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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR

Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos Administrativos da Faculdade de Direito


FORTALEZA
NOVEMBRO / 2000

UNIDADES ORGANIZACIONAIS RESPONSVEIS


PR-REITORIA DE PLANEJAMENTO SUPERINTENDNCIA DE RECURSOS HUMANOS

Reviso e Atualizao: novembro de 2000. Joana DArc Cabral Figueirdo

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR


REITOR ROBERTO CLUDIO FROTA BEZERRA VICE-REITOR REN TEIXEIRA BARREIRA PR-REITOR DE PLANEJAMENTO JOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA PR-REITORA DE GRADUAO ELZA MARIA FRANCO BRAGA PR-REITORA DE PESQUISA E PS-GRADUAO MARIA DA SILVA PITOMBEIRA PR-REITOR DE EXTENSO FRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA PR-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTIS LUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS PR-REITOR DE ADMINISTRAO FRANCISCO ANTONIO GUIMARES SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOS ANTONIO AROLDO LINS SOARES

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SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FSICO E OPERAES JOS ADEMAR GONDIM VASCONCELOS

COORDENAO GERAL Jacqueline Maciel Pombo Coordenadora de Modernizao Administrativa COLABORAO TCNICA Waleska Maciel Pombo Martins Diretora do Departamento de Desenvolvimento de Pessoal SRH Yang Yeh Fon Ferreira Coordenadora do Ncleo de Planejamento de Recursos Humanos DDP/SRH

Coordenadoria de Modernizao Administrativa EQUIPE TCNICA Idalba Maria de Arajo Pedro Matias Alves Filho BOLSISTAS DE TRABALHO Fernando Antnio Tavares de Barcelos Vieira Jos Florncio de Queiroz Neto Rogrio Mota Barbosa Ncleo de Planejamento de Recursos Humanos Carlos Amrico Barreira Pinto Maria do Socorro dos Santos Ximenes Aguiar Regina Ftima Bezerra Juc CAPA Geraldo Jesuno da Costa Diretor da Imprensa Universitria

Maria Magnlia Lima Guerra Diretor da Faculdade de Direito Wellington Rocha Leito Vice-Diretor da Faculdade de Direito

EQUIPE DE APOIO
Ana Cludia Ferreira Digenes Cludia Maria Gomes Jos Erisvaldo Maia Leunice Macedo de Albuquerque Maria do Carmo Clementino

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Marly Raulino Silveira

SUMRIO
INSTRUES PARA USO Apresentao Seo 1 - Introduo Seo 2 - Estrutura e Atribuies Seo 3 - Normas Seo 4 - Procedimentos Seo 5 - Orientaes Gerais sobre procedimentos especficos de servidores Seo 6 - Anexos

INSTRUES PARA O USO


Mantenha o presente manual em local de fcil acesso para consulta por parte de todos os servidores que desenvolvem atividades ligadas s rotinas aqui descritas. Evite extravio ou perda. Podero ocorrer alteraes, com possveis incluses e/ou excluses de partes deste manual, a partir da ocorrncia de futuras mudanas estruturais, normativas e/ou de processos e procedimentos. O contnuo aperfeioamento deste manual uma co-responsabilidade de todas as partes envolvidas cabendo, a cada uma, enviar sugestes atravs de e-mail ou ofcio Coordenadoria de Modernizao Administrativa(CMA/PR-PL) para anlise e possvel atualizao no site da CMA/PR/PL. Quaisquer solicitaes e/ou esclarecimentos, contatar a CMA/PR-PL atravs do telefone 288.7345 ou moderniz@ufc.br.

APRESENTAO
Este manual visa orientar aos dirigentes e servidores tcnico-administrativos da Faculdade de Direito, como instrumento de consulta, na busca do funcionamento adequado das unidades organizacionais que compem a sua estrutura. A estrutura e atribuies, aqui descritas, contemplam tanto as informaes inclusas no Regimento Interno da UFC, aprovado pelo CONSUNI em 06/07/87, quanto s acrescidas oriundas das modificaes e inseres de novas unidades organizacionais que tm alterado o desenho organizacional e funcionamento da instituio e devero ser formalizadas futuramente em novo regimento. As normas e procedimentos administrativos, aqui apresentados, pretendem assumir um modelo de funcionamento calcado na racionalizao e padronizao adequadas s necessidades estruturais e funcionais da Faculdade de Direito. oportuno lembrar que a eficcia do modelo de funcionamento, aqui proposto, deve ser avaliada periodicamente visto que o desenvolvimento e dinmica das organizaes

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contemporneas exigem um processo de permanente atualizao.

Seo 1 - Introduo
A elaborao deste Manual de Normas e Procedimentos Administrativos originou-se da necessidade dos atuais responsveis pelo gerenciamento e operacionalizao da Faculdade de Direito obterem um instrumento formal que retratasse o perfil da atual estrutura organizacional da Faculdade, bem como, da descrio de seu funcionamento. A sua confeco originou-se de uma metodologia participativa, inspirada no Controle de Qualidade Total - CQT, a qual possibilitou o registro das informaes relativas ao funcionamento da Faculdade de Direito, atravs da contribuio efetiva dos responsveis pela execuo do trabalho. Em funo da atual estrutura formal da UFC no mais retratar a sua realidade organizacional, iniciativas foram tomadas para que fossem levantadas informaes que retratassem o atual desenho organizacional e respectivo funcionamento da instituio. Conseqentemente a descrio da estrutura e funcionamento apresentados, neste manual, destacam a existncia de unidades organizacionais formais, hoje desativadas, e de outras atualmente em funcionamento, porm ainda no formalizadas sob o ponto de vista estrutural. A Seo 2 - Estrutura e Atribuies - apresenta a descrio da estrutura formal das unidades acadmicas da Faculdade de Direito e define as atribuies dos segmentos que a compem. A Seo 3 - Normas - descreve as normas que orientam o funcionamento geral das unidades organizacionais da Faculdade de Direito, baseando-se em critrios que garantem a racionalidade, presteza e qualidade na prestao dos servios executados. Na Seo 4 - Procedimentos - encontram-se as rotinas componentes de cada procedimento e que pelo nvel de complexidade tiveram seu funcionamento descrito a fim de garantir a dinamizao eficaz das unidades organizacionais responsveis pelo gerenciamento dos cursos oferecidos e, conseqentemente, de toda a Faculdade. A Seo 5 - Orientaes Gerais Sobre Procedimentos Especficos de Servidores tece alguns esclarecimentos sobre procedimentos considerados de interesse especfico dos servidores orientando-os sobre informaes gerais, prazos e documentao necessria execuo dos procedimentos. A Seo 6 - Anexos - apresenta os modelos dos formulrios utilizados na execuo das rotinas desempenhadas, garantindo o registro das informaes necessrias para posteriores anlises e tomadas de deciso eficazes. importante frisar que o resultado dos esforos despendidos neste trabalho, ou seja, a concretizao do Manual de Normas e Procedimentos Administrativos da Faculdade de Direito, reflete, no mnimo, a preocupao e o comprometimento dos envolvidos neste trabalho com a adequao do modelo organizacional e funcionamento da instituio s exigncias da atualidade.

Seo 2 - Estrutura e Atribuies


2 ESTRUTURA E ATRIBUIES 2.1 Relao das Unidades Acadmicas 2.1.1 Conselho de Faculdade 2.1.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito 2.1.2.1 Secretaria de Faculdade 2.1.3 Departamentos 2.1.3.1 Secretaria de Departamento 2.1.4 Coordenao de Curso de Graduao

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2.1.4.1 Secretaria de Coordenao de Curso de Graduao 2.1.5 Coordenao de Curso de Ps-Graduao 2.1.5.1 Secretaria de Coordenao de Curso de Ps-Graduao 2.2 Atribuies 2.2.1 Conselho da Faculdade 2.2.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito 2.2.2.1 Secretaria de Faculdade 2.2.3 Departamentos 2.2.3.1 Secretarias de Departamento 2.2.4 Coordenaes de Cursos de Graduao 2.2.4.1 Secretarias de Coordenao de Curso de Graduao 2.2.5 Coordenaes de Cursos de Ps-Graduao 2.2.5.1 Secretarias de Coordenao de Curso de Ps-Graduao 2 ESTRUTURA E ATRIBUIES 2.1 Relao das Unidades Acadmicas 2.1.1 Conselho de Faculdade 2.1.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito 2.1.2.1 Secretaria da Faculdade* 2.1.3 Departamentos a) Direito Privado b) Direito Processual c) Direito Pblico 2.1.3.1 Secretaria de Departamento* 2.1.4 Coordenao de Curso de Graduao a) Direito 2.1.4.1 Secretaria de Coordenao de Curso de Graduao* 2.1.5 Coordenao de Curso de Ps-Graduao a) Direito (Mestrado) 2.1.5.1 Secretaria de Coordenao de Curso de Ps-Graduao* *Unidades administrativas a serem formalizadas na estrutura organizacional da U.F.C. 2.2 Atribuies 2.2.1 Conselho de Faculdade Atribuies definidas pelo artigo 6, Captulo I, Seo I do Regimento Geral da UFC, aprovado em 04.05.82,com a incorporao de alteraes aprovadas pelo CONSUNI e de que tratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE. 2.2.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito

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Atribuies definidas pelos artigos 24, 25 e 26, Subttulo II, Captulo I, do Regimento Geral da UFC, aprovado em 04.05.82, com a incorporao de alteraes aprovadas pelo CONSUNI e de que tratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE. 2.2.2.1 Secretaria de Faculdade a) preparar o expediente administrativo para despacho dirio da direo (consultar Seo 4, item 4.11); b) organizar a pauta, preparar convocaes e elaborar atas das reunies realizadas pelo Conselho da Faculdade (consultar Seo 4, item 4.19); c) apoiar administrativamente as possveis Comisses do Conselho; d) observar o bom andamento das atividades de manuteno e limpeza da Direo da Faculdade; e) receber e dar prosseguimento aos processos oriundos das demais subunidades da Faculdade (consultar Seo 4, item 4.21); f) elaborar a correspondncia(declaraes, ofcios, etc) conforme padronizao de documentos inclusos no Programa UFCDoc, inclusive procedendo Conferncia e correo da mesma; g) manter controle de movimentao dos bens patrimoniais pertencentes a Faculdade; h) receber, mensalmente, da empresa contratada, o papel destinado reprografia; i) distribuir o papel com as subunidades de acordo com as cotas pr-definidas j) providenciar propostas de preos e formar processos solicitando pagamento de prestadores de servios(consultar Seo 4, item 4.20); k) elaborar folha de pagamento de servio de terceiros(pessoa fsica); l) Inventrio de Bens Mveis(Consultar Seo 4, item 4.12); m) receber os relatrios anuais dos diversos departamentos e coordenaes, e encaminh-los, com um ofcio da Direo da Faculdade, PR/PL; n) efetuar a solicitao, o recebimento, a guarda e a distribuio de material de consumo destinado direo, secretaria da Faculdade, coordenao do curso de graduao e departamentos; (consultar Seo 4, item 4.33); o) fazer a solicitao de compra, o recebimento e a distribuio de material permanente relativo direo da Faculdade e coordenao de graduao; (consultar Seo 4, item 4.26); p) receber e distribuir, para a coordenao de curso de graduao, as listas de freqncia de alunos encaminhadas pela PR/GR (consultar Seo 4, item 4.22); q) dar encaminhamento s solicitaes de dirias e passagens dos servidores lotados na Faculdade (consultar Seo 4, item 4.31); r) dar encaminhamento s solicitaes e prestaes de contas de suprimento de fundos (consultar Seo 4, item 4.32); s) providenciar atendimento de pequenos servios das subunidades (realizados pelo pessoal da prpria Faculdade); t) receber, orientar e prestar informaes s pessoas que se dirigem Faculdade; u) controlar a utilizao do auditrio; v) realizar as rotinas de gesto e controle de pessoal docente e tcnico-administrativo conforme definies, inclusas, no Manual da Superintendncia de Recursos Humanos; w) providenciar e controlar a concesso de autorizao de entrada nas dependncias da Faculdade nos finais de semana e feriados; x) processar o arquivamento e organizao de toda a documentao diria da secretaria; y) executar e efetuar controle do servio de reprografia da direo da Faculdade, da coordenao de graduao e dos departamentos; z) providenciar a devoluo de materiais permanente inservvel da direo, secretaria e coordenao do curso de graduao da Faculdade(consultar Seo 4, item 4.6); aa) elaborar o Relatrio Anual de Atividades da Faculdade(consultar Seo 4, item 4.8). 2.2.3 Departamentos

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Atribuies definidas pelo artigo 04, Captulo I, Seo I do Regimento Geral da UFC, aprovado em 04.05.82, com a incorporao de alteraes aprovadas pelo CONSUNI e de que tratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE. 2.2.3.1 Secretarias de Departamento a) Receber a Lista de Demanda e encaminhar a Oferta de Disciplinas do semestre para as coordenaes de curso de graduao e ps-graduao (consultar Seo 4, item 4.18); b) elaborar o Plano Departamental para aprovao pelo colegiado de departamento (consultar Seo 4, item 9); c) receber, da secretaria da Faculdade, e distribuir as folhas de freqncia das disciplinas/dirios de classe; d) receber, distribuir e digitar as notas das snteses de rendimento escolar - encerramento de semestre letivo (consultar Seo 4, item 4.10); e) elaborar o relatrio anual de atividades do departamento (consultar Seo 4, item 4.24); f) agendar a aplicao semestral, do Questionrio de Avaliao de Desempenho do Professor (ver anexo A.1), junto ao corpo discente, tabular e analisar os dados obtidos; g) preparar o expediente administrativo, para despacho dirio, da chefia do departamento (consultar Seo 4, item 4.11); h) preparar as pautas, redigir as convocaes e as atas das reunies do colegiado de departamento (consultar Seo 4, item 4.19); i) receber, acompanhar e distribuir processos (consultar Seo 4, item 4.21); j) solicitar e distribuir material de consumo (consultar Seo 4, item 4.33); k) solicitar a compra, receber e distribuir material permanente(consultar Seo 4, item 4.26); l) controlar o emprstimo do material permanente, posto disposio do departamento (consultar Seo 4, item 4.5); m) encaminhar, secretaria da Faculdade, as solicitaes de passagens e dirias para docentes e tcnico-administrativos do departamento; n) realizar as rotinas de gesto e controle de pessoal docente e tcnico-administrativo, conforme definies no Manual da Superintendncia de Recursos Humanos; o) recepcionar o pblico; p) elaborar correspondncias (declaraes, ofcios, etc) conforme padronizao definida no Programa UFCDoc; q) dar apoio administrativo aos concursos e eventos (encontros, seminrios e congressos) realizados no mbito do departamento; r) digitar relatrios dos docentes, desde que sejam, de interesse do departamento; s) guardar e solicitar, quando necessrio, manuteno dos equipamentos; t) organizar documentos nas pastas e arquivos; u) acompanhar o andamento dos projetos de pesquisa e extenso; v) apoiar atividades de extenso (cursos, viagens, etc.); w) receber e distribuir correspondncias; x) providenciar a divulgao de vagas para monitoria e apoiar administrativamente no processo de seleo, contratao, plano de trabalho e avaliao dos monitores; y) providenciar propostas de preos e formar processos solicitando pagamento de prestadores de servios(consultar Seo 4, item 4.20); z) elaborar folha de pagamento de servio de terceiros(pessoas fsica). 2.2.4 Coordenaes de Cursos de Graduao Atribuies definidas pelo artigo 05, Captulo I, Seo I do Regimento Geral da UFC, aprovado em 04.05.82, com a incorporao de alteraes aprovadas pelo CONSUNI e de que tratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE. 2.2.4.1 Secretarias de Coordenao de Curso de Graduao a) Preparar a lista de demanda para o semestre;

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b) realizar matrcula de alunos veteranos de graduao (consultar Seo 4, item 4.15); c) realizar matrcula e/ou alterao de matrcula de aluno de graduao quando fora do perodo normal(consultar Seo 4, item 4.16); d) emitir, quando solicitado, histricos escolares (ver anexo A.2), declaraes e certides para os alunos da graduao; e) prestar apoio administrativo colao de grau (consultar Seo 4, item 4.4); f) abrir os processos dos alunos em jubilamento (consultar Seo 4, item 4.13); g) elaborar, juntamente com o coordenador, o relatrio anual de atividades da coordenao; h) preparar o expediente administrativo para despacho dirio do coordenador do curso (consultar Seo 4, item 4.11); i) preparar os ofcios de convocao, com a incluso da pauta, convocar e redigir as atas das reunies da Coordenao do Curso (consultar Seo 4, item 4.19); j) acompanhar processos de aproveitamento de estudos (consultar Seo 4, item 4.1); k) solicitar, secretaria da Faculdade, receber, guardar e distribuir material de consumo(consultar Seo 4, item 4.33); l) solicitar a compra, receber e distribuir material permanente(consultar Seo 4, item 4.26); m) controlar o emprstimo de material permanente, posto disposio da coordenao(consultar seo 4, item; n) receber e providenciar a distribuio de correspondncias; o) receber solicitao de aproveitamento de estudos(consultar Seo 4, item); p) receber solicitao de mudana de modalidade de curso(consultar Seo 4, item); q) registrar o ENC(Exame Nacional de Cursos) no Histrico Escolar do aluno (consultar Seo 4); r) preparar processos de trancamento parcial ou total de matrcula de alunos (consultar Seo 4); s) organizar arquivos; t) assessorar administrativamente os eventos extra-curriculares organizados pela coordenao; u) orientar os alunos com relao aos planos de estgio supervisionado; v) encaminhar ficha para atualizao do histrico escolar; w) elaborar mapa com a disposio fsica das salas; x) encaminhar e comunicar aos departamentos as solicitaes de regime especial; y) receber e distribuir, para os departamentos, as listas de freqncia encaminhadas pela secretaria da Faculdade. 2.2.5 Coordenaes de Cursos de Ps-Graduao Atribuies definidas pelo artigo 05, Captulo I, Seo I do Regimento Geral da UFC, aprovado em 04.05.82, com a incorporao de alteraes aprovadas pelo CONSUNI e de que tratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE; e pelo artigo 24 das Normas para os cursos de ps-graduao stricto sensu, aprovadas pela Resoluo n 17/CEPE, de 18.06.93. 2.2.5.1 Secretarias de Coordenao de Curso de Ps-Graduao Preparar a lista de demanda para o semestre; receber, distribuir e digitar as notas das snteses de rendimento escolar - encerramento de semestre letivo (consultar procedimento detalhado na Seo 4); emitir, quando solicitado, histricos escolares, declaraes e certides para os alunos da ps-graduao; receber do departamento e distribuir as folhas de freqncia das disciplinas/dirio; elaborar o relatrio anual de atividades da coordenao; preparar o expediente administrativo para despacho dirio do coordenador do curso (consultar Seo 4); preparar as pautas e convocaes e redigir as atas das reunies da coordenao do curso (consultar Seo 4); solicitar, receber, guardar e distribuir material de consumo (consultar Seo 4);

a) b) c) d) e) f) g) h)

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i) j)

solicitar a compra, receber e distribuir material permanente (consultar Seo 4); controlar o emprstimo do material permanente posto disposio da coordenao (consultar Seo 4); k) elaborar anualmente relatrio do curso para a CAPES, sob a superviso da coordenao (consultar Seo 4); l) prestar assessoramento aos rgos que mantm convnio com a UFC, tais como, CAPES, FUNCAP, CNPq e FINEP (consultar Seo 4); m) assessorar s defesas de teses, dissertaes e seminrios (consultar Seo 4); n) manter atualizada a ficha cadastral do aluno; o) proceder a matrcula curricular dos alunos de ps-graduao (consultar Seo 4); p) encaminhar, PR/PPG, ofcio do coordenador referente a pedido de trancamento total ou parcial de matrcula de aluno; q) observar o cumprimento das normas dos cursos de ps-graduao (jubilamento, n de crditos, etc); r) organizar a documentao para prestao de contas do CNPq; s) assessorar a seleo para admisso de novos alunos; t) elaborar relatrios semestrais de taxa de bancada e acadmica; u) controlar os prazos de vigncia das bolsas de cada aluno; v) preparar os processos dos alunos em jubilamento;(consultar Seo 4, item); w) preparar o expediente administrativo dirio para despacho do coordenador do curso(consultar Seo 4, item); x) receber, acompanhar e distribuir processos;(consultar Seo 4, item); y) solicitar a expedio de certificados e declaraes de Curso de Especializao junto Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao;(consultar Seo 4, item); z) solicitar a expedio de Diplomas de Mestrado, Doutorado e Livre-Docncia junto Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao;(consultar Seo 4, item ); aa) encaminhar, direo da Faculdade, solicitaes de dirias, passagens e hospedagemns para professores de outras instituies, vindos a convite ou atravs de convnios, de interesse da ps-graduao(consultar Seo 4, item).

Seo 3 - Normas
3 NORMAS 3.1 Atendimento ao Pblico 3.2 Uso de Equipamentos e Instalaes 3.3 Cumprimento de Prazos 3.4 Automao 3.5 Trmite de Documentos 3 NORMAS 3.1 Atendimento ao pblico o atendimento ao pblico interno e externo dever ser mantido dentro dos padres de pronto atendimento e cordialidade; as secretarias no devero, em hiptese alguma, dentro do horrio de expediente, permanecer fechadas ou sem algum funcionrio qualificado e/ou autorizado para o atendimento ao pblico; o acesso do pblico dever restringir-se a uma rea, claramente definida, de forma a evitar o trnsito de pessoas no autorizadas nas dependncias do setor; o secretrio responsvel pela ordem e disciplina no atendimento aos usurios devendo este, se necessrio, organizar filas e distribuir senhas; no relacionamento, com os usurios, todo servidor dever manter postura imparcial, no

a) b)

c) d) e)

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dando nenhuma margem a predilees ou favorecimentos. 3.2 Uso de equipamentos e instalaes Compete ao servidor zelar pela economia do material e conservao do patrimnio pblico (Art. 116 - VII, Regime Jurdico nico); no so permitidas prticas comerciais (venda ou compra de objetos) ou financeiras (emprstimos, rifas, etc.) nas instalaes da Faculdade, devendo seus praticantes entend-las como atividades de natureza particular no condizentes com o ambiente de trabalho; vedada a realizao de servios que no sejam de interesse da unidade; os equipamentos, materiais e veculos postos disposio das secretarias so para seu exclusivo uso, nas suas atividades especficas, no se permitindo portanto emprstimo, cesso ou doao; o telefone dever ser utilizado internamente de maneira objetiva e profissional, tendo prioridade os assuntos de interesse da UFC; a secretaria tem prioridade na utilizao dos recursos automatizados, tais como, sistemas e computadores postos sua disposio.

a) b)

c) d)

e) f)

3.3 Cumprimento de Prazos a) Devem ser estabelecidos e obedecidos prazos em todos os trabalhos realizados de modo que a presteza e o cumprimento de prazos sejam parmetros de qualidade, eficincia e eficcia; b) a cobrana de informaes solicitadas dever ser dirigida, em tempo hbil, aos responsveis pela sua emisso. 3.4 Automao a) a) Os procedimentos manuais devem ser substitudos por procedimentos automatizados, baseando-se a implementao de condies necessrias para tanto. 3.5 Trmite de Documentos a) todos os processos cujos assuntos se refiram a outras unidades da instituio (Reitoria, Pr-Reitorias, Superintendncias, outros Centros, Faculdades) devero ser abertos atravs do SAU-01, das respectivas secretarias, e tramitarem, nas suas sadas, pela secretaria da Faculdade que se encarregar, aps o exame da direo da Faculdade, dos despachos aos seus destinatrios; b) todos os documentos cujos assuntos se refiram a outras unidades da instituio devero tramitar, nas suas sadas, pela secretaria da Faculdade que se encarregar, aps exame da direo da Faculdade, dos despachos aos seus destinatrios.

Seo 4 - Procedimentos
4 PROCEDIMENTOS 4.1 Acompanhamento de Processo de Aproveitamento de Estudos 4.2 Assessoramento s Defesas de Teses, Dissertaes e aos Seminrios 4.3 Assessoramento aos rgos Conveniados 4.4 Colao de Grau 4.5 Controle de Emprstimo de Material Permanente 4.6 Devoluo de Material Permanente Inservvel 4.7 Elaborao de Plano Departamental 4.8 Elaborao de Relatrio Anual de Atividades da Faculdade 4.9 Encerramento de Semestre Letivo

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4.10 Expediente Administrativo para Despacho 4.11 Inventrio de Bens Mveis 4.12 Jubilamento de Alunos de Graduao 4.13 Matrcula Curricular de Alunos de Ps-Graduao 4.14 Matrcula de Alunos Veteranos de Graduao 4.15 Matrcula e/ou Alterao de Matrcula de Aluno de Graduao quando fora do Perodo Normal 4.16 Mudana de Modalidade de Curso 4.17 Oferta de Disciplinas 4.18 Pautas, Convocaes e Atas de Reunies 4.19 Prestao de Servios de Terceiros 4.20 Recepo, Acompanhamento e Distribuio de Processos 4.21 Recepo e Distribuio das Listas de Freqncia 4.22 Registro do ENC(Exame Nacional de Cursos) no Histrico Escolar 4.23 Relatrio Anual de Atividades do Departamento 4.24 Relatrio Anual para CAPES 4.25 Solicitao de Compra, Recebimento e Distribuio de Material Permanente 4.26 Solicitao de Expedio de Certificados e Declaraes de Curso de Especializao 4.27 Solicitao de Expedio de Diploma de Mestrado, Doutorado e Livre-Docncia 4.28 Solicitao de Registro de Aproveitamento de Estudos 4.29 Solicitao de Vaga para Abertura de Concurso Pblico para Docente 4.30 Solicitao de Dirias e Passagens 4.31 Solicitao e Prestao de Contas de Suprimento de Fundos 4.32 Solicitao, Recebimento, Guarda e Entrega de Material de Consumo 4.33 Trancamento Total ou Parcial de Matrcula de Alunos de Graduao 4 PROCEDIMENTOS 4.1 Acompanhamento de Processo de Aproveitamento de Estudos - Secretaria de
Coordenao de Curso de Graduao

Receber, da PR/GR, processo referente a aproveitamento de estudos; encaminhar, ao coordenador, para anlise o histrico escolar da instituio de origem; receber, do coordenador, o processo e registrar no SAU-01; enviar, quando necessrio, o processo ao departamento indicado para a devida apreciao (incluir cpia dos artigos do Estatuto relacionados ao tema); e) receber, do departamento, o processo devidamente apreciado; f) preparar o Registro de Aproveitamento de Estudos (ver anexo A.3); g) enviar o Registro de Aproveitamento de Estudos para o coordenador assinar; h) arquivar cpia do registro de Aproveitamento de estudos; i) devolver, por protocolo, o processo juntamente com o Registro de Aproveitamento de Estudos, PR/GR. 4.2 Assessoramento s Defesas de Teses, Dissertaes e aos Seminrios - Secretaria de
Coordenao de Curso de Ps-Graduao

a) b) c) d)

a) Preparar a divulgao dos respectivos eventos respeitando os prazos estabelecidos pelas normas dos cursos de ps-graduao Stricto Sensu da UFC; b) providenciar infra-estrutura adequada ao evento; c) participar das sesses de defesas; d) elaborar ata das sesses de defesas; e) encaminhar PR/PPG, aps defesa, o requerimento de Expedio de Diploma (ver anexo A.4), devidamente preenchido, bem como demais documentos necessrios, relativos aos alunos.

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4.3 Assessoramento aos rgos Conveniados - Secretaria de Coordenao de Curso de


Ps-Graduao

Receber, da PR/PPG, ofcio da financiadora informando o nmero de bolsas disponveis; preencher formulrios com os dados do candidato (ver anexo A.5); enviar formulrios preenchidos para financiadora; receber relao dos agraciados com bolsa; emitir a Declarao para Concesso de Bolsa (ver anexo A.6), relativa a cada agraciado com bolsa, encaminhando-a PR/PPG, aps assinatura do coordenador; f) enviar semestralmente financiadora (CAPES, CNPq, FUNCAP, etc.), freqncia dos bolsistas (ver anexo A.7); g) enviar semestralmente financiadora relatrio com as atividades dos bolsistas (ver anexo A.8); h) comunicar qualquer alterao, relativa aos bolsistas, atravs de formulrios prprios da CAPES e do CNPq. Nota: Os da CAPES so encaminhados PR/PPG e os do CNPq diretamente a este rgo. 4.4 Colao de Grau - Secretaria de Coordenao de Curso de Graduao a) Preparar a lista de provveis concludentes, em trs vias, a cada semestre, a partir da anlise do histrico escolar; b) encaminhar 1 via da lista para a CEG-Coordenadoria de Ensino e Graduao, 2 via para Coordenadoria de Educao Fsica/PR/AE, arquivando a 3 verificar, pelas snteses das disciplinas, quais os alunos aprovados no semestre; c) emitir, em duas vias, a Relao de Concludentes (ver anexo A.9) com os participantes da solenidade de colao de grau; d) obter as assinaturas do coordenador de curso e do diretor da Faculdade na Relao de Concludentes; e) encaminhar 1 via para a CEG , arquivando a segunda; f) emitir para cada aluno o Carto de Juramento (ver anexo A.10) que dever ser assinado pelo secretrio da Faculdade; g) obter assinatura dos concludentes antes do incio da cerimnia de colao de grau; h) entregar os cartes de juramento aos concludentes antes do incio da cerimnia; Nota: O carto ficar com o aluno como comprovante da colao de grau. i) entregar a Relao de Concludentes ao representante da Pr-Reitoria de Graduao no ato da solenidade de colao de grau; j) encaminhar, mediante ofcio, a Relao de Concludentes aos Conselhos Regional e Federal do respectivo curso de graduao, bem como Associao de Classe, quando houver; k) verificar se algum concludente faltou colao de grau e comunic-lo quanto a nova data de colao, a qual dever ser realizada na presena do Reitor. 4.5 Controle de Emprstimo de Material Permanente - Secretarias (Faculdade, Departamento
e Coordenaes de Curso de Graduao/Ps-Graduao)

a) b) c) d) e)

a) Receber solicitao de emprstimo de material permanente; b) preencher protocolo de sada, definindo nome do solicitante, perodo e local da utilizao (ver anexo A.11); c) testar o material na presena do solicitante; d) observar o prazo da devoluo do material permanente; Nota: Vencido o prazo, cobrar a devoluo imediata do material. e) verificar, na presena do solicitante, se o material que est sendo devolvido est em boas condies de funcionamento; f) dar baixa no registro do emprstimo no ato da devoluo; g) providenciar a guarda adequada do material.
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4.6 Devoluo de Material Permanente Inservvel Secretarias (Faculdade, Departamento e


Coordenaes de Curso de Graduao/Ps-Graduao)

a) Receber os materiais inservveis de todas as unidades que dispem dos mesmos; b) guardar o materiais recebidos em local apropriado; c) fazer semestralmente o levantamento de todos os materiais inservveis para devoluo dos mesmos Diviso de Patrimnio; d) elaborar ofcio em 02 vias com o levantamento dos materiais, constando a descrio de cada item, o respectivo n cadastro (plaqueta), e o estado do bem; e) encaminhar a 1 via do ofcio a Diviso de Patrimnio para que esta mande recolher os materiais; f) entregar, mediante recibo, na 2 via do ofcio, os materiais inservveis Diviso de Patrimnio; g) arquivar a 2 via do ofcio, para posterior conferncia, na poca do relatrio de inventrio dos bens mveis subseqente. 4.7 Elaborao de Plano Departamental Secretaria de Departamento Encaminhar semestralmente a cada docente o formulrio Programa Departamental (ver anexo A.12); b) receber, dos docentes, os formulrios preenchidos, verificando se a soma dos tempos confere com a carga horria dos mesmos no departamento; Nota: Caso no se identifique a soma dos tempos com a carga horria do docente, providenciar a correo. transcrever as informaes constantes nos formulrios, nas duas vias do plano departamental, conforme instrues do CEPE; complementar as demais informaes requeridas no plano departamental; obter a assinatura dos docentes no quadro de resumo de distribuio de carga horria; encaminhar o plano departamental chefia do departamento para que esta o submeta apreciao do colegiado do departamento; encaminhar a 1 via do plano para a CPPD; arquivar a 2 via do plano no departamento. 4.8 Elaborao do Relatrio Anual de Atividades da Faculdade Secretaria da Faculdade Analisar informaes solicitadas no Modelo Institucional do Relatrio Anual, sugerido pela Coordenadoria de Anlise Institucional e Avaliao/PR/PL; solicitar envio de informaes das subunidades, observando o prazo de entrega definido pela Coordenadoria de Anlise Institucional e Avaliao/PR/PL; elaborar Relatrio Anual nico da maior unidade organizacional(Superintendncias, Pr-Reitorias, Centros e Faculdades) condensando todas as informaes das subunidades; enviar Relatrio Anual em disquete Coordenadoria de Anlise Institucional e Avaliao/PR/PL. 4.9 Encerramento de Semestre Letivo - Secretarias (Departamento e Coordenao de Curso de
Ps-Graduao)

a) b)

c) d) e) f) g) h)

a) b) c)

d)

Recebimento e Distribuio das Snteses de Disciplina a) Receber, da PR/PG, no caso dos departamentos ou da coordenao de curso, no caso dos cursos de ps-graduao os formulrios de Sntese de Rendimento Escolar; b) conferir as snteses com a lista de disciplinas ministradas no departamento/curso de ps-graduao; Nota: Caso seja identificada ausncia de alguma sntese, solicitar PR/PG ou Coordenao do Curso o seu envio em tempo hbil;

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c) organizar as snteses em ordem alfabtica, por disciplina, separando por turma; Nota: A coordenao de curso de ps-graduao organiza em ordem numrica, por cdigo de disciplina; d) entregar, sob protocolo, as snteses aos docentes comunicando-lhes a data limite para a devoluo das mesmas. Consolidao das Snteses a) Receber, dos docentes, as snteses; b) digitar nas telas do SOFIA o cdigo da disciplina, notas e freqncias; c) solicitar ao docente que confira na tela as notas e freqncias digitadas; d) solicitar ao docente que digite a sua senha, caso este confirme que no houve erro de digitao; e) confirmar a consolidao no SOFIA, na presena do docente; f) arquivar cpia das snteses no departamento/coordenao; g) devolver o original das snteses para a CEG-Coordenadoria de Ensino de Graduao/PR-GR ou coordenao do curso. 4.10 Expediente Administrativo para Despacho - Secretarias (Centro, Departamento e
Coordenaes de Cursos de Graduao/Ps-Graduao)

a) Definir, com a chefia imediata, o horrio para o despacho de documentos de forma a permitir o encaminhamento dos mesmos na mesma data do despacho, observando o horrio do malote; b) verificar se os processos ou outros documentos esto instrudos corretamente (documentao completa, formulrios corretamente preenchidos); c) conferir se as assinaturas e carimbos constantes nos documentos correspondem aos diversos nveis hierrquicos. d) apresentar os processos chefia responsvel pelo seu despacho; e) cumprir as determinaes da chefia referentes a cada processo ou documento; f) alertar, em tempo hbil, chefia, sobre os prazos estabelecidos pelos diversos rgos, referentes aos assuntos da unidade; g) registrar a sada dos documentos e processos em livro de protocolo ou no SAU - 01; h) encaminhar documentos ou processos aos destinatrios. Nota: Os itens a.), d.) e g.) no ocorrem no Curso de Ps-Graduao. 4.11. Inventrio de Bens Mveis - Secretarias (Centro, Departamento e Coordenaes de Cursos
de Graduao/Ps-Graduao)

a) eceber da Diviso de Patrimnio/Departamento de Administrao/PR-ADM, o Relatrio "Inventrio dos Bens Mveis"; b) fazer o levantamento fsico dos bens que se encontram na unidade, conferindo com os dados do relatrio, observando atentamente os seguintes itens: descrio do bem; nmero de cadastro(plaqueta); tipo de bem(com ou sem plaqueta); estado de conservao. c) listar em anexo I os bens encontrados na unidade e "no localizados" no Relatrio "Inventrio dos Bens Mveis", relacionando: descrio detalhada do bem; estado de conservao; nmero de cadastro(plaqueta). d) listar em anexo II os bens relacionados no Relatrio "Inventrio dos Bens Mveis" no encontrados na unidade, relacionando: descrio detalhada do bem; estado de conservao; nmero de cadastro(plaqueta).

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e) listar em anexo III os bens encontrados na unidade e listados no Relatrio de "Inventrio dos Bens Mveis" com especificaes diferentes, ressaltando as modificaes nas especificaes; f) encaminhar Diviso de Patrimnio a 2a. via do Relatrio "Inventrio dos Bens Mveis", juntamente com os trs anexos, devidamente assinados e datados;

g) arquivar a 1a. via do Relatrio "Inventrio dos Bens Mveis". h) encaminhar documentos ou processos aos destinatrios. 4.12. Jubilamento de Alunos de Graduao - Secretaria de Coordenao de Curso de
Graduao

a) Receber, da PR/GR, a relao dos alunos jubilados (tempo esgotado) e os comunicados de jubilamento, para cada aluno, em duas vias; b) convocar o aluno para receber a primeira via do comunicado, mediante recibo na segunda via; c) arquivar a segunda via recebida e o histrico escolar em pasta individual; d) orientar e receber, do aluno, o plano de estudo e a justificativa por no ter ainda concludo o curso; e) efetuar matrcula do aluno aps autorizao do coordenador; f) encaminhar para apreciao do colegiado da coordenao, a justificativa e o plano de estudo do aluno, podendo resultar em concesso de um prazo para concluso do curso, ou em jubilamento. Nota: A cada semestre o nome do aluno, em processo de jubilamento, vem em separado para que o coordenador examine se o mesmo est realmente cumprindo o plano de estudo. Caso contrrio, ser jubilado. 4.13. Matrcula Curricular de Alunos de Ps-Graduao - Secretaria de Coordenao de
Curso de Ps-Graduao

Alunos Novatos a) Preencher o cadastro do aluno com base nos dados constantes na sua ficha de inscrio; b) obter a assinatura do coordenador; c) encaminhar o cadastro Coordenadoria de Ensino de Ps-Graduao da PR/PPG, juntamente com cpias do diploma e histrico escolar de graduao do aluno; d) enviar lista de disciplinas obrigatrias, relativas ao aluno, Coordenadoria de Ensino de Ps-Graduao da PR/PPG; e) receber do aluno, aps sua matrcula na PR/PPG, uma via da folha de matrcula; f) providenciar a assinatura do coordenador na folha de matrcula; g) arquivar a folha de matrcula em pasta nominal individual. Alunos Veteranos a) Afixar no flanelgrafo a lista de ofertas; b) receber, da PR/PPG, as folhas de matrcula e a lista de assinatura dos alunos, verificando se existe observao quanto a jubilamento; c) entregar, a cada aluno matriculvel, dentro dos prazos estabelecidos, a sua folha de matrcula, confirmando seu recebimento na lista de assinatura; d) receber do aluno a folha de matrcula devidamente preenchida e assinada; e) solicitar do aluno comprovante de quitao com a Biblioteca Universitria; f) obter a assinatura do coordenador na folha de matrcula; g) digitar a matrcula do aluno na tela do SOFIA respectiva; h) entregar a segunda via da folha de matrcula ao aluno; i) arquivar a primeira via da folha de matrcula na pasta do aluno. 4.14 Matrcula de Alunos Veteranos de Graduao - Secretaria de Coordenao de Curso de

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Graduao

Notas: 1. As matrculas de calouros so realizadas na Pr-Reitoria de Graduao. 2. Os procedimentos abaixo referem-se aos alunos matriculveis. a) Receber, da Pr-Reitoria de Graduao, a Lista de Ofertas para o semestre correspondente; b) afixar no flanelgrafo a Lista de Ofertas; c) receber, da Pr-Reitoria de Graduao, as folhas de matrcula e a lista de assinatura dos alunos; d) entregar, a cada aluno, dentro dos prazos estabelecidos para matrcula a folha de matrcula, confirmando seu recebimento na lista de assinatura; e) receber, do aluno, a folha de matrcula devidamente preenchida e assinada; f) verificar se, na folha de matrcula do aluno, h informao sobre inadimplncia com a Biblioteca Universitria; g) encaminhar ao coordenador os casos com problema de matrcula; h) digitar a matrcula do aluno na tela do SOFIA respectiva; i) obter a assinatura do coordenador na folha de matrcula; j) entregar a segunda via da folha de matrcula ao aluno; k) arquivar a primeira via da folha de matrcula; l) remover as disciplinas dos alunos que solicitaram trancamento total ou matrcula institucional; m) remover as disciplinas dos alunos que no compareceram matrcula; Nota: Aps a matrcula, conforme a necessidade, proceder Alterao na Lista de Oferta (ver anexo A.13). n) promover o ajuste na matrcula do aluno (ver anexo A.14) no prazo estipulado pela Pr-Reitoria de Graduao. 4.15 Matrcula e/ou Alterao de Matrcula de Alunos de Graduao, quando fora do perodo normal Coordenao de Curso Receber do aluno pedido de incluso e/ou alterao de matrcula; preencher o Formulrio Pedido de Alterao de Matrcula(Ver anexo A.14); enviar o Formulrio Pedido de Alterao de Matrcula Pr-Reitoria de Graduao; aguardar resposta da Pr-Reitoria de Graduao sobre a efetivao da matrcula; informar ao aluno sobre a efetivao da matrcula. 4.16 Mudana de Modalidade de Curso - Secretaria de Coordenao de Curso de Graduao Receber verbalmente a solicitao de mudana de modalidade de curso; entregar a ficha de inscrio (ver anexo A.27) para preenchimento do aluno; receber, do aluno, o formulrio preenchido; tirar uma cpia do formulrio e arquivar; enviar o original para PR/GR. 4.17 Oferta de Disciplinas - Secretaria de Departamento Consulta s Coordenaes de Curso a) Receber, da coordenao do curso, a Lista de Demanda de disciplinas do semestre (ver anexo A.15); b) elaborar, a cada encerramento de semestre, a Oferta de Disciplina/Turma (ver anexo A.16), em duas vias, com base na Lista de Demanda; c) encaminhar a Lista de Demanda s coordenaes de cursos correspondentes s disciplinas.

a) b) c) d) e)

a) b) c) d) e)

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Confirmao da Oferta de Disciplinas a) Receber, das coordenaes de curso, as listas confirmadas; b) incluir as listas na pauta de reunio do colegiado do departamento; c) digitar no SOFIA, tela TURMA, as listas cujas ofertas foram aprovadas na reunio do colegiado do departamento; d) arquivar a primeira via no departamento e encaminhar a segunda via coordenao do curso correspondente s disciplinas. 4.18 Pautas, Convocaes e Atas de Reunies (Faculdade, Departamento e Coordenaes
de Cursos de Graduao/Ps-Graduao)

Providncias preparatrias s reunies a) Organizar e divulgar o calendrio das reunies ordinrias do(s) colegiado(s) em consonncia com o calendrio das reunies do Conselho da Faculdade; b) emitir, com sua respectiva pauta, e a pedido do Diretor o ofcio de convocao para reunio ordinria, no mnimo, com 5 dias teis de antecedncia. Nota: As reunies da Coordenao de Ps-Graduao so avisadas por telefone. Providncias posteriores s reunies a) Providenciar a minuta da ata da reunio; b) submeter, na reunio seguinte, a minuta da ata aprovao dos membros do colegiado que participaram da reunio; Nota: A minuta da ata anexada convocao da reunio subseqente, para prvia apreciao; a) transcrever as minutas das atas no livro, aps aprovao do colegiado; b) obter as assinaturas dos membros do colegiado que participaram da reunio, no livro de atas (conforme regimento e orientao do CEPE); c) providenciar despachos em processos e demais decises definidas na reunio, referentes elaborao de documentos, sob a orientao da chefia; d) distribuir os documentos ou processos sob protocolo, ou mediante registro no SAU-01, aos destinatrios. 4.19 Prestao de Servios de Terceiros Secretaria da Faculdade a) Providenciar, a pedido da chefia imediata, propostas de preos, junto no mnimo, (03) trs empresas cadastradas no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores)para prestao de servios de terceiros. Nota: O Departamento executa o item a.) e encaminha para a direo da Faculdade; b) encaminhar o processo devidamente instrudo, via SAU-01, Pr-Reitoria de Administrao, aps visto da direo da Faculdade, ouvida a PLANOP, quando for o caso; c) receber, do Departamento de Contabilidade e Finanas/PR-ADM, nota de empenho autorizando a execuo do servio; d) comunicar atravs de telefone, firma escolhida para a realizao do servio; e) verificar se o servio executado atendeu s especificaes contidas na proposta; f) aps a realizao do servio, devolver a nota de empenho, mediante protocolo, folha de pagamento e/ou nota fiscal, com o visto do dirigente da unidade, ao Departamento de Contabilidade e Finanas/PR/ADM para efetivao do pagamento. 4.20 Recepo, Acompanhamento e Distribuio de Processos - Secretarias (Faculdade e
Departamento)

a) Dar entrada, preferencialmente, no incio de cada expediente dirio, via SAU-01, em todos os processos recebidos; b) encaminhar os processos aos seus destinatrios;

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c) receber de volta os processos aps providncias ou despachos; d) verificar diariamente quais os processos pendentes na unidade h mais de dois dias; Nota: Nestes casos devero ser mantidos entendimentos com os responsveis no sentido de tentar agilizar o andamento dos mesmos. e) observar o ltimo despacho dado no processo e digitar no espao apropriado na tela da transao DECISO do SAU-01; f) liberar os processos aps protocolar ou certificar que os mesmos tiveram sua sada devidamente informada no SAU-01. 4.21 Recepo e Distribuio das Listas de Freqncia - Secretaria da Faculdade Recepo das Listas de Freqncia a) Receber, mensalmente, da PR/GR, as Listas de Freqncia/Dirios de Classe emitidas pelo Ncleo de Processamento de Dados. Distribuio das Listas de Freqncia a) Separar as listas por curso e departamento, de acordo com as disciplinas; b) encaminhar, sob protocolo, via Setor de Comunicaes, as listas de freqncia respectivas a cada departamento. 4.22. Registro do ENC(Exame Nacional de Curso) no Histrico Escolar Coordenao de
Curso

a) Elaborar relao dos alunos que compareceram ao provo; b) enviar relao dos alunos Pr-Reitoria de Graduao; c) aguardar confirmao da Pr-Reitoria de Graduao. 4.23 Relatrio Anual de Atividades do Departamento - Secretaria de Departamento Receber, dos docentes, e colecionar a cada semestre, a informao de suas respectivas produes cientificas, conforme itens abaixo: a.1) produo cientfica (publicaes, apresentao de trabalhos em congressos, simpsios); a.2) orientao de bolsistas e ps-graduandos; a.3) participao em bancas examinadoras de concursos pblicos; a.4) outras informaes que caracterizem produo cientfica; catalogar informaes referentes ao departamento conforme abaixo: b.1) quadro de pessoal de direo, docente, tcnico-administrativo; b.2) relao de obras novas e/ou reformas nas reas fsicas do departamento; b.3) relao dos equipamentos adquiridos pelo departamento no perodo; b.4) quadro atualizado de bolsistas, monitores e ps-graduandos; b.5) relao de convnios mantidos com outras instituies; b.6) relao das disciplinas ofertadas no semestre e nmero de alunos; b.7) dados semestrais, atualizados, do andamento ou concluso de projetos de pesquisa ou extenso, com indicao de seus respectivos coordenadores; emitir o Relatrio Anual com a unificao dos dados citados acima; submeter o relatrio aprovao do chefe de departamento at o dia 30 de dezembro de cada ano letivo; enviar o Relatrio Anual, aps assinado pela chefia do departamento, para a secretaria da Faculdade. 4.24 Relatrio Anual para CAPES - Secretaria de Coordenao de Curso de Ps-Graduao Nota: Para a execuo adequada dos procedimentos abaixo, consultar o Manual do Usurio Sistema EXECAPES atualizado, disponvel na Coordenadoria de Ensino de Ps-Graduao da PR/PPG.
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a)

b)

c) d) e)

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a) Receber, da PR/PPG, os disquetes referentes ao programa EXECAPES; b) instalar no computador o programa EXECAPES; c) extrair, do relatrio anual dos departamentos, os dados pertinentes solicitados pelo programa EXECAPES; Nota: Caso necessrio, complementar os dados com currculo atualizado dos docentes, de acordo com o padro CNPq, bem como com cpias dos trabalhos publicados. d) digitar os dados contidos nos formulrios do computador; e) gerar o BACKUP para a CAPES, PR/PPG e coordenao de curso; f) imprimir cpia do relatrio para arquivo. 4.25 Solicitao de Compra, Recebimento e Distribuio de Material Permanente Secretarias (Faculdade, Departamento e Coordenao de Curso de Graduao/Ps-Graduao)

Solicitao de Material Permanente a) Receber a solicitao do material permanente do chefe da unidade ao qual est subordinado; b) emitir oficio, em duas vias, especificando o material permanente e exposio de motivos correspondente, que justifica a aquisio pretendida: b.1) PR/PPG, no caso de material destinado a ensino de ps-graduao ou a pesquisas; Nota: Em se tratando de aquisio com recursos da CAPES ou do CNPq, anexar ao ofcio propostas de preos de, no mnimo, (03) trs empresas devidamente cadastradas no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores). b.2) PR/PL, nos demais casos; Nota: A identificao do fabricante do material s pode ser feita se for este o nico apropriado para a execuo da tarefa desejada, conforme Lei n 8.666, que regulamenta as licitaes. c) obter a assinatura do chefe da unidade; d) formar processo com a 1 via do ofcio, atravs da secretaria da Faculdade; e) arquivar a 2 via do ofcio na unidade; f) informar ao SAU-01 quando da expedio do processo para a PR/PL ou PR/PPG. Recepo de Material a) Verificar se o material est plaquetado e solicitar providncias Diviso de Patrimnio/DA /PR-AD, caso necessrio; b) verificar se o material permanente est em perfeitas condies, testando-o, se possvel; Notas: 1 - Caso o material permanente requeira a presena do instalador, o teste de funcionamento dever ser feito em sua presena. 2 - Caso apresente defeito, justificar a no recepo ao almoxarifado, solicitando providncias desse junto firma fornecedora. c) assinar a requisio de entrega em duas vias; d) devolver uma das vias para a Diviso de Patrimnio/DA/PR/ADM; e) arquivar a outra via da requisio na unidade; f) entregar o material ao chefe da unidade para que, por intermdio deste, seja encaminhado unidade solicitante acompanhado do respectivo Termo de Responsabilidade e da ficha de transferncia patrimonial, se for o caso. 4.26 Solicitao de Expedio de Certificados e Declaraes de Cursos de Especializao Coordenao de Curso de Ps-Graduao. a) elaborar relao com nome, freqncia e conceitos dos alunos; b) elaborar relao com nome, carga horria e professor das disciplinas ministradas;

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c) enviar as relaes Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao juntamente com o ofcio de solicitao de expedio. Nota: O interessado dever dirigir-se Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao para receber o Certificado e/ou Declarao. 4.27 Solicitao de Expedio de Diplomas Mestrado, Doutorado e Livre-Docncia
Coordenao de Curso de Ps-Graduao.

a) elaborar relao dos alunos que terminaram o curso de mestrado, doutorado e/ou livredocncia; b) solicitar que os alunos preencham o Requerimento de Expedio de Diploma(ver anexo A.4); c) encaminhar os requerimentos Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao. Nota: O interessado dever dirigir-se Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao para receber o Diploma. 4.28 Solicitao de Registro de Aproveitamento de Estudos Coordenao de Curso Receber do aluno a solicitao de registro de aproveitamento de estudos; preencher o Formulrio Registro de Aproveitamento de Estudos(ver anexo A.3); anexar programas das disciplinas solicitadas para aproveitamento de estudos; formar processo e enviar Pr-Reitoria de Graduao; aguardar resultado da Pr-Reitoria de Graduao; informar ao aluno sobre efetivao do Registro de Aproveitamento de Estudos. 4.29 Solicitao de Vaga para Abertura de Concurso Pblico para Docente. Unidade Acadmica Departamento a) Identificar necessidade da categoria de docente magistrio superior, magistrio de 1 e 2 graus, e professor substituto; b) preencher formulrio de solicitao;(ver Anexo A.29). c) enviar ofcio, juntamente com o formulrio, Diretoria do Centro ou Faculdade solicitando a vaga; d) anexar ao ofcio o programa da disciplina solicitada. Diretoria do Centro ou Faculdade a) Analisar solicitao; b) formar processo; c) enviar o processo Superintendncia de Recursos Humanos. Superintendncia de Recursos Humanos a) Solicitar ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoal parecer sobre a existncia, ou no, de vaga. Departamento de Desenvolvimento de Pessoal caso no exista a vaga: a) emitir parecer; b) devolver o processo ao Centro ou Faculdade interessada. caso exista a vaga: a) Emitir parecer sobre a existncia de vaga; b) encaminhar o processo Superintendncia de Recursos Humanos. Superintendncia de Recursos Humanos a) Providenciar o de acordo do reitor no processo;
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a) b) c) d) e) f)

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b) devolver ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoal para elaborao do edital. Departamento de Desenvolvimento de Pessoal a) Providenciar elaborao e publicaco do edital; b) aguardar publicao no D.O.U.; c) enviar cpia da publicao para o Centro ou Faculdade e Departamento interessados. Unidade Acadmica Departamento a) Realizar reunio para definio de questes relativas ao concurso: - calendrio, programa, comisso para avaliar documentao, indicao dos membros que comporo a banca examinadora. b) informar data da aprovao do programa ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoal. Nota: Aplica-se este mesmo procedimento para solicitao de professor substituto. 4.30 Solicitao de Dirias e Passagens - Secretaria da Faculdade Nota: Consultar tambm a Seo 5 para maiores esclarecimentos sobre este tpico. a) Receber, das chefias de departamentos e coordenadores de cursos de graduao e de ps-graduao, ofcios com solicitaes de dirias e/ou passagens, devidamente aprovadas pela direo da Faculdade, contendo: nome, cargo ou funo e n funcional do interessado; descrio objetiva do servio a ser executado/motivo da viagem; local de destino; meio de transporte; perodo de afastamento; o cdigo da reserva de passagem (se esta for solicitada) realizada pelo interessado, atravs da empresa contratada pela UFC. Nota: Quando se tratar da apresentao de trabalhos em congressos, simpsios ou quaisquer outras atividades relacionadas pesquisa ou ps-graduao, dever ser anexada solicitao a carta de aceitao do trabalho, de defesa de tese ou outros documentos necessrios, ligados atividade a se desenvolver. b) providenciar, atravs da transao REQ DIARIA, do SAU-03, a emisso do formulrio Solicitao e Concesso de Dirias e Passagens, devidamente preenchido com os dados do solicitante, acrescido do cdigo de reserva da passagem e assinado pelo diretor da Faculdade, em 3 (trs) vias; c) efetuar o encaminhamento do ofcio de solicitao e das 3 (trs) vias do formulrio supracitado para: c.1) o Pr-Reitor de Pesquisa e Ps-Graduao, quando se destinar apresentao de trabalhos em congressos, simpsios ou para quaisquer outras atividades relacionadas a pesquisa ou ps-graduao; c.2) o Reitor, em se destinando s demais atividades, ligadas ao ensino de graduao ou a projetos de extenso. d) aguardar depsito do valor das dirias em conta corrente; e) dirigir-se Seo de Passagens, Dirias e Hospedagem para recebimento do bilhete de passagem. Nota: Em se tratando de afastamento dentro do pas e por perodo no superior a 60(sessenta) dias, providenciar tambm a Portaria do Dirigente da Unidade, em 02(duas) vias, destinando (01) uma ao interessado e mantendo (01)uma em arquivos da prpria unidade.

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4.31 Solicitao e Prestao de Contas de Suprimento de Fundos - Secretaria da


Faculdade

Nota: Observar os prazos estipulados pela Reitoria, atravs da PR/AD, tanto para aplicao como para prestao de contas, contados a partir da data do recebimento do recurso. Solicitao de Suprimento de Fundos a.1) receber ofcio de solicitao das chefias de departamento ou coordenadores; a.2) providenciar o preenchimento, em 02 vias, do formulrio de Solicitao e Concesso de Suprimento de Fundos (ver anexo A.17), desde que autorizado pelo diretor da Faculdade; a.3) obter a assinatura do diretor nas 02 vias do formulrio; a.4) formar processo com a 1 via; a.5) arquivar a 2 via do formulrio na unidade; a.6) informar ao SAU-01 quando da expedio do processo para a PR/ADM; a.7) acompanhar o andamento do processo, atravs da transao L TRAMITE, do SAU-01, quando solicitado; b) Direo da Faculdade. Nota: Dentro do limite estabelecido pela PR/ADM, encaminhar a solicitao a partir do passo a.2 acima. Prestao de Contas de Suprimento de Fundos a) preencher, em duas vias, o Demonstrativo de Execuo Financeira (ver anexo A.18) e a Conta Corrente de Suprimento de Fundo (ver anexo A.19), para cincia da chefia, que dever dat-las e assin-las; b) anexar, 1 via do demonstrativo, as notas fiscais correspondentes; c) encaminhar as 1as vias ao Departamento de Contabilidade e Finanas - PR/ADM; d) arquivar as 2as vias na secretaria. 4.32 Solicitao, Recebimento, Guarda e Entrega de Material de Consumo - Secretaria
(Faculdade, Departamento e Coordenaes de Cursos de Graduao/Ps-Graduao)

Requisio peridica de material de consumo a) Identificar as necessidades de material da unidade; - diariamente, em se tratando de secretaria da Faculdade, e atravs do controle das fichas de prateleira do almoxarifado; - mensalmente, no caso das secretarias de departamento e Coordenao de Graduao; - semestralmente, no caso da Coordenao de Ps-Graduao. b) relacionar o material a ser pedido; c) encaminhar o pedido para: - Diretoria da Faculdade, em se tratando de secretaria de departamento e Coordenao de Ps-Graduao; - PR/PPG, atravs de ofcio, em se tratando de secretaria de Coordenao de Ps-Graduao, anexando propostas de preos de, no mnimo, (03) trs empresas devidamente cadastradas no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores).arquivar cpia do pedido de material na unidade. Nota: Caber secretaria da Faculdade, atravs do SAU-04 e de acordo com a disponibilidade de estoque do almoxarifado central, requisitar, quinzenalmente, os materiais necessrios. Recebimento/distribuio de material a) Conferir o material com a cpia do pedido; b) recolher ao almoxarifado da unidade para posterior distribuio. Nota: No caso da secretaria da Faculdade, devem ser atualizadas as fichas de prateleira a

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toda entrada e sada de material. 4.33 Trancamento Total ou Parcial de Matrcula de Alunos de Graduao - Secretaria de
Coordenao de Curso de Graduao

Trancamento Total a) Entregar, a pedido do aluno, o formulrio Solicitao de Trancamento Total de Matrcula ou de Regime Especial (ver anexo A.20); b) receber o formulrio do aluno, contendo o motivo do trancamento; c) entregar o pedido ao coordenador para que este analise e confirme se o mesmo vai ser deferido ou no; d) caso deferido, tirar cpia que ser arquivada na coordenao e encaminhar o original para a PR/GR; e) caso indeferido, comunicar ao aluno e arquivar. Trancamento Parcial a) Entregar, a pedido do aluno, o formulrio Pedido de Trancamento Parcial (ver anexo A.21); b) receber, do aluno, o formulrio preenchido; c) solicitar as assinaturas do aluno e do coordenador; d) enviar o formulrio Pedido de Trancamento Parcial para a PR/GR; e) aguardar a devoluo do formulrio; f) arquivar o formulrio.

Seo 5 - Orientaes Gerais sobre procedimentos especficos de servidores


5 ORIENTAES GERAIS SOBRE PROCEDIMENTOS ESPECFICOS DE SERVIDORES 5.1 Progresso Funcional de Docentes 5.1.1 Fundamentao Legal 5.1.2 Documentos Necessrios 5.2 Afastamento no Pas - do Pas 5.2.1 Congressos, Seminrios, Encontros, Cursos, treinamentos e eventos similares at 60 dias 5.2.2 Cursos, Treinamentos e eventos similares alm de 60 dias; Especializao, Mestrado, Doutorado e Ps-Doutorado 5.3 Passagens, Dirias e Hospedagem 5.3.1.Passagens 5.3.2 Dirias 5.3.3 Hospedagem 5 ORIENTAES GERAIS SOBRE PROCEDIMENTOS ESPECFICOS DE SERVIDORES 5.1 Progresso Funcional de Docentes Dentro da mesma classe e de uma classe para outra 5.1.1 Fundamentao Legal a) Decreto Lei n 94.664, de 23 de junho de 1987; b) Portaria n 475, de 26 de agosto de 1987; c) Resoluo n 14/CEPE e Indicao n 01, de 15 de junho de 1988, ou Resoluo n 57/CEPE, de 12 de dezembro de 1994, conforme o caso; d) Resoluo n 04/CEPE, de 25 de abril de 1989; e) Resoluo n 18/CEPE, de 28 de agosto de 1990;

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f)

Resoluo n 22/CEPE, de 17 de outubro de 1990.

OBSERVAES: A Resoluo n 57/CEPE disciplina a progresso funcional de uma classe para outra; o docente que completar interstcio para progresso at 11.01.95, ou tenha cumprido mais da metade do interstcio em 12.12.94, quando entrou em vigncia a Resoluo n 57/CEPE, poder requer-la com base na Resoluo n 14/CEPE, de 15.06.88. 5.1.2 Documentos necessrios Ofcio da chefia do departamento ao presidente da CPPD, onde conste: a data da reunio do colegiado que julgou e aprovou o parecer da Comisso de Avaliao de Progresso Funcional; e, quando for de uma classe para outra, tambm a data da reunio do colegiado em que o docente apresentou a defesa do seu relatrio/memorial; relatrio/memorial do docente; parecer da Comisso de Avaliao, contendo: nome, classe, referncia e departamento de origem de cada componente da Comisso de Avaliao (ver anexo A.22); e, quando se tratar de docente em atividade de ensino, tambm e expressamente a mdia da avaliao discente; quando for pela Resoluo n 57/CEPE, ata da defesa em pblico do memorial do docente; e, quando for pela Resoluo n 14/CEPE e de uma classe para outra (no caso de no ser portador da titulao acadmica exigida para a classe em que ele est solicitando a progresso: Assistente = Mestre e Adjunto = Doutor), incluir tambm a cpia da justificativa do docente, devidamente aprovada pela Comisso de Avaliao. Nota: Cada folha do processo deve ser numerada, rubricada, e conter carimbo do departamento de origem.

a)

b) c)

d) e)

5.2 Afastamento no pas - do pas 5.2.1 Para Congressos, Seminrios, Encontros, Cursos, Treinamentos e eventos similares at 60 dias a) Dentro do pas a.1) o interessado solicita verbalmente o afastamento sua chefia; a.2) a chefia encaminha ofcio ao diretor da Faculdade; a.3) o diretor da Faculdade autoriza (ver anexo A.23) o afastamento atravs de portaria (ver anexo A.24), elaborado em 04 vias (interessado, SRH, secretaria da sub-unidade e secretaria da Faculdade). b) Para o exterior, formar processo, com antecedncia de no mnimo 45 (quarenta e cinco) dias, constando: solicitao atravs de formulrio prprio (ver anexo A.25); carta de aceitao e traduo oficial correspondente; cpia do trabalho ou resumo a ser apresentado, quando for congresso, ou plano de estudo, quando for curso; formulrio do MEC, e no caso de afastamentos com nus (vide Obs. 8 no final do tpico 5.2), cpia do documento de concesso da bolsa ou do auxlio (geralmente CAPES ou CNPq). 5.2.2 Para Cursos, Treinamentos e eventos similares alm de 60 dias; Especializao; Mestrado; Doutorado; Ps-Doutorado a) Dentro do pas formar processo, com antecedncia de no mnimo 45 (quarenta e cinco) dias, constando:
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solicitao atravs de formulrio prprio (ver anexo A.26); carta do orientador ou declarao, comprovando estar o solicitante regularmente matriculado no curso; plano de estudo; Termo de Compromisso e Responsabilidade datilografado (as testemunhas devem assinar e ter seus respectivos nomes datilografados); e documento de quitao da Biblioteca Central/UFC. b) Para o exterior, formar processo, com antecedncia de no mnimo 45 (quarenta e cinco) dias, constando: solicitao atravs de formulrio prprio (ver anexo A.25); carta do orientador ou declarao, comprovando estar o solicitante regularmente matriculado no curso, e traduo oficial correspondente; plano de estudo; Termo de Compromisso e Responsabilidade datilografado (as testemunhas devem assinar e ter seus respectivos nomes datilografados); documento de quitao da Biblioteca Central/UFC; formulrio do MEC; e, no caso de afastamentos com nus (vide Obs. 8 abaixo), cpia do documento de concesso da bolsa ou do auxlio (geralmente CAPES ou CNPq). OBSERVAES: 1. Em se tratando de solicitaes de prorrogao de afastamentos, alm dos documentos acima listados, fazer constar tambm o relatrio de atividades do perodo anterior; 2. no caso de impedimento do interessado, todos os documentos podem ser assinados por procurador, devendo ser acrescida ao processo a cpia da procurao devidamente reconhecida em cartrio; 3. prazos (includas as prorrogaes): especializao: um ano e meio; mestrado: trs anos; doutorado: quatro anos; 4. as instncias de aprovao dos processos de afastamento, com exceo do 5.2.1 letra a), so as seguintes: epartamento / sub-unidade de origem do interessado; Conselho de Centro/Faculdade ou Direo da Unidade Administrativa; Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao; CPPD (docentes) ou CPPTA (tcnico-administrativos), em se tratando de afastamento por perodo superior a 60 dias; Reitor; 5. todos estes processos tramitam pelo Departamento de Desenvolvimento de Pessoal/SRH, rgo responsvel pelo controle de afastamentos para aperfeioamento da UFC; 6. no caso de afastamentos dentro do pas, as portarias so assinadas pelo Superintendente de Recursos Humanos e encaminhadas ao setor de origem para controle e entrega aos interessados; 7. no caso de afastamentos para o exterior, as portarias so publicadas no D.O.U. e cpias destas publicaes so encaminhadas ao setor de origem para controle e entrega aos interessados; 8. afastamento: sem nus = sem o salrio e sem auxlio de nenhuma instituio brasileira; com nus limitado = somente com o salrio; com nus = alm do salrio, auxlio de alguma instituio brasileira. 5.3 Passagens, Dirias e Hospedagem 5.3.1 Passagens
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a) Os bilhetes de passagem, utilizados ou no, devero ser devolvidos ao Setor de Passagens, Dirias e Hospedagem, no prazo de 5 (cinco) dias, contados da data da chegada do servidor; b) as propostas de concesso de dirias e passagens, com incio s sextas-feiras, sbados, domingos e feriados nacionais, devero ser justificados. 5.3.2 Dirias a) Caso a solicitao refira-se somente a dirias, dever constar no ofcio a especificao do meio de transporte, visto que, passagem por conta prpria ou adquirida por outro rgo d ao interessado o direito ao auxlio-txi, bastando, para isso, que se apresente, junto solicitao de dirias, indispensavelmente, o comprovante de passagem; b) as solicitaes tero andamento regular se apresentadas dentro das especificaes exigidas na Seo 4 e encaminhadas ao setor competente com uma antecedncia mnima de 7 (sete) dias; c) o Setor de Passagens, Dirias e Hospedagem, ao receber as solicitaes de dirias, encaminha-as ao Gabinete do Reitor, para aprovao do Reitor e, em seguida, ao Departamento de Contabilidade e Finanas (DCF/PR-ADM), para a efetuao do pagamento (depsito em conta corrente do interessado). 5.3.3 Hospedagem Nota: Entende-se por hospedagem o recurso destinado a visitantes convidados pela UFC. a) Solicitao, atravs de ofcio, aprovada pela direo do Centro/Faculdade, constando nome e cargo do interessado, descrio objetiva do servio a ser executado e perodo da hospedagem, contado a partir da data da chegada at a data da sada de Fortaleza; b) encaminhar ofcio para: b.1) Pr-Reitor de Pesquisa e Ps-Graduao, quando se destinar apresentao de trabalhos em congressos, simpsios ou para quaisquer outras atividades relacionadas pesquisa ou ps-graduao; b.2) Reitor, quando se destinar s demais atividades, ligadas ao ensino de graduao ou a projetos de extenso.

Seo 6 - Anexos
A.1 Questionrio de Avaliao de Desempenho do Professor A.2 Ficha para Atualizar o Histrico Escolar A.3 Registro de Aproveitamento de Estudos A.4 Expedio de Diploma A.5 Solicitao de Inscrio em Curso de Ps-Graduao A.6 Declarao para Concesso de Bolsa A.7 Ficha de Freqncia Mensal A.8 Relatrio das Atividades Semestrais A.9 Relao de Concludentes A.10 Carto de Juramento A.11 Termo de Emprstimo para Material Permanente A.12 Programa Departamental A.13 Alterao na Lista de Oferta A.14 Pedido de Alterao de Matrcula A.15 Lista de Demanda A.16 Oferta de Disciplina/Turma A.17 Solicitao e Concesso de Suprimento de Fundos

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A.18 Demonstrativo de Execuo Financeira A.19 Conta Corrente de Suprimento de Fundos A.20 Solicitao de Trancamento Total de Matrcula ou de Regime Especial A.21 Pedido de Trancamento Parcial A.22 Parecer da Comisso de Avaliao de Progresso Funcional A.23 Portaria n 956 de 17 de julho de 1991 A.24 Modelo de Portaria de Diretor da Faculdade Autorizando Afastamento A.25 Solicitao de Afastamento de Servidor do Pas A.26 Solicitao de Afastamento de Servidor no Pas A.27 Ficha de Inscrio em Nova Modalidade/Habilitao de Cursos A.28 Requerimento Escolar A.29 Solicitao de Abertura de Concurso Pblico para Docente A.30 Solicitao de Seleo para Professor Substituto Nota: Os formulrios apresentados foram definidos segundo a orientao de critrios tcnicos da ABNT e MEC, adequando-se s formas de preenchimento eletrnico ou manual determinadas pela natureza de cada um, encontrando-se disponibilizados para download do arquivo no site da Coordenadoria de Modernizao Administrativa/PR/PL (http://www.moderniz.ufc.br/)

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