. Financiero d) Asesora Jurdica 6. El Departamento solicitante traslada el Acuerdo de Direccin al Depto. Financiero para obtener formulario de demanda de divisas. 7. El Departamento solicitante traslada Acuerdo de Direccin conjuntamente con el formulario de divisas, a la Seccin de Caja. 8. Seccin de Caja emite cheque para adquirir compra de divisas en el Banco de Guatemala. 9. La persona responsable liquidar el Fondo en Traslado dentro de los 8 das hbiles despus de finalizada la comisin. 10. La Seccin de Visa Financiero, procede a revisar la respaldo de la documentacin siguiente: a) Formato de liquidacin de fondos en traslado b) Comprobantes legales que respaldan cada gasto c) Copia del boleto areo d) Copia de pasaporte e) Copia del Acuerdo de Direccin f) Copia de la demanda de divisas g) Original o copia del tipo de cambio de moneda extranjera que se adquiera en otros pases ejemplo, pesetas, pesos, euros etc. h) Copia de recibo de caja en caso existiera remanente de dicho fondo. i) Informe de comisin con el Visto Bueno de la Jefatura del Departamento respectivo. 11. Aprobacin de la liquidacin por parte de Visa Financiero, ste se traslada a: 12. Seccin de compras se encarga de recibir la liquidacin y previo a la emisin de la Orden de Compra y Pago traslada a la Seccin de Presupuesto para su codificacin presupuestaria y contable, y posteriormente se obtienen las firmas respectivas para su aceptacin administrativa. liquidacin de gastos, con el

39 13. Seccin de compras traslada la Orden de Compra y Pago a la seccin de caja para liquidar la cuenta por liquidar. 14. Seccin de caja procede a regularizar la cuenta por liquidar y enva el reporte actualizado a la seccin de Contabilidad. 15. Seccin de Caja archiva expediente. 2.9 EJECUCIN PRESUPUESTARIA Y SU PROCESO CONTABLE Ejecucin presupuestaria: La ejecucin presupuestaria de la institucin en estudio, sta regulada por la Ley Orgnica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la Repblica y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 240-98, que constituyen el marco normativo de los sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorera y Crdito Pblico, y por tanto, contienen las funciones de los entes rectores y las principales caractersticas de las etapas del proceso presupuestario.

Por lo tanto, el sistema de presupuestario, se constituye por el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos que rigen el proceso presupuestario de todos los organismos y entidades que integran el sector pblico; su rgano rector es la Direccin Tcnica del Presupuesto.

No obstante a lo anterior, para la Institucin de Turismo en estudio, la Seccin de Presupuesto es la encargada de formular, ejecutar, evaluar y liquidar el presupuesto de ingresos y egresos de cada ejercicio fiscal, de conformidad a los lineamientos dictados por la Direccin Tcnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas.

Por lo que, a la Seccin de Presupuesto de la Institucin de Turismo, compete realizar el proceso presupuestario en forma centralizada, nicamente a travs de la variable financiera que comprende las etapas de formulacin, ejecucin y control o seguimiento de la ejecucin y liquidacin. En tal sentido, es importante mencionar que la Seccin de Presupuesto de la Institucin, su funcin fundamental en la ejecucin del gasto presupuestario, es verificar que los gastos de las distintas unidades ejecutoras estn debidamente autorizados por el Director de la Institucin, si tienen partida presupuestaria y si sta tiene disponibilidad de recursos

40 financieros, controlando nicamente el momento presupuestario del devengado. Para efectos del registro de los gastos devengados es de observancia y cumplimiento obligatorio el uso y aplicacin del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, cuyos clasificadores adicionalmente forman parte del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-WEB .

La ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos de la Institucin consta de las fuentes de financiamiento y estructura programtica siguiente:

2.9.1 Fuente de Financiamiento: Esta clasificacin permite identificar las fuentes u orgenes de los ingresos que financian los egresos y precisar la orientacin especfica de cada fuente a efectos de controlar su aplicacin. Para la institucin en estudio, sus fuentes de financiamiento son los siguientes:

Fuente de Financiamiento 29 31 32 Denominacin Otros Recursos del Tesoro con Afectacin Especfica Ingresos Propios Disminucin de Caja y Banco ingresos propios

2.9.2 Presupuesto por Programas: Este tipo de presupuesto busca determinar las funciones bsicas de las Instituciones del sector pblico, para luego identificarlas a travs de programas. A continuacin se describen el presupuesto por programas de la Institucin de Turismo, las siguientes.

Programa 01 02 11 12 99

Denominacin Actividades Centrales Proyectos Centrales Actividades Promocionales Desarrollo Turstico Asignaciones Globales

41 2.9.3 Presupuesto por grupo de gasto:

Es una modalidad que constituye una ordenacin sistemtica y homognea, que permite identificar con claridad los bienes y servicios que se adquieren, las transferencias que se realizan y las aplicaciones financieras previstas.

Este tipo de presupuesto permite ejercer un control interno y externo de las transacciones, ya que el primer dgito representa el grupo, el segundo el subgrupo y el tercero el rengln. A continuacin se presente el ejemplo siguiente: a) 000 Servicios personales Servicios no personales Materiales y suministros Propiedad planta y equipo e intangibles Transferencia corrientes

b) 100 c) 200

d) 300 e) 400

2.9.4

Proceso contable de una entidad estatal

El sistema de contabilidad integrada gubernamental, se constituye por el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos que permiten el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de informacin destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administracin y el ejercicio del control. El rgano rector del sistema es la Direccin de Contabilidad del Estado.

El aspecto sustantivo del Sistema de Contabilidad, es la integridad que genera en las transacciones del proceso presupuestario que realiza a travs de las matrices de conversin automtica, las cuales convierten la ejecucin presupuestaria de ingresos y egresos, en registros patrimoniales y controles financieros, tal como la grfica siguiente permite visualizarlo:

42 2.10 PROCESO DE CONVERSIN DE LOS REGISTROS PRESUPUESTARIOS EN CONTABILIDAD PATRIMONIAL LA CONTABILIDAD INTEGRADA
REPORTES PRESUPUESTARIOS
Ejecucin Presupuestaria Ingresos Egresos

Ingresos Devengado Percibido Matrices de Conversin Automtica Egresos Devengado Pagado

Rubro/Rengln Ubic. Geogrfica Estructura programa Fte. De Financiamiento Tipo de gasto

REPORTES CONTABLES
-Libro Mayor - Libro Mayor Auxiliar - Libro Diario - Estado de Resultados - Balance Gneral

REGISTROS PATRIMONIALES EXTRAPRESUPUESTARIOS

Para el caso de los ingresos y de conformidad con la norma correspondiente, las etapas de registro presupuestario que generan afectacin patrimonial son: para los ingresos el devengado y percibido; y para el caso de los egresos, las etapas de devengado y pagado.

A continuacin se visualiza en trminos financieros el comportamiento de la ejecucin presupuestaria de la Institucin.

43 INSTITUTO DE TURISMO ESTADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA POR EL PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
(Expresado en Quetzales)

INGRESOS

Ao 2005 Ejecutado

Corrientes De Capital Disminucin de Caja y Bancos Ingresos propios TOTAL INGRESOS EGRESOS Servicios personales Servicios no personales Materiales y suministros Propiedad planta y equipo e intangibles Transferencias Corrientes Transferencias de capital Aplicacin a proyectos Asignaciones globales
TOTAL EGRESOS Q.

Q.

124.950,489.00 0.00 Q. 48.989,769.00 _______________ Q. 179.123,007.00 Q. 37.274, 834. 00 Q. 84.873, 330. 00 Q. 5.926, 291. 00 Q. 3.541, 297. 00 Q. 12.348, 599. 00 Q. 10.000, 000. 00 Q. 1.698, 033. 00 Q. 136,675. 00

Q.

155.799,061. 00

DIFERENCIA FAVORABLE INGREOS (-) EGRESOS

Q.

23.323,946.00

En la ejecucin presupuestaria de ingresos y egresos, es importante mencionar algunos fundamentos legales contables y presupuestarios, que involucran su ejecucin. 1) De conformidad al Decreto Nmero 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto, artculos 14, indica lo siguiente: Base Contable del Presupuesto Los presupuestos de ingresos y de egresos debern formularse y ejecutarse utilizando el momento del devengado de las transacciones como base contable. 2) De conformidad al Acuerdo Gubernativo 240-98 Reglamento del la Ley Orgnica del Presupuesto, artculo 12 menciona las caractersticas siguientes: 2.1 Ejecucin del presupuesto de ingresos: a) La ejecucin del presupuesto de ingresos se devengan cuando, por una relacin jurdica, se establece un derecho de cobro a favor de los organismos y entes del sector pblico y simultneamente, una obligacin de pago por parte de personas individuales o jurdicas, stas ltimas pueden ser de naturaleza pblica o privada.

44 b) Se producen la percepcin o recaudacin efectiva de los ingresos en el momento en que los fondos ingresan o se ponen a disposicin de una oficina recaudadora. 2.2 Ejecucin del presupuesto de egresos: a) Se considera comprometido un crdito presupuestario cuando en virtud de autoridad competente se dispone su utilizacin, debiendo en dicho acto quedar determinado el monto, la persona de quien se adquirir el bien o servicio en caso de contraprestacin, o el beneficiario si el acto es sin contraprestacin, para lo cual deber afectarse preventivamente el crdito presupuestario en el monto que corresponda. b) Se considera devengado un gasto cuando queda afectado definitivamente el crdito presupuestario al cumplirse la condicin que haga exigible una deuda, con la recepcin conforme de los bienes y servicios o al disponerse el pago de aportes, subsidios o anticipos; y, c) El pago extingue la obligacin exigible mediante la entrega de una suma de dinero al acreedor o beneficiario. El registro del pago se efectuar en la fecha en que se emita el cheque, se formalice la transferencia de fondos a la cuenta del acreedor o beneficiario o se materialice por la entrega de efectivo o de otros valores. A continuacin se visualiza en trminos financieros el comportamiento de la ejecucin contable de la Institucin. INSTITUTO DE TURISMO ESTADO DE RESULTADOS POR EL PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
(Expresado en Quetzales) INGRESOS Ingresos corrientes Ingresos Tributarios 10% Hospedaje Ingresos no tributarios Intereses y otras rentas Transferencias corrientes recibidas (Impuesto martimo y va area) GASTOS Gastos de consumo Intereses comisiones y otras rentas Transferencias corrientes otorgadas Transferencias de capital Depreciacin de Bienes Resultados del Ejercicio Q. 124.950,490.00 Q. Q. Q. Q. 56.102,083. 00 2.637,805. 00 1.115,905. 00 65.094,697. 00

Q. 152.388,468. 00 Q. 127. 446, 253. 00 Q. 1.524,206. 00 Q. 11.589,271. 00 Q. 10.000,000.00 Q. 1.828,736. 00 ________________ Q. (27.437,978.00) ===============

45 2.11 RELACIN PROCESO ENTRE CONTABILIDAD Y AUDITORA CONTABILIDAD

Analiza transacciones Contables

AUDITORA
Fase I Estudio preliminar

Registrar datos validos dentro De los registros contables

Fase II Comprensin de la entidad

Presentar afirmaciones Dentro de los Estados Financieros

Fase III Identificacin y seleccin de reas crticas

Preparar Estados Financieros de conformidad Con Normas Internacionales de Contabilidad

Fase IV Examen detallado de la reas crticas

Fase V Comunicacin de resultados Ante la Direccin Distribuir Estados Financieros e Informe a la Direccin

2.12 RESULTADOS DEL PROCESO CONTABLE Y PRESUPUESTARIO

BALANCE GENERAL: Es el resultado de un proceso integral de acontecimientos financieros, patrimoniales y econmicos, que conducen a obtener con toda claridad y precisin sus resultados al trmino del ejercicio fiscal. A continuacin se presenta el Balance General de la Institucin.

46 INSTITUTO DE TURISMO BALANCE GENERAL Al 31 de Diciembre del 2005 (Expresado en Quetzales)

Activo Activo Corriente Bancos Inversiones financieras Activo exigible Pasivo Pasivo Corriente Cuentas a pagar a corto plazo Contratistas Gastos del personal a pagar Otras cuentas a pagar a corto plazo Fondos de terceros en garanta

Q. 33.130,110.26 Q. 5.000,000.00 Q. 4.202,422.53

Activo corriente circulante Q. 42.332,532.79 Activo no corriente largo plazo Propiedad planta y equipo (neto) Propiedad y planta Q. 5.860,988.70 Maquinaria y equipo Q. 25.596,917.71 Tierras y terrenos Q. 1.166,190.54 Construcciones en proceso Q. 1.698,033.20 Equipo militar Q. 1,080.00 Otros activos fijos Q. 135,147.59 Deprecia. Acumuladas (Q. 11.981,154.45) Total propiedad planta y Equipo neto. Q. 22.477,203.29 Suma activo Q. 64.809,736.08 ============

Q. 3.384,232.90 Q. 215,524.57 Q. 281,088.56 Q. 7,585.00 Q. 11.661,338.66

TOTAL PASIVO CORRIENTE PATRIMONIO Patrimonio Institucional Resultado del Ejercicio Resultado acumulados de los ejercicios Patrimonio Institucional

Q. 15.549,769.69 Q. 3.384,769.58 (Q. 27.437,978.86) Q. 73.313,175.67 Q. 49.259,966.39

Suma pasivo y patrimonio

______________ Q. 64.809,736.08 =============

2.13 ESTADO DE SUPERVIT PATRIMONIAL: Comprende el resultado obtenido (ganancias y/o prdidas) al final del ejercicio contable, lo cual significa aumentos o reducciones de capital. 2.14 ESTADO DE SUPERVITO O DFICIT PRESUPUESTARIO: Cuando al final del ejercicio los ingresos presupuestarios resultan superiores a los egresos, la diferencia se denomina Supervit Presupuestario. Y en el caso de que los egresos presupuestarios sean superiores a los ingresos, el ejercicio se liquida con dficit presupuestario. El dficit o supervit resultante se capitaliza y presenta en el balance. 2.15 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO: Es un estado financiero bsico que especfica el importe de efectivo neto provisto o usado (recibido pagado) por una entidad durante un perodo por sus actividades de: a) operacin, b) inversin, y c) financiamiento. En el estado se explica el efecto neto de esos movimientos sobre el efectivo y las otras partidas equivalente al efectivo del negocio. Se denomina equivalente de efectivo: inversiones a corto plazo, altamente lquidos, que tengan condiciones de: a) Ser convertibles inmediatamente a efectivo.

47 b) Tener un vencimiento original de tres meses o menos a la fecha de su inversin; en forma tal que el riesgo de cambios en su valor, originado por cambio en las tasas de inters, sea insignificante. 2.16 LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

De conformidad a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto 26-92 del Congreso de la Repblica, con sus reformas incluidas en Acuerdo Gubernativo 206-2004 con vigencia a partir del 24 de julio de 2004, en donde se establece lo siguiente: Artculo 6. Rentas Exentas. Estn exentas del impuesto las rentas que obtengan los organismos del estado y sus entidades descentralizadas, autnomas, las municipalidades y sus empresas, excepto las provenientes de personas jurdicas formadas con capitales mixtos. (7:10)

Por lo anterior, en el caso de la Institucin sujeta a estudio, por ser una entidad pblica descentralizada, est exenta del Impuesto Sobre la Renta -ISR-, sobre los ingresos que obtiene en el giro normal de sus actividades durante su perodo contable, por lo tanto; derivado del resultado de su ejercicio contable, no presenta la Declaracin Jurada Anual del Impuesto Sobre la Renta, nicamente esta obligada a remitir los Estados Financieros Anuales ante la Direccin de Contabilidad del Estado, a ms tardar el 31 de marzo de cada ao, conforme a lo que establece el artculo 50 Decreto Nmero 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto y artculo 32 del Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, segn Acuerdo Gubernativo No. 240-98 de fecha 28 de abril de 1998.

2.16.1 OBJETO DEL IMPUESTO Y SUJETO DE LA OBLIGACIN TRIBUTARIA Con base al artculo 1. Objeto. De la Ley del ISR, se establece: un impuesto sobre la renta que obtenga toda persona individual o jurdica, nacional o extranjera, domiciliada o no en el pas, as como cualquier ente, patrimonio o bien que especifique esta ley, que provenga de la inversin de capital, de trabajo o de la combinacin de ambos.

Para el efecto en el caso particular de la Institucin, nicamente acta como un Agente Retenedor del Impuesto Sobre la Renta, sobre los servicios que adquiere por concepto de:

48 1. Adquisicin de bienes o servicios. 2. Contratacin de servicios profesionales, asesoramiento tcnico y financiero. 3. Servicios por contratacin de personal que labora en relacin de dependencia.

De conformidad al detalle anterior, la base legal para efectuar las retenciones del ISR, para tales servicios se fundamenta en los artculos siguientes:

Articulo 9. Renta Presunta en Facturas Especiales Esta aplica cuando se emiten facturas especiales por cuenta del vendedor, por adquisicin de bienes o servicios. La tarifa a aplicar el 10% del importe bruto de cada factura especial, si se trata de venta de bienes; y el 20% si la factura especial se emite por la prestacin de servicios y aplicar la tarifa del 31% del ISR.

En el caso especfico de la Institucin, que tiene contratado servicios profesionales por asesoramiento tcnico y financiero, bajo el rengln presupuestario 029 procede a retener el 5% sobre el salario mensual, en observancia y cumplimiento al artculo 44 A, que establece lo siguiente:

Artculo 44 A. Tipo impositivo y rgimen para personas individuales o jurdicas no mercantiles. Las personas individuales que presten servicios profesionales, servicios tcnicos o de naturaleza no mercantil o servicios de arrendamiento y los que obtengan ingresos por concepto de dietas as como las personas jurdicas no mercantiles domiciliadas en el pas, debern pagar el impuesto aplicando a la renta imponible a que se refiere el artculo 37 B de esta ley, el tipo impositivo del cinco por ciento (5%). Dicho impuesto se pagar mediante retencin definitiva o directamente a las cajas fiscales.

Asimismo, los empleados contratados por la Institucin, bajo los renglones presupuestarios 011 personal permanente y 021 personal supernumerario, estn sujetos a la retencin del ISR sobre los salarios respectivos, en observancia y cumplimiento al fundamento legal siguiente:

49 Artculo 67. Retenciones sobre Rentas de los Asalariados Este procede cuando toda persona que pague o acredite a personas domiciliadas en Guatemala, remuneraciones de cualquier naturaleza, por servicios provenientes del trabajo personal ejecutado en relacin de dependencia, sean permanentes o eventuales, debe retener el Impuesto Sobre la Renta que corresponda. Igual obligacin aplica a los empleados o funcionarios pblicos, que tengan a su cargo el pago de sueldos y otras remuneraciones, por servicios prestados a los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas, autnomas, las municipalidades y sus empresas.

En el caso de las retenciones del Impuesto Sobre la Renta ISR-, que se practica a los empleados en relacin de dependencia, se aplica la tarifa indicada en el artculo 43 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

2.17

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)

De conformidad a la Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA-, Decreto 27-92 y su reglamento incluidas en el Acuerdo Gubernativo 424-2006, publicado en el Diario de Centroamrica de fecha 31 de julio de 2006, con vigencia a partir del 01 de agosto de 2006, es importante mencionar algunos artculos referentes al mismo, siendo stos los siguientes:

Artculo 2, de le Ley, y numerales 3 y 4 del Reglamento de la Ley, segn Acuerdo Gubernativo 424-2006, tipifica lo siguiente:

Vendedor: Toda persona, individual o jurdica que realicen forma habitual ventas de bienes, sean stos de su propia produccin o adquiridos con terceros. Tambin se incluye al estado y sus entidades descentralizadas o autnomas, cuando efecten ventas afectas al Impuesto al Valor Agregado.

Prestador de servicios: Toda persona individual o jurdica, que realicen en forma habitual prestacin de servicios. Tambin se incluye al Estado y sus entidades descentralizadas o autnomas, cuando efecten prestaciones de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado.

50 Artculo 10. Tarifa nica: Los contribuyentes afectos a las disposiciones de esta ley pagarn el impuesto con una tarifa del doce por ciento (12%) sobre la base imponible. La tarifa del impuesto en todos los casos deber estar incluida en el precio de venta de los bienes o el valor de los servicios.

Artculo 41. Reglamento de la Ley del IVA, segn Acuerdo Gubernativo 424-2006, indica lo siguiente: Declaracin y pago del impuesto: De conformidad al artculo 40 y 41 de la Ley, se pagar en efectivo, mediante dbito o cheque de la cuenta bancaria del contribuyente u otro medio que de acuerdo con sus facultades autorice la Administracin Tributaria SAT-, dentro del mes calendario siguiente a cada perodo de imposicin, haciendo uso del formulario que le proporcione. En dicho formulario de declaracin mensual las cantidades que se reporten debern ser enteras, sin centsimos de quetzal. En el caso de la Institucin de Turismo en estudio, siendo una entidad descentralizada y de acuerdo a la naturaleza de sus actividades procede a cobrar el IVA-, en la venta de bienes y prestacin de servicios siguientes: Venta de material promocional Arrendamiento mercado de artesanas Arrendamiento estacionamiento de vehculos Arrendamiento locales del edificio Servicios por prestaciones folklricas

Desde el punto de vista de los aspectos fiscales que involucra el proceso contable de la Institucin, se observa que no se concilia adecuadamente los saldos por retenciones del Impuesto Sobre la Renta (ISR) originados por el personal contratado bajo los renglones presupuestarios 011 y 029, as como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) generado en la venta de bienes y prestacin de servicios. No obstante a lo anterior, a continuacin se presenta el procedimiento para conciliar adecuadamente las retenciones practicadas a cuenta del Impuesto Sobre la Renta, as como el

51 IVA generado mensualmente por la venta de bienes y prestacin de servicios. 1. Solicita al Departamento de Recursos Humanos, el importe mensual de las retenciones practicadas en la nmina de sueldos y salarios segn detalle siguiente: - ISR, retenido al personal permanente (011) - ISR, retenido al personal supernumerario (021) - ISR, retenido al personal profesional (029) 2. Solicitar a la Seccin de Cobros, el importe mensual del IVA, generado en la venta y prestacin de servicios segn detalle siguiente: - Venta de material promocional - Arrendamiento mercado de artesanas - Arrendamiento estacionamiento de vehculos - Arrendamiento locales del edificio - Servicios por prestaciones folklricas 3. Solicitar a la Seccin de Caja, el reporte de Caja fiscal a fin de verificar el movimiento de la facturacin y recibos emitidos No. 63 A, que respaldan el ingreso por venta de bienes y prestacin de servicios. 4. Que la Seccin de Contabilidad, proceda a conciliar los saldos contra los registros auxiliares emitidos por el Departamento Recursos Humanos, Seccin de Cobros y Seccin de Caja, a fin de cotejar los auxiliares contra los registros contables, con la finalidad de detectar oportunamente cualquier diferencia. 5. Que la Auditora Interna, verifique oportunamente la confiabilidad de los registros auxiliares y contables.

52 CAPITULO III LA AUDITORA INTERNA EN UNA INSTITUCIN ESTATAL DE TURISMO

3. Conceptos bsicos de la Auditora Interna 3.1 Conceptos La Auditora Interna, es: Un control de controles e instrumento de medicin y evaluacin de lo efectivo de la estructura de control interno de una entidad. (14:6-7)

Es una actividad de evaluacin permanente e imparcial de todas las operaciones y estructuras de control interno de una entidad, como un servicio a su administracin. Es el control gerencial que funciona analizando la aplicacin de los otros controles y evaluando su efectividad. (31:1)

Asimismo, es importante indicar que el Instituto de Auditores Internos IIA- de los Estados Unidos de Amrica, hace la definicin siguiente: La Auditora Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno. (22:1)

De la misma manera, las Normas de Auditora Interna Gubernamental de la Repblica de Guatemala, han adaptado la misma definicin que emite el Instituto de Auditores Internos IIA-, de los Estados Unidos de Amrica, como: La Auditora Interna es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin de riesgo, control y direccin. (6:3)

Como puede observarse que esta ltima definicin y la del Instituto de Auditores Internos (IIA) recogen todos los elementos necesarios para hacer de la Auditora Interna una herramienta gerencial que apoya a las altas autoridades, y as la Auditora Interna puede

53 cumplir con su principal objetivo de apoyar a las autoridades en la gestin, a travs de informacin independiente como producto de su trabajo.

3.1.1 Objetivos 3.1.1.2 Garantizar informacin financiera confiable y oportuna El auditor debe evaluar la efectividad de los controles internos, ya que esto le permitir garantizar la autenticidad de las transacciones y el adecuado registro de las mismas, a efecto que los estados financieros presenten razonable y oportunamente la situacin financiera de la entidad.

Por lo que la Auditora interna por medio de la revisin de la informacin financiera permite a la administracin de la entidad, lo siguiente: - Conocer la precisin y veracidad de la contabilidad - Verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos contables establecidas por la administracin.

3.1.1.3 Salvaguarda de Activos Esto conlleva a que se debe revisar la existencia y propiedad de los activos fijos, utilizando los procedimientos ms adecuados, as mismo deben revisar los mtodos de salvaguarda para estos, y si dichos mtodos son apropiados para proteger o contrarrestar cualquier tipo de riesgo, ya que un examen adecuado y oportuno de los activos permitir al auditor interno determinar: - La propiedad de los activos de la entidad - La adecuada salvaguarda de los activos contra diferentes riesgos, tales como: Robo, incendio, actividades ilegales etc. - La existencia fsica de los activos.

3.1.1.4 Promover la eficiencia operativa de la entidad Siendo la auditora interna quien evala las actividades relacionadas con el uso econmico y eficiente de los recursos, promueve la eficiencia de la entidad al identificar situaciones como: trabajo no productivo, procedimientos que no justifican su costo, exceso o insuficiencia de personal.

54 3.1.1.5 Cumplimiento de Objetivos, Polticas, Planes, Procedimientos, Leyes y Reglamentos. En toda entidad la administracin es responsable de fijar objetivos, polticas, planes y procedimientos, por lo tanto; la Auditora Interna forma parte del proceso administrativo del control y como tal debe conocer los objetivos, polticas, planes y procedimientos determinados por la administracin cuya responsabilidad es revisar, evaluar y verificar su cumplimiento por lo que debe disear las pruebas necesarias y as verificar el cumplimiento de los mismos.

3.2 Importancia La auditora interna en una empresa es importante porque evala en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos establecidos por la administracin y recomienda las medidas que signifiquen mejorar su efectividad. Lo anterior, puede derivar en una evaluacin general del sistema de control interno y/o de reas especficas, e incluso, de aspectos constitutivos del control, como la organizacin, los procedimientos, los mtodos, los sistemas de informacin y el personal.

3.3 Propsito El propsito de la auditora interna es proporcionar un medio de control interno y determinar la efectividad de otros controles; consecuentemente, puede considerarse como un control nuestro sobre las dems formas de control.

Para el efecto, dentro de los resultados que se obtienen de una auditora interna efectiva, se pueden considerar los siguientes: - Permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas. - Hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, procedimientos y sistemas. - Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegacin de autoridad y si es necesario, un medio para facilitar la descentralizacin de las operaciones.

55 3.4 Naturaleza de la Auditora 3.4.1 Funcin de la auditora interna La funcin de la auditora Interna es servirle a la entidad como instrumento de control gerencial, con el propsito que le permita alcanzar los objetivos.

3.4.2

La Auditora Interna como evaluacin del control

La Auditora Interna orientar su esfuerzo hacia la evaluacin y mejoramiento del proceso administrativo y de sus sistemas de administracin y finanzas para promover un ambiente y estructura de control interno slido, que garantice el cumplimiento de los objetivos y el uso adecuado de los recursos, as como en la generacin de informacin oportuna y confiable en los procesos de toma de decisiones.

3.4.3

Estructura Organizacional de la Auditora Interna

La Auditora Interna necesita de independencia organizacional, para desarrollar su trabajo en forma efectiva, debiendo depender del rgano ms alto de la administracin.

Con base a la gua de auditora No. 1, indica que: el Departamento de Auditora Interna, debe estar ubicado adecuadamente para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades y as lograr sus objetivos. Los auditores Internos deben reportar al Consejo de Administracin, o Junta Directiva y contar con su apoyo para obtener la colaboracin del personal.

La independencia de la Auditora Interna, se ver incrementada cuando el Consejo de Administracin o Junta Directiva, participe en la contratacin como en la remocin del Auditor Interno.

En el caso de la Institucin de Turismo en estudio, la Unidad de Auditora Interna reporta directamente a la Direccin de la Institucin y es el Director quien participa en la destitucin y contratacin del Auditor Interno.

Sin embargo, se observa que la ubicacin de la Auditora Interna dentro del organigrama general de la Institucin de Turismo, no depende del rgano ms alto de la Administracin,

56 ya que en el organigrama general de la Institucin, se ubica como una asesora que reporta a la Subdireccin, segn detalle siguiente:

UBICACIN DE LA AUDITORA INTERNA DENTRO DE LA ORGANIZACIN DEL INSTITUTO DE TURISMO

Direccin

Subdireccin

Asesora Jurdica

Auditora Interna

Relaciones Pblicas

Divisin Desarrollo del Producto

Divisin de Mercadeo

Divisin Administrativa

Por lo anterior, se propone en el caso practico de la presente tesis, la ubicacin adecuada de la Unidad de Auditora Interna, de conformidad con la independencia legal que respalda su creacin segn se evidencia en el Acuerdo de Direccin No. 405 emitido por la Direccin de la Institucin.

3.5 REFERENCIA TCNICA PARA LA PRCTICA PROFESIONAL EN LA AUDITORA INTERNA El Instituto de Auditores Internos (IIA) establece los estandares profesionales que sirven de referencia para la funcin de Auditora Interna las siguientes: (23:3-14)

3.5.1 Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna Normas sobre atributos: Las cuales tratan las particularidades de las instituciones y las actividades que desarrollan trabajos de Auditora Interna, a continuacin se describen las siguientes normas: 1000 Propsito, Autoridad y Responsabilidad 1100 Independencia y Objetividad

57 1110 Independencia de la Organizacin 1120 Objetividad Individual 1130 Impedimentos a la Independencia u Objetividad 1200 Pericia y debido cuidado Profesional 1210 Pericia 1220 Debido cuidado Profesional 1230 - Desarrollo Profesional continuado 1300 Programa de Aseguramiento de Calidad y Mejora 1310 Evaluaciones del Programa de Calidad 1311 Evaluaciones Internas 1312 Evaluaciones Externas 1320 Reporte sobre el Programa de Calidad 1330 Utilizacin de Realizado de acuerdo con las normas 1340 - Declaracin de Incumplimiento Normas sobre desempeo Se refieren a la naturaleza de las actividades de Auditora Interna y suministran las razones de calidad con las cuales puede evaluarse el desempeo de estos servicios. 2000 Administracin de la Actividad de Auditora Interna 2010 Planificacin 2020 Comunicacin y Aprobacin 2030 - Administracin de Recursos 2040 Polticas y Procedimientos 2050 - Coordinacin 2060 - Informe al Consejo de Administracin y a la Direccin Superior 2100 Naturaleza del Trabajo 2110 Gestin de Riesgos 2120 Control 2130 Gobierno 2200 Planificacin del Trabajo 2201 Consideraciones sobre Planificacin 2210 Objetivos del Trabajo 2220 Alcance del Trabajo 2230 Asignacin de Recursos para el Trabajo 2240 Programa de Trabajo 2300 Desempeo del Trabajo 2310 Identificacin de la Informacin 2320 Anlisis y Evaluacin 2330 Registro de la Informacin 2340 Supervisin del Trabajo 2400 Comunicacin de Resultados 2410 Criterios para la Comunicacin 2420 Calidad de la Comunicacin 2421 Errores y Omisiones 2430 Declaracin de Incumplimiento con las normas 2440 Difusin de Resultados

58 2500 Supervisin del progreso 2600 Aceptacin de los Riesgos por la Direccin.

Las normas mencionadas anteriormente, sustituyen a las Declaraciones Internacionales sobre Normas de Auditora Interna (SIAS) y entraron en vigencia a partir del 1. de enero del 2004.

3.5.2 Guas para la Prctica Profesional de la Auditora Interna Adicionalmente la Comisin de Auditora Interna, del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores IGCPA-, define a las guas para la practica profesional de la Auditora Interna como: Directrices que orientan al Auditor Interno para realizar su trabajo con independencia y objetividad; asimismo, establece la responsabilidad que tiene el Departamento de Auditora Interna dentro de una organizacin.

Actualmente el Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores IGCPA-, ha emitido 15 Guas de Auditora Interna, las cuales se mencionan a continuacin:

Nmero Gua No. 1 Gua No. 2 Gua No. 3 Gua No. 4 Gua No. 5 Gua No. 6 Gua No. 7 Gua No. 8 Gua No. 9 Gua No. 10 Gua No. 11 Gua No. 12 Gua No. 13 Gua No. 14

Clasificacin Aspectos generales Aspectos generales Aspectos generales Especfica Especfica Especfica Especfica Especfica Especfica Especfica Especfica Especfica Especfica Aspectos generales

Gua No. 15 Aspectos generales

Gua de Auditora Conceptos Bsicos de Auditora Interna Guas para la prctica Profesional de la Auditora Interna Metodologa de la Auditora Interna Funcin de Compras Inventarios Ventas y Otros Ingresos Crditos y Cuentas por Cobrar Tesorera Cuentas por Pagar Nminas y Planillas Propiedad Planta y Equipo Depreciaciones Prstamos Bancarios Administracin del Departamento de Auditora Interna Informe de Auditora Interna

3.6

Administracin del departamento de Auditora Interna

En toda empresa y/o entidad, el Auditor Interno es responsable por la apropiada administracin del departamento en lo que respecta a:

59 a) Que el trabajo de auditora cumpla con los propsitos generales y las responsabilidades aprobadas por la administracin y aceptadas por la Direccin. b) Que los recursos del departamento de auditora interna sean utilizados de manera eficiente y efectiva. c) Que el trabajo de auditora se apegue a los estndares para la prctica profesional de la Auditora Interna.

3.6.1 Proceso de Auditora Interna El proceso de la auditora interna, esta basado en la teora de sistemas donde se producen entrada de insumos, existe un proceso de insumos y arroja resultados como salidas.

Dependiendo del tipo de trabajo que realice la auditora interna, los resultados del proceso de auditora permitir la retroalimentacin de informacin hacia los sistemas integrados que se evalen, as como de los controles internos a ellos incorporados, con base en los informes que contendrn recomendaciones para mejorar las debilidades de control interno y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa en la ejecucin de las operaciones.

A continuacin se presenta grficamente el enfoque de la Auditora Interna aplicada al sector pblico gubernamental, basado en la teora de sistemas donde se producen entrada de insumos, existe un proceso de insumos y arroja resultados como salidas

60 CONCEPCIN DE LA AUDITORA COMO SISTEMA

INSUMOS
EVIDENCIA

PROCESO
AUDITORA

SALIDAS
INFORMES

MEJORA EN LOS SISTEMAS

*Unidades Administrativas *SIAF *Proyectos *Controles Interno *Legislacin (OPERACIONES)

*Sistemas y procesos Financiero *Operacional *obras pblicas *Ambiente de control Interno *Leyes, reglamentos, etc. (EVALUACIONES)

*Comentarios

*Recomendacines

(OPININ)

RETROALIMENTACIN

Por lo tanto, el Rol de la Auditora Interna de la Institucin, es asistir a todos los miembros de la administracin en el efectivo cumplimiento de sus responsabilidades, suministrndoles anlisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes respecto a las actividades revisadas. Ya que el auditor interno se debe interesar en todas las fases de la administracin, esto implica ir ms all de los registros contables y financieros para obtener un entendimiento completo de las operaciones bajo revisin.

Como consecuencia la Auditora Interna Gubernamental orientar su esfuerzo hacia la evaluacin y mejoramiento del proceso administrativo gubernamental, y de sus sistemas integrados de administracin y finanzas, para promover un ambiente y estructura de control interno slido, que garantice el cumplimiento de los objetivos y el uso adecuado de los recursos, as como la generacin de informacin oportuna y confiable en los procesos de toma de decisiones y de rendicin de cuentas ante la Contralora General de Cuentas.

3.7

Generalidades de Control Interno

La gerencia, mximo ejecutivo o titular de cada empresa o ente pblico, es responsable de disear, implantar y mantener vigente un ambiente y estructura de control interno, acordes a las circunstancias que promueven los objetivos empresariales, sectoriales y gubernamentales, as como el avance de la tecnologa en el mbito de la administracin pblica y privada, lo cual garantiza un proceso integral de rendicin de cuentas que sea transparente y oportuno (9:113)

3.7.1

61 Control Interno en Auditora Interna

3.7.1.2 Naturaleza e Importancia del Control Interno El control interno incluye un plan de organizacin y todos los mtodos y medidas de coordinacin adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la correccin y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesin a las polticas administrativas establecidas. La cita anterior define dos subdivisiones que son reconocidas en auditora interna:

3.7.2 Controles Administrativo y Contable En Auditora Interna, dos (2) subdivisiones de control interno son reconocidas siendo stas las siguientes: - Control Interno Administrativo: Que incluye un plan de organizacin, procedimientos y registros relacionados con la toma de decisiones y autorizacin de transacciones por parte de la administracin. - El Control Interno Contable: Que incluye el plan de organizacin, procedimientos y registros relacionados con la salvaguarda de activos y confiabilidad de registros contables. 3.7.3 La Auditora Interna y el entorno de Control Interno Contable

La auditora Interna como un factor dentro de la entidad representa una funcin de evaluacin. Contribuye a un buen entorno de control mediante la vigilancia del funcionamiento de procedimientos escritos de control tal como: Ofrece sugerencias constructivas para mejorar el sistema. - Ejerce una supervisin contina sobre el sistema. Principios del Control Contable La auditora Interna para alcanzar un efectivo sistema de control interno contable, deber cumplir con los siguientes principios bsicos: - Separacin de funciones - Procedimientos de autorizacin - Procedimientos de documentacin - Registros y procedimientos contables

62 - Controles fsicos - Verificacin interna independiente 3.8 Responsabilidad de la Auditora Interna para evaluar el Control Interno La unidad de Auditora Interna tiene la responsabilidad de avaluar permanentemente toda la estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de informacin, para evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, asegurando su solvencia actual y aquella impuesta por la dinmica necesaria de una organizacin.

En el mbito Institucional la Unidad de Auditora Interna de la Institucin en estudio, le corresponde evaluar el forma permanente el ambiente y estructura de control interno en todos los niveles de la organizacin y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismo. Debe de informar oportunamente de cualquier anomala para que la administracin tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los riesgos existentes. 3.8.1 Objetivos del Control Interno

Dentro de los objetivos que persigue el control interno se puede mencionar los siguientes: a) Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o negligencia. b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones. c) Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia. d) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se debe considerar lo siguiente: a) Un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad. b) Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. c) Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcin con sus responsabilidades.

63 La auditora interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno y sobre todo, realizar la evaluacin de su funcionalidad en la institucin de conformidad con los fines de los mismos y de acuerdo a la ley si fuera el caso.

3.8.2

Tcnicas de evaluacin del control interno

Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la evaluacin del control interno son las siguientes: a) Memoranda de procedimientos b) Flujogramas c) Cuestionario de Control Interno

3.9 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA INTERNA 3.9.1 Definicin

Constituye el desarrollo de una estrategia para el alcance y la conduccin del examen; implica prever los procedimientos de auditora que van a emplearse, el alcance y oportunidad en que van a ser aplicados y el persona que debe intervenir en el trabajo.

3.9.2

Objetivos

a) Plasmar con toda claridad los objetivos a ser alcanzados b) Determinar prioridades, el tiempo y los recursos que se consideren necesarios c) Proporcionar una gua de cmo realizar una Auditora d) Facilitar el control sobre su realizacin

3.9.3

Importancia

a) Asegura que los resultados corresponden a los objetivos planificados b) Es un medio para la ejecucin oportuna de las actividades programadas

3.9.4 Responsabilidades en la Planificacin Del jefe de Auditora: - Formular los programas especficos de auditoras. - Autorizar la asignacin de trabajos.

64 Del Supervisor: - Asegurar la planificacin especfica de cada una de las actividades incluidas en el plan anual. - Asegura que la planificacin, considere las actividades, sistemas y controles significativos, que las tcnicas y procedimientos seleccionados, permitan obtener la informacin y evidencia necesaria. - Asignar los trabajos especficos

De los Auditores: - Comprender los objetivos de la auditora y hacer uso de toda su creatividad, de las tcnicas y procedimientos, para efectuar una adecuada planificacin. - Fomentar la comprensin de la necesidad del control.

3.10 NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL (NAGs) 3.10.1 Definicin Son el elemento bsico que fija las pautas tcnicas y metodolgicas de la auditora gubernamental, porque ayudan a desarrollar adecuadamente un proceso de auditora con las caractersticas tcnicas actualizadas y el nivel de calidad requerido por los avances de la profesin. Constituyen un medio tcnico para fortalecer y estandarizar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permite la evaluacin del desarrollo y resultado de su trabajo. (6:3)

La Institucin de Turismo, sujeta a estudio por ser una entidad del sector pblico, son de cumplimiento obligatorio para todos los auditores gubernamentales que realizan auditoras en las entidades sujetas a fiscalizacin, contempladas en el artculo 2, del Decreto Nmero 31-2002, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, tambin son de observancia general para todos los auditores independientes ya sea que acten en forma individual o asociada, as como para los profesionales de otras disciplinas y especialidades, que participen en el proceso de la auditora gubernamental. Las Normas de Auditora Gubernamental, comprende los cinco grupos siguientes: 3.10.2 Normas personales 3.10.2.1 Capacidad tcnica y profesional 3.10.2.2 Independencia

65 3.10.2.3 Cuidado y esmero profesional 3.10.2.4 Confidencialidad 3.10.2.5 Objetividad 3.10.3 Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental 3.10.3.1 Plan Anual de Auditora 3.10.3.2 Planificacin especfica de la Auditora 3.10.3.3 Familiarizacin 3.10.3.4 Evaluacin preliminar de Control Interno 3.10.3.5 Elaboracin del Memorando de Planificacin 3.10.3.6 Elaboracin de los Programas de Auditora 3.10.4 Normas para la ejecucin de la Auditora Gubernamental 3.10.4.1 Estudio y Evaluacin del Control Interno 3.10.4.2 Evaluacin del cumplimiento de disposiciones Legales y Reglamentarias 3.10.4.3 Actualizacin del Archivo Permanente 3.10.4.4 Supervisin del Trabajo de Auditora 3.10.4.5 Obtencin de evidencia comprobatoria 3.10.4.6 Elaboracin, propiedad y archivo de los Papeles de Trabajo 3.10.4.7 Corroboracin de posibles hallazgos y recomendaciones 3.10.4.8 Comunicacin de Acciones Legales y Administrativas ante la identificacin de hallazgos 3.10.4.9 Solicitud de Carta de Representacin 3.10.5 Normas para la comunicacin de resultados 3.10.5.1 3.10.5.2 3.10.5.3 3.10.5.4 3.10.5.5 3.10.5.6 Forma escrita Contenido Discusin Oportunidad en la entrega del informe Aprobacin y representacin Seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones

3.10.6 Normas para el Aseguramiento de Calidad de la Auditora Gubernamental 3.10.6.1 3.10.6.2 3.10.6.3 3.10.6.4 3.10.6.5 3.10.6.6 3.10.6.7 3.10.6.8 Polticas de Calidad Recursos Humanos Planificacin Ejecucin Informe Gerencial Mejoramiento continuo Conciencia de Calidad Apoyo externo a la Calidad

66 CAPITULO IV CASO PRCTICO EL ROL DE LA AUDITORA INTERNA EN UNA INSTITUCIN TURSTICA 4. Identificacin La Auditora Interna en una institucin turstica, juega un rol de mucha importancia en el contexto organizacional, porque promueve la conjugacin de esfuerzos, recursos y necesidades, para el uso ptimo de sus recursos que cada, administracin tiene la responsabilidad de manejar con eficiencia, eficacia y economa, para la consecucin de los objetivos planificados.

Asimismo, la auditora interna, en trminos organizacionales, representa la existencia y funcionamiento de un slido ambiente y estructura de control interno, la posibilidad de realimentacin de informacin y de actualizacin, de los sistemas que funcionan en su organizacin. Por lo tanto, en el caso de la institucin sujeta a estudio, la Unidad de Auditora Interna, desempea un rol muy importante en el desempeo de sus actividades, enfocado hacia los siguientes objetivos: a) Apoyar en la funcin directiva a los ejecutivos de la institucin, as como al constante mejoramiento de su administracin para el logro de los objetivos en el marco de las polticas establecidas por la Direccin. b) Promover en todos los niveles un proceso transparente y efectivo de rendicin de cuentas, ante la Contralora General de Cuentas, sobre el uso de los recursos disponibles, identificando los riesgos y agregando valor a las operaciones. c) Evaluar la organizacin, planificacin, ejecucin, direccin y control, as como la eficiencia de los sistemas administrativos y financieros utilizados para la ejecucin de las operaciones.

67 d) Evaluar si los resultados obtenidos, corresponden a lo planificado y presupuestado de conformidad a sus objetivos planificados.

e) Promover la observancia de la legislacin, normas, polticas a las que esta sujeta una institucin del sector pblico, as como el cumplimiento de objetivos, metas y presupuestos aprobados. Asimismo, asegurar que la administracin, tome las medidas de proteccin para la conservacin y control de sus activos, derechos y obligaciones.

Por esta razn, se menciona que la auditora interna constituye el elemento que garantiza la funcionalidad y permanencia de un ambiente y estructura de control interno slido, en todos los niveles, para ayudar a la proteccin y uso adecuado de los recursos disponibles de la institucin.

No obstante, siendo el turismo una actividad que por su importancia a nivel mundial no slo en los pases desarrollados, sino que en la actualidad en el mbito guatemalteco es uno de los rubros que mayor divisas generan y que por su desarrollo se hace necesario impulsar la actividad turstica nacional, ya que representa para cualquier pas y por ende Guatemala, una fuente de ingresos de divisas.

Por lo tanto, la institucin en estudio, por la evolucin de la actividad turstica, surge la necesidad de la modernizacin dentro de su estructura organizacional a efecto de alcanzar la eficiencia y eficacia en sus procesos administrativos y operacionales, y por ende se considera necesario analizar su estructura actual y proponer una de acuerdo a los cambios que se requieren desde el punto de vista funcional, para cumplir con sus fines

Por lo expuesto anteriormente, a continuacin se desarrolla el caso prctico enfocado hacia el anlisis administrativo de la estructura organizacional de la institucin, a fin de detectar las posibles deficiencias, causas, efectos y recomendaciones con la finalidad de fortalecer el control interno de la institucin, con base al anlisis de los aspectos siguientes:

68 a) Anlisis de la estructura organizacional de la institucin de turismo en estudio. b) Anlisis funcional c) Anlisis procedimental d) Anlisis de relaciones e) Anlisis de facultades f) Anlisis del personal que labora en las diferentes reas de la organizacin institucional. g) Anlisis de la estructura propuesta de acuerdo a los cambios funcionales a realizar en su estructura. j) Elaboracin de informe que contiene la formulacin de hallazgos y recomendaciones detectadas en el presente estudio.

4.1 4.1.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIN TURSTICA Resea Histrica y Base Legal

El origen de la institucin rectora del turismo en Guatemala, comienza a partir del ao 1932 fecha en que se crea la Seccin de Turismo, dependencia de la Secretara de Relaciones Exteriores, mediante Decreto Legislativo No. 1833. Durante el rgimen del general Jorge Ubico, en 1951 se fund la Oficina Nacional de Turismo, por medio del Decreto Legislativo NO. 861. Durante el gobierno del coronel Jacobo Arbnz, ao 1961 se crea El Centro Guatemalteco de Turismo, con el Decreto Legislativo No. 1497. En el rgimen del general Miguel Idgoras Fuentes, ao 1967 nace la entidad sujeta en estudio, mediante el Decreto Legislativo 1701, reformado por los Decretos 22-71 y 23-73, vigente a la fecha, Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Turismo, emitido por el Congreso de la Repblica y publicado en el Diario Oficial el 6 de octubre de 1967. A partir de esta fecha, se planifican y materializan los objetivos para el futuro de la actividad turstica del pas. En el ao 1974, se construye el mercado de artesanas, con la finalidad de

69 promover al pas en la venta de artesanas de las distintas regiones de Guatemala, tambin se construye el Museo de Estanzuela Zacapa, que pasa a ser uno de los museos paleontolgicos ms completos de Amrica Latina.

En el ao 1980, se construye un parador recreativo en el terreno adyacente al Castillo de San Felipe, motivo por el cual el Gobierno Central lo entrega en usufructo a la entidad turstica.

En el ao 1996, durante el acontecimiento de la firma de los Acuerdos de Paz, el turismo y su efectiva promocin adquiere un fuerte impulso al presentar a Guatemala como un destino ms seguro y atractivo, el que se abre al mundo para ofrecer sus riquezas naturales, culturales y sobre todo para brindar al turista el sentimiento de que el pas tiene adems de un hogar, una aventura por descubrir.

A partir de 1997, la institucin cuenta con promocin turstica en su pgina web, la utilizacin de la tecnologa moderna a travs de internet ha sido una herramienta trascendental en todas las actividades que rigen al mundo globalizado y dentro del cual se incluye la actividad turstica mundial. (www.visitguatemala.com)

Asimismo, en el ao 2000, el Gobierno de la Repblica de Guatemala y Comisionado Presidencial de Desarrollo Turstico a travs de la entidad estatal encargada de promocionar el turismo interno y externo, ha creado el proyecto denominado: Estratega Nacional de Turismo, el cual presenta una visin integral, equilibrada y de largo plazo del sector turstico nacional que implicar una efectiva coordinacin entre los sectores pblico y privado, en el marco del respeto a los diferentes grupos tnicos que conviven en el pas, la participacin de las comunidades locales en los beneficios del turismo, el fomento de la interculturalidad y la conservacin de la naturaleza.

Esta Estrategia Nacional de Turismo, conducir al pas a implementar acciones concretas, en el corto, mediano y largo plazo tendientes a fortalecer y desarrollar el sector turstico, mediante tres niveles de prioridades, basadas en el ordenamiento del territorio nacional en funcin turstica, y en la consolidacin y diversificacin de productos y mercados, existentes y futuros.

4.1.2

70 Marco Legal de la Institucin de Turismo

La institucin sujeta en estudio, es una entidad estatal descentralizada que se dedica a la promocin turstica, con personalidad jurdica para adquirir derechos y contraer obligaciones y con patrimonio propio, segn Decreto Legislativo 1701, reformado por los Decretos 22-71 y 23-73, vigente a la fecha, Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Turismo, emitido por el Congreso de la Repblica y publicado en el Diario Oficial el 6 de octubre de 1967, 19 de abril, 1971 y 26 de abril, 1973, respectivamente, las atribuciones que la Ley le asigna para el fomento del turismo interno y receptivo.

Dentro de sus finalidades est el fomentar y divulgar la cultura del pas a travs de la presentacin de eventos de promocin turstica dentro del mbito nacional e internacional, stos los realizan las Secciones de Ballet Folklrico, Marimba, as como la participacin de edecanes que presentan el desfile trajes regionales de los diferentes municipios del pas.

Las presentaciones del ballet folklrico, incluyen: danza, proyeccin de audiovisuales, exhibicin de textiles y artesanas autctonas, variedad de coreografas en las que se evoca las leyendas y tradiciones de Guatemala.

Asimismo coopera con las instituciones encargada del mantenimiento conservacin, exhibicin, restauracin y conocimiento de los tesoros arqueolgicos, histricos y artsticos que posee el pas, al dar cuando sea necesario para que sin menoscabo de su integridad y pureza, dicha riqueza pueda aprovecharse en los planes de desarrollo turstico.

Entre otros elabora tambin planes de turismo interno, para un mejor conocimiento entre los guatemaltecos, como miembro de la comunidad nacional, y a la vez la oportunidad de apreciar las manifestaciones de la cultura de las distintas regiones y la belleza de sus paisajes, as como el fomento de las industrias y artesanas tpicas, colaborando en su desarrollo, promoviendo la apertura de nuevos mercados nacionales e internacionales,

proporcionndoles informaciones que puedan beneficiar el mejoramiento de sus productos y aplicando los medios publicitarios de que disponga, para lograr una mayor demanda de los mismos.

71 La institucin, cuenta con delegaciones de turismo nacional en la ciudad capital y en el interior del pas, con el objetivo de informar, orientar y prestar asistencia al turista emisor y receptivo en cuanto a los servicios y atractivos tursticos del pas. Tambin cuenta con delegaciones de turismo acreditadas en el exterior, y conjuntamente con la Cooperacin del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala a travs de las misiones diplomticas Embajadas y Consulados, cuya finalidad es expandir la promocin y divulgacin de los destinos tursticos de Guatemala a nivel internacional. Para el logro de sus objetivos y metas, su estructura organizativa est integrada por las siguientes reas administrativas: Direccin Superior: La direccin, administracin y funcionamiento de la institucin, se ejerce bajo el orden jerrquico siguiente: 1. Director 2. Subdirector 3. Junta Asesora 4. Asesoras 5. Jefes de Divisiones 6. Jefes de Departamentos

El Director: Ejerce la mxima autoridad, es el representante legal de la institucin y el Presidente de la Junta Asesora de Turismo, lo nombra y reporta al Presidente de la Repblica. El Subdirector: Colabora estrechamente con la Direccin en el logro de los objetivos, formulacin y ejecucin de planes de trabajo y asume el puesto de director en ausencia de ste, es nombrado por el Presidente de la Repblica. Junta Asesora: Junta Asesora de Turismo, conformada por representantes del sector pblico y privado. Este rgano asesor es presidido por el director de la institucin, subdirector, un representante del

72 Ministerio de Economa, un representante del Ministerio de Finanzas, un representante del Ministerio de Gobernacin, un representante del Ministerio de Relaciones Exteriores, un representante del Ministerio de Comunicaciones y Obras Pblicas, un representante del Consejo Nacional de Planificacin Econmica, un representante de la Cmara de Comercio, un representante de la Cmara de Industria, un representante de la asociacin de Periodistas de del pas, un representante de Agencias de Viajes, un representante de la industria hotelera, un representante de Lneas Areas y un representante de la Asociacin de Turismo del pas, en la actualidad esta junta existe tericamente pero funcionalmente no est integrado por la falta de voluntad poltica entre sector pblico y privado.

Asesoras: Auditora Interna: La Auditora Interna es un ente asesor de la Direccin. La funcin principal es evaluar permanentemente toda la estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de informacin, para reducir el nivel de riesgo de errores e irregularidades, informando a la Direccin para que se tomen las acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar situaciones aportadas de lo previsto.

Asesora Jurdica: Su objetivo principal es apoyar a la direccin en todas las acciones legales de la institucin. Se preocupa por que se cumplan los principios de legalidad y legitimidad de las leyes y disposiciones en materia de turismo.

Programa Nacional de Asistencia al Turista (ASISTUR): Coordina y sirve de enlace con las fuerzas de seguridad civiles y militares, en las acciones tendientes a ofrecer a los turistas extranjeros que visiten el pas, la seguridad requerida por lo operadores de turismo. Relaciones Pblicas: Se encarga de representar a la Direccin en actos protocolarios de informacin y divulgacin de las actividades y proyectos tursticos que realiza la institucin. Es el enlace directo con los medios de comunicacin tanto nacionales como internacionales con la finalidad de proyectar la imagen institucin en materia de turismo. Est integrada por las secciones de:

73 - Eventos - Ballet - Trajes Regionales - Marimba - Prensa - Medios Audiovisuales Divisiones: Divisin Desarrollo del Producto: Esta divisin se encarga de formular planes, programas y proyectos de facilidades tursticas y la ejecucin de los mismos, promueve la conservacin y utilizacin nacional de los recursos tursticos y fomenta su desarrollo. Est conformado por dos (2) departamentos que se encuentran en el mismo nivel jerrquico, siendo stos los siguientes: Departamento de Planeamiento: Este departamento tiene a su cargo la investigacin, desarrollo y planificacin de los proyectos de facilidades tursticas, el inventario de recursos y supervisin de remodelaciones a los inmuebles de la institucin y proyectos tursticos tangibles. Se integra por las unidades de: - Estudios y Proyectos - Patrimonio Natural y Cultural - Mercadeo de Artesanas - Supervisin de Obra fsica - Unidad de Diseo y Sealizacin

Departamento de Fomento: Tiene como funcin llevar a cabo todas aquellas actividades que tengan como objeto la inversin y desarrollo turstico, la inscripcin, control de calidad y dems regulaciones relacionadas a las empresas tursticas (registro e inscripcin de hoteles, agencias de viajes,

74 tour operadores de turismo, transportes tursticos). Est integrado por las secciones de: - Registro y Supervisin de Empresas Tursticas - Promocin de Inversiones - Delegaciones Nacionales - Formacin Turstica - Centro de informacin turstica (Ceditur)

Divisin de Mercadeo: Tiene como funcin la formulacin de objetivos, polticas, planes y programas de marketing, promocin y desarrollo de los mercados tursticos nacionales e internacionales, as como la coordinacin de la produccin de material promocional, cuenta con tres (3) departamentos:

Departamento de Investigacin y Anlisis de Mercados: - Provee a la divisin la informacin necesaria para la elaboracin del plan de mercadeo, as como para su respectiva evaluacin. Cuenta con la Seccin de Estadstica. - Elabora y mantiene actualizada la base de datos de operadores de turismo que incluyen el pas como destino turstico en sus catlogos. - Mantiene contacto con organismos e instituciones que realizan estudios y anlisis estadstico, con el objeto de contar con informacin til para toma de decisiones.

Departamento Operacin y Comercializacin: Participa en conjunto con la Divisin de Mercadeo en la formulacin de los objetivos y polticas de mercado turstico. Coordina e integra los esfuerzos de todas aquellas operaciones que tanto a nivel oficial como privado, intervienen en el proceso de promocin y venta de la oferta turstica del pas, con el objetivo de que en los mercados seleccionados se desarrolle una accin de mercadeo integral que permita el cumplimiento de los objetivos fijados en el Plan de Mercadeo. Cuenta con las siguientes secciones: - Viajes de Familiarizacin y Prensa. - Representaciones en el Exterior.

75 Departamento de Promocin: Tiene a su cargo la realizacin de todas las actividades relacionadas con la promocin y divulgacin de la oferta turstica del pas. Coordina todos los esfuerzos publicitarios para estimular la demanda del pas como destino. Se integra con las secciones siguientes: - Produccin de Materiales - Distribucin de Material Promocional.

Divisin Administrativa: Sus funciones especficas son: Coordinar la prestacin de servicios administrativos, financieros, recursos humanos y de sistemas de procedimientos a toda la Institucin, a efecto de coordinar y controlar la ejecucin y el logro de las metas y objetivos establecidos.

Busca llevar un uso racional de los recursos financieros- presupuestarios de la organizacin, as como proveer todos los recursos materiales, fsicos y humanos para el funcionamiento. Esta divisin cuenta con tres (3) departamentos:

Departamento de Administracin del Edificio: Se encarga de realizar bsicamente las funciones de apoyo administrativo a la Institucin y de los servicios de mantenimiento, transporte y seguridad y Castillo de San Felipe. Departamento Financiero: Se encarga de asesorar a la Direccin de la Institucin, en cuestiones relacionadas con la Administracin Financiera y Procedimientos Administrativos de trmites de compra y pago, para lo cual prepara informes mensuales sobre la base del Sistema Contable, con el cual se registran y evalan todas las operaciones efectuadas con los recursos materiales y financieros de la institucin. Est integrada por las secciones siguientes: - Contabilidad - Caja - Cobros - Compras - Presupuesto

76 - Computacin Departamento de Recursos Humanos: Este departamento se ocupa de la administracin de la fuerza laboral de la institucin. Apoya a los departamentos a travs del reclutamiento, seleccin e integracin del personal para la ejecucin de sus actividades. Entre otras funciones se mencionan las siguientes:

- Proporciona induccin al empleado que ocupa una nueva posicin y el debido adiestramiento. - Desarrolla programas de capacitacin en distintas reas. Este departamento est integrado por las secciones siguientes: - Reclutamiento y Seleccin de Personal - Induccin y desarrollo de Personal - Acciones de Personal - Capacitacin de Personal - Servicio Mdico (odontolgico y medicina general)

Por lo expuesto anteriormente, para la administracin ha sido una ventaja el agruparse de esta forma porque trata de asegurarse que las directrices de las actividades, sean polticas acordes con las finalidades de la institucin, ya que est constituida por tres (3) divisiones que son: Administrativa, Desarrollo del Producto y Mercadeo.

4.2 Organigrama General de la Institucin de Turismo A continuacin se visualiza la conformacin de la estructura organizacional de la institucin, (Ver. pgina No. 77)

77
INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO ORGANIGRAMA GENERAL Direccin
Asesores de Direccin

Subdireccin

Asesora Jurdica

Auditora Interna

Relaciones Pblicas

Eventos

Ballet Divisin de Desarrollo del Producto Divisin de Mercado Divisin Administrativa Prensa

CEDITUR

Biblioteca Planeacin Fomento Archivo

Medios Audio Visuales

Investigacin de Mercados Operacin y

Promocin

Administrativo

Financiero

Comerciali
Delegaciones en el Exterior Materiales y Textos Seguridad Transportes Viajes de Familiarizacin y Prensa Mantenimiento Castillo de San Felipe Contabilidad Caja Cobros Compras Presupuesto

Recursos Humanos

Trajes Regionales

Estudios y Proyectos Patrimonio Natural y Cultural

Registro y Verificacin de Servicios Tursticos

Estadstica

Reclutamiento Y Seleccin

Marimba

Acciones de Personal

Delegaciones Nacionales Formacin Turstica Promocin de Inversiones

Capacitacin De Personal

Mercado Artesanas Supervisin Obra Fsica Unidad de Diseo Sealizacin

Clnica
Computacin
Mdica

Clnica Odontolgica

Fuente: Centro de Documentacin Informacin Turstica (CEDITUR) Guatemala, marzo de 2004.

78 4.2.1 ANLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIN DE TURISMO En esta parte del anlisis, se realiz el estudio y trabajo de campo relacionado especficamente con la estructura organizacional de la Coordinacin Financiera, su conformacin y el recurso humano con que cuenta, esto como consecuencia que la administracin no dispone de organigramas detallados que identifiquen la especialidad laboral, profesin y puesto nominal de cada seccin que integran la Coordinacin Financiera, lo cual limita en forma oportuna la toma de decisiones administrativas. (Ver: Organigrama especfico y nominal propuesto, pginas 86-87)

A continuacin se detallan las grficas que contienen los organigramas actuales de la Coordinacin Administrativa Financiera de la Institucin.
Grafica No.3 Organigrama actual de la Coordinacin Administrativa Financiera

Coordinador Financiero

Secretara Coordinacin Finaciera Jefe Seccin Contabilidad

Jefe Seccin Presupuesto

Jefe Seccin Caja

Seccin JefeJefe Seccin Cobros Cobros Seccin JefeJefe Seccin Computacin Computacin

Jefe Seccin Compras

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8

Profesin Contador Pbico y Auditor Secretaria Contador Pbico y Auditor Perito Contador Contador Pbico y Auditor Admn.Empresas Admn.Empresas Ingeniero Coordinador Financiero

Especialidad laboral

Secretaria en apoyo al Depto. Financiero Jefe Seccin Presupuesto Jefe Seccin Contabilidad Jefe Seccin de Caja Jefe Seccin de Cobros Jefe Seccin de Compras Jefe seccin de Computacin

79 La grfica anterior (No. 3) muestra que en la mayora de las jefaturas de secciones que integran a la Coordinacin Financiera, poseen una carrera profesional universitaria, (Contador Pblico y Auditor, Administracin de Empresas e Ingeniera) quienes poseen la plaza nominal de profesional I, excepto el jefe de la Seccin de Contabilidad como tcnico profesional I, cuya profesin es nicamente Prito Contador, lo que evidencia que algunas puestos de jefaturas de secciones no cumplen con el perfil acadmico (profesional colegiado activo). El recurso humano de la coordinacin financiera, est integrada por (43) personas integradas as: (Ver: pginas 80 al 85)

- Un (1) jefe de la coordinacin financiera, quien ocupa la plaza profesional I. - Una (1) secretaria de apoyo a la coordinacin financiera, ocupa la plaza de secretaria ejecutiva II, y las restantes cuarenta y un (41) personas, que integran las secciones de presupuesto, contabilidad, caja, cobros, compras y computacin, stas ltimas se detallan en los organigramas siguientes:

80

Grafica No.4 Organigrama actual de la Seccin de Presupuesto

Jefe de la Seccin de Presupuesto

Secretara de Presupuesto Jefe Seccin Contabilidad

Jefe Seccin Cobros

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4

Profesin Contador Pbico y Auditor Secretaria Contador Pbico y Auditor Secretaria

Especialidad laboral Coordinador del sistema de presupuesto Secretaria en apoyo a Presupuesto Asistente de Presupuesto Auxiliar del asistente de Presupuesto

La grfica anterior, (No. 4) refleja que la Seccin de Presupuesto se integra por cuatro (4) personas, dentro del cual la jefatura y el asistente son profesionales colegiados activos (Contador Pblico y Auditor) quienes poseen la plaza siguiente: - Un (1) jefatura plaza profesional I - Un (1) asistente plaza tcnica profesional II - Una (1) secretaria plaza ejecutiva II - Un (1) auxiliar tcnico profesional interino

81

Grafica No.5 Organigrama actual de la Seccin de Contabilidad

Jefe de la Seccin Contabilidad

Asistente de Contabilidad

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4 5 Perito Contador Perito Contador Perito Contador

Profesin

Especialidad laboral Coordinador del sistema de Contabilidad Asistente de Contabilidad Auxiliar de contabilidad Auxiliar de inventarios Auxiliar de caja fiscal

Perito Electrnica Perito Contador

En la grfica No. 5, se observa que la Seccin de Contabilidad, se integra por cinco (5) personas, quienes tienen un perfil acadmico a nivel tcnico nicamente, (Peritos Contadores) no obstante, la persona que desempea la jefatura de contabilidad, no rene el perfil acadmico requerido para dicho puesto, (profesional colegiado activo), esta seccin se integra con las plazas nominales siguientes: - Un (1) jefatura tcnico profesional I - Un (1) asistente tcnico profesional I - Un (1) auxiliar tcnico II - Un (1) auxiliar tcnico I - Un (1) auxiliar tcnico interino

82

Grafica No.6 Organigrama actual de la Seccin de Caja

Jefe de la Seccin de Caja

Auxiliar Recepcin de Ingresos

Auxiliar emisin de Cheques

Auxiliar cuentas por liquidar

Auxiliar pago de cheques

Auxiliar trmite de Jefe Seccin cheques Cobros

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4 5 6

Profesin Contador Pbico y Auditor Secretaria Secretaria Admn. Empresas Admn. Empresas Bachiller

Especialidad laboral Coordinador de funciones de caja Auxiliar recepcin de ingresos Auxiliar emisin de cheques Auxiliar ctas. por liquidar Auxiliar pago de cheques Auxiliar trmite de cheques

Tal y como se observa en la grfica No. 6, la Seccin de Caja cuenta con (3) profesionales colegiados activos, y las restantes (3) personas disponen de una carrera tcnica a nivel medio, en total esta seccin se integra con (6) personas, quienes ocupan la plaza nominal siguiente:

- Una (1) jefatura plaza profesional I - Cuatro (4) auxiliares con plaza de tcnico II - Un (1) auxiliar plaza de tcnico profesional interino

83
Grafica No.7 Organigrama actual de la Seccin de Cobros Jefe de la Seccin de Cobros

Secretaria de Cobros

Auxiliar de

Auxiliar

Jefe Seccin Auxiliar Cobros

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar Auxiliar

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Perito Contador

Profesin Coordinador de Cobros

Especialidad laboral

Secretaria Bilinge Licda. Admn. De Empresas Perito Contador Secretaria Bilinge Maestro Bachiller en Ciencias y Letras Maestro Operativo

Secretaria de apoyo a cobros Aux. Elabora reportes de ingresos Aux. Control ingresos del 10% hospedaje Aux. Notificacin de cobros y otros Aux. Control ingresos area, martimo y terrestre Aux. Digitador de ingresos en sistema de cobros Enc. Impuesto en Castillo de Sn Felipe Aux. Control impuesto en Cast. Sn. Felipe Aux. Control impuesto en Cast. Sn. Felipe

10 Operativo

La grfica anterior, muestra que la jefatura de la Seccin de Cobros, no cumple con el perfil acadmico (profesional colegiado activo), no obstante, desempea la plaza nominal de profesional I, y los restantes 9 auxiliares disponen de una carrera tcnica a nivel medio, en total esta seccin se integra con (10) personas, quienes ocupan el puesto nominal siguiente: - Una (1) jefatura ocupa la plaza de profesional I - Siete (7) auxiliares ocupan la plaza de tcnico II
- Dos (2) auxiliares con plaza de tcnico I

84
Grafica No.8 Organigrama actual de la Seccin de Compras Jefe de la Seccin de Compras

Secretaria de Compras

Auxiliar de

Auxiliar

Jefe Seccin Auxiliar Cobros

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Profesin Licda. Admn. Empresas Secretaria Bilinge Bachiller Computacin Bachiller Computacin Secretaria Bilinge Secretaria Bilinge Secretaria Bilinge Secretaria Bilinge Bachiller Ciencias y Letras

Especialidad laboral Jefe Seccin de Compras Apoyo a Jefe Seccin Compras Cotizador de bienes y servicios Cotizador de bienes y servicios Elabora Ordenes de compra y pago, servicios Elabora Ordnes de compra y pago, bienes Control fondo rotativo Publicacin Guatecompras Encargado unidad de Almacn Auxiliar de Almacn

10 Secretaria Oficinista

Con base a la grfica anterior, muestra que la Seccin de Compras, la conforman (10) personas, la jefatura ocupa la plaza de profesional I y las restantes (9) personas cuenta con una carrera tcnica a nivel medio, quienes desempean la plaza nominal siguiente: - Una (1) secretaria ejecutiva II - Dos (2) auxiliares tcnico profesional interino - Cinco (5) auxiliares tcnico II - Un (1) auxiliar oficinista I

85
Grfica No.9 Organigrama actual de la Seccin de Computacin Jefe Seccin de Computacin

Secretaria de Computacin

Auxiliar de cmputo

Auxiliar de cmputo

Auxiliar de cmputo

Auxiliar de cmputo

Fuente: Trabajo de campo ao 2005.

No. 1 2 3 4 5 6

Profesin Ing. En Sistemas Secretaria Bilinge Bachiller en cmputo Ing. en informtica Bachiller en cmputo Bachiller en cmputo

Especialidad laboral Coordinador Sistema Informtico Secretaria en apoyo a la Coord. Sistema Inf. Auxiliar de Cmputo Auxiliar de Cmputo Auxiliar de Cmputo Auxiliar de Cmputo

Esta grfica muestra que la Seccin de Cmputo se integra con (6) personas, el cargo de jefatura est desempeado por un profesional colegiado activo, que coordina las actividades y cuenta con el apoyo (5) auxiliares quienes realizan labores de asistencia a los diferentes usuarios internos de la institucin, quienes ocupan la plaza nominal siguiente: - Un (1) jefe plaza profesional I - Una (1) secretaria plaza secretaria interina - Cuatro (4) auxiliares plaza tcnico profesional interino Como resultado del trabajo de campo realizado a la Coordinacin Financiera, integrada por las secciones de presupuesto, contabilidad, caja, cobros, compras y computacin, al respecto, se proponen en el presente estudio, el organigrama especfico y nominal de la Coordinacin Financiera, con el objetivo que la administracin identifique en forma oportuna la especialidad laboral, profesin, puesto nominal y la cantidad del recurso humano que integra a cada seccin de la Coordinacin Financiera. A continuacin se presentan los organigramas especfico y nominal propuestos: (Ver: Pgs. 86 y 87)

INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO COORDINACIN FINANCIERA ORGANIGRAMA ESPECFICO PROPUESTO

86
COORDINACIN FINANCIERA

SECRETARIA FINANCIERO

SECCIN DE PRESUPUESTO

SECCIN DE CONTABILIDAD

SECCIN DE CAJA

SECCIN DE COBROS

SECCIN DE COMPRAS

SECCIN DE CMPUTO

SECRETARIA DE PRESUPUESTO ASISTENTE DE PRESUPUESTO

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

AUXILIAR DE CAJA

SECRETARIA DE COBROS

SECRETARIA DE COMPRAS

SECRETARIA DE CMPUTO

AUXILIAR CONTABILIDAD

AUXILIAR DE CAJA

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE CMPUTO

AUXILIAR PRESUPUESTO

AUXILIAR CONTABILIDAD

AUXILIAR DE CAJA

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE CMPUTO

AUXILIAR CONTABILIDAD

AUXILIAR DE CAJA

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE CMPUTO

AUXILIAR DE CAJA

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE CMPUTO

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

AUXILIAR DE COBROS

AUXILIAR COMPRAS

Fuente: Investigacin propia 2005.

87

88

Tal y como se visualiza en el organigrama especfico y nominal propuestos anteriormente, el tramo de control o nmero de subordinados sobre los cuales una persona tienen autoridad y control vara dependiendo de la situacin y el tipo de organizacin; sin embargo en la Coordinacin Financiera es perfectamente manejable, ya que el coordinador financiero tiene bajo su cargo a los seis (6) jefes de seccin, adicionalmente cada jefe no excede de cinco (5) auxiliares excepto las secciones de Cobros y Compras, que cuentan con ocho (8) auxiliares por la magnitud y naturaleza de sus actividades relacionadas con la recaudacin de los impuestos del: 10% sobre hospedaje, U$. 30.00 por impuesto va area y U$. 10.00 por impuesto va martima, as como la adquisicin de bienes y contratacin de servicios que demandan las actividades administrativas que integran a la institucin.

Asimismo, se cuenta con la tecnologa adecuada para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus fines, la toma de decisiones es realizada por los mandos medios en consenso con el Coordinador Financiero como mxima autoridad de la unidades administrativa en anlisis.

La Coordinacin Financiera aplica relaciones de autoridad sencillas, se trata en esencia de una relacin de mando, es decir autoridad de lnea, comenzando en el Coordinador Financiero y desplazndose hasta llegar a los niveles jerrquicos ms bajos en donde se llevan a cabo las actividades bsicas de la Unidad.

Adems cabe mencionar que todas las secciones que la integran, son independientes entre s, debiendo reportar el resultado de sus actividades directamente al Coordinador Financiero. Al referirse al recurso humano es importante indicar que la Coordinacin Financiera, cuenta con un total de 43 puestos de trabajo, quienes se encuentran contratados bajo el rengln presupuestario segn detalla en cuadro siguiente:

89
INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO PERSONAL QUE INTEGRA LA COORDINACIN FINANCIERA
No. Unidad Administrativa Rengln 011 Personal Permanente Rengln 021 Personal Supernumerario Rengln 029 Personal Temporal Rengln 189 Otros Estudios y S. Total Personal

1 Coordinacin Financiera 2 Seccin Presupuesto 3 Seccin Contabilidad 4 Seccin Caja 5 Seccin Cobros 6 Seccin Compras 7 Seccin Cmputo

2 3 3 3 3 3 2 1 2 3 7 4 4 1 2

2 4 5 6 10 10 6

Total personas %
Fuente:Nmina de salarios ao 2005.

19 44%

21 49%

1 2%

2 5%

43 100%

El cuadro anterior, refleja que la Coordinacin Financiera se integra por 43 puestos de trabajo, de los cuales (19) son ocupadas por personal contratado indefinidamente con las prestaciones de ley y con cargo al rengln 011 Personal permanente, (21) son ocupados por personal temporal con cargo al rengln 021 Personal supernumerario, y nicamente un (1) puesto es ocupado con cargo al rengln 029 Otras remuneraciones de personal temporal, y los restantes (2) puestos son ocupados con cargo al rengln 189 Otros estudios y/o servicios, del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Institucin.

Como resultado del anlisis de la estructura organizacional realizado se detecta que la Institucin no cuenta con una estructura de organizacin formalizada y alineada al marco legal vigente, lo cual no permite el reconocimiento y uso generalizado, ni la continuidad que garantice la definicin de los procesos, polticas y procedimientos y desempeo eficiente. Asimismo, no cuenta con herramientas estandarizadas que faciliten la organizacin del Recurso Humano. (Ver: informe de hallazgos y recomendaciones, pgs.109-110) )

4.3 ANLISIS FUNCIONAL Como resultado de la descripcin de funciones que involucra la organizacin de la institucin, se puede sealar que cuenta con una estructura de tipo funcional, es decir con funciones especficas para cada rea o departamento.

90 Para el anlisis funcional se estudiaron las principales funciones de cada una de las secciones que integran la Coordinacin Financiera, (presupuesto, contabilidad, caja, cobros, compras y computacin, siendo las siguientes: Seccin de Presupuesto: Esta seccin est integrada por un Jefe que ocupa el puesto de profesional I, quien coordina las actividades, y cuenta con una secretaria, un asistente y un auxiliar que llevan a cabo las atribuciones que corresponden a la Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institucin. Esta seccin se caracteriza por el trabajo en equipo. A continuacin se mencionan algunas de las principales funciones de la seccin de presupuesto:

Coordinar y supervisar la ejecucin presupuestaria de ingresos y egresos. Asignar cdigos presupuestarios de cada uno de los gasto de la institucin. Revisar cuadros analticos con informacin presupuestaria. Revisar, corregir y aprobar los informes presupuestarios que se preparan en la Seccin.

Seccin de Contabilidad: Esta seccin est integrada por un jefe que ocupa el puesto de tcnico profesional I, quien coordina las actividades y cuenta con un asistente y tres auxiliares quienes realizan todas las actividades inherentes al proceso contable de la institucin. La Seccin de Contabilidad tiene como principales funciones las siguientes:
-

Planificar, coordinar y supervisar las actividades de la Seccin. Revisar y firmar ordenes de compra y pago. Revisar el registro de las operaciones contables en libros diario, mayor y balance. Revisar que los registros contables estn correctamente operados. Efectuar clculos de nominas de sueldos y recibos de ndole laboral.

Seccin de Caja: Esta seccin est integrada por un Jefe que ocupa el puesto de profesional I, quien tiene a su cargo coordinar las actividades, y cuenta con cinco auxiliares quienes tienen asignadas diferentes atribuciones relacionadas con el proceso de tesorera. como principales funciones las siguientes: La Seccin de Caja tiene

91
-

Supervisar los ingresos del da. Revisar ordenes de compra y pago, viticos y fondos en traslado. Supervisar el movimiento de la cuenta salario, girable y pagos al exterior. Coordinar el pago de sueldo a personal presupuestado y por contrato. Reportar mensualmente a la Contralora General de Cuentas, Jefaturas Financiera y Auditora Interna los documentos pendientes de liquidar.

Revisar expedientes para emisin de cheques y liquidaciones. Revisar el arqueo de los ingresos recibidos en el da, previo depsito en el Banco de Guatemala.

Revisar el cuadro mensual de retenciones.

Seccin de Cobros: Esta seccin est integrada por un Jefe que ocupa el puesto de profesional I, sin ser profesional colegiado activo, quien tiene a su cargo coordinar las actividades y cuenta una secretaria y ocho auxiliares quienes tienen asignadas diferentes actividades relacionadas con la recaudacin de ingresos por concepto de impuestos tributarios y no tributarios, impuesto del 10% sobre hospedaje, impuesto de salida va area, va martima, intereses, multas, arrendamiento de mercado de artesanas, reintegros varios, presentaciones folklricas, ingresos Castillo de San Felipe y venta de material turstico. La Seccin de Cobros tiene como principales funciones las siguientes:

Planificar, coordinar y supervisar las actividades de su Seccin. Revisar y firmar los requerimientos de cobros a los propietarios de centros de hospedaje. Revisar el control diario de los ingresos reales de los pagos por multas, impuestos sobre hospedaje e impuesto de salida del pas, para cruce de informacin con la Seccin de Contabilidad y Presupuesto.

Calcular intereses a establecimientos que tributan el impuesto sobre hospedaje atrasado. Realizar la suscripcin de Convenios de Pago. Rendir informe mensual de cobros a la Jefatura Financiera.

Dentro del anlisis realizado en relacin a las funciones de la Seccin de Cobros, se detecta que la Unidad de Cobros no cuenta con una comunicacin adecuada con la Unidad de

92 Fiscalizacin y por ende carece de informacin oportuna. (Ver: informe de hallazgos y recomendaciones, pg. 113 ) Seccin de Compras: Esta Seccin su funcin fundamental es proveer de bienes y servicios a todas las unidades administrativas que integran su organizacin, para el efecto debe observar y cumplir con los procesos de adquisicin de bienes y contrataciones de servicios de acuerdo con la normativa legal, fundamentalmente en lo que dispone la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 y su reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92. Esta Seccin est integrada por un Jefe que ocupa el puesto de profesional I, quien tiene a su cargo coordinar las actividades, y cuenta una secretaria y ocho auxiliares quienes tienen asignadas diferentes actividades relacionadas con el proceso de cotizacin, adquisicin y adjudicacin de bienes y servicios que requieren todas las unidades administrativas que integran la organizacin de la institucin.

La Seccin de Compras tiene como principales funciones las siguientes: - Revisin de pedidos que emiten todas las unidades administrativas cuando requieren algn bien o servicio. - Revisin de cotizaciones y que renan los requisitos del interesado y los de ley. - Envo de los expedientes a la Seccin de Presupuesto, para su codificacin presupuestaria. - Elaboracin, revisin y firma de Orden de Compra y Pago por adquisicin de bienes y/o servicios. - Remitir las Ordenes de Compra y Pago, para su firma a la Seccin de Contabilidad y Departamento Financiero. - Remitir las Ordenes de Compra y Pago para firma a la Divisin Administrativa. - Atender reuniones con proveedores diversos. - Supervisar el trabajo del personal a su cargo. De conformidad al anlisis realizado a la seccin en mencin, se detecta que los procesos de adquisicin de bienes y contratacin de servicios, presentan debilidades. (Ver: informe de hallazgos y recomendaciones, pg. 114 )

93 Seccin Computacin Esta Seccin est integrada por un jefe que ocupa el puesto de profesional I, quien tiene a su cargo coordinar el sistema informtico en red en todas las unidades administrativas de la institucin, cuenta con una secretaria y cuatro auxiliares, que realizan las actividades de analistas, programadores, mantenimiento a los sistemas existentes. La Seccin de computacin tiene como principales funciones las siguientes:

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de la seccin. Administrar el sistema de comunicacin en red. Analizar, disear y programar sistemas financieros. Elaborar manuales y documentacin de programas de computacin. Coordinar los mantenimientos preventivos y correctivos llevados a cabo por el rea tcnica para garantizar la vida til del equipo.

Coordinar que todos los sistemas instalados se encuentren documentados y en ptimo funcionamiento.

Controlar la seguridad de la informacin.

En relacin al anlisis de las funciones de esta seccin, se determin que el personal es insuficiente, existe demora en la atencin que requieren los usuarios internos de la institucin, ante desperfectos informativos que se originan en los sistemas de informacin. (Ver: informe de hallazgos y recomendaciones, pg. 116 ) 4.4 ANLISIS PROCEDIMENTAL

Dentro del anlisis efectuado a los procedimientos se determin que las unidades administrativas que integran la Coordinacin Financiera, carecen de Manuales de Normas y Procedimientos que permita identificar oportunamente la descripcin de procedimientos y diagramacin respectiva, como gua en el desempeo de las actividades. (Ver: informe de hallazgos y recomendaciones, pg. 118 )

4.5 ANLISIS DE RELACIONES: Todas las secciones que integran la Coordinacin Financiera son independientes entre s, deben reportar los resultados de su trabajo directamente a la Coordinacin, sin embargo

94 aunque no dependen una seccin de otra, en la mayora de los procesos que realizan, el trabajo que una realiza sirva como insumo para el desempeo de las labores de otra Seccin. Asimismo la relacin entre las personas de la Coordinacin Financiera se realiza de una manera cordial, se puede apreciar la comunicacin vertical y escrita que se realiza en direccin descendente es decir desde el Coordinador Financiero hacia los mandos medios; y la comunicacin escrita interna y externa, se efecta a travs de nombramientos, memorndums, circulares, correos electrnicos, providencias y oficios en donde los principales objetivos son informar dirigir e instruir sobre la realizacin de alguna actividad o tarea especial y algunas situaciones especficas.

Tambin se aprecia la comunicacin ascendente, pero con menor frecuencia, ya que los mandos medios pretenden informar a la Coordinacin Financiera, sobre lo que sucede en los niveles ms bajos, por ejemplo a veces se solicita el apoyo para la toma de decisiones de alguna situacin especial que se presente.

La Coordinacin Financiera para desarrollar sus actividades se apoya en servicios proporcionados por : Divisin Administrativa, Divisin Desarrollo del Producto, Divisin de Mercadeo, Departamento de Recursos Humanos, Asesora Jurdica y Auditora Interna.

Por el tipo de trabajo que desarrolla y la ubicacin fsica que ocupa la Coordinacin Financiera, mantiene relaciones de trabajo con todo el personal que integra el Instituto Guatemalteco de Turismo, independientemente del Departamento o Seccin en el cual labore, derivado a que en la mayora de las unidades ejecutoras, deben solicitar asignacin de fondos en traslado, remesas enviadas al exterior y presentar las liquidaciones respectivas ante Visa de la Coordinacin Financiera. De tal manera que todos los empleados se relacionan con la Coordinacin Financiera, ya que es la encargada de coordinar y supervisar la correcta ejecucin financiera presupuestaria de la Institucin.

4.6 ANLISIS DE FACULTADES: Dentro del anlisis de facultades efectuado en la Coordinacin Financiera se determina que la autoridad otorgada a cada una de las secciones que la integran, se desplaza de arriba hacia

95 abajo y se limita al cumplimiento de sus funciones principales asignadas al rgano, ya que la toma de decisiones se realiza directamente en la Coordinacin Financiera en consenso con los mandos medios.

Con relacin a lo mandos medios, es importante hacer notar que estn facultados a travs de la autoridad de lnea que desempean, a supervisar y dirigir el trabajo de los auxiliares que integran la seccin bajo su cargo, manteniendo con stos una relacin de mando, sin embargo ante cualquier excepcin que se presente dentro de las atribuciones del auxiliar, las decisiones fundamentales son tomadas en una especie de consenso entre el Jefe de la Seccin y el Coordinador Financiero.

4.7 ANLISIS DEL PERSONAL QUE LABORA EN LAS DIFERENTES REAS DE LA ORGANIZACIN Al referirse al recurso humano empleado y el tipo de contratacin nominal existente, es importante indicar que a nivel organizacional incluyendo a la Coordinacin Financiera, la institucin cuenta con un total de 369 empleados, integrados de la manera siguiente: 1. Personal permanente: Comprende a los trabajadores que desempean una labor por tiempo indefinido dentro de la institucin, con cargo al rengln 011. 2. Personal Supernumerario: Comprende a los trabajadores que desempean labores en forma temporal, con cargo al rengln 021.

3. Otras remuneraciones de Personal Temporal: Comprende a personal contratado por asesoras profesionales, con cargo al rengln 029.

4. Otros estudios y/o servicios: Comprende a personal contratado para actividades tcnicas en forma temporal, con cargo al rengln 189.

5. Estudios, investigaciones y proyectos: Comprende al personal contratado por algn tipo de estudio especfico, con cargo al rengln 183, todos del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Institucin.

96 Siendo el recursos humano uno de los elementos fundamentales para llevar a cabo la ejecucin de las diversas actividades administrativas y operativas que se requiere para alcanzar las metas y objetivos; es importante mencionar la clasificacin y distribucin del total de personal dentro de las diferentes reas de la organizacin institucional. A continuacin se presenta el 100% del personal que labora en la institucin, segn detalle en cuadro siguiente: (Ver: pgina No. 97)

97
INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO INTEGRACIN 100% DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA ORGANIZACIN

Unidades Administrativas Ubicacin Direccin Superior Direccin Subdireccin Asesores de Direccin Asesora Jurdica Auditora Interna Unidad de Fiscalizacin Relaciones Pblicas Seccin eventos Seccin Trajes Tpicos Unidad Marimba Seccin Audiovisuales Cooperacin Internacional Asistencia al Turista Divisin Administrativa Depto. Coordinacin Financiero Seccin de Caja Seccin de Cobros Seccin de Contabilidad Seccin de Presupuesto Seccin de Compras Seccin Almacn Suministros Seccin de Computacin Depto. Recursos Humanos Seleccin personal Seccin capacitacin Servicios Mdicos Depto. Administrativo Seccin transportes Seccin de mantenimiento Seccin de seguridad Seccin de conserjera Castillo San Felipe Divisin de Mercadeo Invest. de Mercados Viajes de Prensa y Familiarizacin Seccin Represent. En el Exterior Seccin Estadsitica Depto. de Promocin Unidad Materiales y Textos Seccin Ferias Internacionales Seccin de Espectculos Divisin Desarrollo del Producto Depto. de Fomento Seccin Patrimonio Cultural Seccin Patrimonio Natural Seccin Deleg. Nacionales Seccin Registro y Verific. Empresas Mercado de Artesanas Unidad Ceditur Seccin Biblioteca Seccin Archivo Depto. Planeamiento Unidad de Diseo Seccin Estudios y Proyectos Museo Estanzuela Unidad de Sealizacin Seccin de Formacin Turstica Seccin Promocin de Inversiones Comits de Auto Gestin Turstica Total Personal 100%

Rengln 011 Personal Permanente

Rengln 021 Personal Temporal

Rengln 029 Personal

Rengln 189 Personal

Rengln 183 Personal

Total Personal

1 1 2 1 1 2 1 1 9 1 1 2 2 3 3 3 3 1 2 2 1 1

1 1 1 1 7 8 1 1 1 2 1 9

12

3 1

17 2 2 5 10 9 5 2 1 10 3 2 9 2 2

2 2 2

3 7 2 1 4 4 4 1 1 2 1 1 2

6 10 5 4 8 2 6 7 1 1 2 9 12 5 26 17 11 4 1 3 11 4 3 2 5 1 4 1 15 5 1 1 2 34 7 4 2 1 2 14 14 2 6 3 2 3 2 4 1 17 2 2 2 1

6 10 5 8 11 8 2 4 1 1 5

3 2 18 6 3 2 1 1 1

2 11 3 1 1 13 12 4 2 2 3 2 1 17 2 2 2 1

2 1 8 1 1 1 2 1

1 186 50% 114 31% 38 10%

3 30 8% 1 1%

4 369 100%

98 Con base al cuadro anterior, a continuacin se presenta grficamente, un resumen que refleja el 100% del personal que labora en la institucin, quienes han sido contratados y clasificados en los renglones presupuestarias siguientes:

INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO PERSONAL QUE INTEGRA LA ORGANIZACIN

200 180 160 140
CANTIDAD

186 114

120 100 80 60 40 20 0

38

30 1

RENGLN 021

RENGLN 029

RENGLN 189

Como se observa en el cuadro y grfica anterior, el recurso humano que labora en las diferentes reas administrativas de la institucin, asciende a la cantidad de: trescientos sesenta y nueve empleados (369) segn categoras presupuestarias, que a continuacin se indican:

Categora presupuestaria 1. Personal permanente 2. Personal supernumerario 3. Personal temporal 4. Personal (otros estudios y/o servicios) 5. Personal (investigacin y proyecto) Total personal

Rengln rengln 011 rengln 021 rengln 029 rengln 189 rengln 183

Cantidad personal 186 114 38 30 1 369

RENGLN 183

RENGN 011

% 50 31 10 8 1 100%

Por lo anterior, a continuacin se presenta un anlisis financiero, relacionado con los salarios y otras prestaciones del personal, por gastos ejecutados durante el ao 2005.

99 Servicios Personales Programa Actividades Centrales Programa Promocin Turstica Programa Desarrollo Turstico Programa fomento y ordenamiento turstico. Total ejecutado ao 2005 Monto Q. 26.390,465.00 Q. 4.321,735.00 Q. 2.283,206.00 Q. 4.279,428.00 Q. 37.274,834.00 % 71 12 6 11 100%

Con base al anlisis anterior, se determina que durante el ao 2005, se ejecut la cantidad de (Q. 37.274,834.00) correspondiente a gastos por Servicios Personales, este incluye sueldos, honorarios y otras prestaciones relacionadas con el personal contratado, lo que equivale a un 24% del gasto ejecutado, en relacin al presupuesto total de (Q. 156.341,590.00) asignado a la Institucin durante el ao 2005. Como resultado del anlisis realizado al 100% del personal que laboran en la institucin, se observa que la Divisin Administrativa y Divisin Desarrollo del Producto, son las unidades en donde se centraliza el mayor nmero de empleados contratados. Por lo que deben ser reestructurados en sus funciones. (Ver. pg. 97)

Lo anterior obedece a que se observa, que en algunas Divisiones, Departamentos y Secciones, existe demasiado personal con pocas atribuciones y otras con poco personal y gran exceso de trabajo. Asimismo existe un excesivo gasto en el funcionamiento administrativo de la Institucin, una de las causas son las mltiples prestaciones laborales que goza el personal permanente, as como la contratacin y despido constante del personal temporal, ocasionando un clima de inestabilidad laboral y no propicio en lograr una carrera administrativa dentro de la Institucin.

100 4.8 ANLISIS DE LA ESTRUCTURA PROPUESTA DE ACUERDO A LOS CAMBIOS FUNCIONALES A REALIZAR

4.8.1 La Institucin dispone de un Organigrama General (Ver: pg. No. 77) que conforma su estructura organizativa, el que incluye a la Coordinacin Financiera, cuya estructura administrativa no refleja adecuadamente la integracin relacionada con el nmero de plazas, ttulo funcional y ttulo nominal, lo cual no permite contar en forma oportuna con informacin clara y detallada para la toma de decisiones. Por lo que se elabor y se proponen los Organigramas Nominal y Especfico, (Ver: pginas No. 86-87) de conformidad a los resultados de la evaluacin realizada en la Coordinacin Financiera, a efecto de mostrar la conformacin de su organizacin con base al estudio realizado.

En esta parte del anlisis la estructura organizacional de la Coordinacin Financiera, divide, organiza y coordina sus actividades utilizando la departamentalizacin por funciones, es decir basado en la naturaleza del trabajo as como en las destrezas y tecnologa necesaria para ejecutarlo; as que cuenta con seis (6) secciones que son: Presupuesto, Contabilidad, Caja; Cobros, Compras y Computacin, cada una integrada por un jefe que la dirige y varios auxiliares para el desempeo de las funciones inherentes a cada Seccin.

Tal y como se visualiza en el organigrama especfico y nominal propuestos, el tramo de control o nmero de subordinados sobre los cuales una persona tiene autoridad y control vara dependiendo de la situacin y el tipo de organizacin; sin embargo en la Coordinacin Financiera es perfectamente manejable, ya que el coordinador financiero tiene bajo su cargo a los seis (6) jefes de seccin, adicionalmente cada jefe no excede de cinco (5) auxiliares excepto las secciones de Cobros y Compras, que cuentan con ocho (8) auxiliares por la magnitud y naturaleza de sus actividades.

101 4.8.2 Asimismo, se observ que la Unidad de Fiscalizacin, est bajo la coordinacin y responsabilidad de Auditora Interna, dicha funcin es incompatible, por lo que se sugiere que sta tenga su propia coordinacin y relacin directa con la Divisin AdministrativaFinanciera. (Ver: Organigrama General Propuesto, pg. No. 103)

4.8.2.1 Que la Unidad de Auditora Interna, se ubique dentro del organigrama como ente asesor que dependa directamente de la Alta Direccin, ya que el Acuerdo de Direccin No. 405-205, regula su independencia. (Ver: Organigrama General Anterior pg. No. 77 y Organigrama General Propuesto No. 103)

4.8.3 Asimismo, se sugiere crear la Seccin de Organizacin de Mtodos y Procedimientos, y que se ubique bajo la jerarqua y coordinacin del Departamento de Recursos Humanos, (Ver: Organigrama General Propuesto, pg. No. 103) que tendr como funcin en revisar, apreciar operaciones y procedimientos establecidos en el proceso operacional de la Institucin. Esto como consecuencia de las debilidades detectadas en el aspecto administrativo hacia la falta de herramientas administrativas que limitan la eficiencia y eficacia de los mismos, que a continuacin se indican: 1. Falta de manuales de organizacin y puestos 2. Falta de manuales de normas y procedimientos administrativos 3. Falta de mtodos de control de evaluacin del desempeo del personal 4. Falta de programas de capacitacin y desarrollo del personal.

Por lo que se recomienda la implementacin viable de los mismos, la primera (1era.) define informacin clara y ordenada sobre la organizacin, polticas y lneas de mando dentro de la Institucin, as como las atribuciones especficas de cada puesto de trabajo. La segunda (2da.) define la secuencia procedimental para la ejecucin de las actividades propias de las funciones administrativas. La tercera y cuarta (3era. y 4ta.) definen un mtodo un mtodo para la evaluacin del desempeo del personal, el cual permite visualizar el rendimiento o deficiencia que presenta

102 el empleado y las acciones que han de tomarse para mejorar la eficiencia del personal, as como los procedimientos que se requieren para establecer un programa de capacitacin y desarrollo del personal en los diferentes niveles de la Institucin.

Como resultado del anlisis estructural realizado, a continuacin se presenta el organigrama general propuesto (ver: pg. No. 103) la cual refleja la reubicacin y creacin de la unidades administrativas siguientes: 1. Que la Unidad de Auditora Interna, dependa directamente de la Direccin. 2. Que la Seccin de Fiscalizacin, dependa directamente de la Divisin Administrativa Financiera. 3. Crear la Seccin de Organizacin Mtodos y Procedimientos, y que dependa de la coordinacin del Departamento de Recursos Humanos. A continuacin se presenta el Organigrama General Propuesto (Ver: pgina 103)

103 INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO ORGANIGRAMA GENERAL PROPUESTO

Direccin
Asesores de Direccin

Auditora Interna

Subdireccin

Asesora Jurdica

Relaciones Pblicas

Eventos

Ballet Divisin de Desarrollo del Producto Divisin de Mercado Divisin Administrativa

Prensa
Fiscalizacin

CEDITUR

Biblioteca Planeacin Fomento Archivo

Medios Audio Visuales

Investigacin de Mercados Operacin y

Promocin

Administrativo

Financiero

Comerciali
Delegaciones en el Exterior Materiales y Textos Seguridad Transportes Viajes de Familiarizacin y Prensa Mantenimiento Castillo de San Felipe Contabilidad Caja Cobros Compras Presupuesto

Recursos Humanos

Trajes Regionales

Estudios y Proyectos Patrimonio Natural y Cultural

Registro y Verificacin de Servicios Tursticos

Estadstica

Reclutamiento Y Seleccin

Marimba

Acciones de Personal

Delegaciones Nacionales Formacin Turstica Promocin de Inversiones

Capacitacin De Personal

Mercado Artesanas Supervisin Obra Fsica Unidad de Diseo

Clnica
Computacin
Mdica

Clnica Odontolgica

Organizacin

Sealizacin

Y Mtodos

Fuente: Centro de Documentacin Informacin Turstica (CEDITUR) Guatemala, marzo de 2004.

104 4.9 PRESENTACIN DE INFORME QUE CONTIENE LA FORMULACIN DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DETECTADAS EN EL PRESENTE ESTUDIO.

A continuacin se presenta ante la administracin del Instituto Guatemalteco de Turismo, el informe que contiene las deficiencias de control interno detectas durante el proceso de la investigacin, relacionadas con los aspectos administrativos, contables y fiscales, esperando que las recomendaciones contenidas en dicho informe contribuyan a mejorar y fortalecer la eficiencia del ambiente de control interno de la administracin. (Ver: pgs. 109 al 118)

105 4.10 CONTENIDO INFORME EVALUACIN DE ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIN DE TURISMO LA ESTRUCTURA

Descripcin

Pginas

1. Antecedente ...................................................................................................................106 2. Objetivos.........................................................................................................................106 3. Alcance.....................................................................................................................106-107 4. Enfoque Metodolgico.....................................................................................................107 5. Dictamen..........................................................................................................................108 6. Hallazgos sobre Deficiencias de Control Interno.....................................................109-118

106 INFORME EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIN DE TURISMO 1. Antecedente La Institucin es una entidad estatal descentralizada que se dedica a la promocin turstica, con personalidad jurdica para adquirir derechos y contraer obligaciones y con patrimonio propio, segn Decreto Legislativo 1701, reformado por los Decretos 22-71 y 23-73, vigente a la fecha, Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Turismo, emitido por el Congreso de la Repblica y publicado en el Diario Oficial el 6 de octubre de 1967, 19 de abril, 1971 y 26 de abril, 1973, respectivamente, las atribuciones que la Ley le asigna al Instituto, para el fomento del turismo interno y receptivo. (Ver: anexo 1) 1.1 Funcin o gestin principal de la entidad La institucin tiene como funcin principal la promocin, desarrollo e incremento del turismo, tanto a nivel nacional como internacional. 2. Objetivos 2.1 Evaluacin de la estructura organizacional, los controles internos, externos y Administrativos-Financieros, y de acuerdo al anlisis realizado proponer los cambios funcionales a realizar en el organigrama general de la institucin. 2.2 Conocer el proceso administrativo y operacional de la Coordinacin Financiera de la Institucin. 2.3 Detectar las deficiencias administrativas, contables y fiscales, inherentes a la actividad administrativa de la organizacin. 2.4 Recomendar mejoras para el fortalecimiento del control interno de la estructura organizacional de la institucin. 3. Alcance La evaluacin de la estructura organizacional de la institucin, comprende del 01 de enero al 31 de diciembre de 2005, contempl la evaluacin de: 3.1 La estructura organizacional de la institucin. 3.2 Evaluacin de la administracin del personal. 3.3 Puesto funcional y nominal que integra a la Coordinacin Financiera. 3.4 Evaluacin delegacin de autoridad.

107 3.5 Evaluacin de relaciones y responsabilidad administrativa. 3.7 Evaluacin de procedimientos administrativos financieros.

4.

Enfoque Metodolgico Se recopil documentacin, aplicacin de cuestionarios y entrevistas personales a funcionarios y empleados de cada una de las reas evaluadas. (Ver: anexo 2)

5.

Dictamen Se presenta al Consejo de Direccin de la Institucin, la opinin final que soporta el resultado de la evaluacin realizada.

6.

Hallazgos sobre Deficiencias de Control Interno Derivado de la evaluacin realizada, se establecieron deficiencias que se presentan como hallazgos de control interno, que merecen ser atendidas por la administracin, con la finalidad de adoptar las acciones correctivas para el fortalecimiento del control interno de la institucin. (Ver: Informe de hallazgos y recomendaciones, pgs. 109 al 118 )

108 DICTAMEN Guatemala, 31 de diciembre de 2005

Seores Consejo de Direccin Del Instituto Guatemalteco de Turismo He practicado la evaluacin del control interno de las reas administrativas que conforman la estructura organizacional del Instituto Guatemalteco de Turismo, por el ao terminado al 31 de diciembre de 2005. El control interno es responsabilidad de la administracin de la institucin. Mi responsabilidad es expresar una opinin sobre el mismo, basado en mi evaluacin. Efectu mi evaluacin, de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental (NAGs) ests normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable en la evaluacin del control interno, as como la observancia y aplicacin de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental (NGCI). Como resultado de la evaluacin efectuada, el presente informe contiene hallazgos y recomendaciones que he detectado y que se encuentran en detalle en el correspondiente informe de auditora, lo cual facilitar un mejor entendimiento del mismo. El presente informe en mencin, es slo para informacin y uso de la administracin y otros dentro de la organizacin. En m opinin considero que la presente evaluacin de control interno arriba mencionado, contienen recomendaciones que sern de utilidad para la institucin, a fin de mejorar su ambiente de control interno. Agradezco la colaboracin y cortesa mostradas por funcionarios y empleados lo que fue de singular importancia para el desarrollo del presente trabajo. Atentamente, Lidia Sincal Lpez Contadora Pblica y Auditora Colegiado xxx

109 HALLAZGOS SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO La institucin no cuenta con una estructura de organizacin formalizada y alineada al marco legal vigente, lo cual no permite el reconocimiento y uso generalizado, ni la continuidad que garantice la definicin de los procesos, polticas y procedimientos y desempeo eficiente. Hallazgo No. 1 Condicin La institucin cuenta con una organigrama general, pero no es congruente con el marco legal vigente. Contiene las dependencias y puestos que conforman a la institucin, pero carece de una descripcin de lneas de comunicacin, coordinacin, supervisin y relaciones interinstitucionales. No tiene una adecuada descripcin de los roles, funciones responsabilidades y resultados por rea claves que integren y visualicen a cada departamento con sus respectivas secciones y unidades bajo su cargo, as como el ttulo funcional, nominal y la cantidad de recurso humano con que cuenta cada unidad administrativa. Por lo que fue necesario realizar el trabajo de campo analizando a las 6 secciones que integran a la Coordinacin Financiera y como resultado se propone el Organigrama Nominal a dicha coordinacin (Ver: pg. 87) Criterio La estructura de organizacin debe estar alineada a lo establecido en el artculo 8. de la Ley Orgnica Interna de la Institucin Decreto 1701 del Congreso y sus reformas, en el que establecen las funciones bsicas que debe llevar a cabo. Causa La Institucin no cuenta con una estructura de organizacin formalmente establecida y de uso comn. La Ley Orgnica establece la estructura general y esta data de 1967. El organigrama actual fue modificado en 2004 y establece las relaciones de dependencia generales segn la estrategia de organizacin definida por las autoridades, sufre constantemente modificaciones pues es utilizado como instrumento de datos relativos a puestos, ya que la estructura de organizacin est supeditada a cambios definidos por cada Director nombrado lo cual no permite contar con un organigrama estandarizado, autorizado y oficializado por la Direccin de la Institucin, para el conocimiento a todas las unidades administrativas. Cada unidad ha definido su estrategia y la estructura que considera ms eficaz para el logro de objetivos definidos. La institucin cuenta nicamente con organigramas pero no con una descripcin detallada de roles y funciones, no tiene definidos los procesos, las polticas y procedimientos. Efecto Alta concentracin del proceso de toma de decisiones y responsabilidad hacia las autoridades, y el Departamento de Recursos Humanos, producto de no tener definido niveles

110 de responsabilidad, distribuidos entre los diferentes niveles jerrquicos que participan en la ejecucin. Recomendacin - Que sean diseados los procesos clave de la institucin, alinear la estructura a las polticas, y procedimientos que permitan asegurar el aprovechamiento y la adecuada asignacin de los recursos disponibles. - Describir en forma detallada la estructura de organizacin y los puestos que la conforman y si fuese requerido alinear la ley a la estructura definida y darle formalidad ante los diferentes niveles de la organizacin. La institucin no cuenta con manuales de organizacin y puestos estandarizadas que faciliten la organizacin del Recurso Humano. Hallazgo No. 2 Condicin Ninguna dependencia cuenta con manuales de organizacin y puestos que permita conocer formalmente las funciones, responsabilidad y requerimientos de cada puesto bajo su cargo, no obstante, se dispone un manual de organizacin y puestos, pero desactualizado y no autorizado oficialmente por la Direccin, est manual data desde el ao 1999, con fines de consulta interna para uso exclusivo del Departamento de Recursos Humanos, el que contiene la descripcin de lneas de comunicacin, coordinacin, supervisin y relaciones interinstitucionales de las distintas unidades administrativas, sin cumplir con los requisitos mnimos que establece la gua de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-. Criterio De conformidad a las atribuciones inherentes al Departamento de Recursos Humanos de la Institucin, sta debe mantener actualizado y autorizado oficialmente por la Direccin, los manuales de organizacin y puestos de acuerdo con los requisitos mnimos que establece la gua para la elaboracin del Manual de Organizacin y Puestos de la oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-, de conformidad al procedimiento y requisitos siguientes: Identificacin del Puesto: I. Descripcin general del puesto II. Descripcin especfica de las funciones del puesto: a) Funciones permanentes b) Funciones peridicos o eventuales III. Condiciones Organizacionales: a) Ubicacin administrativa b) Supervisin c) Responsabilidad d) Bienes y equipos de oficina IV. Condiciones de trabajo: a) Lugar de trabajo b) Jornada c) Riesgo d) Esfuerzos: mental, fsico.

111 V. VI. Causa La falta de actualizacin de manuales de organizacin y puestos, origina debilidad en el control administrativo ya que no identifica en forma oportuna y objetiva las principales atribuciones y responsabilidad de cada puesto de trabajo. Efecto Incertidumbre y riesgo de control, dentro del personal en relacin a las funciones y responsabilidad que deben asumir. Puede optar por seguir haciendo lo que se vena haciendo o esperar que le sean definidos nuevos roles, funciones y responsabilidad. Puede evadirse responsabilidad y transferirla a las altas autoridades aduciendo centralizacin de toma de decisiones. Recomendacin - La Institucin debe definir una estructura bsica y metodologa estndar para diseo y documentacin de descripcin de puestos e involucrar a la Direccin para su autorizacin y socializacin oficial del manual de organizacin y puestos, con la finalidad de dejar por escrito y en forma ordenada, las atribuciones y responsabilidades que corresponden a cada puesto de trabajo. - Que los manuales de organizacin y puestos se diseen en congruencia con los requisitos mnimos que establece la gua del Manual de Organizacin y Puestos de la Oficina Nacional de Servicio Civil. -ONSEC-, para cada puesto de trabajo con el objetivo de establecer las diferencias y propiciar la solucin a las mismas. La Institucin no cuenta con un sistema automatizado que facilite la gestin y obtencin de informacin actualizada sobre los Recursos Humanos. Hallazgo No. 3 Condicin Se carece de un sistema integrado de gestin de recursos humanos, lo cual implica duplicacin de esfuerzos, tiempo mayor de registro y generacin de datos, dispersin de la informacin. Criterio Para la adecuada administracin del recurso humano se debe contar con sistemas de informacin, con adecuado apoyo tecnolgico, que faciliten la integracin de datos e informacin en tiempo real. Causa La administracin, no ha priorizado este tipo de sistema dentro de su gestin, a pesar de que los servicios personales, constituyen una ejecucin de Q. 37.274,834 equivalente a un 24% en relacin al presupuesto institucional aprobado durante el ao 2005, que asciende a la cantidad de Q. 156.341,590.00 respectivamente. (Ver: pg. 99) Especificacin: Educacin y experiencia Documentos que utiliza para realizar su trabajo.

112 Efecto Duplicacin de esfuerzos en la preparacin de la informacin, limitando la toma de decisiones en forma oportuna. Recomendacin La administracin debe de evaluar y adquirir la tecnologa adecuada para el sistema de Gestin de Recursos Humanos El Departamento de Recursos Humanos de la Institucin, no cuenta con mtodos de evaluacin de desempeo y programas de capacitacin y desarrollo a corto plazo. Hallazgo No. 4 Condicin No existen mtodos de evaluacin que identifiquen el nivel de desempeo del recurso humano, as como programas de capacitacin y desarrollo a corto plazo. Criterio De conformidad al Manual de Organizacin y Puestos del departamento de recursos Humanos, dentro de sus funciones se encuentra la administracin de la fuerza laboral de la institucin y el desarrollar programas de capacitacin. Causa Falta de mtodos de evaluacin que midan el nivel de desempeo del personal, as como la falta de presupuesto para programas de capacitacin a todo los niveles administrativos. Efecto Poca credibilidad en el desempeo eficiente y el desarrollo profesional. Recomendacin Que la administracin implemente la herramienta administrativa del mtodo de Evaluacin del Desempeo del Personal a fin de visualizar el rendimiento o deficiencias que presenta el personal y las acciones que han de tomarse para mejorar la eficiencia, ya que una evaluacin peridica permiten al empleado as como a sus jefes, conocer sobre su rendimiento, para establecer las necesidades de capacitacin y desarrollo. Dentro de los aspectos fiscales del proceso contable de la institucin, se detecta la debilidad siguiente: Hallazgo No. 5 Condicin No se concilia adecuadamente los saldos por retenciones del Impuesto Sobre la Renta (ISR) originados por el personal contratado bajo los renglones presupuestarios 011 y 029, as como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) generado en la venta de bienes y prestacin de servicios.

113 Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental 5.7. Conciliacin de saldos, indica que: Las autoridades superiores de cada entidad, son responsables en su respectivo mbito, de la aplicacin de procedimientos de conciliacin de saldos, de manera tcnica, adecuada y oportuna. Causa Falta de conciliacin de saldos y de un formato especfico que permita visualizar los saldos segn registros auxiliares en relacin al registro contable. Efecto Riesgo de no detectar oportunamente cualquier diferencia significativa retenida y que afecte a la administracin, ocasionando multas a funcionarios y empleados de la institucin. Recomendacin La administracin debe conciliar los saldos e implementar el uso de un formato especfico, que permita visualizar la conciliacin mensual del ISR-, e IVA-, generado por la venta y prestacin de servicios que realiza la institucin. La Seccin de Cobros no cuenta con una comunicacin adecuada con la Unidad de Fiscalizacin y por ende carece de informacin oportuna. Hallazgo No. 7 Condicin - No existe una estrecha comunicacin entre la Unidad de Cobros y Fiscalizacin, esta ltima que le permita tener informacin oportuna acerca de la gestin relacionada con la recaudacin de impuesto sobre hospedaje y el impuesto de salida del pas va area. - La Unidad de Cobros no cuenta con un sistema automatizado para el registro y control del cobro de los impuestos y que paralelamente permita a la Unidad de Fiscalizacin visualizar y/o consultar informacin relacionada con (fecha de inscripcin del hotel, categora, propietario y/o representante legal, direccin del establecimiento hotelero a fiscalizar, nmero de habilitaciones, tarifa autorizada para operar etc.) informacin bsica previo a fiscalizar un hotel, as como informacin relacionada con las lneas areas. Criterio La unidad de cobros debe tener informacin veraz y oportuna para apoyar paralelamente a la Unidad de Fiscalizacin en su gestin. Causa No se cuenta con los recursos informticos necesarios para llevar a cabo eficientemente esta actividad. Efecto Disminucin de los ingresos de la institucin, por falta de informacin oportuna, lo cual limita cumplir con una cobertura adecuada de los hoteles sujetos a fiscalizar por la Unidad de Fiscalizacin.

114 Recomendacin La administracin de la Institucin debe proporcionar a la Unidad de Cobros y de Fiscalizacin, los recursos informticos y logsticos necesarios para que puedan cruzar informacin veraz y oportuna, y sobre esta base hacer mas efectiva la gestin de control y cobro de impuestos. La Seccin de Compras, en sus procesos de adquisicin de bienes y contratacin se servicios, presentan las debilidades siguientes: Hallazgo No. 8 Condicin
-

Se observ que algunas unidades administrativas de la institucin, realizan sus compras sin que la Seccin de Compras, como ente normativo rector regule e intervenga en el proceso de adquisicin de bienes y contratacin de servicios, trasladando nicamente la documentacin de soporte, para elaboracin de la orden de compra y pago y as poder documentar la adquisicin. La Seccin de Compras carece de acceso a las disponibilidades presupuestarias, lo que muchas veces provoca, duplicidad de esfuerzo del personal, sobregiro presupuestario el hecho de crear un compromiso a la Institucin, sin un respaldo financiero adecuado. No se cuenta con un programa anual de compras, ni se planifica la periodicidad de las mismas, como consecuencia de falta de polticas y procedimientos de la Seccin de Compras. Criterio De conformidad a las Normas Generales de Control Interno -(NGCIGs)-, segn norma No. 2.3 establece literalmente que: Autorizacin y Registro de Operaciones, cada entidad pblica debe establecer por escrito, los procedimientos de autorizacin, registro, guarda, custodia y control de todas las operaciones, son aplicables a todos los niveles de organizacin, independientemente que dichas operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico posea la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa No se cuenta con manuales de procedimientos y polticas de compras, que regule todos los procesos de adquisicin de bienes y contratacin de servicios. Efecto Riesgo que se omita alguna etapa en los procesos de adquisiciones de bienes o contratacin de servicios, al basarse equvocamente en regulaciones cada unidad administrativa, debido a que no se cuenta con un ente normativo. Recomendaciones

- Que las autoridades de la institucin, deben crear un ente rector normativo, centralizador y de supervisin de los procesos de adquisiciones, el cual dentro de sus atribuciones tendr la

115 responsabilidad de velar por la correcta aplicacin y fiscalizacin de los procedimientos de adquisicin, con el objeto de darle transparencia a las adquisiciones y dejar evidencia oportuna de los procesos iniciados y finalizados. - Que la administracin financiera debe proveer los accesos correspondientes a la Seccin de Compras, a fin de que le permita visualizar y verificar, previo a la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, si se cuenta con asignacin y disponibilidad presupuestaria, a fin de evitar sobregiros presupuestarios. - La Seccin de Compras debe elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, que le permita evitar posibles fraccionamientos de compras y reparos de parte de la Contralora General de Cuentas. El almacn general no cuenta con una adecuada automatizacin y sistematizacin que permitan centralizar todos los ingresos y egresos al mismo. Hallazgo No. 9 Condicin En el rea de almacn se observ las siguientes debilidades: El almacn general no esta centralizado. - No se ha definido un adecuado proceso que garantice que todos los bienes que adquiere la institucin, ingresen por almacn. - El Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), no cuenta con un mdulo que permita integrar los ingresos y egresos en almacn.
-

Criterio Las Normas de Auditora Interna Gubernamental, norma 1.3 Funciones de la Unidad de Auditora Interna, indica lo siguiente: La UDAI debe evaluar los sistemas integrados de administracin y finanzas y otros sistemas y procesos complementarios; as como los controles internos y de calidad a ellos incorporados, para determinar si se estn logrando los resultados o beneficios deseados, que fueron establecidos al momento de fijarse los objetivos y metas por los organismos o entidades. Causa Falta de supervisin por parte de Auditora Interna, como responsable de la evaluacin del control interno que involucran las actividades del Almacn General. Efecto Posible prdida de bienes, descontrol de bodegas y compras sin llenar los procedimientos adecuados. Recomendacin Que la administracin de la institucin, debe coordinar acciones correspondientes con la administracin del SIAF-SAG, a fin de que se le provea un mdulo que le permita, que desde el momento en que se genera una transaccin, sta afecte paralelamente los registros del almacn general, actualice el inventario de almacn y le permita llevar control, registro y existencia en inventario.

116 El personal de sistemas que labora en la Seccin de Cmputo, es insuficiente. Hallazgo No. 10 Condicin El personal de sistemas es insuficiente para las actividades que debe realizar. Criterio Para poder dar un servicio adecuado y oportuno a los usuarios internos, el personal de sistemas debe tener personal especializado para las distintas actividades que realiza. Tales como: 1. Administrador de Sistemas 2. Administrador de Base de Datos 3. Analista de Sistemas 4. Personal de Soporte Tcnico 5. Administrador de los sitios Web. Causa No se dispone de suficiente personal para el rea. Se han hecho traslados de personal a otras reas y estas personas no han sido sustituidas. Efecto La falta de personal, origina demora en la atencin a usuarios internos, provocando muchas veces prdida de tiempo en el avance de las actividades administrativas. Recomendacin La administracin debe evaluar la conveniencia de contratar o reubicar al personal idneo con el objetivo de aumentar la eficiencia en la atencin que requieren los usuarios internos. La Unidad de Auditora Interna tiene bajo su coordinacin y responsabilidad el rea de Fiscalizacin, encargada de fiscalizar el impuesto del 10% sobre hospedaje as como el impuesto de salida del pas va area de U$. 30.00 respectivamente. Hallazgo No. 11 Condicin Se determin que el rea de Fiscalizacin, est bajo la coordinacin y responsabilidad de Auditora Interna, dichas funciones son incompatibles. (Ver: detalle en cuadro, pg. 97) Criterio Las sanas practicas de Control Interno Gubernamental, regula la separacin de funciones incompatibles, que literalmente indica: La mxima autoridad de cada entidad pblica, velar e implantar los mecanismos para la delimitacin cuidadosa de las funciones de las unidades ejecutoras y atribuciones de sus titulares y colaboradores, para que exista independencia y separacin total, entre funciones incompatibles.

117 Causa Falta de recursos para crear una nueva unidad y personal insuficiente ya que laboran ocho (8) fiscalizadores nicamente, lo cual limita ampliar la cobertura de fiscalizacin a los 3,051 hoteles registrados en toda la Repblica de Pas, segn detalle de hoteles ubicadas a nivel departamental siguiente:

INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO INTEGRACIN HOTELES REGISTRADOS A NIVEL DEPARTAMENTAL

No.

Departamentos

Total Hoteles

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Alta Verapaz Baja Verapaz Chimaltenango Chiquimula El Progreso Escuintla Guatemala Huehuetenango Izabal Jalapa Jutiapa Petn Quetzaltenango Quich Retalhuleu Sacatepquez San Marcos Santa Rosa Solol Suchitepquez Totonicapn Zacapa

125 30 46 159 29 192 612 191 177 30 75 222 205 112 73 147 185 76 225 67 33 40

Fuente: Seccin Registro y Verificacin de Empresas Tursticas -INGUAT-.

Efecto No se est dando una adecuada cobertura de fiscalizacin a todos los hoteles y hospedajes inscritos, riesgo en la evasin de los impuestos y como consecuencia disminucin de los ingresos tributarios de la institucin. Recomendacin La administracin debe hacer los esfuerzos necesarios para crear la Seccin de Fiscalizacin y contracin de personal adecuado, y separar totalmente dicha seccin de la Auditora Interna, que tenga su propia coordinacin y relacin directa con la Divisin AdministrativaFinanciera. (Ver: Organigrama General Propuesto, pg. 103)

118

La institucin no cuenta con Manuales de Normas y Procedimientos que faciliten la ejecucin de sus funciones en forma efectiva. Hallazgo No. 12 Condicin La Coordinacin Financiera de conformidad a sus seis (6) secciones que la integran: Presupuesto, Contabilidad, Caja, Cobros, Compras y Computacin, stas carecen de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos que dirijan claramente las funciones de la institucin. Criterio De acuerdo con el manual de descripcin de puestos de la Divisin Administrativa, se tiene como objetivo coordinar y supervisar las actividades de los Departamentos de Recursos Humanos, Financiero y Administrativo de la institucin. Causa No estn definidos en forma escrita las normas y procedimientos que requiere el desempeo de las actividades de cada puesto de trabajo. En su mayora el personal que ocupa las direcciones es de reciente ingreso, no cuenta con ninguna referencia de lo que se vena haciendo (herramientas de gestin anterior), ni con una estructura objetivo a la cual deba converger. Estn atendiendo principalmente el da a da y la funcin de organizacin se concentra en el Depto. de Recursos Humanos. Sin embargo, siendo la Divisin Administrativa encargada de coordinar y supervisar las actividades del Departamento de Recursos Humanos, desde hace aos no se ha priorizado el inters por parte de la Administracin, en crear los manuales de normas y procedimientos que requiere las diferentes actividades. Efecto Incertidumbre dentro del personal en relacin a lo que tiene que hacer, como consecuencia, en la actualidad no permite a los funcionarios y empleados contar con una gua tcnica que oriente el procedimiento hacia la forma de cmo ejecutar y realizar los pasos propios que requiere una actividad administrativa. Recomendacin Que la Divisin Administrativa implemente la Seccin de Organizacin de Mtodos y Procedimientos, con el objetivo de crear, normar, oficializar y mantener en constante actualizacin los manuales de normas y procedimientos como un instrumento administrativo que sirva de gua a los empleados, para que comprendan claramente sus funciones y las realicen en forma efectiva, segn Divisiones, Departamentos, Secciones y Unidades Administrativas que integran la Estructura Organizacional de la Institucin. (Ver: Organigrama General Propuesto, pg. 103)

119 CONCLUSIONES

1.

La Institucin cuenta con una organigrama general, pero no es congruente con el marco legal vigente. Contiene el detalle de todas las dependencias y puestos que conforman la Institucin, pero carece de una descripcin de lneas de comunicacin, coordinacin, supervisin y relaciones interinstitucionales. No tiene una adecuada descripcin de los roles, funciones responsabilidades y resultados por rea claves que integren y visualicen a cada Departamento con sus respectivas secciones y unidades bajo su cargo, as como el ttulo funcional con que cuenta cada unidad administrativa. Por lo que fue necesario realizar el trabajo de campo especficamente del Departamento Financiero.

2.

El Departamento de Recursos Humanos, carece de un sistema integrado de gestin de recursos humanos, lo cual implica duplicacin de esfuerzo, tiempo mayor de registro y generacin de datos dispersin de la informacin.

3.

El Departamento de Recursos Humanos de la Institucin, no cuenta con mtodos de evaluacin de desempeo del recurso humano, as como programas de capacitacin y desarrollo a corto plazo que permita al personal mejorar la eficiencia administrativa.

4.

Ninguna dependencia cuenta con manuales de organizacin y puestos que permita conocer formalmente las funciones, responsabilidad y requerimientos de cada puesto bajo su cargo, no obstante, se dispone un manual de organizacin y puestos, pero desactualizado y no autorizado oficialmente por la Direccin, est manual data desde el ao 1999, con fines de consulta interna para uso exclusivo del Departamento de Recursos Humanos, el que contiene la descripcin de lneas de comunicacin, coordinacin, supervisin y relaciones interinstitucionales de las distintas unidades administrativas, sin cumplir con los requisitos mnimos que establece la gua de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-.

5.

La Auditora Interna, no cuenta con un Manual de Auditora Interna debidamente aprobado por la alta Direccin.

120 6. No existe una estrecha comunicacin entre la Unidad de Cobros y Fiscalizacin, esta ltima que le permita tener informacin oportuna acerca de la gestin relacionada con la recaudacin de impuesto sobre hospedaje y el impuesto de salida del pas va area.

7.

En la Seccin de Compras, se observ que en algunas unidades administrativas realizan compras sin que la Seccin de Compras, como ente normativo intervenga en el proceso de cotizacin, contratacin y adjudicacin del mismo. - La Seccin de Compras, carece de acceso a las disponibilidades presupuestarias. - No se cuenta con un programa anual de compras.

8. En la Seccin de Computacin, el personal de sistemas es insuficiente para las actividades que debe realizar.

9. El Departamento Financiero de conformidad a las seis (6) secciones que la integran, Presupuesto, Contabilidad, Caja, Cobros, Compras y Computacin, stas carecen de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos que dirijan claramente las funciones de la Institucin.

10. El almacn general no cuenta con una adecuada automatizacin y sistematizacin que permita centralizar todos los ingresos y egresos al mismo.

11. La Unidad de Auditora Interna tiene bajo su coordinacin y responsabilidad el rea de Fiscalizacin, encargada de fiscalizar el impuesto del 10% sobre hospedaje as como el impuesto de salida del pas va area de U$. 30.00 respectivamente, dichas funciones son incompatibles, ya que la auditora no puede ser juez y parte del proceso administrativo, debe actuar con independencia respecto a las operaciones que audita.

121 RECOMENDACIONES

1. Que sean diseados los procesos clave de la institucin, alinear la estructura a las polticas, procesos y procedimientos que permitan asegurar el aprovechamiento y la adecuada asignacin de los recursos disponibles. 1.1 Describir en forma detallada la estructura de organizacin y los puestos que la conforman y si fuere requerido alinear la ley a la estructura definida y darle formalidad ante los diferentes niveles de la organizacin. 2. Que la administracin debe evaluar y adquirir la tecnologa adecuada para el sistema de Gestin de Recursos Humanos. 3. Que la administracin implemente las herramientas administrativas del mtodo de Evaluacin del Desempeo del Personal, a fin de visualizar el rendimiento o deficiencias que presentan el personal y las acciones que han de tomarse para mejorar la eficiencia, ya que una evaluacin peridica permite al empleado as como a sus jefes, conocer sobre su rendimiento, para establecer las necesidades de capacitacin y desarrollo. 4. La Institucin debe definir una estructura bsica y metodologa estndar para diseo y documentacin de descripcin de puestos e involucrar a la Direccin para su autorizacin y socializacin oficial del manual de organizacin y puestos, con la finalidad de dejar por escrito y en forma ordenada, las atribuciones y responsabilidades que corresponden a cada puesto de trabajo. 4.1 Que los manuales de organizacin y puestos se diseen en congruencia con los requisitos mnimos que establece la gua del Manual de Organizacin y Puestos de la Oficina Nacional de Servicio Civil. -ONSEC-, para cada puesto de trabajo con el objetivo de establecer las diferencias y propiciar la solucin a las mismas. 5. Que el Departamento de Auditora Interna, le de prioridad a la elaboracin y autorizacin oficial del Manual de Auditora.

122 6. La administracin de la Institucin debe proporcionar a la Unidad de Cobros y de Fiscalizacin, los recursos informticos y logsticos necesarios para que puedan cruzar informacin veraz y oportuna, y sobre esta base hacer mas efectiva la gestin de control y cobro de impuestos.

7. Que las autoridades de la Institucin, deben crear un ente rector normativo, centralizador y de supervisin de los procesos de adquisiciones, el cual dentro de sus atribuciones tendr la responsabilidad de velar por la correcta aplicacin y fiscalizacin de los procedimientos de adquisicin, con el objeto de darle transparencia a las adquisiciones y dejar evidencia oportuna de los procesos iniciados y finalizados.

7.1 Que la administracin financiera debe proveer los accesos correspondientes a la Seccin de Compras, a fin de que le permita visualizar y verificar, previo a la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, si se cuenta con asignacin y disponibilidad presupuestaria, a fin de evitar sobregiros presupuestarios.

7.2 La Seccin de compras debe elaborar un Plan Anual de adquisiciones que le permita evitar posibles fraccionamiento de compras y reparos de parte de la Contralora General de Cuentas. 8. Que la administracin debe evaluar la conveniencia de contratar o reubicar al personal idneo con el objetivo de aumentar la eficiencia en la atencin que requieren los usuarios internos. 9. Que la Divisin Administrativa implemente la Seccin de Organizacin de Mtodos y Procedimientos, con el objetivo de crear, normar, oficializar y mantener en constante actualizacin los manuales de normas y procedimientos como un instrumento administrativo que sirva de gua a los empleados, para que comprendan claramente sus funciones y las realicen en forma efectiva, segn Divisiones, Departamentos, Secciones y Unidades Administrativas que integran la Estructura Organizacional de la Institucin.

10. Que la administracin de la Institucin debe coordinar acciones correspondientes con la administracin del SIAF-SAG, a fin de que se le provea un mdulo que le permita, que

123 desde el momento en que se genera una transaccin, sta afecte paralelamente los registros del almacn general, actualice el inventario de almacn y le permita llevar control, registro y existencia en inventario.

11. La administracin debe hacer los esfuerzos necesarios para crear la Seccin de Fiscalizacin y contracin de personal adecuado, y separar totalmente dicha seccin, de la Auditora Interna y que tenga su propia coordinacin y relacin directa con la Divisin Administrativa-Financiera.

124 BIBLIOGRAFIA

1) Alles, Marthg Alicia. Direccin Estratgica de Recursos Humanos. Edicin Granica, S.A. Editorial Artes Grficas. Buenos Aires Argentina, Ao 2000. 478 Pgs.

2) B.F. Erickson. Como Dominar la Publicidad. Edicin 1991. Editorial Playor, S.A. Madrid, Espaa. 425 Pgs.

3) Barragn del Ro, Luis. Hotelera. Mxico 1987. 210 Pgs.

4) Centro de Estudios Mercadolgicos y Publicitarios. Folleto anlisis de la Promocin y Publicidad del Turismo Interno en Guatemala. (Seminario 1987). 110 Pgs.

5) Contralora General de Cuentas CGC-. Gua para la Planificacin Especfica de Auditora. Guatemala, junio de 2005. 63 Pgs.

6) Contralora General de Cuentas CGC-. Normas de Auditora Interna Gubernamental. Guatemala, junio de 2006. 15 Pgs.

7) Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Decreto 2692. Edicin Alenro. Guatemala, 2004. 94 Pgs.

8) Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA. Decreto 27-92 y sus Reformas. Guatemala, agosto de 2006. 50 Pgs.

9) Fonseca Borja, Ren. Auditora Interna un enfoque moderno de planificacin, ejecucin y control.- 2da. Edicin. Editorial Artes Grficas Acrpolis. Guatemala, julio de 2004. 596 Pgs.

10) Garca Martnez, Much Galindo. Fundamentos de Administracin. 3ra. Edicin, Editorial Rillas, Mxico, 1986. 255 Pgs.

125

11) Gobierno de la Repblica de Guatemala. Estrategia Nacional de Turismo. Guatemala, Julio 2000. 41 Pgs.

12) Gremial de Productos no Tradicionales. Directorio de Exportadores. Guatemala, 2001. 105 Pgs.

13) Instituto Guatemalteco de

Contadores Pblicos y Auditores IGCPA-. Normas

Internacionales de Contabilidad, (NIC). Guatemala, 2001. 755 Pgs.

14) Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores IGCPA-. Gua de Auditora Interna No. 1. Edicin VI. Guatemala, septiembre de 2002. 11 Pgs.

15) Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-. Acuerdo de Direccin No. 269-93-D, Regulaciones para el registro de las Agencias de Viaje. Guatemala, 1993. 3 Pgs.

16) Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-. Acuerdo de Direccin No. 198-95-D. Regulaciones para el registro de las Empresas Comerciales de Informacin Turstica. Guatemala, 1995. 2 Pgs.

17) Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-. Acuerdo de Direccin No. 1144-83. Reglamento para establecimientos de hospedaje. Guatemala, 1983. 23 Pgs.

18) Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-, Estadstica de Turismo 2005, Boletn Anual No. 34. Guatemala, 2005. 61 Pgs.

19) Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-. Antecedentes Historia del Turismo en Guatemala. Volumen No. 1.- Guatemala, 1996. 120 Pgs.

20) Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-. Ley Orgnica Decreto 1701 del Congreso de la Repblica y sus reformas. Guatemala, 1967. 16 Pgs.

126 21) Instituto Guatemalteco de Turismo INGUAT-. Antecedentes Historia del Turismo en Guatemala. Volumen No. 1.- Guatemala, 1996. 120 Pgs.

22)

Instituto de Auditores Internos IIA-. Definicin de Auditora Interna. www.theiia.org. Altamonte Springs, Florida, USA. 2004. 18 Pgs.

23)

Instituto de Auditores Internos -IIA-. Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna. Altamonte Springs, Florida, USA. 2004. www.theiia.org. 18 Pgs.

24)

Koontz Harold, Weihric Heintz. Administracin una Perspectiva Global. 11av. Edicin, Editorial Ultra, S.A. de C.V. Mxico, D.F. 1998. 796 Pgs.

25)

Koontz Harold, ODonnell.- Un anlisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas. Editorial: Litografa Ingramex, S.A. Mxico, 1979. 464 Pgs.

26)

Kleppners, Otto. Publicidad. 12av. Edicin. Editorial Prentice Hall. Mxico, 1994. 865 Pgs.

27)

Ministerio de Finanzas Pblicas, Direccin Tcnica del Presupuesto.- Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala. 3era. Edicin, Guatemala, enero de 2005. 209 Pgs.

28)

rgano Informativo Contralora General de Cuentas.- El Auditor. Editorial CGC-. Guatemala, febrero-marzo de 2006. 15 Pgs.

29)

Organizacin Mundial de Turismo OMT-, Introduccin al Turismo. 1era. Edicin. Madrid Espaa, Junio 1998. 392 Pgs.

30)

Oficina Nacional de Servicio Civil. Gua para la Elaboracin de Manual de Organizacin y Puestos. Depto. de Desarrollo Institucional ONSEC-. Guatemala, octubre de 2005. 20 Pgs.

127 31) Perdomo Salguero, Mario Leonel. Procedimientos y Tcnicas de Auditora IV. Primera Edicin. Editorial: Ediciones Contables, Administrativas ECA-. Guatemala, julio de 2006. 149 Pgs.

31.1) Perdomo Salguero, Mario Leonel. Procedimientos y Tcnicas de Auditora II. Segunda Edicin. Editorial: Ediciones Contables, Administrativas ECA-. Guatemala, agosto de 2006. 195 Pgs.

32)

Stoner James, AF. Administracin. 6ta. Edicin. Editorial Litografa Ingramex, S.A. de C.V. Mxico, D.F. 1996. 688 Pgs.

ANEXOS

ANEXO 2
INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO CUESTIONARIO (CDULA -A-)
Hecho por: L.S.L. Fecha: 20/8/2005

Tipo de Auditora: rea o cuenta: Perodo a Examinar:

No. 1

Evaluacin Integral de la Institucin Administrativa Ao 2005

Repuesta Afirmativo SI Respuesta Negativo Observaciones Se encuentran definidos en el Plan Operativo Anual.

Descripcin

OBJETIVOS: Se tiene definido por escrito los objetivos generales y especficos de la Institucin?
Hay una definicin clara entre los objetivos generales y especficos de la Institucin? Se ha difundido los objetivos generales de la Institucin a todos los niveles que conforman su organizacin.? Participan en la formulacin de los objetivos los mandos medios y superiores? Son cuantificables los objetivos especficos de la Institucin?

2 3

SI SI

4 5

SI SI

POLTICAS:

SI

Se tienen definido por escrito las polticas generales y especficos de la Institucin?

7 Se ha difundido las polticas especficas a todos los niveles que conforman su organizacin? Se comunican oportunamente las nuevas polticas de la Institucin? ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN: Se dispone de una estructura de organizacin formalizada y alineada al marco legal vigente? NO

Direccin, Divisiones y Departamentos. Posicionar al turismo como el primer generador de Divisas del Pas. Divisas captadas durante el ao 2005 U$. 868.80 millones. Se encuentran definidos en el Plan Operativo Anual.

Solo quedan plasmados en el Plan Operativo Anual.

8 9

NO NO Sufre constantes modificaciones pues es utilizado como instrumento de datos relativos a puestos, esta supeditada a cambios definidos por cada autoridad nombrada, lo que no permite contar con un organigrama estandarizado.

10 11

Existe un organigrama general o particular? Existen organigramas con grado de detalle funcional y nominal?

SI NO Se analizar a la Coordinacin Financiera, como trabajo de campo.

12 13

La estructura se ha considerado en la planeacin a corto, mediano y largo plazo? Estn satisfechos los funcionarios con la organizacin actual?

NO NO Porque se crean secciones sin contar con polticas que regulen adecuadamente la creacin de nuevas secciones.

14

Existe un Manual de Organizacin en General? a) Cunto tiene en vigor?

SI a) ltimo manual desde el ao 1999, se encuentra desactualizados, la falta de actualizacin origina debilidad en el control administrativo, ya que no identifica en forma oportuna y objetiva las principales atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo.

b) Es revisado peridicamente? c) Quines lo revisan? e) Qu reas o dependencias cuentan con manual especfico de organizacin?

NO c) El Depto. Recursos Humanos.

e) Ninguna cuenta con un manual de organizacin especfica. SI SI SI Decreto 1701 Ley Orgnica de la Institucin. Ej: Reglamento para registro e inscripcin de Hoteles. Reglamento de la Ley Orgnica. Etc. b) La falta de

15 16 17

Contribuye la organizacin formal a la consecucin de los objetivos de la Institucin? La descripcin y distribucin de funciones est acorde con la estructura y organizacin? La Institucin dispone de una base legal de su creacin como tal?

18

Se dispone de reglamento interno de operacin

SI

19

Estn claramente definidas las funciones y

NO

responsabilidades de todos los puestos, lneas de autoridad y niveles jerrquicos?

b) manuales de organizacin y puestos especficos de cada rea limita identificar en forma oportuna y objetiva las principales atribuciones y responsabilidades, lneas de autoridad y niveles jerrquicos de cada puesto de trabajo. NO Existe inestabilidad laboral, limitando la carrera administrativa dentro de la Institucin. Direccin, subdireccin, Divisiones, Departamentos y Secciones. Decreto 1701, Ley Orgnica de la Institucin. El rea de Fiscalizacin est bajo la coordinacin y responsabilidad de Auditora Interna, dichas funciones son incompatibles. El Plan Operativo Anual. A corto plazo El plan Operativo Anual. y la Estrategia Nacional de Turismo. SI NO Es necesario preveer planes estratgicos con la finalidad de impulsar la consolidacin de los destinos tursticos ms visitados por los mercados prioritarios. son impulsadas en Lneas Areas, Tour Operadores de Turismo, Viajes de Prensa y

20

Se busca la especializacin del empleado?

21

Existe una lnea definida de autoridad desde la Direccin hasta el ltimo de los niveles?

SI

22

Existe algn marco legal que justifique las funciones de la Direccin de la Institucin? Existen funciones incompatibles dentro de la Organizacin?

SI

23

SI

24

25 26

PLANEACIN: Desarrolla la Direccin planeacin para la Institucin? A qu plazos? Qu planes se tienen a corto y a largo plazo?

SI

27

28

Cuenta la Divisin de Mercadeo con planificacin estratgica a corto plazo para promocin de turismo interno? Existen planes estratgicos de mercadeo, a mediano y largo plazo, para la promocin turstica del pas a nivel interno?

29

Existen planes estratgicos de publicidad y promocin turstica a corto plazo, a nivel internacional?

SI

30

31

Existen planes estratgicos de publicidad y promocin turstica a mediano y largo plazo, a nivel internacional? Existen mercados prioritarios a nivel internacional para promocionar a Guatemala como destino turstico? Existen mercados potenciales a nivel internacional para promocionar a Guatemala como destino turstico? Participan en la elaboracin de los planes quienes han de realizarlos? Hay alguien encargado de la formulacin y coordinacin de planes y programas?

NO

SI

32

SI

Familiarizacin, Ferias Internacionales de Turismo y Reality Shows. No existen planes de mercadeo a mediano y largo plazo. Estados Unidos, Canad, Mxico, el Salvador, Honduras, Costa Rica y Nicaragua Alemania, Espaa, Francia, Inglaterra, Italia, Corea y Japn. Direccin, Divisiones y Departamentos. Seccin de Presupuesto quien se encarga de elaborar el Plan Operativo Anual de la Institucin. El Depto. de Planeamiento que tiene a su cargo la investigacin, desarrollo y planificacin de los proyectos de Facilidades Tursticas.

33

SI

34

SI

35

PROGRAMAS: Quienes elaboran los programas relativos a cada una de las principales reas de actividad?

36 37

Se utilizan la ayuda de las computadoras para la ejecucin de los programas? Se dispone de un sistema de control para el seguimiento de programas y proyectos?

SI SI Control avance ejecucin fsica de proyectos y fiscalizacin financiera.

38 39

PRESUPUESTO: Se utilizan presupuestos? Que tipo de presupuesto se utilizan?

SI Presupuesto Pblico, a travs de programas, actividades centrales, promocin turstica y desarrollo Turstico. Funcin a cargo de la Seccin de Presupuesto. Funcin a cargo del Jefe Depto. Financiero

40

Se comparan los presupuestos con los resultados reales? Se analizan y explican las variaciones importantes?

SI

41

SI

SI 42 43 Cada rea conoce su presupuesto asignado para el siguiente ao? Cada rea tiene acceso a visualizar en el sistema el avance de ejecucin de su presupuesto asignado? CONTROL:

NO

44

A veces ocasiona sobregiro presupuestario La Unidad de

45

Hay alguna rea especfica responsable del control interno? Se revisan peridicamente los elementos de control interno? En cuanto a organizacin: a) b) c) d) e) La estructura orgnica La asignacin de funciones Los procedimientos de operacin Las formas La eficiencia Individual

SI

Auditora Interna de la Institucin.

NO NO NO SI NO SI Se practican Auditoras Financieras.

En Cuanto a sistemas de informacin: a) sistema contable, sistema presupuestario, sistemas de procesamiento de datos. En cuanto a supervisin: a) Por parte de auditores internos y externos?

SI

46

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
La Institucin cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos que faciliten la ejecucin de sus funciones en forma efectiva?

NO

Unidad de Auditora Interna y la Contralora General de Cuentas. No estn definidos en forma escrita las normas y procedimientos que requiere el desempeo de las actividades de cada puesto de trabajo, provocando incertidumbre dentro del personal en relacin a lo que tiene que hacer.

47 48 49 50

51

52 53 54

Los manuales de normas y procedimientos estn en proceso de elaboracin? Los procedimientos que se elaboran tienen diagramas de flujo? Existe la poltica de darlos a conocer al personal responsable. El llenado y control de las formas est contemplado en los manuales de procedimientos? Se cuenta con un catlogo de formas que utiliza la institucin en sus actividades operacionales? Se actualiza frecuentemente el catlogo de formas? ADMINISTRACIN DEL PRSONAL: Se dispone de un sistema automatizado que facilite la gestin y obtencin de informacin actualizada sobre los Recursos Humanos?

NO NO NO NO Porque no existe dichos manuales

NO

NO

NO

Se carece de un sistema integrado de gestin de Recursos Humanos, a pesar de que los servicios personales constituyen una ejecucin por el ao 2005, de Q. 38.170,836.00, lo que implica duplicacin de esfuerzos en la

55

El Departamento de Recursos Humanos cuenta Con mtodos de evaluacin de desempeo y programas de capacitacin y desarrollo a corto plazo?

NO

56

Cuntas personas forman la Institucin?

57

Las relaciones con el personal son buenas?

SI

58

Cuntas personas hay por reas?

preparacin de informacin, limitando la toma de decisiones en forma oportuna. Falta de mtodos que midan el nivel de desempeo del personal as como la falta de presupuesto para programas de capacitacin a todo los niveles administrativos. Esta conformada por 369 personas, personal permanente, supernumerario, etc. Se realiza de una manera cordial, se puede observar la comunicacin vertical es decir desde el Coordinador financiero hacia los mandos medios. En el caso de la Coordinacin Financiera hay 43 personas.

59

60

Cuntas personas hay en la Institucin que sean de: a) permanente (rengln presupuestario 011. b) temporal y/o supernumerario rengln 021. c) honorarios rengln 029. d) Otros, renglones 189 y 183. Cmo se controla la entrada y salida del personal? Las personas que preparan las nminas son independientes en sus funciones de aquellas reas encargadas de la contratacin o despido? Se elabora y se autoriza previamente el contrato respectivos para las personas a quienes se va a pagar por honorarios? RELACIONES LABORALES: Se encuentra un reglamento interior de trabajo debidamente registrado ante las autoridades competentes? Con qu periocidad se revisa? SI

a) 186 empleados b) 114 empleados c) 38 empleados d) 31 empleados Por medio de un sistema electrnico digital.

61

62

SI

63

SI

64

Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo. Cada dos (2) aos

65

Quienes lo revisan?

Sindicato y grupo negociador nombrado por la Direccin. SI

66

El reglamento interior de trabajo est a la vista del personal?

67

COMUNICACIN Y COORDINACIN FORMAL Es adecuada la comunicacin y coordinacin entre los compaeros de lnea? Existe entre las reas de Cobros y Fiscalizacin una adecuada comunicacin en sus funciones?

NO NO No existe una estrecha relacin, limitando la informacin oportuna acerca de la gestin relacionada con la recaudacin de impuesto sobre hospedaje y el impuesto de salida del pas. 10 de diciembre de 2004.

68

Cuando se firm por ltima vez? SEGURIDAD E HIGIENE: La Institucin tiene servicio mdico? Se realiza exmenes mdicos peridicos a todo el personal? Se tienen registros de accidentes y sus causas Son adecuadas las condiciones de trabajo? RECURSOS MATERIALES: Son suficientes los espacios fsicos? El estado actual de las oficinas es bueno? Existe suficiente y adecuada seguridad para el personal y los bienes de la institucin en general? Estn asegurados los equipos? Son vigentes los contratos de seguro? ADQUISICIONES: Dentro de las funciones de la Seccin de Compras, se centralizan todas las compras de bienes y servicios, que solicitan las diferentes unidades ejecutoras que integran su organizacin?

69 70 71 72

SI SI SI SI

73 74 75

SI SI SI

76 77 78

SI SI SI

Renovables cada ao. Pero en algunas unidades realizan sus compras sin que la Seccin de Compras, como ente normativo rector regule e intervenga en el proceso de adquisicin de bienes y servicios. Carencia de manuales de normas y procedimientos.

79

Hay un manual de procedimiento actualizado que administre las adquisiciones? Se difunde entre los que integran el rea? El personal, equipo y espacio fsico asignado al rea de adquisiciones es el adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funciones?

NO

80 81

NO SI

82

83

Existe un programa calendarizada de adquisiciones de materiales de consumo, bienes y servicios? Conoce el rea de compras las disposiciones

NO

Se trabaja en el da a da. Ley de Compras y

SI

vigentes, en lo relativo a adquisiciones?

SI

Contrataciones. Decreto y Guatecompras. NO NO NO Las funciones son independientes una de otra.

84 85 86

87 88 89

Se cuenta con un catlogo actualizado de proveedores? Existe coordinacin entre compras y almacenes? El personal de adquisiciones desempea funciones de caja o contabilidad, adems de llevar los registros auxiliares de compra? Antes de elaborar los pedidos de compras, se verifican las existencias en el Almacn? Donde y quienes elaboran el pedido de compras? Se solicita cotizacin de precios a diferentes proveedores?

SI Cada unidad ejecutora. SI Como mnimo tres (3) cotizaciones, por compras mayores de Q. 30,000.00 NO No se ha definido un adecuado proceso que garantice que todos los bienes que adquiere la institucin ingresen por almacn. Un Almacn General.

90

ALMACENES E INVENTARIOS: Cuenta el almacn general con una adecuada automatizacin y sistematizacin que permita centralizar todos los ingresos y egresos al mismo?

91 92 93 94 95

Cuantos Almacenes Hay? La capacidad del almacn es suficiente para el volumen actual de bienes? Existe un manual actualizado de normas y procedimientos de las funciones de almacn? Se cuenta con un catlogo por artculos Se utilizan tarjetas Kardex o control automatizado para el control de entradas y salidas del Almacn? Se encuentran actualizadas las tarjetas de Kardex o control automatizado? Se registra la totalidad de entradas y salidas del almacn en dicho Kardex? Se manejan unidades y valores Se efecta una conciliacin entre lo registrado en Kardex y el inventario fsico? En caso de diferencias entre el inventario real y el registrado se informa de sta, y a quin? Queda evidencia por escrito? Se corrigen las diferencias? La recepcin de los artculos es nicamente a travs del almacn?

SI NO SI SI Falta de manual de procedimiento. Identifica a cada unidad solicitante.

96 97 98 99 100 101 102 103

SI SI SI SI SI SI SI NO Algunas unidades administrativas realizan sus compras sin que la Seccin de Compras, como ente normativo regule e intervenga en el proceso. Con factura, pedido y orden de Compra y Pago. A la Direccin de la Institucin.

104 Cmo se realiza la recepcin de los artculos?

105 Con que periocidad se informa y se envan los movimientos de almacn a las direcciones de recursos financieros y recursos materiales? 106 Que control se tiene para las salidas de los materiales?

En forma mensual a la Seccin de Contabilidad. Formas utilizadas requisiciones, con numeracin correlativa. SI

107 Permanece el almacn cerrado con llave y es restringido al rea? INFORMATICA: 108 Existen programas de capacitacin permanente para los usuarios del sistema? 109 Las funciones de la Seccin de Cmputo son desempeadas en forma eficiente hacia el usuario?

NO NO

Espordicamente. No se dispone de suficiente personal para el rea. Se han hecho traslados de personal a otras reas y estas personas no han sido sustituidas. Excel, Word, Power Point, Internet,

110 Que tipo de software manejan? 111 Existen procedimientos en forma escrita para monitorear el Internet? 112 Existen contraseas para identificar al personal que reporta los movimientos dentro del sistema? 113 Se cuentan con manuales de procedimientos en el rea de informtica? NO SI

Contrasea con un ocho dgitos. NO