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FACULDADE DE ADMINISTRAO GESTO DA QUALIDADE 2013.

Ferramenta da Qualidade Plano de Ao - 5W2H

Professor: Rodrigo Garcia Grupo: Daniel Simas Pedro Siqueira Thiago Cavalcanti Matheus Benvenuti Heitor Pinag Valentin Gantos Amanda Campos Juralson Conceio Guilherme Cal Thiago Braga

O que o 5W2H? O 5W2H, basicamente, um checklist de determinadas aes e/ou atividades que precisam ser desenvolvidas com o mximo de clareza possvel por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficar estabelecido, o que ser feito, quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual rea da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, dever figurar nesta tabela como ser feita esta atividade e quanto custar aos cofres da empresa tal processo. Esta ferramenta extremamente til para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio gil e competitivo como o ambiente corporativo, a ausncia de dvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou reas diferentes. Afinal, um erro na transmisso de informaes pode acarretar diversos prejuzos empresa, por isso preciso ficar atento s questes decisivas utilizando o 5W2H como ferramenta de controle e monitoramento das aes e/ou atividades. Por que utilizar o 5W2H? O plano de ao acima de tudo um conceito. Conheo um quitandeiro que entende esse conceito e o faz intuitivamente de cabea. Ele cria vrios planos de ao durante o dia e com isso toma decises rpidas e eficazes. Apesar de ser simples, um empreendedor de sucesso. H ocasies em que um plano de ao muito simples vivel, porm em outros casos necessria a criao de um documento para fins de arquivamento, reflexo e principalmente comunicao eficiente e visual com outras pessoas envolvidas. No o caso do quitandeiro. Este documento tambm servir para voc coordenar, manter e controlar as aes que devero ser tomadas dentro de um prazo, em direo ao objetivo estipulado para o plano de ao. O plano de ao comea com o planejamento estratgico para a soluo de determinado problema ou meta que se deseja alcanar. O planejamento estratgico inicia-se com o levantamento de dados que voc pode fazer sozinho com ajuda de fluxogramas ou em reunies. Com dados e o objetivo em mos, basta desenvolver uma planilha com os 5W e 2H para preenchimento e impresso.

Por que 5W2H? O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em ingls) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo voc pode ver cada uma delas e o que elas representam: What Why Where When Who How How much O que ser feito Por que ser feito? Onde ser feito Quando ser feito Por quem ser feito Como ser feito Quanto custar fazer (ao, etapas, descrio) (justificativa, motivo) (local) (tempo, datas, prazos) (responsabilidade pela ao) (descrio do mtodo, processo) (custo ou gastos envolvidos)

H ainda outros 2 tipos de nomenclaturas para esta ferramenta, o 5W1H (onde exclui-se o H referente ao How much) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o H referente ao How many, traduzindo: quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as caractersticas individuais. Como utilizar? Antes de utilizar o 5W2H preciso que voc estabelea uma estratgia de ao para identificao e proposio de solues de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorming (chuva de idias) e/ou outras ferramentas para se chegar causa raz. Vale lembrar que muito importante se preocupar com os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando aes sobre as causas do problema, e no sobre seus efeitos; Tenha certeza que suas aes no tenham qualquer efeito colateral, caso contrrio dever tomar outras aes para elimin-los; preciso propor diferentes solues para os problemas analisados, certificandose dos custos aplicados e da real eficcia de tais solues. Ao planejar determinada atividade gerencial, voc deve responder s 7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo aps, voc dever elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. A planilha 5W2H pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao mximo, todas as etapas do

processo. Caso contrrio o 5W2H perde a sua funo. Segue abaixo um exemplo de uso do 5W2H: Suponha que voc queira tornar a sua empresa 15% mais lucrativa, o que diferente de simplesmente aumentar o faturamento em 15%. Ento vamos precisar: Pesquisar revistas especializadas; Procurar idias de marketing na Internet; Inventar uma promoo para o pblico alvo; Selecionar os produtos para promoo; Fazer panfletagem e propaganda no rdio. Mas s isso no parece ser suficiente, ento solicitamos a ajuda de nossa usina de idias. Nossos scios, parceiros, funcionrios, colegas importantes e nos reunimos. Por uma hora discute-se como aumentar a lucratividade em 15% e outras idias surgem. Principalmente a de reduo de custo sem diminuir qualidade, apenas aumentando a eficincia. Essa reunio trouxe tona mais idias para: Reduzir custos com eletricidade; Reduzir custos com telefonia; Analisar os custos fixos mais altos; Aumentar a margem dos produtos em promoo; Marketing de baixo custo e alto alcance. Agora que levantamos os dados necessrios com planejamento estratgico, vamos ao plano de ao. Quando se entende o conceito bsico fcil formular o documento, porque durante a reunio podemos direcionar a conversa para que flutue pelos 5W2H. Eis o exemplo de plano de ao:

Novidades: 1. 5W2H tambm pode ser utilizado de diversas outras formas, cada um adqua aos seus processos. Aqui mostramos alguns exemplos: 5W2H como tcnica de definio de problema, utilizando as 7 perguntas sobre um defeito. 1. O que? Cria uma descrio adequada do defeito. 2. Quem est associado ao defeito? Com quem ocorre o defeito? 3. Quando ocorre o defeito? Em que momento? 4. Onde ocorre o defeito? 5. Por qu? Existe alguma razo conhecida contribuindo para o defeito ocorrer? 1. Como ocorre o defeito? Em que parte do processo? 2. Quanto custa o defeito? Qual a extenso do defeito? Dados estatsticos.

2.

5W2H sendo utilizado para melhoria de um processo.

Quem faz isso? Isso pode levar a: podemos fazer com menos pessoas?

O que feito nesse passo? Isso pode levar a: podemos eliminar algum passo? Quando inicia e termina? Isso pode levar a: podemos diminuir o tempo que isso leva? Onde isso feito? Isso pode levar a: podemos fazer isso em outro lugar ou em vrios locais? Por que estamos fazendo isso? Isso pode levar a: precisamos realmente fazer isso? Como fazemos isso? Isso pode levar a: existe outra maneira de chegar ao mesmo objetivo? Quanto este processo nos custa? Isso pode levar a: quanto custaria se realizssemos as mudanas acima? Estas questes ajudam a evitar que tomemos uma deciso eficiente e no eficaz. 3. 5W2H utilizado para coaching

What? (O qu?) Qual o seu objetivo? O que pretende fazer? Como descrever o melhor que pode obter nesta situao? When? (Quando?) Quais as primeiras e importantes aes necessrias? Como se seguem umas as outras? So proativas ou dependem de outras fora do seu controle? How? (Como?) Como pode iniciar, mensurar e ativar as aes necessrias e tambm em solues de contingncia (no caso de obstculos)? Where? (Onde?) Em que situaes / contextos e momentos (no necessariamente lugares, mas toda uma situao) pode descrever-se agindo ou obtendo o que quer? O que vai sinalizar que o momento de agir assim? Who? (Quem?) Quem est envolvido ou responsvel em cada ao? Quem deve ser avisado? How much? (Quanto?) Quanto vai custar em tempo, esforo, dinheiro, conhecimento e preparao psicolgica, motivacional e de negociao, tanto pessoal quanto de grupo? Why? (Porque e Para que?) Qual a razo que impulsiona esta ao? O que vai conseguir de retorno? Como est alinhada estratgia geral e sua importncia? E sua viso futura de carreira ou da organizao? Faz parte de sua misso? essencial e significativa? Vale a pena?

Fontes:
http://www.housingzone.com http://www.businessexcellenceconsulting.net www.qualitygurus.net www.mbabrief.com www.sobreadministracao.com www.blogdaqualidade.com.br

http://www.antonioazevedo.com.br
Mtodos estatsticos para melhoria da qualidade / Hitoshi Kume; traduo de Dario Ikuo Miyake; Editora Gente, 1993.