Instructivo Solicitud Acreditacion Laboratorios

Instructivo para solicitar el Servicio de Acreditacin de Laboratorios
Manual de Hewlett-Packard Company
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 2 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Objetivo Ofrecer al usuario la posibilidad de solicitar la acreditacin que otorga el IDEAM a laboratorios ambientales, mediante seguimiento del procedimiento establecido en la Resolucin No. 0176 de 2003, para lo cual se requiere solicitar al Instituto la cotizacin del servicio de acuerdo con el alcance (matriz, variables/mtodos) que requiera acreditar el laboratorio, pago correspondiente, recepcin de la visita de evaluacin, implementacin de las acciones correctivas para el cierre de las no conformidades identificadas durante la visita y aprobacin de las pruebas de evaluacin de desempeo en los casos que aplique. Generalidades El sistema de acreditacin tiene un acceso especial y requiere de un usuario y contraseas ajenos al sistema CMS con el que se gestiona el contenido del portal web. Paso 1: Ingrese a la pgina web www.ideam.gov.co, seleccione el link de trmites, pestaa para empresas y el cono llamado Acreditacin de Laboratorios o en el men Trmites y servicios, escoja en la opcin Trmites, Acreditacin de Laboratorios, el texto subrayado Ms informacin en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT. El sistema presenta una ventana con el mensaje Clic aqu para iniciar el Trmite Acreditacin de Laboratorios (Ver Figuras No.1 y 2).
ELABORADO Nombre: Diana Marcela Herrera Cargo: Profesional G. Acreditacin
REVISADO Nombre: Dora Victoria Glvis Cargo: Coordinadora G. Acreditacin
APROBADO Nombre: Mara Claudia Garca Cargo: Subdirectora Estudios Ambientales
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 3 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011
Figura 1 Mdulo de acceso a Solicitud de acreditacin de laboratorios
Figura No.2 Indicacin para iniciar el trmite Paso 2: Al seleccionar la opcin mencionada, el sistema despliega la ventana Ingreso al Sistema de Acreditacin de Laboratorios, para registrar el login y password (Ver Figura No.3). En caso de no estar registrado, selecciona lo opcin Registre su laboratorio.
Figura No.3 Registro en el sistema Paso 3: Luego de realizar el ingreso al sistema el usuario laboratorio dispondr de unas opciones que le permiten configurar todo el proceso de solicitud de acreditacin de laboratorios llevado a cabo dentro del portal. En la figura 4 se pueden observa cules son estas opciones.
Figura 4. Opciones dentro del sistema
A continuacin se explica el funcionamiento de cada una de estas opciones disponibles para el usuario laboratorio. Paso 4 Gestin de datos Identificacin del Laboratorio (Opcin 1 en la figura 4):
ELABORADO Nombre: Diana Marcela Herrera Cargo: Profesional G. Acreditacin REVISADO Nombre: Dora Victoria Glvis Cargo: Coordinadora G. Acreditacin APROBADO Nombre: Mara Claudia Garca Cargo: Subdirectora Estudios Ambientales
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 6 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Una vez se ha realizado el registro de los datos de su laboratorio, es posible actualizar los datos ya almacenados. Para terminar la creacin haga clic sobre el botn guardar. La figura 5 muestra cmo se diligencia el formulario para modificar los datos de identificacin del laboratorio. De igual forma en esta opcin es posible realizar la modificacin de los datos del laboratorio y ejecutar de ltimo el botn guardar para almacenar los nuevos datos.
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 7 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Figura 5. Crear nuevo laboratorio
Al guardar la informacin se puede confirmar la creacin del nuevo laboratorio con el siguiente mensaje.
Paso 5: Documentacin del sistema de calidad (Opcin 2 en la figura 4) Dependiendo de la documentacin que posee el laboratorio en materia de gestin de calidad, seleccionar las opciones correspondientes a la que d lugar. Ver figura 6.
Figura 6. Documentacin del sistema de calidad
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 8 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Paso 6: Recursos Humanos (Opcin 3 en la figura 4) Esta funcin permite gestionar el recurso humano del laboratorio, llevar un control del personal que labora, crear, modificar, eliminar registros del personal involucrado en cada cargo. En la figura 7 muestra la lista de los cargos que se encuentran actualmente en el sistema con sus respectivos resultados del personal asociado a cada cargo, por tanto desde all se puede realizar la accin correspondiente.
Figura 7. Listado de cargos asociados al recurso humano. Paso 7: Crear nuevo recurso humano
Al ejecutar la accin se abrir la siguiente pantalla donde se proceder a crear el nuevo recurso humano para el laboratorio especificando los datos obligatorios (los que estn con asterisco *) y por ltimo ejecutar el botn crear para almacenar la informacin. Ver figura 8.
Figura 8. Crear nuevo recurso humano Paso 8: Modificar recurso humano Seleccione el botn Ver Listado en el registro correspondiente al cargo de TCNICOS para ver el detalle del personal vinculado a dicho cargo, de all en adelante se pueden realizar las operaciones de actualizacin y eliminacin del personal. Ver figuras 9 y 10.
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 10 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Figura 9. Listado de recurso humano actualizado
Figura 10. Actualizacin o eliminacin del recurso humano Al ejecutar la accin de eliminar saldr el siguiente mensaje indicndole al usuario si desea eliminar o no.
Al confirmar la eliminacin sale el siguiente mensaje
Al ejecutar la accin de actualizar la informacin se puede confirmar con el siguiente mensaje.
Paso 9: Infraestructura Fsica (Opcin 4 en la figura 4) Esta funcin permite gestionar la infraestructura fsica del laboratorio y llevar un control de la planta fsica. En la figura 11 se muestra la interfaz de usuario que describe las secciones de la infraestructura fsica del laboratorio.
Figura 11. Infraestructura fsica del laboratorio
Paso 10: Control ambiental (Opcin 5 en la figura 4)
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 13 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Esta funcin permite gestionar la informacin del control ambiental del laboratorio, donde se pueden guardar los datos respectivos al tema. En la figura 12 se muestra la interfaz de usuario que describe las secciones del control ambiental del laboratorio.
Figura 12. Control ambiental del laboratorio.
Al guardar muestra el siguiente mensaje.
Paso 11: Infraestructura instrumental (Opcin 6 en la figura 4) Esta funcin permite gestionar la informacin de los equipos o instrumentos que se encuentran en la actualidad en el laboratorio, donde pueden guardar los datos respectivos al tema. En la figura 13 se
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 14 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 muestra la interfaz de usuario que describe las secciones de cada uno de los equipos o instrumentos del laboratorio.
Figura 13. Infraestructura instrumental Paso 12: Creacin de un equipo de laboratorio
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 15 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Al ejecutar la accin se abrir la siguiente pantalla donde puede crear el nuevo equipo para el laboratorio especificando los datos y por ltimo ejecutar el botn guardar para almacenar la informacin. Ver figura 14
Figura 14. Nuevo equipo de laboratorio
Borrar- Eliminar equipo de laboratorio
Al ejecutar la accin de eliminar saldr el siguiente mensaje indicndole al usuario si desea eliminar o no.
Se muestra el siguiente mensaje cuando se elimina el equipo de laboratorio.

Paso 13: Capacidad operativa anual (Opcin 7 en la figura 4) Esta funcin permite gestionar la informacin de la capacidad operativa anual del laboratorio, donde pueden registrar los datos respectivos al tema. En la figura 15 se muestra la interfaz de usuario que describe los datos a diligenciar.
Figura 15. Capacidad operativa anual. Otras Opciones Disponibles Luego de realizar el ingreso al sistema el usuario laboratorio dispondr de otras opciones que le permiten ejecutar acciones de configuracin, consulta y dems funciones del sistema de acreditacin de laboratorios. En la figura 16 se pueden observar cules son estas opciones.
Figura 16. Otras opciones disponibles
Paso 14: Visitas de Auditoria Esta seccin nos permitir generar solicitudes de cotizacin para Visitas de Auditoria en el aplicativo. Como primer paso se debe seleccionar el ao para el cual se desea realizar la solicitud
Figura No. 17 Solicitud de ao para el cual requiere la auditora Una vez se ha seleccionado el ao, se da clic en el botn Crear Nueva Cotizacin.
Figura No. 18 Detalle de las solicitudes realizadas Paso 15. Para crear una nueva cotizacin, se deben marcar las opciones para las cuales se desea realizar la cotizacin. El sistema presenta la siguiente pantalla:
Figura No. 19 Solicitud de Cotizacin Una vez se expande el rbol general de Grupos / Matrices / Variables, es posible seleccionar los mtodos para los cuales se desea aplicar en la cotizacin
Figura No. 20 Detalle de las variables para la cotizacin Tambin es posible sugerir variables, al momento de realizarlo aparecer un campo de texto en el cual debe ingresarse el nombre de la nueva variable. A pesar de que el sistema da la opcin de sugerir parmetros, stos son establecidos directamente por el IDEAM y no es posible que se sugieran por parte del auditado.
Igualmente ocurre con los mtodos, los cuales pueden sugerirse y ser seleccionados para la cotizacin de visitas de auditoria.
Figura No. 21 Detalle de los Mtodos sugeridos Una vez seleccionados todos los mtodos de la cotizacin se procede a enviar la solicitud
Figura No. 21 Solicitud de Cotizacin La cotizacin se enva a los funcionarios de IDEAM para su respectiva aprobacin. A continuacin se pasa a estado NO COTIZADO.
Figura No. 22 Estado No Cotizado Durante este proceso, al momento de Aprobar su cotizacin, IDEAM le estar informando sobre el estado de su cotizacin por medio de correo electrnico.
CMO REALIZAR EL PAGO DE LA SOLICITUD DE ACREDITACIN DE LABORATORIOS? Una vez se tenga el estado COTIZADO, se puede proceder a pagar. Se cuenta con dos mtodos de pago: Pago por comprobante de recaudo y pago en lnea.
Figura No. 23 Opciones de pago en el sistema
Pago por comprobante de Recaudo Realizar el pago en el Banco Popular. Ver modelo de Recaudo (Figura No. 24)
Figura No. 24 Modelo de Recaudo Una vez realizado el pago en el banco, a travs del comprobante de recaudo, el usuario ingresa los datos de la en la pgina web del IDEAM (Ver Figura No. 25)
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 24 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Figura No. 25 Ingreso de los Datos de la Consignacin a travs del comprobante de recaudo Teniendo en cuenta que el comprobante de recaudo no se encuentra prenumerado, registre en el campo No. de Consignacin, el nmero de documento de identificacin de quien realiz la cotizacin (diligenciado en el comprobante como Documento No) y la fecha en la cual se realiz el pago (segn el timbre de registradora del banco) y seleccione el botn enviar. El sistema despliega mensaje y cambia el estado de la cotizacin a Pago por verificar (ver figura 26).
Figura No. 26 Estado del pago por verificar Si desea realizar un pago en lnea, se presenta la siguiente pantalla en donde debe seleccionar el banco en el cual usted tenga una cuenta asociada para realizar su pago
Figura No. 27 Informacin para realizar el pago En esta pantalla se pueden observar los datos del usuario y valores de la cotizacin, seleccione el icono PSE e ingrese a escoger los bancos.
Figura No. 28 Pago en lnea Escoja tipo de persona, puede ser personal o corporativa y el banco por la que el usuario hace el pago, luego seleccione el botn continuar.
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 27 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Figura No. 29 Confirmacin de Pago Mensaje de confirmacin de pago y detalle de la cotizacin realizada por usuario.
Una vez realizado el pago de sus Visitas de Auditoria, le ser informado por correo electrnico la fecha para su visita y los siguientes cambios de estado, hasta llegar al estado ACREDITADO.
Pruebas de desempeo Esta seccin nos permitir generar solicitudes de cotizacin para Pruebas de Desempeo en el aplicativo. Como primer paso debe seleccionar el ao para el cual se desea realizar la solicitud
Una vez ha seleccionado el ao, escoja el botn Crear Nueva Cotizacin
Figura No. 30 Creacin de Nueva Cotizacin Para crear una nueva cotizacin, debe marcar las opciones para las cuales desea realizar la cotizacin.
Una vez se expande el rbol general de Grupos / Matrices / Variables, es posible seleccionar los mtodos para los cuales se desea aplicar en la cotizacin
Ingrese una cantidad de elementos del grupo seleccionado segn los intereses del laboratorio. Adicionalmente, si el mtodo que aplica el laboratorio para el anlisis de la variable seleccionada, es posible generar un nuevo mtodo escogiendo la opcin Sugerir Mtodo e ingresando l a informacin asociada a ste.
El IDEAM anualmente puede cambiar las opciones de los grupos de variables ofrecidas dependiendo de la oferta de muestras certificadas que puedan conseguirse.
Una vez seleccionados todos los mtodos de la cotizacin se procede a enviar la solicitud
La cotizacin se enva a los funcionarios de IDEAM para su respectiva aprobacin, lo cual pasa a estado NO COTIZADO.
Durante este proceso, IDEAM le estar informando sobre el estado de su solicitud por medio de correo electrnico, al momento de Aprobar su cotizacin.
Una vez se tenga el estado COTIZADO, se puede proceder a pagar. Se cuenta con dos mtodos de pago: Pago en lnea y pago por consignacin.
Si desea pagar por consignacin, debe tener en cuenta el nmero de la consignacin y la fecha en que fue realizada
Una vez registrado el pago por consignacin, la cotizacin pasa a estado PAGO POR VERIFICAR.
Si se desea realizar un pago en lnea, se presenta la siguiente pantalla en donde se puede seleccionar el banco en el cual usted tenga una cuenta asociada para realizar su pago
En esta pantalla se pueden registrar los datos del usuario y valores de la cotizacin. Seleccione el icono PSE y podr ingresar para escoger los bancos.
Escoja el tipo de persona, puede ser personal o corporativa y el banco por la que va a hacer el pago, luego seleccione el botn continuar.
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 37 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Mensaje de confirmacin de pago y detalle de la cotizacin realizada por usuario. Una vez se registre el pago, usted deber esperar para que IDEAM le envi las muestras respectivas para su toma de mediciones, a partir de esto contar con las fechas lmite presentadas en el Protocolo de Preparacin de Muestras de la Prueba de Evaluacin de Desempeo vigente para registrar sus resultados en el aplicativo, de lo contrario se cerrar el registro automticamente. El Protocolo ser publicado en la pgina web del IDEAM y enviado a su correo electrnico.
En este momento se pueden ingresar los resultados de concentracin alta y baja, y el respectivo limite de cuantificacin. Recuerde que puede guardar sus cambios para ir registrando los valores que obtiene en sus mediciones hasta que finalmente decida cerrar el registro de resultados para su respectiva calificacin.
Si usted esta seguro que desea enviar los resultados al aplicativo deber dar clic en el botn aceptar de la siguiente ventana emergente. Tenga en cuenta que los resultados que no se hayan ingresado
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 38 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 no se tendrn en cuenta en los resultados de calificacin, sin embargo, si el grupo de variables seleccionado le ofrece algunas que no escogi en el momento de la inscripcin, puede registrar los resultados de stas, las cuales sern calificadas.
Los resultados sern enviados en las fechas presentadas en el Protocolo de Preparacin de Muestras de la Prueba de Evaluacin de Desempeo vigente.
Cuando usted reciba el correo de notificacin, obtendr la siguiente pantalla con los resultados de sus pruebas de desempeo.
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 40 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Al seleccionar el botn Descargar Reporte PDF, podr ver sus resultados como se muestra a continuacin.
Luego que se haya recibido las calificaciones de sus pruebas, le ser enviada una notificacin por correo electrnico informndole sobre los prximos cambios de estado, hasta que llegue al estado ACREDITADO, en el caso de que su participacin en la Prueba de Evaluacin de Desempeo vigente sea de su inters como requisito de la acreditacin de su laboratorio.
Transacciones y Pagos Esta opcin permite al usuario consultar por medio de un reporte histrico las transacciones y pagos en lnea realizados en el sistema. La figura 17 muestra la lista de transacciones realizadas por el usuario.
Figura 17. Transacciones y Pagos
Sugerencias Esta opcin permite al usuario por medio del mdulo de contctenos realizar una solicitud de queja, reclamo, sugerencia, informacin, derecho de peticin acerca del trmite de Acreditacin de laboratorios. La figura 18 muestra la interfaz de usuario del mdulo de contctenos.
Figura 18. Sugerencias por el mdulo de contctenos
Cambiar Clave
PROCESO: Gestin de Informacin SUBPROCESO: Trmites y Servicios PROCEDIMIENTO: Acreditacin de Laboratorios Instructivo para Solicitar Acreditacin de Laboratorios CDIGO VERSIN FECHA PGINA 43 de 43 En Proceso 1.0 Dic 2011 Esta opcin permite al usuario cambiar la clave de acceso al sistema de Acreditacin de Laboratorios, digitando la antigua clave y luego llenando la nueva clave. La figura 19 muestra la interfaz de usuario del cambio de clave.
Figura 19. Cambio de clave

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Figura 1 Mdulo de acceso a Solicitud de acreditacin de laboratorios

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Figura 4. Opciones dentro del sistema

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Figura 6. Documentacin del sistema de calidad

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Al confirmar la eliminacin sale el siguiente mensaje

Al ejecutar la accin de actualizar la informacin se puede confirmar con el siguiente mensaje.

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Figura 11. Infraestructura fsica del laboratorio

Paso 10: Control ambiental (Opcin 5 en la figura 4)

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Figura 12. Control ambiental del laboratorio.

Al guardar muestra el siguiente mensaje.

Figura 13. Infraestructura instrumental Paso 12: Creacin de un equipo de laboratorio

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Figura 14. Nuevo equipo de laboratorio

Borrar- Eliminar equipo de laboratorio

Se muestra el siguiente mensaje cuando se elimina el equipo de laboratorio.

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Figura 16. Otras opciones disponibles

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Figura No. 23 Opciones de pago en el sistema

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